Kallelse Föredragningslista Demokratiberedning Demokratiberedning

Transkript

1 Kallelse Föredragningslista Demokratiberedning 1(1) Sammanträde Demokratiberedning Plats och tid Bohusläns museum kl. 15:30 onsdagen den 09 november 2016 Ordförande sekreterare Alf Gillberg Annika Thorström Föredragningslista Föredragande l. Upprop samt val av justerande Dm KS Revidering av riktlinjer för kommunala rådet för äldre och kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning Dnr KS 2016/ Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning avseende demokratiberedningen Dnr KS 2016/ Översyn av påverkanskanaler Dnr KS 2015/00415 Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienatiildar.

2 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (4) D nr KS 2016/00486 Handläggare Utredare Markus Hurtig Telefon markus.hurtig@uddevalla.se Revidering av riktlinjer för kommunala rådet för äldre och kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning samt nämndråd Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade om ny modell for samverkan, samt nya riktlinjer for kommunala rådet for äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndråd. Beslutet innebar att tre råd for äldre och personer med funktionsnedsättning inrättades: Ett kommunalt råd som behandlar kommunövergripande frågor knutet till kommunstyrelsen, ett nämndråd inom socialnämndens verksamhetsområde och ett nämndråd som hanterar barn- och utbildningsfrågor, kultur och fritidsfrågor och samhällsbyggnadsfrågor och som sorterade under kommunstyrelsen. Efter att råden gjort en uppfo!jning av verksamheten foreslås att organisationen forändras i syfte att tydliggöra och underlätta samverkan. Förslaget innebär att det bildas ett råd for äldre och ett råd for personer med funktionsnedsättning med några gemensamma sammanträden per år. Båda råden foreslås organisatoriskt placeras under kommunfullmäktiges demokratiberedning. I övrigt fareslås mindre justeringar och anpassningar av riktlinjerna till den förändrade modellen. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Riktlinjer for kommunala rådet for äldre och kommunala rådet for personer med funktionsnedsättning samt nämndråd antagna av kommunfullmäktige Il mars 2015, 54. Förslag till reviderade riktlinjer for kommunala rådet for äldre och kommunala rådet for personer med funktionsnedsättning. Minnesanteckningar presidiemöte Kommunala rådet for äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndråd Minnesanteckningar presidiemöte Kommunala rådet for äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndråd

3 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (4) D nr KS 2016/00486 Förslag till beslut Demokratiberedningen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förslag till reviderade riktlinjer för kommunala rådet för äldre och kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning att gälla med verkan från och med Ärendebeskrivning Nuvarande organisation Kommunfullmäktige beslutade om ny modell för samverkan, samt nya riktlinjer för kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndråd. Beslutet innebar att tre råd för äldre och personer med funktionsnedsättning inrättades: Ett kommunalt råd som behandlar kommunövergripande fi ågor, det kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning, som är organisatoriskt knutet till kommunstyrelsen. Inom socialnämndens verksamhetsområde inrättades ett nämndråd med uppgift att ansvara för att olika gruppers speciella behov tillgodoses i kommunens planering vid frågor som rör äldre och personer med funktionsnedsättning. Inom kommunstyrelsens verksamhetsområde imättades, utöver det kommunala rådet, ett nämndråd som hanterar barn- och utbildningsfrågor, kultur och fritidsfrågor och samhällsbyggnadsfrågor. Uppföljning av den nya organisationen och förstag till förändring Pensionärs- respektive handikapporganisationerna önskade uppföljning av den nya modellen efter ett års verksamhet. Därför har synpunkter, via en enkät, inhämtats under våren Svaren visar att organisationerna är eniga om att den nuvarande modellen är rörig, gör det svårt att få en helhetsbild och att samverka. Därför har ett förslag till förändring tagits fram innebärande att det bildas ett råd for äldre och ett råd for personer medfunktionsnedsättning med några gemensamma sammanträden per år.

4 "r, V4< -Q <"!::::> ~ + -~- ~ O At M.\) Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (4) Dnr KS 2016/00486 De stora fårändringarna järnfort med nuvarande riktlinjer är att man går från tre till två råd samt ändrar dess sammansättning. I övrigt fareslås mindre justeringar och anpassningar av texten till den forändrade modellen. Förslaget har godkänts av fåreträdare for både handikapporganisationerna och pensionärsorganisationerna. Förutom fonnaliserad samverkan med gruppen äldre och gruppen personer med funktionsnedsättning via råden finns också formaliserad samverkan med gruppen ungdomar via ungdomsfullmäktige. Ett arbete med att utveckla ungdomsfullmäktige pågår och både i det arbetet och i diskussionerna bakom f<irändringsf<irslagen kring råden har fmmits en strävan att skapa likvärdighet i samrådsprocesserna med de olika grupperna. Ungdomsfullmäktige sorterar under kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges demokratiberedning har inom sitt arbetsområde (uttryckt i fullmäktiges arbetsordning) att svara får ungdomsfullmäktiges genomforande och utveckling. För att utveckla strävan om likvärdighet fareslås att även råden ska sortera under kommunfullmäktiges demokratiberedning. På detta sätt skapas möjligheter att samordna samrådsprocesserna samt tydliggöra och utveckla demokratiaspekterna. Parallellt med detta ärende behöver en justering göras i kommunfullmäktiges arbetsordning avseende demokratiberedningens uppgifter. Förslag till organisation och sammansättning Organisationerna utser l O ledamöter till respektive råd, vid mandatperiodens början. Representationen från kommunen utgörs av två ledamöter från respektive nämnds presidium, en från majoriteten och en från oppositionen. Samma ledamöter representerar sin nämnd i båda råden. Ordforande i båda råden är den ledamot som socialnämnden utser från majoriteten. Kommunala rådet för äldre Pensionärsorganisationer Barn och utbildningsnämnden Kultur och fritidsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden l O ledamöter, varav l vice ordförande 2ledamöter 2ledamöter 2ledamöter 2 ledamöter, varv l ordförande

5 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (4) D nr KS 2016/00486 Kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning Handikapporganisationer Barn och utbildningsnämnden Kultur och fhtidsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden l O ledamöter, varav l vice ordförande 2ledamöter 2ledamöter 2ledamöter 2 ledamöter, varv l ordförande Två gånger per år ska kommunstyrelsens presidium kallas till rådens gemensamma sammanträde för dialog i kommunövergripande frågor. Peter Larsson Kommundirektör Markus Hurtig Utredare Expediera till Samtliga nämnder Demokratiberedningen Kommunala rådet för äldre och personer med funktionshinder samt nämndråd Författningssamlingen

6 UaFS Blad l RIKTLINJER FÖR KOMMUNALA RÅDET FÖR ÄLDRE OCH PERSONER MED FUNKTIONSNEDSÄTTNING SAMT NÄMNDRÅD Antagna av kommnnfnllmäktige 11 mars 2015, 54, att gälla från l. Ändamål, arbetsuppgifter m.m. Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning är avsett att vara ett organ för samråd och ömsesidig information mellan organisationerna för äldre och personer med funktionsnedsättning å ena sidan och kommunen och dess nämnder eller styrelser å andra sidan. Kommunen bereds genom rådet möjlighet att i så god tid som möjligt informera organisationerna om planer på förändringar av samhällsinsatsernas utformning och organisation och dänned inhämta synpunkter från organisationsrepresentanterna, så att dessa kan påverka kommunala beslut. Organisationernas medlemmar bereds genom sina representanter möjlighet att framföra synpunkter på den kommunala verksamhetens utformning och föreslå förändringar och förbättringar i frågor som är aktuella för denna medborgargrupp. Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning är organisatoriskt knutet till kommunstyrelsen, där rådets presidium planerar och leder verksamheten. Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning ska beakta kommungemensamma frågor i de verksamheter som berör äldre och personer med funktionsnedsättning vid övergripande samhällsplanering. l nom socialnämndens verksamhetsområde skall ett nämndråd finnas med uppgift alt ansvara för att äldre- och personer med funktionsnedsättnings speciella behov tillgodoses. Under kommunstyrelsens verksamhetsområde skall ett nämndråd finnas som hanterar barn och utbildning- kultur och fritids- och samhällsbyggnadsfrågor. Nämndrådet ansvarar för att äldre- och personer med funktionsnedsättnings speciella behov tillgodoses. Det åligger ledamöterna i respektive nämndråd att aktualisera viktiga frågor som berör målgrupperna äldre och personer med funktionsnedsättning. Vid behov kan representanter från andra samhällsorgan inbjudas för information eller diskussion i särskild fråga. Respektive nämndråds presidium leder och planerar verksamheten. Nämndråden kan även aktualisera frågor hos Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Presidierna i Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt i de båda nämndråd utgörs av ordförande samt vice ordförande. Råden ansvarar för att representanterna från organisationerna får adekvat utbildning för sitt uppdrag vid varje mandatperiods början. 2. Syfte Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndråden är avsett att vara referensorgan för samråd och ömsesidig infonnation mellan organisationerna för äldre och personer med funktionsnedsättning och kommunen. Råden kan även utgöra remissorgan vid frågor som berör äldre och personer med funktionsnedsättning.

7 UaFS Blad 2 3. Sammansättning av Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndråd Kommunala rådet och nämndråd för äldre och personer med funktionsnedsättning består av representanter från organisationer för äldre och personer med funktionsnedsättning i Uddevalla kommun samt förtroendevalda ledamöter utsedda av kommunen. Ledamot ombesörjer själv kallelse av ersättare i händelse av eget förhinder. Ersättare inkallas endast vid frånvaro av ordinarie ledamot och erhåller kallelse och föredragningslista som övriga ledamöter. Med organisation för äldre eller personer med funktionsnedsättning menas organisation som är ansluten till en riksorganisation och i vilken varje äldre och person med funktionsnedsättning som så önskar, kan bli medlem. Ordförande och ledamöter till råden utses för en tid av fyra år tr.o.m. den l januari året efter det att val till kommunfullmäktige hållits. K ommuna a ra 'd et f ör ä Id re oc h. personer me df u n k' honsne d sättnmg Representantskap Ordinarie ledamot Ersättare Organisationer för äldre 5 5 Organisationer för personer med 5 5 funktionsnedsättning Kommunstyrelsen 3 3 Kommunstyrelsens ordförande är tillika ordförande i Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Två (2) vice ordförande utses av organisationerna, en från vardera organisationen för äldre respektive personer med funktonsnedsättning. Övriga förtroendevalda ledamöter utses av kommunstyrelsen och organisationerna för äldre och personer med funktionsnedsättning utser sina ledamöter vid mandattidens början. N" am n d ra 'd f" or a "Id re- oc l 1 f un k hons o h' m d er f ragor å mom v å r d o c h omsorg Representantskap Ordinarie ledamot Ersättare Organisationer för äldre 5 5 Organisationer för personer med 5 5 funktionsnedsättning Socialnämnden 3 3 Ordförande i socialnämnden är tillika ordförande i nämndrådet Två (2) vice ordförande utses av organisationerna, en från vardera organisationen för äldre respektive personer med funktionsnedsättning. Övriga föttroendevalda ledamöter utses av socialnämnden och organisationerna för äldre och personer med funktionsnedsättning utser sina ledamöter vid mandattidens början. Nämndråd för äldre- och funktionshinderfrågor inom utbildnings-, kultur och f n 'fd 1 s- oc h sam h"ll a s b oyggna d s f ragor o Representantskap Ordinarie ledamot Ersättare Organisationer för äldre 5 5 Organisationer för personer med 5 5 funktionsnedsättning Konununstyrelsen 3 3

8 UaFS Hlad3 Ordförande i nämndrådet utses av kommunstyrelsen. Två (2) vice ordförande utses av organisationerna, en från vardera organisationen för äldre respektive personer med funktionsnedsättning. Övriga förtroendevalda ledamöter utses av kommunstyrelsen och organisationerna för äldre och personer med funktionsnedsättning utser sina ledamöter vid mandattidens hö1jan. 4. Arbetsformer Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning sammanträder 2-4 gånger per år. Nämndråden sammanträder 4-6 gånger per år. Råden kan därutöver sammankallas efter överenskommelse i respektive presidium. Rådens presidium ansvarar för att ti ågor som berör äldre och personer med funktionsnedsättning hanteras inom råden. Kallelse och föredragningslista till sammanträde med Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt till nämndråden utfärdas av respektive ordförande i samråd med vice ordförande för råden. Kallelse med föredragningslista skall vara rådens ledamöter och ersättare tillhanda minst 14 dagar före sammanträdet. Justerat protokoll bör vara utsänt inom tre veckor efter sammanträdet. Kommunstyrelsen ställer sekreterare till förfogande åt kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndrådet för äldre- och funktionshinderfrågor inom utbildnings-, kultur och fritids- och samhällsbyggnadsfrågor. Socialnämnden ställer sekreterare till förfogande åt nämndrådet för äldre- och funktionshinderfrågor inom vård och omsorg. Beredande tjänstemän deltar vid behov i råden som föredragshållare för att samla in målgruppernas synpunkter. Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndråden är ett referensorgan. Med hänsyn till rådens ställning och sammansättning kan det inte förväntas att råden alltid har en enhetlig uppfattning. De synpunkter som framkommer skall föras vidare till den nämnd som har att svara för respektive område eller verksamhet. 5. Ekonomi och ersättning Som referensorgan förfogar Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt nämndråden inte över någon egen budget. Representanterna för organisationerna får äldre och personer med funktionsnedsättning i råden utses av och representerar sina organisationer. De är således inte politiskt valda kommunala förtroendemän och omfattas därför inte av kommunens regler för sammanträdesarvoden. Ersättning till organisationsföreträdarna utgår dock enligt samma regler som kommunfullmäktige fastställt för ersättning tillledamöter i styrelser och nämnder och finansieras ur särskilt anslag i respektive nämnds budget.

9 UaFS Blad l RIKTLINJER FÖR KOMMUNALA RÅDET FÖR ÄLDRE OCH KOMMtr:NALk~'I);E'J'.IJ)Q:ij PERSONER MED FUNKTIONSNEDSÄTTNING SAMT N}.MNDRAD ~,~tag~aa~~o~~~nf~ll~ä~ti~e}l ~ars 2015, 54, att gälla från , n'lcdändring(lenc x'xmaaad 40l()..,x:x. Förslag till revidering av riktlinjer , Dnr KS Text som föreslås tas bort markeras med genomstl)~ming. Text som föreslås tillkomma markeras med slluggning. l. Ändamål, arbetsuppgifter m. m. Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning är avsett att vara ett organ för samråd och ömsesidig infonnation mellan organisationerna för äldre och personer med funktionsnedsättning å ena sidan och kommunen och dess nänmder eller styrelser å andra sidan. Kommunen bereds genom rådet möjlighet att i så god tid som möjligt informera organisationerna om planer på förändringar av samhällsinsatsernas utformning och organisation och dänned inhämta synpunkter fi ån organisationsrepresentanterna, så att dessa kan påverka kommunala beslut. Organisationernas medlemmar bereds genom sina representanter möjlighet att framföra synpunkter på den kommunala verksamhetens utformning och föreslå förändringar och torbättringar i frågor som är aktuella för denna medborgargrupp. Kemmunal~.rådt*.för.äl?re,ee~pe~so~~rl)led funktioasnedsättning är organisatoriskt kmttet 13M.!!r@!'lnärqr:g!\(li$!!J~~:s~f.~gl~~.~ill kommunfullmäktiges demokratibm edning. kommunstyrelsen, där rådets R\lsp~J<tiX~I~lis presidium planerar och led~r verksamheten. Kommunala rådet för äldre oeh personer med funktioasnedsättning Råd~n ska beakta kommungemensamma frågor i de verksamheter som berör äldre och personer med funktionsnedsättning. vid övergripande samhällsplanering. Inom socialnämndens verksamhetsområde skall ett nämndråd finnas med uppgift att ansvara för att äldre oeh personer med funktionsnedsättnings speeiella behov ti-llgodose& Under komnumstyrelsens verksamhetsmmåde skall ett nämndråd finnas som hanterar barn oeh utbildning kultw oeh fritids oeh samhällsbyggnadsfrågor. Nämndrådet ansvarar för att äldre oeh personer med funktionsnedsättnings speeiella behov tillgodoses. Det åligger ledamöterna i respektive nämndråd att aktualisera viktiga frågor som berör målgrupperna äldre och personer med funktionsnedsättning. Vid behov kan representanter från andra samhällsorgan inbjudas för information eller diskussion i särskild fråga. Respektive nämndråds presidium leder oeh planerar verksamheten. Nämndråden kan även aktualisera frågor hos Kommunala rådet för äldre oeh personer med funktionsnedsättning. Presidierna i Kommunala rådet råden för äldre oeh personer med funktionsnedsättning

10 UaFS Blad 2 samt i de båda nämndråd utgörs av ordforande samt vice ordförande. Råden ansvarar for att representanterna från organisationerna får adekvat utbildning for sitt uppdrag vid vatje mandatperiods bötjan. 2. Syfte Kommunala rådet for äldreochkotnmlluålar~qetfcir personer med funktionsnedsättning samt nämndråden är avsett åys~dd~ att vara referensorgan for samråd och ömsesidig information mellan organisationerna for äldre och personer med funktionsnedsättning och kommunen. Råden kan även utgöra remissorgan vid frågor som berör äldre och personer med funktionsnedsättning. 3. Sammansättning av Kommunala rådet för äldre och K<!mmu!ti\lå.rådtt f(ir personer med funktionsnedsättning samt nämndråd Kemm~omala rådet eeh nämndråd ror äldre eeh persener med funktiensoodsättning Råden består av representanter från organisationer for äldre och personer med funktionsnedsättning i Uddevalla kommun samt fortroendevalda ledamöter utsedda av kommunen. Ledamet emaesötjer själv kallelse av ersättare i händelse av eget förhinder. Ersättare inkallas endast vid frånvaro av ordinarie ledamot oeh erhåller kallelse oeh föredragningslista sem övriga ledamöter. Med organisation for äldre eller personer med funktionsnedsättning menas organisation som är ansluten till en riksorganisation och i vilken varje äldre och person med funktionsnedsättning som så önskar, kan bli medlem. Ordforande och ledamöter till råden utses for en tida v fr1 ~ år{lo.m.den ljanuari året eft~r.deta~ val till kommunfullmäktige hållits. Satntlig~ r<epr()sci!tanter ärm'din~rie l<edl)lll,öter. ()r~api~~~igftfr~~\lts~~~~ozt*4äl\l~t6,~iill.tesj)<ekti'\f~.r~a;~~;tn~l14~tpe~il)qe~.~l?pfjan. Y~l.ay1~4~~\lt~k1J..ll1~qdRiils' tilll'åd<et~. sekr~ter~reviapr:rto~oiis\ltdt ~~; ell~r.jikv~r4lg ~kriveis\l;j.?.iltt~gålleräy<e~ (i<lbyt<;j.,av.leqam(ltl.l11d()fj?~g~~ll:4ell1ai1datperiö\l. Eu.av organisatfonern(ls l<edatij.i:iter litses.tijj vic.e, ordforande i respekti've råd, ~~.!l~~#~n:~~~i~~~~ ft:ä~f:d,h,h)l!l~i1 ijt~&r~ (IY;\tY~ tq10tl'd~~?ey~lg~ teq(iniöt~ff'r~~l r~spe~t.iyr>r~~~4s.b~()~i~i~!'il (lit ~~I11l.)aJ()rit~t7l1 ~(lli~ffft;~qprositioe~n. al~ma le\l~t})öt7rl ~B~~!'~l)te.rar ~iit.päi11n~ i ]Jåda\råd.en.(()rdforan4e. i,)?åda råden.är den led(lmo.t ~öfilso.ciit!nä.mnden\ltserfrån ni<tjoritet<jn.. Kult'\ll'ochfritiqsn(i!llll\li<ri. 2ledan1ötcr

11 UaFS Blad 3 'f~~<~ångern~r~r~!iji~~~?'filmu~~~yt(l! ceij.~l?~esit!imffiillti!l.räi.l~ju> gen1eitsq[rurt& sammanträdefor.. diaiqg ij(qmmujjövergdpandejrågqf v.,j. o" ~,...:Jrl' A~ " ~-.. 9nlinaFie ledamat EFsiittaFe OrgaRisatieRer för äldre C C OrgaRisatieRer för rerserer med C C j',.,.;,,. ~ ~ KemmuRstyrelseRs erdförarde är tillika erdförarde i KommuRala rådet för äldre oeh rerserer med funktiensnedsä:tning. Två (2) viee ordförande utses av ergarisatienerna, en fi ån vardera organisatiarer för äldre resreklive rersoner med funktonsnedsätming. Övriga för~reendevalda ledamöter utses av kommunst)q elsen oeh orgarisationema för äldre oeh rorsonor med furktiorsnedsättlling utser sina ledamöter vid mardattiders bö1jar. l\. l!' J o.j.l'! '..!l...j. -~ ~ J o o... 9FdinaFie ledamat '" EFsiittaFe ()rgarisatierer för äldre C C OrgaRisatioRer för rerserer med C C '",.;,,.... SeeialRällllideR ~ ~ Ordförande i soeialnämrden är tillika ordförande i nämndrådet Två (2) viee ordförarge utses av orgarisationema, en från vardera organisationen för äldre resreklive rersorer med funktiorsnedsättning. Övriga förtroendevalda ledamöter utses av soeialrärnnden oeh orgarisationerna för äldre oeh rersone~ med funktionsnedsättning utser sira ledamöter vid mandattidens början. NämndFåd för äldre oek funktianshindefh-ågof in am utbildnings, knltuf oek -~ ~h ~H~ - J. o 9rdinaFie ledamat ErsiittaFe Organisationer för äldre C C Organisationer för rersoner med.. C C KommunstyrelseR ~ ~

12 UaFS Blad 4 Ordförande i nämndrådet utses av kommunstyrelsen. Två (2) viee ordförande utses av organisationerna, en från vardera organisationen för äldre respektive personer med funktionsnedsättning. Öwiga förtroendevalda ledamöter atses av komnmnst)q elsen ooh organisationerna för äldre ooh personer med fallictionsnedsättning utser sina ledamöter vid mandattidens början. 4. Arbetsformer Komnmnala rådet för äldre oeh personer med fallictionsnedsättning sammanträder 2 4 gånger13er ~f: I'län1nd1:åden sa111manträd~r. 4 -~. ~ånger. p~t år. ~å\l,pp,c~(ill1j»~ilträder minst sex gånger p(! r år,.var(lv två.jillf!\llt!n ärgetnens~tntna s~m!ll.anträden med. bå\la rå\len.. Råden kan därutöver sammankallas efter överenskommelse i respektive presidium. Rådens presidium ansvarar för att frågor som berör äldre oeh personer med faaktionsnedsättning hanteras iaom rådea. Kallelse och foredragningslista till sammanträde med Km~llliJ,!lala rådet för äldre oeh personer me,a fallictionsnedsättning samt tillnät~;nth*ien r~den utfårdas av respektive ordtoranden i samråd med vice ordforande iresp~ktive råd för rådea. Kallelse med foredragningslista skall vara rådens ledamöter oeh ersättare tillhanda minst.j4 7 dagar fore sammanträdet. Justerat protokoll bör ~a~ autsänt inom tre veckor efter sammanträdet. Kommunstyrelsen administrerar r{igen;ogh ställer sekreterare till forfogande. åt kommunala rådet för äldre oeh personer med fallictionsnedsättning samt nämndrådet för äldre oeh falliaionshinaerfrågor inom utbildnings, kaltar oeh fritids oeh samhällsbyggnadsfrågor. goeialnämnden ställer sekreterare till förfogande åt nämndrådet för äldre o0h funktionshinderfrågor inom vård oeh omsorg. Beredande tjänstemän deltar vid behov i råden som foredragshållare for att samla in målgruppernas synpunkter. Kommanala rådet för äldre oeh personer med fulliaionsnedsättning samt nämnaråden Råden är ett referensorgan~ ochmed hänsyn till rådens ställning och sammansättning kan det inte forväntas att råden alltid har en enhetlig uppfattning. De synpunkter som framkommer skall foras vidare till den nämnd som har att svara for respektive område eller verksamhet. 5. Ekonomi och ersättning Som referensorgan forfogar Kemnmnala rådet för äldre oeh personer med funktionsnedsättning samt nämndråden råden inte över någon egen budget. Representanterna for organisationerna for äldre och personer med funktionsnedsättning i råden utses av och representerar sina organisationer. De är således inte politiskt valda kommunala fortroendemän och omfattas därfor inte av kommunens regler for sammanträdesarvoden. Ersättning till organisationsforeträdarna utgår dock enligt smmna regler som kommunfullmäktige fastställt for ersättning tillledamöter i styrelser och nämnder och finansieras ur köill.tminfulitn~ktig(!s särskilt anslag i kommanstyreisens respektive nämnds budget.

13 Minnesanteckningar l (2) Sammanträde Datum och tid Presidieträff för Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning, nämndråd inom vård och omsorg, nämndråd inom utbildning, kultur och fritid och samhällsbyggnad , kl :00 Närvarande Stefan Skoglund, Kenneth Engelbrektsson, Jan Lund, Ronny Blidberg, Bo Simonsson, Mauritz Eliasson, Annika Thorström sekreterare: Charlotte Larsson Minnesanteckningar från presidiemöte gällande utvärdering av råden l. Genomgång av föregående möte Stefan inleder mötet med en kort sammanfattning från föregående möte och undrar om organisationerna har några synpunkter på förslaget om ny organisation för råden. Både handikapp- och pensionärorganisationerna godkänner förslaget och vill arbeta vidare med att utforma nya riktlinjer. Med anledning av de synpunkter som framfördes vid förra mötet, angående digital distribution av kallelser och protokoll, förs en diskussion om hur man gör utskicken så lättillgängliga som möjligt. Annika och Lotta tar reda på vilka rutiner som gäller enligt kommunens!t-policy och hur man kan förenkla tillgängligheten och läsbarheten för alla. 2. Arbetsgång och tidsplanering Riktlinjerna gås igenom under dagens möte och därefter skriver Lotta ett förslag på nya riktlinjer. Tillsammans med minnesanteckningarna från presidiernöten lämnas de nya riktlinjerna till kommunledningskontoret för vidare handläggning. En tjänsteman upprättar en tjänsteskrivelse med förslag till beslut om att anta de nya riktlinjerna. Både handikapp- och pensionärsorganisationerna kräver att få ta del av tjänsteskrivelsen före den tas upp för beslut. Stefan säger att de kommer att få läsa och godkänna tjänsteskrivelsen först. Förslaget ska tas upp i kommunstyrelsen och sedan vidare för antagande i kommunfullmäktige, senast i december. Tanken är att de nya riktlinjerna ska börja gälla Socialt önsten Administrativa avdelningen Postadress UDDEVALLA Besöksadress Socialkontor Varvsvägen l Telefon {vx) Fax f ax E post Socialljänsten@uddevolla.se

14 2 (2) efter årsskiftet. Eftersom tillgången på tillgänghetsanpassade sammanträdeslokaler är begränsad i stadshuset behöver man bestämma sammanträdesdagar i god tid. Samtliga är överens om att det snarast upprättas ett kalendarium med förslag på sammanträdesdagar 2017, enligt de nya riktlinjerna. Diskussion fors hur man ska fördela sammanträdena under året, med bland annat hänsyn till kommunens budgetarbete. Därefter kan man boka in presidieträffar infor varje sammanträde. Det blir då en tydlig tidsplanering som både kommunen och organisationerna kan anpassa sitt arbete efter. Handikapporganisationerna ser helst att vissa sammanträden forläggs under kvällstid. Med erfarenhet från tidigare år anser inte kommunens representanter att detta har fungerat särskilt bra. En anledning är bland annat att få tjänstemän har möjlighet att delta efter arbetstid. Deltagarantalet var for övrigt mycket lågt vid dessa kvällsmöten. Efter diskussion accepterar handikapporganisationerna att mötena sker på dagtid. 3. Förslag på nya riktlinjer De nuvarande riktlinjerna gås igenom punkt for punkt. Man utgår från forslaget som fordes fram vid forra mötet och byter ut ord och formuleringar i det befintliga dokumentet. I stort sett är syfte, ändamål och arbetsform o forändrade eller anpassas till det nya f<irslaget. Det är sammansättningen av råden som är den stora skillnaden. Istället for tre råd blir det nu två råd, ett for äldre och ett for personer med funktionshinder, som behandlar frågor från samtliga nämnder. Organisatoriskt och administrativt är råden knutna till KF alternativt KS. De nya riktlinjerna gäller for båda råden. Diskussion fors om vilka fortroendevalda som ska representera nämnderna i råden. Man kommer överens om att det ska vara två från varje nämnds presidium, en från majoriteten och en från oppositionen. Organisationerna utser själva sina l O representanter. Organisationerna ska skriftligt, helst genom ett protokollsutdrag, meddela val av ledamot till rådens sekreterare. Detta gäller även byte av ledamot under mandatperiodens gång. Man enas om att det ska vara minst sex sammanträden per år, varav två är gemensamma (båda råden). Tidigare har organisationerna begärt att få kallelsen 14 dagar f<ire sammanträdet, for att hinna bereda frågorna på deras f<innöten. Enligt kommunens arbetssätt är det ganska lång framf<irhållning, vilket medfor att det oftast inte finns några klara handlingar att bifoga kallelsen. Organisationerna har forståelse for detta och kan tänka sig att ändra i riktlinjerna till att kallelsen går ut en vecka fore sammanträdet, under forutsättning att det finns ett tydligt kalendarium med inbokade presidieträffar inf<ir varje sammanträde. Minnesanteckningar, forslag på nya riktlinjer och sammanträdesdagar skickas ut via e post inom kort. Inget nytt möte bokas.

15 Minnesanteckningar l (4) Sammanträde Datum och tid Presidieträff får Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning, nämndråd inom vård och omsorg, nämndråd inom utbildning, kultur och fritid och samhällsbyggnad , kl Närvarande Stefan Skoglund, Kenneth Engelbrektsson, Jan Lund, Ronny Blidberg, Bo Simonsson, Mauritz Eliasson sekreterare: Charlotte Larsson Minnesanteckningar presidiemöte l. Bakgrund och syfte med utvärdering av råden Stefan informerar om att syftet med den här träffen är att inleda arbetet med att utvärdera hur råden har fungerat sedan införandet av de nuvarande riktlinjerna Tanken är att utgå från de synpunkter som framförs från organisationerna och föra en öppen diskussion om fårbättringar och eventuellt förslag på en ny modell och/eller arbetssätt. Diskussionen fårs sedan vidare till respektive organisation och följs upp vid nästa presidieträff. Stefan drar även bakgrunden till att den tidigare modellen, med ett kommunalt pensionärsråd och ett handikappråd, sågs över. Då fanns det bland annat ett missnöje över hur ärenden prioriterades och fårdelades mellan de olika nämnderna och förvaltningarna. Hela det administrativa ansvaret låg på socialnämnden, vilket kan vara anledningen till att frågor från övriga nämnder inte framfårdes i lika hög grad. Dessutom ansågs det vara får många deltagare på sammanträdena får att kunna föra en meningsfull diskussion. Efter en översyn beslutades att dela upp råden enligt den modell som vi har idag, med ett råd för övergripande kommunala frågor under KS och två nämndråd får förvaltningsspecifika frågor under KS respektive SN. Med anledning av att organisationerna önskade en uppföljning och utvärdering efter ett år skickade kommunledningskontoret ut en enkät till berörda föreningar i våras. Inkomna svar ligger till grund får en ny utvärdering. Socialt önsten Administrativa avdelningen Postadress UDDEVALLA Besöksadress Socialkontor Varvsvägen l Telefon (vx) Fax fox E-post Socialtjänsten@uddevalla.se

16 \)f> V..<t< ';) <" J:) "' f: -~~J ~ o J\[ l'a ~ (4) 2. Synpunkter från organisationerna Det framkommer både positiva och negativa synpunkter på den nuvarande modellen. En fördel som lyfts fram är att alla frågor får lika stor tyngd, då de behandlas i respektive nämndråd, oavsett vilken av kommunens verksamhet det gäller. Å andra sidan upplevs det rörigt och svårt för föreningarna att sortera frågorna till rätt råd. Det finns önskemål om att en samordnare från kommunen tar emot och bedömer i vilket råd frågorna hör hemma. Man saknar även uppföljning och återkoppling på vissa frågor som skickats vidare från ett råd till ett annat. I vissa frågor har man upplevt att det uppstått en intressekonflikt mellan pensionärs- och handikapporganisationerna och anser dänned att det är bättre med separata råd. Det framförs även synpunkter på att ersättarna inte får delta vid sammanträdena. Annars är man i stort sett nöjda med antal ledamöter, antal sammanträden, tidsåtgång och protokoll. Däremot tycker man att beredningen av ärenden/frågor kan förbättras genom till exempel fysiska möten inför sammanträdena. Detta ser idag väldigt olika ut för de tre råden. Man uttrycker även att det är dålig synkronisering när det gäller sammanträdesdatum för de tre råden, vilket försvårar arbetet med att samordna förmöten ute i organisationerna. Det upplevs även ta stor tid och kraft att bevaka frågorna i de olika råden, genom att läsa alla protokoll, för att kunna återge informationen till sin förening. 3. Förslag på ny modell Organisationerna är eniga och uttrycker att den nuvarande modellen är rörig och gör det svårt att få en helhetsbild och att samverka med varandra. Man är öppen för en förändring och förslag på ett nytt arbetssätt. Pensionärsorganisationerna uttrycker att de föredrar separata råd för äldre- och funktionshinderfrågor, med gemensamma sammanträden vid behov. Man anser att respektive nämnds ordförande ska representera kommunen samt att man inte ska ha några ersättare utan ett par ordinarie ledamöter från varje förening. För övrigt har man inte några synpunkter på hur ansvaret för råden ligger organisatoriskt i kommunen. Stefan och Kenneth betonar vikten av ett fungerande samarbete, då råden är ett viktigt forum för samråd och ömsesidig information mellan kommunen och organisationerna. Råden ska även kunna fungera som remissorgan. Man tar till sig synpunkterna och kommer bland annat se över rutiner för att bli bättre på att samordna beredning och planering av sammanträdena mellan nämndema. Stefan infmmerar om att kommunledningskontoret har gjort en översyn av samtliga påverkanskanaler i kommunen och där det framgår att rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning bör likställas med ungdomsfullmäktigc, som ligger under kommunfullmäktige.

17 3 (4) Stefan skissar på ett förslag på en ny modell med ett råd för äldre och ett råd för personer med funktionsnedsättning som är knutet till kommunfullmäktige. Varje råd representeras av två förtroendevalda från samtliga fyra nämnder (ordf+ vice ordf) och l O representanter från organisationema samt en sekreterare. Förslagsvis kan man ha två gemensamma sammanträden per år (vår och höst). Samtliga representanter är ordinarie ledamöter (inga ersättare). Nämndernas representanter sitter i båda råden. I respektive råd blir det totalt 18 ledamöter+ sekreterare. Vid gemensamma sammanträden blir det totalt 28 ledamöter+ sekreterare. I den nuvarande modellen är det sammanlagt i alla tre råden 39 ordinarie ledamöter och lika många ersättare utan närvarorätt. I den tidigare modellen, med två råd, var det totalt cirka 60 ledamöter och ersättare med närvarorätt. Diskussionsundcrlag: organisation/modell, beredning av frågor, ärendebalanslista, återkoppling av ärenden, sammanträdesdagar, tillgängliga sammanträdeslokaler.

18 4 (4) Organisationernas representanter är överens om att det är ett bra forslag att arbeta vidare med och tar med sig det till sina respektive foreningar for vidare diskussion. Återkoppling sker vid nästa sammanträde. Minnesanteckningarna skickas ut via e-post i slutet av veckan. 3. Övriga frågor Bo har synpunkter på att kommunen och andra myndigheter hänvisar till digitala dokument och formulär på Internet for att få hjälp och service. Det är inte alla som har tillgång eller kan hantera en dator. Ronny håller med och framfor att det är svårt att hitta rätt information på kommunens nya hemsida. Han tycker inte att man enbart ska hänvisa till en länk på hemsidan for att ta del av rådens kallelser och protokoll. Han önskar att det skickas ut via post eller att handlingarna mailas i ett fonnat for uppläsning. 4. Nästa möte Måndag 12 september kll3:30, lokal Kajutan, plan 4, stadshuset.

19 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (2) Dnr KS 2016/00496 Handläggare Utvecklare Cornelia Kirpensteijn Telefon Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning avseende demokratiberedningen Sammanfattning Kommunen har två kommunövergripande samrådsorgan; ungdomsfullmäktige och kommunala rådet får äldre och personer med funktionsnedsättning. Ungdomsfullmäktige sorterar under kommunfullmäktige medan kommunala rådet får äldre och personer med funktionsnedsättning sorteras under kommunstyrelsen. Utöver det kommunala rådet finns ytterligare två nämndråd, sorterat under kommunstyrelsen och socialnämnden. Organisationen får råden får äldre och personer med funktionsnedsättning kommer att ändras och enligt fårslaget ska det bli två kommunala råd; ett får äldre och ett får personer med funktionsnedsättning. Kommunfullmäktiges demokratiberedning har inom sitt arbetsområde (uttryckt i fullmäktiges arbetsordning) att svara får ungdomsfullmäktiges genomfårande och utveckling. För att utveckla strävan om likvärdighet fareslås att även råden ska sortera under kommunfullmäktiges demokratiberedning. På detta sätt skapas möjligheter att samordna samrådsprocesserna samt tydliggöra och utveckla demokratiaspekterna. Med anledning av detta behöver kommunfullmäktiges arbetsordning revideras for att tydliggöra demokratiberedningens ansvar for samtliga kommunövergripande samrådsorgan. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Arbetsordning får kommunfullmäktige 42 Kommunfullmäktiges demokratiberedning Förslag till beslut Demokratiberedningen föreslår kommunfullmäktige besluta att revidera lydelsen i kommunfullmäktiges arbetsordning 42, tredje stycket Från: Beredningens ansvarsområde ska vara att bereda ärenden om utveckling och samordning av kommunens demokratiarbete, ungdomsfullmäktiges genomfårande och utveckling, att ansvara får och utgöra jury får Uddevalla kommuns demokratipris samt att initiera demokratiprojekt Beredningens ledamöter ska kunna utses till styrgrupp får sådana projekt. I övrigt bereder beredningen de ärenden som fullmäktige beslutar överlämna till den.

20 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (2) D nr KS 2016/00496 Till: Beredningens ansvarsområde ska vara att bereda ärenden om utveckling och samordning av kommunens demokratiarbete, de kommunövergripande samrådsorganens genomförande och utveckling, att ansvara for och utgöra jury for Uddevalla kommuns demokratipris samt att initiera demokratiprojekt Beredningens ledamöter ska kunna utses till styrgrupp for sådana projekt. I övrigt bereder beredningen de ärenden som fullmäktige beslutar överlämna till den. Peter Larsson Kommundirektör Cornelia Kirpensteijn Utvecklare Expediera till

21 UaFS 42 Kommunfullmäktiges demokratiberedning Blad l De år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet, väljer fullmäktige för den löpande mandatperioden en demokratiberedning. Valen förrättas på det sammanträde vid vilket fullmäktige väljer styrelsen och övriga nänmder. Beredningen ska bestå av sju ledamöter. Bland ledamöterna väljer fullmäktige en ordförande och en vice ordförande för den tid de valts till ledamöter. Beredningens ansvarsområde ska vara att bereda ärenden om utveckling och samordning av kommunens demokratiarbete, ungdomsfullmäktiges genomförande och utveckling, att ansvara för och utgöra jury för Uddevalla kommuns demokratipris samt att initiera demokratiprojekt Beredningens ledamöter ska kunna utses till styrgrupp för sådana projekt. I övrigt bereder beredningen de ärenden som fullmäktige beslutar överlämna till den. Beredningen får väcka ärenden i fullmäktige inom sitt ansvarsområde. Beredningen ska följa den verksambet inom kommunen som hör till dess uppgiftsområde och hos fullmäktige göra de framställningar som beredningen fi1mer påkallade. Beredningen får från kommunens nämnder och anställda begära in de upplysningar och de yttranden som behövs för att beredningen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Beredningen får besluta att dess sammanträden ska vara offentliga. För beredningen ska i tillämpliga delar gälla vad som i kommunallagen är föreskrivet om nämnder i fråga om tidpunkt för sammanträden, beslutsförhet och protokoll.

22 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (7) Dnr KS 2015/00415 Handläggare Utvecklare Comelia Kirpensteijn Telefon Översyn av påverkanskanaler Sammanfattning Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler för att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen har genomförts genom kartläggning av inkomna förslag/synpunkter/frågor genom de olika kanalerna, påverkansgrad, kostnadsberäkningar, insamling av underlag från förvaltningarna samt omvärldsanalys. Utifrån översynens resultat föreslogs påverkanskanalerna att omstruktureras. Medborgamas möjlighet att påverka på ett reellt, effektivt och enkelt sätt samt effektivare arbetssätt för kommunen har haft särskilt fokus i de förändringar som föreslagis i rapporten "Översyn av påverkanskanaler ". Förslagen från översynen har skickats på remiss till samtliga nämnder, kommunövergripande samrådsorgan (ungdomsfullmäktige och kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning) samt samtliga partier som är representerade i kommunfullmäktige. Kommunledningskontoret har nu sammanställt inkomna remissvar och arbetat vidare med förslag till åtgärder. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Ungdomsfullmäktiges protokollsutdrag Synpunkter från ungdomsfullmäktige Centerpartiets remissvar angående påverkanskanaler Miljöpartiets remissvar angående påverkanskanaler Uddevallapartiets remissvar angående påverkanskanaler Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättnings protokollsutdrag Barn- och utbildningsnämndens protokollsutdrag Kultur- och fritidsnämndens protokollsutdrag Kristdemokraternas remissvar angående påverkanskanaler Samhällsbyggnadsnämndens protokollsutdrag Socialnämndens protokollsutdrag Sverigedemokraternas remissvar angående påverkanskanaler Kultur- och fritidsnämndens tjänsteskrivelse Socialtjänstens tjänsteskrivelse Barn- och utbildningsnämndens tjänsteskrivelse Samhällsbyggnads tjänsteskrivelse Rapport- Översyn av påverkanskanaler

23 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (7) Dnr KS 2015/00415 Förslag till beslut Demokratiberedningen föreslår kommunfullmäktige besluta att ge kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog utifrån syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra vad medborgama kan förvänta sig från respektive kanal att avveckla Frågepanelen att ge kommunledningskontoret i uppdrag att vidareutveckla Ris och Ros inför en kommande hantering av synpunktshanteringen inom kommunens medborgarcenter att i samband med revidering av ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning säkerställa likvärdighet mellan de båda samrådsorganen samt Alternativ l att avskaffa medborgarförslag att ge kommunledningskontoret i uppdrag att vidareutveckla ViVill i Uddevalla! att samtliga kanaler för påverkan hanteras utifrån principen "En dörr in" så frågor/förslag som kommer in genom de olika kanalerna kan kanaliseras till rätt forum oavsett vilken väg de kommer in till kommunen eller: Alternativ 2 att avskaffa ViVill i Uddevalla att varje nämnd reserverar en del av sin budget för genomförande av medborgarförslag Ärendebeskrivning Bakgrund Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler. Syftet med översynen är att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen har genomförts genom kartläggning av inkomna förslag/synpunkter/frågor genom de olika kanalerna, påverkansgrad, kostnadsberäkningar, insamling av underlag från förvaltningarna samt omvärldsanalys. Kanalerna som har ingått i översynen är: ViVill i Uddevalla! (e-petitioner)

24 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (7) D nr KS 2015/00415 Medborgarfårslag Ris och Ros ( synpunktshantering) Frågepanelen Ungdomsfullmäktige Kommunala rådet får äldre och personer med funktionsnedsättning Utifrån översynens resultat fareslogs påverkanskanalerna att omstruktureras. Medborgarnas möjlighet att påverka på ett reellt, effektivt och enkelt sätt har haft särskilt fokus i de fårändringar som fareslogs i rapporten "Översyn av påverkanskanaler ". Förslagen från översynen har skickats på remiss till samtliga nämnder, kommunövergripande samrådsorgan ( ungdomsfullmäktige och kommunala rådet får äldre och personer med funktionsnedsättning) samt samtliga partier som är representerade i kommunfullmäktige. Samtliga nämnder och kommunövergripande samrådsorgan har svarat på remissen. Ungdomsfullmäktige har inte inkommit med ett formellt remissvar utan har diskuterat frågan på deras sammanträde i oktober och har lämnat synpunkter från smågruppsdiskussioner. Från de politiska partierna har svar inkommit från; Miljöpartiet, Kristdemokraterna, Centerpartiet, Uddevalla partiet och Sverigedemokraterna. Kommunledningskontoret har nu sammanställt inkomna remissvar och arbetat vidare med fårslag till åtgärder. Nedan redogörs får de slutsatser som kommunledningskontoret drar och de fårslag som lämnas utifrån genomfård översyn av påverkanskanaler efter remissomgången. slutsatser och förslag Utveckla det systematiska arbetssättet med medborgardialog Kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, miljöpartiet och uddevallapartiet är positiva till fårslaget som lämnas i översynen om att vidareutveckla det systematiska arbetssättet med medborgardialog samt förslaget om att tydliggöra varje kanals syfte och användningsområde. Vidare framhåller kultur- och fritidsnämnden att det är viktigt att det tydligt framgår på vems initiativ dialog tas och vilka arbetsmetoder inom organisationen som finns knutet till de olika formerna får dialog. Sverigedemokraterna fareslår att vidareutveckla plattformen får dialog mellan medborgare och politiker. Kommunledningskontoret fareslår att det systematiska arbetssättet med medborgardialog revideras utifrån syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra vad medborgarna kan fårvänta sig från respektive kanal. "En dörr in" De remissinstanser som tagit ställning till fårslaget om att vidareutveckla principen "En dörr in" är barn- och utbildningsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, miljöpartiet och

25 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (7) D nr KS 2015/00415 uddevallapartiet och de är positiva till översynens förslag om att vidareutveckla principen "En dörr in" så att medborgama inte behöver ta ställning till vilken kanal som ska användas till vilket ändamål. Förslag som kommer in genom medborgarförslag måste hanteras enligt lagstiftningen vilket gör att "En dörr in- principen" inte kan vidareutvecklas om medborgarförslagen är kvar. Genom att bevara och vidareutveckla ViVill i Uddevalla! där kommunen själva äger att besluta om hanteringen av inkomna förslag kan principen "En dörr in" utvecklas och implementeras. Tanken med att vidareutveckla "En dörr in" är att internt kanalisera rätt förslag/frågor/synpunkter som inkommer så att medborgama inte behöver ta ställning till vilken kanal som ska användas till vilket ändamål. Kommunens kommande medborgarcenter bör ansvara för att kanalisera rätt förslag/frågor/synpunkter som inkommer till kommunen. Exempelvis, om ett förslag inkommer som är av karaktären av en synpunkt kan medborgarcenter "styra om" förslaget så att det hanteras inom ramen för synpunktshanteringen. Genom detta effektiviseras den interna hanteringen då rätt frågor hanteras inom rätt kanal. Kommunledningskontoret förordar, i enlighet med förslaget som lämnades i översynen, att samtliga kanaler för påverkan hanteras utifrån principen "En dörr in". Om medborgarförslag beslutas att kvarstå utgår förslaget om att vidareutveckla principen "En dörr in" som lämnades i översynens slutrapport. Frågepanelen De remissinstanser som har tagit ställning till förslaget om att avskaffa frågepanelen är barn- och utbildningsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, centerpartiet, kristdemokratema, miljöpartiet och sverigedemokraterna- och de ställer sig bakom förslaget att avskaffa frågepanelen. Ungdomsfullmäktige har skilda meningar om Frågepanelen ska vara kvar eller inte, men majoriteten av ledamöterna är positiva till att kanalen avvecklas. Kommunledningskontoret föreslår att Frågepanelen avskaffas omgående och att frågor till politiska representanter istället hänvisas direkt till de politiska partierna. Ris och Ros - synpunktshantering Samhällsbyggnadsnämnden och sverigedemokraterna föreslår att avskaffa Ris och Ros och istället använda samhällbyggnadsförvaltningens ärendehanteringssystem för synpunktshantering inom hela kommunen. Kultur och fritidsnämnden är positiva till nuvarande rutiner för Ris och Ros. Socialtjänsten framför att Ris och Ros är en viktig kanal för verksamhetsutvecklingen. Centerpartiet anser att Ris och Ros är en bra modell för synpunktshantering och att kanalen bör vara likartad för alla nämnder och förvaltningar så medborgama känner igen sig i modellen. Kristdemokraterna anser att Ris och Ros bör bevaras. Miljöpartiet och uddevallapartiet ställer sig bakom förslaget som lämnas i översynen om att vidareutveckla Ris och Ros.

26 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (7) D nr KS 2015/00415 För att effektivisera hanteringen av synpunkter och frigöra tid for handläggarna fareslår kommunledningskontoret att kommande medborgarcenter ska hantera inkomna synpunkter. Därför är det önskvärt att synpunktshanteringen används inom ramen for medborgarcenters ärendehanteringssystem. Samrådsorgan Kristdemokraterna vill avskaffa ungdomsfullmäktige då man anser att kanalen inte fungerar på ett bra sätt vidare fareslår de att kommunala rådet for äldre och personer med funktionsnedsättning ska kvarstå. Inga andra remissinstanser har argumenterat for att avskaffa ungdomsfullmäktige. Samhällsbyggnadsnämnden har i sitt remissvar uttalat att i större utsträckning använda sig av ungdomsfullmäktige som ett forum for dialog med unga. Kultur- och fritidsnämnden, ungdomsfullmäktige, miljöpartiet, sverigedemokraterna och uddevallapartiet instämmer med översynens forslag att skapa likvärdighet mellan samrådsorganen. Socialnämnden framhåller att utmaningen med kommunala rådet for äldre och personer med funktionsnedsättning är att öka kännedomen bland nämnderna och att råden ses som den resurs de är. Barn- och utbildningsnämnden och centerpartiet har inte tagit ställning till forslaget att skapa likvärdighet mellan de kommunövergripande samrådsorganen som lämnades i översynen. Nuvarande samrådsorgan fareslås kvarstå enligt befintliga riktlinjer och gällande arbetsordning. Utvecklingsarbete pågår kring både råden för äldre och personer med funktionsnedsättning samt ungdomsfullmäktige. Detta arbete fortlöper utanfor ramen for översynen av kommunens påverkanskanaler. Utvecklingsarbetet bör genomföras med hänsyn till det som framkommit i översynen kopplat till de kommungemensamma samrådsorganen, det vill säga, bör sträva efter att skapa likvärdighet mellan de olika forumen. Med borgarforslag Remissinstanserna är i stort sett överens om att medborgarforslagen bör kvarstå men att det är önskvärt att sortera upp och begränsa antalet påverkanskanaler. Kultur- och fritidsnämnden, uddevallapartiet och ungdomsfullmäktige är positiva till att avskaffa medborgarforslag enligt översynens forslag. Samhällsbyggnadsnämnden fareslår att ha kvar medborgarförslag men att utveckla kanalen. Barn- och utbildningsnämnden, kommunala rådet for äldre och personer med funktionsnedsättning, centerpartiet, kristdemokratema, miljöpartiet och sverigedemokraterna föreslår att medborgarforslagen ska vara kvar. Socialnämnden framhåller att medborgarfårslag är en viktig kanal for medborgamas påverkan men att hanteringen är tidskrävande då forslag som inkommer som medborgarforslag alltid kräver en formell hantering oavsett frågans relevans, laglighet eller överensstämmelse med nämndens ekonomi. Då hanteringen av medborgarfårslag är styrd i kommunallagen är utvecklingsutrymmet kraftigt begränsat. Möjligheten att utveckla medborgarfårslagen har utretts i samråd med kommunjurist får att säkerställa att en eventuell utveckling av medborgarfårslag inte strider mot kommunallagen. Möjligheten att forenkla hanteringen av

27 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (7) D nr KS 2015/00415 medborgarförslag ytterligare har tittats närmare på. Genom lagen (2007:68) om ändring i kommunallagen som trädde i kraft l juli 2007 infördes regler som ska göra det enklare att hantera vissa medborgarförslag. I denna lagändring tillfördes fullmäktige möjlighet att överlåta beslutanderätten till nämnd. I propositionen som ledde tilllagen (2007:68) rekommenderas att möjligheten för kommunfullmäktige att överlåta beslutanderätten till nämnd ska användas med stor försiktighet och i de fall beslutanderätten överlåts är det viktigt att detta kommuniceras till förslagsställaren. Det framgår av kommentaren till kommunallagen att medborgarförslag ska hanteras på samma sätt som övriga ärenden nämnden bereder. Detta innebär att en formaliserad beredning krävs. Slutsatsen är att ytterligare förenklingar kring hanteringen av medborgarförslag inte är lagenliga. Möjlig utveckling av medborgarförslag skulle vara att ekonomiska medelavsätts för genomförande av medborgarförslag. Avsätta medel för genomförande av medborgarförslag Varje nämnd reserverar en del av sin budget för medborgarförslag. Vid en sådan utveckling är det viktigt att ta hänsyn till kommande driftskostnader. Detta för att öka påverkansgraden och det reella inflytandet genom påverkanskanalen. Kommunledningskontoret framhåller att hanteringen av medborgarförslag är omfattande och ineffektiv samt att kanalen innehåller en låg påverkansgrad för medborgarna. Detta stämmer överens med de slutsatser regeringens Demokratiutredning 2014 kommer fram till i sitt betänkande som överlämnades till regeringen i januari Demokratiutredningen föreslår i sitt betänkande att avveckla medborgarförslag från kommunallagen och istället införa en så kallad folkmotion. Folkmotionen bygger i stort sett på samma principer som beskriven vidareutveckling av ViVill i Uddevalla! som redogörs för nedan. För att stärka medborgamas påverkan föreslår kommunledningskontoret, om medborgarförslag beslutas vara kvar, att kanalen utvecklas genom att varje nämnd reserverar en del av sin budget för att genomföra medborgarförslag. Om medborgarförslag beslutas avskaffas föreslår kommunledningskontoret att detta görs i samband med att vidareutveckling av de andra kanalerna fårdigställts och satts i drift, för att inte skapa ett glapp mellan de olika kanalerna. ViViii i Uddevalla! Det finns en större politisk enighet för att avskaffa ViVill i Uddevalla! än medborgarförslagen. Barn- och utbildningsnämnden, kristdemokraterna och sverigedemokraterna föreslår att avveckla Vi Vill i Uddevalla!. Kultur- och fritidsnämnden, ungdomsfullmäktige och uddevallapartiet ställer sig bakom översynens förslag att avveckla medborgarförslag för att istället vidareutveckla ViVill i Uddevalla!. Centerpartiet anser att ViVill i Uddevalla behöver vidareutvecklas för att säkerställa att de förslag som kommer in genom den kanalen fångas upp och besvaras. Samhällsbyggnadsnämnden och miljöpartiet ställer sig bakom översynens förslag förutom den del som gäller att avveckla medborgarförslag och vidareutveckla ViVill i

28 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret (7) D nr KS 20 15/00415 Uddevalla!. Det framgår dock inte i deras remissvar om de vill avveckla eller bevara Vi Vill i Uddevalla!. Att kommunledningskontoret fores1år att ViVill i Uddevalla! ska kvarstå trots den låga påverkansgraden är baserat på att det är en kanal som kommunen själva äger att besluta om hanteringen for. Då kanalen inte fungerar ändamålsenligt i dagsläget forutsätts en vidareutveckling av påverkanskanalen. En vidareutveckling av ViVill i Uddevalla! innebär att infora en kvalificeringsgräns, det vill säga att ett forslag ska samla ett visst antal underskrifter under en begränsad tid for att forslaget ska hanteras i fullmäktige eller nämnd. Om ett forslag når kvalificeringsgränsen hanteras forslaget så som hanteringen idag är for medborgarforslag - det vill säga att en beredning sker av forslaget innan beslut i fullmäktige eller nämnd. För att även nå de medborgare som inte använder dator öppnas for möjligheten att även lämna forslag på papper som sedan fors in i systemet for ViVill i Uddevalla! och möjlighet finns då att samla underskrifter både manuellt och digitalt genom hemsidan. Genom att fler personer stödjer ett forslag och bildar opinion ökar chansen att forslagen hanteras seriöst och påverkansgraden for de forslag som når kvalificeringsgränsen antas med detta öka. Om Vi Vill i Uddevalla! beslutas att avskaffas foreslår kommunledningskontoret att det omgående stängs for möjlighet att lämna forslag genom kanalen och att succesivt avsluta de forslags om i dagsläget är aktiva på hemsidan. Om Vi Vill i Uddevalla! ska stängas ned görs detta i samband med att det sista forslaget återkopplas till forslaggställaren. Kommunledningskontoret forordar att bevara och vidareutveckla ViVill i Uddevalla! och att avveckla medborgarforslag enligt beskrivningen ovan. Peter Larsson Kommundirektör Comelia Kirpensteijn Utvecklare

29 Protokollsutdrag Ungdomsfullmäktige Dnr KS 2015/00415 Översyn av påverkanskanaler En översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler har gjorts. Målet är att skapa tydliga och effektiva arbetssätt för både kommunmedborgare och kommunorganisationen. De kanaler som ingått i översynen är ViVill i Uddevalla! Medborgarförslag Ris och Ros F rågepanelen Ungdomsfullmäktige Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Utifrån översynen föreslås vissa förändringar i påverkanskanalerna: Tydliggöra respektive kanals syfte och vad medborgama kan förvänta sig från respektive kanal. Principen "En dörr in" bör vidareutvecklas så att medborgama inte behöver fundera på vilken kanal de ska använda till vilket ändamål. Avskaffa medborgarförslagen och istället utveckla ViVill i Uddevalla! som har ett större utrymme för att utvecklas utifrån organisationens behov och önskemål. Avskaffa frågepanelen mot bakgrund av den låga aktiviteten i kanalen och det faktum att det finns enklare sätt att kontakta förtroendevalda i Uddevalla kommun. Vidareutveckla Ris och Ros (någon form av synpunktshantering måste finnas enligt lagstiftning). I samband med att ungdomsfullmäktige revideras säkerställa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning. De föreslagna ändringarna finns att läsa i rapporten Översyn av påverkanskanaler. På demokratiberedningens sammanträde beslutades att lägga till alternativet att Avvakta med att avskaffa medborgarförslag och ViVill i Uddevalla! tills om och när folkmotion införs. Rapporten har varit ute på remiss till samtliga nämnder och till de politiksa partierna. Comelia Kirpensteijn från kommunledningskontoret informerar om översynen på sammanträdet. Ungdomsfullmäktiges ledamöter lämnar sina synpunkter på översynen och föreslagna ändringar. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

30 Att skapa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning.,a" J o.. j ~ WJIAI- J ehv vvo ' o. taah{j v:-(_ (cf ffc"'- _,//.~ -' _,C. //v~ e-v< a;.._ ~;f lr { ::::=.(,v. ~f/1-"c: c.;;;> 7 '- -ttj... - (l clgtd- V\.()r t.aae,w\ uj- tjlå {f& 9~ou1.ur-CJG{A 01~ar-

31

32 Avskaffa medborgarförslag och vjdareutveckla ViVill. v:. ~ l- L-\.. '(it a t-r- \l ~ \j '~ ~ ""' e\w~ ~- ( y1 ~, \1 {',, l4\ 0..,' VI.-\ e;( ~ -~ "'CA-v'-~ cd u 'r-~ \Q'\'<" ~ e... ~v:o.. ""'-t. Avskaffa Frågepanelen. \&\ ~~t~~ 0'-.~ ~,,~~t4t~t1 "!:>'-lo..\~ \Jc..f'o.. Lc.vo..\ M~ cxy..~ tm.o.v, 0..\l ~ ~\A..~'-~~(t' - u-." to.~ l:) o,~ ~~ HU. ~a\~ So~ ~e. ~~oo..~, l.c...c'l.v'\ S,\.\\<..'-'" ',\o~ \,;\o '\. 'a~ t;;~,~\~:;.q ft If~ ':.0(\~~ ~\- 'f "'-l\. ~- \\.r\""' "t._ ~"C"' \Y\~ V\ E.M- Att skapa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning.

33 CENTERPARTIET Remiss ang. påverkanskanaler. Centerpartiet har fått ett förslag om översyn av påverkanskanaler på remiss. Vi anser att det är viktigt att det finns tydliga och lätt tillgängliga kanaler får medborgama att framfåra synpunkter och förslag på. Den grundläggande påverkanskanalen är självklart de politiska partierna och kommen bör tydligt på sin hemsida redovisa kontkatuppgifter till de politiska partierna och hänvisa medborgarna att i fårsta hand kontakta dessa. När det gäller övriga påverkanskanaler anser vi att Medborgarförslagen skall behållas, eftersom det är den modell som garanterar en seriös behandling av ett fårslag. Vi tycker och att Ris och Ros är en bra modell får synpunkter och bör vara likartad för alla nämnder och fårvaltningar så man känner igen sig i modellen oavsett om synpunkter handlar om utfård hemtjänst eller dåligt gatuunderhåll. Frågepanelen kan med fördel avvecklas och i ställer hänvisas direkt till de politiska partierna. När det gäller ViVill så behöver den kanalen utvecklas så att frågor som kommer in den vägen verkligen fångas upp och besvaras. Avslutningsvis vill vi också framhålla att de olika kanalerna som finns får påverkan måste ha en bra tillgänglighet, även for personer med olika slag av funktionsnedsättning. Centerpartiet i Uddevalla Elving Andersson Gruppledare

34 Från: AnnaTora Huss Skickat: den 29 september :50 Till: Cornelia Kirpensteijn Ämne: Svar frän mp remiss påverkanskanaler Hej Comelia! Är det ok att skicka svaret på remissen från MP till dig? Om ja så kommer svaret från m p nedan. När vi diskuterade remissen på medlemsmöte for mp var budskapet väldigt tydligt att medborgarförslag skall behållas som påverkanskanal. De andra forslagen till åtgärder i rapporten tycker mp är bra. Hoppas det är bra med dig! Annatora

35 Svar på remiss ang. översyn av påverkans kanaler Uddevalla partiet ställer sig bakom förslaget. Då medborgarnas upplevelse av sin möjlighet att vara med och påverka inte har stärkts utan tvärtom upplevts minska, bör man se på ett annat upplägg. När det gäller medborgardialog är det viktigt att den sker på ett tidigt stadie i processen och inte efteråt tjänstemän har skrivit ihop förslag. Det är inte en dialog i sig som är viktigast, utan den upplevda känslan att faktiskt kunna vara med och påverka. Uddevalla partiet Ann-Charlott Gustafsson t UOOf v l\: _ t~ l( O M MuN ~ - J n,...,.., ~t-,- y ~ljs )r Kon,,.,.,,. \ : - ~ :r)ret

36 Protokoll Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Dnr KS 2015/00415 Översyn av påverkanskanaler Sammanfattning I handlingama till dagens sammanträde är rapporten om översynskanalerna utsänd. Rådet ska lämna synpunkter till kommunledningskontoret Comelia Kirpensteijn, som arbetar som demokrati och jämställdhetsutvecklare på kommunledningskontoret, förklarar bakgrunden och varför man gör denna översyn. Bakgrunden är att man vill få ett tydligare och effektivare arbetssätt både för medborgama och för kommunen. Man har tittat på medborgarförslag, ViVill, frågepanelen (politiker), ris och ros, ungdomsfullmäktige och kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Samtidigt som Uddevalla genomför sin översyn genomför regeringen en utredning, Statens demokratiutredning. Där förslår man bland annat att avskaffa medborgarförslagen, att inrätta obligatorisk folkmotion, att stärka ungas inflytande genom sänkt rösträttsålder samt att lagstifta om rådgörande medborgardialoger. Uddevallas översyn har kommit fram till att Uddevalla bör: utveckla hemsidan så att medborgama har "en dörr in" och inte behöver ta ställning till vilken kanal de ska använda för vad. utveckla det systematiska arbetssättet med medborgardialog med de övergripande påverkanskanalerna för att skapa en röd tråd mellan olika sätt att påverka i kommunen. tydliggöra vad medborgama kan förvänta sig från de olika kanalerna. avskaffa medborgarförslag och vidareutveckla ViVill. avskaffa Frågepanelen. att skapa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning (interna frågor såsom ersättningar och stöd av förvaltningarna) Demokratiberedningen gjorde ett tilläggsförslag i samband med att förslaget skickades på remiss: Att avvakta med att avveckla medborgarförslag och ViVill i Uddevalla tills om och när folkmotion införs. Ordförande tackar för informationen. Bildspelet läggs på hemsidan tinder presentationsmaterial Rapporten diskuteras och åsikter framförs. De åsikter som framför från rådet är främst att alla har inte en dator, man måste kunna framföra sina förslag och åsikter brevledes. Detta är ett viktigt demokratiperspektiv så att man inte utestänger någon. Man vill därför ha kvar medborgarförslagen. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

37 Protokollsutdrag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2016/00388 Kommunstyrelsens remiss- Översyn av påverkanskanaler Sammanfattning Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler för att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen har genomförts genom kat1läggning av inkomna förslag/synpunkter/frågor genom de olika kanalerna, påverkansgrad, kostnadsberäkningar, insamling av underlag från förvaltningarna samt omvärldsanalys. Kanalerna som har ingått i översynen är: - Vi Vill i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag - Ris och Ros (synpunktshantering) - Frågepanelen - Ungdomsfullmäktige - Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Utifrån översynens resultat som finns redogjorda för i rapporten föreslås påverkanskanalerna att omstruktureras. Syftet med att förändra sätten medborgarna kan påverka kommunen handlar inte om att inskränka på medborgarnas möjlighet att påverka. Genom att omorganisera och omstrukturera kommunens övergripande påverkanskanaler avses medborgarnas möjlighet till att påverka stärkas. Medborgamas möjlighet att påverka på ett reellt, effektivt och enkelt sätt har särskilt fokus i de förändringar som föreslås. Följande åtgärder föreslås för att skapa tydliga och effektiva arbetssätt för såväl kommunmedborgare och för kommunorganisationen: l. Utveckla det systematiska arbetssättet med medborgardialog. 2. Tydliggöra respektive kanals syfte och vad medborgarna kan förvänta sig från respektive kanal. 3. Principen "En dörr in" bör vidareutvecklas så att medborgarna inte behöver fundera på vilken kanal de ska använda till vilket ändamål. 4. Avvakta med att avskaffa medborgarförslag och ViViii i Uddevalla! tills om och när folkmotion införs. 5. A v skaffa frågepat1elen mot bakgrund till den låga aktiviteten i kanalen och det faktum att det finns enklare sätt att kontakta förtroendevalda i Uddevalla kommun. 6. Vidareutveckla Ris och Ros. Någon form av synpunktshantering behöver kvarstå för att uppfylla de krav som ställs genom lagstiftning, och i samband med att "En dörr in" principen utvecklas tydliggöra vilka frågor som hanteras inom ramen för synpunktshantering. 7. I samband med att ungdomsfullmäktige revideras säkerställa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

38 Protokollsutdrag Barn och utbildningsnämnden Forts. 122 Samtliga förändringar föreslås gälla från och med l. Förslaget har sänts på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt till samtliga partier med sista svarsdag Barn och utbildningsförvaltningen lämnar efter dialog med nämndens presidium följande synpunkter på kommunstyrelsens remiss: Det finns för många kanaler idag och en minskning är önskvärd Tanken på "en dörr in" är bra Lägg ner Vi Vill Lägg ner frågepanelen Ha kvar Medborgarförslag Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Demokratiberedningens protokoll Kommunstyrelsens protokoll Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Rapport- Översyn av påverkanskanaler Yrkanden Robert Wendel (S): bifall till forslaget i handlingarna. Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att stödja remissförslaget om en minskning av medborgarnas kanaler till kommunen, att fdreslå att kanalen Vi Vill slopas, att fdreslå att kanalen F rågepanelen slopas samt att foreslå att kanalen Medborgarförslag finns kvar. Vid protokollet Pernilla Gustafsson Justerat Cecilia Sandberg (S), Erdin Pirqe (V) Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Peruilla Gustafsson Expedierat Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

39 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(2) Dnr BUN 2016/00388 Handläggare Utredare Alexandra Sjöborg Telefon Kommunstyrelsens remiss - Översyn av påverkanskanaler Sammanfattning Kommunledningskontoret har ratt i uppdrag av kommunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler för att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen har genomförts genom kartläggning av inkomna förslag/synpunkter/frågor genom de olika kanalerna, påverkansgrad, kostnadsberäkningar, insamling av underlag från förvaltningarna samt omvärldsanalys. Kanalerna som har ingått i översynen är: - ViVill i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag -Ris och Ros (synpunktshantering) - Frågepanelen - Ungdomsfullmäktige - Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Utifrån översynens resultat som finns redogjorda för i rapporten föreslås påverkanskanalerna att omstruktureras. Syftet med att förändra sätten medborgarna kan påverka kommunen handlar inte om att inskränka på medborgamas möjlighet att påverka. Genom att omorganisera och omstrukturera kommunens övergripande påverkanskanaler avses medborgamas möjlighet till att påverka stärkas. Medborgamas möjlighet att påverka på ett reellt, effektivt och enkelt sätt har särskilt fokus i de förändringar som föreslås. Följande åtgärder föreslås för att skapa tydliga och effektiva arbetssätt för såväl kommunmedborgare och för kommunorganisationen: Utveckla det systematiska arbetssättet med medborgardialog Tydliggöra respektive kanals syfte och vad medborgama kan förvänta sig från respektive kanal. Principen "En dörr in" bör vidareutvecklas så att medborgama inte behöver fundera på vilken kanal de ska använda till vilket ändamål. Avvakta med att avskaffa medborgarförslag och ViVill i Uddevalla! tills om och när folkmotion införs. A v skaffa frågepanelen mot bakgrund till den låga aktiviteten i kanalen och det faktum att det finns enklare sätt att kontakta förtroendevalda i Uddevalla kommun. Vidareutveckla Ris och Ros. Någon form av synpunktshantering behöver kvarstå för att uppfylla de krav som ställs genom lagstiftning, och i samband med att "En dörr in" principen utvecklas tydliggöra vilka frågor som hanteras inom ramen för synpunktshantering.

40 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning (2) Dnr BUN 2016/00388 I samband med att ungdomsfullmäktige revideras säkerställa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden får äldre och personer med funktionsnedsättning. Samtliga fårändringar föreslås gälla från och med l. Förslaget har sänts på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet får äldre och personer med funktionsnedsättning samt till samtliga partier med sista svarsdag Barn och utbildningsförvaltningen lämnar efter dialog med nämndens presidium följande synpunkter på kommunstyrelsens remiss: Det finns får många kanaler idag och en minskning är önskvärd Tanken på "en dörr in" är bra Lägg ner Vi Vill Lägg ner frågepanelen Ha kvar Medborgarförslag Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Demokratiberedningens protokoll Kommunstyrelsens protokoll Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Rapport- Översyn av påverkanskanaler Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att stödja remissförslaget om en minskning av medborgarnas kanaler till kommunen, att föreslå att kanalen Vi Vill slopas, att föreslå att kanalen Frågepanelen slopas samt att föreslå att kanalen Medborgarförslag finns kvar. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Alexandra Sjöborg Utredare Expediera till Kommunstyrelsen

41 Protokollsutdrag Kultur och fritidsnämnden Dnr KFN 2016/00067 Remiss, översyn av påverkanskanaler Sammanfattning Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler i syfte att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen resulterade i ett antal förslag till förändringar som kultur och fritidsnämnden nu ges möjlighet att lämna synpunkter kring. De påverkanskanaler som ingått i översynen är: - ViVill i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag - Ris och Ros ( synpunktshantering) - Frågepanelen - Ungdomsfullmäktige - Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning I rapporten framgår att syftet med översynen var att undersöka vilket syfte de olika påverkanskanalema har, vilka målgrupper som nås, hur de används, samt omfattning och resultat ur ett medborgarperspektiv. Från kommunorganisationens perspektiv har man också undersökt nyttan och kostnad för de olika påverkanskanalema. För att undersöka hur kultur och fritid ställer sig till förslagen i rapporten har samtal förts med chefer vars verksamheter ofta tar emot ris och ros, tjänstemän som ofta handlägger och utreder medborgarförslag samt tjänstemän som har förvaltningsövergripande tjänst med administrativ inriktning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidsförvaltningen Protokollsutdrag, kommunstyrelsen Protokollsutdrag, demokratiberedningen Rapport- Översyn av påverkanskanaler, kommunledningskontoret Tjänsteskrivelse, kommunledningskontoret Justerandes signatur Utdrags bestyrkande

42 Protokollsutdrag Kultur och fritidsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden lämnar följande reflektioner som svar på remissen l. Det är positivt att en översyn av kommunens gemensamma påverkanskanaler genomförts och att förslagen till förändringar till stor del poängterar vikten av att tydliggöra kanalemas syfte och vad medborgaren kan förvänta sig från respektive kanal. 2. Det är bra att utveckla det systematiska arbetet med medborgardialog och det är viktigt att det tydligt framgår på vems initiativ dialog tas och vilka arbetsmetoder inom organisationen som finns knutet till de olika formerna för dialog. 3. Det är viktigt att säkerställa principen om likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning. 4. Genom påverkanskanalen Ris och ros ges medborgare möjligheten att på ett enkelt sätt framföra beröm, missnöje eller lämna förslag på förbättringar; anonymt eller med kontaktuppgifter och namn. Informationen och förslag på förbättringar är viktig vid genomförandet av enklare utveckling av verksamheten. På kultur och fritid fungerar rutinerna kring ris och ros bra. 5. Kultur och fritidsnämnden tycker att det är bra att hitta alternativa lösningar istället för att fortsätta arbeta med nuvarande medborgarförslag, då arbetssättet är resursineffektivt och påverkansgraden låg. Huruvida medborgarförslagen borde avskaffas vid årsskiftet eller inte, kan inte nämnden ta ställning till. Förslag till beslut på mötet Monica Bang Lindberg, (L), Niklas Moe (M) och Anibal Rojas Jourquera (KD) föreslår att ersätta förslaget i handlingama med följande: Alliansen (M, L, KD, C) föreslår att för ett tydligare och bättre resultat ur medborgarperspektiv skall "en dörr in" utvecklas och anpassas efter behov och resurs. Medborgarna skall inte behöva fundera på vilket sätt de skall skicka sina förslag. Detta ger en resurseffektivisering på alla plan, inte minst ekonomiskt utan också förtroendegivande mellan kommun och medborgare. Caroline Henriksson (UP) och Thommy Carlin (SD) föreslår bifall till Bang Lindbergs (L) m fl. förslag till beslut. Beslutsgång Ordförande ställer förvaltningens förslag till beslut mot Bang Lindbergs (L) m. fl. förslag till beslut och finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut. Omröstning begärs. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

43 Protokollsutdrag Kultur och fritidsnämnden Nämnden godkänner följande beslutsgång: Ja-röst för förvaltningens förslag Nej-röst för Bang Lindbergs (L) m.:fl. förslag Omröstningsresultat Beslutande: Parti Ja Nej Avstår Annelie Högberg, ordförande s x Niklas Moe M x Monica Bang Lindberg FP x Ewa Tillarrder c x Anibal Rojas Jourquera KD x Thommy Carlin SD x Josef Sannholm s x Asa Noord s x David Skälegård MP x Christer Johansson v x Lars Eide Andersson MP x Summa 6 5 Med 6 ja-röster mot 5 nej-röster finner ordförande att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut. Beslut Kultur och fritidsnämnden lämnar följande reflektioner som svar på remissen l. Det är positivt att en översyn av kommunens gemensamma påverkanskanaler genomförts och att förslagen till förändringar till stor del poängterar vikten av att tydliggöra kanalernas syfte och vad medborgaren kan förvänta sig från respektive kanal. 2. Det är bra att utveckla det systematiska arbetet med medborgardialog och det är viktigt att det tydligt framgår på vems initiativ dialog tas och vilka Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

44 Protokollsutdrag Kultur och fritidsnämnden arbetsmetoder inom organisationen som finns knutet till de olika formerna för dialog. 3. Det är viktigt att säkerställa principen om likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning. 4. Genom påverkanskanalen Ris och ros ges medborgare möjligheten att på ett enkelt sätt framföra beröm, missnöje eller lämna förslag på förbättringar; anonymt eller med kontaktuppgifter och namn. Informationen och förslag på förbättringar är viktig vid genomförandet av enklare utveckling av verksamheten. På kultur och fritid fungerar rutinerna kring ris och ros bra. 5. Kultur och fritidsnämnden tycker att det är bra att hitta alternativa lösningar istället får att fortsätta arbeta med nuvarande medborgarförslag, då arbetssättet är resursineffektivt och påverkansgraden låg. Huruvida medborgarförslagen borde avskaffas vid årsskiftet eller inte, kan inte nämnden ta ställning till. Reservation Monica Bang Lindberg (L), Niklas Moe (M), Anibal Rojas Jourquera (KD), Thommy Carlin (SD) och Caroline Henriksson (UP) reserverar sig mot beslutet till förmån för sitt förslag. Ajournering Under handläggningen av detta ärende ajournerade sig nämnden kl Protokollsanteckning (M), (L), (KD) och (C) gruppen villlägga följande anteckning till protokollet: Alliansen (M, L, KD, C) föreslår att för ett tydligare och bättre resultat ur medborgarperspektiv skall "en dörr in" utvecklas och anpassas efter behov och resurs. Medborgarna skall inte behöva fundera på vilket sätt de skall skicka sina förslag. Detta ger en resurseffektivisering på alla plan, inte minst ekonomiskt utan också fortroendegivande mellan kommun och medborgare. Vid protokollet Anna-Helena Wiechel Justerat Annelie Högberg, David Skälegård Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Anna-Helena Wiechel Expedierat Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

45 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid 1(5) D nr KFN 2016/00067 Handläggare Utvecklare Sofie Ludvigsson Telefon sofie.ludvigsson@uddevalla.se Remiss, översyn av påverkanskanaler Sammanfattning Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler i syfte att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen resulterade i ett antal förslag till förändringar som kultur och fritidsnämnden nu ges möjlighet att lämna synpunkter kring. De påverkanskanaler som ingått i översynen är: - Vi Vill i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag - Ris och Ros ( synpunktshantering) - Frågepanelen - Ungdomsfullmäktige - Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning I rapporten framgår att syftet med översynen var att undersöka vilket syfte de olika påverkanskanalerna har, vilka målgrupper som nås, hur de används, samt omfattning och resultat ur ett medborgarperspektiv. Från kommunorganisationens perspektiv har man också undersökt nyttan och kostnad för de olika påverkanskanalerna. För att undersöka hur kultur och fritid ställer sig till förslagen i rapporten har samtal förts med chefer vars verksamheter ofta tar emot ris och ros, tjänstemän som ofta handlägger och utreder medborgarförslag samt tjänstemän som har förvaltningsövergripande tjänst med administrativ imiktning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidsförvaltningen Protokollsutdrag, kommunstyrelsen Protokollsutdrag, demokratiberedningen Rapport- Översyn av påverkanskanaler, kommunledningskontoret Tjänsteskrivelse, kommunledningskontoret Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden lämnar följande reflektioner som svar på remissen l. Det är positivt att en översyn av kommunens gemensamma påverkanskanaler genomförts och att förslagen till förändringar till stor del poängterar vikten av att

46 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid (5) D nr KFN 2016/00067 tydliggöra kanalernas syfte och vad medborgaren kan förvänta sig från respektive kanal. 2. Det är bra att utveckla det systematiska arbetet med medborgardialog och det är viktigt att det tydligt framgår på vems initiativ dialog tas och vilka arbetsmetoder inom organisationen som finns knutet till de olika formerna för dialog. 3. Det är viktigt att säkerställa principen om likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning. 4. Genom påverkanskanalen Ris och ros ges medborgare möjligheten att på ett enkelt sätt framföra beröm, missnöje eller lämna förslag på förbättringar; anonymt eller med kontaktuppgifter och namn. Informationen och förslag på förbättringar är viktig vid genomförandet av enklare utveckling av verksamheten. På kultur och fritid fungerar rutinerna kring ris och ros bra. 5. Kultur och fritidsnämnden tycker att det är bra att hitta alternativa lösningar istället för att fortsätta arbeta med nuvarande medborgarförslag, då arbetssättet är resursineffektivt och påverkansgraden låg. Huruvida medborgarförslagen borde avskaffas vid årsskiftet eller inte, kan inte nämnden ta ställning till. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler i syfte att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen med förslag till ändringar av de olika påverkanskanalerna beslutade kommunstyrelsen att skicka ut på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning, samt till partier representerade i kommunfullmäktige med sista svarsdag De påverkanskanaler som ingått i översynen är; - ViVill i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag - Ris och Ros ( synpunktshantering) - Frågepanelen - Ungdomsfullmäktige - Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Översynens övergripande frågeställningar var att undersöka vilket syfte de olika påverkanskanalerna har, vilka målgrupper som nås, hur de används, samt omfattning

47 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid 3(5) D nr KFN 2016/00067 och resultat ur ett medborgarperspektiv. Från kommunorganisationens perspektiv har man också undersökt nyttan och kostnad för de olika påverkanskanalerna. I rapporten presenteras ett antal förslag till förändringar som kultur och fritidsnämnden ombeds ta ställning till; -Utveckla det systematiska arbetssättet med medborgardialog - Tydliggöra respektive kanals syfte och vad medborgarna kan förvänta sig från respektive kanal. - Principen "En dörr in" bör vidareutvecklas så att medborgama inte behöver fundera på vilken kanal de ska använda till vilken ändamål. -Avskaffa medborgarförslag från och med l januari 2017 och istället utveckla ViVill som har ett större utrymme för att utvecklas utifrån organisationens behov och önskemål. - Avskaffa frågepanelen mot bakgrund till den låga aktiviteten i kanalen och det faktum att det finns enklare sätt att kontakta förtroendevalda i Uddevalla kommun. -Vidareutveckla Ris och Ros. Någon form av synpunktshantering behöver kvarstå för att uppfylla de krav som ställs genom lagstiftning, och i samband med att "En dörr in" principen utvecklas tydliggöra vilka frågor som hanteras inom ramen för synpunktshantering. - I samband med att ungdomsfullmäktige revideras säkerställa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning. Demokratiberedningen beslutade att lägga till ett förslag; -att avvakta med att avskaffa medborgarförslag och ViViii i Uddevalla! tills om och när folkmotion införs. För att undersöka hur kultur och fritid ställer sig till förslagen i rapporten har samtal förts med chefer vars verksamheter ofta tar emot ris och ros, tjänstemän som frekvent handlägger och utreder medborgarförslag samt tjänstemän som har förvaltningsövergripande tjänst med administrativ inriktning. Generella reflektioner och synpunkter Kultur och fritids verksamheter bygger på medborgamas frivilliga deltagande och deras lust och vilja att ta del av kultur och fritidsutbudet A v den anledningen är det mycket viktigt att medborgarperspektiven tillvaratas med möjligheter att påverka och delta i utformningen av våra verksamheter. Det är därför positivt att en översyn av kommunens gemensamma påverkanskanaler genomförts och att förslagen till förändringar till stor del poängterar vikten av att tydliggöra kanalemas syfte, vad medborgaren kan förvänta sig från respektive kanal och att arbeta systematiskt med medborgardelaktighet Kultur och fritid ser att medborgarpåverkan kan åstadkommas genom att kommunen använder sig av olika metoder för att tillvarata medborgamas åsikter och initiativ. Möjlighet att påverka ges till medborgare på kommunorganisationens initiativ genom exempelvis medborgardialog. Medborgarpåverkan sker också genom de forum där medborgare och kommunorganisation har ett delat initiativ, exempelvis brukarråd eller

48 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid 4(5) Dnr KFN 2016/00067 samråd i verksamheterna. Påverkan sker också genom initiativ från medborgaren själv, exempelvis genom medborgarförslag eller förslag till förbättringar i ris och ros. Inom kultur och fritid används generellt begreppet medborgardialog som de arbetsmetoder och riktlinjer som finns kopplade till när kommunalorganisationen tar initiativ till dialog, genom att arbeta med delaktighetstrappans fyra steg; information, tycka, göra och bestämma. Vidgar man begreppet medborgardialog till att även innefatta olika sätt som medborgaren kan ta eget initiativ till påverkan, så är det viktigt att de arbetsmetoder, rutiner och förhållningssätt som finns inom respektive område tydliggörs. När en medborgare använder sig av ris och ros ges möjligheten att lämna synpunkter och ge förslag till förbättringar anonymt, vilket försvårar en dialog (i bemärkelsen samtal). Samtidigt är det värdefullt att det finns möjlighet att lämna synpunkter anonymt då vissa synpunkter, av olika anledningar kan kännas svåra att framföra. Det är sådana typer av gränsdragningar mellan vad som kan betraktas som en dialog och inte, som är viktiga att tydliggöra, samt att kornmunorganisationen har tydliga riktlinjer för hur informationen, synpunktema och ideema ska tas emot och behandlas inom respektive område. Ris och ros är en viktig kanal för att inhämta synpunkter och förslag till förbättringar i verksamheterna från medborgare och besökare. Hanteringen av ris och ros sker enligt en mycket tydlig arbetsrutin och fungerar bra på kultur och fritid. Försvinner möjligheten att lämna förslag till förändringar genom ris och ros, så återstår enbart möjligheten att ge berörn eller uttrycka missnöje. Det kan i sig medföra att det blir något svårare att använda informationen som ett underlag i verksamhetsutveckling och för konkreta förbättringar. För kultur och fritid är det mycket viktigt att säkerställa att ungdornars initiativ, ideer, engagemang och vilja tillvaratas och bejakas. Många av verksamheterna organiserar ungdornar och existerar för att göra deras fritid mer meningsfull. Förslaget att säkerställa likvärdighet mellan ungdornsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning är därför en princip som kultur och fritid tycker är mycket viktig. Avskaffande av medborgarförslag och demokratiberedningens tillägg En central fråga i översynen handlar om medborgarförslagen och hur man kornmunövergripande ska arbeta med den påverkan som sker på medborgarens eget initiativ till ideer och förslag. Kultur och fritid får många medborgarförslag vilket kan uppfattas som att det finns ett stort engagemang och intresse från medborgama i kulturoch fritidsfrågoma. Många förslag som kornmer in handlar om en relativt specifik fråga och att förslagsställaren vill att någonting nytt som inte finns eller erbjuds i kommunen ska tillföras. Utmaningarna kring medborgarförslagen handlar bland annat om att nämnden får en del förslag som inte berör deras ansvarsområde och att det ibland är svårt att se en koppling mellan förslaget och nämndens imiktningar vad gäller strategier och prioriteringar.

49 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid (5) D nr KFN 20 16/00067 Upplevelsen på förvaltningen är att medborgarförslagen tar mycket tid i anspråk vad gäller handläggning och utredning. Att forslagen mycket sällan realiseras gör också att påverkansgraden blir väldigt låg. Förslagen kan däremot fungera som en indikator på vad medborgama efterfrågar och mer långsiktigt påverka olika beslut och prioriteringar, speciellt i de fall där många medborgarförslag som berör samma eller liknande fråga kommer in. Ett sådant exempel är beslutet att bygga en aktivitetspark Översynen som kommunledningskontoret gjort visar att medborgarförslagen och de lagstadgade arbetssätt som finns kring dem är resursineffektiva och att påverkansgraden är låg. Förslaget i rapporten är istället att utveckla Vivill, som då blir en digital form av e-petition där personer kan skriva under olika medborgares förslag. Efter ett visst antal underskrifter tas frågan upp för handläggning och politisk beredning. Kultur och fritid tycker att det är bra att hitta alternativa lösningar istället för att fortsätta arbeta med nuvarande medborgarforslag. Huruvida medborgarförslagen borde avskaffas vid årsskiftet eller inte är svårare att ta ställning till. Eftersom påverkanskanalerna Frågepanelen och Vivill är direkta kanaler till de politiska representanterna, kan inte kultur och fritidsförvaltningen lämna några synpunkter kring dem. Katarina Hansson Kultur och fritidschef Sofie Ludvigsson Utvecklare Expediera till kommunstyrelsen

50 Uddevalla Kommunstyrelsens remiss- Översyn av påverkanskanaler Från kristdemokratiskt håll anser vi att kommunen har för många ingångar vilket i praktiken gör det svårt för folk att hitta. De vägar som bör prioriteras är partierna, hemsida, mail, tele samt medborgarfröslag, Ris o Ros och kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättningar. Övriga "påverkansmöjligheter" anser vi att man kan stänga ner då dom ändå inte fungerar på ett bra sätt. - ViViii i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag - Ris och Ros (synpunktshantering) - Frågepanelen - Ungdomsfullmäktige -Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Magnus Jacobsson (KD)

51 Protokollsutdrag Samhällsbyggnadsnämnden 2ol5/ '-fis Dnr SBN 2016/00359 Remiss från Kommunstyrelsen gällande Översyn av påverkanskanaler Sammanfattning Kommunledningskontoret har gjort en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler för att skapa tydliga och effektiva arbetssätt för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Resultatet har sammanställts i en rapport vilken kommunstyrelsen ( ) beslutade att skicka på remiss till kornmunens samtliga nämnder inklusive ungdomsfullmäktige samt kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Sista svarsdag är Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår nämnden att ställa sig bakom rapportens förslag utom vad gäller vidareutvecklande av synpunktshanteringen Ris och Ros som föreslås avskaffas. Istället föreslår man i yttrandet att utveckla Samhällsbyggnadsförvaltningens synpunkts- och felanmälningssystem att hantera synpunkter och felanmälningar för alla kommunens verksamheter och på det sättet uppfylla de krav som ställs genom lagstiftning. Rapportförfattaren föreslår att kommunen redan nu i årsskiftet avskaffar möjligheten att lämna in medborgarförslag till kommunen och istället lägga kraft på att utveckla Vi vill Uddevalla. Demokratiberedningen har beslutat att till förslagen lägga ett förslag på att vänta med att avskaffa medborgarförslag i kommunen för att invänta regeringens beslut om den nationella demokratiutredningens förslag om folkmotion. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår nämnden att ställa sig bakom rapportens förslag. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse Beslut demokratiberedningen Beslut kornmunstyrelsen Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret Rapport- Översyn av påverkanskanaler Yrkanden Roger Johansson (L), Mikael Staxäng (M), Stig Olsson (C) och Jonas Sandwall (KD) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Susanne Grönvall (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut förutom den del som berör medborgaförslagen. Därefter yrkar hon på en tilläggsatt-sats som lyder "att ha kvar och utveckla medborgarförslagen och utnyttja ungdomsfullmäktige ännu mer som påverkanskanal." Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

52 Protokollsutdrag Samhällsbyggnadsnämnden Forts. 328 Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag mot Susanne Grönvalls (S) yrkande. Ordföranden finner att nämnden beslutar att ställa sig bakom Susanne Grönvalls (S) yrkande. Ordföranden ställer därefter proposition om ytterligare en beslutssats om att ha kvar och utveckla medborgarförslagen och att utnyttja ungdomsfullmäktige ännu mer som påverkanskanal. Ordföranden finner att nämnden beslutar att ställa sig bakom Susanne Grönvalls (S) yrkande. Beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att förorda att utveckla medborgarförslagen och utnyttja ungdomsfullmäktige ännu mer som påverkanskanal samt att ställa sig bakom yttrandet och översända det till kommunstyrelsen förutom den del som berör medborgarförslagen Reservation/Protokollsanteckning Roger Johansson (L), Mikael Staxäng (M), Stig Olsson (C) och Jonas Sandwall (KD) reserverar sig till förmån för eget förslag. Vid protokollet Sebastian Johansson Justerat Gunilla Magnusson Roger Johansson Kenneth Engelbrektsson Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan l intygar Sebastian Johansson Expedierat Samhällsbyggnad Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

53 Tjänsteskrivelse Samhällsbyggnad 1(3) Dnr SBN 2016/00359 Handläggare Avdelningschef A ya Norvell Telefon aya.norvell@uddevalla. se Remiss från Kommunstyrelsen; Översyn av påverkanskanaler Sammanfattning Kommunledningskontoret har gjort en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler for att skapa tydliga och effektiva arbetssätt för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Resultatet har sammanställts i en rapport vilken kommunstyrelsen ( ) beslutade att skicka på remiss till kommunens samtliga nämnder inklusive ungdomsfullmäktige samt kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Sista svarsdag är Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår nämnden att ställa sig bakom rapportens förslag utom vad gäller vidareutvecklande av synpunktshanteringen Ris och Ros som föreslås avskaffas. Istället föreslår man i yttrandet att utveckla Samhällsbyggnadsförvaltningens synpunkts- och felanmälningssystem att hantera synpunkter och felanmälningar för alla kommunens verksamheter och på det sättet uppfylla de krav som ställs genom lagstiftning. Rapportförfattaren föreslår att kommunen redan nu i årsskiftet avskaffar möjligheten att lämna in medborgarförslag till kommunen och istället lägga kraft på att utveckla Vi vill Uddevalla. Demokratiberedningen har beslutat att till fårslagen lägga ett förslag på att vänta med att avskaffa medborgarförslag i konununen for att invänta regeringens beslut om den nationella demokratiutredningens förslag om folkmotion. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår nämnden att ställa sig bakom rapportens förslag. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse Beslut demokratiberedningen Beslut kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret Rapport- Översyn av påverkanskanaler Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att ställa sig bakom yttrandet och översända det till kommunstyrelsen.

54 Tjänsteskrivelse Samhällsbyggnad 2(3) D nr SBN 2016/ Ärendebeskrivning I rapporten ställs antalet inkanrna förslag i kommunens olika påverkankanal er, gentemot hur många förslag som genomforts eller tagits med i fortsatt arbete år I rapporten har också en beräknad kostnad för beredningen för de olika påverkanskanalerna tagits. På det sättet framträder en tydlig bild över medborgamas påverkansgrad i relation till resursåtgången för beredning. Rapporten behandlar dock endast de kommunövergripande påverkanskanalerna. Kopplat till samhällsbyggnadsförvaltningen finns också ett eget system för felanmälningar och synpunkter. Systemet nämns kort i rapporten men tas inte upp i sammanställningen av påverkanskanaler. Genom systemet, Infra Control, inkom under 2015 runt felanmälningar och synpunkter. Idag finns inte möjligheten att, i systemet, se vilka ärenden som kan klassa som synpunkter respektive felanmälningar, eller hur många ärenden som beviljats respektive länmats utan åtgärd. Genom att tillsammans med leverantören göra en översyn av uppbyggnaden av systemet kan det vara möjligt att ta fram sådan statistik. Vad gäller de övergripande påverkanskanalerna kan Samhällsbyggnadsnämnden och dess förvaltning instämma i rapportförfattarens slutsatser gällande medborgarförslag. Medborgarförslagen är tidskrävande i och med sin formella natur. Rappotten räknar på en kostnad på l 000 till 3000 kronor i kostnad per förslag respektive möte. Andra kommuner har gjort beräkningar som ligger högre än så: Nyköping har räknat på en kostnad på 2600 kr per medborgarf6rslag medan Karlstad menar att det kostar så pass mycket som kr totalt att bereda ett medborgarförslag. Beredningen av fårslagen borde inte skilja särskilt mycket kommunerna emellan då beredningssättet är så pass styrt lagstiftningen. Många gånger har medborgarförslagen som Samhällsbyggnadsnämnden hanterar kunnat besvaras som en inkommen synpunkt eller en felanmälan effektivt genom ett mail eller ett telefonsamtal direkt till medborgaren. Detta får konstateras var mer smidigt och effektivt både för medborgaren och får kommunens handläggande tjänstemän. Dagens hantering gör det omständigt och svårt att svara på en enkel fråga från medborgaren. Det händer också att kommunfullmäktige delegerar handläggning och beslut till Samhällsbyggnadsnämnden gällande medborgarförslag som inte hör till nämndens verksamhetsområde. I de senare fallen tenderar hanteringen bli omfattande då nämnden formellt måste återsända medborgarförslaget till kommunfullmäktige som i sin tur får delegera beredning och beslut till rätt nämnd. Samhällsbyggnadsförvaltningen stöder därmed rapportens förslag om att redan nu i årsskiftet avskaffa möjligheten att lämna in medborgarförslag till kommunen och istället lägga kraft på att utveckla Vi vill i Uddevalla.

55 Tjänsteskrivelse Samhällsbyggnad (3) Dnr SBN 2016/00359 I rapporten beskrivs tydligt fördelarna med Vi Vill i Uddevalla som den främsta kanalen for medborgarpåverkan. Framförallt ska möjligheten att anpassa Vi vill Uddevalla till en kanal in for eventuella framtida folkmotioner enligt regeringens demokratiutrednings forslag betonas. Att redan nu använda förvaltningens och politikens tid till att möta en trolig framtid i folkmotioner gör oss inte bara mer effektiva i stunden utan ger också Uddevalla kommun ett visst försprång i den kommande nationella utvecklingen av medborgarpåverkan. Skulle demokratiutredningens förslag inte gå igenom har vi i Uddevalla ändå konstaterat att Vi Vill i Uddevalla är ett bättre sätt att hantera medborgarnas inkomna förslag då kommunen har en större frihet i att bestämma hur handläggningen av förslaget ska gå till. Samhällsbyggnadsförvaltningen vill också betona vikten av rapportens förslag på att initialt sortera inkomna förslag/synpunkter/felanmälningar in i rätt kanal. Med rätt vägledning och hänvisning i ett tidigt skede kan tid och personella resurser användas på ett bättre och mer ändamålsenligt sätt. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen ser man inget behov av att behålla Ris och Ros for synpunktshantering utan föreslår istället att hela kommunen använder det felanmälnings-och synpunktshanteringssystem man använder inom samhällsbyggnad idag. Systemet är lätt att förstå och kan med enkla grepp vidareutvecklas for att användas i kommunens andra verksamheter. Från samhällsbyggnadsförvaltningen finns också en önskan att samordna sammanträden för Ungdomsfullmäktige och Kommunala rådet for äldre och personer med funktionsnedsättning till samma dag for att utnyttja kommunens personalresurser bättre. Ofta har samma tjänstemän ärenden till båda forsamlingarna. Carina Johansson Förvaltningschef Aya Norvell Avdelningschef Expediera till Kommunstyrelsen

56 Protokoll Socialnämnden Dnr SN 2016/00121 Remiss från kommunstyrelsen angående översyn av påverkanskanaler SammanfaHning Kommunstyrelsen har beslutat att sända fårslag angående översyn av påverkanskanaler på remiss till bl.a. socialnämnden. Förslaget grundar sig i en rapport genomförd av kommunledningskontoret Syftet med fårslaget är att skapa tydligare och effektivare arbetssätt får medborgare och kommunorganisationen. Socialtjänsten har i tjänsteskrivelsen sammanfattat synpunkterna på förslaget. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll , 50. Socialtjänstens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokollsutdrag , 152. Demokratiberedningens protokollsutdrag , 16. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Kommunledningskontorets rapport Översyn av påverkanskanaler. Beslut Socialnämnden beslutar att till kommunstyrelsen sända socialtjänstens tjänsteskrivelse som remissvar angående översyn av påverkanskanaler. Vid protokollet Florence Johansson Justerat Stefan Skoglund Lars-Olof Laxrot Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Florence Johansson Expedierat Kommunstyrelsen Socialtjänstens ledningsgrupp Socialtjänstens utredare/utvecklare Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

57 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten (2) Dnr SN 2016/00121 Handläggare Utredare Åsa Jarhag Håkansson Telefon Remiss från kommunstyrelsen angående översyn av påverkanskanaler Sammanfattning Kommunstyrelsen har beslutat att sända forslag angående översyn av påverkanskanaler på remiss. Förslaget grundar sig i en rapport genomförd av kommunledningskontoret Syftet med förslaget är att skapa tydligare och effektivare arbetssätt för medborgare och kommunorganisationen. Socialtjänsten har sammanfattat synpunkterna i remissvaret. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokollsutdrag Demokratiberedningens protokollsutdrag Kommunledningskontorets tjänstskrivelse Rapport- Översyn av påverkanskanaler Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att till kommunstyrelsen sända socialtjänstens tjänsteskrivelse som remissvar angående översyn av påverkanskanaler. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har beslutat att sända fårslag angående översyn av påverkanskanaler till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning samt till partier representerade i kommunfullmäktige på remiss. Förslaget angående översyn av påverkanskanaler grundar sig i en rapport genomförd av kommunledningskontoret Syftet med förslaget är att skapa tydligare och effektivare arbetssätt for medborgare och kommunorganisationen. Socialtjänsten har bidragit till rapporten avseende kartläggning av de olika påverkanskanalerna. Översynen har fokus på kommunens övergripande påverkanskanaler. A v dessa berörs socialnämnden främst av medborgarforslag, ris och ros samt kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Socialtjänsten har utöver dessa, egna lokala samrådsorgan, forum och metoder för dialog med brukare. Dessa används i stor utsträckning för att utveckla kvaliteten i verksamheten och har en annan och central plats i socialtjänstens kvalitetsarbete och verksamhetsutveckling.

58 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten (2) D nr SN 2016/00121 ViViii i Uddevalla och frågepanelen hanteras av de politiska representanterna, varför inga synpunkter kring dessa lämnas. Medborgarförslag, som ibland bereds eller avgörs av socialnämnden, är få till antalet. Några utmaningar med dessa är dock att de alltid kräver en formell hantering oavsett frågans relevans, laglighet eller överensstämmelse med nämndens vision och ekonomi. Socialtjänsten ser att medborgarfårslag är en viktig kanal får medborgaren. Ris och ros är en synpunktshantering och en frekvent använd kanal i socialtjänsten. Den är en av många källor till det systematiska kvalitetsarbetet och utgör en viktig del att ta hänsyn till i utvecklingen av verksamheten. En utmaning är se syftet med synpunktshanteringen och betrakta den som en möjlighet till kvalitetsfårbättring i verksamheterna. Likaså är en utmaning att utifrån inkomna synpunkter ge en systematisk återkoppling till berörda verksamheter. I översynen ingår enbart det kommunövergripande rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Ytterligare två nämndråd finns varav det ena är inom socialnämndens ansvar. Utmaningen med det kommunövergripande rådet är främst att öka kännedomen om råden bland övriga nämnder och att se alla råd som den resurs de är. En generell synpunkt är att översynen är bra. Fokus bör vara att kommunen har få, kvalitativa och effektiva kanaler. Det är lika viktigt att organisationen kommunen och verksamheten ges fårutsättningar till arbeta i enlighet med de påverkanskanaler som ska vara gällande. Inte minst när det gäller det systematiska arbetssättet med medborgardialog. Socialtjänsten är positiv till genomfård översyn. Malin Krantz Socialchef Asa J ar hag Håkansson Utredare Expediera till Kommunstyrelsen Socialtjänstens ledningsgrupp och utredare/utvecklare

59 UDDEVALLA KOMMUN Kommunstyraisen KommunledningskQntoret ~,2oJ5 )VIs I:Ac~ Remissvar avseende ärende Översyn av påverkanskanaler All dialog mellan väljarna och de som för mandatperioden lårärats privilegiet att föra väljarnas talan måste präglas av öppenhet, enkelhet och lårtroende. Vi Sverigedemokrater står upp för rätten till en lagskyddad medborgerlig initiativrätt och därmed ett konkret medborgerligt inflytande. Vi värnar utan förbehåll den enskilde medborgarens rätt att kunna göra sin röst hörd. Vi ser det inte som fördelaktigt att i det närmsta ersätta en påverkanskanal som präglas av det förtroende som Medborgarförslaget innebär till förmån för påverkanskanaler som präglas av anonyma svar från ett mindre antal partier, som till exempel Vi Vill i Uddevalla!. Vi emotsätter oss vidare all form av inskränkning i initiativrätten då vi tror att en öppen dialog med medborgare inte bara kan främja utvecklingen av vår kommun, utan även fungera som ett första steg in i politiken för några av dessa. A v den anledningen vill vi hålla fast vid Medborgarförslaget som en av huvudformerna lår påverkan. Oberoende Sveriges kommuners och landstings mätverktygs premierande av antalet påverkanskanaler tror vi omvänt att ett minskat antal kanaler kan uppfattas enklare för den enskilde. Enkelhet ger god kunskap om de påverkanskanaler som finns och med detta följer ett högre förtroende. Gemensamt får många påverkanskanaler är att de endast syftar till att ge svar på ställda frågor. Fokus för arbetet med översynen av kommunens påverkanskanaler bör vara att sträva mot en dialog mellan medborgarna och de förtroendevalda, för att skapa former för ett medborgerligt inflytande. Med anledning av ovanstående yrkar Sverigedemokraterna att vidareutveckla plattformen för dialog mellan medborgare och politiker att avveckla Frågepanelen att avveckla Vi Vill att behålla Medborgarförslaget att avveckla Ris & Ros till förmån för vidareutvecklingavinfra Controll systemet att säkerställa likvärdighet mellan Ungdomsfullmäktige och Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Uddevalla Marti Pettersson Ordfårande (SD)

60 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 l (10) Handläggare Utvecklare Cornelia Kirpensteijn Telefon comelia.kirpensteij n@uddevalla. se Översyn av påverkanskanaler Bakgrund Uddevalla kommun tillhandahåller en rad kanaler för medborgama att påverka kommunens service och utveckling. Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler för att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Under flera år har Uddevalla kommun arbetat med medborgardialog i projektform. Sedan våren 2014 finns ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog beslutat av kommunfullmäktige och ingår i kommunens Riktlinjer för styrning. Parallellt med att kommunen har arbetat aktivt med att i större utsträckning involvera medborgarna i beslutsprocessen har medborgamas förtroende och upplevelse av möjlighet att påverka minskat. Sveriges kommuner erbjuds två ggr/år att delta i SCB:s medborgarundersökning. Uddevalla kommun har deltagit i undersökningen vid fem tillfällen, 2005, 2007, 2008, 2011 samt Vid undersökningen noterar Uddevalla kommun upprepande låga resultat gällande förtroende och möjlighet till påverkan. Trots omfattande insatser för att öka medborgamas möjlighet till påverkan under åren syns inga effekter av detta i attitydundersökningen. Enligt "Kommunens Kvalitet i Korthet" (KKiK) befinner sig Uddevalla på en andra plats av alla kommuner i Sverige när det gäller att möjliggöra för medborgarna att påverka kommunala beslut. V ad denna undersökning inte tar hänsyn till är kvaliten i respektive kanal utan mäter snarare antalet kanaler som kommunen tillhandahåller medborgama för att kunna vara med och påverka. Syfte och mål Syftet med utredningen har varit att belysa kommunens övergripande påverkanskanalers syfte, målgrupp, användningsområde, omfattning och resultat ur ett medborgarperspektiv samt kommunorganisationens nytta och kostnad :för desamma. Målet för utredningen har varit att översynen ska leda till tydligare och effektivare arbetssätt :för både kommunmedborgare och kommunorganisation. Kommunledningskontoret Ekonomlavdelningen Postadress UDDEVALLA Besöksadress Sladshuset Varvsvägen l Telefon (vx) Fax lax E-post kommunledningskontoret@uddevalla.se

61 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 2 (10) Genomförande och metod Kanalerna som har ingått i översynen är: ViVill i Uddevalla! (e-petitioner) Medborgarförslag Ris och Ros ( synpunktshantering) Frågepanelen Ungdomsfullmäktige Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Utöver dessa kanaler har nämnderna flera lokala samrådsorgan och andra forum för dialog med sina brukare. Dessa ingår inte i översynen utan enbart de kommunövergripande påverkanskanalerna har kartlagts och utretts inom ramen för översynen. Översynen har genomförts genom kartläggning av inkomna förslag/synpunkter/frågor genom de olika kanalerna, insamling av underlag från förvaltningarna samt omvärldsanalys. För att beräkna kostnaden för de olika kanalerna har en schablonlönekostnad på kr (inkl sociala avgifter) använts samt kostnader för system eller motsvarande.

62 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 3 (10) Resultat Medborgarförslag och ViVill i Uddevalla! är kommunens uttalade påverkanskanaler. Frågepanelen är ett forum för medborgare att ställa frågor till politiska representanter och Ris och ros är en kanal för synpunktshantering och Ungdomsfullmäktige och kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning är kommunövergripande samrådsorgan Uttalade påverkanaler Forum för Synpunkts- Kommunövergripande samrådsorgan frågor hantering Medborgarförslag ViViii Frågepanelen Ris och Ros Ungdomsfullmäktige Kommunala rådet för äldre och personer med l ~ funktions nedsättnine Antal inkomna förslag (8)* Inga konkreta förslag, information Antal beredda förslag (8) -II- Antal genomförda förslag 6 J, -II- Antal förslag tas med i fortsatt arbete II- Antal förslag som ej rör l Il (2) -11- kommunen Genomsnittlig 3-9h... l h 0,25 h 2h 9h/möte ( 4/år) 9h/möte (4/år) beredninestid Påverkansgrad 10% 8% Kostnad per förslag/möte (kr) Systemkostnad Kostnad/år Kommentar: Siffrorna är avrundade * förslag som ungdomsfullmäktige själva beslutar kring, medborgarförslag alternativt förslag från ungdomar som ledamöterna i ungdomsfullmäktige kan besluta att lämna som medborgarförslag. ViViii i Uddevalla! ViVill i Uddevalla! är kommunens version av e-petitioner. ViVill i Uddevalla! är en påverkanskanal för alla som har ideer om hur Uddevalla kan utvecklas. Det finns inga begränsningar i form av ålder eller att man måste vara folkbokförd i kommunen. Systemet bygger på att medborgare lämnar förslag och sedan samlar stöd för sitt förslag i form av underskrifter. Forskning visar att formaliserade e-petitioner i förhållande till traditionella förslag från medborgarna har ett visst mått av dagordningsmakt i systemet. A v görande för detta är hur många underskrifter som krävs för att petitionen ska uppmärksammas av politiken (SOU:2016:5). Uddevalla har valt att inte införa någon gräns för hur många underskrifter som behöver samlas för att ett förslag ska lyftas till politiken. Samtliga förslag hanteras av kommunfullmäktiges presidium som har det yttersta ansvaret för att besvara och lyfta förslagen till den politiska dagordningen. Kartläggningen visar att under 2014 har det inkommit 12 förslag genom ViVill i Uddevalla,

63 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 4 (10) av dessa är ett förslag genomfört, ett av de inkomna förslagen har varit utanför den kommunala kompetensen. Samtliga förslag har hanterats i kommunfullmäktiges presidium och i samtliga fall har förslagslämnaren fått återkoppling. Påverkansgraden som har framkommit genom översynen är att 8 % av de inkomna förslagen har genomförts. Den totala beredningstiden inkluderar moderering av inkomna förslag samt hantering i kommunfullmäktiges presidium. Kostnaden för ViVill i Uddevalla uppgår till 500 kr/förslag vilket är baserat på den totala beredningstiden. Internt i organisationen är kännedomen för kanalen relativt låg, varken positiva eller negativa erfarenheter har framförts från förvaltningarna. Detta har en naturlig förklaring eftersom förslagen hanteras av de politiska representanterna. I de fall kommunfullmäktiges presidium inte själva kan besvara ett förslag skickas det vidare till ansvarig nämnds ordförande för besvarande. Antalet förslag som inkommit under 2014 är det lägsta antal sedan Vi Vill infördes Tidigare år har det inkommit ca förslag genom kanalen. Under åren som ViVill har använts har få förslag samlat underskrifter. Orsaken till den kraftiga nedgången under 2014 är oklar. Majoriteten av förslagen är endast inlämnade och förslagslämnaren har sedan inte samlat några underskrifter. Endast ett fåtal förslag har väckt intresse bland medborgarna och samlat stöd. Som mest har ett förslag under åren ViVill varit i drift samlat ca 150 underskrifter. I övrigt har det varit mellan 0-1 O underskrifter/förslag. Trots den låga aktiviteten på hemsidan har besöksstatisken sedan införandet 2011 stadigt legat på i genomsnitt ca 300 unika besökare/månad. Medborgatförslag Medborgarförslag är en påverkanskanal för personer som är folkbokförda i kommunen. Syftet med medborgarförslag är att medborgarna får lämna förslag på utveckling inom ramen för den kommunala kompetensen. Det finns riktlinjer och rutiner för hur medborgarförslagen ska hanteras vilka regleras i kommunlagen och kommunfullmäktiges arbetsordning. Samtliga medborgarförslag bereds alternativt avgörs av nämnd. Förslagsställaren bjuds in för att komma till nämnden och presentera sitt förslag. Detta gör att digniteten kring medborgarförslag kan uppfattas som stark och att förslagsställaren får ett ökat inflytande genom den formaliserade processen kring hur medborgarförslag hanteras. Regeringens demokratiutredning (SOU:2016:5) framför kritik mot medborgarförslag. Exempelvis att förtroendevalda inte har en möjlighet att föra dialog med medborgarna, det finns heller ingen transparens - medborgarna lämnar förslag och väntar sedan på svar ifall det kommer att genomföras eller inte vilket varken främjar aktiva medborgare eller ger en indikation på om det finns en stark opinion för frågan som väcks. Demokratiutredningen (SOU:2016:5) föreslår i sitt betänkande att avskaffa medborgarförslagen och istället satsa på kanaler som skapar opinion och främjar multidialog. Enligt betänkandet föreslås medborgarförslag ersättas av folkmotioner. Folkmotioner påminner i stor utsträckning av e-petitioner, med undantaget att folkmotioner ska vara tvingande för samtliga kommuner och landsting att införa. Folkmotionerna föreslås också ha en lägstanivå att l %av befolkningen ska stödja förslaget innan det blir ett ärende på den politiska dagordningen. Kartläggningen visar att det 2014 inkom 58 medborgarförslag, av dessa är sex förslag bifallna

64 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 5 (10) vilket innebär en påverkansgrad på l O %. Kostnaden för beredningen av medborgarförslag uppskattas till ca l kr/förslag. Kostnaden är baserad på den uppskattade tiden som kartläggningen kommit fram till att beredningen av medborgarförslag tar i anspråk. Kartläggningen visar att den allmänna uppfattningen inom organisationen är att medborgarförslagen är tidskrävande då samtliga förslag kräver ett formellt svar som ska hanteras inom ansvarig nämnd. Många av de förslag som inkommer som medborgarförslag hade kunnat hanteras som en enklare fråga och besvarats med ett mail alternativ telefonsamtal alternativt hanteras inom ramen för felanmälan eller synpunktshanteringen. Detta gör att känslan är att arbetsinsatsen inte motsvarar nyttan, vilket också framgår av andelen förslag som faktiskt lett till resultat. Genom att hanteringen av medborgarförslag är reglerat i kommunallagen gör det att det inte går att hantera förslagen på det mest effektiva sätt utan samtliga förslag ska hanteras genom en utredning och beslut i ansvarig nämnd alternativt kommunfullmäktige. Ris och Ros Ris och Ros är Uddevallas synpunktshantering. Ris och Ros ger medborgama möjlighet att komma med synpunkter/klagomål/beröm och dessa synpunkter går vidare till chefen för den berörda verksamheten. När medborgama använder sig av Ris och Ros kan de välja om de vill få återkoppling genom att lämna sina kontaktuppgifter. Under 2014 inkom 125 synpunkter/klagomål/beröm, varav majoriteten var riktade till socialtjänsten och samhällsbyggnadsförvaltningen. Kostnaden är i genomsnitt 1000 kr per synpunkt/klagomåliberörn och är beräknad på den uppskattade beredningstiden som har framkommit i kartläggningen. Många väljer att inte lämna sina kontaktuppgifter vilket resulterar i att hanteringen av synpunkter/klagomål/beröm, i många fall, inte återkopplas till avsändaren. När kontaktuppgifter inte lämnas omöjliggörs också dialog med avsändaren. Kartläggningen har visat att Ris och Ros av förvaltningarna anses vara ett viktigt underlag i verksamhetsutvecklingen och det systematiska kvalitetsarbetet. Skollagen kräver att det ska finnas en synpunktshantering och således är det en särskilt viktig kanal för barn- och utbildningsnämnden. Frågepanelen Frågepanelen är ett system som är till för medborgama att via en webbsida ställa frågor till representanter för de politiska partierna som är representerade i kommunfullmäktige. När en fråga kommer in, går ett mail till en ansvarig tjänsteman som har möjlighet godkänna det eller att inte publicera frågan ifall rnailet är kränkande, innehåller sekretessbelagda uppgifter eller på annat sätt bedöms som olämpliga. Många kommuner i Sverige använder sig av frågepaneler och det finns flera tankar kring hur de kan utvecklas. Ett förslag är att det ska finnas information om vilka uppdrag kontaktpolitikerna har, på det sättet blir det enklare för medborgama att ta kontakt med rätt politiker. Det finns även många kommuner som använder sig av "allmänhetens frågestund", vilket innebär att medborgama har möjlighet att ställa frågor på plats till politikerna i

65 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 6 (lo) kommunfullmäktige. Uddevalla Kommun ligger i framkant i det här området, eftersom Uddevalla har både frågepanel med information om kontaktpolitikerna på websidan och även frågestund i kommunfullmäktige. Utöver detta finns även kontaktuppgifter till samtliga ledamöter i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder på kommunens hemsida. Under år 2014 besvarades samtliga frågor av någon av de utsedda politiska representanterna, däremot är det ett fåtal partier som besvarar de frågor som inkommer. Under 2014 var det i regel de partier som hade majoritet i kommunfullmäktige som svarade på frågorna, medan oppositionen var mindre aktiva. En förklaring till varför frågorna har en låg svarsfrekvens är att vissa partier har ett samarbete och därför en gemensam linje. Ifall ett av partierna svarar känner de andra samarbetspartierna att det inte finns ett behov att svara då den gemensamma linjen har angivits. Totalt inkom 11 frågor och beredningskostnaden per fråga är ca 100 kr. Utöver beredningstiden tillkorner en systemkostnad på 30000kr/år. Ungdomsfullmäktige Ungdomsfullmäktige är en kanal för att ungdomar ska kunna ha inflytande i samhället genom att vara delaktiga i frågor som berör dem. Dessutom får de kunskap om hur den demokratiska processen i en kommun fungerar. Ungdomsfullmäktige är till för ungdomar som går i årskurs sju upp till årskurs tre på gymnasiet. Ungdomsfullmäktige hanterar medborgarförslag, information från förvaltningarna och även förslag från unga. Det finns en osäkerhet kring hur stor påverkan ungdomsfullmäktige har haft i de frågor de har beslutat om. Det går inte att fastställa om nämnderna har beslutat i linje med ungdomsfullmäktige på grund av att de har tagit in deras synpunkter eller att det helt enkelt beror på tillfälligheter. Under 2015/2016 pågår ett omfattande förändringsarbete kring ungdomsfullmäktige och en arbetsgrupp bestående av ungdomar har arbetat fram ett nytt förslag på hur ungdomsfullmäktige ska fungera i framtiden. Det har i kartläggningen framkommit synpunkter kring att administrationen av ungdomsfullmäktige anses som omfattande och att nyttan motsvarar inte tiden och administrationskostnaderna. Kanalen används i låg utsträckning som en resurs i beslutsprocesserna vilket till viss del kan förklaras av en låg intern kännedom kring ungdomsfullmäktige. Detta är en faktor som arbetas med i det pågående förändringsarbetet kring ungdomsfullmäktige. Under 2014 sammanträde ungdomsfullmäktige tre gånger, ett möte ställdes in. I beräkningen av kostnaden har det räknats på 4 sammanträden/år då det är normalfallet. Ungdomsfullmäktige hade 28 inkomna förslag för 2014, varav åtta kom från ungdomar, resterande förslag består av medborgarförslag som ungdomsfullmäktige tagit ställning till. Den uppskattade beredningstiden för varje sammanträde är 9 timmar. Ungdomarna som är med i ungdomsfullmäktige arvoderas inte men har vid vissa tillfållen fått en biobiljett vid slutet av en termin som en symbol för uppskattning av deras engagemang. Kostnaden per sammanträde blir i genomsnitt kr vilket gör ungdomsfullmäktige det till det mest kostsamma forumet för inflytande. Kostnaden omfattar lokalhyra, fika, administrativt stöd samt beredningstiden beräknad på schablonlönekostnad.

66 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 7 (10) Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning är ett organ för samråd. Rådet består av representanter från pensionärs- och handikapporganisationer. Organisationernas medlemmar bereds genom sina representanter som har möjlighet att framföra synpunkter på den kommunala verksamhetens utformning och föreslå förändringar och förbättringar i frågor som är aktuella för denna medborgargrupp. Det kan även ha funktionen som remissorgan när det gäller frågor som berör dem. Majoriteten av de ärenden som hanterats av kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning är informationsärenden, där ledamöterna lyft en fråga som bevaras vid nästa sammanträde.. Kanalen används i låg utsträckning som en resurs i beslutsprocesserna vilket till viss del kan förklaras av en låg intern kännedom kring forumet. Organisationen för Råden för äldre och personer med funktionsnedsättning reviderades under 2014 och från att ha varit ett pensionärsråd och ett handikappråd inrättades ett kommunalt råd för äldre och personer med funktionsnedsättning samt två nämndråd som täcker in samtliga nämnders ansvarsområden. Det är bara det kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning som har ingått i översynen då det endast är de kommunövergripande påverkanskanalerna som har belysts. Det är dock viktigt att understryka att det finns två ytterligare nämndråd inom socialnämndens ansvarsområde samt ett nämndråd under kommunstyrelsen med ansvar för barn- och utbildning, kultur och fritid samt samhällsbyggnadsfrågor. Detta innebär en särskild och ökad satsning på den specifika målgruppen. Synpunkter kring detta har kommit fram i kartläggningen där frågan lyfts ifall det finns ytterligare målgrupper vars möjligheter till inflytande särskilt bör stärkas. Det går inte att mäta i siffror hur stor påverkansgrad det kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning har haft då det i första hand hanterat informationsäreden. Rådet sammanträder fyra gånger/år och beredningstiden för varje möte är 9 timmar. Kostnaden per sammanträde är i genomsnitt kr. I den totala kostnaden ingår lokalhyra vid utlokaliserade sammanträden, fika, arvoden och beredningstid. slutsatser och rekommendationer Översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler har visat en låg påverkansgrad. Medborgarförslag och ViVill som är uttalade påverkanskanaler noterar en i stort sett lika låg påverkansgrad. Den största skillnaden mellan kanalerna ärattvivill äger kommunen själva att besluta om hur förslagen ska handläggas och hanteras. Varje kommun kan själva välja om de vill införa medborgarförslag men om de införs är det reglerat i kommunallagen hur handläggningen ska ske. Vid en jämförelse mellan ViVill och medborgarförslag framgår det att medborgarförslag är den kanal som är mest kostsam och har även en lång beredningstid. Utifrån ett medborgarperspektiv är det inte lämpligt att ha två olika kanaler för att lämna förslag. Det skapar otydlighet kring vilken kanal man ska välja för vilka förslag. Därför bör endast en kanal för medborgama att lämna förslag kvarstå.

67 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 8 (10) Mot bakgrund av den låga påverkansgraden, den höga kostnaden för administration och den byråkratiska styrningen av medborgarförslag föreslås att medborgarförslag avskaffas. Demokratiutredningen (SOU:2016:5) når liknande slutsatser och har i sitt betänkande föreslagit att medborgarförslagen ska avskaffas. I betänkandet motiveras detta med att trots de förenklingar som infördes 2007 då bestämmelserna för medborgarförslag ändrades i kommunallagen så att fullmäktige fick möjligheten att överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärenden som väckts genom medborgarförslag är administrationen tung. Ä ven de förslag som avslås kräver en utredning vilket gör att handläggningen är administrativt betungande. Medborgarförslagen främjar heller inte dialog i den utsträckning som är önskvärt och demokratiutredningen föreslår att istället satsa på verktyg som främjar dialog och således ersätta medborgarförslag med folkmotion (SOU 2016:5). Folkmotioner påminner i stor utsträckning av ViVill, med undantag att folkmotionerna föreslås ha en lägstanivå att l %av de som är folkbokförda i kommunen ska stödja förslaget innan det blir ett ärende på den politiska dagordningen. De förslag och rekommendationer som lämnas i betänkandet ska inte ses som kommande ändringar, utan förslag på sådana. Riksdagen kommer under 2016/20 l 7 att ta ställning till dessa förslag och besluta om vilka förändringar som ska genomföras för att främja demokratin. Hur detta kommer att påverka de lokala påverkanskanalerna är omöjligt att fastställa i dagsläget därför föreslås en lokalpåverkanskanal att kvarstå och vidareutvecklas. Möjligheten för medborgama att kunna vara med och påverka genom att lämna förslag till kommunen är viktig och ska inte inskränkas på genom att avskaffa medborgarförslag. F ör att kunna skapa effektiv hantering av förslag från medborgama föreslås ViVill, som är den påverkanskanal kommunen själva kan styra hanteringen av, kvarstå och vidareutvecklas. Medborgarförslag föreslås vara kvar i sin nuvarande form fram till och med 31 december 2016 medan utvecklingsarbete av ViVill pågår. En vidareutveckling av ViVill är nödvändigt då det i sin nuvarande form inte fungerar ändamålsenligt. En gräns för hur många underskrifter som behövs för att ett ärende ska beredas bör införas. Genom detta kvalificeras initiativrätten och den sammantagna arbetsbördan kommer sannolikt att minska. Gränsen för hur många underskrifter som ska samlas innan ett ärende väcks bör vara tillräckligt låg för att medborgama ska uppleva att det är värt att engagera sig och tillräckligt hög för att förtroendevalda ska ta förslagen som ett tydligt opinionsuttryck ViVill kan också användas som ett forum för medborgardialog där, utöver de förslag medborgama själva lämnar in, kommunen kan initiera frågor där man vill ha medborgamas synpunkter och åsikter och använda ViVill som ett forum för medborgama att ta ställning till olika förslag och som ett komplement till dialogen som sker i samband med fysiska möten. F rågepanelen är inte välanvänd utan det är i stort sett bara den politiska majoriteten som svarar på frågor, utöver den låga svarsfrekvensen är det också få frågor som kommer in genom kanalen. Det finns många andra kanaler för att ställa frågor till förtroendevalda och med detta som bakgrund föreslås Frågepanelen att avskaffas. Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning har gjort förändringar under 2015 och det pågår ett utvecklingsarbete kring ungdomsfullmäktige. Vad som