Budget 2017 med plan fram tili 2020 och revidering av. Intemkontr0l a'apport Dataskyddspolícy...,._... Il. Intem kontrollpian

Transkript

1 Sammanträdespr'otokoi! _ ' ammar:ä es aem H' I. - " I Kogškontow I.A\" vatten S " Ud di E>n1rnun\@dn\â V _, v. * *_ n- _ 0 Ära-ndeförteckning b 39c 39d Samn1ant1'äd_ets öppnande _ Val av p1'otdkol}sjusterare..... _GOdkän11ai1d6 av dagordning Godkännande av föregående protokoli... Kvarstående ärenden, styre1_se1ogg.....ä o INFORMATIONSPUNKTER _.-;, Budget 2017 med plan fram tili 2020 och revidering av affärsplan fo'1' _. Schabloñer _ s om Iåncram för verksamhetsåret Intemkontr0l a'apport Intem kontrollpian _ 10 Dataskyddspolícy....,._ Il Remissvar på betän_k_ande_t En üfygg d1~icks,'vattenf"órsörj ning _ 12 Remiss - Fördelning av lnedïen För stärkt integration, MRF: n m. plan för _ , Övriga frågor och nästa sammanträde._ Avslutning Vörrdišrafñdëïs signåfürff.'hjšïš:}'áie"ñs ššçnalur Sekfeta :ens signatur Uldragshestyrkande W 7 W 'rf 0./ L' A I i f - 'V 00 G 4,:

2 -Vatten Tid Plats Ledamöter Frånvarande ledamot Närvarande Personalrepresentanten- Tjänstemän Övriga närvarande Sammanträdesprotokoil Sammanträdesdatum 2016-H-03 K] 09:00-12:10 MittS\/erš ge Vattens kontor, konferenstïlm Wåfsta Kim G Ottosson Jan Norberg Sophia Beyer Mikaei Gäfvert Carina Ohlson Robert Nordin Ulf Rehnberg Arianne Sundlnan 0i'df"óran_de vice ordförande Tony Andersson J örgen Unand er Lars-Erik Löfdah] Kommunal Vision Micael Löfqvist Ewa Thorén Tomas Larsson VD Avdelningschef Verksamhet_sstöd AvdelningschefAffií1'so1n1'åde VA Birgitta Skogiund Liza-Maria Noríin' S11pp1eantt o1'reko Sundsvalt AB i MSVAB Styïelseledamot, Sven_s_kt Vatten Protokoilet omfattar Justeras '.f'1'\'. Ottosson Canna Ohlson Justerare Ewa Thorén Sekreterare

3 Sammanträdesprotokoíf M Sammanlrädesdaium Sida _ -få Vatten 2016-I I Sammanträdets öppnande 0rdfo1'anden f"o1'kia1'ar mötet öppnat. 39a Val av protokoiísjusterare Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Carina Ohlson. 3_9b Godkännande av dagordning att godkänna föreslagen dagordn'ing med tillägget av beslutspunkt 48 Remiss - Föm'eIm'ng av:mšdle1z_fö1'sfä1'kt fmäzgmtíorz, MRP: m. plan fiír Samt informationspunkte111a 40 E. Fossila mi! och 40 F. Ann'ons - nya Iogo1)=pe1zM:'IISver1'ge Vatten & _A\y?z1! 39:: Godkännande av föregående protokoll att godkänna protokoll från styrelsemöte d Kvarstående ärenden, styrelselogg att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen Ordíörandens sionatur Jusierafens sägnaiur H Sekreâara ens signatur Utdfagsbestyrï-:ande aaff* LI -( J fy -Q I

4 Míitåtâfige Sammanträdesprotokoit Sammamrädeseatum Sida 20i6-ll Û INFORMATIONSPUNKTER A. Information från Svenskt Vatten Liza-Maria Norlin informerar om vilka aktuella frågor som behandlades vid Svenskt Vattens styreiseinöte i oktober. 0 Visionen - Sverige- ska :'1a_fi'is]<f dricksvriften, rena sjöar och hav och tillgång till långsiktig! iråilbm-a vatrefrfjiinsfei' - " har kompletterats med ordet nzäinniskor 0 Svenskt Vattens lobbyarbete har utvecklats genom att man har tagit fram en tydligare struktnr(1-nail) I Ett projekt kommer staltas for att belysa branseliens framtida investeringsbehov I Svenskt Vatten nyrekryterar och förstärker med ytterligare en jurist 1 Ersättningsrekrytering för tjänsten som komniunikationsehet' pågår Mötet diskuterar hur lobbyarbetet kan förstärkas lokalt. Det finns ett önskemål om att dessa frågor belyses tydligare vid kommande Vattenstämma och är en egen punkt på Vattenstäninian 2017 för politiker. Även behovet av att VA kommer in tidigt i koinrminens planering är en viktig fråga som behöver iyfias nationellt. B.. Uppföljning Mathias Klum - Vattenresan Kim Ottosson och Micaei Löfqvist informerar om invigningen av Vattenresmz den 3 oktober i Sundsvall. Det var mycket besökare, men tyvärr få 'närvarande från media. Nästa resestopp är Östersund den 6 decerrtbe_1. Som vattenanibassadör ger sig Mattias Klum ut på en resa genom Sveriges 21 län för att aktualisera den viktiga vattenfrågant såväl lokalt som nationellt. På varje ort, som Mattias Klum: besöker under Vatfem'esa'n, kommer han att hålla en exklusiv mini» fotoworkshop som är helt unik i sitt slag och kostnadsfri för allmänheten att ta del av. När resan är slut kommer höjdpunkterna ges ut i en bok, for att bjuda in till att njuta av våra unika vattenmiljöer och reflektera kring värdet av rent, friskt vatten. Vattearescm går även att F51 ja på Ordförandens signatur Justerarens signatur (I G -( U L/U _.: f\_ ISekreteraren: signatur Ftdragsbestyrkande

5 Vatten Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida C. Återrapportering Samarbetsrum Ewa Thorén infonnerar om att det beslutats att Sarnaibetsnnn ska utgöra grunden för ett nytt koncerngeinensamt intranät, vilket medför íntranätsprojektet. att de förbättringar som identifierats kommer läggas i lntranätsprojektet har inletts under oktober Ztli 6 och kommer innebära bättre funktionalitet om cirka 6 månader. D.- Information värmepumpar i avloppsvatten Tomas Larsson informerar om att vän'nepu1npari avloppsvatten har idag títnnits värmepumpar under ett flertal både år. för VA-bolagen avloppsvatten i MSVAB-gruppen och dricksvatten. Utöver det väljs även fiärwänne om det är mer ekonomiskt effektivt. Tomas utförs vart Larsson femte infonnerar år som ett vidare underlag om för att fianitida en energikartläggning beslut, vilket innebär att det är dags för en energikattläggning under Det ska noteras att energíeffektivíseriiig även är något som löpande ingår i varje projekt som uttörs. E. Fossilfria mil Micael Löfqvist informerar om att bolaget har tittat på möjligheten till att minska antalet fossitfria mil genom HVOEbränsle, vilket liggeri linje med strategin att vara ett lniljötöretag. Merkostnaden per fordon är cirka 5 kkr per år. Används HVObränsle upphör inaskingarantin, men det finns försäkringar' att teckna. Det HVO-bränsle bolaget tittat på har inte några noterade rnaskinproblein vid användande under de 13 år som bränslet funnits. krävs För att i möjliggöra dagsläget en användande investering av i en I-IVO-bränsle tank, vilket beräknas inom bolaget till 0,5 rntlkr. möjlighet Det kan konstateras till biogas, att men HVO-bränsle att en grundlig är en utredning bra lösning behöver i väntan göraspå innan beslut kan fattas av styrelsen. Sw tetisk diesel som framställs av förnybara råvaror. Basen i produkten är avfall från slakterier och olika res rodukter. Orttförandansršgrzatur.Justerarens sšgnatur Sekrelerarens iånatur Utdragsbestyrkande f áeß

6 Sammanträdesprotokoll MittSverige Vatten Sammanträdesdatum Sida 2016-] I-03 5 F. Annons - nya logotypen MittSverige Vatten & Avfall Micael Löfqvist ínfoxmerar om att den nya logotyp Mí_ttSverige Vatten & Avfall kommer användas i två (2) annonser under november, i Byggplots och i VårtSuna'sva11. Anväiadandet av logotypen ska inte kopplas ihop med firma~ ändringon, namnbytet, till MittSve1 igo Vatten & Avfall. Ordförandens signatur Justerarens sígnalur Sekreleraršhš io aïur Uldragsbeslyrkande [41.H -

7 Vatten Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2016-ll Budget 2017 med plan fram till 2020 och revidering av affärsplan för att godkänna revídelíng av affärsplan l8 med ändring av Socínlafi'c::n!idsinvesferingrn' till Goda livsrfiillzor samt komplettenng av Synas på lokala arenor; att fastställa forslag till budget för 2017; samt att överlämna det fastställda budgetförslaget till SVAB, Reko, TVAB och NVAB Micael till budget Löfqvist för 201 och 7 med Ewa tillhörande Thorén gåraffärsplan igenom de för olika tiden delarna i förslag zrtzfi-ån Mötet diskuterar polirísira pl-íoriferíargar och konstaterar för att Sundsvall under 3.1 Vatten Särskzïda 8: Reko uppdrag Sundsvall ska Soc:'aIa_fi'arm'idsf:zvesieringar rättas till Goda lz'vsv1'hko:^. Vidare bör aktiviteten Synas på lokala arenor under Rätt leverans förtydligas. sunderlag 0 Affärsplan Reviderad inför 2017 Ordförande-nsslgnalur Juslerareris signatur', Sekreteraren _ *signatur l Utdragslíestyrkander f s I av I

8 Sammanträdesprotokoll " Vatten Sammanträdesdatum Sida Sehablonar 2017 att fastställa schablonfördelning av kostnader för Micael Löfqvist info11ne1'ar om att seltabtorrfórdelningert har följts upp under och de schabloner som beslutades inför år 2016 har uppdaterats inför Grurtfïlen for scšlablonfórdelningen baseras på sammanvägda volymer av verksamhetsomfattning och behovet av verksamhetsstöd inom ramen för producerad tjänst och kostnadsnivå. Som jämförelse kan konstateras att årskostnaden för vatten och avlopp gener-elit är cirka 4-5 gånger högre än en årskostnad för hushållshämtníng av sopor. Det i sig indikerar on1fattn'ingen av verksamheten och därigenom behovet av verksamhetsstöd. Inom information och kund skiljer dock behovet tnarkant mellan VA och Avfalí. Avfallstjänstema kräver en större grad av ko1n1nunil<ation och påverkan för att målet förtjänsten ska uppnås. Det kan även konstateras att kundhantering är tika stor i anta! kunder for VA och Avfall. Därav föreslås en viktning mot Reko och metlan VA-bolagen att SVAB tar den största delen. Overhead som helt kan hänföras till VA respektive Avfall ska bäras tiil ÉOÛ % av respektive aftärsområde. Styrelser for "ägarbolagen" bär sin egen kostnad till 100 % och MSVAB~styrelse delas utifrån samrnanvägd andel, avmndat till hela tiotal. sunderlag 0 särenden schablonfördelning av kostnader MSVA-gmppen Jämförelse scllablonfordelning 2017 :not 2016 Tfirdföraneens signatur* Justerarenssígnatur Sekreterareas signatur Utdragsbestyrkande 7 I fav l oo I y å 2 å

9 :f Vatten Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2016-ll om låneram för verksamhetsåret 2017 att uppdra till VD att ansöka och underteckna låneramsansökan om sammanlagt (clreckkredít) och maximalt innebär att 25 bibehålla mkr hos befíntli Sundsvalls g låneram. kommun, vilket Ewa Thorén informerar om behovet av låneraurr fiir MS VAB under står I och ettmed lånebehov. att bolaget För investerar att hantera mer likvíditetsbolrovet än nivån på avskrivningarna behöver befintlí upp- g checkkredit om 25,0 mnkr bibehållas på íntemkontot i Sundsvalls koncernkontostruktur. sunderlag v Ansökan om lånsram MittSverige Vatten AB 2017 Ordförandens signarur IJusterarens signaiur tsekreterarens NV/ ïgnaturwß _ Uidragsbestyrkande _ f _

10 Sammanträdesprotokoll ;j; i; Vatten Sammanträdesdatum Sida 2016-ll Internkontrollrapport 2016 att godkänna in_te1'n1<ontrollrapporten för 2016; samt att uppdra till VD att skicka internlwntrollrapporten till respel<tlve ägare för kännedom. Micael Löfqvist informerar om genomförd irnemliontroll Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVABgTUp )Cl]. Årets intemkontroll aktiviteter har omfattat töljande områden: - Projektmtin - Servieemål - Reinvesteringar Ledrtingsnät Utifrån uppföljníngsresultatet föreslås följande åtgärder under 2017: P:'ojek!r'rrtír:en l. Fortsatt utveckling av verktyg för effektiv projektledning 2. Foitsätta utveckla projek_t1'utinen avseende kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöl<_raven (KMA) inom bygg- och anläggningsprojekten 3. Fortsatt årlig íntem projektrevision Löpamfe interrrkorztrollrrrbere 1. Säkerställa kontroll gränssnittet mellan serviceeenter och MSVAB~ gruppen gällande bolagets löpande internl<ontrolla1'bete sunderlag 0 Rappofi avseende 2016 års internkontroll för MittSverige Vatten Gruppen 0 Sj älvdeklaration 2016 to I _ Ordförandens signatur Justerarenssignatur Sekreteraren signatur Utdragsbestyrkande

11 ~ Vatten Sammanträdesprotokoll M Sammanträdesdatum Sida 20I6-Il intern kontrollplan 2017 att godkänna intern kontrollplanen får 2017 och uppdra till VD att genomföra intemkontroll enligt upprättad plan. Micael Löfqvist infonnerar om att i arbetet med 2017 års interkontroll~ plan har riskerna prioriterats fram från dels tidigare genomförd 11'skanalys samt lt/isva~gruppens strategiska arbeten under våren/ och sommaren fackliga 201 parter 6. MSVA-gruppens har gemensamt styrelseledamöter, bedömt vilka risker företagsledning som kan identifieras inom MSVA-gruppens verksamhetsansvar och sedan graclerat riskema utifrån sannolikhet och konsekvens, Företagsledningen töljningsområden som fick är sedan viktigast i uppdrag att kontrollera att prioritera ur ett vilka verksamhets- upp- upptöljningsperspektiv. Tre (3) stycken kontroilaktiviteter föreslås att genointöras under 2017: - Rísklzam _erz'ng HACCP-arbete inom till systematiska w2tte: fb'rsö:jn1'ng och doknineiiterade - omsättning av handlingar bolagets - Kirfrdfzójdlzer törändring och - förtroende aktiviteter hos som kand är gen01nf'drd_a i samband for nïed att verksamhets- törebygga fortroendespann - Mottagamffe av_fia~h'gt mfall - genomlysning av bolagets nltiner för farligt avfallmottagning på kretsloppsparken sunderlag 0 Intern kontro11plan_20 I 7 Ordförandens ana» signatur l.idsterarens av signatur Sekreterar :signatur Utdragsbestyrkande

12 Sammanträdesprotokoll M Ü vatten i Sammanträdesdatum Sida 20l6~1i~03 ll 46 Dataskyddspolicy att anta föreslagen ciataskyddspolicy Ewa Thorén informerar om att MSVAB idag saknar en antagen datrv skyddspolicy. Bolaget har därför tagit fram ett förslag till dataskyddspolicy för beslut i styrelsen. En dataskyddspolicy bidrar till tydlighet mot kunder, allmänheten, tillsynsmyndigheten och medarbetare att MSVAB arbetar aktivt för att följa dataskyddsfórordningen for att skydda de personuppgifter som hanteras inom bolaget. Framtagen policy kommer tillsammans med upprättade riktlinjer, se bilaga 2, fungera som vägledning i dataskyddsarbetet inom bolaget och även underlätta törståelsen att det är nödvändigt att arbeta med dataskyddsfrågor. sunderlag I Bes_lutsärende_ dataskyddspoliey I Bilaga I Dataskyddspolicy 'MS-VAB o Bilaga 2 Riktlinjer dataskyddspolicy MSVAB Ordlöfandensyislgrzalurr Justerarens signatur Sekreterare :signatur Utdragsbestyrkande i K ff-téf ' ' '- CU r- _ l É t : 5 g l i t 1 r E t

13 _ Sammanträdesprotokoli M i Sammamrâdesdatum Sida 2016-I vattenförsörjning Remissvar på betänkandet En trygg dricks- att tïórsörjiiíng anta föreslaget med remissvar förtydligande för betänkandet av punkt 7 Förbâimad En trygg vatten- samt-'erkan, scmrof-'driftig ring utifiån probleniatíken och stymüig och med pzmk! prisvariatioii 8 Kosmader nationelit. och_/ï:mns:'e~ Micael fiamtaget, Löfqvist som beíyser infonnerar de olika om att delarna ett förslag i saminaiifattningen till reinissvar ärav Dricksvattenifiredningens forslag. sanzorrfriiizg Mötet diskuterar och styfwfng och beslutar och punkt att pzmkt 8 Kostnader' F'Förbätfmd och finaiisierfng safin-*erkan, ska föitydligas' utifrån problematiken med prisvariation nationelit. Besfutsunderlag 0 Bilaga försöijning I Míssiv Remiss Betänkandet En trygg dricksvatten- I sou-20l6_32 Bilaga 2 Enärygg-dricksvattenfofsoijning-sammantättning- 0 Bilaga försörjning 47 Remissvar Betäzikaiide En trygg diicksvatteii- Ürdförandens sígnator Jušterarens signatur; Sekreterarezåéignalnr Uidragsbestyfrkander 7 f '"\ (ya-i ev IT! É í lš 5 3 l E

14 Sammanträdesprotokoll Vatten Sammanträdesdatum Sida 2016-ll-03 l3 48 Remiss - Fördelning av medlen för stärkt integration, MRP: n m. plan för att godkänna och uppdra att VD söker medel för insatser som stärker integrationsarbetet Micael Löfqvist iiifonnerar om att bolaget sett öve1'mtljligl1ete11 att lämna svar på Remiss ~ Fördelning av nied1en_ för stärkt :'m egrat:'on, MRP: ri m. plan jör I juni 2016 med fattade plan kotninunftillinäktige for Ett beslut av områdena Mål som och lyfts resursplan fram i MRP:n heter Snširkt integration - en väg tillfifimgång. Nämnder och bolag förbättrar kan integrationen söka medel senast i kommunen. 27 januan' Det20l7, kan for vara insatser som av engångs- tydligt l<arakt_är, elleri form av projekt. Kommunstyrelsen fattar beslut i mars För 2017 är 15 mnkr avsatt for integrationsinsatser och För mnkr. De inöjliglietei' som bolaget utreder är aktiv _rekr'yte1'ing via arbetsformedlitigen arbetsgivarorganísationen med yrkesl<on1pe-tensbedönining, KFS tagit fram samt aktiva utifrån insatser ett koncept for att som öka kunskapen och förståelsen kring våra kretsloppstjänster. sunderlag v Remiss «Fördelning av medlen for stärkt integration, MRP: a m. plan för I 0 Ordförandens signatur Justerarens signatur Sekrelerar ns signatur Utdragsbestyrkande /aa l 00

15 Sammanträdesprotokoll : Vatteng e Sammanträdesdatum Sida 2016-ll-03 I4 49 Övriga frågor och nästa sammanträde 0 0 den Míc_ae1Löfqvist november ím o"m1eraro1n tillsammans kommande med Reko studiebesök Sundsvall ABfs styrelse. NeoZeo Bussen avgår AB genomförs kl 08:00 den innan 23 bussen november går till vidare Uppsal-3, till Eskilstuna. där ett besök hos beräknas Den 24 november vara åtefi besöks Sundsvall Eskilstuna kl 17:30. Energi & Miljö och bussen Nästa styrelsemöteístyrelsekonferens Plats: 8 december Villa Marieberg 2016, kl Arbetsmöte om taxor Plats: Meddelas februan' 2017, senare kl Styrelsemöte/styreisekonferens 50 Avslutning Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sedan sammanträdet. Ordförandenssignatur Jušterareessignatur Sekteterarerzsignatur *Utdragsbestyrkande (_ (-/ßf' ïßl., N ll) l