GOD FÖRVALTNINGSSED I ORGANISATIONEN

Transkript

1

2 GOD FÖRVALTNINGSSED I ORGANISATIONEN SOCIAL- OCH HÄLSOORGANISATIONERNAS SAMARBETSFÖRENING SAF rf Augusti 2011

3 TILL LÄSAREN Social- och hälsoorganisationernas samarbetsförening SAF rf:s styrelse tillsatte hösten 2010 en arbetsgrupp med uppgift att utarbeta anvisningar om god förvaltningssed för organisationer. Som ett resultat av arbetsgruppens arbete tillkom anvisningarna God förvaltningssed i organisationen, som godkändes av SAF:s styrelse Initiativet till att utarbeta anvisningar om god förvaltningssed har kommit från organisationsfältet. Organisationsfältet vill utveckla sin egen verksamhet och vara med om att skapa en förvaltningsmodell för social- och hälsoorganisationerna, som svarar på dagens utmaningar och på kraven på öppenhet. Med förvaltningssed avses rekommendationer med vars hjälp organisationens verksamhet styrs och övervakas. Med god förvaltningssed i organisationen fastställer man medlemmarnas, styrelsens och verkställande direktörens befogenheter, uppgifter, ansvar och rättigheter. Likaså fastställs intressenternas ställning i styrningen av organisationens verksamhet. I anvisningarna God förvaltningssed i organisationen presenteras såväl frågor som grundar sig på tvingande lagstiftning, som på rekommendationer som kompletterar lagstadgade förfaringssätt. Principerna för god förvaltningssed är öppenhet, ärlighet och redovisningsskyldighet, som ska fullföljas i all organisationsverksamhet oberoende av hur stor eller liten organisation det är fråga om eller vad för slag av verksamhet organisationen bedriver. God förvaltning realiseras i organisationens verksamhet då organisationen fullföljer sitt syfte i enlighet med sina stadgar på det sätt medlemmarna anvisar och då organisationen följer principerna för god förvaltning. Dessa anvisningar är speciellt utarbetade för att svara på behov hos organisationer som verkar inom social- och hälsovårdsbranschen, men de kan även fungera som hjälpmedel för organisationer inom andra branscher, som önskar utveckla sin egen verksamhet i enlighet med principerna för god förvaltning. Beroende på sin storlek och sina verksamhetskoncept tillämpar organisationen dessa anvisningar som sådana eller endast till de delar organisationen anser att det är motiverat och nyttigt med tanke på sin egen verksamhet. Det som skrivs om föreningar i dessa anvisningar kan tillämpas även på stiftelser, om inte annat bestäms med stöd av lagen om stiftelser eller stiftelsens stadgar. Ett tack till SAF:s medlemsorganisationer för deras aktiva deltagande i utarbetandet av dessa anvisningar. Skrivarbetet har gjorts av organisationsjuristen Anneli Pahta och konsulten Olli Hakkarainen. Dessa anvisningar kan ses som ett betydande resultat i utvecklingen av god förvaltningssed för organisationer inom social- och hälsovårdsbranschen. Detta, trots att vi ett flertal gånger kommer att återkomma till dessa frågor och bearbeta anvisningarna om God förvaltningssed i organisationen, i den rikting som förändrade krav och utvecklad praxis visar. All respons på och alla förslag om utveckling av god förvaltningssed i organisationerna är välkomna. Vi önskar att dessa anvisningar väcker en livlig diskussion om hur vår medlemskårs verksamhet kunde utvärderas och utvecklas i enlighet med principerna för god förvaltning Social- och hälsoorganisationernas samarbetsförening SAF rf

4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 NORMER SOM STYR ORGANISATIONSVERKSAMHETEN 4 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING MEDLEMMARNA STYRELSEN Styrelsens behörighet och uppgifter Styrelsemedlemmens rättigheter, ansvar och jäv Styrelsens sammansättning och verksamhetskoncept VERKSAMHETSLEDAREN 28 3 INTRESSENTER OCH INFORMATION 33 4 STIFTELSE, AKTIEBOLAG OCH ANDELSLAG STIFTELSE AKTIEBOLAG ANDELSLAG 38 5 KONCERN OCH ÄGARSTYRNING KONCERN ÄGARSTYRNING 42 6 EKONOMIFÖRVALTNING REVISION BESKATTNING FONDER 49 7 FÖRVALTNINGENS MINNESLISTA 51

5 GOD FÖRVALTNINGSSED 1 NORMER SOM STYR ORGANISATIONSVERKSAMHETEN 1 NORMER SOM STYR ORGANISATIONSVERKSAMHETEN Organisationernas verksamhet grundar sig på föreningsfriheten som är fastställd i Finlands grundlag. Föreningsfriheten innefattar rätt att utan tillstånd bilda föreningar, höra till eller inte höra till föreningar och delta i föreningars verksamhet. 1 Föreningslagen och föreningens stadgar reglerar en förenings verksamhet. En stiftelses verksamhet regleras av lagen om stiftelser. I föreningens stadgar kan man bestämma om sådant som inte ingår i tvingande lagstiftning. I föreningslagen ingår bestämmelser om bland annat bildande av förening, anteckning i föreningsregistret, en medlems inträde i och utträde ur föreningen, beslutsfattande och utövande av beslutanderätt, förvaltning samt upplösning av förening. I lagen om stiftelser ingår bestämmelser om bland annat grundande av stiftelse, förvaltning av och kontroll över stiftelse samt ändring av stiftelses stadgar och upplösning av stiftelse. Övriga centrala bestämmelser som styr organisationsverksamheten är bokföringslagen och bokföringsförordningen, revisionslagen, lotterilagen, inkomstskattelagen och mervärdesskattelagen, lagen om offentlig upphandling, personuppgiftslagen och för organisationer som producerar tjänster även produktsäkerhetslagen. Beslutanderätten i en förening tillkommer medlemmarna. Styrelsen utövar beslutanderätt då det i lagen eller föreningens stadgar så stipuleras eller då det är fråga om beslutsfattande som gäller föreningens förvaltning i frågor som hör till styrelsens ansvar. Föreningens medlemmar kan antingen vara fysiska personer eller juridiska personer. I föreningens stadgar kan dock bestämmas att beslutanderätten utövas av föreningens fullmäktige, som är representanter valda av medlemmarna. En så kallad trestegsmodell för förvaltningen (möte fullmäktige styrelse) är typisk i stora nationella centralorganisationer, där det på grund av det stora antalet medlemmar är motiverat att anlita representativ demokrati. Om fullmäktige ges beslutanderätt, ska antalet fullmäktige eller hur antalet bestäms, samt mandattiden, valsättet och uppgifterna nämnas i stadgarna. 2 1 Grundlagen (1999/731) 13 2 mom. 2 Föreningslagen (1989/503) 18. 4

6 1 NORMER SOM STYR ORGANISATIONSVERKSAMHETEN För föreningens förvaltning ansvarar medlemmarna och föreningens styrelse, det vill säga styrelsens medlemmar tillsammans. I praktiken deltar även verksamhetsledaren i förvaltningen av föreningen, trots att verksamhetsledaren inte är föreningens lagstadgade förvaltningsorgan i likhet med en verkställande direktör för ett aktiebolag. Med verksamhetsledare avses i dessa anvisningar organisationens ledande funktionär, som även kan kallas generalsekreterare. Föreningens funktionärer (arbetstagare) och frivilligaktörer ingår inte i föreningens förvaltning, utan de utgör, vid sidan av andra grupper som behandlas senare, en av föreningens intressenter. Arbetstagarna och frivilligaktörerna har en viktig ställning i föreningens verksamhet och de bör i den mån det är möjligt delta i planeringen av föreningens verksamhet. De kan använda sig av dessa anvisningar om de vill ha information och uppgifter om förfaringssätt och arbetsformer för god förvaltningssed. 5

7 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.1 Medlemmarna 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.1 MEDLEMMARNA BEHÖRIGHET. Beslutanderätten i en förening tillkommer medlemmarna. Medlemmarna utövar sin beslutanderätt vid föreningens möte. RÄTTIGHETER. Vid föreningens möte har en medlem rösträtt och rätt att inkomma med motioner eller att framställa förslag. Dessutom har han * rätt att uttala sig (yttranderätt) och att ställa frågor. En medlem kan också ställa upp som kandidat för att sköta förtroendeuppgifter i föreningen. En medlem har rätt att klandra ett föreningsbeslut i domstol och rätt att utträda ur föreningen när han så önskar. UPPGIFTER. Medlemmarna väljer en styrelse för föreningen och ansvarar för att styrelsens medlemmar med tanke på föreningens uppgifter och syfte har tillräcklig och mångsidig erfarenhet och gediget kunnande. Medlemmarna väljer en revisor eller en verksamhetsgranskare för föreningen, som kan utföra granskningen objektivt, med beaktande av allmänt intresse. ANSVAR. Föreningens medlemmar ansvarar för att föreningen utför den uppgift och fullföljer det syfte som bestäms i stadgarna (verksamhetspolitiskt ansvar). En föreningsmedlem är inte ansvarig för föreningen för de beslut han har fattat vid föreningens möte (juridiskt ansvar). * I texten har finskans hän genomgående översatts med han (översättarens anmärkning). 6

8 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.1 Medlemmarna Medlemskåren är föreningens centrala intressent, som har makt och ansvar att inverka på föreningens verksamhet. Genom medlemmarna berättigas föreningens existens och verksamhet. Medlemmarna har rätt att förvänta sig att föreningen uppnår de ekonomiska och sociala mål som man har ställt upp för verksamheten. För att medlemmarna ska kunna utvärdera resultaten av föreningens verksamhet, ska verksamheten ha klart uppställda mål, en verksamhetsplan för hur målen ska uppnås och en mätaruppsättning med vilken verksamhetens resultat mäts. Medlem i en förening kan vara en enskild person, en sammanslutning och en stiftelse. Föreningen kan förutom ordinarie medlemmar också ha andra medlemmar, som understödjande medlemmar och hedersmedlemmar. 3 Om det i föreningens stadgar inte bestäms på annat sätt, är det styrelsen som fattar beslut om godkännande av medlemmar. BEHÖRIGHET. Vid föreningens möten beslutar medlemmarna om alla viktiga frågor som gäller föreningen (allmän behörighet). 4 Medlemmarna fattar beslut i frågor som nämns både i föreningslagen och i stadgarna, men även i andra viktiga frågor, som inte med stöd av lagen eller stadgarna har bestämts att någon annan part fattar beslut om. Under tiden mellan föreningens möten sköter styrelsen föreningens ärenden i enlighet med de beslut man fattat och riktlinjer man fastställt vid mötet. Om det är mångtydigt eller oklart vem som ska fatta beslut i ett ärende, är det i sista hand styrelsens sak att höra sig för vilken ståndpunkt medlemskåren har i ärendet eller hänskjuta sitt beslut för medlemmarnas godkännande vid föreningens möte. Detta är motiverat både med avseende på god förvaltningssed och på styrelsens ansvar. För sin förening kan medlemmarna välja olika utskott för att bereda ärenden som ska behandlas vid föreningens möten. 5 Medlemmarna kan ändå inte överföra beslutanderätten till ett utskott, utskottets roll kan endast vara att bereda och assistera. Föreningens styrelse kan inte utfärda direktiv för verksamheten eller uppgifterna i ett utskott som tillsatts av medlemmarna. Ett utskott verkar enligt de direktiv det fått av medlemmarna. 3 Om man vill att rättigheterna och skyldigheterna (rösträtt, medlemsavgift o.d.) är olika i fråga om olika former av medlemskap, ska detta bestämmas i stadgarna. 4 I föreningens stadgar kan det bestämmas att beslutanderätten utövas av ett fullmäktige som medlemmarna har valt (antal, mandattid, valsätt och uppgifter). Om en annan förening är medlem i föreningen, företräds denna förening av en representant, som särskilt har valts till mötet. Om valet av denna person bestäms i stadgarna i föreningen i fråga. 5 Exempel på utskott är valutskott och disciplinutskott. 7

9 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.1 Medlemmarna En medlem är jävig i ett ärende om hans enskilda intressen strider mot föreningens intressen. En medlem har inte rätt att rösta eller framställa förslag till beslut vid föreningsmötet när beslut fattas om avtal mellan medlemmen och föreningen eller om andra frågor i vilka medlemmens enskilda intressen strider mot föreningens. 6 Det hör till god förvaltningssed att en jävig medlem inte heller verkar som protokolljusterare. Detta är motiverat av den orsaken att man förutom själva jävigheten också strävar efter att undvika intrycket av jävighet, vilket i sin tur främjar öppenhet och tranparens i föreningens verksamhet. En medlem kan ändå delta i beslutsfattandet i situationer då man beslutar om hans utträde ur föreningen eller då man väljer förtroendepersoner för föreningen och han själv ställer upp i valet. Det är en brist i förfarandet om en jävig person deltar i behandlingen av ett ärende. På grund av ett förfarandefel kan en föreningsmedlem, styrelsen eller en styrelsemedlem inom tre månader efter det att beslutet fattades väcka talan mot föreningen för att få beslutet ogiltigförklarat. Om inte talan väcks inom föreskriven tid, ska beslutet anses som giltigt. 7 RÄTTIGHETER. Om inte annat bestäms i stadgarna, har varje medlem vid föreningens möte en röst. Utöver rösträtten har en medlem rätt att inkomma med motioner eller att framställa förslag. Dessutom har han rätt att uttala sig (yttranderätt) och att ställa frågor. En medlem kan utnyttja sin rätt att inkomma med motioner under tiden mellan föreningens möten och sin rätt att framställa förslag vid föreningens möte. Rätten att inkomma med motioner eller att framställa förslag är ändå inte absolut, med stöd av lagen eller föreningens stadgar kan de begränsas. En medlem kan använda sin rätt att uttala sig vid föreningens möte genom att ta ställning till föreningens verksamhet och till ärenden som behandlas. En medlem kan på basis av sin yttranderätt inkomma med motioner till styrelsen under den tid som föregår mötet. Styrelsens uppgift är att bedöma om man med stöd av föreningslagen och föreningens stadgar kan ta upp motionen i fråga till behandling vid mötet, eller om ärendet bör ha nämnts i möteskallelsen. 8 Det samma gäller ett förslag som en medlem framställer vid föreningens möte. I föreningslagen nämns frågor som man kan fatta beslut om endast i de fall de har nämnts 6 Föreningslagen Föreningslagen I stadgarna kan bestämmas hur motioner ska lämnas inför ett möte. 8

10 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.1 Medlemmarna i möteskallelsen. 9 I föreningens stadgar kan finnas en bestämmelse enligt vilken man vid mötet kan behandla och fatta beslut om endast sådana frågor som har delgetts styrelsen före mötet, på ett sätt som närmare fastställs i stadgarna. Avsikten med en sådan bestämmelse i stadgarna är att vid mötet behandlas och fattas beslut om endast sådana frågor som har delgetts alla medlemmar före mötet. Genom detta förfaringssätt iakttas principen om jämlikhet för medlemmarna, som är en central föreningsrättslig princip. Föreningen kan aktivera sin medlemskår genom att påminna om hur man kan få sina motioner behandlade vid stadgeenliga möten. En medlem kan vid ett möte eller vid något annat tillfälle ställa frågor till styrelsemedlemmarna om föreningen och om dess verksamhet. För att medlemmarna ska kunna bedöma om föreningens verksamhet motsvarar det syfte och den verksamhet som fastställts i stadgarna och om man uppnått de ekonomiska och sociala mål som uppställts för föreningens verksamhet är det viktigt att ge medlemmarna tillräckligt med information. Principen om jämlikhet för medlemmarna har en central ställning även i fråga om överlåtelse av information. Då föreningen informerar sina medlemmar om verksamheten bör den försäkra sig om att alla medlemmar har möjlighet att få samma information och uppgifter till sitt förfogande. En medlem har rätt att få uppgifter ur medlemsregistret och han ska ges tillfälle att bekanta sig med uppgifterna i medlemsregistret. Enligt lagen ska varje medlems fullständiga namn och hemort antecknas i medlemsregistret. Med avseende på andra uppgifter som antecknas om en privatperson i medlemsregistret, ska styrelsen försäkra sig om att dessa uppfyller anknytnings- och relevanskravet som ställs i personuppgiftslagen. 10 En medlem har i egenskap av privatperson rätt att få de uppgifter som finns antecknade om honom i medlemsregistret. 11 Styrelsen kan inte lämna ut uppgifter ur föreningens medlemsregister till en utomstående, utan medlemmens medgivande. Det är alltid bäst att be om ett skriftligt medgivande. En medlem har rätt att bekanta sig med föreningsmötets protokoll, men han har i allmänhet inte rätt att bekanta sig med protokoll från styrelsens möte, om inte annat bestäms i stadgarna. Om det vid styrelsens möte har behandlats ett ärende 9 Enligt 24 i föreningslagen kan beslut fattas i följande frågor förutsatt att de nämnts i möteskallelsen; ändring av föreningens stadgar, överlåtelse eller inteckning av fastighet eller överlåtelse av annan egendom, omröstnings- och valordning, val eller avsättning av styrelsen, styrelsemedlemmar, revisorer eller verksamhetsgranskare, fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet, upplösning av föreningen. 10 Personuppgiftslagen (1999/523) 8 och Personuppgiftslagen 28. 9

11 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.1 Medlemmarna som gäller medlemmen, har han rätt att få ett protokollsutdrag om ärendet. En föreningsmedlem kan ställa upp som kandidat för förtroendeuppgifter i föreningen och han har rätt att klandra föreningens beslut i domstol. 12 En medlem som är missnöjd med föreningens beslut kan väcka en klandertalan mot beslutet i tingsrätten, förutsatt att beslutet har fattats i strid mot stadgarna eller lagen. 13 UPPGIFTER. Medlemmarna styr verksamheten i föreningen genom de beslut som de fattar vid föreningens möte. Genom att ge verksamhetsledaren anvisningar och uppgifter ansvarar styrelsen för verkställandet av besluten. Verksamhetsledaren ansvarar för föreningens löpande förvaltning i enlighet med de anvisningar han har fått av styrelsen. I varje organisation bör det finnas en ledande funktionär som ansvarar för den löpande förvaltningen. Medlemmarna ska verka på ett aktivt sätt i föreningen och utnyttja den rätt de har att fatta beslut och styra verksamheten. De ska samla in information om föreningens verksamhet och vara aktiva vid föreningens möten. Medlemmarna bör klart och tydligt lyfta fram mål som ställs upp för verksamheten i föreningen, i synnerhet då beslut om verksamhetsplanen och budgeten fattas. Dessa är centrala verktyg för medlemskåren med vars hjälp verksamheten kan styras. Centrala ärenden som medlemmarna fattar beslut om är att: välja och avsätta styrelsen eller medlem av styrelsen och revisor eller verksamhetsgranskare, godkänna bokslut och bevilja ansvarsfrihet, godkänna omröstnings- och valordning, överlåta eller inteckna fastighet eller överlåta annan egendom som är betydande med hänsyn till föreningens verksamhet, ändra föreningens stadgar och upplösa föreningen. 12 Om övriga rättigheter för medlemmarna kan man särskilt fatta beslut om vid föreningens möte. 13 Även styrelsen eller en styrelsemedlem kan väcka en talan mot föreningen. Rätt att väcka en talan har inte den som har medverkat till att beslutet i fråga har fattats. I rättspraxis har man med medverkan avsett bland annat att det vid mötet lämnats endast ett understött förslag, varvid beslutet har fattats enhälligt (HD:2007:26). 10

12 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.1 Medlemmarna Föreningens medlemmar väljer en styrelse för föreningen som har till uppgift att uppnå det syfte som bestäms i stadgarna på ett sådant sätt som medlemmarna anvisar. Föreningens medlemmar ska vid valet av styrelse försäkra sig om att styrelsens medlemmar med tanke på föreningens verksamhet har tillräcklig och mångsidig erfarenhet och gediget kunnande. I föreningens stadgar kan finnas en bestämmelse enligt vilken medlemmarna har rätt att välja ordförande till styrelsen. Om det inte finns en sådan bestämmelse, är det styrelsen som inom sig väljer en ordförande. Det är viktigt att föreningens medlemmar i god tid före beslutsfattandet får tillräcklig information om medlemskandidaternas yrkesskicklighet och erfarenhet och vid behov också har möjligheter att diskutera med medlemskandidaterna. Föreningens medlemmar väljer en revisor eller en verksamhetsgranskare för föreningen. Vid valet bör medlemmarna fästa särskild uppmärksamhet vid att granskaren är oberoende av föreningens styrelse eller övriga ledning, och att han kan utföra granskningen objektivt, med beaktande av allmänt intresse. ANSVAR. Föreningens medlemmar ansvarar för att föreningen utför den uppgift och fullföljer det syfte som bestäms i stadgarna. Medlemmarna ansvarar för att den uppgift och det syfte som bestäms i stadgarna är tidsenliga och ändamålsenliga (verksamhetspolitiskt ansvar). En medlem i en registrerad förening är inte ansvarig för föreningen för det beslut han fattar vid mötet, trots att beslutet i fråga kan vålla skada för föreningen (juridiskt ansvar). En föreningsmedlem kan däremot vara tvungen att ersätta föreningen en skada som han har vållat genom att han har försummat sin medlemsskyldighet (avtalsrättsligt ansvar). 14 Till medlemmens skyldigheter hör att betala medlemsavgiften. Detta har han förbundit sig till genom att ansluta sig som medlem i föreningen och genom att godkänna föreningens stadgar. För att en medlems medlemskap ska fortsätta krävs i allmänhet att han betalar medlemsavgiften och medlemsavgiften är ofta också en förutsättning för att medlemmen ska få rösta. En föreningsmedlem kan med stöd av föreningens stadgar och beslut ha andra medlemsskyldigheter, som ska vara desamma för alla medlemmar. En föreningsmedlem ska i alla situationer avhålla sig från sådana handlingar som förorsakar skada för föreningen (lojalitetsprincipen). 14 Avtalsrättslig ansvarsskyldighet kan uppkomma endast då man har låtit bli att följa ett muntligt eller skriftligt avtal. Avtalsparten ansvarar för skada som avtalsbrottet har förorsakat, i det fall han inte har handlat samvetsgrant. 11

13 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen 2.2 STYRELSEN BEHÖRIGHET. Styrelsen verkställer de beslut som har fattats vid föreningens möte (verkställande makt). Styrelsen har ingen allmän beslutanderätt i föreningens angelägenheter. Styrelsen har beslutanderätt i de frågor som enligt lag eller enligt föreningens stadgar har bestämts att den ska fatta beslut om. RÄTTIGHETER. Ingen kan väljas till en medlem av styrelsen mot sin vilja. En styrelsemedlem har rätt att få uppgifter om föreningen. Han har rätt att framföra avvikande åsikt för anteckning i protokollet. En styrelsemedlem har rätt att avgå. UPPGIFTER. Styrelsen har fastställda uppgifter som bestäms i föreningslagen. Styrelsen sköter föreningens ärenden i enlighet med lag, stadgar och föreningens beslut. Styrelsen ska se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på tillförlitligt sätt. Styrelsen företräder också föreningen. Styrelsen kan också ha uppgifter som baserar sig på stadgarna, arbetsordningen eller annat motsvarande regelverk. Dessa uppgifter anknyter till planeringen, verkställandet och övervakningen av verksamheten. Styrelsens uppgifter och behörighet ska i skriftlig form fastställas klart och tydligt. ANSVAR. Styrelsen ansvarar inför föreningens medlemmar för att föreningen bedriver en resultatrik verksamhet i enlighet med föreningens stadgar och syfte (verksamhetspolitiskt ansvar). En styrelsemedlem som sköter sina uppgifter oaktsamt kan bli ersättningsskyldig i fråga om den skada han förorsakar (juridiskt ansvar). 12

14 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen Styrelsens behörighet och uppgifter BEHÖRIGHET. Styrelsen verkställer de beslut som har fattats vid föreningens möte (verkställande makt). Styrelsen har endast en begränsad beslutanderätt. Styrelsen ansvarar för olika slag av beredningsuppdrag och för planeringen och utvecklingen av verksamheten i föreningen. Styrelsen skapar förutsättningar för verksamheten i föreningen. Styrelsen sköter alla sådana löpande uppgifter som inte kräver medlemmarnas beslutsfattande. Styrelsen har inte heller allmän beslutanderätt i föreningens ärenden på grund av att den hierarkiskt står under medlemmarna som utövar beslutanderätt. Styrelsen kan fatta beslut i sådana frågor som enligt lagen eller stadgarna hör till dess uppgift att fatta beslut om. Om det är mångtydigt eller oklart huruvida styrelsen kan fatta beslut i någon fråga, ska styrelsen hänskjuta behörighetsfrågan om beslutsfattandet för medlemmarnas godkännande. Flertalet av de uppgifter som styrelsen ansvarar för är sådana vars beredning, skötsel och verkställande den kan delegera till någon annan part. Styrelsen ansvarar för skötseln av dessa uppgifter, men den kan själv besluta om hur och vem som i praktiken sköter uppgiften i fråga. Styrelsen kan överföra beredningen och skötseln av en uppgift eller ett ärende till exempelvis verksamhetsledaren. Trots att styrelsen har delegerat uppgifter som den ansvarar för till en annan part, är ansvaret alltid styrelsens. Styrelsen ska ha tillsyn över de parters verksamhet som den har delegerat sina uppgifter till, och styrelsen ansvarar även för dessa parters verksamhet. Styrelsens medlemmar kan sinsemellan dela upp uppgifter och beredningsarbeten som hör till styrelsens uppgifter, men styrelsen fattar alltid besluten och ansvarar i regel för besluten gemensamt. Styrelsen kan inte delegera sin beslutanderätt till någon annan. UPPGIFTER. Styrelsens uppgift är att sköta föreningens förvaltning och att övervaka verksamheten i föreningen. Styrelsen ansvarar för föreningens verksamhet i enlighet med föreningslagen, stadgarna och övriga gällande bestämmelser och anvisningar. Med organisering av förvaltningen avses att styrelsen skapar en ram för skötseln av föreningens praktiska verksamhet. Inom ramen för sin övervakningsuppgift ser styrelsen till att man i föreningens verksamhet följer lagen, stadgarna och planer och anvisningar som styr verksamheten. I föreningslagen finns bestämmelser om styrelsens uppgifter. Bestämmelser om styrelsens uppgifter kan även finnas i föreningens stadgar eller exempelvis i styrelsens arbetsordning. I arbetsordningen kan man till exempel bestämma hur uppgifterna fördelas mellan styrelsemedlemmarna, hur ofta styrelsen sammanträder, i 13

15 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen vilken omfattning suppleanterna deltar i styrelsens arbete och på vilket sätt styrelsen sammankallas. Med avseende på ett effektivt styrelsearbete och på styrelsens ansvar är det viktigt att dess uppgifter och behörighet är klart definierade. Om det är nödvändigt att precisera eller ändra styrelsens uppgifter eller arbetsfördelning, är det i allmänhet enklare att uppdatera arbetsordningen eller andra motsvarande direktiv än att ändra föreningens stadgar. Styrelsens viktigaste lagstadgare uppgifter är att: noggrant sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag, stadgar och föreningens beslut, företräda föreningen 15, föra en förteckning över föreningens medlemmar och lämna uppgifter ur förteckningen 16, se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på tillförlitligt sätt, godkänna föreningens medlemmar, om inte annat bestäms i stadgarna, sammankalla till föreningens möten, upprätta och underteckna föreningens bokslut 17. Styrelsens (för en stiftelse) viktigaste lagstadgade uppgifter är att: sköta stiftelsens ärenden med iakttagande av lag och stiftelsens stadgar, företräda stiftelsen, se till att ordna stiftelsens verksamhet, se till att stiftelsens medel placeras tryggt och inkomstbringande, leda, styra och övervaka stiftelsens verksamhet, 15 Till styrelsens uppgifter hör bland annat att göra skattedeklaration och att ansöka om olika tillstånd. 16 Bestämmelser om hur uppgifter ur medlemsförteckningen får lämnas ut finns i personuppgiftslagen. Styrelsen kan fatta beslut om att lämna ut uppgifter i enlighet med personuppgiftslagen. 17 Alla styrelsemedlemmars underteckning krävs inte, det räcker med att en beslutsför styrelse undertecknar bokslutet. Med tanke på den enskilda styrelsemedlemmens ansvar har det ingen betydelse huruvida han har undertecknat bokslutet eller inte. Styrelsen ansvarar för att innehållet i bokslutet stämmer. 14

16 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen sköta stiftelsens bokföring och upprätta bokslut. Styrelsens övriga uppgifter är att: planera och utveckla verksamheten, skapa och uppdatera strategi för verksamheten, bereda verksamhetsplan och budget och övervaka att de verkställs, ordna verksamheten i föreningen på ett ändamålsenligt sätt 18, sköta föreningens ekonomi och egendom, hantera riskerna; kartläggning av riskerna för föreningens verksamhet och egendom och beredskap för dessa risker, fatta beslut i viktiga och vittomfattande frågor 19, sammankalla till föreningens möte och bereda ärenden som behandlas på mötet, verkställa beslut som fattats på föreningens möte, förutsatt att besluten är lagoch stadgeenliga, informera medlemskåren och intressenterna om föreningens verksamhet, anställa verksamhetsledare och andra centrala funktionärer, leda, övervaka och stödja verksamhetsledaren i hans uppgifter. Styrelsen företräder föreningen. Styrelsen är föreningens lagstadgade företrädare, det vill säga styrelsen kan agera för föreningen gentemot tredje part. Styrelsen kan för föreningens del sluta skriftliga och muntliga avtal och andra rättshandlingar. Styrelsen kan verka som föreningens företrädare inom de gränser som tillåts av föreningslagen, stadgarna och besluten som föreningens möte har fattat. Till styrelsens rätt att företräda föreningen hör också att uppgifter som en styrelsemedlem tar del av utanför föreningen ska han i sin roll som styrelserepresentant förmedla vidare till föreningen. Det vill säga att all den information som angår föreningen och som styrelsemedlemmen tar del av också ska förmedlas vidare till föreningen. Andra som kan företräda föreningen kan vara föreningens namntecknare eller 18 I allmänhet inbegriper detta även att planera och fastställa behovet av personal i föreningen. 19 Här avses beslut som inte omfattas av medlemmarnas beslutanderätt. 15

17 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen en person som befullmäktigats för uppgiften. 20 Om inte annat bestäms i föreningens stadgar, har styrelsens ordförande rätt att teckna föreningens namn. 21 Om inte namntecknarens rätt att företräda föreningen är särskilt begränsad, är hans rätt att företräda föreningen lika omfattande som styrelsens rätt att företräda föreningen. Namntecknaren kan för föreningens del sluta skriftliga och muntliga avtal och andra rättshandlingar. Rätten att företräda föreningen ger namntecknaren ändå ingen beslutanderätt. Det är alltid styrelsen som fattar beslut i de ärenden som hör till den. Ett befullmäktigande kan basera sig på en skriftlig fullmakt eller på en muntlig fullmakt. Enligt god förvaltningssed ska befullmäktigande i fråga om viktiga angelägenheter som förbinder föreningen basera sig på en skriftlig fullmakt. En fullmakt kan också basera sig på en persons ställning (ställningsfullmakt). Härvid har personen i fråga en sådan ställning i organisationen som med stöd av lag eller allmän praxis ger honom lämplighet att verka för organisationens del och som avtalsparten på goda grunder kan anta vara en person som är berättigad att verka för organisationens del. Exempelvis kan föreningens verksamhetsledare på grund av sin ställning och i enlighet med sin arbetsbeskrivning i allmänhet fatta bindande beslut i fråga om föreningen. Planering och utveckling av verksamheten. Det syfte och de verksamhetskoncept som anges i föreningens stadgar är utgångspunkter för planeringen och utvecklingen av all verksamhet. Styrelsens uppgift är att bedöma huruvida föreningens syfte och verksamhet är tidsenliga och ändamålsenliga. Vid behov ska styrelsen vidta åtgärder för att ändra föreningens stadgar. Beslut om ändring av stadgarna fattas av föreningens medlemmar. Styrelsen utarbetar föreningens strategi, det vill säga riktlinjer för verksamheten och de centrala mål med vars hjälp föreningen uppnår sitt syfte. Strategin grundar sig bland annat på syftet, värden och visionen för föreningsverksamheten och på intressenternas behov och förväntningar. Strategin å sin sida styr planeringen av ekonomin och verksamheten, utvecklingen av verksamheten och allokeringen av resurser för densamma. Som en del av strategiarbetet ska styrelsen identifiera centrala risker i föreningsverksamheten och utarbeta planer och verktyg för att kunna hante- 20 I föreningslagen finns inga bestämmelser om fullmakter, om fullmakter bestäms i 2 kap. i rättshandlingslagen. 21 I stadgarna kan rätten att teckna föreningens namn begränsas så att två eller fler endast tillsammans har rätt att teckna föreningens namn. Styrelsens ordförande är alltid en av namntecknarna och denna rätt kan inte begränsas. I 36 i föreningslagen bestäms vem som ytterligare enligt föreningens stadgar kan ha rätt att teckna föreningens namn. 16

18 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen ra dessa risker. Styrelsen ska presentera strategin för medlemmarnas godkännande. Styrelsen är ansvarig att utarbeta budget och verksamhetsplan, vars beredning den kan delegera exempelvis till ett arbetsutskott eller till verksamhetsledaren. Föreningens årsmöte fattar beslut om budgeten, enligt vilken styrelsen planerar och genomför föreningens verksamhet. Styrelsen följer med och bedömer hur strategin, verksamhetsplanen och budgeten verkställs med hjälp av på förhand överenskomna mätare. Resultaten av bedömningen ska beaktas i den fortsatta planeringen och utvecklingen av verksamheten. Vid behov ska styrelsen korrigera planen och budgeten så att strategin kan uppnås. För att kunna utarbeta en strategi ska styrelsen känna till olika intressenters, som medlemskårens och kundernas, behov och ståndpunkter. Styrelsen ska identifiera föreningens centrala intressenter och föra en aktiv dialog med dem. 22 Hur den praktiska verksamheten ordnas. Styrelsen planerar föreningens organisation och verksamhet på ett sådant sätt att föreningens syfte uppnås på det sätt medlemmarna önskar. Då verksamheten organiseras är det viktigt att arbetsfördelningen mellan styrelsens medlemmar, i synnerhet mellan ordföranden och verksamhetsledaren, är klart fastställd. Det är även styrelsens sak att se till att föreningens övriga ledande funktionärers roller och arbetsbeskrivningar är klart definierade. Det är allt skäl att skriftligen avtala om uppgifterna i exempelvis arbetsordningen eller i något annat motsvarande förvaltningsdirektiv. Verksamhetsledaren ansvarar för föreningens löpande förvaltning och verkar som chef för de övriga funktionärerna i föreningen. Med tanke på föreningens verksamhet är det viktigt att varje aktör självständigt kan sköta de uppgifter som hör till honom enligt på förhand överenskomna verksamhetskoncept. Styrelsen har ändå vid behov rätt att ingripa i uppgifter som hör till verksamhetsledaren och även fatta beslut i ärenden som hör till föreningens löpande förvaltning. Endast i undantagsfall och efter mycket grundligt övervägande bör styrelsen använda sig av denna beslutanderätt. Styrelsens uppgift är i första hand att stödja och sporra verksamhetsledaren. Föreningslagen möjliggör att medlemmarna får delta i föreningsmötet per post eller med något annat tekniskt hjälpmedel, det vill säga på annat sätt än att vara närvarande vid mötet (distansdeltagande). Det är styrelsens uppgift att avgöra om man med hjälp av distansdeltagande kan förbättra medlemmarnas möjligheter att delta i 22 Föreningens centrala intressenter är medlemmar, kunder, bidragsgivare, donerare, samarbetspartner, uppdragsgivare och beslutsfattare. 17

19 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen föreningens verksamhet. 23 Om det till föreningen hör medlemmar vars deltagande i föreningens möte på grund av långa färdavstånd eller andra orsaker är besvärligt, kan man med hjälp av distansdeltagande förbättra medlemmarnas likställdhet och aktiva deltagande i föreningens verksamhet. 24 En förutsättning för distansdeltagande är att det finns bestämmelser om detta i föreningens stadgar. De dokument och handlingar som föreningen ska bevara ska arkiveras på ett ändamålsenligt sätt. Styrelsen ser till att det för föreningens bruk finns arkivplaner eller andra motsvarande anvisningar, som anvisar hur och var dokument som ska bevaras arkiveras. Lednings- och övervakningsuppgift. Enligt föreningslagen ska styrelsen omsorgsfullt och aktsamt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och föreningens stadgar och beslut. En omsorgsfull skötsel av uppgifterna förutsätter tillräcklig styrning och instruering samt övervakning av verksamheten. 25 Till styrelsens aktsamhetsplikt hör även aspekten att styrelsens medlemmar med tanke på föreningens verksamhet har så mångsidigt och omfattande kunnande som möjligt. Denna aspekt ska medlemskåren fästa särskild uppmärksamhet på då de väljer medlemmar till styrelsen. Styrelsen ska övervaka att man i föreningens verksamhet följer lagar, andra bestämmelser och rekommendationer samt föreningens interna anvisningar. I praktiken förutsätter uppfyllandet av aktsamhetsplikten också kännedom om annan nödvändig lagstiftning och andra regelverk än om enbart föreningslagen. Styrelsen måste explicit bedöma lagligheten och stadgeenligheten i de beslut som man fattat vid föreningens möte. Det är bra att anteckna slutresultatet av bedömningen i protokollet för påföljande styrelsemöte. Styrelsen ansvarar för att beslut som fattats vid föreningens möte verkställs på ett ändamålsenligt sätt. I detta avseende har styrelsen till uppgift att leda och övervaka verksamhetsledaren och föreningens övriga funktionärer att besluten verkställs. Som en del av sina lednings- och övervakningsuppgifter ska styrelsen se till att uppgifterna för föreningens funktionärer är klart fastställda och att man gemensamt har kommit överens om de centrala principer och förfaringssätt som iakttas 23 Om distansdeltagande bestäms i föreningslagen 17 2 mom. 24 Distansdeltagandet kan ske före mötet eller under mötet genom datakommunikation eller med något annat tekniskt hjälpmedel. 25 Verksamheten kan exempelvis ledas och styras med hjälp av en ekonomistadga och andra anvisningar. 18

20 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen i föreningens verksamhet. Det är bäst att skriftligen ingå avtal om rollerna för och arbetsfördelningen mellan styrelsen och föreningens ledande funktionärer. Om det är nödvändigt att precisera eller ändra styrelsens uppgifter eller arbetsfördelning, är det i allmänhet enklare att uppdatera arbetsordningen eller andra motsvarande anvisningar än att ändra föreningens stadgar. Styrelsen har till uppgift att övervaka att de mål som uppställts för föreningens verksamhet uppnås och att de resurser som finns till förfogande utnyttjas på ett ekonomiskt sätt. Föreningens verksamhet ska bedömas ur perspektivet av både sociala och ekonomiska resultat. Styrelsen ska försäkra sig om att tillräckliga och korrekta uppgifter lämnas om föreningens ekonomi och verksamhet. För uppföljningen av målen behövs riktiga och tillräckliga mätare. Styrelsen ansvarar för att resultaten av bedömningen beaktas i planeringen och utvecklingen av föreningens verksamhet. Till styrelsens övervakningsuppgifter hör också att risker för verksamheten och egendomen på ett ändamålsenligt sätt tas i betraktande redan i det skede strategin för verksamheten utarbetas. Riskerna kan anknyta till finansieringen, lagstadgade ändringar eller andra betydande förändringar i de externa verksamhetsbetingelserna, kundkretsen, personalen o.s.v. Risker i anknytning till egendom kan man i allmänhet sköta med hjälp av försäkringar, men det är allt skäl att styrelsen årligen behandlar frågor som nivån på försäkringsskyddet och övrig juridisk korrekthet. Styrelsen ska övervaka att man vid behov i föreningen följer bestämmelser och förfaringssätt som tillämpas på offentlig upphandling. I princip tillämpas lagen om offentlig upphandling på anskaffningar som föreningen gör, i de fall föreningen för sina anskaffningar får offentligt understöd över hälften av anskaffningens värde och om det är fråga om en anskaffning som överstiger det nationella tröskelvärdet eller ett EU-tröskelvärde. 26 Styrelsen ska försäkra sig om att det för föreningens bruk finns ett sådant rapporteringsförfarande i fråga om upphandlingar med vars hjälp styrelsen i tillräckligt hög grad kan övervaka upphandlingar och upphandlingsförfaranden. Till styrelsens uppgifter hör också att övervaka att lagen om penninginsamlingar följs. Föreningen kan anordna en penninginsamling endast med tillstånd av polis och till den som bidrar med pengar till en insamling får som motprestation endast 26 Ett allmänt verksamhetsunderstöd anses inte vara ett sådant bidrag. I regeringens proposition om lagen om offentlig upphandling konstateras att Det offentliga understödet ska gälla en viss upphandling för att den enhet som får stödet på denna grund ska betraktas som en upphandlande enhet (RP 50/2006 rd, sid 58). 19

21 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen ges en symbol för insamlingen. 27 Det är styrelsens sak att övervaka att den penninginsamling som föreningen anordnar motsvarar den plan för insamlingen och användningen som lämnats till tillståndsmyndigheten. Styrelsen utarbetar en ekonomistadga, för föreningsmötets godkännande 28 och vid behov en arvodesstadga. Penningautomatföreningen RAY har 2006 gett ut en ekonomistadgemodell med information om de krav på ekonomi, förvaltning och intern övervakning som RAY ställer på de organisationer som beviljas understöd. 29 Styrelsen bör med beaktande av föreningens verksamhet och storlek utvärdera i vilken mån man med hjälp av olika slag av administrativa anvisningar kan främja verksamheten och god förvaltningssed. Exempelvis då man utarbetar etiska principer kan man specifikt beakta sådana kundgrupper som är beroende av föreningens verksamhet och de tjänster föreningen producerar. Styrelsen ska årligen utvärdera huruvida man i förvaltningen av föreningen har följt god förvaltningssed. Styrelsen ansvarar för utarbetandet av de kriterier som används vid utvärderingen, och presenterar dem för medlemskårens godkännande. Av föreningens årsberättelse ska framgå hur principerna för god förvaltningssed har iakttagits och följts i föreningens verksamhet och på vilket sätt det är nödvändigt att utveckla verksamhetskoncepten på basis av den utförda utvärderingen. Information till intressenterna. Styrelsen ansvarar för att föreningens olika intressenter identifieras och att dessa för eget bruk får tillräckligt med information om föreningens verksamhet och de resultat man uppnått. Om information till intressenterna behandlas nedan i punkt Lagen om penninginsamlingar (2006/255) 3 och Ekonomistadgan kan även inkludera ett s.k. register över den närmaste kretsen, med vars hjälp man på förhand försöker undvika eventuella jävighetssituationer. Med ett register över den närmaste kretsen avses ett register till vilket styrelsemedlemmarna frivilligt kan anmäla alla parter som hör till deras närmaste krets, som eventuellt kan ha en kundrelation eller annan motsvarande relation till den förening styrelsemedlemmarna företräder. 29 RAY:s ekonomistadgemodell finns på adressen (endast på finska). 20

22 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen Styrelsemedlemmens rättigheter, ansvar och jäv STYRELSEMEDLEMMENS RÄTTIGHETER. Styrelsemedlemmen har rätt att få uppgifter om föreningen, dess verksamhet och ekonomi. Styrelsemedlemmen har rätt att ta del av styrelsens och föreningens övriga förvaltningsorgans protokoll, rätt att bekanta sig med anteckningar i medlemsförteckningen och rätt att få uppgifter om föreningens ekonomiska situation. Styrelsemedlemmens rätt att få uppgifter är motiverad i synnerhet ur ett ansvarsperspektiv. För att styrelsemedlemmen omsorgsfullt ska kunna sköta uppgifter som hör till honom ska han ha tillräckligt med uppgifter om föreningen. En styrelsemedlem som deltar i beslutsfattandet har rätt att framföra avvikande åsikt i fråga om ett beslut. Avvikande åsikt ska framföras genast efter det beslutet är fattat och denna ska antecknas i protokollet. Det rekommenderas att den avvikande åsikten motiveras och att motiveringen också antecknas i protokollet. Till en avvikande åsikt som har framförts i god tid kan fogas skriftliga motiveringar ända fram till justeringen av protokollet. Det är inte möjligt att framföra en avvikande åsikt i ett senare skede, exempelvis efter det att mötet avslutats eller efter det att behandlingen av nästa ärende inletts. En styrelsemedlem som har framfört en avvikande åsikt i en fråga är befriad från det rättsliga ansvaret för beslutet i fråga. Att underteckna protokollet innebär att man godkänner besluten, om inte annat framgår av protokollet. En styrelsemedlem som har framfört en avvikande åsikt bör fästa medlemskårens uppmärksamhet på de missförhållandena han har observerat och vid behov informera revisorn om saken. På så sätt kan man granska saken i fråga och undvika eventuella skador som kan åsamkas föreningen eller utomstående. I praktiken kan en styrelsemedlem avsäga sig sitt uppdrag genom anmälan till styrelsen, trots att det inte finns uttryckliga bestämmelser om detta i föreningslagen. En medlem bör ändå avsäga sig sitt uppdrag endast av motiverade skäl. På så sätt garanteras styrelsens beslutförhet och en effektiv verksamhet under hela dess mandattid. STYRELSEMEDLEMMENS ANSVAR. Styrelsen är ansvarig för sin verksamhet inför medlemmarna (verksamhetspolitiskt ansvar). Medlemmarna kan när som helst utesluta en styrelsemedlem som de förlorat förtroende för. Ett förslag till uteslutning kan framföras av föreningens medlemskår eller av styrelsen. En styrelsemedlem i en stiftelse kan under mandattiden endast uteslutas med beslut av domstol. 21

23 GOD FÖRVALTNINGSSED 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen En styrelsemedlem har också juridiskt ansvar för sin verksamhet. Enligt föreningslagen ska en styrelsemedlem omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och stadgar samt föreningens beslut (juridiskt ansvar). För att aktsamhetsplikten ska uppfyllas krävs att man i föreningens verksamhet också följer andra lagar och bestämmelser än enbart föreningslagen. Om inte styrelsen har tillräcklig sakkunskap för att lösa en viss fråga, sköter styrelsen sitt arbete omsorgsfullt om den skaffar nödvändig sakkunskap utifrån. Under sin mandattid ansvarar varje styrelse för förvaltningen och verksamheten. Det rekommenderas att organisationen skyddar sina förvaltningsorgan genom att teckna en försäkring för sitt förvaltningsansvar, som vanligtvis täcker utgifter för ekonomiska skador och rättegångar om ersättningsskyldighet, som kan uppkomma för organisationen eller för utomstående. Försäkrade är vanligtvis försäkringstagarens (organisationen) ledande funktionär, dennes ställföreträdare samt styrelsens medlemmar och suppleanter. Huruvida styrelsen eller en enskild medlem i styrelsen har verkat omsorgsfullt i en fråga, bedöms enskilt i varje fall. I bedömningen fäster man uppmärksamhet på föreningens storlek och verksamhet och på den sakkunskap och erfarenhet styrelsemedlemmen har. Det är mycket viktigt att styrelsens ordförande upprätthåller en öppen atmosfär som främjar diskussion i styrelsen. I en öppen atmosfär kan man på ett naturligt sätt även bedöma styrelsens sakkunskap och innehållet i aktsamhetsplikten med avseende på den fråga som behandlas och som ska avgöras. I föreningslagen ingår följande bestämmelser om styrelsemedlemmens ersättningsskyldighet (juridiskt ansvar): 30 En styrelsemedlem är skyldig att ersätta skada som han i sitt uppdrag har vållat föreningen uppsåtligen eller av oaktsamhet. En styrelsemedlem är skyldig att ersätta skada som han vållat en föreningsmedlem eller någon annan (tredje part) genom överträdelse av föreningslagen eller föreningens stadgar Vad som bestäms om en styrelsemedlem tillämpas även på föreningens funktionär, som inte är i anställningsförhållande till föreningen. Sådana personer kan bland annat vara skattmästaren, sekreteraren eller ombudet, som inte är i anställningsförhållande till föreningen. På en person i arbetstagarroll tillämpas skadeståndslagen. I princip är alla funktionärer i föreningen inklusive verksamhetsledaren i arbetstagarroll. 31 Föreningslagen 39 1 mom. 22

24 2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 2.2 Styrelsen Föreningens medlemmar är inte ansvariga för lagstridiga beslut som de fattar vid föreningens möte, men en styrelsemedlem kan få stå till svars för verkställandet av beslut som strider mot lagen eller föreningens stadgar. En styrelsemedlem anses i allmänhet inte vara skadeståndsskyldig om han inte har varit med om att fatta det beslut som föranledde skadan, 32 han har framfört en motiverad avvikande åsikt i frågan, han inte har deltagit i verkställandet av beslutet. Endast i undantagsfall kan man befrias från ersättningsskyldighet genom att man avgår från styrelsen eller aktivt verkar för att förhindra verkningarna av beslutet i fråga. Enligt god förvaltningssed ska en styrelsemedlem som anser att ett beslut strider mot lagen eller mot föreningens intresse informera medlemskåren om saken och vid behov också informera föreningens revisor eller verksamhetsgranskare om saken. Med tanke på styrelsens ansvar är det viktigt att i tillräckligt hög grad informera om sådant som anknyter till föreningens ekonomi och ekonomiska situation och att man i mötesprotokollen gör klara anteckningar om beslut som gäller användningen av pengar. De som ansvarar för föreningens ekonomi ska se till att det för olika slag av projekt utses ansvarspersoner, som bland annat ansvarar för ekonomin av projekten. När det gäller användningen av pengar bör man alltid noggrant på förhand avtala om behörighet och skyldigheter. STYRELSEMEDLEMMENS JÄV. En styrelsemedlem får inte delta i behandlingen eller avgörandet av ett avtal mellan medlemmen och föreningen eller ett annat sådant ärende där medlemmens privata intresse kan stå i strid med föreningens intresse. 33 Vid behov ska styrelsemedlemmens oberoende och jäv alltid bedömas. I enskilda fall kan det för tydlighetens skull finnas skäl att framföra bedömningen skriftligt. Varje styrelsemedlem ska se till att han inte är jävig att behandla eller fatta beslut i ett ärende. Bedömningen av jävighet kan klarläggas genom att man i föreningen tar i bruk anmälningsförfaranden där styrelsens medlemmar, sedan de utsetts till 32 Ersättningsskyldighet gäller inte en styrelsemedlem, som på grund av jävighet inte har deltagit i beslutsfattandet, en suppleant, som inte har verkat i stället för en ordinarie medlem, eller en medlem, som av giltig orsak inte har deltagit i föreningens möte. 33 Föreningslagen