Styrelsesammanträde 28 maj 2007 kl 14 i Norrköping

Transkript

1 Styrelsesammanträde 28 maj 2007 kl 14 i Norrköping Närvarande: Tage Carlsson Birger Jägtoft Claes Anell Märit Högström Karl-Erik Tybbleus ordf förhinder att delta Carl Slånemyr Lars-Olof Svensson Lars Waern sekr Lars Jonsson, adjungerad Eva Holmsell, adjungerad förhinder att delta 1 Styrelsesammanträdet öppnas Ordföranden Tage Carlsson hälsade alla välkomna till de nya lokalerna och öppnade styrelsesammanträdet som är det sista före sommaruppehåll. 1,5 Ordningsfråga På förekommen anledning väckte Lars Waern frågan om sekreterare och vice ordförande i styrelsen är valda för innevarande verksamhetsår. Efter omfattande diskussion konstaterades bl a att beslut om sekreterare och vice ordförande i styrelsen togs vid konstituerande sammanträde 22 april 2006 med följande lydelse: ades att Birger Jägtoft är vice ordförande och Lars Waern är sekreterare under verksamhetsåret. Vidare diskussion förde fram till beslut. ades att Birger Jägtoft är vice ordförande och Lars Waern är sekreterare under resterande del av mandatperioden. Vidare beslutades att underlag för agenda meddelas sekreteraren senast tre veckor innan nästkommande sammanträde. Sekreteraren sänder, ca två veckor innan sammanträdet, ut förslag på agenda till ledamöterna. I samband med kallelse till sammanträdet sänds slutligt förslag på agenda ut av sekreteraren. Agendan fastställs på sammanträdet. 2 Dagordning Förslag på dagordning hade sänts ut enligt rutin till ledamöterna i samband med kallelsen den 11 maj. Birger Jägtoft sände ut en alternativ agenda sammanträdesdagens morgon. Diskussion följde om vilken agenda som skulle följas under dagens sammanträde. Agenda utsänd i samband med kallelsen beslutades gälla som stomme under dagens sammanträde. Till dagens agenda görs följande ändringar/kompletteringar: * Punkt 5.4. Karl-Erik informerar om föreningsträff inom Sörmland. * Under punkt 7.5 tas Hedersutmärkelser upp. Birger fick i uppgift att följa upp att de punkter på hans alternativa agenda som var väsentliga för verksamheten tas upp under sammanträdets gång.

2 3 Föregående sammanträdesprotokoll I protokollet från sammanträdet i Kosta den 19 mars står det i 5.6 att Claes Anell avgår. Skall stå: Claes Anell kvarstår som ordförande 4 Ekonomi och medlemsuppföljning 4.1 Ekonomi Lars J redovisade. Konstaterades att ekonomin för Region Öst avseende de första fyra månaderna 2007 följer i stort sett budget. 4.2 Marknadsuppföljning Något sämre än förväntat! Region Öst har minskat något jämfört med motsvarande tid Medlemsantalet var mot april Diskuterades olika verksamheter för att öka medlemsantalet. Ett sätt är telemarketing som förbundets marknadsavdelning gör inriktning för. Kontakt bör tas med marknadsavdelningen för att föra fram Regions Östs önskan om ökad telemarketing inom region öst. Lista över förnyelsegrad och lokal marknadsuppföljning bifogas../1 4.3 Äskande av extra regionmedel Region Öst riktlinjer för äskande av extra regionmedel har diskuterats vid tidigare sammanträden. En arbetsgrupp bestående av Tage C, Carl S och Lars J har tagit fram ett förslag på riktlinjer. Efter ingående diskussion beslutades att riktlinjer för begäran av extra regionmedel ska sändas ut till föreningarna för kännedom. Tilldelningen av extra regionmedel är dock helt beroende på tillgången inom regionen vid varje särskilt tillfälle. Riktlinjerna bifogas../2 RS Region Öst riktlinjer vid föreningsansökan om extra medel i extraordinära situationer Föreningar inom region Öst tilldelas enligt särskilda bestämmelser regionmedel om nio kronor per medlem. För att komma ifråga om tilldelning av medel utöver regionmedel ska förening uppfylla nedanstående krav. 1. Föreningen ska skicka skriftlig ansökan till RS Region Öst. Ansökan ska ange vad pengarna ska användas till och storlek på önskat belopp. Observera att ansökan inte får avse inköp av materiel. 2. Föreningen ska ha upprättat verksamhetsberättelse med resultatoch balansräkning för det gångna verksamhetsåret, och verksamhetsplan (inklusive budget) för innevarande verksamhetsår. Dokumenten ska vara tillgängliga på regionkontoret.

3 3. Föreningens tillgångar får inte överstiga 75 kronor per medlem vid senaste årsskifte. Beloppet är ett riktvärde för RS beslut. Om förening erhåller extra tilldelning ska återrapportering till RS avseende genomförd verksamhet och kostnader göras snarast efter aktivitetens slut. 4.4 Begäran om extra regionmedel Villaägarna i Glasriket har i skrivelse begärt medel för att kunna genomföra marknadsföring i syfte att öka medlemsantalet inom föreningen. Ärendet diskuterades. Villaägarföreningen i Glasriket tilldelas 5000 kr som extra regionmedel för begärt syfte. Återrapportering med styrkta kvitton/fakturor ska ske snarast efter att verksamheten genomförts. 5 Rapporter 5.1 Förbundsnivån Carl S informerade om fastighetsskatten. Åtgärder för att reducera de negativa effekterna av omläggningen, främst den föreslagna höjningen av reavinstbeskattningen görs fortlöpande på förbundsnivå. Angående energifrågan så studeras möjliga vägar för att minska energikostnaden för våra medlemmar. Olika lösningar studeras. Tidningen Ett Hus har sänts ut till alla villahushåll under mitten av maj. Ett omfattande arbete har lagts ner för att få denna tidning så bra som möjligt, för att eventuellt generera ett ökat medlemskap i Villaägarnas Riksförbund. Kongressen tar kraft på förbundsnivån. Just nu granskas och analyseras alla motioner. Birger frågar hur alla föreningar ska få tillgång till medlemsregistret. Carl informerar att ärendet håller på att bearbetas på förbundsnivå. Birger framför att lokalföreningens hemsida inte går att uppdatera. Problemet verkar vara lokalt för Kalmarföreningen och regionkontoret informerar webbansvarig som får åtgärda felet.

4 5.2 Verksamhet i regionens regi Lars J informerade om vårträffen som genomfördes i Rimforsa med mycket goda resultat. Se vidare under punkt 6.1. Flera energimöten har genomförts inom regionen bl a i Katrineholm och Kalmar. Tyvärr har deltagarantalet inte varit särskilt stort. Regionkontoret har under våren genomfört flyttning till nya lokaler. Adress S:t Persgatan 105, Norrköping. Telefonnummer mm som tidigare Frågan väcktes om vad som gäller om flera föreningar vill slås samman till en förening. Tage C informerar att om särskilda skäl föreligger kan regionstyrelsen godkänna att en förenings verksamhetsområde omfattar upp till tre kommuner. Om oenighet föreligger inom regionstyrelsen eller om föreningens verksamhetsområde skall omfatta fler kommuner än tre krävs förbundsstyrelsens godkännande. I brådskande fall kan beslut om godkännande istället fattas av presidiet. Vid senaste RS-sammanträde beviljades Gotland medel för viss verksamhet. Redovisning kommer att ske efter att aktiviteterna är genomförda efter sommaren. 5.3 Verksamhet inom föreningar Lars-Olof S informerade om att en energiträff planeras den 15 augusti för föreningarna inom Vimmerby, Hultsfred, Oskarshamn och Västervik. Träffen planeras tillsammans med resp kommun. Eon och Energimyndigheten medverkar. Respektive förening har möjlighet att begära medel från Regionen. Samarbete mellan föreningar premieras. Märit H har besökt flera föreningar inom västra Östergötland då hon bl a konstaterat att Mjölby visat USA-filmen om miljöutvecklingen för sina medlemmar. Vadstena knackar dörr för att få flera medlemmar och Åtvidaberg har aktualiserat radonfrågan. Karl-Erik T informerar om att en minimässa inom temat energi kommer att genomföras gemensamt av Villaägarna i Nyköping och Oxelösund den 27 oktober. Ett 20-tal företag är inbjudna och svarat positivt. Lars W informerar om att Strängnäsföreningen genomfört ett mycket uppskattat informationsmöte i Grafikens Hus i Mariefred. Birger J informerar om att Kalmarföreningen genomfört energihearing på Trädgårdsmässan. Lasse J informerar om att Katrineholm och Vingåker genomfört energihearing. Tyvärr kan konstateras att intresset för sammankomster inom energiområdet inte varit särskilt stort.

5 5.4 Övrigt Karl-Erik T informerar om att han haft kontakt med samtliga ordföranden i Sörmlandsföreningarna om en gemensam träff för dessa. Syftet är att diskutera gemensamma ärenden såsom kommunkontakter, rabatthäften mm. Intresset är 100%-igt! Träffen avses genomföras i början av september. Birger J bedömer att en motsvarande träff kan bli aktuell även för Kalmar län. 6 Konferenser / träffar 6.1 Vårträffen 21 april. Träffen upplevdes positivt. Grupparbetet har sammanställts av regionkontoret. En arbetsgrupp bör tillsättas för att analysera grupparbetets resultat och föreslå åtgärder för utveckling inom regionen. Ag Utveckling bestående av Märit H, Claes A, Karl-Erik T samt en representant för regionkontoret tillsattes. Ag Utveckling ska till styrelsesammanträdet 21 sept föreslå åtgärder för utveckling. Utkast bör sändas ut till ledamöterna i god tid före sammanträdet. 6.2 Regionträffen i Stockholm 4-5 maj Region Östs representanter Tage C, Carl S och Lasse J informerade översiktligt om verksamheten. Utförlig information sänds ut från Regionkontoret till lokalföreningarna inom region öst. Regionträffen kommer att i fortsättningen kallas Regionkonferens. 6.3 Regionkonferens 2008 Nästa års konferens kommer att ske inom Region Öst någon gång mellan 15/4 15/ års konferens genomförs inom region Mitt. Diskussion om nästa års konferens tas upp vid nästa styrelsesammanträde, 9 augusti. Ag Regionkonferens 2008 beslutades inledningsvis bestå av Tage C och Lasse J.

6 7 Pågående/Planerad verksamhet 7.1 Energifrågor Vissa föreningar har planerat för mässor och hearings under hösten. Insändare i massmedia kommer att intensifieras. 7.2 Kongressärenden Höstträffen september inriktas på frågor avseende kongress september besöker Förbundsordföranden Ulla Johansson och Förbundsdirektören Hans Lemker region öst för att diskutera kongressfrågor. Tage C och Lasse J presenterar förberedelseförslag avseende höstträffen vid styrelsesammanträde 9 augusti. Preliminärinformation om höstträffen sänds snarast ut av regionkontoret. Underhandsutgåva om informationen sänds ut till styrelseledamöterna innan utsändning till föreningarna. 7.3 Medlemsrekrytering genom tävlingsmoment Carl S informerade. Läs information på förbundets hemsida. (under förbundsinfo för förtroendevalda/utmaningen) Uppföljning sker kontinuerligt på Strandabygdens hemsida. Regionkontoret kommer regelbundet/månadsvis att skicka ut information till föreningarna i Region Öst. 7.4 Övrigt Birger J ställer fråga om hur verksamheten enligt VP07 ska följas upp. Ag VP07 får till uppgift till nästa styrelsesammanträde, 9 augusti, att presentera verksamhetsläget. Underlag för VP08 diskuteras vid sammanträdet 9 augusti. 7.5 Hedersutmärkelser Begäran om ett antal hedersutmärkelser har inkommit. Karl-Erik T deltog ej i handläggningen av förenings begäran. Följande tilldelas hedersutmärkelser: Guld Anne-Marie Sundin, VILLAÄGARNA i Oxelösund Tord Sundin, VILLAÄGARNA i Oxelösund Karl-Erik Tybbleus, VILLAÄGARNA i Oxelösund Per-Olof Lundmark, VILLAÄGARNA i Oxelösund Gunnar Magnusson, VILLAÄGARNA i Oxelösund

7 8 Administrativa frågor slista, agenda och protokollsutseende diskuterades. Lista över fattade beslut görs upp och revideras av sekreteraren. Presenteras vid varje styrelsesammanträde. I agendan ska verksamhetsplanen ha en ständig punkt. Nästkommande sammanträden under året ska tas med i agenda och protokoll. 9 Övriga frågor Intet 10 Nästa sammanträde Nästa sammanträde den 9 augusti kl 14. Plats: Gryts skärgård. Sammanträden därefter är preliminärt: 21 september i samband med höstträffen. 29 oktober i Norrköping 10 december i Norrköping. 11 Ordföranden tackade för många kreativa och kloka förslag och beslut. Sammanträdet avslutades kl1745. LARS WAERN Lars Waern Sekreterare TAGE CARLSSON Tage Carlsson Ordförande

8 RS Öst protokoll Bilaga 1 sid Rapport förnyelsegrad - DM och FM exkl fd SM Öst Aviserade Aviserade Aviserade Aviserade Förnyelse- Betalda Obetalda Utträdda Totalt grad 4002 Villaägarna i Gnestabygden ,10% 4005 Labro Villaägareförening ,30% 4011 Villaägarna i Nyköping ,70% 4012 Villaägarna i Oxelösund ,60% 4015 Villaägarna i Flen ,40% 4016 Villaägarna i Katrineholm/Vingåker ,70% 4018 Eskilstuna Norra VÄF ,00% 4019 Odlarens Egnahemsförening ,90% 4022 Flacksta Västra Villaägareförening ,30% 4023 Hållsta Villaägare ,00% 4024 Villaägarna i Strängnäsbygden ,30% 4031 Villaägare i Trosabygden ,30% 4999 Direktansluten Öst ,20% 5003 Villaägarna i Finspång ,10% 5004 Valdemarsviksavdelningen ,90% 5008 Villaägarna Linköping ,50% 5014 Östra Östergötland ,60% 5016 Kvillinge Villaägareförening ,20% 5018 Simonstorparna Intresseförening ,00% 5026 Söderköpingsavdelningen ,20% 5030 Villaägarna Motala ,80% 5031 Motala Nordvästra Villaägareförening ,80% 5033 Villaägarna i Vadstena ,20% 5034 Villaägarna Mjölby-Boxholm ,20% 5037 Pryssgården-Taborsberg för ,30% 5039 Villaägarna i Åtvidaberg ,90% 5999 Direktansluten Öst ,30% 8001 Villaägarna i Hultsfreds kommun ,00% 8002 Villaägarna i Kalmarbygden ,00% 8004 Villaägarna i Oskarshamn ,20% 8006 Villaägarna Tjust ,30% 8007 Villaägarna Vimmerbyorten ,50% 8009 Villaägarna i Glasriket ,40% 8010 Villaägarna i Strandabygden ,70% 8011 Villaägarna i Mörebygden ,60% 8012 Villaägarna på Öland ,50% 8999 Direktansluten Öst ,70% 9001 Villaägarna Gotland ,80% Regionen ,70%

9 RS Region Öst riktlinjer vid föreningsansökan om extra medel i extraordinära situationer Föreningar inom region Öst tilldelas enligt särskilda bestämmelser regionmedel om nio kronor per medlem. För att komma ifråga om tilldelning av medel utöver regionmedel ska förening uppfylla nedanstående krav. 4. Föreningen ska skicka skriftlig ansökan till RS Region Öst. Ansökan ska ange vad pengarna ska användas till och storlek på önskat belopp. Observera att ansökan inte får avse inköp av materiel. 5. Föreningen ska ha upprättat verksamhetsberättelse med resultatoch balansräkning för det gångna verksamhetsåret, och verksamhetsplan (inklusive budget) för innevarande verksamhetsår. Dokumenten ska vara tillgängliga på regionkontoret. 6. Föreningens tillgångar får inte överstiga 75 kronor per medlem vid senaste årsskifte. Beloppet är ett riktvärde för RS beslut. 7. Om förening erhåller extra tilldelning ska återrapportering till RS avseende genomförd verksamhet och kostnader göras snarast efter aktivitetens slut.