Schrödingers handlingar

Relevanta dokument
HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLENS DOM

DOM Meddelad i Stockholm

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA /1121 Håkan Lövblad

Riksarkivets författningssamling

REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR

Schrödingers handlingar När är en elektronisk handling gallrad? Författare: Håkan Nordling

Riksarkivets författningssamling

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun

Rikspolisstyrelsens författningssamling

BESLUT Meddelad i Göteborg

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun

Göran Rydeberg, Stockholms universitet

Förstärkt bevarandestrategi för hantering av gallring i staten. Håkan Lövblad /

Systemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret

Arkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Svenska kyrkans bestämmelser

Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Riksarkivets författningssamling

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION

Riksarkivets författningssamling

Arkivregler för Uppsala kommun

Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

Vem bestämmer om arkiv i kommunen?

Remiss av SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen

Riktlinje för hantering av personuppgifter i e-post och kalender

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

EU:s dataskyddsförordning, dataskyddslagen och myndigheters arkiv

Arkivfrågor när en myndighet startar

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

Sida l (4) KAMMARRÄTTEN T^rVN/T Mål nr I STOCKHOLM UU1V1 Avdelning Meddelad i Stockholm

Riksarkivets författningssamling

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Arkivreglemente för Helsingborgs stad

Anvisning om dokumenthantering vid KTH

Arkivreglemente för Arkivemölla kommun

Arkivregler för Uppsala kommun

RIKTLINJER FÖR HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Tullverket Box STOCKHOLM

PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL

PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Bevara, rensa och gallra

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Riktlinje fo r hantering av arkiv KOMMUNSTYRELSEN

Bilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK)

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Regler om gallring och återlämnande av handlingar från upphandling vid Högskolan Dalarna

Riksarkivets författningssamling

Regelverk för skanning av patientinformation i PMO

INTEGRITETSPOLICY SAMORDNINGSFÖRBUNDET CENTRALA ÖSTERGÖTLAND

Yttrande över betänkandet Ny dataskyddslag Kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning

JO Berggren anförde i ett beslut den 9 januari 2001 följande.

Integritetspolicy Rinkaby Rör

Högsta förvaltningsdomstolen meddelade den 20 mars 2018 följande dom (mål nr ).

Högsta förvaltningsdomstolen meddelade den 25 juni 2018 följande dom (mål nr ).

Förvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att:

INTEGRITETSPOLICY Max Mitteregger Kapitalförvaltning AB. INTEGRITETSPOLICY Den 25 maj 2018

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Personuppgiftsbiträdesavtal

Taxa för avskrift eller kopia av allmän handling som begärs med stöd av offentlighetsprincipen

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet

Tillägg om Zervants behandling av personuppgifter

Mertzig Asset Management AB

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

Riktlinjer till arkivregler

Riktlinjer för personuppgiftshantering AAKERMOUNT Marknadsutveckling AB

Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun

BOOK-IT OCH GDPR Magdalena Olofsson

PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL

Nya regler för behandling av personuppgifter GDPR EN CHECKLISTA

Överförmyndarförvaltningen. Information Sida 1 (7) Integritetspolicy

Nya föreskrifter Désirée Veschetti Holmgren

HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLENS DOM

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Utskrift och kopiering av allmänna handlingar

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

HÖGSTA FÖRVALTNINGS- PROTOKOLL Mål nr DOMSTOLEN. Stockholm. NÄRVARANDE JUSTITIERÅD Mats Melin, ElisabethJRynning och Inga-Lill Askersjö

Regelverk. Infrastrukturen för vidareförmedling av grundläggande uppgifter om företag. Bilaga D. Personuppgiftsbiträdesavtal. Version: 2.

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0

PRINCIPER FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER I SALA KOMMUN

INTEGRITETS POLICY. Version 1.0. LabRum AB

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Integritetspolicy Affärsadvokaterna

Dataskyddspolicy CENTRO KAKEL OCH KLINKER AB

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Kommunens författningssamling

DIGITAL OFFENTLIGHETS- PRINCIP. En vägledning från Öppna myndigheten

Arkivreglemente för Region Kronoberg

Transkript:

KUNDNAMN ELLER ÄMNE ETC. 1 Schrödingers handlingar NÄR ÄR EN ELEKTRONISK HANDLING GALLRAD? Håkan Nordling Specialist Counsel, Setterwalls Advokatbyrå

2 Varför detta ämne? sen trycker man radera och så är filen borta (fri återgivning av uttalande kring gallring av elektroniska handlingar under en föreläsning i förvaltningsrätt vid Stockholms universitet, 2014) Kan en elektronisk handling vara förvarad och gallrad samtidigt? Förvarad enligt TF 2:3 st 2 Gallrad enligt författning eller beslut Förvarad och gallrad samtidigt

3 Så är detta ens ett problem? Exempel på tänkbara situationer - Varierande tillämpning av lag mellan myndigheter (t.ex. finns skillnader mellan hur man ser på kopior rensning vs. gallring). Leder till - Bristande rättssäkerhet - underminerande av möjligheter till insyn i myndigheters verksamhet. - Oklart om handlingar gallrats på ett sådant sätt att de inte längre är förvarade (enligt TF). - Kostnader för återställande av handlingar vilka ansetts gallrade. - Oklart om handlingar som innehåller personuppgifter gallrats på ett sådant sätt att de inte längre är förvarade enligt GDPR. - Otillåten personuppgiftsbehandling.

4 Lite statistik från 2015 - Som en del av arbetet skickades en förfrågan till myndigheter om att ta del av gallringsföreskrifter särskilt om verkställande av gallring av elektroniska handlingar. - Kunde endast identifiera 7 st. fall där det fanns föreskrivet om tillvägagångssättet för radering av elektroniska handlingar och fick endast bekräftat i 1 fall att föreskrifterna följdes i detalj. (kan hända att det de facto fanns fler men ger även en fingervisning om förståelsen för problematiken). 350 300 250 200 150 100 50 309 Kommunala tillämpningsföreskrifter 197 - Noterade att i ett stort antal fall så uppfattades inte att det finns något problem med gallring av elektroniska handlingar ( det är väl bara att radera ). 0 Förfrågningar (309) Svar (194) Har tillämpningsföreskifter (6) 7 1 Tillämpas i praktiken (1)

5 Förvaring och gallring Förvaringsrekvisitet för elektroniska handlingar vad innebär det? Vad innebär gallring? - TF 2:3 st. 2 - "En upptagning som avses i första stycket anses förvarad hos myndigheten, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas." - Notera att för myndigheten även bör anses innefatta tekniska hjälpmedel som finns hos en servicebyrå som myndigheten anlitar eller hos en sido-, över eller underordnad myndighet, liksom den utrustning som på annat liknande sätt står till myndighetens förfogande. - Åtgärd genom vilken allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar förstörs, inkluderat hantering som leder till: - Förlust av betydelsebärande data - Förlust av möjliga sammanställningar - Förlust av sökmöjligheter - Förlust av möjligheter till att bedöma handlingarnas autenticitet - Gallring av allmänna handlingar kräver stöd i författning eller genom beslut. Annars -> otillåten gallring.

6 Lagring och radering av elektroniskt lagrad information Lagring - Lagring av information sker i binärt format (1 eller 0 på en fysisk databärare). Programnivå MS Outlook Adobe Reader - Filsystem krävs för att kunna identifiera var den eftersökta informationen finns sparad. Filsystem Mail 1 Mail 2 PDF 1 PDF 2 Fil 1 Fil 2 Fil 3 Fil 4 - Program krävs för att kunna tolka och återge filinformation. Databärare 1 1 0 0 1 0 1 1 0 1 0 0 1 1 1 0

7 Lagring och radering av elektroniskt lagrad information Radering - Programradering (kasta ett mail i papperskorgen). Programnivå MS Outlook Adobe Reader - Systemradering (radera en fil i utforskaren). Mail 1 Mail 2 PDF 1 PDF 2 - Radering av datalagret (överskrivning, avmagnetisering). Filsystem Fil 1 Fil 2 Fil 3 Fil 4 - Fysiskt förstörande (malning, förbränning, smältning). Databärare 1 1 0 0 1 0 1 1 0 1 0 0 1 1 1 0

8 Hur långtgående raderingsåtgärder måste vidtas för att en handling inte längre anses förvarad? Det beror på Programnivå - Som en miniminivå kan sägas systemradering. MS Outlook Adobe Reader - Om en myndighet har möjlighet till att återställa informationen från datalagret är den fortfarande tillgänglig -> radering måste då riktas mot datalager/databäraren. - Notera att kravet på radering enligt GDPR som utgångspunkt måste vara att ett återskapande är omöjligt. Filsystem Databärare Mail 1 Mail 2 PDF 1 PDF 2 Fil 1 Fil 2 Fil 3 Fil 4 1 1 0 0 1 0 1 1 0 1 0 0 1 1 1 0

9 Särskilt om kopior och säkerhetskopior Kopior - Osjälvständiga kopior - Kopior som enbart tekniskt sett kopieras men inte har ett fristående syfte. (t.ex. finns e-post normal lokalt på arbetsstationer och på flera servrar). Säkerhetskopior - TF 2:10 Som allmän handling anses inte handling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad behandling av information (säkerhetskopia). - Självständiga kopior - Kopior som tagits för att ingå i ett annat ärende eller annan verksamhetsprocess (är då en ny handling i sig). - Kopior som enbart finns till för att kunna återskapa information som gått förlorad. Om sådan kopia finns till för annat ändamål än det ovan nämnda kan undantaget i TF 2:10 inte tillämpas.

10 Hur bedöma om en gallrad allmän handling fortfarande är tillgänglig? Säkerhetskopia Inte förvarad / inte allmän Nej Källa för eventuellt återskapande? Självständig kopia Läget oklart Min bedömning Nej Kan den begärda handlingen återskapas med teknisk hjälpmedel som myndigheten själv nyttjar? Ja Ja Har gallringen författningsstöd eller finns beslut? Nej Källa för eventuellt återskapande? Osjälvständig kopia Osjälvständig kopia Självständig kopia Färdig eller potentiell handling? Färdig eller potentiell handling? Läget oklart Potentiell Potentiell Nej Återskapa och sammanställa med rutinbetonade åtgärder? Färdig Färdig Återskapa och sammanställa med rutinbetonade åtgärder? Ja Ja Förvarad / allmän Säkerhetskopia Principiell skyldighet att återskapa Min bedömning

11 Ett handlingsanpassat handhavande Uppgifter med sekretess Uppgifter utan sekretess Att hantera som om de vore uppgifter med sekretess

KUNDNAMN ELLER ÄMNE ETC. 12