Tentamensvaktsorganisationen i förhållande till digital tentamen 25/11 2014 Juridiska Fakulteten vid Lunds Universitet Madeleine Rietz 1
Innehållsförteckning Bakgrund till uppdraget 1 Tentamensvaktsorganisationen idag 1 Rutiner för tentamensvakterna 2 Digital tentamen under höstterminen 2014 3 Utfall av genomförda digitala tentamina 3 Rutiner för digital tentamen 4 Fortsatt arbete 5 Förändring av tentamensorganisationen? 5 Tydligare rutiner för tentamensvakterna 6 Avvikelserapport 9
Bakgrund till uppdraget Denna skrivelse görs på beställning av avdelningschef för utbildningsservice. Uppdraget innebär en utredning kring hur dagens tentamensvaktsorganisation hanterar och kan klara av införandet av digital tentamen vid Juridiska fakulteten. Utgångspunkten har grundat sig i två delar. Den första delen som varit till grund för skrivningen är tentamensvaktsorganisationen så som den ser ut idag, och den andra delen är studieadministratörernas rutiner för digital tentamen (både före, under och efter salstentamen). Gällande tentamensvaktsorganisationen kan sägas att skrivelsen belyser hur rutinerna ser ut idag, hur vissa rutiner ändras/behöver ändras med tanke på digital tentamen och hur tentamensvakterna hanterat dessa nya rutiner, och till viss del, nya arbetsuppgifter. Studieadministratörernas rutiner figurerar i skrivelsen då dessa rutiner påverkar tentamensvakterna och deras arbete vid salstentamina. Under arbetets gång har jag även haft kontakt med Andreas Knutsson som hjälpt kursadministratör Ole Martin Rystad med att göra en skrivelse med rutiner för tentamensvakter samt utveckla en tentamensvaktsutbildning för tentamensvakterna på Juridicum vid Stockholms universitet. Jag har fått ta del av den rapport Knutsson producerat, samt deras nya rutiner för tentamensvakterna. Tentamensvaktsorganisationen idag Idag är det en tentamensvakt som har huvudansvaret för tentamensorganisationen. Detta innebär att denna så kallade huvudvakt i början av varje termin får en sammanställd lista över terminens salstentamina skickad till sig från en av studieadministratörerna. Utifrån nämnd lista tilldelar huvudvakten uppdrag till resterande tentamensvakter, och det är då huvudvaktens ansvar att se till att där finns tentamensvakter på plats vid varje salstentamina. När det sedan är dags för en tentamen hämtar huvudvakten skrivningarna i tentamensskåpet (som är lokaliserat på Juridicum) och levererar skrivningarna till aktuell tentamenssal. Där tar sedan de bokade tentamensvakterna vid. De packar upp skrivningarna, ser till så att allt material som behövs finns med, lägger ut omslag med skrivpapper på studenternas platser, informerar studenterna om vad som gäller vid denna tentamina och delar sist ut själva tentamensfrågorna. Under tiden som tentamensvakterna hanterar arbetsuppgifterna nämnda ovan brukar huvudvakten åka och förbereda och/eller avlösa annan tentamensvakt vid tentamen för studenter med pedagogiskt stöd. Studenter med pedagogiskt stöd skriver i regel i annan sal än övriga studenter, vilket leder till att huvudvakten får åka dit och byta av den tentamensvakt som vaktar vid nämnd tentamensform. Därefter åker huvudvakten tillbaka till den större tentamenssalen och ser till att allt går som det ska. När tentamensskrivningen är över hjälper huvudvakten tentamensvakterna att packa ihop studenternas skrivningar, ställa i ordning tentamenssalen och sedan kör huvudvakten och lämnar studenternas skrivningar och överblivet material i tentamensskåpet på Juridicum. 1
Det sista huvudvakten sedan gör är att åka till tentamen för studenter med pedagogiskt stöd och se till att även denna tentamen avslutas på ett korrekt sätt, och sedan lämnar huvudvakten studenternas skrivningar i tentamensskåpet. Rutiner för tentamensvakterna Vid varje tentamen får tentamensvakterna medskickat ett papper från studieadministratören (oftast klistrad på en box med material i) där grundläggande rutiner för aktuell tentamen presenteras. Det är till exempel information om hur tentamen ska sorteras, när examinator kommer till skrivningen, hur länge skrivningen ska pågå och så vidare. Det finns ett kort dokument skrivet av Mats Tjernberg (dåvarande prefekt) 2011-05-31 kallat Rutiner m.m. vid salstentor. Där tar Tjernberg upp ett rektorsbeslut samt några få punkter för tentamensvakterna att tänka på. Bland annat står det att tentamensvakterna ska uppmana studenterna att ta med allt de behöver under skrivningen från sina väskor direkt och att studenterna därefter ska placera väskorna vid angiven plats. Sedan får väskorna endast öppnas under tentamensskrivningen i närvaro av en tentamensvakt. Vidare står där att om tentamensvakterna upptäcker att någon student försöker fuska eller störa tentamensskrivningen så ska tentamensvakterna anteckna aktuell students namn, eventuella vittnens namn, anmoda studenten om att lämna ifrån sig eventuella bevismaterial (dock kan tentamensvakterna inte tvinga studenten till detta), eventuellt flytta på studenterna och sedan skriftligt anmäla händelsen till prefekt. Detta dokument är inget som tentamensvakterna får till sig vid tentamensskrivningar. Utarbetat av studievägledningen med hjälp av studieadministrationen finns även ett dokument vid namn Rutin vid specialtentamen. Nämnt dokument vänder sig till tentamensvakter som vaktar tentamina där studenter har pedagogiskt stöd och därmed skriver studenterna ibland på datorer som fakulteten tillhandahåller. Dokumentet börjar med en uppställning av allmänt gällande rutiner, så som: Studenterna kommer till tentamenssalen en kvart före utsatt tid Studenterna får lov att anlända till tentamen upp till en timme efter utsatt tid Studenterna får lämna in tentamen tidigast en timme efter det att ordinarie skrivningstid har börjat Vad tentamensvakterna ska göra vid eventuella tekniska problem (detta gäller för studenter med pedagogiskt stöd som skriver på dator tillhandahållen av fakulteten) Härefter kommer ytterligare punkter om vad som gäller specifikt om studenten skriver på stationär dator respektive bärbar dator vilka fakulteten tillhandahåller. Detta dokument får tentamensvakterna till sig vid varje tentamensskrivning där det finns studenter med pedagogiskt stöd. Förutom dessa två dokument nämnda ovan, samt den information studieadministratörerna lämnar, får tentamensvakterna inga dokument eller liknande där de kan läsa om de olika rutiner som finns. Det kan 2
även nämnas att inte alla tentamensvakter sett ovan nämnda dokument, då till exempel inte alla tentamensvakter vaktar vid tentamen för studenter med pedagogiskt stöd. Digital tentamen under höstterminen 2014 Under vårterminen 2014 genomförde studieadministrationen med hjälp av IT-avdelningen tentamensskrivningar digitalt. Kort kan sägas att det innebar att studenter vid utvalda kurser fick chansen att skriva sina salstentamina på sina egna datorer med hjälp av ett program kallat DigiExam. Vårterminens tester föll sig så väl ut att NUGA i början på höstterminen 2014 fattade beslut om att fakulteten skulle erbjuda studenterna möjligheten att skriva sina salstentamina digitalt vid samtliga kurser. Utfall av genomförda digitala tentamina Vid början av höstterminen tillsattes jag som ett stöd i införandet av digital tentamen. Stödet riktade sig främst mot tentamensvakterna och studenterna, men även till viss del gentemot mina kollegor vid studieadministrationen. Kort kan sägas att vid grundterminernas salstentamina var det i snitt lite över 80 % som skrev sin tentamen digitalt. Vid fördjupningskurserna ligger det på cirka 50 % och gällande mastersprogrammens salstentamina är siffran lägre. Inför höstterminens salstentamina höll jag en utbildning för tentamensvakterna där jag gick igenom hur programmet fungerar, vad de ska titta på och hur de ska hantera eventuella problem med studenternas datorer. Tentamensvakterna fick möjlighet att ställa frågor, att testa programmet och öva sig i vad de ska titta på i den vy som programmet tillhandahåller för pågående tentamina. Jag var sedan fysiskt med på plats vid samtliga salstentamina som genomfördes. Detta främst för att stöda tentamensvakterna, men även för att bemöta studenternas frågor. För att informationen gällande digital tentamen skulle nå ut till studenterna, och för att de skulle få samma information oavsett vilken kurs de läste, byggde jag en ny informationshemsida. Hemsidan presenterar tanken med digital tentamen, själva programmet DigiExam, information angående inlogg, hur man som student testar programmet innan samt tillhandahålls olika manualer (till exempel en FAQ). Nämnd hemsida länkades sedan på de kurshemsidor där det var relevant. Under processen med att införa digital tentamen på samtliga kurser där salstentamen är en examinationsform ändrades studieadministratörernas sätt att hantera programmet samt rutiner inför en salstentamen. Under vårterminens tester var det endast två studieadministratörer som var inne i programmet och skapade olika tentamina. När nu programmet användes av samtliga studieadministratörer upptäcktes kollisioner i programmet som inte uppmärksammats tidigare. Detta ledde till att studieadministrationen ändra inloggningsförfarandet för studenterna, samt vilken form av tentamina man skapade i programmet. När alla ändringar var satta och dessa ändringar fungerade för samtliga parter behövde den nya informationen nå ut till både studenter och tentamensvakter. Informationen gentemot studenterna 3
ändrades på den tidigare nämnda informationshemsidan, samt skrev studieadministratörerna notiser på kurshemsidornas anslagstavlor. För att uppdatera tentamensvakterna, och för att samla ihop och ta upp frågor kring arbetsprocessen, bokades ett nytt möte med tentamensvakterna. På detta möte gick vi igenom arbetsprocessen avseende digital tentamen, hur denna process påverkade/inte påverkade processen avseende analoga tentamensskrivningar samt även de frågor som väckts hos tentamensvakterna under höstens gång. Från studenternas sida har det egentligen inte uppstått några direkta frågor. Ett fåtal har varit osäkra på om de kan logga in innan tentamenstiden börjat, om de behöver spara tentamen på något sätt eller inte och om de kan lämna in när de vill under skrivningstiden. I övrigt har studenterna inte haft några speciella frågor som nått fram till mig. Rutiner för digital tentamen Rutinerna i tentamenssalen har inte ändrats avsevärt från dess att digital tentamen infördes som ett alternativ för studenterna. Studenterna kommer till tentamenssalen innan skrivningstiden börjar, packar upp eventuellt tillåtet material vid en plats, lägger väskor och ytterkläder vid angiven plats och sätter sig sedan ner och inväntar instruktioner. Tentamensvakterna packar som vanligt upp material som studieadministratören packat åt dem och lägger ut omslag, skrivningshäfte och extra papper vid varje skrivningsplats. Därefter läser de igenom eventuella instruktioner och svarar sedan på frågor från studenterna. Någon minut innan skrivningstiden börjar läser tentamensvakterna upp information/instruktioner som gäller för den aktuella tentamen och när skrivningstiden börjar delar de ut tentamensfrågorna till studenterna. På försättsbladet till tentamensfrågorna finner studenterna den kod som de behöver för att kunna logga in och öppna tentamen digitalt. Om det finns någon student som vill skriva digitalt men som inte kan få åtkomst till något nätverk hjälper tentamensvakterna studenten genom att komma med ett USB-minne och med hjälp av USB-minnet startas tentamen. När skrivningen sedan är igång roterar tentamensvakterna i salen för att hålla koll på vad som händer samt för att försöka förhindra eventuellt fusk. Tentamensvakterna svarar även på frågor från studenterna, delar ut extra kladdpapper vid behov och ser till att tentamenssalen är tyst och lugn. Tentamensvakterna har tillgång till en dator där de kan se vilka studenter som loggat in och skriver sin tentamen digitalt. I nämnd vy kan tentamensvakterna även se exakt vilken tidpunkt de olika studenterna startade tentamen och sedan exakt när de lämnade in sina tentamenssvar. Om någon students dator kraschar/hänger eller något liknande kan tentamensvakterna låsa upp studentens tentamen i den vy de ser i sin tentamensvaktsdator och sedan kan studenten starta tentamen igen och fortsätta skriva. När studenterna vill lämna in sina tentamenssvar kommer de fram med omslaget korrekt ifyllt, tentamensvakterna kontrollerar att omslaget är tillfredsställande och prickar sedan av studenten i tentamenslistan. Om studenten skrivit digitalt tittar tentamensvakterna i sin dator och kontrollerar att studenten lämnat in tentamen digitalt. Om det är någon student som inte har åtkomst till nätverk kan studenten inte lämna in digitalt själv, utan då får tentamensvakterna hjälpa studenten genom ett USB- 4
minne. När sedan samtliga studenter lämnat in sina tentamenssvar sorterar tentamensvakterna skrivningarna i den ordning studieadministratören meddelat, packar ihop allt material och ser till att tentamenssalen är iordningställd. Fortsatt arbete I det fortsatta arbetet med digital tentamen är det viktigt att studieadministrationen arbetar utifrån de uppsatta rutinerna, men även att de utvärderar och utvecklar processen med digital tentamen. Det är även viktigt att fortsättningsvis uppdatera informationen mot studenterna om ändringar görs som påverkar dem på något sätt i tentamenssituationen. Förändring av tentamensvaktsorganisationen? För att tentamensvakterna ska kunna följa med i den digitala utveckling som vi nu ser sker i samband med salstentamina kommer tentamensvaktsorganisationen behöva ändras på något sätt. Detta skrivs med bakgrund i att de flesta tentamensvakter inte är datorvana, vilket gör att de känner oro och stress inför att arbeta digitaliserat. Det finns olika vägar att gå när man pratar om att förändra tentamensvaktsorganisationen. En väg är att samordningen av tentamensvakterna flyttas från en huvudvakt till förslagsvis en av studieadministratörerna. Detta skulle innebära merjobb och mer ansvar för studieadministrationen avseende tentamensskrivningarna. Om man ser till tentamensvaktsorganisationen idag ansvarar studieadministratörerna för att allt material rörande tentamen finns i tentamensskåpet i god tid inför en tentamensskrivning och sedan för uppsortering och utdelning av studenternas tentamenssvar efter skrivningen. Om samordningsfunktionen flyttas till studieadministrationen måste avdelningen/utsedd ansvarig person se till att det finns tentamensvakter bokade till varje tentamensskrivning, att logistiken avseende tentamensmaterialet fungerar, vara tillgänglig under hela tentamensskrivningen för att svara på eventuella frågor från tentamensvakterna och till slut även se till att samtliga rutiner efterföljs av alla tentamensvakter. En andra väg att gå är att man försöker rekrytera nya tentamensvakter från en yngre och/eller mer datorvan krets. Detta för att orosmomentet kring det digitala ska lämna tentamensvakterna i deras process gällande salstentamina. Det man får tänka på då är att de nya tentamensvakterna som man rekryterar måste kunna hantera de studenter som skriver analogt också, samt se till så att samtliga regler och rutiner efterföljs i tentamenssalen och i hanteringen av studenternas tentamenssvar. Gällande detta alternativ kan samordningen antingen läggas på en studieadministratör inom fakulteten eller på en ny tentamensvakt som utses till en så kallad huvudvakt. Det tredje och sista alternativet, så som jag ser det, är att tentamensvaktsorganisationen fortsättningsvis ser likadan ut som den gör idag, med undantaget att man rekryterar några nya tentamensvakter som är yngre och/eller datorvana. På så sätt kan det vid varje tentamensskrivning finnas i alla fall minst en tentamensvakt som känner sig trygg i användandet av dator och som därmed kan ha ansvar för de studenter som väljer att skriva digitalt. Detta innebär att tentamensvakten 5
informerar studenterna om hur inloggningen fungerar för aktuell tentamen, svarar på eventuella frågor rörande digital tentamen, bistår studenterna med USB-minnen i de fall då det behövs och sedan håller koll på vyn i tentamensvakternas dator under själva skrivningen. Som nämnt ovan finns det olika vägar man nu kan gå med tentamensvaktsorganisationen, det viktiga är att det sker någon förändring så att tentamensvaktsorganisationen följer med i utvecklingen mot digitaliserade salstentamina. Tydligare rutiner för tentamensvakterna Under processens gång med denna skrivelse har jag insett att det inte finns särskilt många och/eller tydliga rutiner för tentamensvakterna gällande salstentamina. Detta faktum belystes ytterligare när man valde att införa digital tentamina, då många efterfrågade rutiner gällande den digitala delen av tentamen, trots att liknande rutiner saknas för den analoga delen. Sådana rutiner kan vara allt från vad tentamensvakterna ska göra när de upptäcker misstänkt fusk till hur de ska hantera eventuella kriser så som brand och sjukdom. Nedan listar jag punkter som jag funnit skulle vara viktiga att se över och då även förmedla till tentamensvakterna. Vissa punkter har sin utgångspunkt i hur tentamensvakterna arbetar idag, de dokument som fakulteten har skrivit gällande examination tidigare och vissa punkter har uppkommit genom inspiration från de skrivelser Knutsson gjort åt Juridicum vid Stockholms universitet. Gällande det långsiktiga och operativa arbetet vore det bra om alla nya tentamensvakter fick någon form av introduktion/utbildning, så att de får höra rutinerna från fakulteten och då även har möjlighet att bekanta sig med den auktoritära och serviceinriktade myndighetsroll som tentamensvakterna ändå har vid en salstentamina. Utbildning för nya tentamensvakter. Bör beröra tentamensvakternas arbetsuppgifter, deras roll vid salstentamina, regelverk rörande salstentamina, kontroll, fusk, brand och utrymning och så vidare. Ta upp vilka rutiner som måste följas för att administrationen ska fungera efteråt. Bemötande gentemot studenterna samt serviceaspekten av tentamensvaktsrollen. Tentamensvakterna borde få instruktioner om hur de ska agera vid eventuellt brandlarm eller annan akut/hotad situation. Dessa rutiner borde tentamensvakterna alltid ha till hands. Tentamensvakterna måste vara införstådda med vad som gäller vid sådana situationer, och de måste även ha fakultetens stöd och därigenom mandat att utrymma tentamenssalen vid uppstådd situation. Detta då tentamensvakterna givetvis måste utrymma tentamenssalen vid exempelvis brandlarm. Utförligare information/instruktioner till huvudvakten. På vilket sätt är huvudvakten ansvarig för resterande tentamensvakter? Har huvudvakten andra ansvarsområden (exempelvis logistik kring tentamensmaterial etcetera). Huvudvakten bör även vara den som beslutar om exempelvis utrymning vid brandlarm och liknande. Finns det ekonomiska incitament för huvudvakten? Samtliga tentamensvakter bör känna till hur studenternas tentamenssvar ska sorteras för att studieadministratören ska slippa onödigt arbete. Med detta menas till exempel att 6
tentamensvakterna ser till att studenterna fyller i omslagen på ett tillfredsställande vis, att tentamensvakterna informerar studenterna om att de måste skriva examinationsnummer och sista fyra siffrorna i personnumret på varje papper som de lämnar in analogt och på varje ny fråga som de besvarar digitalt och så vidare. Detta för att de administrativa rutinerna ska fungera utan onödigt merjobb för studieadministratörerna. Se över vilken information tentamensvakterna får från fakulteten. Det är viktigt att tänka på att tentamensvakterna är anställda av oss och att vi därför måste se till exempelvis deras arbetsmiljö. Detta aktualiserar bland annat genom att tentamensvakterna borde få tydliga arbetsuppgifter och rutiner, uppföljning av det utförda arbetet och arbetets kvalitet, tentamensvakternas trivsel på arbetet och så vidare. Sätta upp regler för vilka privata uppgifter/sysslor tentamensvakterna får ägna sig åt medan de vaktar en salstentamina. Beroende på vilka privata aktiviteter tentamensvakterna ägnar sig åt kan möjligheten att upptäcka eventuellt fusk minskas. Se över rutinen för arvodesblanketter. Hur delas blanketterna ut? Hur samlas blanketterna in? Vem har ansvar för att blanketterna kommer rätt person tillhanda? Berätta för tentamensvakterna att deras arbetstid börjar 30 minuter innan skrivtidens början och avslutas 30 minuter efter skrivtidens slut. När en salstentamina går av stapeln finns det ett utsatt klockslag för när skrivningen ska påbörjas. Det finns i regel alltid studenter som är eftersläntrare och som kommer prick på i schemat utsatt tid. Detta skapar oordning i tentamenssalen och tentamensvakterna väntar då ofta med att läsa upp instruktioner för studenterna vilket gör att starttiden för skrivningen förskjuts. I sådant fall bör huvudvakten ha mandat att förlänga skrivtiden för att matcha förskjutningen av starten. Det är dock viktigt att tänka på att det kan förekomma salstentamina av andra fakulteter i salen efter det att vår skrivtid är slut. Tentamensvakterna måste ändock försöka starta tentamen enligt den satta skrivningstiden. Klargöra för tentamensvakterna att deras huvudfunktion är att säkerställa att salstentamina genomförs på ett korrekt sätt, och att de uppträder auktoritärt och professionellt. Titta över den information som går ut till studenterna gällande salstentamina. Kan studenterna på ett enkelt sätt finna den information som de behöver inför salstentamina? För att effektivisera tentamensvakternas efterarbete av salstentamina kan det vara bra att de en timme efter skrivningen startat samlar ihop överblivet material, främst då från platser som inte ockuperats av någon student. Om studenter lämnar in sina tentamenssvar innan skrivningstidens slut är det en god idé att tentamensvakterna plockar undan kvarlämnat material från studenternas platser. Det är viktigt att tentamensvakterna ser till att studenter håller skrivningstiden. Detta innebär att studenterna inte får sitta och skriva när tentamensvakterna sagt att skrivningstiden är över och studenterna får heller inte prata med varandra förrän de är utanför salen. Klargör att tentamensvakterna måste befinna sig i tentamenssalen under hela skrivningen. De får givetvis uppsöka toalett, men inte gå på andra ärenden. Upplysa tentamensvakterna om att de inte får besvara frågor rörande tentamen även om de kan aktuellt ämne själva. 7
Om tentamensvakterna upptäcker misstänkt fusk måste de veta vad de har rätt att göra och inte. Exempelvis får de inte beslagta studenternas saker utan vidare. Tentamensvakterna måste även veta att studenterna får fortsätta tentera trots misstänkt fusk. Det vore bra om tentamensvakterna hade någon form av formulär de kunde fylla i gällande avvikelser i tentamenssalen. När skrivningstiden är över är det bra om tentamensvakterna skapar flera så kallade inlämningsstationer. Detta för att effektivisera inlämningen och försöka hindra köbildningen. Dock kan inte samtliga tentamensvakter ta emot studenternas tentamenssvar, utan någon/några tentamensvakter borde röra sig bland studenterna för att se till att de inte fortsätter skriva och/eller pratar med varandra. Berätta för tentamensvakterna var de ska lämna eventuella kvarglömda saker. Ska det lämnas till studieadministratören? Till fakultetens reception? Olika texter/dokument som kan vara bra för tentamensvakterna att få till sig: Information och regler för tentamensvakter Information/rutiner för nödsituationer Checklista vid utrymning Avvikelserapport för att rapportera incidenter i tentamenssalen Arvoderingsblankett Information rörande aktuell tentamen (analog, digital, pedagogiskt stöd) Något som vi saknat, och som jag fått i uppdrag att utforma, är en blankett där tentamensvakterna kan rapportera incidenter som sker i tentamenssalen. Med grund i detta har jag skapat ett förslag på utseende för en avvikelserapport, vilken står att finnas nedan. 8
Avvikelserapport Studentens fulla namn: Aktuell tentamen: Datum: Avvikelse: Beskrivelse av händelsen: Tentamensvakts namn: Studentens underskrift: 9