Omvärldsbevakning vad, var och för vem?

Transkript

1 2006:11 Omvärldsbevakning vad, var och för vem? En utvärdering av Institutet för tillväxtpolitiska studiers utlandsbaserade verksamhet

2 MISSIV DATUM DIARIENR /56-5 ERT DATUM ER BETECKNING N2006/1454/AU Regeringen Näringsdepartementet STOCKHOLM Uppdrag till Statskontoret angående utvärdering av Institutet för tillväxtpolitiska studiers utlandsbaserade verksamhet Regeringen har gett Statskontoret i uppdrag att utvärdera Institutet för tillväxtpolitiska studiers (ITPS) utlandsbaserade verksamhet. Statskontoret överlämnar härmed rapporten Omvärldsbevakning vad, var och för vem? En utvärdering av Institutet för tillväxtpolitiska studiers utlandsbaserade verksamhet (2006:11). Uppdraget är att se över ITPS utlandsbaserade verksamhet och utvärdera den i förhållande till verksamhetens mål, uppdrag och kostnader. Översynen ska göras med utgångspunkt i intressenternas och brukarnas behov. Statskontoret ska ge olika förslag på hur verksamheten kan organiseras. Statskontoret konstaterar att ITPS utlandsbaserade verksamhet drivs i enlighet med de mål som regeringen har formulerat. Samtidigt konstaterar Statskontoret att myndighetens instruktion lämnar stort utrymme för tolkningar, vilket kan ha stor betydelse för hur verksamheten inriktas och utformas. Intressenterna är i allmänhet nöjda med vad de får ut av ITPS utlandsbaserade verksamhet, men det finns viktiga undantag som kan få stor betydelse för verksamhetens finansiering. Statskontorets slutsats är att regeringen bör förtydliga uppdraget till ITPS, och lämnar förslag till några alternativa åtgärder. T.f. generaldirektör Folke K. Larsson, har beslutat i detta ärende. T.f. enhetschef Eric Gandy, Enheten för näringsliv, miljö och infrastruktur, organisationsdirektör Michael Borchers, föredragande, och avdelningsdirektör Jonas Hammarlund var närvarande vid den slutliga handläggningen. Enligt Statskontorets beslut Michael Borchers POSTADRESS: Box 8110, Stockholm. BESÖKSADRESS: Fleminggatan 20. TELEFON VXL: FAX: statskontoret@statskontoret.se

3 Innehåll 1 Sammanfattning 7 2 Uppdraget 13 3 Statskontorets utgångspunkter, avgränsningar och definitioner 15 4 Genomförande 17 5 Utlandsverksamhetens bakgrund och utveckling 19 6 Utlandsverksamhetens finansiering och styrning 23 7 Intressenternas synpunkter 29 8 Den principiella frågan verksamhetens syfte, inriktning och nytta 35 9 Organisation och administration Alternativen Statskontorets slutsatser och förslag 55 Bilaga, regeringsbeslut 57 5

4 6

5 1 Sammanfattning På uppdrag av regeringen har Statskontoret utvärderat Institutet för tillväxtpolitiska studiers (ITPS) utlandsbaserade verksamhet med utgångspunkt i de mål och uppdrag som finns för myndigheten. I uppdraget ingår dels att undersöka hur verksamheten uppfyller intressenternas och brukarnas behov, dels att bedöma verksamheten i förhållande till kostnaderna. I uppdraget används uttrycken intressent, brukare, avnämare och partnermyndigheter. Vi använder här begreppen partnermyndigheter och intressenter. Partnermyndigheterna är de myndigheter och andra organisationer som utöver ITPS är med och finansierar verksamheten. Intressenterna är partnermyndigheterna, ITPS och utpekade delar av Regeringskansliet. Underlaget för Statskontorets bedömningar är intervjuer med företrädare för samtliga intressenter. Omfattande intervjuer har genomförts med ITPS ledning och personal i Sverige, samt med i stort sett all personal vid de fem utlandskontoren. Vi har också tagit del av de dokument från regeringen och ITPS som styr verksamheten och redovisar dess resultat. Statskontorets slutsatser och förslag Statskontoret drar följande slutsatser av utvärderingen. Det övergripande syftet med den utlandsbaserade verksamheten är oklart på grund av brister i regeringens styrning. ITPS har tolkat syftet och utför verksamheten på ett sätt som ryms inom ramen för myndighetens instruktion. Den nuvarande finansieringsmodellen är inte stabil och långsiktig. Det finns ingen tydlig systemnytta eller synergieffekter av den utlandsbaserade verksamheten som motiverar kostnaderna. Nyttan för ITPS motsvarar inte myndighetens kostnader. Utlandsverksamheten är svagt integrerad med ITPS övriga verksamhet. Med utgångspunkt i slutsatserna lämnar Statskontoret följande förslag. Regeringen måste precisera verksamhetens syfte och inriktning. ITPS måste integrera utlandsverksamheten bättre med myndighetens övriga verksamhet. Dessutom måste verksamheten få en mer långsiktig och stabil finansiering. 7

6 ITPS bör intensifiera arbetet med att utveckla alternativa sätt att hämta relevant information från andra länder. Regeringen bör utreda förutsättningarna för att utveckla de etablerade utlandsmyndigheterna så att de kan bli ett flexibelt och kostnadseffektivt stöd för olika myndigheters omvärldsbevakning. Verksamheten i förhållande till instruktioner och intressenter En slutsats av vår utvärdering är att ITPS utlandsbaserade verksamhet drivs i enlighet med myndighetens instruktion. Men instruktionens formulering är så opreciserad att nästan vilken verksamhet som helst hade uppfyllt den. För att konkretisera syftet och målet har vi studerat förarbetena till bildandet av ITPS. Vi konstaterar att verksamheten i hög grad har formats i linje med de intentioner som finns i förarbetena. Med några viktiga undantag är partnermyndigheterna mycket nöjda med ITPS utlandsverksamhet. De anser att de har fått god valuta för sina pengar, att ITPS är lyhört för deras önskemål och att personalen vid utlandskontoren är kompetenta och tillmötesgående. Självklart finns ändå möjligheter att förbättra den nuvarande verksamheten. Det gäller bland annat finansieringsmodellen, som kräver ganska stora resurser att hantera och inte är stabil nog för en verksamhet som kräver någorlunda långsiktiga förutsättningar. Vi pekar här på risken att någon eller några av de viktigaste finansiärerna på kort varsel kan välja att minska sina bidrag till finansieringen. Andra problem som bör rättas till har mer att göra med ITPS egen styrning och administration av utlandsverksamheten. Nyttan av verksamheten ITPS tolkning av uppdraget är att utlandsverksamhetens syfte är att förse det näringspolitiska systemet med det underlag som det behöver. Systemet utgörs av de centrala aktörerna på den näringspolitiska arenan, vilka i stort sett är desamma som partnermyndigheterna. Behovet kan härledas ur partnermyndigheternas vilja att betala för olika insatser, eftersom ingen tvingar dem att betala för något de inte vill ha. Uppdraget är således att ta fram det underlag som partnermyndigheterna önskar, vilket sker efter gemensamma överenskommelser som åtminstone några av dem står bakom. Nyttan av verksamheten kan därför bara avgöras på systemnivå, och beror i hög grad på de synergieffekter som uppnås tack vare den gemensamma finansieringen och beslutsordningen. Enligt Statskontoret är det omöjligt att på ett objektivt sätt mäta den totala nyttan, inte minst för att den uttrycks i helt olika storheter. Vad är värdet av en ny kontakt eller ett utökat nätverk, och hur förhåller det sig till en undersökning av vilka tillväxtfrämjande åtgärder som används i ett annat land? En indikator på nyttan är förstås de olika finansiärernas betalningsvilja, det vill 8

7 säga deras egna bedömningar av nyttan i förhållande till deras kostnader. Här konstaterar vi att flera av de större intressenterna är mer eller mindre tveksamma till nyttan, även om det i vart fall delvis beror på brister i deras egen förmåga att beställa insatser och ta emot resultaten. Särskilt tveksamma är vi till nyttan för hela ITPS verksamhet. Vi har svårt att se att utlandsverksamheten har bidragit till att förbättra ITPS analyser, statistik och utvärderingar på ett sätt som motsvarar ITPS egna kostnader för verksamheten. Men enligt ITPS är den frågeställningen inte relevant. Uppgiften är att hålla systemet med en infrastruktur, vilket kräver vissa kostnader. Allt som genereras via infrastrukturen är definitionsmässigt till nytta för ITPS, och det som ska ställas mot kostnaderna. Ett annat perspektiv ITPS tolkning och resonemang är logiskt och inte orimligt. Ändå anser Statskontoret att det finns stöd för att diskutera verksamheten ur ett annat perspektiv. Det är väl så rimligt att utgå från att utlandsverksamhetens grundläggande syfte är att den ska bidra till att öka värdet av ITPS kärnverksamhet, det vill säga analyserna, statistiken och utvärderingarna. Verksamhetens inriktning ska därmed utgå från ITPS egen nytta, och tanken bakom partnermyndigheternas medfinansiering är att det finns genuina synergier att utnyttja. Om fler kan ha nytta av just de insatser som utlandsverksamheten gör och den information som tas fram med utgångspunkt i ITPS egna behov så är det förstås bra. Men om verksamheten måste utformas annorlunda för att partnermyndigheterna ska bidra till finansieringen så kommer samtidigt nyttan för ITPS att minska. Så är det i hög grad i dag, bedömer Statskontoret. Såväl utlandskontorens lokalisering och verksamhetens inriktning är till stora delar anpassad till partnermyndigheternas önskemål, samtidigt som det i många fall är svårt att se hur ITPS övriga verksamhet drar nytta av den utlandsbaserade verksamheten. Med en del undantag är utlandskontoren svagt integrerade i ITPS organisation. Bristande styrning De synpunkter och förslag som Statskontoret presenterar baseras inte på ett intryck av att verksamheten i sig fungerar illa, att kompetensen brister, att det gnisslar i samverkan med partnermyndigheterna eller att verksamheten är ineffektiv. Däremot ifrågasätter vi ITPS utgångspunkt för verksamheten, det vill hur myndigheten har tolkat syftet med sitt uppdrag. Om tolkningen inte stämmer med regeringens uppfattning så måste regeringen förbättra styrningen. Vår uppfattning är att regeringens styrning av verksamheten har varit otydlig. Tillsammans med den oprecisa instruktionen har det gett utrymme för eller tvingat fram ITPS egna tolkningar och preciseringar av uppgiften. 9

8 Enligt Statskontoret är det både möjligt och rimligt att tolka uppdraget annorlunda, vilket troligen skulle få påtagliga effekter på den utlandsbaserade verksamheten. För att avgöra om verksamheten är ändamålsenlig eller inte krävs därför att regeringen tydligare formulerar vad den önskar få ut av verksamheten. Samma sak gäller bedömningen om verksamhetens kostnader motsvaras av nyttan. Förslag till åtgärder Även om regeringen anser att ITPS har tolkat sitt uppdrag korrekt så anser Statskontoret att det finns skäl att vidta en del åtgärder. En är att se över kretsen av partnermyndigheter, det vill säga mer uttalat definiera de centrala aktörerna i det näringspolitiska systemet. I det ingår att ta ställning till om det bara ska vara statliga myndigheter som kan ingå i kretsen. Om andra organisationer också deltar i finansieringen och därmed påverkar inriktningen och lokaliseringen av verksamheten så blir förutsättningarna annorlunda. Inte minst för regeringens möjligheter att styra verksamhetens inriktning. Åtgärder bör vidtas för att göra utlandsverksamhetens finansiering mer stabil och långsiktig. Utmaningen är att åstadkomma det utan att släppa verksamhetens starka koppling till intressenterna. En möjlighet är att föra över ansvaret för utlandsverksamheten till en större myndighet, som skulle ha lättare att parera bortfall av extern finansiering. Men enligt Statskontoret är det svårt att peka på någon naturlig kandidat, förutsatt att verksamheten också i fortsättningen ska ha en bred näringspolitisk inriktning. Om regeringen anser att utlandsverksamheten i första hand, och i betydligt högre grad än i dag, ska vara ett verktyg för att förstärka ITPS analyser och utvärderingar av politiken för tillväxt och regional utveckling bör verksamhetens omfattning, inriktning och former omprövas. Det gäller inte minst frågan om var och i vilken omfattning det behövs egna kontor i utlandet. Finansieringsfrågan ställs också på sin spets, eftersom kretsen av partnermyndigheter lär bli färre om verksamheten inriktas med tydlig utgångspunkt i ITPS egna behov. Här krävs ställningstaganden från regeringen och tydliga uppdrag till ITPS. Vår utgångspunkt är att ITPS också i fortsättningen ska bedriva omvärldsanalys, vilket förstås förutsätter att myndigheten får rimliga möjligheter att finansiera en sådan verksamhet. Men för att verksamheten verkligen ska bli en värdefull och naturlig del av ITPS analyser och utvärderingar så återstår en hel del arbete med att integrera den i hela organisationen. Ansvaret för det vilar på ledningen för ITPS. I ett längre perspektiv finns det enligt Statskontoret skäl att diskutera mer övergripande förändringar av utlandsverksamheten, oavsett vilken inriktning regeringen beslutar att den ska ha. Här handlar det om åtgärder för att göra 10

9 verksamheten bredare samt mer flexibel och kostnadseffektiv. Eftersom det är relativt dyrt att driva fasta kontor i utlandet så kommer budgeten alltid att sätta gränser för antalet kontor. Och att etablera ett kontor måste ses som ett någorlunda långsiktigt åtagande, eftersom det kan ta flera år innan verksamheten är ordentligt etablerad och har funnit effektiva arbetsformer. Därför gäller det för ITPS att noga överväga om det finns eller går att utveckla alternativ till att driva omvärldsbevakning via fasta kontor, och bara välja den formen när nyttan verkligen motiverar de höga kostnaderna. Frågan har diskuterats inom ITPS, och vissa försök har gjorts att organisera utlandsverksamheten på andra sätt. Men resurserna och engagemanget är starkt fokuserade på verksamheten vid kontoren. ITPS uppgift är att driva utlandsbaserad omvärldsbevakning, men det är inte självklart att det enda eller bästa verktyget för det är egna kontor. 11

10 12

11 2 Uppdraget Uppdraget är att se över ITPS utlandsbaserade verksamhet, utvärdera den i förhållande till de uppdrag och mål som finns för myndigheten samt lämna förslag till förbättringar (se bilaga 1). Översynen ska göras ur ett intressent- och brukarperspektiv. Här ingår att kartlägga den utlandsbaserade verksamhetens faktiska avnämare, bedöma i vilken utsträckning ITPS tillgodoser deras behov och att undersöka hur samverkan med partnermyndigheterna fungerar. Den utlandsbaserade verksamhetens organisation och ändamålsenlighet ska ses över i förhållande till kostnaderna, inklusive de olika intressenternas finansiering i förhållande till hur de utnyttjar verksamheten. I uppdraget ingår också att beskriva ITPS utlandsbaserade verksamhet och produktion under de senaste två åren. Statskontoret ska föreslå alternativ för hur den utlandsbaserade verksamheten kan organiseras för att göra den effektivare, och pröva om det finns skäl att ändra huvudmannaskapet. 13

12 14

13 3 Statskontorets utgångspunkter, avgränsningar och definitioner I uppdraget till Statskontoret pekas inte på några speciella problem med ITPS utlandsbaserade verksamhet. Vår utgångspunkt är därför att översynen och kartläggningen ska vara bred och förutsättningslös. En viktig utgångspunkt är myndighetens uppdrag och mål. Det uttalas särskilt att uppdraget inte omfattar att bedöma enskilda rapporter som har tagits fram inom ramen för ITPS utlandsbaserade verksamhet. Vi utgår från att det också gäller den specifika kvaliteten i eller nyttan av sådana aktiviteter som inte resulterar i publicerade skrifter, till exempel att söka kontakter eller information, delta i konferenser, arrangera studiebesök, svara på frågor eller delta i olika aktiviteter som syftar till att bygga upp nätverk. Våra iakttagelser och bedömningar är således generaliserade och övergripande och gäller inte nödvändigtvis varje enskild aktivitet. Begreppet utlandsbaserade verksamhet används genomgående i uppdraget. Vi tolkar begreppet som både bredare och smalare än de närliggande omvärldsbevakning och omvärldsanalys som ofta används i sammanhanget. Vi utgår således från att vi ska granska alla typer av aktiviteter som ITPS bedriver inom ramen för sin utlandsbaserade verksamhet. Samtidigt innebär det en avgränsning, eftersom det bara handlar om den verksamhet som är baserad i utlandet. Vår översyn ska därför främst ta sikte på verksamheten vid de fem kontor som ITPS driver i andra länder. Avgränsningen innebär att vi inte har granskat hur ITPS bevakar och analyserar förhållandena i Sverige. Inte heller den bevakning av utländska förhållanden som sker på annat sätt än via utlandskontoren, även om vi berör alternativa sätt att skaffa information från andra länder. I uppdraget nämns omväxlande intressenter, brukare, avnämare och partnermyndigheter för att beteckna dem som kan förväntas ha nytta av ITPS utlandsbaserade verksamhet. Vi menar att begreppen brukare och avnämare inte är meningsfulla i sammanhanget, eftersom de rimligen betyder alla som kan eller kan tänkas ha någon form av nytta av till exempel de rapporter, nyhetsbrev, seminarier etc. som produceras inom ramen för verksamheten. Eftersom ITPS sprider sin information till breda kretsar så skulle det vara ett omfattande arbete att bara kartlägga avnämarna, för att inte tala om att undersöka om och hur de eventuellt brukar informationen. Vi håller oss därför genomgående till de mer avgränsade begreppen partnermyndigheter och intressenter. Partnermyndigheterna är de myndigheter och andra organisationer som under de senaste åren har bidragit till att finansiera, planera och utforma verksamheten. Intressenterna är partnermyndigheterna, ITPS olika avdelningar samt de delar av Regeringskansliet som 15

14 uppdragsgivaren har pekat ut för oss. Definitionen innebär att intressenterna inte omfattar organisationer som beställt och betalat för enstaka avgränsade projekt, det vill säga där ITPS har fungerat som renodlad uppdragstagare eller konsult. Till intressenterna räknar vi inte heller organisationer som bara har deltagit via representanter i referensgrupper och liknande. 16

15 4 Genomförande Statskontoret har genomfört uppdraget mellan april och oktober För att få underlag för våra bedömningar och överväganden har vi intervjuat och fört omfattande samtal med representanter för utlandsverksamhetens intressenter och andra personer som har god insikt i eller särskild kunskap om verksamheten. Längre intervjuer har genomförts med ITPS ledning samt analytiker och administrativ personal vid kontoren i Stockholm och Östersund. Vi har besökt kontoren i Bryssel, Los Angeles, Washington och Tokyo, där vi har intervjuat samtliga anställda. Chefen för kontoret i Peking intervjuade vi i Stockholm. Vi har också intervjuat representanter för ambassaderna i Washington och Tokyo samt andra organisationer med angränsande verksamhet i Bryssel och Tokyo. Vi har intervjuat en eller flera ansvariga representanter för samtliga partnermyndigheter och ett antal personer i olika delar av Regeringskansliet. Vid tre tillfällen har vi stämt av arbetet med uppdragsgivaren. Sammanlagt intervjuade vi cirka 60 personer mellan maj och oktober Som underlag har vi också använt förarbetena till beslutet att bilda ITPS, myndighetens instruktion och regleringsbrev samt andra dokument från ITPS och Regeringskansliet som berör och beskriver verksamheten. Uppdraget genomfördes av Michael Borchers och Jonas Hammarlund. 17

16 18

17 5 Utlandsverksamhetens bakgrund och utveckling ITPS bildades den 1 januari Bakgrunden var regeringens önskan att skapa en ny struktur för myndigheterna på det näringspolitiska området. 1 Syftet var att renodla de olika myndigheternas uppgifter. Förändringen innebar att de nya myndigheterna ITPS och Verket för innovationssystem (Vinnova) bildades. Dessutom ombildades Närings- och teknikutvecklingsverket till Verket för näringslivsutveckling, men behöll sin förkortning (Nutek). Syftet med att bilda ITPS var att skapa en samlad analys- och utvärderingsfunktion som skulle bidra med kunskap för tillväxtpolitiken genom att genomföra analyser av den ekonomiska utvecklingen, som underlag för närings-, regional- och innovationspolitiken. 2 I ITPS uppdrag ingår att granska och förmedla kunskap om den internationella utvecklingen. I samband med att ITPS bildades avvecklades Sveriges Teknisk Vetenskapliga Attachéverksamhet (Statt), en stiftelse som främst hade finansierats med bidrag från staten. När ITPS bildades hade Statt kontor i Washington, Los Angeles, Menlo Park, Tokyo, Kuala Lumpur och Paris. ITPS tog över ansvaret för kontoren. Den organisationsutredning som låg till grund för ITPS konstaterade att myndighetens utlandsbaserade verksamhet borde finansieras av ITPS tillsammans med andra intressenter. Skälet var att utredaren bedömde att flera myndigheter och andra organisationer skulle ha nytta av den kunskap som togs fram inom ramen för verksamheten. Dessutom skulle kostnaderna för utlandsverksamheten annars svara för en orimligt stor del av ITPS anslag. Enligt regeringen borde till att börja med de två andra nya näringspolitiska myndigheterna bidra till finansieringen, det vill säga Vinnova och Nutek. Dessutom bedömde Statens energimyndighet (Stem) att den skulle ha nytta av verksamheten, och beslöt att bidra till finansieringen. Under det första verksamhetsåret fick ITPS regeringens uppdrag att föreslå hur den utlandsbaserade verksamheten borde organiseras, dimensioneras och finansieras på lång sikt. Uppdraget redovisades som ett gemensamt för- 1 Se Prop. 1999/2000:7, Vissa organisationsfrågor inom näringspolitiken. 2 Se Dir. 2000:19, En ny myndighet för analyser, omvärldsbevakning och utvärderingar samt SOU 2000:98, Förslag till ny myndighet för omvärldsanalys, utvärdering och statistik. 19

18 slag från ITPS, Vinnova, Nutek och Stem. 3 Förslaget låg till grund för en överenskommelse mellan de fyra myndigheterna. I myndigheternas förslag lyfts utlandsverksamheten fram som ett verktyg för att förbättra underlaget för en mer framsynt tillväxtpolitik. Det skulle användas för att bevaka intressanta trender och tendenser i den globala ekonomin. Som viktiga utgångspunkter för utlandsverksamheten framhölls behovet av fasta strukturer med en viss kritisk massa på strategiska platser, samtidigt som kontorsstrukturen måste vara flexibel och väl integrerad på hemmaplan. Enligt överenskommelsen ska kontoren förse hela Sverige med omvärldsanalys. ITPS breda ansvar för tillväxtfrågor ansågs motivera att ITPS ansvarade för basfinansieringen. I de fyra myndigheternas förslag till organisation av utlandsverksamheten angav de sina intresseområden. Vinnova var särskilt intresserat av innovationssystemens och innovationspolitikens utveckling samt innovationspolitiskt relaterad organisation av nationella och regionala organ. Nutek var intresserat av hållbar utveckling, informations- och kommunikationsteknologi (IKT), finansieringsfrågor, specifika branschanalyser och regional utveckling. Stems intressen angavs finnas inom hållbar utveckling. Från början kom generaldirektörerna för ITPS och Vinnova överens om att ta ett gemensamt ansvar för den utlandsbaserade verksamheten. Det resulterade bland annat i att de tillsammans bedömde att de befintliga kontoren i Washington, Los Angeles och Tokyo skulle vara kvar medan de tre övriga lades ned. De nuvarande kontoren För närvarande driver ITPS utlandsbaserade kontor i Washington, Los Angeles, Tokyo, Peking och Bryssel. De sysselsätter 24 personer, varav 8 är lokalanställda. Organisatoriskt tillhör kontoren Avdelningen för omvärldsanalys, som har 9 anställda vid kontoret i Stockholm. Kontoret i Bryssel öppnades hösten 2003 som ett treårigt försöksprojekt på initiativ av Nutek och Forum för småföretagsforskning (Fsf). De avsåg först att driva kontoret själva eftersom de andra partnermyndigheterna saknade intresse av det. Nutek och Fsf såg dock ett behov av bättre insyn i EU och även i andra länder som fanns representerade i Bryssel. Kontoret bevakar nya trender och initiativ, främst när det gäller entreprenörskap, innovationer och småföretagsutveckling. År 2006 beslöt ITPS att verksamheten vid kontoret ska fortsätta. Vid kontoret arbetar fyra personer. Kontoret i Los Angeles tillhörde tidigare Statt. Tre personer arbetar i dag vid kontoret, plus en administratör på halvtid. Kontoret har främst en inrikt- 3 Översyn av utlandsstrukturen för Swedish Offices of Science, Technology and Industry (SOSTI) Gemensamt förslag från ITPS, Vinnova och Stem. ITPS Dnr

19 ning mot småföretags- och entreprenörskapsutveckling, IKT och företagandets ramvillkor. Kontoret i Peking tillkom på Vinnovas initiativ. Det öppnades som ett treårigt försöksprojekt år 2003, men år 2006 beslöt ITPS att kontoret ska finnas kvar. Verksamheten är inriktad mot IKT, hållbar utveckling och innovationspolitik. Kontoret har arbetat relativt mycket med forskningsavtal och med att knyta kontakter mellan kinesiska och svenska högskolor och universitet. Vid kontoret arbetar fyra personer varav två lokalanställda. Kontoret samarbetar med ambassaden genom att bistå denna vid besök av svenska delegationer. Det samarbetar också med Invest in Sweden Agency (ISA) och Exportrådet. Tokyokontoret startades av Statt. Det är ITPS största kontor i utlandet, sett till antal anställda och kostnaderna. För närvarande arbetar sex personer vid kontoret varav fyra lokalanställda. Kontoret och två av de lokalanställda är kvar från Statt. Kontoret bevakar den japanska innovations- och teknikpolitiken, främst med inriktning mot bioteknik, IKT, miljöteknik och hållbar utveckling. Kontoret är lokaliserat i samma lokaler som ambassaden och arbetar nära den genom att bistå vid besök av svenska delegationer. Kontoret samarbetar även med ISA och Exportrådet, som också har sina kontor i ambassadens byggnad. Också kontoret i Washington drevs tidigare av Statt. Kontoret är lokaliserat inom ambassaden i det nya House of Sweden. Samarbetet med ambassaden är mycket omfattande. Fem personer, varav en på halvtid, arbetar vid kontoret med inriktning mot bioteknik, hållbar utveckling och IKT. I tabellerna 1 och 2 redovisas kostnaderna för de olika kontor åren 2005 och Tabell 1. Kostnader för utlandskontoren år Tusental kronor. Kostnader Washington Los Angeles Tokyo Peking Bryssel Totalt Personal Lokaler Driftkostnader Finansiella kostnader Verksamhetens kostnader Administration i Sverige Verksamhetens totala kostnader Källa: ITPS 21

20 Tabell 2. Budgeterade kostnader för utlandskontoren år Tusental kronor. Kostnader Washington Los Angeles Tokyo Peking Bryssel Totalt Personal Lokaler Driftkostnader Verksamhetens kostnader Administration i Sverige Verksamhetens totala kostnader Källa: ITPS 22

21 6 Utlandsverksamhetens finansiering och styrning I det här kapitlet beskriver vi översiktligt hur utlandsverksamheten har finansierats sedan starten och fram till i dag samt hur verksamheten styrs i samråd med partnermyndigheterna. Beskrivningen baseras på dokument från ITPS. Finansieringen I överenskommelsen mellan ITPS och partnermyndigheterna år 2001 ingick en gemensam finansieringslösning för budgetåret Enligt förslaget skulle en del vara så kallad basfinansiering och en del programfinansiering. Dessutom skulle det finnas ett begränsat utrymme för uppdrag som finansierades i särskild ordning. Basfinansieringen avser kostnader för begränsad fast bemanning som fungerar som dörröppnare och sköter löpande bevakning, kontorskostnaderna inklusive administrativt stöd från myndigheten i Sverige och eventuellt lokalanställd assistentkapacitet. Den skulle kopplas till ett basuppdrag för respektive kontor. Även om det inte gjordes något formellt åtagande så var tanken att överenskommelsen skulle gälla för flera år framöver, för att göra det möjligt att bygga upp och planera verksamheten på längre sikt. För att garantera kontinuiteten i verksamheten kom myndigheterna överens om att ansvaret för basfinansiering av utlandsstrukturen skulle ligga på ITPS. Tabell 3 redovisar överenskommelsen om hur finansieringen skulle fördelas från år Tabell 3. Finansieringen av utlandsverksamhet från år 2002 enligt överens kommelsen mellan ITPS, Vinnova, Nutek och Stem år Tusental kronor. ITPS Vinnova Nutek Stem Totalt Bas Program Totalt När Statt upplöstes år 2002 beslutades att stiftelsens återstående tillgångar skulle överföras till ITPS som ett engångsanslag. Tillgångarna bestod av 19,4 miljoner kronor. Användningen av dem förenades med villkoret att pengarna ska användas i enlighet med Statts ändamålsparagraf. ITPS tolkade det som att de bara får användas till tidsbegränsade insatser som inte ryms inom anslags- och programfinansieringen, och att pengarna inte får 23

22 användas till investeringar. 4 ITPS bedömde att de skulle förbrukas under tre till sex år. Efter hand har kretsen av finansiärer till utlandsverksamheten utvidgats. Sammanlagt har 14 myndigheter, stiftelser och andra organisationer någon gång bidragit med finansiering. ITPS relativa andel av den totala finansieringen har i genomsnitt varit 56 procent. Figur 1 visar finansieringens utveckling mellan åren 2002 och Figur 1. Finansieringen av den utlandsbaserade verksamheten åren 2002 till Tusental kronor Budget ITPS Bidrag Övr. intäkter (inkl Statt) Källa: ITPS År 2005 var de totala kostnaderna för utlandsverksamheten drygt 33,1 miljoner kronor. Huvuddelen av dessa kostnader, cirka 17,5 miljoner kronor, finansieras via ITPS förvaltningsanslag (14,3) och medel från Statt (3,2). Därutöver bidrog sammanlagt 7 statliga myndigheter och organisationer med cirka 15,6 miljoner kronor. I dagsläget finansieras utlandsverksamheten förutom ITPS av 8 myndigheter och organisationer (partnermyndigheterna). Förutom Vinnova, Nutek och Stem är de Forskningsrådet för miljö och areella näringar (Formas), Naturvårdsverket, Stiftelsen strategisk forskning (Ssf), Fsf och ISA. Se tabell 4. 4 Reglerna för hur pengarna skulle används formaliserades genom ett beslut av ITPS år