Principer för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Antagna av kommunfullmäktige , 83 Diarienummer

Transkript

1 Principer för ekonomi- och verksamhetsstyrning Antagna av kommunfullmäktige , 83 Diarienummer

2 2 (21) Innehållsförteckning 1. Syfte och definition Målstyrning huvudprinciper Från vision till verksamhet, mål på olika nivåer i Laholms kommun Vision Inriktningsmål Resultatmål Verksamhetsmål Handlingsprogram Sammanfattande bild Kvalitetsdeklarationer Plan för styrning och uppföljning Riktlinjer och direktiv och budgetramar Kommunplan med budget samt ekonomisk plan Nämndsplan med underlag till kommunplan Internbudget Verksamhetsplaner Uppföljning och utvärdering Övriga delar i planerings- och uppföljningssystemet Aktiviteter i planerings- och uppföljningsprocessen Ansvar och befogenheter Allmänt Ansvarsfördelning Ansvarsenheter Anslagsbindningsnivåer Driftbudget Investeringsbudget Överföring av resultat Allmänt Regler för överföring Resultatfonder Användning av överskott Täckning av underskott Tilläggsanslag Omdisponeringar Inom driftbudgeten Inom investeringsbudgeten Taxor/Avgifter Övriga regler och principer för verksamhets- och ekonomistyrning Investeringsredovisning Kapitalkostnader Interna ersättningar Projekt som finansieras med såväl kommunala som externa medel Redovisning Allmänt Extern redovisning Intern redovisning Intern kontroll...21

3 3 (21) 1. Syfte och definition Styrning syftar till att påverka beteendet i organisationen mot ett önskat resultat. I styrprocessen ingår både styrning av den ekonomiska ställningen (finansiell styrning) och styrning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet. För att genomföra en konsekvent och logisk ekonomi- och verksamhetsstyrning krävs att vissa regler fastställes. Dessa ska vara så utformade att de avspeglar kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och facknämndernas värderingar tillgodoser behovet av ekonomisk information är lätta att förstå och lära ut. 2. Målstyrning huvudprinciper Laholms kommun ska tillämpa målstyrning. Följande huvudprinciper ska därför ligga till grund för styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi: Utgångspunkten för all verksamhet är fastställda mål. Av målen framgår verksamhetens inriktning, omfattning, kvalitet utifrån ekonomiska förutsättningar. Behoven ska styra målen där prioritering görs utifrån tillgängliga resurser. Målen ska i största möjliga mån ha ett invånar- och brukarperspektiv. Styrningen ska präglas av ett helhetstänkande, dvs. Laholms kommuns bästa är överordnat de olika verksamheternas behov och vilja. Styrningen sker genom beslut efter dialog och samspel med verksamheterna på olika nivåer. Kunskapen om resultaten i verksamheten ska ligga till grund för framtida styrning. Uppföljning, utvärdering och omprövning är centrala delar i styrningen och ska ske kontinuerligt på alla nivåer i organisationen. Det gäller såväl ekonomi som prestation. 2.1 Från vision till verksamhet, mål på olika nivåer i Laholms kommun Kommunfullmäktiges vision är grunden för de mål som fastställs. Utifrån visionen fastställer kommunfullmäktige inriktningsmål. Inriktningsmålen konkretiseras i resultatmål. Såväl de gemensamma som de nämndsspecifika målen är utgångspunkten för verksamhetens mål. Vision Inriktningsmål Gemensamma resultatmål Nämndens resultatmål Verksamhetsmål

4 4 (21) 2.2 Vision Visionen ska beskriva ett önskvärt framtida tillstånd i Laholms kommun. Den ska ange en färdriktning och är grunden för målen. Visionen fastställs av kommunfullmäktige och revideras vart fjärde år, det första året på en mandatperiod. 2.3 Inriktningsmål Kommunfullmäktige fastställer inriktningsmålen som utgår från visionen. Inriktningsmålen ska ange vad kommunfullmäktige politiskt vill uppnå. Inriktningsmål fastställs vart fjärde år, det första året på en mandatperiod Utformning av inriktningsmål Inriktningsmål bör uppfylla följande kriterier: ska vara långsiktiga ska uttrycka den politiska viljan avseende kommunens utveckling och vad politik och verksamhet ska sträva efter att uppnå ska vara möjliga att påverka för att kunna leda till förändring ska vara tydligt och enkelt formulerade ska vara intressant ur ett invånarperspektiv ska vara formulerat så att det är möjligt att arbeta fram tillhörande resultatmål Uppföljningen av inriktningsmålen sker genom uppföljning av resultatmålen. 2.4 Resultatmål För att konkretisera inriktningsmålen ska det finnas resultatmål till inriktningsmålen. Ett resultatmål ska ange det resultat som förväntas att uppnås under året och ska bidra till att uppfylla ett inriktningsmål. Resultatmålen ska vara prioriterade för året samt uppfylla de krav som finns för utformning av resultatmål, se avsnitt En målnivå ska beslutas för varje resultatmål. Indikatorer som kopplas till resultatmålet kan användas för att indikera en nivå. Indikatorer för effektivitet, kvalitet och volym är exempel på olika typer av indikatorer som kan användas. Om indikatorer används bör dessa i största möjliga mån vara jämförbara med andra kommuner. Resultatmålen arbetas fram i dialog mellan politik och verksamhet Gemensamma resultatmål Till de gemensamma inriktningsmålen ska det finnas resultatmål. Gemensamma resultatmål kan vara styrande för flera nämnder. Förslag till gemensamma resultatmål arbetas fram av kommunstyrelsen och ingår i Riktlinjer och direktiv för planeringen. Målen fastställs av kommunfullmäktige. De externa mätningar som genomförs av kommunens verksamheter kan användas för att styra mot utvalda resultat Nämndernas resultatmål Nämnderna kan varje år besluta om egna resultatmål som är kopplade till kommunfullmäktiges mål. Nämnden ska redovisa de beslutade målen till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har möjlighet att i Riktlinjer och direktiv styra till vilka inriktningsmål nämnderna ska ta fram resultatmål för.

5 5 (21) Utformning av resultatmål Ett resultatmål ska ha ett ettårsperspektiv och bör uppfylla nedanstående kriterier (SMARTkriterier): Specifikt, målet ska vara tydligt och konkret och tydligt ange vad som ska uppnås. Mätbart, det ska gå att avgöra i vilken utsträckning målet är uppnått. Helst ska målet vara jämförbart med andra kommuner. Målen kan mätas med hjälp av olika indikatorer/mätetal. Accepterat, målet ska vara accepterat och uppfattas som relevant av dem som berörs av målet. Detta uppnås ofta om målen tas fram i dialog med berörda. Resultatmålen bör ha ett tydligt invånar och/eller brukarperspektiv. Realistiskt, målet måste vara möjligt att uppnå. Tidsatt, det ska framgå av målet när ett visst resultat ska vara uppnått Finansiella mål Finansiella mål som syftar till att uppnå en god ekonomisk hushållning fastställes varje år i budgeten. 2.5 Verksamhetsmål När kommunfullmäktige fastställt kommunplanen och nämnderna nämndsplanerna ska en samordnad verksamhetsplan och verksamhetsplaner för respektive verksamhet arbetas fram, se avsnitt 3.5. I verksamhetsplanerna ska det anges verksamhetsmål som har ett ettårsperspektiv. Verksamhetsmålen ska ange hur verksamheten ska arbeta för att nå beslutade politiska mål och uppdrag som åvilar verksamheten. Verksamhetsmålen kan utformas som mål, aktiviteter eller handlingar. De ska beskriva hur verksamheten ska arbeta med måluppfyllelse och vem som ansvarar för genomförandet. Verksamhetsmålen fastställs av verksamhetschef samtidigt som verksamhetsplanen fastställs. 2.6 Handlingsprogram Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer för nämndernas mål, aktiviteter och handlingar i syfte att uppnå ambitioner och förbättringsområden i övriga handlingsprogram som fullmäktige fastställer.

6 6 (21) 2.7 Sammanfattande bild Vision Inriktningsmål Gemensamma resultatmål Beskriver framtida Utgår från visionen Konkretisering av önskvärt tillstånd inriktningsmål Utgör grunden för Ska ange vad Ska ange det alla mål kommunfullmäktige resultat som vill uppnå förväntas uppnås Beslut i Beslut i Ska vara prioriterat, kommunfullmäktige kommunfullmäktige och utformat enligt krav Revideras vart fjärde Revideras vart fjärde Arbetas fram i dialog år år mellan politik och verksamhet Beslut i kommunfullmäktige Revideras varje år Nämndens resultatmål Konkretisering av inriktningsmål Ska ange det resultat som förväntas uppnås Ska vara prioriterat, och utformat enligt krav Arbetas fram i dialog mellan politik och verksamhet Beslut i nämnd, redovisning till kommunfullmäktige Revideras varje år Verksamhetsmål Anger hur verksamheten ska arbeta för att nå politiska mål och uppdrag som finns Anger vem som ansvarar för genomförande Ingår i verksamhetsplan, redovisas till nämnd Beslutas av verksamhetschef Redovisas varje år 2.8 Kvalitetsdeklarationer I kvalitetsdeklarationer tydliggörs vilken service och vilka tjänster som kommunen erbjuder invånarna och brukarna. Det är ett konkret åtagande som beskriver i vilken omfattning och med vilken kvalitet kommunen erbjuder service och tjänster. Det innebär att kvalitetsdeklarationer innehåller löften och utfästelser på verksamheten utifrån de politiska målen och med de resurser som ställs till förfogande. Samtidigt görs det tydligt vilka krav kommuninvånarna kan ställa om dessa löften och utfästelser inte hålls. Kvalitetsdeklarationer upprättas för verksamhetsområden inom varje nämnd. De beslutas av nämnderna i samband med framtagandet av nämndsplanerna och utgår från de politiska målen. Nämnderna ansvarar för kvalitetsdeklarationer och det innebär ett ansvar för framtagande, genomförande, uppföljning och förbättring av åtagandena. För kvalitetsdeklarationer som berör kommungemensam service och tjänster ansvarar kommunstyrelsen. Kvalitetsdeklarationer är ett minimikrav gällande kvalitet på privata aktörer och ska vara en del av förfrågningsunderlaget. 3. Plan för styrning och uppföljning I planen för styrning och uppföljning ingår följande delar: Riktlinjer och anvisningar Budgetramar Kommunplan med budget samt ekonomisk plan

7 7 (21) Nämndsplaner Internbudget Verksamhetsplaner Uppföljning och utvärdering 3.1 Riktlinjer och direktiv och budgetramar Riktlinjer och direktiv Kommunstyrelsen beslutar i juni om Riktlinjer och direktiv för nämndernas arbete med kommunplan och budget samt nämndsplaner. Kommunstyrelsen lägger även förslag på gemensamma resultatmål i Riktlinjer och direktiv. I direktiven anges även indikatorer som ska kopplas till dessa resultatmål. Kommunstyrelsen har även möjlighet att i Riktlinjer och direktiv styra till vilka inriktningsmål nämnderna ska ta fram resultatmål för i sina nämndsplaner Budgetramar Kommunfullmäktige fastställer i juni definitiva budgetramar för respektive nämnd för nästkommande verksamhetsår. Dessa kompletteras med övriga finansiella ställningstagande som anses vara av vikt för den fortsatta ekonomiska styrningen och planeringen under året. Innevarande års budget kompletterat med godkända förändringar i den ekonomiska planen utgör grundläggande budgetram för respektive nämnd i nästkommande års budgetarbete. Därutöver kan följande förhållanden utgöra underlag för beslut om budgetramar: Årsredovisning, uppföljning och utvärdering föregående år Omvärldsanalys och basfakta Statliga beslut som påverkar kommunens verksamhet och ekonomi Prognoser för skatteunderlagsutveckling, inflation, sysselsättning, räntor etc. Förändringar eller nya förhållande som inte var kända när nämnden under fjolåret behandlade sitt förslag till kommunplan. Övriga finansiella förutsättningar och övervägande för den ekonomiska planeringen Omvärldsananlys och basfakta En kommungemensam omvärldsanalys arbetas fram vart fjärde år och utgör ett långsiktigt gemensamt planeringsunderlag. Omvärldsanalysen ska bidra med kunskap om vad som händer i samhället lokalt, nationellt och internationellt samt redogöra för hur detta påverkar Laholms kommun. Omvärldsanalysen ska vara redovisad innan revidering sker av kommunfullmäktiges övergripande inriktningsmål. Omvärldsanalysen kompletteras med basfakta om kommunen som uppdateras årligen. Basfaktan innehåller befolkningsprognoser mm. Omvärldsanalysen och basfaktan ska bidra till ett långsiktigt beslutsunderlag, handlingsberedskap, framförhållning, kunskap och därmed ökad förståelse för fattade beslut.

8 8 (21) 3.2 Kommunplan med budget samt ekonomisk plan I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Kommunstyrelsen ger riktlinjer och direktiv till nämnderna, se 3.1.1, för arbetet med kommunplan, budget och ekonomisk plan. Kommunfullmäktige fastställer definitiva budgetramar för respektive nämnd, se Nämnderna ska därefter överlämna sina förslag och bidrag till kommunplan, ekonomisk plan och investeringsplan till kommunstyrelsen. Förslag till kommunplan med årsbudget samt den ekonomiska planen för två år utöver årsbudgeten upprättas av kommunstyrelsen och fastställs av kommunfullmäktige i november. Beslutad ekonomisk plan året efter budgetåret utgör samtidigt respektive nämnds grundläggande budgetram i nästkommande års budgetarbete. Parallellt med beredningen av kommunplan och budget uppdateras de finansiella förutsättningarna och övriga delar i budgeten och den ekonomiska planen. I nämnderna Med utgångspunkt från kommunstyrelsens riktlinjer och direktiv och de av kommunfullmäktige fastställda budgetramarna arbetar nämnderna fram förslag på ekonomisk plan och underlag till kommunplan. Genom att kommunfullmäktige tilldelat nämnderna budgetramar för nästkommande verksamhetsår ska inte dessa göra ytterligare anslagsframställningar för detta år i sitt budgetarbete. Däremot ska nämnderna göra en behovsanalys för planåren och lämna förslag på investeringsplan för tre år. Från denna princip undantas VA-och Avfallsverksamhet där ansvariga nämnder med utgångspunkt från kalkylerade kostnader och planerade avgiftsnivåer ska lämna förslag på budget för nästkommande år. I nämndernas arbete med den ekonomiska planeringen ska det ingå samordning med andra nämnder och verksamheter vad gäller gemensamma frågor. 3.3 Nämndsplan med underlag till kommunplan Nämnderna ska utifrån Riktlinjer och direktiv arbeta fram och besluta om en nämndsplan. I nämnsplanen ska nämnden besluta om hur man vill styra mot de gemensamma resultatmålen. Nämnderna kan besluta om resultatmål som bidrar till kommunfullmäktiges mål. Nämnden kan också besluta om resultatmål för sitt eget verksamhetsområde. Se avsnitt för utformning av resultatmål. Nämnderna ska i nämndsplanerna även ange hur man planerar att genomföra uppföljning och utvärdering av verksamheten ur olika perspektiv. Indikatorer är ett instrument för styrning och uppföljning av mål och ekonomi. Nämnderna ska förhålla sig till de beslutade inriktningsmålen samt förslagen på de gemensamma resultatmålen och de tillhörande indikatorerna. För dessa indikatorer anger nämnderna förslag till målvärden. Nämnderna har möjlighet att lämna förslag på ytterligare eller andra indikatorer än de som angivits i direktiven. Dessutom ska det anges i kommunplanen hur de planerar att genomföra uppföljning och utvärdering av verksamheten ur olika perspektiv.

9 9 (21) Som underlag för nämndernas arbete är erfarenheterna från analysen av föregående verksamhetsårs resultat, en viktig utgångspunkt. Likaledes är det av stor vikt att tillvarata de erfarenheter de får via den löpande uppföljningen av pågående verksamhetsår. I nämndsplanen ska nämnderna även fatta beslut om kvalitetsdeklarationer som gäller för verksamheten under perioden. Nämnderna beslutar om nämndsplaner samtidigt som de lämnar förslag på budget, ekonomisk plan. Nämnderna överlämnar nämndsplan med underlag till kommunplan och budget till kommunstyrelsen senast den 30 september. De beslutade nämndplanerna redovisas till kommunfullmäktige samtidigt som med behandlingen av budget och kommunplan under november. Uppföljningen av de nämndsspecifika resultatmålen i nämndsplanen redovisas till kommunfullmäktige i samband med behandlingen av delårsrapport och årsredovisning. 3.4 Internbudget Med utgångspunkt från den av kommunfullmäktige fastställda budgeten ska respektive nämnd fastställa en internbudget. Även om budgeten har tilldelats i form av en nettoram ska emellertid nämnderna tillämpa bruttobudgetering. Detta för att uppnå jämförbarhet mellan budget och redovisning samt för att bilda underlag för finansiella bedömningar och sammanställningar. Detta innebär att samtliga kostnader och intäkter inom nämndernas verksamhetsområden ska tas upp i budgeten. Ur uppföljningssynpunkt är det viktigt att internbudgeten kodas på samma sätt som verksamheten sedan kommer att redovisas. Följande koddelar är obligatoriska i internbudgeten: Ansvar Slag Verksamhet För investeringsbudgeten tillkommer koddelen projekt. Nämnderna ska senast under januari fastställa internbudgeten. 3.5 Verksamhetsplaner Samordnad verksamhetsplan När kommunfullmäktige antagit kommunplanen utformar kommunchefen med stöd av verksamhetscheferna en verksamhetsplan för den samordnade förvaltningen. I den samordnade verksamhetsplanen ska gemensamma verksamhetsmål och gemensamma uppdrag för den samordnade förvaltningen framgå Verksamhetsplaner Med utgångspunkt i kommunplanen, nämndsplanerna och den samordnade verksamhetsplanen ska verksamhetsplaner för respektive verksamhet upprättas. I verksamhetsplanerna ska verksamhetsmål och kommungemensamma och nämndsspecifika uppdrag framgå. I

10 10 (21) verksamhetsplanen ska det beskrivas hur de ska arbeta med måluppfyllelse och vem som ansvarar för genomförandet. 3.6 Uppföljning och utvärdering För att våra fastställda mål ska blir styrande måste de löpande följas upp och utvärderas för att se hur väl vi lyckas uppnå dem. Kontinuerlig uppföljning och utvärdering är således en viktig del i kommunens planerings- och uppföljningssystem. Genom målstyrning ger uppföljning och utvärdering besked om beräknat utfall både för verksamhetens prestation och kvalitet samt tilldelade resurser. I kombination med följbara målsättningar från fullmäktigenivån till verksamhetsnivån ges beslutsfattare på olika nivåer därmed bra möjligheter att tillse att arbetet fortgår mot beslutade mål. Uppföljning och utvärdering sker löpande under året i form av månadsrapporter, uppföljningar med helårsprognos, delårsrapport samt årsredovisning Uppföljningar med helårsprognoser Respektive nämnd lämnar två uppföljningar med prognos för helårsutfallet till kommunstyrelsen. Uppföljningarna utgår från ekonomi och verksamhet den 30 april och den 31 augusti. I den andra uppföljningen ska nämnderna dessutom lämna underlag till uppföljningen av resultatmålen i kommunplanen. För att på ett tydligt sätt uppnå syftet med uppföljningarna ska dessa utgå ifrån tillämpliga delar av kommunplanen och nämndsplanerna. Därvid är uppföljning av de i planen angivna indikatorerna en viktig metod. Det är också angeläget att jämförelser görs med tidigare år för att därmed beskriva kostnadsutvecklingen för olika verksamhetsområden. Berörda nämnder ska också lämna en prognos på kostnadseffekter på helår av bedömda volymförändringar i förhållande till föregående år. I rapporterna ska också nämnderna redovisa sitt arbete med kvalitetsdeklarationer och synpunkter från dem som nyttjar deras tjänster med avseende på tjänsternas omfattning och kvalitet samt övriga åtgärder som nämnderna vidtar för att utveckla brukarinflytande. I det fall en nämnd i samband med budgetuppföljningar bedömer att budgetunderskott kommer att uppstå och detta inte är relaterat till volymökningar eller i anspråktagande av resultatfond ska nämnden samtidigt redovisa en åtgärdsplan på hur det befarade underskottet skall förhindras eller åtminstone begränsas. I åtgärdsplanen ska bland annat framgå beskrivning av åtgärder och beslut, konsekvenser för invånare, verksamhet och personal.

11 11 (21) Uppstår inom nämnd ett väsentligt negativt resultat mellan ordinarie uppföljningar ska detta omedelbart meddelas kommunstyrelsen och även då med förslag på åtgärder för att begränsa det negativa resultatet Delårsrapport Kommunstyrelsen upprättar en delårsrapport per den 31 augusti enligt bestämmelserna i den kommunala redovisningslagen. Begrepp och termer som används i delårsrapporten ska överensstämma med de termer som används i årsredovisningen. Delårsrapporten ska beskriva det verkliga resultatet för den period den avser. Detta innebär att den, till skillnad från prognoser, inte bör innehålla bedömningar eller andra osäkra inslag. Delårsrapporten med uppföljning och prognos per helår överlämnas till kommunfullmäktige under oktober Årsredovisning Kommunstyrelsen upprättar förslag till årsredovisning enligt bestämmelserna i den kommunala redovisningslagen. Årsredovisningen behandlas av kommunfullmäktige under april. Respektive nämnd ska i sin nämndsredovisning slutredovisa sitt åtagande. Detta innebär att avstämning ska ske mot mål, prestationer och kvalitet och erhållna ekonomiska resurser. Mot bakgrund av att nämndernas redovisningar även ska utgör ett planeringsunderlag är det viktigt att dessa även innehåller framåtsyftande analyser Uppföljning och kontroll av privata utförare Nämnderna ska varje år anta en plan för uppföljning och kontroll av privata utförare. Planen ska rapporteras till kommunstyrelsen i samband med delårsrapport och årsredovisning Övrig rapportering Utöver ovan beskrivna uppföljningar och rapporter kan följande rapportering till kommunstyrelsen förekomma i syfte att t ex månadsvis följa kommunens ekonomi och verksamhet: Uppföljning och utvärdering av vissa verksamhetsområden efter särskilda direktiv. Ekonomisk och finansiell rapportering. Personalekonomisk redovisning. Varje verksamhetsansvarig nämnd bestämmer med hänsyn till de egna förutsättningarna om innehåll, utformning och tidsintervall för den egna uppföljningen och rapporteringen. 3.7 Övriga delar i planerings- och uppföljningssystemet Reviderad investeringsbudget Investeringar budgeteras varje år med ett belopp som motsvarar de förväntade utgifterna under året. Projekt kan av olika skäl bli försenade och behöver därför ombudgeteras. Samtidigt kan betalningarna i vissa projekt som löper över flera år blivit tidigarelagda varvid det kan uppkomma behov av anslagsavdrag. Det kan även finnas andra skäl för omdisponeringar eller omprövning i såväl omfattning som tidsmässig förläggning av projekt som upptagits i årsbudgeten.

12 12 (21) Förslag på revideringar i investeringsbudgeten framlägges av respektive nämnd. Ansvarsfördelning och beslutsgång vid budgetering av investeringar har fastställts av kommunfullmäktige i Riktlinjer för planering, genomförande och uppföljning av investeringar Kompletteringsbudget och resultatöverföringar Överföringar av budgetavvikelser mellan åren sker företrädesvis genom resultatfonder. I vissa fall kan emellertid budgetöverskott föras över till nästkommande års budget i samband med behandlingen av kompletteringsbudgeten. Därutöver kan det finnas behov av vissa anslagskorrigeringar eller omdisponeringar under innevarande år. Kommunstyrelsen bereder förslaget till kommunfullmäktige. Som ett led i beredningen kan kommunstyrelsen, vid behov, inhämta nämndens synpunkter. 3.8 Aktiviteter i planerings- och uppföljningsprocessen Planerings- och uppföljningsprocessen har två huvudperspektiv: ett fyraårsperspektiv och ett ettårsperspektiv Fyraårsperspektiv Vart fjärde år, det först året under mandatperioden, framställs en omvärldsanalys och kommunfullmäktiges vision och inriktningsmål revideras Ettårsperspektiv Planerings- och uppföljningssystemet består för ett specifikt verksamhetsår av följande aktiviteter i kronologisk följd: Reviderad investeringsbudget behandlas i fullmäktige mars Kompletteringsbudget behandlas i fullmäktige april Resultatöverföringar till resultatfonder i fullmäktige april Årsredovisning (föregående år) i fullmäktige april Kommunstyrelsen beslutar om Riktlinjer och direktiv för nämndernas arbete med budget och kommunplan juni Fullmäktige fastställer definitiva budgetramar för resp nämnd juni Uppföljning 1 (innevarande år) behandlas i fullmäktige juni Kommunstyrelsen lämnar förslag om skattesats för nästkommande år oktober Delårsrapport/Uppföljning 2 (innevarande år) behandlas i fullmäktige oktober Kommunplan och budget med ekonomisk plan fastställs av fullmäktige november Verksamhetsplaner klara december Nämnderna beslutar om internbudget januari Årliga anvisningar Inför arbetet med de olika aktiviteterna i planerings- och uppföljningsprocessen utarbetas särskilda anvisningar i separata dokument. I anvisningarna framgår bland annat tidsplaner, riktlinjer och krav på hur arbetet ska genomföras. En detaljerad tidplan ska arbetas fram för varje år.

13 13 (21) 4. Ansvar och befogenheter 4.1 Allmänt Ansvar och befogenheter omfattar såväl erhållna resurser som verksamhet, prestationer och kvalitet. Ansvaret innebär ett åtagande att inom en ekonomisk ram utföra en viss bestämd verksamhet. Den ekonomiska ramen utgörs av en medelsanvisning för verksamhetens bedrivande eller intäkter utifrån levererade/överenskomna prestationer. Att medel erhållits med ett visst belopp innebär ett ansvar men också befogenhet att bedriva verksamheten på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. 4.2 Ansvarsfördelning Tydlig ansvarsfördelning i politiker- och tjänstemannarollen I styrsystemet renodlas politikernas och tjänstemännens rollfördelning. Detta ska bidra till att utveckla den demokratiska styrningen och att tydliggöra styrningen. Den politiska styrningen utövas genom att de förtroendevalda har en tydlig uppgift att ange mål, fördela tillgängliga resurser och följa upp verksamheten. Tjänstemännen ansvarar för hur verksamheten genomförs utifrån de politiska målen och fördelade resurserna Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ska stödja och ha uppsikt över nämndernas verksamhet samt leda och samordna planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet Nämnderna Nämnderna ansvarar för att verksamheten, inom de tilldelade ekonomiska ramarna, bedrivs enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt. Helhetssyn, samverkansvilja och prioriteringsförmåga ska prägla nämndernas arbetssätt. I ordförandegruppen lyfts frågor i syfte att underlätta samverkan och samordning mellan nämndernas ambitioner Kommunchef Kommunchefen ansvarar för att översätta de politiska budskapen och har det övergripande ansvaret för att ta fram, genomföra, följa upp och utvärdera den samordnade verksamhetsplanen Verksamhetschef Inom en nämnds verksamhetsområde ansvarar verksamhetschefen för att tydliggöra mål och ansvar i organisationen. Verksamhetschefen ansvarar för att ta fram, genomföra, följa upp och utvärdera verksamhetsplanen. Vidare ansvarar verksamhetschefen för den fortlöpande uppföljningen av ekonomin enligt fastställda riktlinjer och rapporterar till nämnden. Då ett budgetöverskridande befaras åligger det verksamhetschefen att omgående ta initiativ till åtgärder för att förhindra överskridandet.

14 14 (21) 4.3 Ansvarsenheter Allmänt En förutsättning för en framgångsrik ekonomistyrning är att definiera vad det ekonomiska ansvaret omfattar. Inom en kommun kan det finas olika typer av ansvarsenheter beroende på vilken typ av verksamhet som bedrivs. I princip finns tre olika typer av ansvarsenheter som är relevanta i sammanhanget. Graden av ekonomiskt ansvar skiljer de olika enheterna åt Kostnadsenheter Med en kostnadsenhet menas en enhet där den ekonomiskt ansvarige har till uppgift att inom ramen för tilldelade resurser och uppsatta mål svara för en verksamhet. Ansvaret avser den redovisade kostnaden som mäts mot budgeterad kostnad Resultatenheter För en resultatenhet gäller att enhetens intäkter är direkt beroende av de prestationer som utförs. Deras intäkter kan erhållas på olika sätt externt och internt. Ansvaret gäller skillnaden mellan intäkter och kostnader Balansräkningsenheter Balansräkningsenheter är den mest långtgående enhetstypen där ansvaret är mera långsiktigt och omfattar även tillgångar och skulder. Balansräkningsenheterna har inom kommunen en bolagsliknande karaktär och upprättar interna resultat- och balansräkningar. 5 Anslagsbindningsnivåer 5.1 Driftbudget Kommunfullmäktiges anslag i driftbudgeten binds på nämndsnivå där respektive nämnd erhåller en nettokostnadsram (kostnader reducerat med intäkter). I vissa fall kan nettoanslag tilldelas specifika verksamhetsområden ex renodlade avgiftsfinansierade verksamheter. Det finns möjlighet för nämnden att förändra sin budgets bruttoomslutning under förutsättning att det tilldelade nettoanslaget inte påverkas. Sådana förändringar ska anmälas till kommunstyrelsen. Anslagsnivån är föremål för årlig översyn i samband med budgetbehandling. 5.2 Investeringsbudget Byggnader och anläggningar Investeringar i byggnader och anläggningar beslutas av kommunfullmäktige och anslaget knyts till det enskilda investeringsprojektet. För projekt som fortgår i mer än ett år beslutas det om en total projektutgift. För anläggning av gator, vägar, parker etc. kan kommunfullmäktige besluta om investeringsramar.

15 15 (21) Utrustning och inventarier Ny- och reinvesteringar i utrustning och inventarier och övriga smärre projekt beslutas av respektive nämnd inom den investeringsram som erhållits i budgeten. Nämnderna bör inom dessa ramar även avsätta medel för oförutsedda investeringsbehov som kan uppkomma under året. Är anskaffningen av större vikt eller principiell art bör projektet beslutas av kommunfullmäktige som då tilldelar ett särskilt anslag Övrigt om investeringar Verksamhetsansvarig nämnd ansvarar för att utrymme finns inom budgetramen för ökade kapitalkostnader till följd av investeringar samt eventuellt ökade driftkostnader. Utrymmet skapas genom besparingar, omdisponeringar inom tilldelade ramar eller minskade kapitalkostnader på befintliga anläggningstillgångar. Dessa sjunker som en följd av de årliga avskrivningarna. Ansvarsfördelning och beslutsgång vid budgering av investeringar har fastställts av kommunfullmäktige i Riktlinjer för planering, genomförande och uppföljning av investeringar. 6 Överföring av resultat 6.1 Allmänt Ett sätt att tydliggöra ansvaret för det ekonomiska resultatet och stimulera till ett effektivt och flexibelt resursutnyttjande är att låta nämnder och enheter föra med sig över- och underskott i förhållande till erhållen budget till efterföljande år. En sådan metod möjliggör även en långsiktig planering över flera år i verksamheten samtidigt som nämndernas ekonomiska ansvar över tiden tydliggörs. Det kan emellertid i vissa fall vara svårt att fastställa om budgetavvikelsen uppstått på grund av egna insatser eller som en följd av yttre förhållanden som verksamheten, åtminstone kortsiktigt, inte haft möjlighet att påverka. 6.2 Regler för överföring Beslut i kommunfullmäktige om överföring av över- eller underskott ska föregås av en beredning där orsakerna till nämndens budgetavvikelse analyseras. Detta ska ske i samband med att nämnden lämnar sin årsredovisning. Resultatöverföringar ska ske med utgångspunkt från nedanstående principer: Grundprincipen är att hela över- eller underskottet förs över till efterföljande år under förutsättning att verksamheten skett i överensstämmelse med de mål, riktlinjer och verksamhetsbeskrivningar som angivits i nämndplanen samband med budgetbeslutet. Om resultatet eller del av resultatet beror på särskilda omständigheter utanför ansvarsområdets kontroll eller påverkan och det därför inte är rimligt att utkräva fullt ansvar av nämnden ska inte underskottet föras över. Denna princip gäller även vid uppkommet överskott.

16 16 (21) Ett resultat som förs över ska vara hänförligt till den ordinarie och planerade verksamheten, och inte föranledd av exempelvis mindre volym, lägre kvalitet eller från intäkter som inte hör till den planerade och ordinarie verksamheten. Avvikelser på grund av budgettekniska fel ska inte ingå i resultatöverföringen. Konjunkturanpassade kostnader och intäkter bör föranleda särskild analys och bedömning. Över- eller underskott som uppstår i en viss verksamhet ska normalt regleras inom samma område/delverksamhet. Nämnden beslutar om eventuellt särskilda riktlinjer för resultatöverföringar inom den egna nämnden. Enheter med hög grad av prestationsrelaterad budget bör ha hög grad av resultatöverföring. För VA- och avfallsverksamheterna gäller att 100 procent av nettoresultatet (intäkter minus kostnader) överförs. Dessa verksamheter ska vara fullständigt avgiftsfinansierade. Överföringar av budgetavvikelser mellan åren sker företrädesvis genom resultatfonder. I vissa fall kan emellertid budgetöverskott föras över till nästkommande års budget i samband med behandlingen av kompletteringsbudgeten. 6.3 Resultatfonder Beslutade överföringar av över- eller underskott förs till en resultatfond för respektive nämnd som ackumuleras över åren. Beslut om belopp fattas av kommunfullmäktige i samband med behandlingen av årsredovisningen. Överföringen påverkar inte ordinarie driftbudget. Resultatfonden får dock inte ackumulerat överstiga 1,5 procent av nämndens redovisade bruttokostnader. För nämnder med bruttokostnader lägre än 100 mkr får fonden uppgå till högst 1,5 mkr. Av resultatfonden får en nämnd per år ta i anspråk maximalt 1,0 procent av nämndens bruttobudget dock högst tkr. Ianspråktagande av medel över dessa gränser kräver beslut av kommunstyrelsen. Om det med utgångspunkt från budget och prognos finns anledning att befara att kommunen som helhet under ett år inte uppnår ett positiv resultat krävs särskilt tillstånd från kommunstyrelsen för att ta i anspråk ackumulerade överskott i resultatfonden. Ovanstående regler tillämpas inte för VA- och avfallsverksamheterna. I vissa fall uppstår budgetöverskott beroende på att budgeterade medel för särskilda ändamål av olika skäl inte förbrukats under året men där detta kommer att ske under efterföljande år. Oftast är det medel av engångskaraktär för ändamål där genomförandet blivit försenat. Sådana medel kan ombudgeteras i kompletteringsbudgeten och ingår då inte i systemet för resultatfonder. 6.4 Användning av överskott Ett överskott som förs över till nästa år får disponeras av respektive nämnd för den aktuella verksamheten om inget annat beslutas särskilt. Medlen får dock inte användas till någon verksamhetsutökning eller förändring som binder upp kommunen för nya åtaganden som kan

17 17 (21) komma att kräva ökade resurser i framtiden. Vidare får överförda medel inte användas så att det skapas en annan nivå eller inriktning på verksamheten än den som fastställts i nämndsplanerna. I samband med budgetuppföljningarna redovisar nämnderna hur stor del av resultatfonden de avser att ta i anspråk under verksamhetsåret och hur de avser att använda det. Disponeringen av dessa medel bör således vara planerad och utfallet ska rapporteras i årsredovisningen. 6.5 Täckning av underskott Överfört underskott/negativt resultat ska i första hand täckas genom i ianspråktagande av medel ur resultatfond. Saknas en positiv resultatfond måste underskott återställas av nämnd inom tre år efter det år det uppkommit. Nämnden ska fortlöpande i budget, budgetuppföljningar och årsredovisningen redovisa hur underskottet täcks. Återställning av negativ resultatfond (ackumulerade underskott) sker genom att nämnden redovisar motsvarande överskott vid årets slut. 7 Tilläggsanslag Mot bakgrund av övriga normer för styrning och ansvarsfördelning ska tilläggsanslag i princip inte förekomma. Undantag från denna regel kan emellertid förekomma i följande fall: beslut av kommunfullmäktige om ny verksamhet, inriktning eller målsättning korrigering p.g.a. budgettekniska fel Nämnd ska alltid innan tilläggsanslag begärs pröva frågan om det ökade behovet av ekonomiska resurser kan finansieras inom nämndens ram genom omdisponering av medel. 8 Omdisponeringar 8.1 Inom driftbudgeten Omdisponering mellan nämnder beslutas av kommunfullmäktige. Dock kan kommunstyrelsen fatta sådana beslut om omdisponeringen är en följd av organisatoriska förändringar, fördelning av lönekostnadskompensation eller andra centralt anslagna medel, förändringar i interndebiteringssystem eller andra förändringar av mindre omfattning som inte är av principiell betydelse. Omdisponering inom egen nettoram beslutas av respektive nämnd. En förutsättning är emellertid att det inte medför väsentlig förändring i förhållande till de fastställda målen, servicenivåer eller andra riktlinjer. Exempel på sådana förändringar är igångsättning av ny verksamhet, väsentlig utvidgning eller standardhöjning av befintlig verksamhet eller åtgärder i övrigt som kan medföra ekonomiska åtaganden och ge konsekvenser även efter budgetåret. I sådana fall ska nämnden inhämta medgivande från kommunstyrelsen/kommunfullmäktige.

18 18 (21) 8.2 Inom investeringsbudgeten Omdisponering av anslag där nämnden erhållit ett ramanslag beslutas av nämnden eller till den befattningshavare som nämnden givit sådana befogenheter. Övriga omdisponeringar beslutas av kommunfullmäktige. 9 Taxor/Avgifter Kommunfullmäktige beslutar om taxor och avgifter. Fullmäktige kan delegera till nämnderna att besluta om sådana ändringar i taxor eller avgifter som betingas av index eller andra korrigeringar av teknisk art. Nämndernas beslutanderätt anges i respektive nämnds reglemente. Taxor och avgifter ska årligen prövas av respektive nämnd. Förslag till ändrade avgifter eller taxor ska i mallen för kommunens författningssamling överlämnas till kommunstyrelsen senast under september. I beslutsunderlaget bör framgå den genomsnittliga prisförändringen per år under de senaste fem åren. Vidare ska redovisas en bedömning av de ekonomiska effekterna av avgiftsförändringen för nämnden. Vid beräkning av avgiftstäckningsgrad ska indirekta kostnader såsom administration och central ledning inräknas. Kommunen ska eftersträva enkla avgifts- och taxekonstruktioner i syfte att begränsa administrationskostnaderna och möjliggöra snabba debiteringsrutiner. 10 Övriga regler och principer för verksamhets- och ekonomistyrning 10.1 Investeringsredovisning Med investering avses all anläggningsverksamhet, inklusive om- och tillbyggnad, som medför standardhöjning och reinvestering samt anskaffning av utrustning och inventarier för stadigvarande bruk eller innehav. Tillgången ska ha en nyttjandeperiod överstigande 3 år och uppgå till ett värde av minst ett prisbasbelopp exklusive mervärdeskatt. Om dessa kriterier är uppfyllda ska anskaffningen redovisas som investering. I annat fall kostnadsförs den direkt i driftredovisningen. Vid anskaffning av inventarier som är ett led i en större anskaffning t ex nyanskaffning i samband med start av ny verksamhet eller där anskaffningen har ett naturligt samband med en nybyggnation bör bedömningen avse det samlade anskaffningsvärdet. Detta innebär att i sådant fall får enskilda inventarier till ett lägre värde än det angivna redovisas som investering. IT-utrustning, t.ex. datorer, ipad, mobiltelefoner och skrivare, ska, oavsett mängd, kostnadsbokföras direkt. Större anskaffningar av IT-utrustning med centrala uppgifter, t.ex. kommunikationsutrustning eller datorer måste bedömas i varje enskilt fall Kapitalkostnader Kapitalkostnaden består av intern ränta och avskrivningar. Avskrivningen ska spegla värdeminskningen av den anskaffade tillgången. Avskrivningstiderna varierar således beroende på objektets uppskattade nyttjandetid.

19 19 (21) Internräntan är en kostnad för kapitalbindningen. Räntesatsen bestäms årligen i samband med budgetramarna till en viss nivå oavsett om investeringen finansieras med lån eller från eget kapital. Kommunen tillämpar rak nominell metod för beräkning av kapitalkostnaden. Detta innebär att avskrivning sker av investeringens anskaffningsvärde och ränta beräknas på det bokförda restvärdet. Metoden ger nominellt minskade kapitalkostnader över tiden eftersom räntan räknas på ett successivt mindre restvärde. Kapitalkostnader för bokförda investeringsutgifter börjar debiteras verksamheterna from påföljande månad vilket innebär att endast genomförda investeringar, oavsett budgetanslag, bildar underlag för kapitalkostnader. VA- och avfallverksamheterna påförs emellertid kapitalkostnader endast vid årets utgång. Kapitalkostnader för tidigare års investeringar debiteras månadsvis med en tolftedel av den årliga kostnaden. Vid beräkning av budgetramarna jämställs kapitalkostnader med övriga typer av kostnader. Respektive nämnd ska i princip finansiera ökade kapitalkostnader från nya investeringar inom tillgänglig ram. Likaledes innebär minskade kapitalkostnader ett ökat ekonomiskt utrymme. Vid förändring av räntesats för internränta regleras emellertid de ekonomiska ramarna motsvarande effekterna av räntesatsförändring. Denna regel gäller dock inte den avgiftsfinansierade verksamheten (VA och renhållning) Interna ersättningar I en målstyrd och decentraliserad organisation är det viktigt att ansvarsenheterna ska kunna påverka största möjliga delen av såväl kostnader som intäkter. Detta gäller både externa och interna transaktioner. Detta kräver att även interna leveranser av varor och tjänster prissätts och ett köp- och säljförhållande upprättas mellan olika enheter. Vid ställningstagande om tjänster ska bli föremål för interna ersättningar måste alltid nyttan vägas mot det administrativa merarbetet och risker för att huvudprincipen om helhetssyn i kommunen försvagas. Vid sådana överväganden är påverkansmöjlighet och omfattning av tjänsten viktiga faktorer. Syftet med interna ersättningar och intern prissättning är följande: Rättvisande resultatberäkning eller kostnadsredovisning. Styra beslut vad avser inköp, volym, kvalitet, leverantör. Skapa ett kostnadsansvar och kostnadsmedvetande. Följande principer ska gälla vid köp och försäljning av interna tjänster inom kommunen: Vid utformning av modeller och metoder för intern prissättning måste ohanterliga och komplexa modeller undvikas. Enkelhet och stabilitet ska istället eftersträvas. Affärsmässighet ska prägla de interna relationerna. Prissättningen bör utgå från en självkostnadskalkyl. En marknadsanpassning bör dock övervägas när självkostnaden överstiger marknadspris. Enstaka prestationer ska prissättas

20 20 (21) efter särkostnadsprincipen, det vill säga att producerande enhet ersätts för den extra kostnad som tillhandahållandet av prestationen medför. Ersättning erläggs med förutbestämda belopp och/eller olika former av prestationsrelaterade ersättningar. Förhandlingar ska endast ske kring volym, servicenivå och kvalitet. Överenskommelser ska ske i förväg och vara skriftliga. Om avtalstiden är ett verksamhetsår ska överenskommelse ha träffats i samband med budgetarbetet. Oenighet om villkor för interna tjänster som inte kan klaras mellan nämnder avgörs av kommunstyrelsen. Principer för internhyra fastställs i särskilda riktlinjer Projekt som finansieras med såväl kommunala som externa medel När externa bidrag sökes till olika typer av projekt bör finansieringen av den del av projektet som ska bekostas av kommunen vara klar. Senast i samband med projektets påbörjande måste ett sådant beslut vara fattat av den nämnd som är huvudansvarig för projektet och dess ekonomi. I annat fall får det inte starta. Dessutom är det en grundläggande princip att det vid påbörjandet av ett projekt är helt klart vilken nämnd som är huvudansvarig för projektet och dess ekonomi. 11 Redovisning 11.1 Allmänt Syftet med kommunens redovisning sammanfattas i följande punkter: Ge en rättvisande bild av kommunens och kommunkoncernens ekonomi Tillgodose externa och interna intressenters information om kommunens, och olika enheters, ställning och resultat Spegla kommunens resultat och ställning och på så sätt ge underlag för väl grundade beslut Kommunstyrelsen ansvarar för att redovisningen samordnas och uppfyller intressenters krav och förväntningar på en konsekvent och rättvisande redovisning. Kommunens redovisningsmodell bygger på en flerdimensionell redovisning med indelning i olika koddelar för att kunna följa upp ekonomin utifrån den externa och den interna redovisningens krav Extern redovisning Lagen om kommunal redovisning reglerar externredovisningen i kommunen. Dessutom ska god redovisningssed och vedertagna redovisningsprinciper tillämpas Intern redovisning Internredovisningens roll är att avspegla den organisation som kommunen och respektive nämnd utgör. Uppgifter som hämtas ur redovisningen ska ge underlag för beslutsfattare på olika nivåer i organisationen att fatta väl underbyggda beslut. För styrningen av de olika verksamheterna blir