TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(25) Styr- och ledningssystem för Melleruds kommun -För demokratin och framtiden- Kommunstyrelsekontoret Postadress: 464 80 MELLERUD. Besöksadress: Storgatan 13 Tfn: 0530-180 00. Fax: 0530-181 01 E-post: kommunen@mellerud.se. Hemsida: www.mellerud.se Bankgiro: 5502-2776. Plusgiro: 11 74 40-8. Orgnr: 212 000-1488
1. Inledning 1.1 Bakgrund 1.2 Varför en styr- och ledningsmodell? 1.2.1 Syfte Syftet med denna styr- och ledningssystem är att stärka den lokala demokratin, förtydliga den politiska styrningen, öka transparensen, samt förtydliga ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän. 1.2.2 Mål Målet med denna styr- och ledningssystem är att tillhandahålla en samman hängande och tydlig struktur för beslut, målstyrning, god ekonomisk hushållning och intern styrning.
1.3 Kriterier för upprättande av styr- och ledningssystem Melleruds kommuns styr- och ledningssystem utgår från en tydlig decentralisering och en långtgående målstyrning av verksamheten. Styr- och ledningssystem upprättande och effektivitet är direkt beroende av att ett antal kriterier upprätthålls över tid. 1.3.1 Decentralisering Decentralisering beskriver en delegering av makt och ansvar, utåt och nedåt i organisationsstrukturen, för att ge de underliggande nivåerna ett mer självständigt beslutsutrymme att arbeta inom. Målet med decentralisering är att besluten ska fattas närmare det berörda området. 1.3.2 Ansvarsfördelning En tydlig ansvarsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän, men även en tydlig ansvarsfördelning mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder. 1.3.3 Målstyrning Målstyrning innebär att verksamheten styrs av uppsatta mål i motsats till att styra processer. Politiken sätter mål och tjänstemannaorganisationen ansvarar för hur målen ska implementeras. 1.3.4 Tydlig målkedja Den röda tråden Det är grundläggande för en välfungerande målstyrning är att det finns en röd tråd som går igenom hela organisationen. Politiska mål som beslutas i kommunfullmäktige ska genomsyra nämndens arbete och förvaltningens resultat. Det ska alltså finnas en tydlig relation mellan inriktningsmål, fullmäktigemål och nämndmål och resultat. 1.3.5 God ekonomisk hushållning Melleruds kommun ska ha en god ekonomisk hushållning i verksamheten samt en stark ekonomi. Innevarande generation ska inte överföra några obalanserade kostnader eller skulder till kommande generationer. Med god ekonomisk hushållning menas att finansiella mål efterföljs men även att politiska mål och verksamhetsmål är finansierade. 1.3.6 Helhetsperspektiv Den kommunala förvaltningen utgör ett hushåll med en gemensam ekonomisk kassa. Alla planeringsnivåer ska ha en god insikt om helheten för att kunna åstadkomma optimala beslut. Förståelsen för andra delar är en nödvändig grund för en planeringsmiljö där omprövning kan ske med minsta risk för dåliga beslut. Allt arbete ska präglas av en helhetssyn, där kommunens bästa och koncernnyttan beaktas vid alla beslut. Det ska även finnas en tydlig resursfördelning mellan kommunens verksamheter upplevs rättvis, är stabil över tiden och tar hänsyn till lokala förutsättningar. 1.3.7 Levande styrdokument
Alla styrdokument ska vara levande för att rutiner ska säkerställas. För samtliga styrdokument ska det finnas en ansvarig tjänsteman som ansvarar för att dokumentet aktualiseras. Planeringsprocessen ska vara en integrerad del av uppföljningsarbetet där arbete krävs för att anpassa verksamheten till de förändringar som sker i omvärlden. 1.3.8 En tydlig rapporterings- och uppföljningsstruktur Det finns tydligt samband mellan finansiella mål, nämndernas mål och verksamheternas aktiviteter. För att styrningen ska kunna anses vara meningsfull måste den grundas dels på vad som åstadkommits, dels vilka resurser som tagits i anspråk. En genomgripande interstyrning måste införlivas. 1.3.9 Hög igenkännande styr- och ledningsmodellen är väl känt och dokumenterat inom organisationen.
2. Den kommunala verksamheten 2.1 Kommunens övergripande ansvar En kommun är en administrativ enhet för lokalt självstyre inom ett territoriellt avgränsat område med en politisk organisation som består av direktvalda beslutsfattare. Den primära funktionen är att värna allmänna intressen som har anknytning till kommunens område eller deras medborgare. Det grundläggande uppdraget för kommunen är att tillhandahålla service och välfärdstjänster av kvalitet till kommunens invånare, samt att utveckla kommunen som geografisk plats för att understödja tillväxt, ökad sysselsättning och därmed en stärkt välfärd. En stor del av kommunens verksamhet bedrivs på uppdrag av staten och regleras i lag (socialtjänstlagen, miljöbalken, skollagen m. fl.) men kommunen har också en hög grad av självstyre. Det senare innebär att medborgare i Melleruds kommun, genom kommunfullmäktige och utifrån lagstiftningens förutsättningar, avgör vad som ska prioriteras och uppnås. 2.2 Tre fundament Den kommunala verksamheten vilar på tre fundament och för att den kommunala verksamheten ska fungera och prestera optimalt måste förhållandet och avgränsningen mellan dessa fundament vara tydlig och väldefinierad. Den kommunala verksamheten är i första hand reglerad av svensk författningssamling, SFS. Det är främst kommunallagen men även ett antal speciallagar som reglerar och definierar den kommunala organisationen och kommunala befogenheter. Detta uppdrag definierar Melleruds kommun som kommunens grunduppdrag. Figur 1.
Det juridiska regelverket beskriver vad som är möjligt och vad som inte är möjligt inom den kommunala verksamheten. Vad den inte beskriver är vilken ambition eller vilken värdegrund som är viktig för kommunen och dess medborgare. Dessa frågeställningar är centrala för demokrati och det kommunala självbestämmandet. För att tackla dessa frågeställningar måste det högst beslutande organet, kommunfullmäktige, beskriva en Vision samt Värdegrund som vägleder den kommunala verksamheten. 2.2.1 Vision Mellerud Vision Mellerud är ett politiskt dokument som beskriver riktningen för Melleruds kommun under en längre period. Visionen bör vara tagen av en enhetlig kommunfullmäktige och sträcka sig över minst tre mandatperioder. Visionen Mellerud innehåller fem inriktningsmål: alltid sätta medborgaren i centrum vara en offensiv kommun, som står för nytänkande, och som uppmuntrar till och stödjer kreativitet erbjuda god livskvalitet prioritera barnfamiljer och ungdomar erbjuda företag gynnsamma förutsättningar för etablering och tillväxt förtydligar och vidareutvecklar visionen genom att formulera långsiktiga mål och politikområde. 2.2.2 Värdegrund Kommunens Värdegrund är riktad till den kommunala förvaltningen. Den är riktad till samtliga chefer och medarbetare som arbetar för Melleruds kommun. Värdegrunden blir på detta sätt ett verktyg för fastställandet av organisationens etiska regelverk. 2.2.3 Grunduppdrag Kommunens grunduppdrag är det som kommunala verksamheten måste bedriva enligt lag, förordningar, föreskrifter och anvisningar. Grunduppdraget är ett juridiskt bindande för kommunen och ska inte förväxlas med den politiska ambitionen som återspeglas i kommunen vision.
2.3 Den politiska organisationen Sverige styrs av en demokratisk modell som kallas representativ demokrati. Detta innebär att svenska medborgare genom allmänna val överlåter beslutsfattandet till politiska organisationer på lokal, regional och nationell nivå. Figur 2. 2.3.1 Kommunfullmäktiges uppdrag Det högst beslutande organet inom en kommun är kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen, 1. mål och riktlinjer för verksamheten 2. budget, skatt och Andra viktiga ekonomiska frågor 3. nämndernas organisation och verksamhetsformer 4. val av ledamöter och ersättare i nämnderna och beredningar 5. val av revision 6. grunderna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda 7. årsredovisning och ansvarsfrihet 8. folkomröstning i kommunerna 9. extra val till fullmäktige 2.3.2 Kommunstyrelsens lednings-, styr och uppföljningsfunktion
Kommunfullmäktige är ytterst ansvarig för den kommunala verksamheten men det är kommunstyrelsen som leder den dagliga verksamheten. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet (ledningsfunktion). Kommunstyrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Kommunstyrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument samt utarbeta gemensamma regler och riktlinjer i förvaltningsövergripande frågor (styrfunktion). Kommunstyrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till kommunfullmäktige (uppföljningsfunktion). 2.3.3 Nämndernas och styrelsernas uppdrag Kommunfullmäktige kan även tillsätta nämnder som utöver styrelsen behövs för att fullgöra kommunens uppgifter enligt särskilda författningar. Fullmäktige skall, om inte något annat är särskilt föreskrivet, bestämma nämndernas verksamhetsområden och inbördes förhållanden. Nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt fullmäktiges mål och riktlinjer, samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Nämnderna beslutar i frågor som rör respektive förvaltningen och i frågor som de enligt lag eller annan författning skall handha. Nämnderna beslutar också i frågor som fullmäktige har delegerat till dem. Nämnderna skall redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem. Fullmäktige skall besluta om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Bolagen styrs på liknande sätt genom bolagsordningar och ägardirektiv. De står under Kommunstyrelsens uppsikt och ska följa direktiv från Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsen. 2.4 Den kommunala förvaltningen Den kommunala förvaltningens funktion är att verkställa den politiska viljan och kommunens grunduppdrag.
Figur 3. 2.5 Roller och ansvarsfördelning 2.5.1 Politiker- och tjänstemannarollen Decentralisering är en förskjutning av makt eller ansvar i organisationer och innebär i detta fall innebär att de förtroendevaldas ska i första hand lägga fokus på strategiska frågor och tjänstemännen på operativa frågor. För att styrningen och uppföljningen ska fungera optimalt i kommunen är en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän, dvs vem som ansvarar för vad/när och vem som ansvarar för hur/vem. Figur 4. Det finns två olika nivåer, dels den politiska nivån och dels verksamhetsnivån. På den politiska nivån ska man arbeta utifrån frågeställningarna om vad det är man vill ha utfört och när i tiden detta ska ske. Den politiska nivån ansvarar för att sätta ramarna för finansiering, upprätta mål och fastställa nyckeltal för målen. Politiken ansvarar även för att ge olika typer av uppdrag till verksamheten samt att styra vart resurserna ska riktas och när. Tjänstemännen beslutar och ansvarar för hur verksamheten ska uppnå dessa mål och vem som ska utföra uppdraget.
2.5.2. Kommunfullmäktiges ordförande (KFO) Kommunfullmäktiges ordförande företräder kommunen och kommunfullmäktige. 2.5.3. Kommunstyrelsens ordförande (KSO) Kommunstyrelsens ordförande, KSO, har i uppdrag att företräda den politiska majoriteten i styrningen av den kommunala verksamheten genom att bereda ärenden, resursfördelning samt uppföljning av detta. KSO har ett lednings- och samverkansansvar för kommunens samtliga verksamheter på delegation och uppdrag av KS och regleras främst utifrån 6 kap i KL. KSO har ansvar för en kontinuerlig kontakt med nämndsordföranden. Kommunstyrelsens ordförande är ansvarig för att kommunen representeras med lämplig person vid externa kontakter med t ex näringslivet, regionala eller statliga organ, andra kommuner och landsting samt medborgare och organisationer. 2.5.4 Nämndens ordförande Nämndens ordförande representerar sin nämnd och ansvara för att företräda den politiska majoriteten. 2.5.5 Kommunchefs ansvar och uppdrag Kommunchefen är kommunens högste ledande tjänsteman och är chef för förvaltningschefer samt kommunstyrelseförvaltningen. Uppdrag kommer från kommunstyrelsen genom KSO. Kommunchefen ansvarar för beredning och verkställighet av övergripande karaktär samt ansvarar för uppföljning för hela den kommunala verksamheten. I uppdraget ligger att leda och utveckla hela organisationen. Kommunchefen ska utveckla en helhetssyn för verksamheten och samordna förvaltningscheferna. Kommunchefen ska arbeta med stor integritet med avseende på information och underlag för beslut och tjäna främst majoriteten men även oppositionen i styrelsen. 2.5.6 Förvaltningschef Förvaltningschefen ansvarar för att verksamhetens resultat motsvarar nämndens mål och riktlinjer, samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Förvaltningschefen får sitt uppdrag från respektive nämnd, men det är förvaltningschefen som beslutar och ansvarar för hur målen ska uppnås och vem som ska utföra uppdragen. 2.8 Delegeringsordning 2.8.1 Allmänt Syftet med delegering är att avlasta de förtroendevaldas rutinärenden så att den politiska uppmärksamheten istället kan riktas till planering och behandling av betydelsefulla och principiella ärenden. Delegering syftar också till att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägar blir kortare och handläggningen snabbare.
Delegering enligt kommunallagen innebär att beslutanderätten, i ett visst ärende eller i en ärendegrupp, flyttas över till någon annan, det vill säga delegaten. Delegaten träder helt in i nämndens ställe. Ett beslut av delegaten ses som nämndens beslut. Nämnden kan inte ändra delegatens beslut men kan återkalla delegeringsuppdraget. Nämnden kan också genom eget handlande föregripa ett beslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. 2.8.2 Förutsättningar för nämndens delegeringsrätt Delegering inom en nämnd förutsätter alltid beslut i två led. Först måste fullmäktige i ett reglemente eller i ett särskilt beslut ha uppdragit till nämnden att hantera ett visst verksamhetsområde eller besluta i vissa ärenden eller ärendegrupper. Därefter kan nämnden om den vill besluta om delegering av denna beslutanderätt. Nämnden lämnar delegeringsuppdrag genom särskilt beslut eller genom att fatta beslut om en delegeringsordning där beslutanderätten i olika ärenden överförs till delegater. Nämnden beslutar själv i vilka ärenden eller ärendegrupper beslutanderätten ska delegeras. Räckvidden för en nämnds delegeringsbefogenhet framgår av 6 kap 34 KL som anger vilka ärendetyper som inte får delegeras. Nämnden får enligt 6 kap. 34 KL inte delegera beslutanderätten i följande slag av ärenden: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, d.v.s. nämndens övergripande ansvar för verksamheten, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige, 3. yttranden med anledning av att fullmäktiges beslut överklagats, 4. yttranden med anledning av att nämndens egna beslut överklagats, 5. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om ärendet är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. 6. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter bl.a. inom det sociala området och plan och bygglagen Sammanfattningsvis kan man säga att ärenden som är av principiell beskaffenhet eller som annars är av större vikt är förbehållna nämnden. Oftast handlar det om ärenden som får stora konsekvenser för kommunen och ofta där politiska bedömningar är avgörande. En nämnd kan enligt 6 kap 33 KL lämna delegeringsuppdrag till: 1. ett utskott bestående av ledamöter eller ersättare i nämnden 2. en ledamot eller ersättare i nämnden 3. en anställd i den kommunala förvaltningen. 3.7 God ekonomisk hushållning 3.7.1 Finansiella mål för god ekonomisk hushållning Kommunfullmäktiges budget är kommunens övergripande styrinstrument och anger de politiska prioriteringar, mål och resurser som ska styra nämnder och styrelser det kommande året. Budgeten är överordnad övriga styrdokument som t ex planer och policyer. Kommunfullmäktige fastställer i ett inledande avsnitt i budgeten de
indikatorer och uppdrag som har stor betydelse för att nå de strategiska målområdena i Visionen. Det ska kontinuerligt redovisas till Kommunfullmäktige i vilken grad målen för indikatorerna uppnåtts och uppdragen utförts. I budgeten fastställer Kommunfullmäktige årligen också avgifter och taxor. 1. Investeringar ska finansieras med egna medel. Definieras som summan av årets resultat och avskrivningar. (Vill man investera mer så krävs bättre resultat) 2. Soliditeten ska vara positiv inklusive ansvarsförbindelse. Soliditeten beräknas genom att ställa eget kapital minus ansvarsförbindelsen i förhållande till tillgångarna. 3. Låneskulden ska för den skattefinansierade verksamheten ej överstiga 10 tkr/inv. Ökar antalet invånare så ökar återbetalningsförmågan och skulden kan öka, eller omvänt. 4. Resultatet ska minst uppgå till 2 % av intäkterna från skatter och bidrag. Resultatet ska inflationssäkra eget kapital, men minst öka med 2 %. Målen anger den nivå och yttre ram som Kommunfullmäktige beslutat att verksamheten ska hållas inom. 3.7.2 Resultatutjämningsreserv Avsättning till resultatutjämningsreserv sker utifrån regelverket i kommunallagen. Syftet är ge kommunen möjlighet att täcka balanskravsunderskott, som uppstår p.g.a. en lågkonjunktur. Resultatutjämningsreserven kan disponeras i samband med bokslut för att täcka oplanerade underskott. Det är viktigt att beakta att ett utnyttjande kräver finansiering och att kommunens finansiella mål sätter ramarna.
3. Styr- och ledningssystem 3.1 Att styra en kommun Den kommunala kompetensen sträcker sig från barnomsorgen till äldreomsorg. Det är ett mycket komplext ansvar som kräver hög kompetens bland sina medarbetare samt ett välarbetat styr- och ledningssystem. Detta styr- och ledningssystem innefattar fyra olika typer av styrningsprocesser. Figur. 3.2 Målstyrning Målstyrning innebär att verksamheten styrs av uppsatta mål och inte genom att styra processer inom organisationen. Politiken sätter mål och tjänstemannaorganisationen ansvarar för hur målen ska implementeras. 3.1.1 Vad är ett mål? Ett mål eller flera mål beskriver vad som ska göras, vilket resultat som ska uppnås eller vad som denna strategi ska leverera för att tillfredsställa syftet. Samtliga mål måste upprättas enligt S.M.A.R.T. Specifikt målet måste vara tydligt formulerat. Mätbart det ska gå att svara JA eller NEJ på frågan om målet är uppnått. Accepterat målet ska vara förankrat hos såväl politiker som tjänstemän. Realiserbart målet ska gå att uppnå med tillgängliga resurser Tidsatt målet ska vara uppnått vid en given tidpunkt. 3.1.2 Fullmäktigesmål, Nämndmål och resultat Fullmäktigemål är övergripande mål som beslutas av kommunfullmäktige. Dessa politiska mål ska utgå från Visionen och sträcka sig över fyra år. Nämndmål är politiska mål som beslutas av nämnd inom respektive ansvarsområde. Dessa mål ska utgå från fullmäktigemål och sträcka sig över ett år. Resultat är den produktion av tjänster som förvaltningen tillhandhåller.
Figur 5. 3.1.3 En tydlig målkedja den röda tråden Det är grundläggande för en välfungerande målstyrning är att det finns en röd tråd som går igenom hela organisationen. Politiska mål som beslutas i kommunfullmäktige ska genomsyra nämndens arbete och förvaltningens resultat. Det ska alltså finnas en tydlig relation mellan övergripande mål, nämndmål och verksamhetsmål och aktiviteter. 3.2 Kvalitetsstyrning 3.2.1 Styrnings genom kvalitetsindikatorer För att kunna mäta och följa upp verksamheter behövs indikatorer som belyser kvalitet eller effektivitet inom olika områden. Ett verktyg för kvalitetsuppföljningar är användningen av indikatorer. Varje verksamhet ansvarar för att ta fram indikatorer som beskriver verksamhets. Dessa indikatorer ska månadsvis rapporteras till kommunstyrelsen samt respektive nämnd. 3.2.2 Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) KKiK använder cirka 40 mått för att mäta kommunens prestationer inom fem områden. Syftet med måtten är bland annat att kommuner ska använda måtten som en del i styrningen och verksamhetsutvecklingen samt i dialogen med invånarna. 1. kommunens tillgänglighet 2. trygghetsaspekter i kommunen 3. medborgarens delaktighet och kommunens information 4. kommunens effektivitet 5. kommunen som samhällsutvecklare
3.2.3 Kommun- och landstingsdatabasen, Kolada Kolada ger en samlad ingång till nyckeltal om resurser, volymer och kvalitet i kommuners och landstings alla verksamheter. Nyckeltalen bygger ofta på nationell statistik från de statistikansvariga myndigheterna, men också på uppgifter från andra källor. Till exempel deltar de flesta kommuner och landsting i en frivillig redovisning av kvalitet i olika verksamheter med hjälp av Koladas "inmatningsfunktion". 3.3 Styrdokument 3.3.1 Kommunal författningssamling Kommunens styrdokument är samlade i författningssamlingen, KFS. Här finns politiska planer, policy, reglementen, riktlinjer, lokala föreskrifter, taxor och avgifter m.m. Figur 6. 3.3.1 Styrdokument fastställda av Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och fastställer den politiska visionen och organisationens värdegrund. Politisk plan är ett politiskt dokument som förtydligar och vidareutvecklar visionen. En politisk plan är ett dokument som arbetas fram av respektive nämnd på uppdrag av kommunfullmäktige. Planer fastställs av kommunfullmäktige. Översyn av planer görs efter behov eller i samband med ny mandatperiod.
Policydokument beskriver kommunens övergripande förhållningssätt och viljeinriktning inom ett visst område. Den anger principerna för kommunens agerande i olika frågor i syfte att vägleda till önskad nivå eller till önskat tillstånd. Riktar sig i huvudsak inåt i verksamheten. Ett policydokument får inte strida mot kommunens värdegrund. Reglementen är en samling föreskrifter som grundar sig på lagar och förordningar, och som är bindande av myndigheter, kommunala bolag och enskilda. Reglementen reglerar uppgifter och arbetsformer, samt kommunstyrelsens och facknämndernas uppdrag. Reglementet är, utöver vad lag och författning säger, grunddokumentet för en nämnds eller styrelsens verksamhet och anger bland annat organisation, ansvarsområde, arbetsformer och beslutskompetens. Reglementen fastställs av kommunfullmäktige. Översyn görs varje mandatperiod av kommunfullmäktige. 3.3.2 Styrdokument fastställda av Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen kan, utan särskilt bemyndigande från Kommunfullmäktige, fastställa anvisningar för t ex lönesättning, budgetdirektiv och budgetramar. Frågor av större vikt eller principiell beskaffenhet ska dock beslutas av Kommunfullmäktige. 3.3.4 Styrdokument fastställda av förvaltning Handlingsplan Förvaltningens handlingsplan är ett dokument som beskriver hur förvaltningen kommer att arbeta för att nå nämndens fastställda verksamhetsmål. Detta dokument ska revideras varje år i samband med att förvaltningen får sitt uppdrag av nämnden. Förvaltningens riktlinjer Förvaltningens riktlinjer är ett samlingsdokument av riktlinjer som beskriver hur förvaltningen arbetar med implementeringen av kommunens policy. Detta dokument ska revideras varje mandatperiod i samband med att förvaltningen får sitt uppdrag av nämnden. Lokala föreskrifter Förvaltningens lokala föreskrifter är ett samlingsdokument som beskriver hur förvaltningen tillämpar kommunens reglementen. Detta dokument ska revideras varje mandatperiod i samband med att förvaltningen får sitt uppdrag av nämnden. 3.4 Direktstyrning 3.4.1 Motioner, medborgarförslag och direktstyrning En motion är en skrivelse, som kan innehålla förslag till något som behöver förändras eller göras. Motioner kan bara lämnas av en ledamot i kommunfullmäktige. Är en ordinarie ledamot frånvarande, kan även dennes ersättare lämna in en motion.
Motioner bereds av den eller de nämnder som har hand om den fråga som motionen handlar om. Därefter föreslår kommunstyrelsen hur kommunfullmäktige bör ställa sig till motionens förslag. En motion bör besvaras inom ett år. Två gånger om året redovisar kommunstyrelsen en lista på obesvarade motioner till kommunfullmäktige med en kort redogörelse för hur långt beredningen hunnit. Ett Medborgarförslag Direktstyrning
4 Budgetprocessen Budgetprocess för budget 2018 Direktiv schablonuppräkning, förslag från ekonomichefen Skattesats Invånare Löneökn. Inflation Investeringsnivå Övriga politiska direktiv Gäller finansiella mål eller inte? Ksau 2017-02-07 Beslut budgetprocess Ks 2017-02-08 Presentation schablonuppräkning Ksau 2017-02-21 Beslut schablonuppräkning Ks 2017-03-08 Framtagning av tjänstemannaförslag 2017-03-14 2017-03-15 Redovisning av tjänstemannaförslag till budget 2018 Nämnder och partigrupper har möjlighet att lämna förslag på ramar 2018 till budgetberedningen KUN 08:30 SN 10:00 BN 11:30 KS 13:00 2016-04-05 kl 13.00 16.00 Bolstadsrummet efter Ks 2017-05-09 Ksau fattar förslag till beslut 2016-05-24 MBL 2017-05-09 19, kl 16 MBL 2017-06-02 11, kl 16 Ks fatta förslag till beslut 2017-06-07 Kf fattar beslut om budgetramar 2018 2017-06-21
Figur 7. Årshjul
5 Redovisning, kontroll och uppföljning 5.1 Inter styrning Intern styrning är systematiska, ordnade kontroller i organisation, system, processer och rutiner. Kontrollerna ska på en rimlig nivå säkerställa att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig de regler och riktlinjer som finns för verksamheten följs möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. Kommunstyrelsen ansvarar för att det finns en god kontroll. Nämnder och styrelser har det yttersta ansvaret för intern styrning inom respektive verksamhetsområde enligt Kommunfullmäktiges beslut samt lagar och föreskrifter. Styrelsen ansvarar för att upprätta ett system för intern kontroll, och ska årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att systemet fungerar. Revisionen prövar årligen om nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll är tillräcklig. Kunskap om verksamheternas förutsättningar och behov. Det är viktigt med tidig information om aktuella förutsättningar och antagna eller önskade förändringar inom verksamheterna så att det finns möjlighet att kunna ta hänsyn till detta redan när ramarna upprättas. En större kunskap i alla led, om verksamheternas förutsättningar och behov, ger bättre förutsättningar för omprövning och flexibilitet. Kommunchefen har ett övergripande ansvar. För att kunna tala om god intern styrning är det därefter viktigt att det finns en fungerande uppföljning och återrapportering. Det räcker alltså inte med att bara planera nämndernas verksamhet. Fullmäktige måste också få besked om att verksamheten bedrivs i enlighet med fattade beslut, till rätt kostnad och på rätt sätt. Detta gäller så väl löpande under året som i samband med bokslutet. Detta förutsätter dock att det finns en kommunikation som fungerar både uppifrån och nedifrån. Detta ömsesidiga utbyte av information som syftar till styrning, uppföljning och kontroll kallas den interna kontrollkedjan. Nämnderna ska i samband med delårs- och årsbokslut redovisa graden av måluppfyllelse till Kommunfullmäktige. I förvaltningsberättelsen ska det finnas en sammanfattande analys av i vilken omfattning nämndernas måluppfyllelser lett till uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål.
6 Planera, Genomföra, Följa upp och Förbättra 6.1 Att konkret arbeta med styr- och ledningssystemet 6.2 Planering Planeringen utgår från tidigare resultat och erfarenheter i verksamheten. Olika förbättringsområden, önskemål och behov identifieras. Sedan görs en prioritering och fördelning av tillgängliga resurser. Planeringen utgår sammantaget utifrån mål, medel och resultat. Mål sätts utifrån de medel som finns till förfogande och resultat som åstadkommits. Kommunstyrelsen och nämnderna planerar sina respektive verksamheter utifrån de övergripande mål som kommunfullmäktige fastställt. Förvaltningsorganisationen planerar sedan för hur kommunstyrelsen respektive nämnders målsättningar ska verkställas. Detta ska beskrivas i verksamhetsplanen. Att tänka på vid planering av verksamheten: En tydlig bild av målkedjan från vision, fullmäktigemål till nämndsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå samt gemensam värdegrund ska kommuniceras. Sambandet mellan budget, nämndernas mål och verksamheternas aktiviteter ska vara tydligt. Planering och uppföljning ska integreras så att verksamheten anpassas mot bakgrund av förändringar i omvärlden och medborgarnas behov. Melleruds kommun eftersträvar ett helhetsperspektiv och en öppen dialog där alla i organisationen har en insikt om helheten för att kunna fatta optimala beslut. Alla styrdokument ska vara levande. Tydlig information ska levereras om verksamheternas förutsättningar och behov, vilket ska leda till goda förutsättningar för omprövning och flexibilitet. Det finns tydliga kopplingar mellan planerings- och uppföljningsprocessen. Planeringen underlättas av uppföljning i kvartals- och delårsrapport. Genom uppföljningen ges signaler som kan innebära förändringar i den kommande budgeten. 6.2.1. Planer för nämnd och förvaltning Då verksamheten för kommande år ska planeras och budgetförslaget tas fram utarbetas i första steget en nämndsplan. Denna utgår från ett ramförslag som respektive nämnd fått tilldelat sig. Efter att budgeten är fastställd av kommunfullmäktige i oktober fastställs nämndsplanerna i november. Förvaltningsorganisationen tar i det skedet vid med att beskriva sin verksamhet i planer på förvaltnings-, sektor- respektive enhetsnivå. Nedan följer en kort beskrivning av innehållet i respektive plan. Kopplingen mellan nämndsplan, verksamhetsplan och budget är mycket stark och de växer fram parallellt och i växelverkan under planeringsprocessen
Nämndsplanen utgör grunden för nämndernas ansvarsområde och ska i huvudsak ange tydliga och mätbara mål för de verksamheter som nämnden ansvarar för. Det ska tydligt framgå vad som krävs för att man ska ha uppfyllt målen och hur uppföljningen ska ske. Detta anges i form av nyckeltal. Det är effekterna av insatta resurser och aktiviteter som är avgörande och som nämndsplanerna ska rikta fokus mot. Nämndsplanen fastställs av respektive nämnd i samråd med kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens viktigaste roll i detta sammanhang är att se till att nämndsplanen innehåller vad som krävs för att fullgöra uppdraget i övergripande mål samt reglemente, policies, budget och anvisningar och att den inte står i strid med dessa överordnade styrdokument. Nämndsplanen fungerar som en beställning till verksamhetsorganisationen. Verksamhetsplanen består av de aktiviteter som förvaltningen ska genomföra för att målen i nämndsplanen ska uppnås. Nyckeltal kan även vara kopplade till aktiviteterna. I planen kan förvaltningschefen även välja att ange verksamhetsmål i syfte att nå uppsatta nämndsmål. Verksamhetsplanen ska dessutom beskriva andra typer av mål som förvaltningen ska arbeta med t. ex. miljömål som fastställts i Miljöplanen. Det ska även framgå om verksamheten ska anpassas efter ny lagstiftning, nya föreskrifter eller nya förutsättningar. Verksamhetsplanen fastställs av respektive förvaltningschef efter hörande av nämnden. Sektors- och enhetsplaner ska inom sitt ansvarsområde på samma sätt som i verksamhetsplanen beskriva de aktiviteter och eventuella mål man ska arbeta med under verksamhetsåret. Planerna är ett bra verktyg för sektors- respektive enhetschefer vad gäller att planera, leda och styra sin verksamhet. Planerna fastställs av sektors- respektive enhetschefer i samråd med förvaltningschef. Mål enligt god ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige årligen fastställa särskilda mål enligt god ekonomisk hushållning. Det är dels finansiella mål för ekonomin, dels mål för verksamheten. Målen tas fram i samband med budget och utvärderas i samband med årsredovisningen (Se avsnitt om god ekonomisk hushållning). Intern kontroll Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda samt insyn i verksamhet och ekonomi. Det främsta syftet med den interna kontrollen är säkerställa att målen för verksamheten och ekonomin uppfylls, samt att oönskade händelser och effekter undviks och att tillgångar skyddas. Det handlar även om att agera proaktivt mot händelser och risker som kan påverka verksamheten. Intern kontroll är en process där den politiska nivån och verksamhetsnivån samverkar för att med en rimlig grad av säkerhet kunna säkerställa följande: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. I en decentraliserad organisation som Melleruds kommun krävs en tydlig dialog mellan kommunledning och nämnd/förvaltning samt en väl fungerande intern kontroll för att få till stånd en effektiv styrning. Samma sak gäller då verksamheten utförs av en extern entreprenör. Det måste finnas en styrdialog mellan kommunen
och den externa utföraren och den interna kontrollen ska ske enligt samma principer som för kommunens egna verksamheter. Den interna kontrollen är inte en isolerad händelse utan en integrerad del i kommunens organisation. Inom alla områden som ingår i kommunens styr- och kvalitetssystem återfinns också den interna kontrollen. Kommunstyrelse och nämnder tar årligen fram en plan för intern kontroll och dessa utvärderas i samband med bokslut och framtagande av årsredovisningen. En god intern kontroll utgår från en väl fungerande uppföljning och återrapportering. Fullmäktige ska få besked om att verksamheten drivs i enlighet med fattade beslut, till rätt kostnad och på rätt sätt. Detta gäller så väl löpande under året som i samband med bokslut. Den interna kontrollkedjan förutsätter en väl fungerande kommunikation både uppifrån och nedifrån och utbytet av information syftar till styrning, uppföljning och kontroll. 6.3 GENOMFÖRA Under denna fas genomförs planerad verksamhet och aktiviteter. Verksamheten utvecklas också utifrån de områden till förbättring som identifierats under planeringsfasen. Tydliga mål och planer ökar förutsättningarna för ett genomförande som fungerar väl. Styrningen av verksamheten blir helt enkelt lättare. Kommunstyrelsen har en kommundialog med nämnderna två gånger per år: På våren inför beslut om ramar för kommande års budget. På hösten kring aktuella ekonomi- och/eller verksamhetsfrågor. Kommundialogen syftar till att föra en dialog om nämndernas förutsättningar att bidra till de övergripande målen på ett tillfredsställande sätt samt att öka samsynen inom kommunen. 6.4 FÖLJA UPP Uppföljningen har till syfte att samtliga nämnder regelbundet får en uppföljning av verksamheten och att kommunstyrelse och kommunfullmäktige löpande får information om vad som händer i verksamheten. Uppföljning ligger även till grund för omprövning och prioritering i förbättringsfasen. Nämnderna måste vara aktiva och agera på de signaler som verksamheten ger i uppföljningen till nämnden. Uppföljning och rapportering sker löpande under året i form av månadsrapporter på nämndsnivå, kvartalsrapport och delårsrapport samt årsredovisning. Kommunstyrelsen följer upp helheten och nämnderna följer löpande sina verksamheter. Nämnderna beslutar själva hur ofta verksamheten ska följas upp i den egna nämnden. Kvartalsrapport upprättas per 31 mars och delårsrapport per 31 augusti och behandlas av kommunstyrelsen månaden efter. I kvartals- och delårsrapport ska analys göras av periodens utfall och en prognos per helår ska ingå. I helårsprognosen är det viktigt, förutom att beskriva eventuella avvikelser när det gäller de ekonomiska resurserna, att även redogöra för om nämnden klarar sitt uppdrag att tillgodose utlovad service till kommuninvånarna.
Vid negativa budgetavvikelser ska det beskrivas vilka åtgärder som vidtagits, respektive planeras, för att få utfall i enlighet med budget. Åtgärdernas ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser ska även anges. Om det uppstår en väsentlig negativ budgetavvikelse inom nämnden mellan ordinarie uppföljningar ska detta omedelbart meddelas kommunstyrelsen och förslag på åtgärder lämnas för att begränsa den negativa avvikelsen. Om balanskravet inte uppfylls på kommunövergripande nivå ska kommunfullmäktige anta en särskild åtgärdsplan för hur det ska ske. Årsredovisningen syftar till att ge en lättillgänglig och relevant redovisning av kommunens verksamhet under det gångna året. Redovisningen ska lyfta fram både positiva resultat och redovisa eventuella brister som kan finnas i kommunen. Verksamheten ska beskrivas ur ett medborgarperspektiv och lyfta fram viktiga kvalitativa egenskaper, både kring attityder och faktiska mått. Årsredovisningen innehåller resultatredovisning i form av måluppfyllelse och resursåtgång samt analys och förslag till förbättringar. Den ska även fokusera på synpunkts- och klagomålshantering, hur kommunen använt skattepengarna och en miljöredovisning. Vid delårsrapport respektive årsredovisning följs följande områden upp: Personaluppföljning bland annat sjuktal, frisknärvaro, rekrytering och personalomsättning. Finansiella mål kommunen arbetar utifrån finansiella mål som är fastställda av kommunfullmäktige i budget samt plan för ekonomin. Nämndsmål verksamheten arbetar utifrån fastställda nämndsmål. Investerings- och exploateringsredovisning utfall, prognos och de finansiella konsekvenserna redovisas. Uppföljningsteman strategiska frågor kring både verksamhet och ekonomi ställs till nämnderna (även vid kvartalsrapport). 6.5 FÖRBÄTTRA Melleruds kommun ska ständigt arbeta för förbättringar och förnyelse. Kommunen behöver kontinuerligt kunskap om medborgares och brukares önskemål, behov och synpunkter för att kunna utveckla verksamheten. Kommunstyrelsen och nämnderna ska arbeta med en metodisk omvärldsanalys i planeringsfasen och i genomförandefasen för att bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete som utgångspunkt för verksamhetsutvecklingen. I syfte att säkerställa en god analys används en gemensam analysmodell för organisationen. I denna ingår att göra jämförelser, både med andra som har samma förutsättningar och med dem som lyckas allra bäst i något avseende. Kommunens analysmodell ger praktisk vägledning i bedömningen av det egna resultatet. Fokuserade nämnden på rätt områden? Genomförde nämnden rätt åtgärder på rätt sätt? Gav resursfördelningen sökt effekt? Vilka lärdomar ska vi ta med oss? Analysmodellen pekar på de utvecklingsområden som verksamheten har och som bör prioriteras. Om resultatet är negativt ska man redovisa vilka åtgärder som kommer att vidtas för att de fastställda målen ska nås.