Innehåll Inledning... 2 Sydöstra Skåne ur ett folkbiblioteksperspektiv... 3 Biblioteken Skåne Sydost... 4 Organisation... 4 Prioriterade grupper... 5 Mediesamverkan på Bibliotek Skåne Sydost... 5 Skönlitteratur och biografier... 5 Titlar främst avsedda för barn och unga... 6 Fackavdelningarna... 6 Talböcker och anpassade medier... 6 Magasinsamverkan... 7 E-medier... 7 Databaser... 8 Bibliotek Skåne Sydosts framtida arbete med medieplanering... 8 Nyckeltal... 9 Styrande dokument... 9 1
Inledning Kommunerna i sydöstra Skåne ingår sedan 2014 i det delregionala samarbetet Bibliotek Skåne Sydost (BSSO). Samarbetet gäller främst gemensamt datorsystem och webbkatalog. De fem kommuner som ingår i samarbetet är Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Tomelilla och Ystad. Bibliotek Skåne Sydosts samverkan bygger på de vinster som kan genereras av ett gemensamt biblioteksdatasystem och en gemensam webbkatalog. Samverkan sker på lika villkor, där arbetsinsatser fördelas på ett pragmatiskt sätt kommunerna emellan. Vinsterna utgörs i första hand av det större utbud av medier och tjänster som de fem relativt små biblioteken bättre förmår att tillhandahålla genom samarbetet, men det ger i flera fall även en större utvecklingspotential än om biblioteken skulle arbeta helt enskilt Samtidigt är de fem biblioteken separata enheter vad gäller politiskt styrning, position inom den egna kommunens förvaltningar, budget samt egna utvecklingsprojekt såväl i samverkan med andra aktörer t.ex. skola och föreningar som inom den lokala biblioteksverksamheten. Redan då samverkan kring system och webbfunktioner inleddes såg chefsgruppen ett behov av en gemensam medieplan för de fem kommunerna. Genom projektbidrag från Region Skånes kulturförvaltning kunde arbetet med att ta fram medieplanen inledas i maj 2016. Projektbidraget gick till att anlita en projektledare på deltid. För att göra en gemensam medieplan med ordentlig förankring på de lokala biblioteken inleddes arbetet med att varje bibliotek gjorde en egen medieplan, där fokus låg på ett antal områden där samverkan inte upplevdes som helt friktionsfri. Dessa områden rörde fackavdelningar med mycket kurslitteraturförfrågningar, anpassade medier, e-media, medier särskilt avsedda för barn och unga men även hantering av långa köer samt hur biblioteken lokalt ställer sig till omdebatterade titlar. De lokala medieplanerna drar upp riktlinjer för hur biblioteken på lokal nivå ska hantera de här områdena i enlighet med respektive kommuns biblioteksplan, övriga styrdokument, de lokala förutsättningarna samt efter de egna resurserna. Därefter har den gemensamma planen växt fram för att knyta ihop och styra upp mediesamverkan inom delregionen. Den gemensamma medieplanen är ett ramverk för de lokala planerna. Allt som rör mediesamverkan inom Bibliotek Skåne Sydost finns med både i den gemensamma och i de lokala medieplanerna. Medieplanerna syftar till att utveckla framförhållning och samverkan när det gäller inköp, magasinering och gallring av såväl fysisk som elektronisk media. Mona Quicks bok Medieplanering för folkbibliotek objektivt, subjektivt och provokativt (2014) har utgjort en grund för arbetet med den gemensamma medieplaneringen för Bibliotek Skåne Sydost. 2
0-6 år 7-9 år 10-13 år 14-19 år 20-25 år 26-30 år 31-35 år 36-40 år 41-45 år 46-50 år 51-55 år 56-60 år 61-65 år 66-70 år 71-75 år 76 år och uppåt Sydöstra Skåne ur ett folkbiblioteksperspektiv De fem kommunerna i Skånes sydöstra hörn har tillsammans en befolkning på ungefär 97 000 invånare. Ystad är störst med sina drygt 29 500 invånare och Tomelilla är minst med en befolkning på ca 13 300 personer. Ur ett biblioteksperspektiv innebär detta att det inte finns något stort bibliotek med ett avsevärt större eller bredare bestånd än de övriga, utan förutsättningarna och behoven är relativt lika för alla biblioteken med mindre avvikelser. Det geografiska området är ett populärt besöksmål för turister, det finns även många fritidsboende i alla fem kommunerna, vilka använder sig av bibliotekens verksamhet i ganska stor utsträckning. Det finns inget universitet eller högskola i området, däremot är det relativt många av kommunernas invånare som studerar på annan ort, antingen som distansstuderande eller som pendlare. Avsaknaden av högskola och universitet gör att det ställs krav på att folkbiblioteksverksamheten kan tillgodose låntagare som söker mer avancerad information. Detta gäller såväl studenter som individer i det livslånga lärandet. Likvärdig biblioteksservice ska finnas för alla invånare, oavsett var i landet de bor. INVÅNARE I SYDÖSTRA SKÅNE 12000 Åldersfördelning i sydöstra Skåne Ystad 30% Simrishamn 20% 10000 8000 6000 Sjöbo 20% 4000 2000 Tomelill a 14% Skurup 16% 0 3
Kommun Antal invånare Simrishamn 19 500 Sjöbo 18 965 Skurup 15 400 Tomelilla 13 300 Ystad 29 500 Kommun Antal personer med efter-gymnasial utbildning på 3 år eller mer Simrishamn 2 772 = 16,55% Sjöbo 1 745 = 11,30% Skurup 1 619 = 13,04% Tomelilla 1 228 = 11,22% Ystad 4 285 = 17,36% Sverige 19,69% Kommun Medelinkomst 2015 Medianinkomst 2015 Simrishamn 254 000:- 225 000:- Sjöbo 259 000:- 242 000:- Skurup 270 000:- 250 000:- Tomelilla 246 000:- 229 000:- Ystad 279 000:- 254 000:- Sverige 290 000:- 261 000:- Kommun Antal personer arbetsför ålder (15 70 år) Antal personer som arbetspendlar till annan kommun Simrishamn 13 074 2 535 = 19 % Sjöbo 12 177 4 890 = 40 % Skurup 10 852 4 359 = 40 % Tomelilla 9 115 2 885 = 31 % Ystad 20134 5 119 = 25 % Biblioteken Skåne Sydost Bibliotek Skåne Sydost omfattar biblioteken i Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Tomelilla och Ystad. Samverkan har skett i olika utsträckning sedan 2000 bl. a. kring lånekort, e-boksabonnemang och diverse gemensamma aktiviteter. Sedan hösten 2014 har de fem kommunerna ett gemensamt biblioteksdatorsystem med syfte att förbättra biblioteksservicen för invånarna i de fem kommunerna. Från och med hösten 2017 finns också föreliggande gemensamma medieplan som en grund för att vidareutveckla denna samverkan. Organisation Chefsgruppen är beslutsfattande i samarbetet och utgörs av bibliotekschefer eller motsvarande från de fem kommunerna. Utöver chefsgruppen finns det ett antal arbetsgrupper, där de mest frekventa är systemgrupp, webbgrupp, mediegrupp samt arbetsgruppen för barn och unga. När det gäller frågor kring mediesamverkan är det mediegruppen som tar fram underlag för beslut samt ansvarar för att löpande samverkan fungerar på ett tillfredställande sätt. Gruppen består av en medlem från varje kommun. Vardera bibliotekschefen beslutar om vem som ska vara kommunens representant i gruppen. Ett krav är att medlemmarna i gruppen arbetar med medieurval i någon mån på det lokala biblioteket. 4
Prioriterade grupper Folkbiblioteken i Sverige ska vara tillgängliga för alla och anpassade till användarnas behov. Vissa grupper ska ägnas extra uppmärksamhet. Enligt de fem kommunernas biblioteksplaner samt bibliotekslagen är följande användargrupper prioriterade: Personer med funktionsnedsättning Personer med annat modersmål än svenska De nationella minoriteterna Barn och unga Vuxna i lärande (Sjöbo) Det är i första hand det lokala bibliotekets ansvar att möta och utveckla verksamheten för de prioriterade användargrupperna. Ofta finns ett stort behov av den lokala förankringen för nämnda grupper. Men i de fall då det kan skapa ett mervärde för användaren utvecklas mediesamverkan inom Bibliotek Skåne sydost. Mediesamverkan på Bibliotek Skåne Sydost Var och en av de fem kommunerna i sydöstra Skåne har en lokal medieplan strukturerad utifrån respektive kommuns förutsättningar och styrdokument. Utifrån medieplanen beslutar varje bibliotek kring sitt mediebestånd. Men för att underlätta samarbetet finns det ett antal områden där det finns vägledande beslut och rekommendationer kring hur samverkan kring medierna bör ske. I dessa beslut är det låntagarens intressen som ligger i fokus. Vid särskilda tillfällen kan Biblioteken i Skåne Sydost besluta om gemensamma inköp av vissa medier, när det bedöms skapa ett mervärde för låntagaren. Den mediesamverkan som de fem kommunerna kommit överens om i föreliggande medieplan baseras på områden där det uppstått en viss tröghet i systemet sedan det delregionala samarbetet inleddes, men även områden där en starkare samverkan kan gynna de prioriterade målgrupperna. Skönlitteratur och biografier Det finns alltid ett antal titlar där reservationskön är extra lång, d.v.s. 25 reservationer i systemet eller mer. De långa köerna bildas generellt på skönlitteratur och biografier för vuxna. Sedan samverkan kring datorsystemet inletts har det varit en del oklarheter kring hur de kompletterande inköpen vid långa köer ska fungera. Av denna anledning har hanteringen av långa köer på skönlitteratur och biografier blivit en del av Biblioteken i Skåne Sydosts medieplan. Ystads bibliotek ansvarar för reservationskontrollerna av skönlitteratur och biografier för vuxna. Kontroll sker senast onsdag varje vecka, i samband med denna kontroll meddelas biblioteken om eventuella kompletteringar som behöver göras. Inköpsansvariga på de fem biblioteken kan även rekommendera inköp i förebyggande syfte, d.v.s. före reservationskö har uppstått. Kompletterande inköp ska beställas inom samma vecka som meddelandet gått ut. Biblioteken kan välja att tillfälligt omlokalisera ett filialexemplar för att nå upp till angivet antal exemplar i den gemensamma reservationskön. 5
Komplettering av exemplar sker enligt följande: 25 reservationer = Alla kommuner bidrar med minst 1 exemplar till den gemensamma kön 50 reservationer = Alla kommuner bidrar med minst 2 exemplar till den gemensamma kön 75 reservationer = Alla kommuner bidrar med minst 3 exemplar till den gemensamma kön 100 reservationer = Alla kommuner bidrar med minst 4 exemplar till den gemensamma kön Titlar främst avsedda för barn och unga Det blir sällan lika långa köer på medier avsedda för barn och unga som för vuxna. Men vissa köer uppstår, och eftersom denna grupp av låntagare är en av de högst prioriterade ska särskilda reservationskontroller göras på medier som är avsedda för gruppen. När det gäller titlar främst avsedda för barn och unga är 5 reservationer per exemplar i systemet tillräckligt för att inköpsrekommendationer ska skickas ut. Tomelilla bibliotek ansvarar för reservationskontrollerna av litteratur för barn och unga. Kontrollen sker senast onsdag varje vecka, och i samband med denna kontroll ska biblioteken meddelas om rekommendationer av kompletterande inköp eller nedladdningar. Inköpsansvariga på de fem biblioteken kan även rekommendera inköp i förebyggande syfte, d.v.s. före reservationskö har uppstått. Fackavdelningarna Köbildning på fackavdelningen för vuxna är sällan lika stor som när det gäller skönlitteratur. Men för att hålla köerna så korta som möjligt ska reservationskontroll av denna avdelning göras. När det gäller fackavdelningarna är 5 reservationer per exemplar i systemet tillräckligt för att inköpsrekommendationer ska skickas ut. Sjöbo bibliotek ansvarar för reservationskontrollerna av facklitteratur för vuxna. Kontrollen sker senast onsdag varje vecka, och i samband med denna kontroll ska biblioteken meddelas om rekommendationer av kompletterande inköp eller nedladdningar. Inköpsansvariga på de fem biblioteken kan även rekommendera inköp i förebyggande syfte, d.v.s. före reservationskö har uppstått. Talböcker och anpassade medier För att motverka köbildning på talböcker och andra anpassade medier införs reservationskontroll av dessa medietyper. Anpassade medier innebär förutom talböcker även lättlästa böcker och böcker med stor stil. Köerna på dessa medier ska vara så korta som möjligt med tanke på att målgrupperna är högt prioriterade. I många fall kan det dessutom vara svårt för den enskilda individen att få tag i anpassade medier utanför biblioteken. Simrishamns bibliotek ansvarar för reservationskontrollerna av talböcker och anpassade medier. Kontrollen sker senast onsdag varje vecka, och i samband med denna kontroll ska biblioteken meddelas om rekommendationer av kompletterande inköp eller nedladdningar. Inköpsansvariga på de fem biblioteken kan även rekommendera inköp i förebyggande syfte, d.v.s. före reservationskö har uppstått. 6
Magasinsamverkan I syfte att minska ner det totala antalet magasinsböcker inleds samverkan kring vissa avdelningar. Att ansvara för en avdelning i magasin innebär i praktiken att ta ett större ansvar för att behålla standardverk och klassiker inom avdelningen. Dock har inte biblioteken inom Skåne sydost bevarandeansvar vilket medför att medier kan gallras även om det är sista exemplar i kontoorganisationen. Gallringsansvariga på de lokala biblioteken inom Bibliotek SSO beslutar om ett exemplar på det egna biblioteket kan vara intressant att skicka till ansvarande bibliotek (Se kriterier i tabellen nedan). Det ansvariga biblioteket avgör om exemplaret ska behållas, och i så fall omlokaliseras det till ansvarigt bibliotek, annars gallras det. Vid gallring av sista exemplar kontrolleras intresset för titeln hos Sveriges depåbibliotek. De avdelningar som magasinssamverkan sker på är: Signum/Placering Kriterier/Funktion Ansvarig kommun D Psykologi & Filosofi Standardverk och klassiker inom ämnet, ej biografier Ystad E Pedagogik Standardverk och klassiker inom ämnet, ej biografier Ystad G Litteraturvetenskap Standardverk och klassiker inom ämnet, ej biografier Sjöbo I Konstvetenskap Standardverk och klassiker inom ämnet Tomelilla Storstil Talböcker Utländsk skönlitteratur Sista/Kompletterande exemplar i systemet. Kan även fungera som depåbibliotek i viss mån. Sista/Kompletterande exemplar i systemet. Framförallt när det gäller längre skönlitterära serier. Framförallt klassiker och titlar som kan förmodas att komma räknas in bland dessa framöver, både vad gäller litteratur för barn, unga och vuxna. Då ett språk under en period har låg efterfrågan kan ett urval titlar förvaras i magasin. Tomelilla Skurup Simrishamn E-medier Mängden e-böcker i Bibliotek Skåne Sydosts katalog bedöms av bibliotekspersonalen vara för stor och i vissa avseenden är beståndet inte relevant. Detta medför att låntagare får svårt att hitta de titlar de är intresserade av. En ny form av urvalsarbete påbörjas av mediegruppen under hösten 2017. Urvalsarbetet startar med att gälla nytillkomna media i abonnemanget, men rutiner för det äldre materialet i katalogen kommer också att tas fram av arbetsgruppen. Detta är en kontinuerlig arbetsuppgift för mediegruppen. Urvalet av e-böcker sker enligt samma kriterier som övriga medier. Bibliotek Skåne Sydost har som ambition att även framöver erbjuda e-böcker och strömmande ljudböcker på de titlar som är mycket populära. Tillgängliggörandet av e-medier i webbkatalogen utgör en stor del av mediegruppens arbete. 7
Databaser De fem kommunerna har en del gemensamma databaser. I vilken mån samarbete ska ske kring databaser i framtiden är en diskussion som förs i chefsgruppen. Bibliotek Skåne Sydosts framtida arbete med medieplanering Föreliggande medieplan kommer att revideras under 2020. Anledningen till den relativt korta tidsperioden beror på att det är viktigt för verksamheterna att utvärdera och revidera planen så att den verkligen fungerar som ett stöd i samverkansarbetet. Det är mediegruppen inom Bibliotek Skåne Sydost som leder arbetet med utvärdering och revidering. Det är de lokala biblioteks- och medieplanerna som ska utgöra grunden för den gemensamma medieplanen även i framtiden. Region Skånes biblioteksplan utgör i sin strävan att stärka infrastruktur och mediesamarbete mellan biblioteken också ett viktigt dokument för Bibliotek Skåne Sydosts medieplan. 8
Nyckeltal Nyckeltalen är hämtade ur Kungliga bibliotekets biblioteksstatistik. Nyckeltal 2016 Simrishamn Sjöbo Skurup Tomelilla Ystad* Antal bemannade serviceställen 1 4 4 4 5 Bokbuss X X X X 1 Fasta bokbusshållplatser X X X X 22 Antal årsverken 12,2 7,4 7,7 6,6 14,7 Antal årsverken särskilt för barn & 3,3 1 1,2 1,5 2,9 unga Antal årsverken per 1000 invånare 0,6 0,4 0,5 0,5 0,5 Antal anställda personer 15 11 11 8 16 Totalt fysiskt bestånd 59 620 68 975 71 276 74 906 111 179 Fysiskt bestånd per invånare 3,1 3,68 4,6 5,6 3,8 Totalt antal fysiska lån (initiala + 96 751 85 197 102 031 92 278 160 990 omlån) Antal fysiska lån per invånare 5,1 4,5 6,6 7,1 5,4 Antal fjärrlån 1 219 316 582 685 1 768 Antal licensierade elektroniska titlar 20 627 20 627 20 627 20 627 20 627 inklusive ljudböcker 31 dec. Antal nedladdningar av licensierade 8542 8 452 1 336 8 542 8 542 e-böcker, monografier inklusive talo ljudböcker Nyförvärv av fysiska medier 4 508 5 894 5 200 4 744 9 004 Inköp av tryckta medier samt inköp av virtuella e-baserade media och databaslicenser (exklusive kostnader för biblioteksdatasystemet) 629 842 + 109 906 739 748 716 604 + 137 196 853 800 790 000 + 26 800 816 800 637 400 + 50 000 687 400 925 609 + 146 831 1 072 440 Mediekostnad per invånare 38 45,6 53 51,6 36,4 Antal fysiska besök 125 991 72 744 73 667 88 114 111 469 Antal fysiska besök per invånare 6,5 3,8 4,8 6,6 3,7 Antal bemannade öppettimmar HB 35 44 39 42 47 Antal bemannade öppettimmar x 37,5 28 27 38 filialer Antal obemannade öppettimmar* 56** 83 86 0 0 * Ystad hade begränsat öppethållande under perioden 2016-01-01 2016-04-15 p.g.a. av renovering ** Simrishamns bibliotek började med Meröppet 2016-12-01 Styrande dokument Simrishamns biblioteks medieplan 2017 Sjöbo biblioteks medieplan 2017 Skurups biblioteks medieplan 2017 Tomelilla biblioteks medieplan 2017 Ystad biblioteks medieplan 2017 Bibliotekslagen SFS 2013:801 9