Tjänsteutlåtande Utfärdat 2016-11-25 Diarienummer 0254/16 Kansli och kommunikation Lena Gasslander Telefon 031-365 57 26 E-postlena.gasslander@ponf.goteborg.se Delegationsordning förslag till revidering med anledning av nya riktlinjer för arkiv Förslag till beslut Park- och naturnämnden delegerar beslut gällande fastställande av informationsredovisning till direktören med anledning av nya riktlinjer för arkiv. Delegationsordningen revideras i enlighet med förslaget. Sammanfattning Arkivnämnden har under 2015 fastställt nya riktlinjer till arkivreglemente för Göteborgs Stad. De nya riktlinjerna innebär att myndigheterna i Göteborgs Stad övergår till en processorienterad informationsredovisning (tidigare arkivredovisning) där nya regler gäller för gallring, dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. För att underlätta för verksamheten att arbeta på ett rationellt sätt med arkivfrågor, föreslår förvaltningen att direktören får delegation att fatta beslut om fastställande av informationsredovisning. Bilagor Bilaga 1 Förslag till reviderad delegationsordning Bilaga 2 Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt 1(3)
Ärendet Arkivnämnden som är arkivmyndighet för Göteborgs Stad har tagit fram nya riktlinjer för redovisning och gallring av allmänna handlingar (2015-05-27). Riktlinjerna innebär ett helt nytt sätt att arbeta med arkivfrågor där nya regler gäller för gallring, dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. Regionarkivet beslutar om gallring. Arkivförteckningen redovisar hur handlingar som ska bevaras ska förvaras och behöver inte fastställas av Regionarkivet eller myndigheten. Arkivansvarig på förvaltningen ansvarar för att förteckningen finns och att den uppdateras. Förvaltningen föreslår att direktören får delegation att fatta beslut om fastställande av informationsredovisning som avser klassificeringsstruktur, dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning. I park- och naturnämndens delegationsordning finns sedan tidigare beslut om att delegera delar av arkivvården till direktören, se 1.1.5. Fastställa arkivorganisation och utse arkivansvarig samt 1.1.6. Tillämpa gallringsbeslut som fattas av Regionarkivet. Förslag, nytt beslut: (markerad med röd text i bilaga 1) Beslut om fastställandet av informationsredovisning till direktören och avser fastställa klassificeringsstruktur Klassificeringsstrukturen innebär ett nytt sätt att redovisa handlingar, utgår från myndighetens verksamheter och representerar de processer som genererar handlingar. Regionarkivet ska godkänna förvaltningens förslag till ny klassificeringsstruktur före den fastställs av berörd myndighet. fastställa dokumenthanteringsplan (DHP) Dokumenthanteringsplanen - som fastställer hur allmänna handlingar ska hanteras ska inte längre beslutas av Regionarkivet. Den ska vara strukturerad efter beslutad klassificeringsstruktur och dokumentera den praktiska tillämpningen av Regionarkivets bevarande- och gallringsbeslut. Därefter fastställs den av myndigheten. fastställa arkivbeskrivning Arkivbeskrivningen berättar om myndigheten, visar historik över organisationen och vilken information som finns och har funnits. Regionarkivet kvalitetsgranskar dokumentet som därefter fastställs av myndigheten. Barnperspektivet Jämställdhetsperspektivet Mångfaldsperspektivet Miljöperspektivet Göteborgs Stad Park- och naturförvaltningen, tjänsteutlåtande 2(3)
Omvärldsperspektivet Mottagare av beslut Beslutet ska skickas till Regionarkivet. Linda Nygren Mia Manfredsson Kommunikationschef Göteborgs Stad Park- och naturförvaltningen, tjänsteutlåtande 3(3)
Delegationsordning, antagen av park- och naturnämnden 2016-xx-xx Förteckning över beslut som park- och naturnämnden delegerat till ordförande/vice ordförande eller direktören inom ramen för gällande budget, mål, policys och riktlinjer. Nämnden medger att förvaltningsdirektören givits rätten att vidaredelegera vissa beslut. Samtliga beslut i förteckningen ska anmälas till nämnden om inget annat anges. 1 Administrativa och organisatoriska ärenden 1.1 Allmänt 1.1.1 Besluta i ärenden som är så brådskande att park- och naturnämndens beslut inte kan avvaktas Tjänstgörande ordförande 6 kap 36 kommunallagen 1.1.2 Teckna firma 1.1.3 Organisatoriska förändringar som berör flera avdelningar 1.1.4 Beslut om avslag på begäran om utlämnande av allmän handling 1.1.5 Fastställa arkivorganisation och utse arkivansvarig 1.1.6 Besluta att park- och naturnämnden skall tillämpa gallringsbeslut fattade av Regionarkivet 1.1.7 Besluta att fastställa informationsredovisning 1.2 Juridiska ärenden 1.2.1 Företräda park- och naturnämnden och föra dess talan vid domstol eller annan myndighet eller utfärda fullmakt för annan att företräda park- och naturnämnden att föra talan 1.3 Remisser 1.3.1 Avstå från yttrande i planärende där nämnden inte har eller kommer att få rollen som sakägare/företrädare Avser klassificeringsstruktur, dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning Med undantag av yttranden vid kommunalbesvär rörande 6 kap 34 2p. kommunallagen 1.3.2 Besluta enligt förenklat planförfarande
1.3.3 Besluta i planärenden i skedet för skriftlig granskning med undantag av ärenden där det råder stor intressekonflikt eller nämnden inte fått gehör för tidigare åsikter 1.3.4 Yttranden över bygglovsremisser 2 Personalärenden 2.1 Förordnande av tf förvaltningsdirektör vid semester och kortvarig frånvaro Anmäls inte. Beslut förvaras hos nämndsekreterare. 2.2 Besluta om tjänsteresa utanför Norden 2.3 Besluta om skyddsarbete under konflikt 2.4 Bevilja särskild avtalspension, pensionsförstärkning och avgångsvederlag I samråd med presidiet 3 Ekonomiska ärenden 3.1 Beslut att utse firmatecknare två i förening, giro- och bankkonton 3.2 Attestera utgift avseende förvaltningsdirektör 3.3 Besluta om vem ska inneha attesträtt respektive utanordningsrätt för leverantörsfakturor, utbetalningar och kundfakturor Ordförande/vice ordförande Särskild fullmakt utfärdad av stadsledningskontoret Anmäls inte. Redovisas i ekonomisystemet Anmäls inte. Redovisas i ekonomisystemet 3.4 Besluta om att ta emot sponsring 3.5 Tecknande av skuldebrev mot stadens finansförvaltning
4 Inhyrning, uthyrning, arrenden och upplåtelser 4.1 Inhyrning 4.1.1 Besluta att ge Lokalsekretariatet i uppdrag att inleda förstudie om inhyrning av lokal 4.1.2 Teckna avtal om inhyrning av lokal Avtalet undertecknas av Lokalsekretariatet och därefter av direktören för park- och naturförvaltningen 4.2 Hyres-, arrende- och andra nyttjanderättsavtal 4.2.1 Träffa och underteckna hyres-, arrende- och nyttjanderättsavtal med en avtalstid på över två veckor och högst tio år Beslut att träffa och underteckna hyres-, arrendeoch nyttjanderättsavtal med ett årsbelopp på högst 1 mkr får vidaredelegeras till VC/AC. s beslut anmäls till nämnden enligt 6 kap. 35 kommunallagen. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegation anmäls till direktören enligt 6 kap. 37 kommunallagen.
Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Fastställd av park- och naturnämnden 2001-05 Reviderad 2015-03-23 1. Kommunallagens bestämmelser om delegering av beslutanderätt Av kommunallagens 6 kap. 33-38 framgår följande: Rätt att delegera 33 En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen eller landstinget att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, dock inte i de fall som avses i 34. Förbud att delegera 34 I följande slag av ärenden får beslutanderätten inte delegeras: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter Anmälan av delegationsbeslut 35 Beslut som har fattats med stöd av uppdrag enligt 33 skall anmälas till nämnden, som bestämmer i vilken ordning detta skall ske. Brådskande ärenden 36 En nämnd får uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot som nämnden har utsett att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Vidaredelegation 37 Om en nämnd med stöd av 33 uppdrar åt en förvaltningschef inom nämndens verksamhetsområde att fatta beslut, får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen eller landstinget att besluta i stället. Sådana beslut skall anmälas till chefen. Brukarmedverkan 38 Om en nämnd med stöd av 33 uppdrar åt en anställd att besluta på nämndens vägnar, får nämnden uppställa villkor som innebär att de som utnyttjar nämndens tjänster skall ges tillfälle att lägga fram förslag eller att yttra sig, innan beslutet är fattat. Nämnden får också föreskriva att en anställd får fatta beslut endast om företrädare för dem som utnyttjar nämndens tjänster har tillstyrkt beslutet. 1
Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Fastställd av park- och naturnämnden 2001-05 Reviderad 2015-03-23 2. Kommunalrättslig delegation och ren verkställighet Kommunallagen skiljer på delegering och verkställighet. Gränsdragningen mellan delegering och ren verkställighet är inte alltid helt klar. Delegering innebär att beslutanderätt överförs från nämnden till delegaten. Beslutet ska kunna överklagas. Verkställighetsbeslut är interna beslut och ställningstaganden som rör den inre verksamheten och som fattas enligt i förväg fastställda direktiv. Till exempel är de flesta personaladministrativa beslut och beslut i den löpande driften ren verkställighet och omfattas inte av delegeringsrätten. Sådan beslutanderätt kan framgå av verkställighetsförteckning, arbetsbeskrivningar, ekonomi/personalhandbok och liknande. Nämnden kan inte delegera beslutanderätt till sig själv. Därför finns ärenden där nämnden behållit beslutanderätten inte med i delegationsförteckningen. 3. Allmänt om kommunalrättsliga delegationsbeslut Park- och naturnämndens delegation till tjänsteman avser förvaltningsdirektören. Förvaltningsdirektören har i sin tur rätt att vidaredelegera beslutanderätten till annan tjänsteman (kommunallagen 6 kap. 37 ). Endast förvaltningsdirektören har rätt att vidaredelegera beslutanderätt. Om park- och naturnämnden eller förvaltningsdirektören önskar förbehålla sig beslutanderätten i visst ärende eller typ av ärenden skall den som tilldelats beslutanderätten underrättas om det i förväg. Beslut fattat med stöd av delegation kan inte ändras. Park- och naturnämnden är utan hinder av att beslutanderätten delegerats alltid oförhindrad att uppta ett ärende till eget avgörande, dock ej ärenden där beslut redan fattats med stöd av delegation. Delegerad beslutanderätt får inte utövas i ärende, som rör beslutsfattarens egna personliga förhållanden eller där det enligt kommunallagen finns något annat jäv. Delegerad beslutanderätt får inte utövas i ärenden som är av principiell beskaffenhet eller i övrigt är av större vikt (kommunallagen 6 kap 34 ). Park- och naturnämnden har rätt att åt ordföranden eller en annan ledamot besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde (kommunallagen 6 kap 36 ). 2
Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Fastställd av park- och naturnämnden 2001-05 Reviderad 2015-03-23 Vid längre frånvaro av delegat utser förvaltningschefen ställföreträdare för delegat. Ställföreträdare övertar då delegats beslutanderätt. 4. Delegats ansvar Som en allmän förutsättning för utövande av delegerad beslutanderätt gäller att beslutanderätten utövas inom ramen för gällande lagstiftning, stadens polycies, riktlinjer och rutiner samt avtal för detta ärende eller grupp av ärenden. 5. Anmälan av delegationsbeslut Beslut som fattats med stöd av delegation ska anmälas till park- och naturnämnden. Beslut som fattats på delegation anmäls till nämnden genom att de förtecknas i särskild beslutsförteckning. Beslutsförteckningen anmäls löpande till park- och naturnämnden. I viktiga ärenden kan beslutsunderlag bifogas. 6. Dokumentation av delegationsbeslut Alla delegationsbeslut ska dokumenteras i enlighet med gällande lagstiftning. Även beslut som inte är direkt reglerade i lag ska dokumenteras så att det klart framgår vilka beslut som fattats, beslutsfattare och datum. Besluten ska diarieföras. 7. Återkallande av beslutanderätt Park- och naturnämnden har rätt att återkalla delegerad beslutanderätt. Även förvaltningschefen kan återkalla vidaredelegerad beslutanderätt. Nämnden kan däremot inte ompröva eller återta ett beslut som fattats med stöd av delegation. 8. Firmatecknare Med att teckna firma menas att någon skriver under på den juridiska personens, Göteborgs Stads, vägnar. I park- och naturnämndens ansvarsområde tecknas kommunens firma enligt följande: I ärenden med beslut i nämnd: Ordförande Övriga beslutsärenden: Förvaltningschef 3