PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 1 (28) Paragrafer 43-61 Plats och tid Sessionssalen, Kommunhuset, Klippan kl. 17.00-19.55 Beslutande Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerare Bengt Svensson (M), ordförande Madeleine Atlas (C), 1 vice ordförande Jens Westring (M) Jacob von Post (M) Karl-Axel Wilhelmsson (C) 43-49 Agne Johansson (MP), tjg ersättare för Karl-Axel Wilhelmsson (C) 50-61 Bodil Andersson (KD) Richard Johansson (FP) Rune Persson (S), 2 vice ordförande Eva Stjärnlind (S) Kerstin Persson (S) Michael Nemeti (S) Hans-Eric Lundgren (S) Therese Borg (SD) Björn Samuelsson, (M), ej tjg ersättare 47-61 Jan-Olof Karlsson (M), ej tjg ersättare Bert-Inge Karlsson (KD), ej tjg ersättare 45-47 Agne Johansson (MP), ej tjg ersättare 43-49 Carina Andersson (V), ej tjg ersättare Tommy Cedervall (FP), ej tjg ersättare 43-49 Olle Nilsson (S), ej tjg ersättare Richard Johansson Kommunkansliet 2013-04-08 Anders Ivarsson Bengt Svensson Richard Johansson Göran Sjögren (S), ej tjg ersättare Gunilla Svensson (S), ej tjg ersättare Christian Hendlertz (SD), ej tjg ersättare Anders Ivarsson, kommunsekreterare Hans-Åke Lindvall, kommundirektör Boje Jarl, ekonomichef Lars-Åke Svensson, kanslichef/kommunjurist Fredrik Norén, projektledare 45-48 Göran Lönnqvist, stadsarkitekt 45-48 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Klippans kommun, Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Datum för anslags uppsättande 2013-04-08 Datum för anslags nedtagande 2013-04-30 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkansliet i Klippan Anders Ivarsson
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 2 (28) Innehållsförteckning: 43 Inför budgetsimulator i Klippans kommun 44 Projekt för arbetslösa ungdomar i Klippans kommun 45 Ändring av firmateckning 46 Lokal trafikföreskrift med 30 km/h i centrala Klippan 47 Kundtjänst 48 Ombyggnation av kommunhusets entré 49 Omstrukturering av SIKAB 50 Kompletteringsbudget 1/2013 51 Internkontrollplan för 2012 52 Proposition om kommunala resultatutjämningsreserver 53 Bokslut/årsredovisning/verksamhetsberättelse 2012 54 Reglemente för Krisledningsnämnden 55 Motion om barnomsorg på obekväm arbetstid 56 Redovisning av motioner 57 Yttrande till Skolinspektionen gällande Naturbruksgymnasiet i Östra Ljungby gymnasieskola 58 Yttrande till Skolinspektionen gällande Naturbruksgymnasiet i Östra Ljungby gymnasiesärskola 59 Projekt Musikal på Klippans Bruk 60 Delegationsärenden 61 Informationsärenden Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 3 (28) 43 Inför budgetsimulator i Klippans kommun KS 2012.0554.041 Ärendet Sverigedemokaterna har i en motion föreslagit att införa s k budgetsimulator i Klippans kommun. Budgetsimulator är ett webbaserat IT-verktyg för att involvera kommuninvånarna i diskussion, prioriteringar och beslut om kommunens verksamhet. Verktyget är en del i det som benämns direktdemokrati och medborgarbudget. Begreppet medborgarbudget kan definieras som ett koncept, varigenom politiker försöker skapa en dialog med invånarna, i syfte att skapa delaktighet i politiska beslut. För kommuner som vill arbeta med medborgarbudget kan IT-verktyget budgetsimulator användas som ett stöd. Dessa former för medborgarinflytande började användas i Brasilien på 1980-talet och är betydligt vanligare i utlandet än hos i oss i Sverige. När modellen infördes i Sydamerika fanns ett behov av att göra budgetprocessen mer öppen och att motverka korruption. När arbetssättet infördes i Europa blev syftet många gånger att involvera fler i budgetprocesserna beroende på minskat antal röstande, minskat antal medlemmar i politiska partier och en misstro mot politiker. I Sverige är arbetssättet i dagsläget begränsat till några få kommuner. De kommuner där försök har gjorts och görs är Uddevalla, Örebro, Haninge, Huddinge, Hudiksvall, Avesta och Orsa. Försöken är ofta begränsade till att välja mellan olika investeringssatsningar eller mycket begränsade delar av driftbudgeten. Man kan se budgetsimulator som ett verktyg för utökad synpunktshantering där invånarna har mer konkreta frågor och val att ta ställning till. Det finns både för- och nackdelar med införande av medborgarbudget. Det finns svårigheter med kommuninvånarens möjligheter att sätta sig in i många gånger komplexa frågor där det krävs kunskap och en stor mängd information för att kunna fatta det klokaste beslutet. Det kan också vara så att det blir en viss kategori människor som gör sin röst hörd och som då kanske inte speglar samhället i stort. Ser man till fördelar så är det främst den utökade möjligheten för våra kommuninvånare att på ett direkt sätt kunna tycka till om och påverka politiska beslut. Att införa nya IT-verktyg är inte gratis och det kommer att behövas konsulthjälp vid en eventuell installation. Vid ett införande skapas också förväntningar på att Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 4 (28) kommunen blir aktiv i frågan vilket innebär att det kommer att krävas någon anställd som sköter löpande drift. Slutligen måste det avgöras om kommunen ska ha en representativ demokrati, en direktdemokrati eller någon form av blandmodell och i så fall hur ska denna utformas. Kommunen får heller inte glömma bort att det finns alternativa sätt att skapa medborgarinflytande. Man kan t ex ha en enklare synpunktshantering eller allmänna möten med invånarna. Det kan även noteras att frågan om utveckling av medborgardialog mellan politiker och invånare är föremål för diskussion inom demokratiberedningen vilken under sommaren 2013 ska lämna skriftlig redovisning till Kommunfullmäktige om sitt arbete. Chefsgruppen föreslår att motionen i nuvarande form avslås, men att idén att låta kommuninvånare komma mera till tals i enskilda frågor överlämnas till budgetarbetet inför 2014. Om något i det här slaget ska införas så ska det vara på mycket tydligt avgränsade frågor samt att det då bör hanteras på enklaste sätt, t ex genom vanlig synpunktshantering och inte genom införande av nya IT-system. Beslutsunderlag Motion från Jens Leandersson m.fl. (SD) Inför budgetsimulator i Klippans kommun 2012-05-30 (bilaga A Ks 43/13) Chefsgruppens yttrande 2013-02-19 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-13 53 Yrkande Therese Borg (SD) yrkar bifall till motionen Beslutsgång Ordföranden ställer Arbetsutskottets förslag mot Therese Borgs förslag, och finner att Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med Arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige 1. Motionen avslås. 2. Idén att låta kommuninvånarna komma mera till tals i enskilda frågor överlämnas till budgetarbetet 2014. Reservation Therese Borg (SD) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag (bilaga B Ks 43/13). Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 5 (28) 44 Projekt för arbetslösa ungdomar i Klippans kommun KS 2013.0128.106 Ärendet Personalkontoret har i samarbete med Socialförvaltningen tagit fram ett projekt för arbetslösa ungdomar i Klippans kommun. Målet är att minska ungdomsarbetslösheten i kommunen genom att ge 20 långtidsarbetslösa ungdomar möjlighet att få anställning i kommunens verksamheter under ett år. Syftet är att de ska bli anställningsbara och så småningom få annat arbete, under eller efter avslutad anställning i kommunen. Beslutsunderlag Personalkontorets missiv 2013-02-28 Projektbeskrivning 2013-02-25 (bilaga Ks 44/13) Ekonomikontorets yttrande 2013-03-05 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-13 56 Kommunstyrelsens beslut 1. Projekt för arbetslösa ungdomar i Klippans kommun genomförs. 2. Finansiering för 2013 sker med 433 000 kr ur Kommunstyrelsens anslag till förfogande. 3. Finansiering för 2014 hänskjuts till budgetarbetet inför 2014. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 6 (28) 45 Ändring av firmateckning KS 2013.0135.002 Ärendet Förslag till revidering av beslut om firmateckning föreligger på grund av personalförändring inom ekonomi- och personalkontoren. Beslutsunderlag Kommunkansliets tjänsteskrivelse 2013-03-12 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-13 60 Kommunstyrelsens beslut 1. Med giltighet fr o m 2013-05-08 då tidigare uppdrag upphör att gälla, bemyndigas kommunstyrelsens ordförande Bengt Svensson, kommunstyrelsens 1:e vice ordförande Madeleine Atlas, 2:e vice ordförande Rune Persson, kommundirektör Hans-Åke Lindvall, ekonomichef Boje Jarl, ekonomerna Ingela Reimer, Linda Anderholm, Björn Ljungdahl eller Stefan Månsson att med kontrasignation av ekonomiassistenterna Bodil Olsson, Marie Waak, Wieslawa Broström eller Anita Möllerstedt utfärda anvisningar på Klippans kommuns (även va-verksamhetens) bank- och postgiroräkningar, kvittera eller överlåta till kommun eller någon av dess nämnd eller styrelse ställda checkar eller postväxlar samt att underteckna kvitton på kontanta medel, värdepost, värdepostförsändelser o d. 2. Avtal, borgensförbindelse, andra handlingar och skrivelser undertecknas av Bengt Svensson, Madeleine Atlas eller Rune Persson i förening med Lars-Åke Svensson, Hans-Åke Lindvall eller Boje Jarl. 3. Inbetalningar till kommunen, för vilka användes i fortlöpande följd numrerade reversalblanketter, får kvitteras av ovan nämnda befattningshavare var för sig. 4. Personalchef Marianne N Claesson, PA-konsult Helena Florell, Monica de Val, Mikael Sjöholm, Malin Högdén eller Thomas Carlsson bemyndigas att med kontrasignation av löneassistenterna Ingela Larsson, Carina Jönsson, Christina Andersson, Greta Näsman, Karin Frisk, Marianne Madsen eller Christina Rylander underteckna utställda checkar hänförliga till löne- och personaladministrationen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 7 (28) 46 Lokal trafikföreskrift med 30 km/h i centrala Klippan KS 2013.0153.511 Ärendet Den nuvarande skyltningen med max 30 km/h i centrala Klippan är inte korrekt vad gäller beslut om lokala trafikföreskrifter (LTF). Därför föreslås att en föreskrift slopas och att ett nytt beslut om en avgränsning tas. Storgatan mellan bautastenarna är ett gångfartsområde inom vilket fordon inte får föras med högre hastighet än gångfart, enligt Trafikförordningen. Någon annan hastighetsbegränsning behövs alltså inte. I centrum finns en del verksamheter där det för besökare och nyttjare kan vara skäligt att sänka fordonshastigheten till max 30 km/h på gatan utanför. Ett område som omfattas förskolan Hermelinen, vårdboende Tingsgatan, Vårdcentralen, busshållplatserna vid Åbyplan och ingångarna till kv Bågen med bland annat Senioren har ringats in. Som information kan för Badhusets del nämnas att ett upphöjt övergångsställe är utlovat från Badhuset tvärs över S Skolgatan till P- platserna. Beslutsunderlag Tekniska förvaltningens skrivelse 2013-03-11 Lokal trafikföreskrift (LTF) 1276 2010:191 LTF 1276 2013:224 (bilaga A Ks 46/13) Karta över föreslaget 30-område (bilaga B Ks 46/13) Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 63 Kommunstyrelsens beslut 1. Lokal trafikföreskrift 1276 2010:191 upphävs. 2. Lokal trafikföreskrift 1276 2013:224 godkänns. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 8 (28) 47 Kundtjänst KS 2012.1011.012 Ärendet I Sverige finns idag ett ökat krav från medborgare på en ny servicekultur som kan erbjuda en ökad tillgänglighet. Bland Sveriges kommuner, däribland närliggande kommuner till Klippan, finns idag ett intresse att aktivt skapa funktionalitet för en sådan utveckling, med olika framgångsexempel. Klippans kommun har ett eget fokusområde för dialog med ett för 2013 fastlagt inriktningsmål som stödjer denna utveckling: Vi ska införa en första version av ett tjänstepaket för integrerad medborgarservice via hemsida, telefon och besök. Målet kräver en utvecklad funktionalitet för ökad tillgänglighet, för alla medborgare. Denna funktionalitet kan skapas genom att utveckla en kundtjänst för Klippans kommun, som kan hantera såväl informations-, transaktions- som dialogtjänster. Erfarenheter från andra kommuner visar att 60-80 % av totalt inkomna ärenden är av enklare karaktär som en generalist kan svara på, främst genom telefon och e-verktyg eftersom införandet av kundtjänst i betydligt mindre grad handlar om besök. Istället för att medborgaren ska behöva vända sig till olika förvaltningar kan en kundtjänst utgöra en bred kanal för dessa enklare ärenden. Positiva erfarenheter från andra kommuner visar att utöver ökad tillgänglighet frigörs mer tid åt förvaltningarna att utveckla sin kärnverksamhet. Visionen för Klippans kundtjänst Införandet av kundtjänst i Klippans kommun bygger på en vision om att utveckla kommunens kontakter med medborgarna mot principen om en väg in, för att öka kommunens tillgänglighet; attitydmässigt, innehållsligt, tidsmässigt, fysiskt så väl som geografiskt. Medborgarna i Klippans kommun ska uppleva det som attraktivt och lättillgängligt att kontakta och föra dialog med kommunen, oavsett kanal. Det är en vision som också ska signalera öppenhet och bjuda in till dialog och delaktighet. Tjänsteurval Förvaltningar ska i dialog med projektet föra över tjänster från förvaltning till kundtjänst. Tjänstepaketet ska främst baseras på den så kallade ROSA-metodens sex steg, där ärenden upp till nivå fyra, som är någorlunda frekvent förekommande, kan utföras av kundtjänst. Tjänster eller delar av tjänster som är beroende av förvaltningsspecifika it-system kommer delvis att prioriteras ner. Det är viktigt att poängtera att förvaltningarna fortfarande äger kvalitetsansvaret för de tjänster som överförs, medan kundtjänst blir ansvarig för tjänsteutförandet. Således ska till kundtjänst överföras alla ärendetyper som kan och bör överföras från förvaltning. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 9 (28) Yrkande Bengt Svensson (M) yrkar att det även fortsatt ska finnas ett stort mått av information på kommunens hemsida, som ska möjliggöra direktkontakter. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens skrivelse 2013-03-11 (bilaga Ks 47/13) Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 64 Kommunstyrelsens beslut Under förutsättning av kommunfullmäktiges beslut uppdras åt kommundirektören att skriva projektdirektiv samt att organisera och bemanna projektet samt kundtjänst. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige 1. Under våren 2014 införs kundtjänst enligt beslutsunderlaget. 2. Ombyggnation av kommunhusets reception för att tillgodose behovet av kundtjänst godkänns. 3. Löpande rapportering av projektet sker till kommunstyrelsens arbetsutskott. 4. Finansiering av lokal och bemanning för 2013 ska lösas i samband med behandlingen av årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. 5. Huvudinriktningen är att alla ärenden som kan läggas i kundtjänst ska läggas i kundtjänst. Nivå 1 och 2 ska ligga i kundtjänst, och nivå 3 och 4 ska ligga i kundtjänst om de är tillräckligt frekventa. 6. Det ska även fortsatt finnas ett stort mått av information på kommunens hemsida, som ska möjliggöra direktkontakter. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 10 (28) 48 Ombyggnation av kommunhusets entré KS 2013.0157.295 Ärendet För att öka kvalitén på det fysiska och estetiska bemötandet i Klippans kommunhus, föreslås en ombyggnation av husets entré. Det har tagits fram två ombyggnationsförslag av entrén, Förslag B och Förslag C. Båda förslagen är fortsättning på det oberoende Förslag A, som presenteras i det separata ärendet om att införa kundtjänst för Klippans kommun. Ekonomi I tabellen nedan beräknas kostnaderna för de två olika förslagen. Både Förslag B och Förslag C innebär en fortsättning på Förslag A, som kräver en investering på cirka 1 500 000 kr. Det innebär att Förslag B ökar investeringen med 500 000 kr och Förslag C med 1 500 000 kr. I kostnadsberäkningarna har det även räknats på olika säkerhetsåtgärder som kommer att uppstå med förslagen. I sammanhanget ska det nämnas att det i flerårsplanen för investeringar inom medborgarservice/kundtjänst för 2015 finns 10 000 000 kr. Förslag B Kostnad: Avskrivning under 20 år med ca 180 000 kr i kapitalkostnader per år. Behandlas i arbetet med årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. Finansiering: Investering ca 2 000 000 kr (inklusive kostnad för Förslag A). Förslag C Kostnad: Avskrivning under 20 år med ca 270 000 kr i kapitalkostnader per år. Behandlas i arbetet med årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. Finansiering: Investering ca 3 000 000 kr (inklusive kostnad för Förslag A). Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens skrivelse 2013-03-11 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 65 Kommunstyrelsens beslut Stadsarkitekten får i uppdrag att inför Kommunfullmäktiges sammanträde göra ytterligare exteriöra skisser, där färgsättning, bröstning m.m. prövas Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige En ombyggnad ska ske med huvudinriktning en total ombyggnad av entrén (med utgångspunkt förslag C (bilaga Ks 48/13). Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 11 (28) 49 Omstrukturering av SIKAB KS 2013.0185.107 Ärendet Klippans kommun äger i dag fastigheter såväl direkt som indirekt genom sina två bolag SIKAB och Treklövern. Den ursprungliga uppdelningen av olika typer av fastigheter mellan bolag och kommun har under åren förändrats och i synnerhet SIKAB s innehav har kraftigt förändrats. Det kan därför vara lämpligt att göra en översyn över strukturen och samtidigt överväga huruvida det är ändamålsenligt att ha två olika aktiebolag som förvaltar lokaler/bostäder En möjlig inriktning skulle kunna vara att renodla fastighetsinnehavet till att kommunen i huvudsak äger de verksamhetslokaler där det bedrivs kommunal, eller kommunalt finansierad, verksamhet och att Treklövern äger hyresfastigheter samt verksamhetslokaler riktade till näringsliv och icke kommunal verksamhet. En sådan renodling skulle även innebära vissa effektiviseringar samt minska en del administrativa kostnader. Beslutsunderlag Ordförandens skrivelse 2013-03-18 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 66 Kommunstyrelsens beslut Kommundirektören får i uppdrag att i samråd med Treklöverns vd genomföra en utredning enligt ovan. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 12 (28) 50 Kompletteringsbudget 1/2013 KS 2013.0154.041 Ärendet Verksamhetsområdenas avräkning efter bokslut 2012 samt förslag till kompletteringsbudget 1/2013 föreligger. Kompletteringsbudgeten innehåller de delar av nämnders/styrelsers överskott och underskott samt ej avslutade investeringsanslag som efter bokslutsdialog föreslås överföras till 2013. Kompletteringsbudgeten innehåller även omflyttning av medel som avser tidigare fattade beslut samt i vissa fall förslag om medelsförändring med anledning av särskilda skäl. Förslaget innebär att årets resultat minskar från +11,0 mnkr till + 3,0 mnkr samt att årets investeringsnivå ökar från 53,6 mnkr till 63,1 mnkr. Förslagen minskning av årets resultat och ökade investeringsvolym skapar ett nyupplåningsbehov på mellan 10 och 15 mnkr. Ställningstagande till en eventuell nyupplåning hänskjuts till beslut om delårsrapport efter augusti månad. Volymförändringar inom förskola/skola har beaktats men skall stämmas av i samband med årets delårsrapport. Yrkande Richard Johansson (FP) yrkar 1. De extra anslagen till gymnasieskolan knyts till ett beslut om framtida inriktning av gymnasieskolan i Klippan 2. De 500 tkr anslagna till de höga kostnaderna av att driva Färingtofta skola används istället för att utöka möjligheterna till att ge barnomsorg på obekväm arbetstid. Rune Persson (S) instämmer i Richard Johanssons första yrkande. Beslutsgång Ordföranden ställer Arbetsutskottets förslag mot Richard Johanssons andra yrkande och finner att Kommunstyrelsen beslutat enligt Arbetsutskottets förslag. Ordföranden ställer därefter Richard Johanssons första yrkande mot avslag, och finner att Kommunstyrelsen avslagit yrkandet. Votering begärs. Kommunstyrelsen godkänner följande propositionsordning: Den som vill avslå tilläggsyrkandet röstar Ja. Den som stöder Richard Johanssons förslag röstar Nej. Vid den följande omröstningen avges sju Ja-röster (nämligen av Bengt Svensson, Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 13 (28) Jens Westring, Jacob von Post, Madeleine Atlas, Agne Johansson, Bodil Andersson och Therese Borg) och sex Nej-röster (nämligen av Richard Johansson, Rune Persson, Eva Stjärnlind, Kerstin Persson, Michael Nemeti och Hans-Eric Lundgren). Därmed beslutar Kommunstyrelsen att avslå tilläggsyrkandet. Beslutsunderlag Ekonomikontorets skrivelse 2013-03-11 Kompletteringsbudget, specifikation (bilaga A Ks 50/13) Verksamhetsområdenas avräkning 2012, över- och underskott (bilaga B Ks 50/13) Investeringsplan 2013-2016, justerad (bilaga C Ks 50/13) Volymförändringar förskola-skola (bilaga D Ks 50/13) Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 67 Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige 1. Kompletteringsbudget 1/2013 fastställs enligt bilaga A Ks 50/13. 2. Avräkning och bedömning av volymförändringar avseende elever inom förskola skola ska göras i samband med delårsrapporten efter augusti månad. 3. Justerad investeringsplan enligt bilaga C Ks 50/13 godkänns. 4. Konstateras att det finns påtagliga oklarheter i konstgräsprojektet såväl vad avser omfattning av projektet som den framtida finansieringen av driftskostnader. 5. En start av konstgräsprojektet förutsätter en tydlig redovisning av dess omfattning samt kommande driftskostnader. Vidare förutsätts att en överenskommelse finns med berörd förening som klargör att kommunens totala insats i projektet är fyra (4) miljoner kronor och att eventuella merkostnader/merarbeten skall ske genom externa sponsringsinsatser eller egeninsatser. 6. Slutligt ställningstagande till konstgräsprojektet beslutas av Kommunstyrelsen. Reservationer Richard Johansson (FP) reserverar sig till förmån för eget yrkande. Rune Persson, Eva Stjärnlind, Kerstin Persson, Michael Nemeti och Hans-Eric Lundgren (samtliga S) reserverar sig till förmån för Rune Perssons yrkande. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 14 (28) 51 Internkontrollplan för 2012 KS 2011.0843.040 Ärendet Enligt Kommunallagen ansvarar nämnderna själva för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Följande områden har varit planerade att internkontrollera under 2012. I bilaga Ks 51/13 kan utläsas huruvida projekten återrapporterats till respektive nämnd på ett korrekt sätt. Kommunstyrelsens kontrollområden: 1. Översyn av kommunens markinnehav 2. Översyn/genomgång av investeringsprojekt från upphandling till driftstart 3. Timanställd personal genomgång av hanteringen 4. Genomgång utbetalningar av friskvårdspeng 5. Uppföljning av riktlinjer vid hantering av kommunens bilar Plan- och byggnämndens kontrollområden: 1. Planberedskap för nya bostadstomter 2. Totalt antal detaljplaner 3. Nöjda kommuninvånare angående bygglovshandläggning 4. En god arbetsmiljö Kultur- och fritidsnämndens kontrollområden: 1. Översyn och uppföljning av gällande beslutsordning för nämnden och förvaltningen 2. Översyn och uppföljning av Associated board examination inom musikskolan Barn- och utbildningsnämndens kontrollområden: 1. Ekonomisk uppföljning/prognos 2. Delegation 3. Nämndens mål och handlingsprogram Socialnämndens kontrollområden: 1. Granskning av en enhet vad gäller inköp, fakturahantering och lönehantering 2. Granskning av hantering och tvätt av arbetskläder ur hygienperspektiv inom avdelningarna för äldreomsorg och stöd och omsorg 3. Alkoholmottagningen och behandlingsgruppen Spirit 4. Granskning av dokumentation inom avdelningarna för äldreomsorg och stöd och omsorg Räddningstjänstens kontrollområden: 1. Uppföljning av insatstider 2. Uppföljning av ärenden och avslut gällande BBR/LSO och LBE 3. Fordon/materiel kontroll Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 15 (28) Beslutsunderlag Ekonomikontorets skrivelse 2013-03-06 Redovisade kontrollområden (bilaga Ks 51/13) Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 68 Kommunstyrelsens beslut 1. Berörda förvaltningar uppmanas att snarast redovisa de projekt som inte är klara. 2. Rapporten godkänns i övrigt. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 16 (28) 52 Proposition om kommunala resultatutjämningsreserver KS 2013.0055.040 Ärendet Riksdagen beslutade 2012-11-28 om ändring i Kommunallagen och ändring i lagen om kommunal redovisning. Ändringarna gäller fr o m 2013-01-01. Genom lagändringen får kommuner och landsting större möjligheter att själva kunna jämna ut intäkter över tid. De ska kunna bygga upp så kallade resultatutjämningsreserver inom ramen för det egna kapitalet. Då kan de reservera en del av överskottet i goda tider som de sedan kan använda för att täcka underskott i en lågkonjunktur. Lagändringarna gäller från den 1 januari 2013 men det blir även möjligt att reservera överskott upparbetade från och med räkenskapsåret 2010. Beslutsunderlag Ekonomikontorets skrivelse 2013-03-11 Lokala riktlinjer för hantering av resultatutjämningsreserv (RUR) i Klippans kommun (bilaga Ks 52/13) Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 70 Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige 1. Lokala riktlinjer för resultatutjämningsreserv antas enligt bilaga Ks 52/13. 2. Resultatutjämningsreserven ska användas med stor försiktighet och sannolikheten är liten för ett ianspråktagande i närtid. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 17 (28) 53 Bokslut/årsredovisning/verksamhetsberättelse 2012 KS 2013.0083.042 Ärendet Ekonomikontorets förslag till bokslut/årsredovisning för 2012 föreligger. Beslutsunderlag Årsredovisning 2012, 2013-03-12 (bilaga Ks 53/13) Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 71 Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunen konstaterar att den genom årets resultat uppfyllt lagens krav på balans i ekonomin, men att lagkravet uppfyllts med hjälp av en engångsintäkt (återbetalda sjukförsäkringspremier). 2. Bokslut och årsredovisning inklusive bilagor godkänns i enlighet med bilaga Ks 53/13. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 18 (28) 54 Reglemente för Krisledningsnämnden KS 2013.0027.003 Ärendet Det verksamhetsområde och de uppgifter som Klippans krisledningsnämnd har att fullgöra ska framgå av reglemente för krisledningsnämnden. Därutöver regleras i reglemente Krisledningsnämndens arbetsformer. Strukturen i reviderat förslag till reglemente är oförändrad jämfört med gällande reglemente. Det har gjorts förändringar med hänsyn till reviderad lagstiftning. Lag om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting (SFS 2002:833) har ersatts av Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (SFS 2006:544). Det kan vidare noteras att i reglementet har 11 Sekretess utvecklats för att tydliggöra vilka personer och uppgifter som omfattas av bestämmelser om tystnadsplikt. Förslag till reviderat reglemente för Klippans Krisledningsnämnd uppfyller ställda krav enligt såväl kommunallag som lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2 kap 2-9 ). Föreliggande förslag ersätter nu gällande reglemente, fastställt av Kommunfullmäktige 2004-12-14 85. Beslutsunderlag Förslag till reglemente för Klippans Krisledningsnämnd (bilaga Ks 54/13) Kanslichefens tjänsteskrivelse 2013-02-05 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 75 Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Reglemente för Klippans Krisledningsnämnd fastställs enligt bilaga Ks 54/13. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 19 (28) 55 Motion om barnomsorg på obekväm arbetstid KS 2012.0521.630 Ärendet Olle Nilsson (S) lämnade 2012-05-22 en motion om barnomsorg på obekväm arbetstid. Motionären föreslår att barnomsorg på obekväm arbetstid genomförs, vilket inkluderar nattetid, senast från det tillbyggda Hermelinen är klar under 2013. Barn- och utbildningsnämndens utredning visar att i januari 2013 hade 14 barn från elva familjer omsorg på obekväm tid. * Sju barn är i sina egna hem med timanställda barnbiträden * Ett barn finns i dagbarnvårdares hem * Sex barn finns i ordinaries dagbarnvårdares hem, timanställda barnbiträden är anställda Fem av barnen har ensamstående förälder. Tolv av barnens föräldrar arbetar inom omsorg, övriga med transport och handel. I nuläget går det inte att se bakåt hur många timmar enskilt barn lämnas på obekväm tid. Ansökan om statsbidrag fr o m 1 juli för barnomsorg på kväller, nätter och helger förutsätter att sådan omsorg erbjuds i en omfattning om minst 30 timmar per barn och månad. Statsbidrag för andra halvan av 2013 är 15,5 mnkr och för 2014-2016 31 mnkr per år till Sveriges kommuner. Kön var i januari 2013 ett barn. Möjliga lösningar är * Nattis annan pedagogisk verksamhet, som omfattar särskilda lokaler på en förskola med öppettider tidig morgon, sen kväll samt nätter och helger. Kostnader kommer att bero på öppettider och antalet barn. Personal kan vara anställd med årsarbetstid. Under natten är personal ensam med sovande jour. Det är viktigt att beredskap finns om det skulle hända något under natten, eventuellt samarbete med annan verksamhet i närområdet eller direktlarm till larmcentral. Kostnader: sängar, ev hyra för lokaler, pedagogiskt material, kost, larm, transporter och personal, uppskattningsvis drygt en mnkr. * Annan pedagogisk verksamhet i egen regi. * Inte erbjuda omsorg på obekväm tid, eftersom det inte är lagstadgat. Barn- och utbildningsnämnden föreslår att motionen avslås, samt att kommunen fortsätter att erbjuda barnomsorg på obekväm arbetstid som i dagsläget med individuella lösningar, men gör organisationen mer transparent och marknadsför tjänsten. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 20 (28) Yrkande Kerstin Persson, Eva Stjärnlind och Rune Persson (samtliga S) samt Richard Johansson (FP) yrkar bifall till motionen. Bengt Svensson (M) med stöd av Therese Borg (SD) yrkar att BUN efter att ha genomfört föreslagna åtgärder återrapporterar till Kommunstyrelsen och redovisar behovet av barnomsorg på obekväm arbetstid, och eventuella förslag till förändringar. Beslutsgång Ordföranden ställer Arbetsutskottets förslag mot Kerstin Perssons m.fl. yrkande och finner att Arbetsutskottets förslag vunnit bifall. Ordföranden finner att hans eget tilläggsyrkande vunnit bifall. Beslutsunderlag Motion om barnomsorg på obekväm arbetstid 2012-05-22 (bilaga Ks 55/13) Protokollsutdrag Barn- och utbildningsnämnden 2013-02-25 20 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 76 Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige 1. Motionen avslås. 2. Kommunen fortsätter att erbjuda barnomsorg på obekväm arbetstid som i dagsläget med individuella lösningar, men utformar organisationen mer transparent och marknadsför tjänsten. 3. Barn- och utbildningsnämnden får i uppdrag att, efter att ha genomfört föreslagna åtgärder, återrapportera till Kommunstyrelsen och redovisa behovet av barnomsorg på obekväm arbetstid och eventuella förslag till förändringar. Reservation Rune Persson, Eva Stjärnlind, Kerstin Persson, Michael Nemeti och Hans-Erik Lundgren (samtliga S) reserverar sig mot beslutet till förmån för Kerstin Perssons m.fl. yrkande. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 21 (28) 56 Redovisning av motioner KS 2013.0156.101 Ärendet Redovisning av motioner vars beredning ej slutförts föreligger. Beslutsunderlag Redovisning av motioner vars beredning ej slutförts 2013-03-13 (bilaga Ks 56/13) Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 78 Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 22 (28) 57 Yttrande till Skolinspektionen gällande Naturbruksgymnasiet i Östra Ljungby gymnasieskola KS 2012.1099.612 Ärendet Sveriges Naturbruksgymnasium AB har hos Skolinspektionen ansökt om godkännande som huvudman för fristående gymnasieskola. Godkännande ska lämnas om det finns förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för utbildningen och utbildningen inte innebär påtagliga negativa följder på lång sikt för eleverna eller för den del av skolväsendet som anordnas av det allmänna i den kommun där utbildningen ska bedrivas. Om godkännandet avser gymnasieskola eller gymnasiesärskola ska följderna i närliggande kommuner för den del av skolväsendet som anordnas av det allmänna också beaktas. Friskolans etablering innebär inte några negativa konsekvenser (ekonomiska, organisatoriska eller pedagogiska) för elever eller kommunen. Då friskolan även har goda möjligheter att utveckla skolverksamheten tillstyrker kommunen ansökan samt förordar att Svenska Naturbruksgymnasiet AB erhåller godkännande som huvudman från 2014-01-01. Beslutsunderlag Skolinspektionens remiss 2013-02-18 med bilagor Protokollsutdrag Barn- och utbildningsnämnden 2013-03-18 39 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 81 Kommunstyrelsens beslut Kommunen avger yttrande till Skolinspektionen i ärende dnr 32-2103:608 enligt föreliggande förslag (bilaga Ks 57/13). Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 23 (28) 58 Yttrande till Skolinspektionen gällande Naturbruksgymnasiet i Östra Ljungby gymnasiesärskola Ärendet Sveriges Naturbruksgymnasium AB har hos Skolinspektionen ansökt om godkännande som huvudman för fristående gymnasieskola. Godkännande ska lämnas om det finns förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för utbildningen och utbildningen inte innebär påtagliga negativa följder på lång sikt för eleverna eller för den del av skolväsendet som anordnas av det allmänna i den kommun där utbildningen ska bedrivas. Om godkännandet avser gymnasieskola eller gymnasiesärskola ska följderna i närliggande kommuner för den del av skolväsendet som anordnas av det allmänna också beaktas. Klippans kommun tillstyrker att Sveriges Naturbruksgymnasium AB:s ansökan om godkännande som huvudman för fristående gymnasiesärskola samt förordar att Sveriges Naturbruksgymnasium AB erhåller godkännande som huvudman från 2014-01-01. Beslutsunderlag Skolinspektionens remiss 2013-02-18 med bilagor Protokollsutdrag Barn- och utbildningsnämnden 2013-03-18 40 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 82 Kommunstyrelsens beslut Kommunen avger yttrande till Skolinspektionen i ärende dnr 32-2103:609 enligt föreliggande förslag (bilaga Ks 58/13). Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 24 (28) 59 Projekt Musikal på Klippans Bruk KS 2012.0030.861 Ärendet I kommunstyrelsens protokoll 2012-02-01 25 beslutas att Klippans kommun är beredd att medfinansiera projektet Musikal å Klippans bruk med maximalt 530 tkr fördelat på två år med 212 tkr respektive 317 tkr. 38 tkr respektive 110 tkr skulle lämnas i kontant stöd, resterande i form av tid och upplåtelse av lokaler. Finansieringen tydliggörs inte i beslutet och något kontant stöd har ännu inte tagits ut. Beslutsunderlag Ekonomikontorets skrivelse 2013-03-19 Beredningsförslag Arbetsutskottet 2013-03-20 83 Kommunstyrelsens beslut 1. Medel anslås till projekt Musikal på Klippans bruk med kontanta medel, totalt 148 tkr. 2. Finansieringen sker ur Kommunstyrelsens anslag till förfogande. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 25 (28) 60 Delegationsärenden Ärendet Enligt gällande delegationsordning anmäles följande beslut fattade på kommunstyrelsens uppdrag: 2013-02-27 Enligt protokoll, 48 Arbetsutskottet 2013-03-13 Enligt protokoll, 49-61 Arbetsutskottet 2013-03-20 Enligt protokoll, 62-83 Arbetsutskottet Bostadsanpassningsbidrag för tiden 2013-02-01 2013-02-28. Teknisk förvaltning Assistent Parkeringstillstånd för tiden Teknisk förvaltning 2013-01-18 2013-03-05. Assistent Dnr 2013.136-2.048 Beviljat ansökan om bidrag 2013 Röda Korset, Östra Ljungby. Kanslichef Personalärenden enligt delegationsordning antagen av kommunstyrelsen 2007-02-14, 34, delegationsprotokoll 6. Kommunstyrelsens beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 26 (28) 61 Informationsärenden Ärendet Följande informationsärenden föreligger och läggs med godkännande till handlingarna. Dnr 2010.0040-9.340 Växjö Tingsrätt, Mark- och miljödomstolen Dom gällande ansökan om tillstånd till bortledning av ytvatten från Ringsjön som reservvattentäkt för kommunal vattenförsörjning. Dnr 2011.0241-2.371 Länsstyrelsen i Skåne Län Länsstyrelsens yttrande gällande energimyndighetens förslag till revidering av områden av riksintresse för vindbruk i Skåne län. Dnr 2012.1077-3.106 Skåne lyfter Nyhetsbrev från Skåne lyfter som pågår den 26 april-4 maj 2013 och som kommer till Klippan den 27 april. Dnr 2012.0538-5.318 Trafikverket Beslut om att avslå ansökan om förändring till allmän väg av enskilda vägarna 21217.1-21217.3, beslutet träder laga kraft 2013-03-07. Dnr 2012.0074-38.430 Avtal- Avseende utförande av kontrollprogram vid f.d Läderfabriken, mellan Klippans Kommun och Ekologgruppen i Landskrona AB. Dnr 2012.1161-2.436 Länsstyrelsen i Skåne Län Remiss 2013-02-12, avseende ansökan om tillstånd till miljöfarlig verksamhet, ändring av villkor för täktverksamhet på fastigheten Bjärsgård 3:30. Dnr 2012.1161-3.436 Länsstyrelsen i Skåne Län Beslut, Miljöprövningsdelegationen vid Länsstyrelsen Skåne avslår ansökan om villkorsändring i tillstånd till täktverksamhet enligt miljöbalken på fastigheten Bjärsgård 3:30. Dnr 2013.143-2.022 Klippans Kommun, Revisionen Granskning av Rektorns nya roll. Dnr 2013.0184-1.040 Barn- och utbildningsnämnden Intern kontrollplan 2012 Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 27 (28) Dnr 2013.0019-2.042 Nårab Kallelse till årsstämman i Norra Åsbo Renhållningsaktiebolag, 2013-03-19. Dnr 2013.0099-4.042 Treklövern Bostads AB Kallelse till Bolagsstämma i Treklövern Bostads AB, 2013-03-26. Dnr 2013.0099-2.042 SIKAB- Kallelse till Bolagsstämma i SIKAB, 2013-03-26. Dnr 2013.0178-1.105 Skånes Ornitologiska Förening Inbjudan till släpp av boken Skånes Fågelatlas den 7 mars, där Kommunen även får ett friexemplar av boken. Dnr 2013.0170-1.106 Regeringskansliet Handlingsplan Värna demokratin mot våldsbejakande extremism Dnr 2013.0167-1.315 Sveriges Kommuner och Landsting Ny skrift från SKL Parkering för hållbar stadsutveckling. Dnr 2013.0131.510 Länsstyrelsen i Skåne län Remiss Angående tävling på väg. Dnr 2013.0175-1.790 Kultur- och Fritidsnämnden Uppföljning av plan för ökad tillgänglighet och delaktighet 2012. Kommunförbundet Skåne Utskick för kännedom att förbundsmötet kommer äga rum 31 maj 2013 kl 09:00, Star Hotel, Lund. NÅRAB Sammanträdesprotokoll 2013-02-22. Kollektivtrafikgrupp Skåne Nordväst Sammanträdesprotokoll 2013-01-29. Styrgruppen för Klippans Läderfabrik Minnesanteckningar möte 2013-03-05. Sveriges Kommuner och Landsting Cikulär 13:8 Bestämmelser för arbetstagare i arbetslivsintroduktionsanställning BAL 13. Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 13:9 Kulturarvslyftet. Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 13:11 Frågor och svar om lärares arbetstid. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-03 Sida 28 (28) Kommunstyrelsens beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
2013-03-11 Förslag till beslut om införandet av kundtjänst för Klippans kommun Varför införa kundtjänst för Klippans kommun? I Sverige finns idag ett ökat krav från medborgare på en ny servicekultur som kan erbjuda en ökad tillgänglighet. Bland Sveriges kommuner, däribland närliggande kommuner till Klippan, finns idag ett intresse att aktivt skapa funktionalitet för en sådan utveckling, med olika framgångsexempel. Klippans kommun har ett eget fokusområde för dialog med ett för 2013 fastlagt inriktningsmål som stödjer denna utveckling: Vi ska införa en första version av ett tjänstepaket för integrerad medborgarservice via hemsida, telefon och besök. Målet kräver en utvecklad funktionalitet för ökad tillgänglighet, för alla medborgare. Denna funktionalitet kan skapas genom att utveckla en kundtjänst för Klippans kommun, som kan hantera såväl informations-, transaktions- som dialogtjänster. Erfarenheter från andra kommuner visar att 60-80 % av totalt inkomna ärenden är av enklare karaktär som en generalist kan svara på, främst genom telefon och e-verktyg eftersom införandet av kundtjänst i betydligt mindre grad handlar om besök. Istället för att medborgaren ska behöva vända sig till olika förvaltningar kan en kundtjänst utgöra en bred kanal för dessa enklare ärenden. Positiva erfarenheter från andra kommuner visar att utöver ökad tillgänglighet frigörs mer tid åt förvaltningarna att utveckla sin kärnverksamhet. Läs mer i Bilaga 1 om vinster med kundtjänst, för både medborgare och organisation. Visionen för Klippans kundtjänst Införandet av kundtjänst i Klippans kommun bygger på en vision om att utveckla kommunens kontakter med medborgarna mot principen om en väg in, för att öka kommunens tillgänglighet; attitydmässigt, innehållsligt, tidsmässigt, fysiskt så väl som geografiskt. Medborgarna i Klippans kommun ska uppleva det som attraktivt och lättillgängligt att kontakta och föra dialog med kommunen, oavsett kanal. Det är en vision som också ska signalera öppenhet och bjuda in till dialog och delaktighet. Läs mer i Bilaga 2 om visionen för kundtjänst, och Bilaga 5 om preliminär tid- och aktivitetsplan för införandet av kundtjänst. Tjänsteurval Förvaltningar ska i dialog med projektet föra över tjänster från förvaltning till kundtjänst. Tjänstepaketet ska främst baseras på den så kallade ROSA-metodens sex steg, där ärenden upp till nivå fyra, som är någorlunda frekvent förekommande, kan utföras av kundtjänst. Tjänster eller delar av tjänster som är beroende av förvaltningsspecifika it-system kommer delvis att prioriteras ner. Det är viktigt att poängtera att förvaltningarna fortfarande äger 1
2013-03-11 kvalitetsansvaret för de tjänster som överförs, medan kundtjänst blir ansvarig för tjänsteutförandet. Således ska till kundtjänst överföras alla ärendetyper som kan och bör överföras från förvaltning. Läs mer i Bilaga 3 om tjänsteurvalet och ROSA-metoden. Bemanning Baserat på tjänsteurvalet kommer det krävas minst 4,5 heltidstjänster som tillsammans bemannar kundtjänst och växel. I dagsläget finns det finansiering för 3 av dessa 4,5 heltidstjänster. I budgetarbetet för 2014 får en bedömning ske i vilken mån övriga 1,5 tjänster kan finansieras inom ramen för kommunledningsförvaltningen. Om så inte kan ske skulle en finansiell lösning för hela eller delar av de 1,5 tjänster kunna göras genom minskningar av nämndernas budgetramar utifrån följande modell: 1) Överföring av resurser till kundtjänst, som beräknas i dialog med förvaltningarna. 2) Viss hänsyn till förvaltningarnas budgetramar, för att mindre förvaltningarna inte ska drabbas extra hårt. Läs mer i Bilaga 4 om bemanning. Lokal Kundtjänsten är tänkt att finnas i befintliga receptionslokaler. En ombyggnad behöver dock ske för att möta de ökade volymer ärenden som en kundtjänst kommer att innehålla och som också innebär en utökad personalbemanning. I en ombyggnation ska följande kriterier beaktas: 1) Ökad kvalitet på bemötande genom en öppnare receptionsyta för möten och dialog. 2) Rum för enskilda samtal. 3) Ökad tillgänglighet genom handikappanpassning. 4) Möjliggöra attraktivt rum för materiell exponering av turistverksamhet. 5) Säkerhet inklusive brandsäkerhet. Utifrån kriterierna ovan finns det idag ett förslag (Förslag A) på ombyggnation, som krävs för att införa kundtjänst. Förslag A syftar till att fylla kraven för kundtjänstens funktion och ingår i föreliggande beslutsunderlag. Det finns även två andra förslag (Förslag B och Förslag C) som syftar till att lyfta estetiken för kommunhusets entré. Förslag B och Förslag C behandlas i ett separat ärende och är oberoende av Förslag A/införandet av kundtjänst. Läs mer i Bilaga 6 om ombyggnation enligt Förslag A. Teknikstöd Kundtjänsten kommer främst använda befintliga e-portaler för att hantera inkomna ärenden från medborgarna. Men det kommer också att krävas ett separat it-system för att bland annat kunna sköta synpunktshanteringen, föra statistik på inkomna ärenden för att kvalitetsutveckla verksamheten samt möjliggöra att ärenden kan skickas mellan kundtjänst och förvaltning. 2
2013-03-11 Kundtjänsten kommer även att kunna fungera som ett medborgarstöd för kommunens e- tjänster. Det pågår idag en diskussionsprocess kring att ta fram ett ärendehanteringssystem med bland annat möten med leverantörer och interna workshops. Ekonomi Kostnader för införandet av kundtjänst beräknas i tabellen nedan. Avser Kostnad Finansiering Bemanning 1,5 heltidstjänster. Ca 700 000 kr per år. Ramminskningar för nämnderna. Behandlas budgetprocessen för 2014. Lokal Avskrivning under 20 år med ca 135 000 kr i kapitalkostnader per år. Behandlas i arbetet med årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. Investering: Förslag A: Ca 1 500 000 kr. Borttaget: - Teknikstöd Ca 50 000 kr per år. Beror på vilket stöd Platina kan ge. Ca 100 000 kr i fast kostnad. Hämtas från befintliga budgetramar, bl.a. Projekt E. Förslag till beslut Föreliggande beslutsförslag är samverkat med de fackliga parterna. Kommunstyrelsen beslutar 1. Att föreslå kommunfullmäktige besluta att under hösten 2013 införa kundtjänst enligt beslutsunderlag, 2. Att godkänna ombyggnation av kommunhusets reception enligt alternativ A, 3. Att under förutsättning av kommunfullmäktiges beslut uppdra åt kommundirektören att skriva projektdirektiv samt att organisera och bemanna projektet samt kundtjänst, 4. Att löpande rapportering av projektet ska ske till kommunstyrelsens arbetsutskott, 5. Att finansiering av lokal och bemanning för 2013 ska lösas i samband med behandlingen av årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. 3
2013-03-11 Bilaga 1: Varför införa kundtjänst för Klippans kommun? Bland Sveriges kommuner finns idag ett ökat intresse för att utveckla den kommunala servicen efter medborgarnas ökade och förändrade krav på kommunens tillgänglighet; attitydmässigt, tidsmässigt, innehållsmässigt, fysiskt så väl som geografiskt. Klippans kommun har ett eget fokusområde för dialog med ett inriktningsmål för 2013 som stödjer denna utveckling: Vi ska införa en första version av ett tjänstepaket för integrerad medborgarservice via hemsida, telefon och besök. Nedanstående vision, som fastställdes av KF 2008 i en strategi för utveckling av e- förvaltning, uttrycker en hållbar och långsiktig ambition om att agera med en helhetssyn på kommunens uppdrag: Vi vill erbjuda attraktiva mötesplatser som ger möjlighet för medborgare, kunder, företagare och medarbetare att påverka, välja, tillgodogöra sig och ha synpunkter på kommunens tjänster och service. Inriktningsmålet och visionen ovan kräver en funktionalitet för ökad tillgänglighet och enklare hänvändelse till kommunen, för alla medborgare. Detta ska samtidigt leda till en rationalisering genom enklare och smidigare arbetsprocesser i organisationen. Vi ska med samma resurser kunna ge en bättre service. Därför bör det finnas en funktion för samlad mottagning och service vid kontakter från medborgare. En sådan funktion kan skapas i form av en kundtjänst. Medborgaren/brukaren/kunden betraktar i mindre grad kommunen som en hierarkisk organisation med olika förvaltningsstuprör. De har däremot ett större behov av att betrakta kommunen som en platt organisation, dit de kan vända sig för att få hjälp med sitt ärende. Medborgaren borde inte behöva hålla reda på vilken del av organisationen som har hand om en fråga, eller riskera att inte komma fram till aktuell tjänsteman för att personen sitter i möte. Idén bakom kundtjänstens funktionalitet bygger på behovet att skapa en större tillgänglighet och öppenhet i offentlig verksamhet, i första hand för medborgarna. Och om att skapa servicekultur som utgår från medborgaren och dennes uppfattning om bemötande, innehåll och förståelse. Införandet av en kundtjänst kan lösa denna problematik. Dit ska medborgaren kunna vända sig i vilken fråga som helst och få ett relevant svar. Detta skall gälla okomplicerade och frekvent förekommande ärendetyper, vilka utgör 60-80 % av antalet hänvändelser och som främst behandlas genom telefon och e-kanaler. I övriga ärenden skall medborgaren få bra vägledning för hur de kan göra och vart de kan vända sig. Detta skall gälla oavsett vilken kanal medborgaren väljer för att kontakta kommunen. En kundtjänst skulle kunna öka medborgarens upplevda tillgänglighet av kommunen. Ett ökat och riktat flöde till en kundtjänst skulle även innebära möjlighet till ökad dialog och delaktighet mellan kommunen och medborgarna. 4
2013-03-11 Utvecklingen med denna funktionalitet började i slutet av 1980-talet och leddes av bland annat Botkyrka. Under senare delen av 1990-talet gick utvecklingen med kundtjänstfunktioner tillbaka, för att under 2000-talets andra hälft öka kraftigt. Idag är kommuner som Skellefteå, Jönköping och Järfälla föredömen för många andra kommuner som har hoppat på utvecklingen. I Klippans närhet arbetar Ängelholm och Kristianstad med att införa en sådan funktionalitet. Möjlighet för ökad tillgänglighet och effektivitet för Klippans kommun Enligt SKL:s sammanställningar om tillgänglighet på kommuners webbplatser (Information åt alla?) kar Klippans kommun förvisso förbättrat sig mot kommungenomsnittet. Men enligt undersökningarna 2009-2011 kvartstår viktiga förbättringsområden, främst för kundtjänst strategiskt viktiga områden inom kultur och fritid samt på tekniska och miljöområdet. JSM Telefront och Profitel har i en jämförande studie från 2010 respektive 2012 mätt kontakttillgängligheten för Klippan med avseende på telefon och e-post. För telefoni visade Klippan upp något bättre tillgänglighetsresultat än kommunsnittet. Men för svar via e-post har det skett en tydlig försämring från en medelsvarstid på 12 till 21 arbetstimmar vad gäller att få svar från en handläggare. Klippan låg sist av 120 kommuner med att lämna ett svar via e-post. Kommunmedel låg på 9 arbetstimmar i båda undersökningarna. Beskrivningen ovan, om Klippans tillgänglighet, ska ses utifrån följande erfarenheter från kommuner som infört en kundtjänstliknande funktionalitet: 1. I en rapport från 2009, som sammanfattar erfarenheter från kundtjänster i Botkyrka, Skellefteå och Stockholm, identifieras två huvudeffekter av funktionen: 1) ökad tillgänglighet och 2) ökad effektivitet genom att förvaltningarna kan ägna sig åt mer kärnverksamhet. Det pekas även ut tre positiva bieffekter: 1) värdefull statistik för ärenden samlas på ett ställe, 2) förbättringar av webben och 3) möjlighet att utveckla e-tjänster. 2. En undersökning som Kalmar kommun gjorde 2011 visar att det totala antalet inkomna samtal till kommuner minskar med 30 % som effekt av införandet av en kundtjänst. Det beror bland annat på att medborgare inte behöver ringa flera gånger för att komma fram till en specifik tjänsteman, utan kan ringa till kundtjänsten och få svar på sitt ärende direkt. I en analys av Botkyrkas erfarenheter minskade även handläggningstiden av enklare informationsärenden från 21,1 minuter till 8,9 minuter, när ärendet fördes över från förvaltning till kundtjänst. Trots att det sker en resursöverföring från förvaltning till kundtjänst, för att hantera förflyttningen av tjänster till kundtjänst, kommer förvaltningarna på sikt ändå få mer tid åt kvalificerad handläggning och utveckling av kärnverksamhet. Det grundar sig på slutsatserna från de två punkterna ovan. Om handläggningstiden sjunker för de enklare ärenden när de flyttas till kundtjänst, kan förvaltningarna på sikt föra över fler tjänster till kundtjänst utan att själva behöva tillföra extra resurser. Samtidigt kommer telefonmängden att minska på förvaltningen när allt fler kommer att få sina ärenden lösta i kundtjänst. Det ökar i sin tur den sammanhängande tiden för handläggning och utvecklingsverksamhet på förvaltningen. De två punkterna ovan illusterar vilka potentiella ömsesidiga vinster för medborgare och organisation som det finns med införandet av en kundtjänst i Klippans kommun. 5
2013-03-11 Det kan också tilläggas att det finns behov av att utveckla kompetenser och uppgifter för ett antal medarbetare. Det gäller de assistenter som påverkats av bland annat nya system och rutiner för fakturahantering, personaladministration och ärende/dokumenthantering. Införandet av en kundtjänst rymmer även en potential för att kunna ta hem interna effektiviseringsvinster. Det är även viktigt att se detta utifrån perspektivet att Sveriges kommuner framöver går mot en utveckling av svårare ekonomiska tider. Referensenser och inspirationsläsning i urval: Kartläggning av kundcenter: sammanfattning (Sambruk, Innoveta, 2009) Kartläggning Botkyrka (Sambruk, 2009) Kommunal kundtjänst sätter fart på verksamhetsutvecklingen (Skellefteå kommun, 2009) Förstudierapport till införandet av kontaktcenter i Kalmar kommun (2011) Utredning kring förutsättningarna för införande av kundtjänst/kontaktcenter i Ängelholms kommun (2011) Utvärdering av implementering av Kontaktcenter vid Jönköpings kommun (Högskolan Väst, 2010) Information åt alla? (SKL, 2010-2012) Servicemätning via telefon och e-post: Klippan (JSM Telefront, 2010) Servicemätning via telefon och e-post: Klippan (Profitel, 2012) 6
2013-03-11 Bilaga 2: Visionen för Klippans kundtjänst Bild 1 illustrerar hur medborgarkontakter i Klippans kommun ser ut idag. Bild 1 Vid införandet av kundtjänst kommer medborgarkontakterna att förändras enligt Bild 2. De tjocka pilarna markerar dels hur kontaktflödena tros förändras framöver och dels hur tjänster förflyttas från förvaltning till kundtjänst. Det är viktigt att understryka att medborgarna fortfarande ska ha möjlighet att ringa tjänstemännen på förvaltningarna men att det kommer ske mjuka styrningar av kontaktvägarna mot kundtjänst. Växelsamarbetet med grannkommunerna kommer att bestå och det är därför viktigt att skapa en ordning som styr samtal mot kundtjänst snarare än att kringgå den. Bild 2 7
2013-03-11 Införandet av kundtjänst i Klippans kommun bygger på en vision om att utveckla kommunens kontakter med medborgarna mot principen om en väg in, för att öka kommunens tillgänglighet; tidsmässigt, geografiskt, fysiskt, innehållsligt så väl som attitydmässigt. Det är en vision som också ska signalera öppenhet och bjuda in till dialog och delaktighet. Därigenom skulle kundtjänsten kunna utveckla relationerna med avseende både medborgarinflytande och ärendehantering. Vid införandet av en central kundtjänst kan bibliotekets servicefunktion komma att stärkas. Eftersom bibliotekets personal redan idag utför viss samhällsvägledning utöver deras ordinarie verksamhet, skulle de även kunna utföra en del av de informations- och rådgivningstjänster, som också kommer att ingå i kundtjänstens arbetsuppgifter. Parallellt med införandet av kundtjänst kommer även olika kombinationer att undersökas vad gäller turistverksamhetens framtida organisering och dess roll i kundtjänst. Det gäller särskilt kombinationer som rör kundtjänst, bibliotek och en eventuell utflyttad turistverksamhet. Det är viktigt att poängtera att kundtjänst ska starta upp oberoende av turistverksamheten. Utvecklingsarbetet av kundtjänsten styrs av en värdekarata, fastställd av projektets styrgrupp, som finns illustrerad i Bild 3. Det styrande värdet i projektet är tillgänglighet, som följs av de fyra underordnade värdena bemötande, dialog, effektivitet och attraktivitet. Ordningen har skapats för att i projektets arbetsprocess undvika värdekonflikter. Gällande kanalerna visar de streckade elipserna hur medborgarkontakter för respektive kanal tros förändras: besök minskar och e-portaltjänster ökar. För telefoni är det troligt att det totala antalet samtal kommer att minska, som följd av kundtjänstens införande. Men den kvalitativa mängden telefonsamtal, dvs. de som kommer fram direkt och blir hjälpta i sitt ärende, kommer att öka. Därför illustreras ingen förändring för kanalen telefoni. Bild 3 8
2013-03-11 En separat idé om utvecklad kundtjänst Det finns en möjlighet att, efter etablerandet av kundtjänst, utöka funktionens roll för medborgarservice. För detta har det tagits fram en idé om på vila olika sätt en sådan utveckling skulle kunna utföras. Men det är viktigt att poängtera att denna idé inte ingår i förslaget om att införa en kundtjänst för Klippans kommun. För att arbeta vidare mot visionen om en väg in är det viktigt att, efter etablerad och utvärderad kundtjänst, utreda hur funktionen skulle kunna utvecklas, särskilt gällande: Utvidgat tjänsteurval, framförallt de tjänster som kräver förvaltningsspecifika itsystem. Integrering av Socialförvaltningens mottagning. Bibliotekets roll som funktion och komplement till kundtjänst. Ny lokallösning för att fylla förändrade behov enligt utredningsförslagen från punkterna ovan. 9
2013-03-11 Bilaga 3: Tjänsteurval METOD FÖR TJÄNSTEURVAL I dialog med förvaltningarna ska projektet ta fram tjänstepaket för respektive förvaltning som ska utföras av kundtjänst. Tjänstepaketet ska utgå från de 4 variablerna nedan. 1. ROSA-metoden/funktionsfördelaren Danska kommunförbundet har utvecklat den så kallade ROSA-metoden som brukar användas i samband med utvecklandet av kundtjänstfunktioner. Modellen delar in organisationens totala tjänsteutbud i sex kategorier. 1. Information, upplysningar och generell samhällsinformation Olika typer av informationsutlämning och försäljning, utlämnande av kontorsmaterial, utdelning av post, kopiering, upplysningar om den egna verksamheten etc. 2. Vägledning och rådgivning Upplysningar om regler och bestämmelser som inte innebär någon form av bedömning eller djupare dialog med medarbetaren/medborgaren etc. 3. Administrativa förberedelser Exempel på ärenden kan vara tidbokning, registrering av ärende, statistikarbete, utlämning av allmänna handlingar, vissa förberedelser till handläggning etc. 4. Rutinmässig och regelstyrd handläggning och beslut Alla typer av ärenden och uppgifter som avgörs och beslutas efter i förhand fastlagda regler. Regler som kan vara lagar och förordningar eller interna regler beslutade i kommunen eller förvaltningen. Många beslut innefattar myndighetsutövning. 5. Verksamhetsspecifika förberedelser Ärenden som innebär bedömningar med mer än ett handlingsalternativ faller under denna kategori. Här utförs också rådgivning som innehåller tolkningar, t.ex. regler och lagar, samt flera handlingsalternativ och som innebär en aktiv dialog med medarbetaren/medborgaren/kunden. 6. Värderande handläggning och beslut Här ingår ärenden som kräver särskild fackkunskap och erfarenhet. Det handlar om att lösa en uppgift som innebär bedömningar där lösningen inte är given på förhand. Här utförs kvalificerad myndighetsutövning, t.ex. handlägga överklaganden och tolkningsbaserade bedömningar av bidrag. Personalen i kundtjänst ska utföra stegen 1-4, men inte på nivå 5-6. Anledningen är att kundtjänsten ska ha en generalistkaraktär och därför aldrig gå för lång på djupet. Personalen ska vara en flexibla och lätt kunna gå från det ena ärendet till det andra. Den totala mängden ärenden som kommer in till en kommun illusteras nedan i Bild 4. 10
2013-03-11 Bild 4 2. Någorlunda frekventa ärenden Tjänsterna på funktionsfördelarens nivå 3-4 ska vara någorlunda frekvent återkommande för att vara relevant i en kundtjänst. Annars finns det risk att generalisterna måste utbilda sig på nytt varje gång ärendet blir aktuellt. Ärendetyp 1-2 är av så pass generell karaktär att en generalist ska kunna svara på i princip allt med stöd av e-verktyg. Tjänsteöverföringen ska alltid kunna motiveras utifrån medborgaren och ur ett tillgänglighetsperspektiv, enligt projektets värdekarta (se Bilaga 2). 3. Viss nedprioritering av specifika verksamhetssystem För att undvika att personalen i kundtjänst ska få för många it-system att arbeta i, föreslås inledningsvis viss nedprioritering av sådana tjänster eller delar av sådana tjänster, som annars hade varit aktuella enligt funktionsfördelaren. Generella system, för att kunna arbeta med hemsidan och diarieföring samt utlämnande av allmänna handlingar, ska användas av personal i kundtjänst. 4. Lokalaspekter Socialförvaltningens mottagning och skolexpeditionerna har tjänster som helt eller till stor del skulle kunna utföras av kundtjänst. Men det kommer göras en viss nedprioritering av dessa då dessa mottagningar inte ska samordnas i samma lokaler vid införandet av kundtjänst. TJÄNSTEURVAL Det måste understrykas att förvaltningarna fortfarande ska vara kvalitetsansvariga för de tjänster som förs över till kundtjänst, medan kundtjänst blir ansvarig för utförandet. På så vis är det mer relevant att tala om en omorganisering av arbetsfördelning än nerskärningar. Syftet är att ge medborgarna en bättre service med samma resurser. Det kommer att göras 11
2013-03-11 tydliga överenskommelser med förvaltningarna för att tydliggöra gränssnittet mellan förvaltning och kundtjänst. I samband med detta kommer även eventuella juridiska aspekter att utredas för att upprätthålla rättsäkerheten i organisationen. Nedan följer några exempel på tjänster som föreslås ingå i kundtjänst. Tekniska förvaltningen Ansökningar om handikapparkeringstillstånd och anmälningar om skrotning av bilar kan helt eller delvis skötas av en kundtjänst. Det finns också flera informationstjänster om snöröjning och regler kring felparkerade bilar med mera. Kultur- och fritidsförvaltningen Här rör det sig om allt från enklare ärenden som info om badhuset och att ta emot och publicera evenemangstips på hemsidan. Socialförvaltningen På Socialförvaltningen rör det sig främst om information om verksamheterna och hjälp att dela ut och fylla i blanketter samt lite mer komplicerade administrativa ärenden som till exempel bidrag till handikappföreningar. Kommunikation och näringsliv Här skulle en kundtjänst kunna sälja biljetter och dela ut turistinformation, ta emot anmälningar om företagsträffar och svara på frågor om att starta eget, samt boka in möten med aktuella personer på förvaltningen med nyföretagare. Hanteringen av kommunövergripande sociala medier, till exempel Facebook, skulle till stor del kunna skötas av kundtjänst. Barn- och utbildningsförvaltningen Framförallt gäller det informationsärenden om verksamheterna, men anmälan om skullskjuts och utlämning av betyg skulle kunna delvis eller helt skötas av kundtjänst. Plan- och byggkontoret Främst gäller det att ta över enklare upplysningsärenden om bygglov och blanketter samt anmälan om ovårdade tomter. Kommunkansliet Uppgifterna som idag sköts av växelpersonalen kan föras över på kundtjänst. Från kansliet kan även borgliga vigslar ingå. Räddningstjänsten Olika enklare informationsärenden gällande bland annat brandskydd och storm. Ekonomikontoret Främst generella frågor kring fakturor och annan kommunrelaterad ekonomiinformation. Nårab och Söderåsens miljöförbund Det kan upprättas en lista på vanliga frågor och svar som kundtjänst kan ta del av. 12
2013-03-11 Bilaga 4: Bemanning Utifrån det preliminära tjänsteurvalet är bedömningen att det krävs 4,5 heltidstjänster som tillsammans bemannar kundtjänst och växel. Denna personalgrupp kommer att arbeta tillsammans och växelsamarbetet med Klippans samarbetskommuner kommer att bestå. I dagsläget finns det finansiering för 3 av dessa 4,5 heltidstjänster. Beroende på utgången för det budgetarbetet för 2014, skulle en finansiell lösning för kvarstående 1,5 heltidstjänster kunna ske genom minskningar av nämndernas budgetramar utifrån följande modell: 1. Överföring av resurser till kundtjänst, som beräknas i dialog med förvaltning 2. Viss hänsyn till förvaltningarnas budgetramar, för att mindre förvaltningarna inte ska drabbas extra hårt. Om finansieringen sker utifrån denna modell kan en initial schablonberäkning för besparingsandel per förvaltning göras, som senare kan justeras vid en utvärdering av kundtjänstens verksamhet. Det finns olika sätt som beräkningen av överförda resurser kan göras, t.ex. genom de överförda tjänsternas resursomfattning eller genom mätningar av telefonsamtal till förvaltningarna. Utöver själva överföringen av ärenden från förvaltning till kundtjänst, motiveras minskningen av budgetramar med att det på sikt frigörs arbetsuppgifter från förvaltningarna genom tjänsteöverföringen till kundtjänsten (se resonemanget från Bilaga 2). 13
2013-03-11 Bilaga 5: Preliminär tid- och aktivitetsplan 2012 Aktivitet Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 1 Förstudiearbete 2 Samverkan fack 3 Preliminärt tjänsteurval 4 Dialoginsatser internt 5 Infounderlag Tema AU 6 Förarbete & upphandling av itsystem 13 Processkartläggning tjänster, dialog med förvaltningarna 8 Beslutsunderlag 2013 Aktivitet Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2 Samverkan fack 4 Dialoginsatser internt 9 Infoinsatser i politiken 10 Beslut KS/KF 11 Projekt- och införandeplan 12 Diskussion och beslut om finansiering av bemanning 13 Processkartläggning 14 Överenskommelse med förvaltningarna (tjänstepaket) 15 Juridiska frågor 16 Omstyrning av kontaktkanaler 6 Förarbete & upphandling av itsystem 18 Ladda it-system med tjänster, samt testkörning 19 Planering av ombyggnation 20 Ombyggnation 21 Uppdatera hemsida 22 Rekrytering av personal 23 Marknadsföring externt 2014 Aktivitet Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2 Samverkan fack 24 Utbildning av personal 23 Marknadsföring externt Provperiod 25 Driftstart 26 Justering tjänster, it-system 4 Dialoginsatser internt 14
2013-03-11 21 Uppdatera hemsida 27 Halvårsutvärdering Bilaga 6: Ombyggnation enligt Förslag A För att införa en kundtjänst för Klippans kommun krävs en ombyggnation av dagens reception. Dels på grund av ökad bemanning, dels på grund av behov att öka den fysiska attraktiviteten i besöken till kommunhuset. Det ska dock än en gång poängteras att kontaktvolymer till kundtjänst sker via telefoni och e-verktyg. Skissen nedan illustrerar bland annat en öppen receptionsyta med en disk utan glasfönster, rum för enskilda samtal, handikappanpassad ingång och ett inbyggt vindfång i glas. Dörren till trapphuset tas bort för att öka den välkomnande upplevelsen, samtidigt som olika säkerhetsaspekter ingår i beräkningarna, både i ombyggnationen och i kostnadsberäkningen. 15
2013-03-11 16
2013-03-11 Förslag till beslut om ombyggnation av kommunhusets entré För att öka kvalitén på det fysiska och estetiska bemötandet i Klippans kommunhus, föreslås en ombyggnation av husets entré. Det har tagits fram två ombyggnationsförslag av entrén, Förslag B och Förslag C. Båda förslagen är fortsättning på det oberoende Förslag A, som presenteras i det separata ärendet om att införa kundtjänst för Klippans kommun. I Bilaga 1 finns skisser och korta beskrivningar för Förslag A, Förslag B och Förslag C. Ekonomi I tabellen nedan beräknas kostnaderna för de två olika förslagen. Både Förslag B och Förslag C innebär en fortsättning på Förslag A, som kräver en investering på cirka 1 500 000 kr. Det innebär att Förslag B ökar investeringen med 500 000 kr och Förslag C med 1 500 000 kr. I kostnadsberäkningarna har det även räknats på olika säkerhetsåtgärder som kommer att uppstå med förslagen. I sammanhanget ska det nämnas att det i flerårsplanen för investeringar inom medborgarservice/kundtjänst för 2015 finns 10 000 000 kr. Avser Kostnad Finansiering Förslag B Avskrivning under 20 år med ca 180 000 kr i kapitalkostnader per år. Behandlas i arbetet med årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. Investering: Förslag B: ca 2 000 000 kr (inklusive kostnad för Förslag A). Förslag C Avskrivning under 20 år med ca 270 000 kr i kapitalkostnader per år. Behandlas i arbetet med årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. Investering: Förslag C: ca 3 000 000 kr (inklusive kostnad för Förslag A). Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar 1. Att beställa en projektering för ombyggnation av kommunhusets entré enligt Förslag C. Bilaga 1: Skisser och beskrivningar för Förslag A-C 1
2013-03-11 Förslag A Skissen för Förslag A illustrerar bland annat en öppen receptionsyta med en disk utan glasfönster, rum för enskilda samtal, handikappanpassad ingång och ett inbyggt vindfång i glas. Dörren till trapphuset tas bort för att öka den välkomnande upplevelsen. Olika säkerhetsaspekter har tagits med i beräkningarna, både i ombyggnationen och i kostnadsberäkningen. Dörrarna görs om till skjutdörrar. Inom ytan för kundtjänsten finns begränsat rum för väntande besök och annan exponering av information och turistverksamhet. Förslag B 2
2013-03-11 Skissen till Förslag B visar utöver den öppnare planlösningen inomhus, som Förslag A innebär, ett inglasat vindfång på utsidan. Vindfånget placeraras med andra ord under sessionssalen och handikappingången blir tydligare integrerad i entrén och ryms inom samma glasväggar. Dörrarna görs om till skjutdörrar. Inom ytan för kundtjänsten finns viss rum för väntande besök och annan exponering av information och turistverksamhet. Förslag C 3
2013-03-11 Skissen till Förslag C visar utöver den öppnare planlösningen inomhus, som Förslag A innebär, en inglasad entré med vindfång under hela sessionssalen (till skillnad från Förslag B, där vindfånget endast teckte en del av ytan under sessionsalen). I den inglasade entrén kan det skapas en trivsam miljö för väntande besök med soffgrupper och trivsan växtlighet. Ytan för besökarna inne i kundtjänstlokalen blir också större än i Förslag B och kan till exempel rymma utsällningar, information och exponering av tursitmaterial. Dörren in till trapphuset ändras om till en skjutdörr. 4
Klippans kommun, Ekonomikontoret Bilaga 1 KOMPLETTERINGSBUDGET 1/2013, tkr 2013-03-21 Förvaltn/Nämnd Avser Invest Drift Nivå Anm Kommunledn.förv Resultatområdets avräkning 215 Sekreterare Rönneåkommittén 62 x Beslut KS 126/2012 Flytt handikapprådet från soc.förv 56 x Marknadsföring 110 x Investering Läderfabriken -1 000 KS förfogandemedel -2 700 Ledningssystem 446 Ö.skott fr 2012-3 254 443 Teknisk förvaltning Gata Park Resultatområdets avräkning 0 Investering Proj 610 Förnyelse gatubelysn -590 Underskott fr 2012 Proj 630 Fordon o maskiner 500 Ej använt 2012 Försäljning skog -3 950 Skogsbruksplan 150 Nytt; uppdatering kopplat t försäljning. Toalettbyggnad stadspark 550 Nytt Proj 600 GC-vägar Bonnarp+Krika 2 700 Nytt; Trafikverket vill genomföra proj 2013 VA-avdelning Resultatområdets avräkning 0 Investering Proj 664 Ombyggnad avlopp Stackarp 2 455 Ö.skott fr 2012 Kost o lokalvård Resultatområdets avräkning 0 Fastighetsavdelning Resultatområdets avräkning 0 Underhåll drift fastigheter -1 000 Investering Proj 703 Väpnaren 150 Bl a besiktning Proj 706/707 Nya Snyggatorp etapp 2B -2 600 u.skott fr 2012 Proj 713/715 Fsk Hermelinen 7 945 Ö.skott 2,1 mnkr, ökn 3 mnkr motsv förs.ers samt 2,8 mnkr se beslut ksau 117/2012 Proj 714 Lekplatser tomtmark 923 Ö.skott 0,1 mnkr + nytt anslag 0,8 mnkr Spontanidrottsplatser -2 000 Flyttas till 2014 och 2015 Friluftsbad Ö.Ljungby 500 Friluftsbad Ljungbyhed 1 400 Teknisk förvaltning totalt 8 133-1 000 Plan- o byggnämnd Resultatområdets avräkning 0 100 0 100 Kultur- o fritidsnämnd Resultatområdets avräkning 46 Proj 304 Offentlig utsmyckning 458 fr 2012, konstpottmedel,100 disp fritt 2013 Hyresökning Sågen gymn 360 x Tot hyra 2013; 1141 tkr Tillskott obalans i budget 600 x Investering Konstgräsplan 4 000 Översk.fr 2012 4 000 1 464 Barn- och utb.nämnd Resultatområdets avräkning 0 Proj 005 Demokratipengar 274 Proj 363 Kemilektorslänken 59 Gymn höjd programkostn 3 200 x Se även volymer Statsbidrag nationella prov komvux 35 x fr ht-13 Statsbidrag nya gymnasiesärskolan 20 x Förskolan 1 000 x Komp Lj-heds rektorsomr för Färingtofta 500 Volymer Bun 1 700 x Gymn 1,2 mnkr, övr 0,5 mnkr Investering Inventarier 670 Ö.skott fr 2012 670 6 788 K:\Dagordning o Protokoll\KS\Ks 2013\Pr 130403\Bilaga A Ks 50
Klippans kommun, Ekonomikontoret Förvaltn/Nämnd Avser Invest Drift Nivå Anm Bilaga 1 Socialnämnd Resultatområdets avräkning 0 0 Kompensation ökade LSS-kostn 3 500 x Statsbidrag stärkt stöd o skydd unga 120 x Statsbidrag utökad målgrupp nyanlända 65 x Flytt handikapprådet till k-ledn.förv. -56 x 0 3 629 Räddningsnämnd Resultatområdets avräkning 65 Investering 0 65 Revision Resultatområdets avräkning 0 0 0 TOTALT VERKSAMHETEN 9 549 11 489 FINANSFÖRVALTN Ökade skatteintäkter -5 000 Ökade invån; +2,9 mnkr Ökade kostn pensioner 500 Löneökningar 1 000 0-3 500 TOTALT 9 549 7 989 Årets resultat 2013 Budgeterat resultat enl KF budget 11 000 KB1-7 989 Årets resultat efter KB1 3 011 Investeringar 2013 Investeringsbudget 2013 enl KF budget 53 550 KB1 9 549 Investeringsbudget 2013 efter KB1 63 099 K:\Dagordning o Protokoll\KS\Ks 2013\Pr 130403\Bilaga A Ks 50
Investeringsplan 2013 2017 Belopp i tkr 2013-03-21 Bilaga 3 KB1 2013 Budget Budget Plan Plan Plan P 2013 2013 inkl 2014 2015 2016 l IT utbyggnad 500 KB 500 500 500 500 Informationsstruktur 750 750 750 750 750 Läderfabriken -1 000 1 000 0 5 000 0 0 Nytt kartsystem 6K 300 300 0 0 0 Medborgarservice 0 0 0 10 000 0 Ledningssystem 446 0 446 0 0 0 KS Förfogandemedel -2 700 5 000 2 300 5 000 5 000 5 000 Kommunledningsförvaltning -3 254 7 550 4 296 11 250 16 250 6 250 Andningskyddsutrustning 0 0 0 0 400 Ledningsfordon 650 650 0 0 0 Chassi tankbil 0 0 2 000 0 0 Terrängbil 0 0 0 0 300 Räddningstjänsten 0 650 650 2 000 0 700 Exploateringsområde bostäder 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 Tomtförsäljning bostäder -1 000-1 000-1 000-1 000-1 000 Exploat.omr Bolestad, anslutn väg 13 0 0 3 500 0 0 Exploat.omr Bolestad, delomr norr/söder 0 0 0 5 000 0 Exploat.omr Fabriksvägen/ allen 400 400 0 0 0 Tomtförsäljning industrimark -500-500 -500-4 000-500 Förnyelse gatubelysning -590 3 000 2 410 3 000 1 000 1 000 Trafiksäkerhetsprojekt 500 500 500 500 500 Parker/grönomr/lekplatser och GC vägar 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 Maskiner och fordon 500 500 1 000 500 500 500 Belysning GC väg Ö Lj by Stidsvig 0 0 1 200 0 0 GC väg Ö Lj by Gråmanstorp 0 0 3 000 0 0 Cirkulationsplats Klippan 1 000 1 000 0 0 0 Gatuombyggnad (anslutn Läderfabr.) 0 0 4 000 0 0 Beläggning gator o vägar (Reinv) 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 Försäljning skog -3 950 0-3 950 0 0 0 Skogsbruksplan 150 0 150 0 0 0 Toalettbyggnad stadspark 550 0 550 0 0 0 GC vägar Bonnarp+Krika 2 700 0 2 700 0 0 0 Teknisk förv -640 8 900 8 260 19 200 7 000 5 500 Hermelinen fsk upp och ombyggnad * ) 7 945 8 000 15 945 0 0 0 Snyggatorpsskolan, etapp 2 *) -2 600 4 000 1 400 0 0 0 Brandlarm, elsäkerhet skolor o försk. 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 Lekplatser/skoltomter 923 0 923 200 200 200 Spontan idrottsplatser -2 000 2 000 0 1 000 1 000 0 Rickmansgården/trygghetsboende 0 0 5 000 5 000 3 000 Storköksutrustning 500 500 1 000 1 000 1 000 Storkök 0 2 000 2 000 0 0 0 Friluftsbadet Ö.Ljungby 500 0 500 0 0 0 Friluftsbadet Ljungbyhed 1 400 0 1 400 0 0 0 Fastighetsavdelningen exkl reinvest. 6 168 17 500 23 668 8 200 8 200 5 200 Underh.plan reinvest. byggnader 7 000 7 000 7 000 7 000 7 000 Fastighetsavdelningen reinvesteringar 0 7 000 7 000 7 000 7 000 7 000 1
Investeringsplan 2013 2017 Belopp i tkr 2013-03-21 Bilaga 3 KB1 2013 Budget Budget Plan Plan Plan P 2013 2013 inkl 2014 2015 2016 l KB Åbyvallen, upprustn, löparbanor mm 800 800 500 500 500 Komplettering inventarier, utrustning 350 350 350 400 400 Bibliotek; inventarier/ny teknik 150 150 150 150 150 Gångbro Bäljane å 150 150 0 0 0 Konstgräsplan 4 000 0 4 000 0 0 0 Kultur och fritidsnämnd 4 000 1 450 5 450 1 000 1 050 1 050 Inventarier för /grund /grundsärsk. 670 1 500 2 170 1 000 1 000 1 000 Inventarier gymnasieskola 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 Barn och utbildningsnämnd 670 3 000 3 670 2 500 2 500 2 500 VA ledningar inkl utbyggnad 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 Anslutningsavgifter va -500-500 -500-500 -500 Ledning. Ö.Ljungby Lyckås 3 000 3 000 11 000 0 0 VA ombyggn (anslutn. Läderfabriken) 2 000 2 000 2 000 0 0 Ombyggnad avlopp Stackarp 2 455 0 2 455 0 0 0 Tekniskt förv Avgiftsfinansierat 2 455 7 500 9 955 15 500 2 500 2 500 Oförutsedda investeringar 0 0 0 0 6 500 19 300 TOTALT 9 399 53 550 62 949 66 650 51 000 50 000 Särskilt boende Väpnaren 150 0 150 9 549 53 550 63 099 *) inkl utsmyckning 1% 2
Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Förslag till Reglemente för Klippans Krisledningsnämnd Nämndens verksamhetsområde Krisledningsnämndens uppgifter 1 Krisledningsnämnden fullgör sina uppgifter under extraordinära händelser enligt bestämmelserna i Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (SFS 2006:544). Med extraordinära händelser avses sådana händelser som avviker från det normala, innebärande en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av kommunen. Delegering från Kommunfullmäktige 2 Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger det ska Krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6
Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Personuppgiftsansvar 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (SFS 1998:204). Processbehörighet 4 Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål eller ärenden inom nämndens verksamhetsområde. Ansvar och rapporteringsskyldighet 5 Krisledningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som Kommunfullmäktige bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag och förordning samt bestämmelserna i detta reglemente. Krisledningsnämnden ska till Kommunfullmäktige rapportera nämndens beslut samt sammanställning av inträffade händelser och vidtagna åtgärder under extraordinär händelse. Rapportering ska under extraordinära händelser ske fortlöpande vid varje närmast följande sammanträde med Kommunfullmäktige. Annan verksamhet 6 Krisledningsnämnden har vidare ansvar för: Arkivhållning av handlingar inom sitt ansvarsområde Att information lämnas om nämndens verksamhet Regelreformering och regelförenkling inom nämndens verksamhetsområde Nämndens arbetsformer Sammanfattning och mandatperiod 7 Krisledningsnämnden består av de fem ledamöter och fem ersättare som ingår i Kommunstyrelsens arbetsutskott. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6
Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Ledamöterna och ersättarna väljs för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av Kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet. Sammanträde / att träda i funktion 8 Ordföranden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden, kommundirektör eller räddningschef (enligt turordning) bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och kallar då till sammanträde. När varken ordförande eller någon vice ordförande eller nämnda tjänstemän kan kalla till sammanträde ska den till ålder äldste ledamoten göra detta. Brådskande ärenden 9 Ordföranden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden (enligt turordning) får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Beredning av ärenden 10 Från kommunens nämnder och förvaltningar får Krisledningsnämnden infordra de yttranden och upplysningar samt personal som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid beredning av ärenden som berör annan nämnds verksamhetsområde får nämnden adjungera representanter från berörd nämnd. De adjungerade representanterna får yttra sig men inte delta i nämndens beslut. Sekretess 11 Vid en extraordinär händelse övertar Krisledningsnämnden en ordinarie nämnds verksamhet och har då också tillgång till den ordinarie nämndens sekretessbelagda handlingar, varvid Offentlighets- och sekretesslagens regler tillämpas. För Krisledningsnämndens utlämnande av information gäller den sekretess som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6
Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Rätten enligt 1 kap. 1 tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 1 och 2 yttrandefrihetsgrundlagen att meddela och offentliggöra uppgifter inskränks av tystnadsplikt. Den som deltar eller har deltagit i kommunens verksamhet med beredskap för eller åtgärder under extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap får inte obehörigen röja eller utnyttja vad han eller hon därigenom har fått veta om 1. förhållanden av betydelse för att förebygga och hantera fredstida kriser, 2. förhållanden av betydelse för totalförsvaret eller rikets säkerhet i övrigt, 3. en enskild persons ekonomiska förhållanden, eller 4. ett företags affärs- eller driftsförhållanden. Ersättares tjänstgöring 12 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därmed påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 13 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallelse av ersättare 14 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller till någon annan anställd vid kommunkansliet som har till uppgift att inkalla ersättare. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6
Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Justering av protokoll 15 Protokollen justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. En sådan paragraf bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 16 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra detta skriftligt. Motiveringen ska lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 17 Delgivning med Krisledningsnämnden sker med nämndens ordförande eller vid förhinder för denne nämndens vice ordförande (enligt turordning). Undertecknande av handlingar 18 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden, eller vid förfall för denne av vice ordföranden, och kontrasigneras av tjänsteman. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6
Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6