Vårterminsmöte 2015 Sektionsmötesprotokoll

Transkript

1 Vårterminsmöte 2015 Sektionsmötesprotokoll Sektionen för Industriell Ekonomi Lunds Tekniska Högskola 16 April 2015

2 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll SEKTIONSMÖTESPROTOKOLL Vårterminsmöte 2015, Sektionen för Industriell ekonomi Tid: Torsdag 16 april, 2015 kl Plats: Maskinhuset sal M:A, LTH Närvarande: Se närvarolista, bilaga 5. Ärenden: 1. Mötet öppnas Ordförande Joel Oredsson förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Inspektor Andreas Norrman föreslogs. Mötet beslutade välja Andreas Norrman till mötesordförande. 3. Val av mötessekreterare Louise Lyckvik föreslogs. Mötet beslutade välja Louise Lyckvik till mötessekreterare. 4. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare Hannes Helin och Lisa Merkoulova föreslogs. Mötet beslutade välja Hannes Helin och Lisa Merkoulova till justeringsmän tillika rösträknare. 5. Närvaro och adjungeringar Närvarolista skickas runt, se bilaga 5. Mötet beslutade adjungera eventuella gäster som inte är sektionsmedlemmar med yttrande- och yrkanderätt. Sida 2 av 17

3 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll 6. Godkännande av dagordning och mötets utlysande Hedda Nilsson yrkade på följande ändringar/tillägg av dagordningen: Flytta Val av Arbetslivsutskottsordförande från punkten Val av förtroendevalda till punkt Val av poster i Sektionsstyrelsen. Val med motkandidaturer läggs som en separat punkt vid namn Val av poster i Sektionsstyrelsen och förtroendeposter innan Val av poster i Sektionsstyrelsen samt erfoderliga redaktionella ändringar genomförs. Godkänna följande sena handling: "Proposition angående det Internationella Utskottets ansvarsfördelning" från höstterminsmötet Kommer behandlas under punkt 10. a. Lägga till en punkt Val av temporär mötesordförande innan punkten Val av Inspektor (som blir en egen punkt) eftersom Andreas Norrman kandiderar till Inspektor. Mötet beslutade bifalla ovanstående yrkanden på ändringar (i klump). 7. Sektionens Styrelses förslag till budget för nästkommande verksamhetsår (Bilaga 1) Olle Gemfors presenterade Styrelsens förslag på budget inför kommande verksamhetsår. Olle Gemfors yrkade på sänka totala intäkterna för nollningen under HT med kr, höja totala intäkterna för nollningen under VT med kr, kostnaderna för nollningen under VT med kr, samt höja kostnaderna för SRI under HT med 300 kr. Mötet beslutade anta budgeten med föreslagna förändringar. 8. Sektionsstyrelsen, utskott och grupper informerar om pågående aktiviteter a. Styrelsen Hållt stormöten samt genomfört utvärderingar av bland annat Styrelsens sammansättning, Sektionens ekonomi, Tackresa och Rekryteringen. b. Seniors Jobbat väldigt mycket med Styrelsen sammansättning, arkivering samt införandet av en likviditetsreserv. c. Pryl Kollektionssläpp, kortsiktiga produkter framöver exempelvis en sektionskeps. Planerar för en ny kollektion år d. Image Definierar sin verksamhet och fokuserar för närvarande på gymnasieelever (i form av skuggning av LTH-studenter samt hemvändarprojekt). Reflekterar över vart i sektionstrukturen Image ska passas in. e. FestI Sittning föregående vecka, Sångbokssittningen i fokus men planerar också inför Slaget om lund och Tandem. f. Källaren INKA-pub, vinterbankett, I-pub på tisdag med tema Japan. Planerar in miljöpub och en whiskeyprovning i slutet av maj. Sida 3 av 17

4 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll g. SpexI Jobbar på synas på finare evenemang. Tar fram en underhållnigsportfölj och reflekterar över hur de vill synas under nollningen. Spexar idag på mötet! h. Sångbok Lågsägsong, fokuserar på sångbokssittningen i maj! i. I-bandet Spelar väldigt mycket utanför I för tillfället men vill spela på fler I-sek-event. Ska spela under Slaget om Lund. j. Phöset Valt alla phaddrar, uppdragskickoff i lördags, temasläppssittning och efter sommaren nollning! k. NGI Planerar vilka företagsevent som ska ligga under nollningen. Jobbar på nästa års Stockholmsresa. Har event med Quartz nästa vecka och därefter med Triathlon. l. BGI Utvärderar Stockholmsresan, ska hålla ett utbildningsevent i maj. m. INKA Utvärderar INKA och dess förevent (både från företagens och studenternas synvinkel). n. Case Arbetar med I-case (imorgon 17 april). Caseintervjugrupp på facebook för I:are ska kunna hjälpas åt med caselösning. Håller introduktion inom kort o. Innovation Definierar sin verksamhet. Kvällsevent med Griffin Group. Samarbete med kåren (innovation week). Ett event under våren, håll utkik! p. Ivent Utväderar träningstiderna, var med på pubrundan den 10 april, ska delta på Alumnhelgen med lekar. Hjälper till med buffelhornsturneringen med TLTH den 17 april. Ska i övrigt framöver anordna kosläpp, pysselkväll och lerduveskytte. q. CafI Ny temabrunch på g snart, lagar maten idag (tack CafI!). r. AlumnI Afterwork i Sthlm, alumnhelgen går av stapeln imorgon 17 april. Examensbankett och Inspirationsföreläsning på programmet efter det. s. Mentorsgruppen Nästkommande arrangemang är avslutningen för det externa mentorsprogrammet. Påbörjar snart rekryteringen av nästa års interna mentorer. t. SRI Hållt excelutbildning, CEQ-lunchföreläsning i maj, utvärderar vår utbildning löpande, skickar inom ramen för detta ut enkäter och håller möten med skola och programledning. u. Info Har haft beställning av årsboken (sista beställningsdag är idag). Släpper snart I-type. Fortsätter fota på alla evenemang. Gör en podd. Höll i St Patrick s day-sittning i mars. Sida 4 av 17

5 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll v. InUtI Roddade InUtI-resan. Skapat en facebookgrupp för I-sektionens utbytesstudenter för lätt kunna nå ut med gemensamma event, planerar för en utbytesmässa till hösten. w. Revisorer Reviderar verksamheten. x. Suppleanter till Revisorerna Står i forts beredskap. y. LikO Föreläsning med Nour tillsammans med TLTH. Förbereder sig för nollningen och skriver en rekryteringspolicy i samarbete med bl. a. Seniors. z. SkyO Vill, tillsammans med SkyX, få ut skyddsombudens uppgifter till resten av sektionen. Veckans rättighet i nyhetsbrevet. Arbetar tillsammans med LikO. aa. Representanter från Kårfullmäktige Ser till TLTH gör det de ska göra. Beslutat om en ny nollningspolicy som nu är klubbad. Den är dessutom bra. 9. Utvärderingar i form av uppföljningar av motioner från Höstterminsmötet 2014 a. Stormöten för Sektionens medlemmar (Bilaga 2.a) Utvärderingen presenterades och Styrelsens representant svarade på frågor. b. Sektionens ekonomi (Bilaga 2.b) Utvärderingen presenterades och Styrelsens representant svarade på frågor. c. Styrelsens sammansättning och storlek (Bilaga 2.c) Utvärderingen presenterades och Styrelsens representant svarade på frågor. d. Internationella utskottets verksamhet (Bilaga 2.d) Utvärderingen presenterades och Styrelsens representant svarade på frågor. 10. Propositioner (Beslutsunderlag Bilaga 3) a. Uppföljning av propositioner från Höstterminsmötet 2014 i. Val av Vice kassör 1. Propositionen presenterades och Olle Gemfors (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla andra läsningen av propositionen i sin helhet. ii. Val av Festmästare 1. Förslaget presenterades och Carolina Ramberg (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla andra läsningen av propositionen i sin helhet. Sida 5 av 17

6 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll iii. Internationella Utskottets ansvarsfördelning 1. Förslaget presenterades och Dani Sagar (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Motförslag mot eget förslag : Styrelsen rekommenderade mötet stryka första och sista -satsen (-sats 1 och 3) och jämkade sig naturligtvis med sitt eget förslag. 3. Propositionen diskuterades. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla andra läsningen av propositionen med förändring enligt motförslag från Styrelsen. Endast den mittersta -satsen kvarstår och propositionen rör därför endast Reglementet. b. Propositioner angående ändringar i stadgar i. Styrelsens sammansättning och storlek 1. Förslaget presenterades av Joel Oredsson och Hedda Nilsson (Styrelsens representanter) och de svarade på frågor. 2. Motförslag : Björn Sanders yrkar på en återremittering till nästkommande Styrelse som då måste bereda förslaget en gång till. 3. Propositionen diskuterades. 4. Beslut : Mötet beslutade i första omgången vaska fram propositionen och fälla motförslaget. Därefter beslutade mötet bifalla propositionen i sin helhet. ii. Kallelse till Styrelsesammanträde 1. Förslaget presenterades och Louise Lyckvik (Styrelsens representant) svarade på frågor. Propositionen diskuterades. 2. Motförslag : Björn A. Söderström yrkar på kallelsen även ska anslås på hemsidan. Föreslagen ny formulering: Kallelse till Styrelsesammanträde samt förslag till föredragningslista skall, senast tre läsdagar före sammanträde, tillställas Styrelsens ledamöter samt ständigt adjungerade, dvs. inspektor och revisorer samt anslås på sektionens hemsida.. iii. iv. 3. Styrelsen jämkade sig med motförslaget. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen med förändring enligt motförslag (i enlighet med det jämkade förslaget). Införande av Sport- och Kulturansvarig 1. Förslaget presenterades och Svante Nyman (Styrelsens representant) svarade på frågor. Propositionen diskuterades. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. Representant i Utbildningsnämnden 1. Förslaget presenterades och Emma Malmström (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. Sida 6 av 17

7 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll c. Propositioner angående ändringar i reglemente i. Studierådets åligganden 1. Förslaget presenterades och Emma Malmström (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. ii. Informationsutskottets åligganden 1. Förslaget presenterades och Clara Lindsjö (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. iii. Ivents åligganden 1. Förslaget presenterades och Svante Nyman (Styrelsens representant) svarade på frågor. Propositionen diskuterades. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. iv. Administrativt ansvarigs åligganden 1. Förslaget presenterades och Louise Lyckvik (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. v. Internationella utskottets åligganden 1. Förslaget presenterades och Dani Sagar (Styrelsens representant) svarade på frågor. Propositionen diskuterades. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. vi. Sexmästeriets åligganden 1. Förslaget presenterades och Carolina Ramberg (Styrelsens representant) svarade på frågor. Propositionen diskuterades. 2. Motförslag : Ändra från 3:3:1 till 3:2:1. Ny formulering: i Reglementet 3:2 stryka: b) utse Festmästaren, ordförande för Festmästeriet. i Reglemente 3: 2 :2 lägga till: b) sköta fester och arrangemang i samarbete med Phøset under nollningen. i Reglemente 3:2:1 lägga till: m) verka för god kontakt med Sektionens Phøs. i Reglemente 3:3:2:1 stryka: f) verka för god kontakt med Sektionens Phøs. 3. Styrelsen jämkade sig med förslaget. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen med förändring enligt motförslag (i enlighet med det jämkade förslaget). Sida 7 av 17

8 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll vii. Policy för Sektionens sparande och Sektionens fonder 1. Förslaget presenterades och Olle Gemfors (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. viii. Införande av Vice Kassör i reglementet 1. Förslaget presenterades och Olle Gemfors (Styrelsens representant) svarade på frågor. Propositionen diskuterades. 2. Beslut : Propositionen bordläggs för lämna plats för ett välformulerat tilläggsyrkande senare under mötet. ix. Införandet av Policy för anordnande av resor 1. Förslaget presenterades och Dani Sagar (Styrelsens representant) svarade på frågor. Propositionen diskuterades. 2. Motförslag : Björn Sanders yrkar på mötet viljeyttrar sig i enlighet med denna proposition istället för införa en policy i Reglementet. 3. Motförslaget dras tillbaka då Seniors jobbar med detta i dagsläget och planerar fortsätta med detta. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. x. Tandemgeneraler 1. Förslaget presenterades av Hedda Nilsson och Emma Malmström (Styrelsens representanter) och de svarade på frågor. Propositionen diskuterades. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. xi. Policy för Sektionens informationsspridning 1. Förslaget presenterades och Clara Lindsjö (Styrelsens representant) svarade på frågor. 2. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i sin helhet. xii. Bordlagd proposition: 10. c. viii. Införande av Vice Kassör i reglementet 1. Förslaget presenterades av Olle Gemfors (Styrelsens representant). 2. Tilläggsyrkande från Styrelsen : Tillägg till propositionen: Under 1:3 Kassör i Reglementet lägga till: h) ha kontinuerlig kontakt med vice kassör och uppföljning av dennes arbete samt göra erforderliga redaktionella ändringar. 3. Olle Gemfors svarade på frågor. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla propositionen i enlighet med tilläggsyrkandet. Sida 8 av 17

9 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll 11. Motioner (Beslutsunderlag Bilaga 4) a. Uppföljning av motioner från Höstterminsmötet 2014 i. Val av av vice Arbetslivsutskottsordförande 1. Motionen presenterades av motionärerna Frans Wåhlin och Filippa Österlin och de svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar lästes upp. 3. Beslut : Mötet beslutade bifalla andra läsningen av motionen i sin helhet. ii. Val av Sångarstridsförmän 1. Motionen presenterades av motionärerna Clara Lindsjö och Boel Axelsson och de svarade på frågor. 2. Det uppmärksammades på mötet den motion som skickats ut som bilaga till dagordningen ej var den som röstades igenom sist, utan en annan med följande ändringar: I första -satsen lades vid första läsningen till två (2) i den nya formuleringen: i Stadgarna under 3:9 g) ändra Val av Sångarstridsförman enligt reglemente till Val av två (2) Sångarstridsförmän enligt reglemente 3. Styrelsens motionssvar lästes upp, likt vid första läsningen med tillägget : de i denna motion föreslagna ändringarna av Reglementet görs först då motionen bifallits vid andra läsningen. Styrelsens tillägg: de i denna motion föreslagna ändringarna av Reglementet görs först då motionen bifallits vid andra läsningen. iii. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla andra läsningen av motionen med tillägg enligt 11. a. ii. 2. samt i enlighet med tillägget i Styrelsens motionssvar. Eftersom motionen bifallits med samma två ändringar under två på varandra följande sektionsmöten behöver den inte tas upp ytterligare en gång. Medlemskap i I-sektionen 1. Motionen presenterades av motionärerna Jacob Adamowicz och Carl Bergman och de svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar lästes upp. 3. Beslut : Mötet beslutade bifalla andra läsningen av motionen i sin helhet. Sida 9 av 17

10 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll b. Motioner angående ändringar i stadgar i. Införande av likviditetsreserv 1. Motionen presenterades av motionärerna Jesper Tempel, Joel Oredsson, Olle Gemfors och Jacob Adamowicz och de svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar lästes upp. 3. Beslut : Mötet beslutade bifalla motionen i sin helhet. ii. Placering av PR-gruppen, Image 1. Motionen presenterades av motionär Johan Lyckenvik och han svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar (som följer) lästes upp: Styrelsen rekommenderar mötet anta motionen med följande förändringar: Stryka första, tredje och fjärde -satsen. Ändra 3.3 till 4, till 4.15 och till i andra -satsen. Lägga till följande -satser: ålägga Image, i samråd med Arbetslivsutskottet, utvärdera Image position och roll i AU-styrelsen. i stadgar under 3:10 n) lägga till formuleringen Val av ordförande för PR-gruppen. I tillägg med dessa ändringar görs även erforderliga redaktionella ändringar av reglementet. 3. Motionären jämkade sig med Styrelsens motionssvar. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla motionen med de i Styrelsens motionssvar föreslagna förändringarna. iii. Anslagstavlan 1. Motionen presenterades av motionär Björn A. Söderström och han svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar lästes upp. 3. Beslut : Mötet beslutade bifalla motionen i sin helhet. iv. Stavning av Phøs 1. Motionen presenterades av motionär Björn A. Söderström och han svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar lästes upp. 3. Motionen diskuterades. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla motionen i sin helhet. v. Närvarorätt 1. Motionen presenterades av motionär Björn A. Söderström och han svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar lästes upp. 3. Beslut : Mötet beslutade bifalla motionen i sin helhet. Sida 10 av 17

11 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll c. Motioner angående ändringar i reglemente i. Införande samt utformning av Arkivering 1. Motionen presenterades av motionärerna Patrik Karlsson, Eric Trulsson och Clara Lindsjö och de svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar lästes upp. 3. Motionen diskuterades. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla motionen i sin helhet. ii. Införandet av en Husfond 1. Motionen presenterades av motionär Frans Wåhlin med följande ändringar: Stryk första -satsen: i reglementet göra tillägget 5:10 Husfonden Fonden har för avsikt användas till införskaffande eller byggnation av ett hus för I-sektionen. Lägga till: ålägga Styrelsen presentera detta på höstterminsmötet Motionären svarade på frågor. 3. Styrelsens motionssvar lästes upp. 4. Motionen diskuterades. 5. Motförslag : Björn Sanders yrkade på stryka den sista -satsen: ålägga Styrelsen efter ovan nämnda utredning är färdigställd besluta i frågan och därefter göra lämpliga ändringar i berörda policydokument. iii. iv. då den är motstridig med Styrelsen presenterar detta på höstterminsmötet Motionären jämkade sig med yrkande enligt 11. c. ii Beslut : Mötet beslutade bordlägga motionen för lämna tid åt ett yrkande på en omformulerad andra -sats senare under mötet. NGI-ordförande & TM 1. Motionen presenterades av motionär Björn A. Söderström och han svarade på frågor. 2. Styrelsens motionssvar lästes upp. 3. Beslut : Mötet beslutade bifalla motionen i sin helhet. Bordlagd motion: 11. c. ii. Införandet av en Husfond 1. Motförslag : Jesper Tempel och Carl Bergman yrkade på ändra den andra -satsen till: Sida 11 av 17

12 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll Föreslagen ny formulering av den andra -satsen: ålägga Styrelsen tillsätta en utredning med syfte ge Styrelsen beslutsunderlag kring en eventuell husfonds existens, syfte, målsumma, årlig avsättning och Sektionens behov av lokaler samt hur långsiktigheten i en sådan fond skulle kunna garanteras. Av motionären föreslaget tillägg: ålägga Styrelsen presentera resultatet av utredningen på nästa Sektionsmöte. 2. Motionären jämkade sig med yrkande enligt 11. c. iv Förslaget diskuterades. 4. Beslut : Mötet beslutade bifalla motionen med förändringar enligt 11. c. ii. 1., 11. c. ii. 6. och 11. c. iv Val av poster i Sektionsstyrelsen och förtroendeposter a. Val av Sektionsordförande i. Nominerad : Svante Nyman ii. Motförslag : Björn A. Söderström, Victor Bernhardsson iii. Ordningen lottades och motkandidaterna håller sitt anförande i ordningen: 1. Björn A. Söderström 2. Victor Bernhardsson iv. Valberedningen läste upp sin nominering. v. Samtliga kandidater presenterade sig och svarade på frågor. vi. Det öppnades upp för diskussion. vii. Efter punkt 12. a-d. hölls en sluten omröstning. viii. Beslut : Mötet beslutade välja Svante Nyman till Sektionsordförande. b. Val av Kassör i. Nominerad : Egil Nordgren ii. Motförslag : Emil Persson iii. Valberedningen läste upp sin nominering. iv. Båda kandidaterna presenterade sig och svarade på frågor. v. Det öppnades upp för diskussion. vi. Efter punkt 12. a-d. hölls en sluten omröstning. vii. Beslut : Mötet beslutade välja Emil Persson till Kassör. Sida 12 av 17

13 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll c. Val av Ordförande för Börsgruppen i. Nominerad : Daniel Ströbeck ii. Motförslag : Rasmus Areskoug iii. Valberedningen läste upp sin nominering. iv. Båda kandidaterna presenterade sig och svarade på frågor. v. Det öppnades upp för diskussion. vi. Efter punkt 12. a-d. hölls en sluten omröstning. vii. Beslut : Mötet beslutade välja Daniel Ströbeck till Ordförande för Börsgruppen. b. Val av Sångboksförman i. Nominerad : Ingrid Nilsson ii. Motförslag : Mårten Matell iii. Valberedningen läste upp sin nominering. iv. Båda kandidaterna presenterade sig och svarade på frågor. v. Det öppnades upp för diskussion. vi. Efter punkt 12. a-d. hölls en sluten omröstning. vii. Beslut : Mötet beslutade välja Ingrid Nilsson till Sångboksförman. c. Val av Revisorer i. Nominerade : Cecilia Skoglund, Vakant 1. Nominerad: Cecilia Skoglund 2. Valberedningen läste upp sin nominering. 3. Ett ombud på mötet presenterade kandidaten då Cecilia inte kunde närvara. 4. Det öppnades upp för diskussion. 5. Beslut : Mötet beslutade välja Cecilia Skoglund till Revisor. ii. 6. Nominerad: Vakant 7. Öppen nominering tillämpades. 8. Motförslag : Johan Lyckenvik har innan mötet lämnat in en motkandidatur och inga andra personer föreslogs. 9. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. 10. Det öppnades upp för diskussion. 11. Beslut : Mötet beslutade välja Johan Lyckenvik till Revisor. Beslut : Mötet beslutade välja Cecilia Skoglund och Johan Lyckenvik till Revisorer. Sida 13 av 17

14 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll d. Val av Ordförande för Casegruppen i. Nominerad : Vakant ii. Öppen nominering tillämpades. iii. Motförslag : Sten Hellberg har innan mötet lämnat in en motkandidatur och inga andra personer föreslogs. iv. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. v. Det öppnades upp för diskussion. vi. Beslut : Mötet beslutade välja Sten Hellberg till Ordförande för Casegruppen. 13. Val av poster i Sektionsstyrelsen a. Val av Vice Sektionsordförande i. Nominerad : Elin Håkansson ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Elin Håkansson till Vice Sektionsordförande. b. Val av Administrativt ansvarig i. Nominerad : Hanna Krokström ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Hanna Krokström till Administrativt ansvarig. c. Val av Ordförande för Studierådet i. Nominerad : Elin Söderberg ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Elin Söderberg till Ordförande för Studierådet. d. Val av Ordförande för Alumnutskottet i. Nominerad : Astrid Petersson ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Astrid Petersson till Ordförande för Alumnutskottet. Sida 14 av 17

15 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll e. Val av Ordförande för Arbetslivsutskottet (fyllnadsval) i. Nominerad : Albert Höjerback ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Albert Höjerback till Ordförande för Arbetslivsutskottet. 14. Val av förtroendeposter a. Val av Vice Kassör i. Nominerad : Anton Lundqvist ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Anton Lundqvist till Vice Kassör. b. Val av Suppleanter till revisorerna i. Nominerade : Olle Gemfors, Eric Hammarberg ii. Valberedningen läste upp sin nomineringar. iii. Kandidaterna presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Olle Gemfors och Eric Hammarberg till Suppleanter till revisorerna. c. Val av Ordförande för Mentorsgruppen i. Nominerad : Elin Blomstergren ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Elin Blomstergren till Ordförande för Mentorsgruppen. d. Val av Projektledare för INKA i. Nominerade : Hannes Westenius, Sofia Sundbom ii. Valberedningen läste upp sin nomineringar. iii. Kandidaterna presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Hannes Westenius och Sofia Sundbom till Projektledare för INKA. Sida 15 av 17

16 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll e. Val av Sångarstridsförmän i. Nominerade : Caroline Geelmuyden, Emma Rasmusson ii. Valberedningen läste upp sin nomineringar. iii. Kandidaterna presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Caroline Geelmuyden och Emma Rasmusson till Sångarstridsförmän. f. Val av Festmästare (fyllnadsval) i. Nominerad : Emelie Craft ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Emelie Craft till Festmästare. g. Val av Cafémästare (fyllnadsval) i. Nominerad : Jacob Agardh ii. Valberedningen läste upp sin nominering. iii. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Jacob Agardh till Cafémästare. h. Val av Representanter till Valberedningen i. Nominerade : Kajsa Alenmyr, Fredrik Wegelid ii. Valberedningen läste upp sin nomineringar. iii. Kandidaterna presenterade sig och svarade på frågor. iv. Det öppnades upp för diskussion. v. Beslut : Mötet beslutade välja Kajsa Alenmyr och Fredrik Wegelid till Representanter till Valberedningen. 15. Val av temporär mötesordförande Sektionsordförande Joel Oredsson föreslogs. Mötet beslutade välja Joel Oredsson till temporär mötesordförande under punkt 16. Val av Inspektor. 16. Val av Inspektor a. Nominerad : Andreas Norrman b. Valberedningen läste upp sin nominering. c. Kandidaten presenterade sig och svarade på frågor. d. Det öppnades upp för diskussion. e. Beslut : Mötet beslutade välja Andreas Norrman till Inspektor. Sida 16 av 17

17 Vårterminsmöte 2015: Sektionsmötesprotokoll 17. Notera sektionsordförandes samt kassörs namn och personnummer a. Sektionsordförande: Svante Nyman, b. Kassör: Emil Persson, Övriga frågor och ärenden 19. Mötet avslutas Mötesordförande och inspektor Andreas Norrman avslutade mötet LOUISE LYCKVIK Mötessekreterare HANNES HELIN Justerare LISA MERKOULOVA Justerare Sida 17 av 17

18 Samlad budget för Sektionen för Industriell ekonomi, HT2015-VT2016 PERIOD HT15 VT16 VERKSAMHETSÅRET KOSTNADSSTÄLLE INTÄKTER KOSTNADER RESULTAT INTÄKTER KOSTNADER RESULTAT INTÄKTER KOSTNADER RESULTAT STYRELSEN SEXMÄSTERIET Sexmästeriet FestI Källaren SpexI SRI AU AU NGI BGI Case INKA INFO IVENT Ivent CafI INUTI ALUMNI Alumni Mentorsgruppen PRYLET NOLLNING ÖVRIGT TOTALT

19 Vårterminsmöte 2015 Bilaga 2. a. Utvärdering av Stormöte för alla sektionens medlemmar

20 Utvärdering av Stormöte för alla sektionens medlemmar Sektionen för Industriell Ekonomi Lunds Tekniska Högskola 16 April 2015

21 Utvärdering av Stormöte för alla sektionens medlemmar Utvärdering av Stormöte för alla sektionens medlemmar Resultat Projektet hålla i ett stormöte för alla Sektionens medlemmar gick mycket bra och Styrelsen är väldigt nöjda med resultatet. En projektgrupp tillses som planerade och tog fram konceptet kring eventet. Slutresultatet blev I-Forum som hölls den 26/ Diskussionspunkterna som hölls på mötet togs fram efter insamling av förslag från Sektionen och diskussion Styrelsen och projektgruppen tillsammans. De ämnen som diskuterades var: Sektionens ekonomi Engagemang inom sektionen Samarbete med M-sektionen I-forum blev mycket lyckat och vi i Styrelsen är väldigt nöjda med utfallet. Efter den feedback vi fått så verkade det som detta även var fallet hos deltagande och vi hoppas alla håller med om detta. För följa upp det resultat som kom av mötet så hölls ett ordinarie stormöte veckan efter I-forum, med alla ansvarsposter närvarande, där vi arbetade vidare med mål om konkretisera det som kommit upp. Detta gick också mycket bra och bland annat så togs stora delar av utfallet från ekonomidiskussionen vidare till det budgetförslag som lades fram under vårterminsmötet. Sammanfningsvis är vi som Styrelse alltså mycket nöjda och vi kommer rekommendera nästa Styrelse hålla eventet nästa år igen. Testamente togs fram av projektgruppen vilket förvaras och lämnar vidare i berörda överlämningar. Lund, 16 april 2015 Styrelsen genom Hedda Nilsson Vice Ordförande, HT14- Sida 2 av 2

22 Vårterminsmöte 2015 Bilaga 2. b. Utvärdering av Sektionens ekonomi

23 Utvärdering av Sektionens ekonomi Sektionen för Industriell Ekonomi Lunds Tekniska Högskola 9 April 2015

24 Utvärdering av Sektionens ekonomi Utvärdering av Sektionens ekonomi Bakgrund På sektionsmötet HT14 ålades Styrelsen utvärdera Sektionens ekonomi med motiveringen vi de senaste åren gått relativt bra, i synnerhet under verksamhetsåret 13/14, då Sektionen gick kr plus, jämföra med det budgeterade resultatet kr. Det är självklart bra Sektionen går bra, men man kan ifrågasätta varför vi som ideell förening ska gå med vinst när vårt främsta syfte är skapa nytta för sektionsmedlemmarna. Samtidigt vill vi säkra Sektionens framtid genom ha lite pengar undansparade inför sämre tider och för periodisera en del kostnader. Problematiken som då uppstår är det blir en balansgång mellan tänka kortsiktigt för få ut så mycket medlemsnytta som möjligt idag ur våra medel och tänka långsiktigt på Sektionens fortlevnad. Som start på lösningen på detta problem har styrelsen sett den budget vi idag har och de vi har haft de senaste åren alldeles för dåligt speglar den verkliga Sektionsverksamheten och därför inte alls följs. Det har funnits budgetposter som utskott/grupper inte varit medvetna om de haft och som därmed inte utnyttjats. Likaså har vissa intäkter som varit regelbundna inte funnits med och därför inte funnits med i beräkningarna när budgeten ss. Slutligen har budgetarbetet i flera år bedrivits med mentaliteten i takt med intäktsposter ökats och tillkommit så bör kostnadsposter också ökas för få ett budgeterat resultat på plus minus noll. Detta trots det egentligen inte funnits några faktiska bakomliggande ökade kostnader. Därför har kassör Olle lagt mycket tid på försöka utforma en mer rättvisande budget. Alla utskott har under budgetarbetet inför vårterminsmötet sett över sina delar, dels i syfte medvetandegöra dem inom utskotten, dels för kunna korrigera dem för bättre återspegla verkligheten. Detta kommer förhoppningsvis innebära en större medvetenhet kring den budget som utskotten/grupperna har förhålla sig till och denna därmed kommer följas bättre. Inom ramen för detta har även kostnader som ansetts onödiga eller som inte används tagits bort, likaså har vissa tidigare icke budgeterade poster lagts till för återspegla verkligheten. Som resultat av detta landade Sektionen i ett budgeterat plusresultat. I samband med budgetarbetet hölls för första gången I-forum, ett diskussionsforum öppet för alla sektionens medlemmar, där det bland annat diskuterades vad Sektionen bör göra med detta budgetöverskott. Som resultat av detta lades bland annat studiekvällar in i budgeten för kommande verksamhetsår. Forumet tillsammans med efterföljande stormöte har även resulterat i Styrelsen öppnat upp för större äskningar och planerar under senare delen av genomföra de större investeringar som kommer in som bedöms ge störst gemensam medlemsnytta. Under I-forum framkom också sektionsmedlemmarna inte tycker vi bör dumsnåla nu när Sektionen går rätt bra och vi börjar få bättre koll på ekonomin. För förtydliga vad som faktiskt gäller i budgetarbetet och för producera något tydligt som kan lämnas vidare till kommande styrelser har styrelsen diskuterat dels hur äskningar ska hanteras, samt hur man som utskotts-/gruppordförande bör förhålla sig till sin budget. Detta mynnade ut i en ekonomisk delegationsordning som förtydligar vad som gäller när utskott eller grupper vill lägga till större evenemang till sin verksamhet som inte finns med i budgeten, samt vad man gör om man märker man håller på gå över sin budget. Diskussionerna mynnade även ut i ett dokument som förtydligar hur äskningar ska hanteras och hur beslut kring dem fas. Båda dessa dokument återfinnes längst ner i detta dokument. Detta är en begynnande lösning på de kortsiktiga problemen som Sektionen rent ekonomiskt står inför. Som en lösning på det mer långsiktiga problemet se till ge Sektionen en säkerhet mot gå i konkurs så har förslaget uppkommit skapa en likviditetsreserv, vars syfte är agera buffert i händelse av resultatet avviker negativt. I och med Sektionen gått bra de senaste två åren och fonderna i skrivande stund alla uppgår till sina målsummor kan vi efter innevarande verksamhetsår avsätta tillräckligt mycket i denna reserv för redan nästa år inte behöva vara rädda för Sida 2 av 5

25 Utvärdering av Sektionens ekonomi budgetera ett väl underbyggt nollresultat (till skillnad från ett nollresultat grundat på obefogat ökade kostnadsposter). Om mötet godkänner detta förslag och året går så bra som det just ser ut som det kommer göra så kommer denna likviditetsreserv kunna vara upprättad och klar redan till HT15 Sammanfningsvis har denna utredning resulterat i en budget som förhoppningsvis kommer till en mycket större utsträckning motsvara det verkliga utfallet. Inom ramen för detta diskuterades på I-forum vad sektionsmedlemmarna vill budgetöverskottet ska användas till, vilket är något Styrelsen rekommenderar göra minst en gång per år för verkligen se till kunna tillgodose Sektionens önskemål. Vidare har budgetarbetet blivit en mer medveten del av arbetet inom Sektionens utskott och grupper, vilket bland annat resulterat i en ekonomisk delegationsordning samt riktlinjer för äskningsprocessen som sittande Styrelse beslutat arbeta efter och som nästa Styrelse kommer behöva ta ställning till när de tillträder. En likviditetsreserv har även föreslagits införas, vars syfte är ge Sektionen den säkerhet som behövs för man fullt ut ska kunna våga budgetera för ett nollresultat, där Sektionen skulle klara av resultatet avvek negativt till en viss utsträckning utan därmed riskera gå i konkurs. Lund, 8 april 2015 Styrelsen genom Olle Gemfors Kassör, HT14- Sida 3 av 5

26 Utvärdering av Sektionens ekonomi Delegationsordningen Nedanstående är tänkt vara ett kort förhållningsdokument för sektionens budget. Syftet med dokumentet är bringa tydlighet i vad som egentligen gäller när Sektionen röstar igenom en rambudget istället för en konkretiserad budget. En rambudget är en budget där endast utskottens totala intäkter och kostnader för verksamhetsåret finns med. En konkretiserad budget innebär en budget som är specificerad ner på enskilda poster, som exempelvis äskningspotten för löpande verksamhet eller glädjepengar till Likabehandlingsombuden. En rambudget är alltså inte lika specifik som en konkretiserad budget och blir snarare ett ramverk. Rambudget Sektionsmötet beslutar varje vår om en rambudget som styrmedel för de olika delar av Sektionens verksamhet. En budget är betrakta som en prognos för det kommande årets totala kostnader och intäkter. Inröstningen av rambudgeten på Sektionsmötet innebär utskottens totala kostnader och intäkter röstas igenom, godkänns av Sektionsmedlemmarna. Styrelsen kan godkänna avvikelser från rambudgeten för lägga till evenemang som utskott/grupper vill hålla som är tänkta göra ett nollresultat och som därmed inte påverkar utskottets eller Sektionens resultat. Om ett sådant evenemang budgeteras med fasta kostnader understigande kr kan utskottsordföranden godkänna detta utan konsultera Styrelsen. Om ett sådant evenemang budgeteras med fasta kostnader överstigande kr krävs Styrelsebeslut för genomföra evenemanget. Tillägg av budgetposter som kommer påverka sektionens resultat Evenemang som budgeteras påverka resultatet negativt som inte sedan tidigare finns med i budgeten äskas för till Styrelsen. Evenemang som budgeteras påverka resultatet positivt notifieras till kassören som lyfter det på ett Styrelsemöte. Om resultatet för ett kostnadsställe rambudgeten i sin helhet beräknas avvika negativt med mer än kr ska detta av Styrelsen rapporteras till nästa Sektionsmöte. Det ska självklart även belysas på nästkommande Styrelsemöte. Konkretiserad budget Utefter den rambudget som sätts av Sektionsmötet far Styrelsen beslut om en konkretiserad budget för Sektionen på utskotts-/gruppnivå liknande en verksamhetsberättelse. Vid negativa avvikelser från beslutad konkretiserad budget skall kassören underrättas. Kassören kan välja ta upp avvikelsen med Styrelsen om så finnes lämpligt. I händelse av en negativ budgetavvikelse i förväg kan konstateras som avviker med mer än 1000 kr eller 10% av budgetposten så skall godkännande för detta erhållas från Styrelsen. Eventuella osäkerheter angående disponeringen av den konkretiserade budgeten ska lyftas till kassören. Kassören kan välja ta upp avvikelsen med Styrelsen om så finnes lämpligt. / Styrelsen Sida 4 av 5

27 Utvärdering av Sektionens ekonomi Äskningsprocessen Alla äskningar skickas ut till hela Styrelsen och Revisorerna. Äskningar < 500 kr Behandlas och beslutas av Presidiet som sedan redovisar detta på nästkommande möte (samt nästkommande officiella möte om nästkommande inte är officiellt). Äskningar 500 kr Beslut tas på Styrelsemöte alternativt genom per capsulam. Revisorerna meddelas vid ekonomiska beslut. Sida 5 av 5

28 Vårterminsmöte 2015 Bilaga 2. c. Utvärdering av Styrelsens sammansättning och storlek

29 Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning och storlek Sektionen för Industriell Ekonomi Lunds Tekniska Högskola 9 April 2015

30 Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning INNEHÅLL INNEHÅLL 2 INLEDNING 3 Bakgrund 3 Tillvägagångssätt 3 UTMANINGAR OCH TANKESTÄLLARE 4 Komplikationer med verksamheten idag: 4 Utmaningar och tankeställare inför processen: 4 DISKUSSION 5 Inledning 5 Utmaningar 6 Avslut: DISKUSSION 6 RESULTAT 7 Förslag till ny styrelsesammansättning och sektionsstruktur 7 Förklaringar: 7 Nästa steg 8 Avslutning 9 TACK 10 BILAGOR 11 Bilaga 1. Förslag till ny styrelsesammansättning och sektionsstruktur 12 Sida 2 av 12

31 Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning INLEDNING Följande rapport är framtagen i syfte utvärdera nuvarande styrelsesammansättning och dess storlek med tillhörande sektionsstruktur. Rapporten ämnar ge en övergripande beskrivning av tillvägagångssättet, viktiga diskussioner samt beskriva vilket resultat som framkommit och som föreslås av sittande Styrelse. Bakgrund Styrelsen HT14 ålades under vårterminen 2015 utvärdera Styrelsens sammansättning. Motionen som godkändes kan sammanfas av följande fyra punkter: Utvärdera Styrelsens sammansättning med hänsyn till en effektiv storlek Alla utskott och grupper skall vara proportionerligt representerade Överväga operativ kontra strategisk styrelse Överväga varje posts strategiska vikt i Styrelsen Utvärderingen togs upp av Styrelsen under vårterminen. Tillvägagångssätt Det är av vikt poängtera utgångspunkten har varit se till Sektionens behov genom inledande formuleringar så som t.ex. Varför finns Sektionen idag? samt Vad är det Sektionen gör och måste göra?. Det övergripande tillvägagångssättet har sett ut som följer: 1. Styrelsens planerade möjligt tillvägagångssätt för utvärderingen. 2. Seniorskollegiet tog fram ett grundligt utarbetat förslag på hur de bäst kunde komma fram till Sektionen, och därigenom Styrelsen, bör representeras. 3. Styrelsen tog fram ett förslag med delvis utgångspunkt i förslaget från Seniorkollegiets förslag. 4. Styrelsen och Seniorskollegiet träffades och gjorde en sammanställning samt förberedde planerad workshop med alla ansvarsposter. 5. Styrelsen höll i en workshop där alla ansvarsposter var inbjudna. Här presenterades Styrelsens och Seniorskollegiets gemensamma förslag med grundlig bakgrund. Workshop:en bestod sedan av en initial diskussion i smågrupper med bestämda frågeställningar vilket följdes upp med en diskussion i storgrupp. 6. Sammanställning av förslag med kvarstående utmaningar och frågetecken. 7. Styrelsen höll i ett möte där alla ansvarsposter samt Seniorskollegiet var inbjudna för diskussion rörande förslaget som sammanfades efter föregående workshop. Sammanställningen (punkt 6) skickades ut till ansvar@isek.se innan detta möte. 8. Framtagande av slutrapport samt propositioner till Vårterminsmötet. Sida 3 av 12

32 Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning UTMANINGAR OCH TANKESTÄLLARE Nedan sammanfas i punktform några av komplikationerna med dagens struktur samt utmaningar och tankeställare inför kommande utvärdering av Styrelsens sammansättning och storlek. Komplikationer med verksamheten idag: Skev bild av hur det egentligen ser ut (representation för grupper) Styrelsen kan uppfas som för stor/på gränsen till för stor Det är svårt för Styrelsen och Sektionen växa (11 medlemmar kritisk gräns) Interna informationskanaler kan uppfas som otydliga Hög arbetsbelastning på Styrelsen, främst operativt varför strategiska beslut skjuts upp Utmaningar och tankeställare inför processen: Sektionskänslan är det viktigaste vi har på Sektionen idag och så måste det förbli! Effektivitet vs glädje vi gör detta för det är roligt, vi leker och lär, till vilken grad behöver sektionen uppnå perfektion? Man kan självklart även argumentera för det är roligt göra saker effektivt! I vilken grad ska Styrelsen vara strategisk kontra operativ? Närhet till Sektionen vill inte tappa den fina känsla vi har idag Hur stor arbetsbelastning ska Styrelsen ha? Sida 4 av 12

33 Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning DISKUSSION Avsikten med avsnittet Diskussion är sammanfa de diskussioner som först inom Styrelsen samt vid de träffar som ägt rum enligt Tillvägagångssättet under Inledningen. Inledning Det är viktigt poängtera framtagandet av föreslagen ny struktur nedan gjordes genom börja med följande frågeställningar: Varför finns Sektionen idag? Vad är det Sektionen gör och måste göra? Med utgångspunkt i detta kom vi till konsensus om Sektionens huvudsyfte kan sammanfas av följande tre ben: i. SOCIALT a. Lyfta fram sociala evenemang och gemenskap ii. UTBILDNING a. Säkerställa god utbildning iii. NÄRINGSLIVSKONTAKT a. Arbeta för näringslivskontakt och som arbetsförberedande b. Externa kontakter Här valdes även dela upp det första benet (i) enligt icke alkoholrelaterade event och alkoholrelaterade event. Vi ansåg var och ett av dessa ben behövde en huvudansvarig vilket resulterar i fyra (4) Styrelesemedlemmar enligt: Utbildningsansvarig Externt kommunikationsansvarig Aktivitetsansvarig Sexmästare Under samtliga diskussioner fanns det även stor konsens om behovet av ett Presidie om fyra (4) med dagens struktur enligt: Sektionsordförande Vice Sektionsordförande Kassör Administrativt ansvarig I korthet är Presidiets uppgift är leda Styrelsens arbeta och driva Styrelsen och därigenom Sektionen framåt. Till sist behövs någon som är horisontellt ansvarig för kommunikationen och informationen på Sektionen och här innefas samtliga interna kommunikationskanaler samt de grupper som jobbar direkt eller indirekt med kommunikation, t.ex. Informatinosutskottet. Här anammas tanken med en Kommunikationsansvarig med mer övergripande ansvarig för Sektionens kommunikation flyter och sköts som den ska. Alltså tillägg av en Styrelsemedlem enligt: Kommunikationsansvarig Då denna nya struktur beskriver den övergripande verksamhet som vi har idag och alla grupper (mer eller mindre lätt) skulle kunna placeras däri, så ansågs detta skulle kunna vara ett förslag på hur Styrelsens sammansättning skulle kunna se ut i och med en förändring. Sida 5 av 12

34 Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning Utmaningar Förändring av Styrelsestrukutren löser många problem och utmaningar med dagens struktur med genererar även några nya utmaningar enligt t.ex.: Funktionella förändringar Förändring av kontaktvägar Förändring i Styrelsearbete Mindre Styrelse minskar förmågan driva egna projekt och ökar arbetsbelastningen (som redan är hög). Det är dock uppe på agendan idag se över huruvida Styrelsen, som den är idag, redan bedriver för många operativa projekt. Några av de operativa projekt som Styrelsen i nuläget driver: Rekryteringar Delar av Nollningen Tackevent (Tacksittning och Tackresa) Sektionsmöten. Avslut: DISKUSSION Att sätta ihop den perfekta Styrelsen och strukturera upp verksamheten på absolut bästa sätt är en mycket svår uppgift. Många funderingar och tankeställare har kommit upp som gjort vissa beslut varit oerhört svåra ta ställning till. Sektionen är som den är idag en fantastisk organisation som rullar på väldigt bra. Vi har relativt få problem, god kommunikation och fin stämning mellan utskott och medlemmar. Vi har konstant utveckling och otrolig glädje och enormt engagemang bland våra aktiva som nästan ingen annan Sektion. Samtidigt finns det alltid förbättringspotentialer; Sektionen växer så det knakar och kanske är det nödvändigt faktiskt göra en omstrukturering så kommunikationsleden blir ännu klarare, så Styrelsens sammansättning beskriver Sektionens uppbyggnad på ett mer korrekt sätt och så vi kan möjliggöra mer engagemang och lättare tillväxt (utan grupper placeras under vice tills dess de är stora nog för en styrelseplats). Det förslag som utarbetats under vårterminen 2015 är inte perfekt och det innehåller fortfarande frågetecken. Men grundtanken har varit utgå ifrån den verksamhet vi har idag, och utifrån detta kommit fram till de i detta förslag nio styrelseposter som är nödvändiga för representera och omfamna denna verksamhet. Utifrån detta har vi försökt placera in alla grupper och utskott, ta isär, lägga till, flytta, slå ihop, hitta nya lösningar på gamla problem. Allt i tankesättet det ska vara en naturlig väg både för kommunikation till och från Styrelsen, men också alla poster naturligt skall ha en väg till en styrelseposition. Sedan ligger fokus på samma känsla som vi nu har i Sektionen måste kunna behållas, ingen ska känna sig trampad på tårna eller flyttad till en plats där man inte känner sig hemma. Sida 6 av 12

35 Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning RESULTAT Förslag till ny styrelsesammansättning och sektionsstruktur Efter långa diskussioner är vi alltså nu framme vid vårt förslag till ny styrelsesammansättning och sektionsstruktur, se figuren nedan. Figur 1. Förslag till ny Sektionskarta (Bilaga 1). Förklaringar: I-FORUM Under Höstterminsmötet röstade medlemmarna igenom Styrelsen skulle hålla ett öppet stormöte, alltså samtliga medlemmar skulle vara inbjudna till ett stormöte (vilket vanligtvis endast ansvarsposterna är inbjudna till). Detta utvecklades under månaderna efter Sektionsmötet till vad som kom kallas för I-Forum. Konceptet kändes mycket bra varför vi som Styrelse anser man borde fortsätta med detta. I-Forum är en möjlighet för alla medlemmar delta i den större diskussionen kring Sektionens verksamhet, såväl operativt som strategiskt, på ett mer avslappnat och mindre formellt sätt än på sektionsmöten. Tanken är man på I-Forum ska diskutera Sektionens Vad : Vad gör Sektionen? För mer information se SLU-MÖTE SLU står för Styrning, Ledning och Utbildning. Avsikten med SLU är utveckla alla gruppordförandes ledarskap genom övningar och reflektion. Målet är reflektera över den Sida 7 av 12

36 Slutrapport: Utvärdering av Styrelsens sammansättning egna ledarskapsrollen och få verktyg för stärka lagandan i en grupp, lösa konflikter, ge feedback, hantera stress och planera sin egen och gruppens tid. Tanken är SLU skall diskutera Sektionens "Hur": Hur gör vi saker och hur kan vi bli bättre och utvecklas inom dessa områden? Mötet syftar mot operativt fokus för gruppordföranden. Alltså kan man sammanfningsvis säga SLU-möten till viss del liknar dagens Stormöte och vänder sig alltså till ansvarsposterna och hålls av Vice Sektionsordförande. LikO SkyO Innovation Image Phøset I-konferensen I-forum Oavsett placering förtroendeväljs denna post på Sektionsmötet och kan ligga i en av de fem kategorierna eller utanför (som en kontrollerande funktion). Ligger under kontrollerande för tillfället för lämna plats för sittande definiera rollen. Oavsett placering förtroendeväljs denna post på sektionsmötet och kan ligga i en av de fem kategorierna eller utanför (som en kontrollerande funktion). Ligger under kontrollerande för tillfället för lämna plats för sittande definiera rollen. Här var vi relativt överens om de skulle kunna placeras under Extern kommunikation men då ansvarig för gruppen inte var på plats samt deras verksamhet i nuläget inte är helt definierad (kanske medvetet man inte vill lägga sig i ett fack ) finns det fortfarande vissa frågetecken. Diskussionen handlade främst om gruppen kanske skulle passa bättre under Utbildning då en del av deras verksamhet idag definierats genom man vill vidga vyerna för våra medlemmar och visa möjligheter inom och re-branda entreprenörskap. Likt ovan var vi relativt överens om de skulle placeras in under Extern kommunikation men även här handlar det om man i nuläget inte helt hunnit definiera sin verksamhet inom Image. I nuläget vänder man sig väldigt mycket mot gymnasieskolor. Även här diskuterades dock valet om istället placera Image under Utbildning. Diskussionen gick rörande huruvida man vill placera Phøset under Aktivitet eller Sexmästeriet. Här behövs inputs från tidigare och befintliga Phøs. Projektgruppen då vi i Lund håller I-konferensen (var femte termin) föreslås ha Presidiet, troligtvis Vice Sektionsordförande, som kontaktperson i Styrelsen. Projektgruppen för I-forum öreslås ha Presidiet, troligtvis Vice Sektionsordförande, som kontaktperson i Styrelsen. Nästa steg Med ovanstående förslag anser vi det är viktigt ha ett tydligt tillvägagångssätt för implementering av den nya strukturen. Vi vill dock verkligen poängtera vikten av kontinuerligt utvärdera förloppet. Nästa steg har varit utformningen av propositionen som heter Proposition angående Styrelsens sammansättning och storlek vilken har tagits fram i samråd med Seniorskollegiet. Sida 8 av 12