Kallelse till Kommunstyrelsen

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 1 (3) Kallelse till Kommunstyrelsen Tid Måndag den 17 februari 2014, klockan 18:00 Plats A-salen, kommunalhuset, Kommunalvägen 28 Ärenden Diarienummer 0 Val av justerare 1 Godkännande av föredragningslistan 2 Budgetuppföljning för kommunstyrelsen perioden januari Handlingar senare 3 Månadsuppföljning per den 31 januari 2014 för Huddinge kommun - Handlingar senare 4 Huddinge kommuns ombud på 2014 års bolagsstämmor i Stockholmsregionens Försäkring AB, AB Vårljus samt Stockholm Vatten AB innefattande direktiv till ombuden KS-2014/ Förslag till ändring i aktieägaravtalet för Stockholmsregionens Försäkring AB (KF) KS-2014/ Samverkansavtal med Förpacknings- och tidningsinsamlingen AB (FTI) (KF) KS-2014/ Ta bort återvinningsstationen Balingsnäs 1:5 - svar på medborgarförslag väckt av Anita och Stig Norström (KF) KS-2013/

2 KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 2 (3) 8 Inför möjligheten för personalen på servicecenter att skicka meddelanden via sms - medborgarförslag väckt av Lilly-Anne Nässén (KF) KS-2013/ Ändring av 7 c i samhällsbyggnadsnämndens reglemente (HKF 2000) (KF) KS-2013/ Granskning av intern kontroll 2013 KS-2013/ Kommunstyrelsens förvaltnings åtgärder för förstärkt intern kontroll KS-2014/ Revidering av kommunstyrelsens reglemente (HKF 9200) (KF) KS-2013/ Avtal om ändring och tillägg till exploateringsavtal avseende fastigheten Generatorn 1, köp av del av fastigheten Generatorn 1 samt hyresavtal avseende sporthall i Flemingsberg - Handlingar senare 14 Överenskommelse om tilläggsavgifter inom exploateringsområdet Flemingsbergsdalen - Handlingar senare 15 Detaljplan för Gång- och cykelbro i Kungens kurva (KF) KS-2012/ Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter - svar på skrivelse från Huddinge kommuns revisorer KS-2014/ Gör Huddinge till en fristad för förföljda författare - motion väckt av Britt Björneke (V) och Nujin Alacabek Darwich (V) (KF) KS-2013/ Åtgärdsvalsstudie - Tvärförbindelse Södertörn - svar på remiss från Trafikverket KS-2013/

3 KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 3 (3) 19 Valärenden 20 Delgivningar till kommunstyrelsens sammanträde den 17 februari 2014 KS-2014/ Anmälan av delegationsbeslut till kommunstyrelsens sammanträde den 17 februari 2014 KS-2014/ Huddinge den 5 februari 2014 Daniel Dronjak Nordqvist Ordförande Eva Kaaman Modig Sekreterare

4 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 4 DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) HANDLÄGGARE Per-Erik Björkbacka Kommunstyrelsen Per-Erik.Bjorkbacka@huddinge.se Huddinge kommuns ombud på 2014 års bolagsstämmor i Stockholmsregionens Försäkring AB, AB Vårljus samt Stockholm Vatten AB innefattande direktiv till ombuden Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Katharina Wallenborg (DP) utses till ombud för Huddinge kommun vid Stockholmsregionens Försäkring AB:s bolagsstämmor under år Vid dennas förhinder utses till ombud Ann-Marie Högberg (S). 2. Fredrik Kristoffersen (M) utses till ombud för Huddinge kommun vid AB Vårljus bolagsstämmor under år Vid dennes förhinder utses till ombud Malin Danielsson (FP). 3. Jelena Drenjanin (M) utses till ombud för Huddinge kommun vid Stockholm Vatten AB:s bolagsstämmor under år Vid dennas förhinder utses till ombud Christian Ottosson (C). 4. Kommunens ombud vid ordinarie bolagsstämmor i Stockholmsregionens Försäkring AB, AB Vårljus samt Stockholm Vatten AB år 2014 får i uppdrag att rösta i enlighet med av respektive bolags revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställelse av resultat- och balansräkning, disposition av bolagets fria kapital enligt fastställda balansräkning, ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören för 2013 års förvaltning. 5. Kommunens ombud vid Stockholmsregionens Försäkring AB:s ordinarie bolagsstämma 2014 får i uppdrag att rösta för de arvoden till sysslomän i bolaget som föreslås av bolagets valberedning, att rösta för de val som föreslås av bolagets valberedning, att när det gäller val av revisor i förekommande fall rösta för att Eva Fällén väljs till uppdraget som bolagets revisor i bolaget, att rösta för den ändring av gällande aktieägaravtal ( 6 och 8) för bolaget som kommunfullmäktige i Huddinge kommun beslutat om den 10 mars Kommunens ombud vid AB Vårljus ordinarie bolagsstämma 2014 får i uppdrag POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

5 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) att rösta för de arvoden till sysslomän i bolaget, som föreslås av bolagets styrelse, att rösta för de val av styrelseledamöter och styrelsesuppleanter m.fl. uppdrag i bolaget som föreslås av bolagets valberedning, att i förekommande fall rösta för att den revisor och revisorssuppleant väljs i bolaget, som efter vederbörligen genomförd upphandling tilldelats dessa uppdrag. 7. Kommunens ombud vid Stockholm Vatten AB:s ordinarie bolagsstämma 2014 får i uppdrag Att i förekommande fall rösta för att den revisor och revisorssuppleant väljs i bolaget, som efter vederbörligen genomförd upphandling tilldelats dessa uppdrag, att rösta för följande arvoden till följande sysslomän i Stockholm Vatten AB: Ordförande kr* Vice ordförande kr* Övrig ledamot kr Suppleant kr Lekmannarevisor kr Lekmannarevisorssuppleant kr *inklusive ledamotsarvodet vartill kommer sammanträdesarvoden (520 kr) och dagarvoden (580 kr respektive 980 kr), etc. enligt Stockholms stads regler. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. Vilket organ i kommunen (kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen) som ska fylla fullmakten beror på frågans art. De beslut som ska förekomma på Stockholmsregionens Försäkring AB, AB Vårljus samt Stockholm Vatten AB:s årsstämmor framgår av respektive bolagsordningen. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att kommunstyrelsen dels fattar beslut om vem som ska företräda Huddinge kommun som ombud vid respektive bolags ordinarie bolagsstämma, dels beslutar ge respektive ombud uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 4 7 i ovanstående förslag.

6 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) Beskrivning av ärendet Huddinge kommun innehar 8,85 % av aktierna i Stockholmsregionens Försäkring AB (nedan benämnt SRF). I AB Vårljus äger kommunen 10,5 % av aktiekapitalet. Slutligen äger kommunen 2 % av aktierna i Stockholm Vatten AB. Inför ordinarie bolagsstämma måste kommunen ha ett ombud. Årsstämma hålls i SRF och AB Vårljus inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. För Stockholm Vatten AB:s del hålls årsstämman i maj månad. I samtliga tre bolag ska beslut fattas om fastställelse av resultat- och balansräkningen, dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören, fastställande av arvoden åt styrelse och revisor, samt val av revisor och revisorssuppleant. Härutöver kan ombudet behöva rösta i övriga ärenden som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller enligt bolagsordningen. Förvaltningens synpunkter Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen får en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud med skriftlig, av aktieägaren undertecknad och daterad fullmakt. Val av ombud på en bolagsstämma i ett bolag, som kommunen äger aktier i, sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. Samma personer, som valdes till ombud och ersättare för ombud i bolagsstämmor i följande bolag år 2013 föreslås väljas för samma uppdrag under år 2014: Stockholmsregionens Försäkring AB: Ombud: Katharina Wallenborg (DP). Ersättare för ombud: Ann-Marie Högberg AB Vårljus Ombud: Fredrik Kristoffersen (M). Ersättare för ombud: Malin Danielsson (FP). Stockholm Vatten AB Ombud: Jelena Drenjanin (M). Ersättare för ombud: Christian Ottosson (C). När det gäller följande beslut får lämpligen det som respektive bolags revisor föreslår utgöra tillräckligt underlag för ombudets ställningstagande:

7 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) beslut om fastställelse av resultat- och balansräkningen, beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, samt beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören. Beträffande frågan om arvoden till styrelse och i förekommande fall till lekmannarevisorer med suppleanter har kommunfullmäktige inte fattat något beslut i kommunens arvodesreglemente för de tre nu aktuella bolagen. Arvodena ska beslutas av bolagsstämman. När det gäller SRF är valberedningen som lämnar förslag till arvoden. Vid årsstämman 2013 beslöts om följande arvoden: Ordföranden kr/år Vice ordförande kr/år Ledamot kr/år Sakkunnig kr/år Ombudet föreslås (liksom för föregående år) få i uppdrag att rösta för valberedningens förslag. Från AB Vårljus har följande uppgifter om bolagets arvoden inhämtats. Stämman har tidigare beslutat om att styrelsearvodena årligen ska räknas upp med 100 procent av förändringen av löneindex för tjänstemän LÖI) i privat sektor (enhet Q=vård, omsorg, socialtjänst). VD:n för bolaget antar att styrelsen kommer att lämna ett liknade förslag till årsstämman 2014 år. Årsarvodena är för närvarande följande: Ordförande: kr Vice ordföranden: kr Ledamot: kr Ersättare: kr. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att kommunens ombud ska rösta för de arvoden till sysslomän i bolaget, som kommer att föreslås av bolagets styrelse. Stockholms stad har beslutat om följande arvoden när det gäller styrelsen m.fl. sysslomän i Stockholm Vatten AB: Ordförande kr* Vice ordförande kr* Övrig ledamot kr Suppleant kr Lekmannarevisor kr *inklusive ledamotsarvodet.

8 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) Härtill kommer sammanträdesarvoden (520 kr) och dagarvoden (580 kr respektive 980 kr), etc. enligt Stockholms stads regler. Slutligen kan antecknas, att VD:n för SRF skickat ut ett förslag om ändring av aktieägaravtalet för SRF. Förslaget kommer att behandlas av kommunfullmäktige i särskilt ärende den 10 mars Aktieägaravtal är inget som normalt ska förekomma på en bolagsstämma. Det är ett dokument som beslutas av ägarna till bolaget. Nu har VD:n för SRF flaggat för att ändringen av aktieägaravtalet ändå ska tas upp som en punkt på dagordningen till bolagsstämman. Mot denna bakgrund bör kommunens ombud få i uppdrag att rösta för det av kommunfullmäktige fattade beslutet i ärendet. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att kommunens ombud vid Stockholm Vatten AB:s bolagsstämma röstar i enlighet med ovanstående förslag. Revisorerna i de tre bolagen upphandlas enligt reglerna i LOU av respektive bolag. Kommunens ombud i respektive bolag föreslås få i uppdrag att rösta för att de revisorer som vederbörligen upphandlats väljs till uppdraget som revisor alternativt som revisorssuppleant. Detta gäller dock med undantag för SRF. Enligt bolagets VD kommer förslaget att bli att revisorn Eva Fällén ska väljas om till uppdraget som revisor i bolaget. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Beslutet delges Per-Erik Björkbacka kommunjurist Katharina Wallenborg (DP) Ann-Marie Högberg (S) Fredrik Kristoffersen (M) Malin Danielsson (FP) Jelena Drenjanin (M) Christian Ottosson (C) Stockholmsregionens Försäkring AB

9 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) AB Vårljus Stockholm Vatten AB

10 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 5 DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) HANDLÄGGARE Björkbacka, Per-Erik Kommunstyrelsen Per-Erik.Bjorkbacka@huddinge.se Förslag till ändring i aktieägaravtalet för Stockholmsregionens Försäkring AB Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Huddinge kommun godkänner att 6 och 8 i aktieägaravtalet för Stockholmsregionens Försäkring AB ska ha den ändrade lydelse, som framgår av den högra kolumnen i bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 21 januari 2014 i detta ärende. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslöt den 10 september 2007, 136, bl.a. att godkänna ett aktieägaravtal för Stockholmsregionens Försäkring AB ( SRF). I 8 i aktieägaravtalet regleras försäkringsresultat och andel i tillgångar och skulder; se den vänstra kolumnen i bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 21 januari 2014 i detta ärende. SRF föreslår nu att nämnda paragraf ska få den ändrade lydelse, som framgår av den högra spalten i nyssnämnda bilaga. Kommunstyrelsens förvaltning har inget att erinra mot detta och utgår från att SRF:s framtida premiemodell utformas utifrån det som sägs under punkterna A E på sidan 3 i bilaga 2 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 21 januari 2014 i detta ärende. Bakgrunden till ändringen av 6 i aktieägaravtalet är att den tidigare gällande försäkringsrörelselagen (1982:713) upphävts. Enligt den nya försäkringsrörelselag (2010:2043) gäller för försäkringsaktiebolag föreskrifterna för aktiebolag i allmänhet, om inte något annat följer av denna lag eller är särskilt föreskrivet. Mot denna bakgrund ska hänvisningen i 6 i stället ske till 8 kap. 21 aktiebolagslagen (2005:551). Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslöt den 10 september 2007, 136, om bildandet av ett gemensamt försäkringsbolag för kommunerna i Stockholms län. Bolaget fick namnet Stockholmsregionens Försäkring AB ( SRF). Beslutet omfattade ett godkännande av ett aktieägaravtal. I 8 i aktieägaravtalet regleras POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

11 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) försäkringsresultat och andel i tillgångar och skulder; se den vänstra kolumnen i bilaga 1. Enligt en skrivelse från SRF (se bilaga 2) är ett grundläggande problem med modellen i aktieägaravtalet att den låser in samtliga försäkringar till den relativa premienivå gentemot andra deltagare i kollektivet genom att vid varje nästkommande förnyelse enbart se till skadeutfallet och inte till några som helst tekniska faktorer. Detta innebär enligt SRF att försäkringar, som av rena tillfälligheter hade tekniskt sett inkorrekta premier fortsätter med detta utan möjlighet till förändringar gentemot övriga deltagare såvida de försäkringarna inte drabbas av en onormal utveckling. Modellen lämnar även ett begränsat utrymme för att göra förändringar mellan olika försäkringsslag som kan vara påkallade av exempelvis utvecklingar inom återförsäkringsmarknaden eller liknande. Till SRF:s årsstämma den 21 mars 2013 så antogs följande tillägg till 8: Per 1 januari 2014 är modellen kompletterad med en totalnivåfaktor Tn som vid behov tillämpas för att justera den sammanlagda premienivån inom en försäkringsklass. Denna faktor skall tillämpas restriktivt och lika för alla delägare. Beslutet har för Huddinge kommuns inneburit följande för 2014 års premier: - Kommunförsäkring + 20,75%. - Olycksfallsförsäkring + 10%. - Motorfordonsförsäkring +10%. Den 10 december 2013 beslöt SRF:s styrelse föreslå ägarna att vid 2014 års bolagsstämma besluta att 8 i aktieägaravtalet ska ha den ändrade lydelse, som framgår av den högra kolumnen i bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande. SRF har på sidan 3 i bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande kommenterat den föreslagna nya lydelsen av 8 i aktieägaravtalet. Förvaltningens synpunkter I 6 görs en hänvisning till 8 kap. 11 försäkringsrörelselagen (1982:713). Nämnda lag har upphävts. Enligt 11 kap. 1 i gällande försäkringsrörelselag (2010:2043) gäller för försäkringsaktiebolag föreskrifterna för aktiebolag i allmänhet, om inte något annat följer av denna lag eller är särskilt föreskrivet. Mot denna bakgrund ska hänvisningen i 6 i stället ske till 8 kap. 21 aktiebolagslagen (2005:551).

12 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) Den föreslagna nya lydelsen av 8 ger inte någon närmare information om hur SRF:s modell för premiesättningen i fortsättningen närmare ska utformas. I så måtto är den gällande utformningen av 8 tydligare. På sidan 3 i bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande kommenterar SRF den föreslagna nya lydelsen av 8 i aktieägaravtalet. I kommentaren preciseras i viss mån utgångspunkterna för kommande premiesättning. Även i fortsättningen anges i kommentaren bl.a. att ett rullande treårigt skadeutfall, enligt den nuvarande modellen, ska vara utgångspunkt för premiesättningen. Inför årsstämman 2014 kommer SRF:s styrelse att fastställa de övergripande parametrar som ledningen ska arbeta utifrån. Eftersom nuvarande aktieägaravtal är beslutat av kommunfullmäktige måste föreslagen ändring av dokumentet även beslutas av fullmäktige. Den närmare regleringen av hur SRF:s premiemodell ska se ut i framtiden bör lämpligen överlämnas till SRF:s styrelse. Kommunstyrelsens förvaltning utgår ifrån att utformningen av denna modell görs i enlighet med det som sägs under punkterna A E på sidan 3 i bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Per-Erik Björkbacka Kommunjurist Bilagor 1. Jämförelse mellan gällande lydelse av 8 i aktieägaravtalet och föreslagen ny lydelse av nämnda paragraf 2. Brev från SRF daterat den 10 januari Brev från SRF daterat den 21 januari 2014 Beslutet delges SRF

13 Bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande i ärende KS-2014/ Gällande lydelse 6 Styrelsebeslut Vid styrelsebeslut skall enighet eftersträvas. Kan inte enighet uppnås skall styrelsen hänskjuta frågan till bolagsstämman för prövning såvida inte beslutet är av sådan brådskande karaktär att hinder för sådant förfarande föreligger. Styrelsen skall särskilt iaktta bestämmelsen i 8 kap. 11 FRL (försäkringsrörelselagen 1982:713) att beslut ej får fattas om inte, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling. 8 Försäkringsresultat och andel i tillgångar och skulder. Den individuella premien för de försäkrade kommunerna skall fastställas årligen inför varje förnyelse enligt en av parterna fastställd modell. Modellen innebär i princip att premien är utfallsberoende och beräknas på ett rullande treårigt genomsnitt. Varje inträffad skada påverkar därigenom under det år den inträffar och ytterligare två år. Därefter rullar den bort. Modellen skall tillämpas redan från och med första året. Premien beror av en jämförelse mellan en del av premien, den s.k. jämförelsepremien, och skadeutfallet. Parterna skall fastställa den del av premien som skall vara jämförelsepremie. Resten av premien benämns förbehållspremie. Skadeutfallet beräknas som summan av utbetald ersättning och gjorda avsättningar för kommande utbetalningar. Föreslagen ny lydelse 6 Vid styrelsebeslut skall enighet eftersträvas. Kan inte enighet uppnås skall styrelsen hänskjuta frågan till bolagsstämman för prövning såvida inte beslutet är av sådan brådskande karaktär att hinder för sådant förfarande föreligger. Styrelsen skall särskilt iaktta bestämmelsen i 8 kap. 21 i ABL (aktiebolagslagen 2005:551) att beslut ej får fattas om inte, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling. 8 Försäkringsresultat och andel i tillgångar och skulder. Den individuella premien för parternas olika försäkringsslag och risktyper skall fastställas inför varje förnyelse i enlighet med en modell som återspeglar kollektivets strävan att uppnå självkostnad över tiden för det faktiska skadeutfallet samt en rättvis fördelning av denna kostnad mellan parterna. Premiemodellen skall därför minst reflektera skadeutfallet över en jämförelseperiod, mätbara förändringar i riskhanteringsarbetet samt individuella och försäkringsspecifika riskfaktorer. Särskilda villkor kan fastställas för försäkringar som uppvisar en onormal utveckling eller som är av ett sådant speciellt slag eller särskild underliggande risktyp att de bör särbehandlas från kollektivet. Relationen mellan utfall och jämförelsepremie grundar tillägg (malus) eller avdrag (bonus) på premie till nästföljande år. Ändringen av premien från ett år till ett annat skall begränsas till ett procenttal som fastställs av parterna. Detaljerna i modellen fastställs från tid till annan av parterna vid bolagsstämman. Styrelsen kan från tid till annan besluta om särskilda villkor för försäkringar som redovisar en onormal utveckling. Varje aktieägares andel i bolagets tillgångar och skulder beräknas med samma andel som andelen ägda aktier. Bolagsstämman beslutar vid varje stämma om disposition av bolagets eventuella vinstmedel (se 16 bo1agsordningen). Parterna är överens om att inte åberopa regeln minoritetsbegärd utdelning enligt 10 kap 3 andra stycket FRL. Det åligger styrelsen att fastställa de övergripande parametrar som modellen skall ta hänsyn till och redovisa bakgrund och resultat av modellen för årsstämman. Varje aktieägares andel i bolagets tillgångar och skulder beräknas med samma andel som andelen ägda aktier. Bolagsstämman beslutar vid varje stämma om disposition av bolagets eventuella vinstmedel (se 16 bo1agsordningen). Parterna är överens om att inte åberopa regeln minoritetsbegärd utdelning enligt 10 kap 3 andra stycket FRL.

14

15 SRF StockhOtmstegtorens. FoiS."lkttng AH 10 januari 2014 Till kommundirektören och registratorn i delägarkommunerna i stockholmsregionens Försäkring AB: Botkyrka kommun Danderyds kommun Ekerö kommun Haninge kommun Huddinge kommun Järfälla kommun Lidingö stad Nacka kommun Norrtälje kommun Nynäshamns kommun Sollentuna kommun Solna stad södertälje kommun Tyresö kommun Täby kommun Upplands Väsby kommun Vallentuna kommun Vaxholms stad Värmdö kommun Österåkers kommun Förslag till ändring i aktieägaravtalet för stockholmsregionens Försäkring AB styrelsen i SRF föreslår bolagets aktieägare att avtalet från uppdateras enligt nedanstående. Även om detta formellt sett inte är en bolagsstämmafråga så anser styrelsen att det är ett bra tillfälle, precis som vid förra årets stämma, att ta upp frågan. Om aktieägarna är överens så kommer ett nytt avtal att distribueras tillsammans med protokollet från stämman för påskrift av samtliga ägare. Vi vill i sammanhanget också påminna om aktieägaravtalets 10 som fastslår att parter skall komma överens i förväg om frågor som stämman skall ta ställning till, för att kunna uppnå konsensus i själva stämmobeslutet. Intentionen med den klausulen är att alla ägare skall ha samm'a röstvikt vid frågor som gäller bolaget och vi föreslår att även själva avtalsfrågan hanteras på motsvarande sätt. Den nuvarande modellen för hur premierna skall fastställas från år till år togs ursprungligen fram 2007 och skrevs in i aktieägaravtalet enligt följa ride: " 8 Försäkringsresultat och andel i tillgångar och skulder Den individuella premien för de försäkrade kommunerna skall fastställas årligen inför varje förnyelse enligt en av parterna fastställd modell. Modellen innebär i princip att premien är utfallsberoende och beräknas på ett rullande treårigt genomsnitt. Varje inträffad skada påverkar därigenom under det år den inträffar och ytterligare två år. Därefter rullar den bort. Modellen skall tillämpas redan från och med första året. Premien beror av en jämförelse mellan en del av premien, den s.k. jämförelsepremie n, och skadeutfallet. Parterna skall fastställa den del av premien som skall vara jämförelsepremie. Resten av premien benämns förbehållspremie. Skadeutfallet beräknas som summan av utbetald ersättning och gjorda avsättningar för kommande utbetalningar. Relationen mellan utfall och jämförelsepremie grundar tillägg (ma lus) eller avdrag (bonus) på premie till nästföljande år. Ändringen av premien från ett år till ett annat skall begränsas till ett procenttal som fastställs av parterna. stockholmsregionens Försäkring AB Adress: W allingatan stockhalm Organisationsnr: Sida l {3)

16 SRF Detaljerna i modellen fastställs från tid till annan av parterna vid bolagsstämman. styrelsen kan från tid till annan besluta om särskilda villkor fär försäkringar som redovisar en onormal utveckling." Ett grundläggande problem med modellen var att den låste in samtliga försäkringar till den relativa premienivå gentemot andra deltagare i kollektivet som existerade vid starten av SRF, genom att modellen vid varje nästkommande förnyelse enbart ser till skadeutfallet och inte till några som helst tekniska faktorer. Det här innebär att försäkringar som av rena tillfälligheter hade tekniskt sett inkorrekta premier kommer att fortsätta med detta utan någon möjlighet till förändring gentemot övriga deltagare såvida de försäkringarna inte drabbas av en onormal utveckling. Modellen lämnar även ett begränsat utrymme för att göra förändringar mellan olika försäkringsslag som kan vara påkallade av exempelvis utvecklingar inom återförsäkringsmarknaden eller liknande. För att ta ett första steg för att ge ledningen en möjlighet att ta hänsyn till ett generellt sett dåligt skaderesultat så antog förra årets bolagsstämma en förändring i ovanstående, genom att göra följande tillägg till texten i 8: "Per 1 januari 2014 är modellen kompletterad med en totalnivåfaktor Tn som vid behov tillämpas för att justera den sammanlagda premienivån inom en försäkringsklass. Denna faktor skall tillämpas restriktivt och lika för alla deltagare" Även med den justeringen så kvarstår problemet med att modellen inte ger ledningen någon möjlighet till mer individuell premiesättning. Under perioden som bolaget har opererat så har även försäkringsomfattningar och självrisker ändrats påfallande jämfört med tidigare, utan att vi har kunnat göra motsvarande justeringar i premierna. Som har visat sig under 2013 så harskadeutfallet varit fortsatt tungt och ojämlikt fördelat mellan deltagarna, vilket i sig inte är ett problem som kommer från premiesättningen men som inte heller har kunnat användas för att jämna ut omotiverade skillnader mellan deltagarna och riskerna. Förslag: styrelsen för SRF har under de senaste två åren vid upprepade tillfällen diskuterat premiesättningsmodellen och hur den kan förändras för att bättre motsvara hur ett normalt marknadsbaserat försäkringsbolag skulle operera, utan att för den skull förlora den grundläggande tesen att vi strävar efter att långsiktigt uppnå självkostnad för det kollektivaskadeutfallet med en rättvis fördelning mellan parterna inom SRF. Vid vårt möte 10 december 2013 beslutade en enig styrelse att föreslå våra ägare vid bolagsstämman 2014 att 8 i aktieägaravtalet omformuleras helt och hållet enligt följande: " 8 Försäkringsresultat och andel i tillgångar och skulder. Den individuella premien för parternas olika försäkringsslag och risktyper skall fastställas inför varje förnyelse i enlighet med en modell som återspeglar kollektivets strävan att uppnå självkostnad över tiden för det faktiskaskadeutfallet samt en rättvis fördelning av denna kostnad mellan parterna. Premiemodellen skall därför minst reflektera skadeutfallet över en jämförelse period, mätbara förändringar i riskhanteringsarbetet samt individuella och försäkringsspecifika riskfaktorer. Särskilda villkor kan fastställas för försäkringar som uppvisar en onormal utveckling eller som är av ett sådant speciellt slag eller särskild underliggande risktyp att de bör särbehandlas från kollektivet. Det åligger styrelsen att fastställa de övergripande parametrar som modellen skall ta hänsyn till och redovisa bakgrund och resultat av modellen för årsstämman. stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Wallingatan stockhalm Organisationsnr : Sida 2 {3)

17 SRF c:;, ud l c l tl.~t ~r lt'r"l F :..,. In l~ AB Varje aktieägares andel i bolagets tillgångar och skulder beräknas med samma andel som andelen ägda aktier. Bolagsstämman beslutar vid varje stämma om disposition av bolagets eventuelfo vinstmedel (se 16 bolagsordningen). Partema är överens om att inte åberopa regeln minoritetsbegärd utdelning enligt 18 kap 11 ABL." Kommentar A. Prissättningen för samtliga risker som försäkras inom SRF baseras först och främst på det totala behovet av premier för att täcka kollektivets skador över lång tid. Därefter fördelas premierna mellan parterna utifrån de olika riskprofiler som ingår och justeras för att reflektera ett rullande treårigt skadeutfall, enligt den nuvarande modellen. B. Ytterligare justeringar kan göras baserat på stycke 1 ovan för att även ta hänsyn till specifika faktorer rörande riskhantering, individuella förutsättningar för olika ingående risker samt försäkringstekniska överväganden eller awikelser från en norm. Detta ger en möjlighet att gradvis justera premiesättningen till att bättre reflektera ingående objektiva risker och förändringar i portföljen sedan starten av bolaget. C. Försäkringar och individuella risker som antingen är av ett speciellt slag och inte homogena med kollektivet eller som uppvisar onormala utvecklingar kan också ges särskilda villkor utifrån stycke 2. D. De övergripande parametrar som ledningen skall arbeta utifrån kommer att fastställas av styrelsen och redovisas för nästkommande bolagsstämma. Detta ger en fortsatt transparens i hur metodiken tillämpas med avsikt att förhindra att ojämlikheter mellan parterna permanentas eller att nya sådana uppkommer. E. Referensen i sista stycket till minoritetsutdelningsregler har uppdaterats till nuvarande standard enligt AB L. Detta memo är avsett att ge er adekvattid till att ta ställning till förslaget som kommer att distribueras i samband med kallelsen till stämma, pla 11erad att ta plats den20mars 2014, och kräver inga övriga åtgärder från er sida. Vi står självfallet till tjänst med ytterligare förklaringar eller diskussioner kring det här förslaget om behov finnes. Med vänlig hälsning, T~-g... L--7, VD stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Wallingata n Stockholm Orga nisationsnr : Sid a 3 (3)

18 21 januari 2014 Till kommundirektören och registratorn i delägarkommunerna i Stockholmsregionens Försäkring AB: Botkyrka kommun Danderyds kommun Ekerö kommun Haninge kommun Huddinge kommun Järfälla kommun Lidingö stad Nacka kommun Norrtälje kommun Nynäshamns kommun Sollentuna kommun Solna stad Södertälje kommun Tyresö kommun Täby kommun Upplands Väsby kommun Vallentuna kommun Vaxholms stad Värmdö kommun Österåkers kommun Förslag till ändring i aktieägaravtalet för Stockholmsregionens Försäkring AB förtydligande Efter ett antal kontakter till följd av vårt tidigare memo från 10 januari 2014 angående aktieägaravtalet så har det blivit klart att vissa kommuner kommer att behöva bereda ärendet för kommunfullmäktige. För att underlätta hanteringen så vill vi härmed dels klargöra den omedelbara effekten av den föreslagna förändringen för respektive kommun och dels förse er med den faktiska texten för både det existerande och det förändrade aktieägaravtalet. Avtalsförändringen är föreslagen för att ge SRF bättre möjligheter att ta hänsyn till fler faktorer än bara skaderesultatet när vi sätter premier i framtiden. Det totala premiebehovet inom SRFs kollektiv kommer inte att påverkas som så, eftersom det är en avspegling av det totala skadeutfallet, men en rättvisare premiefördelning kan få till följd att risk management insatser prioriteras högre där detta behövs, vilket i sig kan leda till ett förbättrat utfall och därmed lägre premiekostnad för alla över tid. Vad gäller eventuell påverkan för respektive deltagande kommun så är det givetvis mycket svårt att förutse men förändringen kommer att medföra bättre förutsättningar att utvärdera varje enskild riskbild i förhållande till kollektivet och anpassa premiebehovet därefter. I ett scenario där en av delägarna har ett mångårigt bra skadeutfall men drabbas av en enskild storskada genom t.ex. en anlagd brand så måste vi med dagens modell höja premien över de följande tre åren. Med en modell som ger utrymme för att ta hänsyn till fler faktorer på en individuell bas så är det i ett sådant fall tänkbart att man inte bara automatiskt höjer utan ser till hela orsakssammanhanget och bedömer konsekvensen utifrån det. Sammanfattningsvis så är förändringen avsedd att ge bolaget större flexibilitet i värderingen av kollektivets olika delar och dessas premiepåverkan, allt i avsikt att få en så rättvis fördelning som möjligt vid varje givet tillfälle. Med vänlig hälsning, Tore Kalmeborg VD Stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Organisationsnr : Wallingatan Stockholm Sida 1 (7)

19 Aktieägaravtal i Stockholmsregionens Försäkring AB Ändringsförslag 2014 Förändrad text Befintlig text Ingress Detta avtal är ett aktieägaravtal mellan följande aktieägare i Stockholmsregionens Försäkring AB, Botkyrka kommun, Danderyds kommun, Ekerö kommun, Haninge kommun, Huddinge kommun, Järfälla kommun, Lidingö stad, Nacka kommun, Norrtälje kommun, Nykvarns kommun, Nynäshamns kommun, Sollentuna kommun, Solna stad, Sundbybergs stad, Södertälje kommun, Tyresö kommun, Täby kommun, Upplands-Bro kommun, Vallentuna kommun, Vaxholms stad, Värmdö kommun och Österåkers kommun. Dessa benämns gemensamt parterna i detta avtal. Avtalet och dess bilagor Avtalet består av detta huvudavtal samt följande bilagor: (Not: Ej bilagda till denna version). Bilaga 1 Bolagsordning för Stockholmsregionens Försäkring AB Bilaga 2 Aktieinnehavsförteckning För det fall handlingarnas innehåll inte överensstämmer med varandra har huvudavtalet företräde framför bilagorna. Bilagorna har inbördes företrädesordning enligt den ovanstående ordningen. 1 Bakgrund Parterna avser att bilda ett gemensamt försäkringsaktiebolag benämnt Stockholmsregionens Försäkring AB. Bolaget avser att under 2007 ansöka om koncession för försäkringsrörelse. Bolaget är i första hand avsett för parterna och deras bolag och stiftelser. Det gemensamma bolagets syfte är att långsiktigt och stabilt till så förmånliga villkor som möjligt meddela försäkring för kommunerna. Bolaget skall agera som inköpscentral för försäkring samt möjliggöra, underlätta och stöda effektiv kommunal riskhantering med avsikt att minska kommunens faktiska skadeutfall. 2 Mål och verksamhet Bolagets mål är att skapa förutsättningar för en långsiktig och stabil riskfinansiering, något som i sin tur stöder en effektiv kommunal riskhantering. Detta bidrar till att skapa trygga och säkra kommuner. Genom bolaget nås bl.a. en samlad inköpsstyrka på Stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Organisationsnr : Wallingatan Stockholm Sida 2 (7)

20 återförsäkrings-marknaden, något som över tiden ger fördelaktiga försäkringslösningar för delägarna. Parterna skall långsiktigt verka för att bolaget skall utgöra en attraktiv och stabil aktör på den internationella återförsäkringsmarknaden och sträva efter att tillföra hög kompetens inom försäkringsområdet åt bolaget. För fullgörande av bolagets åtaganden skall bolagets styrelse äga rätt att upphandla försäkringsservice, skadehantering och ekonomiadministration samt aktuariella, risktekniska och andra erforderliga specialisttjänster. Verksamheten skall bedrivas enligt de riktlinjer som framgår av verksamhetsplan för bolaget och antagen bolagsordning. Därutöver skall bolagsstämman fastställa direktiv och riktlinjer för styrelsen. Parterna förbinder sig gentemot varandra att ställa sig till efterrättelse de bestämmelser som meddelas i detta avtal, vilket dem emellan skall gälla framför bolagsordningen. 3 Aktiekapital, aktieinnehav och övergång av aktie Stockholmsregionens Försäkring AB:s aktiekapital skall vid bildandet uppgå till ett belopp som motsvarar en (1) aktie per invånare i de aktieägande kommunerna. Som utgångspunkt för beräkningen används invånarantal per den 31 december Aktierna skall ha ett nominellt värde av 100 kronor/st. Aktiefördelningen vid bolagets bildande är fördelat enligt bilaga 2. Ägarfördelningen enligt bilaga 2 är beräknad på så sätt att varje kommun erhåller en (1) aktie per invånare i kommunen. Förfarande vid ändring av aktiefördelningen om part avser att sälja aktier i bolaget regleras genom hembudsklausul i 16 bolagsordningen Om ny kommun avser tillträda i bolaget som aktieägare skall parterna vara överens om detta. Om ny part tillträder som aktieägare i bolaget utan att annan part skall frånträda som aktieägare krävs för att upprätthålla principen om fördelning av aktier i förhållande till invånarantal hos respektive aktieägande kommun att bolaget emitterar nya Stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Organisationsnr : Wallingatan Stockholm Sida 3 (7)

21 aktier genom riktad emission eller att samtliga aktieägare avyttrar viss del av innehavda aktier till nytillträdande aktieägare. För att underlätta ett sådant förfarande och då fördelningen är en (1) aktie per invånare i respektive kommun skall bolaget i första hand genom riktad emission erbjuda tillträdande part nya aktier i bolaget i enlighet med invånarantalsprincipen. Beslut om ändring av bolagets aktiekapital för uppfyllande av försäkringsrättsliga solvenskrav skall fattas av bolagsstämman i enlighet med vid var tid gällande författningsbestämmelser. Parterna skall bära sin respektive andel av bolagsbildningskostnader och övriga initialkostnader. Om ny aktieägare skall tillträda skall denna svara för kostnaderna kring tillträdandet. Parterna deltar i detta aktieägaravtal med samtliga aktier, som vederbörande har och i framtiden kan komma att förvärva i bolaget. 4 Pantsättning Aktieägare får ej pantsätta eller ställa ut option på sina aktier i bolaget. Aktieägare får inte heller på annat sätt inskränka rådigheten över sina aktier utan övriga parters samtycke. 5 Bolagets styrelse Enligt 6 bolagsordningen skall bolagets styrelse bestå av lägst fem (5) och högst nio (9) ledamöter. Minst en ledamot skall vara försäkringssakkunnig. Till ordförande och vice ordförande för styrelsen skall utses andra ledamöter än den särskilt försäkringssakkunnige ledamoten. Parterna emellan skall jäv inte anses föreligga vid behandling av frågor i styrelsen, som rör förhållanden mellan Stockholmsregionens Försäkring AB och en aktieägare enbart på den grund att styrelseledamot är anställd eller förtroendevald hos berörd aktieägare. Val, som skall förrättas av bolagsstämman, skall beredas av en valberedning bestående av fem ledamöter. I beredningens arbete skall eftersträvas att bolagsstyrelsens sammansättning präglas av, utöver vad som stadgas ovan, hänsyn till att styrelsen är representativ för aktieägarna med avseende på kommunstorlek och förutsättningar i övrigt. Valberedningen kan men behöver inte föreslå förtroendevalda och tjänstemän i ägarkommunerna Stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Organisationsnr : Wallingatan Stockholm Sida 4 (7)

22 som styrelseledamot. 6 Styrelsebeslut Vid styrelsebeslut skall enighet eftersträvas. Kan inte enighet uppnås skall styrelsen hänskjuta frågan till bolagsstämman för prövning såvida inte beslutet är av sådan brådskande karaktär att hinder för ett sådant förfarande föreligger. Styrelsen skall särskilt iaktta bestämmelsen i 8 kap 21 i ABL (aktiebolagslagen 2005:551) att beslut ej får fattas om inte, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling. (Not: Textändringen avser endast en uppdaterad lagreferens). 8 Försäkringsresultat och andel i tillgångar och skulder. Den individuella premien för parternas olika försäkringsslag och risktyper skall fastställas inför varje förnyelse i enlighet med en modell som återspeglar kollektivets strävan att uppnå självkostnad över tiden för det faktiska skadeutfallet samt en rättvis fördelning av denna kostnad mellan parterna. Premiemodellen skall därför minst reflektera skadeutfallet över en jämförelseperiod, mätbara förändringar i riskhanteringsarbetet samt individuella och försäkringsspecifika riskfaktorer. Särskilda villkor kan fastställas för försäkringar som uppvisar en onormal utveckling eller som är av ett sådant speciellt slag eller särskild underliggande risktyp att de bör särbehandlas från kollektivet. Det åligger styrelsen att fastställa de övergripande parametrar som modellen skall ta hänsyn till och redovisa bakgrund och resultat av modellen för årsstämman. Varje aktieägares andel i bolagets tillgångar och skulder beräknas med samma andel som andelen ägda aktier. Bolagsstämman beslutar vid varje stämma om disposition av bolagets eventuella vinstmedel (se 16 Under bolagets första verksamhetsår skall styrelsen utses av Kommunförbundet Stockholms Län då denna organisation är stiftare av bolaget. 6 Styrelsebeslut Vid styrelsebeslut skall enighet eftersträvas. Kan inte enighet uppnås skall styrelsen hänskjuta frågan till bolagsstämman för prövning såvida inte beslutet är av sådan brådskande karaktär att hinder för ett sådant förfarande föreligger. Styrelsen skall särskilt iaktta bestämmelsen i 8 kap 11 i FRL (försäkringsrörelselagen 1982:713) att beslut ej får fattas om inte, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling. 7 Revision Bolagets revisor skall vara auktoriserad. Revisorn väljs på ordinarie bolagsstämma för den tid som anges i bolagsordningen. 8 Försäkringsresultat och andel i tillgångar och skulder. Den individuella premien för de försäkrade kommunerna skall fastställas årligen inför varje förnyelse enligt en av parterna fastställd modell. Modellen innebär i princip att premien är utfallsberoende och beräknas på ett rullande treårigt genomsnitt. Varje inträffad skada påverkar därigenom under det år den inträffar och ytterligare två år. Därefter rullar den bort. Modellen skall tillämpas redan från och med första året. Premien beror av en jämförelse mellan en del av premien, den s.k. jämförelsepremien, och skadeutfallet. Parterna skall fastställa den del av premien som skall vara jämförelsepremie. Resten av premien benämns förbehållspremie. Skadeutfallet beräknas som summan av utbetald ersättning och gjorda avsättningar för kommande utbetalningar. Relationen mellan utfall och jämförelsepremie grundar tillägg (malus) eller avdrag (bonus) på premie till nästföljande år. Ändringen av premien från ett år till ett annat skall begränsas till ett procenttal som fastställs av parterna. Per 1 januari 2014 är modellen kompletterad med en totalnivåfaktor Tn som vid behov tillämpas för att justera den sammanlagda premienivån inom en Stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Organisationsnr : Wallingatan Stockholm Sida 5 (7)

23 bolagsordningen). Parterna är överens om att inte åberopa regeln minoritetsbegärd utdelning enligt 18 kap 11 ABL. försäkringsklass. Denna faktor skall tillämpas restriktivt och lika för alla deltagare. (Not: denna text lades till vid bolagsstämman 2013 men dokumenterades inte i ett nytt underskrivet avtal). Detaljerna i modellen fastställs från tid till annan av parterna vid bolagsstämman. Styrelsen kan från tid till annan besluta om särskilda villkor för försäkringar som redovisar en onormal utveckling. Varje aktieägares andel i bolagets tillgångar och skulder beräknas med samma andel som andelen ägda aktier. Bolagsstämman beslutar vid varje stämma om disposition av bolagets eventuella vinstmedel (se 15 bolagsordningen). Parterna är överens om att inte åberopa regeln minoritetsbegärd utdelning enligt 10 kap 3 andra stycket FRL. 9 Ekonomiska föreskrifter Stockholmsregionens Försäkring AB skall följa försäkringsavtalslagens och försäkringsrörelselagens krav på ekonomisk hantering. Parterna är överens om att Stockholmsregionens Försäkring AB inte skall äga rätt att ingå borgen eller förvärva fast egendom. Budget för Stockholmsregionens Försäkring AB skall årligen upprättas och fastställas av styrelsen. Om Stockholmsregionens Försäkring AB anlitar part för arbete eller tjänster gäller som förutsättning att skriftligt avtal upprättas på marknadsmässiga villkor. Budget för kommande verksamhetsår skall fastställas senast 30 november. 10 Beslut på bolagsstämman En av grundtankarna i samband med bildandet av detta försäkringsbolag är att varje aktieägare skall ha lika stort inflytande över bolaget. Mot bakgrund av detta är parterna överens om att i samband med bolagsstämma genom röstning där varje part har en röst komma överens om hur de som aktieägare som är representerade på stämman skall rösta i varje fråga. På så sätt kommer varje aktieägare att få lika stort inflytande över bolaget oavsett aktieinnehav. 11 Avtalstid Stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Organisationsnr : Wallingatan Stockholm Sida 6 (7)

24 Detta avtal gäller från och med bolagets bildande och så länge part är aktieägare i bolaget. 12 Väsentliga förändringar Om väsentlig förändring av verksamheten eller förutsättningarna för denna inträffar, äger en part rätt att påkalla förhandlingar om villkoren i detta avtal. Om sådan förhandling påkallas av part är övriga parter skyldiga att inom två månader delta i sådan förhandling. Part som önskar påkalla förhandling enligt denna paragraf skall skriftligen meddela övriga parter samt styrelsen för bolaget. I påkallandeskriften skall de skäl part åberopar för påkallande av förhandling enligt denna paragraf anges. 13 Inlösen av aktier Om part vill lämna bolaget utan att hembudskyldig köpare finns skall part erbjuda övriga parter möjlighet att inlösa lämnande parts aktier. Om dessa inte önskar begagna sin rätt till inlösen skall parterna om annan överenskommelse inte kan nås verka för att bolagsstämman beslutar att bolaget skall träda i likvidation. I det fall som lämnande part avser att sälja sina aktier under en löpande försäkringsperiod har bolaget rätt, men ej skyldighet, att säga upp lämnande parts försäkringsavtal i bolaget per försäljningsdagen för aktieinnehavet. Dock kvarstår bolagets skyldigheter och rättigheter enligt berörda försäkringsavtal för den tid som dessa varit i kraft. 14 Tvist Tvist angående tillkomsten, tolkningen, tillämpningen eller giltigheten av detta avtal skall, om parterna inte på annat sätt kommer överens, slutligt avgöras genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts regler för förenklat skiljeförfarande. Parterna är överens om att Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut skall utse skiljeman. Skiljeförfarandet skall äga rum i Stockholm. Stockholmsregionens Försäkring AB Adress: Organisationsnr : Wallingatan Stockholm Sida 7 (7)

25 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 6 DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (2) HANDLÄGGARE Enquist, Maud Maud.Enquist@huddinge.se Kommunstyrelsen Samverkansavtal med Förpacknings- och tidningsinsamlingen AB (FTI) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Samverkansavtal mellan Huddinge kommun och Förpacknings- och tidningsinsamlingen AB (FTI) godkänns i enlighet med bilaga till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 23 januari Beskrivning av ärendet Genom lagstiftning har svenska producenter av förpackningar och tidningar ett ansvar för insamling och återvinning av förpackningar och tidningar som hushåll och andra förbrukare sorterat ut från övrigt avfall, det som kallas Producentmaterial. Insamlingen sker på återvinningsstationerna som finns spridda i kommunen. I dagsläget har kommunen inget övergripande avtal med FTI om hur markupplåtelser och ansvarsfrågor kring återvinningsstationerna ska lösas. Kommunförbundet Stockholms län har under ett par års tid i samarbete med kommunerna och FTI tagit fram ett förslag till modellavtal vilket flera kommuner i länet nu anslutit sig till (Ekerö, Nacka, Nynäshamn, Sigtuna, Solna, Tyresö, Upplands-Bro, Värmdö). Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning tagit fram förslag till hur modellavtalet kan accepteras för Huddinges del med vissa tillägg. Tilläggen berör bl.a. begränsade tömningstider på helger, villkor för uppsägning av enstaka återvinningsstation och insamling av batterier. Utöver detta har en avsiktsförklaring lagts till som gäller förbättrade tömningssystem (krantömmande). Ärendet beskrivs närmare i bifogat PM från miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att avtalet godkänns. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

26 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (2) Vesna Jovic Kommundirektör Gunilla Wastesson Planeringschef Maud Enquist Samhällsplanerare Bilagor PM miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Samverkansavtal med 6 bilagor och 3 tillägg Avsiktsförklaring Beslutet delges Samhällsbyggnadsnämnden Förpacknings- och tidningsinsamlingen AB

27 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN PM DATUM DIARIENR SIDA 17 januari 2014 Dnr xx/xxx.xxx 1 (5) HANDLÄGGARE Mattias Carlswärd Mattias.carlsward@huddinge.se Samverkansavtal mellan Huddinge kommun och Förpacknings och Tidningsinsamlingen AB (FTI) Sammanfattning Genom lagstiftning har svenska producenter av förpackningar och tidningar ålagts ett ansvar att återvinna förpackningar och tidningar som hushåll och andra förbrukare sorterat ut från övrigt avfall. FTI AB som har hand om återvinningen och Huddinge kommunen har ett gemensamt intresse av samverkan kring en ändamålsenlig och lokalt anpassad insamling och hantering av återvinningsbart material. Huddinge kommun har sedan 2008 arbetet med att få till ett avtala som ger möjlighet att långsiktigt lösa problematiken kring återvinningstationerna. KSL (Kommunförbundet Stockholms Län) har tagit fram en avtalsmodell på ett samverkansavtal mellan FTI och en normalkommun. Under 2012 och 2013 har arbetet pågått med att anpassa avtalet till Huddinge där en knäckfråga har varit storleken på en station vilken styrs av tömningssystemet som används. Huddinge har verkat för ett mer effektivt och trafiksäkert system där tömning sker med stillastående bilar. Resultatet är att FTI har övergått till krantömmande system för delar av materialet och en intentionsförklaring från FTI s VD om att byta system för resterande behållare i Huddinge kommun. I och med det anses avtalet nu vara ett bra avtal för Huddinges invånare. Föreslaget avtal reglerar hur återvinningstationerna ska skötas och hur de ska se ut, när och hur de ska tömmas, vem som betalar vad och hur man hanterar akutsituationer. Även ansvaret för eventuella olyckor och nedskräpning är några av de områden avtalet reglerar. FTI ansvarar även för etablering av återvinningsstationer och därmed sammanhängande kostnader. Avtalet innebär inga intäkter för kommunen då markupplåtelsen sker utan kostnad och kommer kräva mycket resurser initialt på MSB för nya detaljplaner, nya lokaliseringar av återvinningsstationer och ny och bättre dokumentation. POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- och exploateringsavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

28 Bakgrund Genom lagstiftning har svenska producenter av förpackningar och tidningar ålagts ett ansvar att med ensamrätt ombesörja insamling och återvinning av förpackningar och tidningar som hushåll och andra förbrukare sorterat ut från övrigt avfall, det som kallas Producentmaterial. Insamlingen av förpackningar och returpapper har därmed brutits ut från den kommunala avfallshanteringen. FTI har ett intresse av en nära samverkan med alla kommuner i Sverige, så att FTI s insamling och borttransport av Producentmaterial kan underlättas och genomföras på ett kostnadseffektivt och miljömässigt sätt. FTI och kommunen har ett gemensamt intresse av samverkan kring en ändamålsenlig och lokalt anpassad insamling och hantering av återvinningsbart material. FTI verkar på uppdrag av sina ägare Svenska Metallkretsen AB, PK Plastkretsen AB, RK Returkartong AB och Pressretur AB samt nämnda ägares samarbetspart Svensk Glasåtervinning AB för tillhandahållandet av ett lämpligt insamlingssystem för insamling av producentmaterial och ansvarar för att insamlat material tas om hand på ett miljömässigt godtagbart sätt. Detta sker genom ett nationellt system av ett stort antal återvinningsstationer benämnt ÅVS-systemet. Vid sidan av ÅVS-systemet bedriver FTI och nämnda producentsammanslutningar kompletterande insamling via s.k. singelstationer, via fastighetsnära system ( Fastighetsnära insamling eller FNI ), via kontorsinsamling samt insamling av verksamhetsförpackningar. Huddinge kommun har som många andra kommuner genom åren fått klagomål på återvinningsstationerna, deras lägen och antal. För ett antal år sedan då kommunens markavtal för återvinningstationerna började bli förlegat gjordes en utredning om vilka regler som gäller och hur Huddinge kommun ville ha ett återvinnings systemet. Resultatet blev en rapport Återvinningsstationer i Huddinge kommun vilken antogs av KF i februari Huddinges utgångspunkt i alla arbeten med att ta fram nya markavtal/arrendeavtal med FTI baserades på den rapporten. Det befintliga markavtalet var tecknat med SRV återvinning AB (SRV) och var både förlegat och med fel part. SRV var entreprenör för hela ÅVS-systemet i Huddinge men var inte verksamhetsutövare juridiskt. Detta och att FTI engagerade andra entreprenörer än SRV för tömning av vissa materialslag gjorde att avtalet med SRV för stationerna inte vara aktuellt längre och avtalet sades upp Rapporten blev känd i andra kommuner och även för FTI och en grupp tillsattes via KSL att ta fram ett ramavtal för ÅVS-systemet. När avtalet i stort var färdigt tillfrågades alla kommuner hur de ställde sig till avtalet och men uppslutningen var mycket dålig och KSL kunde inte längre driva frågan. SRV kommunerna gick då ihop för att försöka gemensamt få fram ett ramavtal och få en bättre sitts i förhandlingarna med FTI. Ett nytt avtalsförslag arbetades fram med representanter från nästan alla SRV kommuner under 2009, (SRV s ägarkommuner är Huddinge, Haninge, Botkyrka, Salem och Nynäshamn). FTI ville inte godta avtalet och då POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- och exploateringsavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

29 speciellt knäckfrågorna om mindre och säkrare stationer samt avgiften för markarrendet, SRV kommunerna kunde inte i sin tur samla sig för att gemensamt påverka FTI vilket medförde att även detta avtal föll. KSL tog sedan åter upp frågan om en gemensam avtalsmodell som arbetades fram med representanter från ett flertal kommuner där även Huddinge deltog, och i slutet av 2011 antog KSL en avtalsmodell på ett samverkansavtal som FTI och KSL kunde godkänna. Under 2012 och 2013 har arbetet pågått med att anpassa avtalet till Huddinge där en knäckfråga fortfarande har varit storleken på en station vilket styrs av tömningssystemet som används. Huddinge har verkat för ett mer effektivt och trafiksäkert system där tömning sker med stillastående bilar. Resultatet är att FTI har övergått till krantömmande system för delar av materialet och en intentionsförklaring från FTI s VD om att byta system för resterande behållare i Huddinge kommun. I och med det anser mark och exploateringsavdelningen att avtalet är ett bra avtal för Huddinges invånare. Beskrivning av ärendet Idag finns det ca 50 återvinningsstationer i kommunen vilka ofta kräver ytor på m² för att fungera bra. Kommunen har svårt att hitta mark som är tillräckligt stor och så placerad att den kan användas till återvinningsstationer. Storleken på stationerna beror på att backrörelserna vid tömning skall ske inom stationsytan. Det nya avtalet ger möjlighet att tömma stillastående utan backrörelser. Ett antal av de befintliga återvinningstationerna har tidsbegränsade bygglov och kan med nuvarande regler inte förlängas, vilket innebär att de i vissa fall måste tas bort helt eller flyttas. För att få placera en återvinningsstation på kommunens mark måste förhållandet mellan den som äger marken och den som ska nyttja marken regleras i ett markupplåtelseavtal eller genom villkorat polistillstånd för allmän plats. Genom det förslag till samverkansavtal som har tagits fram kommer ytorna en station kräver kunna minskas och lokaliseringen av platser för stationer bli lättare. Genom att få möjlighet att få in återvinningsstationer på fler platser är intentionen att kunna återvinna mera material och på så sätt minska avfallsdeponierna och minska konsumtionen av råmaterial. Samtidigt kommer samverkansavtalet reglera alla de bitar som i vanliga fall regleras i ett markupplåtelseavtal. Alla stationer ägs och drivs av Förpacknings och Tidningsinsamlingen AB (FTI). FTI handlar i sin tur upp olika aktörer för att tömma, underhålla, och städa på de olika stationerna. De materialslag/fraktioner, som mottas på Återvinningsstationerna är i normalfallet: - Förpackningar av färgat glas samt förpackningar av ofärgat glas - Förpackningar av metall - Förpackningar av plast - Förpackningar av kartong/well/papp - Returpapper (tidningar o dyl.) Utöver de materiel FTI vill samla in finns det/eller planeras att finnas batteriinsamling på ett flertal stationer. POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- och exploateringsavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

30 För att reglera upplåtelsen och de premisser FTI får utnyttja kommunen mark för ÅVS-systemet har ett förslag till Samverkansavtal tagits fram. Förslaget till Samverkansavtal mellan Huddinge kommun och FTI reglerar ett stort antal frågor, bl a FTIs ansvarar för drift, skötsel och tillsyn av stationerna vilket anpassas efter behov enligt varje enskild stations förutsättningar. FTI ansvarar för att behållare töms med sådan frekvens att de inte blir överfulla. I FTIs underhållsansvar omfattas vidare erforderligt underhåll av markytor, behållare, skyltar och staket. FTI ansvarar för snöröjningen på stationerna och kommunen ansvarar för att snöröjningen på tillfartsvägarna sker på sådant sätt att inte framkomligheten till stationerna hindras. FTI ansöker och bekostar bygglov och andra tillstånd för stationerna. Kommunen ska i sin tur beakta lokaliseringen av stationer vid detaljplaneläggningen av nya detaljplaner. Kommunen och FTI ska ha samråd om ÅVS-systemet minst en gång per år och FTI ska vara remissinstans för kommunens avfallsplan. Kommunen tar med avtalsförslaget på sig ett övergripande ansvar för en samanhållen information till allmänheten rörande ÅVS-systemet. FTI får lämna grovsopor och annat som lämnats felaktigt på ÅVS-stationerna på en av kommunen anvisad plats. Avtalet är fem år och förlängs fem år i taget. Kommunen kan återta en enskild station om det är av särskild vikt för kommunen eller om kommunen kan anvisa annan plats. FTI ansvarar för eventuella olyckor och nedskräpning och för etablering av återvinningsstationer och därmed sammanhängande kostnader. De stationer som omfattas av avtalet redovisas i bilagor, bilagda till avtalet, Bilaga 2 och 3. Ekonomi Avtalet innebär inga intäkter för kommunen då upplåtelsen av marken för stationerna är avgiftsfri. Initialt kommer ett stort uppdämt behov av att hitta nya platser och permanenta tillfälliga platser som redan finns kräva mycket resurser. Mark- och exploateringsavdelningen föreslår att föreliggande förslag till Samverkansavtal mellan Huddinge kommun och Förpacknings och Tidningsinsamlingen AB (FTI) godkänns. Charlotta Thureson Mark- och exploateringschef Mattias Carlswärd Exploateringsingenjör POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- och exploateringsavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

31 Bilagor 1. Samverkansavtalet POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- och exploateringsavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

32 1 (18) Mellan Förpacknings och Tidningsinsamlingen AB (FTI) org.nr och Huddinge kommun (Kommunen) org.nr , var för sig nedan benämnd Part och gemensamt Parterna, träffas härigenom följande SAMVERKANSAVTAL om hantering av utsorterade förpackningar i i kartong, metall, plast, glas samt tidningar i Huddinge kommun 1. Inledning Bakgrund och syfte 1.1 Genom reglerna om producentansvar har svenska producenter av förpackningar och tidningar ålagts ett ansvar att med ensamrätt ombesörja insamling och återvinning av förpackningar och tidningar som hushåll och andra förbrukare sorterat ut från övrigt avfall (nedan Producentmaterial ). Insamlingen av förpackningar och returpapper har därmed brutits ut från den kommunala avfallshanteringen. 1.2 FTI och Kommunen har ett gemensamt intresse av att säkra den i miljörätten fastställda avfallshierarkin genom en nära samverkan kring en ändamålsenlig och lokalt anpassad insamling och hantering av Producentmaterial. Målet med denna samverkan är att verka för måluppfyllelse kring Producentmaterial samt skapa gynnsamma lokala förutsättningar för att Producentmaterial som hushållen och andra förbrukare sorterat ut från hushållsavfallet kan avlämnas till återvinning i de insamlingssystem som producenterna enligt producentansvarsförordningarna är skyldiga att tillhandahålla för ändamålet. Den kommunala medverkan är förutsatt i förordningarna där det anges att kommunen ska underlätta uppbyggnaden av producentens insamlingssystem, exempelvis genom att anvisa lämpliga insamlingsplatser. Även i 2009 års överenskommelse om samarbetslösning på avfallsområdet har representanter för kommunerna och producenterna framhållit utvecklingen av ett med den kommunala avfallshanteringen samordnat system för insamling av Producentmaterial genom ett delat men differentierat ansvar. 1.3 Genom en nära samverkan kan producenternas ansvar samordnas med Kommunens ansvar för hushållsavfallet och med dess avfallsplaner. Samverkan kan

33 2 (18) även avse praktisk informationsgivning där Kommunen som övergripande ansvarig för avfallshanteringen inom sitt område har upparbetade kanaler och i sin avfallsplan bl.a. ska upplysa om åtgärder för att främja återanvändning av Producentmaterial. Även problemen med nedskräpning på allmän plats kan, såvitt avser nedskräpning av bl.a. grovsopor och kärl- och säckavfall på Återvinningsstationerna, med fördel lösas i samverkan mellan Kommunen och FTI. FTI 1.4 FTI verkar på uppdrag av sina ägare Svenska Metallkretsen AB, PK Plastkretsen AB, RK Returkartong AB och Pressretur AB samt nämnda ägares samarbetspart Svensk GlasÅtervinning AB för tillhandahållandet av ett lämpligt insamlingssystem för insamling av Producentmaterial och ansvarar för att insamlat material tas om hand på ett miljömässigt godtagbart sätt, så att av lagstiftaren uppsatta återvinningsmål kan uppnås. Detta sker genom ett nationellt system av ett stort antal Återvinningsstationer benämnt ÅVS-systemet. Vid sidan av ÅVSsystemet bedriver FTI och nämnda producentsammanslutningar kompletterande insamling via s.k. singelstationer, via fastighetsnära system ( Fastighetsnära insamling eller FNI ), via kontorsinsamling samt insamling av verksamhetsförpackningar. 1.5 FTI har ett intresse av en nära samverkan med Kommunen, så att hushållen fullgör sin skyldighet att utsortera och FTI:s insamling och borttransport av Producentmaterial kan underlättas och genomföras på ett kostnadseffektivt och miljömässigt ändamålsenligt sätt samt med hänsyn tagen till lokala förutsättningar. Kommunen 1.6 Kommunen har det övergripande ansvaret för hushållsavfallet i Kommunen. Inom ramen för detta verkar kommunen för helhetslösningar inom avfallsområdet, där insamlingen av Förpackningar på ett naturligt och ändamålsenligt sätt kan komplettera det ansvar Kommunen själv har för hanteringen av övrigt avfall. Kommunen har även ett intresse av att informationen till hushållen om avfallshantering och återvinning är komplett och korrekt, även vad gäller Producentmaterial. Även frågan om nedskräpning på allmän plats fordrar lösningar vad gäller hanteringen av grovsopor och kärl- och säckavfall som lätt felaktigt hamnar på Återvinningsstationerna. 1.7 Kommunen har således ett intresse av en nära samverkan med FTI, för att kunna säkerställa löpande samråd och informationsutbyte med FTI rörande hanteringen av Producentmaterial samt nödvändig samordning och anpassning mellan Kommunens arbete och producenternas på avfallsområdet.

34 3 (18) Samarbetet 1.8 Med utgångspunkt från dessa sina intressen och förutsättningar etablerar Parterna genom detta avtal ett långsiktigt samarbete enligt de villkor och förutsättningar som anges i detta samverkansavtal. 1.9 Genom avtalet etablerar Parterna en samverkansmodell för hantering av de frågor som kan förutses bli aktuella till följd av Parternas engagemang inom olika delar av avfallshanteringen i Kommunen. Parterna intention är att frågor som efterhand uppkommer inom ramen för deras samverkan ska behandlas med de utgångspunkter som anges i detta avtal och med syftet att skapa ömsesidigt acceptabla och långsiktigt hållbara lösningar på frekvent återkommande frågor i samarbetet mellan FTI och Kommunen Om inte annat anges nedan ersätter detta samverkansavtal alla tidigare avtal och överenskommelser i de frågor som regleras i detta avtal. 2. Återvinningsstationer Generellt 2.1 ÅVS-systemet. ÅVS-systemet består av ett nationellt system av publika, obemannade Återvinningsstationer för insamling av utsorterat Producentmaterial från hushåll. En Återvinningsstation består av uppställda behållare med tre (3) eller flera materialslag som töms regelbundet och där materialet borttransporteras för materialåtervinning. 2.2 Berörda material. De materialslag/fraktioner, som mottas på Återvinningsstationerna är i normalfallet: - Förpackningar av färgat glas samt förpackningar av ofärgat glas - Förpackningar av metall - Förpackningar av plast - Förpackningar av kartong/well/papp - Returpapper (tidningar o dyl.) Minskning eller utökning av antalet materialslag kan ske genom särskild överenskommelse mellan Parterna. Sådan överenskommelse fordras inte när Återvinningsstation etableras på ÅVC eller när Kommunen önskar nyttja Återvinningsstation för helt tillfällig uppställning av behållare för hushåll under strejk eller andra exceptionella förhållanden. FTI ska i samverkan med Elkretsen AB verka för att skapa förutsättningar även för insamling av batterier vid Återvinningsstation. 2.3 Dimensionering. FTI dimensionerar verksamheten efter insamling av ovanstående materialslag. I det fall Kommunen upplåter plats till annan i anslutning till

35 4 (18) Återvinningsstation för insamling av andra avfallsfraktioner (exempelvis klädinsamling), ska FTI informeras om detta och ett Tillägg till detta avtal förhandlas. 2.4 Insamlingsplatser. I producentansvarsförordningarna för förpackningar och returpapper förutsätts att Kommunen medverkar genom anvisning av insamlingsplatser. En viktig förutsättning för en fungerande insamling av Producentmaterial är att Kommunen upplåter lämplig mark med erforderlig yta för Återvinningsstationerna. Parterna ska gemensamt försöka finna lämpliga insamlingsplatser. För att möjliggöra detta ska FTI kontinuerligt vid samråd redovisa sina markbehov varefter kommunen ska ge förslag till lämpliga platser för FTI:s verksamhet. FTI ska inom tre månader från det att plats anvisats meddela Kommunen om man önskar ianspråkta den föreslagna marken för sin insamling. Där det är möjligt och lämpligt ska även möjligheten till etablering på privat mark undersökas. Anvisning av plats fritar ej FTI från kravet på bygglov och tillstånd enligt avsnitt 2.9, nedan. 2.5 Förhållandet till Fastighetsnära insamling. ÅVS-systemet kan från tid till annan behöva kompletteras genom utbyggnad av Fastighetsnära insamling varigenom FTI på annat sätt än insamling vid Återvinningsstation samlar in utsorterat Producentmaterial, något som kan fordra en anpassning av ÅVS-systemet och en översyn av lokaliseringen av stationer. Anpassningen ska syfta till att antalet Återvinningsstationer kan baseras på vid tid till annan förekommande faktiska behov. 2.6 Förhållandet till kommunala planer. Kommunen ska beakta lokalisering av Återvinningsstationer tidigt i planprocessen för stadsutvecklingsområden och vid sitt arbete med detaljplaner och översiktsplaner. Detta för att säkerställa att avfallsplaneringen och producentansvaret kan genomföras. I samband med omarbetning av eller beslut om avfallsplan ska FTI alltid vara remissinstans. Planerade förändringar i avfallsplanen som kan påverka FTI:s verksamhet ska även på ett tidigt stadium tas upp av Kommunen i Parternas samråd. Etablering utformning och utveckling 2.7 Utformning och kontinuerlig utveckling FTI ansvarar för etablering av Återvinningsstationer på av Kommunen anvisade platser och därmed sammanhängande kostnader såvida inte Parterna träffar annan skriftlig överenskommelse för enskilda etableringar FTI är medvetet om att etablering på av Kommunen anvisad plats, beroende på lokala förutsättningar, i skälig omfattning kan omfatta olika typer av markarbeten och inhägnader inom eller i omedelbar anslutning till Återvinningsstation.

36 5 (18) Utformningen av Återvinningsstationerna, exempelvis inhägnader, ska ske i samråd med Kommunen. All etablering sker med utgångspunkt från FTI:s standard för stationsutformning, Bilaga Parternas målsättning är att samtliga materialslag, enligt punkt 2.2 ovan, ska vara representerade vid varje Återvinningsstation och rymmas på av Kommunen anvisade platser Parterna ska kontinuerligt samverka kring lämplig systemutveckling- och systemanpassning och i samråd utreda behovet av nyetableringar av Återvinningsstationer för att upprätthålla en god servicenivå för medborgarna. 2.8 Plats I Bilaga 2 förtecknas de Återvinningsstationer på kommunal mark som upplåts med nyttjanderätt genom detta avtal. Överenskomna förändringar, nyetablering alternativt avetablering ska hanteras genom uppdatering av nämnda Bilaga I Bilaga 3 förtecknas Återvinningsstationer på icke-kommunal mark. Förändringar, nyetablering alternativt avetablering, ska redovisas på samråd och noteras i samrådsprotokoll. Bilagan ska uppdateras om Kommunen begär det I Bilaga 4 förtecknas Singelstationer, enligt definition i punkt 2.30 nedan, som FTI:s entreprenörer använder för insamling utöver insamlingen vid Återvinningsstationer Kommunens platsanvisningar ska utgå från och vara anpassade till det behållaroch insamlingssystem som FTI tillhandahåller samt de fordonstyper som FTI använder vid sin insamling inom Kommunen, se närmare Bilaga Återvinningsstationerna ska hållas tillgängliga för allmänheten vilket ska beaktas vid anvisning av plats. 2.9 Tillstånd FTI är medvetet om att bygglov krävs för anordnande av Återvinningsstationer och att polistillstånd ibland erfordras för ianspråktagande av offentlig platsmark för dessa FTI ansvarar för att alla tillstånd finns för samtliga Återvinningsstationer som omfattas av detta avtal samt för kostnader och avgifter för bygglov Kopia på aktuella polistillstånd och bygglov för Återvinningsstationer som omfattas av detta avtal ska på begäran översändas till Kommunens kontaktperson I det fall bygglov löper ut under avtalstiden ska parterna samverka om förlängning av dessa, alternativt verka för att finna nya ändamålsenliga platser Nyttjanderätt

37 6 (18) Kommunen upplåter genom detta avtal och under detta avtals löptid nyttjanderätt till samtliga från tid till annan av Kommunen anvisade Återvinningsstationer på kommunal mark, enligt Bilaga Nyttjanderätten är vederlagsfri Det åligger Kommunen att verka för att dess taxebestämmelser överensstämmer med detta avtal Den mark som omfattas av avtalet får inte användas för andra ändamål än vad som framgår av detta avtal. Drift 2.11 Innebörd. Med drift i detta avtals mening avses tillsyn, städning, vinterväghållning och underhåll av markytor, inhägnader, behållare, informationstavlor och annat som tillhör Återvinningsstation Ansvarig. FTI ansvarar i egenskap av verksamhetsutövare för driften av de Återvinningsstationer som anges i Bilaga 2 och Bilaga Omfattning. Drift och tillsyn av Återvinningsstationerna ska ske kontinuerligt och anpassas efter behov enligt varje enskild stations förutsättningar. Verksamheten på Återvinningsstation får inte orsaka olägenhet för människors hälsa eller annan risk för besökare, inte heller olägenhet för människors hälsa och miljö i form av lukt, skadedjur eller buller enligt gällande normer Städning. Återvinningsstationerna ska städas vid behov, d.v.s. så att stationerna hålls rena från skräp, annat avfall och föroreningar. Frågan om hantering av grovsopor samt säck- och kärlavfall regleras i punkt 7, nedan. Städning sker i normalfallet på vardagar. Städningen omfattar barmarksrenhållning och återställande efter nedskräpning av FTI:s materialfraktioner. Städområde är, förutom den sammanhängande yta som utgör själva uppställningsplatsen för behållarna även det område direkt utanför denna vars nedskräpning uppenbart härrör från Återvinningsstationen. I samband med städning ska Producentmaterial läggas i behållarna på Återvinningsstationen. Där behov föreligger ska städning även ske under behållarna, dvs. att behållarna lyfts bort och området städas Snöröjning. Vinterväghållning ska ske vid behov och omfattar snöröjning och halkbekämpning på Återvinningsstationerna. Om vinterhållning av tillfartsvägar sköts av Kommunen ska detta ske på sådant sätt att tillfart till Återvinningsstationerna genom plogvallar eller annars inte hindras Klotterhantering. Insamlingsbehållare och förekommande inhägnader ska hållas rena och vara fria från klotter, affischer m.m. Kommunen är införstådd med de tekniska begränsningar som råder vid väderförhållanden med regn eller kyla.

38 7 (18) 2.17 Informationsskylt. FTI ska se till att den lokala information som ska tillhandhållas vid varje Återvinningsstation är tydlig och aktuell Egenkontroll. FTI ska upprätta egenkontrollprogram för driften av Återvinningsstationerna enligt ovan, Bilaga 5. Egenkontrollprogrammet ska vara anpassat efter verksamhetens omfattning och art och vid behov kunna diskuteras vid samrådsmöte. Tömning 2.19 FTI ansvarar för att behållare töms med sådan frekvens att de inte blir överfulla I samband med tömning ska Producentmaterial som lagts utanför behållare läggas i behållarna Tömning av behållare ska utföras på ett sätt som uppfyller de regler och normer som följer av Miljöbalkens bestämmelser eller annars av lag eller andra föreskrifter. Tömning ska ske på ett sätt som förebygger skaderisker Tömning ska under normala förhållanden ske mellan klockan 06:00 22:00, för glasförpackningar klockan 07:00 22:00. Tidpunkten för tömning på enskilda stationer/för enskilda fraktioner kan komma att inskränkas genom beslut av Kommunen om verksamheten förorsakar väsentlig störning för boende och verksamheter samt det erfordras för uppfyllandet av de regler och normer som följer av Miljöbalkens bestämmelser eller annars av lag eller andra föreskrifter. Överenskommelse om begränsning av tömningstider på enskilda Återvinningsstationer kan även regleras i särskilt Tillägg till detta avtal Tidpunkten för tömning kan även begränsas av myndighetsbeslut med stöd av lag eller föreskrifter. Underhåll 2.24 Omfattning. Underhållsansvaret omfattar erforderligt underhåll av markytor, behållare, skyltar och staket på samtliga i Bilagorna 2 och 3 från tid till annan angivna Återvinningsstationer Ansvar. Om inte annat överenskoms genom särskilt Tillägg till detta avtal ansvarar FTI för allt underhåll enligt ovan. Återtagande, avetablering och flyttning 2.26 Kommunalt återtagande av mark Kommunen äger under vissa förutsättningar rätt att återta mark för Återvinningsstation där nyttjanderätt upplåtits, nämligen när; (i) återtagande av marken är av särskild vikt för Kommunen,

39 8 (18) (ii) (iii) Kommunen kan anvisa annan likvärdig mark, Kommunen kan färdigställa Återvinningsstation på denna mark utan annan kostnad för FTI än flyttningen av behållare. Om likvärdig mark i undantagsfall och på grund av extraordinära omständigheter inte skulle kunna erbjudas som ersättning för den station som behöver återtas, ska Parterna gemensamt finna en lösning på den uppkomna situationen Återtagande av mark enligt ovan får ske sedan FTI erhållit nödvändiga tillstånd för den likvärdiga plats som således anvisats och färdigställts Vid återtagande av mark ska Kommunen på egen bekostnad svara för att marken återställs samt på ett lämpligt sätt informera medborgarna om förändringen via hemsida etc Utöver rätten till återtagande av mark enligt ovan äger Kommunen rätt att för egen eller annan ledningsrättshavares räkning tillfälligt ta i anspråk markområde för Återvinningsstation om området behövs för underhåll av ledningar m.m. Anmälan om behov att disponera markytan görs av Kommunen till FTI i så god tid som möjligt Kommunen äger alltid rätt att återta markområde för Återvinningsstation om polistillstånd eller bygglov enligt avtalspunkt 2.9 saknas för verksamheten, dock med beaktande av Parternas samverkan kring en lösning i dessa fall enligt punkt I förekommande fall ska FTI avträda markområdet senast en månad efter att Kommunen skriftligt gjort framställan härom Om det krävs för att undvika större skada på egen eller annans egendom, undvika omfattande olägenheter eller det annars föreligger synnerliga skäl för omedelbara räddningsåtgärder eller andra åtgärder för att undvika eller undanröja effekterna av eller riskerna för sådana omfattande skador och olägenheter, äger Kommunen rätt att omedelbart ta i anspråk markområdet under den tid som erfordras. Vid sådant ianspråktagande ska Kommunen se till att intrånget så långt möjligt begränsas FTI:s avetablering av Återvinningsstationer FTI ska efter egen bedömning och efter samråd med Kommunen där skälen för systemförändringen redovisas, äga rätt att avetablera Återvinningsstation om denna inte längre behövs i FTI:s insamlingssystem Vid avetablering av en Återvinningsstation på FTI:s initiativ ska FTI på egen bekostnad svara för att den ianspråktagna marken återställs i ursprungligt skick och hålls städad under en månad efter avflyttning Genomförandet av avetablering ska ske i samråd mellan Parterna. Efter avetableringen är genomförd ska Kommunen tillsammans med FTI genomföra en slutbesiktning, varvid noterade brister ska anges samt åtgärdsplan beslutas.

40 9 (18) 2.28 Flyttning av Återvinningsstationer Endera Part kan begära flyttning av Återvinningsstation. Flyttning av Återvinningsstation ska vara föremål för samråd. Vad som ovan sagts om etablering av nya stationer respektive återtagande och avetablering ska i tillämpliga delar gälla även för flyttning, beroende av vilken Part som tagit initiativet till flyttningen Kostnaderna för flyttning av Återvinningsstation enligt föregående avtalspunkt ska bäras av den Part som begär sådan Omlokalisering av Återvinningsstation till följd av att tillfälligt bygglov löpt ut och ej medgivits för förlängning ska hanteras som en nyetablering. Särskilt om singelstationer 2.29 FTI och berörda producentsammanslutningar nyttjar vid sidan av ÅVS-systemet vissa s.k. singelstationer för kompletterande insamling En singelstation fyller en motsvarande funktion som en Återvinningsstation men är en uppställningsplats för återvinningsbehållare där endast 1-2 fraktioner (vanligtvis glas och tidningar) är representerade För etablering och drift av singelstationer svarar enligt ingångna avtal berörda insamlingsentreprenörer. FTI åtar sig dock att svara för registerhållning, erforderligt samråd samt klagomålshantering även kring singelstationer FTI är självt inte verksamhetsutövare för singelstationer och därmed inte rätt part för hantering av mark- och tillståndsfrågor kring dessa. FTI åtar sig emellertid gentemot Kommunen att tillse att ansvarig entreprenör sköter sina åtaganden även vid singelstationerna. 3. Behållare 3.1 Behållarna på Återvinningsstationerna ska så långt som möjligt ha enhetlig färg och vara försedda med tydlig och enhetlig information om fraktioner och sorteringsanvisningar. På varje Återvinningsstation ska enhetlighet tillämpas vad gäller val av behållartyp. 3.2 Vid val av behållare och tömningstekniker ska bästa möjliga miljönytta eftersträvas. 3.3 Vid utformning av insamlingsbehållare samt väg till dessa ska hänsyn tas till de lagkrav som från tid till annan ställs på anpassning till medborgare med funktionshinder. 3.4 I det fall Kommunen har önskemål om underjordsbehållare, sopsug eller annan extraordinär behållarlösning som avviker från FTI:s normala behållar- eller insamlingssystem inom Kommunen och Kommunen är beredd att ta merkostnaden

41 10 (18) för detta, ska möjligheten till och de närmare villkoren och förutsättningarna för en sådan lösning förhandlas i särskild ordning i form av särskilt Tillägg till detta avtal. Vid förhandlingar om sådana behållarlösningar ska hänsyn tas till (i) de kvaliteter på det insamlade Producentmaterialet som den aktuella lösningen ger för berörda materialslag samt (ii) till att de materialslag som inte kan hanteras via dessa lösningar fortsatt kan hanteras inom ramen för ett tillräckligt utbyggt ÅVS-system. 4. Verksamhetsförpackningar 4.1 Producenterna ska enligt producentansvarsförordningarna se till att det finns lämpliga insamlingssystem till vilka hushåll och andra förbrukare kan lämna utsorterat Producentmaterial. 4.2 Den insamling av Producentmaterial som sker via ÅVS-systemet, genom Fastighetsnära insamling och via Singelstationer är helt inriktad på Producentmaterial som sorterats ut från hushållen och är inte avsedd eller dimensionerad för verksamheter. 4.3 Producentmaterial från andra förbrukare än hushållen samlas idag vanligen in via fastighetsnära system där företag, storhushåll och andra verksamheter tecknar abonnemang direkt med de företag som tillhandahåller tjänster inom området. 4.4 Utöver den fastighetsnära insamling som redan förekommer ska FTI utifrån behov verka för att de verksamheter som så önskar kostnadsfritt kan avlämna Producentmaterial vid någon eller några fria mottagningspunkter i kommunen. Parterna ska inom ramen för sin samverkan utvärdera behovet av och lämpliga platser för sådana fria mottagningspunkter. 4.5 Parternas samverkan kring fria insamlingspunkter enligt ovan ska även avse utformningen av den information som behöver ges till berörda verksamheter. 5. Samverkansform Samråd 5.1 Enligt gällande miljölagstiftning ska producenterna och Kommunen samråda i syfte att med hänsyn till lokala förhållanden samordna hanteringen av Producentmaterial med Kommunens övergripande ansvar för avfallshanteringen i kommunen. Samrådet är ett forum för informationsutbyte och överläggningar om systemfrågor inom området. Med utgångspunkt från detta samråd har Parterna sett det som naturligt att en kontinuerlig gemensam uppföljning sker av det samarbete och de frågor och förhållanden som Parterna etablerat genom detta samverkansavtal.

42 11 (18) 5.2 Parterna ska tillse att rätt personer från respektive Part kallas till och närvarar vid samrådet. Vardera Part bär själv sina kostnader för samråd. 5.3 Parterna åtar sig att informera samtliga berörda inom sina respektive organisationer om vad som förekommit och diskuterats vid samråd samt tillse att berörda frågor följs upp och förankras. 5.4 Samrådsmöten ska hållas minst en gång per år om inte Parterna enas om annat och i övrigt då någon av Parterna påkallar det. 5.5 FTI är sammankallande och ordförande för det årliga samrådet. Vid det årliga samrådet ska samtliga samarbetsfrågor avhandlas med utgångspunkt från den stående dagordning som bilagts detta avtal som Bilaga 6. Dagordning för övriga samråd sammanställs av den Part som kallar till mötet. 5.6 Samtliga samrådsmöten ska protokollföras genom FTI:s försorg och justeras av Kommunen. Kontaktpersoner i avtalsfrågor 5.7 FTI ska utse en behörig representant som företräder FTI i fråga om tillämpning och uppföljning av detta avtal. Kommunen ska i sin tur utse en behörig representant i förhållande till FTI. Parternas kontaktpersoner vid avtalets ingående framgår av punkt Vid ändringar ska den andra Parten underrättas om detta. 5.8 Kontaktperson och kontaktuppgifter för FTI: Ansvarig regionchef; telefon ; e-post huddinge@ftiab.se. 5.9 Kontaktperson och kontaktuppgifter för Kommunen: ansvarig exploateringsingenjör på Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen; telefon Rapporter 5.10 Kommunen kan till samrådsmöte önska rapportering av förhållanden av särskilt intresse för Kommunen. Rapportering av insamlade mängder från föregående kalenderår ska ske senast den 1 mars årligen. Överenskommelse om rapportering utöver den som förekommer vid samrådsmöten regleras i förekommande fall genom särskilt tillägg. 6. Information till och från hushållen 6.1 Information till och kommunikation med enskilda medborgare om insamlingsoch återvinningssystemen för Producentmaterial och annat avfall är viktiga verktyg för Parterna att uppnå sina övergripande mål.

43 12 (18) Kommunens informationsansvar 6.2 Kommunen tar genom detta avtal på sig ett övergripande ansvar för en sammanhållen information till allmänheten rörande ÅVS-systemet i kommunen. Detta informationsansvar omfattar även Återvinningsstationer på icke-kommunal mark samt singelstationer samt översiktlig information om insamling av Producentmaterial från verksamheter. 6.3 Kommunens informationsansvar ska även avse grundläggande legala krav på allmänheten att sortera ut förpackningar m.m. från övrigt avfall för att minimera mängden Producentmaterial i hushållsavfallet. 6.4 Kommunen ansvarar vidare för att hushållen och andra förbrukare ges sorteringsanvisningar för Producentmaterial i överensstämmelse med detta avtal. FTI:s informationsansvar 6.5 FTI ansvarar för informationen vid varje Återvinningsstation. Informationen ska vara tydlig, lättillgänglig och aktuell samt innehålla: - Sorteringsanvisningar - Uppgift om telefon, e-postadress samt internetadress till FTI för allmänhetens frågor och eventuella klagomål. Informationen tar sin utgångspunkt i FTI:s standard för stationsutformning. 6.6 FTI ska inom ramen för sin nationella verksamhet och sin informationsplan svara för allmän opinionsbildande information om insamlingen av Producentmaterial. 6.7 Till möjliggörande av information till hushållen ska FTI omgående informera om - etablering av Återvinningsstation på icke-kommunal mark - omlokalisering/borttagande av Återvinningsstationer. 6.8 FTI ansvarar för information till verksamheter. 6.9 FTI ska förse Kommunen med den information Kommunen behöver inför sin informationsgivning till medborgarna enligt punkt ovan. Informationsvägar för felanmälan 6.10 FTI ska hålla beredskap för att ta emot klagomål och felanmälningar från allmänheten avseende FTI:s insamlingssystem. Kommunen ska informeras om kontaktuppgifter m.m. för denna felanmälan Kommunen ska till FTI omgående vidarebefordra felanmälningar och klagomål som felaktigt inkommit till Kommunen avseende FTI:s insamlingssystem.

44 13 (18) 7. Grovsopor, kärl- och säckavfall vid Återvinningsstationerna 7.1 Nedskräpning vid Återvinningsstationerna, såsom att allmänheten obehörigen lämnar grovsopor, kärl- och säckavfall eller liknande är ett problem både för Kommunen och för FTI då förekomsten av sådant avfall på Återvinningsstationerna, oaktat vem som bär ansvaret för detta, inverkar menligt på förhållandena vid dessa. Även antalet ÅVC, deras lokalisering och öppettider har erfarenhetsmässigt visat sig påverka graden av nedskräpning, varför Kommunen åtar sig att hålla erforderlig service på detta område. Parterna har därtill enats om en samverkan där FTI ombesörjer borttransport och Kommunen tar hand om materialet enligt avtalspunkt 7.2. nedan. 7.2 Parterna är överens om att FTI utan krav på ersättning, ska bortforsla grovsopor och liknande, som felaktigt lämnats vid Återvinningsstation till Kommunens Återvinningscentral eller annan plats som Kommunen anvisar, under förutsättning att (i) (ii) (iii) borttransport kan ske med konventionellt fordon, det bortforslade avfallet får lämnas kostnadsfritt utan krav på annan sortering än den som anges i punkt 7.3 nedan, samt avfallet inte klassas som farligt Hantering av kärl- och säckavfall vid Återvinningsstation regleras i Materialet som enligt föregående punkt transporteras till Kommunens Återvinningscentral eller dylikt ska lämnas sorterat i de fraktioner och i de mottagningsbehållare som Återvinningscentralen håller enligt där gällande anvisningar. Med sorterat i denna avtalspunkts mening avses sådan grundläggande sortering i de olika avfallsfraktioner som hanteras vid aktuell ÅVC och som efter en okulär bedömning enkelt låter sig göras vid avlämnandet av det ihopsamlade material som påträffats vid Återvinningsstationerna. 7.4 Parterna är vidare överens om att FTI utan krav på ersättning ska bortforsla kärloch säckavfall som felaktigt lämnats vid Återvinningsstationerna samt att i avvaktan på hämtning förvara sådant avfall i kärl som Kommunen eller Kommunens entreprenör tillhandahåller för förvaring och hämtning av sådant avfall. Kostnaden för abonnemang av sådant kärl samt tömning och borttransport av detta hushållsavfall ska bäras av FTI. 7.5 Parterna ska samråda om lämplig hantering av farligt avfall och därvid utgå från gällande lagregler på området. 7.6 FTI ska tillse att material för vilket det råder producentansvar i samband med städning läggs i behållarna på Återvinningsstationerna.

45 14 (18) 7.7 I de fall återkommande problem med grovavfall eller kärl- och säckavfall (nedskräpning) uppstår vid viss eller vissa Återvinningsstationer ska Kommunen, i samråd med FTI, vidta särskilda informationsåtgärder. 8. Tillsyn 8.1 Kontrollen över FTI:s verksamhet kan med fördel ske genom en kombination av FTI:s egenkontroll, diskussion av uppmärksammade missförhållanden på samråd samt Kommunens tillsyn i egenskap av tillsynsmyndighet, där sådan tillsyn är befogad. 8.2 FTI ska löpande kontrollera sin verksamhet med utgångspunkt från framtaget egenkontrollprogram, Bilaga Vid kommunens tillsyn över FTI:s verksamhet ska vederbörlig hänsyn tas till förekomsten av FTI:s egenkontrollprogram samt förekomsten eller avsaknaden av noterade missförhållanden. 8.4 Om Kommunen har synpunkter på egenkontrollprogrammets utformning och omfattning kan dessa framföras på samrådsmöten. Även tillsynen ska kunna diskuteras vid samrådsmöten. Kommunen ska tillse att tillsynsmyndigheten ges information och bereds möjlighet att delta vid möte där dessa frågor diskuteras. 8.5 Regleringarna i detta avsnitt 8 ovan ska uppfattas som en av parterna eftersträvad ordning för kvalitetssäkring av FTI:s verksamhet i kommunen och för möjligheten kring en kontinuerlig dialog i dessa frågor. Inget i detta avsnitt ska tolkas som en inskränkning i tillsynsmyndighetens lagenliga skyldighet att utöva myndighet i form av tillsyn enligt gällande författningsbestämmelser. 9. Avtalstid 9.1 Avtalet gäller från och med dagen för undertecknande till utgången av det kalenderårsskifte som inträffar (fem) 5 år efter undertecknandet. Avtalet förlängs därefter med en ytterligare femårsperiod såvida inte någon av Parterna lämnat en skriftlig uppsägning av avtalet. Sådan uppsägning ska ske senast 12 månader före avtalstidens utgång. Vid förlängningsperiodens utgång upphör avtalet utan föregående uppsägning med mindre än att Parterna träffar överenskommelse om annat. 9.2 Avtalet kan sägas upp till omedelbart upphörande om den andre Parten upprepat eller i allvarlig grad åsidosätter väsentliga förpliktelser enligt detta avtal och efter skriftlig anmodan, som ska vara preciserad, inte vidtar rättelse inom skälig tid därefter.

46 15 (18) 10. Övrigt Ansvar för skador 10.1 Vid avvikelse från avtalade förpliktelser ska den förfördelade Parten ha rätt att begära att den andre fullgör sina åtaganden på egen bekostnad, varvid den felande Parten ska beredas skälig tid för sådan fullgörelse. Parterna ska därutöver vid avtalsbrott ersätta varandra för skada som den andra lidit till följd av avtalsbrottet enligt gällande rättsregler om skadestånd i kontraktsförhållanden. I den mån parterna träffat särskild överenskommelse om viten vid vissa förseelser ska sådant vite gälla istället för rätten till skadestånd Om någon av Parterna drabbas av skadeståndskrav från tredje man ska det slutliga ansvaret Parterna emellan fördelas med utgångspunkt från Parternas respektive ansvar i detta avtal Omständigheter utanför Parts kontroll, som icke orsakats av Parten eller annan för vilken Parten svarar, och som icke heller med iakttagande av skälig aktsamhet kunnat undvikas, ska anses utgöra befrielsegrund, därest de inträffar sedan avtalet slutits och hindrar avtalsförpliktelsernas fullgörande samt ej rimligen kunnat förutses av parten. Befrielsegrund anses föreligga så länge någon här ovannämnd omständighet visas utgöra hinder för fullgörande Befrielsegrund må ej åberopas med mindre än att Parten kan visa, att han vidtagit alla skäliga åtgärder för att begränsa hindrets inverkan och, sedan hindret upphört, försökt inhämta förlorad tid. Befrielsegrund må ej heller åberopas med mindre än att Parten utan oskäligt uppehåll skriftligen underrättat den andre Parten om att sådan omständighet inträffat samt om hindrets beräknade verkan. Försäkring 10.5 Parterna åtar sig att under avtalstiden teckna och vidmakthålla erforderliga ansvarsförsäkringar för sitt ansvar enligt detta avtal och ska vid anmodan från den andre Parten uppvisa kopia på försäkringsbrev. Omförhandling 10.6 Om gällande lagstiftning eller myndighets föreskrifter ändras på ett sådant sätt att förutsättningarna för detta avtal väsentligen förändras äger endera parten rätt att skriftligen påkalla omförhandling av avtalet. I det fall överenskommelse inte träffas senast sex (6) månader efter det att omförhandlingen påkallats äger part rätt att skriftligen säga upp avtalet till upphörande efter sex (6) månader från delgivning av sådan uppsägning. Under uppsägningstiden gäller avtalets villkor oförändrade.

47 16 (18) 10.7 Skulle Kommunfullmäktige i strid med Parternas överenskommelse i punkt 2.10, fatta beslut om annan taxa äger FTI säga upp avtalet för omförhandling, varvid reglerna i punkt 10.6 ska äga motsvarande tillämplighet. Offentlighet och sekretess 10.8 Genom detta samverkansavtal etablerar Parterna ett nära, transparent och förtroligt samarbete som till del kan inrymma moment som FTI kan betrakta som affärshemligheter och som kan omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Kommunen åtar sig därför att i förekommande fall sekretesspröva utomståendes begäran att ta del av uppgifter om FTI:s verksamhet som framkommit under Parternas samarbete. Överlåtelse av avtalet 10.9 Parts rättigheter och skyldigheter enligt avtalet kan inte överlåtas till tredje man utan den andre Partens godkännande FTI ska oaktat vad som sägs i föregående avtalspunkt alltid äga rätt att helt eller delvis överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt avtalet till i avtalspunkt 1.4 nämnda ägar- och samverkansbolag. Vid partiell överlåtelse ska tillträdande materialbolag därvid överta de rättigheter och skyldigheter som är hänförliga till det bolagets materialansvar. FTI har i fall av sådan överlåtelse en skyldighet att i god tid före överlåtelsen meddela Kommunen detta. Behörighet att underteckna Parterna försäkrar att de inför undertecknandet av detta avtal inhämtat de godkännanden och formella beslut som fordras inom respektive Parts organisation, varvid i FTI:s fall även avses ägar- och samverkansbolag enligt punkt 1.4 ovan samt att den som undertecknar avtalet å deras sida är behörig att göra detta. Tvist Tvist i anledning av detta avtal ska prövas av svensk allmän domstol, med Tingsrätten i Kommunen, eller den tingsrätt som ligger närmast belägen Kommunen som första instans.

48 17 (18) Detta avtal, som består av arton (18) sidor, en bilageförteckning och sex (6) bilagor samt 3 tillägg har upprättats i två (2) exemplar av vilka Parterna tagit var sitt. Stockholm den / 2014 Huddinge den / 2014 Förpacknings och Tidningsinsamlingen AB Huddinge kommun VD Kent Carlsson Kommundirektör Vesna Jovic Planeringschef Gunilla Wastesson

49 18 (18) Bilageförteckning 1. FTI:s ÅVS-policy 2. Förteckning Återvinningsstationer på kommunal mark 3. Förteckning Återvinningsstationer på privat mark 4. Förteckning Singelstationer 5. FTI:s egenkontrollprogram 6. Modell för dagordning till samrådsmöten Tillägg 1. Begränsning av tömningstider 2. Uppsägning av enskild ÅVS pga bristande skötsel 3. Hantering av annat material (batterier)

50 Huddinge kommun och Förpacknings- och Tidningsinsamlingen AB (FTI) enas om följande AVSIKTSFÖRKLARING Om övergång till krantömmande system för tömning av pappers- och tidningsbehållare vid återvinningsstationer i Huddinge kommun Bakgrund 1. Huddinge kommun och FTI har tecknat ett samverkansavtal om hantering av utsorterade förpackningar i kartong, metall, plast, glas samt tidningar. 2. FTI verkar för en ändamålsenlig kostnadseffektiv och lokalt anpassad insamling av förpackningar och tidningar. Sedan tidigare finns krantömmande teknik etablerad för insamling av plast-, metall- och glasförpackningar i Huddinge kommun. 3. Huddinge kommun har i samband med avtalsöverläggningen uttryckt önskemål om att FTI övergår till ett krantömmande system även för pappers- och tidningsbehållare; då ett sådant system är mindre ytkrävande och därmed underlättar anvisning av insamlingsplatser. Åtagande 4. Mot ovan tecknad bakgrund åtar sig FTI att planera och verka för att krantömmande system för tömning av pappers- och tidningsbehållare införs i Huddinge kommun under Huddinge kommun är införstådd med att ett systembyte enligt punkten 4 förutsätter att erforderliga beslut för detta ändamål fattas av FTI:s styrelse varför ett slutligt besked om systembyte inte kan lämnas förrän vid utgången av Denna Avsiktsförklaring, som består av en (1) sida, har upprättats i två (2) exemplar av vilka parterna tagit var sitt. Stockholm den / 2014 Huddinge den / 2014 Förpacknings och Tidningsinsamlingen AB Huddinge kommun Kent Carlsson, VD

51 Bilaga 1 BILAGA 1 SAMVERKANSAVTAL FTI:s ÅVS-POLICY

52 2 (8) I denna ÅVS-policy beskrivs FTI:s rutiner och tillvägagångssätt vid etablering av nya Återvinningsstationer (ÅVS). Policyn beskriver FTI:s utgångspunkter och normala arbetssätt. Individuella variationer kan förekomma. Med ÅVS avses en station vilken som huvudregel har behållare för samtliga fem materialslag: förpackningar av plast, metall, papper och glas (färgat och ofärgat) samt tidningar. FTI:s visioner: En ÅVS ska vara centralt belägen på en plats där många människor passerar dagligdags utan att behöva ha ett ärende dit. Exempel på en sådan plats är affärer. En ÅVS ska upplevas som ren, ljus och lättillgänglig för alla och behållarna ska vara placerade och utformade på ett sätt som gör det enkelt att bruka dem ändamålsenligt. ÅVS-systemet är FTI:s grundläggande system för insamling av material. Systemet ska främja utsortering och uppmuntra brukarna till att återvinna Producentmaterial. För att uppnå denna målsättning ska ÅVS vara utformade så att konsumenterna upplever det som enkelt och positivt att återvinna Producentmaterial. 1. Utformning 1.1 Staket Beträffande vilken form för staket som används är detta beroende av hur närområdet för respektive ÅVS ser ut, samt vilken typ av bygglov som beviljats. Beroende på vilka förutsättningar som gäller tillämpar FTI olika standarder för utformningen av staket vid ÅVS, vilka framgår nedan. Utanför tätbebyggt område Befintliga naturliga avgränsningar utnyttjas. I närhet av eller inom bebyggelse Trådstängsel av Gunnebo-typ (ev. staket om tiden för bygglov överskrider fem (5) år) Trådstängsel av Gunnebo-typ (ev. staket) Centralt läge alternativt vid affär (-er) Trådstängsel av Gunnebo-typ (ev. staket om tiden för bygglov överskrider fem (5) år) Staket Tillfälligt bygglov Permanent bygglov Befintliga naturliga avgränsningar utnyttjas. (ev. trådstängsel av Gunnebo-typ om tiden för bygglov överskrider fem (5) år)

53 3 (8) 1.2 Skyltning Även utformningen av skyltningen på ÅVS är beroende av ÅVS placering i förhållande till bebyggelse och affärer samt vilken form för bygglov som har meddelats för den aktuella ÅVS. I nedanstående tabell anges vilken standard som gäller för FTI:s skyltning beroende på dessa faktorer. Utanför tättbebyggt område I närhet av eller inom bebyggelse Centralt läge alternativt vid affär (-er) Tillfälligt bygglov Flyttbar Flyttbar Flyttbar Permanent bygglov Fast förankrad Fast förankrad Fast förankrad 1.3 Belysning Vid planeringen av hur nyetablerade ÅVS ska placeras arbetar FTI för att detta sker på ett sätt som gör det möjligt att utnyttja befintlig belysning för att lysa upp ÅVS. I viss utsträckning kan FTI dock inte påverka placeringen utan blir anvisade platser, varvid förekomst av befintlig belysning inte kan beaktas. FTI gör bedömningar för varje enskild kommun om det finns behov av ytterligare belysning vid en eller flera ÅVS. Utformningen av belysningen vid ÅVS är beroende av ÅVS placering i förhållande till bebyggelse och affärer samt vilken form för bygglov som har meddelats för den aktuella ÅVS. Som huvudregel nyttjar dock FTI eventuell befintlig belysning. 1.4 Markytor Behandlingen av markytor är beroende av ÅVS placering i förhållande till bebyggelse och affärer samt vilken form för bygglov som har meddelats för den aktuella ÅVS. Med utgångspunkt i dessa faktorer har FTI tagit fram en standard i enlighet med nedan angiven tabell, vilken man utgår från vid utformningen av markytor vid ÅVS. Tillfälligt bygglov Utanför tättbebyggt område Befintligt alternativt grusad vid behov I närhet av eller inom bebyggelse Befintligt alternativt grusad vid behov Permanent bygglov Grusad Grusad (ev. asfalt) Centralt läge alternativt vid affär(-er) Grusad (ev. asfalt) Asfalt

54 4 (8) 2. Behållare och fordon 2.1 Modeller Vilken behållarmodell och utformning av hål för inkast av Producentmaterial som används är beroende av vilket materialslag det gäller, samt vilken typ av fordon som används för att tömma behållarna i området. De olika behållarmodellerna är anpassade utifrån vilken tömningsteknik som används för tömningen. Vid nyetableringar används följande behållarmodeller: Kran 1-krok/grip Kran 2-krok Front Kombi (för tömning med frontlastande eller baktömmande lastbil) Baktömmande Behållarna kan ha följande olika varianter av inkasthål: Papper: rektangulärt 120 * mm Tand (för plast- och metallförpackningar): 300 * 300 mm med en tand som gör största öppning 120 mm Glas: diameter 160 (180) mm Behållarmaterial: Plåt Glasfiber (endast för glasförpackningar) Behållarvolym: 3-10 kubikmeter Färg: Standardfärg för behållare för tidningar samt papper-, plast- och metallförpackningar är RAL 6005 (grön). Behållare för glasförpackningar kan ha avvikande färg. Varianter för stallage (betongfundament): Behållare med stallage Behållare utan stallage

55 5 (8) Förekommande kombinationer: Tömningstyp Inkasthål Material Volym Färg Stallage Kran 1-krok/grip Papper, Tand, Glas Plåt 3-9 RAL 6005 Med/utan Kran 2-krok Front Kombi Baktömmande Kran 2-krok Glasigloo Papper, Tand, Glas Papper, Tand Papper, Tand Plåt 3-4 RAL 6005 Med/utan Plåt 7 RAL 6005 Med/utan Plåt 6 RAL 6005 Med/utan Papper, Plåt 6-10 RAL 6005 Med/utan Tand Glas Glasfiber 2,5-3,5 Grön/vit Utan 2.2 Inkast Papper rektangulärt 120 * mm Tand 300 * 300 mm, med en tand som ger ett maximalt inkast om 120 mm (på FTI:s webb finns instruktioner för hur dessa används) Glas diameter 160 (180) mm 2.3 Standarder Vid nyetablering av ÅVS kan såväl nya som begagnade behållare komma ifråga. Vilken typ av behållare som används är beroende av stationens placering i förhållande till bebyggelse och typen av bygglov. I tabellen nedan framgår vilken typ av behållare som FTI beroende av dessa faktorer vanligtvis ställer ut. Utanför tättbebyggt område I närhet av eller inom bebyggelse Centralt läge vid affär(-er) Tillfälligt bygglov Renoverade Renoverade Renoverade; eventuellt nya Permanent bygglov Renoverade Renoverade; eventuellt nya Nya

56 6 (8) 2.4 Fordonstyp Tömning av ÅVS sker med lastbil, i vissa fall i kombination med släp. Lastbilen är utrustad med något av följande tömningssystem: Kranlastande 1-krok/grip Kranlastande 2-krok Frontlastande Baktömmande (vanlig sopbil) Behållarens tömningstyp styr vilken typ av fordon som används. Behållarna för de olika materialslagen på en ÅVS är inte nödvändigtvis av samma tömningstyp. Således kan flera olika typer av fordon frekventera samma ÅVS. 3. Placering 3.1 Avstånd till bebyggelse Beslut om var ÅVS ska placeras sker i samråd med aktuell kommun. FTI har som utgångspunkt att invånare i en tätort 1 utan FNI ska ha högst 400 m till ÅVS. Från denna huvudregel finns naturligtvis undantag. I glesbebyggda områden har FTI som huvudregel att ÅVS placeras vid åretruntöppen affär. 3.2 Tillgänglighet Vid placering av ÅVS är målsättningen att ÅVS ska vara lättillgängliga för kommunens invånare, särskilt för invånare som inte omfattas av FNI. Hög tillgänglighet innebär dock ofrånkomligen även att stationerna är placerade i nära anslutning till bebyggelse, såsom bostadsområden, vilket ökar risken för att boende upplever buller från ÅVS som störande. Vid placeringen av ÅVS ska således även denna faktor beaktas. 3.3 Begränsning av buller FTI följer de lokala föreskrifter och beslut som meddelas beträffande tider under vilken tömning av behållare kan ske samt ålägger i avtal dess tömningsentreprenörer att göra detsamma. Buller förekommer även vid inkast av Producentmaterial. För att begränsa detta tillämpar FTI vid behov dekaler vid ÅVS om att återvinning av förpackningar lämpligen ska ske dagtid. 4. Anpassning till funktionshinder 4.1 Befintliga Återvinningsstationer 1 Vid bedömning av vad som utgör tätort utgår FTI från SCB:s definition för tätort.

57 7 (8) Där det behövs och efterfrågas byter FTI ut behållare alternativt förser befintliga behållare med nya inkast (90 cm höjd) anpassade för funktionshindrade, förutsett att åtgärden kan anses skälig. 4.2 Nyetablerade Återvinningsstationer Nyetablerade ÅVS är placerade och utformade på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till att en person med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga ska kunna använda området. Dock är graden av anpassning av en ÅVS i förhållande till de behov som personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga har naturligt begränsad av vilka behållartyper som används vid respektive ÅVS. FTI har som målsättning att samtliga behållare vid nyetablerade stationer har en inkasthöjd på 90 cm. Även här kan dock inkasthöjdens anpassning till funktionshindrade i form av att det finns möjlighet till lägre sittande inkast begränsas av typen av behållare. Gångytorna ska vara jämna, fasta och halkfria. 4.3 Behållares placering FTI har som huvudregel att det ska vara 1,5 m mellan samt bakom behållare. Detta gäller dock inte citystationer 2 eller behållare som saknar inkast på sidorna. 5. Säkerhetsfrågor 5.1 Utformning av behållare Vid nyanskaffning anskaffas endast behållare som uppfyller Boverkets rekommendationer enligt deras handbok för barnsäkra containers. 5.2 Tömningsluckor Tömningsluckor på behållare ska inte vara öppningsbara för allmänheten. 5.3 Avhjälpande Brister på behållare eller andra förhållanden på ÅVS som medför risk för skada på personer eller egendom avhjälps utan oskäligt dröjsmål efter att FTI fått information härom. 6. Miljö 6.1 Allmänt Vid nyetableringar verkar FTI för att dessa ska placeras på en plats som säkerställer en hög besöksfrekvens i förhållande till de kommunala förutsättningarna, och att behållarna således snabbt fylls på. En hög besöksfrekvens innebär vanligtvis också att en ÅVS är placerad på en plats som många passerar naturligen i vardagen. En hög besöksfre- 2 Med citystation avses en ÅVS där behållarna står dikt an varandra, varför det inte finns några inkast på dessa behållares sidor.

58 8 (8) kvens för en ÅVS säkerställer att det inte sker några tömningar av mer eller mindre tomma behållare, d.v.s. onödiga tömningar och därmed även körningar. Genom att placera en ÅVS vid en plats som kommuninvånarna passerar naturligen, och som inte kräver en omväg, innebär även att mängden utsläpp från privata fordon i samband med inkast av Producentmaterial begränsas. Vidare arbetar FTI aktivt för att nyetableringar ska placeras vid platser som är belägna och utformade på ett sådant sätt att det motverkar dumpning av grovsopor och andra former för avfall. 7. Drift 7.1 Egenkontrollprogram Driften av ÅVS sker med utgångspunkt i FTI:s egenkontrollprogram, se Bilaga 5 till Samverkansavtalet. 8. Underhåll 8.1 Löpande underhåll Underhåll av ÅVS sker med planerade intervaller samt vid behov. 9. Plan- och byggfrågor 9.1 Allmänt Uppställning av en återvinningscontainer för varaktig insamling av förpackningsmaterial utgör en sådan anläggning som kräver bygglov. FTI deltar i remissomgång vid detaljplanering och verkar för att avfallshantering ska detaljplaneras. FTI ansöker om samt bekostar bygglov. Som utgångspunkt ansöker FTI i första hand om permanent bygglov. 9.2 Utformning i enlighet med villkor i bygglovet En återvinningsstation utformas i enlighet med villkor och krav i bygglovet, varvid även villkor i detaljplanen beaktas.

59 Bilaga 2 BILAGA 2 SAMVERKANSAVTAL Förteckning ÅVS på kommunal mark

60 2 (5) I förteckningen ska under punkt 1.1 anges befintliga Återvinningsstationer vid parternas ingående av Samverkansavtalet. Under punkterna 1.2 respektive 1.3 ska löpande anges ny- respektive avetableringar av Återvinningsstationer vilka parterna överenskommit om efter Samverkansavtalets ingående. Avsikten med förteckningen är således att ge en korrekt bild av vilka ÅVS på kommunal mark som finns vid varje enskild tidpunkt. 1.1 Följande Återvinningsstationer upplåts av kommunen på kommunal mark med nyttjanderätt i enlighet med vad som anges i Samverkansavtalet. För det fall att nyttjanderätten upphör att gälla innan Samverkansavtalet anges detta nedan genom angivande av datum för rättens upphörande. ÅVS-ID Namn och adress och/eller plats för ÅVS Nyttjanderättens upphörande om begränsad tid 8061 Vändplan Terapivägen 18 Flemingsberg 8062 Vändplan Sågstuvägen Flemingsberg 8064 SRV Flemingsberg (ÅVC) Regulatorvägen 7 Flemingsberg 8065 Glömstavägen/G:a Tullingevägen 8069 Gustav Adolfsvägen/Margaretavägen Flemingsberg Flemingsberg 8070 Kvarnängsvägen Sågstuvägen Flemingsberg 8072 Terapivägen 14 Terapivägen 14 Flemingsberg 8073 Sörskogen Tryffelvägen Fullersta 8078 Elhus Mossvägen/Bergholmsvägen Fullersta 8081 P-plats Grillpalatset Kommunalvägen/Klockarvägen Fullersta 8087 Nyängsvägen/Mariedalsvägen Fullersta 8090 Vänhemsvägen/Åvägen Okänd Fullersta 8091 Busshållplats Gladövägen/Hökärrsvägen Gladö kvarn 8096 Pumphus Häradsvägen/Utsäljeleden Segeltorp

61 3 (5) 8098 Ejdervägen/Häradsvägen Segeltorp 8100 Lönnvägen/Snättringevägen Segeltorp 8101 Mitt för nr 386 Mickelsbergsvägen Segeltorp 8104 P-Plats Säterbacken Skogås 8105 P-plats Studievägen 1 Skogås 8106 P-plats Storvretsvägen Skogås 8107 Elhus Sopranvägen/Tenorvägen Skogås 8111 Vändplan Melodivägen Skogås 8118 Vändplan Stuvsta torg Stuvsta 8120 Björkängshallen Sjövägen/Västergårdsvägen Stuvsta 8121 HSB Runvägen 6 Stuvsta 8122 Elhus Skeppsmyreparken Renvägen/Norra Parkvägen Stuvsta 8127 Myrängen Myrängsvägen 65 Stuvsta 8130 Elhus Tjäderstigen/Trångsundsvägen Trångsund 8134 P-plats Etydgränd/Mörtviksvägen Trångsund Gårdsvägen/Hagvägen Segeltorp Från Lännavägen, 150m Glimmervägen Sjödalen 1.2 Parterna har kommit överens om nyetablering av följande Återvinningsstationer i enligt med villkor i Samverkansavtalet. Kommunen upplåter kommunal mark med nyttjanderätt från det datum som anges för respektive ÅVS. För det fall att upplåtelsen är tidsbegränsad ska även datum för upplåtelseavtalets upphörande anges nedan. ÅVS-ID Namn och adress och/eller plats för ÅVS Upplåtelseavtalets avtalstid

62 4 (5)

63 5 (5) 1.3 Med ändring av tidigare överenskommelser har Parterna vid det datum som anges för respektive Återvinningstation enats om att nedan angiven/angivna Återvinningstationer ska avetableras, i enlighet med vad som anges i Samverkansavtalet. ÅVS-ID Namn och adress och/eller plats för ÅVS Datum

64 Bilaga 3 BILAGA 3 SAMVERKANSAVTAL Förteckning ÅVS på privat mark

65 2 (2) Följande Återvinningsstationer i aktuell kommun har upplåtits på privat mark. ÅVS -ID Namn och adress och/eller plats för Återvinningsstation 8068 Visättra Ängar Björnkullavägen/Mangårdsvägen Flemingsberg 8071 Röntgenvägen 1 Okänd Flemingsberg Huge Fastigheter Stiftelsen Stockholms studentbostäder 8088 Rådsvägen 14 Fullersta Heba Fastighets AB 8103 P-plats Vallhornsvägen 1 Skogås Akelius Fastigheter AB 8112 Nr 8, vändplan Loftvägen Skogås Brf Skogås nr Coop Extra, p-plats Ågestavägen 1 Stuvsta KFF Realestate 7 AB 8131 SRV ÅVC Skogås/Trångsund (ÅVC) Storvretsvägen Skogås SRV Återvinning AB 8133 P-plats, IP Printz väg/forsfararvägen Trångsund Huge Fastigheter AB 8135 Norströms väg Trångsund Claes Joakim Lundén 8136 Spelvägen 1 Spelvägen/Hammartorpsvägen 8139 P-plats nedanför nr Ågestaverket/Ågesta övningsfält, mittemot WILLY:s matmarknad Vändplan mot pendeltågen Trångsund BRF Prinsessan (avtal finns) Myrstuguvägen Vårby HSB Brf Mälarblick i Huddinge Vidjavägen Trångsund Stockholm Stad Länna industriområde Skogås Segod AB Trångsund Centrum Trångsund Huge Fastigheter

66 Bilaga 4 BILAGA 4 SAMVERKANSAVTAL Förteckning Singelstationer

67 2 (2) FTI:s insamlingsentreprenörer använder nedan angivna singelstationer för insamling av Producentmaterial utöver insamlingen genom det vanliga ÅVS-systemet. Av förteckningen nedan framgår även vilka materialslag som insamlas vid respektive singelstation. ÅVS -ID Namn/beteckning och adress/plats Glas Metall Plast Pappersförpackningar Tidningar 8095 P-plats Handlarn Södra p-platsen Skogås Centrum 8110 Ändhållplats, närbutik ICA Kvarnen Q Ågestavägen/Länsvägen Masmo

68 Bilaga 5 BILAGA 5 SAMVERKANSAVTAL Egenkontrollprogram

69 2 (7) 1. Inledning 1.1 Bakgrund Förpacknings- och Tidningsinsamlingen AB ( FTI ) har antagit ett frivilligt egenkontrollprogram avseende verksamheten på sina återvinningsstationer ( ÅVS ). Rent formellt är verksamheten varken tillstånds- eller anmälningspliktig enligt förordningen om miljöfarlig verksamhet, varför FTI inte har någon särskild dokumentationsplikt. FTI är verksamhetsutövare på återvinningsstationerna och mottagare samt handläggare av synpunkter på driften av dessa. FTI ansvarar för kontakten med de entreprenörer som på FTI:s eller materialbolagens uppdrag utför städning och behållartömningar på återvinningsstationerna. FTI har tecknat sedvanlig ansvarsförsäkring för verksamheten vid ÅVS. Detta egenkontrollprogram är föremål för löpande utvärderingar och granskningar av FTI. Således göra löpande revideringar av egenkontrollprogrammet, varför det under Samverkansavtalets löptid kommer att finnas olika versioner av detta. Vid revidering av detta program anges på första sidan det datum då revideringen utfördes. Det är alltid senast daterade versionen av egenkontrollprogrammet som ska tillämpas. 1.2 Tillämplighet Egenkontrollprogrammet äger tillämplighet på de ÅVS för vilka FTI är att anse som verksamhetsutövare. Planen gäller principiellt inte för singelstationer, där den enskilde insamlingsentreprenören själv är verksamhetsansvarig. Dock har FTI enligt Samverkansavtalet åtagit sig att beträffande singelstationer svara för registerhållning, erforderligt samråd, klagomålshantering samt att gentemot Kommunen tillse att ansvarig entreprenör sköter sina åtaganden även vid singelstationerna. 2. Städning 2.1 Allmänt FTI upphandlar städning av ÅVS från olika entreprenörer. I avtalen med dessa anges ett bestämt antal städningar per vecka och återvinningsstation som ska utföras. Städintervall och renhetsgrad för varje station följs upp genom att städleverantören vid varje besök rapporterar nivå av renhet, tömningsbehov etc. FTI ställer krav på att de av dem anlitade städentreprenörerna har tecknat erforderliga ansvarsförsäkringar för sina åtaganden vid ÅVS.

70 3 (7) 2.2 Målsättning FTI har som målsättning att en ÅVS efter genomförd städning ska upplevas som ren av allmänheten. 2.3 Städintervall Städintervall, d.v.s. antalet städtillfällen/vecka varierar för olika återvinningsstationer. Intervallet är anpassat utifrån FTI:s bedömning av städbehovet för respektive ÅVS. 2.4 Löpande kontroller Den löpande kontrollen av städbehovet vid ÅVS är upphandlad via avtal med olika entreprenörer. Tömningsentreprenören rapporterar eventuellt städbehov för respektive ÅVS via handdator eller via kundtjänst. Utöver tömningsentreprenörernas rapporter får FTI även rapporter avseende städbehov vid respektive ÅVS från kontrakterade städentreprenörer/städare. Rapporterna lämnas via handdator och omfattar följande kategorier av information. renhetsgrad (nivå 1-4 enligt FTI:s likare) typ av skräp (förpackningsmaterial, grovavfall, hushållssopor) behov av tömning av behållare/materialslag för respektive ÅVS FTI har regelbundna uppföljningsmöten med städentreprenören där städrutiner och städintervall diskuteras. Vid behov revideras städentreprenörens skyldigheter avseende åtaganden beträffande städning, både beträffande rutiner för utförandet generellt samt intervall. 3. Tömning 3.1 Allmänt Materialbolagen för förpackningar av plast, metall och papper upphandlar genom FTI tjänsterna att tömma behållarna för förpackningar av papper, plast och metall. Utförandet av tjänsterna är reglerat i avtal med respektive entreprenör och omfattar även rapportering med hjälp av handdator tillhandahållen av FTI. Materialbolagen för förpackningar av färgat och ofärgat glas respektive tidningar, SGÅ respektive Pressretur, upphandlar själva insamling samt tömning av sina respektive producentansvarsmaterial. Enligt dessa avtal är entreprenören skyldig att ombesörja tömning med sådan frekvens att inte behållarna blir fulla. Materialbolagen kräver att de av dem anlitade tömningsentreprenörerna har tecknat ansvarsförsäkringar för sina åtaganden vid ÅVS.

71 4 (7) 3.2 Materialslag När och hur ofta tömningar av de olika materialslagen ska ske prövas av FTI för förpackningar av plast, papper och metall Omfattning av tömningsåtagandet Tömning av behållare innefattar allt material som är hänförligt till det aktuella materialslaget och som ligger i, intill eller i närheten av den behållare som töms. För utförandet av tömning finns en s.k. chaufförsinstruktion vilken gäller för alla materialslag. 3.4 Tömningsfrekvens Tömningsfrekvensen är behovsstyrd och utgår från principen att tömning ska ske innan behållaren är full. Tömningsfrekvensen kan dock variera kraftigt beroende på materialslag samt belastningsgrad för respektive ÅVS. 3.5 Uppföljning och justeringar FTI ansvarar för att uppföljning och åtgärder i frågor hänförliga till insamling och tömning avseende samtliga materialslag utförs vid behov. FTI och materialbolagen har regelbundna uppföljningar med sina insamlingsentreprenörer för att bl.a. gå igenom hur uppdraget har utförts, behov av justering av fastställda intervall för tömningar och behov av ändringar av behållarvolymer på ÅVS. 4. Återkoppling och löpande kontroll av ÅVS 4.1 Allmänt I byggloven regleras utformningen av respektive ÅVS, t.ex. om marken ska vara grusad eller asfalterad, om stationen ska vara inhägnad och i förekommande fall utformningen av staketet. Den löpande kontrollen är upphandlad via avtal med olika entreprenörer och innefattar rapport av nedanstående uppgifter. Kontrollpunkterna är angivna i avtal mellan FTI och respektive entreprenör. Om en entreprenör slarvar med sina åtaganden har FTI möjlighet att ställa krav på bl.a. fullgörelse. Via tömningsentreprenörens chaufför ska inrapportering i handdator avseende följande uppgifter lämnas: Information om genomfört tömningsuppdrag (uppgifter om materialslag, datum och tid för tömning) fyllnadsgrad i tömd behållare tömningsbehov av andra behållare/materialslag och andra förhållanden på ÅVS (ex. klotter, trasiga behållare, städbehov).

72 5 (7) Städentreprenör/städare ska via sin handdator till FTI lämna uppgifter avseende följande information: renhetsgrad (nivå 1-4 enligt FTI:s likare), typ av skräp (förpackningsmaterial, grovavfall, hushållssopor), och behov av tömning av behållare/materialslag. Utöver ovan angiven information från kontrakterade entreprenörer erhåller FTI:s kundtjänst rapporter via telefon eller e-post från både allmänhet och kommunrepresentanter med följande uppgifter. vilken kommun och ÅVS som ärendet avser, och typ av ärende; exempelvis behov av städning eller tömning, trasiga behållare och klotter. 4.2 Hantering av ärenden Inkommande ärenden fördelas till den inom FTI eller kontrakterad entreprenör som är ansvarig för dess åtgärdande. Styrningen av ärenden är inlagd i FTI:s ärendehanteringsprogram. Ärenden åtgärdas efter utredning och behov, så snart som möjligt. Uppföljning och åtgärdande av inkomna ärenden görs dagligen av FTI. 4.3 Tömningsbehov för respektive materialslag Tömning ska ske innan behållare för respektive materialslag på en ÅVS är full. 4.4 Behållarstatus Behållarnas funktion och säkerhet följs upp via den löpande rapporteringen enligt ovan; i första hand via insamlingsentreprenörens chaufför. Sanering av klotter åtgärdas normalt inom två veckor. Trasiga behållare åtgärdas skyndsamt. Prioriteringen av åtgärder och när i tiden de utförs utgår från säkerhetskrav och riktlinjer som baseras på skydd för tredje man. 4.5 Förekomst av skräp samt renhetsgrad I enlighet med vad som angivits ovan under punkt 4.1 kontrolleras förekomst av nedskräpning på ÅVS löpande av de entreprenörer som FTI kontrakterat. Städentreprenörer rapporterar till FTI efter varje genomförd städning av ÅVS bl.a. huruvida den är nedskräpad eller inte och dess renhetsgrad enligt FTI:s likare härom. Om skräp finns på platsen anges typ av skräp (ex: förpackningsmaterial, grovsopor, textilier etc.).

73 6 (7) 4.6 Typ av skräp FTI hanterar grovsopor och kärl- och säckavfall vid ÅVS i enlighet med vad som anges under punkten 7 i Samverkansavtalet. Vid sådan nedskräpning som städentreprenör inte har möjlighet att omgående hantera tas kontakt med FTI för planering och avhjälpande. 4.7 Övriga förhållanden av betydelse FTI är ansvarig för utformning och underhåll av ÅVS samt dess status; förutsatt att inte annat följer av särskilt avtal. 4.8 Hantering och åtgärder Inkommande ärenden fördelas inom FTI eller till upphandlad entreprenör, där de handläggs och åtgärdas. Fördelningen av ärenden sker enligt FTI:s ärendehanteringsprogram. Ärenden åtgärdas efter utredning och behov, så snart som möjligt. 5. Snöröjning 5.1 Kontroll Behov av snöröjning rapporteras av städare, tömmare via handdatorsystem samt av allmänheten via telefon/webb. 5.2 Utförande Städentreprenörernas uppdrag avseende snöröjning består i att snöröja mellan behållare och inom ett område med 2 meters radie runt behållarna. FTI ansvarar för att en ÅVS kan nyttjas på vederbörligt sätt och att maskinell snöröjning av angöringsytor utförs vid behov. 6. Klotter 6.1 Rapportering Klotter rapporteras huvudsakligen av tömnings- och städentreprenörer och allmänheten. 6.2 Sanering FTI ansvarar för att klottersanering utförs. Målsättningen är att detta ska ske inom två veckor efter att FTI underrättats härom.

74 7 (7) 7. Rapporter via FTI:s supportgrupp/kundtjänst 7.1 Förekomst FTI:s kundtjänst tar dagligen emot synpunkter på verksamheten. Detta sker via telefon, e-post eller via webb/hemsida. 7.2 Hantering Alla rapporter, klagomål eller synpunkter avseende ÅVS registreras som ärenden i FTI:s ärendehanteringssystem. Ärendena handläggs och åtgärdas sedan av behörig enhet. Uppgifter om hur ett ärende handlagts läggs sedan in i FTI:s system och rapporter härav kan erhållas vid behov. 8. Miljö 8.1 Incidentrapportering avseende miljörelaterade händelser Av FTI kontrakterade städ- och tömningsentreprenörer är enligt sina avtal ålagda att rapportera incidenter och tillbud avseende miljöhänsyn vid en ÅVS till FTI. Rapporter beträffande incidenter och tillbud avseende miljön vid ÅVS kan även erhållas från allmänhet eller kommunen via kundtjänst. Efter mottagandet av en incidentrapport undersöker och utreder FTI systematiskt omständigheterna i varje enskilt fall, varefter det fattas beslut om vilka åtgärder som ska vidtas samt vilken enhet som ansvarar härför. FTI underrättar omgående respektive tillsynsmyndighet om driftsstörning eller liknande vid ÅVS som kan leda till olägenheter för människors hälsa eller miljön. FTI ansvarar vidare för hantering och åtgärdande av tillsynsrapporter från tillsynsmyndighet. 9. Uppföljning av utformning av ÅVS 9.1 Utformning i enlighet med bygglov Riktlinjerna för hur FTI utformar ÅVS återges i ÅVS-policyn. Vid nyetableringar av ÅVS styrs utformningen huvudsakligen av villkoren i beviljat bygglov. 9.2 Ansvar FTI ansvarar för att ÅVS utformas i enlighet med beviljat bygglov. Ytterst ansvar härför åvilar den som är bygglovsansvarig.

75 Bilaga 6 BILAGA 6 SAMVERKANSAVTAL Modell för dagordning för samråd

76 2 (4) Plats: Datum och tid: Deltagare (med angivande av namn och funktion/titel för varje deltagare) kommun ( Kommunen"): och Förpacknings- och tidningsinsamlingen AB ( FTI ): Allmänt Denna dagordning är endast avsedd att användas vid fullskaliga samrådsmöten, och inte vid driftsmöten eller andra mer operativa möten mellan FTI och kommunen. 1. Allmän introduktion Presentation av representerade förvaltningar/närvarande från producentsidan vid samrådet. Utseende av justeringsman från Kommunen. Presentation av producentansvaret/fti och andra frågor av intresse om en deltagare deltar för första gången vid ett samråd. 2. Föregående möte och aktivitetsplan Genomgång av eventuella frågor som behöver följas upp. Genomgång av mötesanteckningar från tidigare samråd samt aktivitetsplan. 3. Föranmälda ärenden (från kommun respektive FTI) Kort presentation av ärendet av den som föranmält det. Därefter diskussion. Exempel på frågor som kan föranmälas är behov av nyetableringar, frågor från genomförd tillsyn samt avtalsdiskussioner. 4. Drift återvinningsstationer (ÅVS-systemet) 4.1 Följande punkter bör gås igenom beträffande driften av återvinningsstationer: Tömning Städning

77 3 (4) Snöröjning Skyltar och dekaler Behållare Eventuella klagomål samt dess innehåll Inhägnad Eventuell nedskräpning från intilliggande platser/områden 4.2 Allmänt om insamlingssystemet Förhållande som bör beaktas vad gäller insamlingssystemet i kommunen, t.ex. ny- eller avetableringar av ÅVS? Områden där det behövs fler eller färre ÅVS alternativt fler eller färre behållare på en enskild ÅVS? Områden eller ÅVS där belastningsgraden varierar kraftigt i förhållande till säsong? Förslag till eller planerade förändringar av ÅVS/ÅVC? Genomförda eller planerade undersökningar av brukarnas/nyttjarnas uppfattning av ÅVS-systemet 5. Genomgång av utskickat material 5.1 Material som ska tas fram och skickas ut av FTI inför varje samråd Invånarantal Statistik avseende kommunens insamlingssystem för förpackningar och tidningar (antal ÅVS/singelstationer/fastighetsnära insamling i förhållande till antalet hushåll) Statistik över de företag i kommunen som är anslutna till REPA. Insamlingsresultat förpackningar och tidningar Statistik avseende bygglov 5.2 Material som ska tas fram och skickas ut av kommunen till varje samråd Planerade förändringar i kommunens insamlingssystem för hushållsavfall (exempelvis separat matavfall, förändrad avfallstaxa, statusrapport avseende ny avfallsplan) Sammanställning av resultatet från genomförda plockanalyser av hushållssopor i förekommande fall Förändringar av servicenivå för återvinning av övrigt avfall (t.ex. farligt avfall och grovavfall) jämfört med föregående samråd.

78 4 (4) Genomförda eller planerade förändringar av öppettider för ÅVC jämfört med föregående samråd. Sammanställning av förändringar av kommunens översikts- och detaljplaner som får betydelse för FTI:s insamlingssystem; genomförda och planerade. 5.3 Genomgång av material Ovan angivet material ska kort presenteras för deltagarna vid samrådet av den som skickat ut det. Därefter diskussion om materialet samt dess innehåll och betydelse. 6. Information Hur informerar kommunen om insamlingen via ÅVS-systemet i dagsläget, inklusive framtida planer beträffande informationen? Vilket informationsmaterial har tagits fram av FTI och vilken ytterligare information behövs tas fram av eller med hjälp av FTI? Framtagande av gemensamma informationsåtgärder, t.ex. pressmeddelande eller webbinfo. 7. Aktivitetsplan och sammanfattning Dokumentera en aktivitetsplan: vem ansvarar för att vad ska vara genomfört och när? Enligt tidigare diskussion under mötet. Slutsats avseende insamlingssystemet hur fungerar det? Utvärdering av mötet: a) Kan samrådsansvaret enligt producentansvarsförordningarna anses fullgjort genom detta möte? b) Har mötet hanterat övriga frågor som bör behandlas samt erhållit nödvändig information enligt Samverkansavtalet? c) Bordlagda frågor?

79 TÖMNINGSBEGRÄNSNINGAR Tillägg till Samverkansavtal I anslutning till Samverkansavtalet mellan Förpacknings- och Tidningsinsamlingen AB ( FTI ) och Huddinge kommun ( Kommunen ) har parterna enats om vissa tömningsbegränsningar enligt följande 1. Begränsning av tömning. Med ändring av punkten 2.22 i Samverkansavtalet har parterna överenskommit att tömningstider på nedan angivna ÅVS avseende de olika Producentmaterialen ska begränsas i enlighet med vad som anges nedan. För samtliga i avtalet ingående återvinningsstationer är tömning av behållare (alla materialslag) på helger (lördag och söndag) begränsat till kl Förhållande till Samverkansavtalet. Detta Tillägg är en integrerad del av Samverkansavtalet, och gäller parallellt med detta. Regleringarna i detta Tillägg har företräde framför Samverkansavtalet i de frågor som här behandlas. I övrigt ska Samverkansavtalet äga full och fortsatt tillämplighet. Stockholm den / 2014 den / 2014 Förpacknings- och Tidningsinsamlingen AB VD/Kent Carlsson Huddinge kommun

80 HANTERING AV ANNAT MATERIAL - Batterier Tillägg till Samverkansavtal I anslutning till Samverkansavtalet mellan Förpacknings- och Tidningsinsamlingen AB ( FTI ) och Huddinge kommun har parterna enats om hantering av batterier enligt följande. 1. Dimensionering av Återvinningsstationer Med tillägg till punkt 2.2 och 2.3 i Samverkansavtalet har Parterna kommit överens om att FTI i samverkan med Elkretsen AB aktivt ska verka för att den insamling som bedrivs vid samtliga ÅVS i Kommunen även ska omfatta batterier. I enlighet härmed åtar sig FTI att tillse att erforderliga behållare för insamling av batterier etableras vid samtliga ÅVS i Kommunen, under förutsättning att överenskommelse härom träffas med Elkretsen AB för varje enskild ÅVS. I tabellen nedan listas de ÅVS vilka är försedda eller kommer att förses med behållare för insamling av batterier, inklusive uppgifter om datum för etablering eller planerad etablering. ÅVS-ID Återvinningsstation (beteckning och namn) Datum för etablering 2. FTI:s ansvar FTI ansvarar i enlighet med vad som anges ovan för att dess ÅVS-system i kommunen kan nyttjas för insamling av batterier. Därutöver åter sig FTI att genom avtal med Elkretsen AB tillse att denna svarar för driften av insamlingssystemet avseende batterier, erforderligt underhåll av insamlingsbehållare samt att vederbörlig skyltning sker vid respektive ÅVS. 3. Friskrivning FTI skall tillse att Elkretsen AB tar miljöansvar för sin verksamhet enligt ovan, men friskriver sig från allt eget ansvar hänförligt till hanteringen av batterier på ovan angivna ÅVS.

81 2 (2) 4. Förbehåll FTI förbehåller sig rätten att med omedelbar verkan säga upp det avtal enligt vilket Elkretsen AB äger rätt att insamla batterier vid en ÅVS, om denna insamling innebär risk för att förtroendet för FTI:s verksamhet skadas. 5. Förhållande till Samverkansavtalet Detta Tillägg är en integrerad del av Samverkansavtalet, och gäller parallellt med detta. Regleringarna i detta Tillägg har företräde framför Samverkansavtalet i de frågor som här behandlas. I övrigt ska Samverkansavtalet äga full och fortsatt tillämplighet. Stockholm den / 2012 den / 2012 Förpacknings- och Tidningsinsamlingen AB Huddinge kommun

82 Uppsägning av plats för enskilda återvinningsstationer Tillägg till Samverkansavtal 1.1 Om FTI brister i drift och skötsel av en enskild återvinningsstation ska Kommunen anmoda FTI att vidta rättelse. Sådan anmodan ska ske genom notering i överenskommen ordning på FTI:s dataportal och med angivande av samtliga uppgifter som FTI och dess entreprenörer behöver för att kunna identifiera problemens art och omfattning för att kunna åtgärda desamma inom angivna frister för rättelse. 1.2 Om rättelse inte sker enligt punkten 1.1. ovan äger Kommunen rätt att återta markområde för återvinningsstationen. 1.3 Sådant återtagande ska beredas på samråd mellan parterna och FTI ska efter överenskommelse om återtagande/avetablering avträda markområdet efter överenskommen tidsperiod. 1.4 Beslut om återtagande enligt ovan ska dokumenteras i samrådsprotokoll och därefter ska bilaga 2 (Återvinningsstationer på kommunal mark) till samverkansavtalet uppdateras. 1.5 Vid återtagande av mark på kommunens initiativ enligt ovan, sker återställande av mark till ursprungligt skick på FTI:s bekostnad. 2. Förhållande till Samverkansavtalet. Detta Tillägg är en integrerad del av Samverkansavtalet, och gäller parallellt med detta. Regleringarna i detta Tillägg har företräde framför Samverkansavtalet i de frågor som här behandlas. I övrigt ska Samverkansavtalet äga full och fortsatt tillämplighet. Stockholm den / 2014 Huddinge den / 2014 Förpacknings- och Tidningsinsamlingen AB Huddinge kommun Kent Carlsson

83 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 7 DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) HANDLÄGGARE Enquist, Maud Maud.Enquist@huddinge.se Kommunstyrelsen Ta bort återvinningsstationen Balingsnäs1:5 - svar på medborgarförslag väckt av Anita och Stig Norström Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Medborgarförslaget från Anita och Stig Norström om att ta bort återvinningsstationen Balingsnäs 1:5 bifalls. Sammanfattning Anita och Stig Norström har lämnat in ett medborgarförslag om att återvinningstationen på Glimmervägen ska tas bort. Ärendet har remitterats till samhällsbyggnadsnämnden för synpunkter. Samhällsbyggnadsnämnden anser att en återvinningsstation i närheten eller på Glimmervägen är viktig för att möjliggöra återvinning av material i området. Bygglovet har löpt ut för längesen och kan inte förlängas. Därför anser kommunstyrelsens förvaltning att stationen skyndsamt ska flyttas även om själva lokaliseringen kan anses lämplig. Alternativ plats finns i närområdet och för att belastningen ska bli rimlig bör ytterligare platser sökas i samråd med FTI. Beskrivning av ärendet Anita och Stig Norström har lämnat in ett medborgarförslag om att återvinningstationen på Glimmervägen ska tas bort. Som skäl anges nedskräpning och att belastningen på stationen är stor samt att städning enligt schema ej sker p.g.a. semestrar och sjukdom, samt att bygglovet inte kan förlängas. FTI AB är medvetna om trycket på stationen och en utökning av städningsfrekvensen har skett. Ärendet har remitterats till samhällsbyggnadsnämnden för synpunkter. Samtidigt med detta ärende behandlas avtalsförslag mellan kommunen och Förpacknings- och tidningsinsamlingen AB (FTI). POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

84 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) Samhällsbyggnadsnämndens synpunkter Samhällsbyggnadsnämnden anser att en återvinningsstation i närheten eller på Glimmervägen är viktig för att möjliggöra återvinning av material i området. Detaljplanen för platsen för den befintliga återvinningsstationen anger parkmark och återvinningsstationen har haft bygglov för tillfällig verksamhet. Detta bygglov har löpt ut och kan inte förlängas på den aktuella platsen. Samhällsbyggnadsnämnden anser att det, om inte nya tömningssystem eller andra faktorer medför att återvinningstationen kan placeras permanent i närheten av platsen, bör övervägas att planlägga platsen för en återvinningsstation. Det exakta läget är inte låst och i planprocessen ges berörda fastighetsägare möjlighet att lämna synpunkter. Förvaltningens synpunkter Problemen beror till stor del på att det finns för få återvinningsstationer i området. Alternativ plats finns i närheten och om FTI även tillämpar krantömmande system förbättras möjligheterna avsevärt att hitta ytterligare platser för återvinningsstationer. Bygglovet har löpt ut för längesen och kan inte förlängas. Därför bör stationen skyndsamt flyttas även om själva lokaliseringen kan anses lämplig. Viktigt är även att söka ytterligare plats för återvinningsstation i närområdet så att belastningen på den flyttade stationen blir rimlig. Upplåtelser av nya platser för återvinningsstationer underlättas om avtal mellan kommunen och FTI finns. FTI prioriterar också i sin planering, bl.a. i budget för upprustning och översyn, de kommuner som de har avtal med. FTI har också påbörjat en anpassning av sina tömningssystem vilket gör det lättare för kommunen att hitta lämpliga platser, med krantömning behöver inte platsen vara så stor för att klara fordonsrörelserna. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att medborgarförslaget bifalls. Vesna Jovic Kommundirektör Gunilla Wastesson Planeringschef Maud Enquist Samhällsplanerare

85 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) Bilagor Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande Samhällsbyggnadsnämndens protokoll Medborgarförslag om att återvinningsstationen Balingsnäs 1:5 tas bort Beslutet delges Samhällsbyggnadsnämnden Anita och Stig Norström

86 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SBN MEX-2013/ (3) HANDLÄGGARE Carlswärd, Mattias Mattias.Carlsward@huddinge.se Medborgarförslag: Återvinningsstationen Balingsnäs 1:5 tas bort yttrande till KS Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att anta tjänsteutlåtandet som svar på remissen. Sammanfattning Anita och Stig Nordström har lämnat in ett medborgarförslag om att återvinningstationen på Glimmervägen ska tas bort. Som skäl anges nedskräpning och att belastningen på stationen är stor samt att städning enligt schema ej sker pga semestrar och sjukdom, samt att bygglovet inte kan förlängas. FTI AB är medvetna om trycket på stationen och en utökning av städningsfrekvensen har nyligen skett. Förvaltningen anser att en återvinningsstation i närheten eller på Glimmervägen är viktig för att möjliggöra återvinning av material i området. Detaljplanen för platsen för den befintliga återvinningsstationen anger parkmark och återvinningsstationen har haft bygglov för tillfällig verksamhet. Detta bygglov har löpt ut och kan inte förlängas på den aktuella platsen. Förvaltningen anser att det, om inte nya tömningssystem eller andra faktorer medför att återvinningstationen kan placeras permanent i närheten av platsen, bör övervägas att planlägga platsen för en återvinningsstation. Det exakta läget är inte låst och i planprocessen ges berörda fastighetsägare möjlighet att lämna synpunkter. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens förvaltning har remitterat ett medborgarförslag från Anita och Stig Nordström till samhällsbyggnadsnämnden. Anita och Stig Nordström har lämnat in ett medborgarförslag om att återvinningstationen på Glimmervägen ska tas bort. Som skäl anges att lokaliseringen är fel och att stationen drar till sig olovlig dumpning och att POSTADRESS BESÖKSADRESS Miljö- och Tekniska nämndhuset samhällsbyggnadsförvaltningen Sjödalsvägen 29 Mark- och explorateringsavdelningen HUDDINGE TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB mex@huddinge.se

87 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SBN MEX-2013/ (3) belastningen på stationen är extrem och att tömning/städning inte sker enligt schema pgr av semestrar och sjukdom. Anita och Stig Nordström hävdar även att bygglovet har gått ut för stationen. Förvaltningens synpunkter Då flertalet återvinningsstationer i närområdet har tagits bort har trycket på stationen på Glimmervägen ökat, vilket medborgarförslaget också påpekar. Om stationen tas bort även på denna plats kommer möjligheten att återvinna förpackningar och på så sätt verka för ett kretsloppssamhälle försvåras för ett stort område i kommunen. Det aktuella området vid Glimmervägen är enligt förvaltningen bra. Den kan nås av de boende i Balingsnäs/Hörningsnäs och i framtiden av boende i Storängen. Området kring stationen i fråga är glest bebyggt men många passerar eller lägger om sin resväg så att de passerar stationen, vilket har gett att trycket på stationen är högt. Boende i närområdet har klagat på stationen och en kortare flytt av stationen längs samma väg har diskuterats med FTI AB. FTI AB som äger och driver stationerna är medvetna om stationens höga belastning, och en utökning av städningsfrekvensen på stationen har nyligen skett. Ett markavtal, som ska reglera markupplåtelser, drift och skötsel för alla återvinningsstationer på kommunal mark håller på att tas fram mellan kommunen och FTI AB. Detta avtal är en förutsättning för en alternativ placering av återvinningsstationen. Innan ett sådant avtal är färdigt står stationerna avtalslöst på kommunens mark. En yta finns avsatt vid infarten till Västra Balingsnäs för en återvinningsstation och när ett markavtal är tecknat kan den platsen erbjudas FTI AB som ett komplement till stationen på Glimmervägen. Med ett nytt avtal och med det arbete som pågår för att få till en mer yteffektiv tömningsteknik av återvinningsbehållarna kommer den yta som krävs för att ordna en återvinningsstation att minska. Det medför att kommunen kan anvisa fler möjliga platser för FTI AB att etablera stationer på. Om FTI AB placerar ut fler stationer i området kommer trycket att minska på stationen på Glimmervägen. Förvaltningen anser att en återvinningsstation i närheten eller på Glimmervägen är viktig för att möjliggöra återvinning i området. Detaljplanen för platsen för den befintliga återvinningsstationen anger parkmark och återvinningsstationen har haft bygglov för tillfällig verksamhet. Detta bygglov har löpt ut och kan inte förlängas. Förvaltningen anser att det, om inte nya tömningssystem eller andra faktorer medför att återvinningsstationen kan placeras permanent i närheten av platsen, bör övervägas att planlägga platsen för en återvinningsstation. Det exakta läget är inte låst och i planprocessen ges berörda fastighetsägare möjlighet att lämna synpunkter.

88 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SBN MEX-2013/ (3) Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen kommer att fortsätta att undersöka möjligheterna att flytta stationen på Glimmervägen. En alternativ placering för stationen på Glimmervägen används i dag till snöupplag och innan en vidare undersökning av platsen kan ske måste vinterns snö smälta. När förhållandena så tillåter skall en platsstudie ske med FTI AB och en eventuell planläggning övervägas. En omlokalisering av stationen kommer, om vidare utredning så medger, att erbjudas FTI AB. Förvaltningen föreslår att nämnden antar tjänsteutlåtandet som svar på remissen. Helen Mårtensson Förvaltningschef Charlotta Thureson Mark- och exploateringschef Bilagor Remiss: Medborgarförslag av Anita och Stig Nordström Återvinningsstationen Balingsnäs 1:5 tas bort Beslutet delges KS Anita och Stig Nordström Akten

89 SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragraf Sid Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 15 april Samhällsbyggnadsnämnden 25 april Diarienummer SBN MEX-2013/7.210 Remiss Medborgarförslag: Återvinningsstationen Balingsnäs 1:5 tas bort Samhällsbyggnadsnämndens beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att anta tjänsteutlåtandet som svar på remissen. Arbetsutskottets förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att anta tjänsteutlåtandet som svar på remissen. Sammanfattning Anita och Stig Nordström har lämnat in ett medborgarförslag om att återvinningstationen på Glimmervägen ska tas bort. Som skäl anges nedskräpning och att belastningen på stationen är stor samt att städning enligt schema ej sker p.g.a. semestrar och sjukdom, samt att bygglovet inte kan förlängas. FTI AB är medvetna om trycket på stationen och en utökning av städningsfrekvensen har nyligen skett. Förvaltningen anser att en återvinningsstation i närheten eller på Glimmervägen är viktig för att möjliggöra återvinning av material i området. Detaljplanen för platsen för den befintliga återvinningsstationen anger parkmark och återvinningsstationen har haft bygglov för tillfällig verksamhet. Detta bygglov har löpt ut och kan inte förlängas på den aktuella platsen. Förvaltningen anser att det, om inte nya tömningssystem eller andra faktorer medför att återvinningstationen kan placeras permanent i närheten av platsen, bör övervägas att planlägga platsen för en återvinningsstation. Det exakta läget är inte låst och i planprocessen ges berörda fastighetsägare möjlighet att lämna synpunkter. Tjänsteutlåtande Beslutet delges Kommunstyrelsen Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

90 SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

91 ~ HUDDIHCE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Dlarienr HUDDINGE KOMMUN Kommunst relsen o 5 Diariaplanbeteckn. MEDBORGARFÖRsLAG till kommunfullmäktige U1mnas personligen till: Information Huddinge HUDDINGE KOMMUN Tekniska Nämndhuset t'lf''l -',, - " it 2".J \ '... Förslaget Skriv ditt medborgarförslag här Föreslås att Återvinningsstation e n Balingsnäs 1:5 tas bort Motivering Här kan du lämna en mer utforlig beskrivning av ditt medborgarförslag. Motivera gärna varför och hur du anser att förslaget ska genomföras. För motivering, se Bilaga Underskrift Datum Presentation Jag önskar själv presentera mitt förslag för fullmäktige D Nej Signatur POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Information Huddinge Huddinge BESOKSADRESS Kommunalvagen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX

92 Bilaga ÅTERVJNNINGSSTATION, (Å VS), Balingsnäs 1:5, Glimmervägen, Sjödalen Motivering till medborgarforslag: Befintlig A VS vid Glimmervägen har få r oss närboende blivit ett mycket då ligt exempel på hur en station bör projekteras och skötas. Loka liseringen vid infarten till Glimmervägen bar vi av olika skäl sedan länge ifrågasatt. A VS är i princip alltid överfull. Oavsett om plats fi nns i behå llarna sker alltid otillåten "dumpning" av alla sorte rs avfall, svarta fyllda plastsäckar med skräp, bakom och runtom dessa. Då A VS i närområdet bot1tagits och ej e rsatts är belastningen extrem. Nybyggnation har skett, t ex Västra Balingsnäs (Sörskogen), Ängsnäsgärde m fl platser utan A vs i dessa områden! Tömningsfre kvensen A VS, G limmervägen, är otillräcklig med hänsyn till belastningen. Tömning/städning ske r inte alltid enligt schema och med angivande av olika anledningar: t ex ej snöröjt, personals semestrar, sjukdom mm. Städning ska ske två gånger per vecka vilket ej he ller a lltid sker. A VS ligger på underkonsoliderad mark, t idigare sjöbotten. Resultat: marken har sjunkit under vissa containrar p g a tyngden på betongfundament och fyllda behållare. Under regn- och snösmältningsperioder innebär det proble m med kvarstående vatten runt behållarna. Den böga besöks- och tömningsfrekvensen genererar stora vattenfyllda gropar p g a dåligt underlag. Fotgänga re hänvisas ut i körbanan. Lagning av gropar sker först efter påringning från oss närboende. För att undvika vattensamlingar vid stationerna bör markplanet alltid luta från behållarna. Vid västlig vind, ca 70% över året, flyger plast, papper, frigalit mm på och utanför våra fastigheter vid Glimmervägen, samt in i den omkringliggande terrängen. Omgivande "parkmark" städas ytterligt sällan e ller a ldrig. Vi, närboende, plockar ständigt skräp utmed vägka nterna, plast som fastnar i buskar mm. Placeringen innebär betydande olägenheter får omgivningen. Del av brev från Miljö- och Samhällsbyggnadsforvaltningen, Dnr , citeras: "Sedan tidigare är ert önskemål om att flytta stationen vidarebefordrat till mark- och exploateringsavdelningen för deras kännedom vid kommande markupplåte lseavtal". Under åren 2009 till dags dato har ett flertal telefonsamtal skett och sker, dels med kommunens representant på Exploateringsavdelningen och dels med FTIAB:s områdeschef, utan resultat. Utdrag sammanträdesprotoka Il, 9 december 2004: "Med stöd av 8 kap. 14 plan- och bygglagen, PBL, beviljas f6rlängning av bygglov för tillfällig åtgärd för återvinningsstation längst t o m den 31 augusti 2009". Då det inte finns ett gällande bygglov och A VS ligger på parkmark bör borttagning ske. Huddinge ffv;.kn~ ~-+- An ita Norström Stig Norstra m

93 Kronologisk uppräkning av tidigare korrespondens: l s lo Brev+ bilaga , dnr Bilaga till tjänsteutlåtande d nr Överklagande av bygglov till Länsstyrelsen i Sthhns län Svar från Länsstyrelsen , d nr Brev till SRV, Johan Montelius och Huddinge kommun, Mattias Carlsvärd, Brev till Huddinge kommun, Tommy Sköldby, Svar från Miljö- och SamhällsByggnadsförvaltningen , dnr Brev till Huddinge kommun, Exploateringsavdelningen Brev till Huddinge kommun, Exploateringsavdelningen Svar från Miljö- och Samhällsbyggnadsförvaltningen , dnr

94

95

96

97 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 8 DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) HANDLÄGGARE Stenbacka, Patrick Patrick.Stenbacka@huddinge.se Kommunstyrelsen Inför möjligheten för personalen på servicecenter att skicka meddelanden via sms svar på medborgarförslag av Lilly-Anne Nässén Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 23 januari 2014 anses medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Lilly-Anne Nässén lämnade den 5 november 2013 ett medborgarförslag om att personalen på servicecentret i Huddinge ska få möjlighet att skicka meddelanden via sms eftersom många som kommer i kontakt med servicecentret har olika svårigheter att komma ihåg mötestider. Enligt förslagsställaren skulle det underlätta för både personal och besökare om det fanns en möjlighet att skicka påminnelser och meddelanden via sms. Kommunstyrelsens förvaltning ser positivt på förslaget men har i dagsläget inget systemstöd för sms-tjänster inom servicecenter. Förvaltningen avser att undersöka möjligheten att erbjuda sms-tjänster inom ramen för kommunens nya telefonilösning. Dessa sms-tjänster skulle kunna omfatta fler förvaltningar och verksamheter än servicecenter. Mot bakgrund av ovanstående anses medborgaförslaget besvarat. Beskrivning av ärendet Lilly-Anne Nässén inkom den 5 november 2013 med ett medborgarförslag om att personalen på servicecentret i Huddinge ska få möjlighet att skicka meddelanden via sms eftersom många som kommer i kontakt med servicecentret har olika svårtigheter att komma ihåg mötestider (bilaga 1). Koncentrationssvårigheter och problem med att hålla reda på lappar och brev är vanligt. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

98 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) Det skulle underlätta för både personal och besökare om det fanns en möjlighet att skicka påminnelser och meddelanden via sms. Förslagsställaren föreslår att personalen ges möjlighet att på dator eller telefon skicka smsmeddelanden till sina besökare. Nuläge Servicecenter har i dag inget systemstöd för att använda sms-tjänster. Det finns en gemensam mobiltelefon som kan användas för att skicka smsmeddelanden till besökare. Utblick Det finns flera kommuner som har infört möjligheten att kontakta kommunen via sms. Torsby kommun använder sms-programmet ip1. Tjänsten fungerar så att invånarna kan skicka sms genom att i mobiltelefonen skriva Torsby och därefter ett mellanslag följt av meddelande till kommunen och sedan skicka sms:et till ett telefonnummer. Kommunstyrelsens förvaltning har varit i kontakt med Torsby kommun som anger att det i dagsläget inte är många invånare som använder tjänsten. Några kommuner har, i likhet med Huddinge kommun, utvecklat mobila versioner av sina webbplatser som möjliggör enkla kontaktvägar att skicka till exempel e-postmeddelanden från mobila enheter som smartphones. Det finns även kommuner som har tagit fram egna kommunappar. Skellefteå kommun har appen Mitt Skellefteå, som bland annat kan laddas ned från AppStore, där invånare kan skicka meddelanden till kommunen genom appen och välja hur svaret ska ges. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning ser positivt på förslaget att införa möjligheten för personalen på servicecenter att skicka meddelanden via sms. Servicecenter ser även en fördel i att kunna skicka sms-påminnelser vid exempelvis tidsbokning av möten med rågivare eller handläggare. Kommunstyrelsens förvaltning avser att undersöka möjligheten att erbjuda sms-tjänster inom ramen för kommunens nya telefonilösning. Dessa smstjänster skulle kunna omfatta fler förvaltningar och verksamheter än servicecenter. Mot bakgrund av ovanstående anses medborgarförslaget besvarat.

99 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrick Stenbacka Verksamhetscontroller Bilaga Bilaga 1: Inför möjligheten för personalen på servicecenter att skicka meddelanden via sms medborgarförslag av Lilly-Anne Nässén Beslutet delges Förslagsställaren

100 [R] HUDDINGE KOM MUH KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING HUDDING. l Kommun::;t ~uj -11- O Dlwlonr ~~ " L ' MMUN r.; J MEDBORGARFÖRSLAG till kommunfullmäktige Lämnas personligen till: Information Huddinge Förslaaet Skriv dill medborgarförslag har Möjlighet för personalen på servicecentret i Huddinge att skicka meddelanden via SMS. _Motivering Här kan du lämna en mer utförlig beskrivning av ditt medborgarförslag. Motivera gärna varför och hur du anser att förslaget ska genomföras. Många som kommer i kontakt med servicecentret har olika svårigheter att komma ihåg mötestider. Koncent r ationssvårighe t e r o problem med att hålla r e da på lappar o brev är vanligt. Det skulle underlätta för både personal o besökare om det fanns en möjlighet att skicka påminnelser o meddelanden via SMS. Föreslår därför att personalen ges möjlighe t att på dat o r e l ler tel e f on skicka SMS-meddelanden t ill sina besökare. Underskrift Datum Unde rs~ r:h"yy?~ 1 l d/cu:da Presentation Jag önska r själv presentera mitt förslag för fullmilktige o Ja 181 Nej O Legitimation Isignatur POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Information Huddinge Huddinge BESOKSAORESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX o 1

101 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 9 DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) HANDLÄGGARE Björkbacka, Per-Erik Kommunstyrelsen Per-Erik.Bjorkbacka@huddinge.se Ändring av 7 c i samhällsbyggnadsnämndens reglemente (HKF 2000) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Bestämmelsen i 7 c) i samhällsbyggnadsnämndens reglemente ska ha den ändrade lydelse som framgår av den högra kolumnen i bilaga 3 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 27 juni Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden beslöt den 13 juni 2013, 7, i ett ärende om riktlinjer vid namn- och adressättning. Beslutet ersätter nämndens tidigare principbeslut i namn- och adressärenden. Samtidigt beslöt nämnden att hemställa att kommunfullmäktige beslutar att ändra samhällsbyggnadsnämndens reglemente. Förslaget i sistnämnda del syftar på bestämmelsen i 7 c) i reglementet vilken lyder: Besluta om kvarters-, gatu- och vägnamn och adressering samt om erforderliga namnändringar och dessutom att besluta om namn på kommunala institutioner av skilda slag, dock efter vederbörande nämnds eller styrelses hörande. Enligt punkten 5.2 i riktlinjerna vid namn- och adressättning ska samhällsbyggnadsnämnden ha följande behörighet: Samhällsbyggnadsnämnden fastställer - namn på gator och vägar, kvarter, allmänna platser, torg, gångoch cykelvägar, parker och liknande. - namn på kommunala byggnader och anläggningar såsom skolor, äldreboende, idrottsplatser och liknande inom hela kommunen efter initiativ av för anläggningen ansvarig nämnd/förvaltning. Namn skall bara fastställas på sådana byggnader och anläggningar som bedöms ha oförändrad verksamhet under överskådlig tid. - namn på och gränser för kommundelar och kommundelsområden samt andra typer av områden som t.ex. bostads-, industri-, handels- och centrumområden. - lägenhetsnummer. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

102 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) Utanför detaljplanelagda områden, även där kommunen inte är väghållare, skall samhällsbyggnadsnämnden fastställa namn på vägar inkluderat adressering. Samhällsbyggnadsnämndens föreliggande förslag innebär att 7 punkten c) anpassas till ovanstående skrivning. Förvaltningens synpunkter Kommunerna har av praxis en relativt omfattande ortnamnsverksamhet (gatu- /vägnamn, belägenhetsadresser i övrigt, kommundelar, förskolor m m). Det är främst vid följande åtgärder, som det allmännas påverkan av ortnamnsskicket sker, nämligen vid fastighetsbildning och fastighetsregistrering, ändring av adresseringssystem, administrativ indelning, kommunal ortnamngivning samt redigering och utgivning av allmänna kartor (se prop. 1998/99:114 s. 33). När det gäller lägenhetsnummer och belägenhetsadresser härrör den kommunala kompetensen från lagen (2006:378) om lägenhetsregister. I sammanhanget kan nämnas regeln i 4 lagen (1988:950) om kulturminnen m.m. (från och med den 1 januari 2014 kulturmiljölagen ) enligt vilken god ortnamnssed ska iakttas vid statlig och kommunal verksamhet. Punkten 5.2 i riktlinjerna vid namn- och adressättning innebär en längre gående behörighet för samhällsbyggnadsnämnden än gällande skrivning i dess reglemente. Det finns inget att erinra mot förslaget som sådant. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår endast några små redaktionella ändringar i den föreslagna texten. Dessa ändringar framgår vid en jämförelse mellan den mellersta och den högra spalten i bilaga 3 till detta tjänsteutlåtande. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör

103 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) Per-Erik Björkbacka Kommunjurist Bilagor 1. Samhällsbyggnadsnämndens beslut den 13 juni Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen tjänsteutlåtande daterat den 6 maj Jämförelse mellan dels gällande lydelse av 7 punkten c) i samhällsbyggnadsnämndens reglemente, dels samhällsbyggnadsnämndens förslag till ny lydelse av denna punkt och dels kommunstyrelsens förvaltnings förslag till ny lydelse av nämnda punkt. Beslutet delges Samhällsbyggnadsnämnden HKF 2000

104 SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragraf Sid Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 3 juni Samhällsbyggnadsnämnden 13 juni Diarienummer SBN Riktlinjer vid namn- och adressättning Samhällsbyggnadsnämndens beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar Att fastställa förvaltningens förslag till riktlinjer för namn- och adressättning i Huddinge kommun och att riktlinjerna ersätter av nämnden tidigare fattade principbeslut i namnärenden; samt Att hemställa att kommunfullmäktige ändrar i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden enligt förvaltningens förslag. Arbetsutskottets förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar Att fastställa förvaltningens förslag till riktlinjer för namn- och adressättning i Huddinge kommun och att riktlinjerna ersätter av nämnden tidigare fattade principbeslut i namnärenden; samt Att hemställa att kommunfullmäktige ändrar i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden enligt förvaltningens förslag. Sammanfattning Enligt reglemente för samhällsbyggnadsnämnden, beslutar nämnden bl.a. i namn- och adressärenden samt fastställande av lägenhetsnummer. Lantmäteriavdelningen är den enhet inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen som handlägger dessa frågor. Lantmäteriavdelningen har utarbetat förslag till riktlinjer vid namn- och adressättning. Förslaget har remitterats till kommunens förvaltningar för synpunkter. Flertalet av de synpunkter som framkommit har arbetats in i förslaget. Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

105 SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragraf Sid Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 3 juni Samhällsbyggnadsnämnden 13 juni Diarienummer SBN Sammanfattning forts. Förvaltningen föreslår att samhällsbyggnadsnämnden fastställer förslaget till riktlinjer samt beslutar att riktlinjerna ersätter tidigare av nämnden fattade principbeslut i namn- och adressärenden. Vidare föreslår förvaltningen att samhällsbyggnadsnämnden hemställer att kommunfullmäktige ändrar 7 punkt c i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden. Tjänsteutlåtande Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

106 MSB LANTMÄTERIAVDELNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 6 maj 2013 SBN (3) HANDLÄGGARE Arne Jonsson arne.jonsson@huddinge.se Samhällsbyggnadsnämnden Riktlinjer vid namn- och adressättning Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar - att fastställa förvaltningens förslag till riktlinjer för namn- och adressättning i Huddinge kommun och att riktlinjerna ersätter av nämnden tidigare fattade principbeslut i namnärenden samt - att hemställa att kommunfullmäktige ändrar i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden enligt förvaltningens förslag. Sammanfattning Enligt reglemente för samhällsbyggnadsnämnden, beslutar nämnden bl.a. i namn- och adressärenden samt fastställande av lägenhetsnummer. Lantmäteriavdelningen är den enhet inom MSB som handlägger dessa frågor. Lantmäteriavdelningen har utarbetat förslag till riktlinjer vid namn- och adresssättning. Förslaget har remitterats till kommunens förvaltningar för synpunkter. Flertalet av de synpunkter som framkommit har arbetats in i förslaget. Förvaltningen föreslår att samhällsbyggnadsnämnden fastställer förslaget till riktlinjer samt beslutar att riktlinjerna ersätter tidigare av nämnden fattade principbeslut i namn- och adressärenden. Vidare föreslår förvaltningen att samhällsbyggnadsnämnden hemställer att kommunfullmäktige ändrar 7 punkt c i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden. Beskrivning av ärendet Enligt reglemente för samhällsbyggnadsnämnden, beslutar nämnden bl.a. i namn- och adressärenden samt fastställande av lägenhetsnummer. Lantmäteriavdelningen är den enhet inom MSB som handlägger dessa frågor. Lantmäteriavdelningen har utarbetat förslag till riktlinjer vid namn- och adressättning. Avsikten med dokumentet är att det dels skall fungera som POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Lantmäteriavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

107 MSB LANTMÄTERIAVDELNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 6 maj 2013 SBN (4) riktlinjer vid namn- och adressättning dels tjäna som handbok. Det är också resultatet av en ambition, inför förestående personalförändringar, att samla lokala rutiner och tidigare fattade principbeslut. Verksamheten regleras av kulturminneslagen och lagen om lägenhetsregister. Till stöd finns också SIS-standard och anvisningar, bl.a. från Lantmäteriet. I övrigt är detta en för kommunerna oreglerad verksamhet där kommunerna av hävd står för en stor del av namngivningen. I förslaget till riktlinjer har beslutanderätten enligt reglementet för samhällsbyggnadsnämnden förtydligats vad avser uppdraget enligt 7 punkt c, varför ändringen, med undantag för fastställande av lägenhetsnummer, bör införas i reglementet. Beslut om lägenhetsnummer och adresser som regleras av lagen om lägenhetsregister hanteras enligt 2 punkt 13 i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden. I gällande reglemente i 7 punkt c anges att SBN, Besluta om kvarters-, gatu- och vägnamn och adressering samt om erforderliga namnändringar och dessutom att besluta om namn på kommunala institutioner av skilda slag, dock efter vederbörande nämnds eller styrelses hörande. Enligt punkt 5.2 i förslaget till riktlinjer föreslås att Samhällsbyggnadsnämnden fastställer - namn på gator och vägar, kvarter, allmänna platser, torg, gång- och cykelvägar, parker och liknande. - namn på kommunala byggnader och anläggningar såsom skolor, äldreboende, idrottsplatser och liknande inom hela kommunen efter initiativ av för anläggningen ansvarig nämnd/ förvaltning. Namn skall bara fastställas på sådana byggnader och anläggningar som bedöms ha oförändrad verksamhet under överskådlig tid. - namn på och gränser för kommundelar och kommundelsområden samt andra typer av områden som t.ex. bostads-, industri-, handels- och centrumområden. - lägenhetsnummer. Utanför detaljplanelagda områden, även där kommunen inte är väghållare, skall samhällsbyggnadsnämnden fastställa namn på vägar inkluderat adressering. Förslaget har varit remitterat till kommunens förvaltningar KSF, BUF, KUF och SÄF samt till MSB s gatuavdelningar, planavdelningen och naturvårds-

108 MSB LANTMÄTERIAVDELNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 6 maj 2013 SBN (4) avdelningen för synpunkter. De svar som inkommit (KSF, BUF, KUF samt gatu- och trafik och planavdelningen) är positiva. Flertalet av de synpunkter som framkommit har arbetats in i förslaget. Synpunkt: I förslaget till riktlinjer nämns allmänna principer som ska vara gällande vid namngivning av gator och vägar. Förvaltningen(KSF) skulle föredra att vid namngivning av nya områden bör huvudinriktningen vara på gator. Synpunkten har lett till en ändring i förslaget. Efterleden gata hör hemma i staden. Även Stockholm har i princip vägnamn i förorten och gator i innerstaden. Efterleden väg skall även fortsättningsvis användas. I nya bebyggelseområden av stadskaraktär kan efterleden -gata användas om det sker konsekvent inom området i ett beslutat namnmönster. Synpunkt: Förvaltningen(KSF) skulle dock vilja se ett förtydligande kring en punkt i de allmänna principerna. Punkten estetiskt tilltalande skulle kunna förtydligas. Punkten tas bort ur förslaget eftersom det hur man än förtydligar inbjuder till subjektiva bedömningar. Synpunkt: Förvaltningen(KSF) är även av åsikten att företagsperspektivet inte bör förkastas som det för tillfället görs i förslaget till riktlinjer. Ett företag eller en produkt kan ha haft en positiv inverkan på orten och bidragit till Huddinge kommun. Förvaltningen är även frågande om samma premisser ska vara gällande vid till exempel ett arenabygge som får ett företagsnamn. Förslaget ändrat på så sätt att skall inte ändras till skall normalt inte. Skälet till att vara restriktiv är kravet på varaktighet. Företag kan byta namn, upphöra eller rent av få dåligt rykte. Detta kan jämföras med sk. memorialnamn, där namn inte skall ges efter levande personer och att tiden skall hinna ge perspektiv på personen och dennes gärning i minst 5 år innan namnet används. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen föreslår att samhällsbyggnadsnämnden fastställer förslaget till riktlinjer samt beslutar att riktlinjerna ersätter tidigare av nämnden fattade principbeslut i namn- och adressärenden. Uppdraget enligt 7 punkt c i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden föreslås i riktlinjerna förändrade varför samhällsbyggnadsnämnden bör hemställa att kommunfullmäktige inför dessa förändringar i reglementet.

109 MSB LANTMÄTERIAVDELNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 6 maj 2013 SBN (4) Helén Mårtensson Förvaltningschef Anders Lindelöf Lantmäterichef Bilagor Förslag till riktlinjer vid namn- och adressättning i Huddinge kommun Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning

110 Gällande lydelse av 7 c i samhällsbyggnadsnämndens reglemente Besluta om kvarters-, gatu- och vägnamn och adressering samt om erforderliga namnändringar och dessutom att besluta om namn på kommunala institutioner av skilda slag, dock efter vederbörande nämnds eller styrelses hörande. Samhällsbyggnadsnämndens förslag till ny lydelse av 7 c i samhällsbyggnadsnämndens reglemente Samhällsbyggnadsnämnden fastställer - namn på gator och vägar, kvarter, allmänna platser, torg, gång- och cykelvägar, parker och liknande. - namn på kommunala byggnader och anläggningar såsom skolor, äldreboende, idrottsplatser och liknande inom hela kommunen efter initiativ av för anläggningen ansvarig nämnd/ förvaltning. Namn skall bara fastställas på sådana byggnader och anläggningar som bedöms ha oförändrad verksamhet under överskådlig tid. - namn på och gränser för kommundelar och kommundelsområden samt andra typer av områden som t.ex. bostads-, industri-, handels- och centrumområden. - lägenhetsnummer. Utanför detaljplanelagda områden, även där kommunen inte är väghållare, skall samhällsbyggnadsnämnden fastställa namn på vägar inkluderat adressering. Föreslagen ny lydelse av 7 c i samhällsbyggnadsnämndens reglemente Samhällsbyggnadsnämnden beslutar om - namn på gator och vägar, kvarter, allmänna platser, torg, gång- och cykelvägar, parker och liknande, - namn på kommunala byggnader och anläggningar såsom skolor, äldreboende, idrottsplatser och liknande inom hela kommunen efter initiativ av för anläggningen ansvarig nämnd varvid namn bara ska fastställas på sådana byggnader och anläggningar som bedöms ha oförändrad verksamhet under överskådlig tid, - namn på och gränser för kommundelar och kommundelsområden samt andra typer av områden som t.ex. bostads-, industri-, handels- och centrumområden, - lägenhetsnummer, samt - namn på vägar inklusive adressering inom icke detaljplanelagda områden även där kommunen inte är väghållare. lgoerjlmvnzdl

111 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 10 DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (7) HANDLÄGGARE Mariam Yousif Mariam.yousif@huddinge.se Kommunstyrelsen Granskning av intern kontroll 2013 Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Som svar på revisionsskrivelsen från Huddinge kommuns revisorer, daterad , åberopas innehållet i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande KS-2013/1548, daterat den 24 januari Sammanfattning EY har av kommunens revisorer fått i uppdrag att granska interna kontroller kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. Granskningen har fokuserats på följande områden: bokslutsprocessen, inköp/upphandling, leverantörsfakturor/utbetalningar, intäkter/kundfakturering/inbetalningar, materiella anläggningstillgångar och finansiella anläggningstillgångar samt PA- och löneprocessen. Ett antal förbättringsområden har identifierats och revisionsskrivelsen lämnar utifrån granskningens resultat ett antal rekommendationer. Förvaltningen föreslår att innehållet i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande KS-2013/1548, daterat den 24 januari 2014, utgör kommunstyrelsens svar på revisorernas skrivelse. Beskrivning av ärendet EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun genomfört en granskning av interna kontroller kopplat till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. Granskningen tar sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys och har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Dessa är planer för intern kontroll, bokslutsprocesen, inköp/upphandling, leverantörsfakturor/utbetalningar, intäkter/kundfakturering/inbetalningar, materiella anläggningstillgångar och finansiella anläggningstillgångar samt PA- och löneprocessen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Kvalitet och projekt HUDDINGE BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

112 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (7) Inom dessa områden har EY identifierat ett antal förbättringsområden som syftar till att stärka den interna kontrollen: Barn- och utbildningsförvaltningen samt social- och äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorder så att de motsvarar lagens krav och interna krav. Kommunstyrelsens förvaltning bör tillse att kontrollbevisen sparas för den avstämning som genomförs mellan Proceedo och Agresso. Detta för att erhålla en spårbarhet av kontrollmomentet utförts. Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn och utbildningsförvaltningen. Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överskrider budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ytterligare finansiering tillförs projektet. Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. Kommunstyrelsen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. Personalavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning bör ta ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. Stickproven bör dokumenteras. Personalavdelningen på respektive nämnd bör kontrollera förändringar av fast lönedata i lönesystemet Heroma genom att löpande ta ut och granska logglistor från systemet. Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av upphandling/inköp. Kommunstyrelsen bör skriftligt formulera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster.

113 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (7) Socialnämnden bör tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar hänförliga till försörjningsstöd, finns dualitet i någon del av kedjan. Socialnämnden bör se över behörigheterna i Procapita i anslutning till försörjningsstöd för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta så kallade tittbehörigheter. Socialnämnden bör löpande ta ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. Upphandlingsenheten bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos leverantörer. Förvaltningens synpunkter Revisorernas rekommendationer utgör rubriker nedan och förvaltningens synpunkter och förslag till svar redovisas i brödtext under respektive rubrik. Barn- och utbildningsförvaltningen samt social- och äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorder så att de motsvarar lagens krav och interna krav. I samband med bokslutet så kommer barn- och utbildningsförvaltningen göra en genomgång av bokföringsorders som avser större belopp och komplettera med ytterligare dokumentation. Kommunstyrelsens förvaltning bör tillse att kontrollbevisen sparas för den avstämning som genomförs mellan Proceedo och Agresso. Detta för att erhålla en spårbarhet av att kontrollmomentet utförts. Kommunstyrelsens förvaltning gör dagligen en avstämning av att de fakturor som attesterats i Proceedo också integreras till Agresso för betalning till leverantören. Kontrollbevisen sparas i två månader innan de kastas. Det går att återskapa avstämningen om det i efterhand skulle vara aktuellt att kontrollera den. Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. Respektive förvaltnings nuvarande rutin innebär att alla nyupplagda eller ändrade leverantörer i leverantörsreskontran ska dokumenteras och sedan godkännas av behörig person. Därefter sparas dokumentationen på respektive

114 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (7) förvaltning. För närvarande sker ingen ytterligare kontroll av leverantörsuppläggen. Under februari 2014 kommer leverantörsfakturaprocessen att centraliseras och leverantörsupplägg enbart ske på kommunstyrelsens förvaltning. Befintliga kontroller kommer då att utökas så att systematiska kontroller av loggarna också genomförs. Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn- och utbildningsförvaltningen. Barn- och utbildningsförvaltningen kontrollerar i definitivbokföringen- att fakturor för intern representation är kompletterade med den dokumentation som krävs. Eftersom detta inte räcker för att uppfylla kravet på erforderliga underlag så kommer förvaltningen att förstärka informationen till granskare och attestanter om vad som krävs, samt påtala vikten av att förvaltningen måste följa kraven på dokumentation vid representation. Dessutom behövs en utökad central efterkontroll på förvaltningen. Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överskrider budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ytterligare finansiering tillförs projektet. Enligt kommunens ekonomistyrningsprinciper anges att samhällsbyggnadsprojekt delas upp i genomförandeprojekt och planeringsprojekt och att anslagbindningen för genomförandeprojekt är på projektnivå och fastställs av kommunfullmäktige. För övriga verksamheter fastställer kommunfullmäktige en årlig maximal investeringsram inom vilken nämnd själv får prioritera. Vill nämnd investera utöver den fastställda ramen ska detta prövas av kommunfullmäktige. Uppföljning av investeringar sker vid delårsbokslut och årsbokslut. Vid minst dessa tillfällen bör behov av ytterligare finansiering av projekt aktualiseras för beslut av nämnd och/eller av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har påbörjat en översyn av uppföljningen av samhällsbyggnadsprojekt för att förtydliga regler och rutiner för hantering av bedömda avvikelser mot budget. Kommunstyrelsens förvaltning kommer att komplettera instruktionerna till nämnderna avseende uppföljning 2014 med att beslut om ytterligare finansiering av projekt enligt kommunens ekonomistyrningsprinciper ska hanteras i delårsbokslut och årsbokslut. Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.

115 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (7) Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har gjort särskilda genomgångar och kompletteringar av rutinerna för exploateringsprojekt i samarbete med kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. I denna genomgång har en mall för avslut av samhällsbyggnadsprojekt tagits fram där det ska framgå datum för godkänd slutbesiktning för att möjliggöra retroaktiv avskrivning. Under bokslutet 2013 fokuseras på aktiveringarna och samarbetet med kommunstyrelsens förvaltning i denna fråga fortsätter under Kommunstyrelsen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. I kommunens instruktion för redovisning av investeringar och anläggningstillgångar anges att "Avskrivning ska ske från och med den tidpunkt då tillgången är färdig att tas i bruk. Tas i bruk kan innebära lite olika beroende vad som anskaffats. För fastigheter eller fastighetsinvesteringar och publika tillgångar innebär tas i bruk vid godkänd slutbesiktning. För övriga investeringar innebär det när tillgången är levererad till kommunen. Avskrivning ska påbörjas månaden efter det att tillgången tagits i bruk. För inventarier i nyöppnande verksamheter där investeringen till största delen består av inköp som kan anses vara ett led i en större inventarieinvestering så utsträcks tidpunkten till längst tre månader efter öppningsdagen, så att anskaffningsvärdet blir rättvisande." I svaret på granskningen för 2012 skrevs bland annat att en särskild genomgång och komplettering av rutinerna för exploateringsprojekt skulle göras i samarbete mellan kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. I denna genomgång har en mall för avslut av samhällsbyggnadsprojekt tagits fram där det ska framgå datum för godkänd slutbesiktning för att möjliggöra retroaktiv avskrivning. Personalavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning bör ta ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. Stickproven bör dokumenteras. Enheten för personaladministration på kommunstyrelsens förvaltning är positiva till EYs rekommendationer och kommer från och med lönerevision 2014 att ta stickprov i samband med första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision. Personalavdelningen på respektive nämnd bör kontrollera förändringar av fast lönedata i lönesystemet Heroma genom att löpande ta ut och granska logglistor från systemet.

116 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (7) Samtliga personalchefer har informerats om att förändringar i fast data som månadslön ska loggas och underlag till förändring ska finnas dokumenterad. Varje personalavdelning på förvaltningarna kommer att ta ansvar för detta. När det gäller förändring av fast data som i bank- och plusgirokonto så har inte kommunen några uppgifter om anställdas konton. Det är kommunens utbetalande bank, Nordea, som har dessa uppgifter. Anställs man i Huddinge kommun och inte har ett personkonto i Nordea så är det till Nordea som den anställde lämnar sina uppgifter om bank och kontonummer och inte till kommunen. Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av upphandling/inköp. Vad avser genomförande av behovsanalys i enlighet med miljöpolicy vid inköp/upphandling i Huddinge kommun (HKF 4330) så kommer detta att ersättas av ett fastställande av en strategi för respektive upphandling där behovsanalysen blir en del av framtagandet av strategin. Kommunstyrelsen bör skriftligt formulera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster. Avtalsägande regleras i den nya handboken för upphandling och inköp och kommer att fastställas och kommuniceras när det nya reglementet för upphandling är antaget. Detta beräknas ske under våren Socialnämnden bör tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar hänförliga till försörjningsstöd, finns dualitet i någon del av kedjan. I nuläget förekommer dualitet i vissa ärenden, men inte regelbundet i alla. I alla nya ärenden är det dualitet i flödet i och med att det är en assistent som öppnar ärendet som sedan lämnas över till en socialsekreterare för utredning. Tidigare har vissa tjänstemän som handlägger fortlöpande försörjningsstödsärenden ensamma kunnat utföra hela flödesschemat. Verksamheten ser nu över hur det är möjligt att öka dualiteten även i dessa ärenden. Socialnämnden bör se över behörigheterna i Procapita i anslutning till försörjningsstöd för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta så kallade tittbehörigheter. Behörigheten i Procapita avslutas automatiskt då man slutar sin anställning. Verksamheten upplever att de har god kontroll över behörigheter och kommer även fortsättningsvis att regelbundet se över vilka personer som behöver olika

117 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (7) behörigheter. Alla socialsekreterare och utredningsassistenter har samma behörighet i verksamhetssystemet då de behöver detta för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Socialnämnden bör löpande ta ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank-och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. Att ta ut logglista från Procapita är inte möjligt att genomföra med befintligt verksamhetssystem. Socialnämnden har därför beslutat att göra manuella stickprov tre gånger per/år i samband med sedvanlig uppföljning enligt kommunens styrmodell. Kontrollen kommer att göras genom att konton i verksamhetssystemet jämförs med papperskopior på ansökningar. Momentet kommer att skrivas in i verksamhetens dokument angående rutiner för kontrollmoment. Upphandlingsenheten bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos leverantörer. Att identifiera och upphandla nya avtalsområden bygger på en dialog mellan respektive förvaltning och kommunstyrelsen. Som ett led i detta arbete skall respektive förvaltning i dag en gång per år rapportera in en upphandlingsplan för kommande verksamhetsår. Anmälda behov kan avse såväl befintliga avtal som nyidentifierade behov. Anmälda behov konsolideras, prioriteras och upphandlas sedermera. Frågor avseende prioriteringar av genomförande samt strategiska val och inriktningar hanteras av upphandlingsstyrgruppen. Inom ramen för framtagande av handboken för upphandling och inköp har resurserna för upphandlingssamordning stärkts av respektive förvaltning vilket framgent kommer att förbättra möjligheterna till behovsidentifiering och samordning av upphandling. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Bilaga Revisionsrapport nr 11, 2013, Granskning av intern kontroll Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer Mariam Yousif Handläggare

118 HUDDINGE KOMMUN Revisorerna Revisionsskrivelse Till Kommunstyrelsen -- Granskning av intern kontroll 2013 \, ~~~~Gkfl Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kd,mmun genomfört en - granskning av interna kontroller kopplade till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. Granskningen tar sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys och har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Dessa är planer för intern kontroll, bokslutsprocessen, inköp/upphandling, leverantörsfakturor/utbetalningar, intäkter/ kundfakturering/ inbetalningar, materiella anläggningstillgångar och finansiella anläggningstillgångar samt PA- och löneprocessen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbättringsområden som syftar till att stärka den interna kontrollen enligt följande: J i\\ i~' _ti; fi? Barn- och utbildningsförvaltningen samt social- och äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav. Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bankoch plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn- och utbildningsförvaltningen.?:{ i Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överskrider budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ytterligare finansiering tillförs projektet. (;~i p!.i Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpun kt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. Kommunstyrelsen bör förbattra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. V, Kommunstyrelsen bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger ti ll grund för större samlade inköp hos en leverantör. Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar erhålla styrelsens svar på rapporten senast den 15 februari För Huddinge kommuns revisorer 'i4vvr//~ Kurt Karlsson Ordförande Lars Blomkvist För kännedom Kommunfullmäktiges presidium Samtliga nämnder

119

120 Revisionsrapport nr Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2013 Huddinge kommun Granskning av intern kontroll ' " Building a better workinq world

121 EV BIJrl!hnq il bptip.r workmq world Innehåll Sammanfattning och rekommendationer Inledning Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor och utbetalningar Manuella utbetalningar Granskning av ledningsnära kostnader Intäkter, kundfakturering och inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Exploateringsprojekt Internbanken-samarbete mellan Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner Pensionsportföljen PA- lön Pensioner Inköp och upphandlingsprocessen l

122 Buoldinq <:1 bti'tl~! "'tjrk~nq wo r io:j Sammanfattning och rekommendationer Som ett led i revisionen av kommunens räkenskaper har vi granskat rutiner kopplade till väsentliga redovisningsprocesser. Vi har utifrån vår väsentlighets- och riskanalys valt att inrikta granskningen på följande väsentliga områden. Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor- utbetalningar Manuella utbetalningar Intäkter- kundfakturering - inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar PA/Iöneprocessen Inköp och upphandlingsprocessen Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbättringsområden med syfte att stärka den interna kontrollen. Rekommendationer:.,.. Barn- och utbildningsförvaltningen samt social- och äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorder så att de motsvarar lagens krav och interna krav. " Kommunstyrelsens förvaltning bör tillse att kontrollbevisen sparas för den avstämning som genomförs mellan Proceedo och Agresso. Detta för att erhålla en spårbarhet av att kontrollmomentet utförts... Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen... Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn - och utbildningsförvaltningen... Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överstiger budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ny finansiering tillfaller projektet..,.. Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden..,.. Kommunstyrelsen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. 2

123 8\Jildinq.., bett~?r workinq world.,.. Löneavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning bör tar ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. stickproven bör dokumenteras..,.. Löneavdelningen på respektive nämnd bör kontrollera förändringar av fast lönedata i lönesystemet Herorna genom att löpande ta ut och granska logglistor från systemet..,.. Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av upphandling/inköp..,.. Kommunstyrelsen bör skriftligt formulera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster..,. Socialnämnden bör tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar hänförliga till försörjningsstöd, finns dualitet i någon del av kedjan..,.. Socialnämnden bör se över behörigheterna i Procapita i anslutning till försörjningsstöd för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta s. k "tittbehörigheter".,.. Socialnämnden bör löpande ta ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen..,.. Upphandlingsenheten bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos en leverantör. 3

124 Awldinq il bett<;>r workii'iq world l. Inledning Enligt kommunallagen har varje nämnd ett tydligt ansvar för den interna kontrollen avseende de verksamheter som omfattas av nämndens uppdrag. Därutöver har kommunstyrelsen ett övergripande ansvar för den interna kontrollen, bland annat genom kommunallagens krav på uppsikt och det åliggande om ekonomisk förvaltning som finns i lagen. Revisorerna ska varje år granska, och i sin ansvarsprövning av styrelser och nämnder, bedöma om den interna kontrollen i nämnder och styrelser är tillräcklig. Revisionen genomför granskning av den interna kontrollen via såväl sin grundläggande granskning som via fördjupade granskningar. Denna granskning omfattar den interna kontrollen kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. 1.1 Metod Vår granskning av den interna kontrollen kopplad till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed, vilket bland annat innebär att granskningen tagit sin utgångspunkt i en riskoch väsentlighetsanalys. Granskningen har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. Granskningen innebär att vi har intervjuat berörd personal på följande funktioner; ekonomienheten, HR-avdelningen samt upphandlingsenheten på kommunstyrelsens förvaltning, lnternbanken, handläggare för administration och utbetalning av försörjningsstöd på Socialnämnden samt ekonomiassistenter på barn och utbildningsförvaltningen samt miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen. Vi har tagit del av relevant dokumentation, exempelvis rutinbeskrivningar, kopplade till respektive process. Vi har för att få en fördjupad kunskap om processerna följt en transaktion per process. Detta ger oss förutom en bekräftelse av vår förståelse för processen möjlighet att säkerställa att de kontroller som beskrivs genomförs. l rapporten lämnar vi förslag till förbättringar kopplade till respektive process. Föregående års rekommendationer fö ljs upp och kommenteras i anslutning till processerna. Huvudområden vid granskning av den interna kontrollen 2013 har varit: Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor- utbetalningar Manuella utbetalningar Intäkter- kundfakturering - inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar PA/Iöneprocessen Inköp och upphandlingsprocessen 4

125 Bu ldtnq a better workti'q oj~~orld 2. Intern kontrollplan Vi har granskat kommunens arbete med interna kontrollplaner genom intervju med kvalitetsledare vid kommunstyrelsens förvaltning. Vi har tagit del av de anvisningar och det reglemente som finns. Samtliga förvaltningar tar årligen fram en plan för intern kontroll som fastställs av respektive nämnd. Utformningen av planen för intern kontroll styrs av det reglemente för intern kontroll som antogs i fullmäktige 2003 (dock har den blivit reviderad under 2011). Reglementet omfattar samtliga nämnder och innehåller bland annat kommunens definition av begreppet intern kontroll. Det är kommunstyrelsen som har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen i kommunen. Respektive nämnd har i sin tur ansvaret för den interna kontrollen inom sin verksamhet. Enligt reglementet ska varje nämnd göra riskanalyser utifrån de områden som anges och fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämndernas interna kontrollplaner ska följas upp i samband med delårsrapporterna och årsbokslutet. Anvisningar för nämndernas internkontrollplaner ingår i anvisningarna till verksamhetsplanen. De olika nämndernas internkontrollplaner kan skilja sig åt till innehåll. Reglementet anger inte hur internkontrollplanerna formellt ska se ut. Anvisningarna är att betrakta som impulser till att göra något, avsikten är inte att exakt ange vad och hur detta ska göras. Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Verksamhetschefer på olika nivåer är skyldiga att följa regler och anvisningar om intern kontroll, de har även ansvar för att informera övriga medarbetare. Bedömning Vi anser att kommunen har en god ansats i sitt internkontrollarbete och har kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. Kommunen vidareutvecklar även sina planer för intern kontroll för att kunna utvärdera vilka risker som är mest väsentliga att arbeta med och enligt vår bedömning kommer detta att stärka det interna kontrollarbetet ytterligare. 3. Bokslutsprocessen Granskning av bokslutsprocessen har genomförts genom intervjuer med ekonomiavdelningen vid kommunstyrelsens förvaltning, nedan kallad enbart ekonomiavdelningen, samt genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet per sista augusti Även stickprovsgranskning av manuella bokföringsorder har genomförts. Den ekonomiska rapporteringen i kommunen omfattar månadsbokslut, delårsbokslut samt årsbokslut. Innehåll och struktur för de ekonomiska rapporterna anges i instruktioner framtagna av ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen ansvarar för merparten av kommunens gemensamma konton, vilket i princip innebär samtliga konton som inte är interimskonton. För interimskonton finns ansvaret istället hos respektive förvaltning. Personalavdelningen ansvarar för balanskonton kopplade till löner från personalsystemet Heroma. Nyckeltal används både inom ekonomisk uppföljning och vid uppföljning av verksamheterna. Vissa nyckeltal följs upp månadsvis medan andra följs upp mer sällan. l likhet med föregående år pågår en generell översyn av nyckeltal, då det finns många och vissa inte 5

126 fl\ji!d1nq ;1 bettf!r 'fiqf ~ 1nq world används för utvärdering. Antalet nyckeltal har minskat och målet är att enbart ha nyckeltal som är jämförbara med framförallt kommuner inom länet. Vi har stickprovsvis granskat manuella bokföringsorder för att kontrollera att kommunen uppfyller dokumentationskraven som krävs. Ytterligare granskning kommer att göras i samband med bokslutet. Granskningen har inriktats på tre av förvaltningarna; social- och äldreomsorgsförvaltningen, barn - och utbildningsförvaltningen samt kommunalstyreisens förvaltning. l likhet med föregående år noteras brister i ett antal stickprov avseende dokumentationen av bokföringsorder. stickproven som bedömts vara bristfälliga är hänförliga till social - och äldreomsorgsförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen. Gemensamt är att bifogade underlag till bokföringsorder inte varit tillräckliga, alternativt svåra att härleda till belopp. För de stickprov som vi anser att bifogade underlag inte har varit tillräckliga, innebär det att inga externa underlag i form av fakturor, formella beslut eller avtal har funnits bifogade till bokföringsordern. Av Lag (1997:614) om kommunal redovisning framgår att "en verifikation ska innefatta uppgift om när den har sammanställts, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. l förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga." Enligt kommunens ekonomihandbok ska en bokföringsorder innehålla fullständiga uppgifter om orsaken till ordern och, i de fall det innebär en rättelse i bokföringen, hänvisning till den verifikation omföringen avser. Vår granskning visar att kommunen har generellt sett blivit bättre på att bilägga dokument vid upprättande av bokföringsorder, dock kvarstår viss förbättringspotential Noterade avv ikelser indikerar att fastställda dokumentationskrav fortfarande inte uppfylls helt. Samtliga granskade bokförings-orders uppfyller kommunens krav på attester. Rekommendationer: ~ (2011) Vi rekommenderar barn- och utbildningsförvaltningen samt social- och äldreomsorgsförvaltningen att se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav. Status 2013: Genomförd granskning visar att en övergripande förbättring har skett, dock förekommer det fortfarande att adekvata underlag saknas för ett antal bokföringsorder. Rekommendationen kvarstår därmed. 4. Leverantörsfakturor och utbetalningar Vi har granskat rutinen för leverantörsfakturor och utbetalningar genom intervjuer med berörd personal, granskning av fakturor och utbetalningar genom stickprov. l april 2011 anskaffade kommunen ett nytt system, Proceedo, som ska användas från beställning till betalning. Kommunen har anlitat ett nytt inscanningsföretag för leverantörsfakturor och använder sedan mars 2013 företaget Visrna Services AB i Fagersta. Merparten av alla leverantörsfakturor skickas till Visma, som scannar in alla fakturor. Visrna skapar en fakturafil som sänds till Rumänien för korrekt kodning av filen, varefter filen skickas till Vis ma Commerce AB som ansvarar för att filinläsningen sker korrekt. l Proceedo sker ankomstregistrering samt attest av fakturorna. Attest sker två i förening, en granskningsattest och en kontrollattest Uppsättningen i systemet följer kommunens attestinstruktioner. Attesträtter kan endast läggas upp av systemkonsult vid kommunstyrelsens förvaltning. För att en ny attestant ska läggas upp krävs signerade 6

127 BlJJidi!lfl oj b~ttl.'r workincj wo~ld blanketter från de olika förvaltningarna. Merparten av alla fakturor passerar även en administratör som bland annat har till uppgift att lägga in eventuella periodiseringar, kontrollera att erforderliga underlag till representation bifogats samt att moms vid billeasing hanterats korrekt. De fakturor som inte passerar en administratör är fakturor från leverantörer där stora mängder inköp görs av många enheter. Det är mestadels förbrukningsmaterial, till exempel inköp av livsmedel från Servera och Arla. Vi bedömer att detta är rimligt. Överföring från Proceedo till ekonomisystemet Agresse sker dagligen. Vid överföringen från Proceedo till ekonomisystemet har kommunen under hela 2013 utfört en dokumenterad avstämningskontroll för att säkerställa att informationen som överförs från Proceedo till Agresse är fullständig. Dokumentationen av kontrollen har dock inte sparats löpande, vilket innebär att det inte finns någon spårbarhet av att kontrollen varit på plats hela året. Vid betalning av fakturor måste först ett betalningsförslag upprättas som sedan ska godkännas, vilket sker hos förvaltningarna. Utanordnaren på respektive förvaltning ansvarar för att genomföra stickprov att betalningsförslaget är korrekt innan det godkänns för definitiv betalning. Uppgiften roteras bland förvaltningarna enligt ett schema. Slutlig hantering, att skicka definitiv betalfil till bank, genomförs dock alltid centralt hos kommunstyrelsens förvaltning. Avstämning görs då att totalbeloppet i betalfilen överensstämmer med det betalningsförslag som respektive utanordnare har godkänt för sin förvaltning. Det har även införts ett kontrollmoment i samband med att betalfilen skickas iväg. Kommunen har köpt en tjänst av ett externt företag som innebär att innehållet i betalfilen kontrolleras innan den går iväg till banken med avseende på exempelvis eventuella bluffakturor, dubbla betalningar, samt betalning till företag som saknar F-skattsedel. Även fakturabelopp som överstiger 3 mnkr noteras. Inom en minut efter att betalfilen har skickats erhåller kommunen en rapport om betalfilens innehåll. Rapporten skrivs ut, sparas i pärm och eventuella avvikelser hanteras. Vid fakturabelopp överstigande 3 mnkr skickas fakturan till ansvarig förvaltning för en slutlig bedömning. Behörighet att göra förändringar i fasta data i leverantörsreskontra, exempelvis i form av registrering av nya leverantörer, tillägg av nya - eller förändring i befintliga bank- eller postgironummer är begränsat till ca fem personer på respektive förvaltning. För tillfället genomförs ingen efterkontroll av att förändringar i fasta data i leverantörsreskontra har skett på korrekta grunder. Leverantörsfakturor har granskats stickprovsvis med avseende på korrekta attester, rörelsetillhörighet och kontering_ Granskningen har genomförts utan anmärkning. Rekommendationer: ~ (2011) Vi rekommenderade att en avstämning genomfördes mellan Proceedo och Agresso för att säkerställa att samtliga fakturor överfördes samt att korrekt totalbelopp överfördes. Denna typ av kontroll säkerställer att alla fakturor förs över mellan systemen för att minska risken att någon faktura "fastnar" i systemet och medför förseningsavgifter. Status 2013: Genomförd granskning 2013 visar en förbättring då kontrollen har genomförts under hela Dock har inte kontrollbevisen sparats löpande vilket medför en brist i spårbarheten av att kontrollen genomförts. Vi rekommenderar att kontrollbevisen sparas för att kunna verifiera att kontrollen utförts. 7

128 Btulrlinq l bt tlt-r work 1 n q,.,.orltl.- (2012) Vi rekommenderar att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga förvaltningar. Det bör av varje attestförteckning tydligt framgå vem som är beslutsattestant respektive kontrollattestant. Status 2013: Genomförd stickprovsgranskning har visat att det funnits attestförteckningar. Rekommendationen från föregående år bedöms därmed åtgärdad..- (NY) 2013: Vi rekommenderar att respektive förvaltning löpande tar ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. 4.1 Manuella utbetalningar Granskning har skett av manuella utbetalningar av försörjningsstöd. En förståelse för processen har erhållits genom intervju med ansvarig personal inom Socialnämnden. Den genomförda intervjun har syftat till att identifiera vilka risker som finns i processen för utbetalning av försörjningsstöd, vilka kontroller som finns för att minimera riskerna samt identifiera eventuella förbättringsområden. Socialnämnden ansvarar för utbetalningar av försörjningsstöd. l genomsnitt betalar kommunen ut försörjningsstöd till cirka hushåll per år. Personer kan söka försörjningsstöd av olika anledningar, men för att erhålla stöd går alla som söker i huvudsak genom samma flöde. Vi har fokuserat på att granska processen utifrån ett finansiellt perspektiv. Socialnämnden har upprättat ett dokument avseende vilka rutiner som finns i samband med en ansökan, vilka kontrollmoment som finns samt vem som är ansvarig. Ett led i att ha god intern kontroll är att ha ovan nämnda dokumentation, vilket vi bedömer vara positivt. Dokumentet redogör för att det finns ett antal kontroller på plats i organisationen som ska förhindra att eventuella felaktigheter uppstår. Vi har dock identifierat ett antal områden där det bedöms finnas förbättringspotential En redogörelse för dessa lämnas nedan. En person ansöker om försörjningsstöd genom att lämna in en ansökan. En utredningsassistent skapar med hjälp av ansökan ett så kallat "hushåll" i verksamhetssystemet Procapita där information i form av adress, antal i hushållet, hushållets inkomster och dylikt rapporteras in. En socialsekreterare träffar därefter den sökande och påbörjar en utredning som ska mynna ut i beslut om personen kan beviljas försörjningsstöd. l hälften av alla ärenden utför socialsekreteraren hela utredningen själv och för resterande fall är en utredningsassistent behjälplig med delar av utredningen. l ovanstående rutin har vi identifierat risker. Exempelvis kan en socialsekreterare behandla ett helt ärende själv, från att utredning påbörjas till att utbetalning genomförs. Den dualitet som finns är att en utredningsassistent i ett första led måste skapa det så kallade "hushållet" i verksamhetssystemet Den kontroll som finns för att minimera risken att det uppstår felaktigheter/oegentligheter är att enheten gör stickprovsvisa kontroller av gjorda utbetalningar. Kontrollen är ursprungligen tänkt som en preventiv kontroll som ska göras inför utbetalning där utredning, grund till beslut och beslutad summa granskas men eftersom utbetalningar görs dagligen finns inte utrymme för ansvarig att hinna göra det inför utbetalning, varför den utförs som en upptäckande kontroll. Utredningsassistenter ansvarar för kompletteringsersättningar vilket exempelvis kan avse utbetalningar av ersättningar till en föräldraledig som behöver extra stöd utöver sin föräldrapenning. l detta fall finns det en total avsaknad av dualitet i hanteringen vilket ökar risken för att eventuella fel eller oegentligheter uppstår. En avvikelse skulle kunna upptäckas 8

129 EV 8ut!dinq" t;~tt~ r ffotk In (j W l) rhj i den dagliga stickprovskontrollen men vi bedömer att risken kvarstår när en och samma person kan ansvara för hela flödet från registrering av ett ärende till utbetalning. När ett hushåll inte längre är i behov av försörjningsstöd har kommunen en intern riktlinje om att hushållet skall avslutas inom tre månader. Ett avslut innebär att "hushållet" blir stängt i Procapita för ytterligare ändringar. Vid genomgång av verksamhetssystemet Procapita noterade vi att användarnas behörigheter i systemet är relativt omfattande. Vi kan inte uttala oss om huruvida det är nödvändigt att behörigheterna är utformade på detta vis för att möjliggöra det praktiska arbetet. Dock bedömer vi att det är av vikt att initiera en genomgång av befintliga behörigheter samt utreda huruvida det finns möjlighet att begränsa ett antal behörigheter för att minimera risken för felaktigheter i hanteringen. Vi har erhållit information om att ekonomiavdelningen inom Socialnämnden genomför stickprovsvisa kontroller som syftar till en genomgång av utredningen, grund för beslut samt ekonomisk beräkning. Vidare kontrolleras även utbetalningar av ovanligt höga belopp för att säkerställa att de är korrekta. Vi har i revisionen inte haft möjlighet att granska de stickprovsvisa kontrollerna, varför vi inte kan uttala oss om huruvida stickprovskontrollerna fungerar i enlighet med den beskrivning vi har erhållit. Vi har i vår granskning genomfört stickprovsvisa kontroller av utbetalning av försörjningsstöd genom att granska utbetalda medel mot genomförd beräkning, beslut, att medel har utbetalats till det bankkontonummer som finns angivet i ansökan respektive till det bankgiro /plusgironummer som står på fakturan. Vidare har vi kontrollerat att vissa av enhetens kontroller har dokumenterats. Den genomförda granskningen har inte visat på några avvikelser. Rekommendationer: ~ (2013) Tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar finns dualitet i någon del av kedjan. ~ (2013) Vi rekommenderar Socialnämnden att se över behörigheterna i Procapita för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta s. k "tittbehörigheter'' ~ (2013) Vi rekommenderar att Socialnämnden löpande tar ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. 4.2 Granskning av ledningsnära kostnader Vi har stickprovsvis granskat ledningsnära/förtroendekänsliga kostnader, vilket inkluderar representation, konferenser och resor, för att säkerställa att dessa inte strider mot gällande lagar och kommuninterna regler. Granskningen omfattar kommunens alla verksamheter. Kommunen har fastlagt regler och riktlinjer för representation, gåvor och andra belöningar till utomstående. Dokumentet antogs av kommunfullmäktige 2012 och redogör för de regler som gäller i samband med intern och extern representation. Bland annat anges att all representation ska ha "ett tydligt samband med verksamheten" samt att det krävs "ett gott omdöme när det gäller vad som anses vara rimligt och skäligt i varje situation". l vår stickprovsgranskning av ledningsnära kostnader har vi i år noterat en förbättring gällande den dokumentation som bifogas vid representation och dylikt. Dock har vi för en förvaltning, barn- och utbildningsförvaltningen, noterat att det saknats underlag vid något 9

130 Bu ldinq" b~ttn WO f k lrhj ~<)(!(j tillfälle. Vi vill poängtera vikten av att erforderliga underlag finns tillgängliga, då dessa kostnader annars skulle kunna betraktas som löneförmåner, vilket är förenat med förmånsbeskattning samt kan vara förtroendeskadligt för kommunen. Barn - och utbildningsförvaltningen har under året haft en konferens för samtlig personal. Fakturan uppgår till kr och omfattar kostnad för administration av konferens samt förtäring i anslutning till denna. Ingen agenda eller dylikt har bifogats för konferensen. Rekommendationer:.,. (2011) Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn - och utbildningsförvaltningen. status 2013: Vi bedömer att denna punkt kvarstår efter genomförd granskning av representationskostnader. Det förekommer fortfarande brister i dokumentationen, framförallt i underlagen som bifogas konferenskostnader.,. (2012): Vi rekommenderar att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga förvaltningar. Det bör av varje attestförteckning tydligt framgå vem som är beslutsattestant respektive kontrollattestant. Status 2013: Genomförd stickprovsgranskning har visat att det funnits attestförteckningar. Rekommendationen från föregående år bedöms därmed åtgärdad. 10

131 6Utldinq -'1 hetth workinq world 5. Intäkter, kundfakturering och inbetalningar l samband med granskningen av intern kontroll har vi valt att koncentrera granskningen av intäktsprocessen till olika verksamhetsområden varje år granskades social- och äldreomsorgsförvaltningens fakturering och intäkts-redovisning av äldreomsorgsavgifter och allmänfakturering. Granskningen genomfördes utan anmärkningar granskades intäktsprocessen på miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Även denna granskning genomfördes utan anmärkningar. Arets granskning har fokuserats på intäkterna inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar mot två nämnder, miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden. Samhällsbyggnadsförvaltningen erhåller intäkter för bland annat administration av bygglov, markupplåtelser och arrendeavtal, timmerförsäljning samt framtagande av kartor, flygfotografier och dylikt. Miljöförvaltningen erhåller främst intäkter genom hälsoinspektioner i restauranger och skolbespisningar. Vi har stickprovsvis granskat en intäkt erhållen för bygglov. Kommunen erhåller en ansökan om bygglov vilken initierar intäktsprocessen. Fakturering sker enligt kommunfullmäktiges fastställda taxa. Taxan baseras på omfattning och typ av byggnation samt administrationen av ärendet. Fakturering sker i efterskott efter att ärendet har handlagts. Vår granskning av intäktsprocessen hos miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har inte föranlett några anmärkningar. Merparten av intäkterna hos barn- och ungdomsförvaltningen genereras via förskoleavgifter. Kommunen erhåller en ansökan om färskoleplats av vårdnadshavare. Vanligtvis sker ansökan digitalt via kommunens hemsida. När en ansökan erhållits skickas ett erbjudande om färskoleplats ut vilken vårdnadshavarna ska bekräfta och i samband med detta registrerar vårdnadshavarna uppgift om inkomst samt antal timmar barnet ska tillbringa på förskolan. Vårdnadshavares inkomst, antal timmar och barnets ålder ligger till grund för den avgift som ska debiteras. l de fall hushållets inkomst överstiger kr i månaden före skatt debiteras maxtaxa. l datasystemet Procapita registreras alla uppgifter som ligger till grund för fakturering. Fakturering sker för innevarande månad. En gång om året uppmanas vårdnadshavare att uppdatera uppgifterna. Barn och ungdomsförvaltningen erhåller även ersättningar från andra kommuner när en elev som tillhör en annan kommun går i för-, grund- eller gymnasieskolan i Huddinge kommun. Kommunerna har möjlighet att upplåta en plats åt en elev som är hemmahörande i annan kommun. Fakturering sker sedan utifrån elevlistor vilka specificerar de elever vars hemkommun är en annan, därefter skapas manuella fakturor som faktureras respektive kommun. Förskolan fakturerar halvårsvis medan grundskolan och gymnasieskolan fakturerar månadsvis. Vår granskning av intäktsprocessen hos barn- och ungdomsförvaltningen har inte föranlett några anmärkningar. 6. Materiella anläggningstillgångar Vi har granskat rutinen för investeringar genom intervju med redovisningschef, systemkonsult och budgetansvarig vid kommunstyrelsens förvaltning. Processen är i allt väsentligt oförändrad jämfört med föregående år. Kommunen arbetar decentraliserat vilket avspeglar sig i processen för anläggningstillgångar. stor del av ansvaret ligger på respektive 11

132 Bwldinq <1 o.-her worklllq world förvaltning avseende inventering, utrangeringar och rapportering gällande aktivering av projekt. l samband med granskning av bokslutet görs uppföljning av årets anskaffningar och pågående projekt. Föregående år rekommenderades kommunen att förbättra rutinen för när anläggningstillgångar aktiveras. Vid granskningen framkom att det fanns ett antal projekt som fanns färdiga och där anläggningarna hade tagits i bruk men där de fortfarande redovisades som pågående projekt. Arets genomgång av processen visar att kommunen har förbättrat rutinerna för aktivering av anläggningstillgångar, men att det fortfarande finns ledtider mellan projektslut och aktivering. För att minska den resultateffekt som dessa ledtider kan innebära till följd av att avskrivningar påbörjas senare än de borde, rekommenderas kommunen att tillämpa retroaktiv avskrivning. Denna metod ger ett rättvisande resultat för året. Alla samhällsbyggnadsprojekt har en projektbudget som projektledaren ansvarar för. Om ett projekt väsentligt överskrider budget skall ett tilläggsäskande uttryckas i ett tjänsteutlåtande. Den stickprovsvisa granskningen av investeringsprojekt visar att detta ej har gjorts. Så snart det finns indikationer på att ett projekt kommer att överstiga budget bör ett nytt beslut tas avseende om projektet beviljas ytterligare medel. Rekommendationer:.- (2013) Vi rekommenderar kommunen att förstärka rutinen kring projekt som överstiger budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ny finansiering tillfaller projektet. ~ (2013) Vi rekommenderar att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. 6.1 Exploateringsprojekt Liksom föregående år har vi i år valt att fokusera ytterligare på kommunens hantering av exploateringspro je k t. Intäkterna från exploateringsprojekten resultatförs det år expolateringsprojektet färdigställs. Om ett projekt löper över flera år bokas det upp i balansräkningen som ett pågående projekt. Vid färdigställandet aktiveras den del av exploateringsprojektet som bedöms vara en investering och avskrivning påbörjas. Exploateringsprojekten delas om möjligt upp i olika etapper där intäkter och kostnader hänförliga till de olika etapperna särredovisas. Redovisningen per projekt sköts med så kallade projektkort där samtliga uppgifter om projektet finns samlade, här anges, förutom samtliga intäkter och kostnader hänförliga till projektet, även förväntat slutdatum. Det är projektledaren för respektive projekt som har ansvar för att meddela ansvarig ekonom när projektet är avslutat. Avstämning sker även i samband med delårs- och årsbokslut. Exploateringsintäkter redovisas per färdigställd etapp. Vi har gjort en övergripande granskning av två pågående exploateringsprojekt Det ena projektet är pågående och beräknas bli klart 2014 medan det andra projektet har besiktigats och det som återstår är åtgärder efter besiktning. Föregående år lämnades en rekommendation om att kommunen bör förbättra rutiner avseende avslut av projekt för att 12

133 Burldinq d b~tt11r working world säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Utifrån den gjorda granskningen bedömer vi att rekommendationen ska kvarstå med anledning av att vi ej har identifierat någon ändring av rutinerna för att detta ska förbättras. Rekommendationer:.,.. (2012) Kommunen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. status 2013: Genomförd granskning visar att rutinerna inte har förbättrats. Rekommendationen kvarstår därmed..,.. (2013) Vi rekommenderar att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. 7. Internbanken-samarbete mellan Huddinge-, Botkyrkaoch södertälje kommuner Vi har granskat processen för finansiella anläggningstillgångar genom intervju med finansansvarig på internbanken. Den externa upplåningen för Huddinge kommun per 31 augusti kopplat till Huge och Söderenergi uppgick till mnkr där s 176 mnkr avser Huge och 990 mnkr för energi koncernen. Månatligen rapporterar Internbanken en riskrapport till kommunstyrelsen och Huges VD. Rapporten syftar till en uppföljning av det finansiella innehavet samt en utvärdering av att fastställda policys och regler efterlevs. Rapporten redogör för huruvida kommunens externa skuld är i linje med framtagen finanspolicy samt innefattar en riskanalys över Huges innehav. Under 2013 har Internbanken under ledning av Kommuninvest börjat förbereda inför ett byte av finanssystem. Kommuninvest ansvarar för upphandling av programvaran, varefter ett nära samarbete sker med Internbanken och ett ytterligare antal kommuner för att säkerställa att programvaran anpassas enligt den kravbild som kommunerna har. Grundtanken är att detta finanssystem ska användas för samtliga av Kommuninvests medlemskommuner. Prognosen är att en första testkörning av programmet kommer att genomföras under början av Pensionsportföljen Pensionsmedelsförvaltningen sköts av Söderberg & Partners som månatligen inkommer med en riskkontrollrapport över innehavet. Enligt ett beslut i kommunfullmäktige den 13 maj 2013, har en ny placeringspolicy avseende "Riktlinjer för förvaltning av pensionsmedel i Huddinge kommun" antagits. Riktlinjerna i policyn fokuserar på att undvika onödiga marknadsrisker och kostnader, varför pensionsmedlen istället ska placeras internt inom ramen för internbankens löpande skuldförvaltning. Med anledning av detta har merparten av värdepappersinnehavet avyttrats under året. Avyttrat innehav uppgår till ett bokfört värde om 238 mkr fördelat mellan aktiefonder, aktieindexobligationer, obligationsfonder och obligationer. Avyttringen resulterade i en 13

134 Su ldinq,, belt!lf wqrkinq world realisationsvinst om 17 mkr, merparten hänförlig till försäljningen av realränteobligationerna som emitterats av svenska staten. Ett värdepappersinnehav om 20,5 mkr återstår, vilket kommer att avyttras framöver. För detta värdepappersinnehav understiger marknadsvärdet det bokförda värdet vid tidpunkten för avlämnandet av denna rapport, varför internbanken har valt att avvakta med denna försäljning och invänta ett mer gynnsamt marknadsläge. Det likvidmässiga överskott som uppstod i samband med avyttringen av värdepapperna avser således kommunens pensionsmedel För vidare förvaltning av pensionsmedel har 300 mkr därefter omplacerats internt inom ramen för internbankens löpande skuldförvaltning i enlighet med de nya riktlinjerna. Rekommendationer:.- (2012) Vi rekommenderar att placeringspolicyn för långa placeringar utvidgas för att även omfatta riktlinjer för transaktioner och köp mellan kommunerna inom intern banken..- status 2013: Med anledning av att merparten av innehavet i pensionsportföljen har avyttrats är inte denna rekommendation tillämplig längre. Kvarvarande innehav avser köp från extern part och involverar således ingen motpart inom lnternbanken. 8. PA- lön Vi har översiktligt granskat Huddinge kommuns löneprocess för att få en förståelse för kommunens rutiner och kontroller kopplade till löneprocessen. Bland annat inbegriper detta rutiner för godkännande av anställningar, lönerevision, förändringar av fast lönedata, löpande tidredovisning, utbetalningar av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Vi har även översiktligt granskat kommunens rutiner för inrapportering av data till pensionsförvaltaren KPA. Under 2013 har KPA övertagit SPP:s uppdrag att administrera kommunens pensionssparande. Detta innebär att vi har intervjuat personal vid löneadministration samt stickprovsvis granskat registrering av fast lönedata mot anställningsavtal, godkännande av avvikelserapporter i personalsystemet Heroma. l likhet med tidigare år har vår granskning av löneprocessen inte föranlett några väsentliga anmärkningar. Vi bedömer att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder. Vi har dock noterat att lönerevisionen omfattar ett betydande antal individer och önskvärt är därför att en efterkontroll genomförs efter att uppdatering har skett i lönesystemet efter lönerevisionen för att säkerställa korrekta uppgifter har registrerats i lönesystemet. Vidare har vi noterat att ingen efterkontroll genomförs av förändringar i fast data i lönesystemet. Detta är en viktig kontroll som säkerställer att förändringar i fasta data har skett på korrekta grunder och av behöriga individer. Rekommendationer:.. (2012) Vi rekommenderar att kommunen tar ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå Slickproven bör dokumenteras. Status 2013: Genomförd granskning visar att stickprov inte genomförs. Rekommendationen kvarstår därmed... (2013) Vi rekommenderar att löneavdelningen på respektive nämnd löpande tar ut en logglista från Herorna för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, 14

135 fllldtling <1 bii'ttn workinq wor!d framförallt avseende förändringar i månadslöner, förändringar bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. 8.1 Pensioner Pensioner är en omfattande post både i resultat- och balansräkning. Både den formella och den informella kontrollen från de anställda och chefer i organisationen brukar vanligtvis vara lägre inom detta område än vad som gäller för andra poster, exempelvis inköp och löner. Detta beror bland annat på att pensioner är ett komplext område och att kunskapen om pensioner generellt sett är förhållandevis låg. Det är därför viktigt att det finns tydliga dokumenterade kontroller för pensioner som omhändertar riskerna för såväl avsiktliga som oavsiktliga fel. Kommunen genomför stickprovsvis granskning av att inrapportering till KPA är korrekt och sedan 2012 dokumenteras även denna granskning. Huddinge kommun har från och med 1 juli ett avtal med KPA som innebär att KPA levererar pensionsadministrativa tjänster till kommunen. Kommunen ska tillhandahålla de underlag som erfordras för att en korrekt pensionsskuld ska kunna beräknas. Detta innebär att det ställs stora krav på de uppgifter som kommunen skickar till KPA, att dessa är relevanta och korrekta i förhållande till de pensionsavtal som gäller. Kommunen behöver ha kontroller på plats som säkerställer att uppgifterna endast omfattar anställda och endast de lönearter och belopp som är pensionsgrundande. Inrapportering till KPA sker en gång per år, i januari året efter intjänandeåret, genom att en pensionsfil skapas från lönesystemet. All pensionsgrundande lön på årsbasis för respektive anställd registreras i filen genom en utsökning i lönesystemet. Uppgifterna utgör grunden för pensionsförvaltarens beräkning av pensionsskulden. Innan filen skickas görs en rimlighetsbedömning av lönesummorna för kommunen som helhet. Stickprov genomförs i samband med inrapportering en gång per år. Det är endast löneadministratörerna som har åtkomst till pensionsfilen. Inga korrigeringar av uppgifter kan göras i pensionsfilen. Löpande under året, i april, september och november, rapporteras förändringar, det vill säga nyanmälda och avslutade anställningar. Detta görs för att KPA ska kunna skicka ut valpaketet till nyanställda. Uppgifterna används inte för beräkning av pensionsskulden. Vi har stickprovsvis granskat inrapporterade uppgifter till KPA. Avseende att komm unens inskickade uppgifter överensstämmer med vad som är registrerat i KPA:s egna datasystem. Vidare har granskningen innefattat en rimlighetsbedömning av att den inrapporterade pensionsgrundande årslönen överensstämmer med den utbetalade årslönen enligt kommunens lönesystem Heroma. Vår granskning av pensioner har ej föranlett några väsentliga anmärkningar. 9. Inköp och upphandlingsprocessen Den centrala upphandlingsenheten administrerar merparten av upphandlingarna men agerar även stöd till miljö - och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB) samt social - och äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) som även genomför egna upphandlingar för sina respektive förvaltningar i enlighet med lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091) respektive lagen om valfrihetssystem, LOV (2008:962). Huddinge kommun har en central ramavtalsdatabas, från vilken samtliga förvaltningar/nämnder ska avropa mot. All upphandling ska ske med affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, icke diskriminering, transparens, proportionalitet samt följa uppsatta lagar och regler. Kommunstyrelsen har fastställt ett reglemente, HKF 9420, för Huddinge kommuns upphandling som beslutades i 15

136 llwl<.lim;,l t;ett11r worki'l'] world kommunfullmäktige 1995 (reglementet har dock reviderats under 2013). Dokumentet beskriver att Huddinge kommun ska följa lagen om offentlig upphandling, LOU (2007: 1091 ) samt beskriver processgången och de riktlinjer som finns för hur upphandlingar ska genomföras. Vidare framgår det av dokumentet att Huddinge kommun ska efterleva den miljöpolicy, HKF 4330, som fastställdes av kommunfullmäktige Av miljöpolicyn framgår det att en behovsanalys ska göras innan en upphandling/inköp påbörjas och som ska innehålla såväl en ekonomisk - som miljömässig bedömning av det planerade inköpet. För årets granskning av intern kontroll i inköps - och upphandlingsprocessen har vi valt att fokusera granskningen på den centrala upphandlingsenheten och har i samband med detta intervjuat kommunens upphandlingschef. En översiktlig genomgång har gjorts av tillämpade rutiner i den dagliga upphandlingsverksamheten samt efterlevnad av policys och fastställt reglemente. Vi har genomfört en stickprovsgranskning av fakturor, som syftar till att kontrollera huruvida det finns tillämpliga avtal till grund för köpet samt att fastställda riktlinjer har efterlevts. Genomförd granskning har påvisat att det för ett stickprov har genomförts inköp från en leverantör till ett sammanlagt belopp om kr utan att något ramavtal ligger till grund för inköpen. Inköpen har genomförts från flera olika förvaltningar inom kommunen. Upphandlingsavdelningen har under året arbetat med att se över upphandlingsprocessen där kommunen bland annat ska ta fram ett nytt reglemente avseende upphandling. Kommunen har arbetat med att harmonisera det interna reglementet ytterligare enligt LOU samt att tydliggöra respektive förvaltnings roll i processen. Detta är en pågående process som förväntas färdigställas under hösten. Precis som föregående år har vi noterat att det saknas formulerade ansvarsområden som reglerar vilken förvaltning som ska ansvara för att kontrollera och säkerställa att ramavtal i ramavtalsdatabasen är fortsatt aktuella samt bevaka när ramavtalet löper ut och det är tid för ny upphandling. Denna brist kan medföra att viktiga ramavtal löper ut och får ersättas av alternativa lösningar, exempelvis genom direktupphandling eller genom inhyrda konsulttjänster. l förlängningen kan detta medföra att kostnadseffektiviteten inte kan garanteras, samt att det finns en risk att Huddinge kommun genom detta agerande gör avkall på kvaliteten i sina upphandlade tjänster. Vidare har vi noterat att det vid initiering av upphandlingar inte dokumenteras någon separat behovsanalys, vilket inte är i enlighet med Huddinge kommuns framtagna miljöpolicy vid upphandling och inköp. Istället genomförs en dialog mellan upphandlingsenheten och den framtagna referensgruppen i vilken en ekonomisk - och miljömässig bedömning genomförs av det planerade inköpet. Dialogen mellan upphandlingsenhet och referensgrupp ligger senare till grund för det förfrågningsunderlag som skapas för upphandlingen. Rekommendationer: ~ (2012) Det är av vikt att definiera en ansvarsfördelning för administrationen av ramavtalen. Tydliggör vilka ramavtal som lyder under respektive förvaltning och vad detta ansvar innebär för förvaltningen. Dokumentera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster. Status 2013: Genomförd granskning visar att denna rekommendation kvarstår. ~ (2012): Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av en upphandlinglinköp samt att denna dokumenteras. Att utvärdera hur 16

137 81<ildin'l.t bettf.'( I'!'Orkinq world varan/tjänsten har nyttjats historiskt samt vad det framtida behovet förväntas bli bedöms vara en viktig grund vid initiering av en upphandling. Status 2013: Genomförd granskning visar att denna rekommendation kvarstår.._ (2013) Vi rekommenderar upphandlingsenheten att införa en rutin som säkerställer att ramavtalligger till grund för större samlade inköp hos en leverantör. Stockholm den 11 november 2013 Rebec~~ 7!:~!!3 ~ Rebecca Ersryd Auktoriserad revisor Revisionsmedarbetare Revisionsmedarbetare 17

138 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 11 DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) HANDLÄGGARE Stenbacka, Patrick Patrick.Stenbacka@huddinge.se Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltnings åtgärder för förstärkt intern kontroll Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Redovisningen av åtgärder vidtagna av kommunstyrelsens förvaltning för att förstärka den interna kontrollen godkänns. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har vidtagit ett antal kommunövergripande åtgärder för att förstärka den interna kontrollen. Åtgärderna har syftat till att revidera redan befintliga riktlinjer inom områden som representation och mutor samt att utarbeta nya riktlinjer för bisysslor och jäv, som för närvarande är på remiss hos kommunens nämnder. Ett antal personalpolitiska åtgärder har vidtagits, som bland annat förtydligad introduktion, utbildningar för chefer, förbud mot nyanställningar av nära anhöriga eller närstående. Ett förslag till etisk kod för kommunens anställda är framtaget och kommer att gå på remiss inom kommunen. Kommunens internkontrollarbete föreslås utvecklas så att fler stickprovskontroller genomförs i kommunens verksamheter. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att redovisningen av vidtagna åtgärder för att förstärka den interna kontrollen godkänns. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens förvaltning har från 2012 och framåt initierat och samordnat ett antal kommunövergripande åtgärder med syfte att förstärka den interna kontrollen. Detta arbete fortsätter genom ett antal olika åtgärder för att öka kunskap och regelefterlevnad samt motverka uppkomst av oegentligheter. Reviderade och nya riktlinjer Kommunstyrelsens förvaltning har arbetat fram reviderade riktlinjer för representation, gåvor och annan uppvaktning av arbetsgivaren (HKF 9910) POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

139 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) samt riktlinjer för att motverka mutor (HKF 9920), som antogs av kommunfullmäktige i september 2012 respektive april Riktlinjerna mot mutor har uppdaterats mot bakgrund av den reformerade mutbrottslagstiftningen som trädde i kraft Riktlinjerna för representation och gåvor är framtagna mot bakgrund av tillämpliga bestämmelser i inkomstskattelagen (1999:1229) och Skatteverkets råd om representation (SKV A 2004:5). Under hösten 2013 och inledningen av 2014 har kommunstyrelsens förvaltning arbetat fram praktiska tillämpningar av riktlinjerna för representation som innebär skärpningar främst vid den interna representation samt i ett ärende till kommunfullmäktige föreslagit ytterligare revideringar och konkretiseringar av riktlinjerna, bland annat vad gäller alkoholrepresentation, förbud mot dricks vid till exempel restaurangbesök. Nya riktlinjer för bisysslor (HKF 9930) fastställdes av kommunfullmäktige i april 2013 med innebörden att förekomsten av bisyssla i Huddinge kommun ska följas upp regelbundet. Bisysslor ska bedömas i varje enskilt fall och med hänsyn till medarbetarens arbetsuppgifter i Huddinge kommun. Utifrån riktlinjerna har rutiner för att rapportera förekomsten av bisysslor tagits fram av kommunstyrelsens förvaltning. Kommunstyrelsens förvaltning undersöker möjligheten att genomföra en manuell registerkontroll av leverantörsregister mot kommunens personalsystem i syfte att öka den interna kontroll avseende bisysslor. Utveckling av kommunens upphandlingsverksamhet Kommunstyrelsens förvaltning har initierat ett flertal åtgärder för att utveckla kommunens upphandlingsverksamhet. Reglementet för Huddinge kommuns upphandling (HKF 9420) ses över, där det bland annat förtydligas att varje nämnd är en egen upphandlande myndighet. Reglementet ska skickas på remiss till kommunens nämnder. En upphandlingshandbok för hur kommunen ska arbeta enligt det reviderade reglementet tas samtidigt fram. Som en följd av reviderat reglemente och upphandlingshandbok utvecklas organisationen för upphandling för att stärka kommunens upphandlingskompetens ytterligare. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen finansierar en upphandlare med placering vid kommunstyrelsens förvaltnings upphandlingsenhet för att enbart arbeta med miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens upphandlingar. En hållbarhetsstrateg, som har till uppgift att bevaka hållbarhets- och miljöfrågor i upphandlingar, håller på att rekryteras. Även två inköps- och upphandlingssamordnare rekryteras samtidigt. Dessa två tjänster finansieras av social- och äldreomsorgsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen

140 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) samt kommunstyrelsens förvaltning. Även barn- och utbildningsförvaltningen kommer att föreslå att det ska överföras medel till kommunstyrelsens förvaltning för en inköps- och upphandlingssamordnare motsvarande en heltid. Förslag till riktlinjer mot jäv och andra intressekonflikter på remiss Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram ett förslag till riktlinjer mot jäv och andra intressekonflikter, som har skickats på remiss till kommunens nämnder. Riktlinjerna bygger på Sveriges Kommuner och Landstings skrift Om mutor och jäv vägledning för anställda i kommuner, landsting och regioner (uppdaterad version 2012) samt jävsgrunderna i kommunallagen och förvaltningslagen. Förslag till etisk kod för anställda i Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning har utarbetat ett förslag till en etisk kod, som föreslås gälla för alla medarbetare i Huddinge kommun. Förslaget kommer att inom kort gå på remiss till kommunens nämnder. Den etiska koden bygger förutom på lagar, förordningar och kommunens egna riktlinjer även på det arbete som utförts i Sveriges Kommuner och Landstings nätverk mot korruption samt Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda, framtaget av Kompetensrådet för utveckling i staten (Krus). Den etiska koden föreslås innehålla de fem punkterna likvärdig behandling, lagar och regler, jäv och andra intressekonflikter, yttrandefrihet och demokrati samt rätt användning av skattemedel. Kommunicering av etisk kod, förvaltningarnas värdegrunder och kommunens kärnvärden Den etiska koden avser att vara en gemensam grund för samtliga medarbetare i kommunen. Därtill har flera förvaltningar tagit fram eller avser att ta fram egna värdegrunder. Kommunens kärnvärden mod, driv, omtänksamhet och mångfald kompletterar den etiska koden och förvaltningarnas egna värdegrunder. Dessa tre delar ska komplettera varandra och kommuniceras internt och externt. Framtagande av värdegrund för kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens förvaltning avser att genomföra en värdegrundsanalys för att i ett första steg ge en bild av nuläget och som andra steg involvera personalen på förvaltningen i arbetet med att ta fram ett förslag till värdegrund, som ska komplettera den kommungemensamma etiska koden samt kommunens kärnvärden.

141 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) Obligatoriska utbildningsinslag vid central introduktion och chefsutbildning Kommunstyrelsens förvaltning avser att ha obligatoriska utbildningsinslag vid central introduktion samt chefsutbildning som avser nya chefer och medarbetare. Syftet är att öka kunskap, kännedom och betona vikten av efterlevnad av kommunens styrdokument samt att motverka uppkomst av avvikelser och gråzoner. Föreläsningar om värdegrund och etiska frågeställningar Två halvdagsföreläsningar riktade till kommunens chefer kommer att genomföras i mars-april om värdegrund och etiska frågeställningar. Kommunens styrdokument kommer att behandlas. En extern expert kommer att hålla en föreläsning om att motverka mutor och andra oegentligheter i offentlig förvaltning. Ett material om värdegrund och etiska frågeställningar avsett för kommunens arbetsplatsträffar kommer att tas fram. Materialet vänder sig till samtliga medarbetare i kommunen. Uppdaterade och förtydligade generella introduktionschecklistor Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram uppdaterade och förtydligade generella introduktionschecklistor för nya medarbetare samt för ansvarig chef och ny medarbetare i syfte att bland annat se till så att nya medarbetare får kännedom om kommunens styrdokument. Specifika förvaltningstillägg sker under våren Ökad regelefterlevnad med förmånsportal Ett införande av en förmånsportal för personalförmåner syftar bland annat till att säkerställa full efterlevnad avseende Skatteverkets regler när det gäller erbjudna förmåner. En upphandling av portal pågår för närvarande. Förbud mot nyanställningar av nära anhörig eller närstående Huddinge kommun har via ett tillägg i rekryteringsprocessen infört ett förbud mot nyanställning av nära anhöriga/närstående. Detta i syfte att förtydliga förvaltningslagens jävsbestämmelse vid denna personalprocess. Framtagande av arbetsgivarvarumärke Ett arbetsgivarvarumärke kommer att tas fram under 2014 med utgångspunkt i det geografiska varumärket för Huddinge kommun. Respektive förvaltningsledningsgrupp involveras i arbetet och arbetsgivarvarumärket syftar till att formulera och förtydliga vad Huddinge kommun som arbetsgivare står för och erbjuder såväl till befintliga medarbetare som externt. Under 2015 följer ett projekt för att kommunicera nytt arbetsgivarvarumärke.

142 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) Informationsmaterial om styrdokument Under 2014 avser kommunstyrelsens förvaltning att sammanfatta åtgärderna för förstärkt intern kontroll samt formulera diskussionspunkter för APTmöten i syfte att öka regelkännedom samt efterlevnad. Stickprovskontroller i den kommunala verksamheten Kommunstyrelsens förvaltning avser att utveckla internkontrollarbetet med innebörden att fler stickprovskontroller ska genomföras i olika delar av kommunens verksamheter. Deltagande i SKL:s arbete mot oegentligheter Kommunstyrelsens förvaltning har varit representerad i Sveriges Kommuner och Landstings nätverk mot korruption och avser att fortsättningsvis aktivt följa SKL:s arbete inom områdena intern kontroll, system för rapportering av oegentligheter (whistleblowing), arbetsmetoder och system för att motverka mutor och korruption. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning prioriterar arbetet för en förstärkt intern kontroll. Kommunstyrelsen föreslås mot bakgrund av ovanstående godkänna redovisningen av vidtagna åtgärder för en förstärkt intern kontroll. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrick Stenbacka Verksamhetscontroller

143 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (6) Beslutet delges Samtliga nämnder

144 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 12 DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (2) HANDLÄGGARE Stenbacka, Patrick Patrick.Stenbacka@huddinge.se Kommunstyrelsen Revidering av kommunstyrelsens reglemente (HKF 9200) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Reglemente för kommunstyrelsen (HKF 9200) ska ha den lydelse som föreslås i den högra kolumnen i bilaga till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 28 januari Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har genomfört en översyn av reglemente för kommunstyrelsen (HKF 9200) för att revidera reglementet utifrån bland annat aktuell lagstiftning, ekonomisk förvaltning, kommunstyrelsens lednings- och styrfunktioner. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att ändringarna i reglementet till följd av översynen antas. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens förvaltning föreslår följande revideringar av kommunstyrelsens reglemente utifrån den översyn som har genomförts. Under ledningsfunktionen ändras skrivningar och formuleringar inom områdena folkhälsa, jämlikhet, trygghet, utveckling av den lokala demokratin och brukarinflytande, övergripande och internt miljöarbete, regionala stadskärnor och övriga centrala utvecklingsområden, högskolefrågor och metoder för verksamhetsutveckling. Det förtydligas att kommunstyrelsen ska arbeta med vision och varumärke samt med kommunikation och marknadsföring av kommunen. Inom avsnittet om kommunstyrelsens styrfunktion kompletteras texter med att samordningsträffar ska omfatta förbundsdirektörer och att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över verksamheten i kommunalförbund. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

145 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (2) Avsnittet ekonomisk förvaltning revideras så att det framgår att kommunstyrelsen ska placera kommunens pensionsportfölj i enlighet med de riktlinjer som kommunfullmäktige har fastställt med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter om säkerheten som kommunfullmäktige har angivit samt att utforma kommunens ekonomimodell samt riktlinjer och rutiner som ligger till grund för redovisning och uppföljning och att ansvara för kommunens system för ekonomisk uppföljning och planering. I övrigt har det skett redaktionella förändringar och revideringar till följd av nya lagar och regler. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att det reviderade reglementet för kommunstyrelsen antas. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrick Stenbacka Verksamhetscontroller Bilaga Revidering av kommunstyrelsens reglemente (HKF 9200) med förslag till ny lydelse Beslutet delges HKF

146 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) HANDLÄGGARE Stenbacka, Patrick Patrick.Stenbacka@huddinge.se Kommunstyrelsen Revidering av kommunstyrelsens reglemente (HKF 9200) Reglemente för kommunstyrelsen - nuvarande lydelse Utöver det som föreskrivs om kommunstyrelsen i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Kommunstyrelsens övergripande uppgifter 1 Ledningsfunktionen Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen är kommunens centrala arbetsgivarorgan, tillika kommunens löne- och pensionsmyndighet. Kommunstyrelsen anställer förvaltningschefer och arbetstagare på särskilt visstidsförordnande. Kommundirektören är kommunens ledande tjänsteman. 2 I kommunstyrelsens ledningsfunktion Reglemente för kommunstyrelsen - förslag till ny lydelse Utöver det som föreskrivs om kommunstyrelsen i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Kommunstyrelsens övergripande uppgifter 1 Ledningsfunktionen Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen är kommunens centrala arbetsgivarorgan, tillika kommunens löne- och pensionsmyndighet. Kommunstyrelsen anställer förvaltningschefer och arbetstagare på särskilt visstidsförordnande. Kommundirektören är kommunens ledande tjänsteman. 2 I kommunstyrelsens ledningsfunktion POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

147 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) ligger att leda och samordna bl.a. ligger att leda och samordna bl.a. utvecklingen av den kommunala demokratin utvecklingen av den kommunala demokratin hållbar samhällsutveckling folkhälsoarbete jämlikhetsarbete inkluderat bland annat jämställdhet, områdesperspektiv och ålder men också övriga diskrimineringsgrunder hållbar samhällsutveckling med folkhälso-, jämställdhets- och mångfaldsarbetet samt övergripande miljöfrågor hållbar samhällsutveckling med folkhälso-, jämställdhets- och mångfaldsarbetet samt övergripande miljöfrågor trygghetsarbete utveckling av den lokala demokratin och brukarinflytande övergripande miljöfrågor kommunens miljöledningsarbete kommunens interna miljöarbete den översiktliga planeringen av användningen av mark och vatten den översiktliga planeringen av användningen av mark och vatten mark- och bostadspolitiken mark- och bostadspolitiken övergripande kommunikationsoch infrastrukturfrågor övergripande kommunikationsoch infrastrukturfrågor energiplaneringen samt främja energihushållningen energiplaneringen samt främja energihushållningen lokalplanering lokalplanering brukarinflytande brukarinflytande områdesutveckling områdesutveckling

148 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) arbetet med regionala kärnor arbetet med regionala stadskärnor och övriga centrala utvecklingsområden medverka i regional planering medverka i regional planering internationella frågor internationella frågor högskolefrågor metoder för verksamhetsutveckling som projekt, processer och e- förvaltning intern kontroll kvalitetsarbete visionsarbete och profil arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet arbetet med att effektivisera administrationen informationsverksamheten och marknadsföring av kommunen utveckling av kommunens ITstöd och telefoni samt system för ledningsinformation Kommunstyrelsen skall vidare med uppmärksamhet följa miljövårds- och naturvårdspolitiken och verka för en god miljö socialtjänsten och verka för att socialtjänstlagens och lagen om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS mål kan intern kontroll kvalitetsarbete visionsarbete och varumärke arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet arbetet med att effektivisera administrationen kommunikation och marknadsföring av kommunen utveckling av kommunens IT-stöd och telefoni samt system för ledningsinformation Kommunstyrelsen ska vidare med uppmärksamhet följa miljövårds- och naturvårdspolitiken och verka för en god miljö socialtjänsten och verka för att målen i socialtjänstlagen och lagen om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS

149 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) uppfyllas kan uppfyllas den kommunala hälso- och sjukvården och verka för en god kommunal hälso- och sjukvård den kommunala hälso- och sjukvården och verka för en god kommunal hälso- och sjukvård skolväsendet och verka för att skollagstiftningens mål kan uppfyllas skolväsendet och verka för att skollagstiftningens mål kan uppfyllas fritids- och kulturpolitiken och verka för en god fritids- och kulturverksamhet i kommunen. fritids- och kulturpolitiken och verka för en god fritids- och kulturverksamhet i kommunen. 3 Styrfunktionen I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att 3 Styrfunktionen I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att leda arbetet med och samordna utformningen av visioner, övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd leda arbetet med och samordna utformningen av vision, övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd ansvara för utveckling och uppföljning av kommunens Agenda 21-dokument, varvid kommunfullmäktige minst en gång under mandattiden ska ta ställning till dokumentets aktualitet. ansvara för utveckling och uppföljning av kommunens Agenda 21-dokument, varvid kommunfullmäktige minst en gång under mandattiden ska ta ställning till dokumentets aktualitet fullgöra kommunens uppgifter när det gäller upprättandet av förslag till översiktplan samt förslag till ändring och fördjupning av sådan plan att föreläggas kommunfullmäktige för beslut fullgöra kommunens uppgifter när det gäller upprättandet av förslag till översiktplan samt förslag till ändring, tillägg och fördjupning av sådan plan att föreläggas kommunfullmäktige för beslut varje år upprätta och regelbundet varje år upprätta och regelbundet

150 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) följa upp en projektplan med tidplan och investeringsplan för samhällsbyggande under den kommande treårsperioden följa upp en projektplan med tidplan och investeringsplan för samhällsbyggande under den kommande treårsperioden övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret ta fram instruktioner och anvisningar för de områden som anges i detta reglemente ta fram instruktioner och anvisningar för de områden som anges i detta reglemente övervaka att nämndernas interna kontroll är tillräcklig övervaka att nämndernas interna kontroll är tillräcklig ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna, förvaltningscheferna och bolagsdirektörer ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna, förvaltningscheferna, förbundsdirektörer och bolagsdirektörer ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de kommunalförbund samt företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen tillvarata kommunens intressen vid bolags- och tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor

151 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17 och 18 kommunallagen i deras lydelse från den 1 januari 2013 är uppfyllda beträffande de aktiebolag kommunen innehar aktier i, och andra likartade sammanträden i de organisationer som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17 och 18 kommunallagen i deras lydelse från den 1 januari 2013 är uppfyllda beträffande de aktiebolag kommunen innehar aktier i årligen och senast den 30 juni i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i enligt 3 kap. 17 och 18 kommunallagen under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. årligen och senast den 30 juni i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i enligt 3 kap. 17 och 18 kommunallagen under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. 4 Ekonomisk förvaltning Kommunstyrelsen skall ha hand om kommunens medelsförvaltning och därvid följa av fullmäktige meddelade föreskrifter härför. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. 4 Ekonomisk förvaltning Kommunstyrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och därvid följa av fullmäktige meddelade föreskrifter härför. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. Kommunstyrelsen ska placera kommunens pensionsportfölj i enlighet

152 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. svara för årsredovisning och delårsrapporter med budgetuppföljning enligt lagen om kommunal redovisning. Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bl.a. att med de riktlinjer som kommunfullmäktige har fastställt med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter om säkerheten som kommunfullmäktige ha angivit. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. Kommunstyrelsen ska svara för årsredovisning och delårsrapporter med budgetuppföljning enligt lagen om kommunal redovisning. Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bl.a. att utforma kommunens ekonomimodell samt riktlinjer och rutiner som ligger till grund för redovisning och uppföljning. Ansvara för kommunens system för ekonomisk uppföljning och planering. leda och samordna kommunens ekonomiska redovisning och därmed utforma ekonomimodell samt system, riktlinjer och rutiner som ligger till grund för redovisningen leda och samordna kommunens ekonomiska redovisning underhålla och förvalta kommunens fasta och lösa egendom i den mån detta inte tillkommer eller uppdragits åt annan nämnd underhålla och förvalta kommunens fasta och lösa egendom i den mån detta inte tillkommer eller uppdragits åt annan nämnd tillse att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett tillse att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett handha egen donationsförvaltning handha egen donationsförvaltning

153 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden. 5 Personalpolitik Kommunstyrelsen är kommunens centrala arbetsgivarorgan, tillika kommunens löne- och pensionsmyndighet och ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bl.a. att samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden 5 Personalpolitik Kommunstyrelsen är kommunens centrala arbetsgivarorgan, tillika kommunens löne- och pensionsmyndighet och ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bl.a. att med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller och 38 lagen om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller och 38 lagen om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden besluta om stridsåtgärd besluta om stridsåtgärd avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare lämna uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen (1954:130) lämna uppdrag som avses i lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter besluta i förflyttnings- och omplaceringsärenden från en besluta i förflyttnings- och omplaceringsärenden från en

154 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) nämnd till en annan. Kommunstyrelsens övriga uppgifter nämnd till en annan. Kommunstyrelsens övriga uppgifter 6 Uppgifter enligt speciallagstiftning Kommunstyrelsen är krisledningsnämnd enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt ansvarar även i övrigt för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen skall bedriva enligt denna lag. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivreglementet. Kommunstyrelsen svarar för kommunens anslagstavla. 7 Övrig verksamhet Kommunstyrelsen har vidare hand om 6 Uppgifter enligt speciallagstiftning Kommunstyrelsen är krisledningsnämnd enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt ansvarar även i övrigt för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva enligt denna lag. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivreglementet. Kommunstyrelsen svarar för kommunens anslagstavla. 7 Övrig verksamhet Kommunstyrelsen har vidare hand om utformningen av fullmäktiges handlingar och ansvarar för författningssamling för Huddinge kommun (HKF) utformningen av fullmäktiges handlingar och ansvarar för författningssamling för Huddinge kommun (HKF) kommunens heraldiska vapen och därmed sammanhängande frågor kommunens heraldiska vapen och därmed sammanhängande frågor yttranden över ansökningar enligt lagen (1998:150) om allmän kameraövervakning yttranden över ansökningar enligt kameraövervakningslagen (2013:460) kommunens gemensamma informationskanaler och grafiska profil kommunens gemensamma informationskanaler och grafiska profil kommunens fastighetssystem, personaladministrativa system, ekonomisystem, dokument- och ärendehanteringssystem, e- kommunens fastighetssystem, personaladministrativa system, ekonomisystem, dokument- och ärendehanteringssystem, e-

155 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) postsystem, skaderapporteringssystem, passersystem, förtroendemannaregister samt interna och externa webbplatsen postsystem, skaderapporteringssystem, passersystem, förtroendemannaregister samt intern och extern webbplats näringslivsfrågor och åtgärder för att allmänt främja näringslivet i kommunen näringslivsfrågor och åtgärder för att allmänt främja näringslivet i kommunen bevakningen av kommunens intressen i ärenden angående fastighetsbildning, fastighetsbestämning, planläggning och byggnadsväsende samt i andra frågor som är jämförliga med dessa bevakningen av kommunens intressen i ärenden angående fastighetsbildning, fastighetsbestämning, planläggning och byggnadsväsende samt i andra frågor som är jämförliga med dessa att för Huddinge kommuns räkning ansvara för frågor om kommunens renhållningsskyldighet enligt 15 kap. miljöbalken med tillhörande renhållningsförordning m.fl. författningar, varvid uppdraget inte ska innefatta frågor som delegerats till miljönämnden, att för Huddinge kommuns räkning ansvara för frågor om kommunens renhållningsskyldighet enligt 15 kap. miljöbalken med tillhörande avfallsförordning m.fl. författningar, varvid uppdraget inte ska innefatta frågor som delegerats till miljönämnden att för Huddinge kommuns räkning vara den nämnd som producenterna ska samråda med i frågor som rör insamlingssystemet enligt förordningar meddelade med stöd av 15 kap. 6 miljöbalken. att för Huddinge kommuns räkning vara den nämnd som producenterna ska samråda med i frågor som rör insamlingssystemet enligt förordningar meddelade med stöd av 15 kap. 6 miljöbalken fullgöra kommunens uppgifter som markägare fullgöra kommunens uppgifter som markägare kommunens konsumentinformation och budget- och skuldrådgivning kommunens konsumentinformation och budget- och skuldrådgivning kommunens centrala kommunens centrala

156 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) statistikfunktion statistikfunktion kommunens upphandlingar enligt kommunens reglemente för Huddinge kommuns upphandling (HKF 9420) kommunens upphandlingar enligt kommunens reglemente för Huddinge kommuns upphandling (HKF 9420) kommunens gemensamma nät för data- och telekommunikation kommunens gemensamma nät för data- och telekommunikation kommunens företagshälsovård kommunens företagshälsovård utseende av pristagare till Huddinge kommuns pris för främjande av mångfald och likvärdiga villkor. utseende av pristagare till Huddinge kommuns pris för främjande av mångfald och likvärdiga villkor. de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd 8 Delegering från kommunfullmäktige Kommunstyrelsen skall besluta i följande grupper av ärenden 8 Delegering från kommunfullmäktige Kommunstyrelsen ska besluta i följande grupper av ärenden vid behov ta upp lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter om säkerheten som fullmäktige angivit vid behov ta upp lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter om säkerheten som fullmäktige angivit rätt att på Huddinge kommuns vägnar ingå såväl enkel borgen som proprieborgen med de begränsningar som framgår av kommunens finanspolicy, samt i förekommande fall i enlighet med av kommunfullmäktige beslutad borgensram, i den mån denna behörighet inte tillkommer eller rätt att på Huddinge kommuns vägnar ingå såväl enkel borgen som proprieborgen med de begränsningar som framgår av kommunens finanspolicy, samt i förekommande fall i enlighet med av kommunfullmäktige beslutad borgensram, i den mån denna behörighet inte tillkommer eller

157 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) uppdragits åt annan nämnd uppdragits åt annan nämnd initiera och lämna uppdrag om översyn av kommunens förvaltningsorganisation samt inom ramen för tilldelade anslag besluta om kommunstyrelsens organisations utformning initiera och lämna uppdrag om översyn av kommunens förvaltningsorganisation samt inom ramen för tilldelade anslag besluta om kommunstyrelsens organisations utformning utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet som tillhör kommunen utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet som tillhör kommunen i den mån detta inte åvilar annan nämnd köp, försäljning, byte, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen med stöd av planoch bygglagen av fastighet eller fastighetsdel samt upplåta tomträtt köp, försäljning, byte, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen med stöd av planoch bygglagen av fastighet eller fastighetsdel samt upplåta tomträtt förköpsärenden förköpsärenden ärenden enligt lagen om förvärv av hyresfastighet m.m. ärenden enligt lagen om förvärv av hyresfastighet m.m. inköp och försäljning av bostadsrätt inköp och försäljning av bostadsrätt lämna planuppdrag till samhällsbyggnadsnämnden rörande planer, samt i samband därmed om det inte är onödigt på förslag av samhällsbyggnadsnämnden godkänna förslag till program som anger utgångspunkter och mål för planen (planprogram). lämna planuppdrag till samhällsbyggnadsnämnden rörande planer samt i samband därmed, i förekommande fall, på förslag av samhällsbyggnadsnämnden godkänna förslag till program som anger utgångspunkter och mål för planen (planprogram) i sådana mål och ärenden, där det ankommer på kommunstyrelsen att föra kommunens talan på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå i sådana mål och ärenden, där det ankommer på kommunstyrelsen att föra kommunens talan på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå

158 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) förlikning och sluta annat avtal förlikning och sluta annat avtal avge yttrande som ankommer på kommunfullmäktige om inte yttrandet är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen. Kommunstyrelsen får också besluta i sistnämnda slag av yttranden om remisstiden inte medger att yttrandet behandlas på ordinarie sammanträde med fullmäktige avge yttrande som ankommer på kommunfullmäktige om inte yttrandet är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen. Kommunstyrelsen får också besluta i sistnämnda slag av yttranden om remisstiden inte medger att yttrandet behandlas på ordinarie sammanträde med fullmäktige med undantag för sådana planbesked, som omfattas av särskilt bemyndigande till samhällsbyggnadsnämnden, ge planbesked enligt 5 kap. 2 PBL med undantag för sådana planbesked, som omfattas av särskilt bemyndigande till samhällsbyggnadsnämnden, ge planbesked enligt 5 kap. 2 PBL att i den mån bemyndigande inte lämnats annan nämnd för kommunen besluta i övriga, liknande ärenden som icke är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen enligt de grunder som anges i 3 kap. 9 kommunallagen. att i den mån bemyndigande inte lämnats annan nämnd för kommunen besluta i övriga, liknande ärenden som icke är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen enligt de grunder som anges i 3 kap. 9 kommunallagen Kommunstyrelsens arbetsformer 9 Sammansättning Kommunstyrelsen består av det antal ledamöter och ersättare som kommunfullmäktige bestämmer. 10 Ordföranden Det åligger kommunstyrelsens ordförande att Kommunstyrelsens arbetsformer 9 Sammansättning Kommunstyrelsen består av det antal ledamöter och ersättare som kommunfullmäktige bestämmer. 10 Ordföranden Det åligger kommunstyrelsens ordförande att närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning

159 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder, samt främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder, samt representera kommunstyrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte kommunstyrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. representera kommunstyrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte kommunstyrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. Kommunstyrelsens ordförande får närvara vid sammanträde med de nämnder som fullmäktige angivit i särskilt beslut. Ordföranden får därvid delta i överläggningarna men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. 11 Kommunalråd Sedan val av kommunstyrelsen skett utser kommunfullmäktige bland styrelsens ledamöter, alternativt bland ordförande i kommunal nämnd, kommunalråd till det antal kommunfullmäktige finner lämpligt. Kommunstyrelsens ordförande skall också vara kommunalråd. Kommunalråd skall ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen. Kommunfullmäktige beslutar om Kommunstyrelsens ordförande får närvara vid sammanträde med de nämnder som fullmäktige angivit i särskilt beslut. Ordföranden får därvid delta i överläggningarna men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. 11 Kommunalråd Sedan val av kommunstyrelsen skett utser kommunfullmäktige bland styrelsens ledamöter, alternativt bland ordförande i kommunal nämnd, kommunalråd till det antal kommunfullmäktige finner lämpligt. Kommunstyrelsens ordförande ska också vara kommunalråd. Kommunalråd ska ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen. Kommunfullmäktige beslutar om

160 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (15) kommunalrådens ansvarsområden. Kommunalråds närvarorätt m.m. i nämnder regleras i 15 andra stycket i det gemensamma reglementet för nämnder och styrelser i Huddinge kommun. kommunalrådens ansvarsområden. Kommunalråds närvarorätt m.m. i nämnder regleras i 15 andra stycket i det gemensamma reglementet för nämnder och styrelser i Huddinge kommun. Kommunstyrelsen får bevilja tjänstledighet för kommunalråd. För tiden som kommunalrådet är tjänstledigt förordnas en vikarie av styrelsen. 12 Övrigt Utöver vad som sägs i detta reglemente gäller för kommunstyrelsen vad som stadgas i gemensamt reglemente för nämnder och styrelser i Huddinge kommun. Kommunstyrelsen får bevilja tjänstledighet för kommunalråd. För tiden som kommunalrådet är tjänstledigt förordnas en vikarie av styrelsen. 12 Övrigt Utöver vad som sägs i detta reglemente gäller för kommunstyrelsen vad som stadgas i gemensamt reglemente för nämnder och styrelser i Huddinge kommun.

161 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 15 DATUM DIARIENR SIDA KS-2012/ (4) HANDLÄGGARE Helena Sundström Helena.Sundstrom@huddinge.se Kommunstyrelsen Detaljplan för Gång- och cykelbro i Kungens kurva Förslag till beslut Detaljplan för Gång- och cykelbro i Kungens kurva (SBN PL ) antas i enlighet med bilagor till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 27 januari Sammanfattning Syftet med detaljplanen är att ta fram en ny gång- och cykelförbindelse mellan Månskärsvägen i Kungens kurva och Skärholmsvägen i Stockholm stad. Förbindelsen blir en viktig länk mellan de två kommunerna i den regionala stadskärnan. En ny bro över E4/E20 ska byggas och kommer att fungera som en del av ersättningen för gång- och cykeltunneln under E4/E20 mellan Kungens kurva och Skärholmen under byggnationen av Förbifart Stockholm. Planförslaget ger även möjlighet till utbyggnad av en ny sträckning av det regionala cykelstråket mellan den nya trafikplatsen och Dialoggatan. Planområdet är ca 1 ha och marken ägs av Huddinge kommun. Enligt genomförandeavtalet för Förbifart Stockholm, vilket godkändes av kommunfullmäktige juni 2013, ska Trafikverket stå för byggnation och finansiering av själva gång- och cykelbron och kommunen ansvara och beskosta den fortsatta byggnationen av gång- och cykelförbindelsen till Månskärsvägen samt den nya sträckningen av det regionala cykelstråket mellan den nya trafikplatsen och Dialoggatan. För kommunens delar har det än så länge bara gjorts en förprojektering utan detaljerad kalkylering. Byggnation beräknas huvudsakligen att ske under Gång- och cykelförbindelsen, både bro och vägar, kommer att ha kommunalt huvudmannaskap. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade den 30 januari 2014 att godkänna detaljplanen och att överlämna den till kommunfullmäktige för antagande. Beskrivning av ärendet Syftet med detaljplanen är att ta fram en ny gång- och cykelförbindelse mellan Månskärsvägen i Kungens kurva och Skärholmsvägen i Stockholm stad. Förbindelsen blir en viktig länk mellan de två kommunerna i den regionala POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

162 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2012/ (4) stadskärnan. Planområdet, som är cirka 1 ha, sträcker sig från Månskärsvägen i söder, över E4/E20 och landar vid Skärholmsvägen i Stockholm stad i norr. Marken ägs idag av Huddinge kommun. Väster om planområdet pågår planläggning av fastigheten Kvadraten 3 för en bad-, spa-, hotell- och konferensanläggning, kallad Huddinge Resort, och öster om detaljplanen ligger Heron City. Den planerade bron över E4/E20 kommer att fungera som en del av ersättningen för gång- och cykeltunneln under E4/E20 mellan Kungens kurva och Skärholmen under byggnationen av Förbifart Stockholm. Byggnationen av gång- och cykelbron behöver därmed ske innan byggnationen av Förbifart Stockholms tunnelpåslag kan ske, troligen under år Den vidare gång- och cykelförbindelsen från gång- och cykelbron till Månskärsvägen avser Huddinge kommun att bygga i samband med byggnationen av Huddinge Resort. Förslaget till ny detaljplan ger även möjlighet till utbyggnad av en ny sträckning av det regionala cykelstråket mellan den nya, centrala trafikplatsen i Förbifart Stockholm och Dialoggatan. Överenskommelse om ansvarsfördelningen av byggnation och finansiering av gång- och cykelbron samt övriga stråk ingår som en del av genomförandeavtalet för Förbifart Stockholm, vilket godkändes av kommunfullmäktige juni Enligt överenskommelsen ska Trafikverket stå för byggnation och finansiering av själva gång- och cykelbron och kommunen ansvara och beskosta den fortsatta byggnationen av gång- och cykelförbindelsen från bron till Månskärsvägen samt den nya sträckningen av det regionala cykelstråket mellan den nya trafikplatsen och Dialoggatan. Då det delvis krävs omfattande sprängning utmed E4/E20 för byggnation av det regionala cykelstråket måste samordning ske med Förbifartsprojektet. Parterna avser att teckna ett särskilt avtal för genomförandet av det regionala cykelstråket där kommunen ger Trafikverket i uppdrag att bygga hela eller delar av det. Byggnationen av stråket mellan Månskärsvägen och den nya bron och det regionala cykelstråket är beräknad att ske under Än så länge har det bara gjorts en förprojektering utan detaljerad kostnadskalkylering. Grovt uppskattat beräknas genomförandet innebära kostnader i storleksordningen 30 miljoner kronor för kommunen. Marken ägs av kommunen och gång- och cykelförbindelsen, både bro och vägar, kommer att ha kommunalt huvudmannaskap. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade den 30 januari 2014 att godkänna detaljplanen och att överlämna den till kommunfullmäktige för antagande, se bilaga 1. För mer detaljerad beskrivning av detaljplanen, se bilaga 2.

163 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2012/ (4) Förvaltningens synpunkter Projektet finns med i Projektplanen Genomförandet av detaljplanen innebär att byggnation av stråket mellan Månskärsvägen och den nya bron och del av det regionala cykelstråket längs E4/E20 mellan den nya trafikplatsen och Dialoggatan beräknas ske under år Ett särskilt avtal avses tecknas mellan Trafikverket och kommunen avseende gestaltningen av gång- och cykelstråket samt i fråga om genomförandet av det regionala cykelstråket som Trafikverket avser projektera och bygga för kommunens räkning. Innan samhällsbyggnadsnämnden kan ges i uppdrag att genomföra detaljplanen måste det tas fram ett bättre ekonomiskt underlag för de stråk kommunen ska ansvara och bekosta. Idag har det endast gjorts en förprojektering och grova uppskattningar. Det är dock viktigt att detaljplanen antas nu så att Trafikverket kan starta sina arbeten under år 2014 för att inte försena hela Förbifartsprojektet. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår därför att detaljplanen godkänns och att ett genomförandebeslut för detaljplanen kan godkännas när det finns en mer detaljerad kalkylering och en projekterad sträckning av hela gång- och cykelstråket för vilket kommunens ska bära kostnaden för. Vesna Jovic Kommundirektör Gunilla Wastesson Planeringschef Bilagor Bilaga 1: Samhällsbyggnadsnämndens beslut samt miljö- och samhällsförvaltningens tjänsteutlåtande avseende detaljplanen Bilaga 2: Planhandlingar

164 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2012/ (4) Beslutet delges Samhällsbyggnadsnämnden Trafikverket

165 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SBN (5) HANDLÄGGARE Johanna T Wadhstorp johanna.tullhage-wadhstorp@huddinge.se Samhällsbyggnadsnämnden Detaljplan för ny gång- och cykelbro i Kungens kurva, SBN beslut om godkännande Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna detaljplanen för ny gångoch cykelbro i Kungens kurva samt överlämna detaljplanen till kommunfullmäktige för antagande Sammanfattning Syftet med detaljplanen är att ta fram en ny gång- och cykelförbindelse mellan Månskärsvägen i Kungens kurva och Skärholmsvägen i Stockholm stad. Förbindelsen blir en viktig länk mellan de två kommunerna i den regionala stadskärnan. Planförslaget ger även möjlighet till utbyggnad av en ny sträckning av det regionala cykelstråket mellan den nya trafikplatsen och Dialoggatan. Bron kommer att fungera som en del av ersättningen för gång- och cykeltunneln under E4/E20 mellan Kungens kurva och Skärholmen under byggnationen av Förbifart Stockholm. Illustration över Gång- och cykelbron sett från Skärholmsvägen. Illustration av Ahlqvist och Almqvist från Trafikverkets arbetsmaterial Planområdet är ca 1 ha och marken ägs av Huddinge kommun. I norr kommer bron att landa inom Huddinge kommun med kopplingar över kommungränsen POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Planavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX (kundtjänst) E-POST OCH WEBB plan@huddinge.se

166 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (5) till Skärholmsvägen i Stockholm stad. Planeringen sker enligt plan- och bygglagen 2010 och ett programskede har inte bedömts nödvändigt. Projektering och byggnation av gång- och cykelbron kommer Trafikverket att stå för, men den fortsatta byggnationen av gång- och cykelförbindelsen ligger under Huddinge kommuns ansvar. Hela gång- och cykelförbindelsen mellan Månskärsvägen och Skärholmsvägen kommer att vara kommunal. Genomförandetiden är 5 år. Utbyggnad av gång- och cykelbron fram till Skärholmsvägen bedöms ske under år Utbyggnaden av det regionala cykelstråket kommer att ske vid senare tillfälle. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade 14 november 2013 att granskning av detaljplan för ny gång- och cykelbro i Kungens kurva får ske. Granskning har skett under tiden 20 nov 20 december Bakgrund Planprojektet finns med i Projektplanen Kommunstyrelsen beslöt 22 oktober 2012 att ge samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att upprätta ny detaljplan för ny gång- och cykelbro i Kungens kurva. Samhällsbyggnadsnämnden beslöt 28 februari 2013 om samråd för detaljplanen vilket skedde under våren Hur har granskningen gått till? Samhällsbyggnadsnämnden beslutade 14 november 2013 att granskning av detaljplan för ny gång- och cykelbro i Kungens kurva får ske. Granskning har skett under tiden 20 nov 20 december En redogörelse efter upprättades. Underrättelse om granskning med planhandlingar har sänts enligt remisslista till myndigheter, kommunala nämnder och organisationer samt till fastighetsägare enligt fastighetsförteckning. Kungörelse har införts i Dagens Nyheter, Svenska Dagbladet samt anslagits på kommunens anslagstavla 20 november Handlingarna har funnits tillgängliga i Tekniska nämndhuset och på Huddinge kommuns hemsida. Förändringar av planförslaget Följande förändringar görs bl. a med hänsyn till synpunkterna i granskningen: Efter granskningen har ett läge för transformatorstation tillkommit inom planområdets sydöstra hörn vid Månskärsvägen. Läget har tillkommit efter diskussion med exploatören för Kvadraten 3 och Stockholm vatten AB. Förändringen saknar betydelse för allmänheten och har kommunicerats med berörda.

167 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (5) Texterna om gestaltningen av bron har ändrats i planbeskrivningen då bron har minskat i bredd som följd av att vissa ledningar inte ska gå i den. Detta får konsekvensen att det är svårt att få växtlighet att överleva på bron då det inte går att få till tillräckligt stora ytor för att få växtligheten att må bra. Planområdet Planområdet sträcker sig från Månskärsvägen i söder, över E4/E20 och landar vid Skärholmsvägen i Stockholm stad i norr. Väster om planområdet pågår planläggning av fastigheten Kvadraten 3 för en bad-, spa-, hotell- och konferensanläggning, kallad Huddinge resort, medan byggnaden Heron city ligger öster om detaljplanen. Planområdet är ca 1 ha och marken ägs av Huddinge kommun. I norr kommer bron att landa inom Huddinge kommun med kopplingar över kommungränsen till Skärholmsvägen i Stockholm stad. Marken ägs idag av Huddinge kommun. Detaljplanen Syftet med detaljplanen är att ta fram en ny gång- och cykelförbindelse mellan Månskärsvägen i Kungens kurva och Skärholmsvägen i Stockholm stad. Förbindelsen blir en viktig länk mellan de två kommunerna i den regionala stadskärnan. Illustration över Gång- och cykelbro sett från Heron city. Illustration av Ahlqvist och Almqvist från Trafikverkets arbetsmaterial Planförslaget ger även möjlighet till utbyggnad av en ny sträckning av det regionala cykelstråket mellan den nya, centrala trafikplatsen i Förbifart Stockholm och Dialoggatan. Bron kommer att fungera som en del av ersättningen för gång- och cykeltunneln under E4/E20 mellan Kungens kurva och Skärholmen under byggnationen av Förbifart Stockholm. Detta innebär att byggnationen av gång- och cykelbron behöver ske innan byggnationen av förbifart Stockholms tunnelpåslag kan ske.

168 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (5) Bron kommer att bli lång och passerar en hårt trafikerad väg. Då den är så pass bred så finns det möjlighet att arbeta med gestaltningen på ett mer omfattande vis. Det är viktigt att jobba vidare med gestaltningen av bron för de gående och cyklisterna. Det ska hända något på bron som ska ta uppmärksamheten ifrån det faktum att den går över en av Sveriges bredaste och mest trafikerade vägavsnitt. Detta går att göra med olika medel. Det kan vara svårt att arbeta med vegetation direkt på bron då den är i ett så pass utsatt läge men vegetation ska möta upp vid brofästena. Bron passerar ett vägområde där det finns risk för överskridande av miljökvalitetsnormerna för luftpartiklar och ska därför inte uppmuntra till stadigvarande vistelse utan den ska uppfattas som trygg och trevlig men inget man stannar till på någon längre stund. Illustrationen visar ny gång- och cykelbro sett från nordväst med Heron city i bakgrunden och med föreslaget nytt regionalt cykelstråk till höger. Illustration av Ahlqvist och Almqvist från Trafikverkets arbetsmaterial Den fortsatta förbindelsen mellan gång- och cykelbron och Månskärsvägen bör vara lika bred som bron för att hela sträckan ska uppfattas som en helhet. Det finns även ett behov av att detta avsnitt är brett då det kommer att passera mellan två byggnadsfasader med få eller inga entréer. Gång- och cykelförbindelsen kommer att passera mellan Heron citys byggnad och den nya anläggningen för Huddinge resort. Diskussioner förs med Huddinge resort för att anpassa deras byggnad till den nya gång- och cykelförbindelsen. Detaljplanen möjliggör också för ett framtida regionalt cykelstråk utmed E4/E20. Tanken med de regionala cykelstråken är att de riktar sig till pendlingscyklister som vill minimera sin restid. Dessa väljer därför ofta att cykla på banor som går utmed stora trafikerade vägar även om miljön inte är den trevligaste. Gång- och cykelbron landar på Huddinge kommuns mark på den norra sidan om vägen men går fram till Skärholmsvägen som ligger inom Stockholm stad. En dialog förs mellan Huddinge, Stockholm och Trafikverket för att samordna Stockholms cykelplanering med gång- och cykelbron så att gång- och cykelvägarna mellan

169 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (5) Kungens kurva och Skärholmen fungerar både under byggnationstiden av Förbifart Stockholm och fortsättningsvis. Gång- och cykelförbindelsen kommer att bli kommunal. Det bedöms inte finnas behov av att göra en miljöbedömning enligt förordningen (1998:905) om miljökonsekvensbeskrivningar. Betydande miljöpåverkan bedöms inte bli följden av planens genomförande. Genomförande Genomförandetiden är 5 år. Trafikverket bekostar och bygger gång- och cykelbron samt en förbindelse till det regionala cykelstråket. Denna utbyggnad bedöms ske under Den vidare gång- och cykelförbindelsen till Månskärsvägen avser Huddinge kommun att bygga i samband med byggnationen av Huddinge Resort. Byggnationen av stråket mellan Månskärsvägen och den nya bron och det regionala cykelstråket kommer att innebära kostnader i storleksordningen 30 miljoner kronor. Överenskommelsen om gång- och cykelbron finns med i genomförandeavtalet för Förbifart Stockholm. Ett särskilt avtal ska tecknas för genomförandet av det regionala cykelstråket. Detta avtal kommer att antas i samband med att detaljplanen antas. Utbyggnad av gång- och cykelbron med ledningar fram till Skärholmsvägen bedöms ske under år Utbyggnaden av det regionala cykelstråket kommer att ske vid senare tillfälle. Helén Mårtensson förvaltningschef Christina Gortcheva planchef Bilagor: 1. Utlåtande efter utställning 2. Planhandlingar (planbeskrivning, plankarta) Delges: Akten Kommunstyrelsen

170 Lr Lr Lr Lr PLANBESTÄMMELSER Följande gäller inom områden med nedanstående beteckningar. Endast angiven användning och utformning är tillåten. Bestämmelser utan beteckning gäller inom hela planområdet GRÄNSER Planområdesgräns KUNGENS KURVA bro KUNGENS KURVA Användningsgräns Egenskapsgräns ANVÄNDNING AV MARK OCH VATTEN Allmänna platser serv GCMVÄG Gång-, cykel- och mopedväg KUNGENS KURVA 34.9 GCMVÄG Kvartersmark E Tekniska anläggningar VÅRBY GÅRD KOLARTORP 1: park UTFORMNING AV ALLMÄNNA PLATSER bro Gångbro park Gatuplantering ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER park :6 Xref ritning: F:\MSB\2Skannade_handlingar\Göran\höjdsiffror F:\MSB\Exploaterings projekt\projekt\kungens_kurva_gc-bro\heron-bro-planskiss dwg F:\MSB\Exploaterings projekt\projekt\kungens_kurva_gc-bro\trafikverkets kartor\fse117-dp-underlag dwg Rasterbilder: F:\MSB\Exploaterings projekt\projekt\kungens_kurva_gc-bro\trafikverkets kartor\130225\vägkanter.dwg 36.4 Grundkarta över 35.9 Kungens urva 1:1, del av inom kommundelen i Huddinge kommun upprättad av MSB/Lantmäteriavdelningen Kungens kurva GCMVÄG Kartan framställd genom utdrag ur digital kartdatabas och kontrollerad inom planområdet. Koordinatsystem PLAN Sweref HÖJD RH00 Beteckningar Gällande kvarterstraktgräns eller användningsgräns Fastighetsgräns Gällande användningsgräns ej sammanfallande med fastighetsgräns Gällande egenskapsgräns Gällande rättighetsgräns Avvägd höjd Fastställd höjd Bef. huvudbyggnad, geodetisk resp. fotogrammetrisk Bef. uthus eller garage geodetisk resp. fotogrammetriskt 7 6 KVADRATEN Höjdkurva Slänt Staket, bullerplank Häck Stödmur, mur Dike Väg 42.2 GCMVÄG 44.8 E HUDDINGE KOMMUN Plankarta med bestämmelser Antagande Detaljplan för Gång- och cykelbro i Kungens kurva Huddinge kommun PBL 2010:900 Johanna T Wadhstorp Planarkitekt Beslutsdatum Upprättad Laga kraft Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Till planen hör: Planprogram Planbeskrivning Genomförandebeskrivning Miljöbeskrivning Illustration Övrigt Antagande SBN PL Instans KF

171 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN DATUM DIARIENR SIDA SBN (24) Planbeskrivning antagandehandling Detaljplan för Gång- och cykelbro i Kungens kurva Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, januari 2014

172 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Innehållsförteckning DETALJPLAN 5 Planens syfte och huvuddrag 5 Plandata 5 Lägesbestämning, areal och markägoförhållanden 5 Tidigare ställningstaganden 6 Regionplan 6 Översiktsplan 6 Befintliga detaljplaner 7 Planuppdrag och program för detaljplanen 7 Kommunala beslut i övrigt 8 Planens förenlighet med miljöbalken 8 Behovsbedömning 8 Planen 9 Platsen 9 Påverkan 9 Sammanfattning och motiverat ställningstagande 9 Förutsättningar, förändringar och konsekvenser 9 Natur 9 Mark och vegetation 9 Geologiska förhållanden 10 Hydrologiska förhållanden 10 Miljökvalitetsnormer för vatten 10 Bebyggelse 11 Stadsbild 11 Gator och trafik 14 Gång- och cykeltrafik 14 Kollektivtrafik 16 Biltrafik 16 Utfarter 17 Elektromagnetiska fält 17 Luft 17 Buller, vibrationer 20 Riskhänsyn 21 Teknisk försörjning 21 Dagvatten 21 GENOMFÖRANDE 22 Organisatoriska frågor 22 Planförfarande 22 Tidplan 22 Genomförandetid 22 Ansvarsfördelning, huvudmannaskap 22

173 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Avtal 23 Fastighetsrättsliga frågor 23 Fastighetsbildning 23 Ledningsrätt 23 Ekonomiska frågor 23 Kommunalekonomiska konsekvenser 23 Fastighetsbildning 23 Kostnader för miljöskyddsåtgärder 24 Tekniska frågor 24 Tekniska utredningar 24 Administrativa frågor 24

174 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Sammanfattning Planens syfte och huvuddrag Syftet med detaljplanen är att ta fram en ny gång- och cykelförbindelse mellan Månskärsvägen i Kungens kurva och Skärholmsvägen i Stockholm stad. Förbindelsen blir en viktig länk mellan de två kommunerna i den regionala stadskärnan. Planförslaget ger även möjlighet till utbyggnad av en ny sträckning av det regionala cykelstråket mellan Förbifart Stockholms nya trafikplats och Dialoggatan. Bron kommer att fungera som en del av ersättningen för gång- och cykeltunneln under E4/E20 mellan Kungens kurva och Skärholmen under byggnationen av Förbifart Stockholm. Vissa ledningar kommer även att kunna läggas i bron. Därför behöver detaljplanen medge att bron kan byggas inför ett genomförande av Förbifart Stockholm. Planområdet är ca 1 ha och marken ägs av Huddinge kommun. I norr kommer bron att landa inom Huddinge kommun med kopplingar över kommungränsen till Skärholmsvägen i Stockholm stad. Marken ägs idag av Huddinge kommun. Planeringen sker enligt plan- och bygglagen 2010 och ett programskede har inte bedömts nödvändigt. Behov av miljöbedömning Med detaljplanens behovsbedömning som grund bedöms inte detaljplanen leda till betydande miljöpåverkan och därför behövs inte en miljökonsekvensbeskrivning genomföras enligt förordningen (1998:905). Genomförande Genomförandetiden är fem år. Utbyggnad av gång- och cykelbron fram till Skärholmsvägen bedöms ske under 2014 som en del av de förberedande arbetena inför bygget av Förbifart Stockholm. Utbyggnaden av det regionala cykelstråket kommer att ske vid senare tillfälle.

175 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Detaljplan Planens syfte och huvuddrag Syftet med detaljplanen är att ta fram en ny gång- och cykelförbindelse mellan Månskärsvägen i Kungens kurva och Skärholmsvägen i Stockholm stad. Förbindelsen blir en viktig länk mellan de två kommunerna i den regionala stadskärnan. Planförslaget ger även möjlighet till utbyggnad av en ny sträckning av det regionala cykelstråket mellan den nya trafikplatsen och Dialoggatan. Bron kommer att fungera som en del av ersättningen för gång- och cykeltunneln under E4/E20 mellan Kungens kurva och Skärholmen under byggnationen av Förbifart Stockholm. Därför behöver detaljplanen medge att bron kan byggas inför ett genomförande av Förbifart Stockholm. Plandata Lägesbestämning, areal och markägoförhållanden Planområdet sträcker sig från Månskärsvägen i söder, över E4/E20 och landar vid Skärholmsvägen i Stockholm stad i norr. Väster om planområdet pågår planläggning av fastigheten Kvadraten 3 för Huddinge resort, en bad-, spa-, hotell- och konferensanläggning, medan byggnaden Heron city finns österut på Kvadraten 2. En gång- och cykelväg kommer att förbinda bron med Månskärsvägen mellan de två stora byggnaderna Huddinge resort och Heron city. I samband med planläggningen av gång- och cykelbron säkerställs mark för att komma fram med ett regionalt cykelstråk i öst- västlig riktning utmed E4/E20 mellan den nya trafikplatsen och Dialoggatan. Planområdet är ca 1 ha och marken ägs av Huddinge kommun. I norr kommer bron att landa inom Huddinge kommun med kopplingar över kommungränsen till Skärholmsvägen i Stockholm stad.

176 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Karta över planområdet med vita gränser Tidigare ställningstaganden Regionplan Kungens kurva pekas tillsammans med Skärholmen i Stockholm stad ut som en av länets regionala stadskärnor i RUFS Kärnan har en stark handelsprofil med ett av regionens stora detaljhandelscentrum i Skärholmen och det största externhandelsområdet i Kungens kurva. Enligt RUFS 2010 behöver de yttre stadskärnorna få mer storstadskaraktär vilket kan uppnås bland annat genom att tillföra stadskvaliteter som ett mer fotgängarvänligt offentligt rum. E4/E20 delar kärnan i två delar och behöver enligt RUFS 2010 överbryggas med förbättrade interna kommunikationer. Översiktsplan I Översiktsplan 2000 antagen i december 2001 redovisas markanvändningen för planområdet som Handel/kommersiell service. Ny översiktsplan för Huddinge kommun har varit på samråd under hösten För Kungens kurva hänvisar samrådsförslaget till förslaget för den fördjupade översiktsplanen för Kungens kurva. Förslaget ligger i linje med inriktningen till den nya översiktsplanen som bland annat anger att gång- och cykeltrafik ska prioriteras och som har som ambition att binda samman olika områden. Stockholm har sedan den 15 mars 2010 en ny Översiktsplan för Stockholms stad - Promenadstaden. Planområdet ingår i den fördjupade översiktsplanen (FÖP) för Kungens kurva som har varit på samråd. Arbetet med FÖP:en syftar till att klarlägga områdets fortsatta utveckling och vilka konsekvenser utvecklingen medför.

177 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Befintliga detaljplaner För den delen av planområdet som ligger söder om E4/E20 gäller idag detaljplan Kvadraten 2 mfl. (0126k-13000) med genomförandetid till 16 november Detaljplanen anger i stort kontor samt småindustri och lager av icke störande art, och specifikt för detta område att vegetationen ska bevaras. Det område som kommer att hamna under bron ska vara tillgängligt för dagvattenanläggning. För det område där det regionala cykelstråket planeras att gå samt delar av gång- och cykelförbindelsen i söder, gäller detaljplan Kungens kurva XV vars genomförandetid har gått ut. Detaljplanen anger park med gång- och cykel och delvis område där vegetation ska bevaras för det aktuella planområdet. För området norr om E4/E20 gäller detaljplan Lindvretens arbetsområde III vars genomförandetid har gått ut. Detaljplanen anger att den berörda marken inte får bebyggas men parkering anläggas. För fastigheten Kvadraten 3 pågår planarbete för ett nytt spa- och wellnesscenter. Detaljplanen Detaljplan för Huddinge resort, del av Kvadraten 3 går ut på samråd samtidigt som detaljplan för den nya gång- och cykelbron. Planuppdrag och program för detaljplanen Planprojektet finns med i Projektplanen Kommunstyrelsen beslöt 22 oktober 2012 att ge samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att upprätta ny detaljplan för ny gång- och cykelbro i Kungens kurva. Planeringen sker enligt plan- och bygglagen 2010 och ett programskede har inte bedömts nödvändigt. Samråd Samråd skedde under våren Efter samrådet så flyttades gång- och cykelstråket som leder till Månskärsvägen för att minska intrånget på den föreslagna exploateringen på Kvadraten 3. Möjligheten att avskärma det regionala cykelstråket från E4/E20 för att minska luftpartiklarna på stråket undersöktes också. Granskning av detaljplanen pågick mellan den 20 november och den 20 december Trafikverket uttryckte igen oro över att det regionala cykelstråket kan få halter av luftpartiklar som överskrider miljökvalitetsnormerna. Även miljönämnden uttrycker oro över den höga andel luftpartiklar på det regionala cykelstråket. Detaljplanen har inte ändrats utifrån inkomna yttranden men möjligheten finns att vidare utreda en möjlig

178 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) avskärmning i detaljprojekteringen. Behovet av att se över tillgängligheten på bron har påpekats från Stockholm stad och där är kommunerna överens att det är nödvändigt att klara tillgänglighetskraven på bron. Då bron saknar angivna höjder i plankartan så går detta att justera utan att detaljplanen berörs. Efter granskningen har ett läge för transformatorstation tillkommit inom planområdets sydöstra hörn vid Månskärsvägen. Läget har tillkommit efter diskussion med exploatören för Kvadraten 3 och Stockholm vatten AB. Förändringen saknar betydelse för allmänheten och har kommunicerats med berörda. Kommunala beslut i övrigt Diskussionen om en ny gång- och cykelbro har uppkommit i samband med diskussionen av ett genomförande av Förbifart Stockholm. Huddinge kommun har i yttrande över arbetsplanen ansett att den föreslagna gång- och cykelförbindelsen i den nya trafikplatsen inte ger en tillräckligt trafiksäker lösning utan ska kompletteras med en separat gång- och cykelbro. Detaljplanen för Förbifart Stockholm vann laga kraft i de delar som berör det centrala Kungens kurva, den 4 december Planens förenlighet med miljöbalken Markanvändningen i planen är förenlig med bestämmelserna om hushållning med mark- och vattenområden enligt miljöbalken 3 och 4 kap. Vid planering skall kommuner och myndigheter iaktta miljökvalitetsnormer enligt miljöbalkens 5 kap 3. Miljökvalitetsnormer meddelas av regeringen och är föreskrifter om kvaliteten på mark, vatten, luft och miljön i övrigt om det behövs för att varaktigt skydda människors hälsa eller miljön eller för att avhjälpa skador på eller olägenheter för människors hälsa eller miljön. Miljökvalitetsnormer finns för utomhusluft, vattenförekomster, fisk och musselvatten samt omgivningsbuller. Behovsbedömning Enligt 4 kap.34 Plan- och bygglagen ska en miljökonsekvensbeskrivning för en detaljplan upprättas om den kan antas medföra en betydande miljöpåverkan. Med beaktande av kriterierna i bilaga 2 och 4 i förordningen (1998:905) om miljökonsekvensbeskrivningar, ska kommunen göra en behovsbedömning och ta ställning till om ett genomförande medför en betydande miljöpåverkan eller inte.

179 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Planen Syftet med detaljplanen är att planlägga för en ny gång- och cykelförbindelse över E4/E20 mellan Månskärsvägen i Kungens kurva och Skärholmsvägen i Stockholm stad. Detaljplanen förbereder även för ett framtida regionalt cykelstråk utmed E4/E20 på den södra sidan. Anläggandet av bron och det regionala cykelstråket kommer innebära att vegetation som i nuvarande plan har planbestämmelse vegetationen ska bevaras delvis kommer att påverkas. Platsen Planområdet söder om E4/E20 är mycket kuperat med bitvis stora höjdskillnader klädd med tät skog. Det finns idag en kraftig brant inom planområdet i öster mot fastigheten Kvadraten 2 där berg har rasat i samband med sprängningen av Kvadraten 2. På den norra sidan av E4/E20 är marken relativt plan och trädbevuxen. Påverkan Planområdet påverkas av trafikbuller och luftföroreningar i och med närheten till E4/E20. Det finns en risk för överskridande av miljökvalitetsnormer för luftpartiklar för gång- och cykelförbindelsen närmast vägen enligt miljökonsekvensbeskrivningen för Förbifart Stockholm. Miljökvalitetsnormerna gäller inte för gång- och cykelbanor som korsar vägar men däremot för resten av gång- och cykelförbindelsen. Enligt beräkningar kan det ske ett överskridande utmed det regionala cykelstråket. Vad gäller buller så finns det inga regleringar för gång- och cykelvägar. Sammanfattning och motiverat ställningstagande Med ovanstående behovsbedömning som grund bedöms att detaljplanen inte leder till betydande miljöpåverkan och således behöver inte en miljökonsekvensbeskrivning genomföras. Förutsättningar, förändringar och konsekvenser Natur Mark och vegetation Planområdet består idag av obebyggd mark. På den norra sidan av E4/E20 är marken relativt plan och trädbevuxen. Planområdet söder om E4/E20 är mycket kuperat med bitvis stora höjdskillnader med berg i dagen och få flacka partier. Fastigheten är vid planläggningen helt obebyggd med tät skog.

180 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Översiktlig naturinventering En översiktlig naturinventering har genomförts i detaljplanearbetet för Detaljplan för Huddinge resort, del av Kvadraten 3 i juni Då konstaterades att området söder om E4/E20 i stort utgörs av barrblandskog av igenväxande karaktär. På hällmarken dominerar tall med stort lövträdsinslag av ek, rönn, asp och björk. De äldsta tallarna kan vara uppemot år gamla. Visst inslag av en på hällmarkerna vittnar om ett betydligt öppnare område historiskt sett. Enstaka grova tallar förekommer på lägre mark med bättre näringsförekomst. I de lägre partierna dominerar dels gran i ett särskilt stråk, dels lövträd som asp, björk, rönn och ek. Inga särskilda naturvärden noterades vid inventeringen av området. Skogen är överlag ganska ung med få inslag av gamla träd. Detaljplanen kommer att få en stor påverkan på den befintliga vegetationen. Från dagens trädbevuxna område planeras för ett gång- och cykelstråk i parkmiljö med en mer planterad vegetation och högre krav på skötsel. Detta får konsekvenser för den naturliga vegetationen men ökar tillgängligheten till området. Geologiska förhållanden Enligt Översiktlig byggnadsgeologisk karta över Huddinge kommun (Miljöteknik Sven Tyrén AB, 1975) är grundförhållandena rör sig gcförbindelsen mellan lera på den norra sidan om E4/E20 och landar på berg på den södra sidan av vägen. Vid Månskärsvägen består markförhållandena av morän. Erfarenheten från byggnationen av Heron city är att berget är av mycket dålig kvalitet och rasar lätt vid sprängning. Hydrologiska förhållanden Planområdets ytvatten avrinner till Mälaren. Mälaren är dricksvattentäkt och östra Mälaren är vattenskyddsområde med skyddsföreskrifter. Skyddsföreskrifterna innebär bland annat att utsläpp av förorenat dagvatten från exempelvis parkeringsplatser inte får ske direkt till ytvattnet utan rening. Miljökvalitetsnormer för vatten Vattenmyndigheten har, i december 2009, beslutat om miljökvalitetsnormer, åtgärder och förvaltningsplan för vatten. Syftet är att uppnå god vattenstatus i alla vatten dvs. större sjöar, vattendrag, kustvatten och grundvatten senast år Miljökvalitetsnormerna innebär att statusen inte får försämras i någon vattenförekomst. Mälaren är en vattenförekomst och omfattas därmed av miljökvalitetsnormerna.

181 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Bebyggelse Stadsbild Norr om E4/E20 kommer bron att landa på relativt plan, trädbevuxen mark som ligger mellan den statliga vägen och Skärholmsvägen. Det finns en tryckstegringsstation där idag som bron behöver anpassas till och en luftburen kraftledning. På den södra sidan om E4/E20 landar bron på en trädbevuxen bergknalle som idag är obebyggd men där planering pågår för en bad-, spa-, hotell- och konferensanläggning. Berget har en höjdskillnad på +44 vid Månskärsvägen och ner mot +37 vid E4/E20. Bron kommer att landa på berg vilket innebär att det kommer att ske sprängningsarbeten för att komma fram med gång- och cykelförbindelsen. Även den föreslagna bebyggelsen på Kvadraten 3 kommer att kräva sprängningsarbeten för att komma ned till samma höjd som Månskärsvägen. Den nya gång- och cykelförbindelsen anpassas till Huddinge resort som i sin tur är tänkt att ha en entré mot gång- och cykelförbindelsen. Från landfästet för gång- och cykelbron på den södra sidan ska man kunna ta sig ned till det föreslagna regionala cykelstråket och framsidan av Heron city genom en väg ned för berget. För att komma fram med den vägen kommer bergssidan att påverkas. Det är viktigt att det görs med stor känslighet då detta kommer att vara en viktig passage för gång- och cyklister över E4/E20 och en exponerad del av Kungens kurva från vägen. Gång- och cykelstråket passerar under bron och vidare förbi Herons lastintag bort mot Dialoggatan. Denna yta kan lätt uppfattas som obehaglig och här behöver stor omsorg ges utformningen. Illustrationen visar ny gång- och cykelbro sett från nordväst med Heron city i bakgrunden och med föreslaget nytt regionalt cykelstråk till höger. Illustration av Ahlqvist och Almqvist från Trafikverkets arbetsmaterial

182 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Breddningen av E4/E20 i samband med bygget av förbifart Stockholm kommer att medföra bergskärningar på fastigheten Kvadraten 3. Den framtida regionala cykelbanan hamnar på en platå mellan vägen och Huddinge resort. Det är viktigt att den får en bredd och en utformning som gör att cykelstråket uppfattas som tryggt. Där bron landar på mark kommer sprängningar behöva göras på Kvadraten 3. Gång- och cykelförbindelsen kommer att hamna i ett läge mellan bergsidan och branten ner mot byggnaden Heron city. Gång- och cykelförbindelsen fram till Månskärsvägen kommer att gå mellan Heron citys garage och Huddinge resorts byggnad med viss handel och garage. En samordning sker med Huddinge resort för att en entré till byggnaden ska vända sig mot gångoch cykelförbindelsen. Tillgänglighet Gång- och cykelbron ska vara fullt tillgänglig och användbar för personer med nedsatt rörelse- och orienteringsförmåga. Gestaltning Gestaltningen av gång- och cykelförbindelsen arbetas fram i samarbete med Trafikverket. Förbindelsen har ett symbolisk värde då den knyter samma den regionala stadskärnan. Den kommer att bli en viktig angöring för besökare till Kungens kurva som kommer till fots eller med cykel. Illustration över ny gång- och cykelbro sett från Heron city med Skärholmen i fonden. Illustration av Ahlqvist och Almqvist från Trafikverkets arbetsmaterial. Då vissa ledningar har flyttats från bron sedan granskningen så kommer bron inte att bli lika bred som tidigare sagts. Bron kommer att bli minst 8 meter

183 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) bred vilket fortfarande är bredare än standarden för gång- och cykelvägar i Huddinge kommun. Det är viktigt att jobba vidare med gestaltningen av bron för de gående och cyklisterna. Det behöver hända något på bron som ska ta uppmärksamheten ifrån det faktum att den går över en av Sveriges bredaste och mest trafikerade vägavsnitt. Detta går att göra med olika medel som materialval för markbeläggning, belysningsstolpar eller liknande. Det kan vara svårt att arbeta med vegetation direkt på bron då den är i ett så pass utsatt läge men vegetation ska möta upp vid brofästena. Bron passerar ett vägområde där det finns risk för överskridande av miljökvalitetsnormerna för luftpartiklar och ska därför inte uppmuntra till stadigvarande vistelse utan den ska uppfattas som trygg och trevlig men inget man stannar till på någon längre stund. Illustration av Ahlqvist och Almqvist från Trafikverkets arbetsmaterial. Förbindelsen kommer att ha samma bredd från Skärholmsvägen, över bron och fram till Månskärsvägen. På sidorna om förbindelsen kommer Heron citys fasad med parkeringshus att vara på den östra sidan och Huddinge resort planerar ett parkeringshus med viss del handel på den västra sidan. För att undvika att denna del känns otrygg behöver förbindelsen ha en viss bredd och omsorg ges till gestaltning och materialval. Här är ambitionen att jobba med vegetation och effektbelysning av bergssidan. I slänten ned från bron anläggs en trappa ned till stråket utmed E4/E20 som leder mot Dialoggatan. Bredvid trappan planteras träd i slänten. Själva bron kommer att bli en del av vägområdet och anpassas efter gestaltningen av Förbifart Stockholm. Bron kommer att hamna i blickfånget framför Heron citys byggnad om man kommer söderifrån, men den är placerad så långt ifrån byggnaden som möjligt för att inte bli påträngande på byggnadens anmärkningsvärda arkitektur. Byggnaden vänder sig dessutom mot norr och biltrafikanter som kommer från centrala Stockholm på E4/E20.

184 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Gator och trafik Den planerade bron är avsedd för gång- och cykeltrafik och ger ökade möjligheter för oskyddade trafikanter att ta sig mellan Skärholmen och Kungens kurva. Under bron passerar E4/E20 med drygt fordon per dygn. Gång- och cykeltrafik Gång- och cykelbro Oskyddade trafikanter som i dag ska ta sig mellan handelsområdena Kungens kurva och Skärholmen är hänvisade till en gång- och cykelväg i plan vid trafikplats Lindvreten eller till gång- och cykeltunnlar vid Ekgårdsvägen och Smista allé. Under tiden för genomförandet av Förbifart Stockholm som förväntas pågå under tiden kommer dessa gångförbindelser att vara avstängda. Under byggandet av Förbifart Stockholm kommer tillfälliga gång- och cykelförbindelser att upprättas som ersättning. Föreslagen gång- och cykelbro kommer att på kort sikt fungera som en ersättning för den avstängda gångtunneln/arna vid Ekgårdsvägen och på lång sikt utgöra ytterligare en planskild passage för gång- och cykeltrafiken. Detta skapar bättre förutsättningar för en attraktiv utveckling av den regionala kärnan Kungens kurva-skärholmen och ger ökad rörlighet för oskyddade trafikanter mellan de båda sidorna av barriären som utgörs av E4/E20. Diskussioner förs med Stockholm stad för att gång- och cykelförbindelsen ska fortsätta längs med Skärholmsvägen. under byggnationen av Förbifart Stockholm är det viktigt att det finns ett tydligt gång- och cykelstråk bort till Skärholmens centrum med både tunnelbanestation och bussterminal. I Stockholms nyligen antagna cykelplan finns ett cykelstråk utmed Skärholmsvägen planerat men genomförandet av det kan behöva tidigareläggas. Gång- och cykelbron ska utformas med bred sektion och innehålla en tydlig separering av gång- och cykeltrafik. Även anslutande gång- och cykelväg från Månskärsvägen ska ha samma utformning. Regionalt cykelstråk Dagens regionala cykelstråk leds in i Kungens kurvaområdet och innebär en omväg och restidsförlust för cyklister som inte har Kungens kurva som startoch målpunkt. Vid Kungens Kurvaleden passerar stråket planskilt via en gång- och cykeltunnel. Stråket går sedan ner till Månskärsvägen och fortsätter utmed Månskärsvägens västra sida och korsar Dialoggatan och fortsätter på Dialoggatans östra sida. Stråket har på denna sträcka en mycket varierad standard vad gäller bred, framkomlighet, trafiksäkerhet, genhet mm.

185 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Topografin är sådan att det, förutom en kort sträcka på Dialoggatan, ständigt går upp eller ner i långa backar. Under åren har det i STRADA (Swedish Traffic Accident Data Acquisition) på aktuell sträcka registrerats fem cykelolyckor med personskada. Två av olyckorna ledde till allvarliga skador och skedde i samband med att bilister körde ut ur garaget samt in på parkeringsplats vid Heron City och korsade därmed cykelbanan utan att iaktta väjningsplikten. Den nya föreslagna sträckningen av det regionala cykelstråket innebär att stråket läggs längs E4/E20, från planskildheten under Kungens kurva leden och till Heron City. Stråket placeras i direkt anslutning till vägområdet för Förbifart Stockholm för att få en så gen och topografisk fördelaktig sträckning som möjligt. Bredden på cykelvägen föreslås vara fyra meter för att erbjuda en god standard för dubbelriktad cykeltrafik. Skiljeremsa mot körbana utformas med räcke alternativt skärm i samråd med Trafikverket. Rekommenderat avstånd mellan cykelväg och körbana med hastigheter över 60 km/h enligt remissförslag för Regional cykelplan för Stockholms län är 0,5 m. Skiljeremsa mot fast längsgående hinder (bergskärning) föreslås 0,5 m. Totalt vägområde blir då 5 m. Illustrationen visar ny gång- och cykelbro sett från nordväst med föreslaget nytt regionalt cykelstråk till höger om bron. Illustration av Ahlqvist och Almqvist från Trafikverkets arbetsmaterial En ramp skapas mellan det nya regionala cykelstråket och gång- och cykelbron föreslås för att öka tillgängligheten och möjligheterna att ta sig till handelsområdet. Den nya sträckningen innebär en kortare sträcka att cykla samt att alla fördröjningar vid in-/utfarterna, busshållplatserna samt vid cykelöverfarten på

186 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Dialoggatan försvinner. Även topografiskt blir stråket mer gynnsamt än befintligt stråk. Stråket skulle bli ca 900 meter, dvs. 400 meter kortare än det befintliga regionala cykelstråket. Medelhastigheten för en pendlingscyklist i Stockholmsområdet har i studier genomförda av Trafikkontoret i Stockholm och Trafikverket visats sig vara ca 22 km/t. Tillämpas denna hastighet på den nya sträckningen kommer det ta ca 2 min 20 sek att cykla sträckan. På befintlig sträcka är det med rådande utformning och topografi svårt att uppnå denna medelhastighet, en troligare hastighet är ca 16 km/t vilket innebär att befintlig sträcka tar ca 4 min 40 sek att cykla. Denna restidsvinst, på en sådan kort sträcka, är i trafiksammanhang mycket stor och samhällsekonomiskt bör denna åtgärd innebära stora vinster. Bilden visar dagens sträckning av det regionala cykelstråket genom Kungens kurva utmed Månskärsvägen och Dialoggatan samt föreslagen ny sträckning. Kollektivtrafik Busshållplatser finns utmed Månskärsvägen där anslutande gång- och cykelväg från bron ansluter till befintligt cykelvägnät samt på Skärholmsvägen, i nära anslutning till brons fäste. Gångstråk kommer även att finnas mellan bron, över Heron citys mark, och ett framtida tänkt hållplatsläge för spårväg syd på Dialoggatan. Biltrafik Fordon för renhållning och snöröjning kommer att kunna trafikera bron men övrig biltrafik är ej tillåten.

187 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Utfarter Handels och upplevelseanläggningar i angränsande detaljplaner har infarter till lastintag och parkeringsanläggningar utmed Månskärsvägen men dessa påverkar inte gång- och cykelvägens sträckning fram till bron. Elektromagnetiska fält På den norra sidan av E4/E20 kommer gång- och cykelbron att landa under en luftburen kraftledning som har Längs med sydöstra delen av området går en kraftledning med tillåten spänning på 420 kv. Utformningen av bron har påverkats i höjdled och materialval för att inte påverka kraftledningen negativt. Bron och anläggningar på bron ska följa Elsäkerhetsverkets föreskrifter och vid byggandet av bron ska Elsäkerhetsanvisningarna följas. Luft Idag finns miljökvalitetsnormer för utomhusluft gällande bland annat kvävedioxid, svaveldioxid, bly, kväveoxider, kolmonoxid, bensen, ozon och partiklar PM 10 och PM 2,5. Miljökvalitetsnormer (MKN) anger en föroreningsnivå som inte får eller inte bör överskridas. För att undvika skador på hälsan och miljön finns normvärden för år, dygn och timmar. Miljökvalitetsnormer gäller överallt där människor vistas Normerna gäller alltså även där människor vistas kortare perioder t.ex. längs med gång- och cykelbanor. Undantag görs för gång och cykelbanor som korsar väg. Inom detaljplaneområdet gäller således miljökvalitetsnormer för gång- och cykelvägen längs med E4/E20 och passagen upp till bron, men inte för bron över vägområdet. Svårast att klara är dygnsnormerna för PM 10 och kvävedioxid vid vägar och gator med mycket trafik. Normerna för kvävedioxid och PM10 är sådana som inte får överskridas. I nuläget ligger PM10 halterna nära överskridande i delar av planområdet.

188 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Miljökvalitetsnormen för kvävedioxid överskrids inte. Enligt MKB:n för Förbifart Stockholm är det, förutom den regionala bakgrundshalten, yttrafiken som kommer att medföra den största påverkan på luftkvaliteten i området, precis som i nuläget och i nollalternativet. Förbifart Stockholms största påverkan på luftföroreningshalterna i Kungens kurvaområdet kommer att utgöras av de två tunnelmynningarna genom vilka en stor del av tunnelns luftföroreningar ventileras ut i markplan. Utan ett ventilationssystem i tunneln skulle stora områden utanför tunnelmynningarna få höga luftföroreningshalter. I miljökonsekvensbeskrivningen för Förbifart Stockholm ( ) har luftkvalitetsberäkningarna utgått från en dubbdäcksanvändning på 50 %. I miljökonsekvensbeskrivningen redovisas olika scenarier. För att inga överskridanden av PM 10 ska ske utanför vägområdet krävs att dubbdäcksanvändningen minskar, samt att tunnelventilationen används under längre tid. Ju fler timmar ventilationen används desto lägre blir halterna utanför mynningarna och desto mindre risk för överskridande av miljökvalitetsnormen.

189 MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- FÖRVALTNINGEN SIDA SBN (24) Figur Inandningsbara partiklar (PM10) vid Kungens kurva i utbyggnadsalternativet. 50 procents dubbdäcksanvändning och i ett scenario där tunneln klarar högst 800 μg PM10/m3. Med 70 procents dubbdäcksanvändning behöver hela tunnelns ventilationssystem användas dygnet runt under vintern, för att klara miljökvalitetsnormen för partiklar i området närmast tunnelmynningen. Överskridande kan bland annat komma att ske vid gång- och cykelbanan som löper söder om E4/E20. Det finns alltså risk för överskridande av PM 10 i planområdet. Enligt miljökonsekvensbeskrivningen så överskrids miljökvalitetsnormen för kvävedioxid utanför vägområdet om inte ett ventilationssystem används vid tunnelmynning. Med planerat ventilationssystem kan miljökvalitetsnormen klaras utanför vägområdet. Det ser alltså inte ut att finnas risk för överskridande av kvävedioxid inom planområdet.