Enligt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 3 februari 2014 redovisar i skrivelse förslag till ägardirektiv 2014 för de rubricerade bolagen.

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 11 (30) Ks 7. Ägardirektiv 2014 för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB och de helägda dotterbolagen Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Kraft Elnät AB, TjustFastigheter AB och Västerviks Bostads AB Dnr Enligt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 3 februari 2014 redovisar i skrivelse förslag till ägardirektiv 2014 för de rubricerade bolagen. Det finns ett antal viktiga principer som bör återspeglas i ägardirektiven: - Ekonomisk balans i koncernen och dess bolag. - Resultatkrav för att effektivt koppla resultat mot resurser i form av balansomslutning. - Tydlig uppdrags- och målformulering - Det kommunala ändamålet med verksamheten ska framgå. Styrelsen i Västerviks Kommuns Förvaltnings AB behandlar ärendet före kommunstyrelsens sammanträde den 10 februari Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Västerviks Kommuns Förvaltnings AB föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa ägardirektiv för 2014 för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB, Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Kraft Elnät AB, TjustFastigheter AB och Västerviks Bostads AB. Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

2 Ekonomichef Anders Björlin Styrelsen Västerviks Kommuns Förvaltnings AB Ägardirektiv 2014 för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB och de helägda dotterbolagen Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Kraft Elnät AB, TjustFastigheter AB och Västerviks Bostads AB Viktiga principer som bör återspeglas i ägardirektiven Ekonomisk balans i koncernen och dess bolag. Resultatkrav för att effektivt koppla resultat mot resurser i form av balansomslutning. Tydlig uppdrags- och målformulering Det kommunala ändamålet med verksamheten ska framgå. Ledningskontorets förslag till beslut Västerviks Kommuns Förvaltnings AB beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa ägardirektiv för 2014 för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB, Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Kraft Elnät AB, TjustFastigheter AB och Västerviks Bostads AB. Carl-Magnus Mårheden Kommundirektör Anders Björlin Ekonomichef Bilagor: Förslag till ägardirektiv för - Västerviks Kommuns Förvaltnings AB - Västervik Miljö & Energi AB - Västerviks Kraft Elnät AB - TjustFastigheter AB - Västerviks Bostads AB

3 VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING ÄGARDIREKTIV FÖR ÅR 2014 FÖR VÄSTERVIKS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB 1. Föremålet för verksamheten Bolaget har till föremål för sin verksamhet att förvalta aktierna i Västerviks kommuns bolag och svara för gemensam organisation och förvaltning av bolagen. Bolaget har också till föremål för sin verksamhet att samordna kommunkoncernens finansverksamhet inom ramen för internbanken. 2. Bolagets ändamål med verksamheten Samordna de helägda bolagen. Samordna kommunkoncernens finansiering inom ramen för internbanken. genom samordnat ägaransvar för kommunens bolag på sikt nå ökad effektivisering och ett optimalt utnyttjande av kommunens resurser; skapa flexibilitet vad gäller koncernbidrag och betalning av löpande avkastning från kommunens bolag till ägaren Västerviks kommun i form av utdelning, räntebetalning eller liknande ekonomiska transaktioner; övergripande samordna de kommunala bolagens verksamheter genom att äga och förvalta aktier och andelar i de bolag som ägs av Västerviks kommun; tydliggöra kommunens roll som ägare av kommunens bolag; genom de kommunala bolagens verksamheter bidra till kommunens tillväxt; genom de kommunala bolagens verksamheter göra Västervik till en attraktiv kommun att bo, driva näringslivsverksamhet och studera i samt att besöka. Bolaget ska uppnå syftet genom att utöva en tydlig ägarstyrning av dotterbolagen; ha återkommande kommunikation med dotterbolagen; vara kommunstyrelsens förlängda arm till dotterbolagen och rådgöra med dessa om vilka frågor som ska lyftas till kommunfullmäktige för ställningstagande respektive godkännande; Följa upp att dotterbolagen uppnår uppställda mål.

4 Genomföra skattemässiga dispositioner mellan bolagen för att göra det möjligt med optimal resultatutjämning inom Västerviks kommuns bolagskoncern; Koncernintern likviditetsplanering inom ramen för internbanken som möjliggör lägre externa räntor inom internbanken. Kontinuerligt ta ställning till bolagskoncernens omfattning; Se till att de kommunala bolagen aktivt arbetar med klimat- och miljöfrågor i sina verksamheter. Bolaget ska svara för beredning och samordning av strategiska frågor som ska till kommunstyrelse och kommunfullmäktige såsom bolagskoncernens ekonomiska rapportering till kommunstyrelse och kommunfullmäktige avseende flerårsplaner, budget, investeringar, delårsrapporter samt årsredovisning. 3. Ekonomiska och verksamhetsmässiga mål Bolaget ska sträva efter en balanserad ekonomisk utveckling med utgångspunkt från bolagets uppdrag, investeringsbehov och ekonomiska risker. Ekonomiska utvecklingen ska även ge en god ekonomisk bas för den framtida utvecklingen av Bolagets verksamhet. Avkastningskrav mäts som koncernmässigt rörelseresultat i förhållande till totalt kapital. För koncernen gäller ett avkastningskrav med 4,7% Bolaget ska aktivt arbeta för att uppnå koncernnytta vad gäller t ex betalningssystem, likviditet och upplåning inom ramen för finanspolicyn. Den genomsnittliga räntebindningstiden ska hållas till 1-5 år. Den genomsnittliga snitträntan ska under 2014 sjunka. 4. Samverkan mellan bolagen och med kommunens verksamhet Verksamheten inom kommunkoncernen dvs. kommunens verksamhet och verksamheten i kommunens bolag, ska drivas efter samma helhetssyn enligt budget Principen om koncernnytta skall prägla verksamheten oavsett om den bedrivs i bolagsform eller förvaltningsform. 5. Inhämtande av kommunfullmäktiges godkännande Bolaget ska enligt kommunallagen se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan bolagen fattar sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars är av större vikt. Exempel på ärenden av större vikt är

5 större strategiska investeringar och förändringar andra investeringar eller åtgärder som innebär ny inriktning eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde för bolaget ändring av bolagsordning ändring av aktiekapital förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag bildande av stiftelse fusion av företag Godkännande inhämtas inom ramen för kommunens process för budget 2014 eller genom särskilt ärende i kommunfullmäktige. 6. Kommunstyrelsens insyn och information Kommunstyrelsen ska fortlöpande enligt kommunallagen utöva uppsikt över verksamheten som bedrivs i kommunens bolag. Kommunstyrelsen har rätt till den information från bolagen som kommunstyrelsen anser erforderlig för att fullgöra denna uppgift. 7. Bolagets information i anslutning till årsredovisningen Lekmannarevisorerna ska redovisa sin årliga granskningsrapport i kommunfullmäktige. I anslutning till detta ska bolaget lämna information om sin verksamhet. Bolaget ska vidare överlämna sina årsredovisningar tillsammans med revisionsberättelsen till kommunfullmäktige för kännedom i anslutning till att kommunens årsredovisning behandlas. Därutöver kan kommunfullmäktiges ordförande kalla styrelseordföranden i bolaget till kommunfullmäktiges sammanträden för att närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. 8. Särskilda styrdokument Budget 2014 med mål och inriktningar för verksamheten, bolagen omfattas på samma sätt som övrig kommunal verksamhet av processen för planering och uppföljning. Finansiell samverkan i enlighet med finanspolicy och riktlinjer. Låneram koncernen på mnkr för år Låneram för kommunkoncernen inom ramen för internbanken uppgår till mnkr för Samordnad upphandling i koncernen. Samordnad revision, där bolagets ersättning uppgår till 87 tkr för år I övrigt gäller vad kommunfullmäktige beslutat om policyer och riktlinjer för bolaget.

6 1 (7) ÄGARDIREKTIV FÖR ÅR 2014 FÖR VÄSTERVIK MILJÖ & ENERGI AB Organisationsnummer: Föremålet för verksamheten Västervik Miljö & Energi AB skall enligt bolagsordningen ha till föremål för sin verksamhet att inköpa, producera och distribuera energi, värme och el, samt producera orenad biogas. Bolaget ska också tillhandahålla dricksvatten, avleda och rena spillvatten, avleda dagvatten samt insamla, transportera, återvinna och bortskaffa avfall. Bolaget har även till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta fast egendom, gatubelysningsanläggningar samt infrastruktur för IT-kommunikation inkl. en aktiv och samordnande roll för genomförande av kommunkoncernens bredbandsstrategi. Bolaget skall, på uppdrag av Västerviks kommun, driva, förvalta och utveckla gata-, park- och transportverksamheten. Bolaget ska tillhandahålla konsult- och entreprenadtjänster inom verksamhetsområdet samt har också rätt att idka med ovanstående förenlig verksamhet. Västervik Miljö & Energi AB har ett ledningssystem certifierat enligt ISO 9001 (kvalitet), ISO (miljö) och OHSAS (arbetsmiljö). Bolagets affärsområden är: Fjärrvärme Vatten Elnät Stadsnät Entreprenad Avfall & Återvinning 2. Ändamålet med verksamhet med uppdragsspecificering 2.1 Övergripande Bolaget skall arbeta för att säkerställa en god utveckling i Västerviks kommun genom att sträva efter en miljövänlig, energisnål och kostnadseffektiv verksamhet. Bolagets strävan är ett hållbart företag i kommunkoncernen. Bolaget ska på affärsmässiga grunder skapa samhällsnytta vilket ska bidra till ökad sysselsättning och tillväxt i kommunen. Bolaget skall i sin roll som kommunalt bolag vara konkurrenskraftigt och tillse att Västerviks kommun har en attraktiv avgiftsstruktur inom bolagets verksamhetsområden.

7 2 (7) Bolaget skall vara kommunens naturliga mötesplats för energi- och avfallsfrågor. Bolaget skall på uppdrag av Västerviks kommun genom ett entreprenörsavtal driva, förvalta och utveckla gata-, park- och transportverksamheten. Bolaget skall verkställa uppdragen i kommunens klimat- och energistrategi. Bolaget skall medverka i planeringsprocessen och utbyggnaden av den kommunala infrastrukturen. Bolaget skall särredovisa olika verksamheter så att inte kostnader övervältras från en abonnentkategori till en annan. Bolaget får även inom regionen, eller i undantagsfall utanför regionen, gemensamt eller i samverkan med andra kommuner eller bolag engagera sig i aktiviteter som syftar till att förbättra miljön och/eller effektivisera energianvändningen. Västervik Miljö & Energi AB har ett ledningssystem certifierat enligt ISO 9001 (kvalitet), ISO (miljö) och OHSAS (arbetsmiljö). Bolaget arbetar med ständiga förbättringar för att behålla och utveckla verksamheten och det certifierade ledningssystemet. 2.2 Fjärrvärme Bolaget beslutar om avgifter för fjärrvärme. Kommunstyrelsen ska informeras om fjärrvärmeavgifterna senast två månader före avgifterna avses träda i kraft. 2.3 Avfall och återvinning Bolaget skall medvetet och aktivt agera på renhållningsmarknaden i syfte att stärka kommunens miljöutveckling. Bolagets verksamhet skall på ett effektivt och miljöriktigt sätt ta hand om restprodukter från konsumtion och produktion. Bolaget skall arbeta för att stimulera hushållen till en ökad sortering av avfall. Bolaget skall ha ett brett serviceutbud inom avfallsområdet och kommuninvånarna skall erbjudas en god service och tillgänglighet. Bolaget är kommunens aktör avseende det kommunala avfallsmonopolet. Bolaget har kommunens uppdrag att som renhållare svara för kommunens skyldigheter avseende hanteringen av hushållsavfall. Till grund för uppdraget ligger den av kommunfullmäktige beslutade renhållningsordningen med tillhörande avfallsplan. Kommunfullmäktige beslutar om ändringar i renhållningsordningen. Kommunfullmäktige beslutar om avgifter för det kommunala avfallsmonopolet. Bolaget ska ta fram förslag på avgifter som överlämnas till kommunstyrelsen senast två månader före avgifterna avses träda i kraft.

8 3 (7) Övriga avgifter beslutas av bolaget. 2.4 Vatten och Avlopp Bolaget har kommunens uppdrag att vara huvudman för den allmänna vatten- och avloppsanläggningen och därmed medverka till att kommunen kan fullgöra sitt ansvar enligt Lag ( 2006:412) om allmänna vattentjänster. Kommunfullmäktige beslutar om 1. Ändring av taxeföreskrifter 2. Särtaxa för anläggnings- och brukningsavgifter 3. Förändring av verksamhetsområdet för den allmänna va- anläggningen 4. Lokala föreskrifter om användningen av den allmänna va-anläggningen (ABVA ) Förslag till kommunfullmäktiges beslut enligt pkt 1-4 ska tillställas kommunstyrelsen senast två månader innan bolaget avser att beslutet ska träda ikraft. Ändring av prislista/taxa - som avviker från taxeföreskrifterna - ska beslutas av kommunfullmäktige. Förslag om ändring ska tillställas kommunstyrelsen senast två månader före ändringen avses träda i kraft. Ändring av prislista/taxa för vattentjänster som följer beslutade taxeföreskrifter - ska tillställas kommunstyrelsen för information senast två månader före ändringen avses träda i kraft. 2.5 Entreprenad Mellan bolaget och kommunen finns ett entreprenörsavtal som beskriver omfattning, kvalitet och pris. Förändringar utifrån gällande avtal kan ske, 12 månader efter part påkallat förändring. Mindre förändring, där personal ej påverkas, kan ske tidigast 6 månader efter part påkallat förändring. 2.6 Elnät Bolaget utför reparation, underhåll och utbyggnader av distributionsnätet inom området där Västerviks Kraft Elnät AB har koncession. Bolaget underhåller och förnyar av bolaget ägda vägbelysningsnät inom Västerviks kommun. 2.7 Stadsnät Bolaget bygger och underhåller datakommunikationsnät inom Västerviks kommun. Avgifter och taxor beslutas av bolaget.

9 4 (7) 3. Verksamhetsmål Kvalitetsmål: Bolaget skall bidra till en enklare vardag för våra kunder. Detta gör bolaget genom att vara lättillgängliga, ge aktuell och korrekt information, samt effektivt behandla inkomna kundärenden. Miljömål: Minska antalet kemikalier som bolaget använder och deras farlighet, samt minska utsläppen till luft, mark och vatten. Arbetsmiljömål: Nollvision! Minska antalet tillbud och olycksfall. 4. Ekonomiska mål Bolaget skall under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 5,25 %. Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat före finansiellt dividerat med balansomslutningen Balansomslutningen definieras som: Ett medelvärde av balansomslutningen i det senaste delårsrapporten och den senaste årsredovisningen. 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen ABL, bolagets styrelse. Styrelsen skall utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget skall därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. 6. Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Bolaget skall tillse att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas:

10 5 (7) Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav. Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens/bolagets ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande anläggningstillgångar intakta. Som större investering räknas i normalfallet investeringar över tio procent av bolagets balansomslutning. 7. Rekrytering av VD Bolaget skall inbjuda till samråd med Västerviks Kommuns Förvaltnings AB inför rekrytering av bolagets verkställande direktör. 8. Samordningsfrågor Bolaget skall följa av kommunen utfärdade handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnders och bolags för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget skall samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska, efter gemensamt beslut i koncernen, använda sig av ett gemensamt affärssystem. 9. Låneram och samordnad revision Låneram för bolaget på 750 mnkr för år 2014 vilket fördelas efter beslut i moderbolagets styrelse. Samordnad revision tillämpas, där ersättningen från bolaget uppgår till 107 tkr för år 2014.

11 6 (7) 10. Informationsskyldighet Det åligger bolaget att till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB översända kopior av: protokoll från bolagets styrelsesammanträde/bolagsstämma bolagets årsredovisning bolagets revisionsberättelse/revisionsrapporter underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen Bolaget skall årligen sedan bolagets årsredovisning och revisionsberättelse tillställts Västerviks Kommuns Förvaltnings AB genom ordförande och verkställande direktör vid sammanträde med kommunfullmäktige besvara frågor om bolagets verksamhet. 11. Kommunstyrelsens insyn och information Kommunstyrelsen ska fortlöpande enligt kommunallagen utöva uppsikt över verksamheten. Kommunstyrelsen har rätt till den information från bolaget som kommunstyrelsen anser erforderlig för att fullgöra denna uppgift. 12. Bolagets information i anslutning till årsredovisningen Lekmannarevisorerna ska redovisa sin årliga granskningsrapport i kommunfullmäktige. I anslutning till detta ska bolaget lämna information om sin verksamhet. Bolaget ska vidare överlämna sina årsredovisningar tillsammans med revisionsberättelsen till kommunfullmäktige för kännedom i anslutning till att kommunens årsredovisning behandlas. Därutöver kan kommunfullmäktiges ordförande kalla styrelseordföranden och VD i bolaget till kommunfullmäktiges sammanträden för att närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. 13. Finansiering Västerviks kommuns finanspolicy gäller.

12 7 (7) 14. Planeringsdirektiv med budget Bolaget skall inlämna underlag till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB enligt instruktion som framtagits gemensamt av bolaget och kommunen. Bolaget skall därefter årligen fastställa en plan för de närmaste tre räkenskapsåren, varav det första detaljplaneras och budgeteras i form av en affärsplan. Bolagets affärsplan skall lämnas till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB enligt instruktion. 15. Uppföljning Bolaget skall följa Västerviks Kommuns Förvaltnings AB utfärdade instruktioner. 16. Bokslut/årsredovisning Bolaget skall följa av kommunen utfärdade instruktioner som delges via Västerviks Kommuns Förvaltnings AB.

13 1 (4) ÄGARDIREKTIV FÖR ÅR 2014 FÖR VÄSTERVIKS KRAFT ELNÄT AB Organisationsnummer: Bolagets syfte Västerviks Kraft Elnät AB skall enligt bolagsordningen Ha till föremål för sin verksamhet att distribuera elenergi samt därmed förenlig verksamhet. 2. Verksamhetens uppdrag och mål Upprätthålla en kostnadseffektiv distribution enligt energimarknadsinspektionens (EI) anvisningar. Kvalitetsmål: Öka kundernas drifttillgänglighets tid. 3. Ekonomiska mål Bolagets strävan är att den av energimarknadsinspektionens (EI) utlovade intäktsramen utnyttjas fullt ut. Bolaget skall under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 4,7 %. Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat före finansiella, dividerat med balansomslutningen Balansomslutningen definieras som: Ett medelvärde av balansomslutningen i det senaste delårsrapporten och den senaste årsredovisningen.

14 2 (4) 4. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen ABL, bolagets styrelse. Styrelsen skall utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget skall därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. 5. Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Bolaget skall tillse att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas: Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav. Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande fastighetsbestånd eller anläggningstillgångar intakta. Som större investering räknas i normalfallet investeringar över tio procent av bolagets balansomslutning. 6. Rekrytering av VD Bolaget skall inbjuda till samråd med Västerviks Kommuns Förvaltnings AB inför rekrytering av bolagets verkställande direktör.

15 3 (4) 7. Samordningsfrågor Bolaget skall följa av kommunen utfärdade handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnder och bolag för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget skall samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska, efter gemensamt beslut i koncernen, använda sig av ett gemensamt affärssystem. 8. Låneram och samordnad revision Låneram för bolaget på 80 mnkr för år 2014 vilket fördelas efter beslut i moderbolagets styrelse. Samordnad revision tillämpas, där ersättningen från bolaget uppgår till 37 tkr för år Informationsskyldighet Det åligger bolaget att till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB översända kopior av: protokoll från bolagets styrelsesammanträde/bolagsstämma bolagets årsredovisning bolagets revisionsberättelse/revisionsrapporter underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen Bolaget skall årligen sedan bolagets årsredovisning och revisionsberättelse tillställts Västerviks Kommuns Förvaltnings AB genom ordförande och verkställande direktör vid sammanträde med kommunfullmäktige besvara frågor om bolagets verksamhet. 10. Kommunstyrelsens insyn och information Kommunstyrelsen ska fortlöpande enligt kommunallagen utöva uppsikt över verksamheten. Kommunstyrelsen har rätt till den information från bolaget som kommunstyrelsen anser erforderlig för att fullgöra denna uppgift.

16 4 (4) 11. Bolagets information i anslutning till årsredovisningen Lekmannarevisorerna ska redovisa sin årliga granskningsrapport i kommunfullmäktige. I anslutning till detta ska bolaget lämna information om sin verksamhet. Bolaget ska vidare överlämna sina årsredovisningar tillsammans med revisionsberättelsen till kommunfullmäktige för kännedom i anslutning till att kommunens årsredovisning behandlas. Därutöver kan kommunfullmäktiges ordförande kalla styrelseordföranden och VD i bolaget till kommunfullmäktiges sammanträden för att närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. 12. Finansiering Västerviks kommuns finanspolicy gäller. 13. Planeringsdirektiv med budget Bolaget skall inlämna underlag till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB enligt instruktion som framtagits gemensamt av bolaget och kommunen. Bolaget skall därefter årligen fastställa en plan för de närmaste tre räkenskapsåren, varav det första detaljplaneras och budgeteras i form av en affärsplan. Bolagets affärsplan skall lämnas till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB enligt instruktion. 14. Uppföljning Bolaget skall följa Västerviks Kommuns Förvaltnings AB utfärdade instruktioner. 15. Bokslut/årsredovisning Bolaget skall följa av kommunen utfärdade instruktioner som delges via Västerviks Kommuns Förvaltnings AB.

17 1 (4) VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING ÄGARDIREKTIV FÖR ÅR 2014 FÖR TJUSTFASTIGHETER AB 1. Föremål för verksamheten Tjustfastigheter AB skall enligt bolagsordningen inom Västerviks kommun direkt eller indirekt förvärva, avyttra, äga, bebygga och förvalta fastigheter eller tomträtter med lokaler för offentlig och privat verksamhet. 2. Bolagets ändamål med verksamheten TjustFastigheter AB ska med iakttagande av lokaliseringsprincipen bedriva effektiv fastighetsförvaltning för att främja tillgången på ändamålsenliga lokaler för både den offentliga verksamheten och den privata näringsverksamheten i kommunen och för att ge goda förutsättningar till kommunen att bedriva verksamheter med hög kvalitet. Bolaget ska inom kommunkoncernen medverka till följande Effektivt lokalutnyttjande genom lokalsamordning Nära samverkan med de kommunala verksamheterna Utvecklande av incitament som främjar ett lokaleffektivt tänkande från de kommunala verksamheterna En väl utvecklad serviceorganisation Ny-, till- och ombyggnad av kommunala verksamhetsfastigheter och lokaler efter beställning Väl underhållna lokaler Utveckling och förädling av bolagets fastigheter. Köp och försäljning av fastigheter. Inhyrning och förhandling med externa hyresvärdar. Uthyrning av lokaler externt.

18 2 (4) 3. Målformulering Ekonomiska mål Bolaget skall under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 3,1 % Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat dividerat med balansomslutningen Balansomslutningen definieras som: Ett medelvärde av balansomslutningen i den senaste delårsrapporten och den senaste årsredovisningen. 4. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen ABL, bolagets styrelse. Styrelsen skall utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget skall därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. 5. Ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt Bolaget ska enligt kommunallagen se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan bolaget fattar sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars är av större vikt. Exempel på ärenden av större vikt är större strategiska investeringar och förändringar andra investeringar eller åtgärder som innebär ny inriktning eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde för bolagen ändring av bolagsordning ändring av aktiekapital förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag bildande av stiftelse fusion av företag Godkännande inhämtas inom ramen för kommunens process för budget eller genom särskilt ärende i kommunfullmäktige.

19 3 (4) För Tjustfastigheter AB gäller därutöver att bolaget ska se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan bolaget fattar beslut om försäljning av mer än tio procent av det befintliga lokalbeståndet under samma kalenderår förvärv av fastigheter till en volym uppgående till mer än tio procent av det befintliga lokalbeståndet under samma kalenderår. Utan att inhämta kommunfullmäktiges godkännande i förväg kan Tjustfastigheter AB genomföra förvärv av fastigheter genom förvärv av bolag. Som förutsättning för detta gäller dels att bolaget följer reglerna ovan och att Tjustfastigheter AB omgående efter sådant förvärv ger kommunfullmäktige möjlighet att godkänna ny bolagsordning, eventuellt utfärda ägardirektiv samt utse ledamöter i bolagets styrelse m.m. Tjustfastigheter AB kan också genomföra försäljning av fastigheter genom försäljning av bolag utan att inhämta kommunfullmäktiges godkännande i förväg. Som förutsättning för detta gäller att kommunfullmäktige godkänt bildande av bolag eller förvärv av aktier i bolaget och då godkänt att bolaget aktiveras i samband med fastighetsförsäljning (s.k. lagerbolag). 6. Rekrytering av VD Bolaget ska inbjuda till samråd med Västerviks Kommuns Förvaltnings AB inför rekrytering av bolagets verkställande direktör. 7. Samordningsfrågor Bolaget ska följa av kommunen utfärdade policyer, riktlinjer och anvisningar i tillämpliga delar. Bolaget verkar för koncernnytta. Bolaget skall samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska, efter gemensamt beslut i koncernen, använda sig av ett gemensamt affärssystem från och med Låneram och samordnad revision Bolagets låneram är 820 mnkr för år Bolaget deltar i en samordnad revision för vilken bolaget betala 68 tkr för Informationsskyldighet Det åligger bolaget att till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB översända kopior av bolagets:

20 4 (4) årsredovisning revisionsberättelser och revisionsrapporter underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen. Sedan bolagets årsredovisning och revisionsberättelse överlämnats till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB ska bolagets ordförande och verkställande direktör årligen besvara frågor om bolagets verksamhet vid sammanträde med kommunfullmäktige 10. Kommunstyrelsens insyn och information Kommunstyrelsen ska fortlöpande enligt kommunallagen utöva uppsikt över verksamheten. Kommunstyrelsen har rätt till den information från bolaget som kommunstyrelsen anser nödvändig för att fullgöra denna uppgift. 11. Bolagets information i anslutning till årsredovisningen Lekmannarevisorerna ska redovisa sin årliga granskningsrapport i kommunfullmäktige. I anslutning till detta ska bolaget lämna information om sin verksamhet. Bolaget ska vidare överlämna sina årsredovisningar tillsammans med revisionsberättelsen till kommunfullmäktige för kännedom i anslutning till att kommunens årsredovisning behandlas. Därutöver kan kommunfullmäktiges ordförande kalla styrelseordföranden och VD i bolaget till kommunfullmäktiges sammanträden för att närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. 12. Planeringsdirektiv med budget Bolaget ska årligen fastställa en plan för de närmaste tre räkenskapsåren, varav det första året detaljplaneras och budgeteras i form av en affärsplan. Planen ska, efter givna instruktioner, lämnas till Västerviks Förvaltnings AB för godkännande utifrån ett koncernmässighetsperspektiv. 13. Uppföljning I bolagets förvaltningsberättelse ska uppgifter lämnas hur styrelsen och verkställande direktör anser att ändamålet med bolagets verksamhet och uppfyllandet av ägardirektiven förverkligas under året. 14. Bokslut och årsredovisning Bolaget ska följa sådana instruktioner som utfärdas av kommunen och som delges via Västerviks Kommuns Förvaltnings AB.