RUTIN. arbetsledare. Bra att veta som. i Hudiksvalls kommun

Transkript

1 RUTIN Bra att veta som arbetsledare i Hudiksvalls kommun

2 Välkommen som arbetsledare i Hudiksvalls kommun Du är nu en av 160 arbetsledare i Hudiksvalls kommun. Därmed har du till uppgift att leda och engagera dina medarbetare. I ditt uppdrag ingår naturligtvis att göra dina medarbetare delaktiga i beslut som påverkar arbetet, men också i de beslut som gäller för kommunen i stort. Vi är ca 3300 medarbetare som tillsammans utgör organisationen Hudiksvalls kommun. Var och en av oss är viktig för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag gentemot våra medborgare. Som medarbetare i Hudiksvalls kommun är du en del av en demokratiskt styrd organisation. Vår målsättning och förhoppning är att du känner dig trygg och trivs i ditt arbete. Genom ditt ansvar och kunnande levererar vi god kvalitet med ett bra bemötande. I detta material kan du läsa om hur en kommun fungerar och hur vi arbetar tillsammans i Glada Hudik. Allt arbete vi utför ska präglas av kommunfullmäktiges nyckelord: Solidaritet, Jämlikhet, God folkhälsa, Ekonomisk och ekologisk hållbarhet, Närhet och Öppenhet. Vi vill att du så snabbt som möjligt ska komma in i din roll, trivas som arbetsledare och veta att du inte är ensam. Förutom från din närmaste arbetsledare och dina arbetskamrater kan du få råd och stöd från personalavdelningen och ekonomiavdelningen om det är så att du inte förstår vad som menas i våra olika dokument eller om du undrar hur du ska hantera olika situationer. Vill du ha hjälp med att formulera och ta fram information finns informationsavdelningen till stöd för val av verktyg och utformning. Vi har också nätverk för arbetsledare så att du lär känna andra och kan förädla din kunskap om arbetsledarskapet och kommunens verksamheter. Vissa utbildningar är obligatoriska för alla arbetsledare och då får du en kallelse, vissa är frivilliga och då får du en inbjudan. På intranätet Hint finns material och information som ska stödja dig i din roll som arbetsledare Caroline Schmidt Bengt Friberg Kommunstyrelsens ordförande Kommunchef

3 Som arbetsledare är du också en av 3300 medarbetare som tillsammans utgör organisationen Hudiksvalls kommun. Var och en av oss är viktig för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag gentemot våra medborgare. Som medarbetare i Hudiksvalls kommun är du en del av en demokratiskt styrd organisation. Att börja ett nytt arbete kan vara både nervöst och spännande. Vår förhoppning och målsättning är att du känner dig väl mottagen och att du får goda förutsättningar att sätta dig in i ditt nya arbete. Under året träffar du din arbetsledare kontinuerligt för att diskutera frågor och funderingar. Du träffar dina nya arbetskamrater och lär känna organisationen genom många nya möten. Introduktionsåret innefattar fyra olika steg. 1. Arbetsplatsintroduktionen innebär att du träffar dina nya medarbetare för att få en inblick i hur arbetet på arbetsplatsen fungerar. 2. Förvaltnings- och enhetsintroduktionen ger dig en djupare förståelse för hur din förvaltning och enhet fungerar. 3. Central introduktion sker för samtliga nyanställda ledare i kommunen. Här får du mer kunskap om Hudiksvalls kommun som helhet genom företrädare från kommunledningen tillsammans med fördjupad information om de centralastödfunktionerna som finns för ledare. Dessa träffar sker vid fyra tillfällen per år och du som ny arbetsledare väljer ett av dessa tillfällen. 4. Uppföljning och utvärdering är den fjärde och avslutande delen på din introduktion. Du och din arbetsledare diskuterar tillsammans hur du upplever det nya arbetet, arbetsuppgifterna och arbetssituationen i sin helhet. Det är viktigt att du framför dina synpunkter så att vi bibehåller arbetsenheter som präglas av trivsel och arbetsglädje.

4 En politiskt styrd organisation Kommunen är en demokratisk veksamhet och alla kan påverka. På så sätt styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans! Förtroendevalda politiker och medborgare lägger förslag som beslutas i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och facknämnderna. En kommuns uppgifter enligt kommunallagen Obligatoriskt z Äldreomsorg z Omsorg om personer med funktionsnedsättning z Individomsorg z Familjeomsorg z För-, grund- och gymnasieskola z Plan- och bygglovsfrågor z Miljö- och hälsoskydd z Renhållning och avfall z Vatten och avlopp z Civilförsvar z Bibliotek z Bostäder z Särskola för vuxna z Delar av Svenska för invandrare (SFI) Gemensam obligatorisk uppgift för kommun och landsting z Regional och lokal trafik Frivilligt z Fritid och kultur z Teknisk service z Energiförsörjning z Underhåll av gator z Arbetsmarknad z Vuxenutbildning Hudiksvalls kommuns politiska organisation har olika facknämnder där besluten fattas. Det praktiska arbetet sker i förvaltningar med tjänstemän som ansvarar för kommunens olika verksamhetsområden som exempelvis gator, vatten, renhållning, skolor och omsorg om äldre. Att arbeta i en politiskt styrd organisation är både omväxlande och utvecklande, men det kräver också en hel del. Många ska tycka till, både internt och externt, när beslut ska fattas vilket leder till att det ibland tar lång tid. För att besluten ska vara så väl förankrade som möjligt hos medborgarna är dialogen inför beslutet viktig.

5 Kommunens organisation är indelad i facknämnder och förvaltningar. De mörkgrå blocken symboliserar de förtroendevala och de röda är tjänstemännen/medarbetarna.

6 Demokratisk beslutsprocess Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande instans och kallas ibland för kommunens riksdag. Fullmäktige beslutar om vad som ska åstadkommas inom kommunens verksamhet och budget. Det är till kommunfullmäktige vi väljer 51 ledamöter vid valet var fjärde år. Kommunstyrelsen kommunens samlingsregering, utses av fullmäktige och har ett övergripande ansvar för kommunens utveckling. Kommunalråden ägnar sin arbetstid åt uppdrag för kommunen under mandatperioden. Fullmäktige utser kommunalråden bland kommunstyrelsens femton medlemmar. Ett av kommunalråden är oppositionsråd och representerar de partier som inte är i majoritet i kommunfullmäktige. Nyckelord som ska prägla kommunens alla verksamheter har beslutats och definierats av kommunfullmäktige. Solidaritet innebär att våra verksamheter ska finansieras gemensamt samt att prioriteringar alltid ska ske utifrån individens behov med hänsyn till människors integritet. Jämlikhet innebär att alla ska ha samma bemötande och kunna vara delaktiga i samhället. God folkhälsa innebär att vi ska ge förutsättningar för levnadsvillkor som främjar god hälsa. Ekonomisk och ekologisk hållbarhet innebär att alla beslut ska vara finansierade och innebära minsta möjliga miljöbelastning. Närhet innebär att alla ges ökade möjligheter att påverka sin närmiljö. Öppenhet innebär att Hudiksvalls kommun genomsyras av tillgänglighet, lyhördhet och ärlighet. Kommunalråd

7 Ansvar för vår ekonomi Ekonomin i Hudiksvalls kommun omfattar ca 2,1 miljarder kronor, pengar som omsätts i de olika verksamheterna. Kommunens inkomster är till stor del skatteintäkter i form av statliga och kommunala skatter. Därför är det viktigt att vi tar ansvar för hur vi använder pengarna. Pengarna ska användas inom de olika verksamheterna och komma medborgarna till nytta på bästa sätt. Här nedan kan du se var pengarna kommer från och vad de används till. Budget 2011 Pengarna kommer från... Pengarna används till... Övrigt z Affärsmässig verksamhet z Arbetsmarknadsåtgärder z Centrala stödfunktioner z Fritid och kultur z Infrastruktur z Pensioner z Politisk verksamhet

8 Det här ansvaret har både medarbetare och arbetsledare I ledar- och medarbetarpolicyn står det att uppdraget som medarbetare innebär att tillsammans med sin arbetsledare och sina arbetskamrater utföra arbetsenhetens åtagande och att ha ett medansvar för resultatet. Alla ledare och medarbetare ska veta vad ansvaret för att driva en arbetsenhet med resultatansvar innebär. Mer om detta kan du läsa i Så styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans! Som medarbetare i Hudiksvalls kommun har du ett personligt ansvar för att hålla dig informerad genom att använda våra informationskanaler, främst intranätet Hint. I din anställning ingår vissa skyldigheter: z att utföra arbete av en viss kvalitet och viss mängd z att följa ordningsföreskrifter som att tex. hålla arbetstider och meddela när du är sjuk z att följa säkerhetsföreskrifter som att använda skyddskläder, hjälpas åt vid tyngre lyft m.m. z att samarbeta z att vara lojal mot fattade beslut. Precis som du har ansvar och skyldigheter har även din arbetsgivare Hudiksvalls kommun det. Arbetsgivarens skyldighet är, förutom att betala lön, att se till att du får en trygg och säker arbetsmiljö och möjlighet till personlig utveckling. Som anställd i Hudiksvalls kommun har du ett ansvar för hur kommunen uppfattas. Det är viktigt att du tänker på att vi kommunanställda finns till för alla medborgare och att vi tillsammans ansvarar för hur våra skattepengar används. Vår grafiska profil hjälper oss att vara tydliga som avsändare vilket gör att våra medborgare kan se vad de få för pengarna. Våra medborgare ska se vad som är kommunalt och vad kommunen står för. Hur vi uppträder mot varandra på arbetsplatsen och i mötet med medborgaren eller brukaren skapar tillsammans med den grafiska profilen en gemensam bild av Hudiksvalls kommun. Vi vill att intrycket av oss som arbets- och servicegivare ska få våra medborgare att trivas och att andra vill flytta till vår kommun och att fler företag etablerar sig i området. För att underlätta att skapa dokument som följer den grafiska profilen finns mallar inbyggda i Word. Läs mer på Hint om hur och när dessa ska användas Som arbetsledare har du även ett övergripande z verksamhetsansvar z personalansvar z ekonomiansvar z informationsansvar I ditt ansvar som arbetsledare ingår naturligtvis att se till att din arbetsenhet följer lagar, avtal samt våra policys med tillhörande tillämpningar.

9 Mer om arbetsledarens ansvar och åtaganden kan du läsa i styrdokumentet Så styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans! Policys och tillämpningar Ett antal policydokument finns i Hudiksvalls kommun och de beskriver vilka inriktningar och förhållningssätt kommunen har inom olika områden: z Arbetsmiljö- och säkerhetspolicy z Ledar- och medarbetarpolicy z Lönepolicy z Pensionspolicy z Policy mot diskriminering i arbetslivet z IT-säkerhet z Informationspolicy Till policydokumenten finns tillämpningar. Syftet med tillämpningarna är att beskriva hur vi förhåller oss och arbetar. Du ska känna till dessa och kan läsa mer om policys och tillämpningar på kommunens intranät Hint under fliken Styrdokument. Ett viktigt styrdokument är det samverkansavtal som tecknats mellan arbetsgivaren Hudiksvalls kommun och samtliga fackliga organisationer. Samverkansavtalet är ett kollektivavtal.

10 Öppenhet i vardagen Offentlighetsprincipen är unik för Sverige och innebär att allmänheten och massmedia ska ha full insyn i statens och kommunernas verksamheter. Detta medför att vem som helst får läsa allmänna handlingar hos kommunen och andra myndigheter med undantag för sekretessbelagda uppgifter. Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller inom kommunens alla verksamheter. Sekretess innebär förbud att föra vidare en uppgift, såväl muntligt som skriftligt, om enskildes personliga förhållanden som du får kännedom om i arbetet. Sekretessen gäller alla inom kommunens verksamheter, till exempel z anställda z studerande under praktik och andra praktikanter z förtroendevalda z uppdragstagare Sekretessen gäller även efter det att anställningen/uppdraget upphört! Tänk på att inte lämna sekretessbelagda uppgifter i kopiatorn, skrivare, fax eller i ditt arbetsrum. Att hantera sekretessbelagda uppgifter via e-post ska undvikas. Din arbetsledare ska gå igenom sekretess med dig och vad som gäller vid din arbetsplats. Skyldighet att anmäla missförhållanden finns inom flera av kommunens verksamheter. Din arbetsledare informerar om vad som gäller. Vi har alla ett gemensamt ansvar för vår arbetsmiljö det innebär bland annat att du bör påtala fel och brister i arbetsmiljön till din arbetsledare så denne får möjighet att förbättra. Du har själv ett ansvar för din arbetsmiljö, men även de fackliga organisationerna arbetar för en bra arbetsmiljö för dig. Alla i Sverige har yttrandefrihet och meddelarfrihet. Meddelarfriheten ska användas med avsikt att driva verksamheten framåt. Detta innebär en rätt att få berätta vad du vet för media i publiceringssyfte, dock inte sekretessbelagda uppgifter. Offentliga myndigheter så som kommunen har efterforskningsförbud vilket innebär att de inte får försöka ta reda på vem uppgiftslämnaren är.

11 Vanliga begrepp Vad är Hint? Hint är Hudiksvalls kommuns intranät. Där kan du ta del av nyheter, boka bilar genom kommunens bilpool, boka vissa lokaler, beställa visitkort och poliycydokument samt ta del av annan viktig information. Du når Hint via webbläsaren genom att skriva adressen hint.hudiksvall.se. Det är även där du skaffar inloggningsuppgifter för att nå intranätet. Vad är hudiksvall.se? Kommunens externa webbplats heter hudiksvall. se och är en viktig kanal för den externa kommunikationen med medborgarna. Vad är Novell? I dagligt tal används begreppet Novell synonymt med det lokala nätverket. Att logga in till Novell innebär att man ska logga in till nätverket för att komma in till resurser man har rättigheter till som exempelvis den egna katalogen eller e-posten. Vad är GroupWise? Genom GroupWise skickar och läser du dina e-post. Du kan även använda GroupWise kalender och adressregister. Du når GroupWise Webbmail via webmail.hudiksvall.se om du inte har GroupWiseklienten installerat på din dator. Vad är Rexnet? Rexnet är ett verksamhets- samt e-postsystem som används av kommunens lärarkår. Vad är First Class, FC? First Class är ett verksamhets- samt e-postsystem som används på Centrum för utveckling och lärande, CUL, av både elever och lärare. Vad är Heroma? Heroma är kommunens personaladministrationssystem, där finns aktuella tjänstgöringsscheman och frånvaro registreras där. Heroma når du via Hint.

12 Vanliga begrepp Vad är Flexi? I Flexi kan du söka efter kommunanställdas kontaktuppgifter via namn, telefonnummer, arbetsplats eller liknande. I Flexi kopplar du även ifrån din telefon för exempelvis sammanträden något som underlättar arbetet för bland annat växeltelefonisterna och dina arbetskamrater. Flexi kan du även nå från din hemdator och adressen är då teleinfo.hudiksvall.se. Vad är ekonomiportalen Raindance? Fakturaportalen, Raindance, är kommunens verktyg för leverantörs-, kund- och internfakturor, bokföringsordrar samt budget och prognos. Den är till för dig som attesterar fakturor och arbetar med bokföring och budget. Fakturaportalen når du via Hint. Vad är Diabas? Diabas är kommunens diarium där du kan söka material, handlingar, protokoll eller andra diarieförda dokument. Diabas når du via Hint. Vad är Lisa? LISA är en förkortning av Lokalt Informations System om Arbetsskador samt tillbud. För att registrera din egen anmälan krävs inget användarnamn eller lösenord. LISA når du via Hint. Vad är Adato? För att kunna påvisa de åtgärder som vidtagits vid rehabiliterings- och missbruksärenden är en detaljerad och fortlöpande dokumentation av största vikt i. Dokumentationen görs av arbetsledare eller rehabiliteringssamordnare, på personalavdelningen, i Adato som är ett dokumentationssystem i form av datastöd. Vad är Fiberstaden? Fiberstaden AB är ett av kommunens Aktiebolag. Vad är Bilpoolen? Bilpoolen finner du via Hint och där kan du boka bil, cykel eller X-trafiks länskort. För att få inloggningsuppgifter till Bilpoolen vänder du dig till din arbetsledare. Din arbetsledare hjälper dig med användarnamn och lösenord till de system du ska ha tillgång till.

13 Årscykel Introduktionsåret innehåller många olika delar för att ge dig bästa möjliga förutsättningar att göra ett bra arbete. Den här årscykeln ska ses om ett arbetsverktyg genom hela introduktionen där du och din arbetsledare kan strukturera upp introduktionens olika delar, tankegångar, hållpunkter med mera.

14 Bra att veta Personalklubben Som medarbetare i Hudiksvalls kommun blir du automatiskt medlem i personalklubben. Medlemsskapet är gratis. Syftet är att stimulera intresse för motions- och korpidrott samt kulturell och skapande verksamhet. Det finns bland annat Kommungolfen, Konstvännerna, Kommunbowling och Friskvårdssektionen. Läs på Hint för mer information om personalklubben och dess erbjudanden. Fackliga representanter finns på alla arbetsplatser. Tala med din arbetsledare för att få veta vilka som är fackliga representanter på din arbetsplats. Företagshälsovård Läs mer på Hint för information och kontaktuppgifter om kommunens företagshälsovård. Post och kopiering Kommunen har en egen post- och kopieringsverksamhet där du kan få hjälp med utskrifter, större tryck och posthantering. Utrymningsplanen ser olika ut för de olika verksamheterna och det är mycket viktigt att du håller dig informerad om hur planen ser ut för din abetsplats. Var bokar jag sammanträdesrum? När du vill boka någon av de sammanträdesrum som kommunen tillhandahåller gör du det via Hint. Inköp och upphandlingar? Inköp Gävleborg genomför upphandlingar enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) samt ger stöd och råd i upphandlingsfrågor. Du kan kontakta Inköp Gävleborgs kundtjänst om du har frågor. Information om aktuella avtal finns på

15

16 Telefon l