Anvisningar. För Sidas bidrag till enskilda organisationer för humanitära insatser

Transkript

1 augusti 2006 Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer, humanitärt bistånd och konflikthantering Anvisningar För Sidas bidrag till enskilda organisationer för humanitära insatser Dessa anvisningar gäller för samtliga enskilda organisationer, som söker bidrag för humanitär verksamhet från Sida, finansierade från anslagsposten Humanitära insatser och konfliktrelaterad verksamhet. Inom Sida handläggs dessa bidrag inom Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer, humanitärt bistånd och konflikthantering.

2

3 Dessa anvisningar anger förutsättningarna för svenska och internationella enskilda organisationer att söka bidrag från Sida för humanitära insatser. Förutom föreliggande anvisningar regleras Sidas bidragsgivning till svenska och internationella enskilda organisationers humanitära verksamhet i avtal mellan Sida och den enskilda organisationen. Sidas Allmänna villkor för Sidas bidrag till svenska enskilda organisationer anger hur förmedlade bidrag får användas (gäller i tillämpliga fall även internationella enskilda organisationer). Det finns separata anvisningar för bidrag till svenska enskilda organisationers utvecklingssamarbete på EO-anslaget, inom olika sektorer och länder, samt för insatser som har som huvudmål att främja fred och säkerhet ( Vägledande i bedömningen av insatserna är framförallt nedanstående dokument: Regeringens politik för humanitärt bistånd (skr. 2004/05:52) Regeringens riktlinjer för Sidas arbete med humanitärt bistånd (UD2004/60685/GS) Sidas särskilda riktlinjer för humanitära insatser gällande till exempel hälsa, barn och minor ( Förutom ovanstående är följande internationella dokument viktiga för Sidas bedömning: Uppförandekoden för humanitärt bistånd (Code of Conduct for International Red Cross and Red Crescent Movement and NGOs in Disaster Relief) Inter-Agency Standing Committee, IASC:s anvisningar och principer för humanitära aktiviteter Guiding Principles on Internal Displacement 1994 Guidelines on the Use of Military and Civil Defence Assets in Disaster Relief och 2003 Guidelines on the Use of Military and Civil Defence Assets to Support United Nations Humanitarian Activities in Complex Emergencies Dessa anvisningar är fastställda av Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer, humanitärt bistånd och konflikthantering genom beslut

4 Utgiven av Sida 2006 Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer, humanitärt bistånd och konflikthantering Tryckt av Edita Communication AB, 2006 Artikelnummer: SIDA30432sv ISBN Denna publikation kan laddas hem/beställas från

5 Innehåll 1. Inledning 5 2. Sidas humanitära bistånd 7 3. Bidrag från Sida Formella kriterier för sökande organisation Vad Sida ger bidrag till Sidas bedömning av ansökan Sidas bedömning av sökande organisation Sidas bedömning av insatsen Utformning av ansökan Organisationsbeskrivning Insatsbeskrivning Budget och finansiering När bidrag beviljats 25

6

7 1. Inledning Dessa anvisningar anger förutsättningarna för svenska och internationella enskilda organisationer att söka bidrag från Sida för humanitära insatser. Hjälp till människor som drabbats av våldsamma konflikter eller naturkatastrofer har varit en del av det svenska biståndet alltsedan det påbörjades på 1950-talet. Organisationer av olika slag (frivilliga, svenska, internationella, lokala) har spelat en viktig roll i genomförandet av ett effektivt humanitärt bistånd i kraft av sin kompetens, nätverk och närvaro i de drabbade länderna. Vägledande för allt humanitärt bistånd är att det styrs av de drabbade människornas egna behov. Stödet bygger på principerna om humanitet (det centrala är att rädda liv och lindra lidande) opartiskhet (genomförandet av humanitära insatser grundar sig enkom på behov utan att särskilja mellan eller inom grupper av människor) och neutralitet (humanitära insatser ska inte gynna någon sida i en våldsam konflikt eller dispyt). Dessa principer uttrycks i den internationella humanitära rätten och utvecklas i universella deklarationer, konventioner och andra dokument. Humanitärt bistånd ska dessutom vara oberoende och därmed frånskilt politiska, ekonomiska, militära eller andra intressen. Det övergripande målet för Sveriges internationella utvecklingssamarbete är att bidra till att skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor. Genom att minska orättvisor och fattigdom i världen skapas bättre förutsättningar för fred, säkerhet och utveckling för folk och nationer. Det svenska utvecklingssamarbetet utgår från ett fattigdomsperspektiv och ett rättighetsperspektiv. Regeringens politik för humanitärt bistånd (skr. 2004/05:52) visar riktningen för det stöd som förmedlas till humanitär verksamhet via Sida. Målet med det svenska humanitära biståndet är att det ska bidra till att rädda liv, lindra nöd och upprätthålla mänsklig värdighet, till förmån för De humanitära principerna Målet för Sveriges internationella utvecklingssamarbete Regeringens politik för humanitärt bistånd 5

8 Gemensamt ansvar: Sveriges politik för global utveckling nödlidande människor som har utsatts för, eller står under hot att utsättas för väpnade konflikter, naturkatastrofer och andra katastrofliknande förhållanden. Politiken skall medverka till målet för Sveriges internationella utvecklingssamarbete och därmed till det övergripande målet för regeringens utvecklingspolitik såsom uttalat i Sveriges politik för global utveckling: Gemensamt ansvar (proposition 2002/03:122) Utvecklingspolitiken anger åtta huvuddrag som skall genomsyra alla politikområden: demokrati och god samhällsstyrning (1), respekt för de mänskliga rättigheterna (2), jämställdhet mellan män och kvinnor (3), hållbar användning av naturresurserna och omsorg om miljön (4), ekonomisk tillväxt (5), social utveckling och trygghet (6), konflikthantering och säkerhet (7) och globala gemensamma nyttigheter (8). 6

9 2. Sidas humanitära bistånd Varje stat har förstahandsansvar att möta de humanitära behov som uppstår inom det egna landets gränser. I de fall staten eller andra institutioner i det utsatta landet inte vill eller kan leva upp till detta ansvar faller det på det internationella samfundet att möta dessa behov. Detta humanitära imperativ är grunden för Sidas humanitära bistånd. Sida arbetar för humanitärt bistånd på två sätt, dels genom finansiellt stöd till organisationer för förberedande och genomförande av insatser och dels genom upplysningsarbete och metodutveckling av humanitära frågor. Beslut om bistånd skall riktas mot drabbade människors grundläggande behov såsom mat, vatten, hälsa, tak över huvudet, skydd mot övergrepp samt till insatser som stärker den internationella humanitära rätten i syfte att upprätthålla de humanitära principerna och värna mänsklig värdighet. Detta kräver att de behov som ska tillgodoses identifieras utifrån en behovsanalys. Ett effektivt humanitärt bistånd är det bistånd som i en humanitär situation främjar långsiktiga och lokalt förankrade lösningar av de akuta behoven för de drabbade människorna. Detta bistånd täcker både fysiska basbehov såsom mat och kläder, sociala behov såsom säkerhet och trygghet, liksom sådana behov som täcks in av internationell rätt. Sidas finansiella stöd innefattar därmed främst täckandet av grundläggande behov, inklusive skydd, under eller i direkt anslutning till humanitära kriser. Därutöver kan bidrag ges för till exempel demobilisering, försoningsarbete och humanitär minhantering, samt visst förebyggande av och beredskap för katastrofer, för att därigenom skapa förutsättningar för återuppbyggnad och långsiktig utveckling. Sverige har ställt sig bakom de 23 principer för humanitär givarpolitik som arbetats fram av ett stort antal stater (Principles and Practice of Good Det humanitära imperativet Behoven är centrala Ett effektivt humanitärt bistånd Principer för ett bra humanitärt givarskap 7

10 Internationella standards Allmänna grunddrag för ett effektivt humanitärt bistånd Humanitarian Donorship ). Detta innebär att Sida bland annat strävar efter att uppnå flexibilitet och förutsägbarhet i sin finansiering för att svara på förändrade behov i humanitära kriser och i möjligaste mån försöker involvera de drabbade i utformandet, genomförandet, uppföljning och utvärdering av insatser. Sida ger även hög prioritet till att främja strategisk och operativ samordning mellan de humanitära aktörerna där var och en bidrar utifrån sina särskilda roller, mandat och förutsättningar. Utöver detta ställer Sida sig bakom de så kallade Sphere minimistandards och de principer för humanitärt bistånd som utvecklats av Humanitarian Accountability Partnership International (HAP-I). Sida är dessutom medlem i Active Learning Network for Accountability and Learning in Humanitarian Action (ALNAP), ett nätverk för utvärdering och lärande inom humanitärt bistånd 2. Dessa nätverk och organisationer verkar för att höja kvaliteten av humanitärt stöd och förbättra ansvarstagandet hos humanitära aktörer gentemot givare och mottagare. Grundläggande för ett effektivt humanitärt bistånd är att det bygger på de specifika förutsättningar som gäller i den aktuella humanitära situationen. Det är svårt att ge generella riktlinjer för hur insatserna skall utformas. Några allmängiltiga grunddrag kan dock tecknas: Mål. Det är grundläggande att målformuleringen utgår ifrån en behovsanalys för att identifiera de behov som skall mötas. Ett effektivt humanitärt bistånd kräver även en förståelse för den humanitära krisens orsaker, förlopp och konsekvenser. Målgrupp. Den drabbade befolkningen består av olika grupper som har olika resurser och behov. Hjälpen bör utgå från en behovsanalys, som särskilt belyser situationen för grupper som av olika anledningar är extra sårbara eller utsatta. Målgruppen skall vara klart definierad och i möjligaste mån vara delaktig i planering och utförande av insatsen. Kompetens och kapacitet. Ett effektivt humanitärt bistånd ställer stora krav på den sökande och genomförande organisationens lokalkännedom, biståndskunnande och kapacitet. Lokala resurser och lokal förankring. Insatser skall i möjligaste mån identifiera och komplettera de kunskaper och resurser som finns lokalt, så att befintliga strukturer stärks snarare än att parallella system byggs upp. Upphandling av varor och tjänster bör om möjligt ske lokalt eller regionalt. Ovanstående kräver att organisationen har god lokal förankring i det aktuella området och bland annat kännedom om hur korruption kan motverkas. 1 Se 2 Mer information om Good Humanitarian Donorship, Sphere, HAP-I och Alnap finns att hämta till exempel på och 8

11 Samordning. Detta skall ske utan att avkall görs på den humanitära verksamhetens opartiska och oberoende natur. Syftet med samordning är att få bättre underlag för prioriteringar och därmed kunna uppnå balans mellan olika regioner, sektorer och behov i den humanitära responsen. Väl samordnade insatser minskar riskerna för överlappning och gap i biståndet. Särskilt på sektornivå har samordningen förstärkts under senare år. CAP-processen är en viktig mekanism för samordning. Appellerna utarbetas lokalt av FN och enskilda organisationer och baseras på en CHAP en gemensam analys av situationen och behoven i landet. Det är viktigt att enskilda organisationer deltar i processen, för att kunna påverka den humanitära agendan och det gemensamma strategiarbetet. Uthållighet. Trots att många av insatserna är kortsiktiga har det humanitära biståndet alltid långsiktiga utvecklingseffekter som måste beaktas. Valet av metod att tillhandahålla livsmedelsbistånd påverkar till exempel efterfrågan, utbud, pris, lokala odlingsmönster och möjligheten att klara av framtida underskott. Humanitära kriser kan också påverka och förändra relationer i samhället, till exempel mellan kvinnor och män och det är viktigt att humanitära insatser bidrar till att ojämlikheter inte förvärras. Ett effektivt humanitärt bistånd stödjer dessutom övergången från humanitärt till mer långsiktigt utvecklingssamarbete för att verka för en uthållig lösning av de problem som finns. Uppföljning och utvärdering. Biståndsinsatserna måste följas upp, resultat läsas av mot uppställda mål och gjorda erfarenheter integreras i det fortsatta arbetet. 9

12 3. Bidrag från Sida Vilka kan söka bidrag från Sida? Till vilka ger Sida bidrag? Allmänna villkor för Sidas stöd I regleringsbrevet specificerar regeringen de villkor och prioriteringar som gäller för det svenska humanitära biståndet under året. Genom delposten Humanitärt bistånd och konfliktrelaterad verksamhet anslår regeringen medel för det humanitära bistånd som administreras av Sida. Inom Sida handläggs det humanitära biståndet av Enheten för humanitärt bistånd vid Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer, humanitärt bistånd, och konflikthantering (SEKA). Alla svenska enskilda organisationer som uppfyller vissa kriterier kan söka bidrag från Sida för humanitära insatser (se nedan). När ansökan inkommit till Sida görs en bedömning (se kapitel 4) bland annat utifrån de behov som föreligger och den totala finansieringsbilden. I vissa fall kan Sida också föreslå organisationer att genomföra specifika insatser. Sida uppmanar enskilda organisationer att söka bidrag genom de konsoliderade FN-appellerna i världen och från EU/ECHO. Ifall så inte har gjorts ska organisationerna motivera det i ansökan till Sida. Sidas humanitära bistånd förmedlas genom flera olika aktörer, som FN:s olika organ, internationella Röda Korsrörelsen, Räddningsverket, svenska enskilda organisationer och utländska humanitära aktörer. Humanitärt bistånd kan när det bedöms konkurrenskraftigt även kanaliseras genom andra svenska myndigheter och andra icke-kommersiella svenska aktörer. I undantagsfall ges humanitärt bistånd genom lokala enskilda organisationer i Sidas samarbetsländer och till mottagarlandets regering. Det avtal som tecknas mellan Sida och samarbetsorganisationen och Sidas Allmänna villkor för bidrag till svenska enskilda organisationer reglerar Sidas stöd till svenska enskilda organisationer (i tillämpliga fall även internationella enskilda organisationer). Villkoren reglerar framför allt förvaltning och hantering av beviljade bidrag, som exempelvis avtal, utvärdering/revision och upphandling. 10

13 Egeninsats krävs inte för humanitära insatser, men uppmuntras då det bekräftar legitimitet och förankring i den egna organisationen. Sidas beslut om bidrag för humanitära insatser kan inte överklagas. 3.1 Formella kriterier för sökande organisation För att söka bidrag från Sida måste en svensk enskild organisation uppfylla vissa formella kriterier. Organisationen skall: Egeninsats Kriterier för svensk organisation 1. vara demokratiskt uppbyggd, ha aktiva medlemmar, en vald styrelse, stadgar och regelbunden mötesverksamhet 2. ha säte och vara registrerad i Sverige 3. ha en ideell eller kooperativ målsättning, och arbeta för en samhällsutveckling på demokratisk grund 4. ha bedrivit verksamhet i Sverige i minst två år och dokumenterat detta i årsberättelser och bokslut 5. ha arbetat i mottagarlandet, direkt eller genom en samarbetsorganisation, i minst ett år 6. ha fullgjort sina skyldigheter för eventuella tidigare bidrag, till exempel rapporterings- och redovisningsåtaganden En stiftelse kan erhålla bidrag om kriterierna 2 6 ovan uppfylls, men skall även: Kriterier för stiftelser 7. vara stiftad av demokratiskt uppbyggda organisationer, ha en tydlig förankring i det demokratiska samhällslivet och präglas av demokratiska värderingar och öppenhet mot intressenter och allmänhet 8. ange goda skäl till varför stiftelseformen valts 9. ha stadgar som tillåter insyn 10. ha en styrelse som utses för en viss mandattid 11. vara registrerad hos Länsstyrelsen En internationell enskild organisation kan erhålla bidrag om den uppfyller kriterier som motsvarar dem som anges här ovan eller som Sida bedömer rimligen kan begäras av organisationen. Kriterier för internationell enskild organisation 3.2 Vad Sida ger bidrag till Bidrag kan i princip lämnas för alla kostnader som är nödvändiga för insatsens genomförande, det vill säga projekt- och administrationskostnader (se nedan). Medel beviljas i regel för avgränsade tidsperioder som kan variera från några månader till flera år. Medel betalas ut i svenska kronor. Separat bidrag för frakt eller planering av insatser medges ej och en organisation kan inte söka bidrag för redan avslutad verksamhet. 11

14 Vad är projektkostnader? Vad är administrationskostnader? Justering av budget i efterhand med anledning av förändringar i växlingskursen är inte heller möjligt. När bidrag används för upphandling av varor och tjänster skall de bestämmelser om upphandling som finns som bilaga till Allmänna villkor för Sidas bidrag till svenska enskilda organisationer tillämpas. Som projektkostnader räknas kostnader för själva insatsen såsom till exempel insatsvaror och projektledning. Projektkostnader är dessutom kostnader för resurspersoner, metodutveckling, uppföljningar/utvärderingar, revision och upphandling relaterade till insatsen. Se vidare nedan för ytterligare exempel. Administrationskostnader (overheads) är en restpost som är nödvändig för att insatsen ska kunna genomföras. Det kan till exempel vara löpande ekonomiadministration, drift av ett kontor, räntekostnader och ledning. Administrationsbidraget ska täcka administration i alla led, alltså även administrativa kostnader för internationella och lokala samarbetsorganisationer. Bidrag kan beviljas om högst 7 procent av projektkostnaderna, men kan bli lägre om projektet inte rimligen motiverar ett sådant bidrag. Fortbildning Investeringar Personal Uppföljning Kvalitetsfrågor Exempel på projektkostnader: Bidrag för fortbildning av lokalanställd personal inom relevanta områden, tex ATHA-utbildningen i Härnösand 3. Utbildning bör dock i första hand ske i samarbetslandet eller närliggande land. Bidrag för hyra av kontorslokal, fordon, kommunikationsutrustning och annan kapitalkrävande utrustning kan medges efter särskild prövning och under förutsättning att sådana investeringar är relevanta för insatsen och inte utgör huvudändamålet med insatsen. Förteckning skall biläggas för hur utrustningen skall användas och avyttras efter insatsens slut. Köp av mark eller fastigheter beviljas i regel ej. Bidrag för lokal respektive internationellt anställd personal som arbetar inom ramen för en insats. Deltagande av internationell personal skall motiveras. Den sökande eller genomförande organisationen ansvarar för rekrytering, utbildning och arbetsgivaransvar för all personal Bidrag för kostnader för uppföljning av pågående insatser. Kostnaderna för uppföljning skall stå i rimlig proportion till insatsens budget. Alla former av uppföljning skall dokumenteras och finnas tillgänglig för Sida. Bidrag kan även om dessa inte är direkt kopplade till en specifik insats i vissa fall ges för metodutveckling, deltagande i internationella 3 Advanced Training Programme on Humanitarian Action (ATHA-programmet) är ett kursprogram som Sida tagit fram tillsammans med Harvarduniversitetet. 12

15 nätverk om humanitära frågor samt arbete med policyfrågor och andra kvalitetshöjande åtgärder. Bidrag kan även ges för nationellt och internationellt påverkansarbete om frågor som berör människors situation i humanitära kriser. Bidrag för utvärderingar av större insatser. En utvärdering innebär en mer omfattande analys av till exempel genomförande, resultat, måluppfyllelse, effektivitet och avvikelse. Utvärderingen kan ske vid olika tidpunkter men genomförs i regel efter att insatsen avslutats. Initiativet till en utvärdering kan tas av organisationen själv, den lokala samarbetspartnern eller Sida. Sida kan även ge bidrag till organisationer för att göra behovsanalyser i en humanitär kris. Dessa behöver inte göras av samma organisationer som därefter genomför insatser. I de fall organisationens riskanalys gör gällande att det finns skäl för en separat budgetpost för oförutsedda utgifter kan Sida bevilja det. Organisationen måste dock få Sidas godkännande om dessa medel används på sätt som förändrar insatsens huvudsakliga inriktning eller om det leder till stora ändringar i budgeten, se Sidas standardavtal för bidrag till enskilda organisationer. Utvärdering Behovsanalyser Oförutsedda utgifter 13

16 4. Sidas bedömning av ansökan Initial bedömning Bedömning i korthet: analys av behov val av insats identifiering av organisation Initialt gör Sida en bedömning av varje ansökan för att se om skäl föreligger för en fullständig beredning. I den initiala bedömningen övervägs huruvida insatsen är behovsbaserad, om organisationen uppfyller formella kriterier, om medel finns tillgängliga hos Sida, om insatsen passar in i den övergripande strategin för Sidas humanitära bistånd, om det finns alternativ eller mervärde att gå via just denna organisation, samt en uppskattning av den totala givar- och organisationsbilden i den aktuella humanitära situationen. Bedömningen tar även hänsyn till samarbetsstrategin för det land/område där katastrofen inträffat i de fall denna strategi omfattar även humanitärt arbete. Utifrån denna initiala bedömning avgörs ifall ansökan ska avslås eller om en fullständig beredning ska göras. Denna omfattar en mer samlad analys av den sökande organisationen och den föreslagna insatsen i sin helhet. Särskilt viktigt i bedömningen är förutsättningar och risker, relevans, genomförbarhet, uthållighet och uppföljning. Sidas bedömning omfattar en analys av behovet av humanitärt bistånd mot bakgrund av vad som görs lokalt och vad övriga givare gör, vilka insatser som är prioriterade samt en identifiering av den eller de organisationer som har de bästa förutsättningarna att tillföra den hjälp som behövs. Att en fullständig beredning görs innebär inte med automatik att ansökan beviljas. 4.1 Sidas bedömning av sökande organisation Grundläggande för Sidas bedömning av sökande organisation är dess biståndskunnande och kapacitet. Organisationen skall vidare ha en god kännedom om den humanitära situationen och bör ha en tydlig lokal förankring. Organisationen skall därutöver uppfylla vissa formella kriterier, se 3.1. Med sökande organisation avses den organisation som söker bidrag hos Sida och med vilken Sida tecknar avtal ifall bidrag beviljas. 14

17 En svensk organisation som samarbetar med en internationell enskild organisation kan ansöka om bidrag från Sida för insatser som kanaliseras genom den internationella enskilda organisationen. Då bedömer Sida i första hand den svenska organisationens förutsättningar och kapacitet att följa upp insatsen och i andra hand den internationella enskilda organisationens förmåga att genomföra/styra och följa upp genomförandet i samarbete med eventuella lokala partners. Bedömningskriterierna är i stort sett desamma för den internationella enskilda organisationen som för den sökande svenska organisationen. Om insatsen genomförs av en samarbetsorganisation i mottagarlandet är den också föremål för Sidas bedömning. Samarbetsorganisationen i mottagarlandet kan vara till exempel en lokal enskild organisation, en internationell enskild organisation med lokal förankring, samt en nationell eller regional myndighet. Vid Sidas bedömning av den sökande organisationen är följande faktorer av särskild betydelse: Vilken är sökande organisation? Organisationens mål, prioriteringar och verksamhet i förhållande till det övergripande målet för det svenska internationella utvecklingssamarbetet och målet för Sveriges humanitära bistånd, samt dess relation till de huvuddrag som anges i den svenska politiken för global utveckling (se kapitel 1) och i förekommande fall aktuell samarbetsstrategi Organisationens tidigare erfarenhet av humanitärt bistånd och dess lokala förankring i det aktuella katastrofområdet, samt dess komparativa fördelar Organisationens verksamhetsinriktning, resurser och kompetens generellt och i förhållande till den föreslagna insatsen Organisationens administrativa system och rutiner för planering, uppföljning, redovisning och rapportering samt förmåga att rekrytera kompetent personal och upphandla varor och tjänster Organisationens kapacitet att analysera och rapportera risker, effekter och resultat samt förmåga att integrera tidigare erfarenheter i det fortsatta arbetet. Sida utgår från att den sökande organisationen har anslutit sig till och följer den uppförandekod för humanitärt bistånd som utarbetats av ett stort antal välrenommerade frivilligorganisationer (Code of Conduct for International Red Cross and Red Crescent Movement and NGOs in Disaster Relief). Denna kod betonar bland annat att biståndet enbart skall baseras på behov utan hänsyn till mottagarens etniska tillhörighet, tro, kön, sexuell läggning, funktionshinder eller nationalitet. 4 Om organisationen inte Uppförandekod för humanitärt bistånd 4 Uppförandekoden och elektronisk anmälningsblankett finns på 15

18 har anslutit sig till denna uppförandekod skall anledningen till detta särskilt belysas i ansökan. Sida lägger dessutom stor vikt vid att enskilda organisationer kontinuerligt utvecklar sin kompetens i humanitära frågor. Sida uppmanar därför enskilda organisationer att bland annat dra fördel av ATHA-utbildningen i Härnösand. 4.2 Sidas bedömning av insatsen Varje humanitär kris är unik och därför blir Sidas bedömning specifik för varje situation. Det är grundläggande att den föreslagna insatsen är relevant i förhållande till de behov som identifierats via en behovsanalys. För Sidas bedömning av en insats görs dels en kvalitetsgranskning och dels en granskning av den föreslagna budgeten. Sida har följande bedömningsgrunder: Bedömningsgrunder Relevans Bedömning av hur relevant insatsen är i förhållande till dokumenterade behov och de problem som formulerats i ansökan. Av särskild vikt är att projekten baseras på en behovsanalys och att det finns en rimlig koppling mellan behov och typ av insats, dvs om stöd planeras i form av mat, förnödenheter, försörjningsstöd, skyddsåtgärder eller kontantbidrag. En bedömning görs även av organisationen och dess komparativa fördelar och mervärde när det gäller att avhjälpa problemen. Genomförbarhet Bedömning av de praktiska förutsättningarna som existerar för ett lyckat genomförande av insatsen. Har sökande organisation och eventuell samarbetspartner kapacitet och resurser för ett lyckat genomförande? En bedömning görs även av huruvida insatsen förmår mobilisera lokala resurser. Samordning och deltagande Bedömning av huruvida insatsen samordnas med de ansträngningar som görs av andra aktörer (de drabbade själva, lokala myndigheter, övriga biståndsorganisationer, samt FN-systemet), samt om insatsen kompletterar det som andra aktörer gör. Sida kräver att organisationer deltar i lokala samordningsdiskussio-ner och informerar andra humanitära aktörer om sina insatser och program. Även det inflytande de drabbade har under planering, implementering och uppföljning bedöms. Det är viktigt att organisationerna visar öppenhet och ansvar i relation till mottagarna, genom att genomföra insatser på ett transparent och deltagande sätt. Detta innebär bland annat att mottagarna i möjligaste mån ska delta i behovsanalyser, få information om kriterier för val av målgrupp och om vad som ingår i hjälpen, ha möjlighet att ge synpunkter på genomförandet av insatserna etc. Sida lägger här stor vikt vid de principer och standards som utvecklats för humanitärt bistånd, som Code of Conduct, Sphere standards och HAP-I:s principer. 16

19 Effektivitet Bedömning av huruvida de fastställda målen av insatsen är realistiska och huruvida strategin för genomförande är ett lämpligt och kostnadseffektivt sätt att uppnå målen under rådande omständigheter och givet möjliga alternativ. Uppföljning och utvärdering Bedömning av huruvida insatsmål och resultat kommer att kunna följas upp genom de indikatorer som angivits av sökande organisation i ansökan. Risker och riskhantering Bedömning av de externa och interna risker som identifierats av sökande organisation i ansökan. Sökande organisations förslag på hur dessa kan minimeras och dess förmåga att hantera riskerna bedöms även. Sida lägger stor vikt vid hur organisationen hanterar risken för korruption, både inom ramen för projektet och i kontakter med det lokala samhället där projektet genomförs. Organisationen ska dessutom ha ett system för att göra säkerhetsbedömningar för det aktuella katastrofområdet och ha uppdaterade evakueringsplaner för sin personal. Organisationen skall på Sidas anmodan kunna lämna in uppdaterade säkerhetsplaner. Uthållighet och långsiktiga effekter Bedömning av den föreslagna insatsens förväntade och potentiella långsiktiga effekter och uthållighet. En viktig fråga för Sida är hur insatsen bidrar till att bygga lokal kapacitet för att hantera den nuvarande situationen och framtida kriser. Dessutom bedöms även om insatsen beaktat eventuell positiv eller negativ påverkan på till exempel miljö-, konflikt- och jämställdhetsaspekter. Finns en medvetenhet om hur huvuddragen i den svenska politiken för global utveckling och Sidas strategiska prioriteringar kommer att påverka eller påverkas? En bedömning görs även av insatsens förmåga att beakta övergången från humanitärt bistånd till mer långsiktigt utvecklingssamarbete. Hiv/aids Särskild hänsyn tas till frågor kring hiv/aids. I länder där hiv/aids har betydelse för den humanitära situationen bör insatser i hög grad integrera ett hiv/aidsperspektiv. När normala samhällsstrukturer slås sönder, som ofta är fallet i humanitära kriser finns ofta risk för snabb spridning av hiv/aids. I granskningen av budgeten gör Sida en helhetsbedömning som innefattar en rimlighetsbedömning av de olika posterna och en genomgång av de områden som ingår. En uppskattning görs av insatsens kostnadseffektivitet och om det råder samstämmighet mellan aktiviteter och budget. En budget kompletterar en beskrivning i en ansökan och prioriteringarna i den föreslagna budgeten ger en bra bild av hur organisationen resonerar i frågor som relevans, genomförbarhet och uthållighet. Humanitära aktörer söker i många fall medel från flera givare. I de fall bidraget från Sida ingår i en större insats ska organisationen beskriva hela projektet vad gäller mål, målgrupp, relevans etc. I beskrivningen Granskning av budget Medel från flera givare/ samfinansiering 17

20 18 av organisationens insats bör fokus ligga på mervärdet som den bidrar med i form av resurser och kompetens. I enlighet med tankegångarna i initiativet Gott Humanitärt Givarskap kan Sida i många fall ge ett allmänt bidrag till ett projekt eller program, där bidraget inte är kopplat till vissa aktiviteter eller budgetposter. Det förutsätter dock att projektbeskrivningen och rapporteringen relaterar till hela verksamheten och inte enbart till de aktiviteter som finansieras med svenska medel.

21 5. Utformning av ansökan Ansökan om humanitärt bistånd kan lämnas in när som helst under året. Ansökan ska helst skrivas på engelska. För att ansökan skall behandlas måste den innehålla följande dokument eller motsvarande information: 1. Försättsblad (undertecknad papperskopia i enlighet med nedan) 2. Organisationsbeskrivning (se 5.1) 3. Insatsbeskrivning (se 5.2) 4. Budget angiven i SEK, USD eller EUR (se 5.3) När en svensk organisation söker bidrag från Sida för första gången eller när lämnade uppgifter har förändrats bifogas följande uppgifter: 5. Registreringsbevis 6. Stadgar 7. Verksamhetsberättelse med reviderat bokslut 8. Utdrag ur protokoll som styrker firmatecknare För internationell enskild organisation som söker för första gången skall motsvarande handlingar inlämnas. 19

22 Försättsblad: Ansökningsdatum: Datum när ansökan lämnas till Sida. Rubrik: Bör formuleras så att den ger en klar uppfattning om insatsens inriktning och innehåll Område: Land/region och ort där insatsen skall genomföras Planerad aktivitetsperiod: Beräknad start och slut för insatsen. Total tidsåtgång bör anges i antal månader. Sökande organisation i Sverige: namn, adress, telefon- och faxnummer, samt e-postadress Sökande organisations projekthandläggare: namn, telefon- och faxnummer, samt e-postadress Samarbetsorganisation (er): namn och kontaktperson Sökt belopp: i SEK Andra givare som mottagit ansökan: namn och kontaktperson(er) Sammanfattande insatsbeskrivning: en kort konkret beskrivning av den föreslagna insatsen (cirka 500 tecken). Sammanfattningen skall vara formulerad så att den utan bearbetning kan utgöra underlag för extern information. Sammanfattande projektbudget: Insatsens totalkostnad uppdelad i relevanta budgetposter Insatsens totalfinansiering uppdelat enligt följande (1) sökt bidrag i SEK (svenska kronor), (2) eventuell kontant egeninsats och (3) andra bidrag från andra givare inklusive mottagarorganisationen Firmatecknare: Ansökan skall undertecknas av firmatecknare eller annan juridiskt behörig person. 5.1 Organisationsbeskrivning Organisationsbeskrivningen innefattar en redogörelse för den sökande organisationens mål, prioriteringar och verksamhet, samt en beskrivning av organisationen utifrån tidigare erfarenheter av humanitärt bistånd och/eller utvecklingssamarbete, liksom tidigare erfarenheter från det aktuella katastrofområdet. Beskrivningen skall även innefatta organisationens kapacitet och kompetens att genomföra insatsen på ett effektivt sätt, system för uppföljning, redovisning och rapportering, samt organisationens kapacitet att analysera och rapportera risker, effekter och resultat. Ange även om organisationen har anslutit sig till tidigare nämnda uppförandekod och motivera varför om så inte är fallet. Motsvarande uppgifter skall i tillämpliga fall lämnas för samarbetsorganisationen i mottagarlandet eller annan samarbetspart. 5.2 Insatsbeskrivning Ansökan skall följa den uppdelning av rubriker som anges nedan. Under vissa rubriker finns ett antal frågor som kan användas som vägled- 20

23 ning i formuleringen av texten. Texten behöver inte vara omfattande, men skall täcka in det mest väsentliga. Punkt 1 3 bör inte överskrida två sidor tillsammans. 1. Bakgrund Bakgrundsavsnittet bör innefatta en beskrivning av den humanitära situationen i form av en kortfattad analys av det område/land där katastrofen har inträffat, alternativt om så är fallet en beskrivning av varför hot finns om en framtida katastrof. Beskrivningen bör även relatera till dokumenterade behov. Under vilka förhållanden genomförs insatsen? Vilka externa faktorer är viktiga för att insatsen ska kunna genomföras? 2. Intressentanalys Intressenter är de som påverkas av eller utövar inflytande på insatsen direkt eller indirekt. Beskrivningen av de olika intressenterna beror på den kontext i vilken insatsen genomförs. Lägg särskild vikt vid att beskriva och motivera valet av målgrupp (till exempel kön, ålder, social och ekonomisk ställning, etnisk grupp). För att definiera målgruppens och andra intressenters roll kan följande frågor beaktas: På vilket sätt deltar målgruppen i planering, genomförande och uppföljning? Hur deltar kvinnor och män, pojkar och flickor? Hur ser man till att inte vissa grupper hindras från att delta? Finns det särskilt sårbara grupper, som tex handikappade, äldre, sjuka, barn och hiv-smittade som behöver extra stöd eller insatser för att kunna delta? Hur påverkas målgruppen och eventuella grupper inom och utanför målgruppen av insatsen? Finns det risk för att vissa grupper diskrimineras? Kommentera fördelningseffekter; hur påverkas flickor och pojkar respektive kvinnor och män? Kan några grupper komma att påverkas negativt? I konfliktsituationer, hur påverkar valet av målgrupp konfliktens utveckling? Vilka övriga grupper, organisationer och myndigheter kommer att påverka/påverkas av insatsen, direkt eller indirekt? 3. Problem- och behovsanalys Problem- och behovsanalysen innefattar en beskrivning/diskussion av de problem som kan komma att mötas och som insatsen avser lösa. Analysen bör ge en förklaring till varför problemen existerar, samt ange vilka som varit med och definierat behoven och de planerade åtgärderna och varför problemet/en inte kan lösas av de drabbade/landet själva. 21

24 Vilket är huvudproblemet som insatsen avser lösa? Vad är orsaken/erna till detta problem? (Varför finns det?) Vilka effekter har problemet? Vem/vilka påverkas av problemet? Vilka är behoven i den aktuella humanitära situationen? Vem har definierat behoven? 4. Målanalys bilden av den framtida situationen Målanalysen innefattar tre nivåer av mål: övergripande mål med insatsen, insatsmål och förväntade resultat. Det övergripande målet innefattar insatsens direkta effekter och de långsiktiga förändringar som insatsen förväntas leda till. Beskriv kortfattat det övergripande målet (som skall ha sin grund i problemanalysen). Insatsmålet/en beskriver den situation som förväntas bestå om insatsen leder till önskat resultat och de uppfattningar som finns angående externa faktorer som påverkar insatsen. Det är viktigt att insatsmålet/en och resultaten är specifika och realistiska, samt innefattar en viss tidsram. Insatsmålet/en skall formuleras så att man i efterhand kan avgöra i vilken mån det har uppfyllts. Måluppfyllelsen skall kunna mätas med kvalitativa och/eller kvantitativa indikatorer. Resultaten av insatsen kommer av de aktiviteter som genomförs inom ramen för insatsen. Resultaten bör vara faktiska och konkreta som en direkt konsekvens av insatsens aktiviteter. Ofta krävs flera aktiviteter för att nå ett visst resultat. Ange vilka resultat aktiviteterna förväntas leda till (kvalitativa och/eller kvantitativa indikatorer) och på vilket sätt dessa resultat bidrar till att insatsmålet/en och det övergripande målet uppnås. 5. Aktivitetsplan medel för att uppnå målen och eliminera problemet Aktivetsplanen beskriver vilka aktiviteter som är nödvändiga för att uppnå de förväntade resultaten och för att eliminera det ursprungliga problemet. Observera att aktiviteter är de medel som krävs för måluppfyllelse och inte mål i sig. Beskriv även i möjligaste mån om aktiviteterna är en del (delprojekt, komponent) av en större insats och i sådana fall hur den hänger ihop med den övergripande insatsen eller eventuella strategin. En beskrivning bör finnas av vilka aktiviteter som görs av målgruppen, respektive lokala enskilda organisationer, lokala myndigheter, regering och utländska biståndsgivare och hur insatsen samordnas med dessa aktiviteter. Aktivitetsplanen innefattar även en plan för vilka resurser som krävs för att genomföra insatsen. Hur ska insatsen genomföras? Varför har man valt att genomföra insatsen på det föreslagna sättet? Hur ser roll- och ansvarsfördelningen mellan parterna i insatsen ut? 22

25 Hur samordnas insatsen med andra ansträngningar för att avhjälpa problemet? Vad gör lokala myndigheter, människorna själva, andra humanitära aktörer etc. Vilka resurser finns tillgängliga lokalt för att genomföra aktiviteterna? Vilka resurser finns tillgängliga inom den egna organisationen och hos eventuell samarbetspartner? Hur kommer eventuell upphandling att ske? Finns planerad tidsram för insatsen där början och avslut tydligt framgår? På vilket sätt är insatsens avslutningsfas planerad? 6. Uppföljning och resultatredovisning För att kunna se ifall insatsen uppnår sina mål bör organisationen ha en metod för att mäta resultat. Vanligtvis brukar resultat bedömas utifrån indikatorer som gör det möjligt att mäta vilka framsteg insatsen gör på olika nivåer. Att hitta en lämplig indikator för ett mål är ett sätt att försäkra att målet blir specifikt, realistiskt och konkret. En rimlig nivå kan vara att beskriva så många indikatorer som det finns resultat och ytterligare några för uppfyllelse av insatsmålen. Hur och när planeras resultatuppföljningen? Hur kan indikatorerna användas vid uppföljningen? Vad ska insatsen uppnå när det gäller kvalitet? Vad ska insatsen uppnå när det gäller kvantitet? Under vilken tidsperiod? När ska måluppfyllelse vara uppnådd? Hur kan lärande från insatsen tas tillvara? 7. Riskanalys och riskhantering Riskanalysen beskriver om det finns någon avgörande extern eller intern faktor som är en förutsättning för att insatsen skall lyckas. Beskriv även vilka faktorer eller intressekonflikter externa såväl som interna som kan hindra eller allvarligt försvåra insatsens genomförande och om alternativa strategier övervägts för att uppnå det övergripande målet. Externa faktorer eller risker finns utanför insatsens ram och innefattar till exempel brist på säkerhet och tillträde, politiska utvecklingar eller korruption som organisationen inte råder över. Interna faktorer eller risker är av den typ att organisationen kan utöva kontroll över dem och minimera effekterna av dem. Riskanalysen bör sedan resultera i en riskhanteringsplan, det vill säga en plan för hur dessa potentiella risker kan minimeras. En särskilt viktig fråga är hur genomförande och sökande organisation motverkar risken för korruption inom projektet och om organisationerna har tagit fram policy och handlingsplaner för detta. 23

26 8. Uthållighet och långsiktiga utvecklingseffekter En kort beskrivning av de förväntade och potentiella långsiktiga effekter som insatsen kan förväntas ha, samt en redogörelse för om/hur organisationen försökt undvika negativa effekter till följd av insatsen. Det är viktigt att i detta sammanhang beakta de huvuddrag som finns i Sveriges politik för global utveckling, samt Sidas strategiska prioriteringar för hiv/aids och anti-korruption. Information om de olika områdena finns att hämta på Hur kan negativa konsekvenser på miljön undvikas? Har en miljökonsekvensbedömning genomförts? Vilken påverkan har insatsen på lokala konflikter eller spänningar mellan grupper i ett samhälle? Har en konfliktanalys genomförts? Hur har slutsatserna av en sådan analys tagits tillvara i utformningen av insatsen? Har insatsen potential att ha en positiv inverkan på konfliktsituationen? På vilket sätt tillgodoser insatsen kvinnors och mäns, flickors och pojkars behov? Hur planerar man att undvika att insatsen bidrar till en ojämn fördelning vad avser dessa grupper? På vilka sätt har insatsen beaktat resultaten i en jämställdhetsanalys? Hur påverkar hiv/aidssituationen problemet/en som insatsen avser lösa? På vilket sätt kan eventuella negativa konsekvenser avhjälpas? På vilket sätt bidrar insatsen till att stärka och bygga upp lokal kapacitet att hantera humanitära kriser? Budgetposter 5.3 Budget och finansiering Budgeten skall omfatta både planerade kostnader och finansiering för hela insatsen. Även eventuell egeninsats och andra givares bidrag skall specificeras. Gäller ansökan endast vissa komponenter av ett större program ska det framgå i budgeten vilka poster det svenska bidraget skall användas till. Gäller ansökan ett oöronmärkt stöd behöver det inte framgå vilka aktiviteter eller budgetposter inom projektet som det svenska stödet ska användas för. Hela projektbudgeten skall anges med specificerande av projektkostnader. Eventuella kostnader för administration skall anges men behöver inte specificeras. Budgetposterna skall specificeras så att varje komponent är tydlig och möjlig att följa upp. Specificering av budgetposter kan lämnas i bilagor. Budgeten ska redovisas i SEK, USD eller EUR om inte organisationen och Sida kommit överens om annat. 24

27 6. När bidrag beviljats När bidrag beviljats tecknas ett avtal mellan Sida och den sökande organisationen. Avtalet reglerar bland annat formerna för utbetalning, under vilken tidsperiod Sidas bidrag får användas, organisationens rapporteringsskyldighet, samt hur och när ej utnyttjade projektmedel och eventuell ränta skall återbetalas. Avtal skall också tecknas mellan sökande organisation och samarbetsorganisationen i den mån en sådan finns. I och med detta påtar sig sökande organisation att föra vidare Sidas krav vad avser till exempel styrsystem, rapportering, revision och anti-korruption Utbetalning av Sidas bidrag sker enbart mot rekvisition i original från organisationen där medel anges i svenska kronor. Detta under förutsättning att eventuell tidigare rapportering har inkommit till Sida. Till varje medelsrekvisition skall bifogas en prognos avseende medelsförbrukning under den period som rekvisitionen avser. Sidas bidrag skall placeras på ett separat räntebärande konto. Eventuell revidering av tidigare godkänd budget skall godkännas av Sida. Se avtal för vidare information om vad rekvisitionen skall innefatta. I och med att avtal tecknas mellan sökande organisation och Sida åtar sig organisationen att samarbeta för att motverka korruption under insatsens genomförande. Sökande organisation åtar sig även att utreda och om nödvändigt vidta rättsliga åtgärder mot den eller dem som på goda grunder kan misstänkas för korruption eller annan otillbörlig vinning. Vid misstanke om korruption eller oegentligheter skall Sida omedelbart informeras. Vid vissa tidsmässigt längre insatser, vanligen aktivitetsperioder över 12 mån, begär Sida en delrapport från den sökande organisationen. Delrapporten skall innehålla information om de aktiviteter som företagits och resultatuppfyllelse per aktivitet. Rapporten bör även redovisa eventuella avvikelser från planen och ange skäl till dessa avvikelser, samt Avtal mellan Sida och sökande organisation Rekvisition och utbetalning av medel Anti-korruption Rapportering delrapport 25

28 Rapportering slutrapport Ekonomisk redovisning Resultatorienterad rapport information om justerad tidsplan. Slutligen skall delrapporten innefatta en budgetuppföljning i enlighet med beviljad budget. Slutrapportering av medel som beviljats av Sida är en viktig källa för lärande och underlag för uppföljning. Det är därmed väsentligt att rapporten är analyserande och försöker att förklara skillnader i tidigare insatsbeskrivning och slutgiltigt utförande. Slutrapporten skall innehålla dels en ekonomisk redovisning och dels en resultatorienterad rapport och vara bestyrkt av en auktoriserad revisor. Beträffande omfattningen av denna revision hänvisas till revisionsinstruktionen i Allmänna villkor för Sidas bidrag till svenska enskilda organisationer. En elektronisk kopia och en papperskopia av den ekonomiska och den resultatorienterade rapporten skall lämnas till Sida Stockholm senast sex månader efter insatsens slut, om inte annat reglerats i avtalet. Rapportering bör fokusera på hela projektet och det mervärde som den svenska organisationen bidragit med. I de fall då bidraget bundits till någon specifik aktivitet eller budgetpost måste denna beskrivas separat. Detta gäller även den ekonomiska redovisningen. Den ekonomiska redovisningen skall vara i samma valuta som ansökan och följa samma uppställning som den beviljade budgeten (se kapitel 5.3). Skillnader mellan budget och utfall skall noteras och förklaras i den resultatorienterade rapporten. Redovisningen bör ge en heltäckande bild av projektets intäkter och utgifter. Kompletterande information om till exempel övriga finansiärers bidrag bör lämnas (eventuellt i bilaga). Den resultatorienterade rapporten skall vara analyserande i sin karaktär och därmed beskriva utfall i form av måluppfyllelse, resultat och effekter, samt genomförande i relation till de i ansökan identifierade problemen, förväntade resultaten och planerade aktiviteterna. I stort skall analysen relatera till insatsbeskrivningen i ansökan och vara uppställd i enlighet med denna (se 5.2). Analysen bör bland annat innefatta en beskrivning av: i vilken utsträckning de mål som ställts upp i insatsbeskrivningen har uppnåtts de aktiviteter som har genomförts och konkreta resultat och effekter av dessa, även vad avser långsiktiga utvecklingseffekter vilka i målgruppen som insatsen nått (till exempel kvinnor, män, barn, handikappade) eventuella avvikelser från plan och mål som har förekommit bakgrunden till eventuella differenser mellan budget och utfall huruvida tidsplanen har hållits och ifall eventuella avvikelser förekommit hur insatsen kommer att avslutas alternativt fortsätta slutsatser och lärdomar som dragits på grundval av erfarenheter från insatsen samt om och hur dessa kommer att återföras till organisationens fortsatta verksamhet 26

29 Av Sida beviljade medel som inte förbrukats vid insatsens slut och intjänad ränta skall återbetalas till Sida i samband med slutredovisning. Observera att vissa större organisationer har separata avtal med Sida om återbetalning en gång per år. En organisation som beviljas bidrag från Sida är skyldig att fortlöpande tillhandahålla all information som Sida önskar ta del av, vilket inkluderar att informera berörd svensk ambassad om insatsen. Sida i sin tur informerar berörda ambassader om beviljade bidrag. Organisationen skall även göra det möjligt för Sida eller av Sida utsedd representant att besöka insatsen. Organisationen skall vidare informera om att insatsen erhåller stöd från Sida i sin information kring insatsen både i Sverige och i mottagarlandet. Information till Sida och information utåt 27

30

31

32 Att halvera fattigdomen i världen till år 2015 är vår tids största utmaning. Det kräver samarbete och uthållighet. Samarbetsländerna ansvarar för sin utveckling. Sida förmedlar resurser och utvecklar kunskap och kompetens. Det gör världen rikare. STYRELSEN FÖR INTERNATIONELLT UTVECKLINGSSAMARBETE Stockholm Besöksadress: Valhallavägen 199 Telefon: Telefax: sida@sida.se,