Petra Ojala (C) Kjell Persson (M) Anders Leijonhielm Bengt-Åke Carlsson (MP) Martin Törnell (SD)

Transkript

1 Plats och tid Beslutande Ledamöter Måndag 1 februari 2016 kl , Svenljungasalen söder, kommunhuset Stefan Carlsson (S), ordförande Johan Björkman (M), vice ordförande Per Andersson (S) ej beslutsrundan Eva Johansson (C) Barbro Johansson (C) Christer Schönander (SD) Jarl Bill (LBPO) Monica Björsell (LBPO) Kerstin Göss-Lindh (S) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare Torsten Lindh (S) Petra Ojala (C) Kjell Persson (M) Anders Leijonhielm Bengt-Åke Carlsson (MP) Martin Törnell (SD) Justering Justerare Plats och tid Paragrafer 1-19 Underskrifter Sekreterare Johan Björkman (M) Kommunstyrelseförvaltningen Ordförande Justerare Michaela Chalhoub Stefan Carlsson Johan Björkman Instans Anslag / Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum 1-19 Anslagsdatum Datum för anslagets nedtagande Protokollet finns på Kommunstyrelseförvaltningen Underskrift

2 Svenljunga kommun Tjänstemän Michaela Chalhoub, handläggare inköp och juridik Magnus Nilsson, kommunchef Ildiko Nagy, integrationssamordnare Karolina Wikmyr, personalchef Magnus Fleischer, ekonomichef Hans-Erik Olofsson, VD Svebo Ing-Marie Larsson, socialchef Fredrik Ekberg, samhällsbyggnadschef Magnus Eriksson, avfallschef 2 (24)

3 Svenljunga kommun Innehållsförteckning 1 Godkännande av dagordning Styrdokument integration Organisation av översiktsplanearbetet Förnyad arbetsmiljöpolicy Fördelning av tillfälligt stöd till kommuner med anledning av flyktingsituationen Kommunalt borgensåtagande, Svenljunga verksamhetslokaler Stiftelsen Klevs Gästgiveri Verksamhetsplan Personalkostnadsanalys Förvärv av fastigheter för ensamkommande barn Information om samordnad flyktingmottagning Lokalisering av ny återvinningscentral Anställning av en lokalförsörjningsstrateg Synpunkter och klagomål första halvåret 2015, BUN Redovisning av inkomna synpunkter och klagomål till kommunstyrelsen andra halvåret s delegationsordning Information från kommunstyrelsens ordförande informella uppsiktsplikten Anmälda delegationsbeslut Inkomna beslut, skrivelser och meddelanden (24)

4 1 Godkännande av dagordning Beslut godkänner dagordningen. 4 (24)

5 2 Styrdokument integration Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Anta styrdokumentet Riktlinjer för integration och flyktingmottagning, samt besluta att tidigare styrdokument Riktlinjer för introduktion och introduktionsersättning upphör att gälla. Sammanfattning av ärendet På grund av ändringar i lagstiftningen är tidigare styrdokument Riktlinjer för introduktion och introduktionsersättning inte längre i enlighet med gällande lagstiftning vilket innebär att en revidering var nödvändig. Svenljunga kommun har pågående överenskommelser med Länsstyrelsen om flyktingmottagande. Överenskommelserna innebär ett åtagande för kommunen att fortlöpande ta emot ett visst antal personer varje år som omfattas av lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare. Länsstyrelsen ansvarar för att arbeta med regionala överenskommelser mellan myndigheter och kommuner. Kommunen strävar efter en kvalitativ integration för nyanlända och har därför tecknat en lokal överenskommelse som innebär ett aktivt samarbete mellan lokala berörda aktörer. Den lokala överenskommelsen följs upp kontinuerligt och den reglerar ansvar och rutiner under etableringstiden. De ändringar i såväl lagstiftning som i de lokala överenskommelserna innebär att tidigare styrdokument inte längre är aktuellt och att en revidering var nödvändig. Beslutet expedieras till Kommunchef Kanslichef Integrationssamordnare 5 (24)

6 3 Organisation av översiktsplanearbetet Diarienummer: Beslut Väljer följande representanter: C: Eva Johansson och Barbro Johansson KD: Stig Nilsson och Caroline Swedengren L: Owe Lundin och Peter Kobbe M: Margaretha Bjälkemo och Jonas Alm MP: Bengt-Åke Carlsson och Eva Gullander S: Per Andersson och Gunnel Johansson SD: Christer Schönander och Roger Gyllensten LBPO: Per Bornefalk och Maria Dale Andersen Sammanfattning av ärendet har i uppgift att välja representanter till översiktsplanearbetets arbetsgrupper. Arbetsgrupperna arbetar främst med de politiska ställningstaganden som behövs i projektet och är tillsammans med Styrgruppen ansvariga för översiktsplanens förankring hos medborgarna. Miljöpartiet har bett att få avvakta med att föreslå representanter översiktsplanearbetets arbetsgrupper tills efter nyår. Expedieras till Styrgrupp för översiktsplanen Planarkitekt Kanslichef 6 (24)

7 4 Förnyad arbetsmiljöpolicy Diarienummer: 2016-KS Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Antar styrdokument för förnyad arbetsmiljöpolicy. Sammanfattning av ärendet Svenljunga har idag en arbetsmiljöstrategi från Personalfunktionen har under hösten 2015 tillsammans med ledningsgruppen och de fackliga huvudorganisationerna arbetat fram förslag på en ny arbetsmiljöpolicy. Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige HO LO, TCO, SACO Personalfunktionen Svenljunga/Tranemo kommun 7 (24)

8 5 Fördelning av tillfälligt stöd till kommuner med anledning av flyktingsituationen Diarienummer: 2016-KS Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Erhållet extra generellt statsbidrag för den rådande flyktingsituationen (27,8 mkr) fördelas med tkr för 2015 och resterande tkr för Ger ekonomichefen Magnus Fleischer i uppdrag att formulera ett förslag på regelverket. Sammanfattning av ärendet Riksdagen har beslutat om en extra ändringsbudget att ge kommunsektorn 9,8 miljarder kronor i form av ett tillfälligt stöd. Anslaget fördelas med 1,47 miljarder till landsting och 8,33 miljarder till kommunerna. Beloppet kommer att utbetalas under 2015 och får nyttjas även under Svenljunga kommun har i december 2015 erhållit 27,8 mkr. Rådet för kommunal redovisning (RKR) har yttrat sig om hur det statsbidrag som ges som tillfälligt stöd till kommuner och landsting för att hantera den rådande flyktingsituationen ska redovisas. Inkomsten bör periodiseras med en jämn fördelning från och med december 2015, eller från den månad 2015 när kommunen eller landstinget bedömt att kostnaderna för flyktingsituationen började öka i betydande omfattning. Periodiseringen sträcker sig fram till och med december För Svenljunga kommun började kostnaderna för flyktingmottagandet öka hösten Beloppet bör därför periodiseras över hela 2015 och 2016 dock med tyngdpunkten från halvårsskiftet Kommunfullmäktige ( ) har bl a beviljat Barn och utbildningsförvaltningen ett ramtillskott på 5 mkr för att klara verksamheten för det ökade antalet barn i skolan. Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Ekonomichef Redovisningsekonom Samtliga nämnder 8 (24)

9 6 Kommunalt borgensåtagande, Svenljunga verksamhetslokaler Diarienummer: 2016-KS Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Utöka kommunal borgen för Svenljunga Verksamhetslokaler AB 150 mkr till 315 mkr med avsikten att ändra finansieringen och ta upp externa lån för att täcka hela lånebehovet, samt att reversen till kommunen på ca 165 Mkr ska återbetalas till kommunen. Sammanfattning av ärendet Svenljunga Verksamhetslokaler AB har idag en balansomslutning på ca 310 Mkr varav bokfört värde på fastigheterna uppgår till ca 285 mkr. Fastigheterna är finansierade genom externa lån på ca 98 Mkr och reverser till Svenljunga Kommun på totalt ca 165 Mkr. Svenljunga Verksamhetslokal har nu för avsikt att ändra finansieringen och ta upp externa lån för att täcka hela lånebehovet. Reversen till kommunen på ca 165 Mkr kommer då att återbetalas till kommunen. Med anledning av denna förändring föreslås kommunfullmäktige att bevilja utrymme för kommunal borgen för hela denna externa upplåning. Detta är mest fördelaktigt för kommunkoncernen totalt. Kommunfullmäktige föreslås därför besluta om att utöka kommunal borgen för Svenljunga Verksamhetslokaler AB från 150 Mkr till 315 Mkr. Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Ekonomichef Redovisningsekonom 9 (24)

10 7 Stiftelsen Klevs Gästgiveri Diarienummer: Beslut Ge uppdrag till ekonomichefen och VD AB Svenljunga Verksamhetslokaler att utreda frågan om möjligheten för kommunen att upplösa stiftelsen, permutation, och därmed möjliggöra exempelvis en försäljning av fastigheterna. Tilldela medel för utredningen enligt ovan, upp till kr, konsultutredning gällande byggnadstekniska och juridiska frågor. Medel tas från KS-oförutsett. Reservation Eva Johansson (C) och Barbro Johansson (C) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning av ärendet Svenljunga kommun har genom beslut i Fullmäktige beslutat att påta sig ansvaret för Stiftelsen Klevs Gästgiveris anläggning vad gäller framtida underhåll och drift. Detta åtagande gällde efter det att in och utvändiga renoveringar och upprustningar var avslutade. Kommunen har sedan varit införstådd men enligt stiftelseurkunden att årliga bidrag kan komma att behövas för kommande underhåll. Då fastigheterna efter många år börjar bli i dåligt skick och kommunen de senaste åren fått tillskjuta allt mer medel, kr 2014 och kr 2015 har frågan väcks om det är rimligt att fortsätta underhålla fastigheterna. Enligt gällande regler är det svårt för kommunen att frånträda sitt ansvar för fastigheterna. Ändrade förhållanden från att det att stiftelsen bildades kan möjliggöra att stiftelsen kan upplösas och kommunen frånträda sitt ansvar. Ett sådant ändrat förhållande kan vara att byggnaderna inte längre kan underhållas på ett byggnadstekniskt eller ekonomiskt rimligt sätt. Detta då skicket på fastigheter är så dåligt att mer omfattande renoveringar krävs för att byggnaderna skall kunna användas som Gästgiveri, dvs det skall gå att bedriva mat och logiverksamhet. Frågan måste således utredas i vilket skick fastigheter är och vilka kostnader som det kan komma att föra med sig om anläggningen skall kunna användas enligt syftet i stiftelseurkunden. Det är Kammarkollegiet i Stockholm som måste godkänna en upplösning av stiftelsen. Förslag till beslut på sammanträdet Eva Johansson (C): Avslag på förslaget från arbetsutskottet med motiveringen att inte Klev ska säljas och föreslår att kr från KS oförutsett i stället tas till renovering och därefter hänskjuts till framtida budgetberedning. Johan Björkman (M): Bifall till arbetsutskottets förslag. 10 (24)

11 Svenljunga kommun Paragraf Beslutsgång Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag mot Johanssons förslag och finner att kommunstyrelsens beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Beslutet expedieras till Ekonomichef Redovisningsekonom Svenbo 11 (24)

12 8 Verksamhetsplan Diarienummer: 2015-KS362 Information Kommunfullmäktige informeras om hur arbetet med Verksamhetsplanen ska färdigställas och hur budget på verksamhetsnivå kommer att redovisas. Sammanfattning Enligt beslut i KF (177a) skall samtliga nämnder redovisa budget på verksamhetsnivå i kommunens totala verksamhetsplan. Nämnderna skall efter att KF fattat beslut om ramarna internt arbeta fram budget på verksamhetsnivå. Denna skall beslutas i respektive nämnd och därefter i KF. Då samtliga nämnder inte har fattat beslut före beredningen till KF 15/2 kommer ärendet upp till beslut i KF 21/3. Expedieras till Nämnderna Ekonomienheten 12 (24)

13 9 Personalkostnadsanalys Diarienummer: 2015-KS156 Information Kommunfullmäktige informeras om hur redovisningen görs av begärd personalkostnadsanalys, KF 176, Sammanfattning av ärendet I samband med redovisningen av delårsbokslutet, tertial 2, beslutade kommunfullmäktige ( 176) enligt följande: Samtliga nämnder inkommer med en analys av personalkostnaderna med en jämförelse mellan 2015 och 2014 utifrån kostnader samt antal årsarbetare omräknat till heltid. Analysen kommer att göras enligt underlag som tas fram av personalenheten och ekonomienheten. Analysen kommer att göras i samband med bokslut för 2015 och presenteras i årsredovisningen. Expedieras till Nämnderna Ekonomienheten 13 (24)

14 10 Förvärv av fastigheter för ensamkommande barn Diarienummer 2016-KS Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Köpa in upp till 6 stycken privata fastigheter för att tillgodos socialnämndens akuta behov, utöver de 2 fastigheter som köpts in med stöd av delegation given av kommunfullmäktige Syftet med inköp av ytterligare upp till 6 fastigheter är att täcka behovet av boende för ca 80 stycken ensamkommande barn till en högsta sammanlag kostnad av ca 8 miljoner kronor. Sammanfattning av ärendet Svenljunga Verksamhetslokaler AB har av socialnämnden i Svenljunga kommun fått i uppdrag att snarast möjligt ta fram permanenta boenden för ca 80 stycken ensamkommande barn. Bolaget har nu undersökt marknaden och funnit 6 stycken lämpliga fastigheter i centralorten som skulle kunna tillgodose socialnämndens akuta behov 1-2 år framåt. För att kunna gå vidare behöver bolaget få ett beslut från KF att köpa in dessa fastigheter. Förslag till beslut på sammanträdet Johan Björkman (M): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Svenljunga verksamhetslokaler 14 (24)

15 11 Information om samordnad flyktingmottagning har tagit del av informationen. 15 (24)

16 12 Lokalisering av ny återvinningscentral Diarienummer: 2015-KS Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Placera den nya återvinningscentralen på området Moga syd B, samt att ge samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att ta fram en förnyad kostnadskalkyl. Motivering Lokaliseringsutredningen rekommenderar två likvärdiga alternativ för Svenljunga kommuns framtida återvinningscentral. Det två alternativen har båda goda möjligheter för att uppfylla de krav som ställts i utredningsdirektivet. Det går inte att entydigt utpeka det ena alternativet som bättre än det andra i detta skede, eftersom det inte går att fullt ut avgöra om det finns utrymme nog för en anläggning på Prästgårdsgärdet som motsvarar de krav man har på utrymmen, flexibilitet och säkerhet. De största nackdelarna avseende Prästgårdsgärdet är att tillgänglig yta är mindre än vad som är önskvärt och att fastigheten kan vara attraktiv för försäljning till annan verksamhet. Prästgårdsgärdet har vidare erhållit något högre poäng i utredningen, framförallt på grund av att kostnaderna och tidsåtgången för att anlägga en återvinningscentral på Moga syd B är högre än för Prästgårdsgärdet. Det beror på att området till skillnad mot Prästgårdsgärdet inte är planerat och iordningsställt för industriverksamhet. Ett resultat av utredningen är att två lokaliseringar kan uteslutas då de enligt utredningen har uppenbara brister eller på annat sätt påverkar kommunens strategiska utveckling negativt. I Änglarp saknas t.ex. möjligheter att lösa VA på ett tillfredsställande sätt. Ur strategisk synpunkt är det olämpligt att anlägga en ÅVC i det område som idag genom detaljplan är reserverat för utbyggnad av Svenljunga avloppsreningsverk. En utbyggnad av Svenljunga avloppsreningsverk är något som kan bli aktuellt i och med centraliseringar för VA-verksamheten i framtiden. Sammanfattning av ärendet Svenljunga kommun är i behov av en ny återvinningscentral då den befintliga återvinningscentralen i Änglarp inte uppfyller dagens miljö- eller arbetsmiljökrav. Verksamheten har växt ur anläggningen då antalet besökare är betydligt fler än i början av 1990-talet när verksamheten planerades och byggdes. Dessutom finns klara brister med avseende på tillgänglighet då anläggningen både är avlägsen och svårtillgänglig med tanke på den dåliga tillfartsvägen. Återvinningscentralen är dessutom byggd ovanpå avfall som desponerats på vilket innebär att ytskiten måste åtgärdas för att leva upp till tillsynsmyndighetens krav fattades beslut om lokalisering i samhällsbyggnadsnämnden, beslut som sedan vid flera tillfällen omprövats. I februari 2015 upphävde kommunfullmäktige beslutet om en placering på Bergsäters industriområde i anslutning till kommunförrådet vilken hade 16 (24)

17 Svenljunga kommun Paragraf beslutats av kommunfullmäktige under I samband med upphävandet gavs samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att utreda fyra alternativ till placering av återvinningscentralen: Änglarp, bortanför Star Trading, vid bron Ätran bortanför lastbilscentralen och övrig placering. Samhällsbyggnadsnämnden har i sin tur givit förvaltningen i uppdrag att genomföra en lokaliseringsutredning utifrån 13 fastställda kriterier. Av dessa har Tillgänglighet, transporter och infrastruktur, påverkan från omkringliggande verksamhet och närboende, driftkostand och arbetsmiljö ansetts som särskilt viktiga. I uppdrag har även ingått att med hjälp av medborgarkommunikation i form av en fokusgrupp ta in synpunkter från kommuninvånarna om återvinningscentralens framtida placering. Utredningen har genomförts i sammarbete med konsultfirman Ramböll Sverige AB. Ramböll har leveretat en slutversion av lokaliseringsutredningen som man presenterade för nämnden den 19 november. Efter det har man även kompletterat med ett PM om koldioxidutsläpp. I sin rapport pekar konsulterna ut två placeringar som två likvärdiga alternativ för kommunens framtida ÅVC Prästgårdsgärdet och Moga syd B. IPAB Byggkonsult AB har på avfallschefens begäran utfört en okulärbesiktning av byggnaden på Nylännesgatan 10 (Svenljunga Hud) utifall det skulle bli aktuellt att eventuellt köpa fastigheten för att utöka markytan till alternativet Prästgårdsgärdet. Slutsatsen man drar är att fastigheten är i stort behov av renovering, stomstabiliteten går inte att säkerställa på grund av rostangrepp. Personer bör ej vistas i fastigheten innan åtgärder är vidtagna. Ärendet har beretts i arbetsutskottet den 3 december Arbetsutskottet föreslår alternativ Moga syd B. Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige 17 (24)

18 13 Anställning av en lokalförsörjningsstrateg Diarienummer: 2016-KS Beslut Anställa en lokalförsörjningsstrateg som finansieras av KS oförutsett under 2016 och tar med finansieringen för framtiden i verksamhetsplan Reservation Eva Johansson (C) och Barbro Johansson (C) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning av ärendet Det är viktigt att få en resurs på central nivå som kan arbeta för alla förvaltningar och vara en kompetens för att möta behoven. I dialog med våra förvaltningar har det uppkommit ett stort behov av en beställarkompetens när det gäller lokalfrågor. Bolagets uppdrag att både arbeta för förvaltningarna och att arbeta för bolagets bästa går emot varandra eftersom det är beställare och utförare i samma organisation Förslag till beslut på sammanträdet Eva Johansson (C): Avslag på arbetsutskottets förslag då kompetensen ska tillhandahållas av Svenbo. Monica Björsell (LBPO): Bifall till arbetsutskottets förslag. Johan Björkman (M): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsgång Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag mot Johanssons förslag och finner att kommunstyrelsens beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Beslutet expedieras till Förvaltningarna 18 (24)

19 14 Synpunkter och klagomål första halvåret 2015, BUN Diarienummer: Beslut Tackar för redovisningen och lägger den till protokollet. Sammanfattning av ärendet Enligt riktlinjer för hantering av synpunkter och klagomål ska det göras en uppföljning/värdering av inkomna synpunkter och klagomål. Uppföljningen ska redovisas till kommunstyrelsen 2 gånger per år. Barn- och utbildningsnämnden har under första halvåret 2015 (januari-juni) diariefört fem inkomna klagomål/synpunkter. 19 (24)

20 15 Redovisning av inkomna synpunkter och klagomål till kommunstyrelsen andra halvåret 2015 Diarienummer: 2015-KS Beslut Tackar för redovisningen och lägger den till protokollet. Sammanfattning Enligt riktlinjer för hantering av synpunkter och klagomål ska det göras en redovisning av dessa två gånger/år till kommunstyrelsen. Under andra halvåret 201 har det till kommunstyrelsen inkommit sammanlagt tre synpunkter/klagomål. En av dessa tre har fått återkoppling och/eller svar inom de fem dagar som anges i Svenljunga kommuns riktlinjer för synpunkter och klagomål. Övriga två har besvarats men inte inom angiven tid. Expedieras till 20 (24)

21 16 s delegationsordning Diarienummer: Beslut Godkänna förslaget till delegationsordning för kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Efter en genomgång av personalnämndens delegationsordning, i samverkan med personalchefen och Tranemos kommunjurist, hur det framkommit några motsägelser i KS reglementet. Framför allt avseende disciplinära åtgärder och avstängning/avsked/uppsägning av förvaltningschefer och kommunchefer, vilket är överlämnat till samverkansnämnden personal genom reglemente. Beslutet expedieras till Kommunchefen Handläggare inköp och juridik 21 (24)

22 17 Information från kommunstyrelsens ordförande informella uppsiktsplikten s ordförande informerar om; Naturbruksgymnasiet, avtal om asylplatser och Toftalyckan. 22 (24)

23 18 Anmälda delegationsbeslut Diarienummer: Beslut Godkänner redovisningen av nedanstående beslut som har fattats med stöd av delegation, Arbetsutskottets beslut Beslut att återremittera barn- och utbildningsnämndens ärende om Håcksviks skola för vidare beredning Beslut om tillfälligt hyreskontrakt för Ridanläggningen Ljungaskog Beslut om avropsanmälan på SKIs avtal Kontorsmaterial Beslut om sponsorsavtal med Glasets Hus i Limmared Beslut om samverkansavtal med polisen Beslut om uppdrag gällande finansiering och rekrytering av lokalansvarig Beslut om upprustning av idrottsplats på Moga Fritid Beslut om att flytta nästa KSAU-sammanträde. Ekonomichefens beslut 2008/2015 Avropsanmälan på SKIs avtal för kopieringspapper inkl. pall. Kommunchefens beslut 2001/2016 Tilldelningsbeslut i direktupphandling av utvärderare till Startskottet. 23 (24)

24 19 Inkomna beslut, skrivelser och meddelanden Beslut Lägger nedanstående beslut, skrivelser och meddelanden som har inkommit till kommunstyrelsen till handlingarna: Barn- och utbildningsnämnden Protokoll Sammanträdestider Barn- och utbildningsnämnden Protokoll Rutiner för arbete i, eller i anslutning till, de lokaler som barn- och utbildningsnämnden hyr av Svenljunga Verksamhetslokaler AB Regional Samverkanskonferens Minnesanteckningar Boråsregionen, Sjuhärads kommunalförbund Direktionsprotokoll Samverkansnämnd Personal Protokoll Missiv om ansvarsutövande från revisorerna Missiv till kommunstyrelsen Missiv om ansvarsutövande från revisorerna Missiv till socialnämnden och kommunstyrelsen Missiv om ansvarsutövande från revisorerna Missiv till samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen Missiv om ansvarsutövande från revisorerna Missiv till barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen Avtal med Migrationsverket Överenskommelse om asylplatser Skrivelse från allmänheten 24 (24)