ANGÅENDE FORTSATT ARBETE MED ORGANISATIONS- OCH AVGIFTSUTREDNINGEN BESLUT PÅ FÖRBUNDSSTÄMMAN 2011 Förbundsstämman i maj 2011 tog beslutet att arbetet med Organisations- och Avgiftsutredningen ska fortsätta enligt det förslag som förbundsstyrelsen presenterade: FÖRBUNDSSTYRELSENS FÖRSLAG ANGÅENDE ORGANISATIONS- OCH AVGIFTSUTREDNINGEN Organisationsutredningen På förbundsstämman i maj 2009 fick förbundsstyrelsen i uppdrag att utreda Svenska Ridsportförbundet organisation och avgiftssystem och ge förslag på hur dessa kan förändras och effektiviseras för att bättre svara upp mot ridsportens mål och verksamhet. En organisationsutredning tillsattes och har under 2009 och 2010 har arbetat med att samla in fakta och medlemmarnas synpunkter på ridsportens nuvarande organisation och förutsättningar. I en dialog med bland annat den s k Arbetsboken, seminarier och undersökningar har föreningar och enskilda medlemmar uttryckt sina synpunkter och önskemål. En remiss som presenterade en sammanställning av de önskemål och synpunkter som framkommit under arbetets gång skickades till föreningarna i december 2010 samt för synpunkter till distrikten. I förbundsstyrelsens förslag till förbundsstämman har allt material samt synpunkter och åsikter som kommit organisationsutredningen tillhanda beaktats. MOTIONERNA BAKOM UTREDNINGEN Organisationen Tre motioner som handlade om organisationen kom in till förbundsstämman 2009: Skånes Ridsportförbund Att i målarbetet Ett förbund se över och genomföra en omorganisation mellan förbund distrikt klubbar. Stockholms Läns Ridsportförbund Att i tid utreda effekterna av den ökande möjligheten till kommunikation kan ha på framtida rollfördelningen inom förbundet, och om så behövs genom aktiva åtgärder stärka föreningens roll och därmed distrikten. Claes Hedenman Ge styrelsen i uppdrag att komma med ett förslag på en organisation som avvecklar distrikten och delar in Svenska Ridsportförbundet i regioner. Regionerna skall stämma överens med de förslag som RF och vår riksdag kommer att lägga fram. Ge styrelsen i uppdrag att komma med ett förslag på en organisation där de regionansvariga (f.d distriktskonsulenter) är anställda av förbundet och regionråd som är valda av klubbarna inrättas. Ge styrelsen i uppdrag att komma med förslag på en organisation som ökar demokratin i förbundet. En medlem en röst skall vara ett mål vid all röstning på alla nivåer.
Ge styrelsen i uppdrag att förslagen skall sändas på remiss till klubbarna senast 2010-04-30 för att beslut skall tas på stämman 2011 och organisationen börjar gälla from januari 2012. Avgifterna Flera motioner som handlar om avgifter, licenser och serviceavgift i Tävlingsdatabasen (TDB) kom in till förbundsstämman 2009: Västergötlands Ridsportförbund att man utreder hur man kan förändra avgiftssystemet med inriktning på att alla uppsuttna ska ha licens. att licensavgiften är en fast årsavgift oavsett storlek och verksamhet. att del av licensavgiften fördelas på respektive aktiv ryttares hemmadistrikt så att även distriktsavgiften blir en fast årsavgift. att nuvarande system utreds så att licensavgiften blir lika för alla, på grund av att licensen för att tävla regionalt är för dyrt. att man ska kompensera licensavgiftsbortfall genom införande av tävlingsavgift vid varje start men med ett tak per år. Stockholms Läns Ridsportförbund att medlemsavgifternas utformning utreds för att få ökat medlemsantal i föreningarna. Norrbottens, Västerbottens och Mittsvenska Ridsportförbunden Vill införa ett system med en licens som ska gälla både lokal och regional tävling, för att underlätta övergången från lokal till regional nivå. Skånes Ridsportförbund att avgiften till Tävlingsdatabasen slopas och att finansiering av systemet sker på ett annat sätt. Förbundsstämmans beslut Förbundsstämman 2009 beslutade att en utredning av organisationen och avgifterna ska göras. Följande beslut togs: Förbundsstämman beslutade att bifalla förbundsstyrelsens förslag att tillse att en utredning om svensk ridsports organisation och licens- och avgiftssystem görs samt att avslå motion D6. Vidare beslutade förbundsstämman om följande tillägg till ovanstående beslut: Kajsa Ekedahls, Västergötlands Ridsportförbund, tre tilläggsyrkanden : att dela upp frågan om organisation kontra licens- och avgiftssystem i två olika utredningar. att uppdra åt Tävlingssektionen att arbeta fram ett ekonomiskt system som möjliggör att uttagna ryttare ges ekonomiska förutsättningar att faktiskt kunna deltaga. Detta gäller särskilt ponny och juniorer. Inriktningen skall vara att det är de främsta ryttarna som representerar Sverige, genom att SvRF tar kostnaden både för resa, uppehälle och samtliga tävlingsavgifter. att motion D5 (licensfrågor) tas med i den utredning som förbundsstyrelsen tillsätter. samt att ställa sig bakom Claes Hedenmans förslag till remissomgång och tidsplan; att skall sändas på remiss senast 2010-09-30 för att beslutas på stämman 2011 och en eventuell ny organisationen ska kunna gälla from januari 2012. Förbundsstämman beslutade vidare - efter votering begärd av Christer Lindberg att tidsgränserna för utredningarna skall följa Stockholms Läns Ridsportförbunds förslag så att utredningsförslag om förbundets framtida organisation skall redovisas inom ett
år och utredningsförslag om tävlings och avgiftsstruktur skall redovisas inom sex månader. ARBETET MED UTREDNINGEN Uppdraget Inkomna motioner hade förslag angående organisationens struktur och avgiftssystem som finns idag. Förslag i de inkomna motionerna var olika, i vissa fall motsägande. Styrgruppen tog fram en handlingsplan med fokus på dialog och delaktighet för att ta reda på vad föreningarna hade för synpunkter, önskemål och behov. Svaren skulle styra arbetet och inriktningen på utredningens fokus. Handlingsplanen arbetades fram utifrån boken Rörelse i rörelsen som SISU Idrottsböcker tagit fram som verktyg för idrottsförbundens arbete med att utveckla sina organisationer. En viktig del i en utredning var att inventera nuläget som grund för det fortsatta arbetet. Utredningens olika faser Utredningen genomfördes i följande faser: Fas 0 inledande uppstart Under utredningens inledande fas tillsatte förbundsstyrelsen en styrgrupp med representanter från förbundsstyrelsen, distrikt och förening. Motionärerna inbjöds att ingå i arbetsgrupperna och alla var med vid start. Ambitionen från start har varit att ha en distriktsordförande som ledare för respektive arbetsgrupp, men det har tyvärr inte varit möjligt att upprätthålla under hela utredningstiden. Under hösten 2009 inleddes utformningen av en plan för hur arbetet i respektive grupp skulle genomföras och insamlandet av relevant material påbörjades. Fas 1 våren 2010 Under utredningens första fas våren 2010, pågick insamling av material, idéer och åsikter. Ledordet under denna första kunskapsinventering var dialog. Samtidigt som utredningen samlade in information om nuläget genom rapporter, tidigare utredningar och medlemmarnas åsikter, gjordes en inventering av det som efterfrågades av föreningarna. Under den här första fasen gjordes ingen värdering av materialet, utan tanken var att göra en inventering. Målgrupp har framförallt varit föreningarna som fick komma med sina synpunkter om den framtida önskade organisationen. Fas 2 hösten 2010 Hösten 2010, var en period av feedback och förslag. Under den här fasen har kunskap och information från fas 1 sammanställts och utvärderats. Under Ridsportforum i oktober 2010 fördes en dialog med distrikten. Fas 3 våren 2011 Den sista fasen, våren 2011, handlar om att förankra olika tankegångar och idéer i hela förbundet genom den remiss som sändes ut i december 2010, rapporter samt genom förbundsstyrelsens deltagande vid distriktens årsmöten. Förbundsstyrelsens förslag presenteras på förbundsstämman i maj 2011. Förslaget har föregåtts av en remis till anslutna föreningar. Möjlighet har getts till distrikt, centrala sektioner och kommittéer att lämna in synpunkter på förslaget. Förlängd tidsperiod Under mötet med distriktsordföranden i samband med tävlingarna i Scandinavium 2010 presenterades den plan för redovisning som gruppen tagit fram för arbetet. Diskussion fördes kring utredningen. Utredningens styrgrupp fick klarttecken till att förlänga tiden för utredningen enligt den plan som presenterades.
Mer omfattande än vad man trott Efter stämman tillsattes en styrgrupp som i sin tur tillsatte två arbetsgrupper, en organisations- och en avgiftsgrupp. Grupperna påbörjade sitt arbete under hösten 2009. Under arbetets gång har utredningen ökat i omfattning. Flera områden visade sig vara mer komplexa och svåröverskådliga än väntat. Det har gjort arbetet för utredningsgrupperna mer omfattande och tidskrävande än beräknat. Detta har framförts av arbetsgrupperna under utredningarnas gång. Material och underlag saknas för flera av de områden som har bäring på utredningen. För att få ett komplett underlag krävs en mer fördjupande bearbetning än det grupperna kunnat göra under perioden mellan stämmorna. Under organisationsutredningens gång har flera synpunkter framförts som bara kan tolkas som att förväntningarna både på uppdraget, själva utredningen och resultatet är mycket olika och kan innebära en viss besvikelse när rapporten presenteras. Dialog ska ge lösningar Under arbetets gång blev det tydligt att det behövs en bättre dialog och förankring i organisationen innan beslut tas. En utökad dialog medför att problemlösning sker på ett mer demokratiskt sätt genom att alla får sina röster hörda och åsikter respekterade. I utredningen valde man tidigt att fokusera på organisationens medlemmar, dvs de anslutna föreningarna. Tidigare mätningar visar att förbundets medlemmar är ganska nöjda med organisationen. Arbetet påbörjades med en inventering om vad man önskar mer av sin organisation, framtidsvisioner etc. Vi vill fortsätta det arbetet och skapa en ännu bättre dialog med konstruktiva samtal och fler mötesplatser. Vad har vi utläst av inkommet material under arbetet med utredningen Till grund för arbetet i utredningarna ligger: Ridsportdistriktens svar på enkäter från såväl organisations- som avgiftsgruppen Dokumenterat grupparbetsmaterial från tre nedslag runt om i landet med totalt dryga 60 anmälda personer. Drygt 70 inkomna ifyllda Arbetsböcker Dokumentation från möte med distriktsordföranden, Scandinavium 2010. Dokumentation från möte med distriktsordförande och en tjänsteman per distrikt under Ridsportforum 2010. Dryga 100 inkomna remissvar från anslutna föreningar 17 inkomna svar på remissen från ridsportdistrikt Svar på remissen från central kommitté Anteckningar gjorda vid möten eller kontakter med styrgruppen. Under arbetet med utredningen har vi gjort följande reflektioner: Att det saknas tillräcklig kunskap i organisationen om förbundets organisation för att kunna delta i utredningen på bästa sätt. Vi som organisation måste sprida mer kunskap om hur den organisation som våra medlemmar ingår i är uppbyggd, för att de skall kunna delta i de demokratiska processerna och framföra de önskemål de har idag och vad de ser som viktigt inför framtiden. Vi saknar idag det material och underlag samt den kunskap som utredningsarbetet kräver för att skapa den effektivaste och bästa organisationen för svensk ridsport. Vi behöver komplettera med mer fördjupad kunskap om vad våra anslutna föreningars medlemmar önskar av sitt medlemskap och sin förening och hur vi på bästa sätt ska stötta föreningarna i att svara upp mot de kraven. Vi behöver en fördjupad kunskap om hur vi på bästa sätt kan organisera vår organisation och dess verksamhet för att den skall vara nåbar för alla och vara kostnadseffektiv med hög kvalité. Vi har under arbetet mötts av mycket spridda åsikter, synpunkter och förslag på lösningar. Ett genomgående tema är att man inte önskar några stora förändringar.
Det tar lång tid att skapa en väl fungerande dialog med ett utvecklande klimat och tydliga roller. Konsekvensanalyser Vi har påbörjat arbetet med att samla material och underlag, men behöver mer tid och mer delaktighet för att kunna få fram de bästa förslagen. I förbundsstyrelsens förslag till förbundsstämman 2011 finns en handlingsplan för ett fortsatt utredningsarbete. I det skedet ligger arbetet med att ta fram kompletta konsekvensanalyser. Bakgrund till frågorna som ställts till föreningar och distrikt i remissen Likvärdigt utbud: Är ett intresse som efterfrågats i stort antal arbetsböcker samt även vid nedslag. Standardiserade utbildningar: Har efterfrågats under nedslag och Arbetsböcker. Utöver standardiserade utbildningar ges ridsportdistrikten möjlighet till speciella kurser efter behov: Även detta är efterfråga på nedslagen och i Arbetsböcker. Prioriterade frågor/ämnen turnéer eller liknande: Har framförts under flera samtal, möten på olika nivåer inom organisationen under utredningens tid. Bra exempel som Säkerhetsturnén och liknande har framförts i Arbetsböcker. Centralt anställda distriktens tjänstemän Inkommet via motioner 2009, nedslagen, Arbetsboken, möten, samlingar inom organisationen så väl under utredningen och innan det startades. Samtliga föreningsombud kostnadsfritt deltagande Problemet kommer från arbetsboken och nedslagen där lösningen är framarbetad i styrgruppen. Skapa mötesplatser, regionala o centrala förtroendevalda bättre dialog. Framfört på flera möten, samlingsplatser inom organisationen. Lagts fram som ett sätt att skapa bättre samarbete o kommunikation mellan alla led. En ide är att dela det ridklubb-ridskola sektionen skapa två enskilda. Idén bygger på inkomna önskemål gällande mer fokus på föreningsfrågorna, där förslag framförts på att dela sektionerna för att ge mer fokus på just dem frågorna. Förbundsstyrelsens antal Iden kommer från förbundsstyrelsen. Distriktens roll och ansvar Kommer från distriktsordförande träffar, nedslagen, Arbetsböcker samt andra möten och samlingar inom organisationen. Geografiska strukturen Kommer från tidigare utredningar, förslag, tankar, åsikter, nedslagen, Arbetsböcker, nedslagen samt möten o samlingar inom organisationen. Medlemsavgiftsmodeller Frågan kommer från motioner till stämman 2009.Några av organisationsutredningens frågeställningar har förbundsstyrelsen redan valt att inte arbeta vidare med eftersom de i remissvaren inte funnits intresse för detta. EKONOMI Arbetet med utredningen har bekostats av Idrottslyftets förbundsutvecklingsmedel. Medel har lagts på framtagande av arbetsbok samt remiss, kostnader i samband med utredningens olika arbetsmöten samt större samlingar och träffar Centralt anställda distriktstjänstemän Före och under utredningen har frågan om centralt anställda distriktstjänstemän framförts och diskuterats med företrädare för organisationens olika nivåer. Denna fråga har diskuterats tidigare, men inga beslut har tagits rörande en sådan förändring.
Som skäl till att distriktens tjänstemän skulle vara centralt anställda har anförts att arbetsgivarrollen är ett omfattande ansvar för förtroendevalda i distrikten samt att man saknar en gemensam fortbildningsplan för de anställda. Att förändra strukturen regionalt samt förändra de anställdas anställningsförhållanden är frågor som flera andra SF har arbetat med under många år. Styrgruppen har följt och deltagit i RFs arbete med att förändra den regionala strukturen. De är inte framme vid något beslut ännu, utan fortsätter sitt arbete. Landstingen, som arbetar med sin regionala struktur, har också valt att förlänga utredningstiden. I inkomna svar från ridsportdistrikten framhålls att de inte önskar att de regionala tjänstemännen anställs centralt och distrikten vill därmed ta på sig det fortsatta arbetsgivaroch fortbildningsansvaret för sin personal. Avgifter och licenser Förbundsstyrelsen har gett Tävlingssektionen i uppdrag att rapportera angående licens-, stöd- och avgiftssystem på förbundsstämman. FÖRSLAG TILL STÄMMAN Vi vill fortsätta arbetet Förbundsstyrelsen har påbörjat ett arbete som är omfattande och kräver tid. Vi har ett omfattande material som ligger till grund för kommande arbete och vi har startat en process i organisationen som vi vill ta vara på och driva vidare. Vi vill fortsätta enligt den tidsplan som angivits i remissen. Idag finns ett stort engagemang, intresse, tankar och många förslag till lösningar som vi vill arbeta vidare med. Förbundsstyrelsen vill hålla igång den kraft som finns och gå vidare tillsammans med alla engageradeoch skapa den bästa organisationen för svensk ridsport! Tidsplan för utredningen och utvecklingsarbetet av svensk ridsport En tidsplan fanns angiven i remissen. Den tidsplanen önskar förbundsstyrelsen med viss modifiering fortsätta arbeta utifrån: - Beslut om att gå vidare i processen kring organisationsförändring (maj 2011). - Fortsatt utredningsarbete (juni 2011). - Redovisning (förbundsstämman 2013). - Fortsatt förändring därefter. Handlingsplan för utredningen och utvecklingsarbetet av svensk ridsport Förbundsstyrelsen föreslår att fortsatta utredningsarbetet sker i enlighet med nedanstående handlingsplan: - Arbeta enligt ovan föreslagna tidsplan - I arbetet skall anslutna föreningar och distrikt involveras genom arbetsgrupper som speglar organisationen idag. - Fortsatt arbete ges medel i budget för kommande mandatperiod. - Fortsatt arbete skall även kopplas till Svenska Ridsportförbundets fyra mål. Arbetsområden för utredningen och utvecklingsarbetet av svensk ridsport Klubbservice (kopplas till målen, Fler och Nöjdare medlemmar) - Medlemsnytta - Basutbud - Ta fram basrutiner, nyckeltal rörande ekonomi och verksamhet, anställningsavtal, befattningsbeskrivningar. - Medlemsrekrytering/medlemsvård Vilka vill vi attrahera och vad kan vi erbjuda dem? - Nulägesanalys av föreningarna - Medlemsprofiler - Enskilda medlemmars behov - Kompetensbehov i föreningarna, utifrån deras behov och förutsättningar - Organisationens utformning, för att bäst motsvara de nuvarande och förväntade kraven
Geografisk struktur (kopplas till målet Ett förbund) - Geografi - (centralt anställd bemanning) - Styrning/medel uppföljning - Dialog/kommunikationsformer - Mötesplatser - Ansvar och roller - Organisationens utformning, för att bäst motsvara de nuvarande och förväntade kraven - Faddrar från FS till respektive distrikt, ytterligare stöd? - Central resurs på förbundskansliet - Långtidsplan för ordförande- och konsulentträffar Avgifter (kopplas till samtliga mål och ses som ett verktyg för att nå dem) - Modeller - Teknik/metod - Regionala avgifter - Finansiering av ridsportverksamhet på förbunds- distrikts, förenings-, och medlemsnivå. Varje arbetsområde bildar en grupp som består av sex (6) personer plus en ledamot från FS som ledare för gruppens arbete. Gruppens arbete rapporteras löpande till utredningens styrgrupp samt till FS vid varje möte. Till grupperna ges föreningarna möjlighet att nominera personer till arbetet. Nomineringen görs till FS styrgrupp. Arbetsgrupperna har i uppgift att samla in material, underlag samt arbeta fram förslag till styrgruppen på förändringar, lösningar. FS förslag till förbundsstämman bygger på styrgruppens insamlade material och framlagda förslag. Förbundsstyrelsen föreslår att förbundsstämman beslutar att uppdra förbundsstyrelsen att arbeta vidare med inriktning enligt förbundsstyrelsens förslag TILLÄGG TILL OVANSTÅENDE BESLUT Vidare beslutade förbundsstämman om följande tillägg: att styrgruppen ska ha följande sammansättning: 3 representanter från förbundsstyrelsen (förbundsstyrelsens ordförande samt två medlemmar att nomineras av förbundsstyrelsen) 3 representanter från distriktsordförande (nomineras av samtliga distriktsordförande gemensamt) 3 representanter från föreningar (nomineras av föreningarna) Styrgruppen skall Fastställas av förbundsstyrelsen Att förbundsstyrelsens ordförande är styrgruppens ordförande och sammankallande Att utredningarna skall beakta förbundets målsättning och ingående motioners förslag samt ridsportens mångfasetterade positiva effekter för både medlemmar och samhälle samt att den väsentliga samverkansmodell som finns mellan förening distrikt förbund förstärks och tydliggörs liksom att utbud av tjänster och stöd harmoniseras men anpassas till föreningarnas behov och förutsättningar Att centrala Ungdomssektionen med en plats skall ingå i styrgruppen Att fortsatt arbete ges medel i budget för kommande mandatperiod i sådan omfattning att en resurs kan avsättas alternativt köpas in, främst med inriktningen att föra ut dialogen till föreningarna.
FORTSATT ARBETE Distriktsordförandena har givits möjlighet att nominera sina representanter i styrgruppen och de har gemensamt utsett Eva Myrgren, Gävleborgs Ridsportförbund, Jörgen Jarleman, Stockholms Läns Ridsportförbund och Stefan Holmgren, Västmanlands Ridsportförbund. Föreningarna har också fått tillfälle att nominera 3 representanter till utredningen och hittills har endast tre namn inkommit. Det är Charlotta Tanner som nominerats av Bromma Ridklubb, Sten Åke Thundal, nominerats av Bulycke Ridklubb och Clarebergs Ridklubb och Gabriella Pernler från Lurbo Ridskola. Centrala ungdomssektionen har ännu inte meddelat vem som kommer att ingå i arbetet för deras räkning. Förbundsstyrelsens fortsatta arbete med organisations- och avgiftsutredningen kommer upp som ett särskilt block på agendan för strategimötet den 27 28 juni 2011.