Redovisning av ekonomi Årsräkning, sluträkning, redogörelse och arvode för godemän och förvaltare Senast reviderad 2017-11-16 1
Instruktion till årsräkning och sluträkning Den här instruktionen vägleder dig i att fylla i en årsräkning eller sluträkning. Årsräkningen samt redogörelseblanketten ska lämnas in före den 1 mars. En sluträkning ska lämnas in senast en månad efter det att uppdraget upphört. Vår förhoppning är att instruktionen ska hjälpa dig att lämna in kompletta handlingar. Underlag som ska bifogas De underlag som behöver biläggas års- eller sluträkningen framgår av checklistan som finns på sista sidan i års- och sluträkningsblanketten. Läs den noga då kompletteringar försenar handläggningen. Kontrollera särskilt att årsräkningen (alt. sluträkningen), redogörelsen för utfört uppdrag och körjournalen är undertecknade. Sammanställning av årsräkning och sluträkning På vår hemsida finns ett kalkylark för ställföreträdare som du kan beräkna posterna i din årseller sluträkning direkt i. Kalkylarket kan du ladda ner till din dator, det enda du behöver är dataprogrammet Excel. I dokumentet kan du fylla i inkomst- och utgiftsposterna för huvudmannen löpande under året så att du sedan kan upprätta en års- eller sluträkning. Sammanställningen ska du lämna in tillsammans med din års- eller sluträkning. Kalkylarket för ställföreträdare och blanketten för sammanställning av inkomster och utgifter hittar du på vår hemsida. 2
Tidsperiod Här anger du den tidsperiod som årsräkningen/sluträkningen avser. Första redovisningsperioden gäller från och med det datum du förordnades i uppdraget till och med 31 december. Exempel: Om du förordnandes som god man eller förvaltare den 1 oktober ska du redovisa från 1 oktober till den 31 december, inte hela året. Om ditt uppdrag har upphört under året ska du redovisa från 1 januari eller förordnandedagen till upphörandedagen. Kontrollera att handlingen är undertecknad. 3
Tillgångar den 1 januari eller per förordnandedagen Fyll i tillgångar per den 1 januari eller per förordnandedag, avseende det konto som du använder för den löpande ekonomin. Det ska inte finnas mer än ca 20-22 500 kr på det konto som du har tillgång till efter alla månadens räkningar har betalats. Finns det mer pengar ska överskjutande medel föras över till ett överförmyndarspärrat konto. Nedan ska du ange huvudmannens övriga tillgångar och konton. Skicka med bevis om överförmyndarspärr. Värdepapperskonton Värderpapperskonton kan innehålla t.ex. fondmedel och aktier. Dessa konton ska du ange i marknadsvärde enligt årsbesked. Samtliga värdepapperkonton ska vara överförmyndarspärrade. Bankkonton För bankkonton anges kontotyp, kontonummer och saldo. Huvudregeln är att dessa konton ska vara överförmyndarspärrade. Fastighet och bostadsrätt Du ska ange fastighetens taxeringsvärde och bostadsrättens marknadsvärde. Bifoga bevis från Skatteverket. Övriga tillgångar Här kan du ange övriga tillgångar t.ex. en bil eller dyrbar konst till marknadspris. 4
Rekommendation för hänvisning i års- eller sluträkningen Alla poster i års- eller sluträkning bör ha ett särskilt nummer. Markera underlag och kontoutdrag med dessa nummer. Se exempel nedan. Inkomster under året Fyll i pension och/ eller andra skattepliktiga ersättningar som huvudmannen fått under redovisningsåret. Ange bruttobelopp, det vill säga före skatt. Även skattefria inkomster ska fyllas i, så som exempelvis bostadstillägg, handikappsersättning och skatteåterbäring m.m. I summa övriga inkomster inkluderas de inkomster som huvudmannen får och betalar skatt på, men som sätts in på något av de kontona som du inte redovisat ovan. Fyll även i utdelning av fonder/aktier/värdepapper som har betalats ut till något av huvudmannens konton under redovisningsperioden. Bifoga verifikationer på alla inkomster Exempel: post nr 2: här ska du bifoga årsbeskedet från exempelvis Försäkringskassan eller Pensionsmyndigheten. Markera även det fysiska underlaget som visar beloppet med samma nummer. 5
Utgifter under året Utgå från kontoutdraget vid summeringen av årets transaktioner. Gå igenom kontoutdraget, händelse för händelse och bestäm vilken post i års- eller sluträkningen som respektive inkomst och utgift hamnar i. Du bör skriva in postens nummer på kontoutdraget som du skickar till oss. Om du istället använder dig av kalkylarket för ställföreträdare som finns för den löpande summeringen går det bra att bifoga det dokumentet. Oavsett om du använder dig av sifferverifieringen, blanketten för specifikation av inkomster och utgifter eller kalkylarket så ska vi kunna se hur du har räknat ut inkomsterna och utgiftsposterna. 6
Tillgångar den 31 december eller per upphörandedatum Fyll i huvudmannens tillgångar per den 31/12 eller dag för upphörande. Bifoga besked från bank som styrker beloppen. Det ska inte finnas mer än ca 20-22 500 kr på det konto som du har tillgång till efter alla månadens räkningar har betalats. Finns det mer pengar ska överskjutande medel föras över till ett överförmyndarspärrat konto. Nedan ska du ange huvudmannens övriga tillgångar och konton. Skicka med bevis om överförmyndarspärr. Värdepapperskonton Värderpapperskonton kan innehålla t.ex. fondmedel och aktier. Dessa konton ska du ange i marknadsvärde enligt årsbesked. Samtliga värdepapperkonton ska vara överförmyndarspärrade. Bankkonton För bankkonton anges kontotyp, kontonummer samt saldo. Huvudregeln är att dessa konton ska vara överförmyndarspärrade. Fastighet och bostadsrätt Du ska ange fastighetens taxeringsvärde och bostadsrättens marknadsvärde. Bifoga bevis från Skatteverket. Övriga tillgångar Här kan du ange övriga tillgångar t.ex. en bil eller dyrbar konst till marknadspris. 7
Huvudmannens skulder Här redovisar du huvudmannens kända skulder. Du ska fylla i: 1. Långivarens eller fodringsägarens namn 2. Skulden enligt föregående årsräkning eller förteckning 3. Skulden 31/12 eller när uppdraget upphörde 4. Förändringar av skulden under året 5. Bilaga nummer Glöm inte att varje skuld ska styrkas med underlag från långivare eller fodringsägaren. Underlaget ska visa skuldens storlek vid årets slut eller när uppdraget upphörde. Notera! Du får inte skuldsätta din huvudman utan överförmyndarnämndens samtycke. Du får alltså inte låna ut pengar till huvudmannen och sedan reglera skulden. Dels för att överförmyndarnämndens samtycke krävs för upptagande av lån, dels för att du som ställföreträdare inte får blanda ihop dina egna tillgångar med huvudmannens. Du ska skilja på din egen och huvudmannens ekonomi. Om du lånar ut pengar till din huvudman kan det riktas en anmärkning mot förvaltningen, och din lämplighet som ställföreträdare kommer att utredas. 8
Arvode och redogörelse för utfört arbete I samband med att du lämnar in årsräkningen eller sluträkningen ska du alltid lämna in blanketten, redogörelse för utfört uppdrag. På redogörelseblanketten redogör du för vad som skett i uppdraget. Bedömning av arvodet De uppgifter du lämnar i redogörelsen ligger till grund för bedömningen av arvodet. För att överförmyndarnämnden ska kunna fatta beslut om ett skäligt arvode rekommenderar vi att du även kort beskriver vad som har hänt under perioden och om du har utfört några extra åtgärder. Storleken på arvodet beror på uppdragets karaktär, omfattning och svårighetsgrad. Du kan även ha rätt att få kostnadsersättning för utgifter på grund av uppdraget. Om kostnadsersättningen är upp till 2 % av prisbasbeloppet, behöver du inte skicka in underlag. Ersättningen ska täcka kostnader för, telefon, kopiering, porto m.m. Om kostnaderna överstiger 2 % av prisbasbeloppet ska du skicka in underlag för samtliga utgifter. Om du begär reseersättning ska du bifoga en körjournal. Om du har åkt kollektivtrafik ska du bifoga resebiljetten. Vem betalar arvodet? Om huvudmannen har en skattepliktig inkomst på mer är än 2,65 prisbasbelopp betalar huvudmannen arvodet. Detsamma gäller om huvudmannen har tillgångar på mer än 2 prisbasbelopp. Har huvudmannen lägre inkomster eller tillgångar betalar kommunen arvodet. Ett prisbasbelopp för år 2017 är beräknat till 44 800 kronor. 9
Kontaktuppgifter Tele: 0141-22 50 40 E-post: overformyndaren@motala.se Postadress: Överförmyndarkansliet 591 86 Motala 10