Välkomna till Årsmöte i Tomtägareföreningen 24 mars 2018
1 Mötets öppnande VÄLKOMNA!
2 Upprättande av röstlängd
Val till årsmötet 3 Mötes-ordförande 4 Mötes-sekreterare 5 Justeringsmän/rösträknare (2 st)
6 Mötets utlysande 24 Kallelser och övriga meddelanden till medlemmarna skall ske genom brev/e-post samt genom anslag på föreningens anslagstavlor och på dess webbplats. Kallelseåtgärderna skall vara vidtagna senast tre veckor före ordinarie och senast två veckor före extra föreningsstämma. Kallelse utdelad/e-postad: 3 mars Kallelse utlagd på hemsidan 2 mars och anslagen på föreningens anslagstavlor 3 mars
7 Dagordning (förslag) 1. Mötets öppnande 2. Upprättande av röstlängd 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet 6. Fråga om stämmans behöriga utlysande 7. Fastställande av dagordning 8. Föredragande av verksamhetsberättelse inkl ekonomi 2017 9. Revisionsberättelse 2017 10. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för Styrelsen 2017 11. Fråga om arvode till styrelse, ledamöter och revisor. 12. Styrelsens förslag till budget för 2018 (fastställande i punkt 20) 13. Medlemsavgifter för det nästkommande verksamhetsåret (2019)
Dagordning forts (förslag) 14. Val av styrelseledamöter 15. Val av en av styrelseledamöterna att vara föreningens ordförande för ett år 16. Val av en revisor och en revisorssuppleant 17. Val av valberedning om tre föreningsmedlemmar 18. Styrelsens förslag (propositioner) 19. Ärenden som medlem vill ta upp till behandling (motioner) 20. Fastställande av föreningens budget 2018. 21. Övriga frågor - Midsommarfirande - Båtbryggan - Puben - Grannsamverkan 22. Information om S10 23. Mötets avslutande
8 Verksamhetsberättelse
8 Verksamhetsberättelse & ekonomi 2017 Balansräkning Tillgångar IB UB 1518 Kundfordringar 6 050 36 950 1630 Skattekonto 0 79 1689 Övr kortfristiga fordringar 0 633 1910 Kassa 41 0 1915 Stugans kassa 4 640 4 364 1930 Bank 3 092 758 1 687 319 Summa tillgångar: 3 103 489 1 729 345 Skulder IB UB 2090 Balanserat resultat -1 977 332-1 977 332 2099 Årets resultat 0 888 801 2444 Skulder till medlemmar 0-15 460 2448 Leverantörsskulder -650 828-244 427 2510 Skatteskulder -475 329-380 927 Summa skulder: -3 103 489-1 729 345 Beräknat resultat: 0 0 Resultaträkning Intäkter Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017 Utfall vs budget 3011 Årsavgifter 38 500 48 500 38 500 10 000 3012 Fiber 0 0 0 0 3013 Städbidrag medl 6 000 1 800 1 500 300 3019 Påminnelseavgifter 0 660 0 660 3211 Båtplatser 42 000 43 200 42 200 1 000 3311 Intäkter klubbstugan 4 200 4 400 4 000 400 3512 Stugans aktiviteter 33 857 28 358 30 000-1 642 3513 Försäljning tomter 3 506 017 0 0 0 3983 Förvaltning S10 15 000 15 000 15 000 0 3990 Övriga intäkter 206 201 32 808 0 32 808 Summa intäkter: 3 851 775 174 726 131 200 43 526 Kostnader 4211 Båtbryggan -71 546-1 488-20 000 18 512 4320 Badplatsen -5 949-20 946-35 000 14 054 4010 Inköp stugans aktiviteter -28 107-20 316-22 000 1 684 4114 Vägar inför vägförening -816 601 0 0 0 5000 Stugan -12 938-8 027-10 000 1 973 5001 Stugbygget -284 138-1 041 089-600 000-441 089 5020 El stugan -5 524-9 235-6 000-3 235 5062 Sophämtning och VA -4 798-10 870-12 500 1 630 5190 Fastighetskostnader tomter -327 906-2 706 0-2 706 5420 Programvaror/webbplats -3500-2 837-3000 163 6250 Porto -390-601 -500-101 6310 Försäkringar -6 330-6 814-6 400-414 6570 Bankkostnader -1 430-1 560-1 500-60 6430 Möteskostnader 0-415 -2 000 1 585 6530 Redovisningstjänster 0 0 0 0 6680 Städdagar -10 463-3 758-10 000 6 242 6681 Trädfällning -63 475-11 100-15 000 3 900 6980 Föreningsavgifter -2500-2 500-2500 0 6990 Diverse övr kostn -17 607-596 -16 500 15 904 7240 Styrelsearvoden -23 000-9 000-11 000 2 000 7241 Revisionsarvoden -1000-1 000-1000 0 7331 Skattefri bilersättning -3975-3 150-3000 -150 7500 Skatt -475 329 0-6 017 6 017 8920 Korrigering skatt efter skattebesk 0 94 481 0 94 481 Summa kostnader: -2 166 506-1 063 527-783 917-279 610 Årets resultat: 1 685 269-888 801-652 717-236 084
9 Revisionsberättelse 2017 Bifoga undertecknad revisorsberättelse
10 Ansvarsfrihet för styrelsen Beviljar stämman styrelsen ansvarsfrihet för 2017 baserat på verksamhets- och revisionsberättelserna?
11 Arvoden 2018 Förslag: Arvode till styrelsen 2018: 1000 kr för styrelseledamöter (reducerat för ordf, sekr, kassör) Arvode till revisorerna 2018: Oförändrat 1000 kr
12 Budget 2018 Intäkter Utfall 2017 Förslag Budget 2018 3011 Årsavgifter 48 500 48 750 3012 Fiber 0 90 000 3013 Städbidrag medl 1 800 2 000 3019 Påminnelseavgifter 660 0 3211 Båtplatser 43 200 42 200 3311 Intäkter klubbstugan 4 400 4 000 3512 Stugans aktiviteter 28 358 28 000 3513 Försäljning tomter 0 0 3983 Förvaltning S10 15 000 0 3990 Övriga intäkter 32 808 10 000 Summa intäkter: 174 726 224 950 Kostnader Utfall 2017 Förslag Budget 2018 4211 Båtbryggan -1 488-20 000 4320 Badplatsen -20 946-10 000 4010 Inköp stugans aktiviteter -20 316-20 000 4114 Vägar inför vägförening 0-30 000 5000 Stugan -8 027-50 000 5001 Stugbygget -1 041 089 0 5020 El stugan -9 235-6 000 5062 Sophämtning och VA -10 870-12 000 5190 Fastighetskostnader tomter -2 706 0 5420 Programvaror/webbplats -2 837-3 700 6250 Porto -601-500 6310 Försäkringar -6 814-7 000 6570 Bankkostnader -1 560-1 500 6430 Möteskostnader -415-1 000 6530 Redovisningstjänster 0-12 500 6680 Städdagar -3 758-5 000 6681 Trädfällning -11 100-30 000 6980 Föreningsavgifter -2 500-2 500 6990 Diverse övr kostn -596-2 750 7240 Styrelsearvoden -9 000-6 000 7241 Revisionsarvoden -1 000-1 000 7331 Skattefri bilersättning -3 150-3 500 7500 Skatt 0 0 8920 Korrigering skatt efter skattebesk 94 481 0 Summa kostnader: -1 063 527-224 950 Årets resultat: -888 801 0
13 Avgifter 2019 Förslag Medlemsavgifter 2019: Oförändrade (500 kr per bebyggd tomt, 250 kr per obebyggd tomt)
14 Val/omval 1. Styrelseledamöter Ledamöter, 2 st på 2 år * * Ledamöter, 2 st på 1 år * * Redan valda för 2018 (1 år kvar) * Carina Granqvist * Patrik Lundin Enl stadgarna: 2. Ordförande (en ur styrelsen 1år) * 3. Revisorer Revisor (1 år) * Revisorssuppleant (1 år) * 4. Valberedning 3 personer (1 år) * * * 12 Föreningens angelägenheter skall förvaltas av en styrelse bestående av minst 3 och högst 7 ledamöter och högst 3 suppleanter. Till styrelseledamot kan väljas medlem i föreningen eller annan person registrerad som representant för en fastighet inom Svinningeudd. 13 Mandattiden för en ledamot är ett eller två år och för suppleant ett år. Om en helt ny styrelse väljs på föreningsstämman ska 2 ledamöter väljas på ett år. Övriga ledamöter ska väljas på två år. Föreningsstämman utser årligen en av styrelseledamöterna till ordförande i styrelsen.
1. Styrelseledamöter Ledamöter, 2 st på 2 år * Göran Karnfält * Anders Hedlund Ledamöter, 2 st på 1 år * Maria Falk * Nils Jönsson Redan valda för 2018 (1 år kvar) * Carina Granqvist * Patrik Lundin Enl stadgarna: 14 Val/omval 2. Ordförande (en ur styrelsen 1år) * Carina Granqvist 3. Revisorer Revisor (1 år) * Sten Bengtsson Revisorssuppleant (1 år) * Katarina Löweberg 4. Valberedning 3 personer (1 år) * Eva Jansson Jewnny * Linda Johansson 12 Föreningens angelägenheter skall förvaltas av en styrelse bestående av minst 3 och högst 7 ledamöter och högst 3 suppleanter. Till styrelseledamot kan väljas medlem i föreningen eller annan person registrerad som representant för en fastighet inom Svinningeudd. 13 Mandattiden för en ledamot är ett eller två år och för suppleant ett år. Om en helt ny styrelse väljs på föreningsstämman ska 2 ledamöter väljas på ett år. Övriga ledamöter ska väljas på två år. Föreningsstämman utser årligen en av styrelseledamöterna till ordförande i styrelsen.
15 Styrelsens propositioner Proposition 1 : Stadgeändring, beslut nr 2 En extra föreningsstämma hölls 4 december med syftet att ta ett första beslut om ett förslag till stadgeändringar med målet att skapa möjlighet för boende i bostadsrättsföreningar inom Svinningeudd att bli medlemmar i föreningen. Stämman: beslöt enhälligt godkänna förslaget till justerade stadgar bad föreningen stämma av med juridisk expertis att skrivningarna håller juridiskt så att principerna en fastighet en röst och ingen medlem mer än en röst ska gälla. gav styrelsen mandat att vid behov genomföra smärre justeringar i formuleringarna för att säkra dessa principer. 23 Beslut om stadgeändring ska bifallas med minst två tredjedelars majoritet av de röstande. Beslutet måste tas vid två på varandra följande föreningsstämmor mellan vilka minst tre månader måste förflyta. En av stämmorna måste vara en ordinarie årsstämma.
Proposition 1 : Stadgeändring, beslut nr 2 (forts) Styrelsen har sedan det första mötet stämt av stadgeförslaget ytterligare en gång mot lagen om ekonomiska föreningar utan att finna något hinder mot förslaget Styrelsen har stämt av med två oberoende jurister via Maria & Göran. Juristerna menade båda att stadgarna är välskrivna, tydliga och de hade inga invändningar mot någon av paragraferna som behandlar medlemsskapen. Sedan det första beslutet lades till en kort förtydligande mening i paragraf om föreningens upplösning ( 30), samt att ett par stavnings- och språkfel rättades. 30 Vid beslut om Föreningens upplösning skall Föreningens tillgångar avyttras och behållningen skiftas ut till medlemmarna med en andel per fastighet vars ägare är medlem i föreningen. Ingen medlem har därvid rätt till mer än en andel. Likvidationen ska ske enligt den process som föreskrivs enligt lagen om registrerade ekonomiska föreningar. KAN STÄMMAN TA ETT ANDRA BESLUT OM DE UPPDATERADE STADGARNA?
Styrelsens propositioner Proposition 2 : Förslag om extern förvaltning Under 2016 överlämnades ansvaret för vägarna till Svinningeudds Samfällighetsförening. Denna uppdelning har medfört att administrationen/bokföringen har ökat rejält under det senaste året. Vi vill därför föreslå att vi lägger ut föreningens bokföringen på extern förvaltning och lyfter bort den från kassörsrollen Extern förvaltning innefattar redovisningstjänster såsom fakturering, matchning av banktransaktioner, ren bokföring inkl årsbokslut, arvodesutbetalning (inkl skatt, arbetsgivaravgifter, kontrolluppgifter) och deklarationerna. Styrelsens förslag är att nuvarande kassör Maria Falk åtar sig uppdraget via sitt företag MARIA FALKS BYRÅ. Företaget innehar F-skattsedel. Förslag på ersättningsnivå: SVTF: Uppskattad tid 40 timmar à 250 kr. Totalt 10.000 kr + moms
Styrelsens propositioner Proposition 3 : Förslag angående soptunnors placering
Styrelsens propositioner Proposition 3 : Förslag angående soptunnors placering Det har inkommit en motion från Eva Jansson angående rubricerade ämne. Då styrelsen sedan länge har uppmärksammat detta presenterar styrelsen denna proposition. I En oskriven regel har varit att soptunnor och andra föremål såsom bilar och släpvagnar, båtar, mm INTE VARAKTIGT får ställas upp vare sig på vägområdet eller på föreningens mark. Med nya bostadsrätter med många tunnor har ämnet åter aktualiserats. Syftet med dessa regler är uppenbara: 1/ Det blir ett ganska tråkigt intryck när man kommer in i vårt fina område om det står tunnor, många gånger snett och vint, utanför respektive tomter. 2/ Trafiksäkerheten. 3/ Snöröjning. Styrelsens förslag är att reglerna sätts på pränt i ett dokument kallat: TRIVSELREGLER så att det inte är en tvekan om vad som gäller.
19 Inkomna motioner från medlemmar Motion 1: Hej. Härmed önskas att budgeten för föreningsstugan innehåller kostnad för åtgärder mot det ljud som uppstår vid pubkvällar m.m. Det borde åtgärdas med lämpligt, av ljudexpert föreslaget, extraskivor på det fina "kyrktaket som fortfarande ska vara karaktären på föreningsstugan. Ser fram mot trevliga kvällar utan att behöva skrika till varandra! / Göran Gellerhed (inkommet 6 mars) Styrelsens svar och förslag till beslut: Redan innan motionen kom hade styrelsen tänkt ta upp detta som en proposition. Vi har kontakt med företaget http://allakustik.se som skall återkomma med förslag och offert. Även om detta offertarbete inte hinner slutföras innan Årsmötet förslår styrelsen att en budgetpost på 32.000:- plus moms reserveras för åtgärd
Inkomna motioner från medlemmar Motion 2: Motion om boulebana och soptunneplacering/parkerade bilar Finns det något intresse för att anlägga en boulebana i badviken? Vill påminna om vikten av att alla ska parkera sina bilar och ställa sina soptunnor på egen tomtmark! Man får göra arrangemang så det fungerar! /Hälsningar Eva Jansson: Styrelsens svar angående Boulebana Uppskattad kostnad för att externt anlita ett företag för att anlägga en bana är ca 40-70.000 kr. Styrelsen vill veta hur stort intresset är innan den är beredd att gå vidare. Det behövs även förslag på var vi den i såfall ska vara placerad? Soptunnor & andra trivselregler: frågan redan behandlad
20 Fastställande Intäkter av budget 2018 Utfall 2017 Förslag Budget 2018 3011 Årsavgifter 48 500 48 750 3012 Fiber 0 90 000 3013 Städbidrag medl 1 800 2 000 3019 Påminnelseavgifter 660 0 3211 Båtplatser 43 200 42 200 3311 Intäkter klubbstugan 4 400 4 000 3512 Stugans aktiviteter 28 358 28 000 3513 Försäljning tomter 0 0 3983 Förvaltning S10 15 000 0 3990 Övriga intäkter 32 808 10 000 Summa intäkter: 174 726 224 950 Kostnader Utfall 2017 Förslag Budget 2018 4211 Båtbryggan -1 488-20 000 4320 Badplatsen -20 946-10 000 4010 Inköp stugans aktiviteter -20 316-20 000 4114 Vägar inför vägförening 0-30 000 5000 Stugan -8 027-50 000 5001 Stugbygget -1 041 089 0 5020 El stugan -9 235-6 000 5062 Sophämtning och VA -10 870-12 000 5190 Fastighetskostnader tomter -2 706 0 5420 Programvaror/webbplats -2 837-3 700 6250 Porto -601-500 6310 Försäkringar -6 814-7 000 6570 Bankkostnader -1 560-1 500 6430 Möteskostnader -415-1 000 6530 Redovisningstjänster 0-12 500 6680 Städdagar -3 758-5 000 6681 Trädfällning -11 100-30 000 6980 Föreningsavgifter -2 500-2 500 6990 Diverse övr kostn -596-2 750 7240 Styrelsearvoden -9 000-6 000 7241 Revisionsarvoden -1 000-1 000 7331 Skattefri bilersättning -3 150-3 500 7500 Skatt 0 0 8920 Korrigering skatt efter skattebesk 94 481 0 Summa kostnader: -1 063 527-224 950 Årets resultat: -888 801 0
21 Informationspunkter Midsommar: Bryggan: Puben: Grannsamverkan
Informationspunkter Placering av soptunnor: Information Grannsamverkan: Information Övrigt Information
22 Information om S:10 Vi väntar på förrättning om ersättningar i samband med en slutbesiktning av hela detaljplaneområdet där S10 ingår. Nantes båtklubb har uttryckt intresse för att överta förvaltningen av S10 (i princip marken där bryggan är förtöjd samt pumpstationen). En fördelning av kassan mellan delägarna skall först ske. Hur detta går till är inte undersökt.
23 Mötets avslutande Tack för att ni kom! Samfällighetsstämma om 10 min Notera er närvaro Lördag 28 April: Städdag Måndag 30 April: Valborg