HANDLINGSPLAN FÖR FÖRSAMLINGSVALET 2018

HANDLINGSPLAN FÖR FÖRSAMLINGSVALET 2018 OBS! Denna handlingsplan är publicerad på info.församlingsvalet.fi 28.2.2018. Om du har skrivit ut detta dokument bör du kontrollera på webbplatsen att du alltid har den uppdaterade versionen. Admin nr Datum Åtgärd Delområde Ansvarig FEBRUARI Förberedande åtgärder 28.2 Dead line för att beställa valdokument från Grano. Administration MARS 1.3-31.5 Gemensam riksomfattande kandidatrekryteringskampanj Kommunikation församlingen 1.3 Församlingsvalet.fi öppnas. Förta skedet = kandidatrekrytering Kommunikation 15.3 Församlingsvalsinformation för Klockarens gemensamma innehåll. Kommunikation senast 31.3 Kontakta de ombud som i föregående val bildade en valmansförening: Be dem ge sina kontaktuppgifter. Kommunikation Våren 2018 Dela ut broschyren om kandidatuppställningen. Kommunikation s alla anställda: Berätta om valet i era nätverk vid förrättningssamtal! Lyft temat Min kyrka i diskussionsgrupper, intervjuer i sociala media! Kom ihåg att beställa marknadsföringsmaterial fundera på hur det ser ut på förhandsröstningsställena. Fundera på de lokala frågorna för valkompassen kyrkoherdens hälsning på meddelandekortet om ni skickar det till era medlemmar. Följ med informationen på info.församlingsvalet.fi. Våren 2018 Skicka tackbrev till de förtroendevalda under denna period. Kommunikation församlingen APRIL senast 30.4 Indelningen i röstningsområden församlingens kontaktperson Kirjuri ska meddelas per e-post till satu.kettunen(at)evl.fi senast 30.4 Valdokumenten levereras från Grano. Administration

1 senast 31.5 (rekommendation; i april maj, i god tid före semestersäsongen) MAJ 1. Kyrkofullmäktige eller församlingsrådet väljer medlemmar suppleanter till valnämnden samt utser en ordförande. Administration KL 23:19 VOK 2:4,1 2. Kyrkofullmäktige eller församlingsrådet kan besluta att församlingen delas in i röstningsområden, se s Administration KL 23:19 VOK 2:4,1 cirkulär 1/2018. 3. Gemensamma kyrkorådet kan tillsätta en centralvalnämnd. Administration KL 23:20 senast 31.5 4. Val av tidning/annan publikation där vissa kungörelser meddelanden i anslutning till valet samt sammanställningen av kandidatlistorna publiceras. Församlingar som vill använda sig av röstningsområden i valet ska rita in områdesgränserna i Kirjuri. JUNI senast 20.6 Beställ marknadsföringsmaterial från Grano. Materialet levereras i augusti 2 senast 30.6 Gemensamma kyrkofullmäktige fastställer platsfördelningen för medlemmarna av gemensamma kyrkofullmäktige på basis av folkmängden i den kyrkliga samfällighetens församlingar 1.1.2018. 3 enligt VOK senast 1.8 (i god tid före semestersäsongen) AUGUSTI Valnämndens första möte Administration KO 23:2,2 3 Kirjuri Kommunikation Administration KL 11:7 KO 10:9 1. Val av vice ordförande. Administration VOK 2:4,1 2. Val av två personer som justerar förteckningen över Administration VOK 2:7 röstberättigade (kallas i valordningen för röstlängd, men kyrkolagens term förteckning över röstberättigade ska användas) samt en sekreterare. 3. Uppgörande av en kungörelse med information om antalet Administration VOK 2:12 medlemmar som ska väljas till kyrkofullmäktige eller gemensamma kyrkofullmäktige församlingsrådet, förutsättningarna för kandidaternas valbarhet samt när var valmansföreningarnas stiftelseurkunder ska lämnas in (kungörelse om kandidatuppställningen). 4. Uppgörande av en kungörelse om var när förteckning över Administration VOK 2:8 röstberättigade finns framlagd hur yrkande på rättelse av förteckningen görs (kungörelse om förteckning över röstberättigade). 5. Preliminärt beslut om förhandsröstningsställen. Administration

PRELIMINÄRT 6-10.8 Församlingarna får användarnamn lösenord för resultattjänsten. Kungörelse om kandidatuppställningen kungörelse om förteckning över röstberättigade 4 senast 9.8 Kungörelsen om kandidatuppställningen ska publiceras i en tidning. Administration VOK 2:12,2 5 senast 9.8 Kungörelsen om kandidatuppställningen ska anslås på församlingens anslagstavla finnas anslagen till 17.9 kl. 16. Administration VOK 2:12,2 VOK 1:2,3 PRELIMINÄRT Församlingarna kan provanvända resultattjänsten. 13.8-7.9 15.8 De röstberättigades uppgifter enligt detta datum. Kirjuri 22.8 Rapporten över de röstberättigade är färdig församlingarna kan Kirjuri hämta den från Kirjuri. 22.8 Rapporterna för självrättelse finns i Kirjuri (nya medlemmar, Kirjuri utskrivna, flyttade, döda). 6 senast 24.8 Kungörelsen om förteckningen över röstberättigade ska anslås på Administration VOK 2:8,3 församlingens anslagstavla finnas anslagen tills tiden för påseende utgår 4.9 kl. 19. 7 senast 29.8 Kungörelsen om förteckning över röstberättigade ska publiceras i en Administration VOK 2:8,3 tidning. SEPTEMBER 1.-16.9. Riksomfattande kampanj: kandideringskede Kommunikation 1.9 Uppgifterna för meddelandekortet tas från Kirjuri. Om församlingen har röstningsområden på valdagen måste man skicka meddelandekort till medlemmarna. Förteckning över röstberättigade 8 senast 1.9 Valnämnden eller centralvalnämnden ska upprätta en förteckning över röstberättigade. 9 senast 1.9 Två medlemmar som valnämnden utsett inom sig justerar bestyrker förteckningen över röstberättigade. 10 mån. 3.9 kl. 10 14 tis. 4.9 kl.15 19 11 senast 6.9 före kl. 16 Kirjuri församlingen Administration VOK 2:6 23:21 Administration VOK 2:7 Förteckning över röstberättigade ska hållas framlagd för granskning. Administration VOK 2:8 KL 25:8 a Skriftligt yrkande på rättelse av förteckningen över röstberättigade ska lämnas in till pastorsexpeditionen eller något annat av församlingens verksamhetsställen som valnämnden beslutar om. Administration KL 24:7 9

12 senast 17.9 kl. 16 13 senast 18.9 7.9 kl. 18 Provanvändningen av resultattjänsten stängs systemet färdigställs för produktionsanvändning. Kandidatuppställningen avslutas Valmansföreningens stiftelseurkund med bilagor ska lämnas in till pastorsexpeditionen eller, om en sådan inte finns, till en annan plats som valnämnden beslutar. Administration VOK 2:16 17.9 Församlignsvalet.fi: Andra skedet = för väljarna Kommunikation efter 17.9 Fotografering av kandidaterna för kandidatlistorna. Hjälpa kandidaterna med att göra en presentationsvideo. 17-21.9 Församlingarna matar in godkänner följande information i resultattjänsten församlingens basuppgifter förhandsröstningsställen valdagens röstningsställen valmansföreningarnas listor (utan numrering) kandidaterna (utan numrering) (mötet kan hållas 17.9 efter kl. 16) Valnämndens möte 17.9 efter kl. 16 eller 18.9 korrigering av brister i stiftelseurkunderna Valnämndens möte, där 1. nämnden gör en förberedande granskning av valmansföreningarnas stiftelseurkunder de kandidatlistor som ingår i dem Kommunikation Administration VOK 2:17,1 2. valmansföreningarna ges tillfälle att senast 1.10 kl. 16 lämna en förklaring eller göra en rättelse av upptäckta fel brister Administration VOK 2:17,2 VOK 2:18,1 3. nämnden godkänner de stiftelseurkunder som inte gett upphov till Administration VOK 2:17,4 anmärkningar eller till en begäran om tilläggsutredningar 4. nämnden bestämmer röstningsställena vallokalerna Administration VOK 2:22 1 punkten 5. nämnden beslutar om vid vilka tidpunkter röstningen sker vid respektive röstningsställe, beslutar om vilka av valnämndens medlemmar suppleanter som ska närvara vid respektive röstningsställe 6. nämnden vid behov gör en beställning av valbås valurnor från kommunens lager för valmaterial 7. nämnden utser valförrättare för förhandsröstningen per röstningsställe beslutar om andra ärenden som gäller förhandsröstningen samt gör upp en kungörelse om förhandsröstningen Administration Administration Administration VOK 2:22 2 punkten

8. nämnden utser valbiträden beslutar om övriga åtgärder i anknytning till valförberedelserna, om inte beslut om dessa har fattats tidigare; en kandidat får inte vara valbiträde 9. nämnden vid behov utser tre eller flera rösträknare för att räkna förhandsrösterna på det sätt som föreskrivs i VOK 2:47,2. 21.9 kl. 18 överför kandidatuppgifterna till valkompassen från. Administration VOK 2:22 3 punkten Administration VOK 2:22 4 punkten Valkompass PRELIMINÄRT 24.9 Valkompassens användarnamn skickas till kandidaterna per e-post. Valkompass PRELIMINÄRT Kandidaterna besvarar frågorna i valkompassen. Valkompass Kandidaterna 24.9-5.10 OKTOBER 14 senast 1.10 kl. 16 Valmansföreningens ombud eller, om inget ombud har utsetts, den som undertecknat stiftelseurkunden har rätt att göra en rättelse eller komplettera stiftelseurkunden. Inom samma tid har han eller hon rätt att göra justeringar som gäller en kandidats namn, titel, yrke eller syssla, adress eller närmare uppgifter om bostadsort. Administration VOK 2:18 Valnämndens möte 1.10 efter kl. 16 15 1.10 efter kl. 16 1. Valnämnden behandlar rättelseyrkanden som gäller förteckningen över röstberättigade fattar beslut om dem. Beslutet med besvärsanvisning sänds per brev för kännedom till den part som framställt rättelseyrkandet, om det inte getts till parten skriftligen på mötet. Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet avsänts. Besvär ska anföras inom sju dagar från det att beslutet har delfåtts. Besvären ska riktas till förvaltningsdomstolen inom nämnda tid lämnas in till pastorsexpeditionen eller något annat av församlingens verksamhetsställen som valnämnden beslutar om. 2. De stiftelseurkunder för en valmansförening för vilka komplettering eller rättelse har begärts (på basis av valnämndens möte 17.9 eller 18.9) tas upp till slutlig behandling avgörande. 3. I kandidatlistorna görs de rättelser, kompletteringar justeringar som avses i VOK 2:18 eller som följer av att en kandidat avlidit. Administration VOK 2:9 KL 24:9,3 KL 24:11 Administration VOK 2:19,1 1 punkten Administration VOK 2:19,1 2 punkten

4. Valnämnden beslutar om huruvida en kandidats tilltalsnamn, förkortning av förnamnet eller bostadsort ska antecknas i sammanställningen av kandidatlistorna. 5. En sammanställning av kandidatlistorna görs genom att lotta ordningen för kandidatlistorna, genom att numrera alla listor med romerska siffror från vänster till höger genom att i sammanställningen anteckna de godkända beteckningarna. 6. Kandidaterna numreras i löpande ordning med början från nummer 2 så att numren för kandidaterna på den kandidatlista som genom lottning placerats först i sammanställningen av kandidatlistorna ges först i den ordning som valmansföreningen angett, därefter ges numren för kandidaterna på den kandidatlista som genom lottning placerats som andra i sammanställningen så vidare. 7. En tidningsannons utformas om var när sammanställningarna av kandidatlistorna är framlagda till påseende finns att tillgå. 8. En valkungörelse (om den egentliga valdagen) görs upp för församlingens anslagstavla tidningen. 9. Rekommendation: nödvändiga självrättelser av röstlängden görs. Administration VOK 2:20,2 Administration VOK 2:19,1 3 punkten Administration VOK 2:19,1 4 punkten samt VOK 2:19,3 Administration om tidpunkten, se VOK 2:21 Administration om tidpunkten, se VOK 2:38 Administration 1-3.10 Församlingarna matar in godkänner listornas kandidaternas nummer i resultattjänsten. 3.10 kl. 18 Resultattjänsten stängs för församlingarna. PRELIMINÄRT 5.10 kl. 18 PRELIMINÄRT 8.10 PRELIMINÄRT 9 eller 10.10 kl. 14-17 PRELIMINÄRT 16 eller 17.10 kl. 14-17 överför kandidaternas nummer till valkompassen från. Information om förhandsröstnings- röstningsställen överförs till forsamlingsvalet.fi. Resultattjänstens () generalrepetition inför valet. Även test av församlingsvalet.fi Valkompass Reservdag för generalrepetition. Även test av församlingsvalet.fi

Meddelandekort, sammanställning av kandidatlistorna kungörelse av förhandsröstningsställen 16 senast 19.10 Om församlingen är indelad i röstningsområden, ska meddelandekorten senast nu skickas till de röstberättigade vilkas adress är känd. 17 senast 28.10 Sammanställningen av kandidatlistorna ska anslås på församlingens anslagstavla; inom samma tid ska information om sammanställningen om att den finns anslagen publiceras i en tidning. 18 29.10 Valnämndens kungörelse om tid plats för förhandsröstningen ska anslås på församlingens anslagstavla hållas anslagen tills förhandsröstningen avslutas. NOVEMBER 19 senast 1.11 Kungörelsen om tid plats för förhandsröstningen ska publiceras i en tidning. Valnämndens möte 2.11 Administration VOK 2:11,3 Administration VOK 2:21 Administration VOK 2:24,3 Administration VOK 2:24,2 20 senast 2.11 före kl. Valnämnden ska göra självrättelserna av förteckningen över Administration KL 23:22,1 16 röstberättigade enligt KL 23:22. 21 2.11 kl. 16 Förteckningen över röstberättigade har vunnit laga kraft. Administration KL 23:23 Förhandsröstning hemmaröstning 22 senast 2.11 kl. 16 Anmälan om önskan att rösta hemma ska lämnas in. Administration VOK 2:34 23 tis. 6.11 kl. 9 Förhandsröstningen inleds på de platser som valnämnden Administration VOK 2:24 bestämt. Förrättningen av hemmaröstningen inleds. Administration VOK 2:35 24 lör. 10.11 kl. 16 Hemmaröstningen avslutas. Administration VOK 2:35 25 lör. 10.11 kl. 18 Förhandsröstningen avslutas. Administration VOK 2:24 Valkungörelse inlämning av ytterkuvert 26 senast 10.11 Valnämndens kungörelse om tid plats för röstningen på den egentliga valdagen ska anslås på församlingens anslagstavla Administration VOK 2:38,2 (valkungörelse). 27 senast 13.11 Valnämndens kungörelse om tid plats för röstningen på den Administration VOK 2:38,2 egentliga valdagen ska publiceras i en tidning. 28 senast fre. 16.11 Ytterkuverten ska ha inkommit till valnämnderna. Administration VOK 2:31 kl. 16

29 fre. 16.11 efter kl. 16 Valnämndens möte 16.11 Valnämndens möte, där nämnden Administration 1. behandlar förhandsröstningshandlingarna Administration VOK 2:31 2. avfattar ett meddelande för församlingens anslagstavla om Administration VOK 2:52,1 när valprotokollet med besvärsanvisning finns framlagda på pastorsexpeditionen eller församlingens kansli under dess öppettider 3. fattar beslut om tidigarelagd räkning av förhandsröster. Administration VOK 2:47,2 Egentliga valdagen 18.11 åtgärder efter valet 30 sön. 18.11 efter Valförrättningen på den egentliga valdagen inleds. Administration VOK 2:3,1 gudstjänsten dock senast kl. 11 31 sön. 18.11 Räkningen av förhandsrösterna inleds i förtid, om valnämnden Administration VOK 2:47,2 tidigast kl. 14 beslutat så i enlighet med VOK 2:47,2. 32 sön. 18.11 kl. 20 Valförrättningen avslutas; valet är ett endagsval i alla församlingar. Administration VOK 2:3,1 33 18.11 när röstningen har förklarats avslutad Valnämndens möte, där rösterna räknas det preliminära valresultatet fastställs samt resultatet införs i den elektroniska resultattjänsten information ges om valresultatet. 18.11 kl. 20- Församlingarna matar så fort som möjligt in antalet avgivna röster i resultattjänsten. Valdeltagandet i hela landet kan snabbt förmedlas till media. Administration VOK 2:46 50 18.11 kl. 20- Församlingarna matar in kandidaternas antal röster i resultattjänsten godkänner resultat. 18.11 kl. 20.30- Resultatinformationen överförs till församlingsvalet.fi vartefter som församlingarna matar in resultaten. 18.11 Församlingsvalet.fi: Tredje skedet = valets resultat Kommunikation 34 senast ons. 21.11 Valnämndens möte, där nämnden Administration 1. fastställer valresultatet Administration VOK 2:52,1 2. meddelar valresultatet till kyrkofullmäktige eller gemensamma kyrkofullmäktige församlingsrådet samt till var en som valts till ordinarie medlem eller till suppleant. 35 senast 26.11 Ett meddelande om att valprotokollet med besvärsanvisning finns framlagda på pastorsexpeditionen under dess öppettider ska anslås på församlingens anslagstavla hållas anslaget under 30 dagar (till 26.12). Administration VOK 2:52,2 Administration VOK 2:52,1