Administration KÅREN SOM FÖRENING

Transkript

1 Administration KÅREN SOM FÖRENING 1. KÅREN SOM VERKSAMHETSENHET Alla kårens ledare ansvarar tillsammans för kårens verksamhet och dess existens. I sista hand har kårchefen ansvaret men utan de övriga ledarna skulle det inte bli någonting av verksamheten. Det finns ett varierande antal administrativa uppgifter beroende på hur många medlemmar kåren har men vissa uppgifter måste skötas oberoende av kårens storlek. Kåren är en självständigt fungerande enhet men ledarna borde ändå hålla kontakt med intresseorganisationerna som t.ex. andra kårer, distriktet, bakgrundsorganisationer och varje kårmedlems hem. Kårens uppbyggnad kan variera men i allmänhet är verksamheten uppdelad i olika avdelningar baserat på åldersgrupperna. Kåren har en styrelse som ansvarar för de praktiska arrangemangen och sköter om kårens administration. Till styrelsens uppgifter hör att skapa förutsättningar för kårens alla avdelningar och enskilda ledare så att de kan utföra sina uppgifter bra och lyckas med sina uppdrag. 1.1 KÅRLEDNINGENS UPPGIFTER Nedan finns en lista på de namngivna ledarna inom kåren och exempel på deras uppgifter. Ledarnas uppgifter varierar från kår till kår. Förutsatt att listans uppgifter är fördelade mellan ledarna borde kåren kunna fungera smidigt. Kårens uppbyggnad och intressegrupper: VÄRDSFÖRBUNDEN FINLANDS SCOUTER DISTRIKT VERKSAMHETSMILJÖ KÅREN Flock Flock Flock Patrull Patrull Patrull Roverscoutgrupp(er) Råd för gruppledare Råd för gruppledare Äldre scouter KÅRLEDARNA Kårstyrelse Kårchef Övriga ledare, bl.a. materialförvaltare Utomstående stödpersoner Omgivning (företag, samfund ) Föräldrar Bakgrundsorganisationer Föräldraförening 1

2 Kårchefen (kc) ansvarar för kårens verksamhet utvecklar verksamheten utvärderar kårverksamheten rekryterar ledare, ansvarar för kårens personadministration och för handslagsdiskussioner med de övriga ledarna skapar en god atmosfär och image för kåren leder ordet på kårens styrelsemöten förbereder stora evenemang håller kontakten med intresseorganisationerna löser problemsituationer tar i saker före det uppstår problem utbildar sig skolar sin efterföljare Vicekårchefen (vkc) fungerar som kårchefens ställföreträdare sköter en del av kårchefens uppgifter enligt överenskommelse med kårchefen kan fungera som kontaktperson till de externa intresseorganisationerna efterträder eventuellt kårchefen utbildar sig skolar sin efterföljare Sekreteraren ansvarar för bidragsansökningarna upprätthåller medlemsregistret om kåren inte har en medlemsregisteransvarig skriver mötesprotokoll på styrelsemötena informerar vid behov om styrelsens beslut sköter om arkiven ansvarar för skrivandet av verksamhetsberättelsen fyller i årsrapporten kommer ihåg bemärkelsedagar ansöker tillsammans med kc om utmärkelsetecken ansvarar för kårens information om kåren inte har en informatör sköter kursanmälningar tillsammans med kårens utbildningsansvariga utbildar sig skolar sin efterföljare Ekonomen sköter kårens penningtransaktioner följer upp hur pengarna används sköter bokföringen ansvarar för att det görs en budget ansvarar för att bokslut och revision görs utbildar sig skolar sin efterföljare Materialförvaltaren ansvarar för kårens lösöre ansvarar för att förråden hålls i ordning sköter om att materialen underhålls handleder andra så de kan använda materialet utbildar sig skolar sin efterföljare Åldersgruppsansvariga håller kontakt med de ledare han/hon ansvarar för och ansvarar för deras välmående håller kontakt med kårens ledare, barnens föräldrar och intressegrupperna kan fungera som reservledare organiserar åldersgruppens verksamhet utvecklar åldersgruppens verksamhet och ansvarar för att scoutprogrammet tillämpas sköter om att åldersgruppens ärenden beaktas då kåren fattar beslut utbildar sig skolar sin efterföljare Ledare för en åldersgrupp leder en grupp och ansvarar för dess välmående håller kontakten med gruppmedlemmarnas föräldrar och med den åldersgruppsansvariga utvecklar gruppens verksamhet utbildar sig skolar sin efterföljare 1.2. KÅRENS VERKSAMHETSMILJÖ OCH HUR DEN PÅVERKAS Scoutkårens verksamhet är en betydelsefull ungdomsaktivitet och kan vara en aktiv påverkare i sin verksamhetsmiljö. Kåren har inflytande bara om den är aktiv eftersom en passiv kår drunknar i det allmänna utbudet av olika hobbyer. Kåren kan vara med och påverka också i ett större sammanhang t.ex. genom att aktivt ta del av och utveckla distriktets verksamhet. På de svenska kårernas verksamhetsområde fungerar både ett finskspråkigt distrikt och Finlands Svenska Scouter som sköter om bland annat de svenska distriktsuppgifterna i Finland. De tjänster som distriktet erbjuder är ofta livsviktiga för kårerna. Därför är det naturligt att vara med då det fattas beslut angående distriktets framtida verksamhet, utveckling, ledarutbildning, distriktets ledare och ekonomi. Kårens verksamhetsförutsättningar och -miljö påverkas också av distriktet eftersom omgivningen ofta baserar sin uppfattning om scouting utgående från hela distriktets verksamhet. Man kan börja påverka genom att delta i distriktets möten som motsvarar kårens medlemsmöten. Oftast sitter det en aktiv minoritet på mötena och de styr i 2

3 praktiken hela distriktet. För att upprätthålla ett livskraftigt distrikt krävs aktiva ledare från de olika kårerna inom distriktet. En aktiv kår syns i närmiljön. Kåren kan informera traktens övriga föreningar eller samfund (kommunen, skolorna, församlingen) om sin verksamhet, delta i byarådens aktiviteter o.s.v. Med hjälp av olika aktiviteter kan man locka nya medlemmar, påverka miljöfrågor i omgivningen och påverka kårens medelanskaffning i praktiken kan man göra vad som helst. 3

4 2. KÅREN ÄR EN FÖRENING De flesta kårerna är registrerade föreningar och Finlands Svenska Scouter r.f. och Finlands Scouter rekommenderar att alla registrerar sig. Scoutkåren måste dock uppfylla kriterierna för föreningar oberoende om de är registrerade eller inte. Kåren har alltså, förutom den egentliga scoutverksamheten också officiell föreningsverksamhet och där tillhörande administrativa uppgifter FÖRDELAR MED ATT VARA REGISTRERAD En registrerad förening har enligt lagen två fördelar jämfört med en oregistrerad förening: den kan i eget namn få rättigheter och ingå förbindelser. Det betyder att föreningen kan äga saker och annan egendom, låna dem och t.ex. ansluta sig som fullvärdig medlem i en annan förening (som t.ex. scoutdistriktet). En ickeregistrerad förening saknar denna s.k. rättsfunktion vilket kan leda till praktiska problem t.ex. då man ansöker om olika tillstånd, tar emot donationer eller ansöker om specialbidrag. I sådana fall måste en oregistrerad kår kanske få hjälp av sin bakgrundsförening om denna är registrerad eller så måste kårledningen personligen ansvara för rättshandlingen i fråga. Det finns mera information om föreningar och registrering på Internet: /sv/yhdistysrekisteri.html Patent- och registerstyrelsens föreningsregister nlex.fi /sv, föreningslagen 36 (Statens författningsdatabas, observera att föreningslagen inte är statisk utan små förändringar kan förekomma med ett par års mellanrum.) /sve/ Medlemmarna i en registrerad kår ansvarar inte personligen för kårens förbindelser i motsats till medlemmarna i en icke registrerad kår. Det här betyder att medlemmarna i en icke registrerad kår kan råka i en situation där de personligen blir tvungna att t.ex. betala ut ersättningar om de satt namnet under förbindelsen. Den här ersättningsskyldigheten motsvarar att man gått i borgen för någon och ersättningen kan drivas in av den som undertecknat avtalet. De övriga medlemmarna i den icke registrerade föreningen är inte juridiskt ersättningsskyldiga. Man måste dock komma ihåg att varken namntecknarna eller styrelsen i en registrerad förening kan ingå vilka förbindelser som helst. För dem gäller den allmänna förpliktelsen att iaktta omsorg enligt föreningslagen. Om den försummas kan det leda till skadeståndsansvar. 2.2 ANMÄLAN TILL FÖRENINGSREGISTRET Alla registrerade föreningar finns i ett register som innehåller de viktigaste uppgifterna om föreningen. Registret upprätthålls av Patent- och registerstyrelsen. I samband med registreringen anmäler man till föreningsregistret föreningens namn, stadgar, hemort och de personer som har rätt att teckna kårens namn samt deras personnummer och hemadresser. Stiftelseurkunden inlämnas som bilaga. Observera att innan registreringen godkänts av Patent- och registerstyrelsen är det den styrelse och kårchef som valts vid det grundande mötet som personligen ansvarar för kårens angelägenheter. Man måste alltid lämna in en ändringsanmälan när den ovan nämnda informationen, eller delar av den, ändras. För kårens del kan det t.o.m. betyda årligen om kårstyrelsens medlemmar byts ut eller byter poster. Alla anmälningar till föreningsregistret görs på egna blanketter. Man kan fylla i och skriva ut blanketterna på föreningsregistrets webbsidor ( yhdistysrekisteri.html). Anmälningen, med bifogat betalningskvitto, skickas direkt till föreningsregistrets kansli. Både anmälningar till registret samt registerutdrag är avgiftsbelagda. Föreningsregisterutdraget är officiellt och giltigt också om informationen inte har uppdaterats på årtionden. Utdraget är en offentlig handling där det framgår föreningens hemort, namntecknarna samt de registrerade stadgarna. Föreningen avlägsnas inte ur registret om inte föreningen gjort en anmälan om att den upplösts. Det är viktigt att anmäla förändringar till föreningsregistret. Om inga förändringar anmälts kan det uppstå problemsituationer t.ex. då den som antecknats som 4

5 namntecknare övergått till andra uppgifter inom kåren. Personen har i sådana fall dock ännu ansvar för kårens aktiviteter. På motsvarande sätt kan det gå om man inte anmält en nyvald kårchef som namntecknare till föreningsregistret. De avtal som kårchefen ingått är i sådana fall inte juridiskt bindande. För att kunna bevisa att de kontrakt kårchefen undertecknat är i enlighet med kårens beslut bör man kunna uppvisa en obruten protokollkedja från och med det datum då den sista registreringen gjorts KÅRENS STADGAR Kårens stadgar fastställs senast i det skede då kåren registreras i föreningsregistret. Föreningslagen ( bestämmer utförligt vad det skall stå i stadgarna och vad som inte ingår i dem. Föreningsregistret har modellstadgar för föreningar och på FiSScNät finns det modellstadgar som skräddarsytts för scoutkårerna. Om kårens stadgar är äldre än kårchefen kan det vara skäl att bekanta sig med den aktuella föreningslagen och överväga om kårstadgarna borde uppdateras. Kårens stadgar påverkar i hög grad kårens verksamhetssätt. I följande kapitel hänvisas det ofta till stadgarna KÅRENS NAMNTECKNARE Kårstadgarna definierar vem som har rätt att teckna kårens namn. Rätt att teckna namnet betyder att personen kan ingå olika avtal och göra ansökningar i föreningens namn. Man kan också skilt bestämma att några personer har rätt att teckna namnet i vissa situationer, t.ex. ekonomen i bankärenden. Mera information om att teckna namnet finns i föreningslagen 5

6 3. KONSTITUERING, BESLUTSFATTANDE OCH VERKSTÄLLIGHET Alla föreningar bör ha tre organ: 1) föreningens möte, vars uppgift är beslutsfattande, 2) styrelsen, vars uppgift är att verkställa föreningsmötesbeslut och 3) revisionen, som övervakar att verksamheten är laglig och i enlighet med föreningens beslut. Det här kapitlet behandlar föreningens möten och styrelsens uppgifter. Revisionen och där tillhörande ärenden behandlas i kårmappens ekonomiavsnitt. 3.1 FÖRENINGENS MÖTEN I princip är det medlemmarna i kåren som har beslutande rätt. Medlemmarna använder sin rätt på föreningens möten, som i scoutkårerna kallas kårmöte. Då man talar om det stadgeenliga kårmötet avser man årsmötet. Alla kårmedlemmarna har rätt att delta i kårmötena och varje medlem som fyllt 15 år har yttrande- och rösträtt om inte annat nämns i kårens stadgar. Kallelse till kårmöte Kårmötet sammankallas av styrelsen, till vars uppgifter det hör att se till att det hålls kårmöten. Det bör finnas tydliga instruktioner i stadgarna för hur man kallar till kårmöte. Ur kallelsen skall framgå följande: vilken kårs möte det är frågan om vilket möte det är frågan om (stadgeenligt möte eller extra kårmöte, höst- eller vårmöte) var och när mötet hålls när kallelsen är utfärdad vem som sammankallat mötet. I kallelsen skall mötesplatsen och -tiden anges så att medlemmarna inte kan missförstå saken. Se bilaga 1, Modell för möteskallelse Man kan kalla till kårmöte också när det inte förutsätts av stadgarna. Detta görs om styrelsen anser att det finns behov för ett möte (t.ex. för en förbindelse där styrelsens befogenheter inte räcker till) eller om en tiondel av medlemmarna kräver det för att behandla ett visst namngivet ärende. Denna typ av möte kallas extra kårmöte. Två årsmöten Om kåren har två årsmöten är det ena höstmöte och det andra vårmöte. Kårstadgarna och föreningslagen har fastställt olika uppgifter för mötena. Bilaga 2 och 3 presenterar stadgeenliga modeller på föredragningslistor för de två mötena. Höstmötet skall: välja ordförande för mötet välja övriga mötesfunktionärer konstatera att mötet är lagenligt sammankallat och beslutfört välja kårchef för den period som fastslagits i stadgarna välja styrelse för den period som fastslagits i stadgarna välja revisorer samt revisorssuppleanter fastställa verksamhetsplanen och budgeten för följande verksamhetsperiod fastställa kårens medlemsavgift välja kårens representanter till distriktets möten behandla övriga stadgeenliga ärenden behandla övriga ärenden som förelagts mötet. Vårmötet skall: välja ordförande för mötet välja övriga mötesfunktionärer konstatera att mötet är lagenligt sammankallat och beslutfört fastställa verksamhetsberättelsen och bokslutet för föregående verksamhetsperiod fastställa bokslutet och bevilja ansvarsfrihet åt de redovisningsskyldiga efter att ha hört revisionsberättelsen behandla övriga ärenden som förelagts mötet. Ett årsmöte Kåren kan ha endast ett kårmöte per verksamhetsperiod, då kallas mötet årsmöte om inte kåren i sina stadgar har fastslagit något annat namn. Mötet är ett stadgeenligt årsmöte. Kårens stadgeenliga årsmöte skall: välja ordförande för mötet välja övriga mötesfunktionärer 6

7 konstatera att mötet är lagenligt sammankallat och beslutfört fastställa verksamhetsberättelsen för föregående verksamhetsperiod fastställa bokslutet och bevilja ansvarsfrihet åt de redovisningsskyldiga efter att ha hört revisionsberättelsen välja kårchef för den period som fastslagits i stadgarna välja styrelse för den nya verksamhetsperioden välja revisorer samt revisorssuppleanter fastställa verksamhetsplanen och budgeten för den nya verksamhetsperioden fastställa kårens medlemsavgift välja kårens representanter till distriktets möten behandla övriga stadgeenliga ärenden behandla övriga ärenden som förelagts mötet MÖTESTEKNIK Med möte avser man ett tillfälle där flera personer samlas för att diskutera och fatta beslut i enlighet med en bestämd mötesteknik. Det lönar sig att följa mötesformuläret för att kårmötena skall löpa smidigt. På styrelsemötena har man också nytta av god mötesteknik. Mötena fungerar smidigare och drar inte ut på tiden på grund av onödigt hössel. Allmänna principer för möten Ordförande fattar inte beslut utan mötesdeltagarna fattar gemensamma beslut. Ordförande har den avgörande rösten om en omröstning annars är jämn. Ett slag med klubban betyder att ett gemensamt beslut har fattats. Den korrekta mötesproceduren har godkänts av mötet. Om mötesdeltagarna vill ändra på mötesproceduren kan de göra det genom att be om ordet och be om en ändring i arbetsordningen. Om en mötesdeltagare gör ett förslag om en procedur som avviker från ordförandes förslag skall man rösta om vilken metod som används. Inledning Mötet öppnas Mötet öppnas i allmänhet av ordförande. Han öppnar mötet genom att slå klubban i bordet tre gånger. Ordförande håller ofta ett kort anförande som avslutas med att mötesdeltagarna önskas välkomna. Mötet organiseras Man väljer de mötesfunktionärer som behövs. Ordförande Det lönar sig att välja en sådan person till mötets ordförande som känner bra till föreningens regler och vad som krävs av föreningslagen. Föreningens ordförande väljs inte till ordförande för mötet, speciellt inte om man behandlar ansvarsfrihet. Den ordförande som valts övergår till att leda ordet antingen omedelbart eller då de övriga mötesfunktionärerna valts och mötet är färdigt organiserat Sekreterare Till sekreterare väljs föreningens sekreterare eller någon annan föreningsmedlem som väljs av mötet. Sekreterarens huvudsakliga uppgift är att skriva protokoll och att hjälpa ordförande att leda mötet, t.ex. med att organisera hur anförandena fördelas. Rösträknare Rösträknarnas uppgift är att räkna rösterna om man röstar om något beslut eller om det förrättas personval. Protokolljusterare Protokolljusterarna har i uppgift att aktivt följa med vad som händer på mötet och att senare kontrollera att det mötesprotokoll som skrivs efter mötet (bilagorna 4 och 5) motsvarar de beslut som fattades av mötet. Protokolljusterarna fastställer protokollet med sina namnteckningar. Lagenligt och beslutfört På mötet konstateras det att kallelsen utförts i enlighet med stadgarna, i rätt tid och om möteskallelsen uppfyllt de bestämmelser som fastslagits av stadgarna och lagen. Det framgår av föreningens stadgar vilka villkor som skall uppfyllas för att mötet skall vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Om mötet inte uppfyller reglerna kan de beslut som fattas av mötet anses vara olagligt fattade och de kan ogiltigförklaras. Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan är en lista på ärenden som skall behandlas på mötet, noga taget borde det också finnas en lista på vilka beslutsförslag som kommer att behandlas (bilagorna 2 och 3). Man kan bifoga föredragningslistan till möteskallelsen och ytterligare dela ut den åt alla deltagarna på mötet eller så projicerar man listan på en vit duk med en overhead- eller videoprojektor. I det här skedet kan mötesdeltagarna föreslå ändringar till föredragningslistan, till exempel att ett ärende be- 7

8 handlas i ett annat skede än vad som står på den ursprungliga föredragningslistan. Följande ärenden bör ha nämnts i möteskallelsen om de skall kunna behandlas på mötet. De kan inte läggas till under mötets lopp: ändring av stadgarna överlåtelse av fastighet eller inteckning av fastighet som borgen för lån överlåtelse av ansenlig egendom röstnings- eller valsystem val eller avsättning av styrelsen, enskild medlem av styrelsen eller revisor fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet upplösande av föreningen andra ärenden jämförbara med dessa. Anmälningsärenden Anmälningsärendena är som namnet säger ärenden man informerar om, inte sådant man fattar beslut om. Beslut Beslutsärenden Ärendena som behandlas på de stadgeenliga mötena nämns i föreningens stadgar. På andra möten kan man behandla många olika sorters ärenden, allt från anskaffningen av en kamera till utlåtande angående kommunens fritidsaktiviteter. Beslutsärendena framförs av ärendets föredragande eller ordförande som: berättar vad saken gäller och redogör för hur ärendet framställts informerar om olika aspekter som påverkar lösningen eller beslutet beskriver beslutsproceduren gör ett huvudförslag som grund för beslutet. Efter detta följer en diskussion då mötesdeltagarna kommenterar förslaget och gör eventuellt egna förslag då ordförande gett dem ordet. Under diskussionen föds grunden för beslutsfattande. Om man måste rösta om något ärende, finns alltid det ursprungliga förslaget med bland röstningsalternativen. Då man har ordet kan man: be om information om någonting som angår förslaget göra ett nytt förslag stöda det nya förslaget (utan stöd behandlas inte det nya förslaget mera) kritisera eller motsätta sig komma med förslag ta tillbaka ordet be om arbetsordning, då man antingen anmodar att man håller en paus, att beslutet skjuts upp eller att anförandena begränsas eller så kritiserar man ordförandes förfarande. Då man ber om arbetsordning måste saken omedelbart behandlas. Man ber om arbetsordning genom att säga t.ex.: Ordförande, arbetsordning! Då alla som bett om ordet fått göra sina inlägg, avslutar ordförande diskussionen och slår klubban i bordet. Man måste avsluta diskussionen även om ingen bett om ordet. Det är ordförandes uppgift att se till att beslutet motsvarar mötets åsikt. Om det bara finns ett förslag är situationen klar. Om det finns två eller flera röstberättigade (stödda) förslag, måste man rösta om saken. Ordförande föreslår hur man röstar; antingen godtar mötet förslaget eller så väljs ett annat röstsätt. Ordförande formulerar mötets beslut och bekräftar det med ett slag av klubban. Fastställande av beslut och avvikande åsikter Ibland kan inte alla mötesdeltagare godkänna de fastslagna besluten. Om någon anser att man fattat fel beslut eller att man handlat fel då beslutet fastslagits, kan han be om ordet och komma med en reservation eller avvikande åsikt. Både en reservation och avvikande åsikt befriar den som kommit med den från ansvar i ärendet. Man kan dock verkställa beslutet trots en reservation eller en protokollanteckning om avvikande åsikt. Om en mötesdeltagare inte godkänner beslutet kan han anmäla avvikande åsikt. Vanligen anmäler man att man har avvikande åsikt verbalt i samband med att beslutet fattas och sekreteraren antecknar det i protokollet. En reservation däremot måste göras skriftligen. Vanligtvis ges den åt sekreteraren efter mötet men före protokolljusteringen. I reservationen skriver man ner de motiveringar talaren använt verbalt på mötet. Reservationen kan undertecknas av en eller flere personer. Avslutande ärenden Övriga ärenden I detta skede kan mötesdeltagarna be att mötet behandlar det ärende de önskar behandla. 8

9 Mötet avslutas Ordförande avslutar mötet genom att slå med klubban. Efter detta är mötet inte mera beslutfört och kan inte mera fatta beslut. Rösträtt och jävighet i kårens beslutfattande Enligt föreningslagen (503/1989/25 ) har varje medlem som fyllt 15 år rösträtt och yttranderätt på kårens alla möten om inte kårens stadgar säger annat. Man kan inte sänka åldersgränsen och inte heller begränsa rösträtten så att bara en liten del av medlemmarna kan bestämma om kårens angelägenheter. Observera att alla kårmedlemmarna har obegränsad rätt att närvara vid kårens möten. Närvarorätten är så absolut att även om man röstar om att utesluta en person ur kåren, får personen i fråga själv delta i omröstningen. Däremot har medlemmarna i styrelsen eller medlemmarna som sköter administrativa uppgifter inte rätt att rösta i frågor som gäller val eller avsättande av revisorer, fastställande av revisionsberättelsen eller beviljande av ansvarsfrihet, om beslutet gäller den tid personen själv varit ansvarig. De är då så att säga jäviga. En kårmedlem kan inte heller delta i beslutsfattande om det är frågan om ett avtal mellan honom/henne och kåren, där han/hon och kåren har en intressekonflikt. Ibland kan det hända att det på ett kårmöte skall beslutas om fastställande av bokslut eller beviljande av ansvarsfrihet men bara jäviga personer är närvarande. I sådana fall följs inte bestämmelserna om jäv eftersom man bör kunna fatta beslut i de ärenden som hör till de stadgeenliga mötena då mötet är lagenligt sammankallat. I kårens stadgar kan det finnas bestämmelser om ombud som med fullmakt representerar sin huvudman på mötet. Då gäller alla regler om jäv också ombudet, om medlemmen han representerar är jävig är också ombudsmannen jävig. Man kan inte använda ombud om det inte nämns i kårens stadgar att ombud kan användas STYRELSEN Styrelsen verkställer de beslut som fattats på kårmötena. I stadgarna kan man ge styrelsen ett annat namn som passar kårverksamheten bättre. Förutom att verkställa kårmötets beslut skall styrelsen representera kåren ingå eventuella förbindelser planera, utveckla, leda och övervaka kårens verksamhet på det sätt som kårmötet, stadgarna och lagen förutsätter ansvara för kårens ekonomi och egendom upprätthålla ett medlemsregister förbereda ärenden för kårmötet sammankalla kårmötet styra och handleda kårens ledare och funktionärer Alla kårmedlemmar som fyllt 15 år kan väljas till styrelsen om inte stadgarna bestämmer annat. Föreningslagen förutsätter att styrelsen består av minst tre personer. Kårens stadgar kan bestämma att man har flere än tre personer i styrelsen. Inom vissa angivna gränser kan man låta kårmötet besluta om antalet styrelsemedlemmar enligt behov. Styrelsen är ansvarig inför kårmötet. Kårchefen fungerar som styrelsens ordförande, som också vanligen är den som tecknar kårens namn. I kårens stadgar kan namnteckningsrätten begränsas så att ingen ensam kan teckna kårens namn. Föreningslagen förutsätter att ordföranden har fyllt 18 år, inte står under förmynderskap och är bosatt i Finland. Också kårchefen är ansvarig inför kårmötet. Föreningslagen anger vissa gränser för styrelsens befogenheter. Kårens stadgar kan också ställa begränsningar (t.ex. begränsa rätten att sälja av kårens egendom, ange en maximigräns för förbindelser) och precisera specialuppdrag för styrelsen. Se även kapitel 1.1 där det står utförligare om kårledningens uppgifter. Här följer ett exempel på en kårstyrelse där de olika verksamhetssektorerna har beaktats: kårchef fungerar som styrelsens ordförande, namntecknare och representerar kåren vicekårchef kårchefens ställföreträdare, ansvarar för stora projekt och delar uppgifter med kårchefen sekreteraren för protokoll på styrelsemötena, sköter arkiv, medlemsregister och kårens brevväxling tillsammans med kårchefen ekonom ansvarar för detaljerna i kårens ekonomiplanering, sköter kårens penningtransaktioner och bokföring samt ansöker om bidrag tillsammans med kårchefen åldersgruppsansvariga ledarna har hand om verksamheten för de olika åldersgrupperna i kåren och leder åldersgrupperna materialförvaltare sköter om kårens egendom, upprätthåller inventarieförteckningen arbetsmedlemmar sköter olika, tillfälliga uppgifter t.ex. som del av större projekt; de väljs av styrelsen. Som tillägg till de styrelseposter som fastslagits i stadgarna, kan styrelsen bjuda in funktionärer som deltar i 9

10 styrelsemötena och verkställer kårmötenas beslut men eftersom de inte är invalda som officiella medlemmar i styrelsen har de inte bestämmanderätt på styrelsens möten. Varje styrelsemedlem ansvarar speciellt för sitt eget område, men ansvarar också för kårens verksamhet i allmänhet. Exemplet ovan fungerar inte för alla kårer, utan beroende på kårens behov och resurser kan man utveckla en annan modell 3.4. ADMINISTRATIVA HANDLINGAR Inom kårens verksamhet uppstår ett antal handlingar: protokoll, berättelser och planer. En stor del av dem är del av administrationens lagenlighet, beslutförhet och övervakning. Därför har de en juridisk betydelse i verksamheten och för dem gäller olika bestämmelser. I samband med konstitueringen hålls det många möten där man planerar verksamheten och man fattar många beslut angående verksamheten, ekonomin och övervakningen. Alla dessa beslut måste dokumenteras och därför är det viktigt att man för protokoll på alla möten. Protokollet kan vara ett utförligt diskussionsprotokoll, där alla inlägg skrivs upp, eller bara ett beslutsprotokoll, där enbart besluten och omröstningarna skrivs upp. När man skriver upp omröstningarna bör man komma ihåg att skriva upp alla de förslag som var med i omröstningen, samt antalet röster. Kårmötesprotokoll På alla kårens möten skall mötets ordförande se till att besluten protokollförs (bilaga 4 och 5). Om protokollet skall vara ett diskussions- eller beslutsprotokoll bestämmer kåren själv. Om man på mötet behandlar en mängd skriftliga förslag, t.ex. stadgar, bör dessa bifogas som bilaga till protokollet. I respektive punkt i protokollet hänvisas till bilagan. Om någon av mötesdeltagarna vill reservera sig mot något beslut skall detta nämnas under respektive punkt i protokollet. I vissa fall är den avvikande meningen av stor betydelse, t.ex. för ansvarsfrågor. Protokollet skall justeras och godkännas av ordföranden och minst två personer som varit närvarande vid mötet. Torts att lagen inte förutsätter sekreterarens underskrift, hör det till god sed att den som fört protokoll skriver under. Protokoll från styrelsemöten Styrelsen har ofta en etablerad mötespraxis: kårchefen fungerar som ordförande och sekreteraren skriver beslutsprotokoll. På samma sätt som vid kårmötet har styrelsemedlemmarna rätt att anmäla en avvikande mening som skall antecknas i protokollet. Ordföranden och sekreteraren fastställer protokollet med sina namnteckningar. Ofta justeras styrelsens protokoll så att det kan godkännas vid följande möte. Om protokollet omedelbart efter mötet kopieras och skickas ut till styrelsens medlemmar fungerar det bra som minnes- och arbetslista. Det går enkelt att följa upp och övervaka styrelsens verksamhet om man alltid börjar styrelsemötet med att läsa upp protokollet från det föregående mötet och diskutera hur besluten verkställts. Kopior och protokollsutdrag Med utdrag ur protokollet avses ett avsnitt som tagits ur det egentliga protokollet. Sådana utdrag behövs t.ex. i banken om man vill ändra på vem som har tillgång till föreningens bankkonto. Det behövs också utdrag då man anmäler till föreningsregistret om ändringar i stadgarna. Om föreningen hör till någon distriktsorganisation eller annan nationell organisation, fungerar ett utdrag ur protokollet som fullmakt för att en mötesmedlem har representationsrätt vid distrikts- eller förbundsmöten. Man kan enbart ta ett utdrag ur protokollet om protokollet är justerat. Ur utdraget bör framgå föreningens namn och hemort handlingens namn utdragets datum mötets tid och ort, vem som varit närvarande eller frånvarande samt mötesfunktionärerna mötets lagenlighet och beslutförhet, val av mötesfunktionärer de nödvändiga avsnitten som innehåller beslutet. Om beslutet i fråga kommer som nummer 9 på föredragningslistan, skriver man efter punkterna om mötets lagenlighet och beslutförhet, och val av mötesfunktionärer in ett skiljestreck, sedan skriver man in punkt 9 och efter den igen ett skiljestreck ordförandens och sekreterarens samt protokolljusterarnas namn. Namnen skrivs in med stora bokstäver ovanför namnförtydligande så att det framgår att protokollet varit justerat. utdragets riktighet. Utdraget bör bevittnas av två juridiska personer. Om utdraget består av flere sidor är det skäl att bevittna alla sidorna. Man kan använda en kopia av protokollet om det är mycket kort. I så fall kopierar man hela protokollet och det bevittnas på samma sätt som utdraget. 10

11 Kårens handlingar: Förvaring och offentlighet Alla protokollen med bilagor från kårmötena och styrelsemötena är en del av bokföringen. I bokföringslagen och bokföringsförordningen finns angivet hur länge allt bokföringsmaterial måste förvaras. Balansböcker, balansspecifikationer samt andra räkenskapsböcker måste förvaras i minst tio år. Räkenskapsperiodens verifikat i bokningsordning, kontoutdrag, korrespondens som gäller affärstransaktioner, kontoplan, bokföringens metodbeskrivning samt protokollen måste förvaras minst sex år. Förvaringstiden räknas alltid från räkenskapsårets slut. Verifikaten från år 2006 måste alltså förvaras till början av år Eftersom både kommande scoutgenerationer och historiker kan ha intresse av gamla protokoll och verksamhetsberättelser borde de egentligen aldrig förstöras. Kårmötets protokoll, styrelsens mötesprotokoll, medlemsförteckningar, inventarieförteckningar samt bokslut är s.k. offentliga handlingar som på begäran skall visas upp för medlemmarna. I personregisterlagen finns det bestämmelser som begränsar den offentliga informationen som får finnas i medlemsregistret. I kårens verksamhet händer det ofta att man behöver tillstånd av olika myndigheter. Gemensamt för alla tillstånd är att ansökan görs enligt ett visst formulär, att de gäller en viss tid och att man måste betala för att få dem. Avgifterna varierar mycket beroende på vilka åtgärder som krävs av myndigheterna. Gällande anmälningar bör kåren observera att motorfordon och vissa fartyg skall registreras. 11

12 4. TILLSTÅND AV MYNDIGHETER OCH ANMÄLNINGAR 4.1 INSAMLINGSTILLSTÅND Kåren behöver ett insamlingstillstånd om den ordnar en penninginsamling eller säljer klistermärken eller andra artiklar. Vill man ha ett tillstånd som gäller i en kommun vänder man sig till sitt länsmansdistrikt, ett tillstånd som gäller hela länet får man från länsstyrelsen och om tillståndet skall gälla i hela landet måste man vända sig till länsstyrelsen i Nyland LOTTERIER Om kåren ordnar s.k. snabblotterier behövs det inte tillstånd. Ett snabblotteri innebär att lotterna säljs och vinsterna delas ut vid ett och samma tillfälle och att den totala försäljningsvinsten inte överstiger 500 euro. Om försäljningsvinsten blir större än 500 euro, om man vill sälja lotterna på förhand eller om vinnarna dras senare, måste man ansöka om tillstånd. Tillståndet beviljas av länsmannen BYGGNADSLOV Om kåren tänkt bygga måste den ansöka om byggnadslov från ortens byggnadsinspektionsmyndighet. Byggnadsinspektionen ger en lista över de dokument, intyg och andra papper som behövs för byggnadslov. De kan också vid behov hjälpa till med ansökan. Byggnadslov är vanligen väldigt dyrt. 4.4 NÖJESTILLSTÅND Nöjestillstånd är den form av tillstånd som kårerna oftast ansöker om. Huvudregeln är att man måste ansöka om tillstånd om tillställningen är öppen, det säljs inträdesbiljetter, det serveras alkohol, det ordnas dans, det behövs ordningsmän, det används högtalare eller man har öppen eld. I vissa fall kan också den plats där tillställningen ordnas vara sådan att man måste ansöka om tillstånd, särskilt om platsen inte är avsedd för stora tillställningar för allmänheten. De flesta av kårens evenemang uppfyller inte ett enda av de ovan nämnda villkoren, så det räcker vanligen med en anmälan till polisen. Eftersom olika kommuner kan ha väldigt olika praxis är det alltid skäl att kolla med den lokala polisen om det behövs lov eller inte. För nöjestillstånd krävs det alltid också markägarens tillstånd FÖRSÄLJNING AV LIVSMEDEL Huvudregeln är att all livsmedelsförsäljning kräver tillstånd och regleras särskilt i lagen. Ett undantag utgör buffé- och kantinförsäljning vid kortvariga evenemang, för sådan försäljning behövs det i allmänhet inte tillstånd. Kommunens hälso- och miljömyndigheter, speciellt hälsoinspektören, ansvarar för övervakningen och tillstånden för livsmedelsförsäljningen. Också för försäljning av livsmedel krävs markägarens tillstånd. Köp! 12

13 5. ANSVAR 5.1. STYRELSEN ANSVARAR FÖR KÅRENS VERKSAMHET Trots att alla känner till syftet med kårens verksamhet måste det framgå av kårens stadgar: verksamhetens syfte är scoutverksamhet. Kårstyrelsen skall inte bara sköta ekonomin och kårens tillgångar utan också se till att kårens verksamhet motsvarar de mål som uppställts. En av styrelsens uppgifter är att utarbeta en verksamhetskalender för varje verksamhetsperiod. I den ingår också en utbildningsplan som skall garantera att de unga ledarna får den utbildning de behöver för att klara av nya uppgifter i framtiden. Innehållsmässigt kan man planera verksamheten kring olika teman; ofta har distriktet eller hela scoutrörelsen något stort projekt på gång eller så kan man t.ex. ha lägerförberedelserna som utgångspunkt när man planerar tema för verksamheten. Styrelsen skall också se till att alla kårens verksamhetsgrupper blir beaktade då verksamheten planeras och genomförs. Långsiktiga verksamhetsplaner är mera sällsynta på kårnivå men de behövs speciellt när man planerar utbildningen eller då man förbereder ett stort läger eller ett stort projekt, t.ex. anskaffning av en båt eller en egen stuga. Styrelsens roll inom verksamheten är att styra, handleda, utveckla, stöda och övervaka verksamheten på sådant sätt att verksamhetens innehåll och kontinuitet kan garanteras KÅRSTYRELSENS OCH FUNKTIONÄRERNAS ANSVAR OCH RÄTTIGHETER Föreningens styrelse och dess uppgifter bestäms i föreningslagen. Till de viktigaste uppgifterna hör att sköta kårens angelägenheter och tillgångar enligt kårens stadgar och gällande lagar och förordningar. Denna uppgift måste styrelsen sköta med tillräcklig omsorg och moget övervägande. I föreningslagen stadgas det också om vem som har rätt att teckna kårens namn. I egenskap av styrelseordförande har kårchefen alltid rätt att teckna kårens namn. I stadgarna kan rätten att teckna namnet begränsas eller utvidgas. Under dessa förutsättningar har styrelsen och de funktionärer den valt möjlighet att sköta kårens angelägenheter samt rätt att ingå förbindelser i kårens namn. Observera att då styrelsen utser en person att ansvara för någon uppgift inom styrelsen, bör styrelsen handleda och övervaka att uppgiften sköts väl eftersom styrelsen som helhet ansvarar för personen i frågas handlingar som om de var deras egna. I vissa fall, som när ett bankkonto skall öppnas eller ett större köpebrev undertecknas, måste man kunna bevisa vilka personer som har rätt att skriva under en sådan förbindelse. Detta görs med ett utdrag ur föreningsregistret. Senare kan man göra mindre ändringar med stöd av ett utdrag ur protokollet (t.ex. om man bara ändrar vem som har bruksrätt till kontot). Om man valt en person att sköta en uppgift som inte har ett fortlöpande mandat för uppgiften, måste personen få en särskild fullmakt. Fullmakten ges av styrelsen eller kårmötet, antingen i form av en särskild fullmakt eller i form av ett utdrag ur protokollet från det möte där saken beslöts. Av fullmakten måste framgå vem som befullmäktigar vem till vad samt när och var fullmakten är given ERSÄTTNINGSSKYLDIGHET Ibland kan saker gå på tok när man sköter kårens angelegenheter. I föreningslagen finns bestämmelser om ersättningsskyldighet, dessutom gäller specialstadgandena i den allmänna skadeståndslagen. Med skadeståndsskyldighet avses skada som åsamkats kåren eller tredje part avsiktligt, av vållande eller på grund av vårdslöshet. Det kan handla om en skada som förorsakats tredje part om man t.ex. arrangerat ett evenemang och brutit mot säkerhetsföreskrifterna och på grund av detta skadat någon eller någons egendom. Om de disponibla medel som finns upptagna i budgeten överskrids kan styrelsen bli ersättningsskyldig om det inte kan bevisas att överskridningen var nödvändig för föreningen. Ersättningsskyldigheten gäller kårens styrelsemedlemmar, funktionärer samt revisorerna. För revisorernas del gäller skyldigheten bara om kåren har åsamkats skada. Med funktionär avses personer som stadgeenligt eller med fullmakt anförtrotts olika uppgifter (sekreterare eller ekonom om dessa inte är styrelsemedlemmar). 13

14 I en icke registrerad förening är alla personer som ingått en förbindelse eller deltagit i ett beslut skadeståndsskyldiga. Det betyder att skadeståndet till sitt fulla belopp kan indrivas antingen av vilken som helst av de inblandade utan en vidare specificering eller uppdelat på de inblandade. Om någon blir tvungen att betala en större andel än vad en uppdelning på de inblandade skulle förutsätta, kan han/hon senare framställa en s.k. regressfordran på de övriga inblandade. Alla krav på skadestånd och oklarheter i samband med dem behandlas i tingsrätten i kårens hemkommun, om en överenskommelse inte kan nås på annat sätt RISKER OCH FÖRSÄKRINGAR Trots att det i kårens verksamhet inte på årsnivå rör sig så särskilt stora penningsummor, samlar kåren under årens lopp på sig lös och eventuellt också fast egendom. Om sedan olyckan är framme eller det blir stora motgångar, kan hela kårens verksamhet stå på spel eftersom den ekonomiska förlusten kan vara väldigt stor i förhållande till kårens årliga omsättning. I värsta fall kan ersättningsskyldigheten drabba den enskilda scouten eller scoutledaren. Trots att det till revisorernas uppgift vid revisionen hör att granska hur kårens egendom sköts så är det i första hand kårens sittande styrelse som har ansvar för att egendomen sköts och försäkras. Att skydda egendomen genom att försäkra den är enkelt och ofta relativt fördelaktigt bara man väljer försäkringsformen med omsorg. Varje kår måste själv avgöra om den även försäkrar sitt lösöre. Egendomens värde och art inverkar på beslutet. När man tecknar en försäkring lönar det sig att be om hjälp av försäkringsbolagets försäkringsinspektör och försäkringsrådgivning för att få fram rätt försäkringsform och försäkringsbelopp. Det är lika onödigt att överförsäkra som att underförsäkra egendomen. Kårer som äger båtar bör besikta dem. Försäkringspremien blir oftast billigare och de flesta segelföreningar kräver att båten är besiktad för att överhuvudtaget kunna föras in i föreningens register SCOUTFÖRSÄKRINGEN Det är viktigt att det finns en olycksfalls-, rese-, egendoms- samt ansvarsförsäkring för varje scout. Varje scout som har betalat medlemsavgiften till Finlands Scouter har ett minimiförsäkringsskydd. Scoutförsäkringen är en andrahandsförsäkring. Det är bra med ansvarsförsäkring för scoutledarna. För att få ansvarsförsäkringen ställs vissa krav; att man är bekant med föreskrifterna som t.ex. FS:s säkerhetsföreskrifter för utfärder och läger samt att man skaffas sig kompetens för vissa uppgifter, t.ex. båtförarexamen. Om kåren sysslar med segling, bergsklättring eller någon annan riskfylld aktivitet kan det vara skäl att kontrollera att försäkringarna är tillräckligt täckande och omfattande. 14

15 6. INTRESSEGRUPPER 6.1. BAKGRUNDSFÖRENINGAR De flesta kårer har något slags bakgrundsförening som stöder dem ekonomiskt eller mentalt. Bakgrundsföreningen kan vara en församling, ett företag, en registrerad förening eller något annat samfund. Många kårer har en församling som bakgrundsförening. Det är skäl att göra upp ett skriftligt avtal mellan kåren och bakgrundsföreningen där man fastställer förhållandet mellan de berörda parterna, deras rättigheter och skyldigheter. Kåren kan också ha olika stödgrupper som bakgrundsförening, som t.ex. en föräldraförening eller en samling av gamla scouter. Fast det är stödgruppens uppgift att konstituera sig kan kåren delta i verksamheten med goda råd och stöd. Samtidigt skapar kåren framtida kontakter. få med flera ivriga scouter och ledare och den lokala FRK gruppen kanske lånar ut sin Anne-docka KONTAKTEN TILL FÖRÄLDRARNA Kårstyrelsen och åldersgruppsledarna bör hålla bra kontakt och kunna diskutera med medlemmarnas föräldrar. Genom att ordna öppet hus, besöksdagar på lägren och genom att flitigt informera föräldrarna om kårens verksamhet underlättas samarbetet på alla vis. Då föräldrarna vet vem som umgås med och har ansvar för deras barn har de större förtroende för kåren. Till på köpet är det lättare att diskutera svåra saker med föräldrar som man redan bekantat sig med. Stödgruppen eller bakgrundsföreningen hör inte till kårorganisationen. Kåren fattar självständiga beslut angående sin verksamhet. Bakgrundsföreningarnas uppgift är att fungera i bakgrunden som stöd för kåren. Bakgrundsföreningen kan t.ex. ha som målsättning att skaffa fast egendom för kårens bruk, t.ex. en utfärdsstuga sköta lägerköket hjälpa till på läger och andra stora evenemang hjälpa kåren med medelanskaffning sköta om utfärds- och lägertransporterna för kårens olika grupper hjälpa till med att hitta en lägerplats erbjuda professionell hjälp och skaffa kontakter till olika företag. Ledarna och stödgrupperna måste gemensamt utreda hurdant stöd kåren behöver i de olika situationerna samt hurdant stöd stödgruppen kan ge ANDRA FÖRENINGAR OCH SAMFUND Det är bra för kåren att samarbeta med andra föreningar. Genom att samarbeta med andra scoutföreningar i området kan man t.ex. pigga upp kårens scoutfärdighetstävlingar. Via skolorna kan man kanske 15

16 Bilaga 1: Modell för möteskallelse VÄLKOMMEN TILL KÅREN rf:s STADGEENLIGA HÖSTMÖTE FREDAGEN KLOCKAN I KÅRLOKALEN SCOUTVÄGEN SCOUTBERGA PÅ MÖTET BEHANDLAS DE ÄRENDEN SOM FASTSTÄLLS AV STADGARNA SE BIFOGADE FÖREDRAGNINGSLISTA På uppdrag av styrelsen i Scoutberga Ellen Scoutson Kårchef MERA INFORMATION FÅR DU AV ELLEN SCOUTSON Tfn

17 Bilaga 2: Modell på Höstmötes föredragningslista KÅREN rf FÖREDRAGNINGSLISTA 1/2 Scoutvägen SCOUTBERGA STADGEENLIGT HÖSTMÖTE Tid Fredag kl Plats Kårlokalen, Scoutvägen 2, SCOUTBERGA Närvarande kårmedlemmar 1. Mötet öppnas Kårchefen Ellen Scoutson öppnar mötet. 2. Mötets lagenlighet och beslutförhet konstateras Mötet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 3. Mötets lagenlighet och beslutförhet konstateras Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 4. Föredragningslistan godkänns som arbetsordning Föredragningslistan godkänns som mötets arbetsordning. 5. Anmälningsärenden Eventuella anmälningsärenden behandlas. 6. Verksamhetsplan för år 2006 Verksamhetsplanen för år 2006 presenteras och fastställs. 7. Budget för år 2006 Budgeten för år 2006 presenteras och fastställs. 8. Medlemsavgiften fastställs Beslut fattas om kårens medlemsavgift. År 2005 var medlemsavgiften noll euro. 17

18 KÅREN rf FÖREDRAGNINGSLISTA 2/2 Scoutvägen SCOUTBERGA Val av kårchef, vicekårchef, sekreterare och ekonom samt övriga funktionärer Man väljer kårchef, vicekårchef, sekreterare och ekonom för år Val av övriga funktionärer. 10. Kårstyrelsens sammansättning Styrelsen väljs för år År 2005 bestod styrelsen av Kc, vkc, sekrete raren, ekonomen samt åldersgruppledarna. 11. Val av revisorer Två revisorer samt deras personliga suppleanter väljs för år År 2005 fungerade Greta Granskare och Sten Skarp som revisorer. 12. Mötet avslutas Mötets ordförande avslutar mötet. På uppdrag av styrelsen för Kåren rf, Ellen Scoutson Kårchef 18

19 Bilaga 3: Modell på Vårmötes föredragningslista KÅREN rf FÖREDRAGNINGSLISTA 1/1 Scoutvägen SCOUTBERGA STADGEENLIGT VÅRMÖTE Tid Plats Onsdag kl Kårlokalen, Scoutvägen 2, Scoutberga 1. Mötet öppnas Kårchefen Ellen Scoutson öppnar mötet 2. Val av mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare och vid behov två rösträknare Val av mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare samt två rösträknare. 3. Mötets lagenlighet och beslutförhet konstateras Mötet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 4. Föredragningslistan godkänns som arbetsordning Föredragningslistan godkänns. 5. Verksamhetsberättelsen för år 2005 fastställs Verksamhetsberättelsen för år 2005 presenteras och fastställs. 6. Bokslutet för år 2005 fastställs och beviljande av ansvarsfrihet åt styrelsen på basen av revisionsberättelsen. Bokslutet och revisionsberättelsen för år 2005 presenteras. Bokslutet fastställs och styrelsen för år 2005 beviljas ansvarsfrihet. 7. Övriga ärenden Övriga ärenden behandlas 8. Mötet avslutas Mötets ordförande avslutar mötet 19

20 Bilaga 4: Modell på Höstmötes protokoll KÅREN rf PROTOKOLL 1/2 Scoutvägen SCOUTBERGA STADGEENLIGT HÖSTMÖTE Tid Fredag kl Plats Kårlokalen, Scoutvägen 2, SCOUTBERGA Närvarande 14 kårmedlemmar (Bilaga 1) 1. Mötet öppnas Kårchefen Ellen Scoutson öppnade mötet. 2. Kokouksen järjestäytyminen Val av mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare och vid behov två rösträknare Kalle Kotte valdes till mötesordförande, Maija Scoutson valdes till sekreterare, till protokolljusterare valdes Ville Flockledare och Robin Roverscout. Det beslöts att två rösträknare väljs om de behövs. 3. Mötets lagenlighet och beslutförhet konstateras Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 4. Föredragningslistan godkänns som arbetsordning Föredragningslistan godkändes som mötets arbetsordning med vissa korrigeringar (bilaga 2). 5. Anmälningsärenden Inga anmälningsärenden. 6. Verksamhetsplan för år 2006 Maija Scoutson presenterade verksamhetsplanen för år 2006 och den fastställdes (bilaga 3). 7. Budget för år 2006 Peter Scoutson presenterade budgeten för år 2006 och den fastställdes (bilaga 4) 8. Medlemsavgiften fastställs Det beslöts att kårens medlemsavgift för år 2006 är noll euro. 20

21 KÅREN rf PROTOKOLL 2/2 Scoutvägen SCOUTBERGA Val av kårchef, vicekårchef, sekreterare och ekonom samt övriga funktionärer För år 2006 valdes Ellen Scoutson till kårchef, vice kårchef Anna Scoutson, sekreterare Sebastian Sekreterare, och Erik Ekonom valdes till ekonom. Till följande uppdrag valdes: åldersgruppledare; Anna Avdelningsledare, Robin Roverscout, Antti Akela, medlemsregisteransvarig; Jana Medlemsregister, chefredaktör för kårtidningen Kåren; Charlotta Chefredaktör och redaktör Rolle Redaktör. Maria Materialfixare valdes till materialförvaltare. 10. Kårstyrelsens sammansättning År 2006 består styrelsen av Kc Ellen Scoutson, vkc Anna Scoutson, sekreteraren Sebastian Sekreterare, ekonomen Erik Ekonom och Anna Avdelningsledare, Robin Roverscout och Antti Akela. 11. Val av revisorer Till revisorer valdes Ralf Revisor och Rina Revisor. Till deras suppleanter valdes Era Ersättare och Ella Ersättare. Två revisorer samt deras personliga suppleanter väljs för år År 2005 fungerade Greta Granskare och Sten Skarp som revisorer. 13. Mötet avslutas Mötets ordförande Kalle Kotte avslutade mötet kl På uppdrag av mötet, Kalle Kotte Ordförande för mötet Maija Scoutson sekreterare för mötet Protokolljusterare Ville Flockledare Robin Roverscout 21

22 Bilaga 5: Modell på Vårmötes protokoll KÅREN rf PROTOKOLL 1/2 Scoutvägen SCOUTBERGA 1/1 STADGEENLIGT VÅRMÖTE Tid Plats Onsdag kl Kårlokalen, Scoutvägen 2, SCOUTBERGA Närvarande Peter Scoutson Ville Patrulledare Anna Akela Anna Avdelningsledare Maija Scoutson Ville Flockledare Robin Roverscout Ellen Scoutson 1. Mötet öppnas Kårchefen Ellen Scoutson öppnade mötet. 2. Val av mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare och vid behov två rösträknare Ville Flockledare valdes till mötesordförande, Maija Scoutson till sekreterare, Robin Roverscout och Peter Scoutson valdes till protokolljusterare. Det beslöts att rösträknarna väljs vid behov. 3. Mötets lagenlighet och beslutförhet konstateras Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 4. Föredragningslistan godkänns som arbetsordning Föredragningslistan godkändes som mötets arbetsordning (bilaga 1) Verksamhetsberättelsen för år 2005 Verksamhetsberättelsen för år 2005 presenterades och godkändes (bilaga 2). 6. Bokslutet för år 2005 Bokslutet presenterades av Maija Scoutson och godkändes (bilaga 3). Peter Scoutson läste upp revisionsberättelsen där det stod att Kåren rf:s bokslut och bokföring är gjorda i enlighet med god bokföringssed och revisorernas rekommendation om godkännande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet (bilaga 4). Styrelsen för år 2005 beviljades ansvarsfrihet. 7. Övriga ärenden Det fanns inga övriga ärenden Mötet avslutas Mötets ordförande avslutade mötet kl På uppdrag av mötet, Ville Flockledare ordförande Maija Scoutson sekreterare Protokolljusterare Robin Roverscout Peter Scoutson 22