Vägledning för uppdragsutbildning
Innehåll Inledning 2 Del 1 Grundläggande förutsättningar 3 Om uppdragsutbildning 3 Del 2 Uppdragsutbildning som arbetsprocess 4 Förfrågan eller idé 5 Uppdragsdialog - Uppdragsutbildning 5 Värdering och grovplanering 6 Beräkningar av kostnader priset till kund 7 Beslut, offert och avtal 8 Bokning och beredning 9 Genomförande och uppföljning 9 Del 3 - Utvecklingsarbete 10 Kontakuppgifter 11 Inledning Kompetensförsörjning och kompetensutveckling är viktiga drivkrafter för samhällsutveckling och personlig utveckling. Att långsiktigt utveckla uppdragsutbildningar som ett svar på det omgivande samhällets behov av kompetensförsörjning och kompetensutveckling är inskrivet i Linnéuniversitetets strategi En fortsatt resa in i framtiden och området lyfts fram i verksamhetsplaner och målsättningar från fakulteter och institutioner. Inom Linnéuniversitetet har avdelningen för externa relationer fått uppdraget att fungera som en samlande enhet. Uppdraget är att ge stöd i utvecklingsprocesser, bidra till erfarenhetsutbyte, samordna dokumentmallar och arbetsprocesser samt där så behövs vara den första länken mot det omgivande samhället. Rollen för ER grundar sig i flera nationella utredningar som rekommenderat att ett lärosätes uppdragsutbildningar bör hanteras av en övergripande enhet som är gemensam för hela lärosätet, oavsett om den förläggs till lärosätet eller till holdingbolag. Att samla uppdragsutbildning inom en övergripande enhet bedöms borga för en enhetlig och professionell hantering inom varje lärosäte. För LNU:s del innebär det att ER är ett stöd medan det operativa genomförandet så långt det är möjligt ska ligga hos kärnverksamheten. Lycka till i ditt arbete! Rickard Bucksch Som ett första och grundläggande steg i arbetet med att skapa samsyn och enhetligare arbetssätt har vi tagit fram en enkel guide. Se den som ett stöd i arbetet. Avsikten är att guiden ska vara ett dokument som uppdateras, förnyas och utvecklas. Till dokumentet hör också kalkylmall, offertmall och avtalsmall. En mall måste alltid modifieras och bearbetas för sitt specifika sammanhang, betrakta därför mallarna som en grund att utgå ifrån. Om du har tankar på hur mallarna kan vidareutvecklas tar vi gärna emot dina förslag! Verksamheten kring uppdragsutbildning väcker ofta många frågor: vad som är tillåtet, vad full kostnadstäckning innebär, hur man beräknar en insats, vems insats som ska ingå i kalkylen, om det ska ingå i tjänsten eller göras som bisyssla. Det finns några enkla och några komplicerade svar. Det enkla svaret är att mycket är tillåtet och möjligt inom myndighetsutövningen och att det inte är nödvändigt med ett holdingbolag för att driva uppdragsutbildning. Det komplicerade svaret är att oavsett vägval, följer utmaningar och svårigheter. Vill du läsa mer om det, finns ett utmärkt dokument som sammanställts inom Fyrklövern, Mobilitet och samverkan en guide inom MINT delprojekt C.
Del 1 Grundläggande förutsättningar Om uppdragsutbildning Uppdragsutbildning vad och varför En uppdragsutbildning är per definition en utbildning som en huvudman köper av ett lärosäte. Den stora principiella skillnaden mellan den ordinarie högskoleutbildningen på grundläggande och avancerad nivå är då den betalande kunden. Uppdragsutbildningar kan genomföras på flera olika sätt och ha flera uppdragsgivare. Uppdragsgivaren kan även vara en utländsk aktör. Uppdragsutbildningar fyller ett viktigt syfte samverkan med omgivande samhälle där vi som universitet inte bara kan utan har som direktiv från regeringen att aktivt arbeta för att förse det omgivande samhället med kunskap. Reglering Uppdragsutbildning regleras till stor del av annan lagstiftning än ordinarie utbildningar på en högskola eller universitet. De över gripande för oss här på Linnéuniversitetet är: SFS 2002:760 Förordning om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor. UHRFS 2013:11 Universitets- och högskolerådets föreskrifter om uppdrags-utbildning vid universitet och högskolor. Regler för Uppdragsutbildning Linnéuniversitetet [Dnr: ST 2013/237-1.1]. Regler för uppdrags utbildning Form och innehåll En uppdragsutbildning kan ha olika former och innehåll, exempelvis: Poänggivande eller ej poänggivande utbildning. Samläsning med våra studenter eller utbildning enbart för deltagare från huvudmannens organisation. Distansutbildning, utbildning hos kund eller utbildning på campus. Utbildning i en redan befintlig kurs eller en skräddar sydd utbildning baserat på kundens önskemål och behov. Seminarier, föreläsningar, studiedagar eller konferenser. Eftersom formerna kan variera finns många möjligheter att hitta lämpliga samarbetsformer mellan universitetet och samhällets olika organisationer. Innehållet i en uppdragsutbildning är delvis reglerad, men principiellt så har vi möjligheten att ge uppdragsutbildning inom de områden som är kopplade till vår huvudverksamhet (programutbildningar, forskning etc.). För poänggivande utbildningar ska ordinarie rutiner för kursplan och examination följas. Läs mer om de krav som finns i stycket Bedömning och Grovplanering längre fram. Ansvar och skyldigheter Vid uppdragsutbildningar har vi givetvis ansvar och skyldigheter, både mot vår kund, mot universitetet och mot samhället. Några saker att komma ihåg: Linnéuniversitetet har staten som huvudman och är i det avseendet en statlig myndighet och bör agera därefter. Vi har krav på kvaliteten i våra utbildningar och dessa är detsamma oavsett utbildningens form.
Del 2 Uppdragsutbildning som arbetsprocess Utveckling, planering och genomförande av en uppdragsutbildning kan ske på lite olika vägar. För att beskriva metodiken använder vi oss av en process i sex steg: 1. Förfrågan eller idé 2. Bedömning, grovplanering och beslut 3. Beräkningar av kostnader 4. Offert och avtal 5. Detaljplanering, bokning och beredning 6. Genomförande och uppföljning Mallar Steg i processen Kommunikation utåt 1 Förfrågan eller idé Checklista uppdragsdialog Uppdragsdialog 2 Bedömning, grovplanering och beslut Initial bedömning Beslut Kund Grovplanering Kalkylmall 3 Beslut Beräkning av kostnader Kund D.nr. Registrator Offertmall 4 Offert och avtal Signerad offert Kund Avtalsmall Avtalsförslag Kund 5 Detaljplanering, bokning och beredning Mall kursbevis 6 Genomförande, uppföljning och avslut Kursdokumentation Registrator
1 Förfrågan eller idé Uppdragsdialog - Uppdragsutbildning En uppdragsutbildning kan antingen skapas utifrån en extern förfrågan eller baserad på en intern idé. En förfrågan innebär att en kund har ett intresse eller behov av utbildning och ber om förslag och troligtvis även ett pris. Det här är kanske det vanligaste sammanhanget och fortsättningen på en förfrågan kommer i nästa kapitel värdering och förfrågan. En förfrågan följs som oftast av en dialog med kunden för att förtydliga uppdraget. Vid en förfrågan kan beställarens önskemål ibland vara lite vaga och en fortsatt dialog krävas för att kunna specificera uppdraget. Till höger hittar du ett stöd för uppdragsdialogen. En intern idé kan istället baseras på ett identifierat marknadsbehov av en utbildning eller produkt. Här sker värdering och beredning utan direkt dialog med kund och ställer därför större krav på en förståelse av omvärlden, branscher och befintligt utbud. Mer om detta hittar du i del 3 Utvecklingsarbete. En uppdragsutbildning kan ha flera kunder, det vill säga att flera arbetsgivare kan köpa platser på samma uppdragsutbildning. Det finns inga hinder för att uppdragsgivaren är utländsk. I den inledande dialogen med uppdragsgivaren finns frågeställningar viktiga att identifiera. Svaren påverkar pris och våra möjligheter att utföra uppdraget. Exempel på frågor du behöver ställa finns i Uppdragsdialogen. Form: Samläsning med ordinarie utbildning o Befintlig kurs, anpassad takt o Enstaka föreläsning, studiebesök o Konferens och workshop o Utbildningsdagar och seminarieserier o Distans Typ: o Poänggivande o Ej poänggivande o Existerande kurs eller program o Skräddarsydd uppdragsutbildning Omfattning: o Högskolepoäng o Dagar o Timmar Tidsperiod: o Sammanhängande period o Flertal tillfällen över viss tidsperiod o Start / Slut: till Plats: o Hos universitetet o Internat o Lokal beställaren anvisar o Distans Målgrupp: Mål med utbildningen: Hur har kunden identifierat behovet? Förslag på innehåll Övrigt: o Boende för deltagare o Måltider mm skall ingå o Litteratur skall ingå
2 Värdering och grovplanering Värdering Innan man åtar sig en uppdragsutbildning så finns vissa krav som måste följas: Uppdragsutbildningen påverkar inte programutbildningar eller fristående kurser negativt (tänk resurser och kvalitet). Uppdragsutbildningen är relaterad till den ordinarie verksamheten inom programutbildningarna vi utbildar inom områden vi har kompetens och där vi kan bidra till uppdragsgivarens verksamhet). [Om du saknar någon specifik kompetens för att genomföra en uppdragsutbildning är du välkommen att kontakta avdelningen för externa relationer, så ser vi på vad som finns tillgängligt på hela universitetet! ] Kunden är en myndighet eller juridisk person (företag). Företag får köpa en uppdragsutbildning för sin egen personal, medan myndigheter får köpa en uppdragsutbildning även till andra än sina anställda, exempelvis som arbetsmarknadsåtgärd (vi kan däremot inte sälja till ett utbildningsföretag som säljer utbildningen vidare). I uppdragsutbildning avgörs eventuella förkunskapskrav i dialog med uppdragsgivaren (kunden). [Vid samläsning får inte deltagare i en uppdragsutbildning påverka kvaliteten för grundutbildningen!] Uppdragsutbildningen ligger i linje med gällande policy och värdegrund för Linnéuniversitetet. Detta är i princip de värderingar som bör göras i förhållande till gällande regler för uppdragsutbildningar. Kontakta gärna avdelningen för externa relationer om du funderar över något eller vill ha råd. Tänk på: Vid poänggivande uppdragsutbildning skall rutiner för utbildningsplaner, kursplaner och tillsättande av ansvarig examinator ske enligt samma rutiner som för programutbildningarna. Om uppdragsutbildningen överstiger 60 högskolepoäng skall UKÄ underrättas. Grovplanering När du vet att förfrågan faller inom ramen får vårt regelverk (vilket den oftast gör) bör du så snart som möjligt göra en grovplanering för behövda resurser och tid. De frågor som behöver svar är: Har vi den kompetens som behövs? [Om du saknar någon specifik kompetens för att genomföra en uppdragsutbildning är du välkommen att kontakta avdelningen för externa relationer, så ser vi på vad som finns tillgängligt på hela universitetet! Inget hindrar att hyra in konsulter och tillfällig personal eller lärare från andra universitet för att genomföra utbildningen.] Hur lång tid behövs för att bereda och genomföra utbildningen? Vilka olika funktioner ska involveras? När vill kunden ha utbildningen? Vilka resurser kommer krävas för att bereda och genomföra utbildningen i förhållande till innehåll och tid? Finns tillgängliga resurser i form av lärare (arbetstid), lokaler, administration (administratör och ekonom) och utrustning? Tänk på: Involvera gärna andra kollegor (lärare, administratörer och ekonomer) i grovplaneringen för att få ett bättre beslutsstöd. Om du behöver stöd i arbetet är du välkommen att kontakta avdelningen för externa relationer. Nu bör det vara tydligt om vi kan åta oss en uppdragsutbildning. Vi kan även få en bra uppskattning av vilka resurser som kommer krävas. Om vi här upptäcker att vi inte kan utföra uppdragsutbildningen så får vi avböja oss uppdraget. Läs mer under steg 4 Beslut, Offert och Avtal.
3 Beräkningar av kostnader priset till kund När kostnaden skall beräknas för att utföra en uppdragsutbildning så gäller två huvudsakliga principer för oss som myndighet: 1. Full kostnadstäckning skall nås, det vill säga alla kostnader i samband med utbildningen täcks av intäkterna (priset för uppdragsgivaren). (Avgiftsförordningen 1992:191) 2. Långsiktiga självkostnader täcks på ett eller några års sikt (ESV - Ekonomistyrningsverket) Dessa två principer innebär att vi skall ta betalt för att vi varken skall gå med vinst eller med förlust i verksamheten med uppdragsutbildning. Detta medför givetvis att ju noggrannare vi beräknar avgiften för en uppdragsutbildning, desto större är möjligheten att nå full kostnadstäckning på kort- och lång sikt. De typiska kostnader som ingår i en uppdragsutbildning är: Arbetstiden för lärare, inkluderande förarbete, genomförande och efterarbete. Kompetensutvecklingstid och tid för utveckling av uppdraget. Administrativa kostnader för uppdragsutbildningen, det vill säga bokningar, kontakter med kund och arbete med kursplaner med mera. Lokalhyra för genomförande av uppdragsutbildningen. Ska kursen genomföras i universitetets lokaler eller på annan plats? Vi rekommenderar att lokalhyra inte räknas in i priset men anges som exklusive. Kurslitteratur och material som används under utbildningen, exempelvis material som delas ut och förbrukningsmaterial med mera. Overheadkostnad fastställd för uppdragsutbildning. Kostnader för mat, måltider och frukt (om detta ingår). Kostnader för resor för universitetets personal i samband med utbildningen (läggs med fördel som exklusive i offerten). För beräkning av kostnaderna i samband med en uppdragsutbildning och för att kunna sätta pris för kund finns en fastställd kalkylmall som skall användas. Kalkylmall för uppdragsutbildning Tänk på: I arbetet med beräkning av pris till kund finns ekonomer på institution eller fakultet som stöd. Vi rekommenderar att priset beräknas i samråd med en ekonom.
4 Beslut, offert och avtal Beslut Nu har vi bedömt om vi kan genomföra utbildningen, vad som krävs i form av resurser och tid samt vad kostnaden blir. Nu behövs två saker om vi vill gå vidare och genomföra utbildningen: Internt beslut för att gå vidare, samt information till de som är involverade. Offert till kund (för att senare kunna ingå avtal). Om du av principiella eller andra skäl väljer att tacka nej till ett uppdrag så informera gärna oss på avdelningen för externa relationer om anledningen till att vi tackar nej. Offert En offert är ett riktat erbjudande till en köpare och skall specificera varan eller tjänsten som erbjuds, villkoren kring ett eventuellt köp, hur länge offerten är giltig och priset för varan eller tjänsten. En offert kan bli lika bindande som ett avtal för säljaren och skall därför skrivas med omsorg. Tänk på: Kalkylen är främst ett internt arbetsdokument för att räkna fram den totala kostnaden. Uppgifterna i kalkylen omsätts till ett pris som anges i en offert. Att vi sätter eventuella mål i avtalen med kund som är lärandemål (i kursplan etc.). Offertmall Om kunden vill gå vidare och ingå ett avtal ger de ett svar på offerten vilket juridiskt kan benämnas som accept. Tänk på att redan detta kan tolkas eller tillämpas som ett bindande avtal juridiskt utan att ett avtal tecknats. Avtal En avtalsmall är tillgänglig för uppdragsutbildningar och är sammanställd av avdelningen för externa relationer. Avtalsmallen skall användas enligt gällande universitetsregler. Avtalsmall för uppdragsutbildning Avtalet skall överensstämma med villkoren i offerten och skall givetvis skrivas så detaljerat som möjligt. Tänk på att komma ihåg avgränsningarna inom avtalet såsom giltighetstid, vad som skall levereras som vara eller tjänst samt hur det skall levereras. Avtalsmallen kan anpassas beroende på uppdrag. Alla uppdrag kräver inte samma omfattande avtalsskrivningar. Tänk på: Är uppdragsutbildningen poänggivande skall fastställd kursplan bifogas med avtalet. Är uppdragsutbildningen inte poänggivande skall en plan för utbildningen inkluderas. Är uppdragsutbildningen öppen vid till exempel föreläsning, så räknas en skriftlig anmälan som avtal. Priset i offerten bör vara beräknat relativt noggrant då slutpriset inte får variera i något större avseende från offerten. Vi rekommenderar att gällande offertmall används. Offerten får ett diarienummer och diarieförs hos ansvarig registrator med även den förfrågan eller offertinbjudan som föregått offerten (exempelvis e-post) efter ärendet är avslutat. Vid avtals undertecknande gäller samma regler för fullmakt som för offerter baserat på avtalets värde. Avtal får diarienummer av ansvarig registrator och signerat avtal skall arkiveras hos ansvarig registrator. Fullmakt: Vem som skall signera en offert beror på det totala värdet av avtalet, enligt Dekanens delegationsordning ST 2013/40-1.1 är beloppet 1.000.000 SEK över en fyra-års period. Läs mer om detta i Rektors- och Dekans Besluts- och Delegationsordning.
5 Bokning och beredning 6 Genomförande och uppföljning När avtalet är signerat är det dags att börja verkställa saker. Det som kan vara värt att besluta och förankra relativt snart är: Kursansvarig och examinator (examinator behövs vid poänggivande kurs). Informera ansvarig administratör och ekonom. Bokning eller planering av lärartid. Bokning av lokaler. Övriga saker som kan ingå vid beredning och bokning: Lektionsunderlag. Transport vid utbildning på annan ort. IKT-media. Måltider för deltagare (om det ingår). Kurslitteratur. Hur en uppdragsutbildning genomförs beror givetvis på grundformen och genomförs enligt vad som är avtalat. För kurser som är poänggivande skall dessa registreras på samma sätt som vid ordinarie utbildning. Om uppdragsutbildningen inte är poänggivande kan deltagarna istället tilldelas ett kursbevis. Mall - Kursintyg Kursvärderingar skall utföras för uppdragsutbildning och resultatet av kursvärderingen skall: Rapporteras till uppdragsgivaren (kunden). Arkiveras hos registrator. Återkopplas till vår verksamhet för utveckling av utbildningar och forskning. Tänk på: Efter avslutad uppdragsutbildning skall relevanta delar av kursdokumentationen arkiveras och diarieföras. Dessa handlingar skall arkiveras och diarieföras hos registrator: Uppdragsdialog, offertinbjudan Offert Avtal Dessa handlingar skall arkiveras enligt dokumenthanteringsplan 3.2.2: Projektplan Schema för uppdragsutbildning Deltagarlistor Kursbevis Kursvärdering
Del 3 - Utvecklingsarbete Kanske ni bedömer att ni har en kompetens för att utföra uppdragsutbildningar som inte finns i ordinarie utbud och som det finns behov av i samhället? Kanske ni vill bli effektivare i arbetet med uppdragsutbildningar eller synas bättre utåt? På avdelningen för externa relationer är vi ett flertal personer som arbetar med att bland annat ge stöd till institutionerna i arbetet med uppdragsutbildning. Vårt uppdrag är enbart att stötta er i ert arbete och vi har ingen ambition av att laga något som inte är trasigt. Det vi kan ge stöd inom är till exempel: att bidra med information om uppdragsutbildning, hur de kan genomföras och dokumenten som är involverade. att hjälpa till, tillsammans med kommunikationsavdelningen, med att synliggöra uppdragsutbildningar för omvärlden. att ge förslag på uppdragsutbildningar utifrån er befintliga verksamhet. att hitta marknadssegment och målgrupper för era uppdragsutbildningar, samt etablera kontakter med relevanta organisationer.
Kontaktuppgifter och mallar Kontaktuppgifter Katarina Ek, projektledare för uppdragsutbildning katarina.ek@lnu.se Direkt: 0480-44 69 19 Anita Hall, samverkansansvarig anita.hall@lnu.se Direkt: 0470-70 80 29 Mallar Alla mallar utom kalkylmallen finns på externa relationers sida på Medarbetare. Kalkylmallen finns hos Ekonomiavdelningen och kommer initialt att skickas ut till prefekter på universitetet. Jan Novak, samverkanskoordinator jan.novak@lnu.se Direkt: 0470-70 80 16 Roger Andersson, samverkanskoordinator roger.andersson@lnu.se Direkt: 0470-76 75 10 Johan Karlsson, samverkanskoordinator johan.karlsson@lnu.se Direkt: 0480-49 76 40