Att bilda en förening

Transkript

1 2005

2 Att bilda en förening För att bilda en förening måste det finnas ett antal personer (minst tre) som har ett intresse och vill utöva en verksamhet tillsammans. En ideell förening är bildad när den har en styrelse, har skrivna stadgar och att anta ett namn på föreningen. Bilda styrelse Firmatecknare Stadgar Årsmöte Styrelsemöten Protokoll Registrering av föreningen 1. Bilda styrelse- Det första steget mot en fungerande förening är bildandet av en styrelse. Den bör bestå av minst tre personer. Ordförande, Sekreterare, Kassör Förutom dessa tre funktioner kan styrelsen utökas med ett antal ledamöter och suppleanter. Suppleanterna är ersättare som får rycka in om de ordinarie styrelseledamöter inte själva kan närvara. Vanligtvis väljs ledamöter och suppleanter på två år i taget. Se punkt Bildandemöte- Vid föreningens bildandemöte väljs en tillfällig styrelse som ska fungera till det första årsmötet. Vid val av styrelsen utser föreningen två revisorer och ev. en revisorersättare (suppleant). Revisorernas uppgift är att kontrollera föreningens ekonomi, bokföring och verksamhet. Valberedning bör väljas. Valberedningens uppgift är att föreslå det kommande årsmötet vilka personer som bör väljas till förtroendeuppdragen i föreningen 3. Konstituerande möte- Styrelsen håller ett Konstituerande möte där styrelsen inom sig väljer befattningshavare, som t ex kassör, sekreterare m m. Se punkt 3 och bilaga nr Firmatecknare- Den som får uppdraget till firmatecknare får rätt att representera föreningen - en juridisk person. Se punkt 4 5. Stadgar- Föreningens stadgar ska klargöra Ändamålet med föreningen Målgrupp Hur föreningen ska skötas Verksamhetsåret kan följa kalenderåret (1 januari 31 december) eller ha en annan indelning. Förslag på stadgar till idrottsföreningar och övriga föreningar, Se punkt 5 och bilaga nr 2 och Årsmöte- Föreningens högsta beslutande organ. Se punkt Styrelsemöten- Styrelsen har som viktigaste uppgiften att sköta det löpande arbetet i föreningen. Se punkt 7. Förslag på dagordning, Se bilaga nr 4 8. Protokoll- Vid varje möte ska ett protokoll skrivas. Ett protokoll ska innehålla uppgifter på föreningens namn, närvarande, tid och plats för mötet och vilka beslut som tagits. Se punkt Registrering av förening - För att ansöka om bidrag från kommunen krävs ett organisations nummer som föreningen får genom att registrerar sig. En förening behöver inte registreras. Se punkt Kommunalt föreningsstöd- För att få ta del av det kommunala föreningsstödet skall en verksamhetsberättelse lämnas årligen till kommunen. Verksamheten ska varit igång i ett år innan föreningen är berättigad till föreningsstödet. Se punkt 10 och folder Bestämmelser för föreningsstöd.

3 1. Styrelsen Föreningens styrelse har ett gemensamt ansvar för verksamheten. Alla i styrelsen är ansvariga för de beslut som fattas även om de inte är närvarande på mötet. Styrelsen kan fatta beslut om mer än hälften av antalet ledamöter är närvarande. Styrelsen får inte fatta några beslut om inte ledamöter blivit kallade. Styrelsen har som viktigaste uppgift att sköta det löpande arbetet i föreningen. För att det ska fungera tillfredsställande krävs rutiner för organisationen och uppföljning. Styrelsen arbetar efter föreningens stadgar och ska sköta förvaltningen av föreningens tillgångar och redovisningen gentemot medlemmarna. Ansvaret för anställda, bokföring och förvaltning ligger på styrelsen. Styrelsen består av en ordförande samt några ledamöter. Det ska helst finnas både män och kvinnor i en styrelse. Styrelsen utser en ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör och övrig ledamot. Regler för antalet ledamöter i en styrelse finns inte. Man bör vara udda till antalet för att inte komma i en krånglig situation vid beslut. Sju till nio stycken är max i en styrelse. Föreningen måste se till att de som väljs in i styrelsen vet vilka krav styrelsen har på personen och vilka arbetsuppgifter som ingår på den posten. Ett krav för att väljas in i en styrelse är att vara medlem i föreningen. Styrelsens ordförande Ordförande har huvudansvaret inom styrelsen och är föreningens ansiktet utåt. Han/ Hon ska noga följa föreningens verksamhet, se till att alla ledamöter får den information de behöver för att kunna sköta sina uppdrag på ett bra sätt. Ordförande ska också kalla samtliga ledamöter till styrelsemötena. En ordförande är inte den som ska utföra mycket av arbetet. Han/Hon ska se till att arbetet utförs genom att ta hjälp av övriga i föreningen. En viktig egenskap hos en ordförande är att kunna delegera arbetsuppgifter. Vice ordförande Vice ordförande inträder när ordföranden är frånvarande vid styrelsesammanträde m m. Om ordförande avgår så träder vice ordförande in som ordinarie fram till nästa årsmöte. För att utse en ny ordförande direkt krävs ett extra årsmöte. Kassör Den mest krävande posten inom en styrelse. Styrelsen har ett gemensamt ansvar. Kassören sköter det löpande arbetet i en förening. Ingen annan i styrelsen har så många ansvarsposter på sin lista. Han/Hon ska se till att de andra i styrelsen är medvetna om föreningens ekonomi. Några arbetsuppgifter är -kontrollera att medlemsavgifterna betalas in -ansvara för bidragsansökningar till staten och kommunen -ansvara för utbetalningar

4 -sköta föreningens bokföring -göra deklaration, lämna kontrolluppgifter -göra årsbokslut och årsredovisning -lämna budgetunderlag till styrelsen -informera övriga i styrelsen om ekonomin i balans och resultatrapporter Sekreterare Den person som väljs som sekreterare ska: -förbereda styrelsens sammanträden och föreningsmöten -skriva protokoll över styrelsemötena -förvara skrivelser m m -se till att styrelsens beslut verkligen genomförs -underteckna skrivelser m m tillsammans med ordförande och förvara kopior av dessa -göra förslag till verksamhetsberättelse Suppleanter De som ersätter de ordinarie ledamöterna när det är förhindrade. Suppleanterna kan vara personliga ex när de företräder olika sektioner. Endast de suppleanter som inträder istället för ordinarie ledamot kan vara med och fatta beslut. Styrelsen behöver inte ha några suppleanter. Övriga poster i styrelsen Det är vanligt att välja in en spelarrepresentant i styrelsen för att få en bättre kommunikation mellan styrelsen och de aktiva. De kan också vara att tillsätta en kommitté eller grupp med specialkunskaper som hjälper föreningen med vissa arbetsuppgifter under en tid. Har föreningen fler sektioner så ska det finnas representanter från varje sektion i huvudstyrelsen t ex ordförande som har det övergripande informationen i sin sektion. 2. Valberedning En fungerande valberedning leder ofta till en god organisation i en förening. De som är valda till valberedningen ska leta fram rätt personer till rätt funktioner i föreningen. Det är fördel att de valda personerna har ett stort kontaktnät. Personer som ingår i valberedningen bör inte ha andra uppdrag i föreningen. Revisor Det är föreningens stadgar som talar om hur många revisorer föreningen ska ha. Det vanligaste är att det finns en ordinarie och en suppleant eller två ordinarie. Revisorerna väljs på årsmötet och vanligtvis på ett år i taget. Revisorns uppgift är att granska, ge tips och råd till föreningen inte ha hand om pengar eller göra bokslut m m. Den som utses till revisor vara ekonomisk kunnig för att veta vad han/hon ska granska. Personen ska inte vara aktiv i föreningens styrelse. Föreningen ska kunna lita på sin revisor. Revision görs för att granska styrelsens arbete och är revisorn kompis med någon i styrelsen kan det bli problem att ta upp kritiska uppgifter.

5 Den som tar på sig uppdraget som revisor i en förening ska veta att det kan komma att behöva kritisera exempelvis kassören. Den som inte kan klara detta bör inte ta på sig det uppdraget. Revisorn får inte lämna uppgifter vidare som han/hon fått veta i sitt uppdrag till utomstående, han/hon arbetar under tystnadsplikt. 3. Konstituerande möte När det finns ett förslag till stadgar ska det första föreningsmötet hållas. Det första mötet kallas för konstituerande föreningsmöte och ska vara väl förberett med dagordning m m. Efter detta möte är föreningen formellt bildad. Viktigt att det framgår i protokollet vilka som varit närvarande och vilka beslut som tagits. Mötesdeltagarna ska enas om att *bilda en förening *anta de föreslagna stadgarna, eventuellt med vissa ändringar. *utse en styrelse, revisorer m m som stadgarna kräver. Förslag på dagordning till ett konstituerande möte, se bilaga nr Firmatecknare Firma = namn Firmatecknare är den person eller de personer som har rätt att genom att skriva sin namnteckning representera den juridiska personen = föreningen. När du gör detta ska du skriva föreningens namn ovanför eller under din namnteckning. På olika handlingar som bank, post handlingar gäller föreningens namn endast tillsammans med namnteckning av den person som föreningen utser till firmatecknare. På så sätt blir det inga missförstånd att det du skrivit under gäller för din förening. Det kan vara praktiskt att låta ordförande och kassören ev. sekreteraren har firmateckningsrätt. Det är viktigt att reglera vem eller vilka som får teckna föreningens namn, dvs som har rätt att ingå avtal för föreningens räkning, göra inköp m m. Föreningens stadgar måste innehålla föreningens firma, namnet på föreningen. Föreningens namn ska särskilja och bör tala om vilken verksamhet föreningen ska bedriva. Bra om föreningens verksamhet framgår av namnet ex idrottsförening IF. Föreningens firma får inte innehålla ordet bolag eller på något annat sätt ge intryck att det är ett aktiebolag, handelsbolag eller ekonomisk förening. 5.Stadgar Stadgar är grunden i en förening. Där beskrivs föreningens ändamål, regler och syfte. De som ska bilda en förening måste göra ett förslag till stadgar. Man kan få tips från RF:s normalstadgar och göra de anpassningar som krävs för att stadgarna utformade på ett bra sätt som möjligt. Det är noga att tänka igenom reglerna i stadgarna, eftersom det är krångligt att ändra stadgarna i efterhand. För att ändra stadgarna krävs ett nytt årsmöte. Stadgarna ska innehålla om när det ordinarie årsmötet ska hållas. Viktigt att få med i stadgarna är när (t ex 1 månad eller 2 månader före årsmötet) styrelsen ska lämna in

6 räkenskaperna till revisorn innan årsmötet så att alla papper är klara och genomgångna till årsmötet. Stadgarnas innehåll ska uppfylla vissa minimikrav som: Medlemmar -att ett antal personer (minst tre personer) går samman för att samverka för en gemensam målsättning. Öppenhet -möjlighet till medlemsväxling vilket innebär att medlemmar fritt kan inträda och uträda. Inträde via medlemsavgiften, uträde t ex skriftligen. Stadgar -att den överenskommelse som träffats mellan medlemmarna formaliseras i stadgar. Kvalitet på stadgar -att stadgarna uppfyller vissa minimikrav och därmed minst innehåller föreningens namn, ändamål samt bestämmelser om hur beslut fattas föreningens angelägenheter. Namn på föreningen -ett föreningsnamn (firma) antas och skrivs in i stadgarna. Styrelse -att det finns ett organ i föreningen som kan ta beslut i föreningens angelägenheter. Se bilaga nr 2 och Årsmöte eller Föreningsstämma Det är föreningens högsta beslutande organ. Där får alla föreningsmedlemmar vara med och fatta de stora besluten och välja ordförande, kassör, sekreterare m m. Årsmötet hålls vid samma tidpunkt varje år, tid och plats bestämmer styrelsen. Innehåll på Årsmötet: -tillsättande och avsättande av styrelse och revisorer -föreningens organisation -fastställande av årsredovisningen = årsmötet beslutar hur årets vinst ska användas -ändring av stadgar -upplösning av föreningen genom konkurs eller liknande -skriva förslag till verksamhetsberättelse 7. Inför styrelsemöte Styrelsen uppgift är att handha föreningens verksamhet mellan årsmötena. Styrelsen har sammanträden så ofta som behövs i regel en gång/månad. Ordförande upprättar en kallelse och dagordning som sekreteraren skickar till samtliga styrelsemedlemmarna även suppleanter i föreningens huvudstyrelse innan mötet. Ordförande har som uppgift att leda styrelsemötena och andra föreningsmöten. 8. Protokoll Vid varje möte ska ett protokoll skrivas. Ett protokoll ska innehålla uppgift på föreningens namn, vilka som är närvarande, tid. plats, vilka beslut som tagits m m. 9. Registrering En ideell förening behöver inte registreras. Det enda föreningen måste ha är i princip stadgar, styrelse och ett urskiljbart namn.

7 De flesta idrottsföreningar registrerar sig hos skattemyndigheterna för att få organisationsnummer. Föreningar som betalar ut löner, ersättningar och redovisar moms måste registrera sig skattemyndigheterna som arbetsgivare. De föreningar som ska söka olika typer av projektstöd och kommunalt bidrag ska registrera sig Organisationsnumret används av myndigheterna för att identifiera och särskilja olika föreningar. Blankett för registrering av ideell förening finns hos RSV Riksskatteverket, blankett nr RVS Detta krävs för att få ett organisationsnummer: - en vidimerad kopia av stadgarna - protokollet från första föreningsmötet, där det framgår att föreningen har medlemmar och en styrelse - ett utdrag av det senaste föreningsårsmötet - föreningens postadress - en förteckning över styrelsen och firmatecknare Om en förening vill ha ett organisationsnummer går det bra att vända sig till skattemyndigheterna. 10. Kommunalt föreningsstöd Verksamhetsberättelse Styrelsens protokoll är givetvis den angelägnaste och viktigaste dokumentationen som finns inom föreningen. Det finns mer som styrelsen ska dokumentera, framför allt den redovisning av verksamheten som varit igång under året skall presenteras för årsmötet. Verksamhetsberättelsen består av en berättande text om verksamheten samt en ekonomisk redogörelse. Samtliga styrelseledamöter och suppleanter som deltagit någon gång under året ska skriva under verksamhetsberättelsen. De obligatoriska uppgifterna som ska tas med är styrelsens sammansättning och mandattid, senaste årsmötes-datum, redovisningsperiod, antalet protokollförda styrelse/allmänna möten under perioden, firmatecknare, föreningens säte, medlemstal och eventuella uppgifter som krävs av andra organisationer eller bidragsgivare. För att kunna ta del av det kommunala föreningsbidraget skall en verksamhetsberättelse och en verksamhetsplan för kommande år lämnas in årligen till kommunen. Nystartad förening: För att ta del av det kommunala föreningsbidraget ska föreningen kunna påvisa att den varit igång i ett år genom årsmötesprotokollet.. Verksamhetsberättelse: vilken verksamhet som bedrivits i föreningen och en Verksamhetsplan: hur verksamheten kommer att se ut till nästa år. Det ska lämnas in till bidragsansvarig i kommunen. Därefter är föreningen berättigad till det kommunala föreningsstödet. Se bifogad folder för bidragsbestämmelser. Information hämtat på Riksidrottförbundets hemsida, Lit. Idrottsföreningar praktisk föreningshandbok om skatt, ekonomi och juridik Av Jens Eriksson, Ulf Svensson Lycka till med föreningsarbetet!

8 Bilaga 1 Förslag på dagordning vid ett konstituerande föreningsmöte 1 Mötes öppnande X tar iniativet till mötets öppnande 2 Godkännande av dagordningen Dagordningen läses upp för godkännande 3 Val av ordförande för mötet Någon välj att leda mötet.. 4 Val av sekreterare Någon väljs att föra protokoll under mötet. 5 Val av två justerare Justeringsmännen ska i efterhand kontrollera att innehållet i protokollet är riktigt. 6 Information om initiativtagarnas förarbete Informera om intresset för bildandet av en förening m m. 7 Beslut av bildandet av föreningen Ska föreningen bildas? 8 Beslut om föreningens namn ( firma) Tala om vilket namn som är föreslaget och besluta om detta eller något annat namn. 9 Fastställande av stadgar Gå igenom stadgarna punkt för punkt. Godkänn dessa vbar för sig. Det är viktigt att alla förstår vad stadgarna betyder. 10 Fastställande av medlemsavgifter 11 Val av föreningens ordförande Väljs på ett år i taget 12 Antal styrelsemedlemmar Bäst med jämt antal + ordförande 13 Val av styrelsemedlemmar Välj hälften på ett år och resterande på två år. 14 Val av suppleanter Välj en eller flera suppleanter som kan gå in i styrelsen om någon ordinarie ledamot har förhinder. Väljs ofta på ett år. 15 Val av revisor Väljs på ett år. Revisorn får inte sitta med i styrelsen eller vara släkt med någon i styrelsen. 16 Val av valberedning Välj tre medlemmar med en som sammankallande. Valberedningen förbereder personval till nästa föreningsstämma. 17 Budget Om det finns en budget så redovisas den och godkänns. 18 Övrigt Här kan man diskutera övriga frågor men inte ta några beslut. Frågorna får vänta till nästa möte. 19 Mötet avslutas

9 Förslag till stadgar Bilaga 2 1 Föreningens namn är... 2 Föreningens uppgift är... 3 Var och en som respekterar föreningens målsättning äger rätt att bli medlem. 4 Medlemsavgiften. Årsmötet fastställer årligen medlemsavgiften. (Om ni tillhör en riksorganisation måste hänsyn tas till eventuell medlemsavgift till denna). 5 Beslutande organ: A. Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Ordinarie årsmöte hålls årligen före månads utgång. B. Årsmötet kungöres senast en månad före sammanträdet. Eventuella motioner skall vara styrelsen tillhanda senast en månad före årsmötet. C. Vid årsmötet äger föreningens medlemmar rösträtt. D. Vid årsmötet skall följande ärenden behandlas; 1. Mötets stadgeenliga utlysande 2. Val av ordförande, sekreterare och två protokolljusterare för mötet. 3. Behandling av verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning och revisionsberättelse. 4. Beslut om ansvarsfrihet 5. Fastställande av verksamhetsplan och budget 6. Fastställande av medlemsavgift 7. Val av ordförande på ett år 8. Val av två styrelseledamöter på två år (vid föreningsbildning också val av två styrelseledamöter på ett år) 9. Val av två styrelsesuppleanter på ett år 10. Val av två revisorer och en revisorsuppleant på ett år 11. Behandling av motioner och styrelsens förslag 12. Val av valberedning 6 Styrelsen Förvaltningen handhas av en styrelse bestående av ordförande och fyra ordinarie ledamöter samt två suppleanter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själva. Styrelsen är beslutsmässig vid minst 3 närvarande ledamöter. 7 Extra årsmöte Styrelsen äger rätt att inkalla extra årsmöte när styrelsens majoritet anser det påkallat eller om 2/3 av medlemmarna så begär. Kallelse, med angivande av tid, plats och motiv för extra årsmöte, skall utskickas till medlemmarna senast en månad före det extra årsmötet. 8 Stadgeändring Förändring av dessa stadgar kan endast ske vid årsmöte. Förslag härom insändes minst 6 veckor före årsmötet till styrelsen som avger utlåtande. För förslagets antagande fordras 2/3 majoritet av avgivna röster. 9 Upplösning Upplösning av föreningen kan endast ske vid årsmöte. Förslag härom insändes minst 6 veckor före årsmötet. Styrelsen avger utlåtande. För förslagets antagande krävs 2/3 majoritet av avgivna röster. Vid upplösning tillfaller föreningens tillgångar 10 Beslut Beslut fattas med enkel majoritet med undantag för 8 och 9. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst utom vid personval då lottdragning avgör.

10 Bilaga 3 RF:s Normalstadgar för idrottsförening STADGAR För den ideella föreningen. med hemort Bildad den Stadgarna senast fastställda/ändrade av årsmötet den. Idrottsrörelsens verksamhets ide Idrott är Idrott är fysisk aktivitet som vi utför för att kunna prestera mera, ha roligt och må bra. Idrott består av Idrott består av träning och lek och uppvisning. Vi organiserar vår idrott Vi organiserar vår idrott i självständiga föreningar och förbund som tillsammans utgör en fri och frivillig folkrörelse i Riksidrottsförbundet. Vi delar in vår idrott Vi delar in vår idrott efter ålder och ambitionsnivå. Med barn idrott avser vi i allmänhet idrott till och med 12 års ålder. Med ungdomsidrott avser vi idrott för tonåringar upp till 20 år. Med vuxen idrott avser vi idrott för de som är över 20 år. I barnidrotten leker vi och låter barnen lära sig olika idrotter. Barnets allsidiga idrottsutveckling är normalgivande för verksamheten. Tävling är en del av leken och ska alltid ske på barnens villkor. I ungdomsidrotten och vuxenidrotten skiljer vi prestationsinriktad och tävlingsidrott och hälsoinriktad bredd och motionsidrott. I tävlingsidrotten är prestationsförbättring och goda tävlingsresultat vägledande. I den hälsoinriktade bredd och motionsidrotten är trivsel och välbefinnande normgivande medan prestation och resultat är av underordnande betydelse. Vår verksamhets ide Vi vill på alla nivåer bedriva vår idrott så att den utvecklar människor positivt såväl fysiskt och psykiskt som socialt och kulturellt. Därför vill vi utforma vår idrott så att *den i alla led ständigt utvecklas och förbättras till form och innehåll *alla som vill, oavsett ras, religion, ålder, kön, nationalitet, fysiska och psykiska förutsättningar, får vara med i föreningsdriven idrottsverksamhet. *den ger upplevelser och skapar kontakt mellan människor ur olika samhällsgrupperingar *de som deltar får vara med och bestämma om och ta ansvar för sin verksamhet *den ger alla som deltar en kamratlig och trygg social gemenskap. Läs mer om Allmänna bestämmelser se RF:s hemsida

11 Förslag på dagordning Bilaga 4 Dagordning Föreningens namn.. Datum..Tid..Plats.. 1 Mötes öppnande 2 Godkännande av dagordning 3 Val av justerare 4 Val av sekreterare (om ingen sekreterare finns) 5 Föregående protokoll 6 Ekonomirapporter 7 Post 8 Bordlagda ärenden 9 Återremitterade ärenden 10 Övriga frågor 11 Nästa möte 12 Mötets avslutande