Version 1.0 Nationell certifieringsordning för personcertifiering: Specialist ledningssystem, kvalitets- och miljöledning 2013-09- 02
Innehållsförteckning 1. BAKGRUND... 3 2. OMFATTNING... 4 3. TERMINOLOGI... 4 4. KOMPETENSOMRÅDEN... 5 ÖVERGRIPANDE KOMPETENSOMRÅDEN... 5 KOMPETENSOMRÅDENA SPECIFICERADE... 5 5. FÖRKUNSKAPSKRAV... 7 ARBETSLIVSERFARENHET... 7 UTBILDNING... 7 VERIFIERING... 7 6. KRAV PÅ KUNSKAP... 8 KUNSKAP INOM VERKSAMHETSUTVECKLING OCH LEDNINGSSYSTEM... 8 SKRIFTLIGT PROV... 8 7. PROFESSIONELLT FÖRHÅLLNINGSSÄTT... 10 PROFESSIONELLT FÖRHÅLLNINGSSÄTT... 10 INTYGANDE... 10 8. CERTIFIERINGSPROCESSEN... 11 9. VIDMAKTHÅLLANDE AV CERTIFIERING... 12 PERIODISK ÖVERSYN... 12 OMCERTIFIERING... 12 10. INDRAGNING/UPPHÖRANDE AV CERTIFIKAT... 13 2 Personcertifiering specialist ledningssystem
1. Bakgrund I takt med att organisationer och företag implementerar verksamhetsledningssystem som uppfyller exempelvis ISO 9001 och ISO 14001 ökar också kraven på alla berörda funktioner inom en organisation eller ett företag. Kraven utgår ofta ifrån att verksamhetsledningssystemet är certifierat eller att man avser att certifiera det och behöver nu vidareutvecklas, förbättras och effektiviseras. I samma takt ökar också kompetenskraven på de personer som är ansvariga i en organisation eller ett företag, för att förvalta, utveckla och effektivisera verksamhetsledningssystemet, vilket i sin tur resulterar i att dessa personer behöver någon form av professionell kompetensutveckling. Detta dokument definierar krav i samband med ackrediterad certifiering av personer inom verksamhetsutveckling som har till huvuduppgift att hantera och utveckla ett verksamhetsledningssystem, sk specialist för ledningssystem, förkortas SLS. En person som certifieras som SLS bedöms ha kompetens att analysera, utforma, införa, driva och förbättra ett ledningssystem för kvalitet- och miljöledning. SLS certifieringen bedrivs i enlighet med ackrediteringsstandarden för personcertifiering, ISO/IEC 17024 samt International Accreditation Forums vägledningsdokument för samma standard, IAF GD 24:2009. Det är endast personens kvalifikationer och kompetens inom verksamhetsutveckling som certifieras. Andra väsentliga områden som språkkunskaper, ledarskapsförmåga, kommunikationsförmåga och projektledningskunnande, vilka kan ha betydelse, omfattas inte av certifieringen. SIS Förlag AB äger detta dokument och ansvarar för innehåll och förvaltning av detsamma. 3
2. Omfattning De kompetens- och kvalifikationskrav som här ställs på personer som söker certifiering utgår från följande källor: - SS-EN ISO 9001:2008; Ledningssystem för kvalitet Krav - SS-EN ISO 9000:2005; Ledningssystem för kvalitet Principer och terminologi - SS-EN ISO 9004:2009, Ledning av en organisation för hållbar framgång - En modell baserad på kvalitetsledning (ISO 9004:2009) - SS-EN ISO 14001:2004 Miljöledningssystem Krav och vägledning - - SS-EN ISO 14050:2010 Miljöledning Terminologi - SS-EN ISO 14004:2010 Miljöledningssystem Allmän vägledning för principer, system och stödjande metoder - SS-EN ISO 19011:2011 Vägledning för revision av ledningssystem I de fall betydelsen av en nationell översättning av en standard uppräknad här skiljer sig från dess internationella eller europeiska motsvarighet, så ska den internationella eller europeiska versionen gälla. 3. Terminologi Styrs av certifieringsorganets ledningssystem. 4 Personcertifiering specialist ledningssystem
4. Kompetensområden Övergripande kompetensområden - För att erhålla certifiering krävs att den sökande har kompetens (förmåga) inom verksamhetsutveckling kopplat till ledningssystem och dess centrala områden (se figur 1). Dessa övergripande kompetensområden härrör från bl a innehåll, rekommendationer och krav i källorna ISO 9001 och ISO 14001. Ledarskap/Kommunikation Processledning Genomförande Ständig förbättring Revision/Uppföljning Figur 1: Övergripande kompetensområden Kompetensområdena specificerade Kompetensområdena innefattar följande delar: Ledarskap/Kommunikation Att arbeta som specialist för ledningssystem, SLS, innebär att sökande måste ha kvalifikation och kompetens för att planera, leda, styra och utveckla ett ledningssystem. Detta innefattar bl a att kunna - Kommunicera med personal och med kunder - Utbilda i frågor kopplat till ledningssystem - Engagera, uppmuntra och lyssna - Initiera förändringar och förbättringar - Följa uppgjord plan - Analysera, agera och följa upp Processledning Att arbeta med processledning innebär bl a att - Vara mycket kunnig i standarderna för ledningssystem, ex vis ISO 9001, ISO 14001 och tillhörande standarder - Vara väl insatt i processutveckling och processmodulering - Kunna utvärdera processers prestanda kopplat till ledningssystem 5
- Kunna genomföra en fördjupad processanalys kopplad till både kvalitet och miljö - Hålla sig informerad om och tillämpa gällande lagstiftning inom ledningssystemsområdet - Vara väl insatt i analysverktyg för process- och riskanalys - Kännedom om miljökonsekvensbeskrivningar (MKB) samt livscykelanalys (LCA) Genomförande Att arbeta med genomförande innebär bl a att - Kunna implementera och säkerställa att rutiner efterlevs - Kunna upprätta en lagförteckning för lagstiftning som är applicerbar inom ledningssystemsområdet - Kunna genomföra en kontroll av lagefterlevnaden - Kunna identifiera nyckelområden för att sätta mål - Kunna upprätta handlingsplaner Ständiga förbättringar Att arbeta med ständiga förbättringar innebär bl a att - Kunna identifiera förbättringsområden - Kunna analysera och utvärdera behov av åtgärder - Kunna följa upp effekten av genomförda åtgärder - Kännedom om olika förbättringsverktyg. Revision/Uppföljning Att arbeta med revision/uppföljning innebär bl a att - Kunna identifiera revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder - Kunna upprätta en revisionsplan - Kunna genomföra revisioner - Kunna formulera avvikelser och förbättringar - Kunna presentera, förankra och motivera revisionsresultatet - Kunna följa upp att åtgärder fått avsedd effekt Exempel på arbetsuppgifter Exempel på arbetsuppgifter som en certifierad specialist för ledningssystem, SLS, kan utföra: -Ansvara för att analysera, utforma, införa, driva och förbättra ett ledningssystem för kvalitets- och miljöledning - Upprätta en aktivitetsplan - Vara behjälplig vid upprättande och uppföljning av mål - Förankra rutiner/instruktioner och utbilda personal i frågor kopplat till ledningssystem - Planera och genomföra interna revisioner - Identifiera lagar och andra krav - Processanalys och ta fram processprestanda 6 Personcertifiering specialist ledningssystem
- Hantera avvikelser, reklamationer och förbättringar - Vara behjälplig vid framtagandet av instruktioner och rutiner kopplat till ledningssystem 5. Förkunskapskrav Arbetslivserfarenhet Den sökande ska ha minst fem års arbetslivserfarenhet från verksamhetsutveckling och ledningssystem inom samtliga övergripande kompetensområden (se Kapitel 4 - Kompetensområdena specificerade). Arbetslivserfarenheter som tillgodoräknas för att uppfylla kravet får vara maximalt 10 år gamla räknat från datum för ansökan om certifiering. Kontroll av arbetslivserfarenhet Den sökande ska i samband med ansökan om certifiering tillställa certifieringsorganet verifierbar information som visar att krav på arbetslivserfarenhet är uppfyllt. Och att det finns kontaktuppgifter till referenspersoner. Utbildning Den sökande ska visa att han eller hon minst har avlagt gymnasieexamen eller motsvarande. Verifiering Certifieringsorganet verifierar genom stickprov att angivna uppgifter är korrekta, exempelvis genom telefonsamtal till angiven arbetsgivare. 7
6. Krav på kunskap Kunskap inom verksamhetsutveckling och ledningssystem För att erhålla certifiering krävs att den sökande har kunskap inom verksamhetsutveckling och ledningssystem, så som området definieras genom de fem kompetensområdena. Skriftligt prov Den sökande ska genomgå ett skriftligt prov för att visa nödvändig kunskap och kompetens. Examinationen administreras av certifieringsorganet. Examinator: En examinator, som är väl förtrogen med de uppräknade standarderna och innehar relevanta kunskaper och erfarenheter inom verksamhetsutveckling och ledningssystem, ska utses av certifieringsorganet. Examinatorn ska ha kunskap och erfarenhet som inom samtliga områden överstiger kravet för certifiering, enligt detta dokument, samt ha minst 10 års arbetslivserfarenhet inom området. Examinatorn ansvarar för rättning av prov. Frågebank: Examinatorn tar fram en frågebank varifrån frågor väljs ut i samband med varje provtillfälle för att utgöra ett skriftligt prov. Frågorna i frågebanken ska godkännas av certifieringsorganet och certifieringskommittén. Frågorna ska baseras på de tidigare uppräknade standarderna och lagar inom området samt innehålla frågor från alla fem kompetensområdena. Frågorna ska hållas aktuella. Stickprovskontroll: Certifieringsorganet ansvarar för att stickprov på rättat prov tas regelbundet. Provets delar: Det skriftliga provet består av två delmoment, varav 30 % (30 av 100 poäng) är flervalsfrågor och 70 % (70 av 100 poäng) öppna frågor. Frågorna täcker sammantaget in de fem kompetensområdena inklusive relaterade standarder (se avsnitt Kompetensområden). För att kandidaten ska bli godkänd ska 70 % av det maximala antal poängen på provet som helhet uppnås, det vill säga 70 poäng. Provtiden är 3 timmar. En tentamensvakt övervakar provet och ansvarar för att certifieringsorganets regelverk för tentamen följs. Rättningsmall: Rättning av de skriftliga proven sker med hjälp av en förbestämd rättningsmall, där de korrekta svaren på flervalsfrågorna är angivna, samt där grunderna för poängbedömning för de öppna frågorna finns beskrivet. Meddelande av provresultat: De skriftliga proven och rättningsmallen behålls av certifieringsorganet och delges ej den sökande efter provtillfället. Den sökande får reda på sitt provresultat (antal poäng), och meddelande om resultatet är godkänt eller ej samt antal poäng som krävs för godkänt resultat. Vid ej godkänt resultat: Ifall godkänt resultat inte uppnås, har den sökande rätt att genomgå nytt certifieringsprov under förutsättning att det genomförs inom 6 månader från det första provtillfället. För det fall godkänt resultat inte uppnås efter 3 8 Personcertifiering specialist ledningssystem
provtillfällen, har den sökande endast rätt att genomgå nytt certifieringsprov först efter att 1 år förflutit från det senaste provtillfället. En person som genomför omtentamen eller omcertifiering erhåller vid detta tillfälle ett nytt prov 9
7. Professionellt förhållningssätt Professionellt förhållningssätt För att erhålla certifiering ska den sökande lova att acceptera, tillämpa och förespråka följande principer: - Uppträdande/Etik: Att i sitt värv uppträda på ett oklanderligt och värdigt sätt. - Objektivitet: Att tillämpa ett objektivt synsätt där problem och potentiella lösningar bedöms utifrån olika perspektiv. - Lojalitet: Att utföra uppdrag lojalt, ändamålsenligt och i enlighet med uppdragsgivarens instruktioner, utan att åsidosätta samhällets bästa. - Konfidentialitet: Att inte obehörigen röja information man fått del av genom uppdrag eller anställning. - Kultur: Att vara lyhörd för, och ta hänsyn till, kulturella skillnader mellan olika typer av verksamheter och geografiska platser. - Integritet: Att hålla sig till det man anser vara rätt och att inte låta sig påverkas på ett otillbörligt sätt. Att i förekommande fall påtala brister, felaktigheter, och etiska tveksamheter i uppdrag eller arbetsuppgifter på ett tydligt och konstruktivt sätt. - Lagstiftning: Att hålla sig informerad om och tillämpa gällande lagstiftning inom ledningssystemsområdet - Standarder: Att förespråka användning av standarder och vedertagen praxis inom området. Intygande Den sökande ska skriftligen intyga, i samband med ansökan om certifiering, att dessa principer accepteras, tillämpas och förespråkas liksom certifieringsorganets allmänna villkor. 10 Personcertifiering specialist ledningssystem
8. Certifieringsprocessen Certifieringsprocessen styrs av SS-EN ISO/IEC 17024 och hanteras av certifieringsorganet. 11
9. Vidmakthållande av certifiering För att vidmakthålla certifieringen krävs att den certifierade kontinuerligt utvecklar sitt kunnande inom de övergripande kompetensområden vilka redovisats tidigare. För kontroll av detta finns två krav: Periodisk översyn Krav att vara verksam: För att vidmakthålla certifikatet krävs att den certifierade är verksam inom verksamhetsutveckling och ledningssystem. Redovisning: Den certifierade ska därför vartannat år till certifieringsorganet skriftligen intyga att denna har arbetat eller genomgått utbildning under perioden. Vid denna redovisning ska den sökande ange antal månader som denna arbetat eller genomgått utbildning, minst halvtid, inom något de fem kompetensområdena under perioden. Antalet månader måste minst uppgå till minst 18 för tvåårsperioden. Specialfall: Vid sjukdom, föräldraledighet och andra liknande skäl, kan certifieringsorganet efter bedömning av enskilt fall besluta att kravet är uppfyllt trots att tiden understiger den stipulerade. Indragande av certifikat: Finner certifieringsorganet att krav på arbetslivserfarenhet inte är uppfyllda på ett tillfredsställande sätt ska personcertifikatet dras in (se avsnitt indragning av certifikat). Omcertifiering Genom en omcertifiering (skriftligt prov), med fyra års mellanrum, säkerställs att den certifierade fortlöpande besitter den kunskap och kompetens som certifikatet indikerar (se avsnittet Kompetensområde). Om den certifierade ej uppnår godkänt provresultat har denne möjlighet att sitta provet på nytt så länge det befintliga certifikatet inte upphört att gälla. 12 Personcertifiering specialist ledningssystem
10. Indragning/upphörande av certifikat Det finns tre grunder för indragning av certifikat: 1) Den certifierade har ej redovisat verksamhet inom verksamhetsutveckling och ledningssystem i den utsträckning som krävs (se avsnitt vidmakthållande av certifikat). 2) När certifikatets giltighetstid gått ut upphör det att gälla. Den certifierade ska därför dessförinnan genomgå nytt skriftligt prov med godkänt resultat. 3) Det har kommit till certifieringsorganets kännedom och bedömts att den certifierade inte lever upp till principerna för ett professionellt förhållningssätt (se avsnitt Professionellt förhållningssätt) En certifierad person kan själv begära att ett certifikat ska upphöra och i detta fall utfärdar certifieringsorganet ett avslutsdokument samt noterar i befintliga register att personen frivilligt avslutat sin certifiering. En person vars certifikat upphört att gälla kan på nytt ansöka om certifiering och måste då genomgå hela certifieringsprocessen på nytt. Rutinen för indragning av certifikat, inklusive process för att hantera klagomål på en certifierad person, styrs av certifieringsorganets ledningssystem. 13