Västerås Stad 2014-05-20 UTKAST Stadsledningskontoret Förstudie per.johansson@vasteras.se 021 39 10 85 ÖVERSYN STRATEGISKA EXPLOATERINGSFRÅGOR
Sid 2 (32) 1 Innehållsförteckning 2 Sammanfattning... 3 3 Uppdraget... 4 4 Exploateringsverksamheten - en del av samhällsbyggandet... 4 5 Definitioner... 5 6 Nulägesbeskrivning... 7 6.1 Stadens organisation... 7 6.2 Gällande reglementen och ägardirektiv... 8 6.3 Stadens arbetsformer... 12 6.4 Roller och ansvar... 18 6.5 Genomförda granskningar... 20 7 Omvärldsanalys... 20 7.1 Hur gör andra kommuner... 21 7.2 Sammanfattande omvärldsanalys... 22 8 Utvärdering av dagens organisation och arbetsformer... 22 8.1 Stadsledningskontoret... 22 8.2 Intervjuer... 23 8.3 Fastighetskontorets tjänstemän... 25 8.4 Sammanfattande analys... 26 9 Alternativa handlingsvägar... 26 9.1 Alternativ 1 Strategiska frågor kvar på kommunstyrelsen, ändringar i reglementena, förändrad VP-process och nytt arbetsutskott under kommunstyrelsen... 26 9.2 Alternativ 2 Hela exploateringsverksamheten styrs politiskt av kommunstyrelsen, ändringar i reglementena, förändrad VP-process och nytt arbetsutskott under kommunstyrelsen 28 9.3 Alternativ 3 - Hela exploateringsverksamheten styrs politiskt av kommunstyrelsen och flyttas organisatoriskt till stadsledningskontoret... 28 9.4 Västerås stads strategiska fastigheter AB... 29 9.5 Konsekvens- och riskanalys av alternativa handlingsvägar... 29 10 Bilagor... 32 10.1 KS beslut om översyn 2014... 32 10.2 Kommunstyrelsens reglemente... 32 10.3 Fastighetsnämndens reglemente... 32 10.4 Särskilda direktiv för Fastighetsnämnden... 32 10.5 KFM delegation till FN att köpa och sälja fast egendom... 32 10.6 Ägardirektiv för VSSFAB... 32 10.7 KS beslut 2004 om samhällsbyggnadsenheten... 32
Sid 3 (32) 2 Sammanfattning Kommunstyrelsen uppdrog 2014-01-22, 10 åt stadsledningskontoret att se över roller och ansvar avseende strategiska exploateringsfrågor i syfte att öka kommunstyrelsens inflytande över exploateringsversksamheten. Exploateringsverksamheten, eller utvecklingen av mark och byggnader, är inte en isolerad verksamhet som bedrivs för sig utan den är starkt integrerad i samhällsbyggnadsprocessen. Förändringar i roller, ansvar, befogenheter och organisation för exploateringsverksamheten påverkar därför många andra delar i den kommunala verksamheten. Beslut om planering och genomförande som är av större principiell betydelse för många västeråsare eller av stor ekonomisk betydelse är att betrakta som strategiska. Styrelser och nämnder i Västerås ska samråda med kommunstyrelsen innan de fattar beslut i strategiska frågor. Ansvaret för exploateringsverksamheten ligger idag på fastighetsnämnden som det åligger att samråda med kommunstyrelsen i strategiska frågor. I kommunstyrelsens uppdrag ligger att hålla samman stadens exploaterings- och fastighetspolitik. Exploateringsfrågorna är med dagens bostadsbrist och näringslivskoncentration politiskt prioriterade frågor med nära koppling till regional utveckling. Verksamheten är olika organiserad i jämförbara kommuner men samtliga strävar efter att ge kommunstyrelsen ett stort inflytande i de strategiska frågorna. I organisationen finns en delvis splittrad bild av vad som är strategiska exploateringsfrågor och ett stort behov av att tydliggöra ansvar och roller. Missnöjet med dagens ordning uppfattas som stort i de politiska leden samtidigt som samarbetet på tjänstemannasidan uppfattas som bra. Mycket kan förtydligas och vässas i dagens arbetssätt. Andra organisationsformer än dagens kan också fungera effektivt. Organisationsförändringar torde dock inte med någon automatik lösa de beskrivna problemen. Oavsett organisationsform så är de viktiga åtgärderna att se över arbetsformerna genom att förtydliga och synliggöra roller, ansvar och befogenheter och processer samt att inom kommunstyrelsens verksamhet avsätta mer tid för beredning och hantering av strategisk viktiga frågor. De strategiska frågorna bör också hanteras mer aktivt i en bättre samordnad VP-process. Samtidigt får inte kommunstyrelsens arbete tyngas allt för mycket av operativa uppgifter. Tre alternativa handlingsvägar har skisserats. Gemensamt för de tre alternativen är att reglementena skrivs om, ett arbetsutskott inrättas under kommunstyrelsen, regelbundna presidiesamråd under kommunstyrelsens ledning genomförs med samhällsbyggnadsnämnderna och en tydlig VP-process för de strategiska frågorna etableras. Alternativ 1 innefattar de relativt omfattande förändringar som beskrivs i föregående stycke och de löpande frågorna hanteras av fastighetsnämnden. I alternativ 2 förs det politiska ansvaret för hela exploateringsverksamheten till kommunstyrelsen och i alternativ 3 överförs även tjänstemannaorganisationen för mark- och exploateringsverksamheten till kommunstyrelsen och stadsledningskontoret.
Sid 4 (32) 3 Uppdraget Kommunstyrelsen uppdrog 2014-01-22, 10 åt stadsledningskontoret att se över roller och ansvar avseende strategiska exploateringsfrågor. I uppdraget ingår att tillsammans med berörd förvaltning och nämnd genomföra en särskild analys och utredning avseende de strategiska exploateringsfrågorna. I beslutet anges att initialt bör en nulägesanalys som beskriver nuvarande former för samspel och samarbete, roller och ansvarsfördelningar etc, genomföras. Uppdraget har genomförts som en förstudie internt inom stadens organisation. Förstudien är framarbetad av stadsledningskontoret och fastighetskontoret i samverkan under stadsdirektörens ledning. Ett effektmål har varit att förstudieresultatet ska fungera som underlag för politiska beslut under 2014 om hur exploateringsfrågorna ska hanteras under kommande mandatperiod 2015-2018. Ytterligare effektmål är få fram en tydligt beskriven och välförankrad exploateringsprocess samt att få nöjdare kunder och nöjdare politiker och tjänstemän vid uppföljande mätningar 2017 jämfört med 2014. Denna förstudie jämte tillhörande missiv med beslutsförslag är uppdragets levererade produkt och resultat. 4 Exploateringsverksamheten - en del av samhällsbyggandet Exploateringsverksamheten är inte en isolerad verksamhet som bedrivs för sig utan den är starkt integrerad i samhällsbyggnadsprocessen. Strategiska beslut som lägger förutsättningarna för exploateringsprocessen är den översiktliga fysiska planeringen, kommunens boendeplaneringsstrategier, markanvisningspolicy, program för näringslivsutveckling och etablering, kommunens modeller för finansiering och redovisning av olika exploateringskostnader etc. Exploateringsprocessen tangerar och överlappar flera andra viktiga kommunala processer så som etableringsprocessen, lokalförsörjningsprocessen och processen för uppförande av nya byggnader alt ombyggnad för kommunala verksamheter. Ett exploateringsärende kan börja som ett sådant utifrån ett kommunalt eller privat initiativ till förändrad markanvändning. Det kan också starta som en fastighets- eller lokalfråga, med utgångspunkten att ändra användningen av själva byggnaden, för att senare i processen övergå till att även vara ett exploateringsärende med detaljplanearbete, justeringar i allmän platsmark etc. Ett exempel är att ändrad användning av byggnaden kräver ändrad detaljplan vilket i sin tur föder idéer om ytterligare ändrad markanvändning. Ett annat exempel är en process som startar i ett ombyggnadsbehov men där ny lokalisering av olika skäl blir aktuell under processens gång. Med detta sagt vill stadsledningskontoret poängtera att förändringar i roller, ansvar, befogenheter och organisation för exploateringsverksamheten påverkar många andra delar i den kommunala verksamheten. Exploateringsverksamheten är sällan eller aldrig en isolerad process utan den är en viktig delprocess i samhällsbyggandet där den samvarierar med övriga delprocesser. Från ett kund- eller
Sid 5 (32) kommuninvånarperspektiv möter man det kommunala miljö- och samhällsbyggnadsområdet med varierande utgångspunkter och egna processer. Som konsument av kommunens tjänster inom vård, skola, omsorg och kultur och friluftsliv. Som bostadssökande. Som invånare och besökare där det offentliga rummet skapar ramar för dina upplevelser. Som företagare som vill etablera eller utveckla verksamheter. Som byggföretag som bygger för egen eller andras förvaltning. Kommunens samhällsbyggnadsprocess möter och betjänar sålunda en rad olika typer av kundprocesser. 5 Definitioner Vid de intervjuer som genomförts har behovet av gemensamma definitioner framkommit. En tidig hypotes i förstudiearbetet har varit att de frågor som kommunstyrelsen vill öka sitt inflytande över inte enbart ryms inom avgränsningen strategisk exploateringsverksamhet. Därför följer här ett försök att beskriva några centrala begrepp kopplade till exploateringsverksamheten och fastighetsområdet som helhet. Definitionerna är allmänt formulerade utan koppling till Västerås Stads organisation och arbetessätt. En beskrivning av hur vi jobbar med dessa frågor återfinns längre fram i avsnittet Nulägesbeskrivning. Miljö- och Samhällsbyggnadsprocessen De sammanhängande aktiviteter som syftar till hållbar utveckling för orten Västerås genom att utveckla och bevara beteenden och fysiska strukturer på ett sätt som anpassats till vad miljön och människors hälsa långsiktigt tål. Till processen räknas ett brett spektrum av samhällsplaneringsuppgifter med fokus på regional utveckling, infrastrukturplanering, fysisk planering, boende, etablering, miljö, klimat och energi, avfall, gator och parker, vatten och avlopp, mark- och exploatering, lokal- och fastighetsfrågor, etc. Strategisk exploateringsverksamhet Beslut om planering och genomförande inom exploateringsprocessen som är av större principiell betydelse för många västeråsare eller av stor ekonomisk betydelse på så sätt att det inte ryms inom de ekonomiska ramar som kommunfullmäktige beslutat om eller att de påverkar avkastningskrav eller dylikt. Grunden till var, när, hur, hur mycket, till vad och till vilka samt varför exploateringsverksamheten ska bedrivas läggs fast i kommunens översiktliga planering som sålunda är av strategisk betydelse för exploateringsverksamheten. Exploatering Utveckling av resursen mark och byggnader den fasta egendomen. Med exploatering avses åtgärder för att anskaffa, bearbeta och iordningställa mark för att kunna bygga bostäder, affärer, kontor eller industrier. I exploateringsverksamheten ingår därmed också att bygga kompletterande gemensamma anordningar som gator, grönområden, VA- och elanläggningar med mera. Kommunen är den myndighet som avgör hur marken ska användas genom tillstånds- prövning men En kommun kan uppträda i många andra roller i samband med exploatering: markägare till den mark som ska exploateras, byggherre för exploateringsprojektet, entreprenör till andra organisationer,
Sid 6 (32) huvudman med serviceansvar för t.ex. gator, vatten och avlopp, nyttjare av de tomter som produceras för egen verksamhet, t.ex. bostäder, förskola och skola, ägare till tomter som upplåts med tomträtt. Kommunens exploateringsverksamhet innefattar inte bara utvecklingen av den fasta egendom som är i kommunens ägo eller ska användas för kommunal verksamhet utan i princip all ändrad markanvändning som kräver ändrad detaljplan och/eller kommunala investeringar i gator och parker och annan så kallad allmän plats. När det gäller exploatering av mark som inte ägs av kommunen utgår kommunens rådighet över exploateringsfrågorna från PBL:s planmonopol och de möjligheter som den lagstiftningen ger att ingå s k exploateringsavtal. När kommunen är fastighetsägare är markanvisningsavtal och tomträttsinstitutet viktiga verktyg. I exploateringsverksamheten ingår både kommunens verksamhet för att iordningsställa byggklar kvartersmark och de privata fastighetsägarnas investeringar. Ett ofta använt begrepp som till stora delar är synonymt med exploatering är plangenomförande. Det kommunala organ som ansvarar för exploateringsverksamheten driver verksamheten i nära samarbete med en rad andra kommunala verksamheter som exempelvis kommunledning, plan och bygglov, lantmäteri, gata - park, VA-huvudman, miljötillsyn etc. De viktigaste momenten i exploateringsprocessen är beställning av detaljplan, upprättande av genomförandebeskrivning till detaljplan, köp och försäljning av fast egendom och fastighetsbildningsåtgärder för genomförande av detaljplan, beställning av utbyggnad av allmän plats i enlighet med detaljplan, iordningställande av planlagd mark så att den kan tas i anspråk för bebyggelse, upplåtelse av mark för bebyggelse etc. Mark- och exploatering Ofta hanteras kommunens markfrågor av samma organisation som ansvarar för exploateringsprocessen. I markfrågorna ingår utveckling och förvaltning av kommunens markinnehav inom och utom planlagt område med hantering av avgäldsfrågor, tomträttsavtal, arrendeavtal och andra nyttjanderätter och servitut. Häri inbegrips förvaltning och utveckling av den så kallade markreserven. Kommunal exploateringsekonomi budget och redovisning De redovisningsfrågor som ska hanteras och redovisningslösningarna kan naturligtvis bero på i vilken av tidigare under Exploatering nämnda roller kommunen uppträder. Finansieringen av ett kommunalt exploateringsprojekt kan ske på olika sätt. Utgifterna kan finansieras med följande typer av inkomster: skattemedel avgifter för planläggning och bygglov genom markförsäljning till extern byggherre genom tomtförsäljning genom uttag av gatukostnadsersättning genom uttag av anläggningsavgifter för VA, el och fjärrvärme. Kommunerna håller ofta ihop budget och redovisningen av de exploateringsprojekt som ska finansieras med olika typer av upplåtelser av kommunal mark i en särskild exploateringsbudget respektive exploateringsredovisning. Fastighetsfrågor Köp och försäljning av fast egendom. Kan ske inom ramen för exploateringsprocessen men också som fristående åtgärd för specifika verksamhetsbehov.
Sid 7 (32) Markanvisning Markanvisning är en option för till exempel ett byggföretag att under en viss tid och på vissa villkor ensam få förhandla med en kommun om förutsättningarna för att uppföra ny bostadsbebyggelse eller att genomföra annan exploatering inom ett visst markområde. Boendeplanering Boendeplanering handlar om att analysera och bedöma vilka förändringar som behövs i bostadsbeståndet till följd av hur krav och önskemål samt efterfrågan från befolkningen förväntas utvecklas. Fastighetsförvaltning Att utveckla, bevara och förädla fastigheterna samt säkerställa att kunderna är nöjda och att fastigheternas ekonomi utvecklas enligt mål och planer. Lokalförsörjning Aktivitet som säkerställer det långsiktiga behovet av lokaler för de kommunalt finansierade verksamheterna i kommunen. Bygger på befolkningsprognos, demografiska förändringar, beskrivning av fastighetsbeståndet och bedömt behov av platser och lokaler under en x-årsperiod. Bidrar till en totalt sett god lokalhushållning med ändamålsenliga lokallösningar för verksamheternas behov. Lokalsamordning Samordning av olika verksamheters lokalutnyttjande för att optimera helheten. 6 Nulägesbeskrivning I detta avsnitt beskrivs hur Västerås stad organiserat exploateringsverksamheten och hur vi utformat samarbetet mellan stadens olika delar. 6.1 Stadens organisation Stadens organisation inom samhällsbyggnadsområdet är i grunden traditionell med separata nämnder för plan-, bygg-, och lantmäterifrågor, fastighetsfrågor, gatu- trafik- och parkfrågor och miljötillsyn, i princip med samma organisation som på 60-talet. VA-frågorna ligger sedan länge på det som numera är Mälarenergi AB. Kommunens helägda bostadsbolag Mimer AB är ett av Sveriges äldsta allmännyttiga bostadsföretag.
Sid 8 (32) Berörda förvaltningar och bolag är dock långt ifrån statiska i sin organisation. De genomgår tvärtom fortlöpande generiska förändringar och justeringar. Exempelvis så har FK sedan 2004 gått från en egen regiverksamhet med ca 340 medarbetare till en beställarenhet med ca 80 medarbetare. Även Tekniska kontoret har utvecklats till en mer renodlad beställarorganisation under senare år. Västerås Stads Strategiska Fastigheter AB (VSSFAB) är en fastighetskoncern fristående direkt under kommunfullmäktige. I Västerås saknas en sammanhållande bolagskoncern som innefattar samtliga bolag i stadens ägo. 6.2 Gällande reglementen och ägardirektiv Nedan redovisas ett urval från respektive dokument utifrån vad som bedömts relevant för denna utredning. I bilagor redovisas reglementen och direktiv i sin helhet. 6.2.1 Kommunstyrelsen Staden och de kommunala företagen ska ur ett lednings- och styrningsperspektiv utgöra en ekonomisk beslutsenhet en koncern. Kommunstyrelsen ska enligt reglementet leda och samordna utvecklingen inom bland annat följande områden Kommunens näringsliv Åtgärder för att främja en hållbar utveckling Mark- och bostadspolitiken Den översiktliga strategiska planeringen av mark, bostäder och vattenförsörjning Strategiska fastighetsfrågor Den översiktliga trafikplaneringen
Sid 9 (32) I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att leda och samordna utformningen av övergripande mål. 6.2.2 Fastighetsnämnden 6.2.2.1 Fastighetsnämndens reglemente Innan fastighetsnämnden avgör ärenden som är av principiell betydelse eller annars är av större vikt ska samråd ske med kommunstyrelsen. Fastighetsnämnden ansvarar bland annat för följande områden: Stadens samlade fastighetsägaransvar Fastighetsförvaltning för tillfredställande avkastning på fastighetskapitalet med beaktande av största möjliga koncernnytta. Lokalförsörjning Bostadsförsörjningsplanering innebärande upprättande av bostadsförsörjningsprogram Bostadsinformation till allmänheten Fördela småhustomter, förturer o d. Boendefrågor för personer med särskilda behov Förvaltning av jord- och skogsbruksmark Stadens mark- och bostadspolitik bevakning av stadens fastighetsjuridiska och ekonomiska intressen i plan- och plangenomförandeprocessen Vara huvudman för exploateringsverksamheten Besluta i ärenden om tomträtt, arrende, servitut o d. Företräda kommunen som sakägare Besluta, inom kommunfullmäktiges beloppsgränser, i ärenden om köp och försäljning av fast egendom. 6.2.2.2 Fastighetsnämndens särskilda direktiv Fastighetsnämnden har det strategiska ansvaret för att styra stadens samlade lokalutnyttjande så att verksamheterna har ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. Fastighetsnämnden beslutar hur lokalbehovet inom staden ska tillgodoses. Fastighetsnämnden har en viktig roll när det gäller företagsetableringar och ska erbjuda mark med geografisk spridning för olika typer av verksamheter och med varierad tomtstorlek. Fastighetsnämnden verksamhet ska vara affärsmässig och bära sina kostnader fullt ut. Fastighetsnämnden debiterar hyra enligt stadens hyresmodell som beslutas av kommunfullmäktige och förvaltas av fastighetsnämnden. Uppföljningen ska visa att man är effektiv och konkurrenskraftig. Exploateringsverksamheten ska särredovisas och intäkter får inte flyttas mellan verksamhetsområde förvaltning och verksamhetsområde exploatering. Även verksamhetsområde exploatering ska bära sina egna kostnader Uppföljning enligt de särskilda direktiven avser enbart verksamhetsområde förvaltning. Det framgår inte av de särskilda direktiven hur verksamhetsområde exploatering ska följas upp.
Sid 10 (32) 6.2.3 Dagens reglementen och direktiv i sammanfattning och uppställda så att jämförelse kan ske Kommunstyrelsen Fastighetsnämnden leder och samordnar utvecklingen av Innan fastighetsnämnden avgör ärenden som är av principiell betydelse eller annars är av större vikt ska samråd ske med kommunstyrelsen. Kommunens näringsliv Åtgärder för att främja en hållbar utveckling Mark- och bostadspolitiken har en viktig roll när det gäller företagsetableringar och ska erbjuda mark med geografisk spridning för olika typer av verksamheter och med varierad tomtstorlek. Det är viktigt att FN fullföljer intentionerna i tillämpliga policys och program samt medverkar i gemensamma processer och gemensamma utvecklingsprojekt Ansvarar för stadens mark- och bostadspolitik Ansvarar för: Bostadsförsörjningsplanering innebärande upprättande av bostadsförsörjningsprogram Bostadsinformation till allmänheten Fördela småhustomter, förturer o d. Boendefrågor för personer med särskilda behov Företräder kommunen så som sakägare Beslutar i ärenden om TR, arrende, servitut o d. Förvaltar stadsens jord- och skogsbruksmark Den översiktliga strategiska planeringen av mark, bostäder och vattenförsörjning Stadens samlade fastighetsägaransvar Fastighetsförvaltning för tillfredställande avkastning på fastighetskapitalet med beaktande av största möjliga koncernnytta Bevakning av stadens fastighetsjuridiska och ekonomiska intressen i plan- och plangenomförandeprocessen Vara huvudman för exploateringsverksamheten Exploateringsverksamheten ska särredovisas och intäkter får inte flyttas mellan verksamhetsområde förvaltning och verksamhetsområde exploatering. Exploateringen ska bära sina egna kostnader Strategiska fastighetsfrågor Besluta, inom kommunfullmäktiges beloppsgränser, i ärenden om köp och försäljning av fast egendom Den översiktliga trafikplaneringen ---
Sid 11 (32) --- Lokalförsörjning: Fastighetsnämnden har det strategiska ansvaret för att styra stadens samlade lokalutnyttjande så att verksamheterna har ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. FN beslutar hur lokalbehovet inom staden ska tillgodoses FNs verksamhet ska vara affärsmässig och bära sina kostnader fullt ut. FN debiterar hyra enligt stadens hyresmodell som beslutas av kfm och förvaltas av FN. Uppföljningen ska visa att man är effektiv och konkurrenskraftig Kommunstyrelsens reglemente har som sig bör mer fokus på övergripande strategier, prioriteringar, uppföljning och analys. Fastighetsnämndens reglemente har mer fokus på genomförande och verkställighet. Samrådsskyldigheten med KS är tydlig. 6.2.4 Västerås Stads Strategiska Fastigheter AB Ett koncernbolag bildat 2003 med uppgift att äga fastigheter som inte används för stadens kärnverksamheter men som är viktiga att äga för stadens fortsatta utveckling och för att säkerställa stadens infrastruktur. Gällande ägardirektiv är från 2007 och de anger att bolaget ska äga, förvalta och utveckla fastigheter inom Västerås stad som är av betydelse för stadens utvecklig. Detta inbegriper: Strategiska utvecklingsfastigheter Fastigheter i strategiska lägen ur exploateringssynpunkt Fastigheter som säkerställer stadens infrastruktur Fastigheter för utbildning Avsikten med bolaget var att ge staden möjlighet att agera såväl kort- som långsiktigt för att utveckla fastighetsinnehavet genom en annan budget- och planeringsprocess än som gäller för fastigheter inom den kommunala kärnverksamheten. På detta sätt skulle också stadens investeringsinsatser renodlas, dels för de strategiska fastigheterna och dels för den kommunala verksamheten. Under 2014 utreds stadens styrmodell inklusive styrningen av stadens bolag. Arbetet innefattar en översyn av gemensamma och specifika ägardirektiv och bolagens förhållande till stadens styrande dokument. Den mest påtagliga konsekvensen för Strategiska fastigheter är att ägardirektiven från 2007 ska revideras.. Översynen omfattar också en förstudie om bildandet av koncernbolag och hur detta kan bidra till att utveckla styrningen samt ekonomiska konsekvenser.
Sid 12 (32) 6.3 Stadens arbetsformer Kommunstyrelsens viktigaste styrmedel vad gäller exploateringsverksamheten är gällande reglementen, den översiktliga fysiska planeringen, bostadsstrategiska programmet och budgetprocessen. Reglementena anger tydligt att fastighetsnämnden ska samråda med kommunstyrelsen inför alla beslut av strategisk betydelse för staden. Den översiktliga planeringen innebär långsiktiga och strategiska beslut om förändringar i markanvändningen. I budgetprocessen avgörs slutligen vilka exploateringsprojekt som kan genomföras inom ramen för stadens finansiella mål. Stadsledningskontoret genom dess miljö- och samhällsbyggnadsenhet ansvarar för beredningen av de fastighets- och exploateringsfrågor som ska hanteras av kommunstyrelsen. 6.3.1 STRATSAM Till sin hjälp för styrning och samordning av de strategiska frågorna har kontoret ett strategiskt samhällsbyggnadsråd, till vardags benämnt STRATSAM. I STRATSAM sker löpande samråd i strategiska samhällsbyggnadsfrågor. Rådet består av chefer och nyckelpersoner från närmast berörda förvaltningar och bolag inom miljö- och samhällsbyggnadsområdet. Ordförande i STRATSAM är chefen för Miljö- och Samhällsbyggnadsenheten. 6.3.2 Styrgrupper En av STRATSAM:s viktigaste roller är att vara styrgrupp för stadens strategiska utvecklingsprojekt inom miljö- och samhällsbyggnadsområdet. De mest strategiska projekten kräver dock ofta både mötesfrekvens och arbetsformer utanför vad som STRATSAM klarar av. I dessa fall inrättas särskilda styrgrupper som kan ses som utskott till STRATSAM. Dessa styrgrupper innehåller färre ledamöter än STRATSAM men hämtas i regel ur STRATSAM och en avrapportering sker alltid till STRATSAM. Exempel på sådana projekt som leds av särskilda styrgrupper är översiktplan 2026, Kommunens bostadsstrategiska program - KBP, utvecklingen av stationsområdet - 3B och utvecklingen av hamnen. 6.3.3 Miljö- och samhällsbyggnadsenhetens roll STRATSAM inrättades 2004 efter beslut i kommunstyrelsen om samhällsbyggnadsenhetens roll och samspel med den övriga kommunala organisationen. Beslutet grundades på en konsultrapport utförd av Temaplan, se bilaga. Rapporten godkändes och stadsledningskontoret har därefter på uppdrag av kommunstyrelsen utvecklat samhällsbyggnadsenhetens arbete och samspel med övriga förvaltningar och bolag inom staden i linje med vad som angavs i rapporten. Utgångspunkten för Temaplans genomlysning var att staden fattat beslut om att i delar ändra ansvarsfördelningen mellan fastighetsnämnden och kommunstyrelsen för att säkerställa ett större inflytande för kommunstyrelsen över vissa strategiska bostads-, mark- och exploateringsfrågor, så kallade samhällsbyggnadsfrågor. Detta skedde genom att nämndernas reglementen ändrades och att stadsledningskontoret genom sin samhällsbyggnadsenhet gavs ett ansvar att samordna stadens planoch fastighetspolitik.
Sid 13 (32) Temaplans rapport klargör gränsdragningen mellan ytterst kommunstyrelsen och fastighetsnämnden samt vissa andra nämnder och styrelsers ansvarsområden och anger former för samspel och samarbete mellan stadsledningskontoret, fastighetskontoret och andra berörda förvaltningar och bolag. I en ny geografisk ekonomi med regionalisering, globalisering och specialisering där finansiering av bostadsbyggandet samtidigt avreglerats angavs bland annat följande framgångsfaktorer för det kommunala agerandet: Hög planberedskap med stort och varierat utbud av planer. Aktivt arbete i samverkan med andra parter inklusive marknadens aktörer för att bidra till stadens utveckling och tillväxt genom att åstadkomma nya attraktiva fysiska miljöer för hushåll och företag. Ett viktigt arbetsområde för miljö- och samhällsbyggnadsenheten är att bidra i ett sådant arbete för att säkerställa att den fysiska planeringen sker så att stadens strategiska mål nås. Enhetens roll, och därmed kommunstyrelsen/stadsledningskontorets roll utgår från ett modernt synsätt på ledarskap med långt gående decentralisering och ett stort mått av eget ansvar hos nämnder, förvaltningar och medarbetare. Stadsledningskontorets roll fokuseras på att initiera, inspirera, samordna och följa upp. Framgångsrik decentralisering kräver enligt Temaplan 2003 ett starkt centrum! Utredningen 2003 var förhållandevis detaljerad och exemplifierade på en konkret nivå viktiga arbetsuppgifter på miljö- och samhällsbyggnadsenheten: Utarbeta förslag till visioner och strategiska mål för samhällsbyggandet i Västerås Samordna och driva övergripande strategiutveckling Upprätthålla måldialog och diskutera målutveckling med stadens politiska ledning och ledningen för respektive berörd förvaltning i deras VP-arbete Samordna övergripande strategiska samhällsbyggnadsfrågor mellan stadens olika ansvarsenheter och med marknadens aktörer Samordna den fysiska planeringen gentemot andra politik- och målområden, inte minst inom områden som social- och integrationspolitik Upprätthålla en effektiv omvärldsanalys och intressebevakning Leda, samordna och följa upp analyser, utredningar och projekt av stor betydelse för stadens strategiska måluppfyllelse Mljö- och samhällsbyggnadsenhetens verksamhetsområde Miljö Översiktlig fysisk planering Mark och exploatering Bostadsbyggande Infrastruktur och trafik Fastighetsägande i princip Regional utveckling
Sid 14 (32) Västerås stads strategiska fastigheter AB Utgångspunkter för samverkan mellan miljö- och samhällsbyggnadsenheten och övriga förvaltningar och bolag: Styrelser och nämnder har eget totalansvar för verksamheten Samråd ska ske i strategiska samhällsbyggnadsfrågor Exempelvis är fastighetsnämnden reglementsenligt ålagd att samråda med kommunstyrelsen i ärenden av principiell betydelse eller annars av större vikt. Miljö- och samhällsbyggnadsenheten ansvar är att samordna förvaltningarnas och bolagens utveckling så att de anpassas till övergripande kommungemensamma strategiska prioriteringar som beslutas på underlag från enheten. 6.3.4 Politiska beredningar Rådande ordning som beskrivs nedan med kommunalrådsberedning och presideöverläggningar saknar samrådsorgan för dialog mellan kommunstyrelsen och fastighetsnämnden kring det som i reglementet uttrycks som ärenden av principiell betydelse eller annars av större vikt. 6.3.4.1 Kommunalrådsberedningen Politisk beredning av stadsledningskontorets beslutsförslag till kommunstyrelsen. Innevarande mandatperiod sitter alla kommunalråd från kommunstyrelsens majoritet i kommunalrådsberedningen. Här finns bland annat ordföranden i byggnadsnämnden, tekniska nämnden, miljö- och konsumentnämnden och Mälarenergi AB. Däremot saknas fastighetsnämndens ordförande. Oppositionen är inte heller representerad i kommunalrådsberedningen. 6.3.4.2 Presidieträffar Presidierna i byggnadsnämnden, fastighetsnämnden och tekniska nämnden träffas regelbundet tillsammans med ledande tjänstemän för att hantera nämndövergripande frågor. Byggnadsnämndens och fastighetsnämndens presidier träffas 4-5 gånger per år. Byggnadsnämndens fastighetsnämndens presidier träffar härutöver även tekniska nämndens presidium 2-3 gånger per år. Byggnadsnämnden och fastighetsnämnden träffar även kultur-, idrotts- och fritidsnämnden men mötesfrekvensen är oregelbunden. I och med att det är presidieträffar ingår oppositionen genom 2 vice ordf i resp nämnd. Stadsledningskontorets miljö- och samhällsbyggnadsdirektör kallas till dessa möten för att bidra med koncernlednings- och kommunstyrelseperspektivet. Innevarande mandatperiod är tre av nio av dessa presidieledamöter ordinarie ledamöter i kommunstyrelsen, fem av nio är suppleanter och en står helt utanför kommunstyrelsen. Lejonparten av de frågor som tas upp vid dessa presidieöverläggningar är operativa frågor helt inom dessa nämnders ansvarsområden. Teoretiskt finns dock en möjlighet att frågor av strategisk betydelse för hela koncernen lyfts och hanteras här innan de diskuteras i kommunstyrelsen och dess beredning. 6.3.5 Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden sammanträder en gång per månad med uppehåll under juli månad. Oftast hålls extra sammanträden vår och höst för att besluta om budget.
Sid 15 (32) Fastighets- och exploateringsfrågor kräver i vissa fall snabba beslut. Fastighetsnämnden har delegerat beslutanderätt i vissa frågor till fastighetsdelegationen och till fastighetsdirektören. Det förekommer även att fastighetsnämnden delegerar beslut i specifika ärenden till fastighetsdelegationen och direktör. Fastighetsdelegationen består av ordförande samt 1:e och 2:e vice ordförande. Ersättare är utsedda i särskilt beslut. Fastighetsdelegationen sammanträder 2 gånger per månad med uppehåll för sommaren. Fastighetsdelegationen bereder även ärenden till nämnd. 6.3.6 Västerås Stads exploateringsprocess Ett exploateringsprojekt i Västerås Stad utförs i enlighet med den exploateringsprocess som finns beskriven i en verksamhetsmanual på fastighetskontoret. Processen delas in i fem faser, idéfas, detaljplanefas, genomförandefas, överlämnandefas samt avslutningsfas. En viktig del i exploateringsprocessen är exploateringsekonomi. Ansvarig för att driva ett exploateringsprojekt från start till ett avslut ligger hos projektledaren på Fastighetskontoret. Det är i idéfasen som det huvudsakliga samspelet med stadsledningskontoret/kommunstyrelsen sker. Här avgörs huruvida en fråga är av sådan strategisk karaktär att den inledningsvis bör hanteras av kommunstyrelsen och i så fall på vilket sätt. I regel sker samspelet i form av att fastighetsnämnden samråder med kommunstyrelsen innan nämnden går till beslut. Det förekommer också att ett ärende initialt handläggs av kommunstyrelsen för att senare överlämnas till fastighetsnämnden med flera för slutligt genomförande. I vissa projekt av särskilt stor betydelse för stadens utveckling behåller kommunstyrelsen ansvaret in i fas 2 detaljplanefasen. Så har varit fallet vad gäller utvecklingen av stationsområdet och det så kallade 3B-projektet. De strategiskt avgörande besluten i exploateringsverksamheten ligger i huvudsak i idéfasen. 6.3.6.1 Idéfas Ett exploateringsprojekt kan påbörjas för externa projekt för bostäder och näringsverksamhet etc, eller för stadens egna verksamheters behov. Till exempel att hitta lämpliga platser för grupp- och äldreboenden. Skolomställningar som innebär att skolor läggs ned kan också resultera i att fastighetskontoret startar projekt för att ändra dess användning till annan passande verksamhet. Byggherrar (privata företag och enskilda personer) har möjlighet och ska uppmuntras att löpande komma med förslag till exploateringsprojekt. Ibland efterfrågar byggherrar byggklar mark och ibland är byggherren med i hela exploateringsprocessen från idé till genomförande. Översiktsplan och fördjupade översiktplaner är viktiga källor som ger vägledning om var nya exploateringsprojekt för både bostäder och näringsliv kan prövas. Ansvaret att driva frågan ligger hos fastighetskontorets projektledare. Redan i idéfasen kan kostnader uppstå för olika förundersökningar. Vid undersökning av lämplighet att bebygga ett område sker samråd med företrädare för olika förvaltningar och bolag. Stadsbyggnadskontoret bidrar med synpunkter på lokalisering av ny bebyggelse. Tekniska kontoret bidrar med kunskap om gator, parker och grönstrukturfrågor. Andra kontor och myndigheter som bidrar i ett samråd är Kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen, Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen och Länsstyrelsen. Om koncernledningsperspektivet så kräver deltar även stadsledningskontoret.
Sid 16 (32) 6.3.6.2 Detaljplanefas Fastighetskontoret beställer via beslut från Fastighetsnämnden detaljplaner på stadens mark. När det gäller exploateringar på privat mark beställs dessa av markägaren. För att säkra genomförandet av sådana planer tecknas exploateringsavtal mellan fastighetsnämnden och markägaren. Här regleras markägarens åtaganden m m. Detaljplaneprocessen ägs av Stadsbyggnadskontoret och ansvaret att driva denna process ligger hos planhandläggare. Projektledaren för exploatering ansvarar för att stadens fastighetsjuridiska och ekonomiska intressen i planerings- och genomförandeprocessen tillgodoses. Det innebär bland annat att tillses att detaljplanen uppfyller planbeställningens intentioner utifrån, tecknade avtal, exploateringsekonomi, genomförbarhet etc. 6.3.6.3 Genomförandefasen Vad som skall utföras framgår i stora drag av gällande detaljplan för området. Det är mycket viktigt att det finns en tydlig gränsdragning mellan vem som har ansvar för utförande och finansiering av olika åtgärder mellan Fastighetskontoret, Tekniska kontoret, Mälarenergi fastighetsägare och byggherrar. Projektledarens huvudsakliga roll under genomförandefasen är att ha det övergripande ansvaret för exploateringen, köp och försäljning av mark, kontakt med byggherrar och andra kunder. 6.3.6.4 Överlämnandefasen Projektledaren ansvarar för att rätt brukare tar över anläggningar, gator, parker, gemensamhetsanläggningar, dagvattenanläggningar och olik sorters ledningar. Brukare kan vara till exempel Tekniska kontoret, Mälarenergi eller en samfällighetsförening. 6.3.6.5 Avslutandefasen Projektledaren ansvarar bl.a. för att handlingar i projektet arkiveras. Det ska vidare dokumenteras vilka eventuella åtaganden som kvarstår och som är överenskomna i exploateringsavtal. Erfarenheter som är värda att tas med från projektet ska dokumenteras. En ekonomisk avstämning ska utföras. 6.3.7 Budgetering och redovisning av exploateringsverksamheten Exploateringsverksamhetens resultat- och balansräkning ingår i stadens resultat- och balansräkning. Resultatet från exploateringsprojekten redovisas som verksamhetens nettokostnader i stadens resultaträkning. Kapitaltjänstkostnader för exploateringsfinansierade investeringar och nyupplåtna tomträtter samt omsättningstillgångar, såsom ränta för pågående projekt och osålda tomter, redovisas också i resultaträkningen. Exploateringsprojektens vinstavräkningsjusteringar och osålda tomter redovisas som omsättningstillgångar i stadens balansräkning. Nyupplåtna tomträtter tillhör exploateringsverksamheten liksom exploateringsfinansierade investeringar. De redovisas som materiella anläggningstillgångar i stadens balansräkning. 6.3.7.1 Successiv vinstavräkning Redovisningsmetoden successiv vinstavräkning tillämpas för stadens exploateringsprojekt från och med år 2011. Metoden innebär att resultatet från pågående projekt redovisas löpande under projektets löptid.
Sid 17 (32) Den nya redovisningsmetoden sätter fokus på projektets kalkyl vilket har inneburit förbättrad kvalitet på kalkylerna vilket i sin tur främjar såväl stadens ekonomiska redovisning som exploateringsverksamheten. En viktig anledning till förändringen var att den gamla redovisningsmetoden inte överensstämde med god redovisningssed. Förändringen innebär också en minskad risk för att exploateringsverksamheten används som en resultatreglerande post i stadens redovisning. 6.3.7.2 Exploateringsfinansierade investeringar Samtidigt som successiv vinstavräkning infördes ändrades även redovisningsmetoden för investeringar som finansieras med exploateringsmedel. Förändringen innebär att utgifter för gator, parker och liknande, som ska behållas av staden, bokförs som investering i balansräkningen. Tidigare bokfördes dessa investeringar som kostnad i resultaträkningen. Denna förändring innebär en initial resultatförbättring i och med att kostnaden för investeringarna redovisas under anläggningarnas nyttjandeperiod, normalt 30 år för en väg, istället för att bokföras som kostnad direkt i projektet. Förändringen är ett nollsummespel i längden. Det är samma utgifter och inkomster som tidigare. Föregående redovisningsmetod för exploateringsfinansierade investeringar, som innebar direktavskrivning av investeringar, är inte tillåten enligt god redovisningssed. 6.3.7.3 Eget kapital I och med att exploateringsverksamheten belastas av kapitaltjänstkostnader för investeringar under lång tid efter projektavslut behöver verksamheten förstärka det egna kapitalet. Verksamheten belastas också av finansiella kostnader för osålda tomter. Vår (FK:s) bedömning är att det egna kapitalet behöver uppgå till drygt 120 % av de materiella anläggningstillgångarnas bokförda värde. Per den 31 december 2013 uppgick eget kapital till 65 % av de materiella anläggningstillgångarna. Under perioden 2014-2018 beräknas investeringarna inom exploateringsverksamheten uppgå till cirka 300 Mkr (exklusive 3B). 6.3.8 Lokalförsörjning Fastighetsnämnden har det strategiska ansvaret att styra stadens samlade lokalutnyttjande. Utgångspunkten för FNs arbete i detta avseende är att stadens verksamheter ska ha ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler samt att de lokaler som staden äger är uthyrda och används. Detta innebär bland annat att FN beslutar om hur lokalbehovet inom staden ska tillgodoses samt i vilken omfattning extern in-och uthyrning av lokaler ska förekomma. Det finns en etablerad berednings- och beslutsprocess inom ramen för lokalsamordningsgruppens arbete, som innebär att innebär att investeringar och inhyrningar ska godkännas av berörd nämnd före beslut i fastighetsnämnden. Principiella frågor förankras i kommunstyrelsen före beslut i fastighetsnämnden. Lokalförsörjning och samordning är egentligen processer som ligger utanför exploateringsprocessen och denna förstudie men överlappning sker ofta då frågorna ofta innehåller exempelvis lokaliseringsfrågor eller påverkar fastighetsinnehav etc. Ett väl utvecklat samspel mellan dessa processer behöver därför utvecklas inte minst på strategisk nivå.
Sid 18 (32) 6.4 Roller och ansvar Fastighetskontoret ansvarar för exploateringsverksamheten i staden men många kommunala förvaltningar och bolag är involverade i processen, exempelvis stadsledningskontoret, stadsbyggnadskontoret, tekniska kontoret, Mälarenergi AB, miljö- och hälsoskyddsförvaltningen och lantmäteriförvaltningen. Stadsledningskontoret genom miljö- och samhällsbyggnadsenheten är beställare (eg ombud för kommunstyrelsen) av de strategiska projekten. När det kommer till genomförandet ligger det operativa ansvaret i huvudsak på fastighetskontoret, stadsbyggnadskontoret och tekniska kontoret. Inom ramen för budgetprocessen fattas operativa beslut om byggnation av skattefinansierade allmänna platser. Dessa beslut är i regel konsekvenser av att detaljplaner antas och där visst genomförande förutsatts ske via tekniska nämndens skattefinansierade investeringsbudget. I stadens budgetprocess benämns dessa investeringar som strategiska. Samma benämning används också för kultur-, idrotts- och fritidsnämndens investeringar i allmänt tillgängliga anläggningar som en följd av antagna detaljplaner, exempelvis fritidsbåtshamn, eller badanläggningar. När en byggherre ska exploatera på egen mark bevakar fastighetskontoret stadens frågor. Det kan till exempel röra sig om nyanläggningar och utveckling av kommunala gator och parker. Tekniska kontoret utreder vilka åtgärder som behövs utföras och vilka kostnader som uppstår. Fastighetskontorets uppgift är att teckna ett exploateringsavtal med byggherren. Avtalet reglerar vilka åtgärder som byggherren är skyldig att utföra och om byggherren ska betala till staden för gator och parker som är till nytta för nyexploateringen. Fastighetskontoret bevakar avtalet och tar in de pengar som avtalats om. Pengarna förs över till Tekniska kontoret när åtgärderna ska utföras. Om staden exploaterar på egen mark finns olika varianter på hur kommunala gator och parker finansieras. Täcker exploateringsintäkterna byggandet av kommunala anläggningar så hjälper Tekniska kontoret till vid projektering och byggledning i den mån de hinner. När anläggningarna är byggda och tagna i bruk tar Tekniska kontoret över skötsel och drift. De färdiga anläggningarna, i form av till exempel gator och parker, förs in i fastighetskontorets anläggningsregister. Pengar måste avsättas för ränte- och avskrivningskostnader under hela avskrivningstiden, som är 33 år. En annan variant på exploateringsprojekt är när det ska nyanläggas större trafikleder som inte ska täckas av exploateringsintäkter. Då tar Tekniska kontoret upp investeringen i investeringsplanen. När anläggningen är färdig och tagen i bruk förs anläggningen till Tekniska kontorets anläggningsregister. Tekniska kontoret hjälper även till med projektering och byggledning av icke-kommunala vägar och lekplatser tex anläggningar som utgör en del av en gemensamhetsanläggning och kommer att förvaltas av en samfällighet. Dessa anläggningar utgör ej investeringar. I projektgrupperna för exploateringsprojekt behandlas vad som ska bli allmän mark och vad som ska bli kvartersmark. Fastighetskontoret och Tekniska kontoret kommer överens om vem som ska betala vad och i vilken utsträckning exploateringsmedel ska täcka investeringar i allmän mark. 6.4.1 Samarbete inom Fastighetskontoret 6.4.1.1 Internt inom MEX Arbetet i exploateringsverksamheten sker i nära samarbete med markförvaltning och tomträttsverksamheten. Något som underlättar samarbetet är att alla personer har sina arbetsplatser intill varandra.
Sid 19 (32) Tomträttshandläggarna hanterar köp- och försäljning av fastigheter. De hjälper även projektledarna inom exploatering med de köp och försäljningar som sker i exploateringsprojekten. Om exploateringsprojektet utgörs av ett småhusområde med styckebyggartomter blir flödet av upprättade köpekontrakt och köpebrev omfattande. I arbetet med köp och försäljning ingår bevakning av avtal, lagfartsansökningar och ansökan om olika lantmäteriförrättningsåtgärder. Tomträttshandläggarna hanterar egna fakturor liksom de underlag till fakturor som projektledarna tar fram inom sina projekt. Vid omreglering av tomträttsavgälder hjälper projektledarna till med att ta fram och göra en bedömning av markvärden för bostads- och näringslivstomträtter. För att stimulera nybyggnation av hyresrätter erbjuds byggherrar att marken upplåts med tomträtt. De nyupplåtna tomträtterna behålls inom exploateringsverksamheten. Nyupplåtelsen av tomträtter sker i samarbete med tomträttshandläggarna som också hjälper till med förvaltningen av dessa tomträtter. Markförvaltning tar över förvaltningen av osålda exploateringstomter när exploateringsprojekten avslutas. För att finansiera kostnader, som tex skötsel av mark och fastighetsskatt, utarrenderas marker för olika ändamål. De marker som är utarrenderade och kan eller ska exploateras behöver ha lämpliga arrendetider. Det sker en tät dialog mellan markförvaltare och projektledare för att anpassa arrendeavtalens utformning. Inom ett exploateringsområde behöver ofta korta arrendeavtal upprättas. Det kan till exempel röra sig om att byggherrar behöver mark för uppställningar eller upplag. Markförvaltare bistår då med upprättande av arrendeavtal och förvaltningen av avtalet. Om ett område, som ska exploateras, behöver skogsavverkning, ombesörjer markförvaltning att åtgärderna utförs. Det hålls planeringsmöten varje måndag, benämnt PEX. Vid dessa möten deltar projektledare, tomträttshandläggare och markförvaltare. 6.4.1.2 Samarbeten mellan MEX och övriga Fastighetskontoret Vid PEX-möten deltar även de tre medarbetarna som arbetar på enheten Utredning och Expertstöd. Det är enhetens chef, fastighetsstrateg samt mark och miljöspecialist. Exploateringsverksamheten har mycket samarbete med medarbetarna på Utredning och Expertstöd. Miljöskulder i marker kan vid sanering uppgå till stora belopp. Det är viktigt att i ett tidigt skede få grepp om föroreningshalter och möjliga saneringsmetoder. Till exempel har det varit omfattande arbeten med förorenade marker vid exploatering på Lillåudden, Öster Mälarstrand samt vid muddring av Gäddeholms småbåtshamn.. I ett exploateringsprojekt är exploateringsekonomin mycket viktig. I början på ett exploateringsprojekt upprättas en exploateringskalkyl. Kalkylen förfinas till dess att ett genomförandebeslut fattas och då fastställs kalkylen. Under arbetet med projektet uppstår många ekonomiska frågor. Samarbetet med de ekonomer på Fastighetskontoret som är experter på exploateringsekonomi är basal. Vid införandet av det nya redovisningssättet successiv vinstavräkning har det gemensamma arbetet med ekonomerna varit intensivt. I detta arbete ingick även upphandling och utveckling av ett nytt datasystem som skulle stödja ny redovisningsmetod. Till detta har även nya rutiner för ekonomisk uppföljning av exploateringsverksamheten tagits fram.
Sid 20 (32) 6.5 Genomförda granskningar I december 2011 genomförde Ernst o Young en revisionsgranskning av intern kontroll och styrning av exploateringsprojekt inom Mark och Exploatering. Frågor som belystes i granskningen var upphandling, avtal med leverantörer, överensstämmelse i beställning av varor och tjänster, rätt attestering av kostnader, upprättande av kalkyler, om dokumenterade projektmöten genomförs löpande, avslutas projekten korrekt, om systemstöd finns för uppföljning samt återrapportering till fastighetsnämnd. Granskningen genomfördes av fem pågående projekt och ett avslutat projekt. I stort konstateras att verksamheten fungerar bra. Det som revisorerna lämnade synpunkter på var bland annat förknippade med ekonomi och ekonomisk uppföljning samt återrapportering till fastighetsnämnd. Revisorerna lämnade också förslag på förbättringsåtgärder. Efter detta har ett nytt ekonomisystem som stöder exploateringsverksamheten tagits i bruk. Även rutiner för återrapportering till nämnd har tagits fram. Statskontoret gjorde under 2012 en rad granskande besök hos flera kommuner. Syftet var att undersöka hur kommunernas marktilldelning för bostadsbyggande gick till. Västerås var en av de städer som undersöktes. Statskontoret slutsatser sammanställdes i en rapport där förfarandet i varje kommun presenterades. Efter rapporten har dels en ny markanvisningspolicy för Västerås beslutats av fastighetsnämnden och dels har ett öppet register för beslutade markanvisningar upprättats av nämnden bl.a. för att öka transparansen i stadens markanvisningar. Genomförda granskningar har inte berört samspelet mellan kommunstyrelsen och fastighetsnämnden i strategiska frågor och bedöms därmed sakna specifik relevans för den nu redovisade förstudien. 7 Omvärldsanalys Vi kan konstatera att exploateringsfrågorna är centrala för den regionala utvecklingen inkluderande bostadspolitik, näringslivspolitik, miljöpolitik etc. Storstadsområdena, som Västerås tillhör, utvecklas starkt befolkningsmässigt just nu vilket innebär att fastighetsvärdena ökar som i sin tur medför att exploateringsverksamheten ökar i volym. Detta ställer stora krav på korta handläggningstider samt korrekta, genomlysliga och förutsägbara processer. Många utredningar som berör exploateringsverksamheten har genomförts de senaste åren utifrån många olika perspektiv i verksamheten. Kritik mot byråkratiska processer och långa beslutsvägar liksom icke transparens i markanvisningar har framförts. Ett omfattande utredningsarbete för att öka takten i planläggandet och stimulera bostadsbyggandet bedrivs just nu av regeringen. Om reformarbetet kommer att resultera i ny lagstiftning efter riksdagsvalet 2014 kommer det att påverka ramarna för kommunernas exploateringsverksamhet i betydande grad. Vi bedömer dock att påverkan inte gäller hur kommunerna organiserar sin exploateringsverksamhet. Det är dock ett av många tecken på att plan- och bostadspolitiken för närvarande är ett prioriterat politiskt område. Det är därför också naturligt att kommunernas ledande politiker prioriterar dessa frågor så länge dessa planeringsfrågor inte är lösta.