CURA INDIVIDUTVECKLING Protokoll DIREKTIONEN CURA INDIVIDUTVECKLING. Tid: Fredagen den 16 december 2016, kl

Transkript

1 CURA INDIVIDUTVECKLING Protokoll Tid: Fredagen den 16 december 2016, kl Plats: Beslutande: Övriga närvarande: Södra Hokas konferensgård, Asarum Markus Alexandersson (ordförande) Jan-Åke Berg (1:e vice ordförande) Iréne Ahlstrand-Mårlind Birgitta Lagerlund Malin Månsson Ingrid Hermansson Britt Kilsäter Anette Rasmusson, områdeschef Sara Källgarn, områdeschef Ann-Sofie Ström, förbundschef Utsedda justera protokollet: Markus Alexandersson, ordförande Jan-Åke Berg (1:e vice ordförande) Ärenden och rapporter: Bilagor:

2 58. Sammanträdet öppnades Ordförande Markus Alexandersson hälsade alla välkomna och mötet öppnades. 59. Val av justeringsman vid sidan av ordförande, välja Jan-Åke Berg justera dagens protokoll. 60. Reviderad budget för år 2017 samt plan för år Vid direktionens sammanträde togs beslut om budget för år 2017 samt plan för åren Eftersom förutsättningarna för budgetarbetet var synnerligen osäkra när det avsåg Cura ungdomsboende bad förbundschefen få återkomma till direktionen med en reviderad budget avseende denna verksamhet, till kommande sammanträde. Orsaken till de oklara förutsättningarna för budgetarbetet är det nya ersättningssystem som träder ikraft till halvårsskiftet 2017 och den osäkerhet som råder kring hur kommunerna kommer förhålla sig till de ungdomar som fyller 18 år under våren. Det nya ersättningssystemet anger asylsökande ungdomar som bor i HBV-boende ska flytta till Migrationsverkets asylboende när de fyller 18 år. Förändringen gäller alltså från halvårsskiftet men vissa kommuner har redan börjat tillämpa den principen. Cura har vädjat till kommunerna om de ska låta bli flytta 18-åringarna fram till sommaren eftersom det får stor betydelse för både Curas och kommunernas ekonomier. En viss osäkerhet råder dock fortfarande kring hur kommunerna kommer förhålla sig till Curas vädjan. En ny budget föreligger nu där hänsyn till nu kända omständigheter ligger till grund. Vi har antagit de flesta 18-åringar kommer bo kvar i något av Curas HVB-boenden fram till halvårsskiftet. De nio HVB-boenden och två stödboenden som utgör Cura ungdomsboende utgör en samlad ekonomisk enhet men redovisas som separata enheter i budget, vilket förklarar vissa enheter visar överskott och andra underskott. Sammantaget visar Cura ungdomsboende ett marginellt överskott om kr. Vid sidan av Cura ungdomsboende har inte några ändringar gjorts i förhållande till tidigare beslutad budget. Detta innebär Cura Individutveckling totalt visar ett överskott om ca 1,0 mnkr. fastställa föreslagen reviderad budget för Cura Individutveckling, för år 2017 och plan för åren , fastställa avgiften för första halvåret 2017 till kr per dygn för boende vid HVB-boende och till kr för boende i stödboende, samt 2

3 fastställa avgiften för andra halvåret 2017 till kr per dygn för den som är upp till 18 år, i boende i HVB- och stödboende och till 750 kr för den som är över 18 år och bor i stödboende. Bilaga Gemensamma lokaler för konsultgruppen Cura Individutvecklings mindre verksamheter, Familjerådgivning, Familjehemskonsulenter och Personliga ombud är idag lokaliserade på olika platser i länet. De sitter som mest två personal på varje arbetsplats, vilket vid frånvaro som vakanser, sjukskrivningar eller utbildningar innebär ensamarbete för flera av de anställda. Utifrån dessa förhållanden ser vi fördelar med en sammanflyttning av verksamheterna. Vi behöver även hitta ändamålsenliga lokaler för familjerätten som kan komma tillhöra Konsultgruppen inom en snar framtid. Kostnadsbild idag: De mindre verksamheternas befintliga hyreskostnader är sammantaget kr Familjerådgivning kr Familjehemskonsulenter kr Personliga ombud Karlshamn kr Personliga ombud Karlskrona kr Vi behöver också räkna in de hyreskostnader som tillkommer för familjerättens verksamhet. Den blir Konsultgruppens största personalgrupp och behöver lokaler anpassade efter detta. En kostnadsprognos för familjerättens lokaler är kr. Detta innebär den totala kostnaden för Konsultgruppens samtliga lokaler (de befintliga och nya för familjerätten) skulle bli omkring kr. Kostnadsbild enligt nya förslaget: De lokaler vi rekommenderar ovan nämnda verksamheter flyttar till ligger på Länsmansvägen 3 i Karlshamn. Hyreskostnaden för dessa är kr. Samtliga verksamheter kommer flytta dit på heltid, förutom Personliga ombud i Karlskrona. Av praktiska skäl behöver de ha tillgång till en lokal i Karlskrona även framöver men kommer utgå från den gemensamma lokalen viss del av sin arbetstid. Det innebär emellertid de kan byta till en mindre lokal i Karlskrona än den de har idag, vilket förväntas minska hyreskostnaden. Enligt dessa beräkningar kan kostnaderna komma öka med ca kr, avhängigt de faktum Personliga ombud behåller lokaler i Karlskrona samt kalkylen av lokaler för familjerätten är skälig. Ledamöterna diskuterade förslaget och menade en del av hyran borde belasta kansli, Resurscentrum eller annan verksamhet som nyttjat konsultgruppens lokaler för ändamål som sammanträden eller utbildningar mm. godkänna föreliggande förslag om flytta samman konsultgruppens verksamheter till gemensamma lokaler på Länsmansvägen 3 i Karlshamn, samt interndebitering ska ske när Resurscentrum, kansliet eller annan av Curas verksamheter nyttjat lokalerna. 3

4 62. Sammanslagning av HVB-boenden Cura står inför en mycket påtaglig reducering av platser inom verksamheten för ensamkommande asylsökande barn Cura Ungdomsboende. Av de platser som avser HVBboende eller stödboende kommer vi behöva reducera ett stort antal till halvårsskiftet och sedan successivt under hösten 2017 och våren Vi ser redan nu en chefsflykt från våra boenden, där fem chefer av nio sagt upp sig under hösten. Då vi vet det är svårt rekrytera chefer för så relativt kort tid som uppdraget kommer avse anser vi det är bättre slå ihop vissa enheter under en och samma verksamhetschef. I Sölvesborgs kommun har vi fyra HVB-boenden idag. Vid tre av dem har cheferna satg upp sig, en har redan slutat och de andra två slutar till årsskiftet respektive 1 mars. Ett av boendena kommer avvecklas under våren och de andra, förutom Lister, som tar emot yngre barn, kommer få färre ungdomar senast från halvårsskiftet och det gäller även antalet anställda. Av praktiska och strategiska skäl föreslår jag alla tre boendena slås samman till en verksamhet med en verksamhetschef med alla de synergieffekter som detta kan innebära. I gengäld måste vi förstärka med en tillförordnad biträdande verksamhetschef. Jag föreslår vidare en sammanslagning av Cura Park och Cura Kulle i Ronneby men datum för sammanslagningen hålls öppet för verkställas vid lämplig tidpunkt under våren. Också här måste en anpassning göras av andra kringresurser för verksamhetschefen ska orka driva en större enhet. Direktionen beslutade godkänna föreslagen sammanslagning av tre av fyra HBV-boenden, Cura Vik, Cura Valje och Cura Borg, i Sölvesborgs kommun från årsskiftet, godkänna en sammanslagning av Cura Park och Cura Kulle vid lämplig tidpunkt under våren, samt verksamheterna efter sammanslagningen leds av en verksamhetschef på vardera stället med eventuella nya kringresurser om det krävs. 63. Mål och utvärdering för samtliga verksamheter inom Cura Direktionen ska inför varje nytt verksamhetsår ta beslut om Curas övergripande ekonomiska och verksamhetsmässiga mål, samt hur dessa ska utvärderas. Detta görs i samband med beslut tas om budget för kommande år. Direktionen ska också ta beslut om varje enskild verksamhets mål och principer för utvärdering. Förslag hade före mötet skickats ut till ledamöterna. 4

5 godkänna de förslagna målen för varje verksamhet liksom den föreslagna formen för utvärdering. Bilaga Ny brandskyddsrutin för Cura Förslag om ny brandskyddsrutin hade skickats ut till ledamöterna före sammanträdet. godkänna föreslagen brandskyddsrutin gälla från Bilaga Höjd kostnad för måltider som Cura tillhandahåller Direktionen tog år 2006 beslut om kostnader för pedagogiska måltider. Jag föreslår nu en höjning av dessa kostnader i enlighet med bilaga. godkänna föreslagen höjning av kostnader för pedagogiska måltider och andra måltider som arbetsgivaren tillhandahåller. Bilaga Ny internkontrollplan Utgår och tas upp i februarisammanträdet Egenkontrollplan Egenkontroller ingår i det systematiska ledningssystemet för kvalitetsarbete och görs för säkra kvaliteten i alla Curas verksamheter. Genom sammanställa information från olika källor kan en övergripande och korrekt bild ges av kvaliteten i alla Curas verksamheter. För detta görs en egenkontrollplan varje år där ledningsgruppen bestämmer vad som ska kontrolleras. De områden som ska kontrolleras utgår från de kvalitetsmål som verksamheterna har utifrån lagkrav, avtal och de övergripande och verksamhetsmässiga mål som direktionen beslutat om i budget och plan. Egenkontrollerna sker utifrån egenkontrollplanen där det framgår vad som ska kontrolleras, hur kontrollen ska genomföras, vem som ansvarar för kontrollera, när och hur ofta, vilket resultatet blev och hur resultatet tas till vara i det fortsa kvalitetsarbetet. Till hjälp för genomföra en egenkontroll kan man bland annat använda, medarbetar- och klientenkäter, checklistor, stickprovskontroller och jämförelser med andra verksamheter. Resultatet från varje kontroll ska analyseras av den som är ansvarig för kontrollen. Om brister upptäcks ska dessa registreras som en avvikelse och en handlingsplan göras. 5

6 Egenkontrollplanen följs upp av kvalitetschef och resultatet tas med som en del i den årliga kvalitetsberättelsen. Förslag avseende egenkontrollplan för år 2017 hade före mötet skickats ut till ledamöterna. godkänna Curas egenkontrollplan för 2017 enligt förslag. Bilaga Ändring av förbundsordning Cura har uppmärksammats på förbundsordningen inte tillräckligt tydligt beskriver förbundets ändamål liksom enligt vilka principer som Curas olika verksamheter ska finansieras. Av denna anledning föreslår förändrade skrivningar i förbundsordningen. De föreslagna ändringarna redovisades ledamöterna vid sammanträdet. godkänna föreslagna ändringar i förbundsordningen, samt förslag till ändrad förbundsordning skickas till respektive medlems kommunfullmäktige för beslut. Bilaga Attesträtt och ersättare Direktionen ska inför varje nytt verksamhetsår ta beslut om estanter och ersättare för förbundets olika verksamheter. Underlag hade skickats ut före mötet. godkänna föreslagen förteckning över estanter och ersättare gälla från Bilaga Sammanträdestider Förslag om sammanträdestider hade före mötet skickats ut till ledamöterna. Följande tider föreslogs: Onsdag 22 feb kl Fredag 12 maj kl Fredag 8 september kl

7 Fredag 27 oktober kl Fredag 15 december kl Direktionen beslutade fastställa sammanträdestider för 2017 i enlighet med förslag. 71. Firmatecknare för Kommunsamverkan Cura Individutveckling år 2017 Direktionen ska inför varje verksamhetsår ta beslut om firmatecknare för Kommunsamverkan Cura Individutveckling (Cura). Förslag hade skickats ut före mötet. förbundschef Ann-Sofie Ström utses till firmatecknare för Cura samt ordförande Markus Alexandersson utses till ersättare, köpe- och försäljningshandlingar rörande fast egendom eller annan egendom av betydande värde, kontrakt och fullmakter av betydande ekonomisk omfning, löne- och borgensförbindelser och liknande handlingar undertecknas av ordförande Markus Alexandersson och förbundschef Ann-Sofie Ström i förening, från direktionen utgående skrivelser skall undertecknas av ordförande Markus Alexandersson eller förbundschef Ann-Sofie Ström i enklare ärenden och i förening när detta är påkallat, vid förhinder för ordförande Markus Alexandersson utses 1:e vice ordförande Jan-Åke Berg och vid förhinder för förbundschefen utses ställföreträdande förbundschef Maria Nyberg. 72. Individuella vårdkostnader i förhållande till vårdtyngd för den ursprungliga klientgruppen på Sjöarp I enlighet med tidigare beslut skall Curas direktion ta beslut om individuella kostnader för de klienter som finns kvar på Sjöarp och som betraktas som den ursprungliga gruppen. Samtliga medlemskommuner har idag ett solidariskt betalningsansvar för klienterna och betalar i enlighet med överenskommen fördelningsnyckel. Totalt betalar kommunerna år kr. Om någon av de återstående ursprungsklienterna flyttar hem till sin kommun skall en summa pengar följa klienten. Hur stor denna summa blir skall avgöras av den individuella vårdtyngden. Curas direktion skall därför varje år göra en bedömning och uppska hur kostnaden för klientgruppen delas mellan de olika klienterna. Under år 2007 gjordes en vårdtyngdsmätning som låg till grund för direktionens beslut. Därefter har ytterligare viktningar gjorts genom en bedömning av hur personalresursen fördelar sig mellan klienterna. Dessa mätningar och viktningar har därefter legat till grund för uppskningen av den individuella vårdkostnaden. Under 2013 gjorde vi en ny grundlig 7

8 mätning av hur personalresursen fördelar sig och fann då vissa förändringar i förhållande till tidigare år. Under år 2016 avled en klient vilket innebär den totala kostnaden för kommunerna reducerats med den procentandel som avsåg klienten i enlighet med de tidigare gjorda vårdtyngdsmätningarna. Förslag till fördelning enligt nedan: Klient Kostnad/dygn Årskostnad Procent LP ca ,08 AO ca ,25 LH ca ,35 SK ca ,60 Av den totala summan betalar Cura i procent (ca 20 procent) till Karlshamns respektive Olofströms kommuner vilket avser ersättning för de två klienter som flyttat från Sjöarp till hemkommunerna och som fortfarande finns inom ramen för det avtal som tecknats mellan kommunerna. fastställa de individuella vårdkostnaderna för den ursprungliga klientgruppen för år 2017 i enlighet med förslag. 73. Nya lokaler för Klaragymnasiets internat i Olofström Klaragymnasiets internat förfogar över tre fastigheter i Olofströms kommunen. Det ena av dem, det så kallade Bredgatan, är det äldsta och minst ändamålsenliga av dem. Så som det ser ut idag är det i stort behov renovering och allmän uppfräschning. Som ett alternativ har Cura fått möjlighet istället byta lokaler till en helt nyproducerad lokal på Vilboksområdet i Olofström. Detta skulle genomgående ge Klaragymnasiets internatelever välanpassade och ändamålsenliga lokaler. Merkostnaden beräknas dock till ca 400 tkr per år. Från tjänstemannanivå anser vi nya lokaler ger ett så stort mervärde de motiverar denna merkostnad då verksamheten har en stabil ekonomi och förutsätts klara av merkostnaden på sikt. godkänna föreslagen flytt av internatet Bredgatan till nyproducerade lokaler på Vilboksområdet, dock med förbehållet den planerade ytan för verksamheten ska prövas noga så inte Cura tar till sig onödigt stora ytor/kostnader för ändamålet. 74. Cura har tagit upp diskussioner med Region Blekinge om häva det avtal som parterna Ingått avseende IT-tjänster. Regionen ställer sig positiv till detta med hänvisning till de kommer gå upp i Landstinget Blekinge i en framtid och det då finns så många osäkra faktorer som gör de inte vet om de kan hjälpa Cura på sikt. Parallellt med detta har Cura 8

9 kontaktat Karlshamns kommuns IT-avdelning som ställer sig mycket positiva till ta över ansvaret för Curas IT-tjänster. Förslaget diskuterades inom direktionen och förslag framfördes om samtliga medlemmar ska få möjlighet visa intresse för ta hand om Curas ITtjänster. samtliga medlemmar ska ges möjlighet visa intresse för Curas IT-tjänster, samt en förfrågan ska gå ut före det vidare diskussioner tas med Karlshamns kommun. Rapporter: 75. Rapport från verksamheten Förbundschefen gav en muntlig rapport från verksamheterna. Särskilt uppehöll hon sig vid Sjöarps gruppbostäder där chefer och medarbetare haft en svår situation hantera. Problematiken har i huvudsak kretsat kring en speciell klient. Cura valde under senhösten säga upp gällande avtal med Ronneby kommun och klienten har fått en annan placering utanför länet. Många medarbetare har i samband med kravbilden förändrats vid speciellt ett boende valt säga upp sig. Nyrekryteringar pågår och det förefaller som man hittar många nya, duktiga medarbetare. Ett positivt och genomgripande förändringsarbete pågår för närvarande vid Sjöarp och beräknas pågå minst under hela Vidare kunde förbundschefen berätta både Klaragymnasiet och Notavillan se en hög efterfrågan på platser. Klaragymnasiet har rekordmånga ungdomar inskrivna, 46 stycken på egentliga 32 platser. Nya medarbetare har rekryterats. Också Notavillan har i princip alla platser besa med stor omflyttning och kö som följd. Arbetet med överta kommunernas familjerätt fortskrider och om vederbörliga beslut är tagna kommer Cura ta över någon gång under mars månad. Uppbyggnaden av en egen familjehems- och jourfamiljsverksamhet fortskrider också och familjehemskonsulenterna håller nu på utreda sin första familj. En stor oro finns bland ungdomarna på Cura Ungdomsboende då det i dagsläget är mycket ovisst för var och en om de kommer få tillfälliga uppehållstillstånd eller inte. Också medarbetarna ger uttryck för oro då det kommer bli aktuellt med avveckling av vissa enheter och därmed uppsägningar av personal. 76. Ekonomisk rapport Underlag var utskickat med diagram över Curas resultat från januari till och med november. Detta kommenterades av förbundschefen med resultatet under höstmånaderna blivit bättre än väntat. Bl a har Cura Ungdomsboende hämtat upp sitt underskott med 1,5 mnkr. Det förväntade överskottet för Cura totalt beräknas till dryga 9 mnkr. Bilaga 29. 9

10 77. Verksamhetsplaner Inför varje verksamhetsår skriver verksamhetscheferna en verksamhetsplan för det kommande året. Särskild vikt läggs vid de viktigaste prioriteringarna för nå målen, omvärldstrender och analys av den egna verksamheten, identifierade kompetensutvecklingsbehov, ekonomiska förutsättningar mm. Verksamhetsplanerna hade delgivits ledamöterna före sammanträdet. Bilaga Nya och ändrade styrdokument Nya och ändrade styrdokument hade sänts ut till ledamöterna före mötet. Dessa avsåg: Lex Sarah-rutin Ersättning vid lägerverksamhet mm. Fritidsstudier Hot och våld Läkarundersökning vid narbete - rutin Smittskydd - rutin IT-policy Klagomåls och synpunktshantering Krisplan Läkemedelsrutin vid egenvård Riskanalys klient/elev/ungdom rutin Social dokumentation rutin Uppvaktning av medarbetare rutin Ingen särskild föredragning gjordes kring nya och ändrade styrdokument då ledamöterna antogs ha läst igenom dem. Ledamöterna fick dock tillfälle fråga eller kommentera de olika dokumenten. Bilaga Aktuella tillsyner IVO IVO har sedan senaste direktionssammanträdet gjort föranmälda tillsyner på Cura Kulle och på Cura Brunn. I båda fallen beslöt IVO avsluta ärendet då tillsynen inte visat brister avseende säkerheten för ungdomarna. Dock finner IVO det finns anledning uppmärksamma verksamheten på det finns utvecklingsområden avseende personalens kompetens och rutiner som kan innebära risker för ungdomarna i verksamheten. Vidare bör verksamhetens rutiner för förebygga, upptäcka och åtgärda risker och missförhållanden utvecklas. Bilaga Statsbidrag till sim-och sommarskola vid Cura Ungdomsboende Cura har från Länsstyrelsen erhållit statsbidrag om 700 tkr för sim- och sommarskola under 2017 för ungdomarna på Cura Ungdomsboende. Bilaga

11 81. Statsbidrag till speciallärarutbildning Cura har erhållit statsbidrag inom ramen för lärarlyftet och 15 tkr per termin under sex terminer, sammantaget 90 tkr med syfte utbilda en speciallärare i matematik vid Klaragymnasiet. Bilaga Delegationsbeslut Aktuella delegationsbeslut redovisades vid mötet. Dessa avsåg inskrivning av tre elever vid Klaragymnasiet samt anställning av en behandlare vid Sjöarp. (Delegationsbeslut ). med godkännande ta rapporterna till handlingarna. Sekreterare: Ann-Sofie Ström Förbundschef Justeras: Justeras: Markus Alexandersson Ordförande Jan-Åke Berg 1:e vice ordförande 11