Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R 2011-05-17 LS-LED11-407 79 Gemensam inköps- och upphandlingspolicy för Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland Arbetsutskottets förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar att 1. Godkänna förslag till gemensam upphandlingspolicy för landstingen i Västmanland och Sörmland att gälla från och med den 1 juli 2011. 2. Uppdra till respektive landstingsstyrelse att utarbeta och fastställa riktlinjer för tillämpning av policyn. Ärendet Landstingsfullmäktige beslutade den 29 mars 2011 101 om gemensam upphandlingsverksamhet med Landstinget Sörmland. I beslutet ingick att uppdra till landstingsstyrelsen att till fullmäktigemötet i juni återkomma med en för de bägge landstingen gemensam inköps- och upphandlingspolicy. Förslag till gemensam upphandlingspolicy har arbetats fram. Policyn med tillhörande riktlinjer gäller vid alla upphandlingar som genomförs av landstingen, inklusive dess helägda bolag och stiftelser. Policyn utgör ett komplement till lagstiftning och andra styrande dokument som reglerar de områden som berörs av upphandlingen. Policyn ska utgöra ett styrinstrument för genomförandet av upphandlingar. Policyn ska också lyfta fram upphandling som ett medel för att frigöra resurser till landstingens verksamheter och som ett medel att främja en hållbar utveckling samt ange övergripande målsättningar som ska beaktas vid genomförandet av upphandlingar. Landstingens upphandlingar ska genomföras på affärsmässiga grunder där befintlig konkurrens tillvaratas och objektivitet tillämpas. Upphandlingsarbetet ska präglas av största möjliga effektivitet och med beaktande av såväl miljö- som etisk- och sociala hänsynstaganden. När det är lämpligt ska upphandlingar även samordnas mellan de samverkande landstingen. Fortsättning Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tel 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 SID 1 (2)
Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R 2011-05-17 LS-LED11-407 Forts 79 Beslutsunderlag - Tjänsteutlåtande den 2 maj 2011 - Upphandlingspolicy Sörmland Västmanland Protokollsutdrag till Landstinget Västmanland DU-nämnden Gemensamma nämnden för vård, omsorg och hjälpmedel Länssjukvårdsnämnden Primärvårdsnämnden Förvaltningscheferna Landstingets helägda bolag Akten ORG NR 232100-0032 SID 2(2)
Dokumentnamn Upphandlingspolicy Diarienummer LS-LED11-407 Fastställd av Handläggare Gäller fr o m Dokumentnummer Version Sida 2011-07-01 01.00 1 (3) Upphandlingspolicy för landstingen i Sörmland och Västmanland 1 Bakgrund Med upphandling avses inköp av varor, tjänster och byggentreprenader. I Lagen om offentlig upphandling (LOU) anges grunderna för hur upphandlingar ska genomföras. LOU ska tillämpas vid genomförandet av samtliga upphandlingar om inte annat framgår av nyss nämnda lag. Landstingen Sörmland och Västmanland, nedan benämnt landstingen, har beslutat att upphandlingsverksamheten ska samordnas. För att uppnå detta syfte har landstingen inrättat en gemensam enhet för upphandlings-, inköpsoch utrustningssekreterararbete. 2 Omfattning Denna policy med tillhörande riktlinjer gäller vid alla upphandlingar som genomförs av landstingen och dess helägda bolag och stiftelser. Policyn utgör ett komplement till lagstiftning och andra styrande dokument som reglerar de områden som berörs av upphandlingen. 3 Riktlinjer Denna policy kompletteras med riktlinjer som fastställs av landstingsstyrelsen i respektive landsting. 4 Syfte Policyn ska utgöra ett styrinstrument för genomförandet av upphandlingar. Policyn ska lyfta fram upphandling som ett medel för att frigöra resurser till landstingens verksamheter och som ett medel att främja en hållbar utveckling samt ange övergripande målsättningar som ska beaktas vid genomförandet av upphandlingar. 5 Inriktning Landstingens upphandlingar ska genomföras på affärsmässiga grunder där befintlig konkurrens tillvaratas och objektivitet tillämpas. Upphandlingsarbetet ska präglas av största möjliga effektivitet och med beaktande av såväl miljö- som etisk- och sociala hänsynstaganden. Landstingen ska verka för att de upphandlingar som genomförs anpassas så att även små och medelstora aktörer kan delta vid upphandlingarna. För att säkerställa ändamålsenligt genomförda upphandlingar ska landstingens centrala upphandlingsenhet vara
Dokumentnamn Upphandlingspolicy Diarienummer LS-LED11-407 Fastställd av Handläggare Gäller fr o m Dokumentnummer Version Sida 2011-07-01 01.00 2 (3) delaktig i alla upphandlingar med undantag för vissa direktupphandlingar i enlighet med riktlinjerna till denna policy. 6 Samordning Landstingen ska samordna sina upphandlingar internt i syfte att tillvarata samordningsfördelar. När tillfälle ges, om detta inte är uppenbart oförsvarligt, ska upphandlingar även samordnas mellan de samverkande landstingen. När så är lämpligt ska landstingen likaledes sträva efter att samordna upphandlingar med andra organisationer. Vid genomförandet av en upphandling ska tillfället att genomföra sortiments- och leverantörsoptimeringar tillvaratas. 7 Etiska och Sociala hänsynstaganden Vid varje enskild upphandling ska det övervägas om det ska ställas krav på att leverantören (sociala hänsyns- taganden) förbinder sig att uppfylla den av landstingen antagna Uppförandekoden för leverantörer. Samtliga Sveriges landsting och regioner har antagit en likalydande uppförandekod avseende socialt ansvarstagande för sina leverantörer. Genom uppförandekoden ställs krav baserade på ILO: s åtta kärnkonventioner, FN: s mänskliga rättigheter, barnkonventionen samt tillverkningslandets nationella lagstiftning gällande arbetarskydd, arbetsmiljölagstiftning och arbetsrätt. 8 Miljö Landstingens upphandlingar ska ha minsta möjliga negativa miljöpåverkan. Där så är möjligt ska miljömässiga krav ställas på leverantör och produkt som upphandlas. Landstingens miljöpolicys och andra styrdokument inom miljöområdet ska särskilt beaktas vid formulerandet av specifika miljökrav. Miljökraven ska kontinuerligt skärpas genom upphandlingspolicyns riktlinjer och andra styrdokument inom området upphandling och miljö. 9 Direktupphandling Direktupphandling får ske om upphandlingens värde uppgår till högst 15 % av det tröskelvärde för varor och tjänster, som avses i LOU. Beloppsgränsen gäller vid direktupphandling av såväl varor och tjänster som byggentreprenader. Direktupphandling får också ske om det finns synnerliga skäl att använda upphandlingsformen. Vid brådskande och oförutsedda behov som landstingen själv inte kunnat råda över får direktupphandling med åberopande av synnerliga skäl genomföras. Användandet av synnerliga skäl får inte ske utan samråd med landstingens centrala upphandlingsenhet. Vid direktupphandling ska lagstiftningens generella principer samt landstingens
Dokumentnamn Upphandlingspolicy Diarienummer LS-LED11-407 Fastställd av Handläggare Gäller fr o m Dokumentnummer Version Sida 2011-07-01 01.00 3 (3) övergripande krav på affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, samordning, miljökrav samt etiska och sociala krav beaktas. 10 Uppföljning av avtal Upphandlingskontrakt (avtal) ska aktivt följas upp, avseende ekonomiskt utfall, krav som angivits i avtalet och krav som ställts vid upphandlingstillfället. Vidare ska landstingens avtalstrohet gentemot upphandlade leverantörer kontrolleras. 11 Ansvar Upphandlingsenheten ansvarar för den affärsmässiga, juridiska och formella delen i en upphandling. Den verksamhet som är uppdragsgivare i varje enskild upphandling ansvarar för att avsätta tid och resurser för deltagande i referensgruppen. Verksamhetsföreträdarnas primära ansvar är att utforma kravspecifikationen i nära samverkan med upphandlingsenheten. Upphandlingsenheten ansvarar för att göra upphandlade avtal tillgängliga via en elektronisk avtalsdatabas. Varje verksamhet ansvarar för en hög avtalstrohet gentemot upphandlade avtal för rätt kvalitet, funktion och miljökrav vid inköp av varor, tjänster och byggentreprenader.