Kommungruppen, möte 4

Kommungruppen, möte 4 Arbetsgruppen för bättre samverkan och effektivare processer på kommunal nivå 24 januari 2018

Deltagare möte 4 Ordförande: Nicklas Liss - Larsson Bredbandsforums kansli (ordförande den 24/1) Gunilla Glasare SKL (förhinder vid dagens möte) Gruppdelatagare: Anders Fredriksson Elin Bertilsson Eric Åkerlund Ingemar Svensson Jonas Olsson Kajsa Frisell Lars Sandqvist Lina Alm Maria Sörman Per Fröling Robert Liljeström Selda Taner Ulf Linderoth Knivsta kommun Karlstads el- och stadsnät Västra Götalandsregionen Region Jönköpings län Gällivare kommun IT&Telekomföretagen Telenor Finspångs kommun PTS Svenska stadsnätsföreningen Telia SKL Malmö stad Administrativt stöd: Åsa Lindskog och Thomas Jansson Göran Hedström Bredbandsforums kansli A-focus

Mål för dagens möte Avstämning om pågående arbete och utveckla delmomentet strategiska vägval

Agenda för arbetsgruppsmöte 4 10.00-10.10 Välkomna och agenda för dagens möte 10.10-11.15 Innehåll i en Bredbands-boost, fokusområden och pågående arbete Inspiration och utmaning - Inventering - Strategiska vägval - Kommunens arbetsgrupp för bredband - Bredband i styrdokumentstrukturen 11.15-11.30 Inbjudan till programmet 11.30-12.10 Lunch 12.10-13.55 Grupparbete om delmomentet strategiska vägval Vanliga strategier för en kommuns bredbandsarbete Strategiska frågeställningar som bör tas upp för diskussion 13.55-14.00 Inför nästa möte och avslutning av mötet 18-01-24 Kommungruppen - arbetsgruppsmöte #4

Innehåll i en Bredbands-boost fokusområden och pågående arbete

Fyra områden för vägledning Prio 1 6 STRATEGISKT INFORMATION OM STRATEGISKA FRÅGOR Bredbandsboost STRATEGIARBETE Strategi-workshops och liknande arbete som utförs med kommunledningen för att se över de strategiska valen, t ex i syfte att hitta en ny eller justerad inriktning för att öka tempot i fiberutbyggnaden. Information med fokus på olika strategiska vägval man står inför som kommun i fiberfrågan. Vilka frågeställningar och vägval behöver man ta ställning till och vilka olika vägar finns att ta. Vilka ramar sätter lagar och regler. Vilka för- och nackdelar finns att ta hänsyn till. Var finns mer information. Vilka kan svara på frågor etc. Bredbands guiden 2.0 Prio 2 ARBETE INFORMATION OM OPERATIVA FRÅGOR INFORMATION Utmanings rådgivaren Effektivisera projektet EFFEKTIVISERINGSARBETE Tvärfunktionella projekt som kan bedrivas i en kommun för att effektivisera rutinerna, regler och villkor för fiberns utbyggnad. Hitta arbetssätt, översyn av processflöden, avvägningar mellan kostnadstäckning och samhällsnytta etc. Information med fokus på de operativa frågor där kommunens val och agerande påverkar intresse och förutsättningar för fiberutbyggnaden. Hur hänger olika saker ihop, vilka konsekvenser får t ex höga avgifter eller långa ledtider. Vilka behöver samverka i den interna administrationen och vilka rutiner kan behöva ses över. Vilka för- och nackdelar finns med olika vägval. Var finns mer information. Vilka kan svara på frågor etc. Kommun webben OPERATIVT 6 Sannolikt kan de fyra olika områdena samverka i en lämplig mix för olika kommuner

Föreslagna delar i en Bredbands-boost 1. Inspiration och utmaning 2. Inventeringen 3. Strategiska vägval 4. Kommunens arbetsgrupp för bredband (task-force) 5. Mer fiber för pengarna 6. Ditt stadsnät och marknadssituationen i kommunen 7. Styrdokument strukturen

Fokus på att utveckla 5 st områden 1. Inspiration och utmaning: Varför och på vilka sätt är bredband viktigt för kommunens välmående? 2. Inventeringen: Hur ligger vi till? Vilka utmaningar har vi kvar? (Förutsättningar, utmaningar, nuläge, invånarnöjdhet). 3. Strategiska vägval: Vilka alternativa vägval har kommunen? Vad är bäst för olika situationer? Vilka strategiska frågor bör kommunledningen ställa sig? 4. Kommunens arbetsgrupp för bredband (task-force): Hur kan en arbetsgrupp för bredband etableras och driva frågor inom kommunen? 5. Bredband i styrdokument strukturen: Hur kan bredband inkluderas i befintliga styrdokument och målsättningar?

1. Inspiration och utmaning

1. Inspiration och utmaning Inspirationsföreläsningen ska inspirera och entusiasmera kommunerna att ta sig an utmaningen att på ledningsnivå börja arbeta med de strategiska frågorna och vägvalen rörande bredband. Det kan också handla om att visa på riskerna och konsekvenserna av att inte ta tag i frågan (hotbilden). Många kommuner har säkert redan insikt om hur viktig bredbandsfrågan är och i dessa fall blir det fråga om att påminna om vikten av bredband. Vi behöver visa på; Övergripande trender för att tydliggöra att digitaliseringen genomsyrar hela vårt samhälle och kommer att ha stor betydelse för samhällsutvecklingen. Vi behöver alla förhålla oss till utvecklingen inom digitaliseringen. Vad kan hända om man inte hänger med? Väckarklockor. Konkreta exempel på hur digitalisering och bredband skapat nytta för kommuner. Gärna nyheter. Inte teknik. Visa på effekter; besparingar, effektivisering, ökad kontroll Koppla till att bredband är en nödvändig infrastruktur för att genomföra allt detta.

1. Inspiration och utmaning Konkreta exempel på nytta med bredband och digitalisering behöver relatera till områden som är relevanta och aktuella för en kommunledning, t ex; Nöjda kommuninvånare Effektiv vårdgivare Bra skola Bra företagsklimat Möjliggöra boende och verksamheter i glesbygd Kommunen - en attraktiv arbetsgivare Motverka utflyttning Verka för hållbart samhälle Framgångsrik integration etc Effektiv kommunal förvaltning Arbetsgruppen beskriver 5 10 olika exempel på tillämpningar. För varje kommun väljer man de exempel som är mest relevanta.

1. Inspiration och utmaning Insamling av exempel genom intervjuer med Telia, Telenor, Ssnf, SKL, Ericsson Insamling av exempel från deltagare i Kommungruppen; eller Maila exempel till Åsa eller Göran innan 7 februari

2. Inventeringen

Inventerings syfte För att vi inte skall bli för generiska utan ta diskussionen om just den kommun vi är på besök i, på deras villkor, gör vi en inventering som ger oss specifik kunskap om den aktuella kommunen. Det ger oss kunskap och insikter men det ger även kommunledningen insikter som de inte hade tidigare och som bidrar till arbetet och diskussionerna. Inventeringen är uppdelar i några olika teman: Kommunens vision, önskad profil och framgångsfaktorer Kommunens resurser som relaterar till bredband Viktigaste övergripande utmaningarna för kommunen Läget för bredbandet i kommunen

Kommunens vision, önskad profil och framgångsfaktorer Ofta har kommuner en vision om vad de har för önskad profil och vision - vad ska göra dem framgångsrika. För oss är det intressant att förstå det eftersom det antagligen finns saker i visionen som kan kopplas till betydelsen av bra bredband. Ska det t ex attrahera unga barnfamiljer att bosätta sig i kommunen är det naturligtvis av betydelse att bredbandet fungerar bra. Kommunens projektledare för bredbandslyftet bör kunna bidra med den typen av information till de som skall genomföra lyftet. En förberedande intervju med kommunens KSO bör delvis adressera detta också.

Kommunens resurser som relaterar till bredband Alla kommuner har resurser som relaterar till bredband. Ibland är de väl medvetna om alla sina resurser, ibland inte. Personalresurser; Finns bredbandsstrateg på heltid/deltid, övriga organisatoriska resurser. Mark; Är kommunen markägare och väghållare, även på landsbygden? Fastigheter; kommunen som ägare till offentliga byggnader mm, allmännyttan bostadsbolag. Kommunala bolag; El, VA, Stadsnät Pengar; Har de sökt bidrag, utfall av det. Har de satsat egna pengar, hur mycket, när?

Viktigaste övergripande utmaningarna för kommunen Kommunen bör ha en ganska bra uppfattning om vilka kommunens främsta utmaningar är, även om det är rimligt att förvänta sig att det finns olika uppfattningar om den saken beroende på vem man frågar. Nedan är några exempel på områden som vi tror det kan finnas utmaningar inom för dem som gör bredbandslyftet. Avfolkning eller inflyttning Infrastruktur, transportmöjligheter Åldersfördelning Oattraktiv för, boende, ungdomar, barnfamiljer, företagare, arbetskraft Vård och omsorg Turism o besöksnäring Skolor o utbildning

Läget för bredbandet i kommunen Kommunen vet antagligen att de har en dålig utbyggnad av fiber i kommunen, men de har kanske inte den kompletta bilden av hur illa ställt det är. Genom att göra en ordentlig analys av utbyggnadsstatus och medborgarna uppfattning avser vi ge dem en mycket bättre nulägesbild att diskutera utifrån. Vår medborgarenkät ger kommunen svaret på i vilken utsträckning som deras medborgare upplever sig ha bredband i världsklass. Vår analysmodell ger kommunen en bra situationsbild uttryckt i antal och andel fiberanslutna byggnader (FTTB), samt en uppskattning av kostnaden för den utbyggnad som återstår. Tillsammans ger dessa två saker en bra bild av läget för bredbandet i kommunen.

Beskrivning av upplägget för: -Inventering av medborgarnas upplevelse av bredbandet i kommunen

Inventering av bredbandsupplevelsen För att förstå utmaningens omfattning och kunna fatta rätt strategiska beslut behöver kommunen få en uppfattning om hur medborgarna i kommunen upplever sitt bredband. Våra erfarenheter av att arbeta med kommunledningen är den att medborgarnas subjektiva uppfattning av sin upplevelse av något (vad som helst) ger ett stort intryck på kommunledningen, ibland mer än olika typer av jämförande statistik - kombinationen av både och tror vi är mycket slagkraftig. Vi har tagit fram en kort medborgarenkät för ändamålet som ska ge svaret på hur de upplever sitt bredband.

Metod för medborgarundersökningen Enkäten består av 9 st frågor som är enkla för alla medborgare att besvara, oavsett nivå på tekniska kunskaper. Undersökningen vänder sig bara till dem som använder internet och bredband och då är det inget problem att det är en webenkät. Inbjudan, eller uppmaning att svara på enkäten, läggs upp på kommunens hemsida och kommunens Facebook sida. Där klickar man på en länk som leder till enkäten. Förutsatt att Bredbandsforum eller PTS har ett sk enkätverktyg tillkommer inga externa kostnader för genomförandet.

Vad mäter vi? Utgångspunkten för vad vi vill mäta är regeringens kvalitativa mål bredband i världsklass. För att kunna mäta i vilken utsträckning som medborgarna i en viss kommun upplever att de har bredband i världsklass har vi konstruerat två frågor som tillsammans kan anses besvara detta. Vi mäter då, på en skala 1-5, i vilken utsträckning som medborgaren upplever att deras fasta respektive mobila bredband alltid fungerar stabilt och aldrig känns långsamt. Vi frågar även om hur viktigt internet är för dom samt ett antal bakrundsvariabler som är användbara i analysen. 27 januari 2018 22

Exempel på redovisning Vi har i tidigare undersökningar med användning av samma frågor sett ett samband mellan invånarnas genomsnittliga upplevelse av det fasta bredbandet ( i hemmet) och kommunens fiberpenetration. Ju fler som har fiber desto bättre betyg från medborgarna. De kommuner som vi avser att köra bredbandslyftet i har rimligtvis en låg penetration av fiber och resultatet på enkäten kan se ut så här:

Beskrivning av upplägget för: -Inventering av investeringsbehovet

Investeringsbehovsinventeringens syfte För att förstå utmaningens omfattning och kunna fatta rätt strategiska beslut behöver kommunen få en uppfattning om hur långt fiberutbyggnaden har kommit. Vi har tagit fram en modell och en arbetsmetod tillsammans med PTS där vi kan producera en tillförlitlig situationsbild uttryckt i antal och andel anslutna byggnader (FTTB), samt en uppskattning av kostnaden. Detta kan göras innan arbetet med den aktuella kommunen som ska ta bredbandslyftet. Vi ger kommunen underlag för att få insikt i vad som krävs för att nå målen. De kan då diskutera hur mycket kan de bidra med själva och på vilket sätt? Vilka andra aktörer kan tänkas attraheras att investera och vad krävs av kommunen för att lyckas med det?

Metod för uppskattning av antal byggnader Basen för beräkningen av antal byggnader som är relevanta att bygga fiber till är PTS datafil för den aktuella kommunen. Basen är alla byggnader i den aktuella kommunen som har fiber eller ADSL samt även de som borde ha fiber. Varje byggnad är därför klassificerad utifrån vilka som är enfamiljshus respektive flerfamiljshus eller annat som t ex arbetsställen eller offentliga lokaler. Samt tätort, småort och landsbygd. Övriga byggnader har identifierats av PTS och getts benämningen fritidshus. Det är upp till kommunen att eventuellt inkludera dessa i målen för sin bredbandsstrategi, eller inte.

3. Dialogen om kommunens strategiska vägval

Upplägg för dialog - om strategiska vägval 17-12-08 Kommungruppen - arbetsgruppsmöte #3

3. Strategiska vägval Kärnan i Bredbands-boost är workshops och faciliterade och väl förberedda arbetsmöten och diskussioner med fokus på vilka viktiga utmaningar kommunen står inför i bredbandsfrågan, hur man kan ta sig an dessa, vilka strategiska vägval man står inför. Efter att ha gått igenom denna del av Bredbands-boost bör de ha klart för sig hur de kan välja i olika strategiskt viktiga frågor, vilka konsekvenserna är av olika val samt vilka val som sannolikt passar bäst för just dom, just nu. Kärnan är att låta kommunledningen diskutera och ta ställning till ett mindre antal strategisk vägval som är formulerade på så vis att de kommer att upplevas vara självklart att det är just kommunledningens uppgift att besvara dom. Hur de besvarar frågorna kommer ge dom strategisk vägledning i många svåra frågor.

Arbetsflödet i dialogen med kommunen Vi tror att det är bäst att inleda med punkterna inspiration och inventering och därefter diskutera de strategiska vägvalen. Först ska vi diskutera några av de helt avgörande faktorerna som lägger grunden för vilka strategiska vägval som finns att överväga. Kommunen får i en faciliterad dialog med boost-teamet fundera över ett mindre antal viktiga ställningstaganden. (se nästa sida) Därefter ska vi diskutera vilka huvudsakliga strategiska vägval som finns att göra, samt vad kommunen tycker om dessa. Detta är föremål för dagens grupparbeten. Kommunens faktiska val görs vid senare tillfälle.

Ställningstaganden som innebär vägval BETYDELSE: Hur viktigt är det för kommunens framgång, egna mål och ambitioner att alla har riktigt bra bredband? 1-10 10=Vår kommuns ambition och uttalade profil är att attrahera unga moderna människor genom att vara Sveriges mest digitala kommun. 1=Vår kommuns profil är digitalfri slow-living, långt från storstadens hets och digitala stress. ATTRAKTIVITET: Hur villiga är vi att tillmötesgå fiberbyggarna med attraktiva villkor och hjälpande attityd (utan att koppla det till oattraktiva motprestationer)? 1-10 10=Vi ska vara den kommun Sverige där det är lägst kostnader och smidigaste processerna att bygga fiber. 1=Vi ska se till att ta mycket bra betalt om de vill gräva i våra gator. PENGAR: Hur stora egna ekonomiska insatser är vi beredda att göra? Ta mer av kommunbudgeten än idag? 1-10 10=Vi tänker vara den kommun som under de närmaste åren bidrar med högst andel av kommunbudgeten till fiberutbyggnaden. 1=Vi kan inte bidra med varken tid eller pengar.

4. Bredband Task Force Kommunens arbetsgrupp för bredband

4. Bredband task-force Programmet Bredbands-boost vänder sig i första hand till kommunledningen. Om programmet ska vara något mer än en engångsinsats vid ett tillfälle behövs det sannolikt en formaliserad grupp av nyckelpersoner för att driva frågan. Vi kallar den gruppen för kommunens Bredband taskforce. Bredband task-force kan antingen vara en styrgrupp (som en kommunnämnd för projektet), eller lite mer av en arbetsgrupp som även inkluderar personer med sakkunskap. En viktig aspekt för Bredband task-force är att den kommer ställas inför utmaningar där bredbandsfrågan ger upphov till intressekonflikter i den kommunala organisationens olika delar och där den eller de personer som kan besluta om vägvalen i även dessa typer av svåra frågor ingår i Bredband task-force. Det innebär att cheferna för de enheter som berörs bör ingå, men även deras chef som kan fatta vägvalsbesluten, dvs KSO eller KC. Utan en Bredband task-force kan det vara svårt att åstadkomma någon verklig förändring i den aktuella kommunen men det betyder inte att en insats behöver vara helt bortkastad.

Vilket stöd kan Kommunarbetsgruppen ge? Ett skriftligt underlag som visar på varför och hur en Bredband Task Force kan bildas. Målet är att underlaget delas ut vid mötena med kommuner samt sprids i digital form (av Bredbandsforums kansli) Illustration över hur bredbandsfrågan löper över flera verksamheter och var viktiga beslut fattas. Det vore bra med något gott exempel att hänvisa till - fråga till arbetsgruppen.

Checklista för bildandet av Bredband Task Force Syftet är att under en viss tidsperiod diskutera och fatta viktiga beslut som rör bredbandsfrågan. Bredbandsfrågan löper över flera verksamhetsområden och därmed påverkas beslut och policy i andra verksamhetsområden. Arbetet struktureras på ett sätt så att kunskap och erfarenhet kring digitalisering och bredband sprids mellan dessa olika verksamhetsområden. Bredband Task Force bör bildas tidigt i boost-processen och delta på boost-workshop. Beställaren av Bredbandsboosten bör också vara sammankallade av Task Force, t ex kommunchefen. Bredbandsansvarig i kommunen bör vara operativt ansvarig och sammanhållande för Bredband Task Force, dvs ansvarig för relevanta frågeställningar, förberedelser och administration. Förutsättningar för att Bredband Task Force ska fungera är: Kommunen har en målsättning eller vision som rör digitalisering eller bredband, eller planerar att en sådan. Kommunledningen ser bredband och digitalisering som en viktig fråga för kommunens utveckling och att den är långsiktig.

Frågor för en Bredband Task Force Exempel på frågor som är relevanta att driva genom en Bredband Task Force: Fastställa kommunens vision/målbild/strategi kring digitalisering och bredband. Identifiera viktiga styrdokument samt besluta om hur bredband inkluderas. Kartlägga faktorer i kommunen som påverkar bredbandsutbyggnaden, besluta om eventuella förändringar. Ekonomiska angelägenheter/konsekvenser för kommunen. Löpande utbyte med den regionala bredbandskoordinatorn och med marknadens aktörer. Information kring aktuella frågor som påverkar digitalisering och bredband, t.ex. ny reglering som utbyggnadslagen och webbtillgänglighetsdirektivet, nya nationella/regionala strategier etc. Exempel på personer/befattningar som kan ingå i en Bredband Task Force: Kommunstyrelsens ordförande/kommunchefen Näringslivschef Ansvarig för bygg och anläggningsfrågor Juridisk expertis Bredbandsansvarig Stadsnätschef Chef för kommunala bostäder Det är av stort värde med En bredd Befogenhet att fatta beslut

5. Bredband i styrdokument - Struktur och innehåll

Säkerställ bredband i strategiska styrdokument Hur kommunen ska arbeta med bredbandsfrågan behöver finnas med i de styrdokument som vägleder kommunen i sitt arbete med viktiga områden. Anledningarna är flera Prioriterade frågor behöver finnas med för att få en strategisk uppmärksamhet och nödvändiga resurser. Bredbandsfrågan löper över flera verksamheter i en kommun och behöver omhändertas i det sammanhang frågan är relevant. Styrdokumenten har olika tidsperspektiv och innehållet beslutas i olika forum. En översikt kring vilka typer av styrdokument som är viktiga och varför ur ett bredbandsperspektiv kan vara till hjälp. Frågan blir närvarande diskussioner och därmed mer bestående när de finns nedskrivna. Syfte är att ta fram en vägledning som visar på vilka lokala styrdokument det är viktigt att få med bredbandsfrågan i samt hur processen för det ser ut. Vägledningen ska kunna användas av både den regionala och den lokala bredbandskoordinatorn. Vägledningen tas fram i word av arbetsgruppen (ca 5-7 sidor) men ska primärt finnas tillgänglig i digitalt format. Det digitala formatet produceras av Bredbandsforums kansli. Tanken är att vägledningen utgår från en illustrativ bild över olika styrdokument, med information om koppling till bredbandsfrågan, tidsperspektiv, var beslut fattas, vem som fattar beslut.

Om uppgiften styrdokument En uppgift för kommunens Bredband Task Force att arbeta med identifiera och eventuellt åtgärda. En uppgift som ligger en bit fram i arbetet för Bredband Task Force. Det kan röra sig om några månader från det att första workshopen har hållits. Workshopen kan resultera i frågor som har bäring på innehållet i styrdokumenten och som behöver redas ut innan svaren finns att ta med in i styrdokumenten. Det som ska in i styrdokumenten kan betraktas som ett sätt att dokumentera resultatet från Bredband Task Force (istället för fristående/egna dokument). Variationen av styrdokument kan vara stor, t ex mellan små och stora kommuner. I vägledningen behövs det finnas en realistisk bedömning av vilka dokument som är relevanta. Exempel på styrdokument: Mål- och visionsdokument, politiska styrdokument för mandatperioden den kommunala budgeten, ägardirektiv och bolagsordning för kommunalt ägda bolag, översiktsplan/detaljplan planer/bestämmelser med koppling till anläggning av bredbandsinfrastruktur, instruktioner till specifika enheter/nämnder/förvaltningar. Varför relevant med bredband? Vem är ansvarig för styrdokumentet? Vem är ansvarig för bredbandsfrågan? Hur ser processen ut?

Förslag till inbjudan

41 11-12-23 PLAT S F ÖR SIDF OT

42 11-12-23 PLAT S F ÖR SIDF OT

43 11-12-23 PLAT S F ÖR SIDF OT

Lunch

Grupparbete om strategiska vägval Förutsättningar för alternativa strategier och vägval

Olika exempel på strategiska val ÖNSKAR MYCKET KONTROLL 4 6 INGA KOMMUNALA PENGAR MYCKET KOMMUNALA PENGAR 46 INGET KONTROLLBEHOV

Förutsättningar för alternativa strategier och vägval Fri marknad. Maximalt attraktiva villkor för operatörer. Samverkansavtal med en operatör Upphandla utbyggnad av bredband Driva utbyggnad genom eget stadsnät Vad krävs av en kommun för att arbeta enligt strategin? Vid vilka förutsättningar kan strategin vara aktuell / drivas framgångsrikt?

Grupparbete om möjliga strategier för en kommuns Frågeställningar; arbete med bredband 1. Vad måste man som kommun beakta vid val av strategi? Ge exempel på frågor som kommunen bör ställa sig? 2. Fyll i tabellen. För respektive strategi beskriv; a) Vad krävs av en kommun för att arbeta enligt strategin? b) Vid vilka förutsättningar kan strategin vara aktuell / drivas framgångsrikt? Anteckna på blädderblock och utdelad tabell Samling 13.00 för presentation och diskussion Grupp 1 Kajsa Frisell Robert Liljeström Lars Sandqvist Eric Åkerlund Grupp 2 Per Fröling Elin Bertilsson Ulf Linderoth Ingemar Svensson Grupp 3 Selda Taner Anders Fredriksson Lina Alm Jonas Olsson Maria Sörman

Summering och avslut

Arbetsgruppens kommande möten 2018-03-08 AG-möte 5 SKL, Hornsgatan 20, tunnelbanestation Slussen 2018-04-11 AG-möte 6 SKL 2018-05-16 AG-möte 7 SKL

Mötets avslutande Tack för ert engagemang!