Beslutad 2012-03-08 Reviderad senast 2012-12-20 LERUMS KOMMUN REVISORERNA Revisionsplan 2012 E 1
Revisionsplan för Lerums kommun 2012. Förslag till revisionsplan baseras på årets väsentlighets- och riskanalys, underlag från fullmäktige om väsentliga områden, genomförda granskningar 2010 och 2011, de förtroendevaldas protokollsgranskningar, kommunanalys samt kompletterande information i databaser, verksamhetsplaner och andra dokument relevanta för uppdraget. Väsentlighets- och riskanalys Väsentlighet och riskanalysen är uppdelad i tre delar. Först redogörs för de arbetsätt som revisionen har för att identifiera väsentliga områden och risker. Därefter redogörs för väsentliga områden utifrån ett fullmäktigeperspektiv. I det sista avsnittet redogörs för den samlade analysen som revisionen gör. Revisionens arbete med väsentlighet och risk Som grund för revisorernas revisionsplan utgör väsentlighets- och riskanalysen en väsentlig del. Revisionen inhämtar information och kunskap om nämnder och styrelsers arbete med ett brett anslag. Dialogen med nämnder och styrelse som en del i den årliga grundläggande granskningen är också en viktig del i detta arbete. De valda revisorerna träffar även kommunfullmäktiges presidie vid några tillfällen under året för att utbyta information av betydelse för uppdraget. För att erhålla ytterligare underlag i arbetet med att upprätta en revisionsplan är det av vikt att även inhämta hela fullmäktiges syn på hur verksamheten bedrivs och inom vilka områden fullmäktigeledamöterna bedömer att det finns störst risk för att nämnder och styrelse inte kommer att klara av att leva upp till det uppdrag kommunfullmäktige givit dem. Analysen av väsentlighet och risk utgår från revisionens syfte. Analysen startar med att fastställa väsentliga verksamhetsområden inom respektive nämnd och styrelse. Det innebär att det görs en sammanvägning av: Storleken på resurserna som verksamheten tar i anspråk Om det finns mål från fullmäktige som påverkar verksamhetsområdet Om det finns uppdrag från fullmäktige inom verksamhetsområdet (beslut och reglemente mm) Andra kriterier som påverkar bedömningen av väsentlighet, aktualitet, tidigare brister m m Dessa kriterier ligger sedan till grund för en klassificering av verksamhetsområdet som väsentligt respektive ej väsentligt. Det är framförallt inom dessa väsentliga områden som vi identifierar och bedömer risker och hur de hanteras. Inom de fastställda väsentliga verksamhetsområdena identifieras de risker som kan försvåra kommunens möjligheter att: Bedriva en ändamålsenlig verksamhet Upprätthålla en ekonomiskt tillfredsställande verksamhet Uppvisa rättvisande räkenskaper Upprätthålla en tillräcklig intern kontroll 2
Fullmäktiges bedömning av väsentliga områden och omvärlds- och verksamhetsrisker I samband med Kommunfullmäktiges möte i slutet av 2010 genomförde Hans Pettersson från KFI (Kommunforskning I Väst) en presentation och analys av Lerums kommun i jämförelse med andra kommuner. Utifrån presentationen och en beskrivning av revisionens uppdrag ställdes följande fråga till fullmäktigeledamöterna: Vilka risker/hinder bedömer ni att det finns för att de av KF beslutade målen inte kan uppfyllas? Svaren som erhölls belyste många mycket viktiga och riskfyllda områden som revisionen har beaktat i sin samlade bedömning av väsentlighet- och risk. Nedan har vi angivit de huvudområden som ledamöterna redovisade. Risker orsakade av arbetsmiljö Otrygg miljö för skolpersonal (konsekvens av förändringar i elevunderlag och organisationsförändringar) Brist på kompetent personal samt personalbrist Externa risker Ekonomiska förändringar (arbetslöshet och minskade skatteintäkter) Nya lagar och nya direktiv från EU Interna risker Bristande uppfyllningssystem av KF:s mål Regelbundna uppföljningar saknas Brister som framkommer vid uppföljning blir inte åtgärdade Att EU-bidrag inte söks i den omfattning som är möjlig Risker utifrån kostnader, kostnadsutveckling Underhållsskulden hur stor är den, finns det en buffert så att inte alla medel försvinner i akuta åtgärder. LSS-kostnader som hela tiden ökar. Svårt att uppnå målen då vi inte har en strategi för hur vi ska kunna förutse dessa kostnader Målens kvalitet m m För att kunna uppfylla målen måste vi ha tydliga mål SMARTA (specificerade, mätbara, accepterade, realistiska, tidsatta) För högt satta mål - inte rimliga att uppnå Bristande resurser Inte tillräckligt med resurser tilldelade för att kunna arbeta med målen och uppnå målen Risker utifrån organisationen Bristande beredskap för yttre hot (ekonomi, klimat, olyckor etc) Interna samordningsbrister KF-KS-beredningar och förvaltningen (den ena vet inte vad den andra gör) Kommunikationsglapp mellan politiken och tjänstemännen Otydliga ansvarsområden för uppföljningen av KF:s mål och korrigeringar 3
Från ord till handling en alldeles för lång process Varje nivå inom kommunens skapar ett filter för information En alldeles för stor arbetsbörda för KS Som en del i väsentlighet och riskarbetet avser kommunrevisionen under 2012 att utföra en liknande dialog som ovan men med kommunstyrelsen som målgrupp, för att inhämta deras synpunkter kring väsentliga risker/hinder för att beslutade mål och uppdrag av KF inte kan uppfyllas. Revisionsgruppens samlade analys Utgångspunkten för revisorernas analys är årets väsentlighets- och riskarbete tillsammans med underlag från fullmäktige om väsentliga områden, upprättad kommunanalys och kommunens egen riskanalys, den dialog som de förtroendevalda revisorerna fört med kommunstyrelsen och nämnder samt iakttagelser från de granskningar som genomförts under 2010 och 2011. Verksamhetsrevision Grundläggande årlig granskning Den årliga granskningen innebär att revisorerna gör en grundläggande granskning av kommunens nämnder med starkt fokus på kommunstyrelsen. Detta innebär att revisorerna på en övergripande nivå förhåller sig till om nämndens verksamhet är ändamålsenlig och bedrivs utifrån god ekonomisk hushållning samt tillräcklig intern kontroll. Syftet med granskningen är att utifrån en övergripande nivå ge svar på hur nämnder mottar, genomför och återredovisar de av Kommunfullmäktige beslutade målen och uppdragen. Den årliga granskningen omfattar flera steg och genomförs löpande under revisionsåret genom bl.a.: Att löpande ta del av grundläggande dokument, t ex: - Mål- och budgetdokument - Ekonomi- och verksamhetsrapporter - Delårsrapporter - Bokslut - Protokoll 1 Att kommunicera med den verksamhet som granskas Att bedöma om ansvarig nämnd/styrelse skapat förutsättningar för tillräcklig styrning och uppföljning (hur säkerställer nämnden att tagna beslut tydligt framgår av protokoll, rutiner för återanmälan av beslut) Att granska nämnders och styrelsers återrapportering till kommunfullmäktige och bedöma om den ger en rättvisande bild av uppnådda resultat i förhållande till fastställda mål och beslutade åtaganden. Detta görs främst i samband med granskning av delårsoch årsbokslut. Att granska nämnders och styrelser hantering av tillsynsmyndigheters tillsynsrapporter. 1 Nämndernas protokoll läses företrädelsevis av de förtroendevalda revisorerna vilka ansvarar för att relevanta frågor tas upp till diskussion löpande under året. 4
Intern styrning och kontroll är en viktig utgångspunkt för de förtroendevalda revisorernas uppdrag enligt KL 9 kap. 9. I samtliga sammanhang där revisionen värderar styrelse och nämnders arbete skall därmed ett internkontrollperspektiv finnas. Den grundläggande granskningen kommer att genomföras löpande under året och anpassas till kommunens organisation. Detta innebär att granskningen kommer att genomföras sektor för sektor. Syftet är att öka tydligheten och kvaliteten i den grundläggande granskningen. I samtliga granskningar som genomförs under 2012 ska revisionen så långt som möjligt beakta barnkonventionen och att Lerums kommun har som mål att bli Sveriges ledande miljökommun. Uppföljning av tidigare års granskningar Som en del i den årliga grundläggande granskningen avser de förtroendevalda revisorerna att kontinuerligt och efter cirka två år följa upp de fördjupade granskningar som genomförts. Fördjupade granskningar och övriga fokusområden och granskningsinsatser Fördjupade projekt avser granskningar inom specifika områden som berör kommunen centralt eller en eller flera nämnder. Valet av fördjupningar bestäms utifrån den väsentlighets- och riskanalys som genomförts enligt ovan. Revisorernas arbetsätt innebär att det i denna plan fastställs att genomföra nedanstående granskningar granskningsinsatser. Utöver dessa granskningar kommer det löpande att ske prioriteringar och besluts om ytterligare granskningsinsatser. Utveckling av den interna kontrollen inom Lerums kommun Revisionen kommer under året att följa kommunens arbete med den interna kontrollen som skett de senaste åren och värdera hur långt respektive sektor kommit i arbetet med att utföra väsentlighets- och riskanalyser som grund för upprättandet av internkontrollplaner. En del i detta kommer bland annat vara att revisorerna under året för en dialog med samtliga sektorschefer utifrån ett övergripande perspektiv som behandlar styrning och intern kontroll. Vid dialogen med sektorscheferna kommer ett annat tema som behandlas att vara hur sektorerna planerar sin verksamhet utifrån befolkningsutvecklingen och de valmöjligheter som brukare har när det exempelvis gäller skola och hemtjänst. Utvärdering av revisionens eget arbete De förtroendevalda revisorerna avser att under 2012 utvärdera det egna arbetet i samarbete med Förvaltningshögskolan vid Göteborgs universitet. Utvärderingen kommer att ske i form av ett examensarbete på mastersnivå. Granskning av kommunstyrelsens övergripande ekonomi- och verksamhetsstyrning I projektet Så styr vi Lerum var huvuduppgiften att utveckla en styrkedja som stödjer kommunens organisation och att bygga styrkedjan så att den ger en effektiv intern kontroll. Styrkedjan beskrivs i projektet som de aktiviteter, rutiner, styrdokument mm. som säkerställer att kommunfullmäktiges uppdrag genomförs. I projektet skapades en styrkedja från fullmäktige via kommunstyrelsen ner i förvaltningen, och det uppges i projektets slutrapport att ledning och utveckling av styrkedjan är en huvuduppgift för kommunledningsstaben under ledning av kommundirektör. I slutrapporten anges också att styrkedjan fortfarande inte är tillräckligt tydlig eller tillräckligt stark för att arbetet ska kunna anses avslutat. Det anges att det fortsatta arbetet bör inriktas på att stärka styrkedjan, vilket förslås ske genom att kommunens styrmodell utvärderas årligen. 5
Utifrån de förtroendevalda revisorernas väsentlighets- och riskanalys och de synpunkter som framkommit i dialoger och fördjupade granskningar under 2010 och 2011 bedömer revisorerna att det är viktigt att få en bild av hur kommunfullmäktiges mål, enligt Vilja och Mål, bryts ned och tar sig uttryck i sektorernas planering och uppföljning av verksamheten. Kommunfullmäktige har också, vid tidigare genomfört grupparbete i slutet av 2010, identifierat ett flertal risker gällande ledning och styrning. Kommunfullmäktige lyfter bland annat fram utmaningar när det gäller kommunstyrelsens arbetsbörda, uppföljning av fullmäktiges mål, liksom när det gäller samordningen mellan fullmäktige, kommunstyrelsen, myndighetsnämnder, beredningar och sektorer. De förtroendevalda revisorerna har fullmäktiges mål, riktlinjer och uppdrag till styrelse och nämnder som utgångspunkt i hela revisionsprocessen, det vill säga i planering, granskning och prövning. Genom att revisorerna granskar verksamheten och prövar hur styrelse och nämnder fullgör sitt uppdrag bidrar de till att fullmäktiges beslut följs. Kommunstyrelsens ledning, styrning, uppföljning och kontroll är centrala delar i revisorernas grund för ansvarsprövning, och kommer att belysas i denna granskning. Granskning av insyn och uppföljning av externa utförare Av kommunallagen 6 kap 7 framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvarar också för att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Ansvaret för kontroll och uppföljning av externa utförare vilar enligt kommunallagen således på den nämnd som kontrakterat utföraren. För enskilda förskolor och andra pedagogiska verksamhetsformer samt fristående grund- och gymnasieskolor gäller andra förhållanden för externa utförare än för övrig kommunal verksamhet, vilket regleras i Skollagen (2010:800). Kommunen ansvarar för godkännande av enskild förskoleverksamhet eller skolbarnsomsorg och ska utöva tillsyn över dessa verksamheter. I Lerums kommun finns i budgeten för 2012 mål om att kommunen ska pröva om ett privat företag, ett kooperativ eller en förening kan ersätta drift i kommunal regi, helt eller delvis. Kommunrevisionen i Lerum genomförde 2009 en granskning av kommunstyrelsens uppföljning av avtal med annan utförare av kommunala tjänster inom sektor lärande, individ och familjeomsorg samt vård- och omsorg (nuvarande stöd och omsorg). Granskningen var till stora delar inriktad på att granska om de avtal som ingåtts var ändamålsenliga och i tillräcklig omfattning säkerställer att kommunens intressen tas tillvara. Vidare genomfördes en förstudie 2011 av hur kommunstyrelsen och sektor lärande arbetar för att säkerställa en ändamålsenlig styrning och uppföljning av vuxenutbildningen. Denna innefattades också hur kommunstyrelsen arbetat med uppföljning av upphandlad verksamhet. Kommunernas uppföljning och tillsyn över externa utförare har under senare tid uppmärksammats av media och en bristande uppföljning kan innebära en stor förtroendeskada eller ekonomisk skada för kommunen. Detta i kombination med kommunstyrelsens ansvar för uppföljning av verksamheten av externa utförare gör att granskningen är angelägen för revisorernas ansvarsprövning av kommunstyrelsen. 6
Revisorerna har mot bakgrund av ovanstående och utifrån underlaget i årets väsentlighetsoch riskanalys beslutat att under 2012 göra en granskning av huruvida kommunstyrelsen följer upp externa utförare ändamålsenligt. Fördjupad uppföljning av tidigare års granskningar År 2010 genomförde revisorerna i Lerums kommun tre fördjupade granskningar som resulterade i ett antal rekommendationer. Under oktober 2012 genomfördes en uppföljning, i form av en dokumentstudie, av bland annat dessa tre granskningar och de svar som kommunstyrelsen lämnade utifrån givna rekommendationer. Vid revisionsmötet den 11 oktober 2012 beslutade revisorerna att i revisionsplanen föra in att samtliga fördjupade granskningar som genomförts kontinuerligt ska följas upp efter cirka två år. Med anledning av detta beslut ska granskningarna som genomfördes 2010 följas upp, vilket innefattar Kommunstyrelsens uppföljning av avtal med annan utförare av kommunala tjänster, Granskning av ärende- och beslutsprocessen samt Granskning av hur kommunen säkerställer personalförsörjning och kompetens Förstudie av kvalitetsuppföljning i förskolan Kommunstyrelsen och Sektor lärande har det övergripande ansvaret för förskoleverksamheten i Lerums kommun. Revisorerna har utifrån sin risk- och väsentlighetsanalys beslutat att genomföra en förstudie av kvalitetsuppföljning i förskolan. Förstudien syftar till att översiktligt kartlägga hur Kommunstyrelsen och Sektor lärande arbetar med styrning och uppföljning av kvaliteten i förskolan. Förstudie/kartläggning av kommunstyrelsens arbete med näringslivsfrågor Kommunfullmäktige beslutade om näringslivsstrategi i januari 2012. Strategin fastställer att Lerums kommun ska präglas av ett attraktivt näringslivsklimat som främjar nyföretagande, utveckling och tillväxt för de företag som redan verkar i kommunen. Strategin innehåller inriktningsmål som ska vara uppfyllda senast år 2015. Syftet med strategin är att göra kommunen attraktiv för företagare och öka antalet arbetstillfällen inom kommunen med visionen Sveriges ledande miljökommun 2025 i fokus. Kommunens revisorer har mot bakgrund av ovanstående och underlaget i årets risk- och väsentlighetsanalys beslutat att genomföra en förstudie av kommunens arbete med näringslivsfrågor. 7
Redovisningsrevision För granskning av räkenskaperna av nämnder och styrelse kommer granskningen att utgå ifrån en separat väsentlighets- och riskanalys. Därefter väljs en optimal granskningsansats med inriktning på finansiella flöden och/eller substansgranskning av enskilda poster. Granskning av delårsbokslut Delårsbokslutet skall granskas och rapport skall lämnas inför behandlingen i fullmäktige. Granskningen skall svara på frågan om resultaten i rapporten är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om i budgeten. Syftet med vår granskning är även att identifiera och kommunicera eventuella risker, budgetavvikelser och andra problemområden på ett tidigt stadium. Utgångspunkten för vår granskning är kommunallagen och de rekommendationer som tagits fram av SKYREV och SKL (Sveriges kommuner och landsting). Dessutom kommer vi att följa de särskilda riktlinjer för delårsrapporter som fastställts i överenskommelse med kommunen. Vi kommer att lämna en redogörelse i de fall vi identifierar risker och problemområden i god tid så att eventuella åtgärder kan vidtas före bokslutsarbetet. Löpande redovisningsrevision I huvudsak kommer vår inriktning att omfatta följande moment: En genomgång av väsentliga rutiner: Anläggningstillgångar Årets investeringar Överföring till nytt anläggningsregister Inköp/utbetalningar Bokslutsprocessen Exploateringsredovisning Pensionsredovisning Övriga granskningspunkter kommer bland annat att omfatta: Kontoanalyser känsliga konton Kostnadsföring/aktivering Representation/gåvor/utbildning etc. Läsning leverantörsfakturor Attest Moms etc. Rörelsegiltighet Bokslutsgranskning Bokslutet kommer att granskas med utgångspunkt ifrån de risker vi bedömer kvarstår i verksamheten med beaktande av våra iakttagelser från granskning av intern kontroll. Vi kommer att granska kommunkoncernens årsredovisning med däri ingående verksamhetsredovisning, balans- och resultaträkningar, finansieringsanalys samt noter. 8
Lekmannarevision av kommunens bolag Lekmannarevisionen av kommunens bolag omfattar en årlig granskning av bolagen. Utgångspunkt för granskningen är det kommunala ändamålet, bolagsordning, ägardirektiv och andra styrdokument. En viktig utgångspunkt är också Lerums kommuns riktlinjer för ägarstyrning. Lekmannarevisorerna ska förhålla sig till och bedöma om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Lekmannarevisorernas granskning består av en grundläggande granskning av hur bolagens verksamhet förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt deras system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Den grundläggande granskningen omfattar bl.a. följande moment: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning Lekmannarevisorerna beslutar också vid behov utifrån sitt väsentlighet- och riskarbete om genomförande av fördjupade granskningar avseende bolagen. Resultatet av granskningarna sammanställs i en granskningsredogörelse som ligger till grund för lekmannarevisorernas uttalande i granskningsrapporten. Granskning av bolagens arbete utifrån kommunens övergripande vision och med identifiering och förebyggande av risker Syftet är att granska om de kommunala bolagen arbetar ändamålsenligt utifrån kommunens övergripande vision och mål samt om bolagen har en tillräcklig intern kontroll avseende att identifiera, värdera och hantera relevanta risker. Granskningen avser Lerum Energi AB och Lerum Fjärrvärme AB. De kommunala bolagen är genom bolagsordning och ägardirektiv förbundna att följa de policys och styrdokument som kommunen beslutar om och som även ska omfatta bolagen. Lerums kommun beslutade 2009 om en vision för kommunen. Visionen är att Lerum ska bli Sveriges ledande miljökommun till år 2025 eller tidigare. I visionen uttrycks också att kommunen ska kännetecknas av hållbarhet, kreativitet och inflytande. Lekmannarevisorerna har i årets granskning beslutat att närmare undersöka i vilken grad bolagen i sin verksamhet beaktar och arbetar utifrån kommunens vision och mål. En del i lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten i bolagen sköts på ett ändamålsenligt sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Lekmannarevisorerna har beslutat att granska om bolagen har ett ändamålsenligt arbete med att analysera och dokumentera risker. Risk definieras som en händelse eller situation som hotar verksamhetens möjlighet och förmåga att nå uppställda mål och genomföra sina uppdrag. Riskanalys innebär att identifiera, värdera och hantera relevanta risker. I granskningen ingår också att bedöma om det finns ett dokumenterat system för intern kontroll i syfte att följa upp och hantera risker. 9
Lekmannarevisorerna konstaterade i sin granskning 2011 av ägarstyrningen och dialogen mellan ägaren (kommunen) och bolagen några synpunkter och förbättringsområden. Årets granskning kommer att inrymma en uppföljning av de åtgärder som styrelse och VD vidtagit med anledning av föregående års granskning. Valet av områden för lekmannarevisorernas fördjupade granskning har skett utifrån väsentlighets- och riskanalys samt de sypunkter som framkommit i dialoger och fördjupade granskningar under 2010 och 2011. 10