Handläggare Datum Ärendebeteckning 2017-01-11 Intern kontrollplan för 2017 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2017 och överlämnar den till Kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Kommunstyrelsen antog 2015-11-03 nya riktlinjer för den interna kontrollen och kommunfullmäktige fattade 2015-11-30 beslut om reglemente för intern kontroll. Reglementet gäller från och med 2015-12-01. Nämnderna har det yttersta ansvaret för att organisera den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. I övrigt ska kommunövergripande riktlinjer, reglementen, policydokument och regler gälla. Riskanalys Som ett led i att ta fram en intern kontrollplan för samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområden ska en riskanalys genomföras. Riskanalysen ska omfatta följande riskkategorier; omvärldsrisker, verksamhetsrisker, legala risker, IT-risker samt risker i rapportering. De risker som identifieras inom respektive riskkategorier ska bedömas avseende hur stor sannolikheten är att skadan/påverkan inträffar samt utifrån konsekvensen om skadan/påverkan inträffar. Uppföljning av intern kontrollplan Nämnden har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska inför nytt budgetår, senast under november månad varje år, anta en intern kontrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen ska löpande rapporteras till nämnden. Nämnden ska senast vid upprättandet av årsrapporten rapportera resultatet till Kommunstyrelsen. Administrativa enheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Storgatan 35 A Tel 0480-45 00 00 Fax 0480-45 04 29 E-post: sam.byggnadskontoret@kalmar.se
Organisationsenhet: Samhällsbyggnadsnämnd År och fas: Intern kontroll 2017 - Inmatning Riskanalys och intern kontrollplan Filtrerade risker grupperade på kategori, 2017-01-11 08:55 1
Omvärldsrisk Risk - Nya nationella krav avseende bostadsbyggande Det finns en påtaglig risk för att lagförändringar och ändrade krav kan leda till att nya arbetssätt och rutiner måste införas för verksamheterna. Process: Förvalta och utveckla det fysiska samhället (Huvudprocess) Eftersom bostadsbyggandet i landet diskuteras mycket på nationell nivå så är sannolikheten stor att det sker förändringar vad gäller regler, krav och bidrag. Konsekvensen av detta har stor påverkan på förvaltningens verksamheter. nationell a krav nya nationella krav avseende bostadsbyggande Björn Strimfors Omvärldsanalys ska genomföras kontinuerli gt för att säkerhetsställa att kontoret är uppdaterat vad gäller nya lagar och ändrade krav för kontorets verksamheter. Tertialvis Risk - Nationell arbetskraftsbrist Risk finns att det i vissa delar av landet blir brist på flera av förvaltningens yrkeskategorier bland annat på grund av att ett flertal utbildningar endast finns på vissa orter i landet. Det finns en hög efterfrågan på arbetsmarknaden vad gäller flera av kontorets yrkesgrupper. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Sannolikheten att nationell arbetskraftsbrist uppstår bedöms vara mycket stor eftersom ett flertal av kontorets yrkeskategorier efterfrågas på stort på arbetsmarknaden. Konsekvensen av brist på arbetskraft kan få stor påverkan på organisationen. arbetskraftsbrist att det inte finns nationell arbetsbrist Kerstin Parker Kontrollerna genomförs genom omvärldsanalys av arbetsläget för de yrkesgrupper som finns på kontoret. Två ggr per år, 2017-01-11 08:55 2
Verksamhetsrisk Risk - Brister i prioritering, målarbetet Det finns risk för att verksamheten inte arbetar mot fastställda mål, det kan t.ex. bero på att målen inte är kända hos medarbetarna. Även yttre påverkan och brist på resurser kan leda till brister i prioriteringen av målarbetet. Process: Fastställa mål och fördela resurser (Ledningsprocess) Sannolikheten för att detta ska inträffa är ganska stor då förvaltningens personal har en hög arbetsbelastning samt om ett flertal tjänster förblir vakanta. Om risken skulle inträffa bedöms skadan kunna bli allvarlig och ha en väsentlig påverkan på verksamheten på om vi inte uppfyller de mål och aktiviter som beslutats. målarbetet att målarbetet prioriteras. Rebecka Persson Uppföljning av mål i ledningsgruppen inför och efter inrapportering till nämnd. Tertialsvis Risk - Organisationsförändringar Organisationsförändringar skapar mer eller mindre oro i verksamheten. Risk att arbetsuppgifter inte är kända av medarbetarna eller är otydligt utformade/preciserade. Det finns risk för att arbetsuppgifter "faller mellan stolarna". Process: Organisera, leda och följa upp verksamheten (Ledningsprocess) I och med att förvaltningens verksamheter behöver förändras utifrån att ny krav ställs, både från internt och externt håll, så är sannolikheten stor att det ska uppkomma någon form av skada. Om skadan inträffar blir konsekvensen allvarlig och kommer därmed att påverka förvaltningens arbete i stor utsträckning. organisationsföränd ringar att förändringar i organisationen följs upp Rebecka Persson Konsekvens- o riskanalys av förändringen. Planerade uppföljni ngar. Risk - Omfattande personalomsättning Eftersom det finns en viss brist på kompetent personal i landet, inom ett flertal av kontorets yrkesgrupper, så finns det en överhängande risk att personal flyttar på sig. Förvaltningens yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och det krävs hög kompetens till en stor del av förvaltningens tjänster. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess), 2017-01-11 08:55 3
Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Sannolikheten att kontoret ska påverkas av personalomsättning bedöms som mycket stor då brist finns inom kontorets yrkesgrupper. Konsekvensen om risk skulle uppstå bedöms ha mycket stor påverkan på organisationen. personalomsättning hur omfattande personalomsättningen är Kerstin Parker personalom sättningen görs genom att följa upp den faktiska omsättningen i personalsystemet. Två ggr per år Risk - Omfattande sjukfrånvaro, stress Hög arbetsbelastning och förändrade prioriteringar kan innebära att personal blir stressade och att sjukfrånvaron höjs. Det finns risk att personal sjukskrivs p.g.a. stressrelaterade sjukdomar eftersom förvaltningen en tid har haft ett ganska stort antal vakanta tjänster, samtidigt som arbetsbelastningen är stor inom de flesta enheterna. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Sannolikheten att kontorets höga arbetsbelastning kan orsaka sjukfrånvaro uppskattas vara mycket stor. Konsekvensen om stressrelaterade sjukdomar ökar på kontoret, bedöms ha en mycket stor påverkan på organisationen. sjukanmälningar att anmälningar fungerar och görs enligt rutin beslutad av kommunstyrelsen Kontroller görs genom att stickprov utförs på ett antal anmälningar som inkommit under kontrollperioden. Två ggr per år sjukfrånvaro o stress att sjukfrånvaro o stress inte är för omfattande Kerstin Parker Kontroller utförs genom att statistik från personalsystemet ang. sjukfrånvara, följs upp. Två ggr per år, 2017-01-11 08:55 4
Legal risk Risk - Kompetensbrister Det är en hög takt på lagförändringar vilket innebär att det krävs en hög nivå på kompetensutveckling. Risk finns att det blir svårt att rekrytera personal med rätt kompetens samt att redan anställd personal inte kompetensutvecklas i den grad som behövs för att klara sin yrkesroll. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Sannolikheten att det kan råda kompetensbrist bedöms som stor eftersom det kan vara svårt att rekrytera till vissa typer av tjänster. Om kompetensbrist uppstår bedöms risken till stor skada för verksamheten. kompetens att det inte finns kompetensbrist Kerstin Parker Kompetensutvecklingsp lan/-uppföljning Två ggr per år, 2017-01-11 08:55 5
IT-risk Risk - Handläggarkartan Flertalet handläggare är beroende av handläggarkartan i sitt dagliga arbete och det är därmed viktigt att alla kartskikt fungerar som de ska samt att all berörd personal har kompetens för att kunna använda handläggarkartan på rätt sätt. Process: Leverera IT-stöd (Stödprocess) Sannolikheten att en skada ska uppkomma på handläggarkartan bedöms som stor då det krävs relativt hög kompetens för att hantera den. Konsekvensen om en skada skulle uppkomma bedöms som stor då detta skulle påverka en stor del av kontorets personal och dess dagliga arbete. handläggarkartan att händläggarkartan är korrekt Jan G Nilsson Kontoret använder sig av månatliga Backup-rutiner. Månatligen, 2017-01-11 08:55 6
Risk i finansiell rapportering Risk - Brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs och integritets reglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Sannolikheten är stor och att det kan hända varje vecka. Konsekvensen av om det inträffar bedöms som stor då skadan kan bli allvarlig eller har stor påverkan på verksamheten. Dels kan fakturor betalas fast de inte ska betalas och även teckna avtal som är felaktiga. att attestförteckningen är aktuell Kontrollera att förvaltningens attestförteckning stämmer överens med aktuell organisation och anställd. Hämta attestförteckning i ärendehanteringssyst em och jämför med systemförvaltarens handling. Minst en gång per år men alltid om förändring av attestförteckning sker. att beslutsattest skett av behörig person Kostnader som berör beslutsattestante n själv ska beslutsattesteras av överordnad. Stickprov på kundfaktur aunderlag och bokföringsorder av minst två promille av kontrollperiodens fakturor och bokförings order. delegationsbestäm melser att delegationsbestämmelse rna följs. Stickprov av genomförda delegation er under kontrollperiode n. Risk - Brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13. Risk för att representation\, kurser\, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Fungerar inte hanteringen korrekt kan detta leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelsekostnader\, leverantörernas förtroende för kommunen skadas\, ej tillförlitlig redovisning kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Sannolikheten att det brister i hanteringen av leverantörsfakturor är mycket stor då detta kan hända varje vecka. Konsekvensen om det blir fel bedöms till stor då skadan kan bli allvarlig och den kan ha stor påverkan på verksamheten. Om inte hanteringen fungerar kan detta leda till ökade kostnader i form av påminnelseavgifter och räntor samt att beslut kan fattas på felaktiga grunder., 2017-01-11 08:55 7
kvitton för representation Kontroll att kvitton är bifogade till representationskonton. Stickprov av att kvitton finns bifogade till fakturor avseende representation. Stickprovet bör omfatta två promille av kontrollerade periodens fakturor. Kontroll på kontering av fakturor Kontroll att rätt kontering av leverantörsfakturor har skett. Stickprov på två promille av kontrollerad periods fakturor att konteringen överensstä mmer vad gäller baskonto m.fl. koder. Risk - Brister i redovisningen underlag vid rättelse av redovisning. Brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet kan innebära att beslut fattas på felaktiga grunder. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) bokföringsorder Kontroll att rättelse och omföringar av bokföringsorder har tillräckliga underlag och kan härledas till ursprunget. Stickprov ur redovisnin gen. Stickprovet bör omfatta två promille av kontrollerad period. Kontroll att balanskonton löpande stäms av Kontroll att balanskonto stäms av regelbundet och mot korrekta underlag Kontroll sker i och med delårs- o årsbokslut. att bruttoredovisning sker Kontroll att intäkter inte redovisas på kostnadskonton och tvärt om. Kontrollera att endast intäkter är redovisade på baskonto 3* och att inte några intäkter är redovisade på kostnadskonton. motpartskod Kontrollera att kod för motpart används vid kontering av faktura. Kontrollerar att alla kund- o leverantörsfakt uror är konterade med motpartskod att räkenskapsmaterial arkiveras att räkenskapsmaterial arkiveras enligt dokumenthanteringspla nen. Kontrollera att räkenskapsmaterial arkiveras enligt gällande dokumenthant ering. Stickprov på ca två promille av totalt antal räkenskaper. Risk - Brister i hantering av kundfakturering Risk att fakturering inte sker i rätt tid. Risk att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroende för kommunen kan skadas. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess), 2017-01-11 08:55 8
Sannolikheten att kommunen hittar brister i hanteringen av kundfakturering bedöms till 3 då det kan hända några gånger om året. Konsekvensen bedöms till 3 då skadan kan bli allvarlig eller få påverkan på verksamheten om fakturering inte sker i rätt tid eller till fel belopp etter att man glömmer att fakturera helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration och att förtroendet för kommunen skadas. Kommunen kan också förlora intäkter vilket kan påverka ekonomin och verksamheten. att fakturering sker snabbt att fakturering sker snabbt efter det att tjänsten/varan levererats. Stickprov ur kundreskontran som bör omfatta två promille av kontrollerad period. Kontrollera att tiden mellan leverans av vara/tjänst och fakturering inte överstiger två månader. En gång om året. att debiterade fakturor är debiterade med korrekt belopp att debiterade fakturor är debiterade med korrekt belopp enligt gällande taxa. Stickprov ur kundreskontran som bör omfatta två promille av kontrollerad period. kontering av fakturor Kontroll att kundfakturor är rätt konterade. Stickprov ur kundreskontran som bör omfatta två promille av kontrollerad period. att registrerade bygglov och miljöärenden är fakturerade att alla registrerade bygglov och miljöärenden är fakturerade. att registrerade bygglov och miljöärenden är fakturerade. Tertialvis debiterade fakturor att debiterade fakturor är betalda och att eventuella avskrivningar görs. Kontrollera i kundreskontra att alla debiterade fakturor är betalda och att ev. avskrivningar görs. Tertialvis, 2017-01-11 08:55 9