Kultur & Utbildning TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(2) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Marita Karlsson +46155247088 2012-11-14 KN-KUS12-154-1 Ä R E N D E G Å N G för kultur, utbildning och friluftsverksamhet M Ö T E S D A T U M 2012-11-28 Delegationsordning, revidering avseende upphandling samt särskild avtalspension Förslag till beslut beslutar att delegationsordningen kompletteras avseende upphandling samt särskild avtalspension. Sammanfattning Förtydligande görs av nämndens delegation under rubriken Ekonomi, investeringar avseende upphandling samt under rubriken Personal avseende beviljande av särskild avtalspension. De tidigare beslutade beloppsgränserna avseende upphandling har behållits i förslaget. Ärendebeskrivning Landstinget har tidigare beslutat att ge Upphandlingsutskottet beslutsrätt avseende all upphandling (LF juni 2012). Beslut om initiering ligger däremot kvar inom nämndens ansvar. Den upphandling som genomförs som direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling kan dock fortfarande initieras och beslutas inom förvaltningen. Landstingets jurister har även initierat ett behov av att förtydliga beslut om beviljande av särskild avtalspension. Delegeringen gör nämnden till och kan inte vidaredelegeras. De föreslagna ändringarna är markerade i det bilagda dokumentet. Konsekvenser Förändringar görs i rätten att ta beslut avseende upphandlingar. en får rätt att ta beslut om särskild avtalspension, vilket tidigare har beslutats av personaldirektör. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 \\edil.dd.dll.se\360users\cache\dlld2\lenste\kn-kus12-154-4 Delegationsordning, revidering avseende upphandling samt särskild avtalspension SID 1(2) 205671_5_0.DOCX Utskriftsdatum: 2012-11-23 11:10
Ärendets beredning Ärendet har initierats av landstingets jurister samt beretts av ekonomi- och samt. Samråd har även gjorts med upphandlingschefen och jurist. Beslutsunderlag Delegationsordning Beslutet expedieras till Akten ORG NR 232100-0032 \\edil.dd.dll.se\360users\cache\dlld2\lenste\kn-kus12-154-4 Delegationsordning, revidering avseende upphandling samt särskild avtalspension SID 2(2) 205671_5_0.DOCX Utskriftsdatum: 2012-11-23 11:10
Delegationsförteckning 1 (8) Reviderad 2006-06-07, 2006-12-06, 2010-10-04, 2011-05-04, 2011-11-30, 2012-11-28, Ursprungligt Datum Dnr 2005-03-30 KN-KUS12-154 1. Inledning 1.1. Principer för delegering Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet och vissa beslut som rör myndighetsutövning kan inte delegeras. Vid principiellt viktiga eller särskilt svårbedömda beslut skall delegaten återföra ärendet till nämnden för beslut. Delegering omfattar endast sådana beslut som ryms inom budget. De beslut som ev inte ryms inom budget ska alltid beslutas av nämnden. Landstingsstyrelsen och nämnderna har en omfattande delegationsrätt för sina beslut, s k politiska beslut. Politiska beslut kännetecknas av att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. Sådana beslut kan också prövas av domstol enligt bestämmelserna i kommunallagen. Många beslut inom nämndens verksamhet är en följd av och fattas inom ramen för politiska beslut, s k verkställighetsbeslut. sbeslut kännetecknas av att det inte får finnas utrymme för självständiga bedömningar. Sådana beslut kan heller inte prövas av domstol enligt kommunallagens bestämmelser. De beslutas normalt av anställda. Besluten grundas inte på delegering utan istället på den arbetsfördelning mellan förtroendevalda och anställda som måste finnas för att landstingsverksamheten skall kunna fungera. Vilka beslut som är politiska beslut och vilka som är verkställighetsbeslut är ibland svårt att fastställa. Formellt besked kan bara lämnas av domstol efter överklagande enligt kommunallagens bestämmelser om laglighetsprövning. s sätt att ange en gränsdragning är att delegeringsordningen även omfattar verkställighetsbesluten. 1.2. Vidaredelegering Enligt kommunallagen kan beslutsrätten delegeras t ex till, som sedan delegerar beslutsrätten vidare i organisationen. har valt att delegera beslutsrätten direkt till delegaten. Vidaredelegering är därför inte aktuell. 1.3. Anmälningsskyldighet Delegaten ansvarar för att alla beslut som tagits t o m ca en vecka före nämndsammanträdet anmäls till nämnden på bilagd blankett. Blanketten sänds till nämndsekreteraren per mail. Originalet lämnas till Kultur & Utbildnings diarium för registrering. 1.4. Prisbasbelopp Prisbasbeloppet (tidigare Basbeloppet) räknas fram av Statistiska centralbyrån på grundval av ändringarna i det allmänna prisläget. Enligt gällande bestämmelser anges detta av utvecklingen av konsumentprisindex och fastställs för helt kalenderår. Anges nedan med förkortningen PB. Prisbasbelopp 2012: 44 000 2013: 44 500 Dokumentnamn
Delegationsförteckning 2 (8) Reviderad 2006-06-07, 2006-12-06, 2010-10-04, 2011-05-04, 2011-11-30, 2012-11-28, Ursprungligt Datum Dnr 2005-03-30 KN-KUS12-154 2. Delegering av beslutsrätt/verkställighetsbeslut AVTALSTECKNING Delegat Ersättare Kommentarer Beslut att ingå avtal med extern part, t ex samverkan (inte upphandling) Beslut att ingå avtal avseende frågor som kan hänföras till verksamheten - högst 10 PB totalt eller efter fastställd prislista - över 10 PB Underteckna avtal och andra handlingar från nämnd Kontrasignation Underteckna tjänsteutlåtanden och andra handlingar till nämnd Kontrasignation Alla avtal i löpande verksamhet är verkställighet Nämndbeslut EKONOMI, INVESTERINGAR Fastställande och omdisponering av budget för verksamheterna Nedskrivning av fordringar mot kund - högst 50 000 kr per fordran - högst 200 000 kr per fordran Beslut om att disponera medel ur förvaltade fonder och landstingets anknutna stiftelser - stiftelsen för utdelning av stipendier till stud på Åsa fhsk - stiftelsen för utdelning av stipendier till stud på Öknaskolan - övriga fonder/stiftelser Rektor Rektor Dokumentnamn
3(8) Landsantikvariens lönefond Kompetensutveckling av personal inom Sörmlands museum - under 4 prisbasbelopp - över denna gräns Inköp av teknisk utrustning som är kvalitetshöjande för museets verksamhet - under 4 prisbasbelopp - över denna gräns Forskning och övriga utvecklingsinsatser som kommer Sörmlands museum till godo. Övriga insatser som nämnden anser gagnar museets verksamhet. Delegat Ersättare Kommentarer Länsmuseichefen Länsmuseichefen s beslut i samråd med länsmuseichefen Beslut om attestanter/ersättare Direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling avseende upphandling av entreprenörer, konsulter, inventarier, varor, material mm inom anslagsram och upp till 15 procent av tröskelvärdet (f n 287 000 kr) Initiering av upphandling av entreprenörer, konsulter, inventarier, varor, material mm inom anslagsram - högst 10 PB per gång - högst 30 PB per gång - över 30 PB per gång Avrop från ramavtal avseende upphandling av entreprenörer, konsulter, inventarier, varor, material mm inom anslagsram - högst 10 PB per gång - högst 30 PB per gång Beslut anmäls ( om investeringen är angiven i investeringsplan beslutad i nämnd)
Delegat Ersättare Kommentarer 4(8) Anlitande av grupper/artister (juridisk person), dock ej anställning (se Personalfrågor). inom budgeterad ram. Över 10 PB information till före beslut dessa anmäls Tecknande av leasing- och serviceavtal o d inom den egna verksamheten Korttidsleasing högst ett år, i övriga fall efter samråd med Försäljning av tjänster och varor som inte är prissatta - arkeologi och andra uppdrag - konsultarbete i övrigt Fastställande av årliga prislistor för olika kategorier tjänster - högst 10 PB - över 10 PB Fastställa entréavgifter till särskilda utställningar samt till evenemang, program, föreställningar etc. FASTIGHETER, LOKALER, BYGGNADER, ARRENDEN Beslut att ingå och säga upp hyresavtal för inhyrda externa lokaler Beslut att teckna avtal för inhyrda externa lokaler Beslut om att skänka inventarier/utrustning samt att sälja inventarier/utrustning - högst 0,5 PB - över 0,5 PB Beslut om att motta donation (ej föremål) Permanent uthyrning av byggnader, lokaler, rum e d Tillfällig uthyrning av lokaler, byggnader, rum e d Beslut anmäls Landstingsdirektören enligt beslut av landstingsstyrelsen FM-chefen enligt beslut av landstingsdirektören Delegeras ej Efter samråd med Landstingsfastigheter Tillfällig uthyrning enligt prislista är verkställighet
Delegat Ersättare Kommentarer 5(8) Fastställande av arrenden och hyror inom ramen för gällande skötselplan Uthyrning av bostäder och fritidsbostäder Uppgiften att uppfylla de bestämmelser som enligt gällande lagstiftning krävs för uppförande, utformning och underhåll av byggnader och anläggningar IT-FRÅGOR Förordna personuppgiftsombud enligt PUL (personuppgiftslagen) Fullgöra förvaltande uppgifter enligt personuppgiftslagen. beslutar om bestämmelser Delegeras ej PERSONALFRÅGOR Fastställande av förvaltningsorganisation och anställning och entledigande av underställda chefer Anställning av övrig underställd personal inom respektive verksamhet samt fastställande av lön och andra anställningsvillkor inom givna riktlinjer Beviljande av avgångsvederlag för personal Beslut om verksamhetsorganisation: verkställighet efter samråd med Övriga beslut anmäls Lönesättning diskuteras med personalfunktionen Högst sex månader sammanhängande: återanmäls ej verkställighet. Anställning över sex månader anmäls. verksamhets-/. Beviljande av särskild avtalspension Får inte vidaredelegeras Avskedande av personal verksamhetschef/ Uppsägning av underställd personal p g a arbetsbrist eller på grund av
6(8) personliga skäl Delegat Ersättare Kommentarer Beslut om förflyttning/omplacering: - inom verksamhet - mellan verksamheter Beslut om disciplinära åtgärder inom gällande avtal för underställd personal Beslut om kompetensutveckling för underställd personal - motsvarande högst 1 PB per år och person - i övriga fall Beslut om deltagande i kurser, konferenser o d för underställd personal vid en kostnad över 0,5 PB total kostnad per gång och person Arbetsgivaransvar för arbetsmiljö enligt arbetsmiljölagen samt för verksamheten adekvata författningar. Lägre belopp (under 0,5 PB) betraktas som verkställighet utan särskilt beslut. Övriga anmäls. REPRESENTATION Beslut om extern representation - över 0,1 PB totalt per gång inom anslagsram - högst 0,1 PB i samband med särskilda program och seminarier - högst 0,5 PB i samband med vernissager, premiärfester och därmed jämförbara arrangemang Beslut om intern representation över 0,5 PB/tillfälle (total kostnad) RESOR Beslut avseende kurser, konferenser och resor utomlands / verksamhetschef/ Lägre belopp (upp till 0,1 PB) betraktas som verkställighet utan särskilt beslut Lägre belopp (upp till 0,5 PB) betraktas som verkställighet utan särskilt beslut. Belopp över 20 000 kr för evenemang/tillfälle i samråd med
Delegat Ersättare Kommentarer 7(8) RÄTTSLIGA FRÅGOR Slutlig prövning och beslut om utlämnande av allmän handling Även handlingar som förhandsprövats att vara sekretessbelagda ska omprövas vid begäran om utlämnande Avvisande av för sent inkommen handling vid förvaltningsbesvär enl. förvaltningslagen 24 YTTRE MILJÖ Ansvar för yttre miljö enligt för verksamheten adekvata lagar och författningar, andra myndighetskrav och landstingets miljöpolitiska beslut Vidta åtgärder inom ramen för ovanstående ansvar för yttre miljö ÖVRIGT Beslut i brådskande ärenden enl. kommunallagen 6 kap. 36 s ordförande Vice ordförande alltid vid nämndens nästa sammanträde Ansökan om externa medel/projektmedel för verksamhet - utan behov av omprioritering av verksamheten - när krav på omprioritering av egna resurser krävs för att kunna genomföra projektet Svar på remisser där respektive verksamhet är remissinstans. en. Kopia till en och ekonomichefen.
8(8) Beslut rörande alla former av utgående externa bidrag Delegat Ersättare Kommentarer Delegeras ej Beslut om stöd i form av arbetsstipendium till unga filmare enligt beslutade kriterier och inom av nämnden fastställd ram. Scenkonst Sörmland beslutar om årlig ram för stödet. (revidering 2011-05-04)