L U N D S U N I V E R S I T E T. Projektledning. Kristian Widén, PhD

Transkript

1 Projektledning Kristian Widén, PhD 1

2 Kunskapsmål Introduktion till personella resurser 2

3 Personella resurser 3

4 Personella resurser Människor avgör utgången av projekt 4

5 Vad är ledning av personella resurser? Ledning av personella resurser är de processer som medger bästa användningen av projekt teamet. Processer som ingår: Planneringen av organisationen Rekrytering Teambyggnad 5

6 Ledning av personella resurser I princip två olika delar En formell, (Plannering, rekrytering) En informell (Teambyggnad) 6

7 Att leda människor Psykologer och ledarskapsforskare har lagt mycket tid på att studera hur man kan leda människor Viktiga områden är: Motivering Påverkan och makt Effektivt ledarskap 7

8 Motivering Abraham Maslow utvecklade behovshierarkin, en teori om motivationen hos människor. De fem behoven är enligt Maslow (1 är längst ner i trappan & 5 i toppen) Grundläggande behov (ex mat, kläder, tak över huvudet) behov av trygghet behov av kärlek och gemenskap behov av uppskattning behov av självförverkligande 8

9 Herzberg s motivatorer och hygienfaktorer Motivatorer (eng: motivators) av typen engagerande arbetsuppgifter, uppskattning från ledningen, eget ansvar, möjligheter till personlig och professionell utveckling osv som ger en inre tillfredsställelse och därmed ökar den inre motivationen att göra en fullgod insats, Hygienfaktorer (eng: hygiene factors) som anställningstrygghet, bra arbetstider, lön och förmåner och annat som inte direkt ger positiv tillfredsställelse men vid brister ger upphov till missnöje. Sådana faktorer räknas till yttre motivation. 9

10 Thamhain and Wilemon s sätt att influera projekt 1. Auktoritet: legitimiteten att ge order 2. Uppgifter: Den upplevda möjligheten PM har att påverka framtida arbetsuppgifter 3. Budget: Den upplevda möjligheten PM har att hantera gemensamma budgetar 4. Befodran: : Den upplevda möjligheten PM har att påverka framtida befodran 5. Pengar: : Den upplevda möjligheten PM har att påverka framtida lön 6. Straff: : Den upplevda möjligheten PM har att utdela bestraffningar 7. Arbetsinnehåll: : Den upplevda möjligheten PM har att fördela arbetsuppgifter efter kunskap och 8. Expertis: PMs upplevda specialistkunskap 9. Vänskap: Pms förmåga att fungera socialt 10

11 Ledningsstrategier Projekt har större möjlighet att lyckas om PM påverkar med: Expertis Arbetsinnehåll Projekt har större sannolikhet att misslyckas om PM förlitar sig för mycket på: Auktoritet Pengar Straff 11

12 Förbättra effektiviteten PM kan förbättra effektiviteten genom 7 vanor : Arbeta proaktivt Ha alltid målet i fokus Gör saker I rätt ordning Tänk win/win Försök att förstå innan man försöker bli förstådd Sök synergier 12

13 Nyckel funktioner att ha med sig Framtida ledare Sociala hubbar Adminsitratörer Informella ledare 13

14 Teamutveckling Det krävs teamwork för att lyckas med sitt projekt. Träning kan få människor att förtå sig själv, andra och hur man arbetar I team. Teambyggande aktiviteter innehåller: Fysiska utmaningar Indikatorer för psykiska indikatorer 14

15 Sociala stilar Människor kan upplevas som antingen: pådrivare uttrycksfulla analytiska lag/harmoni Motsatser (pådrivare och lag/harmoni, uttrycksfulla och analytiska) kan ha svårt att komma överens Robbins & Finley 15

16 Sociala stilar 16

17 System för erkännande och belöning Team-baserad erkännande och belöning kan förstärka teamwork Fokusera på måluppfyllnad Avsätt tid för teamdeltagare att hjälpa och stötta varandra 17

18 Generella råd angående team Fokusera på att möta projektmålen och att producera positiva resultat Lös problem istället för att skylla på människor Inför återkommande, effektiva möten Stöd teammedlemmarna och uppmuntra dem till att stötta varandra Uppmärksamma både individer och grupp 18

19 Organisationsplannering Organisationsplannering innefattar identifiering, dokumentering och tilldelning av projektroller, ansvar samt avrapporteringshierarki Det resulterar i: OBS (organisational breakdown structure) Arbets- och ansvarsdefiniering RAM (responsibility assignment matrixes) Resurshistogram 19

20 Exempel på OBS 20

21 Arbets- och ansvarsdefiniering 21

22 Sample Responsibility Assignment Matrix (RAM) 22

23 RAM Showing Stakeholder Roles 23

24 Resursnivåoch utjämning Resursnivå är den mängd individer som finns I ett projekt I vid en given Resurshistogram visar på resursnivån Över-allokering innebär att fler resurser (individer) är allokerade an det finns tillgång till 24

25 Number of People L U N D S U N I V E R S I T E T Sample Resource Histogram for a Large IT Project Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Java programmers Business analysts Technical writers Managers Administrative staff Database analysts Testing specialists 25

26 Sample Histogram Showing an over allocated Resource 26

27 Resursutjämning Resursutjämning är en teknik som avser att hantera resurskonflikter genom att skjuta på aktiviteter Huvudsyftet är att få en jämnare fördelning av resurser över tiden och att undvika över-allokering 27

28 Resource Leveling Example 28

29 Användning av program Program kan hjälpa till med RAMs och resurshistogram Projektledningsmjukvaror inkluderar möjligheter till: Att analysera resursanvänding Identifiera under- och över-allokering Resursutjämning 29

30 Ledning av personella resurser är mycket mer än att använda program Projektledare måste: Möta människor med förståelse och respekt Förstå vad som motiverar dem Kommunicera med förstånd Målet är att möliggöra för varje teammedlem att göra sitt bästa 30