Checklista KSV-Processgenomgång

Transkript

1 Följande är en checklista för KSV-Processgenomgång Varje avsnitt godkänns var för sig. Kontrollpunkter som ej är godkända registreras som avvikelser i web-portalen. Krav på åtgärdsplaner, innebär att inspektören i efterhand skall efterkontrollera att åtgärder genomförts och fått avsedd effekt. Därefter klarmarkeras åtgärdsplanen och när alla åtgärder är klara kan kontrollen uppdateras och få status godkänd efter åtgärd. Allmänna uppgifter som skall redovisas är: Datum Reg.nr Kommentarer Representant verkstad 02 Skadeverkstaden grundförutsättningar Checklista för avvikelser Kommentar Åtgärdsplan Aktuell utgåva av biltillverkarens reperationsanvisningar tillgänglig elektroniskt eller via pappersdokument. Aktuell utgåva av biltillverkarens utrustningskrav. Enligt många verkstäder finns det inte en spec:ad lista över kravställd utrustning, utan när man öppnar en rep.anvisning för ett arbete står det i anvisningen vilken utrustning och verktyg som ska användas. Aktuell utgåva av biltillverkarens utbildningskrav. Endast möjligt för auktoriserade verkstäder. Vissa bilfabrikanter har inga utbildningskrav, medan andra kallar till utbildning med automatik. Aktuell utgåva av personalens kompetenser. Inventarielista över kravställd utrustning. Verkstadens Reparationsvillkor tillgänglig för konsument. Dokumenterad lokal skadeprocess. Dokumenterad kvalitetssystem/kvalitetsrutin Dokumenterad miljöverksamhet. Dokumenterad instruktion för ensamarbete. Om förekommande. Dokumenterad instruktion för etanoldrivna fordon. Vid behov. Sida 1

2 Dokumenterad instruktion för gasdrivna fordon. Vid behov. Dokumenterad instruktion för hybriddrivna fordon. Vid behov. Dokumenterad instruktion för plastreparationer. Avser generell säkerhetsinstruktion. Dokumenterad instruktion för svets- och skärarbeten. Avser generell säkerhetsanvisning. Dokumenterad instruktion för glasarbeten. Avser generell säkerhetsanvisning. Dokumenterad uppföljning av kvalitets- och avvikelsehantering Har lokalerna rätt förutsättningar? (besiktigade elmanövrerade portar, besiktigade lyftar, brandsläckare, ögonvatten, personalutrymmen) 03 Kundkontakt Kunden kontaktar (mail eller telefon) skadeverkstaden direkt. Vid samtalet skall information om skadan inhämtas, information om självrisk skall meddelas och hantering av skadeanmälan skall klargöras. Tid bokas för skadebesiktning. Bilen bärgas till skadeverkstaden och kunden kontaktar skadeverkstaden i efterhand. Kunden rings upp av skadeverkstaden så snart som möjligt och vid telefonsamtalet med kunden skall information om skadan inhämtas, information om självrisk skall meddelas och hantering av skadeanmälan skall klargöras. Stöldbegärlig utrustning/personliga tillhörigheter skall tas omhand. Kunden kontaktar försäkringsbolaget som vidarebefordrar informationen till skadeverkstaden. Kunden rings upp av skadeverkstaden så snart som möjligt och vid telefonsamtalet med kunden skall information om skadan inhämtas, information om självrisk skall meddelas och hantering av skadeanmälan skall klargöras. Stöldbegärlig utrustning/personliga tillhörigheter skall tas omhand. Kunden kommer direkt till skadeverkstaden med bilen. Skadebesiktning genomförs tillsammans med kunden så snart som möjligt. Om inga tider finns tillgängliga omedelbart skall tid för skadebesiktning bokas. Kunden erbjuds hjälp med hantering av skadeanmälan. 04 Besiktning Om det är möjligt skall skadebesiktningen genomföras tillsammans med kunden. Noggrann okulärbesiktning genomförs på avsedd besiktningsplats. Vid behov skall bilen tas upp på lyft. Skadan fotograferas. Övriga ej relevanta skador dokumenteras. Dokumentationen genomförs i CABAS. Kunden erbjuds hyrbil i mån av tillgång. Skall alltid erbjudas. Rutin skall finnas om man ej har egna bilar. Sida 2

3 Om bilen skall köras i trafik fram till inlämning för skadereparationen skall behovet av provisoriska reparationer övervägas och genomföras om detta erfordras för att bilen skall uppfylla alla trafiksäkerhetskrav. Inlämningstid, leveranstid samt eventuella tilläggstjänster som tvätt, hyrbil mm bokas i planeringssystemet. Genomgång av merförsäljning. Tex. Dags för service, dåliga däck, torkare, stenskott, tvätt, rekond, andra skador osv. (Kundservice som uppskattas) 05 Godkännande av skadereparationen Godkänd: Ja/Nej Skadekalkyl görs i CABAS. Eftersökning genomförs på begagnade bildelar. Kalkylen skickas till försäkringsbolaget för godkännande. Bokningsbekräftelse skickas till kunden. 06 Planering Planering skall säkerställa att förberedelser har vidtagits innan arbetet igångsätts och därigenom kvalitetssäkra produktionen. Databaserat boknings- och planeringssystem skall finnas. Nya- och begagnade delar beställs direkt efter godkännande från försäkringsbolaget och leveransbevakning sker. Viktigt med rutin för bevakning att delar verkligen levererats, att de är i förväntat skick (det händer ofta transportskador, eller att begagnade delar inte motsvarar förväntningarna och måste exempelvis riktas) och förplockats innan arbete påbörjas. 07 Inlämning av bilen Bilen skall ställas på anvisad plats och säkras beträffande eventuellt läckage. Stöldbegärlig utrustning/personliga tillhörigheter tas omhand. Inhägnat område och under tak eller täckt. Leveranstid till kunden fastställs. Rimlig tid för besiktning och reparation. Nycklar tas emot, märks med nyckelbricka och nyckelkvitto samt mottagningsbevis lämnas till kunden. Det ska finnas ett godkänt nyckelskåp (med klassning SS3492) Vid eventuell hyrbil upprättas avtal och hyrbilen utlämnas. Erbjuds kunden tvätt och rekond, om inte det gjorts tidigare. Sida 3

4 08 Kundens egendom Skadeverkstaden har ofta hand om egendom som tillhör kunden. Ansvaret för egendomen regleras i "Verkstadens Reparationsvillkor". Skadeverkstaden skall väl ta omhand detta material och förvara detta så att det inte förkommer, försämras eller förstörs. Om risk för förväxling föreligger eller om det föranleds av annan anledning, skall materialet märkas på ett tydligt sätt med kundens namn/registreringsnummer/ao-nummer eller på annat sätt. Kontrollplan 09 Utförande, genomförs vid Processgenomgång. Minst en bil och arbetsorder skall granskas. Vid den återkommande tekniska uppföljningen (4ggr per år) gäller en annan kontrollplan. 09 Teknisk uppföljning i skadeprocessen Bil skall vara lättillgänglig för Skadetekniker. (framkörd). Rutin mellan lack och annan utomstående eftersom flertalet av skadeverkstäderna inte har egen lack och plast. Alla har inte heller idag AC, Glas eller har behörighet att göra vissa jobb. Detta ska vanligtvis finnas beskrivet i den ordinarie skadeprocessen, därför det kallas för lokal skadeprocess. Instruktion för arbetet tas fram via biltillverkarens informationssystem. Oftast skrivs dessa anvisningar ut och läggs i akten tillsammans med AO och Cabas. Vissa verkstäder har rutinen att plåtslagarna själva ska ta fram dessa instruktioner. Det viktigaste är att instruktionerna tas fram Personal med erforderliga kompetenskrav utses att utföra arbetet. Fråga om rutin finns hantering av jobb som skadeverkstaden ej har behörighet eller dokumenterat kunnande att göra. Uppdraget fördelas av en planerare som delger respektive plåtslagare sitt arbete. Vem som jobbat med bilen följs vid behov upp via tidsstämplingssystemet. Utförandet av arbetet fördelas och planeras i planeringsprogrammet. Upprättad AO lämnas till skademekanikern. Sits- och golvskydd placeras i bilen. Demontering och plåtarbeten utförs enligt AO. Demonterade komponenter skall tas väl omhand och förvaras så att de orsakar skada på bilen. Det är olämpligt att förvara större delar i bilen. En låda på golvet med skruvar och andra småsaker kan vara okej. Eller att man lägger en dörrklädsel i bagageutrymmet på skyddat underlag ok. Däremot inga större skrymmande saker som ytterhöljen, smutsiga innerskärmar, hänga lister och saker över sätena o.s.v. Ett demonterat dörrhandtag i ett säte kan anses okej, om det finns ett sittskydd i sätet. SUNT FÖRNUFT gäller här. Många verkstäder har platsbrist, och saknar möjlighet att förvara allt demonterat separat. På en större verkstad kanske det är bilar i omlopp samtidigt, och då är det risk för att småsaker kan komma bort. Vi måste bedöma detta från fall till fall. Arbetets samtliga moment skall utföras enligt tillverkarens reperationsanvisningar samt alltid utföras på ett fackmässigt sätt. Intern kontroll utförs på plåtarbetet enligt interna instruktioner (avsyn plåt). Sida 4

5 Säkerställ att bilen överlämnas till lackverkstaden (intern eller extern) enligt givna regler och instruktioner. Fråga om rutin för transport och skyddande av bilen. Ankomstkontroll lack. Lackeringsarbetet utförs enligt AO (grundlack, topplack). Efter utfört lackeringsarbete utförs intern kontroll enligt instruktion. Bilen slutmonteras samt rengörs vid behov. Slutlig kvalitetskontroll genomförs och AO överlämnas till planeringen. Den medarbetare som tar emot kunden vid inlämnandet "äger kundkontakten" dvs är ansvarig för alla eventuella kontakter med kunden under utförandet av skadereparationen. Om annan medarbetare har kontakt med kunden skall den som äger kunden alltid underrättas. Om leveranstiden förändras skall kunden alltid informeras. Den slutliga kvalitetskontrollen på fordonet skall dokumenteras tillsammans med CABAS:s uppgifter och kvitterade kontrollpunkter (läckagekontroll, avsyn plåt, avsyn plast, ankomstkontroll lack, grundlack, topplack, avsyn lack, leveranskontroll) och arkiveras. Sida 5

6 10 Utlämning av färdigrepararad bil Fakturaunderlag och dokument förbereds före utlämning. Kunden tas emot på avsatt tid för utlämning. Detta hanteras olika. Vissa verkstäder låter kunderna komma när det passar dem. Utfört arbete presenteras och gås igenom noggrant med kunden. Eventuell betalning emottas. Lämna ut nycklar. Kunden återlämnar nyckelkvittot. Övrig fakturering klargörs med kunden. Eventuell hyrbil tas emot enligt instruktion. 11 Uppföljning Skadeverkstadens regler för kunduppföljning skall utföras (alla eller urval av kunderna kontaktas). Målet är att få information för ständiga förbättringar i serviceprocessen. Verkstaden redovisar sin dokumenterade rutin för kvalitetsuppföljning, avvikelsehantering samt arbetet med ständiga förbättringar Sida 6

7 14 Miljökrav enligt Bra Miljöval Verkstaden skall ha en miljöpärm för sitt miljöarbete Avlopp utan oljeavskiljare skall vara igensatta. Lock kan vara ett alternativ. Slipdamm från lack, plåt och plast avskiljs och lagras som farligt avfall. Går oftast via centraldammsugare, och då mixas allt möjligt. Här får verkstäderna skapa nya rutiner. Uppställning av bilar, skrot, avfall, demontering och rengöring skall ske på ett tätt golv med oljeavskiljare eller på asfalt. Spillolja ska uppsamlas och levereras till anläggning godkänd för destruering av miljöfarliga ämnen (dokumenteras i miljöpärm) Sällan som en skadeverkstad får spillolja. Är bilen skrot är det bildemonterarnas skyldighet att ta hand om bilens vätskor. Demontering: allt farligt material tas omhand innan fragmentering Miljöfarligt avfall hanteras separat från annat avfall Sida 7