Arbetsbelastningen i de allmänna domstolarna

Transkript

1 Arbetsbelastningen i de allmänna domstolarna Förslag till hur arbetsbelastningen skall mätas DV rapport 2002:1 Slutrapport Jönköping. Besöksadress: Kyrkogatan 34 Telefon: Fax: Internet:

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning Bakgrund och uppdraget Utgångspunkt för projektet Dagens resursfördelning/budgetering Tingrätterna Hovrätterna Arbetsbelastningen Indikatorer på resursåtgången vid tingsrätterna Mål som domstolen inte kan påverka Förtursmål Sammanträde för förberedelse m.m Särskilt uppsatta beslut Delgivning Huvudförhandling Avgörande Sammansättning Restid Syn Rättshjälp Förlikning Enskilda anspråk i brottmål Flera parter, ombud, förhörspersoner, tolkar och sakkunniga Utländsk lagstiftning Ärenden Konkurser Företagsrekonstruktioner Miljömål Fastighetsmål Sammanställning av indikatorer

3 5. Indikatorer på resursåtgången vid hovrätterna Andel mål som kräver prövningstillstånd Brottmål Förtursmål Förberedande sammanträden Preliminära frågor Huvudförhandling eller föredragning Avgörande Sammansättning Restid Syn Flera parter, ombud, förhörspersoner, tolkar och sakkunniga Rättshjälp Utländsk lagstiftning Förlikning Sammanställning av indikatorer Personalresurser Poängsystem för beräkning av vikttal Inledning Vad bör poängsättas? Poängsättningen Indelning i målgrupper Tidsredovisning/resursmätning Tidsredovisning på advokatbyråer Tidsredovisning hos åklagarna Tidsredovisning i Västmanlands tingsrätt Tidsredovisning i Nederländernas domstolar Framtida tidsredovisning i länsrätter och kammarrätter Tidsredovisning i de allmänna domstolarna Avslutande synpunkter

4 Sammanfattning Arbetsbelastningsprojektet har i denna andra del av sitt uppdrag haft till uppgift att sammanställa faktorer som är av intresse för att kunna följa arbetsbelastningen i domstolarna. Med arbetsbelastning avses resursåtgång. Med utgångspunkt i arbetet från den första delen av projektet har vi sökt finna lämpliga mätverktyg för domstolarnas arbetsbelastning i framtiden. Dagens kriterier för att mäta resursåtgången i domstolarna är, enligt vår uppfattning, otillräckliga för att ge en god bild av nedlagda resurser och grundar sig till största delen på antalet inkomna mål och ärenden. Målen kräver emellertid olika mycket av domstolarnas resurser och för att mäta arbetsbelastningen behövs uppgifter om den hantering eller de åtgärder som krävs för att få målen avgjorda. Den lämpligaste tidpunkten att mäta målhanteringen är då målen har avgjorts. De faktorer i målhanteringen som är mer objektivt mätbara och utgör indikatorer på resursåtgång är t.ex. förekomst av förhandling, förhandlingstidens längd, särskilda beslut, vilken typ av avgörande det är och domstolens sammansättning vid avgörandet. Idag räknas schablonartade vikttal ut för mål och ärenden vid tingsrätterna. Vikttalen beräknas utifrån den tidsredovisning som finns vid tingsrätterna: redovisningen av fördelning av personalresurser. Istället för dessa vikttal föreslår vi att ett poängsystem införs där målhanteringen poängsätts så att olika måltyper får olika vikttal. De vikttal som målen får i poängsystemet kan sedan utgöra bas i ett nytt resursfördelningssystem. För att kunna mäta arbetsbelastningen måste också den faktiskt tillgängliga resursen för målavverkning mätas. För att mäta denna resursåtgång liksom arbetet som läggs ned inom andra områden, såsom administration, data, remisser, utvecklingsarbete och utbildning, behövs en tillförlitligare tidsredovisning än som finns idag. Vi föreslår därför att ett datorstött tidsredovisningssystem införs som ska fyllas i av all personal

5 En mätning av målhanteringen och tidsredovisningen ger sammantaget goda förutsättningar att följa upp och utvärdera verksamheten vid domstolarna. Samtidigt ger dessa kunskaper ihop med uppgiften om antalet inkomna mål ett gott stöd för planering av arbetet vid domstolarna

6 1. Bakgrund och uppdraget I regleringsbrevet för budgetåret 2000 avseende Domstolsväsendet gav regeringen Domstolsverket (DV) i uppdrag att undersöka om mål och ärenden i domstolarna ökat i svårighet och komplexitet de senaste åren. Enligt av DV fastställda direktiv borde resultatet av den beskrivna undersökningen ge sådana inblickar i hur verksamheten har förändrats över tiden att den kan utgöra grund för ett fortsatt arbete med att finna faktorer för "avläsning" av en domstols arbetsbelastning. Projektet delades upp i två delar, en undersökning beträffande de allmänna domstolarna och en undersökning beträffande de allmänna förvaltningsdomstolarna. Denna rapport behandlar de allmänna domstolarna. I den första delen av projektet gjordes en genomgång av befintlig statistik och en begränsad tvistemålsundersökning. Arbetet redovisas beträffande de allmänna domstolarna i DV rapport 2001:5 "Arbetsbelastningen, En studie av målutvecklingen vid tingsrätter och hovrätter under 1990-talet". Arbetet i den andra delen av projektet skall enligt direktiven leda till en rapport som innehåller bl.a. en sammanställning över faktorer som är av intresse för att kunna följa arbetsbelastningen i domstolarna. Med arbetsbelastning avses resursåtgången som följer av hanteringen i vid bemärkelse av mål och ärenden. Vidare är det enligt direktiven angeläget att samma information skall finnas både beträffande första och andra instans och att resursåtgången därmed skall kunna följas genom domstolsinstanserna. Det har även angivits att samverkan skall ske med den projektgrupp som förbereder ett nytt verksamhetsstöd för domstolarna avseende de uppgifter som för framtiden bedöms vara av intresse för att mäta en domstols arbetsbelastning. För projektets genomförande tillsatte DV en styrgrupp och projektgrupp. Till projektgruppen knöts en referensgrupp. I styrgruppen har ekonomichefen Ann Härelind Jonzon, utvecklingschefen Birgitta Holmgren, enhetschefen Monica Dahlbom och sektionschefen Jan Lindgren ingått. Projektgruppen har bestått av lagmannen Bengt- Åke Engström som projektledare och rådmannen Cecilia Klerbro som projektsekreterare. I referensgruppen till denna del av projektet har följande personer ingått: lag

7 männen Rune Johansson och Ann-Christine Lindeblad, hovrättsrådet Ann-Christine Persson, kanslichefen Erik Ternert, chefsrådmannen Jan Öhman, administrative direktören Rolf Hellqvist, chefsadministratören Eva Sjölund samt hovrättsassessorn Anna Witte (Jusek) och administratören Gunn Svensson (ST-domstol). Sammanträde med styrgruppen har hållits vid tre tillfällen och med referensgruppen vid två tillfällen. Vidare har diskussioner förts med den projektgrupp som arbetar med motsvarande frågor för förvaltningsdomstolarna och sammanträffande har ägt rum med projektgruppen för det nya verksamhetsstödet, VERA Utgångspunkt för projektet Dagens kriterier för att mäta resursåtgången i domstolarna är otillräckliga för att ge en god bild av nedlagda resurser. Antalet inkomna mål ger till att börja med inte mycket upplysning om det arbete som läggs ned för att avgöra målen. Omfattningen av förberedelsearbete och efterarbete har vi ingen kunskap om. Målstockens sammansättning har stor betydelse för arbetsbelastningen. Vi vill kunna se förändringar av målstocken över tiden liksom regionala skillnader. Den totala resursåtgången beror av flera faktorer av vilka alla inte är objektivt mätbara. Projektet syftar till att identifiera ytterligare faktorer som bidrar till att man kan bilda sig en uppfattning om arbetsbelastningen. Med utgångspunkt i arbetet från den första delen av projektet har vi i denna andra del sökt finna lämpliga mätverktyg för domstolarnas arbetsbelastning i framtiden. De frågor vi söker besvara är hur arbetsbelastningen skall mätas och vilka mätverktyg som skall användas. I den första delen av projektet angavs att den befintliga statistiken är helt otillräcklig för att göra en bedömning av resursåtgången i domstolarna. Statistiken kan, om den kompletteras och förs på ett enhetligt sätt, ge en god bild av arbetsbelastningen på domstolarna. I rapporten behandlar vi indikatorer på resursåtgång. Dessa indikatorer kan också redovisas som statistik men vi har inte tagit ställning till vad som bör redovisas som statistik

8 För bedömningen av resursåtgången är det även av central vikt att veta vilka faktiska personalresurser som finns att tillgå för att avgöra mål. För den informationen behövs det ett bättre instrument än det som finns idag. För planeringen av verksamheten är det också nödvändigt med kunskap om tid som går åt för remissarbete, administration, data, utbildning och utvecklingsarbete. Bättre information om arbetsbelastningen och tillgängliga personalresurser ger domstolarna ett gott underlag för bedömning av framtida resursbehov och goda förutsättningar att planera verksamheten. Informationen kan därmed ligga till grund för budgetframställningen. Även om det huvudsakliga syftet med denna del av projektet är att finna indikatorer för att mäta arbetsbelastningen, bör resultatet på längre sikt kunna leda fram till en ny budgeteringsmodell för domstolarna. Mot denna bakgrund redogörs inledningsvis för dagens resursfördelning. Vidare redovisas ett tänkt poängsystem som kan ge ett annat sätt att beräkna vikttal för mål och ärenden

9 2. Dagens resursfördelning/budgetering 2.1. Tingrätterna Idag grundas tingsrätternas resursfördelning till största delen på inkomna mål och ärenden. Genomsnittet av inkomna mål/ärenden per verksamhetsgren för de två senaste åren multipliceras med vikttal och bildar s.k. poängtal. Vikttalen beräknas utifrån samtliga tingsrätters uppgifter om fördelning av personalresurser. Vikttalen beskriver vilka lönekostnader en verksamhetsgren behöver för att avgöra ett mål/ärende i relation till de andra verksamhetsgrenarna. Medel för övriga kostnader fördelas som ett pålägg på lönekostnaderna. För tingsrätterna finns dock två avvikelser, nämligen ersättning för nämndemän och kungörelsekostnader. Genomsnittet av inkomna mål/ärenden per verksamhetsgren för de två senaste åren multipliceras med vikttalet och bildar ett poängtal. Poängtalen summeras för samtliga verksamhetsgrenar för tingsrätten. Det framräknade poängtalet för tingsrätten multipliceras med ett krontal eller poängvärde. Till grund för poängvärdet ligger de disponibla medlen, d.v.s. de medel som skall ge en totalbudget för tingsrätterna. De tingsrätter som har fastighetsdomstol, miljödomstol, fastighetsråd och miljöråd får särskilda medel till detta. Vidare finns en del tillägg av olika slag som kan utgå. Vikttal som används för tingsrätterna T-mål - gemensam ansökan 0,20 0,18 - övriga 0,98 1,07 B-mål - notariemål 0,54 0,57 - brottmål exkl. notariemål 1,11 1,13 Konkursansökan 0,80 0,88 Domstolsärenden 0,15 0,14 Utsökningsmål 0,49 0,53-8 -

10 Brottmål med nämndemän har justerats med + 0,13 och konkurserna med + 0,23 för kungörelsekostnader Hovrätterna Beträffande hovrätterna finns ingen motsvarande metod för resurstilldelning som för tingsrätterna. Hovrätternas budget bestäms istället med en slags marginalmetod där utgångspunkten är föregående års budget och hänsyn tas till förändringar av olika slag

11 3. Arbetsbelastningen Projektgruppens bedömning: Målen kräver olika mycket av domstolarnas resurser. För att mäta arbetsbelastningen i domstolarna behöver hanteringen eller åtgärderna som krävs för att få målet avgjort mätas. Den lämpligaste tidpunkten för att mäta hanteringen är när målet har avgjorts eftersom vi då vet vilka resurser som krävts för att nå ett avgörande. Grundläggande för domstolarnas arbetsbelastning är mängden mål, målens svårighet och tillgängliga resurser. Vissa mål väger tyngre arbetsmässigt sett än andra. De kan t.ex. vara juridiskt mer komplicerade eller tyngre ur bevissynpunkt. Metoden för resursfördelning för tingsrätterna som används idag grundar sig på antalet inkomna mål och fördelning av personalresurserna. Härvid görs ingen åtskillnad på mål inom en kategori utan alla förutsätts ta lika stora resurser i anspråk. Emellertid hanteras målen på olika sätt och är också olika resurskrävande ur personalsynpunkt. Det är inte enbart mål av en viss typ som kan sägas vara särskilt resurskrävande utan det skiljer sig också från mål till mål inom samma kategori. Ett mål med en muntlig förhandling tar i allmänhet mer resurser i anspråk än ett mål som kan avgöras utan muntlig förhandling. Likaså är ett mål som kräver att särskilda beslut fattas under handläggningen mer arbetstyngt än mål som kan avgöras utan sådana beslut. Mer resurskrävande är vidare ett mål som avgörs i kollegial sammansättning än ett som avgörs av en notarie. Det är med andra ord hanteringen i sig, sättet som målet avgörs på och sammansättningen vid avgörandet som kräver olika mycket ur resurssynpunkt. I den första delen av projektet konstaterades att trots ett minskat antal inkommande mål under senare år har förhandlingstiderna ökat stort. Statistiken ger ingen förklaring till de längre förhandlingstiderna i form av t.ex. flera parter eller ökad användning av tolk. Det framstår istället som att det är målens komplexitet som är huvudorsaken till de längre tiderna. Det har inte varit möjligt att undersöka vilka målgrupper som ökat i komplexitet eftersom statistiken är alltför grovt indelad. Dagens resursfördel

12 ningssystem tar inte hänsyn till en ökning av målens komplexitet. Frågan är dock om det är möjligt att mäta ett måls komplexitet. Komplexitet i form av juridisk svårighet har vi inte kunnat hitta något mått på. Juridiska svårigheter baseras till stor del på en subjektiv bedömning och är därmed svårmätbara. Komplexitet i hanteringen, exempelvis ökade krav på att särskilda beslut fattas under handläggningen eller ett ökat antal vittnen, är mer objektivt mätbara faktorer. Faktiska förhållanden går att mäta medan det subjektiva inslaget inte går att mäta. Av denna anledning har vi inriktat oss på de faktiska förhållandena i målhanteringen. För att mäta arbetsbelastningen i domstolarna behöver vi således mäta målhanteringen på ett annat sätt. Den lämpligaste tidpunkten för att mäta målhanteringen blir naturligtvis när målet har avgjorts. Först då vet vi hur mycket resurser som krävts i målet för att få det avgjort. Man kan tänka sig olika sätt att mäta målhanteringen på. En möjlighet är att mäta faktiska åtgärder i varje mål (vilket skulle vara möjligt i VERA). Ett annat alternativ är att dela in målen i flera målgrupper än idag och mäta faktiska åtgärder per målgrupp. Man kan också tänka sig en kombination av de båda alternativen. En fråga som vi har ställt oss i detta sammanhang är om det är nödvändigt att dela upp målen i flera kategorier. Eftersom vi anser att det är hanteringen i sig som är olika resurskrävande och föreslår att de olika hanteringsåtgärderna ska registreras för att mätas vid avgörandet kanske den målindelning som finns idag är tillräcklig för att bedöma resursförbrukningen. En svårighet är också att hitta ett lagom stort antal målgrupper att hänföra målen till och registrera åtgärder i. En fördel med att dela in mål och ärenden i olika grupper och hänföra resursåtgången i målen inom varje grupp till de olika målgrupperna är att det därigenom är möjligt att göra antaganden om det framtida resursbehovet vid en viss domstol. För att få ett mer komplett underlag för bedömning av vilka resurser målen krävt är det nödvändigt att ta fram indikatorer på resursåtgång som visar hanteringen eller

13 åtgärderna i målen och därmed vilka resurser de tagit i anspråk. I kapitel 4 redovisas de indikatorer beträffande tingsrätterna som enligt vår mening speglar arbetsbelastningen och i kapitel 5 motsvarande uppgifter beträffande hovrätterna

14 4. Indikatorer på resursåtgången vid tingsrätterna Projektgruppens bedömning: För att mäta arbetsbelastningen vid tingsrätterna behöver en rad faktorer registreras. Faktorerna är sådana som är mer objektivt mätbara och som skiljer mål och ärenden ur hanteringssynpunkt, t.ex. förekomst av förhandling, särskilda beslut, vilken typ av avgörande det är och sammansättningen vid avgörandet. Vid genomgången av befintlig statistik, som den första delen av projektet inleddes med, konstaterades att statistiken i huvudsak är inriktad på inkomna, avgjorda, balanserade mål, genomsnittsålder och medianålder på avgjorda mål samt statistik över förhandlingstider. I resurshänseende saknas uppgifter i flera viktiga avseenden. Beträffande brottmålen skulle vi behöva veta målstockens sammansättning för att kunna göra en bättre bedömning av arbetsbelastningen. Det saknas statistik över avgjorda brottmål uppdelat i olika brottmålstyper. Det är inte tillräckligt att skikta målen i grupperna notariemål och övriga brottmål eftersom gruppen övriga brottmål innehåller alltför mångskiftande måltyper. Det saknas statistik över vad som sker i målen före och efter huvudförhandlingen. Omfattningen av det förberedande arbetet i tvistemål och inför målens avgörande behöver mätas. Det är i hanteringen av målen som resursbehovet är olika. Även tvistemålen behöver skiktas i fler målgrupper och indikatorer som pekar på ökad svårighet behöver mätas. Särskilt uppsatta beslut indikerar en viss svårighet eftersom de enklare besluten oftast fattas på handlingarna. Skillnader i registreringen leder till felaktiga och ej jämförbara statistikuppgifter. Vad gäller brottmålen är det mål med häktade och andra mål med tidsfrister (förtursmål) som utgör en ökad belastning för domstolarna. Dessa mål ökar arbetsbelastningen både på domarsidan och domstolssekreterarsidan. Historiskt sett har statistik förts över antalet mål med häktningsförhandling men inte antalet mål med ungdomar. Det

15 är en brist eftersom det i vissa ungdomsmål också finns frister att följa. En annan brist i det befintliga systemet är att det i många fall endast är de mål som inleds med en häktningsförhandling som syns i statistiken. Det synes vara ett registreringsproblem men statistiken bör spegla verkligheten och därför måste alla förtursmål registreras. VERA kommer att medföra att faktiska åtgärder i mål i framtiden mer eller mindre automatiskt kommer att registreras. Kallelser, kommunicering, beslut under handläggningen, förordnanden m.m. i målen kommer att kunna avläsas. Det är viktigt att poängtera att kraven på mer information inte ska behöva medföra att allt för många uppgifter aktivt måste läggas in. I och med dagbokföringen kommer uppgifterna finnas registrerade och vara sökbara i VERA. Förslag på indikatorer på resursåtgång som följer behöver inte nödvändigtvis spegla den officiella statistiken för domstolarna som kan föras på annat sätt Mål som domstolen inte kan påverka Enligt dagens verksamhetskrav ska domstolarna bl.a. ta fram medianålder på avgjorda mål och genomsnittsålder för avgjorda mål. Utgångspunkt för dessa beräkningar är datum då målet inkom. I brottmål är det inte ovanligt att målet inleds genom en begäran om att det skall utses en offentlig försvarare åt en misstänkt person. Domstolens enda åtgärd är att utse den offentliga försvararen. Målet kan sedan bli liggande i flera år medan brottet utreds. För domstolen medför målet inte något arbete under utredningstiden. Domstolen kan heller inte påverka tidens längd. Det är först sedan eventuellt åtal väckts som domstolen kan börja agera för att få ut målet till huvudförhandling och avgörande. Enligt vår mening ger inte en uträkning av medianålder baserad på inkommandedatum i ovan nämnda exempel en riktig bild av verkligheten. Istället för att utgå från det datum målet stämplades in bör man utgå från datumet då stämningsansökan inkom både när det gäller uträkning av medianålder och genomsnittsålder. Även när det

16 gäller de balanserade målen utgår beräkningen från inkommandedatum. Den omständigheten att ett mål är gammalt kan vara en indikation på att det är särskilt komplicerat eftersom komplicerade mål kan medföra att det krävs mer skriftväxling och fler muntliga förberedelser än normalt innan målet kan sättas ut till huvudförhandling. I flera brottmål är det dock inte så utan istället en komplicerad förundersökning som drar ut på tiden. Dessa mål har självfallet ingen inverkan på arbetsbelastningen vid tingsrätten. Däremot påverkas arbetsbelastningen så snart åtal väckts. Ett mål där domstolens arbetsinsats bestått av att utse en offentlig försvarare åt en misstänkt och målet därefter blivit liggande under en långdragen förundersökning indikerar då helt felaktigt att det är fråga om ett komplicerat mål. En bättre utgångspunkt för beräkning av målbalansen vore därför dagen då stämningsansökan inkom. Problemet förekommer inte bara i brottmål utan kan även förekomma i tvistemål. Ett exempel är en ansökan om återvinning som måste ske inom en tidsfrist. Detta kan innebära att en ansökan om återvinning inkommer tillsammans med en begäran om anstånd eftersom en utredning i återvinningsfrågan inte är klar. Ett annat exempel är mål som vilandeförklarats för att man beslutat inhämta ett förhandsavgörande från EG-domstolen. Dessa förhandsavgöranden tar ofta lång tid att få och det ligger utanför domstolens möjligheter att påverka handläggningstiden. En möjlighet att handskas med problemet vore att registrera mål som domstolen inte kan påverka som vilande eller "inaktiva". Mål som inte medför något arbete för domstolen och som domstolen inte kan påverka skulle då redovisas särskilt i statistiken och inte i målbalansen. Statistik bör dock finnas över antalet mål som är inaktiva vid respektive domstol Förtursmål Statistik förs idag över antalet mål med häktningsförhandling. Enligt uppgifter från några tingsrätter finns en felkälla i denna statistik eftersom i de fall där en häktningsframställning inkommer i ett brottmål där åtal redan har väckts, ingen kompletterande registrering sker så att det framgår att det är ett mål med häktad. Dessa mål kommer

17 med andra ord inte med i statistiken. Av den anledningen är det viktigt att registreringen i VERA sker på ett annat sätt. Exempelvis kan kompletterande registrering ske i och med att protokoll från häktningsförhandling dagbokförs. För att inte få med de som försätts på fri fot vid en häktningsförhandling i statistiken över häktade skulle modellen med en "dokumentgardin" i VERA kunna användas. Det kunde finnas en valmöjlighet mellan två olika beslut: protokoll - häktad respektive protokoll - fri fot, där valet av det första skulle medföra en registrering såsom mål med häktad. Det är inte ovanligt med flera häktningsförhandlingar i samma mål. Ju fler förhandlingar desto mer resurskrävande är målet. Antalet häktningsförhandlingar i ett och samma mål bör därför mätas. Ungdomsmål med frister är liksom mål med häktad i allmänhet mer resurskrävande än övriga brottmål. Det är därför viktigt att alla mål med frister mäts till antalet Sammanträde för förberedelse m.m. I de flesta tvistemål kallas det till ett förberedande sammanträde. Det är dock inte i alla tvistemålen som det verkligen blir ett sammanträde. Det innebär en belastning på resurserna att överhuvudtaget ha förhandling och det förekommer även i en del komplicerade mål att två förberedande förhandlingar anses nödvändiga innan målet kan tas till huvudförhandling. Det kan även vara så att parterna ändrar sin talan eller inställning på ett sätt som innebär att det krävs mer än en muntlig förberedelse före huvudförhandlingen. Det finns säkerligen oftast ett samband mellan sammanträdets längd och målets komplexitet. De flesta sammanträden understiger en och en halv timme, men det finns de som är betydligt längre. Dessa förberedande sammanträden bör registreras både till antalet och tidsmässigt. Det är inte så vanligt med förberedande förhandlingar i brottmål men om särskilda skäl föreligger får sammanträde för förberedelse hållas (45 kap. 13 rättegångsbalken) och det förekommer också i riktigt stora mål. Dessa förhandlingar är resurskrä

18 vande och utgör en extra belastning. Förhandlingarna bör därför mätas både till antalet och tidsmässigt Särskilt uppsatta beslut Vi har i den tidigare rapporten dragit slutsatsen att svåra beslut oftast kräver särskild protokollering. De antecknas således inte direkt på handlingarna eller på dagboksbladet. De tar mer resurser i anspråk än vad en stämpel "framställningen bifalles" gör. Dessa beslut bör registreras eftersom de innebär en särskild belastning och utgör en indikator på arbetsbelastning. Även antalet särskilt uppsatta beslut i ett mål bör mätas. De interimistiska besluten är vanliga i familjemål. Det är inte ovanligt att flera interimistiska beslut måste fattas under handläggningen av målet. Dessa beslut bör mätas till antalet eftersom de är en indikator på arbetsbelastning. För att det ska bli en enhetlig tillämpning av denna registrering bör de särskilda beslut som avses definieras. De skulle kunna definieras genom att när man ska skriva protokollet får beslutstyp väljas från en särskild "dokumentgardin" (t.ex. protokoll angående säkerhetsåtgärd, protokoll angående interimistiskt beslut i familjemål osv.) Delgivning Delgivningssvårigheter utgör en extra belastning på domstolarna och är kanske främst ett problem i storstäderna. Det är inte ovanligt framför allt i brottmål att det går åt en hel del tid att försöka lösa delgivningsproblem av olika slag. Främst är det kanslipersonal som får lägga ned mycket arbete på att lösa problemen men domare måste fatta beslut om kungörelsedelgivning m.m. Även stämningsmannadelgivningen innebär en belastning på domstolen. Uppdragen måste redovisas en viss tid före förhandlingen och för det behövs bevakningslistor. Det är inte ovanligt med en hel del

19 telefonsamtal från domstolens sida. Trots att det går åt mycket resurser för att lösa delgivningsproblem, leder en lösning inte till att målet blir avgjort utan bara till att det kan sättas ut till förhandling. Delgivningsproblem borde av denna anledning mätas. Mätning skulle kunna ske genom att beslut om kungörelsedelgivning eller spikning registreras men även att beslut om en inställd förhandling på grund av delgivningssvårigheter registreras. Detsamma bör gälla andra inställda huvudförhandlingar där någon person, trots delgivning, inte kommer Huvudförhandling En del mål avgörs vid huvudförhandling och en del avgörs på handlingarna. De resurser som krävs för att avgöra mål är olika stora och tar olika lång tid i anspråk. Förekomst av huvudförhandling eller inte bör därför även fortsättningsvis registreras. Även längden på förhandlingen bör registreras. Redan idag redovisas antalet förhandlingar i olika tidsintervall. Intervallen är: upp till 2,5 timmar, 2,5-5 timmar, 5-7,5 timmar, mer än 7,5 timmar och mer än 15 timmar. I internstatistiken upptas förhandlingarna i intervallen 0-10 timmar, timmar och mer än 30 timmar. När det gäller intervallet mer än 30 timmar så registreras inte hur mycket mer än 30 timmar som förhandlingen varat vilket är en brist. De riktigt stora målen är inte så många till antalet men kan pågå i flera månader och därigenom vara desto mer resurskrävande. 30 timmar motsvarar ungefär fem huvudförhandlingsdagar. För det fall den nuvarande indelningen i tidsintervall ska behållas bör antal dagar anges i intervallet över 30 timmar. Vi anser dock att indelningen i tidsintervall bör ses över. I den första delen av projektet konstaterades att förhandlingstiderna blir allt längre. Ett brottmål tar i genomsnitt 1 timme och 39 minuter, vilket är 23 minuter längre än vad målet tog år Ett tvistemål tar i genomsnitt 2 timmar och 6 minuter, vilket är 38 minuter längre än år Även om en majoritet av målen avgörs i det lägsta intervallet, högst 2,5 timmar anser vi att det finns skäl att förlänga intervallen något. Vårt förslag är följande intervall: upp

20 till 3 timmar, 3-6 timmar, 6-9 timmar, 9-12 timmar, timmar och timmar. Efter arton timmar (3 dagars förhandling) bör förhandlingstiden anges i dagar. Intervallen bör var enhetliga i båda instanserna och samma intervall bör användas också i hovrätterna. Det kan i sammanhanget inte nog understrykas nödvändigheten av att ha enhetliga sätt att registrera förhandlingstid. Det står fullständigt klart att förhandlingstiderna registreras olika. Vissa domstolar drar bort tid för lunchpauser och andra uppehåll, medan andra inte gör det. Skillnaderna blir mycket stora och i ett nytt system för mätning av arbetsbelastning är det viktigt att registreringen sker likartat varför riktlinjer för hur registrering ska göras bör utformas. När det gäller förhandlingstiden anser vi att tiden för överläggning skall ingå däri. Skälet för det är att vi anser att även föredragningstid skall mätas och att tiden för överläggning skall ingå i denna. För att statistiken ska bli likformig måste tiden för överläggning räknas in också beträffande huvudförhandlingsmålen. Om själva förhandlingstiden/föredragningstiden skall kunna redovisas separat har vi inte tagit ställning till Avgörande Ett mål avgörs genom dom eller beslut och en dom kräver oftast mer ur arbetsbelastningssynpunkt än ett beslut. Men även arbetet med en dom är olika eftersom avgörandet kanske inte innebär att målet prövas i sak utan det kan vara en tredskodom. Tredskodomen innebär mindre arbete än domen. Å andra sidan innebär en stadfästelsedom mindre arbete än en dom där målet faktiskt prövas. Vilken typ av avgörande det är bör således registreras även fortsättningsvis. Även mellandomar och deldomar bör mätas eftersom de innebär att målet prövas i flera delar eller skeden och därmed är mer resurskrävande än normalt. Samma resonemang kan föras beträffande ett beslut. Ett avskrivningsbeslut efter att talan har återkallats innebär mindre arbete än ett beslut där talan avvisats. Ur resurssynpunkt finns det av denna anledning skäl att registrera de olika typerna av avgöranden

21 4.8. Sammansättning Av stor betydelse för arbetsbelastningen är också domstolens sammansättning vid avgörandet av mål och ärenden. Sammansättningen kan variera och vara mycket resurskrävande, dvs. avgöras i kollegial sammansättning eller vara mindre resurskrävande och avgöras av notarie. Vid huvudförhandling i brottmål består rätten normalt av en lagfaren domare förutom nämndemän. Om det finns skäl för det får antalet domare utökas till två. Vid längre huvudförhandlingar används inte sällan två lagfarna domare. Dessa mål som tidsmässigt är mycket resurskrävande är alltså även resurskrävande av det skäl att två domare sitter upptagna för endast ett måls avgörande. Idag kan vi se andelen mål som har avgjorts av ensamdomare, domare med nämnd, i kollegial sammansättning eller annan sammansättning. För att mäta arbetsbelastningen skulle vi också behöva se andelen mål som har avgjorts med två lagfarna domare i rätten och andelen ärenden som avgjorts i kollegial sammansättning respektive av notarie/domstolssekreterare. Förutom sammansättningen i sig är det även personalkategorier som bör registreras Restid Många domstolar har idag tingsställen eller verksamhet på mer än en ort. Det läggs således ned en hel del tid på resor. Restiden bör mätas eftersom det är tid som tar resurser i anspråk. Vi återkommer till ett förslag på hur restiden skall mätas i kapitel

22 4.10. Syn Syn förekommer kanske främst i fastighetsmål och miljömål, men kan förekomma även i andra mål. Att ha syn medför dels att det går åt mer tid på huvudförhandlingen än om syn inte krävs, dels att det går åt tid för att resa. Det är därmed en ökad belastning på målet att ha syn som av denna anledning bör registreras som en indikator på arbetsbelastning. När det gäller den tid som försvinner på resande till och från platsen för syn borde denna också mätas, se vidare kapitel Rättshjälp I de mål där domstolen har rättshjälpsfrågor av olika slag att ta ställning till är det i princip en ökad arbetsbelastning i målet jämfört med de mål där rättshjälp inte föreligger. Antalet särskilda beslut i rättshjälpsfrågor bör därför registreras Förlikning Antalet mål som förliks, vid vilken tidpunkt förlikningen inträffar och domstolens medverkan vid förlikningen skulle behöva registreras. En domare kan ha ägnat mycket tid åt att få ett mål förlikt och även detta arbete är resurskrävande utan att det direkt syns eftersom målet kanske avgjorts genom ett beslut om avskrivning. Förlikningsarbetet bör därför registreras. Ett sätt skulle kunna vara att registrera tidsåtgång för förlikningsarbete på dagboksbladet i de fall parterna varit på tingsrätten och biträtts av en domare vid förlikningsförhandlingarna. Tidpunkten för en förlikning är av intresse på så sätt att ett mål kanske förliks på morgonen då huvudförhandlingen skulle ha ägt rum. Tre domare kan ha ägnat en hel del tid åt att läsa in ett mål utan att det syns i någon statistik eftersom målet inte

23 kommer att registreras som särskilt arbetsbelastande: ingen huvudförhandling och avgörande genom avskrivningsbeslut. Målet har krävt resurser bl.a. i form av tre domares inläsning av målet och därför bör detta registreras på något sätt. En registrering av tidpunkt för förlikning i förhållande till planerad huvudförhandling är av denna anledning av intresse Enskilda anspråk i brottmål Enskilda anspråk i brottmål gör att förhandlingen tar längre tid men anspråken kräver också ett juridiskt ställningstagande. Vi har fått den uppfattningen att skadeståndsdelen numera avskiljs ganska sällan från brottmålet. I takt med att brottsligheten blir sådan att offentliga försvarare krävs i fler mål och målsägandebiträden utses i fler fall ökar även den juridiska argumentationen i skadeståndsdelen. Målen blir mer komplicerade och kräver då mer resurser. De enskilda anspråken i målen är en indikation på arbetsbelastning och bör registreras i de fall de enskilda anspråken prövas Flera parter, ombud, förhörspersoner, tolkar och sakkunniga Flera parter eller förhörspersoner i mål yttrar sig oftast i förlängd förhandlingstid. Men fler aktörer kräver också resurser på annat sätt. Det går åt mer resurser för att kalla till huvudförhandling och fler "kringbeslut" måste fattas, t.ex. beslut om ersättningar. I den mån ersättningsbeslut i framtiden kan fattas utanför huvudförhandlingen och av annan än en domare flyttas resursbehovet till en annan personalkategori men det är ändå en resursåtgång för domstolen. Mål med flera tilltalade tar också mer resurser i anspråk. Både på domstolssekreterarsidan och domarsidan. Det förekommer mål med riktigt många tilltalade. Alla ska kallas, offentliga försvarare ska ringas och bokas före förhandlingen. Förberedelserna inför förhandlingen är mer omfattande, förhandlingen i sig tar längre tid och domen tar längre tid att skriva. Mål med flera tilltalade är helt klart mer resurskrävande

24 och antalet tilltalade bör således registreras liksom antalet mål med offentliga förvarare och målsägandebiträden. Ju svårare brottslighet det är fråga om desto vanligare är det att offentlig försvarare förordnas. Svårare brottslighet kan innebära mer juridisk argumentation och därför medföra komplicerade bedömningar. Antalet offentliga försvarare och målsägandebiträden bör även av detta skäl registreras. Idag registreras antalet mål med tolk men inte hur många mål som har mer än en tolk. Oftast visar sig tolkanvändning i förlängd förhandlingstid men tolkar ska bokas och kallas och vidare skall ersättning betalas ut. Det innebär således att mer resurser krävs i mål med tolk och är det flera olika tolkar så tar det mer resurser i anspråk. Samma förhållanden torde gälla för mål med sakkunnig Utländsk lagstiftning Ett mål som berör en internationell fråga tar ofta mer resurser i anspråk eftersom internationell rätt måste eftersökas och läsas in. Registrering bör därför ske i de mål där den internationella anknytningen inneburit en prövning av sådan fråga. I de fall tingsrätten behöver fatta ett särskilt beslut i fråga om internationell rätt eller dess tilllämpning bör dessa registreras. Också denna registrering skulle kunna ske genom val av ett speciellt protokoll från en "dokumentgardin" Ärenden När det gäller handläggning av ärenden är förfarandet hos domstolen skriftligt. Sammanträde hålls dock om det begärs av enskild part, när det kan antas vara till fördel för utredningen eller främjar ett snabbt avgörande (13 andra stycket och 14 ärendelagen). Sammanträden är mer resurskrävande än skriftlig handläggning varför registrering av sammanträden bör ske

25 Om det är av synnerlig vikt får domstolen för tiden intill dess att ärendet har avgjorts besluta om säkerhetsåtgärder. Dessa beslut, som oftast sätts upp särskilt, är resurskrävande och bör registreras. En del ärenden avgörs av en lagfaren ledamot medan andra, om det finns särskilda skäl, kan avgöras i kollegial sammansättning. Även notarier avgör ärenden och skillnaden i resursanspråk är således stor. Sammansättningen vid avgörandet bör därför registreras, liksom vilken personalkategori som har deltagit. I de fall ärendet avgörs efter föredragning i kollegial sammansättning bör även föredragningstiden, inkluderande överläggningstiden, registreras Konkurser En egen ansökan om försättande i konkurs leder till ett beslut om konkurs eftersom gäldenärens uppgift att han är insolvent skall godtas om det inte finns särskilda skäl att inte göra det (2 kap. 7 konkurslagen). En borgenärs konkursansökan däremot medför oftast att det blir förhandling i konkursfrågan. Det krävs således en större insats när det är en borgenär som ansöker om konkurs varför antalet konkursärenden som inletts av egen ansökan respektive borgenärsansökan bör registreras. Efter framställning från konkursförvaltaren får rätten besluta att bevakningsförfarande skall äga rum. Konkurser som har bevakningsförfarande är klart mer resurskrävande än de utan. Antalet konkurser som har bevakningsförfarande bör därför registreras särskilt. Mot bevakningarna kan anmärkningar framställas. Anmärkningarna kan leda till att tvistefrågor uppkommer och dessa måste lösas vid förlikningssammanträden inför rätten. Det krävs naturligtvis mer resurser i de mål där förlikningssammanträden hålls än där sådana inte är aktuella. Vidare kan, om tvistefrågorna inte blir förlikta, rätten vara tvungen att hålla förhandling i frågan. Om förhandlingen hålls i omedelbar anslutning till förlikningssammanträdet innebär det inte någon större extra arbetsbelastning men om förhandlingen sätts ut till en senare dag måste ärendet på nytt läsas in

26 och kräver därför ytterligare resurser. Även dessa förhandlingar måste sålunda registreras. I en konkurs i vilken bevakningsförfarande äger rum kan fråga om ackord uppkomma. För det fall ett ackordsförslag tas upp skall rätten genast kalla borgenärerna till sammanträde för prövning av förslaget. Om rätten vägrar att fastställa ackordet kan det även bli ännu ett sammanträde. Förhandlingar är resurskrävande och registrering av alla förhandlingar bör ske. En konkurs avslutas antingen genom en avskrivning eller genom ett utdelningsförfarande. Ett utdelningsförfarande innebär mer arbete för rätten än en avskrivning. Vid ett utdelningsförfarande skall kungörelse om att ett utdelningsförslag har upprättats ske, invändning kanske prövas och utdelningsförslag fastställas (11 kap. 6-7 konkurslagen). Förfarandet är således mer resurskrävande och antalet konkurser med utdelningsförslag bör registreras. Återvinning i en konkurs behöver inte registreras särskilt eftersom dessa mål blir tvistemål. Däremot kan en talan om återvinning innebära att konkursen drar ut på tiden eftersom konkursen ofta inte avslutas förrän talan om återvinning är prövad Företagsrekonstruktioner I det fallet att en borgenär ansöker om företagsrekonstruktion och gäldenären inte medger ansökan kallar rätten till ett sammanträde (2 kap. 8 lagen om företagsrekonstruktion). Även företagsrekonstruktionerna bör således delas upp i egna ansökningar och borgenärsansökningar där förhandling hålls. Borgenärssammanträde skall äga rum inom tre veckor från beslutet om företagsrekonstruktion (2 kap. 10 lagen om företagsrekonstruktion). Antalet företagsrekonstruktioner med sammanträden bör registreras

27 Rätten kan i ett ärende om företagsrekonstruktion besluta om förhandling om offentligt ackord. Beslutet leder till att en ackordsförhandling hålls. Även denna förhandling innebär en ökad arbetsbelastning i ärendet och bör därför mätas, såväl till antalet som till tiden Miljömål I miljömål kan förberedelsen vara skriftlig, muntlig eller ingen alls. De muntliga förhandlingarna är mest resurskrävande och bör därför registreras. Sammansättningen vid dessa förberedande förhandlingar är en lagfaren ledamot och ett miljöråd. Förhandlingarna är således mer resurskrävande än en förberedande förhandling i tvistemål. En annan anledning till att förberedelsen, och även huvudförhandlingen, i miljömål är resurskrävande är att det är flera aktörer i varje mål. Förutom ett antal remissmyndigheter, såsom länsstyrelsen, kommunen, Miljö- och hälsoskyddsnämnden, Naturvårdsverket, Kammarkollegiet, Fiskeriverket m.fl. kan det också finnas ett stort antal sakägare i målen. Antalet skiljer sig naturligtvis från mål till mål och med anledning av de stora skillnaderna bör antalet remissmyndigheter/sakägare som inkommer med yttranden mätas. Miljödomstolen består av en lagfaren domare vid tingsrätten, ett miljöråd och två sakkunniga ledamöter. Ytterligare en lagfaren domare och ett miljöråd får ingå i domstolen. Domstolen kan också avgöra mål i sammansättningen en ordförande och ett miljöråd. Sammansättningarna är således olika resurskrävande i olika mål och bör därför registreras. Förutom mätning av huvudförhandlingstiden bör föredragningstiden mätas. Flera av miljömålen avgörs efter föredragning. Föredragningstiden bör därför mätas och inkludera tiden för överläggning

28 I miljömål skall syn hållas om det inte är obehövligt. Även i överklagningsmål, som ofta avgörs efter föredragning, förekommer syn. En syn är resurskrävande eftersom förhandlingstiderna blir långa. Det vore önskvärt att veta andelen mål där syn förekommer. Även den tid det tar att resa bör registreras. Ju mer tid det går åt att resa desto mindre tid finns tillgänglig för att avgöra mål. Angående registrering av restid, se kapitel 8. Ett miljömål avgörs ofta med att sökanden får ett tillstånd men med en prövotid för villkoren. När prövotiden gått till ända skall sökanden redovisa erfarenheterna från prövotiden och föreslå slutliga villkor för verksamheten. Det kan i ett och samma mål vara fråga om åtskilliga prövotidsredovisningar. Det är heller inte ovanligt att prövotidsredovisningarna föregås av en begäran om förlängd prövotid, vilket kräver ytterligare en deldom. Eftersom handläggningen av prövotidsredovisningarna fortsätter i ett och samma mål där dom redan meddelats, syns det inte att målet inte är avslutat och att domstolen fortfarande lägger ned en massa arbete i målet. Redovisningarna borde därför läggas upp som egna mål eller ärenden eller målet/ärendet "inaktiveras" (se avsnitt 4.1.). Ett annat alternativ är att mäta antalet prövotidsredovisningar som ett mått på arbetsbelastning. Dessutom måste antalet domar i ett och samma mål mätas. Miljödomstolen får meddela särskild dom om en viss verksamhets tillåtlighet eller om ett tillstånd. De särskilda domar som meddelas bör registreras som ett mått på arbetsbelastning. Vidare kan de särskilda domarna meddelas utan att huvudförhandling hållits eller efter en huvudförhandling. Även det antal som meddelas efter en huvudförhandling bör registreras Fastighetsmål Det är kanske framför allt i fastighetsmål, förutom miljömål, som det förekommer syn. En syn är resurskrävande eftersom förhandlingstiderna blir långa. Det vore önskvärt att veta andelen mål där syn förekommer och genomsnittstid för mål med syn. Även

29 den tid det tar att resa bör registreras. Ju mer tid det går åt att resa desto mindre tid finns tillgänglig för att avgöra mål. Angående registrering av restid se kapitel 8. Sammansättningen vid fastighetsdomstolen kan se olika ut. Ibland ingår en teknisk ledamot och om särskilda skäl föreligger kan två tekniska ledamöter ingå. Även antalet lagfarna ledamöter kan variera. Tre lagfarna ledamöter är mer resurskrävande än två och två tekniska ledamöter är mer resurskrävande än en. Ibland krävs nämndemän och ibland inte. Likaså är rätten i vissa fall domför med en lagfaren ledamot. Även i fastighetsmålen bör alltså en registrering av rättens olika sammansättningar ske. Fastighetsmål kan avgöras utan huvudförhandling vilket är mindre resurskrävande än att hålla huvudförhandling. Registrering av de mål som avgörs efter huvudförhandling bör med anledning härav ske Sammanställning av indikatorer Sammanfattningsvis anser vi att följande uppgifter är intressanta ur arbetsbelastningssynpunkt. Generella uppgifter Antal inkommande, avgjorda och balanserade (exklusive "inaktiva") mål/ärenden Antal "inaktiva mål" Antal mål/ärenden med delgivningsproblem (där beslut om kungörelsedelgivning eller om inställelse av förhandling förekommit) Antal mål/ärenden med beslut i rättshjälpsfråga Antal mål/ärenden där syn förekommit Antal avgjorda mål/ärenden i olika intervall av huvudförhandlingstid Sammansättning vid målens/ärendenas avgörande Brottmål Antal mål där förberedande förhandling förekommit, antal sådana förhandlingar och tid för dessa Antal mål där häktningsförhandling ägt rum, antal sådana förhandlingar per mål och tid för dessa

30 Antalet ungdomsmål samt antalet ungdomsmål med förtur Förekomst av enskilt anspråk i målen och antal sådana per mål Förekomst av och antal målsägande i målen Förekomst av och antal vittnen i målen Förekomst av och antal tolkar i målen Förekomst av och antal sakkunniga i målen Antalet tilltalade i målen Antalet offentliga försvarare i målen Antalet målsägandebiträden i målen Tvistemål Antal mål där förberedande sammanträden förekommit, antal sådana förhandlingar per mål och tid för dessa Antal mål där särskilt uppsatta beslut förekommit och antal sådana beslut per mål Antal mål där interimistiska beslut fattats och antal sådana beslut per mål Antal mål med deldom eller mellandom Antalet mål som avgjorts efter huvudförhandling Huvudförhandlingstider i målen i olika intervall Antal avgjorda mål med flera parter och antalet parter i olika intervall Förekomst av och antal förhörspersoner förutom parterna Förekomst av och antal tolkar i målen Förekomst av och antal sakkunniga i målen Antalet mål där särskilt beslut om internationell rätt eller dess tillämpning förekommit Antalet mål där förlikningsarbete med rättens bistånd ägt rum och tidsåtgång Tidpunkt i handläggning då målet förliks Antal mål som avgjorts genom dom tredskodom stadfästelse av förlikning avskrivningsbeslut annat beslut Ärenden Förekomst av sammanträde, till antal och tid Antal ärenden där särskilt uppsatta beslut under handläggningen förekommit Sammansättning vid avgörandet Antal som avgörs efter förhandling Konkurser Antal avgjorda ärenden som inletts med egen ansökan respektive borgenärsansökan Antal ärenden där bevakningsförfarande förekommit

31 Antal ärenden där förlikningssammanträde förekommit, antalet sådana förhandlingar och deras längd Antal ärenden där förhandling för lösning av tvistefråga förekommit, antalet sådana förhandlingar och deras längd Antal ärenden där borgenärssammanträde förekommit Antal ärenden där ackordsförhandling förekommit, antalet sådana förhandlingar och deras längd Antal ärenden som skrivits av respektive där utdelning ägt rum Företagsrekonstruktioner Antal avgjorda ärenden som inletts med egen ansökan respektive borgenärsansökan Antal ärenden där borgenärssammanträde förekommit, antalet sådana förhandlingar och deras längd Antal ärenden där ackordsförhandling förekommit, antalet sådana förhandlingar och deras längd Miljömål Antal avgjorda mål där förhandlingar förekommit, antal förhandlingar och tid för dessa Antal föredragningar i målen och tid för dessa Sammansättning vid förhandlingarna respektive föredragningarna Antal mål där sakkunniga förekommit Antal yttranden från remissmyndighet/sakägare Antal mål där syn förekommit Antal mål där prövotidsredovisningar eller andra frågor som föranlett dom/beslut förekommit och antalet sådana per mål Antal avgjorda mål där föredragning av preliminär fråga förekommit och antal föredragna preliminärfrågor i målen Antalet mål där särskild dom upprättats Fastighetsmål Antal mål där syn förekommit Sammansättning vid avgörandet Antal ärenden med teknisk ledamot Antal avgjorda mål där förhandlingar förekommit, antal förhandlingar och tid

32 5. Indikatorer på resursåtgången vid hovrätterna Projektgruppens bedömning: För att mäta arbetsbelastningen i hovrätterna behöver vi mäta faktorer som visar målhanteringen, t.ex. huvudförhandlingstid, föredragningstid, antalet personer som hörs, antal enskilda anspråk som prövas m.m. Dessa utgör indikatorer på arbetsbelastning och skiljer målen åt i arbetsbelastningssynpunkt. När det gäller hovrätterna är statistiken heller inte tillräcklig för att bedöma arbetsbelastningen. Statistiken för hovrätterna är också mindre omfattande än den för tingsrätterna. Även i hovrätterna är den befintliga statistiken i huvudsak inriktad på inkomna, avgjorda och balanserade mål. Dessa uppgifter, liksom medianålder på avgjorda mål, balanserade mål äldre än 6 respektive 12 månader och genomsnittsålder för avgjorda mål, behöver registreras också i fortsättningen. Vilken statistik i övrigt som behövs tar vi inte ställning till utan de faktorer vi anser ska mätas är sådana som indikerar arbetsbelastning. Enligt direktiven till arbetsbelastningsprojektet är det önskvärt att faktorerna som är av intresse så långt som möjligt överensstämmer med faktorerna för tingsrätterna. Det bör poängteras att de flesta av uppgifterna automatiskt kommer att bli registrerade i VERA allteftersom de förs in på dagboksbladet. I samband härmed blir uppgiften också sökbar. Många uppgifter läggs in samtidigt med registrering av målet, andra blir registrerade löpande allteftersom de förs in på dagboksbladet Andel mål som kräver prövningstillstånd Även fortsättningsvis bör målen delas upp i andel mål som kräver prövningstillstånd (PT) eller inte, och andel som beviljas PT respektive inte får PT. Mål där PT beviljas är naturligtvis mer resurskrävande än mål där PT avslås

33 5.2. Brottmål Det är inte i alla brottmål som ansvarsfrågan är uppe till prövning. I de fall där endast påföljdsfrågan skall prövas av hovrätten är resursbehovet mindre eftersom målet går snabbare att avgöra. Statistik över frågan huruvida hela målet är uppe till prövning eller endast del av målet enligt 51 kap. 23 a rättegångsbalken bör av den anledningen föras Förtursmål Antalet mål som avgörs med förtur bör registreras. Både till antalet och till sättet det avgörs på: vid huvudförhandling eller efter föredragning. Förtursmål innebär en extra belastning på domstolen eftersom det är mål som måste avgöras särskilt skyndsamt. Uppgifterna bör registreras gruppvis, dvs. antalet mål med häktade och antalet mål med ungdomar som har förtur etc. För att registreringen skall vara jämförbar måste den ske på samma sätt vid alla hovrätter. Enhetlighet i registreringen av förtursmål vore därför bra Förberedande sammanträden Det är inte så vanligt att ha förberedande sammanträden i hovrätten. Det förekommer dock och utgör naturligtvis en extra belastning. Dessa sammanträden bör därför registreras såväl vad avser förekomst överhuvudtaget som tidsåtgång och sammansättning vid sammanträdet

34 5.5. Preliminära frågor En del mål tar extra resurser i anspråk i form av föredragning av någon preliminär fråga utan att målet avgörs. Dessa föredragningar bör registreras till antalet. Hur många av dessa preliminära föredragningar som rör frågor om avvisning av bevisning eller ny omständighet och byte av offentlig försvarare, målsägandebiträde eller rättshjälpsbiträde bör också registreras Huvudförhandling eller föredragning Frågan om målet har avgjorts vid förhandling eller efter föredragning bör registreras. En föredragning tar oftast inte resurserna i anspråk lika länge som en förhandling med efterföljande överläggning. Förekomsten av huvudförhandling eller inte i ett mål bör även fortsättningsvis registreras men också antalet förhandlingar i olika tidsintervall. Härvid bör samma intervall som vid tingsrätterna användas. Intervallen i tingsrätterna är f.n.: upp till 2,5 timmar, 2,5-5 timmar, 5-7,5 timmar, 7,5-15 timmar. Vidare finns intervallen: antal mål 0-10 timmar, timmar och mer än 30 timmars förhandlingstid. För det fall den nuvarande indelningen i tidsintervall skall behållas anser vi, liksom beträffande tingsrätterna, att antal dagar bör anges i intervallet mer än 30 timmar. Vi anser dock, vilket nämnts under kapitel 4, att indelningen i tidsintervall bör ses över. Med utgångspunkten att huvudförhandlingstiden under en dag kan beräknas vara 6 timmar kan måhända en lämpligare indelning vara: upp till 3 timmar (dvs. en halv dag), 3-6 timmar (en halv till en dag), 6-9 timmar (en till en och en halv dag) och 9-12 timmar. Därefter bör enbart antalet huvudförhandlingsdagar anges. Det är bra med en enhetlig registrering av förhandlingstiderna där samma intervall förs i såväl tingsrätt som hovrätt. Frågan om en indelning i nya intervall bör dock vägas mot fördelen att ha statistik som sträcker sig över en lång period. Å andra sidan är det

35 möjligt att ta ut genomsnittliga förhandlingstider för målen och denna möjlighet bör finnas kvar även i framtiden. Därmed kan en jämförelse längre bakåt i tiden göras. Samtidigt erbjuder införandet av ett nytt verksamhetsstöd ett tillfälle att förändra statistiken till den som för verksamheten förefaller mest ändamålsenlig. Vårt förslag är att intervallsindelningen ses över. När det gäller föredragningsmålen anser vi att även tiden för föredragning bör mätas. Även här bör tiden mätas i intervall. Eftersom föredragningar går fortare än huvudförhandlingar kan intervallen inte överensstämma med den indelning som görs beträffande huvudförhandling. För enkelhetens skull bör även överläggningstiden ingå i föredragningstiden. Detta skulle enligt vår mening medföra att tiden för överläggning i huvudförhandlingsmålen måste ingå i huvudförhandlingstiden. I annat fall blir statistiken inte likformig. Vi föreslår följande intervall för föredragningstid: upp till 15 minuter, minuter, minuter, 1-3 timmar, 3-6 timmar. Om själva förhandlingstiden/föredragningstiden skall kunna redovisas separat har vi inte tagit ställning till Avgörande Mål avgörs genom utslag, beslut eller dom. Dessa är olika resurskrävande beroende på vilken typ av avgörande det är och innebörden av beslutet eller domen. Liksom för avgörandena vid tingsrätterna kräver en dom innebärande stadfästelse av en förlikning mindre ur resurssynpunkt än en dom där målet prövas i sak. Om en klagande uteblir från en huvudförhandling förfaller överklagandet. Detta innebär att det förberedelsearbete som lagts ned varit "onödigt" samtidigt som målet inte förefaller att vara så arbetstyngt eftersom avgörandet kommer att rubriceras beslut om avskrivning. Självklart är målet inte lika tungt som ett som avgjorts efter huvudförhandling men samtidigt har förberedelsetid lagts ned på målet till skillnad från ett mål som återkallats och bara skrivits av. Tiden för förberedelse av målet har förbrukats utan att ha haft någon inverkan på själva avgörandet

36 Vi anser därför att uppgifterna ska registreras i följande olika avgörandetyper: dom, stadfästelse av förlikning, beslut om avskrivning och annat beslut Sammansättning Domstolens sammansättning vid förhandling och föredragning bör också registreras. Hovrätten är domför med tre lagfarna domare. När tingsrätten bestått av tre lagfarna domare skall minst fyra lagfarna domare delta vid hovrättens avgörande. Målen är olika resurskrävande beroende på antal ledamöter och förekomst av nämnd eller inte varför domstolens sammansättning bör registreras. Antalet brottmål eller familjemål som avgörs utan nämnd är intressant eftersom dessa mål kräver mindre resurser Restid De flesta hovrätter reser till andra orter och har förhandlingar. Restid tar resurser i anspråk utan att direkt vara knutet till målens avgörande och restiden bör därför registreras. All tid som går åt för resande, oavsett om den ligger utom ordinarie arbetstid eller ej, bör således registreras. Registrering av restid återkommer vi till i kapitel Syn Syn är inte så vanligt förutom i fastighetsmål och miljömål men förekomst av syn bör registreras. Det innebär klart en belastning på ett mål om rätten behöver åka på syn. Tiden som går åt för syn registreras som förhandlingstid men det bör även registreras som en arbetsbelastning i målet att syn har förekommit. Även resandet till synen bör registreras vilket vi återkommer till i kapitel

37 5.11. Flera parter, ombud, förhörspersoner, tolkar och sakkunniga Mål med flera parter och/eller ombud på endera sidan tar mer resurser i anspråk. Ofta yttrar sig ett större antal parter och ombud i en förlängd förhandlingstid, när sådan förekommer. Därtill kommer att dessa mål kräver mer resurser i form av längre förberedelsearbete inför förhandlingen; kansliet har mer arbete med att kalla ett större antal personer. Fler ersättningsbeslut måste fattas av rätten, fler kopior av avgörandet ska expedieras osv. Det är en extra belastning att ha fler parter eller ombud och antalet bör därför registreras på samma sätt som för tingsrätterna. Samma resonemang gör sig gällande beträffande förhörspersoner, tolk och sakkunnig. De målsägande eller vittnen som skall höras i målet måste kallas och har rätt till ersättning. Ju fler de är desto mer arbete för domstolen och antalet bör därför registreras. Förekomsten av tolk eller sakkunnig i ett mål registreras idag. Vi anser att även antalet tolkar eller sakkunniga ska registreras Rättshjälp Idag förs statistik över antal parter, tilltalade och målsägande som haft allmän rättshjälp och huruvida denna beviljats av hovrätten eller inte. Det är förstås en extra belastning på ett mål om hovrätten ska pröva någon fråga beträffande rättshjälp eller inte. Detta bör registreras som ett särskilt beslut i rättshjälpsfråga Utländsk lagstiftning Frågor av internationell karaktär kan innebära en extra belastning på målet. Internationell rätt och EG-rätt måste eftersökas och läsas in. Dessa frågor blir säkert allt vanligare i målen. Även om efterforskningarna leder till att internationell rätt inte be

38 höver tillämpas i målet är inte vägen dit alltid så lätt. I de fall hovrätten behöver fatta ett särskilt beslut i fråga om internationell rätt eller dess tillämpning bör detta registreras Förlikning Antalet mål som förliks efter domstolens medverkan är en intressant uppgift. Idag finns inga uppgifter på hur mycket arbete som läggs ned från domstolens sida för att få tvisten löst utan huvudförhandling. Uppgiften om antalet mål som förliks efter domstolens medverkan bör därför registreras. När i tiden en förlikning inträffar är också av intresse eftersom en förlikning som träffas samma dag som huvudförhandling skall hållas innebär att domstolens ledamöter har lagt ned förberedelsearbete på målet som inte registreras på något sätt. Eftersom ett mål som görs upp ofta avgörs genom ett avskrivningsbeslut syns aldrig arbetet som domstolen lagt ned (på samma sätt som i mål där talan fallit). Tidpunkt för förlikning i förhållande till huvudförhandling är av detta skäl intressant Sammanställning av indikatorer Sammanfattningsvis anser vi att följande uppgifter är intressanta ur arbetsbelastningssynpunkt. Generella uppgifter Antal inkomna, avgjorda och balanserade mål Antal PT-mål Antal mål där PT beviljats Antal avgjorda förtursmål Antal mål där förberedande sammanträde i hovrätten förekommit samt tidsåtgång Antal mål som avgjorts efter förhandling respektive föredragning Antal mål som avgjorts genom dom, stadfästelse av förlikning, beslut om avskrivning respektive annat beslut

39 Sammansättning vid målens avgörande Antal mål som avgjorts med respektive utan nämnd Antal avgjorda mål där föredragning av preliminär fråga förekommit och antal föredragna preliminärfrågor i målen Antal avgjorda mål med flera parter och antalet parter i olika intervall Antal avgjorda mål där vittne hörts och antalet hörda vittnen i målen Antal avgjorda mål där tolk förekommit och antalet tolkar i målen Antal avgjorda mål där sakkunnig förekommit och antalet sakkunniga Antal avgjorda mål där syn förekommit Antal avgjorda mål i olika intervall av förhandlingstid Antal avgjorda mål i olika intervall av föredragningstid Antal avgjorda mål med beslut i fråga om internationell rätt eller dess tillämpning förekommit Antalet mål där en/flera huvudförhandlingar ställts in pga. delgivningssvårigheter Antalet mål där överklagandet fallit Brottmål Antal avgjorda mål där målsägande hörts och antalet hörda målsäganden i målen Antal avgjorda mål med häktad tilltalad när målet inkom (s.k. B-häktad) Antal avgjorda ungdomsmål Antal mål där endast påföljdsfråga är uppe till prövning Tvistemål Antal avgjorda mål där interimistiska beslut förekommit i hovrätten Antalet beslut i preliminärfrågor som rört fråga om ny bevisning eller ny omständighet Antalet mål som förlikts efter domstolens medverkan Övriga mål Antal avgjorda mål som haft förtur Antal avgjorda mål där sammanträde förekommit

40 6. Personalresurser Projektgruppens bedömning: För att kunna mäta arbetsbelastningen måste det gå att mäta den faktiskt tillgängliga resursen för målavverkning. För det behövs ett annat verktyg än det som finns idag. För bedömning av resursåtgången för målhantering är faktiska personalresurser av central vikt. Uppgifter om personalresurser redovisar, som redan angivits, domstolarna varje kvartal till DV. Fördelningen av personalresurser används för beräkning av målens vikttal. Uppgifterna om personalresurser tas fram på olika sätt. Vid vissa tingsrätter bygger fördelningen på uppskattningar gjorda av administratörer enligt följande. Med utgångspunkt från disponibel personal, satt i relation till det antal personer som enligt arbetsordningen ska syssla med en viss typ av verksamhet, räknas en procentsiffra för varje personalkategori fram. Procentsiffran multipliceras sedan med antalet personer (inom varje kategori) som varit disponibla under perioden när frånvaro och ledigheter dragits av. Vid andra domstolar är det personalen som själv som månadsvis uppskattar nedlagd tid i olika målkategorier, administration, utbildning m.m. Vid en del domstolar antecknar personalen varje dag den nedlagda tiden. Redovisningen bygger således inte alltid på en personlig rapportering, vilket skulle ge ett mer tillförlitligt resultat av det nedlagda arbetet. Att utgå från arbetsordningen speglar heller inte hur man faktiskt har fördelat arbetstiden. Ett annat problem är att det inte är faktisk arbetstid som fördelas eftersom övertid och helgarbete inte registreras. För att få veta vilken personalresurs som använts för att avgöra mål måste en tillförlitligare redovisning skapas. För att utröna vilken resurs som krävs för administration, remissarbete m.m. behöver också viss tid särredovisas. Det totala antalet utbildningsdagar, tid avsatt för remissarbete, tid för externa uppdrag och tid för utvecklingsarbete borde skiljas från tid som finns för att avgöra mål. Även tid som går åt för administration bör fångas upp. För att kunna mäta arbetsbelastningen måste

41 det gå att avläsa den faktiska fördelningen av tillgängliga resurser dvs. det antal personer i varje personalkategori som har ägnat tid åt olika verksamheter. För att öka möjligheten att se vilka måltyper som förändras så att de blir mer eller mindre komplicerade bör det också övervägas om en redovisning av arbetad tid ska vara uppdelad på olika arbetsmoment, t.ex. förarbete, förhandling respektive efterarbete. Vid en sammanställning av tiden för de olika arbetsmomenten inom varje måltyp skulle det vara möjligt att upptäcka en ökning av exempelvis förberedelsetid i en viss typ av mål. En stor ökning skulle vara ett incitament till att undersöka den måltypen. En sådan undersökning skulle kunna ge svar på om just de målen blivit mer komplexa och därför finns ett ökat behov av resurser. Undersökningen skulle kanske också leda till att ett utbildningsbehov uppdagades. De fördelar denna typ av tidsredovisning skulle ge måste dock vägas mot en stor nackdel, tidsåtgången för att redovisa fördelningen av arbetstid varje dag

42 7. Poängsystem för beräkning av vikttal Projektgruppens förslag: Vi föreslår att ett poängsystem införs där målhanteringen poängsätts. Olika hanteringsåtgärder bör ge olika poäng vilket medför att målen efter avgörandet har olika vikttal. Vi föreslår också att målen indelas i ett större antal målgrupper och att poängen från de avgjorda målen hänförs till respektive grupp Inledning När vi tidigare har talat om domstolarnas arbetsbelastning har vi talat om målhanteringen och att det som skiljer resursbehovet i målen är vilken hantering/vilka åtgärder som krävs för att nå ett avgörande. Alla mål inom en viss måltyp är inte lika resurskrävande. Med anledning härav anser vi att det är hanteringen eller åtgärderna i målen som ska mätas efter målens avgörande för att få fram ett underlag för arbetsbelastningen vid domstolen. Idag åsätts alla tvistemål vikttalet 1,07 och brottmål vikttalet 1,13 baserat på en beräkning utifrån domstolarnas redovisning av fördelning av personalresurser. Ett problem med att åsätta målen vikttal baserade på denna redovisning är att resultatet inte bygger på en personlig rapportering och heller inte fördelar faktisk arbetstid. Redovisningen innehåller bland annat av den anledningen en mängd felkällor. Det andra problemet med vikttalen är det som angetts ovan, nämligen att målen är olika resurskrävande och att de bestämda vikttalen inte speglar den verkliga resursåtgången. Istället för att bestämma vikttal enligt det tidigare redovisade sättet föreslår vi ett annat sätt att värdera eller vikta mål. Målhanteringen kan poängsättas. Olika hanteringsåtgärder skulle kunna åsättas poäng. De indikatorer på arbetsbelastning som mäts är de åtgärder som skiljer målen åt och som är mer objektivt mätbara såsom alla förekommande förhandlingar, särskilt uppsatta beslut, avgörandetyp, sammansättning vid avgörandet, förekomst av flera parter, tolk, sakkunnig, syn m.m. Varje

43 avslutat mål får sitt eget poäng baserat på vilken hantering målet krävt för att bli avgjort. Poängen för målen summeras i olika målgrupper varefter målen avgörs. Ett genomsnittstal, vikttal, per målgrupp räknas därefter fram utvisande hur arbetsbelastade målen inom respektive målgrupp är. Poängmodellen bygger på att hanteringen åsätts värden utifrån hur arbetskrävande den normalt sett är och förutsätter inte att ett tidsredovisningssystem införs. Systemet kan kopplas till dagbokföringen av åtgärderna. I och med att åtgärderna redovisas på dagboksbladet (i VERA) mäts arbetsbelastningen i målet genom att målet blir poängsatt. Poängsättningen skulle således ske automatiskt i VERA utan att någon särskilt ska behöva räkna ut och föra statistik över poängen. Registreringen av faktiska åtgärder i ett mål medför att det aktuella målet får ett högre vikttal, eller värde, än ett mål som avgjorts utan att sådana åtgärder varit nödvändiga. Vid en registrering av åtgärder per målgrupp ger det sammanlagda antalet åtgärder ett genomsnittligt vikttal eller värde för målgruppen. Av avgörande betydelse för mätningen av handlingar/åtgärder i målen är att registreringen är likartad. Domstolarna måste ha samma rutiner för registrering. Värderingen är inte trovärdig om den inte är jämförbar och för att bli det måste den utgå från samma grund. För att värderingen ska bli enhetlig måste uppgifterna registreras på ett likartat sätt och i vissa fall bör därför registrering ske genom att valmöjligheter införs t.ex. i form av en "dokumentgardin" Vad bör poängsättas? När en stämningsansökan kommer in krävs en hel del förberedande åtgärder som att lägga upp ett nytt mål, registrera parter m.m. och lotta målet på en rotel/avdelning. Målet ska genomgås för utfärdande av stämning. Allt detta inledande arbete bör åsättas ett poängtal

44 Därefter börjar förberedelsen som inledningsvis oftast är skriftlig. Denna del anser vi inte bör poängsättas speciellt. Visserligen kan den i tvistemål se olika ut och innehålla olika mycket skriftväxling, men frågan om behovet av ytterligare skriftväxling innan ett sammanträde är ofta beroende av hur upptagen domstolen är eller på parternas agerande. Trots att rätten skall driva förberedelsen med inriktning på ett snabbt avgörande av målet, kan arbetsbelastningen vara sådan vid domstolen att det inte är möjligt att få ut målet till ett sammanträde snabbt. Det kan också uppkomma en hel del svårigheter att skilja ut de fall där målet är så komplicerat att fortsatt skriftväxling är nödvändig från de fall det inte är nödvändigt med ytterligare skriftväxling. Vi anser således att skriftväxling inte bör poängsättas. Det förberedande sammanträdet i tvistemål, som följer efter den inledande skriftväxlingen, bör däremot poängsättas. Dessa sammanträden är tidsmässigt olika långa men majoriteten understiger 2,5 timmar. Kansliet har arbete med att kalla till sammanträdena och de kräver en hel del förberedelser av domare och protokollförare. Ett särskilt poängtal bör åsättas för förekomst av sammanträde. Någon tilläggspoäng för sammanträden som är längre än 3 timmar bör också förekomma. Förberedande sammanträden i brottmål och i hovrätten är inte särskilt vanliga men bör poängsättas för den händelse de förekommer. Efter det förberedande sammanträdet (i tvistemål) följer oftast viss skriftväxling som ingivande av bevisuppgift. Inte heller denna skriftväxling bör enligt vår mening poängsättas särskilt. Förekomst av huvudförhandling eller inte och dennas längd (inklusive överläggningstid) bör poängsättas. En del mål avgörs på handlingarna vilket måste anses vara en mindre belastning för domstolen än att hålla huvudförhandling. Även beträffande huvudförhandlingarna bör ett grundvärde åsättas för de huvudförhandlingar som tar högst 3 timmar. Därefter kan en viss tilläggspoäng utgå för huvudförhandlingar som tar längre tid. Domstolens sammansättning varierar och är olika resurskrävande. Skäl föreligger därmed att poängsätta huvudförhandlingarna för olika sammansättningar och i olika intervaller avseende tidsåtgång

45 I hovrätten, men även i tingsrätten, avgörs målen efter föredragning. Även föredragningstiden - i vilken tid för överläggning bör inbegripas - bör poängsättas med poäng för olika sammansättningar och olika intervall. Eftersom målens avgörande kräver olika mycket ur resurssynpunkt bör även detta ge olika poäng och de olika avgörandetyperna bör åsättas olika värden. Värdena bör bestämmas efter det skrivarbete som kan bedömas vara förenat med avgörandet. Andra handlingar eller åtgärder som bör poängsättas är särskilt uppsatta beslut och interimistiska beslut. Dessa förekommer inte i alla typer av mål men är resurskrävande. Ett visst värde bör de därför åsättas. Till de särskilt uppsatta besluten kan beslut i delgivningsfrågor och internationell rätts tillämpning hänföras. Även förekomst av syn i målet bör åsättas ett värde, liksom flera parter, flera förhörspersoner och tolkar eller sakkunniga. I brottmålen bör häktningsförhandlingar åsättas ett värde och för varje ny sådan ska poäng utgå. Flera tilltalade, offentliga försvarare, målsägande och biträden/ombud bör ge målet extra poäng i den mån det blir flera inom en kategori. Ju fler personer desto mer arbete måste läggas på kallelser m.m. Vidare bör antalet enskilda anspråk som prövas i målet åsättas ett värde i den mån de är många till antalet Poängsättningen När det gäller de värden eller poäng som de olika åtgärderna skall få kan två sätt att åsätta värden tänkas; ett där utgångspunkten är ett fixt poängtal till vilket poäng kan läggas eller dras ifrån och ett annat där varje åtgärd/hantering åsätts ett värde. Enligt det första sättet skulle man utgå från ett "normalmål" dvs. tänka sig att ett mål handläggs enligt följande: målet kommer in, stämning utfärdas, svaromål inkommer, sammanträde hålls, bevisuppgift växlas, huvudförhandling med en domare hålls, målet prövas i sak och dom skrivs. Detta "normalmål" skulle åsättas värdet 1. Ett mål som avviker på något sätt skulle få tilläggspoäng eller avdragspoäng. Om målet av

46 gjorts av tre domare skulle en viss pluspoäng tillkomma, liksom om ett särskilt beslut har fattats. Om målet avgjorts vid sammanträdet genom en tredskodom skulle ett avdrag ske osv. Detta sätt att beräkna arbetsbelastningen blir alltför krångligt enligt vår mening. Det kan vara svårt att i efterhand se varför poäng har dragits av. Det andra sättet, vilket vi förordar, är att åsätta handlingarna/åtgärderna vissa värden. Målet får poäng alltefter hanteringen och sammanräkning sker efter avgörandet. För att få fram genomsnittsvärden bör målen delas in i fler målgrupper än vad som finns idag. Ett genomsnittsvärde räknas ut per målgrupp och detta värde talar om hur arbetsbelastningen i målgruppen är. Eftersom det blir ett genomsnittsvärde per målgrupp kan det tänkas att ett enda stort mål inom en viss grupp kan dra upp genomsnittet för gruppen utan att vara representativt. För att undvika det kan målen i de olika grupperna skiktas i olika poängintervall. Dessa intervall kan förslagsvis vara tre till antalet: 0,2-1,5, 1,6-3,0 och 3,1-5,0. Hur stor andel varje poängintervall har av det totala antalet mål kan sedan räknas fram och redovisas. De mål som kommer upp i särskilt höga värden, exempelvis 5,1 och mer, bör kanske särredovisas. De poäng som de olika handlingarna/åtgärderna i målen ska åsättas bör ställas i relation till varandra. Vidare skall nya poäng erhållas för varje ny åtgärd/hantering. Om det i ett mål hålls två sammanträden (muntliga förberedelser) bör enligt vår uppfattning den åtgärden medföra dubbla poäng. För att åskådliggöra hur vi har tänkt oss poängsystemet har vi upprättat exempel på poängtabeller. Poängtabeller för tingsrätt. Tabell 1. Exempel på poängtabell för brottmål vid tingsrätt. Inkommet mål 0,2 Förberedande förhandling 0,5 Häktningsförhandling 0,3 Förtursmål 0,2-45 -

47 Huvudförhandling: Notarie En domare Två domare 0-3 tim. 3-6 tim. 6-9 tim tim tim tim. varje hel dag därefter Syn Antal tilltalade: Antal offentliga försvarare/ombud: Antal målsägande att höras: ,3 0,5 0,6 En domare 0,3 0 0,2 0,4 0,5 0,6 0 0,2 0,4 0,5 0,6 0 0,2 0,4 0,5 0,6 0,5 0,7 0,9 1,1 1,3 1,5 0,7 0,7 1,0 1,3 1,6 1,9 2,1 1,0 Två domare 0,6 Antal målsägandebiträden eller ombud för målsäganden: ,2 0,4 0,5 0,6 Antal vittnen: ,2 0,4 0,5 0,6 Antal enskilda anspråk som prövas i målet: ,2 0,4 0,5 0,6-46 -

48 Antal tolkar/sakkunniga ,3 0,5 0,7 0,9 Dom 0,6 Beslut om avskrivning 0,1 Annat beslut 0,2 En tillämpning av tabellen ovan innebär följande: Mål 1 - En tilltalad, två målsäganden och två vittnen, huvudförhandlingen (en domare med nämnd) pågår i 1,5 timmar och målet avgörs genom dom Vikttalet blir: 0,2 + 0,5 + 0,6 = 1,3 Mål 2 - Fyra tilltalade med varsin offentlig försvarare, fyra häktningsförhandlingar, en målsägande att höras som har ett målsägandebiträde, två vittnen huvudförhandlingen pågår högst tre timmar och målet avgörs genom dom Vikttalet blir: 0,2 + 0,2 + 0,2 + (4 x 0,3) + 0,5 + 0,6 = 2,9 Med viktning enligt det system som gäller idag skulle båda målen erhålla vikttalet 1,13. Enligt det system vi föreslår får mål 2, som inneburit att fyra häktningsförhandlingar hållits, ett högre vikttal än mål 1. För tvistemålen måste en liknande tabell upprättas. Tabell 2. Exempel på poängtal för tvistemål vid tingsrätt. Inkommet mål 0,2 Sammanträde för muntlig förberedelse: 0-3 tim. 3-6 tim. 6-9 tim tim tim tim. 0,4 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0-47 -

49 Särskilt uppsatt beslut Interimistiskt beslut 0,2 Huvudförhandling: 0-3 tim. 3-6 tim. 6-9 tim tim tim tim. för varje hel dag därefter Ensamdomare: 0,2 Ensamdomare: 0,4 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0 + 0,4 Syn 0,3 0,6 Antal tolkar/sakkunniga: ,3 0,5 0,7 0,9 Dom - prövning i sak 0,6 Dom - stadfästelse av förlikning 0,2 Beslut om avskrivning 0,1 Annat beslut 0,1 Förlikning - antal dagar före huvudförhandling: 0-2 dagar 3-5 dagar 6-9 dagar Ensamdomare: 0,3 0,2 0,1 Kollegial: 0,4 Kollegial: 0,8 1,2 1,4 1,6 1,8 2,0 + 0,8 Kollegial: 0,6 0,4 0,2 En tillämpning av denna tabell innebär följande. Mål 1 - Ett sammanträde i 1,5 timme hålls och samma dag som huvudförhandlingen (ensamdomare) förliks parterna och målet skrivs av. Vikttalet blir: 0,2 + 0,4 + 0,3 + 0,1 = 1,0 Mål 2 - Ett sammanträde i 2 timmar, ett särskilt uppsatt beslut, huvudförhandling i 4 timmar med kollegial sammansättning och dom. Vikttalet blir: 0,2 + 0,4 + 0,2 +1,2 + 0,6 = 2,6 Med den viktning som gäller idag skulle båda målen få vikttalet 1,07 trots de uppenbara skillnaderna i nedlagt arbete

50 Liknande tabeller måste upprättas för ärendena, fastighetsmålen och miljömålen. Alternativt kan tabellförslaget för tvistemål användas med vissa tillägg. Poängtabeller för hovrätt. Även vid hovrätterna skulle målen få olika poäng beroende på den hantering som krävts för att få dem avgjorda. Nedan följer förslag på poängtabeller för hovrätt. Tabell 3. Exempel på poängtabell för brottmål i hovrätt. Inkommet mål 0,2 Förtursmål 0,2 Förberedande förhandling 0,5 Häktningsförhandling 0,3 Häktningsbeslut prövas 0,2 Huvudförhandling: 0-2 tim. 59 min. 3-5 tim. 59 min 6-8 tim. 59 min 9-11 tim. 59 min tim. 59 min tim. varje hel dag därefter Tre lagfarna domare med eller utan nämnd 0,6 0,8 1,0 1,2 1,4 1,6 0,8 Syn 0,6 0,7 Föredragning: 0-15min min min. 1-2 tim. 2 tim. 1 min. - 3 tim. 3 tim. 1min. - 4 tim. varje påbörjad timme därefter Tre lagfarna domare med eller utan nämnd 0,1 0,2 0,3 0,5 0,7 0,9 0,2 Annan särskild ledamot vid förhandling Antal tilltalade som hörs: Fyra lagfarna domare med eller utan nämnd 0,7 0,9 1,1 1,3 1,5 1,7 0,9 Fyra lagfarna domare med eller utan nämnd 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 1,0 0,3 0,2 per påbörjad förhandlingsdag 0 0,2 0,4 0,5 0,6-49 -

51 Antal närvarande off. försvarare: Antal vittnen/målsäganden som hörs: Antal närvarande målsägandebiträden eller ombud för målsäganden: ,2 0,4 0,5 0,6 0 0,2 0,4 0,5 0,6 0 0,2 0,4 0,5 0,6 Antal enskilda anspråk som prövas i målet: , , , ,6 Dom prövning i sak 1,0 Dom - tingsrättens dom fastställs blankt 0,4 Talan förfaller 0,3 Beslut om avskrivning 0,1 Beslut om ej PT 0,1 Annat beslut 0,2 En tillämpning av tabellen innebär följande: Mål 1 - En tilltalad med offentlig försvarare klagar, målet avgörs efter 2,5 timmars huvudförhandling (tre domare med nämnd) varefter tingsrättens dom fastställs blankt. Vikttalet blir: 0,2 + 0,6 + 0,4 = 1,2-50 -

52 Mål 2 - En tilltalad med offentlig försvarare klagar, tingsrättens häktningsbeslut prövas vid en 10 minuters föredragning, två målsäganden och tre vittnen hörs i den 3,5 timmars långa huvudförhandlingen, målet avgörs genom dom som inte är en blank fastställelse. Vikttalet blir: 0,2 + 0,2 + 0,1 + 0,8 + 0,2 + 1,0 = 2,5 För tvistemålen blir det en annan poängsättning. Denna skulle kunna användas även beträffande Ö-målen. Tabell 4. Exempel på poängtal för tvistemål och för Ö-mål i hovrätt. Inkommet mål 0,2 Förtursmål 0,2 Sammanträde: 0-3 tim. 0,4 3-6 tim. 0,6 6-9 tim. 0, tim. 0, tim. 0, tim. 1,0 Huvudförhandling: 0-2 tim. 59 min. 3-5 tim. 59 min 6-8 tim. 59 min 9-11 tim. 59 min tim. 59 min tim. varje hel dag därefter Tre lagfarna domare med eller utan nämnd 0,6 0,8 1,0 1,2 1,4 1,6 0,8 Fyra lagfarna domare med eller utan nämnd 0,7 0,9 1,1 1,3 1,5 1,7 0,9 Syn 0,6 0,7 0,8 Föredragning: 0-15min min min. 1-2 tim. 2 tim. 1 min. - 3 tim. 3 tim. 1min. - 4 tim. varje påbörjad timme därefter Tre lagfarna domare med eller utan nämnd 0,1 0,2 0,3 0,5 0,7 0,9 0,2 Fyra lagfarna domare med eller utan nämnd 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 1,0 0,3 Annan särskild ledamot vid förhandling 0,2 per påbörjad förhandlingsdag Särskilt uppsatt beslut 0,2 Interimistiskt beslut 0,2 Dom - prövning i sak 0,6 Dom - tingsrättens dom fastställs blankt 0,4 Dom - stadfästelse av förlikning 0,2 Fem lagfarna domare med eller utan nämnd 0,8 1,0 1,2 1,4 1,6 1,8 1,0 Fem lagfarna domare med eller utan nämnd 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 1,1 0,4-51 -

53 Beslut om avskrivning 0,1 Beslut om PT/ej PT 0,2 Annat beslut 0,1 Förlikning - antal dagar före huvudförhandling: 0-2 dagar 3-5 dagar 6-9 dagar Tre lagfarna domare med eller utan nämnd 0,6 0,4 0,2 Fyra lagfarna domare med eller utan nämnd 0,7 0,5 0,3 Fem lagfarna domare med eller utan nämnd 0,8 0,6 0,4 En tillämpning av tabellen innebär följande. Mål 1 - Efter att målet kommit in fattas efter 15 minuters föredragning ett särskilt beslut om ny bevisning, målet föredras för avgörande i 30 minuter för tre lagfarna ledamöter varvid tingsrättens dom fastställs blankt. Vikttalet blir: 0,2 + 0,1 + 0,2 + 0,2 + 0,4 = 1,1 Mål 2 - Efter att målet kommit in hålls ett sammanträde i två timmar, därefter fattas ett interimistiskt beslut, huvudförhandling (tre lagfarna ledamöter med nämnd) hålls i fyra timmar och dom beslutas (tingsrättens dom fastställs inte). Vikttalet blir: 0,2 + 0,4 + 0,2 + 0,8 + 0,6 = 2,2 Dessa tabeller kan utgöra utgångspunkt för ytterligare diskussioner om vilka åtgärder som kan poängsättas och vilket poängtal åtgärderna bör ha i ett poängsystem. Vid åsättandet av poäng var vi beaktat de personella resurserna men inte de ekonomiska så till vida att vi inte gjort något särskilt poängförslag i de mål där nämndemän finns med vid avgörandet. Vidare har vi gett samma poängtal för inkommet mål oavsett vilken typ av mål det är. Det kan finnas skäl till att differentiera poängtalet för inkommet mål beroende på hur omfattande målet är. Mål som handlar om ekonomisk brottslighet är ofta väldigt omfattande och bör kanske därför åsättas ett högre värde när det kommer in. Detsamma gäller miljömålen som också kan vara väldigt omfattande och där inläsningen av målet tar mycket tid i anspråk

54 7.4. Indelning i målgrupper Vid en sammanräkning av poängen i målen bör målen delas upp i ett större antal målgrupper för att få fram olika vikttal för olika typer av mål. Vi skulle på så sätt få olika vikttal för olika målgrupper för att se hur arbetsbelastade olika mål är. Två exempel följer: - En sammanräkning av poängen visar att i landet har brott mot person ett vikttal på 1,8 medan förmögenhetsbrott har ett vikttal på 1,0. Av denna information skulle vi veta att brott mot person generellt sett är mer arbetsbelastande än förmögenhetsbrotten och en domstol med en större andel brott mot person skulle då behöva mer resurser än en domstol med en mindre andel av den brottstypen. - Vikttalen visar att de associationsrättsliga målen vid en domstol har vikttalet 2,5 emellertid är snittet för landet för de associationsrättsliga målen 1,8. Denna skillnad bör leda till att man tittar närmare på de associationsrättsliga målen med det höga vikttalet för att se om de är svårare vid den domstolen eller om det kanske beror på sättet målen handläggs på. Fördelningen i målgrupper görs lämpligen då målen avgjorts. Vid den tidpunkten i handläggningen står det klart dels vad målet rört, vilket inledningsvis kan vara svårt att avgöra, dels är också vikttalen framräknade. Man kan tänka sig många sätt att dela in målen. Tvistemål skulle kunna delas in efter aktör, värde eller sakområde. Brottmål skulle kunna delas in efter brottsbalkens kapitel eller efter påföljd. Därtill borde det finnas en del grupper med specialstraffrättsliga brott och bötesbrott. En viss samstämmighet med den indelning åklagarnas tidsredovisningssystem har kan också tänkas lämplig. Av flera olika förslag har vi stannat för en indelning där vi registrerar vissa vanligtvis svårare brott för sig och vissa enklare för sig. Beträffande tvistemålen anser vi att vissa av de mål som speciallottas vid större tingsrätter skall registreras för sig

55 Vårt förslag är att brottmålen vid tingsrätt delas in enligt följande: Brott mot person Förmögenhetsbrott Brott mot allmänhet Brott mot staten Narkotikabrott Ekonomisk brottslighet Trafikbrottslagen Notariemål Bötesbrott Övriga brott Med ekonomisk brottslighet avses svindleri (9 kap. 9 brottsbalken), borgenärsbrott (11 kap. brottsbalken), brott mot skattebrottslagen, aktiebolagslagen och insiderlagen. Definitionen överensstämmer med Riksåklagarens definition av ekonomisk brottslighet (Riksåklagarens författningssamling 1997:9, bilaga 3). Gruppen bötesbrott är avsedd att innehålla alla brott där påföljden bestämts till böter. Denna indelning är möjlig eftersom indelningen görs först när brottmålen avslutats och vi således vet vilken påföljd som bestämts. Eftersom bötesbrotten särredovisas kommer de andra grupperna endast innehålla grövre brott. När det gäller tvistemålen vid tingsrätt föreslår vi följande indelning: Allmänna tvistemål som rör mindre värden Arbetsrättsliga mål och ärenden Associationsrättsliga mål Familjerättsliga mål Bodelningsmål inkl. tvister mellan sambor Gemensamma ansökningar Fastighetsdomstolsmål Hyrestvister och bostadsrättstvister Konkurrensrättsliga mål Miljömål

56 Marknadsföringsmål Mål, som rör mindre värden, om parkering och trafikförsäkring Patentmål Immaterialrättsliga tvistemål Sjörättsliga tvistemål och brottmål Transporträttsliga tvistemål Tryckfrihets- och yttrandefrihetsmål (såväl tvistemål som brottmål) Tvistemål angående återvinning i konkurs Övriga allmänna tvistemål Beträffande ärendena föreslår vi följande indelning. Skuldsaneringsärenden Utsökningsärenden Ärenden om konkurs, ackord och företagsrekonstruktion Övriga ärenden När det gäller målindelningen i hovrätt bör den så långt som möjligt likna den vid tingsrätt men helt överensstämmande kan den inte vara. Framförallt inte när det gäller tvistemål. Brottmålsindelningen kan emellertid vara densamma i hovrätt som vid tingsrätt. För tvistemålens del föreslår vi följande indelning. Associationsrättsliga mål Expropriationsmål Familjerättsliga mål Immaterialrättsliga mål Sjö- och transporträttsliga mål (häri inbegrips även de sjömål som lottas som Ö- mål, dvs. framförallt klander av dispasch) Tryckfrihets- och yttrandefrihetsmål (såväl tvistemål som brottmål) Övriga allmänna tvistemål

57 På samma sätt som gäller tingsrätterna bör speciallottade måltyper redovisas för sig. När det gäller Svea hovrätt bör således bl.a. patentmål, hyrestvister och bostadsrättstvister samt miljömål registreras för sig. Ö-målen föreslår vi indelas enligt följande. Fastighetsmål Skuldsaneringsärenden Utsökningsärenden Ärenden om konkurs, ackord och företagsrekonstruktion Överklagade interimistiska beslut Övriga Ö-mål Brottmålen och tvistemålen bör inom varje grupp delas in i andel där PT beviljas respektive PT inte beviljas

58 8. Tidsredovisning/resursmätning Projektgruppens förslag: För att kunna bedöma den totala resursåtgången behövs en tidsredovisning. Vi föreslår att ett datorstött tidsredovisningssystem införs som ska fyllas i dagligen av var och en. Inom många yrkesområden använder man sig av tidsredovisning för att mäta resursåtgång. Varje anställd redovisar vilken tid som lagts ner på ett visst ärende så att arbetsgivaren sedan kan använda tidsredovisningen som underlag till den faktura som sedan ska upprättas. En tidsredovisning kan också användas för att mäta resursåtgång för olika typer av arbeten, ärenden eller åtgärder. Tidsredovisning är inom det rättsliga området något som framför allt förknippas med advokatyrket men det förekommer även hos åklagarna. Domstolarnas redovisning av personalresurser är en slags tidsrapportering. För att få fram ett bra underlag till redovisningen använder sig en del tingsrätter, däribland Västmanlands tingsrätt, av ett rapporteringssystem som innebär att var och en redovisar arbetad tid fördelat på olika verksamhetsgrenar. Om detta system omarbetades till en finare uppdelning i olika måltyper skulle det kunna utgöra utgångspunkt för ett tidsrapporteringssystem inom hela domstolsväsendet. Nedan anges några exempel på olika sätt att tidsredovisa Tidsredovisning på advokatbyråer På de flesta advokatbyråer tidsredovisar man i varje ärende. Alla åtgärder som vidtas, telefonsamtal som besvaras, möten som hålls m.m. antecknas för att föras in i tidsredovisningen som finns i ärendet. När klienten skall debiteras utgör tidsredovisningen underlag för fakturering. Det finns dataprogram för tidsredovisning men på

59 många byråer förs anteckningar om nedlagd tid för hand. Den minsta tid som redovisas är 0,1 timme vilket motsvarar 6 minuter. Ett slags riktmärke är 6 timmars debiterbar tid om dagen för en advokat Tidsredovisning hos åklagarna Åklagarna tidsredovisar dagligen i olika prestationsområden. Prestationsområdena är: - ärendeadministration - förundersökningsledning - förundersökningsledning resor - beslut under förundersökning - huvudförhandling i tingsrätt - huvudförhandling i tingsrätt resor - huvudförhandling i hovrätt - huvudförhandling i hovrätt resor och - verksamhet i Högsta domstolen. Prestationsområdena är även uppdelade i fem olika brottstyper. Brottstyperna är följande: våldsbrott, narkotikabrott, ekonomisk brottslighet, brott med enbart böter i straffskalan (s.k. e-mål) samt övriga brott. Förutom prestationsområden finns sju stödområden: ledning och administration, samverkan polisen, övrig samverkan och utveckling, ADB-stöd, utbildning elev, resor stödområden och övrigt. Tidsredovisningen sker med datorstöd och den minsta tid som redovisas är 15 min. Sammanställning av tidsredovisningen görs normalt månadsvis vid varje åklagarkammare. Sammanställningarna summeras till en totalredovisning som bland annat ingår i årsrapporten

60 8.3. Tidsredovisning i Västmanlands tingsrätt Vid Västmanlands tingsrätt har all personal under ett år tidsredovisat efter DV:s vanliga måluppdelning; gemensam ansökan, övriga tvistemål, notariemål, övriga brottmål, fastighetsdomstolsmål, konkursärenden, allmänna domstolsärenden. Även tid för utbildning, remissarbete, utvecklingsarbete internt, utvecklingsarbete externt och administration har fyllts i. All arbetad tid har redovisats med lägst 15 min. Frånvaro i form av semester, sjuk, kompledighet eller annan frånvaro har också angetts. Eftersom det är faktisk arbetstid som rapporterats har även övertid och helgarbete tagits med. Enligt uppgift från tingsrätten har denna redovisning fungerat bra och inte ansetts betungande att sköta. Personalen efterlyser dock fler prestationsområden och en finare målindelning än den som finns idag Tidsredovisning i Nederländernas domstolar I Nederländerna har man börjat med tidsredovisning för att mäta arbetsbelastningen. Resultatet av mätningarna utgör en av grundpelarna i budgetprocessen och fördelningen av medel. Domstolarna är beroende av mätningarna för att få rätt ekonomiska förutsättningar. I modellen, som utvecklats genom det s.k. Lamicieprojektet, räknas genomsnittliga handläggningstider för olika måltyper fram och relateras sedan till antalet avgjorda mål. Mätningen går till enligt följande. Noggranna tidsstudier görs av olika personalkategorier vid domstolar genom att de noterar all tid som lagts på ett mål, oavsett om man arbetat hemma eller på kontoret. Målen är uppdelade i fyra huvudkategorier som vidare är uppdelade i totalt 48 underkategorier. Minutantalet ställs sedan i relation till det totala antalet mål inom de fyra kategorierna: civilrätt, förvaltningsrätt, skatterätt och straffrätt. Endast avslutade mål mäts under perioden. Enligt statistikexper

61 ter är det tillräckligt att ha tre mätperioder per år i två veckor för att få ett statistiskt säkert material. Minuter per mål sammanställs och grupperas i mål avgjorda av en domare respektive tre domare. Även övrig domstolspersonal Support staff redovisar minuter per mål. Endast under perioden avgjorda mål ingår i tidsstudien. Så kallade "mega-cases" är mål med mer än tre dagars huvudförhandling och ger ett tillskott till budgeten. Modellen är baserad på en bruttoarbetstid om 38 timmar per vecka varav 80 procent betraktas som produktiv tid. Övrig tid är semester, tjänstledighet eller frånvaro p.g.a. sjukdom. Av den produktiva tiden anses 75 procent vara direkt produktiv medan resterande tid går åt till handledning, studier av juridisk litteratur m.m. Tidsstudierna görs tre gånger per år under två veckor. Tidsredovisningarna sammanställs och bearbetas av särskilt sammansatta "standardkommittéer". Dessa kommittéer lämnar förslag på genomsnittliga handläggningstider för hela landet till en central kommitté som beslutar vilken tid som skall gälla. Genom att bestämma hur många mål som har avgjorts i förhållande till den genomsnittliga handläggningstiden inom respektive målkategori kan den kapacitet eller bemanning beräknas som skulle ha behövts för att hantera de inkommande målen. En jämförelse av den befintliga kapaciteten med genomsnittstiden ger antingen ett underskott eller ett överskott för den egna domstolen och ger därmed en bild av arbetsbelastningen. Systemet kan även användas för beräkningar av framtida bemanningsbehov och ger ett underlag för de årliga budgetdiskussionerna Framtida tidsredovisning i länsrätter och kammarrätter I arbetsbelastningsprojektet avseende förvaltningsdomstolarna föreslås att all personal dagligen skall redovisa arbetad tid. All arbetad tid (även arbete under kvällar och helger) samt restid skall registreras och kopplas till olika målgrupper. Med hänsyn till den stora mängden måltyper som förekommer på förvaltningsdomstolarna föreslås att redovisningen av målarbetet fördelas på ett litet antal kategorier av men frekventa mål. Projektgruppen föreslår en ändrad indelning av målkategorier byggd på målens svårighetsgrad och/eller handläggningsform. Därutöver skall nerlagd tid i olika presta

62 tionsområden anges. Prestationsområdena är utbildning, remissarbete, utvecklingsarbete, administration och data. Arbetad tid skall anges i timmar och redovisas i ett särskilt datorstött redovisningsprogram. Bild 1. Tidsredovisning i de allmänna förvaltningsdomstolarna Tidsredovisning i de allmänna domstolarna Poängtalen och den sammanlagda poängsumman i det föreslagna poängsystemet ger en sådan ledning när det gäller resursåtgången att en betydligt bättre underbyggd fördelning av tillgängliga ekonomiska resurser kan göras mellan domstolarna. Den speglar dock inte den faktiskt nedlagda tiden och är därför inte tillräcklig för att bedöma den totala resursåtgången. För att få en bättre bild av denna kan poängberäkningen kompletteras med en redovisning av hur de personella resurserna används. Det verktyg som idag finns för beräkning av vilka resurser domstolarna har till målavverkning - tidsredovisning - är bristfällig. Den fördelning av personalresurser som redovisas innehåller en mängd felkällor. Ett bättre system för att mäta faktiskt arbete framstår som nödvändigt

63 Den information som eftersöks är vilka arbetsinsatser som gjorts inom olika verksamhetsområden. Med en sådan kunskap kan framtida resursbehov bättre uppskattas. Den faktiska tid personalen lägger ned på målen är av grundläggande betydelse för planering av verksamheten vid domstolarna. Förutom kunskapen om resurs för målavverkning behövs kunskap om resursbehov beträffande administration, data/it, remisser, utvecklingsarbete m.m. För att få information om fördelningen av personalresurser på dessa olika prestationsområden är det nödvändigt att ha ett instrument som redovisar faktisk nedlagd tid. All sådan nödvändig information skulle kunna erhållas genom att all personal i domstolarna redovisar arbetad tid inom olika områden. En redovisning av arbetad tid ger besked om vilka typer av mål som är mest resurskrävande. En jämförelse mellan arbetad tid per måltyp med antalet avgjorda mål inom den kategorin ger svar på hur arbetsbelastade de olika måltyperna är. Med information om vilka typer av brottmål respektive tvistemål som har krävt mest resurser är det lättare att uppskatta framtida resursbehov inom olika målområden. Kunskap om att exempelvis skattebrotten generellt sett kräver mycket resurser skulle innebära att en domstol som har många skattebrott har ett större behov av resurser än en domstol med en mindre mängd skattebrott. En redovisning av nedlagt arbete skulle fortlöpande besvara frågor om vilka typer av mål som kräver mest av olika personalgrupper. Den skulle också ge domstolarna ett bra underlag till att se arbetsbelastning vid domstolen. Redovisningen av arbetad tid kan också användas som ett komplement till poängsystemet. En nackdel med att låta all personal redovisa arbetad tid är att det går åt tid att sköta redovisningen. Tid som annars kanske hade ägnats åt den dömande verksamheten. Trots denna nackdel är tidsredovisning enligt vår mening nödvändig för att mäta vilka resurser som krävs för målavverkning. Endast genom en tillförlitlig tidsredovisning kan domstolarna se vilken faktisk tid som lagts ned på att avgöra mål och därigenom bedöma vilken framtida kapacitet som är nödvändig för att klara en viss mängd mål inom för allmänheten godtagbara tider. Vi vill framhålla att syftet med en tidsredovisning är att mäta gemensamma arbetsinsatser. Det är den gemensamt nedlagda arbetstiden och inte den individuellt nedlagda arbetstiden som är av intresse. De uppgifter om tidsredovisning som lämnas av

64 personalen kan därför raderas så snart domstolen gjort en sammanställning per personalkategori och månad/kvartal. En tidsredovisning kan ske antingen genom att en tänkt arbetstid fördelas eller genom att den faktiska tiden redovisas. Ett system som innebär fördelning av en tänkt arbetstid tror vi inte redovisar den verkliga arbetsinsatsen. Genom att enbart fördela viss tid är det inte så lätt att få grepp om övertid eller arbete som ägt rum utom ordinarie arbetstid. Helgarbete kan vara övertid men också tid som man är tvungen att ta igen för att ett utredningsuppdrag tagit tid från den ordinarie arbetstiden. Det kan också vara så att ordinarie arbetstid inte räcker till för att arbetsbelastningen är för hög. Det faktum att domarna har oreglerad arbetstid innebär att övertid överhuvudtaget inte finns och att vi inte har någon vetskap om den arbetsinsats som görs. Enligt vår mening är det den faktiskt nedlagda arbetstiden som bör ligga till grund för en tidsredovisning. Vårt förslag är att tidsredovisningen skall redovisa faktisk arbetstid för att återge verkligheten. Man kan ju fråga sig om det är nödvändigt att tidsredovisa under hela året och om det inte är tillräckligt att tidsredovisa under en kortare period, som i Nederländerna. Vi tror dels att det finns en risk för att förändringar över tiden är svårare att få med, dels är det så att ex. remisser kan komma stötvis vilket skulle innebära att redovisningen blir felaktig och inte speglar verkligheten. För att ge ett säkert underlag behöver tidsredovisningen ske varje dag av varje anställd. En sammanställning som görs i slutet av månaden ger enligt vår mening inte en tillräckligt säker fördelning av arbetstiden. Det kan vara nog svårt att vid dagens slut komma ihåg hur arbetet fördelat sig, än svårare blir det efter en månad. Tidsredovisningen bör med anledning härav göras vid arbetstidens slut eller, för den som så önskar, löpande under dagen. I den första delen av arbetsbelastningsprojektet konstaterades att det inte finns något sätt att se vilken tid som läggs ner i målen före respektive efter målets avgörande. En stor del av statistiken är inriktad på förhandlingen och sättet målet avgjorts på. En tidsredovisning kan råda bot på denna brist genom att arbetstiden skiktas även med avseende på förarbete och efterarbete. Med förarbete avses då tid som går åt för att stämma, kalla, delge, skriva sammanfattningar och läsa in mål m.m. Efterarbete är tid som ägnas åt överläggning, domskrivning (eller upprättande av beslut varigenom

65 målet avgörs) och expediering av domar (och de slutliga besluten). För att användarna ska se helheten bör även tid som ägnats åt förhandlingar anges på tidsredovisningen även om förhandlingstiden kan avläsas ur målstatistiken. Bild 2. Exempel på tidsredovisning. Tingsrätt Namn: År 2002 Månad: januari Datum Prestationsområde Aktivitet Tvistemål Förarbete Förhandling Efterarbete FT-mål Förarbete Förhandling Efterarbete Familjemål Förarbete Förhandling Efterarbete Brottmål Förarbete Förhandling Efterarbete Ärenden Förarbete Förhandling Efterarbete Konkurser Adm./data Remissarbete Utbildning Utveckl.arbete Externa uppdrag Summa månad Förarbete Förhandling Efterarbete Ett optimalt tidsredovisningssystem är kanske att få fram exakt det antal minuter som läggs ned i olika måltyper. Detta skulle dock innebära att ett stort antal målgrupper måste tas upp på tidsredovisningen. Ett sådant system vore enligt vår mening alltför tungt och arbetskrävande i sig för att vara bra. Dagens målgruppsindelning är å andra sidan inte tillräcklig för att få en bra kunskap om nedlagt arbete i de olika måltyperna. Målgrupperna skulle således behöva delas upp i ett större antal grupper eller kategorier än som finns idag. Antalet grupper får dock inte bli så stort att tidsredo

66 visningen blir otymplig att hantera. Vi föreslår därför att man inledningsvis fördelar arbetad tid på ett mindre antal målgrupper. En sådan modifierad indelning för tingsrätt skulle kunna ha följande utseende: Brottmål Brott mot person Förmögenhetsbrott Ekonomisk brottslighet Notariemål Övriga brottmål Tvistemål Familjemål FT-mål Gemensamma ansökningar Övriga T-mål Ärenden Skuldsaneringsärenden Utsökningsärenden Ärenden om konkurs, ackord och företagsrekonstruktion Övriga ärenden Indelningen stämmer inte helt överens med den indelning som vi föreslår i poängsystemet. Anledningen till det är att vi tror att tidsredovisningen tar alltför lång tid att fylla i om den blir för omfattande. Beträffande tvistemålen överensstämmer indelningen beträffande familjemål, FT-mål och gemensamma ansökningar. Gruppen övriga T-mål måste ställas i relation till vikttalen för de övriga måltyperna i poängsystemet för att på så sätt fördela arbetstiden. Indelningen beträffande ärenden stämmer helt överens med indelningen för poängsystemet. Vid de större tingsrätter där speciallottning av mål sker föreslår vi att de

67 speciallottade målen läggs in som egna målgrupper. På så sätt får domstolarna ett underlag för resursåtgången beträffande specialmålen. Förutom en redovisning av arbetad tid i olika målgrupper bör tidsredovisningen innehålla andra prestationsområden. Det är önskvärt att se vilken annan tid som krävs i domstolsarbetet. De prestationsområden vid föreslår är följande: Administration/Data Remisser Utbildning Utvecklingsarbete Externa uppdrag Restid Alla dessa områden hör till domstolsarbetet men är inte direkt knutet till målavverkningen och därför bör denna tid särredovisas. Även den tid som går åt att resa är intressant och bör finnas med under andra prestationsområden. Flera domstolar har tingsställen och andra har verksamhet på flera orter. Restid är självklart arbete för domstolen men är inte direkt kopplad till målavverkning. När det gäller restiden bör även den redovisas i sin helhet d.v.s. även om den sker utom ordinarie arbetstid är det viktigt att den registreras. Det är ju en belastning för arbetstagarna även om den råkar ligga utom ordinarie arbetstid. Nedan följer ett förslag på utformning av tidsredovisning. Bild 3. Förslag på tidsredovisning vid tingsrätt. Prestationsområde T: Familjemål T: FT-mål T: Gem. ans. T: Övriga mål B: Person B: Förmögenhet B: Ekonomisk B: Notariemål

68 B: Övriga mål Ä: Utsökning Ä: Skuldsanering Ä: Konkurs, ackord, företagsrekonstruktion Ä: Övriga ärenden Administration/Data Remisser Utbildning Utveckling Externa uppdrag Restid Summa timmar För hovrätternas del måste tidsredovisningen vara lite annorlunda utformad. För att få ett bättre underlag för fördelning av tiden nedlagd på tvistemål kan mål som speciallottas läggas in i tidsredovisningen. Bild 4. Förslag på tidsredovisning i hovrätt. Prestationsområde T: Familjemål T: Speciallottade mål T: Övriga T-mål B: Person B: Förmögenhet B: Ekonomisk B: Övriga B-mål Ö: Utsökningsärenden Ö: Skuldsanering Ö: Konkurs, ackord, företagsrekonstruktion Ö: Överklagade interimistiska beslut Ö: Övriga Administration/Data Remisser Utbildning Utveckling Externa uppdrag Restid Summa timmar

69 Ett tidsredovisningssystem med ovanstående utformning kan, utan att medföra ett alltför omfattande redovisningsarbete, ge en god inblick i resursanvändningen i målarbetet. Man kan som den andra ytterligheten använda den indelning i måltyper som idag finns i tidsredovisningen, dock med tillägg av ett par prestationsområden utanför målarbetet. En sådan tidsredovisning skulle, om faktisk tid redovisades kunna ge viss information om resursåtgången vad avser målarbetet och skulle ge en bättre bild av hur de personella resurserna används inom domstolsväsendet. Några mer långtgående slutsatser om hur arbetet fördelar sig på olika måltyper kan av naturliga skäl inte göras. Bild 5. Dagens tidsredovisningssystem. Tingsrätt: Namn: År 2002 T-mål gem ans. T-mål övriga B-mål not. B-mål övriga Fastighetsdomstolsmål Konkursärenden Domstolsärenden Administration Remissarbete Utbildning Utvecklingsarb. internt Utvecklingsarb. externt Summa tid Januari När det gäller domstolar som speciallottar vissa typer av mål föreslår vi, oavsett vilket redovisningssystem som kommer att användas, att tidsredovisningen finfördelas på så sätt att specialmålen (miljömål, patentmål, konkurrens- och marknadsföringsmål, fastighetsdomstolsmål m.m.) får ett eget prestationsområde i domstolens tidsredovisning. På så sätt får man en möjlighet att se resursåtgången i dessa mål

70 Den främsta nackdelen med en tidsredovisning är som angivits den tid systemet i sig tar i anspråk. Tidsredovisningen bör av det skälet inte vara alltför omfattande. Den måste vidare vara snabb och lätt att fylla i, d.v.s. användarvänlig. Av detta skäl samt för att förenkla sammanräkningen bör tidsredovisningen vara datorstödd. Tidsredovisningen bör komma fram automatiskt innan datorn stängs av men den bör också kunna tas fram löpande under dagen. Vidare är det viktigt att så mycket som möjligt redan finns registrerat, t.ex. användarens personalkategori och dagens datum m.m. När det gäller vilka tidsintervall som bör redovisas anser vi att den minsta tiden som redovisas bör vara 15 minuter d.v.s. 0,25 timme. En fråga i sammanhanget är om inte en tidsredovisning på målnivå kan ske i VERA. Avsikten är att det i VERA skall finnas flera dimensioner i systemet. Alla mål, aktörer, arbetsmoment, händelser och aktiviteter kommer att finnas registrerade. Det kan ju tänkas att då koppla en klocka till allt som görs i VERA. En hel del aktiviteter och åtgärder skulle då registreras utan att en särskild tidsredovisning behövs. All tid skulle dock inte registreras eftersom flera arbetsmoment inte utförs med hjälp av dator. Exempelvis skulle inte förberedelsetid i form av inläsning av mål registreras. För att komma åt all nedlagd tid skulle en tidsredovisning i VERA behöva kompletteras med en redovisning av annan arbetad tid. Det finns också en stor risk för att tiden som registrerats i VERA inte skulle överensstämma med verkligt nedlagd tid. Man kan bli avbruten och ägna lång tid åt en helt annan sak eller gå på lunch och glömma att man då är tvungen att bryta tidtagningen. Sammantaget anser vi att en tidsredovisning i VERA inte är ett bra sätt att mäta fördelning av nedlagda resurser. Tidsredovisning är en sådan form av behandling av personuppgifter som omfattas av personuppgiftslagen (PUL). Uppgifterna i tidsredovisningen kan dock inte hänföras till de personuppgifter som betecknas som känsliga

71 9. Avslutande synpunkter Tidigare undersökningar i projektet har visat att dagens beräkning av resursåtgång i domstolarna inte speglar verkligheten. Genom att identifiera ett antal mätbara indikatorer på arbetsbelastning och poängsätta dessa får vi ett bättre system för att mäta arbetsbelastningen i målen. Det föreslagna poängsystemet anser vi ger en mer rättvisande bild av resursåtgången än dagens beräkning av vikttal. Poängsystemet leder till att mål och ärenden viktas på ett annat sätt än idag. På det sättet får man en bättre överblick av skillnaderna i arbetsbelastningen och målhanteringen. Systemet öppnar en möjlighet att se vilka mål som kräver mest och delvis även varför. Om vikttalet för en speciell måltyp exempelvis är högre än vad det är för övriga domstolar kan det vara ett incitament till att undersöka just den måltypen. Kanske är måltypen svårare av något skäl eller också är det handläggningen av målet som är onödigt tung. Poängsystemet speglar dock inte den faktiskt nedlagda arbetstiden och för att mäta arbetsbelastningen bör därför poängsystemet kompletteras med en redovisning av hur de personella resurserna används. Genom att införa en personlig tidsredovisning där faktisk tid redovisas, erbjuds ett sätt att se om domstolarna är rätt dimensionerade. Tidsredovisningen gör att faktisk tid för målavverkning kan identifieras. Antalet timmar som ägnats åt målavverkning sätts i relation till det totala antalet nedlagda arbetstimmar. Vidare ger tidsredovisningen information om tid som ägnas åt remisser, administration, data, utbildning och utvecklingsarbete. Med sådan information ges goda förutsättningar för planering av verksamheten vid domstolarna. Införandet av poängsystemet är beroende av det nya verksamhetsstödet medan ett tidsredovisningssystem kan införas genast för att ge en god inblick i resursanvändningen för målarbetet. Som har nämnts inledningsvis i rapporten kan ett nytt sätt att mäta arbetsbelastningen leda fram till ett nytt resursfördelningssystem. Även om poängsystemet till viss del kan ligga till grund för fördelningen av resurserna till domstolarna måste hänsyn tas till andra faktorer. Det är inte meningen att poängsystemet skall leda till att lång förhandlingstid och kollegial sammansättning premieras genom att domstolar med

72 många mål med höga vikttal automatiskt får mer resurser. Det kan vara så att domstolar med små balanser och korta handläggningstider är de som ska premieras eftersom de uppfyller medborgarnas förväntningar på en snabb och effektiv handläggning. Ett effektivt förlikningsarbete är emellertid kanske något som bör premieras vid resursfördelning. Förlikningsarbete utgör ett exempel på något som är svårt att mäta och poängsätta, utom i de fall förhandlingstid mäts, men får för den skull inte glömmas bort i resurstilldelningen. Samma svårighet finns inom andra områden. Vill vi att domstolarna ska ha välutbildad personal bör kanske utbildningsinsatser premieras. Dessa frågor berör den framtida resursfördelningen vilket inte omfattas av vårt uppdrag. Enligt vår uppfattning kan det föreslagna systemet medföra inte bara en bättre fördelning mellan domstolarna av tillgängliga resurser, utan också att domstolsväsendet i stort kan få en lämplig ekonomisk och personell dimensionering