Funktionärshandboken 2009-09-05

Funktionärshandboken 2009-09-05

Höstpokalen Stocholms stora cup för breddlag. Varför Höstpokalen? Ger barn och ungdom i Stockholmstrakten en fin fotbollsupplevelse. Stärker det sociala nätverket i Barkarby Skälby genom att öka kontakten mellan familjerna. Ger en vinst som är nödvändig för att betala våra investeringar i konstgräset på Veddesta och Strömvallen. Marknadsför föreningen mot andra föreningar, spelare och eventuella sponsorer. Vem arrangerar Höstpokalen? Bele Barkarby Fotboll helt genom ideella krafter. En nödvändig förutsättning är att föräldrar och de lite äldre spelarna ställer upp som funktionärer före och under cupdagarna. Mer om höstpokalen: På cupens hemsida Inbjudan: Cupens mailadress: http://www.belebarkarby.se/hostpokalen finns att ladda ner på hemsidan hostpokalen@belebarkarby.se Tävlingsledning 2009: Tävlingsledningen tillsammans med kansli sköter inbjudan, anmälan, betalningar, priser, spelschema och annat övergripande. Tävingsledningen startar sitt arbete på våren. Tävlingsledning 2009: Lars-Olof Olsten lars-olof.olsten@newcap.se 0708-24 75 90 Tomas Engblom te@engark.se 0708-760 790 Speldagar 2009: fredag 2/10 lördag 3/10 söndag 4/10 fredag 9/10 lördag 10/10 söndag 11/10 2

Innehållsförteckning Uppgifter före, under och efter cupen. Dessa utförs av föräldrar och junior/seniorlagen Vem gör vad, när? sid 4 Transporter 30/9-1/10 och 12-16/10 sid 5 Transport av mål till Barkarby Skälby (vi lånar mål från arenor i vår närhet) Återtransport av målen (efter cupen) Planering och Inköp Café och grill 25/9 1/10 samt 7-9/10 sid 6 Planering, inköp och transport av varor till Café och grill. Kolla att nödvändig utrustning finns. Upprätta prislistor. Förberedelser inför cupen (30/9-1/10) sid 7 Färdigställer välkomstinformation mm till lagen Sekretariat och tävlingsledare (alla cupdagar) sid 8 Sekretariat Veddesta Sekretariat Strömvallen Ansvarar för information, resultat, spelschema, prisutdelning, domare/planvärdar, parkeringsvakter. Tar emot lagen när de kommer och delar ut info, paketter mm. Cafébemanning (alla cupdagar) sid 11 Café Veddesta Café Strömvallen Kompletteringsinköp Städning och återställande av anläggningarna. Grillbemanning (alla cupdagar) sid 12 Grillen Veddesta Grillen Strömvallen Kompletteringsinköp Städning och återställande av anläggningarna. Lotterier (alla cupdagar) sid 13 Anordna lotterier och sälja lotter, svara för vinstutdelning. Matchvärdar (planvärdar) (alla cupdagar) sid 14 Ansvarar för matcher och resultatrapportering vid en eller flera planer. Stöttar domarna. Kritar vid behov grusplan. Parkeringsvakter (vissa cupdagar) sid 15 Sköter parkering vid Strömvallen Sjukvård sid 16 3

Vem gör vad, när? Senaste informationen finns på: www.belebarkarby.se/hostpokalen/funktionarer 4

Transporter 30/9-1/10 och 12-16/10 Ansvarig 2009: Uppgift: Se till att mål finns på planerna och lämna tillbaks dem efter cupen. Se till att målen är hela. Transport av mål till Veddesta och Strömvallen samt mellan Veddesta och Strömmis (i har tidigare lånat mål från Grimsta IP) Återtransport av målen skall ske efter cupen. Kritning och målning av planerna sköts av Kansli (Pelle J) och av idrottsförvaltningen. -----Totalt behöver vi 12 st 5-mannamål och 16 st 7-mannamål. De befintliga målen på Strömmis och Veddesta inventeras och de mål som behövs utöver dessa beställs från annan idrottsplats. Lastbil och ca 4 personer behövs för att klara av detta jobb! Målen skall vara på plats på torsdag 1/10 och köras tillbaks i veckan efter cupen. Så här möblerar vi planerna (OBS två varianter för Strömvallen, 5-manna och 7-manna): 5

Planering och Inköp Café och grill I god tid före cup samt 25/9-1/10 samt 7-9/10 Uppgift: Planering, beställning och inköp av varor till Café och grill. Upprätta prislistor. Svara för kassarutiner. Hämtning och transport från butik samt fördelning av varororna till Veddesta resp. Strömvallen. Grundinköp inför respektive helg, samt kompletteringsinköp. Tillse att utrustning (kaffekokare, grillar, smörgåsjärn, grillkol, soppåsar etc finns) Kansliet är behjälpligt med att avhjälpa utrustningsbrister. Detta är en stor och viktig uppgift. Lämpligt att ett par erfarna funktionärer som gjort detta förut är rådgivande i gruppen, kansli bör också ingå. När det gäller inköp finns god erfarenhet från tidigare cuper. Lathund över vad som behöver köpas, med mängder, finns. Vi brukar handla det mesta på Willys men det kan vara värt att kolla om det går att köpa billigare på annat sätt. Inköpskort med rutin för köp mot faktura finns på kansliet. Det är mycket som skall köpas in och transport och fördelningsjobbet skall inte underskattas. 6

Förberedelser inför cupen (30/9-1/10) Uppgift: Plocka ihop div införmation, spelschema mm och stoppa i kuvert som lagen får vid ankomst. Förbereda (iordningsställa) priser och plaketter. Förbereda anslagstavlor, skyltning mm. Samordnas med sekretariat och kansli 7

Sekretariat Uppgifter Sköta sekretariat på Veddesta och Srömvallen Arbetsinstruktion Sätta upp anslagstavla med information om matcher, regler, planskiss mm i god tid innan lagen kommer. Skriva ut matchunderlag till matchvärdarna. Se till att tävlingsledning infinner sig samt att de följer sin arbetsbeskrivning. Se till att matchvärdarna lämnar sina mobilnr. Ta emot lag som kommer till arenan och ge dem kuvert med information. Dela ut plaketter vid lagens ankomst (gäller endast när lagen inte har slutspel. Dvs femmanna) Assistera tävlingsledningen vid behov. Se till att resultaten förs in på i matchrapporteringssystemet. (Se separat datainstuktion) Tillsammans med tävlingsledning räkna fram vilka lag som går vidare från grupperna. Uppdatera matchschemat för slutspelet Skriva ut och sätta upp resultat och tabeller på anslagstavlan. Dela ut plaketter till lag som spelat färdigt (gäller endast där slutspel finns och de lag som inte placerar sig 1-4 i slutspelet). I vissa klasser går bästa 3:or vidare och i de fall där det är osäkert om visst lag går vidare, delas plaketter ut till dessa lag. Skulle de sedan gå till semifinal får de återlämna plaketterna innan semifinalen spelas. Betala domarna om tävlingsledningen inte har möjlighet att göra detta. Pengar tas från fiket, domarna ska lämna kvitton med namn, adress och personnr. LÖSA OVÄNTADE PROBLEM Exempel på problem Elen/Servern slås ut. Det ska alltid finnas utskrifter som kan användas då detta händer. Manuella tabeller förs. Plaketterna börjar ta slut. Kolla med Strömvallen i första hand, därefter kontakta Tomas Engblom. Kan vi inte få fram fler skickas dom till lagen i efterhand. En olycka sker. Snabbt rapportera till tävlingsledning. 8

Tävlingsledning Arbetsinstruktion Se till att sekretariatpersonal finns på plats och följer sin arbetsinstruktion. Gå igenom laguppställningarna och verifiera att ingen överårig finns. Finns sådan ska dispens finnas antingen från STFF eller från tävlingsledningen. Se till att domare finns på plats, stämma av att de vet vilka matcher de ska döma och att de har koll på reglerna. Speciellt i slutspelet då det är straffar och golden goal. Instruera domarna om att de ska rapportera ledare, spelare och publik som uppträder störande. Assistera sekretariatet med att ta emot lag som kommer till arenan och ge dom kuvert med information. Dela ut plaketter till lag som spelat färdigt (gäller endast de lag som inte placerar sig 1-4 i slutspelet). I vissa klasser går bästa 3:or vidare och i de fall där det är osäkert om visst lag går vidare, delas plaketter ut till dessa lag. Skulle de sedan gå till semifinal får de återlämna plaketterna innan semifinalen spelas. Betala domarna (kan även göras av sekretariatet). Pengar tas från fiket, domarna ska lämna kvitton med namn, adress och personnr. Ansvara för att eventuell prisutdelning sker så snart finalspelet är klart. Kontrollera att det är snyggt och prydligt på arenan. I förekommande fall tömma sopor (behövs troligen inte förrän dagen är slut) samt meddela caféansvarig att någon måste ut och städa. Ansvara för all extern kontakt som uppstår plötsligt, t ex med media, myndigheter mm. Direkt rapportera till Lars-Olof Olsten eller Tomas Engblom. LÖSA OVÄNTADE PROBLEM Exempel på problem Protest inlämnas av något lag. Protest mot domslut avslås alltid. Domarens beslut gäller. Protest mot att lag använt otillåten spelare (t.ex. överårig, avstängd spelare, spelare som spelar i flera lag i samma åldersklass) innebär att felande lag förlorar matchen med 3-0. Även om protest inte lämnas in och felet uppdagas gäller detta. 9

Instruktion för resultatrapportering, datasystemet Vi använder ett web-baserat egenutvecklat system för rapportering av resultat och uträkning av tabeller mm. Snarast möjligt efter färdigspelad match skriver vi in resultatet i systemet. Det blir då omgående tillgängligt på hemsidan. Efter varje omgång skriver vi ut resultat och tabeller samt anslår dessa på anslagstavla utanför kansliet. Vi försöker snabbt och ofta skriva ut och anslå resultat och tabeller! Systemet generarar också listor som används av planvärdarna och av domarna. Höstpokalen spelas i femmanna- och sjumannaklasser. I Femmannaspelet visas inga resultat på hemsidan, vi behöver därför inte registrerar resultaten i datorn, utan det räcker att notera dem på papper (använd matchprogrammet i pärmen.) Sjumannaspelet är uppdelat i ett grundspel (seriespel) och ett slutspel (cupspel). Viss manuell hantering krävs för att upprätta spelschemat för slutspelen. I sekretariatspärmen på Veddesta och på Strömvallen finns en fullständig instruktion för handhavande av resultarapporteringen.. 10

Cafébemanning Uppgift: Sköta café. Arbetsinstruktion: Iordningställa på morgonen (öppna upp, ställa fram, koka kaffe, fixa mackor etc.) Bemanna Café och sälja varor. Städa undan efter cupdagarna. Slutstäda invändigt efter cupen. (Diska, Sopa, våttorka, ställa undan). Löpande städa och tömma papperskorgar på arenan. Övrigt: Ansvara för café, serva och sälja fika, korv, läsk mm i cafét på Veddesta och på Strömvallen. Samarbetar med gruppen Planering/Inköp/transport samt med Kansli Kompletteringsköp av varor som plötsligt tar slut: (rutin, kvitto etc.) Kuponger: Domare, ledare i de gästande lagen samt vissa kommunpolitiker har kouponger som berättigar till fri lunch eller fika. Riv eller kryssa använd kupong. 11

Grillbemanning Uppgift: Sköta grillen, sälja hamburgare. Läsk mm. Arbetsinstruktion: Iordningställa på morgonen (resa partytält, ställa fram, tända grillen, hacka grönsaker etc.) Bemanna Grillen. Städa undan samt städa omklädningsrummen efter cupdagarna. Slutstäda utvändigt, riva tält samt slutstäda omklädningsrummen (sopa, våttorka) efter cupen. Övrigt: Ansvara för café, serva och sälja fika, korv, läsk mm i cafét på Veddesta och på Strömvallen. Samarbetar med gruppen Planering/Inköp/transport samt med Kansli Kompletteringsköp av varor som plötsligt tar slut: (rutin, kvitto etc.) Kuponger: Domare, ledare i de gästande lagen samt vissa kommunpolitiker har kouponger som berättigar till fri lunch eller fika. Riv eller kryssa använd kupong. 12

Lotterier (alla cupdagar) Ansvarig 2009 Ingrid Kennerstedt Uppgift: Anordna lotterier och sälja lotter, svara för vinstutdelning. LOTTERIER I HÖSTPOKALEN Under alla cupdagarna säljer vi lotter, så länge vinsterna räcker. Alla BBFF-lag som spelar Höstpokalen skänker priser till lotterierna. Varje spelare lämnar tre inslagna paket, värde max 100:- för alla tre tillsammans. Lotterna säljs sedan för 5:- styck i speciella stånd och vid vinst så får man välja fritt ur pakethögen direkt. Vi tar också gärna give-aways, presentreklam eller annat gåvor utöver paketen och det behöver man inte slå in. Om vi får in lite dyrare saker så gör vi ett 10:- lotteri med förutbestämda vinster, men det vet vi först när alla lämnat in. Tänk på att målgruppen i första hand är barn och välj inga saker som kan uppfattas som olämpliga (t ex fickknivar). Även vuxna tycker det är kul att vinna, men märk gärna paketen vuxen. På förekommen anledning kan det också vara bra att skriva pojke eller flicka om man väljer saker som kan tyckas vara typiska för något av könen. Paketen lämnas in hos Ingrid Kennerstedt, Kometvägen 15 (bortre änden av Strömvallen). De lag som spelar första helgen (2 4/10) lämnar in sina paket senast torsdagen den 1/10 och de lag som spelar andra (9 11/10) lämnar in senast den 8/10. Samla gärna ihop paketen lagvis. Lotterna säljs av P02 och F02 på både Veddestavallen och Strömvallen. Lagen får scheman och separata instruktioner. Det går utmärkt att spelarna själva säljer, men det behövs minst en gärna två vuxna per pass som kan hjälpa till och hålla koll. Lotterierna brukar vara lättsålda och de ger en bra förtjänst till klubben. Under Höstpokalen 2008 blev förtjänsten på lotterna drygt 16 000:-! 13

Matchvärdar (planvärdar) (alla cupdagar) Uppgift: Matchvärden ansvarar för en eller flera planer och de matcher som spelas där, samt rapporterar resultatet till sekretariatet. Arbetsinstruktion Anmäl er hos sekretariat och lämna ert mobiltelefonnr. Se till att ni har telefonnr till sekretariat eller tävlingsledning. Om ni har första passet för dagen så får ni väst samt papper med dagens matcher. Om ni avlöser någon så ta kontakt med vederbörande och få väst och matchschema från denne. Se till att matcherna startar i tid Se till att domarna är i tid till match. (domarlista finns med telefonnr) hos sekretariat. Hålla rätt på bollarna vid domarbyten. Vid behov krita grusplan. Stötta domarna vid otrevlig stämning vid eller på plan. Är ledare eller publik otrevlig så brukar det räcka att ställa sig i närheten och titta på dom. I förekommande fall hämta tävlingsledning. Rapportera incidenter till sekretariat/tävlingsledning. Lämna in resultatet omgående till sekretariat efter varje match. OBS VIKTIGT! (gå till så snart matchen är färdig sekretariatet och rapportera matchnummer och resultat) Vid behov döma matchen (om domare uteblir och ingen annan domare kan döma) 14

Parkeringsvakter (alla cupdagar) Sköter parkering vid Strömvallen där parkeringsplatserna är få och felparkering på småvägarna omkring idrottsplatsen kan försvåra för de boende att komma fram. Parkering Arbetsinstruktion Anmäl er hos sekretariat och lämna ert mobiltelefonnr. Se till att ni har telefonnr till sekretariat eller tävlingsledning. Förhoppningsvis finns karta på närområdet hos sekretariatet som ni har med er. Om ni har första passet för dagen så får ni väst. Om ni avlöser någon så ta kontakt med vederbörande och få väst och ev. instruktioner från denne. Parkeringsförbud råder på Norrskensvägen (enkelriktad gata som går utmed Strömvallen). En av vakterna bör stå där när det är 5 manna fotboll och dirigera bort bilarna. Bilarna får inte ställas så de blockerar infarter etc. Se till så attt lämpliga skyltar är uppsatta. Försök förmå bilarna att ställa sig på Vårdkasevägen (andra sidan av Skälbyvägen), vid dagiset på Banvägen eller Tellusvägen. Vid problem kontakta sekretariatet. Parkering förbjuden på Norrskensvägen 15

Sjukvård Viss sjukvårsutrustning finns på caféerna. Tävlingsledningen kan hänvisa till sakkunniga. Vid allvarligare olyckor eller sjukdom ring SOS alarm 112. 16