Interna rutiner för uppdragsutbildning vid Högskolan i Borås

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS INTERNA RUTINER Sida 1(8) GF/Avd. för utbildnings- och forskningsstöd Carina Théen Interna rutiner för uppdragsutbildning vid Högskolan i Borås Dessa Interna rutiner tillsammans med Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Högskolan i Borås syftar till att vara stöd för högskolans externa och interna hantering och handläggning av uppdrag. De båda dokumenten ger högskolans anställda en helhetsbild av hanteringen av uppdragsutbildning vid högskolan och bör läsas tillsammans. Högskolorna får och uppmanas till av statsmakterna att bedriva uppdragsverksamhet för att sprida och utveckla kunskap, bidra till det livslånga lärandet och också få intäkter från annat håll än statliga anslag. För Högskolan i Borås del genomförs uppdrag i form av utbildning i normalfallet vid institutionerna. Utgångspunkten är att uppdragsutbildning skall bedömas, hanteras och utföras på ett sådant sätt att kärnverksamhetens intressen i högskolan främjas. Uppdragsgivarens förfrågan skall behandlas med hög prioritet, och lämnas till rätt intern part, oavsett hur och var förfrågan uppstår. Finns varken ämnet eller resurserna inom högskolan bör extern part hänvisas till annat lärosäte. 1. Regelområdet för uppdragsutbildningar. För HBs arbete med uppdragsutbildning gäller de externa förordningar, lagar, tillämpningsföreskrifter, interna dokument och ordningar som reglerar högskolans verksamhet inom detta område, varav flertalet nämns i Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Högskolan i Borås. 2. Externa huvuddokument är: a. Förordningen om uppdragsutbildning vid högskolor och universitet, SFS 2002:760. I fortsättningen kallad Uppdragsförordningen. b. Högskoleverkets Föreskrifter om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor, HSVFS 2008:2. c. Högskoleverkets Tillsynsrapport en vägledning för uppdragsutbildning, 2003:35 R. Här tas möjliga tolkningar av förordningen och tillämpningsföreskrifterna för uppdragsutbildning vid svenska högskolor och universitet upp. d. Andra förordningar om uppdragsutbildning såsom - Förordningen om uppdragsutbildning för fortbildning av lärare (SFS 2007:223), - Förordningen om befattningsutbildning för rektorer och annan personal med motsvarande ledningsfunktion i skola, förskola och fritidshem (SFS 2008:643) e. Det årliga Regleringsbrevet från Regeringen till Högskolan i Borås.

2 HÖGSKOLAN I BORÅS INTERNA RUTINER Sida 2(8) f. Andra tillämpliga förordningar och lagar är bland andra Avgiftsförordningen, (SFS 1992:191), Avtalslagen, Tjänsteexportförordningen, Sekretesslagen, Förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153), Examensförordningen (SFS 1993:100) och högskolans lokala examensordning; se nedan, 3c., Konkurrenslagen, Marknadsföringslagen. Högskolelagen och Högskoleförordningen i tillämpliga delar, och särskilt vad gäller kvalitetsaspekten på utbildningen. 3. Högskolans interna beslut och dokument som reglerar eller påverkar uppdragsutbildning. Nu gällande är huvudsakligen följande. a. Organisations- och beslutsordningar för Styrelsen- SOB; Rektor - ROB; Förvaltningschef - FOB och respektive prefekt/institution. b. Forsknings- och utbildningsstrategi , dnr Bland annat strategi 16 som talar om högskolans roll i yrkesverksammas kompetensutveckling och prioritering av olika uppdrags- och vidareutbildningsinsatser. c. Andra interna dokument som reglerar området - Ordning för kvalitetssäkring av nya utbildningar vid Högskolan i Borås, dnr Vägledning för utformning av utbildningsplaner, dnr Vägledning för utformning av kursplan, dnr Lokal examensordning vid Högskolan i Borås, dnr Riktlinjer för rättssäker examination, dnr Tentamen - rutiner från Gäller i första hand studenter men kan gälla deltagare i uppdragsutbildning, framför allt för de som samläser med studenter. - Arkivbildningsplan för institution/bibliotek/enhet. d. I det årliga Regleringsbrevet till högskolor finns sedan många år begreppet Beställd utbildning. Högskolan i Borås definition av beställd utbildning återfinns på personalwebben, under Anvisningar & regler och Ekonomi. I korta drag är det när HB utför alla moment i en kurs åt annat lärosäte (svenskt eller inom EES) som har relevant examenstillstånd och där studenter har antagits till utbildning hos uppdragsgivaren och som finansieras med statliga anslag eller statsbidrag. Alla prestationer registreras hos uppdragsgivaren.

3 HÖGSKOLAN I BORÅS INTERNA RUTINER Sida 3(8) 4. Intern organisation och ansvar Övergripande ansvar har rektor. Vissa ansvarsområden ligger hos vicerektor för utbildning samt delegerats till respektive prefekt och enhetschefer. Uppdragsutbildning genomförs huvudsakligen av högskolans institutioner för att säkerställa att vi följer ordinarie kvalitetssäkring och rutiner för utbildning. Är uppdrag intressanta för andra enheter diskuteras detta med rektor för eventuellt godkännande av genomförande. För högskolans arbete med uppdragsutbildning finns en person som är huvudansvarig vid varje institution. Inom Gemensamma förvaltningen finns en handläggare på Avdelningen för utbildnings- och forskningsstöd (UF-avdelningen) med samordningsansvar för stöd till uppdragsutbildning. Förutom handläggaren så bistår även högskolans jurist med råd. Andra enheter, avdelningar och funktioner som är involverade i uppdragsutbildningar är t.ex. ekonomiavdelning, registratur, LADOKoch antagning, examensenhet, BLR med biblioteksdelen, samt nämnderna FoU-, LUN-, resp NKU. Uppdragsförordningens 4 anger att uppdragsutbildningar inte får inverka negativt på ordinarie utbildning. Detta bör tolkas som att ordinarie lärare inte ska tas från utbildning på grund- och avancerad nivå för att endast undervisa inom uppdragsutbildningar. I stället är det att föredra att högskolans lärare undervisar inom både ordinarie och uppdragsutbildning för att få synergieffekter. Behövs resursförstärkning av extern kompetens bör det utgöra en mindre del av de totala lärarresurserna i uppdragsutbildningen. 5. Förfrågan/anbudsbegäran/initiering av uppdragsutbildning Alla anställda vid HB ansvarar för att en förfrågan om uppdragsutbildning hanteras på rätt sätt och kommer till rätt enhet inom högskolan. Vid behov kan handläggare på UF-avdelningen bistå med befordran till annan institution, eller för stöd med samordning om flera institutioner är inblandade. Via offentliga upphandlingar kommer också begäran till HB om att lämna anbud på genomförande av utbildningar. I dessa fall är högskolans offerter sekretessbelagda i HBs diarium tills de har offentliggjorts hos mottagaren enligt Lagen om offentliga handlingar, SFS 2007:1091 och Sekretesslagen. En uppdragsutbildning kan också initieras från HBs sida och marknadsföras på ett för målgruppen lämpligt sätt och i överensstämmelse med Marknadsföringslagen. 6. Uppdragsgivare Vid val av samarbetspartner skall högskolans varumärke beaktas. Samarbete bör därför inte inledas med organisationer och företag som det finns grundad anledning att ifrågasätta ur moralisk, etisk eller annan synvinkel. Enligt uppdragsförordningen, HSVs föreskrifter och Tillsynsrapport/Vägledning för uppdrag kan universitet och högskolor ge uppdragsutbildning. Högskolans tolkning är att vi bedömer utifrån förfrågan, uppdragsgivaren och egna lärarresurser vid aktuell tidpunkt, om vi tackar ja eller nej till uppdrag.

4 HÖGSKOLAN I BORÅS INTERNA RUTINER Sida 4(8) Det är endast juridiska personer som kan vara uppdragsgivare/beställare och huvudsyftet ska vara personalutbildning som har, eller får, betydelse för arbetet hos uppdragsgivaren, enligt Uppdragsförordningen. Som nämns i riktlinjerna kan såväl kommunala, landstings- som statliga myndigheter vara uppdragsgivare och då får utbildningen också ske av arbetsmarknadsmässiga eller biståndspolitiska skäl. En privatperson får inte själv beställa och bekosta sin utbildning. När det är utländska uppdragsgivare/beställare behöver avtalen också inkludera lagval (där vi förordar svensk lag och domstol där högskolan har sitt säte även om tjänsten tillhandahålls utomlands). Det bör kontrolleras om det finns någon tvingande lag i köparlandet som gäller före svensk lag. Vid oklarheter, tveksamheter eller för förtydligande kring företaget och dess verksamhet konsulteras andra myndigheter som Skatteverket för kontroll av F- skattsedel, Kronofogden vid tveksamhet kring betalningsförmåga, Exportrådet (och framför allt deras lokala kontor) när det gäller företag baserade i utlandet. 7. Uppdragsdeltagare Enligt Uppdragsförordningen ( 3) och som nämns i högskolans Riktlinjer för uppdragsutbildning, punkt 7, ska uppdraget gälla personalutbildning, med betydelse för den anställdes arbete hos arbetsgivaren. Arbetsgivaren utser deltagarna bland sina anställda. Om det är en svensk statlig, kommunal eller landstings myndighet, eller motsvarande inom EES, får det också omfatta utbildning av arbetsmarknadsskäl eller biståndpolitiska skäl. Det kan till exempel gälla personer inskrivna vid Arbetsförmedlingen. 8. Kurs- och utbildningsplaner för poänggivande kurser/program För poänggivande uppdragsutbildningar ska, precis som vid ordinarie kurser och program, en kurs- respektive utbildningsplan fastställas enligt högskolans rutiner för ordinarie utbildning. Huvudregeln är att en kurs- eller utbildningsplan ska vara fastställd innan avtal skrivs. Kursdossier ska alltid upprättas enligt aktuell arkivbildningsplan för institutionen. 9. Icke-poänggivande kurser Ett skriftligt program/kursinnehåll, schema, deltagarlista krävs för ickepoänggivande kurser. Dessa ska också arkiveras. 10. Arkiveringsskyldighet För både ickepoäng- och poänggivande uppdragsutbildning gäller arkiveringsskyldighet enligt gällande arkivbildningsplan. 11. Bibliotekstjänster Uppdragsdeltagare som registreras i LADOK behandlas från BLRs sida som studenter och får via sitt användarnamn tillgång till bibliotekets informationsresurser. De får ett lånekort med studentbehörighet som ger rättigheter att låna kurslitteratur och att

5 HÖGSKOLAN I BORÅS INTERNA RUTINER Sida 5(8) använda BLRs fjärrlåneservice. Deltagaren skall använda den e-postadress som är knuten till användarnamnet. Uppdragsdeltagare som inte registreras i LADOK behandlas som allmänhet. Eventuella behov av och kostnader för ytterligare bibliotekstjänster ska efter dialog med BLR preciseras i offerten. Uppdragsdeltagare omfattas inte av övrigt studentstöd inom studentservicedelen av BLR. 12. Mallar och instruktioner Offert- och avtalsmallar samt upprättade blanketter skall vara utgångspunkt för hanteringen av uppdragsutbildning. I de fall uppdraget omfattar flera institutioner och ämnesområden utses en institution som huvudansvarig gentemot uppdragsgivaren. Intäktsfördelning görs proportionerligt efter den arbetsinsats institutionerna kommit överens om. För uppdragsutbildningar som omfattar längre perioder eller är av större omfattning behöver offerter respektive avtal oftast specialskrivas, utöver den vanliga mallen som presenteras nedan. Diarienr - Registrator lämnar ut diarienummer som anges på offert och avtal. Ett exemplar ska diarieföras. Ansvar för detta, liksom expedieringslista till registraturet vilken inkluderar avdelningen för utbildnings- och forskningsstöd, åligger den som handlägger i ärendet. a. Kalkylmall Kalkylmall tillhandahålls och uppdateras av ekonomiavdelningen och finns hos ekonomiadministrativ personal på institutionen. Full kostnadstäckning per institution enligt Avgiftsförordningen och högskolans interna riktlinjer för indirekta kostnader gäller. I offert och avtal till uppdragsgivare bör totalsumman, inte detalj- /delsummor, framgå. Vad som ingår i detta, t.ex. all lärartid, kursutveckling, administration omkring och undervisning, eventuella extra kostnader såsom lärcentra-uppkopplingar, litteratur, fika etc., kan skrivas men inte specificeras. Sekretess för uppgifter om högskolans ekonomiska kalkyler (d.v.s. detaljinnehållet/delsummor) för uppdraget kan gälla, åtminstone om ett röjande skulle kunna gynna en tentativ konkurrent (SekrL 6:1). b. Offert Offerten är bindande - det som utlovas i den kan inte från HBs sida ändras i efterhand; såvida inte uppdragsgivaren tar initiativ till förändring eller förhandling. På offerten anges hur länge den gäller, för att HB inte ska vara skyldig att ge en kurs till ett offererat pris flera år efter lämnad offert

6 HÖGSKOLAN I BORÅS INTERNA RUTINER Sida 6(8) då pris- och löneökningar kan ha inträffat. För kortare kurser finns det offertmall tillgänglig för HB-anställda elektroniskt. Samordningsansvarig på institutionen bistår vid upprättandet. Mallen tillhandahålls och uppdateras av avdelningen för utbildnings - och forskningsstöd, i samråd med högskolans jurist. Bilaga offertmall för svenska uppdragsgivare i Sverige. c. Svar på offert, från mottagaren, ska lämnas skriftligt - och diarieföras. d. Avtal Avtal ska tecknas för all uppdragsutbildning, både poäng- och ickepoänggivande enligt 1 i Föreskrifter till uppdragsförordningen. Avtalsmall för kortare kurser tillhandahålls och uppdateras av handläggare på avdelningen för utbildnings - och forskningsstöd, i samråd med högskolans jurist. Mallen finns tillgänglig elektroniskt för HB-anställda. Avtalets innehåll om högskolans respektive uppdragsgivarens åtaganden ska följa eventuell skriftlig offert från HB och det som i övrigt överenskommits muntligt och/eller skriftligt mellan parterna. Undertecknande av avtal följer samma beloppsgränser som för offert. Avtal i större omfattning beslutas normalt vid rektors beslutsmöte. Vid längre utbildningar brukar det behöva skrivas särskilda avtal. Gemensamma förvaltningen stöder institutionen vid det arbetet. Bilaga avtalsmall för svenska uppdragsgivare i Sverige. e. Offert- och avtalstecknare Undertecknas av den som har befogenhet att göra det enligt SOB/ROB/och respektive institutions organisations- och beslutsordning. För närvarande (november 2008) är följande funktioner/personer vid Högskolan i Borås ansvariga: vid beloppsgränser, i svenska kronor, över kr = rektor vid beloppsgränser, i svenska kronor, t.o.m kr = prefekt Handläggare för samverkansfrågor på UF-avdelningen ska alltid granska offerter och avtal innan de föredras för rektor för underskrift.

7 HÖGSKOLAN I BORÅS INTERNA RUTINER Sida 7(8) 13. Ladok-etablering av kurs Ladok-registrering ska ske av alla deltagare i poänggivande uppdragsutbildning. 14. Tentamensregler Det vanligaste är att avtalet med uppdragsgivaren begränsar antalet tillfällen för examination. Även platsen för examination kan vara annan än högskolans men behöver följa rutiner, säkerhet etc. I övrigt gäller Tentamen enligt HBs lokala policy för tentamen och -regler. Detta gäller också för de deltagare som samläser och tenterar med ordinarie studenter. 15. Betyg, examens-, kursbevis och -intyg De som deltar i uppdragsutbildning får ges betyg och examensbevis eller kursbevis enligt bestämmelserna för grundläggande högskoleutbildning, om samma kvalitetskrav ställs på uppdragsutbildningen som på grundläggande högskoleutbildning. Detta gäller även om deltagarna saknar behörighet för tillträde till grundläggande högskoleutbildning. (Uppdragsförordningen 6). För högskolan i Borås innebär det att kursplaner etc. ska vara fastställda före avtal tecknas. Examinator utses bland högskolans anställda lärare som vid ordinarie högskoleutbildning. Deltagare som fullföljer kurs och får minst godkänt resultat på examinationer får betyg och kursbevis eller, i förekommande fall, får ansöka om examen. Kursdeltagare som fullföljer kurs men ej klarar tentamen kan ges kursintyg. 16. Eventuellt fusk, trakasserier och störande beteende. I avsnittet Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Högskolan i Borås anges för uppdragsgivaren (köparen) att det förutsätts att deltagare inte stjäl eller kopierar andras material, fuskar vid muntlig eller skriftlig inlämningsuppgift eller tentamen, trakasserar eller uppträder störande mot lärare eller andra kursdeltagare. Skulle det förekomma i undervisningssituation eller vid examination kan högskolan inte utfärda intyg, kurs- eller examensbevis för deltagaren. Högskolan vill också förbehålla sig rätten att utreda misstankar om fusk med mera. Detta behöver också regleras i avtalet mellan högskolan och uppdragsgivaren. 17. Examen för deltagare i uppdragsutbildning Riktlinjer för examen för deltagare i uppdragsutbildning anges i HBs lokala examensordning, utöver det som uppdragsförordningen säger. Kurser som getts som uppdragsutbildning kan antingen tillgodoräknas eller tas med i examen. 18. Underrättelse till HSV Om uppdragsutbildningen omfattar mer än 60 högskolepoäng ska HSV underrättas och kopia på avtalet skickas med (enligt 4 Uppdragsförordningen). Underrättelse sker 1-2 gånger per år av handläggare på UF-avdelningen, efter att institutionsansvarig försett samordnaren med diariefört avtal och eventuella bilagor.

8 HÖGSKOLAN I BORÅS INTERNA RUTINER Sida 8(8) 19. Juridiska frågor Handläggare på UF-avdelningen och högskolans jurister bistår i juridiska frågor. Vid behov tas hjälp av de externa jurister och advokatbyråer som högskolan har avtal med. Frågor kan också tas upp i den interna grupperingen som nämns nedan under punkt Utvärderingar Samtliga uppdragsutbildningar skall värderas dels avseende själva utbildningen, dels avseende kontakterna mellan högskolan och uppdragsgivaren, och dels avseende högskolans interna arbete med den specifika uppdragsutbildningen. 21. Interna möten Var 4-6 vecka sker planerings- och avstämningsmöte där också juridiska frågor behandlas. Deltagare är institutionernas och enheternas representanter för uppdragsutbildning, sammankallande är handläggare på avdelningen för utbildningsoch forskningsstöd. Vid behov adjungeras andra personer. 22. Om utländsk köpare/beställare av uppdragsutbildning: När det gäller uppdrag till annat land finns det ytterligare saker att tänka på. Se även ovan under punkt 6 vem som får vara uppdragsgivare. I offert och avtal regleras pris, valuta och växlingskurs enligt ekonomiavdelningens riktlinjer. Viseringsfrågor, språk som utbildningen ges på, lagval och säte för eventuell domstol vid tvisteförfarande ska också regleras.