Gäller från och med 1 mars 2018 version 3.0 TEKNISK SPECIFIKATION SPÅRBART BREV UTRIKES

Gäller från och med 1 mars 2018 version 3.0 TEKNISK SPECIFIKATION SPÅRBART BREV UTRIKES

Dokumentets versionshistorik Datum Version Ändring 2016-03-29 1.0 Dokument skapades 2016-04-19 2.0 Ändring i produktkoden samt tillägg av tilläggstjänsten Maxi. 2018-02-12 3.0 Uppdatering av landlistan

Innehåll Dokumentets versionshistorik 1 Inledning 3 Produkttabell Spårbart brev utrikes, tilläggstjänster och tilläggsinformation 3 Spårbart brev utrikes kan skickas till följande länder: 4 Frakthandling 5 Information som ska finnas på försändelse/frakthandling 5 Klichéer 6 Försändelseidentitet 6 Beställning av nummerserier 6 Användning av nummerserier 7 Återanvändning av nummerserier 7 Kontroller 7 Checksiffra enligt vägd Modulus 11 (För 8 siffror) 7 Exempel beräkning av checksiffra 7 Försändelseidentitet som streckkod 8 Exempel på försändelseidentitet som streckkod 8 Placering av frakthandling 8 Frakthandlingslayouter 9 Exempel på frakthandlingar: Brevlayout 105 ggr 72 mm 9 Datakommunikation till PostNord 11 Filspecifikation 11 Kompletterande krav till filspecifikationerna (PostNord Logistiks reference manual XML/Edifact) 11 Datakommunikation från PostNord 12 Beställa återrapportering för Spårbart brev utrikes 12 Statushändelse som återrapporteras 12 Format för återrapporteringsfilen 12 För kunder med eget eller inköpt TA-system 12 För TA- leverantörer 12 Sändning av fil 12 Filnamn 13 Filspecifikation 13 Tester och godkännande 14 För kunder med eget eller inköpt TA-system 14 För TA- leverantörer 14

Inledning Detta dokument beskriver de krav som PostNord Sverige ställer på frakthandlingar och EDIfiler samt de applikationer som skapar dessa. Målgruppen är TA-leverantörer och företag som vill skapa applikationer som genererar frakthandlingar och EDI-filer för tjänsten Spårbart brev utrikes. Observera att det till denna filspecifikation även krävs PostNord Logistiks filspecifikation för EDI. För information om tjänstevillkor såsom ansvar, vikt och volymgränser, hänvisar vi till tjänstens prislista, faktablad och särskilda villkor som finns att hämta på postnord.se. Produkttabell Spårbart brev utrikes, tilläggstjänster och tilläggsinformation Nedan ges en kortfattad beskrivning av tjänsten Spårbart brev utrikes och vilka tilläggstjänster som stöds. Utförligare information om tjänster och tilläggstjänster finns på postnord.se. Tilläggstjänster Tilläggstjänst E-post avisering Maxi Produkt Tjänst Prefix kod Spårbart brev utrikes LA 34 x 61 Produktkoden 34 skall användas i EDI filen. När försändelsens tjocklek överskrider 3 cm ska också tilläggstjänstkod 61 användas i EDI filen. Där den giltiga kombinationen av tjänst och tilläggstjänst markeras med bokstaven X skall ingen extra tilläggstjänstkod skickas med i EDI filen. För information om hur dessa tilläggstjänster beställs, se avsnittet Kompletterande krav till filspecifikationerna (PostNord Logistiks Reference Manual XML/EDIfact). Spårbart brev utrikes ska inte vara allmänt tilllgänglig via TA-systemen. Tjänsten får göras tillgänglig till användare efter att man säkerställt att ett avtal har tecknats med PostNord. 3

Spårbart brev utrikes kan skickas till följande länder: Aruba Belgien Brasilien Danmark Cypern Estland Finland, ej Åland Frankrike Gibraltar Grekland Hong Kong Irland Island Israel Italien Japan Kanada Kina Kroatien Lettland Libanon Litauen Luxemburg Malaysia Malta Nederländerna Nya Zeeland Polen Portugal Ryssland Saudi Arabien Schweiz Serbien Singapore Slovakien Slovenien Spanien Storbritannien Sydkorea Turkiet Tyskland Ungern USA Österrike 4

Frakthandling Information som ska finnas på försändelse/frakthandling Ledtexter o En ledtext är en förklarande rubrik på frakthandlingarna. o Ledtexter på inrikes försändelser anges på svenska. o Ledtexter för utrikes försändelser anges på engelska. En fullständig svensk avsändarbeteckning, namn och postadress. Avsändaren ska vara densamma som den betalningsansvarige enligt kundnumret i EDI-filen. Utöver avsändarbeteckning får en tydlig och fullständig svensk returadress anges som föregås av ordet Returadress En fullständig mottagaradress Vikt, i enheten gram Samma kundnummer som i EDI-filen, 8 siffror PostNords logotype Vilken leverantör, system samt versionsnummer som skapat frakthandlingen. Om kundunikt system används så kan denna information utelämnas. Tjänstebeteckning o Texten Spårbart brev utrikes minst 4 mm hög anges alltid o Klicheén för Port Payé Sverige ska anges. o Klicheén för Exprés ska anges, minimi bredd15 mm. o Klicheén för ej signatur och skanning ska anges o Texten DELIVERY CONFIRMATION ska anges ovanför streckkoden för försändelse id-nummer. o Försändelseidentitet o För detaljer om informationsinnehåll och uppbyggnad av streckkoden se avsnitt Försändelseidentitet 5

Klichéer På postnord.se hittar du samtliga klichéer i jpg och eps format 1. Klichén för PostNords logotyp 2. Klichén Porto Betalt, används för alla Spårbart brev utrikes 3. Klicheén för Exprés 4. Klicheén för ej signatur och skanning 1. 2. 3. 4. Försändelseidentitet Försändelseidentitet som används för försändelseidentifiering av PostNord är utformad enligt standard från Universal Postal Union (UPU). Varje enskild Spårbart brev utrikes försändelse skall förses med en försändelseidentitet i streckkod och klartext. Försändelseidentiteten är 13 tecken lång enligt: Ett prefix (två bokstäver) LA. Ett åttasiffrigt löpnummer En checksiffra, beräknad på löpnumret Ett suffix, två bokstäver som innehåller avsändarlandets beteckning, vilket alltid är SE. Exempel på försändelseidentitet LA123456785SE Beställning av nummerserier Nummerserier för försändelseidentiteter skall beställas på postnord.se. 6

Användning av nummerserier En nummerserie är alltid knuten till respektive Spårbart brev utrikes tjänst och får inte användas till en annan tjänst. Återanvändning av nummerserier När nummerserien börjar ta slut skall en ny serie beställas. Återanvändning av nummerserien som PostNord delar ut är inte tillåten. Om en försändelseidentitet återanvänds kan inte försändelsen distribueras, se särskilda villkor för tjänsten för ytterligare information. Kontroller Systemet skall ha ett antal inbyggda kontroller vid generering av EDI-fil och frakthandling. Fullständiga avsändar- och mottagaruppgifter, kundnummer, försändelse-id och tjänstenamn Inbyggd spärr så att det inte går att övertrassera den tilldelade serien för försändelseid. När nummerserien är förbrukad ska det inte gå att skriva ut frakthandlingar och generera EDI-filer Att angivet kundnummer är 8 siffror långt Att vikt är angiven Checksiffra enligt vägd Modulus 11 (För 8 siffror) De olika siffrorna i försändelseidentiteten multipliceras med en faktor. (se exemplet) Summera dessa produkter Dividera denna summa med 11 Resten subtraheras från 11 Om resultatet är mellan 1 och 9 används detta tal som checksiffra Om resultatet är 10 blir checksiffran 0 Om resultatet är 11 blir checksiffran 5 Exempel: Beräkning av checksiffra för försändelseidentitet 47312482 Exempel beräkning av checksiffra Beräkning av checksiffra på nummer 47312482 Tal att 4 7 3 1 2 4 8 2 kontrollera Viktfaktorer x8 x6 x4 x2 x3 x5 x9 x7 Resultat 32 42 12 2 6 20 72 14 = 200 o 200 dividerat med 11 ger resten 2 o 11 minus 2 = 9 o Checksiffran är 9 7

Försändelseidentitet som streckkod Typ av streckkod Kod 128. Modulbredd Modulbredden är bredden på det tunnaste strecket i streckkoden. Minimibredd 0,3 mm, 0,37 mm rekommenderas. Höjd Minst 14 mm. Dock rekommenderas 25 mm. Bredd på hela Bredden beror på vilken modulbredd som används. streckkoden Om modulbredden är 0,3 mm blir bredden ca 55 mm med Tyst zon/marginal. Tyst zon/marginal Innehåll Information i klartext Placering Till höger och vänster om streckkoden ska det vara ett fritt område, med en bredd på minst 10 gånger X-modulen. Försändelseidentitet Under streckkoden skrivs försändelseidentitet i klartext, höjd 3 mm. Streckkoden skall placeras vinkelrätt mot långsida/kortsida nederst på frakthandlingen. Exempel på försändelseidentitet som streckkod Exempel med ram, ej skalenlig, för att tydliggöra Tyst zon/marginal. Observera, ramen skall inte skrivas ut. Placering av frakthandling Placera frakthandlingen på ovansidan av försändelsen på en plan yta där den fäster väl Se till att inga andra frakthandlingar finns på försändelsen Om frakthandlingen måste vikas, se till att streckkoden inte viks Se till att frakthandlingen och streckkoden inte täcks av snöre eller buntband. Placera inte heller frakthandlingen över snöre eller buntband Frakthandlingen får inte placeras i plastficka I händelse av att reglerna för placering av frakthandling (eller kraven i denna tekniska handbok generellt) inte följs, så riskeras försändelsen få förlängd distributionstid eller att returneras till avsändaren. Om ni har behov av att placera egna streckkoder på frakthandlingen eller försändelsen vänligen meddela er tilldelade kundlösningsspecialist detta. Alla kundunika anpassningar måste godkännas innan de tas i bruk. 8

Frakthandlingslayouter För tjänsten Spårbart brev utrikes stöds två frakthandlingslayouter Brevlayout, 105 x 72 mm STE-layout, 105 x 190 mm Exempel på frakthandlingar: Brevlayout 105 ggr 72 mm 9

Exempel på frakthandlingar: STE-layout 105 ggr 190 mm 10

Datakommunikation till PostNord En EDI-fil skall skickas in före varje inlämning för tjänsten Spårbart brev utrikes samt vara PostNord tillhanda senast en timme före inlämningen av de fysiska försändelserna. EDI-filen kan skickas tidigast 14 dagar innan försändelsen lämnas in. All datakommunikation till/från PostNord sker via PostNords Transaktions- och Filhanterings System (TFS). För att kund ska kunna skicka in en EDI-fil måste avsändaren av EDI-filen vara upplagd som användare hos TFS. PostNords säljare och kundlösningsspecialist hjälper till att lägga upp er som användare i det fall man inte är Pacsoft Online användare eller användare av ett motsvarande TA-system. Filspecifikation Tjänsten Spårbart brev utrikes använder samma filspecifikationer som PostNord Logistiks tjänster. De filformat som stöds är: XML EDIFACT Flatfil (rekommenderas inte) Filspecifikationerna får ni av er tilldelade kundlösningsspecialist. Kompletterande krav till filspecifikationerna (PostNord Logistiks reference manual XML/Edifact) Teckentabell som skall användas är ISO 8859-1 Kundnummer som anges i EDI-filen skall vara ert 8 siffriga brevkundnummer Vikt som anges i EDI-filen, skall anges i enheten kilo (kg) Tex en vikt på 255 gram anges som 0.255 SMS, E-post och Brevavisering Om en e-post adress skickas med i EDI-filen, kommer ett e-post meddelande att skickas ut till mottagaren när PostNord har inlämningsregistrerat försändelsen. Detta kallas för föravisering och är information till mottagaren om att en försändelse är på väg. PostNord rekommenderar att mottagarens e-postadress anges i EDI-filen Det är viktigt att landskod och landets namn är rätt och finns med i EDI filen 11

Det är möjligt att skicka in Spårbart brev utrikes i samma EDI-fil som PostNord Logistiks tjänster. Dock rekommenderas att Spårbart brev utrikes skickas i en separat EDI-fil Maximalt två EDI-filer bör skickas i timmen om ni skickar flera filer per dag Uppdatering av redan inskickad EDI-fil är ej möjligt. Mao funktionskod 5 stöds ej Datakommunikation från PostNord Beställa återrapportering för Spårbart brev utrikes Återrapportering beställs och utförs per kundnummer. Det innebär att det skapas en återrapporteringsfil per unikt kundnummer. Statushändelse som återrapporteras 01 (Inlämnad) Det innebär att försändelsen har blivit mottagen av PostNord. Format för återrapporteringsfilen Flatfil. För kunder med eget eller inköpt TA-system Kontakta er säljare i PostNord. Säljaren kommer tilldela er en kundlösningsspecialist, som säkerställer att ni får en korrekt implementering gjord. För TA- leverantörer Skicka ett e-post meddelande till: kundintegration.se@postnord.com Ange att ni önskar implementera stöd för återrapportering av Spårbart brev utrikes. Sändning av fil Fil skickas på morgonen och avser gårdagens inlämning/sortering. 12

Filnamn Filen döps av PostNord till ex15. kundnummer.yyyymmddhhmm Exempel på filnamn: ex15.20121212.201206160800 Om ni önskar ett annat filnamn kan TFS döpa om filen till valfritt filnamn. Filspecifikation Filen innehåller följande posttyper: o En 000-post är startpost som bl.a. talar om vem som är avsändare av filen och när den är skapad o 010-poster. En post för var försändelse. Varje post innehåller info om försändelsens status o 999-post anger slutet på filen Posttyp Fält Format Innehåll/Förklaring 000 Posttyp Char (3) 000 Avsändare Avgränsare Applikation som har skapat filen Avgränsare Datum Avgränsare Löpnummer Char (4) VAPO Char (1) Mellanslag Char (4) ex15 Char (1) Mellanslag Char (12) När filen är skapad, format YYYYMMDDhhmm Char (1) Mellanslag Char (10) Filens löpnummer 010 Posttyp Char (3) 010 Inlämningsnummer Char (35) Försändelse ID Händelse Händelse Char (2) 01 = Inlämnad Char (X) XX = Fakturerad Datum Char(8) Format YYYYMMDD Klockslag Char(4) Format hhmm Plats Char(6) Tills vidare mellanslag, förberedd för att kunna skicka sorteringsterminalens ID Referens Avgränsare Avgränsare Vikt Referens Avgränsare Char(25) Den referens som har angivits i kundens EDI-fil (används för gamla formatet ) Char(64) Mellanslag Char(64) Mellanslag Number Vikt i gram (5) Char (35) Den referens som har angivits i kundens EDI-fil (används för nya kunder) Char(160) Plats reserverad för framtida utökning. Tillsvidare mellanslag. 999 Posttyp Char (3) 999 (filens slutpost) 13

Tester och godkännande Innan systemet får börja användas/säljas måste frakthandlingarna och EDI-filerna för de Spårbart brev utrikes som systemet stödjer ha blivit godkända av PostNord. Innan slutgiltigt godkännande skall testförsändelser för respektive tjänst ha skickats i det fysiska flödet och blivit godkända. (OBS! Gäller ej kunder som använder Pacsoft Online.) För kunder med eget eller inköpt TA-system Kontakta er säljare i PostNord som kommer tilldela er en kundlösningsspecialist som kommer att hjälpa er med tester, implementation och godkännande. FÖR TA- leverantörer Skicka ett e-post meddelande till: kundintegration.se@postnord.com. Bifoga även en test EDI-fil innehållandes de tjänster ni önskar stödja samt frakthandlingar för respektive tjänst. 14