2005 års rapport om skyddet av EU-medel i Sverige

2005 års rapport om skyddet av EU-medel i Sverige Rapport 2006:1

2005 års rapport om skyddet av EU:s medel i Sverige FÖRORD I 2005 års rapport avseende skyddet av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen i Sverige redogörs för de åtgärder som under året vidtagits för att ytterligare stärka skyddet mot bedrägerier, missbruk och annan oegentlig och ineffektiv hantering av EU-medel i landet. Vidare redovisas erfarenheterna av Ekobrottsmyndighetens och EU-bedrägerirådets arbete med samordning m.m. inom området. Modellen med ett nationellt EU-bedrägeriråd framhålls av OLAF som ett gott exempel på hur åtgärder för att bekämpa oegentligheter med EU-medel kan samordnas. EU-bedrägerirådet fungerar som ett forum för utbyte av erfarenheter och samordning av insatser som motverkar förekomsten av bedrägerier, missbruk och annan oegentlig hantering av EU-relaterade medel. Den 16 maj 2006 utsågs jag till Ekobrottsmyndighetens representant i EUbedrägerirådet och tillika rådets ordförande. I uppdraget ingår att utveckla EU-bedrägerirådets roll som forum för informations- och erfarenhetsutbyte samt att främja samverkan för att öka effektiviteten mellan berörda myndigheter. I uppdraget ingår också att följa utvecklingen och föreslå åtgärder samt att analysera och utvärdera insatserna på området. Tillsammans med utvecklingsenheten vid Ekobrottsmyndigheten skall jag dessutom utarbeta lämpliga utbildningsinsatser riktade främst mot administrativa myndigheter med uppgift att svara för den nationella hanteringen av EU-medel. Hur väl EU-medel skyddas i Sverige är beroende av flera olika och vitt skilda åtgärder. En allmän slutsats vad gäller skyddet av EU-medel i Sverige är att andelen upptäckta felaktigheter fortfarande är relativt lågt och att de felaktigheter som upptäckts i flertalet fall upptäckts innan någon utbetalning av medel skett. Utöver de direkta effekterna i form av minskat behov av återvinning av felaktigt utbetalda medel har den stora risken för upptäckt av eventuella oegentligheter redan före utbetalning en viktig preventiv effekt. Underlag saknas för en närmare jämförelse med övriga medlemsstater i EU. 1

Årets rapport innehåller dessutom en fördjupad redovisning och analys av det nya gårdsstödet som infördes i Sverige 1 januari 2005. Förändringen infördes som ett led i reformen av den gemensamma jordbrukspolitiken inom EU. Denna rapport är utarbetad av Ekobrottsmyndigheten i samarbete med Fiskeriverket, Arbetsmarknadsverket, Verket för näringslivsutveckling, Statens jordbruksverk, Svenska ESF-rådet och Tullverket. I arbetet har dessutom chefsrevisorn för EU:s strukturfonder deltagit. EU-bedrägerirådet har deltagit i den slutliga beredningen av rapporten. Stockholm i september 2006 Lena Häll Eriksson Ordförande i EU-bedrägerirådet ISSN: 1404-3521 2

Innehållsförteckning Förord 1 Förkortningar 5 Sammanfattning 6 1. Inledning 8 2. Allmänt om samordning och samverkan inom området 9 3. EU-medel, översiktlig beskrivning 10 4. Traditionella egna medel 11 5. Strukturfondsstöd 12 6. Fördjupad redovisning och analys av Gårdsstödet 17 6.1 Regelverk 17 6.2 Administrationens uppbyggnad 18 6.3 Bekämpning av bedrägerier, missbruk och andra oegentligheter 19 6.4 Erfarenheter och resultat av bekämpningen 20 7. Internrevisionen och dess erfarenheter 24 8. Upptäckta och rapporterade oegentligheter år 2005 27 8.1 Allmänna förutsättningar 27 8.2 Trender och jämförelser 27 8.3 Analys av 2005 års oegentligheter 30 9. Återvinning av felaktigt utbetalda medel 33 10. Anmälda bedrägerier och resultatet av dessa 34 11. Slutsatser resultat och analys 36 3

Bilagor 1. I rapporten berörda EU-förordningar 38 2. Kontaktpersoner i EU-bedrägerifrågor 40 4

Förkortningar AMS AMV EBM ERUF ESF EUGFJ FFU LAG Nutek OLAF SJV Arbetsmarknadsstyrelsen Arbetsmarknadsverket Ekobrottsmyndigheten Europeiska regionala utvecklingsfonden Europeiska socialfonden Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket Fonden för fiskets utveckling Local Action Group Verket för näringslivsutveckling EU:s bedrägeribekämpningsbyrå, Office Européen de Lutte Anti-Fraude Statens jordbruksverk 5

Sammanfattning EU:s jordbruksministrar beslutade 2003 att reformera jordbrukspolitiken i syfte att anpassa jordbruksproduktionen till marknadens efterfrågan samt att uppmuntra en långsiktigt hållbar jordbrukspolitik. I Sverige infördes därför det s.k. gårdsstödet 2005. Jämfört med tidigare stödsystem är de viktigaste förändringarna att gårdsstödet frikopplats från jordbruksproduktionen, att ett system med individuella stödrätter införts och att jordbrukarna måste uppfylla vissa krav (tvärvillkor) inom områdena markskötsel, miljö, djurskydd, folkhälsa, djurhälsa och växtskydd för att få stöd. I övrigt har få ändringar i regelverket avseende hanteringen av EU-medel genomförts under år 2005. Kontroller av användningen av EU-medel sker i enlighet med de krav som kommissionens förordningar anger. Kontrollkraven är i princip likadana för samtliga fonder. Kontroller sker i samband med ansökan om stöd, i samband med rekvisition av medel, inför utbetalning av medel och i form av efterkontroller enligt ett representativt urval och enligt en riskanalys. De viktigaste erfarenheterna från det första året med gårdsstödet är att antalet ansökningar ökade kraftigt jämfört med tidigare år, vilket i huvudsak beror på att nya kategorier jordbrukare till följd av det nya regelverket har möjlighet att delta i systemet. Dessutom delades av ekonomiska skäl en mängd jordbruksföretag upp i flera enheter. De fysiska kontrollerna gav för 2005 en lägre avvikelsefrekvens jämfört med 2004 års arealstöd. Detta beror med stor sannolikhet på att det frikopplade systemet innehåller färre krav som jordbrukaren måste uppfylla. Däremot har avvikelsefrekvensen ökat för ansökningar kontrollerade administrativt. Orsaken härtill är att ett större antal jordbrukare söker stöd flera gånger för samma mark än vad som tidigare varit fallet. Vid ansökningar av ytterligare medel från den så kallade nationella reserven har ett antal risker för oegentligheter identifierats. Dessa är bland annat att hänföra till komplexiteten i regelverket för företag som gjort investeringar och att tilldelningen bygger på ett inkorrekt underlag i de individuella fallen. Ekobrottsmyndigheten har inom ramen för sin nationella samordnande roll i EU-bedrägeribekämpningen under år 2005 anordnat en konferens kring skyddet av EU-medel i Sverige med drygt 130 deltagare från ett stort antal myndigheter och intresseorganisationer. Syftet med konferensen var bland annat att utbilda handläggare från berörda administrerande och kontrolle- 6

rande myndigheter om straffrättsliga regler och åtgärder vid misstanke om EU-bedrägerier, men också att informera om OLAF:s roll och om nyheter och förändringar inom området. Liksom tidigare år har Verket för näringslivsutveckling anordnat möten för erfarenhetsutbyte, s.k. erfa-möten med urvalskontrollanter och representanter från utbetalande och förvaltande myndigheter som deltagare. Vid urvalskontrollanternas möten under 2005 började man mer regelbundet diskutera vilka felaktigheter som påträffats vid revisioner/kontroller. Utvecklingen vad gäller antal rapporterade oegentligheter såväl inom Sverige som inom EU uppvisar som helhet en något spretig bild. Det är beträffande utvecklingen i Sverige svårt att dra några generella slutsatser, eftersom det totala antalet upptäckta oegentligheter är litet och därför påverkas av enskilda företeelser, kontrollaktioner eller dylikt. EU-utvidgningen har sannolikt påverkat statistiken vad gäller hela EU men har också haft inverkan på rapporteringen från Sverige vad gäller tullar och jordbruksavgifter s.k. Egna medel. Till Ekobrottsmyndigheten har 37 nya anmälningar inkommit under år 2005, vilket är en liten ökning jämfört med år 2004, då 35 nya anmälningar inkom. En allmän slutsats vad gäller skyddet av EU-medel i Sverige är att andelen upptäckta felaktigheter fortfarande är relativt lågt och att de felaktigheter som upptäckts i flertalet fall upptäckts innan någon utbetalning av medel skett. Utöver de direkta effekterna i form av minskat behov av återvinning av felaktigt utbetalda medel har den stora risken för upptäckt av eventuella oegentligheter redan före utbetalning en viktig preventiv effekt. Underlag saknas för en närmare jämförelse med övriga medlemsstater i EU. 7

1. Inledning En stor del av EU:s budget är avsatt för att finansiera ett flertal jordbruksoch strukturfondsstöd. Ansvaret för att administrera och kontrollera de flesta av dessa stöd ligger på nationella myndigheter. EU:s lagstiftning ställer stora krav på att svenska myndigheter hanterar EU-medlen på ett korrekt och tillförlitligt sätt. Mot bakgrund av det komplexa regelverket med flera olika typer av stödformer och tullavgifter och med ett stort antal in- och utbetalningar så föreligger risk för att oriktigheter uppstår och att betalningar sker på felaktiga grunder. Detta innebär att de myndigheter som ansvarar för hanteringen av EU-medel i Sverige hela tiden måste ompröva sina administrativa rutiner och system för att förebygga och upptäcka oegentligheter. I de fall kommissionen anser att skyddet av EU-medel inte är tillräckligt i en medlemsstat kan kommissionen besluta om finansiella sanktioner, som i praktiken innebär att man vägrar att finansiera vissa stöd med medel från EU:s budget. Medlemsstaterna får då finansiera stödet uteslutande med nationella medel. Uppmärksammade brister kan även påverka tilldelningen av medel vid nästkommande programperiod. I Sverige har Regeringen inrättat ett EU-bedrägeriråd för att främja åtgärder mot bedrägerier, missbruk och annan oegentlig och ineffektiv hantering och användning av EU-relaterade medel i landet. Rådet skall: främja samverkan mellan berörda myndigheter för att öka effektiviteten när det gäller att förebygga, upptäcka, utreda och vidta åtgärder vid misstanke om felaktig användning av EU-relaterade medel, följa utvecklingen av bedrägerier, missbruk och annan oegentlig och ineffektiv hantering och användning av EU-relaterade medel samt föreslå och initiera åtgärder för att motverka sådana förfaranden, vara ett forum för informations- och erfarenhetsutbyte mellan berörda myndigheter samt analysera och utvärdera insatserna på området. Ekobrottsmyndigheten ansvarar för rådets kanslifunktioner. Denna rapport är utarbetad av Ekobrottsmyndigheten (EBM) i samarbete med Fiskeriverket, Arbetsmarknadsverket (AMV), Verket för näringslivsutveckling (Nutek), Statens jordbruksverk (SJV), Svenska ESF-rådet och Tullverket. I arbetet har dessutom chefsrevisorn för EU:s strukturfonder deltagit. EU-bedrägerirådet har deltagit i den slutliga beredningen av rapporten. 8

2. Allmänt om samordning och samverkan inom området Ekobrottsmyndigheten ansvarar för samordningen av de nationella åtgärderna mot bedrägerier, missbruk och annan oegentlig och ineffektiv hantering och användning av EU-relaterade medel i Sverige. EU-bedrägerirådet, som EBM ansvarar för och vars uppgifter närmare redovisats ovan, har visat sig vara ett väl fungerande forum för utbyte av erfarenheter och samordning av insatser som motverkar EU-bedrägerier. I flera av EU:s nya medlemsstater har någon form av organisation för nationell samordning av EU-medel inrättats med Sveriges modell som förebild. Utöver den samverkan som sker inom ramen för EU-bedrägerirådet anordnade Ekobrottsmyndigheten under 2005 en nationell konferens kring skyddet av EU-medel i Sverige med drygt 130 deltagare från ett stort antal myndigheter och intresseorganisationer. Syftet med konferensen var att utbilda handläggare från myndigheter och intresseorganisationer som administrerar och kontrollerar EU-medel om den straffrättsliga regleringen och om straffrättsliga åtgärder vid misstanke om EU-bedrägerier. Konferensen handlade också om EU:s bedrägeribekämpningsbyrå (OLAF) och dess roll i skyddet av EU-medel. Vidare informerades deltagarna om det nyligen införda gårdsstödet och om nyheter inför kommande programperiod (2007 2013) på strukturfondsområdet. Nutek anordnar regelbundet sedan flera år tillbaka möten för erfarenhetsutbyten, s.k. erfa-möten. Dessa möten kan indelas i tre kategorier; urvalskontroller, allmänt om finansiella frågor och förvaltningsfrågor. Deltagarna består av urvalskontrollanter samt representanter från utbetalande myndigheter och förvaltningsmyndigheter. Vid mötena ges tillfälle och möjlighet till diskussioner avseende gemensamma tolkningar av regelverk m.m. Under urvalskontrollanternas möten började man 2005 regelbundet att ta upp vilka felaktigheter som påträffats vid revisioner/kontroller. Samverkan mellan ESF-rådet och AMS har ytterligare utvecklats under det gångna året. Några exempel på detta är bland annat att de båda myndigheterna vid beredning av rekvisitioner har infört gemensamma granskningsrapporter samt att formerna för möten mellan myndigheterna på ledningsnivå, så kallade centrala samverkansmöten, har vidareutvecklats. 9

3. EU-medel, översiktlig beskrivning Genom medlemskapet i EU hanterar svenska myndigheter olika typer av EU-medel, på inkomstsidan traditionella egna medel, d.v.s. tullar och jordbruksavgifter, och på utgiftssidan jordbruksstöd och strukturfondsstöd. EUmedel till forskning och utbildning samt andra från Europeiska kommissionen direkt utbetalda stöd behandlas inte i denna rapport. Anledningen till detta är att ansvaret för att administrera och skydda dessa medel ligger helt och hållet på Kommissionen och andra institutioner inom EU. Schematiskt flödesschema Strukturfondsstöd Information till möjliga stödsökande Ansökan om stöd Handläggning av ansökan Checklistor / adm. kontroll Beslut om stöd Villkor för stöd Rekvisition av medel Handläggning av rekvisition Checklistor / adm. kontroller / fys. kontroller Utbetalning av medel Efterföljande urvalskontroller Revision Beträffande jordbruksfondens garantisektion gäller samma flödesschema med undantag för att momenten rekvisition av medel och handläggning av rekvisitioner saknas. Genom Kommissionens förordning (EG) nr 2035/2005 ändrades förordningen (EG) nr 1681/94.Bl.a. infördes i förordningen ett antal definitioner för t.ex. oriktighet, ekonomisk aktör m.fl. samt en ny beloppsgräns för ärenden som skall oriktighetsrapporteras (10.000 EUR). Dessa ändringar har dock inte påverkat rapporteringen under år 2005. 10

4. Traditionella egna medel Tullverket har fortsatt att utveckla sitt tullsystem Servicetrappan, som innebär att de företag som har handel med länder utanför EU kan bli kvalitetssäkrade av Tullverket och då kan komma i åtnjutande av betydande förenklingar vad gäller tullrutiner. Detta minskar företagens kostnader samtidigt som det frigör resurser hos Tullverket som kan användas för att bekämpa brottslig verksamhet. En del av Servicetrappan är Samverkan Mot Tullbrottslighet, en överenskommelse mellan Tullverket och företag om gemensamma åtgärder i kampen mot den organiserade och gränsöverskridande brottsligheten. Genom dessa överenskommelser får Tullverket tillgång till värdefull information och för företagen minskar risken att utsättas för tullbrottslighet. Handeln med varumärkesförfalskade och piratkopierade varor ökar kraftigt, vilket leder till ett ekonomiskt bortfall för företagen, samtidigt som staten går miste om skatteinkomster. I maj 2005 genomförde EU, koordinerad av bl.a. OLAF, för första gången en gemensam kontrolloperation mot denna handel som resulterade i att över 2 miljoner piratkopierade varor beslagtogs. Beslagen i Sverige bestod av bland annat skor och väskor. Inom Tullverkets huvudprocess Effektiv handel har det under året initierats flera projekt som syftar till att skydda de egna medlen. Ett exempel på detta är genomförda strategiska analyser inom området uppbörd, där man tittat på förekomsten av felaktiga ursprungsintyg/fakturadeklarationer rörande förmånsbehandling och genomfört en analys om valutafel. Ytterligare ett uppdrag påbörjades under året gällande tullvärde där uppgifterna om värde kontrolleras på proformafakturor och liknande. Handeln via Internet ökar kraftigt och även detta område har granskats närmare genom ett projekt som visade att det finns många olika sätt att undvika avgifter på varor som beställts från tredje land hem till privatpersoner. Många av de riskanalyser som görs leder vidare till efterkontroll i form av revisioner hos företagen som resulterar i stora debiteringar av tullavgifter i efterhand.i vissa fall utgår även administrativa sanktioner i form av tulltillägg. Tullrevision och eftergranskning kan även initieras av förfrågningar om bistånd från utländska tullmyndigheter eller från OLAF. Dessa initiativ kan föranleda initialkontroller i form av kontroll av importdokument eller fysisk kontroll då varuundersökningar görs för att fastställa varans beskaffenhet eller varifrån den kommer. 11

Stor vikt läggs vid utveckling av kontrollmetoderna för att säkerställa att kontrollerna sker där sannolikheten för fel med allvarliga konsekvenser är som störst. 5. Strukturfondsstöd EU:s strukturfondsstöd omfattar Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF), Europeiska socialfonden (ESF), Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) samt Fonden för fiskets utveckling (FFU). Syftet med strukturfondsstödet är att öka den ekonomiska och sociala samhörigheten mellan medlemsstaterna samt att minska de regionala och ekonomiska obalanserna. EU:s strukturfondspolitik under åren 2000-2006 fördelas på tre mål: Mål 1 skall främja utveckling och strukturell anpassning i områden med eftersläpande utveckling. Målet avser geografiskt avgränsade områden i norra Sverige. Mål 2 avser att stödja ekonomisk och social omställning i områden med strukturella svårigheter (industri, landsbygd och städer). Målet avser geografiskt avgränsade områden i Sverige. Mål 3 har till uppgift att stödja individens ställning på arbetsmarkanden och därmed bidra till anpassning och modernisering av strukturer och system för utbildning och sysselsättning. Mål 3 omfattar de regioner som inte omfattas av Mål 1. Samma insatser som i Mål 3 genomförs även i Mål 1 och då på motsvarande sätt som inom Mål 3. Härutöver finns ett program för strukturfondsåtgärder inom fiskenäringen utanför Mål 1-området. Tabellen nedan visar vilka strukturfonder som omfattar vilka mål.. Mål 1 Mål 2 Mål 3 Fiskenäringen utanför Mål 1 ESF X X X ERUF X X EUGFJ X FFU X X 12

Som ett komplement till de ovanstående målen finns gemenskapsinitiativ med inriktning på sociala och ekonomiska frågor. EU:s gemenskapsinitiativ för perioden 2000-2006 är följande: Interreg III syftar till att öka samarbetet över nationsgränserna. Leader+ stöder utveckling av landsbygden med ett underifrån perspektiv på genomförandet, vilketinnebär att åtgärderna skall vara förankrade på lokal nivå. Equal skall motverka diskriminering, utslagning och ojämlikhet på arbetsmarknaden. Urban II fungerar som ett stöd för ekonomisk och social förnyelse av storstadsområden, Göteborg. Som framgår av redogörelsen ovan överlappar målen för EU:s strukturfondspolitik och gemenskapsinitiativen varandra i vissa stycken. Kontroller sker i enlighet med de krav som kommissionens förordningar anger. Kontrollkraven är i princip likadana för samtliga fonder. Kontroller sker dels i form av skrivbordskontroller, dels genom platsbesök. Skrivbordskontroller sker rutinmässigt i samband med handläggning av ansökningar, rekvisition av medel m.m. Viktigt är att kontrollerna sker före utbetalning vilket är en styrka för att förhindra bedrägerier och felaktigheter. Kontroller före utbetalning omfattar i huvudsak kontroller och inspektioner av projekt eller åtgärder som utförs på olika nivåer för att säkerställa efterlevnaden av bl.a. utgifternas berättigande och tillämpning av nationella bestämmelser i enlighet med artikel 4 i Kommissionens förordning (EG) nr 438/ 2001 samt de kontroller som föreskrivs i artikel 9.2-9.4 i nämnda förordning. Kontroller efter utbetalning är främst sådana platskontroller och inspektioner som föreskrivs i artikel 10 i Kommissionens förordning (EG) nr 438/2001. Europeiska regionala utvecklingsfonden Europeiska regionala utvecklingsfonden förvaltas i Sverige av sex förvaltningsmyndigheter vilket ställer krav på samordning inom respektive program och mellan förvaltningsmyndigheterna. Samordningen och samarbetet är under ständig utveckling. Skyddet av regionalfondsmedel har ytterligare förbättrats genom utbildningsinsatser för rekvisitionsgranskare efter samarbete med avslutsansvarig revisor och Nutek. Det har också genomförts ett seminarium om statsstödsregler i samverkan med Nutek. Förvaltningsmyndigheterna har utvecklat checklistor och granskningsrutiner efter rekommendationer från internrevisionen för EU:s strukturfonder och från kommissionens revisorer. Samarbetet mellan förvaltningsmyndigheter, utbetalande myndigheter och revisorer är väl utvecklat. 13

Europeiska socialfonden Svenska ESF-rådet, som är förvaltande myndighet för Växtkraft mål 3 och Equal, har under 2005 vidtagit en rad åtgärder för att säkerställa en sund förvaltning samt en förbättrad och förstärkt finansiell kontroll. Beslutanderätten inom myndigheten justerades genom ändring av förordningen (2000:1212) med instruktion för rådet för Europeiska socialfonden. För att få snabbare och mer enhetligt genomslag av det nationella utvecklingsarbetet avseende den finansiella styrningen och kontrollen har ESF-rådet inrättat följande controllerfunktioner: verkscontrollerfunktion vid Svenska ESF-rådets huvudkontor, controllerfunktion vid huvudkontorets mål 3-grupp, controllerfunktion vid samtliga förvaltningsområden, controllernätverk som bildas av ovanstående samt controllerfunktion för Equal. Dessutom har man under året genomfört olika utbildningsinsatser för handläggare inom Svenska ESF-rådet och AMS. Det har varit lärandeseminarier för uppföljning av de förändringar som skett genom revideringen av det Samlade Programdokumentet 2004 som ett led i kvalitetssäkringen av beredningen inför beslut om mål 3-stöd. Andra utbildningsinsatser har varit en kurs i projektekonomi för handläggare, en heldagskurs i förvaltningsrätt och offentlighet och sekretess för tjänstemän inom respektive förvaltningsområde samt ett seminarium om statsstödsreglersom genomfördes i samverkan mellan Svenska ESF-rådet, AMS och Nutek. Svenska ESF-rådets föreskrifter och allmänna villkor reviderades under 2005 genom beslut av myndighetens styrelse. Syftet med revideringen var bl.a. att förtydliga villkoren avseende uppföljning och granskning av samt dokumentation hos stödmottagaren för att tillgodose bestämmelserna i Kommissionens förordning (EG) nr 438/2001. Ändringarna trädde i kraft den 1 november 2005 och medförde även följdändringar i ESF-rådets beslutsmallar och ansökningsblanketter fr.o.m. samma datum. Information om de reviderade föreskrifterna lämnades till varje förvaltningsområde vid särskilda informationstillfällen och i form av skriftlig information på ESF-rådets intranät. Genom revidering av AMS föreskrifter och allmänna villkor (AMSFS 2000:14) har AMS infört krav på oberoende revisorsintyg för mer omfattande projekt. Kravet gäller de tre första rekvisitionerna samt det sista rekvisitionstillfället för alla nya beslut om samlingsprojekt och övriga projekt där stödbeloppet överstiger 500 000 kronor. Om det finns särskilda skäl får Svenska ESF- rådet i ett enskilt fall medge undantag från kravet. Revisorsintyget omfattar sådana punkter som kan avläsas ur bokföringen och kräver således ingen kunskap om mål 3-programmet. 14

Systematiska verksamhetsuppföljningar infördes under 2005 av ESF-rådets förvaltningsområden som ett led i generaldirektörens styrning och uppföljning av verksamheten. Den första uppföljningen genomfördes i juni. Controllerrapporter som visar status och utveckling av ett antal utvalda faktorer med data från IT-systemet framställs och skickas kvartalsvis till respektive förvaltningsområde för uppföljning. Dessa rapporter utgör även underlag i verksamhetsuppföljningen. ESF-rådet införde hösten 2005 interna riktlinjer för slutrapporter som en enhetlig metod för uppföljning av projekten. Åtgärderna bedöms ha stor betydelse för möjligheten att förebygga, upptäcka och bekämpa bedrägerier m.m., även om de inte haft huvudsakligen det syftet. Fonden för fiskets utveckling Fiskeriverkets strävan är att gemenskapens regler, tillsammans med det nationella regelverket, skall genomsyra hela handläggningsprocessen. Därigenom kan en god intern kontroll uppnås och fel/oegentligheter som kan leda till felaktiga beslut/utbetalningar av stöd upptäckas så tidigt som möjligt, helst innan beslut om stöd eller utbetalning är fattat. Insatserna har under programperioden inriktats på att löpande förbättra rutiner, beslutsmallar, kontrollistor o.s.v. Under året har en översyn gjorts av rutinerna för lämnandet av strukturstöd från FFU. Beslut om revidering kommer emellertid att fattas först under 2006. Ändringarna är föranledda av det förenklingsarbete som har pågått under programperioden och av praxisändringar som genomförts under tidigare år. Genomförda urvalskontroller under 2005 har inte påvisat några större systematiska felaktigheter. Under 2005 har Fiskeriverket inte heller genomfört några andra direkta åtgärder som skulle kunna påverka möjligheterna att förhindra eller upptäcka oegentligheter. Inga nationella förordningar eller föreskrifter har ändrats, som har betydelse för skyddet av strukturfondsmedlen eller de nationella egna medlen. Rutinerna för lämnande av strukturstöd omfattar kontroll av stödsökandens kreditvärdighet enligt 4 förordningen (1988:764) om statligt stöd till näringslivet. Bedömningen omfattar kontroll av den nuvarande ekonomiska situationen, såsom att sökanden inte är belastad med förfallna, obetalda skatter eller avgifter, är belagd med näringsförbud eller försatt i konkurs eller har betalningsanmärkningar. Bedömningen omfattar också en mer långsiktig analys av företagets framtida ekonomiska livskraft, genom en övergripande bedömning och riskanalys om stödsökandens verksamhet kan vara eller skulle kunna bli lönsam ur företagsekonomisk synvinkel. Under 2005 beställde Fis- 15

keriverket tjänster från kreditvärderingsföretaget Soliditet AB, för att enklare kunna kontrollera ovanstående uppgifter och få fram underlag för bedömning av ekonomisk stabilitet och finansiell styrka. Under 2005 har myndigheten infört protokollförda beslutsmöten i syfte att få en mer enhetlig och samlad bedömning av ansökningar. En kom-ihåg-lista har tagits fram, som i princip innebär en två-personskontroll, med ett antal kontroller som skall utföras innan ärendet överlämnas för beslut. Skyddet av FFU-medlen har byggts upp under flera år och de flesta oegentligheter som upptäcks, upptäcks idag före utbetalning. Den omfattande kontrollen och de ändringar av rutinerna som genomförts under tidigare år har inneburit att inga ytterligare ändringar eller uppdateringar av det formella regelverket har behövt genomföras under 2005. Däremot har åtgärder vidtagits för att höja kvaliteten i beslutsfattandet. Förvaltningsmyndigheten anser att skyddet av FFU-medlen är väl fungerande, men det är samtidigt föremål för ständig översyn. Om synpunkter framkommer angående felaktigheter som upptäcks vid exempelvis efterföljande finansiell kontroll eller internrevision, gör förvaltningsmyndigheten en bedömning av om rutinerna måste ändras. Strukturstöd inom jordbruksområdet Jordbruksfondens uppdelning mellan utvecklingssektionen och garantisektionen medför viss svårighet att överblicka administrationen. Utvecklingssektionen finansierar endast strukturstöd och är alltså en strukturfond. Garantisektionen, som inte är en strukturfond, finansierar både strukturstöd och marknadsstöd. Vid granskningar av administrations- och kontrollsystemen har under tidigare år tveksamheter i åtskillnaden mellan funktionerna beredning av beslut och utbetalning påtalats. Under år 2005 har tydliga förbättringar märkts, även om det fortfarande förekommer brister. Regler, rutiner och instruktioner som finns på området är idag mycket tydligare än tidigare. Felaktigheter som noterats är att företag beviljats nationellt stöd för byggnad under den närmaste treårsperioden innan investeringsstöd enligt EU:s regler beviljades och att stöd beviljats trots att sökanden inte är ett jordbruksföretag. Vid granskning av enskilda utgiftsdeklarationer har bland annat noterats felaktigheter och oklarheter avseende betalning av fakturor.i något fall har intäkter som direkt hänför sig till strukturstöd inte redovisats. 16

6. Fördjupad redovisning och analys av Gårdsstödet 6.1 REGELVERK I juni 2003 enades EU:s jordbruksministrar om en reform av den gemensamma jordbrukspolitiken. Överenskommelsen innebär stora principiella förändringar där den största förändringen är att de tidigare direktstöden till jordbrukaren omvandlas till ett frikopplat stöd gårdsstödet. Grunderna för gårdsstödet finns i Rådet förordning (EG) nr 1782/2003. Det huvudsakliga syftet med reformen är ökad marknadsanpassning så att produktionen i större utsträckning styrs utifrån efterfrågan från konsumenten istället för av bidrag. Gårdsstödet är därför inte kopplat till någon produktion av vissa jordbruksprodukter och ersätter flera av de gamla direktstöden såsom bland annat arealersättning och flera av djurbidragen. Ett ytterligare syfte är att säkerställa en långsiktigt hållbar jordbrukspolitik. Av det skälet kopplas stödutbetalningarna till vissa miljövillkor och skötselkrav. Gårdsstödet infördes i Sverige den 1 januari 2005. Medlemsländerna fick välja mellan en regionaliserad stödmodell och en gårdsmodell. Gårdsmodellen utgår helt från jordbrukarnas individuella stödutbetalningar bakåt i tiden. En jordbrukare får framtida gårdsstöd baserat på de utbetalningar som denne fick under perioden 2000-2002. Vid en helt regionaliserad modell delas det nationella takbeloppet upp i regioner och jordbrukarna får samma stödvärde per hektar jordbruksmark inom regionen. Sverige valde en så kallad blandmodell, det vill säga en regionaliserad stödmodell med inslag av gårdsmodell. För att få gårdsstöd måste den sökande ha s.k. stödrätter och dessa delades ut under 2005 för det antal hektar jordbruksmark som redovisades i ansökan. Stödrätter ger sedan rätt till stöd för 2005 och kommande år. Värdet på de enskilda stödrätter som en jordbrukare får bestäms dels av ett grundbelopp som är fastslaget för varje region i Sverige, dels av ett tilläggsbelopp vars storlek bland annat beror på antalet beviljade djurbidrag som jordbrukaren fick under perioden 2000 2002. En del jordbrukare har under vissa förutsättningar kunnat söka ytterligare tilläggsbelopp ur den nationella reserven. Ytterligare påverkan på stödrätternas värde har storleken på den mjölkkvot som jordbrukaren har då mjölkbidraget frikopplas 2007, samt den sockerkvot som jordbrukaren hade den 20 mars 2006. Regelverket kring gårdsstödet liknar till stora delar det som tidigare gällde för arealersättning. Kontrollerna utförs i väsentliga delar precis som tidigare och även avdragen eller andra påföljder liknar dem som fanns tidigare. En viktig förändring är dock att vissa överträdelser av skötselkrav och verksamhetskrav 17

kopplade till gällande svensk lagstiftning, som exempelvis miljöbalken, kan medföra avdrag eller sanktioner. Detta är de så kallade tvärvillkoren. 6.2 ADMINISTRATIONENS UPPBYGGNAD Gårdsstödet administreras av olika myndigheter. Jordbruksverket svarade för den initiala tilldelningen av stödrätter som skedde 2005. Tilldelning av stödrätter sker endast en gång. Även fortsättningsvis handlägger Jordbruksverket frågor om stödrätter (överföring av stödrätter samt utdelning ur den så kallade nationella reserven). Ansökningar om utbetalning av gårdsstöd handläggs och beslutas av länsstyrelsen medan Jordbruksverket är utbetalningsställe och fondkoordinator. Länsstyrelsen är även kontrollerande myndighet tillsammans med kommunen som kontrollerar uppfyllelsen av vissa tvärvillkor. Eftersom det åvilar utbetalningsstället att garantera utbetalningarnas riktighet, har Jordbruksverket bemyndigats att föreskriva om länsstyrelsernas rutiner för handläggning och kontroll. Jordbruksverket har därför genom föreskrift beslutat vilka handläggnings- och kontrollmoment som länsstyrelserna skall utföra innan utbetalning görs. Därutöver har Jordbruksverket tillsammans med länsstyrelserna infört ett IT-baserat handläggarstöd vars syfte är att uppnå en effektiv och enhetlig handläggning och kontroll av stödansökningar. Handläggarstödet innehåller styrande dokument och information såsom regelverk, rutiner, processbeskrivningar och checklistor. Det totala antalet ansökningar om gårdsstöd uppgick 2005 till ca 84 400. Jämfört med det tidigare arealstödet är detta en ökning med ca 25 000 ansökningar. Ökningen är i huvudsak att hänföra till de ändrade stödvillkoren som gårdsstödsreformen innebar och som medförde att nya kategorier av jordbrukare fick möjlighet att söka arealbaserat stöd. En ytterligare orsak till ökningen är att jordbrukare med djur delat upp sitt företag i syfte att behålla tilläggsbelopp den del av stödrättens värde som baseras på individuella historiska stödutbetalningar på ägd mark. Sammanlagt uppgick antalet årsarbetskrafter för handläggning och kontroll av ansökningar 2005 samt ajourhållning av kartdatabasen vid länsstyrelserna till ca 297. Årsarbetskrafterna fördelade sig enligt följande: 174 för handläggning, 28 för ajourhållning av blockdatabasen och 95 för fältkontrollverksamhet. Det bör noteras att antalet årsarbetskrafter avser samtliga arealbaserade stöd. Länsstyrelserna tillämpar integrerad handläggning och kontroll av arealbaserade jordbrukarstöd vilket i sin tur kommer av att samma areal ligger till grund för flera stöd och redovisas i en och samma blankett. Någon särskild redovisning för gårdsstödet har inte gjorts. Vid Jordbruksverket arbetade under samma period uppskattningsvis 30 personer med administration av gårdsstödet och stödrätter. 18

Ansökningsåret 2005 har gårdsstöd betalats ut med ca 5,32 miljarder kronor. Det motsvarar 98,5 % av stödrätternas sammanlagda värde. Mellanskillnaden beror främst på avvikelser upptäckta vid kontroll men kan också ha andra orsaker. Den största gruppen av stödmottagare fick 50 000 kronor eller mindre i gårdsstöd. Av nedanstående tabell framgår hur utbetalningarna av gårdsstöd fördelades 2005. Intervall tkr Andel stödmottagare 0 50 67 % 50 250 28 % > 250 5 % 6.3 BEKÄMPNING AV BEDRÄGERIER, MISSBRUK OCH ANDRA OEGENTLIGHETER Kontroller sker i enlighet med kraven i Kommissionens förordning (EG) nr 796/2004. Det finns rena administrativa kontroller, kontroller före utbetalning och kontroller efter utbetalning av medel. Med administrativa kontroller avses de åtgärder som vidtas i samband med handläggningen av ansökningar. Dessa kontroller sker på länsstyrelserna och på Jordbruksverket. Kontrollen är i dessa sammanhang hundraprocentig. Det är främst tre olika administrativa kontroller som görs. Den första kontrollen görs för att förhindra att stöd betalas ut till flera brukare för samma mark. Systemet genererar rapporter på all mark som är dubbelredovisad och länsstyrelsen får därefter utreda vem av de sökande som är rätt stödmottagare. Den andra kontrollen görs för att förhindra att stöd betalas ut för större arealer än vad som finns. Systemet genererar en rapport på alla så kallade jordbruksblock som är översökta, det vill säga där stöd har sökts för en areal som är större än jordbruksblockets areal i GIS-systemet. EG:s bestämmelser föreskriver att medlemsstaterna skall ha ett identifieringssystem för jordbruksskiften baserat på datoriserade geografiska informationssystem (GIS). I databasen lagras information om jordbruksskiftets unika identitet samt referensareal. Slutligen görs en korskontroll för att kontrollera om företag har delats upp på ett otillåtet sätt för att kringgå stödregler. Alla företag med exempelvis gemensamt telefonnummer, bankkontonummer och brukningscentrum kontrolleras. De kontroller som görs före utbetalning är kontroller på plats, så kallade fältkontroller, enligt gällande regelverk. Minst 5 % av alla gårdar besöks årligen, inklusive fjärranalys. Med fjärranalys avses kontorskontroll av ansökt areal med sattelitbilder över det aktuella området. Om oegentligheter upptäcks vid denna granskning besöks jordbrukaren för att konstatera avvikelsen på plats. Ca 40 % av kontrollerna har gjorts med fjärranalys. Av dessa besöktes drygt 19

hälften på plats. Kontrollföretag väljs ut enligt en fastställd process, dels slumpmässigt, dels utifrån en riskanalys. Samtliga ansökningar utgör grund för urval. Alla skiften på kontrollföretaget skall besökas och ett antal förhållanden skall kontrolleras på varje skifte. Kontroll sker av att marken i fråga är jordbruksmark och att alla villkor för gårdsstödet är uppfyllda i fråga om bland annat gröda, skötsel, tvärvillkor och uttagen areal. Dessutom kontrollmäts alla skiften. Hittar man ett stort antal överträdelser innebär detta en höjd kontrollfrekvens nästkommande år. För tvärvillkorens del skall minst 1 % av gårdarna kontrolleras av kommunen eller länsstyrelsen. Arealavvikelser kan ge sanktioner i form av beloppsminskning med upp till 100 %. Vid grov eller avsiktlig förseelse kan stödbeloppen minskas i tre år framåt. Tvärvillkorsöverträdelser leder i normalfallet till 3 % minskning och fördubblas vid upprepning. Vid avsiktlig förseelse pendlar minskningen mellan 15 100 %. Förebyggande åtgärder när det gäller bekämpandet av bedrägerier, missbruk och andra oegentligheter finns inbyggda i IAKS (integrerat administrations och kontrollsystem). Även arbetet med riskanalyser är en form av förebyggande åtgärd liksom informationen kring sanktionsregler m.m. samt det sätt på vilket ansökningsförfarandet är uppbyggt. 6.4 ERFARENHETER OCH RESULTAT AV BEKÄMPNINGEN Områden där Jordbruksverket och länsstyrelserna upptäckt oegentligheter är: Företagsuppdelning i syfte att kringgå stödbestämmelser. Jordbrukaren kan genom uppdelning av företaget tillskansa sig förmåner som står i strid med stödsystemets syfte. Det kan bl.a. vara att undkomma obligatorisk uttagsplikt eller koncentration av stödbelopp på ett litet antal stödrätter. Trots gårdsstödets frikoppling från produktionen fordras att jordbruksföretag vars åkerareal motsvarar en potentiell spannmålsproduktion om minst 92 ton, skall ta mark ur foder- eller livsmedelsproduktion. Genom en uppdelning av företaget kan uttagskravet undvikas. Jordbruksmark areal som inte uppfyller de krav som ställs på jordbruksmark för att få stöd har upptäckts vid kontroll på gårdarna. Risken för att stöd beviljas till sådan mark kan antas ha ökat jämfört med tidigare stödsystem eftersom frikopplingen från produktionen innebär ett lägre aktivitetskrav än tidigare. Jordbruksmark redovisas med för hög arealangivelse. Kontrolleras i fält och administrativt mot GIS-systemet. Dubbelansökningar flera söker för samma mark. Jordbrukaren redovisar ej stödberättigande gröda. Denna risk har minskat i och med att gårdsstödet är frikopplat från produktionen och ställer inte lika höga krav på korrekt redovisning som i arealstödet. 20

Utfall av kontrollverksamheten Totalt utfördes 5 239 fältkontroller av gårdsstöd under 2005 vilket motsvarar 6,20 % av det totala antalet ansökningar. Av dessa valdes 1 877 företag ut slumpmässigt medan resterande 3 363 valdes ut enligt riskanalys. Sammanlagt kontrollerades 199 621 ha jordbruksmark motsvarande 6,25 % av totalt ansökt areal. Administrativa kontroller utfördes av samtliga ansökningar. I nedanstående tabeller redovisas utfallet av dessa kontroller. En jämförelse har gjorts med arealstödet 2004 för att på ett bättre sätt åskådliggöra gårdsstödsreformens effekt på kontrollutfallet. Siffrorna är inte helt jämförbara eftersom det finns skillnader mellan villkoren för arealstödet och gårdsstödet. Dock gäller att kontrollutförandet har påverkats förhållandevis lite av reformen. Avvikelser arealstöd och foderareal respektive gårdsstöd vid fältkontroll 2004 respektive 2005 AREAL OCH FODERAREAL 2004 GÅRDSSTÖD 2005 ANSÖK- NINGAR % AREAL (ha) % ANSÖK- NINGAR % AREAL (ha) % Totalt 59 058 100,00 2 763 404 100,00 84 441 100,00 3 191 434 100,00 Kontroll 3 793 6,42 206 887 7,49 5 239 6,20 199 621 6,25 Ej fastställd 2 429 64,04 6 551 3,17 2 817 53,77 4 822 2,42 areal 1 Intervall 2 < 3%/2 ha 668 27,50 1 086 16,58 1 320 46,86 490 10,16 > 3%/2 ha högst 20 % 1 182 48,66 2 407 36,74 1 036 36,78 2 075 43,03 > 20 % 579 23,84 3 058 46,68 461 16,36 2 257 46,81 1 Andel av kontrollerade ansökningar 2 Andel av företag med ej fastställd areal 21

Avvikelser arealstöd och gårdsstöd vid administrativ kontroll 2004 respektive 2005 AREAL OCH FODERAREAL 2004 GÅRDSSTÖD 2005 ANSÖK- NINGAR % AREAL (ha) % ANSÖK- NINGAR % AREAL (ha) % Totalt 59 058 100,00 2 763 404 100,00 84 441 100,00 3 191 434 100,00 Ej fastställd 736 1,19 1 445 0,05 1 863 2,21 5 593 0,18 areal 3 Intervall 4 < 3%/2 ha 306 43,71 393 30,95 520 27,91 374 6,69 > 3%/2 ha högst 20 % 315 45,00 568 44,72 764 41,01 1 965 35,13 > 20 % 115 11,29 484 24,33 579 31,08 3 254 58,18 Vid fältkontroll av gårdsstödet hittas skillnader mellan ansökt och fastställd areal vid 53,77 % av de kontrollerade företagen. Vid dessa kontroller saknades 4 822 ha jämfört med vad som deklarerats i ansökan vilket motsvarar 2,42 % av den kontrollerade arealen. Denna siffra bör dock inte extrapoleras för att uppskatta felet i den totala populationen eftersom det i kontrollurvalet ingår både slumpmässigt och riskmässigt utvalda företag. Vid slumpmässigt utvalda företag är avvikelsefrekvensen avsevärt lägre än för företag som valts ut genom riskanalys. Vid en jämförelse med arealstödet 2004 har avvikelsefrekvensen sjunkit vilket beror på de ändrade stödvillkoren. Arealstödet omfattades av fler och mer komplexa stödregler, bl.a. krav på skörd och att rätt gröda odlades på skiftet. I ett system frikopplat från produktionen med färre krav är det enklare för jordbrukaren att uppfylla villkoren. Den vanligaste orsaken till avvikelser är att jordbrukaren har uppgett större areal än den verkliga. Det omvända gäller emellertid för de administrativa kontrollerna där avvikelser är mer frekventa i gårdsstödet än i arealstödet. Härtill finns två huvudorsaker. Den ena är att hänföra till att både jordägare med utarrenderad mark och arrendatorer har ett gemensamt intresse av att äga stödrätter. Detta har i vissa fall lett till att båda dessa kategorier har ansökt om gårdsstöd för samma mark. Den andra orsaken är att det införts strängare krav på att den deklarerade arealen stämmer överens med referensarealen i GIS-systemet. Av den sammanlagda avvikande arealen som upptäcktes i samband med administrativa kontroller under 2005 var 4 874 ha areal som hade dubbelsökts av en eller flera jordbrukare. 213 ha var deklarerad areal som inte återfanns i 3 Andel av kontrollerade ansökningar 4 Andel av företag med ej fastställd areal 22

GIS-systemet. Beträffande företagsuppdelningar i syfte att kringgå stödreglerna har endast ett fåtal fall påträffats. Däremot har ett stort antal företagsuppdelningar konstaterats vars syfte inte har bedömts vara att kringgå reglerna. Dubbelredovisad mark i gårdsstödet är också orsaken till att andelen företag och areal med stora avvikelser har ökat kraftigt jämfört med arealstödet. Vid majoriteten av företag med stora avvikelser (350 st) är skillnaden mellan ansökt och fastställd areal större än 50 procent. Risk för oegentligheter vid tilldelning ur den nationella reserven Eftersom tilldelning av stödrätter endast görs en gång och på grund av att de ekonomiska konsekvenserna inom det här området kan bli stora och långvariga, görs här en kort beskrivning av risken för oegentligheter vid tilldelning av medel från den nationella reserven. Jordbrukare som investerat i produktionskapacitet fram till den 15 maj 2004 har haft möjlighet att ur en nationell reserv ansöka om ett högre stödbelopp för stödrätterna. Huvudparten av de sökande har i sin ansökan fått uppge genomsnittligt antal levande djur under perioden 15 maj 2003 till 15 maj 2004. Denna uppgift har sedan legat till grund för beräkningen av stödbeloppet. Om antalet djur under perioden 15 maj 2003 till 15 maj 2004 var större än under perioden 2000 2002, är jordbrukaren berättigad till ett högre stödbelopp. Det finns ett antal brukare som medvetet eller omedvetet har uppgett ett högre genomsnittligt antal levande djur i sin ansökan än vad de i verkligheten hade. Dessa jordbrukare har Jordbruksverket identifierat via administrativa kontroller. Efter kommunicering med aktuella brukare har de ansökta uppgifterna satts ned till en korrekt nivå. Resterande del av de brukare som fått ytterligare tilldelning av stödbelopp ur den nationella reserven har investerat i stallbyggnader avsedda för nötköttsproduktion. I dessa fall har jordbrukaren erhållit ett schablonbelopp per kvadratmeter nytillkommen yta. Ytor som ersatt gamla stallbyggnader har inte givit någon tilldelning. För att komma ifråga för tilldelning enligt denna metod krävs att minst 20 % av investeringens totala kostnad uppstått senast den 16 maj 2004. I de fall investering skett i stallbyggnad avsedd för nötköttsproduktion har SJV identifierat flera risker vid tilldelningen. Är byggnaden nytillkommen yta eller ersätter den helt eller delvis gammal stallyta? Hur stor del av byggnaden är avsedd för nötköttsproduktion? Har minst 20 % av investeringens totala kostnad uppstått senast den 15 maj 2004? Kommer påbörjad investering att fullföljas? 23

I samtliga dessa fall har Jordbruksverket av länsstyrelsen begärt in den förprövning som enligt djurskyddsbestämmelser krävs vid uppförande av ny stallbyggnad. Av förprövningen framgår vilka djur som byggnaden är godkänd för. Av förprövningsritning framgår också ytan. Det som är svårt att kontrollera är huruvida byggnaden är nytillkommen yta eller, i de fall investeringen endast påbörjats, om den kommer att slutföras. Uppföljning av om och i vilken grad djurantalet ökat på gården kommer därför att ske under de närmaste 2 3 åren. 7. Internrevisionen och dess erfarenheter Internrevision sker traditionellt enligt förordningen (1995:686) om internrevision vid statliga myndigheter m.fl. Beträffande EU:s strukturfonder sker kontroll av att förvaltnings- och kontrollsystemen är effektiva av särskilt utsedda interna revisorer vid Länsstyrelsen i Gävleborgs län, Arbetsmarknadsstyrelsen, Fiskeriverket och Jordbruksverket. Internrevisorerna gör årliga systemrevisioner enligt strategiska revisionsplaner som är nedbrutna i årliga revisionsplaner som är godkända av Kommissionen. En avstämning av utförda revisioner sker varje år genom bilateralt möte med kommissionens revisorer representerade av de fyra fonderna. Vid detta möte görs även en avstämning av utförda revisioner och kontroller som genomförts i Sverige av kommissionens revisorer, av internrevisionen och av de personer som utför de s.k. 5 %- kontrollerna. Dessutom sker en genomgång av samtliga artikel 13-rapporter. Internrevisionen kontrollerar att det i verksamhetsprocesserna för hanteringen av EU-medel finns inbyggt rutiner, moment och planer för kontroll av skyddet av EU-medlen. Det är en del i kvalitetssäkringen att upprättade system och rutiner därigenom utvecklas och förbättras. Dessa kontrollsteg gör att skyddet av EU-medel hela tiden genomgår kontroller och förbättringar. Internrevisionen vid Länsstyrelsen Gävleborg är ansvarig för att utfärda en deklaration per program (12 st) och AMS Internrevision ansvarar för utfärdande av deklarationer av två program. Dessa deklarationer utfärdas när programmen är avslutade, enligt artikel 15 i Kommissionens förordning (EG) nr 438/2001. Deklarationen skall grunda sig på granskning av förvaltnings- och kontrollsystemen, på resultaten av redan utförda kontroller och vid behov, på ett ytterligare urval av transaktioner. Alla nödvändiga undersökningar utförs för att få rimliga försäkringar om att attesterade utgiftsdeklarationer är kor- 24

rekta och att de transaktioner som ligger till grund för dem är lagliga och följer regelverket. Artikel 13-rapporten enligt Kommissionens förordning (EG) nr 438/2001 är en samlad rapport över hur artikel 10-12 i nämnda förordning har tillämpats och om uppdateringar eller nödvändiga förändringar har skett i förvaltningsoch kontrollsystemen. Kraven på information i denna rapport har förändrats från kommissionens sida, vilket beror på att slutet av programperioden närmar sig. Informationen skall vara heltäckande vad gäller revisionsresultat, åtgärder och uppföljningar. De åtgärder m.m. som redovisats under 2. Allmänt om samordning och samverkan inom området har stor betydelse för skyddet av EU-medlen i Sverige men är också viktiga för utbyte av nya kunskaper och erfarenheter. Sammanfattande revisionspåpekanden Arkiveringstid 2013. Förvaltningsmyndigheterna ansvarar för att informera projektägare om att materialet skall sparas längre tid än enligt bokföringslagens rekommendationer på 10 år. Enligt Kommissionens regler är det viktigt att dokument sparas antingen som original eller på allmänt erkända databärare. Detta gäller allt material tillhörande verifiering av projektet, inte enbart räkenskapsmaterial. Några förvaltningsmyndigheter har tagit på sig ansvaret att via sina Webb-sidor informera projektägare eller skicka ut brev till alla tidiga projektägare. Artikel 7 (EG) nr 438/2001. Det är viktigt att alla poster verifieras i ett projekt vilket förtydligats i artikel 7 p. 2 i förordningen (EG) nr 2355/2002. Som exempel kan nämnas dokument som avser särskilda faktiska utgifter som deklarerats och betalningar som gjorts i samband med stödet och som krävs för en tillfredsställande verifieringskedja, inbegripet dokument som utgör bevis på faktisk leverans av samfinansierade produkter och tjänster rapporter och dokument i samband med kontroller som genomförts enligt artiklarna 4, 9, 10 och 15 i (EG) nr 438/2001. Verifieringskedjan skall vara obruten för exempelvis fakturor, tidrapporter, löneunderlag, avtal, upphandlingsunderlag och utdrag som visar informationsmaterial. Förvaltningsmyndigheterna har informerat och utbildat sin personal, speciellt på rekvisitionssidan. Det är viktigt att kompetens vad gäller ekonomi finns hos handläggare av rekvisitioner. Lagen om offentlig upphandling (LOU). För att upprätthålla kravet på konkurrens är det viktigt att projektägare som inte lyder under LOU använder sig av affärsmässiga kostnadsjämförelser. För att öka kompetensen inom detta område har Nutek arrangerat ett seminarium. 25