Samkommunfullmäktige Kuntayhtymän valtuusto Protokoll Pöytäkirja

Transkript

1 Samkommunfullmäktige Kuntayhtymän valtuusto Protokoll Pöytäkirja 1/2010

2 KUNTAYHTYMÄN VALTUUSTO Sammanträdestid / Kokousaika Sammanträdesplats /Kokouspaikka Beslutande / Päättäjät: x Forsman Bo x Holmqvist Karl-Johan x Häggblom Bjarne - Häggman Marja x Luomala Minna, ersättare x Karlström Lars-Olof x Vikström Mona x Kortell Gustav x Smedman Rainer x Backman Inger x Englund Greger x Granholm Tomas x Blom Allan x Sourander Ulf x Häggblom Alf x Käldman Leif - Tarvonen Camilla x Wikström Bjarne Övriga närvarande / Muut: x x - - x x x x x x Sandberg Henrik, skst ledamot Staffans Lisbeth, skst ledamot Forsander Mårten, skst ledamot Timonen Marlén, skst ledamot Överfors Johanna, skst ledamot Backlund Nils, skst ledamot Snellman Mikael, skst ledamot Vainionpää-Tahvanainen Jaana,skst ledam Filppula Seppo, skst ledamot Ede Rabbe, direktör Sjölund Tiina, förvaltningsdirektör Gripenberg Max, rektor Käld Ann, chef för studietorget Sissala Tuula, utvecklingschef Snellman Sixten, rektor Sunabacka Sune, chef Jakobstad Karleby Kronoby Larsmo Nykarleby Oravais Pedersöre KOKOUSPÖYTÄKIRJA Sammanträdesnummer Kokousnumero 1/2010 Onsdag/keskiv. kl Optima, Trädgårdsg./Puutarhak."Mässkär" Paragrafer / Pykälät 1 11 Underskrifter Bjarne Häggblom Ordförande/puheenjohtaja Justering Protokollet framlagt till påseende, ort och tid Mona Vikström Protokolljusterare/pöytäkirjan tarkastaja Samkommunens kansli Tiina Sjölund Protokollförare/pöytäkirjan pitäjä Bjarne Wikström Protokolljusterare/pöytäkirjan tarkastaja Intygar, underskrift tjänsteställning Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Utdragets riktighet bestyrker ort, tid och tjänsteställning

3 Samkommunfullmäktige Kuntayhtymän valtuusto Sammanträdestid / Kokousaika Sammanträdesplats / Kokouspaikka KOKOUSPÖYTÄKIRJA 1/2010 Onsdag/keskiv. kl Optima, Trädgårdsg./Puutarhak."Mässkär" ÄRENDEN: Sida i protokollet 1 Sammanträdets öppnande / Kokouksen avaaminen 1 2 Verkställes namnupprop och fastställande av röstlängd för sammanträdet /Nimenhuuto ja kokouksen ääniluettelon vahvistaminen 1 3 Laglighet och beslutförhet / Laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 4 Val av protokolljusterare / Pöytäkirjan tarkastajat 2 5 Befrielse från förtroendeuppdrag; Aija Ström 3 6 Val av ny ersättare i samkommunstyrelsen 4 7 Ändringar i förvaltningsstadgan 5 8 Personalrapport för år Omdisponering av budgetanslag 8 10 Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år Godkännande av bokslut för år

4 1 1 Sammanträdets öppnande / Kokouksen avaaminen Sammanträdet öppnades av samkommunfullmäktiges ordförande Bjarne Häggblom Verkställes namnupprop och fastställande av röstlängd för sammanträdet /Nimenhuuto ja kokouksen ääniluettelon vahvistaminen Hänv.: Förteckning Samkommunstyrelsen föreslår: Fmge 2, Samkommunfullmäktige: att samkommunfullmäktige fastställer röstlängden. Efter verkställt namnupprop konstaterades att samtliga medlemskommuner var representerade och röstlängden fastställdes enligt bilagda förteckning

5 2 3 Laglighet och beslutförhet / Laillisuus ja päätösvaltaisuus Samkommunstyrelsen föreslår: Fmge 3, Samkommunfullmäktige: Kallelse till samkommunfullmäktiges sammanträde skall tillställas medlemmarna i samkommunfullmäktige och samkommunstyrelsen samt medlemskommunernas kommunstyrelser minst tio dagar före sammanträdet. Samkommunfullmäktige är beslutför, då minst två tredjedelar (2/3) av medlemmarna är närvarande och då de företräder minst hälften av det sammanlagda röstetalet för samtliga medlemmar. Kallelse och föredragningslista till detta sammanträde har genom postens förmedling sänts den Att samkommunfullmäktige konstaterar att sammanträdet är lagenligt sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande fullmäktigemedlemmar även beslutför. Konstaterade att sammanträdet var lagenligt sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande fullmäktigemedlemmar beslutfört Val av protokolljusterare / Pöytäkirjan tarkastajat Samkommunstyrelsen föreslår: Fmge 4, Samkommunfullmäktige: Att samkommunfullmäktige besluter att utse två protokolljusterare och fastställer att protokollet justeras tisdag kl vid samkommunens kansli. Beslöt att välja Mona Vikström och Bjarne Wikström till protokolljusterare, samt att justeringen äger rum enligt samkommunstyrelsens förslag.

6 3 Dnr [176/2010] 5 Befrielse från förtroendeuppdrag; Aija Ström Hänv.: bilaga 1 Anhållan om befrielse Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 43, Samkommunstyrelsen: Aija Ström, som av samkommunfullmäktige utsetts till ersättare för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen för perioden , har anhållit om befrielse från sitt förtroendeuppdrag på grund av flytt till annan ort. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige beviljar Aija Ström befrielse från förtroendeuppdraget som ersättare i samkommunstyrelsen. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Hänv.: bilaga 1 Anhållan om befrielse Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Fmge 5, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige beviljar Aija Ström befrielse från förtroendeuppdraget som ersättare i samkommunstyrelsen. Förslaget godkändes.

7 4 Dnr [192/2010] 6 Val av ny ersättare i samkommunstyrelsen Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 44, Samkommunstyrelsen: En ny ersättare bör utses för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen, eftersom Aija Ström begärt befrielse från förtroendeuppdraget. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige utser en ny ersättare för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen för återstoden av mandatperioden Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Fmge 6, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige utser en ny ersättare för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen för återstoden av mandatperioden Samkommunfullmäktige utsåg enhälligt Alexandra Biaudet till ersättare för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen för återstoden av mandatperioden

8 5 Dnr [199/2010] 7 Ändringar i förvaltningsstadgan Hänv.: bilaga 14 ändringsförslag Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 50, Samkommunstyrelsen: Den ikraftvarande förvaltningsstadgan uppgjordes i samband med omorganiseringen, och godkändes av samkommunfullmäktige den Under det dryga år som stadgan varit i kraft har upptäckts några punkter som borde ändras. Ändringarna skall godkännas av samkommunfullmäktige. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner de förslagna ändringarna i förvaltningsstadgan. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Hänv.: bilaga 2 Ändringsförslag Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Fmge 7, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige godkänner de förslagna ändringarna i förvaltningsstadgan. Förslaget godkändes.

9 6 Dnr [168/2010] 8 Personalrapport för år 2009 Hänv.: bilaga 8 personalrapport Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 33, Samkommunstyrelsen: Inom Optima samkommun arbetade vid årets slut sammanlagt 252 personer, med en medelålder om 45,8 år. Personalstyrkan motsvarar 223,8 årsverken, vilket är en ökning med 4,7 jämfört med året innan. Utbetalda löner och arvoden inkl. personalbikostnader under året uppgick till 10,611 milj. euro vilket är 61,5 % av de totala verksamhetskostnaderna. Den genomsnittliga sjukfrånvaron var 9,4 dagar/anställd. Ytterligare uppgifter om personalen framgår ur bilagan. Rapporten kommer att presenteras för samkommunens samarbetsdelegation och för revisionsnämnden. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner personalrapporten för år Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

10 7 Hänv.: bilaga 3 Personalrapport Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Fmge 8, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige godkänner personalrapporten för år Förslaget godkändes.

11 8 Dnr [193/2010] 9 Omdisponering av budgetanslag Hänv.: bilaga 2 Budgetändringar Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: På grund av ändrad redovisningsprincip för finansieringsvederlaget till fastighetsbolaget OptiPark Ab bör en ändring i budgeten för 2010 göras. Motsvarande ändring har även gjorts i bokslutet för år Amorteringsdelen av finansieringsvederlaget förs i OptiPark Ab:s bokföring till amorteringsfonden, vilket innebär att den för Optimas del utgör en placering, och därför bör upptas som en investering i samkommunens budget. I detta nu finns finansieringsvederlaget budgeterat som hyreskostnader för de utrymmen vi hyr i fastigheten på Paul Hallvarsgatan. Budgetanslaget på euro finns således i driftsbudgeten. Beloppet flyttas i budgeten från hyreskostnader på driften till placering i dotterbolag i investeringsbudgeten. Omdisponeringen påverkar resultaträkningen, balansräkningen och finansieringskalkylen. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner följande ändring av budgeten för år 2010: Driftskostnaderna för samkommunens förvaltning, hyreskostnader, minskas med euro Investeringsbudgeten för samkommunens förvaltning, placering i dotterbolag, ökas med euro Skst 45, Samkommunstyrelsen: Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

12 9 Hänv.: bilaga 4 Budgetändringar Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Samkommunfullmäktige godkänner följande ändring av budgeten för år 2010: Driftskostnaderna för samkommunens förvaltning, hyreskostnader, minskas med euro Investeringsbudgeten för samkommunens förvaltning, placering i dotterbolag, ökas med euro Fmge 9, Samkommunfullmäktige: Förslaget godkändes.

13 10 10 Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2009 Hänv.: bilaga 5 Utvärderingsberättelse Revisionsnämnden 9, Revisionsnämndens beslutsförslag: Fmge 10, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige antecknar utvärderingsberättelsen för år 2009 för kännedom. Förslaget godkändes.

14 11 Dnr [95/2010] 11 Godkännande av bokslut för år 2009 Hänv.: bilaga 5 Förvaltningsdirektören: Allmänt Bokslutet och den verksamhetsberättelse som är en del av bokslutet bör ge riktiga och tillräckliga uppgifter om verksamheten och ekonomin. Bokslutets centrala mål är därför att mäta hur samkommunens ekonomiska mål och verksamhetsmål har uppfyllts. I klartext betyder detta att samkommunens resultat, resultaträkningens, balansräkningens och finansieringsanalysens nyckeltal samt de nyckeltal som mäter verksamheten utgör stommen i bokslutet. Bokslutet skall godkännas av samkommunstyrelsen före utgången av mars månad och behandlas i samkommunfullmäktige före utgången av juni månad. Bokslutet undertecknas av samkommunstyrelsen tillsammans med samkommunens direktör. Efter underskrifterna görs revisorernas anteckning. Bokslutets innehåll De bokslutshandlingar som samkommunen publicerar bör innehålla resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys och bilageuppgifter (noter) till dem, samt en tablå över budgetutfallet och en verksamhetsberättelse (bokföringslagen kap 3 1; kommunallagen 68). Till bokslutshandlingarna hör dessutom specifikationer till balansräkningen och noterna (bokföringslagen 3 kap. 13). Dessa är samkommunens interna handlingar och publiceras inte. En kommun eller samkommun som har bestämmanderätt i en annan bokföringsskyldig skall dessutom uppgöra koncernbalansräkning som en del av bokslutet.

15 12 Revisionen av bokslutet Bokslutshandlingarna överlåts till revisorerna och revisionsnämnden för utvärdering. Revisionsnämnden bör utge en revisionsberättelse till samkommunfullmäktige före utgången av maj månad. Revisionsberättelsen och revisionsnämndens utvärderingsberättelse ingår inte i bokslutshandlingarna utan framförs till samkommunfullmäktige som en separat bilaga till bokslutet och verksamhetsberättelsen. Sammandrag över bokslutet: 1. Överskottet Periodens överskott överstiger det budgeterade med euro. Denna positiva överskridning kan till stor del hänföras till två specifika orsaker: vi erhöll euro som enhetspris för 10 extra studerande till följd av att vi beviljades förhöjd kvot kostnadsn blev lägre till följd av en teknisk omdisponering från driften till investeringsn (finansieringsvederlag överfört till balansen som placering) Resultatsammandraget, som visar jämförelse med utfallet år 2008, innefattar endast externa intäkter och kostnader: Resultatsammandrag, ändring Intäkter Kostnader Verksamhetsbidrag Årsbidrag Resultat ökn./minsk. avskrivn.differens ändring av investeringsreservering Periodens överskott Observeras bör att resultatet för föregående år (2008) påverkades av försäljningen av Handelsfastigheten och således är de två åren inte direkt jämförbara. I föregående bokslut gjordes en investeringsreservering, som i bokslutet för 2009 upplöses och samtidigt påverkar avskrivningsdifferensen. Efter upplösningen av investeringsreserveringen kan överskottet, dvs ,00 euro överföras till balansen som ökning av eget kapital.

16 13 2. Finansieringen Samkommunens kassaflöde, dvs. förändringen av kassamedel, var euro. Investeringarnas interna finansieringsgrad (52 %) visar att vi klarade av att finansiera drygt hälften av de under året förverkligade investeringarna med årsbidraget. Resten finansierades med kassamedel och kortfristiga lån. Samkommunens långfristiga lån amorterades med euro. De likvida medlen minskade till följd av finansieringen av investeringarna med egna medel. Likviditeten vid årsskiftet var 30 dagar. Kommuncertifikatprogrammet (likviditetslån = kortfristigt lån) utnyttjades vid några tillfällen. 3. Skulder och tillgångar Balansens slutsumma är 19,807 milj. euro. Samkommunens lån består av egna lån för att finansiera samkommunens investeringar (2,16 milj. euro) investeringslån som samkommunen upptagit men kommunerna betalar ( euro). Medlemskommunernas amorteringar på dessa lån höjer grundkapitalet. Den relativa skuldsättningsandelen är 13 %. Det ackumulerade överskottet uppgår till 4,832 milj. euro. Grundkapitalets andel av balansens slutsumma var 40 % vid årets slut. 4. Budgetutfall driftsbudgeten I budgetutfallet ingår både interna och externa intäkter och kostnader. Intäkterna från verksamheten blev 1,358 milj. euro eller 7,6 % högre än de budgeterade.

17 14 Budgetjämförelse, intäkterna: BU-09 BS-09 diff % Enhetsprisintäkter ,8 Övriga försäljningsintäkter ,7 Avgiftsintäkter ,7 Understöd och bidrag ,4 Övriga verksamhetsintäkter ,6 Förändring i lager Kostnaderna för verksamheten översteg de budgeterade med 1,087 milj. euro eller 6,5 %. Budgetjämförelse, kostnaderna: BU-09 BS-09 diff % Löner och arvoden ,3 Pers.bikostnader ,5 Köp av tjänster ,7 Köp av material mm ,1 Understöd och bidrag ,5 Övriga verksamhetskostnader ,3 Samkommunens verksamhetsbidrag på euro överskred det budgeterade med euro (21 % över budget). Verksamhetsbidraget räcker mer än väl till att täcka avskrivningarna och de finansiella posterna. Avskrivningarna uppgick till euro, vilket är euro mer än budgeterat. Orsaken till detta är de under året gjorda investeringarna. De finansiella posterna uppgick till euro (budget euro), vilket nästan i sin helhet utgörs av räntan på grundkapitalet till medlemskommunerna ( euro). Den allmänna räntenivån har under året varit exceptionellt låg till följd av den ekonomiska recessionen. Avskrivningsdifferensen ökar eftersom den investeringsreservering på euro som för ett år sedan gjordes för byggnadsinvesteringen i Nykarleby upplöses. Budgeten utgick från ett överskott på euro. Samkommunens resultaträkning uppvisar ett överskott som är euro (80 %) bättre än budgeterat.

18 15 5. Budgetutfall investeringsbudgeten Budgeterade investeringskostnader Förverkligade investeringskostnader Differens Utfallet innefattar byggnader: överskridning euro maskiner och inventarier: inbesparing euro placeringar: överskridning euro immateriella tillgångar: överskridning euro 6. Räkenskapsperiodens resultat Räkenskapsperiodens resultat är ,41 euro. Efter ökning av avskrivningsdifferenserna och minskning av reserverna bildas räkenskapsperiodens överskott enligt följande: Räkenskapsperiodens resultat ,41 Ökn. av avskrivningsdifferenserna ,41 Minskning av reserver ,00 Räkenskapsperiodens överskott ,00 Föreslås att överskottet överförs till balanskontot över/underskott från tidigare år. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Beslutsförslag: Samkommunstyrelsen besluter föreslå för samkommunfullmäktige att 1. räkenskapsperiodens resultat den fastställs till ,41 euro ,00 euro överförs från balansen som minskning av reserver 3. överskottet, efter ökningen av avskrivningsdifferenserna och upplösningen av reserverna, är ,00 euro 4. överskottet överförs till balanskontot över/underskott från tidigare år

19 16 Samkommunstyrelsen besluter vidare att 1. underteckna bokslutet för år 2009 och överlämna handlingarna till revisorerna för granskning 2. överlämna bokslutet vidare för behandling i samkommunfullmäktige, efter revisionsnämndens beredning. Skst 19, Samkommunstyrelsen: Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Behandlad i revisionsnämnden den Hänv.: bilaga 6 Revisionsberättelse bilaga 7 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2009 Revisionsnämnden: Godkännande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet Revisorn föreslår i sin revisionsberättelse, daterad , bilaga 6 att bokslutet godkänns och att de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för den granskade räkenskapsperioden. Revisionsnämnden beslöt den att Beslutsförslag: - ge revisionsberättelsen för kännedom till samkommunfullmäktige - föreslå för samkommunfullmäktige att bokslutet för år 2009 godkänns och att medlemmarna i samkommunstyrelsen och övriga redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden Samkommunfullmäktige 1. tar del av bokslutshandlingarna (bilaga 7) 2. tar del av revisionsberättelsen (bilaga 6) och antecknar den till kännedom 3. besluter godkänna bokslutet 4. besluter bevilja medlemmarna i samkommunstyrelsen och övriga redovisningsskyldiga ansvarsfrihet för räkenskapsperioden

20 17 Fmge 11, Samkommunfullmäktige: Förslaget godkändes.

21 18 Fullmäktige eller samkommunens högsta beslutande organ BESVÄRSANVISNING Optima samkommun Samkommunfullmäktige datum för sammanträdet Paragraf Sida BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan kommunalbesvär enligt 91 kommunallagen inte anföras anföras över beslutet. Paragrafer 1-4 Enligt 3 1 mom. FörvBesvL/annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Besvärsmyndighet, adress och postadress Förvaltningsdomstolen i Vasa Fiskstrandsparken PB Vasa länsrätt Kommunalbesvär, paragrafer 5-11 Besvärstid 30 dagar Förvaltningsbesvär, paragrafer Annan besvärsmyndighet, adress och postadress paragrafer Besvärstid Dagar Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet. Fogas till protokollet

22 19 Besvärsskrift Inlämnande av besvärs handlingarna I besvärsskriften skall uppges Ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress Vilket beslut som överklagas Vilka ändringar som yrkas i beslutet Motiveringarna till beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram under besvärstidens sista dag innan ämbetsverket stängs. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer Besvärshandlingarna kan även lämnas till 1) : namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Detaljerad besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten Fogas till protokollet