SALA KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning. Uppfyllt. l ålnk. om 81. Kultur- och fritidsnämnden. », Mr vwc/ / 4. Intern kontrollplan 2017

Transkript

1 Intern kontrollplan 2017 grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Intern kontrollplan 2017 Kultur- och fritidsnämnden Process Kontrollmoment (rutin/system) Fakturahanteringstiden Vi har ingen nedtecknad rutin som tar upp hur ofta de som mottagningsattesterar Ikonterar/beslutsattesterar fakturor ska kolla sina brevlådor. Det är bara sagts "skyndsamt" vilket har visat sig vara ett ganska vitt begrepp. Rutinen ska göras under våren och vi ska samla ihop de berörda för en genomgång och efter det ska vi kontrollera hur det fun erar Postförmedlingen internt i förvaltningen Kontroll av Kontorschef rutiner och genomförande Kontroll av Kontorschef rutiner och funktion Kontrollansvar Frekvens lår lår Metod Rapportering Riskbedömning till Genomgång av Nämnd Möjlig/Kännbar rutiner och kontroll av fakturahantering Genomgång av Nämnd Möjlig/Försumbar rutiner och kontroll av funktion för intern osthanterina SALA KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ie _Ciarigpi,,. _q Aktbilaga Cab i i 7'2" ppo' 1 årsbokslut Verkställt. Rutiner för detta har implementerats genombeslut i kultur och fritidskontorets ledningsgrupp Uppfyllt», Mr vwc/ / 4 %;laew-x («TN? % f?r/fi Enligt av kommunfullmäktige fastställt Reglemente för internkontroll i Sala kommun ska nämnder och styrelse varje år anta särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Denna syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredställande intern kontroll, d.v.s. de skall med rimlig Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna l ålnk. om 81

2 Kontrollrapport Nämnd/förvaltning: Kultur- och fritidsnämnden Process (rutin/system): Postförmedlingen internt i förvaltningen Resultat iakttagelser: Internpost leverans sker minst en gång varje dag till Biblioteket samt Lärkans idrottsanläggning. Kaplanen får internpost tisdagar & torsdagar. Ja Nej Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning X Rutinen fungerar men behöver utvecklas X Dokumentet-ad rutinbeskrivning finns X Följande avvikelser mot rutinbeskrivning har konstaterats: Intern ost ska skickas i anvisade intern åsar och vara dli tmarkerade med fullständi a namn och arbetsställe. Kommunen kör i rinci till de flesta kommunala verksamheterna med ost Turlista finns å intranätet. Kontroll utförd (datum) Kontrollansvarig: Roger Nilsson

3 Väsentlighets- och riskbedömning Riskområde: Postförmedlin en internt i förvaltningen Konsekvens Sannolikhet skala 0-5 M cket allvarli Allvarli Kännbar Lindri Försuinbar X Osannolik Mindre Möjlig Sannolik Mycket sannolik sannolik Väsentlighet: Påverkan på verksamheten/kostnaden om fel uppstår: Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa Risk Sannolikhetsnivåer för fel Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig att fel skall uppstå Mindre sannolik risken är mycket liten att fel ska uppstå Möjlig det finns risk För att fel ska uppstå Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå

4 MÅNDAG Emmylund fsk Klöverskolan, Klöverv. 16 Fyrklövern, Klöverv. 18 Verdandi Johannesbergsgatan 11 B, gr b Johannesbergsgatan 11 C, Viljan Jakobsbergsgården && Sala Stadsbibliotek Vård och omsorg (VOO) LärVux Kungsängsgymnasiet A-hus Lilla Valla C-hus Ängshagenskolan Vallaskolan år 4-6, Sörskogen Centralförrådet Reningsverket Ösby Naturbruksgymnasium Åby skola Ekebyskolan Landstinget Kommunal Silverkoppen (vid behov) Fastighetsenheten Åkraskolan & Lärkans simhall Lärkbacksskolan Vallaskolans kök Vallaskolan Familjeteamet (vid behov) Stadsträdgården CRT/Skolteamet Vård och omsorg (VOO) AME Salabostäder Kungsängsgymnasiet A-hus Sala Stadsbibliotek Integrationsenheten/Resursen Direklnr OE-post repro@sala.se. Besöksadress: Kontorsservice, Rådhusgatan 4 C O Postadress: Sala kommun, Box 304, SALA

5 ONSDAG g Johannesbergsgatan 2 Ekeby fsk Ekebygården Dalhems fsk Korttidsboende, Dalhemsgruppen Jakobsbergsgården Sala Stadsbibliotek Skräddargränd Vård och omsorg Ungdomsmottagningen Kungsängsgymnasiets Lilla Valla, C-hus Ängshagenskolan Solgatans Vallaskolan grb Centralförrådet (VOO) A-hus år 4-6, Sörskogen Ösby Naturbruksgymnasium Åby skola - Möklinta skola (Kyrkskolan) Karpgatan 1 Karpgatan Ekebyskolan Landstinget Gröna Villan, Fyrklövern Kommunal Öppna fsk (vid behov) Fastighetsenheten Åkraskolan & Lärkans simhall Lärkbacksskolan Vallaskolans kök Vallaskolan Familjeteamet (vid behov) Stadsträdgården CRT/Skolteamet Vård och omsorg (VOO) AME Salabostäder Kungsängsgymnasiet A-hus Räddningstjänsten & Sala Stadsbibliotek Integrationsenheteaesursen Direktnr CE-post repro@sala.se O Besöksadress: Kontorsservice, Rådhusgatan 4 C O Postadress: Sala kommun, Box 304, SALA

6 SALA i KOMMUN FREDAG Gärdesta fsk Fyrklövern Gärdesta, Trängg 10 Silverjycken, BaraVara, Trängg 12 Josefsdals LSS Johannesbergsgatan 2 Jakobsbergsgården Sala Stadsbibliotek Vård och omsorg (V00) Kungsängsgymnasiets A-hus Lilla Valla C-hus Centralförrådet Reningsverket Ösby Naturbruksgymnasium Åby skola Karpgatan 1 Karpgatan 2 Ekeby fsk Ekebygården & & Ekebyskolan Landstinget Fastighetsenheten Åkraskolan Lärkans simhall Lärkbacksskolan Vallaskolan Familjeteamet (vid behov) Stadsträdgården CRT/Skolteamet Dagl vht, Brunnsg 1 Vård och omsorg (VOO) AME Salabostäder Kungsängsgymnasiet A-hus Räddningstjänsten Sala Stadsbibliotek Integrationsenheten/Resursen Direktnr OE-posl repro@sala.se O Besöksadress: Kontorsservice, Rådhusgatan 4 C 0 Postadress: Sala kommun, Box 304, SALA

7 Kontrollrapport Nämnd/Förvaltning: kultur- och fritidsnämnden Process (rutin/system): Fakturahanteringstiden Resultat iakttagelser: Nedtecknad rutin som tar upp hur ofta de som mottagnings attester-ar /konterar/besluts attesterar fakturor ska kolla sina brevlådor har införts Ja Nej Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning X Rutinen fungerar men behöver utvecklas X Dokumenterad rutinbeskrivning finns X Följande avvikelser mot rutinbeskrivning har konstaterats: Inga Kultur och fritid hart (lli a anvisnin ar/rutinbeskrivnin ar för hanterin en av leverantörsfakturor vilka ut är ett stöd för medarbetare inom kontoret Kontroll av fakturabrevlådan skall ske var'e da för att undvika (lrö'smålsräntor Kontroll utförd (datum): Kontrollansvarig: Roger Nilsson

8 Väsentlighets- och riskbedömning Riskområde: Fakturahanterin stiden Konsekvens Sannolikhet skala 0-5 M cket allvarlig Allvarli Kännbar X Lindri Försumbar Osannolik Mindre Möjlig Sannolik Mycket sannolik sannolik Väsentlighet: Påverkan på verksamheten/kostnaden om fel uppstår: Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa Risk Sarmolikhetsnivåer för fel Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig att fel skall uppstå Mindre sannolik risken är mycket liten att fel ska uppstå Möjlig det finns risk för att fel ska uppstå Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå

9 Intern Kontrollplan 2017 Fakturahanteringstiden Vi har ingen nedtecknad rutin som tar upp hur ofta de som mottagnings attesterar /konterar/besluts attesterar fakturor ska kolla sina brevlådor. Det är bara sagts "skyndsamt" vilket har visat sig vara ett ganska vitt begrepp. Rutinen ska göras under våren och vi ska samla ihop de berörda för en genomgång och efter det ska vi kontrollera hur det fungerar Rutin Kultur och fritid skall ha tydliga anvisningar/rutinbeskrivningar för hanteringen av Ieverantörsfakturor, vilka skall utgöra ett stöd för medarbetare inom kontoret Kontroll av fakturabrevlådan skall ske varie dag för att undvika dröjsmålsräntor. I samband med kontering av fakturor skall följande punkter beaktas Attest enligt delegation Korrekt kontering Om kostanden tillhör verksamheten Hantering av följesedlar En funktion finns inbyggd i systemet gällande påminnelser som skickas ut via epost. Du har följande oöppnade brev i systemets brevlåda: Faktura 1 Styck