Enkla tips och mallar som underlättar styrelsearbetet

Transkript

1 Styrelseguiden! Enkla tips och mallar som underlättar styrelsearbetet Bilda styrelse Första steget mot en fungerande förening är bildandet av en styrelse. Den bör bestå av minst tre personer; ordförande, sekreterare och kassör. Förutom dessa tre funktioner kan styrelsen utökas med ett antal ledamöter och suppleanter. Suppleanterna är ersättare som får rycka in om de ordinarie styrelseledamöter inte själva kan närvara. Styrelse och valberedning Styrelsen har valts av medlemmarna på årsmötet. Deras uppgift är att ta beslut om verksamheten och förvalta föreningens tillgångar. Styrelsemötet Beroende på hur stor föreningen är och hur mycket av föreningsarbetet som görs av styrelseledamöterna själva behöver man hålla styrelsemöte olika ofta. Det vanligaste är att man ses ungefär 6-12 gånger per år. Det är ordförande som kallar till styrelsemötet, men ofta bestämmer man redan på själva styrelsemötet tid för nästa möte. Ett styrelsemöte kan se väldigt olika ut. Mycket beror på vilken ordförande man har och hur hon eller han vill leda arbetet. Gemensamt för alla styrelsemöten är att man har en dagordning och att man för ett protokoll som justeras av ordförande och en person till och som sedan sparas. Roller i styrelsen Ordförande Ordförande har huvudansvaret inom styrelsen och är föreningens ansikte utåt. Han/hon ska noga följa föreningens verksamhet, se till att alla ledamöter får den information de behöver för att kunna sköta sina uppdrag på ett bra sätt. Ordförande ska också kalla samtliga ledamöter till styrelsemötena och leder dessa. Ordförande är inte den som ska utföra mycket av arbetet. Han/hon ska se till att arbetet utförs genom att ta hjälp av övriga i föreningen. En viktig egenskap hos ordförande är att kunna delegera arbetsuppgifter. En ordförande ska alltså: Leda föreningens möten Föra föreningens talan Bevaka så att beslut blir verkställda Bevaka föreningens ekonomiska intressen tillsammans med kassören Vara föreningens firmatecknare tillsammans med kassören Utfärda kallelser till föreningens möten Vice ordförande Vice ordförande träder in när ordföranden är frånvarande, till exempel vid styrelsesammanträden. Om ordförande avgår så träder vide ordförande in som ordinarie ordförande fram till nästa årsmöte. För att utse en ny ordförande direkt krävs ett extra årsmöte. Sekreterare Sekreteraren har en rad administrativa uppgifter i en förening. Det kan vara att: Föra protokoll vid föreningens möten 1

2 Tillsammans med kassören bevaka så att beslut blir verkställda Svara för föreningens korrespondens Svara för föreningens trycksaker och administration Göra förslag till verksamhetsberättelse Ansvara för föreningens bidragsansökningar, tillsammans med kassören Kassör Kassören har en mycket viktig funktion i styrelsen. Ofta har den personen flest uppdrag på sitt bord. En kassör kan till exempel: Vara föreningens firmatecknare tillsammans med ordförande Svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper inkl. verifikationer Upprätta årligen balans- och resultaträkning Utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning Svara för föreningens bank- eller postgiro *) Ansvara för ett uppdaterat medlemsregister Svara för indrivning av medlemsavgifter och utbetalningar av pengar Göra förslag till budgetplan och kassaberättelse Ansvara för bidragsansökningar tillsammans med sekreteraren och är bidragsansvarig Svara för föreningens ekonomiska intressen Sköta föreningens försäkringsfrågor *) För öppnande av bank- eller postgiro ska man uppvisa stadgar och justerat protokoll där det framgår vilka som är teckningsberättigade. Organisationsnummer får man via lokala Skattekontoret. Banken kan också ge ett fiktivt organisationsnummer, om föreningen är liten och inte betalar ut löner, arvoden mm. Ledamöter i styrelsen Alla styrelseledamöter är med och lägger förslag, beslutar och ansvarar för uppgifter som åläggs dem. Ibland kan man som ledamot ha olika ansvarsområden inom föreningen. Olika sektioner i föreningen kan också vara representerade i styrelsen med ansvar för sin sektion. Revisorer Revisorerna granskar föreningens ekonomi, bokföring och verksamhet. De har kontinuerlig kontakt med styrelsen för att kontrollera att att styrelsen sköter sina åligganden. Till årsmötet lämnar de också en revisionsberättelse och föreslår ansvarsfrihet för styrelsen, om inga fel och brister har upptäckts. En revisor i en mindre ideell förening behöver inte vara auktoriserad. Däremot behöver revisorerna ha fackkunskaper inom ekonomi och redovisning. Valberedning Valberedningen lägger förslag till årsmötet till kommande styrelse och revisorer. En fungerande valberedning leder ofta till en god organisation i föreningen. De som är valda till valberedningen ska leta fram rätt personer till rätt funktioner i föreningen. Det är en fördel att de valda personerna har ett stort kontaktnät. Personer som ingår i valberedningen bör inte ha andra uppdrag i föreningen. Möten och formalia Konstituerande möte Styrelsen håller ett konstituerande möte där styrelsen inom sig väljer befattningshavare, som till exempel kassör, sekreterare med mera. 2

3 Firmatecknare, kontotecknare Den som får uppdraget som firmatecknare får rätt att representera föreningen. Firmatecknare är den person eller de personer som har rätt att genom att skriva sin namnteckning representera den juridiska personen, alltså föreningen. Styrelsen väljer firmatecknare inom sig. Vanligtvis är det ordförande och kassör. Kontotecknare får rätt att teckna bank-postgirokonto vanligtvis är det två i föreningen. Stadgar Föreningens stadgar ska klargöra: Ändamålet med föreningen Målgrupp Hur föreningen ska skötas Av stadgarna ska också framgå hur verksamhetsåret är. Verksamhetsåret kan följa kalenderåret (1 januari 31 december) eller ha en annan indelning. Normalstadgar för korpföreningar hittar du på Årsmöte Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Där får alla föreningsmedlemmar vara med och fatta de stora besluten och välja styrelse. Årsmötet hålls vid samma tidpunkt varje år, tid och plats bestämmer styrelsen. Årsmötet är att av de åtaganden som varje förening har och behöver se till att det genomförs enligt stadgarna. Det finns några punkter som alltid ska tas upp på ett årsmöte, till exempel verksamhetsberättelse och resultaträkning för föregående år - läs om alla punkter i stadgarna kap 12, 6. Erfarenhetsutbyte Årsmötet är ett utmärkt tillfälle för erfarenhetsutbyte, inspiration och energiinjektioner. Det kanske är enda gången på året medlemmarna i föreningen träffas alla tillsammans. Se till att årsmötet inte bara blir tråkig formalia utan ett möte som verkligen samlar föreningen kring sitt mål och sin verksamhet. Verksamhetsplan och budget Det är viktigt att föreningens årsmöte handlar om mer än bara året som gått. Året som kommer är minst lika viktigt. Här spelar verksamhetsplanen och budgeten en viktig roll. En förening ska beskriva sin verksamhet i en verksamhetsplan. Denna ska beskriva vad som görs, vem som gör vad, när det görs och budget för verksamhetsåret. Man kan säga att verksamhetsplanen är årets planering i ord och budgeten är samma planering fast i siffror. Båda är viktiga instrument för planering, uppföljning och avstämning. Gör man en noggrann och realistisk planering för det kommande året sparar det mycket tid och energi längs vägen och man har bra möjligheter att få lägga sitt fokus på den roliga verksamheten istället för på planer och siffror. Idrottens redovisning Även ideella föreningar ska följa bokföringslagen - annars riskerar de bestraffning. RF har tagit fram ett stöd för att avlasta föreningarna i detta arbete: Alla Korpens föreningar är alltså bokföringsskyldiga. Bokföringsskyldigheten har inget att göra med om föreningen är skyldig att betala skatt eller inte. Bokföringen underlättar styrelsearbetet. Dessutom är den viktig för att kunna visa medlemmar, banker, leverantörer, kommuner och Skatteverket hur föreningens ekonomi ser ut. 3

4 Styrelsemöten Styrelsen har som viktigaste uppgift att sköta det löpande arbetet i föreningen. Styrelsen har sammanträden så ofta som det behövs, i regel 6-12 gånger per år. Protokoll Vid varje styrelsemöte ska ett protokoll skrivas. Här har du en enkel mall att utgå ifrån: Styrelseprotokoll Protokoll nr xx fört vid föreningens namns möte den åå-mm-dd i/på platsen mötet hölls. Närvarande styrelseledamöter: Namn, namn, namn Andra närvarande: Namn, Namn 1. Mötets öppnande Mötet öppnades av Xxx Xxxx som också valdes till styrelsemötets ordförande. 2. Val av protokollförare Xx valdes att föra protokoll vid mötet. 3. Val av justerare Xx valdes att jämte ordförande justera protokollet. 4. Uppföljning av tidigare protokoll (nr x) 5. Uppföljning av föreningens verksamhet 6. Ekonomisk uppföljning 7. Rapporter från styrelsens ledamöter 8. Övriga frågor 9. Inga övriga frågor kom upp till behandling. 10. Nästa sammanträde Styrelsen beslutade att nästa möte ska hållas. 11. Mötets avslutande Ordförande tackade alla mötesdeltagare för gott samarbete och avslutade mötet... Xxx Xxxx, sekreterare Xxx Xxxx, ordförande Xxx Xxxxx, justerare Medlemsavgift i Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet Årsavgiftens (medlemsavgiftens) storlek beslutas på vårens representantskap (årsmöte). Just nu är medlemsavgiften 500 kronor per år för föreningar och 2000 kronor för nationella organisationer. Avgiften är densamma för alla medlemsföreningar oavsett storlek. Den används som ett bidrag till det arbete Korpen Riks gör för att stödja medlemsföreningarna, till exempel marknadsföringsmaterial, föreningsrådgivning och IT-stöd. Korpen riks fakturerar medlemsavgiften under första kvartalet varje år. Är föreningen med i ett Lokalt korpförbund eller Specialdistriktsförbund betalar man eventuellt också en administrativ avgift i det geografiska området. Den avgiften bestäms på respektive förbunds årsmöte av samtliga föreningar. Personligt medlemskap i Korpföreningen Det vanliga när man är med i en förening är att man får betala en medlemsavgift. Korpens föreningar 4

5 är fria att själva bestämma vilken medlemsavgift man tar ut av sina individuella medlemmar. Medlemskort kan föreningen skapa i Korpens marknadsbank som du hittar på Försäkring Alla som är med i ledarledd verksamhet, serieverksamhet, öppna arrangemang eller regelbunden återkommande verksamhet i Korpen är försäkrade. Det är föreningen som är ansvarig för att teckna försäkring för sina medlemmar. Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet har med Folksam tecknat ett nytt avtal om olycksfallsförsäkring för Korpens medlemmar och alla deltagare i Korpens öppna arrangemang. Avtalet gäller från och med 1 januari 2014 till och med 31 december De villkor som gäller för försäkringen och all annan information rörande denna hittar du på Den skadade gör själv en skadeanmälan via webben eller per telefon på nummer För att underlätta skadeanmälan är det bra att ha Korpens försäkringsnummer K till hands. Registrera medlemmar En förening i Korpen ska föra ett register över sina medlemmar. Den viktigaste orsaken till detta är kopplat till den försäkring alla medlemmar i Korpen har. Om ingen registrering skett är inte medlemmen försäkrad. Från och med första januari 2014 ska alla aktiva medlemmar finnas registrerade i IdrottOnline. Förutom att ligga till grund för bidragsansökningar så behövs medlemsregistret också som ett korrekt underlag för medlemmarnas försäkringsskydd. Dessutom är ett uppdaterat och välfungerande medlemsregister en nödvändighet för att kunna kommunicera med medlemmarna om föreningens verksamhet. Från och med augusti 2009 måste det lokala aktivitetsstödet (LOK-stöd) sökas elektroniskt via IdrottOnline. När man använder sig av IdrottOnline får man också per automatik ett väl fungerande medlemsregister. I Idrott Online registrerar man uppgifter som för- och efternamn, gatuadress, postnummer och postort, telefonnummer och e-post. Andra data som registreras är födelseår och personnummer, kön och eventuell idrott om föreningen har flera olika, medlemsnivå till exempel junior, senior etc. Följa representantskapen beslut En medlemsorganisation som är ansluten till Korpen ska följa de beslut som tas på representantskapen. Till representantskapen bjuds alla medlemsföreningar in för att kunna vara Årsrapport Varje år skickar alla Korpens föreningar in en rapport över årets verksamhet till Korpen riks. De här rapporterna är viktiga för att vi gemensamt ska kunna presentera Korpens verksamhet. Den är också ett underlag när bidrag till Korpen beräknas och fördelas. Årsrapporten ska vara Korpen riks tillhanda senast i januari. Det betyder att det är en god idé att löpande föra statistik över föreningens verksamhet för att snabbt kunna sammanställa rapporten direkt då året är slut. Ett år i Korpen Att bli en medlemsförening i Korpen svenska motionsidrottsförbundet är en väg in till ett stort nätverk. Medlemskapet ger också tillgång till stöd och hjälp för föreningen. Det innebär även en del åtaganden och skyldigheter. Här hittar du beskrivningar av vad som förväntas av er som förening och en hel del tips och råd som gör föreningsarbetet lättare och ännu roligare. 5

6 Årsskiftet Samtliga föreningar i Korpen skickar in sin årsrapport till Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet. Den ligger som grund för Korpens bidragsansökningar och rapporter till Riksidrottsförbundet. Första kvartalet Samtliga föreningar i Korpen får en faktura på sin medlemsavgift och sin försäkringsavgift. Medlemsavgiftens storlek beslutas på vårens representantskap. Jan-Mars Alla föreningar håller sitt årsmöte före utgången av mars månad. Där träffas medlemmarna i föreningen för att bestämma bland annat kring verksamhetsplan och budget och för att välja styrelse. Det är också ett bra tillfälle för erfarenhetsutbyten och för att göra något kul tillsammans. April Alla lokala korpförbund och specialdistriktsförbund håller årsmöte. Till dessa bjuds föreningarna in för att bestämma bland annat kring verksamhetsplan och budget och för att välja styrelse. Maj Vårens representantskap hålls i maj. Varje år ska representantskapet som hålls på våren: behandla verksamhetsberättelse, årsredovisning, revisionsberättelse för föregående år samt pröva ansvarsfrihet för förbundsstyrelsen. behandla verksamhetsinriktning, ekonomisk plan, arvoden och ersättningar samt medlemsavgift för nästkommande år. välja ordföranden för en mandatperiod på ett år i förbundsstyrelse, valberedning och korpidrottsnämnd. välja halva antalet ledamöter till förbundsstyrelsen, valberedning, korpidrottsnämnd och revisorer för en mandatperiod på två år. Välja revisorssuppleant för en mandatperiod på ett år. Fyra viktiga V När man kommit såhär långt kan det var en bra idé att fundera lite mer på vad ni vill göra i er förening och hur ni vill att den ska fungera. Till er hjälp har ni fyra ord som alla börjar på v: Verksamhetsidé- varför finns vi? Värdegrund - vad kännetecknar vårt förhållningssätt? Vision - bilden av vår önskvärda framtid Verksamhetsplan - hur åstadkommer vi det vi vill? Ta er tid att tillsammans diskutera och arbeta kring de här orden så har ni en bra grund för ert framtida föreningsarbete. Lycka till! 6

7 Verksamhetsplan Syfte Så konkret som möjligt beskriva de åtgärder som krävs för att nå uppsatta mål. Verksamhetsplanen ska svara på frågorna När? (något ska genomföras), Vad? (som ska göras) och Ansvarig? (vem som är ansvarig för att aktiviteten genomförs) Varför verksamhetsplanering? Är ett hjälpmedel för att nå uppsatta mål Är underlag för kontroll och analys Är underlag för kontinuerlig information Underlättar kontakterna med yttervärlden Är nödvändig för den fortlöpande detaljplaneringen Är ibland ett krav från kommunerna Exempel på verksamhetsplan (på årsbasis) Datum Aktivitet Ansvarig Jan Styrelsemöte Planeringsmöte innebandyserie våren Ledarmöte gympa Trivselkväll med bowling Ordförande Sektionsordförande Sektionsordförande Utskott för medlemsvård Verksamhetsplanen är övergripande och kan behöva brytas ner på detaljnivå, se exempel nedan. Detaljplan nr. Datum Aktivitet: Mål: Vem? Gör vad? När? Hur? Kostnad? 7

8 Kallelse årsmöte (skriv namn på förening och år) Här kommer årets stora chans för dig som medlem att påverka din förening. Årsmötet är även ett forum för att träffar andra engagerade föreningsmedlemmar och en möjlighet i att få en inblick i föreningens verksamhet. Du är varmt välkommen till årets möte där viktiga beslut tas om fortsatt verksamhet inom (namn på förening). (Skriv till text om ni bjuder på något t ex tilltugg, kaffe, föreläsning, m.m. Skriv kortfattat och intresseväckande. Det ska vara kul att gå på årsmöte!) Målgrupp: Tid: Plats: Anmälan: Frågor: Alla medlemmar i (namn på förening/förbund) Datum, klockslag. Adress, stad samt eventuell annan information. Hur och när görs anmälan? Är den bindande? Skickas bekräftelse ut? Vad sker vid eventuell avanmälan? Besvaras av (person samt kontaktuppgifter). Välkommen! 8

9 Protokoll från årsmöte i Föreningens namn Datum: ÅÅ-MM-DD Plats:. 1. Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade årsmötet öppnat. 2. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes utan tillägg eller ändringar/medföljande tillägg/ändringar. 3. Årsmötets behöriga utlysande. Det konstaterades att årsmötet var behörigen utlyst. 4. Val av mötesordförande Till mötesordförande valdes xx 5. Val av mötessekreterare Till mötessekreterare valdes xx. 5. Val av två rösträknare samt två protokollsjusterare för årsmötet 7. Styrelsens verksamhetsberättelse för verksamhetsåret ÅÅ-MM-DD -- ÅÅ-MM-DD 8. Fastställande av resultat- och balansräkning 9. Revisorernas berättelse 10. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen Årsmötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet. 11. Motioner och styrelsens förslag 9

10 12. Fastställande av verksamhetsplan och ekonomisk plan/budget 13. Fastställande av medlemsavgift 14. Val av ordförande 15. Val av styrelseledamöter 16. Val av revisorer samt deras ersättare 17. Val av valberedning 17. Val av ombud till Korpens förbundsmöte 17. Val av ombud till årsmöte i SDF och/eller lokalt korpförbund 18. Övriga frågor Inga övriga frågor 19. Mötets avslutande Mötesordförande avslutade mötet. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare 10