1.11.2018 1 TIDPUNKT MÖTESPLATS 1.11.2018 kl. 16.30 - Edupoli, Yrkesvägen 1, Borgå (Rektorns arbetsrum) ÄRENDEN Ärende nr Bilaga nr ST 126 : Inledning av mötet... 3 ST 127 : Mötets laglighet och beslutförhet... 3 ST 128 : Protokolljusterare... 3 ST 129 : Dagordning... 4 ST 130 : Samkommunens direktör Pentti Suursalmis avskedsanmälan samt skötande av uppgifter under Suursalmis semester... 5 ST 131 : * Utträdesersättning för utträdande kommuner... 8 ST 132 : Erbjudande av Yrkesvägens utrymmen till den svenskspråkiga utbildningens förfogande... 9 ST 133 : Invandrarskolningens personals övergång till Edupoli Oy... 11 ST 134 : Bilaga 2 Nedskrivning av fordringar... 12 ST 135 : Samkommunens beslutslängder... 13 ST 136 : Meddelanden... 14 ST 137 : Samkommunstyrelsens mötestidpunkt och mötesplats... 15 ST 138 : Bilaga 1 Besvärsanvisning... 16 *) Med möteskallelsen utdelas skilt grundinformationsmaterial som inte arkiveras. Materialet sparas mötesvis samlat i minst två års tid, beroende på innehållet. ORDFÖRANDE Protokollet finns till allmänt påseende Roope Lenkkeri Fr.o.m. 6.11.2018 i det allmänna datanätet www.iukky.fi.
1.11.2018 2 TIDPUNKT MÖTESPLATS 1.11.2018 kl. 16.30 - Edupoli, Yrkesvägen 1, Borgå (Rektorns arbetsrum) MEDLEMMAR ANDRA NÄRVARANDE Maria Grundström (Lovisa), viceordförande Hannu Haukkasalo (Borgnäs) Tuomo Jussila (Orimattila) Markus Kalliokivi (Buckila) Virpi Karjalainen (Sibbo) Jari Kettunen (Borgå) Roope Lenkkeri (Borgå), ordförande Satu Lindgren (Mörskom) Heidi Norra (Lappträsk), anlände vid 130 kl. 16.45 Kaija-Leena Tuomisto (Askola) Raija Vaniala (Borgå) Maija Penttilä, förvaltningsdirektör Pentti Suursalmi, samkommunens direktör Kimmo Orava, direktör Anja Leino, biträdande rektor ÄRENDEN 126-138 UNDERSKRIFTER Roope Lenkkeri ordförande Maija Penttilä protokollförare PROTOKOLLJUSTE- RING Underskrifter protokolljusterare protokolljusterare Protokollet finns till allmänt påseende Fr.o.m. 6.11.2018 i det allmänna datanätet www.iukky.fi.
1.11.2018 3 ST 126 : Inledning av mötet Samkommunens styrelseordförande Roope Lenkkeri öppnade mötet kl. 16.30. ST 127 : Mötets laglighet och beslutförhet Förslag (RL): Mötet konstateras lagenligt sammankallat och beslutfört. Konstaterades. ST 128 : Protokolljusterare Förslag (RL): Två protokolljusterare väljs för justering av detta protokoll. Till protokolljusterare valdes Satu Lindgren och Kaija-Leena Tuomisto.
1.11.2018 4 ST 129 : Dagordning Förslag (RL): Föredragningslistan godkänns som mötets dagordning. Förslag (RL): Paragraf 132, Samkommunens direktör Pentti Suursalmis avskedsanmälan samt skötande av uppgifter under Suursalmis semester, beslöts flyttas till behandling som paragraf 130. I övrigt godkändes föredragningslistan som dagordning. Godkändes.
1.11.2018 5 ST 130 : Samkommunens direktör Pentti Suursalmis avskedsanmälan samt skötande av uppgifter under Suursalmis semester Samkommunens direktör, rektor Pentti Suursalmi har lämnat avskedsanmälan p.g.a. pensionering. Suursalmis sista arbetsdag är den 31.3.2019. Före pensioneringen håller Suursalmi sina inarbetade ledigheter och sin semester. Semestern börjar den 29.10.2018. Suursalmi har förutom semestern två arbetsdagar före pensioneringen. Enligt förvaltningsstadgans 9 bestämmer samkommunstyrelsen om samkommundirektörens ställföreträdare. Som samkommunens direktör fungerar rektorn, vars ställföreträdare har varit biträdande rektorn. Samkommunstyrelsen har på sitt möte den 4.12.2017 ( 158/2017) beslutat, att samkommundirektörens ställföreträdare är Kimmo Orava. Beslutet är fogat till samkommunens förvaltningsstadga (14 ). Förslag (RL): Samkommunstyrelsen godkänner Pentti Suursalmis avskedsanmälan och semester. Enligt förvaltningsstadgan fungerar Kimmo Orava som samkommunens direktör och samkommunstyrelsen besluter, att läroanstaltens rektorsuppgifter sköts av biträdande rektor Anja Leino. Kimmo Orava och Anja Leino anmälde jäv vid behandling av detta ärende och avlägsnade sig från möteslokalen för tiden då paragrafen behandlades. Godkändes.
1.11.2018 6 ST 162 : (4.12.2017) Medlemskommuners utträde ur samkommunen Enligt paragraf 6 i grundavtalet bör medlemskommun som önskar utträda ur samkommunen, skriftligen anmäla därom till samkommunen. Avtalet utgår och kommunens utträde träder i kraft vid utgången av det kalenderår som följer efter anmälan, såvida annan överenskommelse om tidpunkten inte avtalats med samkommunstyrelsens medgivande. En kommun som utträder kan överlåta sin andel av samkommunens tillgångar åt en annan medlemskommun eller i enlighet med vad som överenskommes kommunerna emellan. Överlåtelser bör meddelas åt samkommunen. I andra fall besluter samkommunstyrelsen om vilken ersättning som erläggs åt den utträdande kommunen. Samkommunstyrelsen kan besluta att som ersättning erlägga andelar av samkommunens tillgångar. Ifall kommunen utträder ur samkommun, bör till kommunen erläggas en ersättning, som motsvarar kommunens andel i samkommunens egendom och tillgångar minus skulderna och samt statsandelar- och bidrag som erhållits för införskaffandet av tillgångarna. Rättigheter och skyldigheter som härrör sig från de överlåtna andelarna träder i kraft från och med första januari följande kalenderår om inte annat överenskoms med samkommunstyrelsen. I grundavtalets 7 paragraf bestäms, att ifall en kommun utträder erläggs denna en av samkommunstyrelsen fastslagen ersättning för de andelar som överlåts till samkommunen. Ersättningen utbetalas som en engångsprestation då utträdet träder i kraft, ifall ersättningen är mindre än 80 000. Ifall ersättningen är större, utbetalas den i tre lika stora rater inom 3 år från utträdets ikraftträdande. De återstående kommunerna utbetalar ersättning för utträde eller grundkapitalet minskas med motsvarande summa. Ledande konsult Riitta Ekuri från FCG Konsultointi Oy förklarar beräkningsgrunderna för medlemskommunernas utträdesersättning på mötet. Förslag (JS): Samkommunens styrelse diskuterar ärendet och fattar beslut om ersättning som betalas till medlemskommunen samt om förpliktelser som överförs till kommunen. Samkommunens styrelse beslöt, att eventuella ersättningar för utträde bereds enligt de i FCG:s avvecklingsutredning presenterade balansvärdena 31.12.2016 (kolumn A), med beaktande att pensionsförpliktelserna övergår till den utträdande medlemskommunen.
1.11.2018 7 ST 105 : Beviljande av utträde ur samkommunen 30.11.2018 (30.8.2018) Enligt paragraf 6 i grundavtalet bör en medlemskommun som önskar utträda ur samkommunen, skriftligen anmäla därom till samkommunen. Avtalet utgår och kommunens utträde träder i kraft vid utgången av det kalenderår som följer efter anmälan, såvida annan överenskommelse om tidpunkten inte avtalats, med samkommunstyrelsens medgivande. Buckila kommun, Mörskom kommun och Orimattila stad har fattat beslut att utträda ur samkommunen omgående (Buckila KF 19.3.2018 1, Mörskom KF 26.2.2018 1, Orimattila SF 16.4.2018 22). Borgnäs kommun har beslutat att träda ur samkommunen 31.12.2018 (Borgnäs KF 18.12.2017 135). Förverkligandet av upplösningen av samkommunen och överlåtelsen av tillgångarna till EdupoliPointCollege Oy förutsätter i praktiken, att de utträdande kommunerna beviljas utträde före överlåtelsen av apportegendomen. Därför är det förnuftigt att bevilja de utträdande kommunerna utträde redan den 30.11.2018. EdupoliPointCollege Oy:s verkställande direktör förklarar saken på mötet. Beredningen av utträdesersättningarna pågår fortfarande, för denna del tas ärendet upp på följande möte. Förslag: (PS) Samkommunen beviljar Buckila kommun, Mörskom kommun, Orimattila stad och Borgnäs kommun utträde ur samkommunen så, att datumet för utträdet är den 30.11.2018. Samkommunstyrelsen påminner Borgnäs kommun om, att för att utträdet ska träda i kraft för Borgnäs del den 30.11.2018, krävs Borgnäs kommunfullmäktiges godkännande, eftersom Borgnäs kommunfullmäktiges ursprungliga beslut gällde datumet 31.12.2018. ST 118 : (4.10.2018) Ersättning för utträdande kommuner Samkommunens egendom överlåts som apportöverlåtelse till EdupoliPointCollege Oy. För detta har samkommunen av utomstående expert bett om värderingsinstrument gällande dess fastigheter. Värderingarna av fastigheterna i värderingsinstrumentet avviker från bokföringens balansräkningsvärde. Samkommunen reder ut vilka värden som används vid apportöverlåtelsen och huruvida detta inverkar på storleken på ersättningarna för utträde.
1.11.2018 8 Förslag: (PS) Samkommunstyrelsen antecknar beredningen av ersättningsärendet för kännedom. Antecknades för kännedom. ST 131 : * Utträdesersättning för utträdande kommuner Enligt överlåtelsebrevet för apportegendomen övergår samkommunens all övergående verksamhet och alla tillgångar, skulder och reserver med anknytning till den övergående verksamheten till verkligt värde till EdupoliPointCollege Oy den 1.1.2019 kl. 0.00. I samkommunens bokföring år 2018 ändras fastigheternas balansvärde inte. Samkommunstyrelsen har på sitt möte den 4.12.2017 beslutat, att utträdesersättningarna bereds enligt de i FCG:s avvecklingsutredning presenterade balansvärdena 31.12.2016 (kolumn A). Som slutresultat av beredningen framställs, att utträdesersättningen betalas i två rater. På 2018 års sida betalas ett förskott på 50 % av andelarna i kalkylen i avvecklingsutredningen 31.12.2016. För att säkra ett rättvist bemötande av kommunerna uppdateras avvecklingsutredningens kalkyl över nettotillgångar enligt talen 31.12.2018 när bokslutet för år 2018 färdigställts, varefter den återstående andelen betalas till de utträdande kommunerna. När medlemskommunerna träder ur samkommunen övergår deras andelar av Kevas pensionsutgiftsbaserade avgift till medlemskommunen själv. Medlemskommunerna bör förhandla med EdupoliPointCollege Oy om ett avtal, enligt vilket aktiebolaget är skyldigt att ersätta de ovannämnda avgifterna till kommunerna som trätt ur samkommunen. Enligt nu tillgängliga uppgifter uppbärs den pensionsutgiftsbaserade avgiften inte längre från början av år 2021. Förslag (KO): Samkommunstyrelsen besluter, att den första raten av utträdesersättningen betalas i december 2018. Den första raten är 50 % av andelarna i kalkylen i avvecklingsutredningen 31.12.2016. När bokslutet för år 2018 färdigställts, uppdateras avvecklingsutredningens kalkyl över nettotillgångar enligt talen 31.12.2018 och i kalkylen beaktas de fastighetsvärden som använts vid apportöverlåtelsen. Kalkylen läggs fram för EdupoliPointCollege Oy:s revisors godkännande, varefter den återstående andelen betalas till de utträdande kommunerna. Godkändes.
1.11.2018 9 ST 132 : Erbjudande av Yrkesvägens utrymmen till den svenskspråkiga utbildningens förfogande Samkommunen har gett ett erbjudande till Prakticum angående hyrning av utrymmen vid enheten på Yrkesvägen. Till uthyrning erbjuds hela E-byggnaden och utrymmen i C-byggnadens övre våning. I dessa utrymmen finns 3236 m² att hyra. Prakticumille m2 E-talo 2119,4 C-talon 2. kerros 577,4 2696,8 Osuus yhteisistä tiloista 20,00 % 539,36 Vuokrattavat neliöt yhteensä 3236,16 Hyran är 11,90 e/m², därtill kan man fakturera skilt för städning 1,60 e/m². Det uppskattade priset för elförbrukning per kvadratmeter är 0,83 e/m². Åtminstone för E-byggnadens del strävar man till att ordna med en skild mätare för mätning av elförbrukningen. Hyresintäkterna skulle under det första året vara 462 124 euro per år + fakturering för städning 62 134 euro + el och vatten 32 232 euro, sammanlagt 556 490 euro. Hyrespriserbjudandet innehåller inga kostnader som uppkommer av förändringsarbeten, hyresgästen betalar således eventuella förändringsarbeten. EdupoliPointCollege Oy (Careeria) behöver Yrkesvägens D-byggnad, där processbranschens försökshall är belägen, till sitt eget förfogande. De andra utrymmena vid Yrkesvägen skulle man kunna avstå ifrån. För Yrkesvägens del blir för övervägande och avgörande fastighetens användning och ägande på lång sikt. Förutom D-byggnaden har fastigheten ca 5000 m² utrymmen, av vilka endast 3236 m² enligt det förutnämnda erbjudandet skulle hyras ut till den svenskspråkiga utbildningsanordnarens förfogande. IUKKY och Point College förbereder sig för att starta som Careeria och campusplaneringen är i full gång. Vad för utbildning anordnas på vilka driftsställen? När ska funktioner koncentreras till valda enheter? På lång sikt är det inte vettigt att spjälka upp funktionerna i små enheter. Ur Careerias ståndpunkt skulle det strategiska beslutet vara att avstå från Yrkesvägen från början av år 2020, frånsett D-byggnaden. I varje fall är det skäl att klargöra, att Careeria strävar till att hyra ut eller sälja alla utrymmen vid Yrkesvägen, förutom D-byggnaden. Ifall försäljningsalternativet förverkligas, skulle man kunna sälja också D- byggnaden och stanna kvar i utrymmena som hyresgäst på viss tid.
1.11.2018 10 Diskussioner har också förts om eventuell delvis försäljning av Yrkesvägens fastighet. Ifall samkommunen/edupolipointcollege skulle behålla D-byggnaden och man skulle sälja den övriga fastigheten till den svenska utbildningen, skulle fastigheten delas nästan exakt 25 % EdupoliPointCollege Oy och 75 % den svenskspråkiga utbildningsanordnaren. Enligt marknadsprisuppskattning är fastigheten vid Yrkesvägen värd 4,2 miljoner euro, alltså skulle marknadspriset för 75 % vara 3,15 miljoner euro. Om alla utrymmen förutom D-byggnaden hyrs ut eller säljes till den svenskspråkiga utbildningens förfogande, måste verksamheten vid Yrkesvägen, personalen och studerandena flyttas huvudsakligen till Styrmansvägen och Pomo-huset. Härmed skulle Prakticums nuvarande hyresavtal för Pomo-huset sägas upp, eftersom alla utrymmena i Pomo-huset skulle behövas för eget bruk. Förslag (KO): Samkommunstyrelsen godkänner tjänstemannaledningens erbjudande om uthyrning av Yrkesvägens utrymmen till den svenskspråkiga utbildningens förfogande. Samkommunstyrelsen besluter att erbjuda 75 % av Yrkesvägens enhets utrymmen till försäljning så, att endast D-byggnaden och ¼ av gårdsområdet blir kvar i samkommunens/edupolipointcollege Oy:s bruk. Samkommunen erbjuder 75 % av fastigheten till försäljning till priset 3,15 miljoner euro. Erbjudandet angående köpeskillingen görs på det villkoret, att priset motsvarar det pris som bestäms som apportegendomens värde när samkommunen överlåter sin egendom till EdupoliPointCollege. För EdupoliPointCollege Oy får alltså under inga omständigheter uppstå nedskrivningar (förlust) i bokföringen. Godkändes.
1.11.2018 11 ST 133 : Invandrarskolningens personals övergång till Edupoli Oy Samkommunens personal övergår via överlåtelse i den nya arbetsgivaren EdupoliPointCollege Oy:s (Careeria) tjänst från början av år 2019. I samkommunen har samarbetsförhandlingar för beredning av överlåtelsen pågått sedan februari. I förhandlingarna har linjerats, att de arbetstagare som huvudsakligen sysslar med Edupoli Oy:s skolningar övergår i Edupoli Oy:s tjänst. Edupoli Oy kommer att vara EdupoliPointCollege Oy:s helt ägda dotterbolag, Edupoli Oy är alltså fr.o.m. 1.1.2019 en del av EdupoliPointCollege-koncernen. I Edupoli Oy förverkligas utbildning på den konkurrensutsatta marknaden och den konkurrerande verksamheten måste hållas isär från Edupoli- PointCollege Oy som fungerar med statsandelsfinansiering. Enligt samarbetsförhandlingarna övergår 39 personer från Maahanmuuttajat-kompetenscentret i Edupoli Oy:s tjänst den 1.1.2019. För de personer som övergår till Edupoli Oy skrivs nya arbetsavtal med samma villkor som i de nuvarande avtalen. Fyra personer i kompetenscentret, vilka huvudsakligen sysslar med Valma-skolning, övergår, liksom den övriga personalen i samkommunen, vid överlåtelsen i EdupoliPointCollege Oy:s tjänst. Förslag (KO): Samkommunstyrelsen besluter att överföra 39 utbildare i Edupoli Oy:s tjänst den 1.1.2019. Godkändes.
1.11.2018 12 ST 134 : Bilaga 2 Nedskrivning av fordringar Samkommunens bokföring innehåller fordringar, som trots upprepade försök inte fåtts indrivna. Fordringarna bör nedskrivas i bokföringen. Indrivningen av fordringarna återupptas, ifall det sker förändringar i gäldenärens ekonomiska situation eller man i tvist om fordringen når överenskommelse. Förslag (KO): Samkommunstyrelsen besluter, att samkommunens fordringar 5 887,88 euro, enligt bilaga 2, nedskrivs i bokföringen. Godkändes.
1.11.2018 13 ST 135 : Samkommunens beslutslängder Samkommunstyrelsens ordförande - Edupoli 917 9.10.2018 Suursalmi Pentti Aila Kuusios avskedsanmälan är godkänd, den sista arbetsdagen är 14.10.2018. 906 9.10.2018 Suursalmi Pentti Anskaffning av multimaskinsimulator till utbildningen för fordonskombinationer och truckskolning godkänd. Offerter togs från fyra leverantörer, av vilka Creanex Oy lämnade den bästa offerten. Anskaffningens värde är 34 520 euro (Moms 0 %). 905 5.10.2018 Suursalmi Pentti Merja Rantas avskedsanmälan är godkänd. Arbetsförhållandet upphör den 31.3.2019. 855 1.10.2018 Suursalmi Pentti Petri Laatunens avskedsanmälan den 27.9.2018 är godkänd. Förslag (KO): Samkommunstyrelsen antecknar ärendena för kännedom och meddelar samkommunens styrelseordförande och tjänsteinnehavarna, att samkommunstyrelsen inte utövar sin övertagningsrätt i enlighet med 92 i kommunallagen. Godkändes.
1.11.2018 14 ST 136 : Meddelanden Förslag (KO): Samkommunstyrelsen antecknar följande meddelanden för kännedom: Ett utkast till köpebrev för det ur bruk tagna radhuset på Edupoli Askolas tomt har utarbetats. Samkommunstyrelsen har den 14.6.2018 79 befullmäktigat Kimmo Orava att underteckna köpebrevet. I Edupoli Askola har man låtit göra en inomhusluftsmätning, på vars grunder tilläggsutredningar har påbörjats särskilt för att lösa fuktproblemen som upptäckts i den nedersta våningen. Påbörjade/beställda åtgärder: En VVS-planerare var på plats förra veckan och luftmängderna är nära de planerade, rapport på kommande. Ännu ska räknas, om det är möjligt att öka på ventilationssystemets luftmängd. filmning av ventilationskanalen i konditionssalen täppning av rökkanalen; konditionssalen sotning; A-huset mätning/justering av luftmängd; konditionssalen, socialutrymmena, källaren i pingisrummet avlägsnas/förnyas akustikisoleringen från bordet samt ribborna från väggen. En plan och kostnadsberäkning har beställts för iståndsättande av utrymmena. Antecknades för kännedom.
1.11.2018 15 ST 137 : Samkommunstyrelsens mötestidpunkt och mötesplats Förslag: (KO): Samkommunstyrelsen sammanträder följande gång den 4.12.2018 kl. 16.30 i Edupoli Yrkesvägen, rektorns arbetsrum. Godkändes.
1.11.2018 16 ST 138 : Bilaga 1 Besvärsanvisning Ordföranden avslutade mötet kl. 17.45 och gav besvärsanvisning enligt bilaga 1.
1.11.2018 17 BESVÄRSANVISNING Bilaga 1 Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrknde kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsmyndighet, adress och postadress: Helsingfors förvaltningsdomstol Banbyggarvägen 5 00520 Helsingfors Kommunalbesvär, paragrafer: 130-134 Besvärstid 30 dagar Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärstid dagar Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid dagar Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet dagar dagar Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som för fattat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens ut gång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Besvärshandlingarna skall lämnas till 1): namn, adress och postadress Paragrafer Enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015) ska en rättegångsavgift på 250 euro tas ut av ändringssökanden för behandlingen av ett mål eller ärende i förvaltningsdomstolen. Detaljerade anvisningar om hur man begär omprövning / besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten FOGAS TILL PROTOKOLLET