RIKTLINJER 1 (20) Riktlinjer för samverkan genom samordningsförbund De här riktlinjerna vänder sig till chefer och medarbetare på Försäkringskassan som arbetar med samverkan inom finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Det här handlar riktlinjerna om Riktlinjerna beskriver Försäkringskassans roll som medlem i samordningsförbund och hur myndigheten praktiskt ska hantera denna medverkan. Rollen som förbundsmedlem utgår från lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Riktlinjerna styr vårt arbete, men innehåller också stödjande delar. Det här är styrande i riktlinjerna Områdesforum för partnersamverkan ska användas för att praktiskt hantera dialogen mellan Försäkringskassans olika livssituationer. Läs mer i avsnitten 3.3, 3,5, 6 och 7. Försäkringskassans medlemsrepresentanter ska informeras om när arbete pågår med ny eller reviderad förbundsordning. Läs mer i avsnitt 5.3. Nationella rådets stödmaterial vid framtagande av förbundsordningar ska användas vid utarbetande av förbundsordning. Läs mer i avsnitt 5.3.2. Försäkringskassans krav på innehållet i en förbundsordning, utöver de krav som är reglerade i Finsamlagen, ska beaktas. Läs mer i avsnitt 5.3.2. Då styrelseledamöter utses ska beaktas att uppdraget är frivilligt och inte ingår i tjänsten. Läs mer i avsnitt 6.1. Försäkringskassans medarbetare med koppling till samordningsförbund ska säkerställa att de grundläggande kraven på insatser som finansieras av samordningsförbunden, är i enlighet med lagens förarbeten. Läs mer i avsnitt 4.1. Verksamhetsområdeschefer SF för VO Syd, Väst, Mitt, Stockholm och Nord ansvarar för att årligen arrangera en gemensam regional sammankomst för Försäkringskassans olika funktioner som har uppdrag kopplat till samordningsförbund. Planering sker i respektive verksamhetsområde. Läs mer i avsnitt 3.5. Försäkringskassans ledamöter i samordningsförbundens styrelser ska bevaka att samordningsförbundens verksamhet registreras i SUS. Läs mer i avsnitt 9.
RIKTLINJER 2 (20) Innehåll 1 Inledning... 3 2 Bakgrund... 3 2.1 Parter... 4 2.2 Målgruppen för den finansiella samordningen... 4 3 Försäkringskassan som förbundsmedlem... 4 3.1 Förtydligande av begrepp... 4 3.2 Försäkringskassan som förbundsmedlem... 5 3.3 Rollen medlemsrepresentant... 5 3.4 Samordningsförbund som en del i den lokala verktygslådan... 7 3.5 Regionala träffar/dialoger... 7 3.6 Nationellt stöd och nationell samsyn... 7 3.7 Nationella rådet... 8 4 Insatser som finansieras genom samordningsförbund... 8 4.1 Grundläggande krav... 8 4.2 Insatser... 9 4.3 Insatser finansierade med medel från ESF- Europeiska socialfonden... 10 4.4 Målgrupper för insatser... 10 4.5 Implementering av erfarenheter... 11 5 Så utövar Försäkringskassan sitt medlemskap... 12 5.1 Medelstilldelning... 12 5.2 Redovisningar och revisionsrapporter... 12 5.3 Förbundsordning... 13 5.3.1 Processen för utarbetande av förbundsordning... 13 5.3.2 Viktigt att tänka på vad gäller förbundsordningar... 14 5.3.3 Beslut om förbundsordning... 14 5.3.4 Regional kvalitetsgranskare... 14 6 Ledamöter i samordningsförbundens styrelser... 15 6.1 Rollen styrelseledamot... 15 7 Medlemmar i beredningsgrupperna... 16 7.1 Rollen medlem i beredningsgrupp... 17 8 Ersättning från Samordningsförbunden... 17 8.1 Överenskommelse mellan Försäkringskassan och samordningsförbund... 18 8.2 Administrationskostnader... 19 8.3 Försäkringskassan bidrar med personal i en överenskommen insats/projekt (resursstöd)... 19 9 SUS... 20
RIKTLINJER 3 (20) 1 Inledning Det är viktigt att alla som har varit borta från arbetslivet under någon tid, eller som aldrig har kommit in på arbetsmarknaden, får den hjälp och det stöd de behöver för att kunna försörja sig genom eget arbete. Ofta behövs hjälp från flera aktörer och stödet måste erbjudas utifrån individens behov. För att nå framgång krävs att alla agerar utifrån sina respektive ansvarsområden och samverkar på både strukturell och individuell nivå. Det är viktigt att finansiell samordning genom samordningsförbund är integrerad med övrig samverkan och med Försäkringskassans övergripande ambitioner för samverkan. Det innebär att den finansiella samordningen ska stödja mål och ambitioner i Försäkringskassans strategiska inriktning. Den ska genomföras i enlighet med de bestämmelser och styrdokument som finns för övriga former för samverkan. All samverkan som Försäkringskassan bedriver ska inkludera ett systematiskt kvalitetsarbete som kan hantera föränderliga behov inom och utanför involverade partners verksamhet. Det innebär att tillsammans med den lokala partnern kontinuerligt och återkommande följa upp och anpassa samverkansinsatserna utifrån eventuellt förändrade förutsättningar. För att underlätta uppföljning av samverkan i samordningsförbund finns ett nationellt stödsystem, SUS 1, som ska användas av alla samordningsförbund. 2 Bakgrund Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser trädde i kraft den 1 januari 2004. Samordningsförbunden har en spridning från norr till söder och finns både i storstäder och på mindre orter. Samordningsförbunden är olika stora, vissa samordningsförbund omfattar en kommun, andra förbund omfattar flera kommuner, några omfattar ett helt län. Den centrala uppgiften är att finansiera olika slags åtgärder som ska underlätta för personer att uppnå förmåga till eget förvärvsarbete. Men samordningsförbunden ska också på olika sätt stimulera till samarbete på handläggarnivå mellan samverkansparterna och även i övrigt underlätta samarbete mellan parterna. Enligt lagens förarbeten 2 är det övergripande uppdraget för samordningsförbunden att skapa goda förutsättningar för samverkan mellan parterna. 1 Sektorövergripande system för Uppföljning av Samverkan och finansiell samordning. 2 Regeringens proposition Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (prop 2002/2003:132)
RIKTLINJER 4 (20) 2.1 Parter Finansiell samordning är en frivillig samverkan mellan Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, ett eller flera landsting samt en eller flera kommuner. Tillsammans bildar de fyra parterna ett samordningsförbund som leds av en fristående styrelse. Styrelsen ska besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen, hur samordningsförbundet ska ledas och organiseras samt finansiering av insatser. Ett väl fungerande samarbete inom ramen för samordningsförbunden ska bidra till att medborgarnas tilltro till de samverkande myndigheterna ökar. Försäkringskassan verkar tillsammans med Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting för att alla kommuner ingår i samordningsförbund 3. Samtliga landsting ingår redan. 2.2 Målgruppen för den finansiella samordningen Målgruppen för den finansiella samordningen är individer i arbetsför ålder som är i behov av insatser från mer än en av parterna och där behovet inte kan tillgodoses inom parternas ordinarie verksamheter. Därutöver har regeringen valt att inte göra ytterligare begränsningar. Särskilt prioriterade målgrupper kan dock framgå i Försäkringskassans regleringsbrev 4. Samordningsförbundets uppgift är primärt att verka för att individer ska få rehabilitering som ger dem möjlighet att försörja sig själva. Den finansiella samordningen gör det möjligt för de samverkande myndigheterna att identifiera individernas totala behov av rehabilitering, vilket kan vara svårt för en enskild part. 3 Försäkringskassan som förbundsmedlem 3.1 Förtydligande av begrepp Under tiden som lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser har funnits har ordet ägare kommit att bli ett mer eller mindre vedertaget begrepp för rollen som förbundsmedlem. I lagen används dock genomgående benämningen medlem för Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, kommuner och landsting (även benämningen samverkande parter förekommer). I riktlinjerna används orden förbundsmedlem eller medlem, medlemsrepresentant och medlemssamråd, även om hänvisning görs till Nationella rådets rekommendationer, bland annat rekommendationen om Ägarsamråd. 3 Nationella rådets strategi (www.finsam.se) 4 Regleringsbrev som avser nästkommande verksamhetsår kommer i december, se Försäkringskassans hemsida (fk.se).
RIKTLINJER 5 (20) 3.2 Försäkringskassan som förbundsmedlem Försäkringskassan har som förbundsmedlem möjlighet att påverka samordningsförbundens verksamhet genom förbundsordning, medelstilldelning, beredningsgrupp, medlemssamråd samt samverkan med Arbetsförmedlingen och övriga parter. Viktiga forum för Försäkringskassan är beredningsgrupperna, förbundsstyrelserna, medlemssamråden, Nationella rådet 5 och nationella möten tillsammans med Arbetsförmedlingen. Försäkringskassan ska tillsammans med Arbetsförmedlingen, kommuner och landsting bidra till en utveckling av den finansiella samordningen. Därigenom ökar möjligheterna för individer med behov av samordnade rehabiliteringsinsatser att få det stöd de behöver för att uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete. Försäkringskassan ska, liksom de övriga parterna, stödja samordningsförbunden så att förbunden kan verka optimalt för att uppnå bästa möjliga effekt av de medel de förfogar över. I regeringens proposition 6 om finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet framgår att den finansiella samordningen bygger på att det finns lokala behov och ett lokalt inflytande över de frågor kring vilka man ska samverka. Enligt 18 lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser ska förbundsstyrelsen hålla förbundsmedlemmarna underrättade om den allmänna planläggningen av förbundets verksamhet samt om frågor av större ekonomisk eller organisatorisk betydelse. Detta kan ske i form av så kallade medlemssamråd 7. Styrelsen har också rätt att från förbundsmedlemmarna få de yttranden och upplysningar som behövs för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter. 3.3 Rollen medlemsrepresentant Varje förbundsmedlem 8 utser en medlemsrepresentant för respektive förbund med uppdrag att företräda sin myndighet vid medlemssamråd. Verksamhetsområdescheferna inom SF är Försäkringskassans 5 I Nationella rådet ingår representanter för Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen och Sveriges kommuner och landsting. 6 Regeringens proposition Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (prop 2002/2003:132) 7 Nationella rådets rekommendation om Ägarsamråd (www.finsam.se) 8 Arbetsförmedling, Försäkringskassa, landsting och kommun
RIKTLINJER 6 (20) medlemsrepresentanter på uppdrag av chefen för Avdelningen för sjukförsäkring (SF). En verksamhetsområdeschef kan delegera detta ansvar vidare 9. Medlemsrepresentanten utses så snart ett lokalt försäkringskasseområde är med i diskussioner med övriga parter inför bildande av ett samordningsförbund. Även då förbund slås ihop behöver frågan om medlemsrepresentant aktualiseras. För att skapa en intern struktur med god representation i samordningsförbunden från både livssituationen Tillfälligt nedsatt arbetsförmåga (TA) och livssituationerna Leva med funktionsnedsättning/varaktigt nedsatt arbetsförmåga (FV) ska frågan om medlemsrepresentant beredas i berört Områdesforum för partnersamverkan. Medlemsrepresentanten representerar samtliga livssituationer. Förbundsordningen är ett viktigt dokument för Försäkringskassans möjlighet till påverkan av samt insyn i ett förbunds verksamhet och medlemsrepresentanten ska informeras om att arbete pågår med ny eller reviderad förbundsordning. Se vidare avsnitt 5.3 Förbundsordning. Medlemsrepresentanten ska hålla sig informerad om förbundets verksamhet inklusive resultatredovisning samt om frågor av större ekonomisk eller organisatorisk betydelse. Försäkringskassans medlemsrepresentant ska se till att minst ett medlemssamråd genomförs årligen. Se vidare Nationella rådets rekommendation 10. Verksamhetsområdescheferna inom SF, som också är medlemsrepresentanter, beslutar på delegation från avdelningschefen om att utse ledamöter och ersättare till styrelser i samordningsförbund 11. Denne har därmed också ansvaret för att de ledamöter och ersättare som utses får utbildning för uppdraget. För att undvika intressekonflikt och säkerställa att medlemsansvaret utövas objektivt och opartiskt kan rollen medlemsrepresentant endast i undantagsfall kombineras med att vara styrelseledamot eller medlem i beredningsgrupp för samordningsförbundet. Särskilda skäl ska finnas som till exempel att resurserna inte räcker till att bemanna med olika personer när det finns många samordningsförbund knutna till ett lokalt försäkringskasseområde. 9 Beslutsprotokoll 2010-08-16, Försäkringskassans ägarrepresentation i samordningsförbund, Dnr 62851-2010 10 Nationella rådets rekommendation om Ägarsamråd beslutad 2016-02-23 (www.finsam.se) 11 Avsnitt Vissa frågor i arbetsordning (2005:1) för Försäkringskassan, 53
RIKTLINJER 7 (20) 3.4 Samordningsförbund som en del i den lokala verktygslådan Handläggare och chefer inom SF och FV ska ha god kännedom om vilka insatser samordningsförbund finansierar som vänder sig till Försäkringskassans målgrupper. Det ska också vara tydligt hur handläggare löpande får information om den verksamhet som förbundet/förbunden finansierar inom kontorets geografiska upptagningsområde. Tydliga och kända interna kommunikationskanaler mellan handläggare och Försäkringskassans representant i beredningsgrupp/motsvarande ska finnas för att fånga upp impulser om behov av insatser. Områdescheferna inom SF och FV ansvarar gemensamt för att utarbeta kommunikationskanaler tillsammans med kontoren inom respektive livssituation. Det ska ske i samråd med lokalt samverkansansvarig inom SF och regionalt samverkansansvarig inom FV. 3.5 Regionala träffar/dialoger För att stärka Försäkringskassans roll som förbundsmedlem och öka förutsättningarna för enhetliga principer och ett samlat synsätt behöver det finnas forum för erfarenhetsutbyte, kunskapspåfyllnad och diskussion om samordningsförbundens verksamhet och resultat. Verksamhetsområdescheferna inom SF ansvarar för att, inom respektive verksamhetsområde, minst en gång per år genomföra regionala träffar med Försäkringskassans medarbetare som har uppdrag kopplat till samordningsförbund. Träffarna riktar sig till områdeschefer SF och FV, enhetschefer SF och FV, stabschefer SF, medlemsrepresentanter, styrelseledamöter och ersättare, deltagare i beredningsgrupp samt regionalt och lokalt samverkansansvariga. Det är lämpligt att en representant från Område Partnersamverkan och försäkringsmedicin inom VO Utveckling och stöd, Försäkringskassans ESF-kansli samt partnerstrateg FV bjuds in. Även om det är verksamhetsområden inom SF som ansvarar för att de regionala träffarna kommer till stånd ska planering ske i dialog mellan SF och FV. Områdesforum för partnersamverkan kan med fördel användas som plattform för dialog och planering. Erfarenheterna från de regionala träffarna bör tas upp till gemensam diskussion i exempelvis avdelningarnas ledningsgrupper (SF och FV), resultatdialoger och Koordineringsgrupp för partnersamverkan. 3.6 Nationellt stöd och nationell samsyn Området Partnersamverkan och försäkringsmedicin inom ansvarar för Försäkringskassans styrande och stödjande dokument för samverkan genom samordningsförbund. Området ska utgöra ett stöd till regionala stöd- och ledningsfunktioner för att stärka Försäkringskassans roll som förbundsmedlem och
RIKTLINJER 8 (20) öka förutsättningarna för enhetliga principer och ett samlat synsätt. Medarbetare inom området kan också ge stöd vid regionala utbildningar. Området Partnersamverkan och försäkringsmedicin ansvarar också för att dialog förs med FV på central nivå. Frågor kopplade till den finansiella samordningen och Försäkringskassans medlemsroll i samordningsförbund kan ställas till medarbetare på Område Partnersamverkan och försäkringsmedicin. Kontaktuppgifter finns på Fia/Försäkring/Partnersamverkan/ Samordningsförbund. Område Partnersamverkan och försäkringsmedicin ingår i Nationella rådet och Nationella rådets arbetsgrupp med uppdrag att ge ett partsgemensamt stöd till samordningsförbunden och medarbetare hos parterna, se vidare avsnitt 3.7. Nationella rådet tar successivt beslut om rekommendationer 12 inom skilda områden. Försäkringskassans medarbetare som har uppdrag kopplade till samordningsförbunden ska känna till och i förekommande fall uppmärksamma och se till att rekommendationerna efterlevs. 3.7 Nationella rådet För att stödja och driva utvecklingen av finansiell samordning genom samordningsförbund finns ett Nationellt råd för finansiell samordning. I rådet ingår representanter för Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen och Sveriges kommuner och landsting. Det nationella rådet har en arbetsgrupp med representanter för alla fyra parter. Arbetsgruppen bereder ärenden till Nationella rådet och står för det operativa stödet till samordningsförbunden 13. Nationella rådet tar fram och publicerar stödmaterial på www.finsam.se. Detta stödmaterial vänder sig till lika mycket till Försäkringskassans medarbetare som till samordningsförbunden. Myndighetens medarbetare som arbetar med frågor kopplat till samordningsförbund bör därför vara bekanta med Nationella rådets webbplats och känna till det stödmaterial som finns där. 4 Insatser som finansieras genom samordningsförbund 4.1 Grundläggande krav Ett samordningsförbund kan finansiera såväl individinriktade som strukturövergripande insatser. Båda inriktningarna ingår i samordningsförbundens 12 Rekommendationerna publiceras på www.finsam.se/rad_och_stod 13 Mer information finns på www.finsam.se
RIKTLINJER 9 (20) uppdrag 14. De individinriktade insatserna syftar till att deltagaren ska förbättra sin förmåga till egen försörjning. Inriktningen på insatserna kan vara arbetslivsinriktade, aktiverande och motiverande, behandlande, kartläggande eller förebyggande. Strukturövergripande insatser kan till exempel omfatta insatser för att stärka samverkan mellan myndigheterna och för att öka kunskapen hos handläggare om olika gruppers behov av arbetslivsinriktad rehabilitering. Samordningsförbunden bedriver ingen egen rehabiliteringsverksamhet vilket innebär att förbund inte heller får upphandla rehabiliteringsinsatser. De insatser som finansieras av förbunden ska utföras hos eller genom någon av de fyra parterna (förbundsmedlemmarna) och även upphandlas av någon av parterna. Förbundet får inte heller fatta beslut om enskilda individers deltagande i insatser eller finansiera deltagares försörjning. Grundläggande krav på insatser som finansieras av samordningsförbunden, är enligt lagens förarbeten att de ska vara tydligt mål- och resultatinriktade och inte innebära att ansvarsgränser luckras upp. Förbundet har till uppgift att svara för uppföljning och utvärdering av beslutade insatser. att de baseras på grundläggande principer om likabehandling av människor. Allt rehabiliteringsarbete, all planering och all uppföljning och utvärdering ska därför genomsyras av ett tydligt köns- och integrationsperspektiv. Försäkringskassans representanter med koppling till samordningsförbund ska säkerställa att de grundläggande kraven följs. 4.2 Insatser De individinriktade insatser som samordningsförbunden finansierar kan ha olika karaktär: Tidiga och samordnade insatser som syftar till att motverka behovet av omfattande rehabilitering. Samordnade insatser som syftar till att rehabilitera individer som står relativt långt från arbetsmarknaden. Syftet med de insatser som samordningsförbunden finansierar är att individen ska uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete. Insatserna kan användas som led i denna process. Det innebär att insatser av utredande och kartläggande karaktär som syftar till att individer kommer i rätt åtgärd inkluderas i den verksamhet förbunden finansierar. 14 Nationella rådets rekommendation Individinriktade och strukturövergripande insatser (www.finsam.se)
RIKTLINJER 10 (20) Ett annat syfte med den finansiella samordningen är att förbättra samarbetet mellan olika myndigheter. Samordningsförbund kan därför stödja samverkan på olika sätt, till exempel genom att finansiera och anordna gemensamma utbildningsinsatser för parternas medarbetare. För att få till stånd en effektiv resursanvändning förutsätts att förbunden har kartlagt och analyserat de behov som finns regionalt/lokalt. Grundläggande är att ha kunskap om vad som redan finns, som t.ex. samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan samt kommunala arbetsmarknadsinsatser. De insatser som finansieras av förbund får inte innebära att man tar över en parts ansvar eller dubbelarbetar. 4.3 Insatser finansierade med medel från ESF- Europeiska socialfonden Den europeiska socialfonden (ESF) är ett viktigt verktyg för att skapa sysselsättning inom EU. Socialfondsprogrammets individinsatser riktar sig till målgrupper som överensstämmer med samordningsförbundens. Socialfonden kan även stödja strukturella insatser. Det är därför naturligt att samordningsförbunden kan vara ett stöd i samverkan inom ramen för myndigheternas ESF-samarbete. Samordningsförbunden kan användas som en arena för att identifiera behov av insatser. Förbunden kan även vara projektägare. Nationella rådet för finansiell samordning är positivt till att samordningsförbund blir projektägare för ESF-projekt, men betonar vikten av att känsliga personuppgifter hanteras inom ramen för respektive myndighet 15. Försäkringskassan verkar tillsammans med Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting för att lyfta fram samordningsförbundens roll och betydelse för att bidra till genomförande av EU:s 2020 strategi i Sverige 16. 4.4 Målgrupper för insatser Målgruppen för den finansiella samordningen kan variera både utifrån lokala behov och över tid. Lagstiftaren har därför medvetet inte preciserat målgruppen. I förarbetena till lagen angavs förvärvsaktiva 20-64 år som huvudinriktning för bestämning av målgruppen. I praktiken har en utveckling skett mot 16-64 år för att även täcka in unga vuxna med behov av samordnade rehabiliteringsinsatser. 15 Nationella rådets ställningstagande Samordningsförbund som ägare till ESF-projekt (www.finsam.se) 16 Nationella rådets strategi 2016-2020 (www.finsam.se)
RIKTLINJER 11 (20) En angelägen uppgift för ett samordningsförbund är mot den bakgrunden att identifiera målgruppen med behov av samordnat stöd inom det geografiska område som förbundet verkar. Försäkringskassan ser samordningsförbunden som en viktig aktör i arbetet med specifika målgrupper. Om behovsanalysen visar att det finns målgrupper som inte får sina behov tillgodosedda inom ordinarie verksamheter ska Försäkringskassan verka för att de prioriteras. Försäkringskassan ska beakta om det i myndighetens regleringsbrev finns uppdrag att genom samordningsförbunden verka för specifika målgrupper. 4.5 Implementering av erfarenheter Finansiell samordning ger staten möjligheter, att i samverkan med andra aktörer, utveckla och testa arbetsformer och metoder som kan leda till att arbetet med utsatta målgrupper utvecklas. Vunna erfarenheter kan tas tillvara för att utveckla ordinarie verksamhet. Implementering av erfarenheter kan ske på olika sätt. En insats kan efter en tid i sin helhet tas över av någon av parterna, både vad gäller ansvar och finansiering. Det är också möjligt att en av parterna enbart tar över en del av insatsen, medan resterande del fortsätter att finansieras av samordningsförbundet. Ett annat implementeringsalternativ är att kunskaper kring nya arbetsmetoder och förhållningssätt, sprids till liknande verksamheter hos någon eller några av parterna. Ibland är en insats inte möjlig att implementera, utan samordningsförbundet fortsätter att finansiera insatsen hos en part. Inför beslut om finansiering av en insats bör Försäkringskassans ledamot i styrelsen alltid ta upp frågan om en insats är möjlig att genomföra i ordinarie verksamhet efter en viss tid. Om den inte bedöms möjligt att genomföra i ordinarie verksamhet, utan insatsen ska finansieras av samordningsförbundet så länge behovet finns kvar, bör ändå frågan om hur vunna erfarenheter kan överföras till ordinarie verksamhet diskuteras. Ett prioriterat uppdrag för medlemsrepresentanter och styrelseledamöter är att identifiera framgångsfaktorer och sprida information om dessa inom Försäkringskassan. På samma sätt behöver även mindre goda resultat i större skala uppmärksammas för att erfarenheterna ska kunna påverka framtida satsningar.
RIKTLINJER 12 (20) 5 Så utövar Försäkringskassan sitt medlemskap 5.1 Medelstilldelning Försäkringskassan bidrar med statens andel, motsvarande hälften av de ekonomiska resurserna till den finansiella samordningen. Landsting och kommuner bidrar med var sin fjärdedel. För statens andel inrättades 2012 anslaget Bidrag för sjukskrivningsprocessen (tidigare finansierades verksamheterna med samverkansmedel). Regeringen meddelar årligen storleken på den budget som avsätts för finansiell samordning genom samordningsförbund. Styrelserna för samordningsförbunden ska senast den 30 november året före det aktuella budgetåret fatta beslut om budget. Dessförinnan ska samråd ha skett med förbundsmedlemmarna om budgeten 17. Respektive VO-chef ansvarar för att formerna för samråden angående budget fungerar från Försäkringskassans sida. Uppdraget att samråda angående budget kan utföras av medlemsrepresentant eller stabschef. Stabschefen har en samordnande roll när det handlar om medelstilldelning. Område Verksamhetsstyrning inom ansvarar för arbetet med medelstilldelningen och meddelar årligen rutiner och tidsplan inom Försäkringskassan och till samordningsförbunden. Chefen för fattar beslut om tilldelning av statens medel. Innan Försäkringskassan slutgiltigt beslutar om fördelning av medel sker samråd på nationell nivå med Arbetsförmedlingen. 5.2 Redovisningar och revisionsrapporter Områdeschefer SF inom kundmötesorganisationen är mottagare av samordningsförbundens periodrapporter och årsredovisningar och ser till att dessa diarieförs. Samordningsförbunden ansvarar för att årsredovisningar samt revisionsrapporter även skickas till Ekonomistaben, som förbereder ärendet inför Försäkringskassans beslut om ansvarsfrihet för samordningsförbundens styrelser. Ekonomistabens mailadress: koncernekonomi@forsakringskassan.se 18. 17 Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser 18 Mottagare av handlingar från samordningsförbund (www.finsam.se)
RIKTLINJER 13 (20) 5.3 Förbundsordning Förbundsordningen är förbundsmedlemmarnas dokument och ska beslutas av var och en av dessa för att gälla. Förbundsstyrelsen har att följa det som är bestämt av förbundsmedlemmarna och som följer av förbundsordningen. Förbundsordningen är ett viktigt dokument för Försäkringskassans möjlighet till påverkan av samt insyn i ett förbunds verksamhet. Försäkringskassan ska verka för att processen för utarbetande av förbundsordning fram till beslut blir så smidig och resurseffektiv som möjligt. De fyra parterna måste dock tillsammans komma överens om hur arbetet med att ta fram en förbundsordning ska bedrivas. Processen som beskrivs under punkt 5.3.1 är Försäkringskassans syn på hur arbetet kan bedrivas för att undvika långdragna processer samt få tillstånd förbundsordningar som håller god kvalitet och som alla parterna är överens om innan beslutsprocessen inleds. Oavsett hur parterna tillsammans väljer att bedriva arbetet fram till en färdig förbundsordning ska Försäkringskassan ta aktiv del i arbetet och se till att förbundsordningen som lämnas för beslut följer grundläggande krav enligt lagen samt innehåller Försäkringskassans krav på ytterligare precisering. Försäkringskassans medlemsrepresentant för berört förbund ska informeras om att arbete med förbundsordning pågår och ta del av den färdiga förbundsordningen innan den lämnas till kvalitetsgranskaren inför beslut. 5.3.1 Processen för utarbetande av förbundsordning När arbete med ny eller reviderad förbundsordning startar utser områdeschef SF en för Försäkringskassan ansvarig medarbetare lokalt (förslagsvis lokalt samverkansansvarig eller enhetschef). Den ansvariga medarbetaren ska informera Försäkringskassans medlemsrepresentant för berört förbund och berörd områdeschef FV om att arbete pågår med ny eller reviderad förbundsordning. Ansvarig medarbetare verkar för att en partssammansatt arbetsgrupp utses så att samtliga parter kan diskutera fram och enas om en och samma skrivning från början. Lokalt finns förutsättningar att föra dialog med övriga parter (och i förekommande fall förbundschef) så att en juridiskt hållbar förbundsordning kan skickas för beslut till alla parter samtidigt. En ansvarig person ska finnas för skrivarbetet och deadline sättas. När arbetsgruppen/de lokala parterna är överens om förbundsordningen gör arbetsgruppen en extra kontroll mot stödmaterialet för förbundsordningar 19. Därefter lämnas förbundsordningen till respektive part för avstämning innan den slutligen lämnas till parterna för beslut. Genom detta förfarande kan tidsödande återremisser och omtag undvikas när väl förbundsordningen hanteras i parternas olika beslutsprocesser. 19 Stödmaterialet Lathund vid utarbetande av förbundsordningar (www.finsam.se)
RIKTLINJER 14 (20) I samband med ovanstående punkt informerar ansvarig medarbetare på Försäkringskassan myndighetens medlemsrepresentant och områdeschef FV om innehållet i förbundsordningen innan förbundsordningen lämnas till regional kvalitetsgranskare. 5.3.2 Viktigt att tänka på vad gäller förbundsordningar Förbundsordningar ska utformas i enlighet med stödmaterialet Lathund vid utarbetande av förbundsordningen som finns på www.finsam.se. På så sätt säkras att formuleringarna under de olika paragraferna följer Försäkringskassans krav. Därutöver ska det framgå att de insatser som finansieras ska registreras och följas upp via det för parterna gemensamma uppföljningssystemet SUS, förbunden betalar sina egna revisionskostnader 20, minst ett medlemssamråd genomförs årligen 21. 5.3.3 Beslut om förbundsordning När samtliga lokala parter är överens skickar områdeschefen förbundsordningen till regional kvalitetsgranskare för beslut av verksamhetsområdeschef SF. Regional kvalitetsgranskare upprättar protokoll och föredrar ärendet för verksamhetsområdeschef SF. Observera att beslut om förbundsordning fattas med två originalhandlingar. Administrativ assistent inom berört VO diarieför ärendet som samlingsärende och publicerar beslutet (protokoll med bilaga förbundsordning) i TA:s grupprum/ Samordningsförbund. Ett av besluten i original skickas till insändande områdeschef för vidarebefordran till samordningsförbundet och det andra skickas till administrativ assistent hos SF,, som förvarar originalet i gemensam diarieakt. 5.3.4 Regional kvalitetsgranskare Kontaktuppgifter till de regionala kvalitetsgranskarna finns på Fia/Försäkring/Partnersamverkan/ Samordningsförbund. Det finns ingen intressekonflikt med att Försäkringskassans medlemsrepresentant kvalitetsgranskar förbundsordningar. Förbundsordningen är medlemmarnas dokument och ska följa lagkrav och de ytterligare krav som Försäkringskassan ställer som förbundsmedlem, se punkt 5.3.2. 20 Nationella rådet 2011-09-21: Nationella rådet rekommenderar förbund att ha som princip att bära sina egna revisionskostnader (Stödmaterialet för förbundsordningar, www.finsam.se) 21 Nationella rådets rekommendation Ägarsamråd (www.finsam.se)
RIKTLINJER 15 (20) Det går däremot inte att kombinera rollen som styrelseledamot i ett samordningsförbund med att vara kvalitetsgranskare av förbundsordningen. Som styrelseledamot är man ansvarig för samordningsförbundets planering och beslut. Det kan därmed uppstå jävsliknande situationer. 6 Ledamöter i samordningsförbundens styrelser Försäkringskassan utser ledamöter till styrelser i samordningsförbund. Chefen för som enligt Försäkringskassans arbetsordning 22 har att utse ledamöter, har delegerat detta ansvar till verksamhetsområdescheferna. Verksamhetsområdeschef inom SF beslutar om att utse ledamöter oavsett från vilken livssituation den föreslagna ledamoten kommer. För att skapa en intern struktur med god representation i samordningsförbunden från både livssituation Tillfälligt nedsatt arbetsförmåga (TA) och livssituation Leva med funktionsnedsättning/varaktigt nedsatt arbetsförmåga (FV) tas frågan om lämplig representation upp i berört Områdesforum för partnersamverkan. Områdeschef SF lämnar därefter förslag på styrelseledamöter och ersättare till verksamhetsområdeschef SF för beslut. Administrativ assistent inom berört VO diarieför beslutet som samlingsärende och publicerar beslutet i TA:s grupprum/ Samordningsförbund. 6.1 Rollen styrelseledamot För att en person ska kunna utses till Försäkringskassans styrelseledamot eller ersättare ska han eller hon vara anställd inom myndigheten och lägst enhetschef eller lokalt samverkansansvarig. För att undvika intressekonflikt och säkerställa att uppdraget utövas objektivt och opartiskt kan rollen styrelseledamot endast i undantagsfall kombineras med att vara medlemsrepresentant eller medlem i beredningsgrupp för samordningsförbundet. Särskilda skäl ska finnas, som till exempel att resurserna inte räcker till att bemanna med olika personer när det finns många samordningsförbund knutna till ett lokalt försäkringskasseområde. För att en samverkan i form av finansiell samordning ska bli effektiv är det enligt lagens förarbeten viktigt att de som utses till ledamöter och ersättare i förbundsstyrelsen har kännedom om vad de olika samverkansparterna kan erbjuda 22 Avsnitt Vissa frågor i arbetsordning (2005:1) för Försäkringskassan, 53
RIKTLINJER 16 (20) för olika stödinsatser inom den finansiella samordningen. Vidare bör dessa personer också ha kännedom om vilka behov och problem som bör lösas genom den finansiella samordningen. Detta förutsätter att till ledamöter och ersättare utse personer som har anknytning till de huvudmän, som är samverkansparter i den finansiella samordningen 23. För statens del innebär detta en anställning hos Försäkringskassan eller Arbetsförmedlingen. Även om ledamöterna är en del i partsrepresentationen inom förbunden måste de samtidigt kunna anlägga en helhetssyn på de frågor de har att ta ställning till. Förarbetena inför lagen om finansiell samordning anger bland annat följande: ledamöterna måste ha förmåga att utifrån de förutsättningar huvudmännen har givit samordningsförbundet kunna finna lösningar som är ägnade att uppnå de mål som gäller för den finansiella samordningen. Detta innebär att de måste ha förmåga att höja sig över ett sektoriserat tankesätt och se till de syften och motiv som ligger bakom den finansiella samordningen. De ska svara för ett helhetsgrepp som utgår från såväl ett individperspektiv som ett samhällsperspektiv. De ska ha förmåga att se vad den egna huvudmannen i samarbete med övriga samverkansparter kan bidra med för insatser. Ett sådant förhållningssätt underlättas av att de resurser som samordningsförbundet disponerar inte är avsedda för att täcka behoven inom enbart en huvudmans ansvarsområde 24. Uppdraget som ledamot får utföras under arbetstid med bibehållen lön 25. Arvode och ersättning för vissa kostnader betalas av samordningsförbundet 26.. Ordningen för att bestämma storleken på arvode och andra ekonomiska förmåner till ledamöterna ska framgå av förbundsordningen 27.. 7 Medlemmar i beredningsgrupperna Försäkringskassan utser representant till beredningsgruppen. Andra benämningar på gruppen kan förekomma men det som avses är en grupp med personer som utses av de samverkande parterna. Gruppen utgör ett stöd till förbundschefen för att bereda ärenden till förbundsstyrelsen och främjar ett gott samarbete mellan parterna. En ytterligare fördel är att beredning och efterföljande beslut blir förankrade hos respektive part under arbetets gång. Gruppen har inte något formellt ansvar i förhållande till styrelsen. 23 Regeringens proposition Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (prop 2002/2003:132) 24 Regeringens proposition Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (prop 2002/2003:132) 25 Riktlinjerna (2009:8) om anställdas medverkan i externa uppdrag och arvoden för uppdrag som ledamot eller ersättare i statliga nämnder, styrelser och samordningsförbund m.m. och PM Statens deltagande i Samordningsförbund/Finsam Dnr 93933-2009 26 Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser 27 Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser
RIKTLINJER 17 (20) För att skapa en intern struktur med god representation i samordningsförbunden från både livssituation Tillfälligt nedsatt arbetsförmåga (TA) och livssituation Leva med funktionsnedsättning/varaktigt nedsatt arbetsförmåga (FV) tas frågan om lämplig representant i beredningsgruppen upp i berört Områdesforum för partnersamverkan. 7.1 Rollen medlem i beredningsgrupp För att en person ska kunna utses som Försäkringskassans representant i en beredningsgrupp krävs att han eller hon är anställd inom myndigheten. Den som utses ska vidare kunna anlägga en helhetssyn på de frågor som gruppen har att ta ställning till, ha god kunskap om samordningsförbund samt erfarenhet av och förmåga till samverkan med andra parter. Representanten ska fånga upp impulser från handläggare inom Försäkringskassans olika livssituationer som arbetar med samordningsförbundens målgrupper. I beredningsarbetet ingår att löpande förankra behov och resurser med representant från berörd livssituation. Om beredningsgruppsrepresentanten är annan än lokalt samverkansansvarig ska denne ha en dialog med lokalt samverkansansvarig om det behov som har lyfts fram av Försäkringskassan. Personerna i beredningsgruppen bör ha beslutsmandat 28. För Försäkringskassans del innebär detta att personen ska vara knuten till lokal ledningsgrupp. För att undvika intressekonflikt och säkerställa objektivitet och opartiskhet kan rollen medlem i beredningsgrupp endast i undantagsfall kombineras med att vara medlemsrepresentant eller styrelseledamot i samordningsförbundet. Särskilda skäl ska finnas, som till exempel att resurserna inte räcker till att bemanna med olika personer när det finns många samordningsförbund knutna till ett lokalt försäkringskasseområde. 8 Ersättning från Samordningsförbunden När Försäkringskassan begär ersättning från samordningsförbunden kan det dels avse ersättning för administrationskostnader och dels avse ersättning för resursstöd i en insats/ett projekt. Ersättningar som begärs av samordningsförbunden för personal ska ske med fullkostnadstäckning. För att beräkna den personalkostnad som ska ersättas ska kalkylen Kalkylerad kostnad för extern utlåning användas. Där finns en särskild flik som avser Samordningsförbund. Kalkylen finns på fia.sfa.se/styrning/redovisningsmodell/kalkyler.se 28 Handbok för finansiell samordning (www.finsam.se)
RIKTLINJER 18 (20) Se också Riktlinjerna för Redovisning av projekt som finansieras med bidrag från extern bidragsgivare fia.sfa.se/styrning/styrandedokument/styrdokument/riktlinje- 2014-06.pdf. 8.1 Överenskommelse mellan Försäkringskassan och samordningsförbund När Försäkringskassan är mottagare av medel från ett samordningsförbund för en insats som förbundet finansierar ska det upprättas en samverkansöverenskommelse mellan de samverkande parterna och samordningsförbundet. De samverkansöverenskommelser som upprättas ska uppfylla vissa krav på formalia. Överenskommelserna ska därför vara skriftliga och undertecknas av budgetansvarig chef. Diarieföring ska alltid göras. Följande bör ingå i en överenskommelse: Parter Samordningsförbundets namn samt berörd organisatorisk enhet inom Försäkringskassan. Tid Samverkansöverenskommelsen bör vara tidsbegränsad. Endast i undantagsfall ska den tecknas på längre tid än tre år. En uppsägningsklausul ska finnas, där parterna ömsesidigt kan säga upp överenskommelsen inom viss tid. Syfte Varför görs den specifika överenskommelsen. Mål Ange i så mätbara termer som möjligt vad/vilka resultat som parterna vill uppnå, och när (mål kan anges på både kort och lång sikt). Åtaganden En överenskommelse bör innehålla vad respektive part åtar sig att genomföra, var för sig eller gemensamt; när ska det utföras och vem är ansvarig för de olika insatserna. Organisation Vilka resurser/kompetenser/personer avsätts hos respektive aktör för de olika insatserna, samt i förekommande fall även för ledning och styrning. Det ska även anges vem som är kontaktperson hos varje samverkanspart. Budget En budget för insatsen ska finnas. Uppföljning/Utvärdering Alla insatser ska rapporteras in i SUS. Det ska framgå av överenskommelsen vem eller vilka personer som har ansvar för att inrapportering görs. Om djupare uppföljning eller utvärdering ska göras ska detta framgå av överenskommelsen.
RIKTLINJER 19 (20) 8.2 Administrationskostnader Samordningsförbunden kan köpa administrativa tjänster/varor av Försäkringskassan. De tjänster/varor som exempelvis kan vara aktuella är: - Förbundschef, - Processtödjare/samordnare, - Administratör eller ekonom, - Övriga tjänster t.ex. ekonomitjänster, revisionstjänster, och utvärderingstjänster, - lokal/inventarier/lokalvård, - telefoni/it, - kontorsmaterial, övriga serviceavtal och försäkringar. Överenskommelse mellan parter ska upprättas där det anges vad som avser det administrativa stödet. Vad gäller köp av tjänster (personal) är huvudregeln den att personen är underställd samordningsförbundets ledning. Ersättning för administrativa varor och tjänster ska faktureras med moms. 8.3 Försäkringskassan bidrar med personal i en överenskommen insats/projekt (resursstöd) I samband med att beslut tas om en ny insats/nytt projekt upprättar samordningsförbundet en samverkansöverenskommelse med Försäkringskassan. Samverkansöverenskommelsen reglerar vad uppdraget avser och för vilka kostnader och till vilket maxbelopp som Försäkringskassan kan begära bidrag (ersättning) för. När Försäkringskassan ska begära bidrag (ersättning) för specifik insats/projekt görs detta genom att en faktura upprättas. https://kundwebb.statenssc.se/1325/documents/sc%203300%20km%2050%20- %20Fakturaunderlag.pdf. Fakturering av bidrag ska alltid ske utan moms. Vid begäran av bidrag för en viss insats/projekt så är det viktigt att inte begära mer i bidrag än de kostnader som Försäkringskassan har haft för den person som ingått i projektet och för vilka bidrag inte redan har fakturerats. För att hålla kontroll på detta ska alla kostnader som ingår för att Försäkringskassan ska få full kostnadstäckning och alla bidrag tillhörande en viss insats/projekt redovisas på en för varje insats/projekt unik kod (verksamhetstyp). När Försäkringskassan bidrar med personal är som huvudregel medarbetaren underställd Försäkringskassans ledning.
RIKTLINJER 20 (20) 9 SUS Samordningsförbunden har till uppgift att svara för uppföljning och utvärdering av de rehabiliteringsinsatser som förbundet finansierar 29. I uppföljningssystemet SUS ska uppgifter rapporteras in om budget, insatser och deltagare för att möjliggöra uppföljning på lokal, regional och nationell nivå. Försäkringskassans återrapportering till regeringen av förbundens verksamhet, bygger i sin helhet på de uppgifter som har registrerats i SUS. Avdelning Analys och prognos hos Försäkringskassan samkör uppgifter ur SUS med uppgifter om utbetalningar av sjukoch rehabiliteringspenning samt sjuk- och aktivitetsersättning för att följa upp de individinriktade insatserna som samordningsförbunden finansierar. Samordningsförbunden rapporterar in ekonomiska uppgifter och grundläggande uppgifter om alla insatser som finansieras. Därefter ska ansvariga hos respektive part (Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, kommuner och/eller landsting) löpande registrera personuppgifter på deltagare i insatserna. För att säkerställa god kvalitet i uppgifterna i SUS ska alla uppgifter registreras fortlöpande. Mer information om SUS finns att läsa på www.susam.se. För att säkerställa god kvalitet i uppgifterna inför återrapporteringarna till regeringen meddelar Försäkringskassan årligen samordningsförbunden de datum då uttag av uppgifter i systemet kommer att göras på nationell nivå. Försäkringskassans ledamöter i samordningsförbundens styrelser ska bevaka och verka för att samordningsförbundens verksamhet registreras i SUS och även bevaka och verka för att styrelserna kräver kontinuerliga redovisningar av de insatser som förbunden finansierar. På så sätt säkerställs möjligheten till uppföljning med god kvalitet på såväl lokal som regional och nationell nivå. Lars-Åke Brattlund Irene Bergqvist 29 Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser