Sammanträdesprotokoll OMSORGSSTYRELSEN Plats och tid Omsorgsförvaltningen, kl. 14:00-16:25 Beslutande Övriga deltagande Utses att justera Susanne Berger (S), ordförande Kirsti Andersson (S) Anders Westman (S) Amanda Isacsson (S) Maria Seger (S) Tom Andersson (S) Hans Danielsen (S) Pia Aronsson (V) Heidi Sjungargård (MP) Maarit Hessling (M) Birgitta Westermark (M) Fredrik Wohlfart (M) Kerstin Kalin (C), ersättare för Jerry Harrysson (C) Carola Karlsson (KL), ersättare för Rolf Rickmo (KL) Martti Hopponen (SD) Rune Berglund (S), ersättare Elisabet Palmkvist (S), ersättare 47-62,64-67 Olle Hirsch (S), ersättare Ann-Christine Magnusson, socialchef Mia Lindmark, förvaltningsekonom 47-62, 66-67 Eva Holmqvist, utvecklingsledare 47, 53-61, 63-65 Ewa Welén, medicinskt ansvarig sjuksköterska 47, 53-59 Christina Nilsson, alkoholhandläggare 59-61, 63 Anna Gauffin, Kommunal 47-62, 66-67 Axel Enström, Ungdomsrådet 47 Åsa Lantz, sekreterare Maria Seger (S) Justeringens plats och tid Omsorgsförvaltningen 21 april 2016 kl. 15:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 47-67 Ordförande Justerande ANSLAG Sammanträde Datum Anslag sätts upp 2016-04-22 Anslag tas ner 2016-05-14 Protokollets förvaring Omsorgsförvaltningens kansli Åsa Lantz
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 47 Dialog Ungdomsrådet 3 48 Information Fyllnadsval efter Jerker Olofsson (L) t o m 2018 4 49 Information Fyllnadsval efter Henrik Hästbacka (M) t o m 2018 5 50 Fyllnadsval i individutskottet efter Henrik Hästbacka (M) t o m 2018 6 51 Fyllnadsval i arbetsutskottet efter Henrik Hästbacka (M) t o m 2018 7 52 Rapport från verksamheten 8 53 Rapport från kontaktperson 9 54 Ekonomisk delårsrapport 10 55 Uppföljning av arbetssätt för hemtjänsten mars 2016 11 56 Dokumenthaneringsplan för omsorgs- styrelsen 12 57 Delegationsordning för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde 13 58 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 14 59 Chefsorganisationen inom Vård och Omsorg 15 60 Länsövergripande överenskommelse om samverkan inom missbruks- och beroendevården 16 61 Yttrande gällande åtgärder med anledning av revisionsrapporten Samverken barn och unga (Avestamodellen 2.0) 17 62 Information om sekretesshandlingar till omsorgsstyrelsen 20 63 Sjöviks folkhögskola Serveringstillstånd 21 64 Sekretessparagraf 23 65 Sekretessparagraf 24 66 Anmälan av delegationsbeslut 25 67 Delgivningar 26
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 47 Dialog Ungdomsrådet har bjudit in till dialog med Ungdomsrådet. och omsorgsförvaltningen berättar om sina verksamhetsområden. Ungdomsrådets representant berättar om deras verksamhet.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 48 Information Fyllnadsval efter Jerker Olofsson (L) t o m 2018 Dnr KK16/0040 102 Kommunfullmäktige beslutade 21 mars 2016 att utse Christina Kaloinen (L) till ny ersättare i omsorgsstyrelsen till och med 2018 efter Jerker Olofsson (L).
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 49 Information Fyllnadsval efter Henrik Hästbacka (M) t o m 2018 Dnr KK 16/0060 102 Kommunfullmäktige beslutade 21 mars 2016 utse - Fredrik Wohlfart (M) till ny ledamot i omsorgsstyrelsen till och med 2018 efter Henrik Hästbacka (M). - Ny ersättare i omsorgsstyrelsen efter Fredrik Wohlfart (M) till och med 2018 kommer att utses vid kommunfullmäktiges nästa sammanträde.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 50 Fyllnadsval i individutskottet efter Henrik Hästbacka (M) t o m 2018 Beslut - Maarit Hessling (M) utses till ny ledamot i individutskottet till och med 2018 efter Henrik Hästbacka (M). - Fredrik Wohlfart (M) utses till ny ersättare i individutskottet till och med 2018 efter Maarit Hessling (M). Maarit Hessling 2016-04-25 Fredrik Wohlfart 2016-04-25 Kommunkansliet 2016-04-25 Lönekontoret 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 51 Fyllnadsval i arbetsutskottet efter Henrik Hästbacka (M) t o m 2018 Beslut - Fredrik Wohlfart (M) utses till ny ledamot i arbetsutskottet till och med 2018 efter Henrik Hästbacka (M). - Maarit Hessling (M) utses till ny ersättare i arbetsutskottet till och med 2018 efter Fredrik Wohlfart (M). Fredrik Wohlfart 2016-04-25 Maarit Hessling 2016-04-25 Kommunkansliet 2016-04-25 Lönekontoret 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 52 Rapport från verksamheten - Förvaltningen informerar om att arbetsutskottets verksamhetsbesök i Horndals hemtjänst den 26 april 2016 ställs in. - Förvaltningen informerar om att arbetsutskottet den 3 maj 2016 ställs in.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 53 Rapport från kontaktperson - s individutskott rapporterar från verksamhetsbesök på IFO barn och familj. - Susanne Berger (S) rapporterar från besök på Skogsgläntan.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 54 Ekonomisk delårsrapport Delårsrapport till och med mars 2016 med årsprognos och målavstämning för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde föredras. Resultatet visar överskott för socialtjänst med 1 348 000:- och överskott för vård och omsorg med 1 531 000:-. Med den buffert som fanns under perioden på 1 513 000:- var det ackumulerade överskottet 4 392 000:-. Årsprognos: Underskott 3 000 000:-. Beslut - Delårsrapporten godkänns.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 55 Uppföljning av arbetssätt för hemtjänsten mars 2016 Hemtjänsten arbetar enligt det arbetssätt som förvaltningen beslutade hösten 2015 vilket innebär mer brukarfokus, planering utifrån behov, kontaktmannaskap och så vidare. I beslutet ingår att förvaltningen gör uppföljning i mars och september 2016. All ordinarie personal har fått svara på en enkät anonymt. Denna har sedan sammanställts i respektive grupp. Tyvärr har förvaltningen inte fått svar från alla. Lite mer än hälften har svarat. Generellt är det lite fler positiva svar än negativa. Det förvaltningen ser som ett fortsatt förbättringsområde är att hitta lösningar på vem/vilka som kan svara på larmen. Just detta upplevs som mycket stressande av de flesta grupper. Susanne Berger (S) informerar vid sammanträdet den 15 mars 2016 att ärendet inte varit uppe i samverkan och att ärendet därför måste bordläggas och tas upp vid nästa ordinarie styrelsemöte. Beredning - Förvaltningens skrivelse 22 februari 2016 med tillhörande bilagor. - s arbetsutskott 1 mars 2016. - 15 mars 2016. Ärendet bordlades och hänsköts till nästa ordinarie sammanträde. Beslut - Redovisningen läggs till handlingarna. Bil 55 Förvaltningschef 2016-04-25 Vård- och omsorgschef 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 56 Dokumenthaneringsplan för omsorgsstyrelsen Förslag till revidering av dokumenthanteringsplan för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde föredras. Dokumenthanteringsplanen är upprättad utifrån Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd och har ett processperspektiv för handläggning. Beredning - Förvaltningens skrivelse 21 mars 2016 med tillhörande bilaga. - s arbetsutskott 5 april 2016. Beslut - Revidering av dokumenthanteringsplanen fastställs enligt förslag och gäller från och med 1 januari 2016. Bil 56 Arkivansvarig 2016-04-25 Arkivredogörare2016-04-25 Resultatenhetschefer 2016-04-25 Kommunarkivet 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 57 Delegationsordning för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde Förslag till revidering av delegationsordning för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde föredras. Beredning - Förvaltningens skrivelse 21 mars 2016 med tillhörande bilaga. - s arbetsutskott 5 april 2016. Under behandling av ärendet påtalas att det i delegationsordningen på vissa ställen står socialutskott. Det ska på dessa ställen stå individutskott. Revidering av detta kommer att göras. Beslut - Revidering av delegationsordningen fastställs enligt förslag och gäller från och med 1 maj 2016. Bil 57 Förvaltningschef 2016-04-25 Resultatenhetschefer 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 14 58 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Kvalitetsberättelsen för omsorgsförvaltningens Ledningssystem föredras. Beredning - Förvaltningens skrivelse 29 mars 2016 med tillhörande bilaga i form av omsorgsförvaltningens Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. - s arbetsutskott 5 april 2016. Beslut - Redovisningen av kvalitetsberättelsen för omsorgsförvaltningens Ledningssystem godtas. Bil 58 Förvaltningschef 2016-04-25 Resultatenhetschefer 2016-04-25 Utvecklingsledare 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 15 59 Chefsorganisationen inom Vård och Omsorg Förvaltningen redogör i skrivelse 4 mars 2016 för forskning och rapporter kring chefskapet inom offentlig förvaltning. Förvaltningen informerar om att den 31 mars 2016 började Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) att gälla. Syftet är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska upprätta mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön samt se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till. Förvaltningens nuvarande chefsorganisation redovisas. Det framkommer att flera chefer har ett stort antal medarbetare underställda sig. Diskussioner har förts om hur belastningen ska kunna omfördelas så att chefer och medarbetare får en bättre arbetsmiljö. Olika förslag till fördelning har framkommit och i samtliga förslag påtalas att ytterligare chefstjänst krävs för att på bästa sätt minska antalet underställda för de med stora enheter. Med hänsyn till redovisad forskning och redovisade rapporter samt Arbetsmiljöverkets föreskrift anser förvaltningen att chefsgruppen behöver utökas. Beredning - Förvaltningens skrivelse 4 mars 2016. - s arbetsutskott 5 april 2016. Beslut - 1.0 enhetschef inrättas, inom ram, till resultatenheten Vård och Omsorg. Bil 59 Förvaltningschef 2016-04-25 Vård och Omsorgschef 2016-04-25 Ekonomer 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 16 60 Länsövergripande överenskommelse om samverkan inom missbruks- och beroendevården I de lagändringar som har skett och de nya nationella riktlinjerna för vård och stöd vid missbruk och beroende från år 2015 stärks kravet ytterligare på samverkan mellan landsting och socialtjänst och på brukar- och patientinflytande. Regionala utvecklingsgruppen för missbruk och beroende har på uppdrag av Region Dalarnas chefsgrupp utarbetat en länsövergripande överenskommelse för missbruk och beroende mellan landstinget Dalarna och Dalarnas 15 kommuner. Syftet med överenskommelsen är att den ska ersätta Dalarnas Riktlinjer för missbruk och beroende från år 2008 och utgöra en gemensam grund för de lokala samverkansöverenskommelser som kommuner och landsting sedan år 2013 har lagstadgad skyldighet att upprätta. Representanter från kommuner och landsting och berörda yrkeskategorier har genomfört uppdraget. I överenskommelsen tydliggörs huvudmännens lagstadgade ansvarsområden inom respektive område och för olika målgrupper. De nya riktlinjerna kräver också vissa gemensamma utbildningssatsningar som med fördel kan ske i samverkan med högskolan. Bifogat förslag till överenskommelse har godkänts av länsnätverket förvaltningschefer inom hälsa och välfärd och av rådet för välfärdsutveckling. Beredning - Förvaltningens skrivelse 22 mars 2016 tillsammans med tillhörande bilagor i form av tjänsteskrivelse från Region Dalarna daterad 8 januari 2016 (RD 2015/181), den länsövergripande överenskommelsen om samverkan inom missbruks- och beroendevården och två minnesanteckningar från Region Dalarna daterade 10 december 2015 och 8 januari 2016. Beslut - Den länsövergripande överenskommelsen om samverkan inom missbruks- och beroendevården godkänns. Bil 60 Förvaltningschef 2016-04-25 Socialchef 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 17 61 Yttrande gällande åtgärder med anledning av revisionsrapporten Samverken barn och unga (Avestamodellen 2.0) Dnr Os 15/039 007 Omsorgsförvaltningen har tagit del av, reagerat och agerat med anledning av revisionsrapporten Samverkan barn och unga. Följande åtgärder har vidtagits och planerar att vidtas: - En sammanställning av utvärderingar som genomförts inom ramen för Avestamodellen 2.0 har upprättats i januari 2016. - Enkätundersökning av Avestamodellen 2.0 genomfördes i januari och resultatet har analyserats och finns tillgängligt i en analysrapport. - En arbetsgrupp bestående av förvaltningschef och socialchef från Omsorgsförvaltningen, bildningschef och resultatenhetschefer från Bildningsförvaltningen har påbörjat en översyn av Avestamodellen med syfte att säkerställa modellens intentioner och har som övergripande mål att förbättra samverkan i alla led i organisationen. Slutresultatet kommer att presenteras under våren 2016. - Styrdokumentet kommer att ses över och uppdateras i syfte att tydliggöra Avestamodellens olika grupper, deras ansvar och hur effekterna av arbetet inom Avestamodellen ska följas upp. Nytt styrdokument kommer att presenteras under hösten 2016. Bakgrund 2015-11-16 offentliggjordes revisionsrapporten: Samverkan barn och Unga. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och övriga styrelser i Avesta kommun har skapat förutsättningar för intern och extern samverkan i arbete med barn och ungdomar som far illa, är i riskzonen att fara illa eller på annat sätt är i behov av extra stöd. Revisionsrapporten slår fast att det finns en stor mängd resurser inom Avestamodellen. Vid en första anblick är det svårt att förstå sambanden och modellens arbetssätt. Många delar kan uppfattas gå in i varandra och en närmare analys av vissa delar i modellen är viktig. Följande rekommendation ges: - Utvärdera modellen och det arbete som görs idag - Följ upp effekterna av det arbete som görs - Förtydliga uppdragets innehåll och det ansvar detta medför, i syfte att ytterligare säkerställa att intentionerna med Avestamodellen 2.0 kan förverkligas - Ta fram nya aktualiserade riktlinjer och strategier Förvaltningschef 2016-04-25 Kommunrevisionen 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 18 61 (forts) - Förtydliga koordinators roll och mot bakgrund av det stora antalet nyanlända invånare, överväga en utvidgning av densamma Yttrande gällande de åtgärder respektive styrelse kommer att vidta ska vara revisionen tillhanda den 15 maj 2016. Bedömning Revisionsrapportens slår fast att det finns en stor mängd resurser inom Avestamodellen. Förvaltningen instämmer i det och anser såsom revisorerna att det är av yttersta vikt att modellens innehåll och organisation ytterligare förtydligas och följs upp så att intentionerna med Avestamodellen 2.0 kan förverkligas. Omsorgs- och bildningsstyrelsen har därför initierat en total översyn av modellen. Bland annat har en sammanställning av alla utvärderingar som gjorts inom Avestamodellen 2.0 författats. En enkätundersökning vars syfte var att följa upp hur personalen i skolan upplever Avestamodellen, arbetet som sker i de olika grupperna och modellens effekter har även genomförts och analyserats. Enkätundersökningen skickades ut till samtliga rektorer, biträdande rektorer, skolsköterskor, skolläkare, kuratorer, skolgruppspersonal, speciallärare och specialpedagoger inom Avesta kommun. En arbetsgrupp bestående av förvaltningschef och socialchef från Omsorgsförvaltningen, bildningschef och resultatenhetschefer från Bildningsförvaltningen har inrättats som syftar till att ytterligare säkerställa modellens intentioner. Några av målen som arbetsgruppens arbete ska resultera i är bättre samverkan i alla led samt att tydliggöra det lagstadgade ansvaret i organisationen. Slutresultatet av arbetsgruppens arbete kommer att presenteras under våren 2016. Där kommer identifierade utvecklingsområden redovisas och hur dessa ska implementeras inom Avestamodellen. Arbetsgruppen kommer även att se över och uppdatera styrdokumentet för Avestamodellen. Det uppdaterade styrdokumentet kommer att presenteras under hösten 2016. Beredning - Förvaltningens skrivelse 11 april 2016. Förvaltningschef 2016-04-25 Kommunrevisionen 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 19 61 (forts) Beslut - Förvaltningens svar till kommunrevisionen godkänns. Bil 61 Förvaltningschef 2016-04-25 Kommunrevisionen 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 20 62 Information om sekretesshandlingar till omsorgsstyrelsen Från och med omsorgsstyrelsens ordinarie möte i maj 2016 upphör utskick av sekretesshandlingar till omsorgsstyrelsens ersättare som inte ska tjänstgöra. Tjänstgörande ersättare kommer att få sekretesshandlingar. Om det först på mötet blir aktuellt för ersättare att tjänstgöra kommer det att finnas exemplar av sekretesshandlingar att tillgå på plats. Beredning - Förvaltningens skrivelse 11 april 2016 Beslut - Informationen godkänns. Bil 62
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 21 63 Sjöviks folkhögskola Serveringstillstånd Dnr Os 15/041 702 Stiftelsen Sjöviks folkhögskola, Folkärna, ansöker om tillstånd till servering av starköl, vin, spritdrycker och andra jästa alkoholdrycker vid Sjöviks folkhögskola i huvudbyggandens matsal, Dalahallen, Jubileumshallen, Körsbärslunden, altan Jubileumshallen samt grillplats vid Bäsingens strand. Serveringstillståndet är avsett att gälla årligen till slutna sällskap under perioden 1 juni 31 augusti mellan klockan 11.00-01.00. Förvaltningen föreslår att omsorgsstyrelsen ska bevilja ansökan enligt 8 kap. 2 alkohollagen för Stiftelsen Sjöviks folkhögskola, organisationsnummer 882000-1371, att årligen under perioden 1 juni 31 augusti mellan klockan 11.00 01.00 till slutna sällskap få servera starköl, vin, spritdrycker och andra jästa alkoholdrycker i lokalerna Bäsingesalen, Dalahallen och Jubileumshallen samt utomhus på altanen vid Jubileumshallen, i Körsbärslunden samt grillplats vid Bäsingens strand. Beredning - Förvaltningens utredning 14 januari 2016. Vid omsorgsstyrelsens behandling av ärendet yrkar Susanne Berger (S) att omsorgsstyrelsen beviljar Sjöviks folkhögskola serveringstillstånd enligt förvaltningens förslag. Martti Hopponen (SD) yrkar på att ansökan om serveringstillstånd ska avslås. Efter fastställd proposition meddelar ordföranden att omsorgsstyrelsen beslutat enligt förvaltningens förslag. Martti Hopponen (SD) begär votering. Propositionsordningen, Ja för förvaltningens förslag och Nej för Martti Hopponens (SD) förslag godkänns. Susanne Berger (S), Kirsti Andersson (S), Anders Westman (S), Amanda Isacsson (S), Maria Seger (S), Tom Andersson (S), Hans Danielsen (S), Pia Aronsson (V), Heidi Sjungargård (MP), Maarit Hessling (M), Birgitta Westermark (M), Fredrik Wohlfart (M), Kerstin Kalin (C) och Carola Karlsson (KL) röstar Ja. Martti Hopponen (SD) röstar Nej. Alkoholhandläggare 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 22 63 (forts) Omröstningen resulterar i 14 röster för Ja och 1 röst för Nej, vilket innebär att omsorgsstyrelsen beslutar enligt förvaltningens förslag. Beslut - Bevilja ansökan enligt 8 kap. 2 alkohollagen för Stiftelsen Sjöviks folkhögskola, organisationsnummer 882000-1371, att årligen under perioden 1 juni 31 augusti mellan klockan 11.00 01.00 till slutna sällskap få servera starköl, vin, spritdrycker och andra jästa alkoholdrycker i lokalerna Bäsingesalen, Dalahallen och Jubileumshallen samt utomhus på altanen vid Jubileumshallen, i Körsbärslunden samt grillplats vid Bäsingens strand. Alkoholhandläggare 2016-04-25
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 23 64 Sekretessparagraf
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 24 65 Sekretessparagraf
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 25 66 Anmälan av delegationsbeslut - Arbetsutskottets protokoll 2016-04-05 - Individutskottets protokoll 2016-03-30, 2016-04-05 och 2016-04-07
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 26 67 Delgivningar Avsändare Innehåll Barnahus i Dalarna Verksamhetsberättelse 2015 och Verksamhetsplan 2016. Västmanland-Dalarna Sammanträdesprotokoll 38 2016-03-11, Dnr 2015-000836, Miljö- och byggnadsnämnd Tidsbegränsat byggnadslov för nybyggnad av bostadsmoduler inom fastigheten Horndals Bruk 2:7 Avesta med tillhörande bilagor. Inspektionen för vård och Beslut 2016-03-16 efter oanmäld inspektion av Hedegården, Omsorg (IVO) hem för vård och boende (HVB) för ensamkommande ungdomar i Avesta. IVO avslutar ärendet.