Kallelse / Underrättelse Kommunfullmäktige Utskicksdatum

Transkript

1 Kallelse / Underrättelse Kommunfullmäktige Utskicksdatum Kommunfullmäktige kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning. Tid: Plats: Tisdagen den 18 december 2018 kl.13:00 OBS tiden! Thalia, Folkets Hus, Alvesta Ledamöter Per Ribacke (S) Frida Christensen (S) Sebastian Ohlsson (S) Edina Maslac (S) Lars-Olof Petersson (S) Anita Lindstedt (S) Robert Olesen (S) Martina Lundström (S) Tomas Hedevik (S) Lavinia Strömberg (S) Peter Johansson (S) Sofie Årdh (S) Otto Berglund (S) Linda Gustavsson (S) Thomas Haraldsson (C) Cristina Haraldsson (C) Hagart Valtersson (C) Heléne Andersson (C) Kim Lindstedt (C) Monica Pihl (C) Sven Sunesson (C) Hanna Evelyndotter (MP) Thomas Johnsson (M) Claudia Crowley Sörensson (M) Björn Tisjö (M) Matz Athley (M) Helen Gustavsson (M) Tomas Öhling (M) Gunilla Gustafson (M) Mikael Johansson (M) Rune Gustafsson (M) Veronika Kobak (M) David Kristiansson (SD) Oskar Andersson (SD) Heléne Nydén (SD) Anette Lindström (SD) Yvonne Erlandsson (SD) Robin Berg (SD) Ulf Gustafsson (SD) Lars-Olof Franzén (AA) Jan-Eric Svensson (AA) Isabell Barindelli (AA) Suzanne Karlsson (AA) Anders Sandgren (AA) Christer Brincner (KD) Roxana Sepulveda (KD) Hans Svensson (V) Björn Nilsson (V) Ulf Larsson (L) Ersättare Mats Martinsson (S) Lisbeth Holmqvist (S) Torbjörn Svensson (S) Ros-Marie Larsson (S) Peter Öhman-Danforth (S) Yvonne Martinsson (S) Daniel Larsson (S) Jonas Engkvist (C) David Johansson (C) Nina Rydström (C) Sven-Åke Berggren (C) Anita Thörn von Rosen (MP) Robert Öström (MP) Niclas Salomonsson (M) John-Erik Pettersson (M) Kajsa Sivertsson (M) Kia Johnsson (M) Katarina Tuneskog (M) Nellie Nieminen(SD) Jens Arnebert (SD) Friedrik Jonsson (SD) Flor de Maria Ticeran V (AA) Jan Franzén (AA) Mikael Nilsson (AA) Britt-Marie Olsson (KD) Nova S Gyllensten (KD) Dumitru Drugas (V) Fredrik Jakobsson (V) Tim Kamfjord-Karlsson (L) Britta Bünger (L) Om du inte kan närvara kalla ersättare samt meddela förändringen genom att kontakta ditt parti samt kommunsekreteraren på magdalena.glusniewska@alvesta.se eller

2 Kallelse / Underrättelse Kommunfullmäktige Utskicksdatum Förteckning över kommunfullmäktiges ärenden den 18 december Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Allmänhetens frågestund 5. Anmälan av motioner 6. Aktuellt från revisorerna 7. Information från ordföranden 8. Beslut om biblioteksplan för Alvesta kommun Verksamhetsövergång av Allbo Lärcenter 10. Ändringar av fyra reglementen för nämnder 11. Revidering av reglemente för ersättning för förtroendevalda 12. Information om nämndernas internkontrollplaner Information om nämndernas verksamhetsplaner med internbudget 14. Val av kommunstyrelsen för mandatperioden (13 ordinarie, 13 ersättare) 15. Val av krisledningsnämnd för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 16. Val av nämnden för individ-och familjeomsorg för mandatperioden (13 ordinarie, 9 ersättare) 17. Val av nämnden för myndighetsutövning för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 18. Val av nämnden för samhällsplanering för mandatperioden (13 ordinarie, 9 ersättare) 19. Val av omsorgsnämnd för mandatperioden (13 ordinarie, 9 ersättare) 20. Val av utbildningsnämnd för mandatperioden (13 ordinarie, 9 ersättare) 21. Val av kultur- och fritidsnämnd för mandatperioden (9 ordinarie, 9 ersättare) 22. Val av valnämnd för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 23. Val av vägnämnd för mandatperioden (1 ordinarie) 24. Val av ledamot till gemensam överförmyndarnämnd Östra Kronoberg för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 25. Val av styrelse för Alvesta renhållning AB för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 26. Val av styrelse för Allbohus AB för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare)

3 Kallelse / Underrättelse Kommunfullmäktige Utskicksdatum Val av styrelse för Kommunföretag AB för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättate) 28. Val av styrelse för Alvesta Utveckling AB för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 29. Val av styrelse för Alvesta Elnät AB, Alvesta Energi AB och BIVA för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 30. Val av Ombud vid bolagsstämma med Alvesta kommunföretag AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 31. Val av Ombud vid bolagsstämma för kommunala bolag ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 32. Val av ledamöter till Huseby Bruk AB för mandatperioden (3 ordinarie, 2 ersättare) 33. Val av Direktionen för Värends Räddningstjänstförbund för mandatperioden (3 ordinarie, 3 ersättare) 34. Val av Huvudmän för Skatelövs och Västra Torsås Sparbank för mandatperioden (8 huvudmän) 35. Val av Gode män enligt FBL med sakkunskap om jord- och skogsbruksfrågor för mandatperioden (3 ledamöter) 36. Val av Gode män enligt FBL med med sakkunskap om tätortsförhållanden för mandatperioden (3 ledamöter) 37. Val av Gode män till Lantmäteriförrättning för mandatperioden (3 ledamöter) 38. Val av styrelsen för Inga-Britt och Sven-Gunnars minne ordinarie för mandatperioden (1 ledamot) 39. Val av Styrelsen Alvesta Folketshus förening ordinarie för mandatperioden (2 ordinarie, 2 ersättare) 40. Val av Styrelsen Kvenneberga byggnadsförening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 41. Val av Styrelsen Skatelövs byggnadsförening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 42. Val av Styrelsen Hynnenäs byggnadsförening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 43. Val av Styrelsen för stiftelsen Wieselgrensgården ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 44. Val av ledamot till Inera AB för mandatperioden (1 ordinarie) 45. Val av Ombud vid föreningsstämmor med Kvenneberga byggnadsförening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 46. Val av Ombud vid föreningsstämmor med Alvesta Folketshus förening ordinarie för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare)

4 Kallelse / Underrättelse Kommunfullmäktige Utskicksdatum Val av Kommunalförbundet för missbrukarvård och barn- och ungdomsvård (VOB) ordinarie (Alvesta nominerar-skickar till Växjö) för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 48. Val av Ombud vid bolagsstämma i Växjö Flygplats AB ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 49. Val av Ersättare till styrelsen för Småland Airport för mandatperioden (1 ersättare) 50. Val av Luftvårdsförbundets stämma ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 51. Val av Ombud i Kommuninvest ekonomisk förening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 52. Val av Samordningsförbundet Värend för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 53. Val av Ombud till Kommunassurans Syd ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 54. Val av Ledamot kommunalförbundet Sydarkivera för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 55. Val av Ledamot i styrelsen för Wexnet AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 56. Val av Ombud för stämma med Wexnet AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 57. Val av revisorer till kommunförvaltningen för mandatperioden (6 ordinarie) 58. Val av revisor till kommunens förvaltade stiftelser för mandatperioden (1 ordinarie) 59. Val av revisor till stiftelsen Inga-Britt och Sven-Gunnars minne ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 60. Val av revisor för kommunalförbundet VoB för mandatperioden (1 ordinarie) 61. Val av revisor till Värends Räddningstjänstsförbund för mandatperioden (1 ordinarie) 62. Val av revisor till stiftelsen Wieselgrensgården ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie) 63. Val av revisor till Huseby Bruk AB ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 64. Val av revisor till Alvesta Kommunföretag AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 65. Val av Revisor till Alvesta Energi AB, Alvesta Elnät AB, BIVA för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 66. Val av revisor till AllboHus AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 67. Val av revisor till Alvesta Renhållning AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare)

5 Kallelse / Underrättelse Kommunfullmäktige Utskicksdatum Val av revisor till Alvesta Utveckling AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 69. Val av revisor till Wexnet AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 70. Anmälan av interpellationer och frågor 71. Val och entledigande 72. Meddelanden

6 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (4) Kommunfullmäktige KF Fastställande av dagordning 3 Redogörelse Ordföranden frågar kommunfullmäktige om utskickad dagordning kan godkännas och behandlas på dagens sammanträde: 1. Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Allmänhetens frågestund 5. Anmälan av motioner 6. Aktuellt från revisorerna 7. Information från ordföranden 8. Beslut om biblioteksplan för Alvesta kommun Verksamhetsövergång av Allbo Lärcenter 10. Ändringar av fyra reglementen för nämnder 11. Revidering av reglemente för ersättning för förtroendevalda 12. Information om nämndernas internkontrollplaner Information om nämndernas verksamhetsplaner med internbudget 14. Val av kommunstyrelsen för mandatperioden (13 ordinarie, 13 ersättare) 15. Val av krisledningsnämnd för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 16. Val av nämnden för individ-och familjeomsorg för mandatperioden (13 ordinarie, 9 ersättare) 17. Val av nämnden för myndighetsutövning för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 18. Val av nämnden för samhällsplanering för mandatperioden (13 ordinarie, 9 ersättare) 19. Val av omsorgsnämnd för mandatperioden (13 ordinarie, 9 ersättare) 20. Val av utbildningsnämnd för mandatperioden (13 ordinarie, 9 ersättare) 21. Val av kultur- och fritidsnämnd för mandatperioden (9 ordinarie, 9 ersättare) 22. Val av valnämnd för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 23. Val av vägnämnd för mandatperioden (1 ordinarie) 24. Val av ledamot till gemensam överförmyndarnämnd Östra Kronoberg för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

7 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (4) Kommunfullmäktige 25. Val av styrelse för Alvesta renhållning AB för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 26. Val av styrelse för Allbohus AB för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 27. Val av styrelse för Kommunföretag AB för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättate) 28. Val av styrelse för Alvesta Utveckling AB för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 29. Val av styrelse för Alvesta Elnät AB, Alvesta Energi AB och BIVA för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 30. Val av Ombud vid bolagsstämma med Alvesta kommunföretag AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 31. Val av Ombud vid bolagsstämma för kommunala bolag ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 32. Val av ledamöter till Huseby Bruk AB för mandatperioden (3 ordinarie, 2 ersättare) 33. Val av Direktionen för Värends Räddningstjänstförbund för mandatperioden (3 ordinarie, 3 ersättare) 34. Val av Huvudmän för Skatelövs och Västra Torsås Sparbank för mandatperioden (8 huvudmän) 35. Val av Gode män enligt FBL med sakkunskap om jord- och skogsbruksfrågor för mandatperioden (3 ledamöter) 36. Val av Gode män enligt FBL med med sakkunskap om tätortsförhållanden för mandatperioden (3 ledamöter) 37. Val av Gode män till Lantmäteriförrättning för mandatperioden (3 ledamöter) 38. Val av styrelsen för Inga-Britt och Sven-Gunnars minne ordinarie för mandatperioden (1 ledamot) 39. Val av Styrelsen Alvesta Folketshus förening ordinarie för mandatperioden (2 ordinarie, 2 ersättare) 40. Val av Styrelsen Kvenneberga byggnadsförening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 41. Val av Styrelsen Skatelövs byggnadsförening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 42. Val av Styrelsen Hynnenäs byggnadsförening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 43. Val av Styrelsen för stiftelsen Wieselgrensgården ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 44. Val av ledamot till Inera AB för mandatperioden (1 ordinarie) 45. Val av Ombud vid föreningsstämmor med Kvenneberga byggnadsförening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

8 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (4) Kommunfullmäktige 46. Val av Ombud vid föreningsstämmor med Alvesta Folketshus förening ordinarie för mandatperioden (5 ordinarie, 5 ersättare) 47. Val av Kommunalförbundet för missbrukarvård och barn- och ungdomsvård (VOB) ordinarie (Alvesta nominerar-skickar till Växjö) för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 48. Val av Ombud vid bolagsstämma i Växjö Flygplats AB ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 49. Val av Ersättare till styrelsen för Småland Airport för mandatperioden (1 ersättare) 50. Val av Luftvårdsförbundets stämma ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 51. Val av Ombud i Kommuninvest ekonomisk förening ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 52. Val av Samordningsförbundet Värend för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 53. Val av Ombud till Kommunassurans Syd ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 54. Val av Ledamot kommunalförbundet Sydarkivera för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 55. Val av Ledamot i styrelsen för Wexnet AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 56. Val av Ombud för stämma med Wexnet AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 57. Val av revisorer till kommunförvaltningen för mandatperioden (6 ordinarie) 58. Val av revisor till kommunens förvaltade stiftelser för mandatperioden (1 ordinarie) 59. Val av revisor till stiftelsen Inga-Britt och Sven-Gunnars minne ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 60. Val av revisor för kommunalförbundet VoB för mandatperioden (1 ordinarie) 61. Val av revisor till Värends Räddningstjänstsförbund för mandatperioden (1 ordinarie) 62. Val av revisor till stiftelsen Wieselgrensgården ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie) 63. Val av revisor till Huseby Bruk AB ordinarie för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 64. Val av revisor till Alvesta Kommunföretag AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 65. Val av Revisor till Alvesta Energi AB, Alvesta Elnät AB, BIVA för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 66. Val av revisor till AllboHus AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

9 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (4) Kommunfullmäktige 67. Val av revisor till Alvesta Renhållning AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 68. Val av revisor till Alvesta Utveckling AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 69. Val av revisor till Wexnet AB för mandatperioden (1 ordinarie, 1 ersättare) 70. Anmälan av interpellationer och frågor 71. Val och entledigande 72. Meddelanden Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna dagordningen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

10 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunfullmäktige KF KS 2018/ Allmänhetens frågestund 4 Redogörelse Allmänheten ska, i enlighet med 24 i kommunfullmäktiges arbetsordning, vid varje sammanträde med kommunfullmäktige beredas tillfälle att ställa frågor inom Alvesta kommuns kompetensområde. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

11 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunfullmäktige KF Anmälan av motioner 5 Redogörelse Sedan föregående sammanträde har inga motioner inkommit till kommunfullmäktige. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

12 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunfullmäktige KF KS 2018/ Aktuellt från revisorerna 6 Redogörelse Revisorerna informerar kommunfullmäktige om aktuella frågor/ärenden. Förslag till beslut Kommunfullmäktige noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

13 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunfullmäktige KF KS 2018/ Information från ordföranden 7 Redogörelse Kommunfullmäktiges ordförande informerar kommunfullmäktige om aktuella frågor/ärenden. Förslag till beslut Kommunfullmäktige noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

14 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunfullmäktige KF KS 2018/ Beslut om biblioteksplan för Alvesta Kommun 8 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsen, daterat den 4 december Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 20 november Kultur- och fritidsnämndens protokoll, daterad den 29 oktober Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen, daterad den 1 oktober Förslag till biblioteksplan för Alvesta kommun , daterad den 1 oktober Redogörelse Bibliotekslagen fastställer i 17 att varje kommun ska ha en biblioteksplan. I denna plan ska folkbiblioteksverksamheten (som styrs av Bibliotekslagen), skolbiblioteksverksamheten (som styrs av både Bibliotekslagen och Skollagen) samt eventuell övrig biblioteksverksamhet, till exempel sjukhusbibliotek, som finns inom kommunen finnas beskriven. Alvesta kommuns biblioteksplan gäller för all kommunal biblioteksverksamhet, planen inkluderar folkbibliotek och skolbibliotek. En gemensam biblioteksplan för kommunens bibliotek tydliggör vilka strukturer som är nödvändiga för organisationen samt vilka uppdrag folkbibliotek respektive skolbibliotek har. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till biblioteksplan för Alvesta kommun för år Protokollet skickas till Kultur-och fritidsförvaltningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

15 f Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 7(25) KS g 160 KS 2018/ Beslut om biblioteksplan för Alvesta Kommun Beslutsunderlag 1. Protokoll från kornmunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 20 november Kultur- och fötidsnämndens protokoll, daterad den 29 oktober Tjänsteskrivelse från Kultur- och fötidsförvaltningen, daterad den I oktober Förslag till biblioteksplan för Alvesta kornmun , daterad den 1 oktober Redogörelse Bibliotekslagen fastställer i17 83att varje kommun ska ha en biblioteksplan. I denna plan ska folkbiblioteksverksarnheten (som styrs av Bibliotekslagen), sko1bib1ioteksverksamheten (som styrs av både Bibliotekslagen och Skollagen) samt eventuell övrig biblioteksverksamhet, till exempel sjukhusbibliotek, som finns inom kornmunen finnas beskriven. Alvesta kommuns biblioteksplan gäller för all komrnunal biblioteksverksamhet, planen inkluderar folkbibliotek och skolbibliotek. En gemensam biblioteksplan för kornmunens bibliotek tydliggör vilka strukhirer som är nödvändiga för organisationen samt vilka uppdrag folkbibliotek respektive skolbibliotek har. Yrkanden Thomas Haraldsson (C) yrkar bifall till förslag till beslut med några redaktionella ändringar. Frida Cbristensen (S) yrkar bifall till förslag till beslut. Beslut Kommunstyrelsen föreslår komrnunfullmäktige besluta att anta förslag till biblioteksplan för Alvesta kommun för år Protokollet skickas till Komrnunfullmäktige Juste ' gsrnännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

16 möorn'e"maun gaai Kommunstyrelsens arbetsutskott SammanträdesprotokolI Sammanträdesdatum Sida 5(21 ) KS AU g 137 KS 201 8/ Beslut om biblioteksplan för Alvesta Kommun Beslutsunderlag 1. Kultur- och fötidsnämndens protokoll, daterad den 29 oktober Tjänsteskrivelse från Kultur- och fötidsförvaltningen, daterad den l oktober FörslagtillbiblioteksplanförAlvestakornmun , daterad den l oktober Redogörelse Bibliotekslagen fastställer i17 fl att varje komrnun ska ha en biblioteksplan. I denna plan ska folkbiblioteksverksamheten (som styrs av Bibliotekslagen), skolbiblioteksverksarnheten (som styrs av både Bibliotekslagen och Skollagen) samt eventuell övrig biblioteksverksamhet, till exempel sjukhusbibliotek, som firu'is inom kornmunen finnas beskriven. Alvesta komrnuns biblioteksplan gäller för all kommunal biblioteksverksamhet, planen inkluderar folkbibliotek och skolbibliotek. En gemensam biblioteksplan för kommunens bibliotek tydliggör vilka strukturer som är nödvändiga för organisationen samt vilka uppdrag folkbibliotek respektive skolbibliotek har. Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kornmunfullmäktige besluta att anta förslag till biblioteksplan för Alvesta kornmun för år Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

17 Kultur- och fritidsnämnden SammanträdesprotokoII Sammanträdesdatum 20' Sida 10(16) KFN g 70 KFN20'1 8/ Beslut om biblioteksplan för Alvesta kommun "1 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen, daterad den 1 oktober Förs1agtillbib1ioteksplanförA1vestakornmun , daterad den 1 oktober 2018 Redogörelse Bibliotekslagen fastställer i17 el att varje kornmun ska ha en biblioteksplan. I deru'ia plan ska fo1kbib1ioteksverksamheten (som styrs av Bibliotekslagen), skolbiblioteksverksamheten (som styrs av både Bibliotekslagen och Skollagen) samt eventuell övrig biblioteksverksarnhet, till exempel sjukhusbibliotek, som finns inom kornmunen finnas beslaiven. Alvesta kommuns biblioteksplan gäller för all kornmunal biblioteksverksarnhet, planen inkluderar folkbibliotek och skolbibliotek. En gemensam biblioteksplan för kommunens bibliotek tydliggör vilka strukturer som är nödvändiga för organisationen samt vilka uppdrag folkbibliotek respektive skolbibliotek har. Erik Olofsson (S) efterfrågar återkoppling om nyckeltalen som presenteras i biblioteksplanen, och att kultur- och fritidsnämnden ska få en återkommande återkoppling på detta. T.f förvaltningschef meddelar att den samlade statistiken blir klar i april 2019 och kan presenteras för nämnden någon gång efter detta. Yrkanden Kim Lindstedt (C) yrkar att ordet funktionsnedsättning byts ut mot fiinktionsvariation. Beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslår komrnunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att: Anta förslag till biblioteksplan för Alvesta kommun f'ör år med Kim Lindstedts (C) tilläggsyrkande. Protokollet skickas till T.f förvaltningschef för kultur- och fritidsförvaltningen Kornmunstyrelsen Justerare

18 Kultur- och fritidsförvaltningen Suzanne Hammargren T f Kultur- och fritidschef Tel E-post: suzanne.hammargren@alvesta.se Tjänsteskrivelse Datum Kommunstyrelsen Beslut om Biblioteksplan för Alvesta kommun Redogörelse Bibliotekslagen fastställer i 17 att varje kommun ska ha en biblioteksplan. I denna plan ska folkbiblioteksverksamheten (som styrs av Bibliotekslagen), skolbiblioteksverksamheten (som styrs av både Bibliotekslagen och Skollagen) samt eventuell övrig biblioteksverksamhet, till exempel sjukhusbibliotek, som finns inom kommunen finnas beskriven. Alvesta kommuns biblioteksplan gäller för all kommunal biblioteksverksamhet, planen inkluderar folkbibliotek och skolbibliotek. En gemensam biblioteksplan för kommunens bibliotek tydliggör vilka strukturer som är nödvändiga för organisationen samt vilka uppdrag folkbibliotek respektive skolbibliotek har. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslag till biblioteksplan för Alvesta kommun för år Suzanne Hammargren T f förvaltningschef Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kff@alvesta.se

19 BIBLIOTEKSPLAN Alvesta kommun

20 Innehåll 1. Inledning Bibliotekets uppdrag Biblioteken i Alvesta kommun Medieutbud Folkbibliotekens programverksamhet Personal Samverkan Prioriterade områden för biblioteken i Alvesta kommun Biblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med funktionsvariation Biblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med annat modersmål än svenska Biblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt barn och ungdomar för att främja språkutveckling och stimulera till läsning Biblioteken ska särskilt främja läsning och tillgång till litteratur. Utbudet ska präglas av allsidighet och kvalitet Biblioteken ska verka för att öka kunskapen om hur informationsteknik kan användas för kunskapsinhämtning, lärande och delaktighet i kulturlivet Alla elever ska ha tillgång till skolbibliotek och skolbiblioteksverksamhet Källförteckning

21 1. Inledning Bibliotekslagen fastställer i 17 att varje kommun ska ha en biblioteksplan. I denna plan ska folkbiblioteksverksamheten (som styrs av Bibliotekslagen), skolbiblioteksverksamheten (som styrs av både Bibliotekslagen och Skollagen) samt eventuell övrig biblioteksverksamhet, till exempel sjukhusbibliotek, som finns inom kommunen finnas beskriven. Alvesta kommuns biblioteksplan gäller för all kommunal biblioteksverksamhet. Den inkluderar folkbibliotek och skolbibliotek. En gemensam biblioteksplan för kommunens bibliotek tydliggör vilka strukturer som är nödvändiga för organisationen samt vilka uppdrag folkbibliotek respektive skolbibliotek har. Biblioteksplanen beskriver den riktning biblioteksverksamheten ska ha i Alvesta kommun fram till och med Kapitel 3 ger en övergripande bild av verksamheten och kapitel 4 är indelad i fem strategiska prioriterade områden, formulerade utifrån Bibliotekslagen. Det sjätte prioriterade området är koncentrerat till skolbiblioteken och deras verksamhet. Biblioteksplanen är en handlingsplan och riktar sig främst till politiska beslutsfattare och verksamhetsutövare, men även till en intresserad allmänhet. Biblioteksplanen utgår från styrdokument på internationell, nationell och kommunal nivå. Dessa berör biblioteken utifrån deras uppdrag. Styrdokumenten är: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, artikel 19 FN:s barnkonvention (Unicef) Unesco:s skol- och folkbiblioteksmanifest Bibliotekslagen (2013:801) Skollagen (2010:800) Skolinspektionens krav på skolbibliotek Läroplan för grundskolan, förskoleklass och fritidshemmet 2011 (Lgr11) Regional biblioteksplan Region Blekinge och Region Kronoberg Biblioteksplanen kommer att följas upp i berörda förvaltningar genom årlig verksamhetsredovisning. 2. Bibliotekets uppdrag I Bibliotekslagen formuleras folkbibliotekens uppdrag enligt följande i 2 : Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteket ska också främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt 3

22 kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. Folkbiblioteken vänder sig till alla medborgare, men prioriterade målgrupper enligt Bibliotekslagen (4, 5 och 8 ) är barn och ungdomar, personer med funktionsvariation, personer med annat modersmål än svenska samt nationella minoriteter. Skolbiblioteken är också en del av det allmänna biblioteksväsendet. Tillgängligheten understryks i Skollagen 2 kap. 36 Eleverna i grundskolan, grundsärskolan, specialskolan, sameskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan ska ha tillgång till skolbibliotek. I Läroplan för grundskolan, förskoleklassen och fritidshemmet 2011 tydliggörs att skolbiblioteket är rektors ansvar. Dessutom betonas vikten av kunskaper i informationssökning och källkritiskt förhållningssätt för eleverna och här skiljer sig uppdraget mellan folkbibliotek och skolbibliotek åt. Likaså vänder sig ett skolbibliotek till elever och lärare på skolan och är en del av det pedagogiska arbetet. Ett skolbibliotek är inte ett öppet offentligt bibliotek. I utbildningsnämndens mål i Alvesta kommun framhålls en strävan att alla elever ska nå så bra resultat som möjligt utifrån sina egna förutsättningar och att skolan ska skapa bra lärmiljöer. I detta arbete fyller skolbiblioteken en viktig funktion. 3. Biblioteken i Alvesta kommun Biblioteksverksamheten i Alvesta består av folkbibliotek och skolbibliotek. Folkbiblioteken omfattar huvudbibliotek, fyra filialer, bokbuss samt digitala biblioteket. Folk- och skolbiblioteksverksamheten tillhör kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde. Folk- och skolbiblioteken har delvis olika uppdrag och förutsättningar, men är organiserad inom samma förvaltning i kommunen. I Alvesta finns huvudbiblioteket som är placerat på andra våningen i Folkets hus. Övriga bibliotek ligger i markplan. I Vislanda och Grimslöv är biblioteksenheterna integrerade folkoch skolbibliotek. I Moheda och Lönashult har folkbiblioteken bemannade filialer. I Moheda kommer folkbiblioteket under 2019 att integreras med skolbiblioteket när Mohedaskolan bygger om. Skolbibliotek bemannade med skolbibliotekarie finns på Prästängsskolan och Grönkullaskolan i Alvesta samt Vislandaskolan och Mohedaskolan. Skolbibliotek bemannad av övrig personal, finns på Hjortsbergaskolan och friskolan Kronobergshed. Hagaskolans elever och lärare får sin biblioteksservice från huvudbiblioteket. Skatelövsskolan i Grimslöv får biblioteksservice av folkbibliotekarien för filialverksamheten. Biblioteksbussen är av modell lätt lastbil som får köras på B-körkort. Utrymmet tillåter utlån och återlämning, men i övrigt ingen annan verksamhet. Hjortsbergaskolan och friskolan Kronobergshed samt de förskolor som så önskar får regelbundna besök av biblioteksbussen. 4

23 Bibliotekens digitala rum är hemsidan. Där kan alla med aktivt lånekort dygnet runt ta del av utbud, låna om och reservera böcker, låna e-böcker, söka i databaser med mera. Folkbiblioteken finns också på Facebook och Instagram. 3.1 Medieutbud Nuläge: I Alvesta sköter varje enhet inom biblioteksorganisationen sina egna inköp och ett decentraliserat inköpssätt upplevs som effektivt av personalen. Medieurvalet sker via recensioner från leverantörer, massmedia och via inköpsförslag från låntagare och skola. Biblioteken strävar efter att hålla ett icke-diskriminerande mediebestånd. Genom regionalt samarbete och statligt finansierade bidrag finns möjligheter att köpa in viss typ av litteratur och Alvesta bibliotek kan på detta sätt bredda utbudet. De medier som biblioteken i Alvesta kommun erbjuder är tryckta böcker, e-böcker, storstilsböcker, lättlästa böcker, böcker på utländska språk, talböcker samt nedladdningsbara talböcker för berättigade användare via tjänsten Legimus. Det finns också kombinerade medier, DVD, CD, tidskrifter och dagstidningar samt fri tillgång till ett urval betaldatabaser innehållande bland annat barnlitteratur, svensk och utländsk press samt tidskriftsartiklar med access hemifrån. Vision: Ett aktuellt medieutbud är en viktig faktor för hur välbesökt biblioteket är och för hur många böcker som lånas ut. Låntagare kommer till biblioteken för att inspireras och få tips på nya läsupplevelser. Alvesta kommun ska erbjuda ett mångsidigt och kvalitativt utbud av medier. Folkbiblioteksverksamheten ska ha medieriktlinjer i enighet med den regionala medieplanen och ska uppdateras regelbundet. 3.2 Folkbibliotekens programverksamhet Nuläge: Folkbiblioteken erbjuder ett brett utbud av programverksamhet i form av författarbesök, barnteater, film för de yngsta, sagostunder, berättarverksamhet, föreläsningar, olika café-verksamheter som språk- och korsordscafé, boktipskvällar, pysselworkshops med mera. Arrangemangen drivs på huvudbiblioteket eller på folkbiblioteksfilialerna, ibland i samverkan med andra aktörer. Vision: Programverksamheten är en viktig del i folkbibliotekens läs- och kulturfrämjande arbete och ger besökarna möjlighet till social samvaro och att upptäcka mervärdet med ett bibliotek. Ambitionen ska vara att biblioteken i Alvesta även fortsättningsvis genom föreläsningar, skapande verksamhet och läsfrämjande åtgärder stimulerar personlig utveckling och folkbildning samt ger möjligheter till nya kulturupplevelser. 5

24 Folkbiblioteken ska också erbjuda möjlighet för föreningar och organisationer att, i samverkan och i enlighet med bibliotekens uppdrag, bedriva verksamhet som till exempel bokcirklar, föreläsningar och språkcaféer. Förutsättningen är att tillställningarna ska vara öppna för alla. På Vislanda bibliotek finns goda förutsättningar att stärka den musikinriktade programverksamheten. Möjligheten att ge Vislanda bibliotek en musikprofil är intressant och bör utveckas. 3.3 Personal Nuläge: Inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde finns 14,35 heltidstjänster inom biblioteksorganisationen. Inom utbildningsnämnden finns 1,8 skolbibliotekarietjänster. Idag saknas utbildade skolbibliotekarier på flera grundskolor i kommunen. Även om några skolbibliotek är integrerade med folkbiblioteken i Alvesta kommun rent lokalmässigt, är det verksamheter med skilda målsättningar, uppdrag och målgrupper. Detta innebär också att kraven på personalens kompetens skiljer sig åt. Alvesta kommun har genom sin geografiska struktur ett behov av att tillgängliggöra bibliotekstjänster även utanför centralorten. Detta är en viktig tillgänglighetsfråga, men ställer också krav på bemanning. Vision: Personalen är den viktigaste resursen för biblioteksverksamheten. Att biblioteket tillhandahåller biblioteksspecifik kompetens är en förutsättning för att biblioteket ska kunna fortsätta vara en demokratisk arena i samhället. Personalen på alla bibliotek ska därför vara adekvat utbildad. Kompetensen ska upprätthållas och utvecklas genom tillgång till fortbildning, till exempel digital kompetens och litteraturkännedom. Genom att anställa fler skolbibliotekarier säkrar kommunen en jämlikhet för eleverna i Alvesta kommun. Skolbibliotekarierna ska ges utrymme att stödja och stötta skolverksamheten i enlighet med läroplanens mål och samverka med övrig pedagogisk personal på skolan. 3.5 Samverkan Nuläge: Bibliotekslagen uppmanar till starkare och utökade samarbeten mellan övrig kommunal verksamhet samt andra bibliotek. På nationell nivå inkluderas folk- och skolbiblioteken i Kungliga bibliotekets uppdrag. Inom länet finns en regional biblioteksorganisation med uppdrag att främja samarbete, verksamhetsutveckling och kvalitet för folkbiblioteken. Alvesta ingår i bibliotekssamarbetet i Blekinge och Kronoberg. Folkbiblioteken i regionen samarbetar och en medieplan reglerar 6

25 hur man fjärrlånar mellan olika bibliotek. Där ingår även gemensamma boktransporter och Kalmar län är inkluderat i detta. Växjö fungerar som värdbibliotek inom Kronobergs län med särskilt ansvar för medieförsörjning. Biblioteken samverkar även kring bibliotekswebben och drift av bibliotekssystemet Book-It, som bland annat innehåller den gemensamma katalogen. Samarbetet medför också att kommunerna måste hålla viss gemensam nivå vad gäller utrustning, systemlösning och uppgradering för att kunna samverka effektivt inom etablerade rutiner. Det finns också samverkan med hälsovården inom regionen, där folkbiblioteken i Alvesta, Vislanda och Moheda tillsammans med barnavårdscentralen i Alvesta driver ett gemensamt projekt för att stimulera små barns språkutveckling. Inom Alvesta kommun samverkar biblioteken även med kultur- och fritidsförvaltningen och förvaltningen för individ- och familjeomsorg i form av samverkansgrupper och deltagande i olika projekt som till exempel Alvesta folkfest samt med omsorgsförvaltningen med läsombud och frivilliga högläsare. Biblioteket samverkar också med Allbo lärcenter, ett flertal studieförbund, Svenska kyrkan och lokala organisationer. Vision: Biblioteken i Alvesta ska vara en aktiv samverkanspart på kommunal och regional nivå och en aktiv deltagare på nationell nivå. Biblioteket ska följa den regionala nivån vad gäller utrustning, systemlösning och uppgraderingar för bibliotekssystem och bibliotekswebb. 4. Prioriterade områden för biblioteken i Alvesta kommun De prioriterade områdena utgår från Bibliotekslagens uppdragsformuleringar. Varje avsnitt är indelat i nulägesbeskrivning, vision, mål samt nyckeltal. Nyckeltalen är årsbaserade och kan påverkas av olika yttre faktorer. I Alvesta kommun märks detta bland annat genom att det finns flera integrerade folk- och skolbibliotek, vilket exempelvis ger högre andel barnoch ungdomslitteratur om man jämför med renodlade folkbibliotek. Syftet med nyckeltal är att skapa ett redovisningsunderlag där man kan jämföra resultatet från föregående år inom de strategiska utvecklingsområdena. 4.1 Biblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med funktionsnedsättning Nuläge: Folkbiblioteken har en stabil verksamhet som riktar sig mot målgrupperna. Det finns anpassade medier som storstil, lättläst, talböcker och nedladdningsbara talböcker via tjänsten Legimus. Har man svårt att ta sig till biblioteket, kan man få talböcker gratis 7

26 hemskickade via posten. Skolbiblioteken har tillgång till anpassade medier i mindre utsträckning utifrån det egna beståndet men kan låna in från folkbiblioteket efter behov. Boken-kommer är en låneservice som riktar sig till dem som bor på äldreboende eller som på grund av funktionshinder inte kan besöka biblioteket. Folkbiblioteket distribuerar bokpåsar som sedan delas ut till låntagarna via omsorgspersonal på respektive boende. Detta sker regelbundet. Vision: Biblioteken i Alvesta ska vara inkluderande, välkomnande och öppet för alla medborgare. Biblioteket ska tillhandahålla ett aktuellt bestånd av anpassade medier. Mål: Stärka Boken kommer-servicen bland annat genom översyn och utvärdering av verksamheten samt se över möjligheter vad gäller andra former av distribution. Öka användningen av talböcker och Legimus. Nyckeltal: Antal nedladdningar från Legimus/användare 4.2 Biblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med annat modersmål än svenska Nuläge: Integration är en betydande verksamhet i Alvesta kommun och biblioteket spelar en viktig roll i detta. Folkbiblioteket i Alvesta har en egen avdelning som heter Ny i Sverige. Där finns samlat bestånd som språkkurser, lättlästa böcker, kombinerade media, lexikon, samhällsinformation samt körkortsböcker på olika språk. Litteratur på olika språk lånas vid behov in från Internationella biblioteket. Språkcaféer finns på folkbiblioteket i Alvesta och Vislanda. Biblioteket driver tillsammans med förvaltningen för Individ- och familjeomsorg en arbetsgrupp med uppgift att kartlägga olika språkcaféverksamheter i kommunen. Det finns ett bra samarbete med olika aktörer i kommunen inom detta område. Vision: Biblioteken i Alvesta ska vara inkluderande, välkomnande och öppet för alla medborgare. Biblioteket ska tillhandahålla ett aktuellt bestånd av anpassade medier samt avdelningen Ny i Sverige. På skolbiblioteken anpassas utbudet av medier på andra språk utifrån respektive skolas behov. Mål: Biblioteken ska i samverkan med andra aktörer öka verksamheten som främjar språkinlärning och integration. Utveckla pågående projekt med språkväskor. 8

27 Utöka placeringen Ny i Sverige till filialerna. Nyckeltal: Andel utlån med placering Ny i Sverige Andel nyförvärv med placering Ny i Sverige Andel programverksamhet som riktar sig till invandrare 4.3 Biblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt barn och ungdomar för att främja språkutveckling och stimulera till läsning Nuläge: Folkbiblioteken i Alvesta har en utvecklad uppsökande verksamhet vad gäller målgruppen småbarn. Genom samarbete med barnhälsovården (BHV) nås nyfödda och deras föräldrar och De små barnens bok delas ut till alla nyfödda i kommunen. BVC delar ut presentkort till nyblivna föräldrar och boken hämtas ut på något av folkbiblioteken. BVC informerar också nyblivna föräldrar om de språkväskor som finns att låna på biblioteken i Alvesta, Vislanda och Moheda. BVC bokar in besök på biblioteket där föräldrarna får träffa barnbibliotekarierna och bekanta sig med verksamheten. Biblioteken anordnar också sagostunder för bebisar och bebisteater. Folkbiblioteken anordnar regelbundet minibio och sagostunder för åldersgruppen 3-6 år samt teater för förskoleåldern. Samtliga 6-åringar i kommunen bjuds in till sitt närmaste folkbibliotek där de blir visade biblioteket. På loven anordnas olika aktiviteter bland annat Sommarboken, som skolbiblioteken hjälper till att sprida information om. Beståndet på biblioteken för barn och unga innehåller förutom tryckta böcker också tidskrifter, filmer, anpassade medier, böcker på olika språk och nedladdningsbara talböcker genom Legimus. Av kommunens Legimus-användare är ungefär hälften under 18 år. Bokbussen kör regelbundna turer till förskolor där personal och barnen tillsammans kommer ut och lånar böcker. Vision: Biblioteken ska uppmuntra och inspirera barn och ungdomars läslust. Ett brett urval av medier är viktigt för att främja läslusten och bidra till ökad läsförmåga. Biblioteken ska fortsätta att lyfta fram litteraturen genom att aktivt arbeta med lässtimulerande verksamhet och ett varierat och brett bokbestånd. Genom biblioteksverksamheten ska barn och unga få möta litteratur utifrån sina egna behov och förutsättningar. Genom att låta barnen få möta litteraturen så tidigt som möjligt, vill vi ge dem möjlighet att utveckla en god och livslång relation till biblioteken. Mål: 9

28 Biblioteken ska fortsätta sitt arbeta med stimulerande programverksamhet för att främja lärande och läsning hos barn och unga, som till exempel minibio, sagostunder och teaterföreställningar. Utveckla berättarverksamheten för barn och unga. Stärka samarbetet med förskolorna och undersöka förutsättningar för bokombud. Utöka verksamheten med språkväskor. Nyckeltal: Andel utlån barnböcker Andel av programverksamhet som riktar sig till barn och unga Antal besökare per barnaktivitet 4. 4 Biblioteken ska särskilt främja läsning och tillgång till litteratur. Utbudet ska präglas av allsidighet och kvalitet. Nuläge: Det läsfrämjande arbetet på folkbiblioteken består främst av författarbesök och annan programverksamhet, till exempel bokcirklar för vuxna. Bokcirklarna har startat på bibliotekets initiativ, men personalen är inte närvarande vid träffarna. Däremot bistår personalen med urval och inlån av böcker. Inom äldreomsorgen tillgodoses tillgängligheten via bokombud som är bibliotekets kontaktpersoner och som hjälper till att förmedla boendes låneönskemål. De boende får sedan sina böcker levererade av biblioteket genom verksamheten Boken-kommer. Bibliotekens utbud styrs genom personalens litteraturbevakning från media och leverantörer samt inköpsförslag från låntagare. Genom regionala medieanslag får vi möjlighet att köpa in smalare litteratur med regionalt intresse. Biblioteken i Alvesta samarbetar med regionen vad gäller fjärrlån och kan på så sätt förse våra kommuninvånare med ett större utbud. Folkbiblioteken får också distributionsstödda titlar från Kulturrådet för att kunna erbjuda ett djupare och mer varierat utbud än vad som annars kan åstadkommas. Utöver detta har folkoch skolbiblioteken möjlighet att årligen ansöka om inköpsstöd hos Kulturrådet. För behörig ansökan krävs att Alvesta kommun inte minskar medieanslaget. Alvesta bibliotek har också bevarandeansvar för bibliotekets lokalhistoriska samling. Vision: Biblioteken i Alvesta ska erbjuda ett varierat, aktuellt och attraktivt utbud av medier och programverksamhet för att öka utlån och besök. Tillgängligheten är en viktig del i att främja medietillgången och på Alvesta folkbibliotek framhålls den även genom satsningar på digitala biblioteket genom hemsidan samt biblioteksbuss och generösa öppettider. Mål: 10

29 Hålla ett aktuellt och attraktivt bestånd genom regelbundna nyinköp och gallring i enlighet med gällande medieplan. Ökad satsning på litteraturförmedling: att regelbundet till exempel erbjuda boktips, bokprat och trendspaning. Verka för ökad tillgänglighet för kommuninvånare genom biblioteksbuss: Genomföra möjlighet till intresseanmälan på hemsidan för besök för boende på landsbygden. Införa hållplatsskyltar med fasta stopp på mindre orter/samlingsplatser. Söka samarbete med olika föreningar för tillfällig biblioteksbussverksamhet, exempelvis vid idrottsläger och festivaler. Nyckeltal: Utlån/kommuninvånare Utlån/besökare Besök/öppettimme 4.5 Biblioteken ska verka för att öka kunskapen om hur informationsteknik kan användas för kunskapsinhämtning, lärande och delaktighet i kulturlivet Nuläge: Att stå för tillgång till väl fungerande informationsteknik för delaktighet i samhället är en central uppgift för biblioteket. På samtliga folkbibliotek i Alvesta kommun finns publika datorer som besökarna kan använda. På folkbiblioteken i Alvesta, Vislanda och Moheda samt skolbiblioteken finns tillgång till lösenordsbundet wifi. Personalen hjälper ofta besökare med utskrifter, var man hittar olika slags formulär, skanning, nedladdningar till usb-minne med mera. Förutom hur man kan låna om och reservera media från hemsidan, låna e-böcker samt hur man kan använda och söka i olika nättjänster och databaser. Vision: Biblioteken i Alvesta kommun ska vara en mötesplats för kommuninvånarna vad gäller digital delaktighet i samhället och erbjuda tillgång till säkra datorer och skrivare. Biblioteken ska gratis tillhandahålla ett urval betaldatabaser som bidrar till källkritisk kunskapsinhämtning och ökad folkbildning. Mål: Gratis tillgång till tryggt och trådlöst internet på samtliga folkbibliotek. Inom gällande tidsperiod för biblioteksplanen ska en plan utformas för form, innehåll och hantering av bibliotekens närvaro på sociala media. 11

30 Biblioteken ska tillhandahålla e-tjänster och databaser för kunskapsinhämtning, samhällsinformation och litteratur samt regelbundet ha öppna visningar för besökare. Nyckeltal: Andel av bibliotekets cirkulation som sker genom självbetjäning Antal besök på hemsidan 4.6 Alla elever ska ha tillgång till skolbibliotek och skolbiblioteksverksamhet Nuläge: Det finns i kommunen nio grundskolor, varav en friskola och en särskola, samt Allbo lärcenter som ansvarar för kommunens vuxenutbildningar och introduktionsprogrammen för elever i gymnasieålder. Grundskolorna heter Hagaskolan, Grönkullaskolan, Prästängsskolan, Hjortsbergaskolan, Mohedaskolan, Friskolan Kronoberg, Skatelövsskolan och Vislandaskolan. Grundskolorna har lokaler för bibliotek, men verksamheten skiljer sig åt i kommunen på olika sätt. Vislandaskolan och Skatelövsskolan är integrerade med folkbiblioteket på orten. Skolbiblioteken har eget beståndsansvar. Vision: I Alvesta kommun finns en likvärdig skolbiblioteksverksamhet för alla elever, där skolbiblioteken fungerar som en integrerad pedagogisk resurs. Varje skola har tillgång till biblioteksutbildad personal. Mål: Varje skola upprättar en handlingsplan för skolbiblioteket utifrån Alvesta kommuns biblioteksplan. Ge alla pedagoger och berörda elever information om Legimus. Nyckeltal: Antal heltidstjänst/100 elever Andel elever med aktiva lånekort Nyförvärv/elev/år 12

31 Källförteckning BiBK. Regional medieplan för Blekinge och Kronoberg : Roller, ansvar och mediesamarbete Tillgänglig: ( ) FN:s konvention om barnets rättigheter. Tillgänglig: ( ) FN:s konventioner om mänskliga rättigheter. Tillgänglig: onventioner-om-manskliga-rattigheter ( ) Kungliga biblioteket. Bibliotek Tillgänglig: ( ) SFS 2010:800. Skollag. Stockholm: Utbildningsdepartementet. Tillgänglig: ( ) SFS 2013:801. Bibliotekslag. Stockholm: Kulturdepartementet. Tillgänglig: ( ) Skolinspektionen. Skolbibliotek. Tillgänglig: ( ) Skolverket. Läroplan för grundskolan, förskoleklassen och fritidshemmet 2011 (Lgr 11). Tillgänglig: ( ) Unescos folkbiblioteks- och skolbiblioteksmanifest. Svenska Unescorådet. Tillgänglig: ( ) 13

32 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunfullmäktige KF KS 2018/ Verksamhetsövergång av Allbo Lärcenter 9 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsen, daterat den 4 december Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 20 november Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 19 november Bilaga, utredning. Redogörelse Vid KF sammanträde den 19 juni 2018 fattade Kommunfullmäktige beslut om att "Uppdra till kommunstyrelsen att i samverkan med individ- och familjeomsorgen samt utbildningsnämnden ta fram ett förslag att Allbo Lärcenters verksamhet flyttas från utbildningsnämnden till nämnden för individ- och familjeomsorgen. Efter detta beslut har kommunchefen i september fått i uppdrag att utreda hur denna organisationsförändring skall genomföras. En styrgrupp har utsetts bestående av kommunchefen, förvaltningscheferna för Utbildningsförvaltningen och förvaltningen för Individ- och Familjeomsorg, personalchefen och ekonomichefen, Gruppen har upphandlat en extern konsult, Ing-Marie Rundwall, som genomfört en utredning under oktober månad enligt följande uppdrag: Utreda fördelar och nackdelar med att flytta verksamheter från Utbildningsförvaltningen till Förvaltningen för individ-och familjeomsorg, samt eventuella gränsdragningar gällande olika verksamhetsområden. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att 1. Hela Allbo lärcenter inklusive individuella programmet och gymnasieskolans nationella program flyttas till förvaltningen för individ-och familjeomsorg men gymnasiesärskolan blir kvar i oförändrad form inom utbildningsförvaltningen. Den nya organisationen gäller från och med den 1 januari Ge utbildningsnämnden samt nämnden för individ- och familjeomsorg i uppdrag att upprätta de arbetsbeskrivningar och Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

33 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunfullmäktige eventuella interna organisatoriska förändringar som beskrivs i utredningen och ovan som erfordras för att underlätta kompetensöverföring mellan förvaltningarna i syfte att överbrygga gränsdragningsproblem. 3. Kommunstyrelsens förslag till ändring av nämndernas reglementen hanteras i särskilt beslut. 4. Kommunstyrelsens förslag till omfördelning av nämndernas budget 2019 kommer att läggas fram som ett eget ärende till kommunfullmäktige under våren 2019 Protokollet skickas till Utbildningsnämnden Nämnden för individ-och familjeomsorg Ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

34 m;,,ivestmaun f Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 9(25) KS g 162 KS 2018/ Verksamhetsövergång av Allbo Lärcenter Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 20 november Tjänsteskrivelse från kornmun1edningsförvaltningen, daterad den 19 november Bilaga, utredning. Redogörelse Vid kornrnun'fu1lmäktiges sammanträde den 19 juni 2018 fattade kornmunfullmäktige beslut om att "Uppdra till kommunstyrelsen att i samverkan med nämnden för individ- och familjeomsorg samt utbildningsnämnden ta fram ett förslag att Allbo Lärcenters verksarnhet flyttas från utbildningsnämnden till nämnden för individ- och familjeomsorg. Efter detta beslut har kornmunchefen i september fått i uppdrag att utreda hur denna organisationsförändring skall genomföras. En styrgnipp har utsetts bestående av kommunchefen, förvaltningscheferna för utbildningsförvaltningen och förvaltningen för individ- och familjeomsorg, personalchefen och ekonomichefen. Styrgnippen har upphandlat en extern konsult, Ing-Marie Rundwall, som genomfört en utredning under oktober månad enligt följande uppdrag: Utreda fördelar och nackdelar med att flytta verksamheter från utbi1dningsförva1tningen till förvaltningen för individ-och familjeomsorg, samt eventuella gränsdragningar gällande olika verksamhetsornråden. Yrkanden Lars-Olof Franz6n (AA) yrkar bifall till förslag till beslut. Thomas Haraldsson (C) yrkar bifall till förslag till beslut. Beslut Kommunstyrelsen föreslår Komrnunfullmäktige besluta att l. Hela Allbo lärcenter inklusive individuella prograrnmet och gymnasieskolans nationella program flyttas till förvaltningen för individ-och familjeomsorg men gymnasiesärskolan blir kvar i oförändrad form inom utbildningsförva1tningen. Den nya organisationen gäller från och med den l januari Justerin smännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

35 möorn'e"maun f SammanträdesprotokoIl Sammanträdesdatum (25) Sida Kommunstyrelsen 2. Ge utbildningsnämnden samt nämnden för individ- och familjeomsorg i uppdrag att upprätta de arbetsbeslaivningar och eventuella interna organisatoriska förändringar som beskrivs i utredningen och ovan som erfordras för att underlätta kompetensöverföring mellan förvaltningarna i syfte att överbrygga gränsdragningsproblem. 3. Kotnmunstyrelsens förslag till ändring av nämndernas reglementen hanteras i särskilt beslut. 4. Komrnunstyrelsens förslag till omfördelning av nämndernas budget 2019 kornmer att läggas fram som ett eget ärende till kornrnunfullmäktige under våren 2019 Protokollet skickas till Kommunfiillmäktige Just ringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

36 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 7(21) Kommunstyrelsens arbetsutskott KS AU g 139 KS2018/ Verksamhets övergång av Allbo Lärcenter Beslutsunderlag 1. Tjänsteslaivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 19 november Bilaga, utredning. Redogörelse Vid KF sarnmanträde den 19 juni 2018 fattade Komrnunfullmäktige beslut om att "Uppdra till komrnunstyrelsen att i samverkan med individ- och familjeomsorgen samt utbildningsnämnden ta fram ett förslag att Allbo Lärcenters verksamhet flyttas från utbildningsnämnden till nämnden för individ- och familjeomsorgen. Efter detta beslut har kornmunchefen i september fått i uppdrag att utreda hur denna organisationsförändring skall genomföras. En styrgnipp har utsetts bestående av kornmunchefen, förvaltningscheferna för Utbildningsförva1tningen och förvaltningen för Individ- och Familjeomsorg, personalchefen och ekonomichefen, Gruppen har upphandlat en extern konsult, Ing-Marie Rundwall, som genomfört en utredning under oktober månad enligt följande uppdrag: Utreda fördelar och nackdelar med att flylta verksamheter från UF till IFO, samt eventuella gränsdragningar gällande olika verksarnhetsområden. T.f. kommunchef redogör för arbetsutskottet vad utredningen har kommit fram till och vilka frågor som arbetsgnippen har utrett i sitt arbete. Yrkande Thomas Haraldsson yrkar bifall till förslag till beslut. Beslut Arbetsutskottet föreslår kornmunstyrelsen föreslå Kornmunfullmäktige besluta att 1. hela Allbo lärcenter inklusive individuella prograrnrnet och gymnasieskolans nationella program flyttas till IFO men gymnasiesärskolan blir kvar i oförändrad form inom UF. Den nya organisationen gäller från och med den 1 januari 2019 Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande '1'f?'91

37 Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum s(:i ) Kommunstyrelsens arbetsutskott 2. att ge utbildningsnämnden samt nämnden för individ- och familjeomsorg i uppdrag att upprätta de arbetsbeskrivningar och eventuella interna organisatoriska förändringar som beslaivs i utredningen och ovan som erfordras för att underlätta. kompetensöverföring mellan förvaltningarna i syfte att överbrygga gränsdragningsproblem. 3. kornmunstyrelsens förslag till ändring av nämndernas reglementen hanteras i särskilt beslut. 4. kornmunstyrelsens 'förslag till omfördelning av nämndernas budget 2019 kornmer att läggas fram som ett eget ärende till kommunfullmäktige under våren 2019 Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmannens Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

38 Alvesta liommun Kommunledningsförva1tningen Stefan Karlsson Tf kornmunchef Tel E-post: Ärende Datum Till Kornmunstyrelsen Förslag till organisering av Allbo lärcenter Bakgrund Vid KF sammanträde fattade Kommunfullmäktige beslut om att "Uppdra till kommunstyrelsen attisamverkan med individ- och familjeomsorgen samt utbildningsnämnden ta fram ett prslag attållbo Lärcenters verksamhet flyttas från utbildningsnämnden till nämndenför individ- och familjeomsorgen. I uppdraget ingår även flytt av gymnasieskolans samtliga delar. Målsättningen är att omorganisationen ska gälla från och med 1 januari 2019." Efter detta beslut har kommunchefen i september fått i uppdrag att utreda hur denna organisationsförändring skall genomföras. En styrgnipp har utsetts bestående av kommunchefen, förvaltningscheferna för Utbildningsförvaltningen och förvaltningen för Individ- och Familjeomsorg, personalchefen och ekonomichefen. Gruppen har upphandlat en extern konsult, Ing-Marie Rundwall, som genomfört en utredning under oktober månad enligt följande uppdrag: Utreda fördelar och nackdelar med flytta verksamheter från UF till IFO, samt eventuella gränsdragningar gällande olika verksarnhetsområden Metod: intervjuer av nyckelpersoner, genomföra fokusgrupper med berörda medarbetare, jämförelse med andra kornrnuner samt dokumentanalyser. Tidsperiod: oktober månad 2018 Denna utredning presenterades för styrgnippen Ing-Marie Rundwall har sarnmanställt en rapport där de olika delarna som berörs har presenterats. Konsulten redogör för de för- och nackdelar av flyttade verksamheter från UF till IFO som firarnkornmit under utredningen. De fyra delar som beskrivs är: I Gymnasiesärskolan I Gymnasiets nationella program I Individuella programmet I Allbo Lärcenter vuxenutbildning Organisationsnr Besöksadress Centralplan l Postadress Alvesta Telefon vx Hemsida E-post till förvaltntngen konmuinen("dalvesta.se

39 l;.:::n 3(3) Utifrån ovanstående resonemang föreslår styrgnippen att hela Allbo lärcenter inklusive indiyiduella programrnet och gymnasieskolans nationella program flyttas till IFO men gymnasiesärskolan blir kvar i oförändrad form inom UF. Styrgnuppens bedömning är att gymnasiesärskolan skall vara kvar inom den enhet på UF som har hand om all skolundervisning för målgnippen. Bedömning är att inga fördelar finns för att flytta denna verksamhet från UF till IFO. Främst är det målgnuppen som riskerar att utsättas för förändringar som skapar oro och samordningsbrister. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kornmunfullmäktige att besluta att 1. hela Allbo lärcenter inklusive individuella programmet och gymnasieskolans nationella program flyttas till IFO men gymnasiesärskolan blir kvar i oförändrad form inom UF. Den nya organisationen gäller från och med den 1 januari att ge Utbildningsnämnden samt nämnden för Individ- och Familjeomsorg iuppdrag att upprätta de arbetsbeslaivningar och eventuella interna organisatoriska förändringar som beskrivs i utredningen och ovan som erfordras för att underlätta kompetensöverföring mellan förvaltningarna i syfte att överbrygga gränsdragningsproblem. 3. kornmunstyrelsens förslag till ändring av nämndernas reglementen hanteras i särskilt beslut. 4. kornmunstyrelsens förslag till omfördelning av nämndernas budget 2019 kornmer att läggas fram som ett eget ärende till kornmunfullmäktige under våren 2019 Bilaga: Utredning: UF och IFO Alvesta kornmun, Rundwall Konsult AB Stefan Karlsson t.f. Kornmunchef

40 Utredning: UF och IFO Alvesta kommun Rundwall Konsult AB

41 Presentation UPPLÄGG:! Bakgrund politiska beslut och inriktningar! Berörd UF-verksamhet presenteras inkl fördelar och nackdelar om flytt till IFO! Lärdomar från andra organisationsförändringar! Observandum! Tankar framåt

42 ! Kommunfullmäktiges beslut : Uppdra till kommunstyrelsen att i samverkan med individ- och familjeomsorgen samt utbildningsnämnden ta fram ett förslag att Allbo Lärcenters verksamhet flyttas från utbildningsnämnden till nämnden för individ- och familjeomsorgen. I uppdraget ingår även flytt av gymnasieskolans samtliga delar. Målsättningen är att omorganisationen ska gälla från och med 1 januari 2019.

43 Utredning! Utreda fördelar och nackdelar med flytta verksamheter från UF till IFO, samt ev gränsdragningar gällande olika verksamhetsområden! Metod: intervjuer av nyckelpersoner (10 st), fokusgrupper (9 st) av berörda medarbetare, jämförelse med andra kommuner, dokumentanalyser! Tidsperiod: oktobermånad 2018

44 Kommunstyrelsens inriktning (budgetdokumentet)! Sätta fokus på grundskolan! Kraftsamla för att fler ska komma i arbete, det handlar om att rusta individen för att komma närmare arbetsmarknaden och sin självförsörjning.! Organisationsförändringen behöver ske snabbt och smidigt för att kunna lägga fokus på att hitta kreativa alternativ för att möta behov hos den målgrupp som just nu finns i Alvesta kommun.

45 Mål för berörd verksamhet (budgetdokumentet)! Andel av befolkningen som får försörjningsstöd Mål 7,3% (7,9% år 2017)! Elever i årskurs 9 som är behöriga till något nationellt program på gymnasiet Mål 85% (72,3 % år 2017)*! * Fotnot: nytt målvärde i budget 2019 då KKIK (Kommunens Kvalitet i Korthet) har ändrat måttet. Nytt mål 83%

46 Satsningar (budgetdokumentet)! Grundskolan är i fokus med inriktningen att höja resultaten! Riktad insats på vuxenutbildning, ex åtgärder för att minska arbetslösheten samt för att generellt öka kompetensförsörjningen. Uppstart för att omorganisera arbete med vuxenutbildning/arbetsmarknadsfrågor/ försörjningsstöd. Detta för att kraftsamla och använda resurser på ett mer effektivt sätt.! Ytterligare fokus på ett lyckat integrationsarbete genom specialdestinerade stimulansmedel samt att nämnden för individ och familjeomsorg får helhetsansvaret för integrationsarbetet.

47 Reflektioner Budget! Alvesta kommun, södra Sveriges mittpunkt - integrerar lokalt boende med globala möjligheter! Fokusområden: hållbar tillväxt, människors vardag, trygg välfärd och barn och ungas behov.! IFO minskad driftbudget till 2019 med rubrik ekonomiskt bistånd. 3 milj! UF utökad driftbudget till 2019 med rubrik Mohedaskolan och Bästa skolan. 4milj + 3 milj! Tolkning: att Bästa skolan har fokus på grundskolan, då det finns ett krav på ökad måluppfyllelse, mål 5.

48 Nuvarande struktur Allbo Lärcenter - vuxenutbildn ing Gymnasiesär skola Utbildnings - förvaltning en Allbo Lärcenterintroduktion sprogram Gymnasium Nationella program - uppföljningar

49 Gymnasiesärskolan! Verksamheten är organiserad i ett 7-20 års perspektiv med gemensam rektor, gemensamma lokaler och sammanhållen personalgrupp.! Verksamheten är samlokaliserad och samplaneras med LSS och eftermiddagsverksamhet! Egen skolform med egen läroplan! Elevgrupp: gymnasiesärskolans individuella program ( träningssärskola ) i Alvesta

50 Gymnasiesärskolan Fördelar att flytta till IFO Nackdelar att flytta till IFO Verksamheten har effektiviseringsvinster i nuvarande organisering med grundsärskolan och LSS verksamheten Risk för minskad flexibilitet ang elevernas undervisning över stadiegränser om två olika huvudmän IFO har ingen annan verksamhetsgren som angränsar till gymnasiesärskolans elevgrupp och verksamhet. Minskar möjligheten för samverkan och kontinuitet om verksamheten ålders-indelas och flyttas till andra lokaler och olika nämnder/förvaltningar

51 Nationella gymnasieprogram/ uppföljning! Inga nationella gymnasieprogram i egen regi, alla utbildningsplatser köps! Tre delar ekonomisk uppföljning, kvalitetsuppföljning, tilläggsbelopp! Kommunalt aktivitetsansvar (KAA) enligt skollagen har kommunen ansvar för folkbokförda, inte fyllt 20 år, inte genomfört utbildning på gymnasieskola! Ekonomisk uppföljning omfattande! Kvalitetsuppföljning bristande för att kunna se progression av grundskolans måluppfyllelse! Verksamhetschef ansvarig för hantering (handläggning och beslut) av tilläggsbelopp

52 Nationella gymnasieprogram/uppföljning Fördelar att flytta till IFO Nackdelar att flytta till IFO Behov av förändrade rutiner för kvalitetsuppföljning kan åtgärdas i samband med ny förvaltning Kvalitetsuppföljningen behöver ske av medarbetare med hög kompetens om gymnasieskolans struktur och måluppfyllelse Tilläggsbelopp behöver ske av handläggare med hög kompetens om både gymnasieskolors olika sätt att organisera undervisning och vad som är grund för tilläggsbelopp, samt i vilken omfattning

53 Allbo Lärcenter - Introduktionsprogram (5 st/4 st)! Preparandutbildning (Programinriktat val fr 1 juli 2019)! Programinriktat individuellt val (Programinriktat val fr 1 juli 2019)! Yrkesintroduktion! Individuellt alternativ (IMIND) finns i Alvesta kommun! Språkintroduktion (IMSPRI) finns i Alvesta kommun! Elevgruppernas storlek och fördelning på de två alternativen förändras över tid.! Läsårsverksamhet

54 Allbo Lärcenter - Introduktionsprogram Fördelar att flytta till IFO Nackdelar att flytta till IFO Sammanhållen Allbo Lärcenter som kan ge effektiviseringsvinster Vissa elevgrupper inom introduktionsprogrammen kan få ett bättre utbud av alternativ till studier utifrån IFO s integrationskompetens Kan ge kontaktytor för tidigare insatser med koppling till familjer där elev går på Introduktionsprogram UF fokuserar på en växande verksamhet för förskola och grundskola med högre måluppfyllelse för eleverna IFO blir huvudman och organiseras med huvudman representant, gymnasierektor och grundskolekompetens. IMIND och IMSPRI är båda grundskoleutbildning, med syfte komplettering för att komma in på nationellt gymnasieprogram Introduktionsprogrammen och tionde skolåret i grundskolan organiseras i olika förvaltningar. Erbjudande om undervisning i alla ämnen kan lättare erbjudas inom en utbildningsförvaltning. Samutnyttjande av specialsalar kan försvåras om inte samarbete finns mellan grundskolan och Allbo Lärcenter. Risk att UF inte tar ansvar för elevers mål att klara grundskolan utan lämnar vidare uppdraget till IFO.

55 Allbo Lärcenter - vuxenutbildning! Många delar av vuxenutbildning: Gruv, Gyvux, Lärvux, Lärling, Yrkesvux;buss och lastbil samt vård och omsorg, SFI, Samhällsorientering, Köp av utbildningar! Störst elevgrupp SFI! Helårsverksamhet! Lokaliserad på två olika platser! Gemensam rektor och stab med Allbo Lärcenter Introduktionsprogram

56 Allbo Lärcenter - Vuxenutbildning Fördelar att flytta till IFO Chefer med krav på samarbete och nytänk finns i samma ledningsgrupp (AMA; Ek bistånd och Allbo Lärcenter) under samma sekretess Valideringsverktyg kan samutnyttjas för kartläggning av utbildningsbehov (OCN- kvalitetssäkra lärande i praktiska moment amt validera informellt lärande) Svenska för invandrare, SFI, ger utifrån ett medborgarperspektiv möjligheter till nya upplägg och samverkan med AMA (arbetsmarknadsavdelningen) Nackdelar att flytta till IFO IFO blir huvudman för utbildning: krav på skollagsstyrd verksamhet med skolchef, rektor m m. Att nuvarande Allbo Lärcenter kan bli uppdelad på två förvaltningar Två lagar ska följas parallellt Skollag och Socialtjänstlag i samma förvaltning och budgetram Integration, ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser blir gemensamt fokus. Utveckling: hälsa för alla, språkträning i praktik, En väg in, Samhällsorientering och Samhällsinformation- samarbete, ( skräddarsydda lösningar ) IFOs värdegrundstanke att verka för ett självständigt liv med eget ansvar, stämmer väl överens med Allbo Lärcenters uppdrag

57 Lärdomar från tidigare organisering! I Alvesta kommun har det funnits FAL och FBU Förvaltning för arbete och lärande och parallellt Förvaltningen för barn och ungdomar.! Ingen skriftlig dokumentation från dessa organisationsförändringar, men förutsättningar då var åldersindelning av nämnders ansvar och satsning på kommunal gymnasieskola i Alvesta! NU: tillströmning av nya kommuninvånare från andra länder, ingen kommunal gymnasieskola, IFO och UF har andra uppdrag och indelningar.

58 Lärdomar från andra kommuner Olika organiseringar i olika kommuner, men många med fokus integration-arbetsmarknad-ekonomiskt bistånd, där organiseringen ska syfta till samverkan och gemensamt ansvarstagande. Unika parametrar i Alvesta kommun: Inga nationella gymnasieprogram i kommunal regi Hög andel med utrikesfödda invånare

59 Lärdomar från organisationsförändringar! Inga verkliga förbättringar sker endast på papper, många små och större förändringar måste ske parallellt för att visa på ny målbild. Nedan följer förslag på tänkbara förändringar:! Tydliggöra uppdraget att samarbete och samverkan måste ske med en gemensam målbild mellan Arbetsmarknadsavdelningen, Allbo Lärcenter och handläggningen för ekonomiskt bistånd.! Översyn hur SFI kan ske i närmare samverkan med arbetsmarknadsavdelningen och handläggningen för ekonomiskt bistånd med syfte högre måluppfyllelse och öka genomströmningstakten.

60 Lärdomar från organisationsförändringar! Förslag på namnbyte av IFO: Medborgarnämnden/förvaltningen, Nämnden/förvaltningen för utveckling och arbete, Nämnden/förvaltningen för arbete och integration! Staben för ALC sammankopplas med staben för IFO för att skapa effektiviseringsvinster! Verksamhetsplaner och systematiskt kvalitetsarbete måste utarbetas utifrån nya mål och uppdrag

61 Observandum - Introduktionsprogram! Uppföljning av Introduktionsprogrammens elevresultat och fortsatt skolgång/arbete bör förbättras! Samarbete med olika myndigheter behöver förstärkas kring viss elevgrupp! Utbud av ämnen för elever bör utökas och följa skollagen.! IMIND och IMSPRI erbjuder studier i 1-4 år.! Elevhälsa, Skolskjuts och skolmat måste lösas vid en flytt till IFO! Introduktionsprogrammen behöver få en tillhörighet oavsett lokalisering och förvaltning

62 Observandum Allbo Lärcenter! Personal med flerspråkig kompetens kommer behövas i olika delar av IFO och UF vilket skapar behov av samordning av tjänster! Samverkan med Arbetsförmedlingen måste ständigt utvecklas oavsett organisering! För att nå kommunens mål är det ytterst angeläget att vidta gränsöverskridande åtgärder för att förbättra och snabba på integrationen, i egen regi, andra myndigheter och med civila samhället (föreningar)

63 Observandum ekonomiskt bistånd! Fokus är medborgarperspektivet och organisatoriska gränser får inte utgöra hinder för integrations- och arbetsmarknadsinsatser.! Samverkan med Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan m fl måste ständigt utvecklas oavsett organisering! För att nå kommunens mål är det ytterst angeläget att vidta gränsöverskridande åtgärder för att förbättra och snabba på integrationen, i egen regi, andra myndigheter och med civila samhället (föreningar)! Ekonomiskt bistånd har minskat i omfattning vilket gör att ännu en minskning kan kräva okonventionella lösningar

64 Observandum uppföljning nationella program! Beslut om ansvar för KAA- kommunalt aktivitetsansvar måste beaktas i flytt av Introduktionsprogram. Handläggs i nuläget av SYV med koppling till Introduktionsprogrammen

65 Observera annat som pågår! Lokalöversyn i Alvesta kommun! LSS organisering gällande myndighetsbeslut i Alvesta kommun! Nationellt En andra och en annan chans- ett komvux i tiden (skollagen förtydligas gällande komvux, förtur störst behov av utbildningen*, skolchef för samtliga skolformer)! *fotnot: En synvända utifrån Komvux nuvarande uppdrag

66 Råd på vägen! Då ingången i Kommunfullmäktiges beslut upplevts otydlig finns i organisationen många tolkningar, vilket innebär att det finns ett stort behov av implementering efter beslutad målbild/organisation för att uppnå måluppfyllelse.! Varje nämnd fastställer en internkontrollplan. Förslag är att arbeta uppföljningsmodeller för resultat, progression och ekonomi gällande studerande på Allbo Lärcenters två huvudgrupper: Vuxenutbildning och IM. (oavsett organisering av dessa två grupper)

67 Lycka till framåt! Alvesta kommun, södra Sveriges mittpunkt integrerar lokalt boende med globala möjligheter" Rundwall Konsult AB

68 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunfullmäktige KF KS 2018/ Ändringar av fyra reglementen för nämnder 10 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsen, daterat den 4 december Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 20 november Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 1 november Bilagor, förslag till reglementen. Redogörelse Inför årsskiftet och ny mandatperiod för nämnderna behöver några justeringar av reglementena för nämnderna göras. Det handlar om marginella förändringar förutom att ansvaret för gymnasie- och vuxenutbildning förs från utbildningsnämnden till nuvarande nämnden och individ- och familjeomsorg, som vid årsskiftet byter namn till nämnden för arbete och lärande. Förändringarna innebär sammanfattningsvis 1. Antalet ledamöter i kultur- och fritidsnämnden ökas från 5 till 9 ledamöter och en andre vice ordförande införs 2. Nämnden för samhällsplanering byter namn till samhällsbyggnadsnämnden 3. Nämnden för individ-och familjeomsorg byter namn till nämnden för arbete och lärande. 4. Ansvaret för gymnasieskola och vuxenutbildning flyttas från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande samtidigt som den får ett övergripande ansvar för kommunens integrationsarbete 5. Tillägg all verksamhet inom nämndens ansvarsområde sker med jämlikhet i fokus, läggs till i samtliga reglementen. 6. Kommunens reglemente för överförmyndarnämnden upphör från 1 januari 2019 och ersätts av redan beslutat reglemente för gemensamma överförmyndarnämnden Östra Kronoberg. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

69 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunfullmäktige Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna föreslagna ändringar av reglementen för de fyra nämnderna från samt att kommunens eget reglemente för överförmyndarnämnden upphör Protokollet skickas till Kultur-och fritidsnämnden Nämnden för samhällsplanering Utbildningsnämnden Nämnden för individ-och familjeomsorg Överförmyndarnämnd Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

70 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida ri(:s) Kommunstyrelsen KS 5163 KS 201 8/ Ändringar av fyra reglementen för nämnder Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 20 november Tjänsteskrivelse från komrnunledningsförvaltningen, daterad den 1 november Bilagor, förslag till reglementen. Redogörelse Inför årsskiftet och ny mandatperiod för nämnderna behöver några justeringar av reglementena för nämnderna göras. Det handlar om marginella förändringar förutom att ansvaret för gymnasie- och vuxenutbildning förs från utbildningsnämnden till nuvarande nämnden och individ- och familjeomsorg, som vid årsskiftet byter namn till nämnden för arbete och lärande. Förändringarna innebär samrnanfattningsvis 1. Antalet ledamöter i kultur- och fötidsnämnden ökas från 5 till 9 ledamöter och en andre vice ordförande införs. 2. Nämnden för samhällsplanering byter namn till samhäl1sbyggnadsnämnden. 3.Nämnden för individ- och familjeomsorg byter namn till nämnden för arbete och lärande. 4. Ansvaret för gymnasieskola och vuxenutbildning flyttas från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande samtidigt som den får ett övergripande ansvar för kornmunens integrationsarbete. 5. Kommunens reglemente för överförmyndarnämnden upphör från 1 januari 2019 och ersätts av redan beslutat reglemente för gemensamrna överförmyndarnämnden Östra Kronoberg. Yrkanden Frida Christensen (S) yrkar om tillägg, all verksamhet inom nämndens ansvarsområdesker medjämlikhet i fokus, läggs till i samtliga reglementen. Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

71 m;,,«vest,,aun f Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 12(25) Beslutsgång Ordförande firu'ier att det finns ett förslag till beslut och ett tilföggsyrkande från Frida Christensen (S). Ordföranden frågar om kornmunstyrelsen kan besluta enligt förslag till beslut och firu'ier per acklamation att kommunstyrelsen beslutar enligt förslag till beslut. Ordföranden frågar om kornmunstyrelsen kan bifalla tilläggsyrkandet och finner per acklamation att kommunstyrelsen bifaller tilläggsyrkandet. Beslut Komrnunstyrelsen föreslår Kornmunfullmäktige besluta att godkänna föreslagna ändringar av reglementen med tilläggsyrkandet för de fyra nämnderna att gälla från och med samt att kornmunens eget reglemente för överförtnyndarnämnden upphör Protokollet skickas till Kornmunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

72 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 9(21) KS AU 5140 KS2018/ Ändringar av fyra reglementen för nämnder Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från komrnunledningsförvaltningen, daterad den 1 november Bilagor, förslag till reglementen. Redogörelse Inför årsskiftet och ny mandatperiod för nämnderna behöver några justeringar av reglementena för nämnderna göras. Det handlar om marginella förändringar fönitom att ansvaret för gymnasie- och vuxenutbildning förs firån utbildningsnämnden till nuvarande nämnden och individ- och familjeomsorg, som vid årsskiftet byter namn till nämnden för arbete och lärande. Förändringarna innebär sarnmanfattningsvis att: l. Antalet ledamöter i kultur- och fritidsnämnden ökas från 5 till 9 ledamöter och en andre vice ordförande införs. 2. Nämnden för samhällsplanering byter namn till sarnhä1lsbyggnadsnämnden. 3. Ansvaret för gymnasieskola och vuxenutbildning flyttas från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande (nämnden för individ- och familjeomsorg byter namn) samtidigt som den får ett övergripande ansvar för kornmunens integrationsarbete. 4. Kornrnunens reglemente för överförmyndarnämnden upphör från I januari 2019 och ersätts av redan beslutat reglemente för gemensarnma överförmyndarnämnden Ostra Kronoberg. Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kornmunfullmäktige besluta att godkänna föreslagna ändringar av reglementen för de fyra nämnderna samt att kornmunens eget reglemente för överförmyndarnämnden upphör Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

73 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Kjell Rosenlöf T f kanslichef Tel E-post: kjell.rosenlof@alvesta.se Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Ändringar av fyra reglementen för nämnder inför ny mandatperiod Inför årsskiftet och ny mandatperiod för nämnderna behöver några justeringar av reglementena för nämnderna göras. Det handlar om marginella förändringar förutom att ansvaret för gymnasie- och vuxenutbildning förs från utbildningsnämnden till nuvarande nämnden och individ- och familjeomsorg, som vid årsskiftet byter namn till nämnden för arbete och lärande. Förändringarna innebär sammanfattningsvis Antalet ledamöter i kultur- och fritidsnämnden ökas från 5 till 9 ledamöter och en andre vice ordförande införs Nämnden för samhällsplanering byter namn till samhällsbyggnadsnämnden Ansvaret för gymnasieskola och vuxenutbildning flyttas från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande (nämnden för individ- och familjeomsorg byter namn) samtidigt som den får ett övergripande ansvar för kommunens integrationsarbete Kommunens reglemente för överförmyndarnämnden upphör från 1 januari 2019 och ersätts av redan beslutat reglemente för gemensamma överförmyndarnämnden Östra Kronoberg Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att Godkänna föreslagna ändringar av reglementen för de fyra nämnderna samt att kommunens eget reglemente för överförmyndarnämnden upphör Stefan Karlsson t f kommunchef Kjell Rosenlöf t f kanslichef Bilagor, förslag till reglemente för 1. Kultur- och fritidsnämnden 2. Samhällsbyggnadsnämnden 3. Utbildningsnämnden 4. Nämndens för arbete och lärande Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

74 Författningssamling Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Författningssamling Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, Kommunledningsstaben Gäller från: 1 januari 2017 Antagen: KF 116/2016 Senast reviderad: KF 187/2017, KF 116/2016, KF 95/2018, xxxxxxxx Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen (2017:725) för nämnder och dess verksamhet gäller bestämmelserna i detta reglemente. 1 kap. Kultur- och fritidsnämndens ansvar (nedan kallad nämnden ) Ansvarsområde 1 Nämnden har ansvaret för Alvesta Kommuns insatser för att främja kultur- och fritidsverksamheten i kommunen. Uppgifter Generellt 2 Nämnden ska inom sina ansvarsområden 1. ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunala mål och aktuell lagstiftning, 2. all verksamhet inom nämndens ansvarsområde sker med jämlikhet i fokus, 3. ansvara för regelmässig uppföljning och utvärdering inom sina ansvarsområden (för detta ändamål ska nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll), 4. regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, samt 5. rapportera hur nämnden fullgjort uppdrag som kommunfullmäktige lämnat. 3 Nämnden ska inom sitt område svara för 1. att medverka i samhällsplaneringen, 2. utformningen av informationsverksamhet, 3. vården av nämndens arkiv, 4. underhåll och förvaltning av lös egendom, 5. investeringar i lös egendom inom ramen för beviljade anslag,

75 Författningssamling Reglemente för kultur- och fritidsnämnd 6. förhandling enligt och 38 och information enligt 19 lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet vad avser nämndens verksamhetsfrågor, 7. registeransvar för de personregister som nämnden i sin verksamhet förfogar över, samt 8. besluta om frågor som rör tillämpning av 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 4 Nämnden ansvarar för att samråd sker med kommunstyrelse och andra nämnder när så erfordras. Nämnden ska vara behjälplig med de yttranden och uppgifter som behövs för att kommunstyrelse eller annan nämnd ska kunna fullgöra sina uppgifter. Nämnden ska verka för att samråd sker med dem som nyttjar dess tjänster. Särskilda uppgifter 5 Nämnden ansvarar för 1. biblioteksverksamheten (inklusive skolbibliotek) och annan kommunal kulturverksamhet, innefattande såväl verksamhet i egen regi som stöd till annan kulturell verksamhet i kommunen, samt i övrigt främja kulturlivet, 2. musikskoleverksamhet, 3. fritidsgårdsverksamhet, 4. att genom ett nära samarbete med föreningar, organisationer och kulturarbetare inom nämndens verksamhetsområde stimulera det arbete som dessa bedriver, 5. att inom ramen för beviljade anslag och fastställda normer fördela bidrag till föreningar och organisationer inom nämndens ansvarsområde, 6. framtagande av kulturella arrangemang för barn och elever i samarbete med förskola/skola 7. framtagande av kulturella arrangemang för äldre och funktionsnedsatta i samarbete med omsorgsförvaltningen, 8. evenemang med inriktning mot idrott, fritid och kultur för att marknadsföra Alvesta kommun och därmed bidra till en positiv utveckling av besöksnäringen i kommunen, 9. ansvara för inköp av konstverk och för att förvalta för kommunens kulturella verksamhet avsedd egendom såsom samlingar och konstverk, 10. verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader, anläggningar och miljöer av kulturhistoriskt eller estetiskt värde 11. upplåtelse av kommunens anläggningar och lokaler för fritids- och kulturverksamhet samt 12. skötsel, drift och underhåll av kommunens anläggningar för fritids- och kulturverksamhet. 2

76 Författningssamling Författningssamling Reglemente för kultur- och fritidsnämnd 6 Nämnden ansvarar för 1. utformningen av regler för stipendier och priser inom nämndens ansvarsområde, 2. utarbetande av förslag till kultur- och fritidspolitiskt program, 3. främja och utveckla verksamheten inom nämndens ansvarsområde, 4. följa utvecklingen i de frågor som rör nämndens ansvarsområde och därvid särskilt uppmärksamma barns och ungdomars behov av väl fungerande fritidsverksamhet samt ta de initiativ och framlägga de förslag som nämnden finner påkallade, 5. bedriva och utveckla samarbetet med andra kommunala och regionala organ samt föreningar och övriga inom nämndens ansvarsområde verksamma samt 6. i övrigt fatta beslut i de ärenden som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden. 7 Nämnden får 1. upprätta och ingå avtal inom nämndens verksamhetsområde, så länge avtalet inte är av principiell natur eller av större vikt, 2. avge remissyttrande inom nämndens verksamhetsområde å kommunens vägnar under förutsättning att remissen inte berör fler nämnders/styrelsers verksamhetsområde eller är av principiell betydelse eller av större vikt. Delegering från kommunfullmäktige 8 Nämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: 1. omfördela medel, som anslagits av fullmäktige, och som inte i avgörande grad påverkar verksamhetens omfattning och inriktning, 3. interna (mellan olika förvaltningar) taxor och avgifter, 4. ändringar av externa taxor och avgifter samt regler härför som: per år inte ger mera inkomster för hela taxan än fem gånger basbeloppet eller inte är av stor principiell betydelse, om inte annat anges i lag. Arbetsmiljöuppgifter 9 Nämnden har att 1. se till att verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och till denna gällande föreskrifter, 2. fastställa arbetsmiljömål och handlingsplan för verksamheten, 3. skriftligt fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef, 4. tydliggöra att arbetsmiljöuppgifterna kan lämnas tillbaka om resurser och befogenheter saknas, 5. se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar, 3

77 Författningssamling Reglemente för kultur- och fritidsnämnd 6. årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet inom verksamheten, samt 7. se till att arbetsmiljöinvesteringar tas med i det årliga budgetförslaget. 2 kap. Personal Den administrativa organisationen och personal som ska biträda nämnden vid fullgörandet av nämndens uppgifter ingår i kultur- och fritidsförvaltningen. Dock utförs nämndadministrationen av kommunledningsförvaltningen. 3 kap. Nämndens arbetsformer Nämndens sammansättning 1 Nämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Nämndens ordförande 2 Det åligger nämndens ordförande att: 1. under nämnden ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde, 2. verka för en hög effektivitet i verksamheten, 3. främja samverkan med övriga nämnder, samt 4. representera nämnden vid kontakter med myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämmer annat. Presidiets sammansättning 3 Nämndens ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande utses av kommunfullmäktige. Ersättarnas tjänstgöring 4 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde, eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Ledamoten ansvarar för att mottagande av anmälan bekräftas av nämndens sekreterare. Ersättare inkallas snarast möjligt till tjänstgöring av nämndens sekreterare. Tjänstgöringsordning m.m. 5 Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av fullmäktige fastställda ordningen. Vid kompletteringsval inträder nyvald ersättare i turordning efter partiets tidigare valda ersättare om inte annat uttryckligen anges. 4

78 Författningssamling Författningssamling Reglemente för kultur- och fritidsnämnd 6 En ledamot som inställer sig under sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. Växeltjänstgöring 7 En ledamot eller ersättare som i ett ärende har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Ersättares närvarorätt 8 Ersättare har närvarorätt och rätt att yttrande sig. Presidiets tjänstgöring 9 Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande, tills den tillfällige ordföranden utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden 10 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Extra sammanträde ska hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det, eller ordföranden anser att det behövs. Nämnden ska senast vid novembersammanträdet fastställa tiderna för kommande års ordinarie sammanträde. 11 När kommunfullmäktige sammanträder bör nämnden inte hålla sammanträde. 5

79 Författningssamling Reglemente för kultur- och fritidsnämnd Ärenden och handlingar till sammanträden 12 Ordföranden bestämmer när nämnden ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. Kallelse 13 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Öppna sammanträden 14 Nämnden har rätt att ha offentliga sammanträden/informationsmöten, förutom i de ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt sekretesslagen. Nämnden ska besluta om ett sammanträde ska vara offentligt. Justering av protokoll 15 Protokoll justeras av ordföranden och en särskilt utsedd ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligen innan nämnden justerar den. Reservation 16 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till ordföranden eller sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning 17 Delgivning till nämnden sker genom ordförande, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden utser. 6

80 Författningssamling Författningssamling Reglemente för kultur- och fritidsnämnd Undertecknande av handlingar 18 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denna av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschef eller annan anställd som förvaltningschefen utser. Delegation 19 Nämnden får uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i vissa ärenden. Ärenden enligt 6 kap. 38 kommunallagen får inte delegeras. För ärenden som kommunfullmäktige delegerat till nämnden gäller att nämnden om den så finner påkallat får underställa kommunstyrelsen dessa ärenden för prövning. 20 Beslutanderättens innehåll ska framgå av den delegationsordning som antas av nämnden. Nämnden ska minst en gång per år ta ställning till delegationsordningens aktualitet. 21 Nämnden ska hålla sig underrättad om och iaktta gällande och av fullmäktige beslutade kompetensinskränkningar. Närvarorätt för tjänsteman 22 Vid nämndens sammanträden får, i den mån inte nämnden för särskilt fall beslutat annorlunda, nämndens chefstjänstemän vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde. Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och att föredra ärenden gäller vad som är förskrivet i instruktion eller på annat sätt behörigen meddelats. 7

81 Författningssamling Reglemente för nämnden för arbete och lärande Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, Kommunledningsstaben Gäller från: 1 januari 2015 Antagen: KF 120/2014, Senast reviderad: KF 44/2015, KF 115/2017, KF 95/2018, xxxxxxxxx Reglemente för nämnden för individ- och familjeomsorg arbete och lärande Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen (2017:725) för nämnder och dess verksamhet gäller bestämmelserna i detta reglemente. 1 kap. Nämnden för arbete och lärandes ansvar (nedan kallad nämnden ) Ansvarsområde 1 Nämnden för individ- och familjeomsorg ansvarar för och fullgör den del av kommunens uppgifter som åvilar socialnämnd och omfattar bland annat myndighetsutövning enligt socialtjänstlagen (2001:453) avseende individ- och familjeomsorg, lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga samt lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall och vad som i lag sägs om socialnämnd inom detta område. Nämnden ansvarar även för uppgifter enligt skollagen vad gäller gymnasieskola och vuxenutbildning samt för kommunens uppdragsutbildning och arbetsmarknadspolitiska utbildningsåtgärder. Uppgifter Generellt 2 Nämnden ska inom sina ansvarsområden 1. ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunala mål och aktuell lagstiftning, 2. all verksamhet inom nämndens ansvarsområde sker med jämlikhet i fokus, 3. ansvara för regelmässig uppföljning och utvärdering inom sina ansvarsområden (för detta ändamål ska nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll), 4. regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, samt 5. rapportera hur nämnden fullgjort uppdrag som kommunfullmäktige lämnat. 3 Nämnden ska inom sitt område svara för 1. att medverka i samhällsplaneringen,

82 Författningssamling Reglemente för nämnden för individ- och familjeomsorg 2. gymnasieskola 3. vuxenutbildning 4. lärvux 5. utformningen av informationsverksamhet, 6. vården av nämndens arkiv, 7. underhåll och förvaltning av lös egendom, 8. investeringar i lös egendom inom ramen för beviljade anslag, 9. arbetsgivaransvaret för arbetsmiljön inklusive det systematiska arbetsmiljöarbetet, 10. förhandling enligt och 38 och information enligt 19 lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet vad avser nämndens verksamhetsfrågor, 11. registeransvar för de personregister som nämnden i sin verksamhet förfogar över, samt 12. besluta om frågor som rör tillämpning av 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 4 Nämnden ansvarar för att samråd sker med kommunstyrelse och andra nämnder när så erfordras. Nämnden ska vara behjälplig med de yttranden och uppgifter som behövs för att kommunstyrelse eller annan nämnd ska kunna fullgöra sina uppgifter. Nämnden ska verka för att samråd sker med dem som nyttjar dess tjänster. Särskilda uppgifter 5 Nämnden för individ och familjeomsorg ska inom sitt område svara för 1. Utredning, stöd och behandling till barn, ungdomar och familjer. 2. Insatser och myndighetsutövning enligt socialtjänstlagen (2001:453) samt lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU. 3. Vårdnad och umgängesrätt. 4. Utredningar avseende ensamkommande flyktingbarn. 5. Boende för ensamkommande flyktingbarn till och med 21 år. 6. Våld i nära relationer. 7. Familjerådgivning till den som begär det. 8. Handläggning av kommunala bidrag till adoptioner. 9. Individuellt inriktade insatser för vuxna missbrukare. 10. Kommunens insatser enligt lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall, LVM. 11. Stöd av hemterapeut. 12. Arbetsmarknadsåtgärder. 2

83 Författningssamling Reglemente för nämnden för individ- och familjeomsorg 13. Flyktingmottagning och integrationsfrågor Övergripande ansvar för kommunens integrationsarbete. 14. Individuellt inriktade insatser för ekonomiskt bistånd. 15. Hushållsekonomisk rådgivning. 16. Länsgemensam konsumentrådgivning och skuldsanering. 17. Tillsyn av handel med receptfria läkemedel. 18. Handläggning av serveringstillstånd enligt alkohollagen. 19. Socialpsykiatri, med undantag för personer med en kombination av geriatrisk och psykiatrisk diagnos och som samtidigt är i behov av särskilt boende. Delegering från kommunfullmäktige 6 Nämnden för individ- och familjeomsorg ska besluta i följande grupper av ärenden: 1. nämndens förvaltningsorganisation som inte är av stor principiell betydelse, 2. omfördela medel, som anslagits av fullmäktige, och som inte i avgörande grad påverkar verksamhetens omfattning och inriktning, 3. interna (mellan olika förvaltningar) taxor och avgifter, 4. ändringar av externa taxor och avgifter samt regler härför som: per år inte ger mera inkomster för hela taxan än fem gånger basbeloppet och inte är av stor principiell betydelse, om inte annat anges i lag. Arbetsmiljöuppgifter Talan 7 1. se till att verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och till denna gällande föreskrifter, 2. fastställa arbetsmiljömål och handlingsplan för verksamheten, 3. skriftligt fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef, 4. tydliggöra att arbetsmiljöuppgifterna kan lämnas tillbaka om resurser och befogenheter saknas, 5. se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar, 6. årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet inom verksamheten, 7. se till att arbetsmiljöinvesteringar tas med i det årliga budgetförslaget. Nämnden för individ- och familjeomsorg äger att själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärende som rör nämndens verksamhet enligt detta reglemente, lag eller annan författning. 3

84 Författningssamling Reglemente för nämnden för individ- och familjeomsorg 2 kap. Personal Den administrativa organisation och personal som ska biträda nämnden vid fullgörandet av nämndens uppgifter ingår i förvaltningen för individ- och familjeomsorg arbete och lärande. 3 kap. Nämndens arbetsformer Nämndens sammansättning 1 Nämnden för individ- och familjeomsorg består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Nämndens ordförande 2 Det åligger nämndens ordförande att: 1. under nämnden ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde, 2. verka för en hög effektivitet i verksamheten, 3. främja samverkan med övriga nämnder, samt 4. representera nämnden vid kontakter med myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämmer annat. Presidiets sammansättning 3 Nämndens ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande utses av kommunfullmäktige. Ersättarnas tjänstgöring 4 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde, eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Ledamoten ansvarar för att mottagande av anmälan bekräftas av nämndens sekreterare. Ersättare inkallas snarast möjligt till tjänstgöring av nämndens sekreterare. Tjänstgöringsordning m.m. 5 Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av fullmäktige fastställda ordningen. Vid kompletteringsval inträder nyvald ersättare i turordning efter partiets tidigare valda ersättare om inte annat uttryckligen anges. 6 En ledamot som inställer sig under sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. 4

85 Författningssamling Reglemente för nämnden för individ- och familjeomsorg En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. Växeltjänstgöring 7 En ledamot eller ersättare som i ett ärende har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Deltagande i överläggningar 8 Ersättare har närvarorätt och rätt att yttra sig. Presidiets tjänstgöring 9 Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande, tills den tillfällige ordföranden utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden 10 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Extra sammanträde ska hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det, eller ordföranden anser att det behövs. Nämnden ska senast vid novembersammanträdet fastställa tiderna för kommande års ordinarie sammanträde. 11 När kommunfullmäktige sammanträder bör nämnden inte hålla sammanträde. Ärenden och handlingar till sammanträden 12 Ordföranden bestämmer när nämnden ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. Kallelse 13 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. 5

86 Författningssamling Reglemente för nämnden för individ- och familjeomsorg Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. Öppna sammanträden 14 Nämnden har rätt att ha offentliga sammanträden/informationsmöten, förutom i de ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Nämnden ska besluta om ett sammanträde ska vara offentligt. Justering av protokoll 15 Protokoll justeras av ordföranden och en särskilt utsedd ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligen innan nämnden justerar den. Reservation 16 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till ordföranden eller sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning 17 Delgivning till nämnden sker genom ordförande, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden utser. Undertecknande av handlingar 18 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denna av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschef eller annan anställd som förvaltningschefen utser. Delegation 19 Nämnden får uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i vissa ärenden. Ärenden enligt 6 kap. 38 kommunallagen får inte delegeras. 6

87 Författningssamling Reglemente för nämnden för individ- och familjeomsorg För ärenden som kommunfullmäktige delegerat till nämnden gäller att nämnden om den så finner påkallat får underställa kommunstyrelsen dessa ärenden för prövning. 20 Beslutanderättens innehåll ska framgå av den delegationsordning som antas av nämnden. Nämnden ska minst en gång per år ta ställning till delegationsordningens aktualitet. 21 Nämnden ska hålla sig underrättad om och iaktta gällande och av fullmäktige beslutade kompetensinskränkningar. Närvarorätt för tjänsteman 22 Vid nämndens sammanträden får, i den mån inte nämnden för särskilt fall beslutat annorlunda, nämndens chefstjänstemän vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde. Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och att föredra ärenden gäller vad som är förskrivet i instruktion eller på annat sätt behörigen meddelats. 7

88 Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, Kommunledningsstaben Gäller från : 1 januari 2015 Antagen: KF 120/2014 Senast reviderad: KF 95/2018, xxxxxxxx Författningssamling Reglemente för samhällsbyggnadsnämnden Reglemente för nämnden för samhällsplanering samhällsbyggnadsnämnden Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen (2017:725) för nämnder och dess verksamhet gäller bestämmelserna i detta reglemente. 1 kap. Samhällsbyggnadsnämndens ansvar (nedan kallad nämnden ) Ansvarsområde 1 Nämnden fullgör kommunens uppgifter inom miljöbalkens och plan- och bygglagens område samt de övriga uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet, plan- och byggområdet samt trafikområdet, i den mån det inte ankommer på annan nämnd. Uppgifter Generellt 2 Nämnden ska inom sina ansvarsområden 1. ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunala mål och aktuell lagstiftning, 2. all verksamhet inom nämndens ansvarsområde sker med jämlikhet i fokus, 3. ansvara för regelmässig uppföljning och utvärdering inom sina ansvarsområden (för detta ändamål ska nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll), 4. regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, samt 5. rapportera hur nämnden fullgjort uppdrag som kommunfullmäktige lämnat. 3 Nämnden ska inom sitt område svara för 1. att medverka i samhällsplaneringen, 2. utformningen av informationsverksamhet, 3. vården av nämndens arkiv, 4. underhåll och förvaltning av lös egendom, 5. investeringar i lös egendom inom ramen för beviljade anslag, 6. förhandling enligt och 38 och information enligt 19 lag (1976:580) om

89 medbestämmande i arbetslivet vad avser nämndens verksamhetsfrågor,

90 Författningssamling Reglemente för nämnden för samhällsplanering 7. registeransvar för de personregister som nämnden i sin verksamhet förfogar över, samt 8. besluta om frågor som rör tillämpning av 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 4 Nämnden ansvarar för att samråd sker med kommunstyrelse och andra nämnder när så erfordras. Nämnden ska vara behjälplig med de yttranden och uppgifter som behövs för att kommunstyrelse eller annan nämnd ska kunna fullgöra sina uppgifter. Nämnden ska verka för att samråd sker med dem som nyttjar dess tjänster. Särskilda uppgifter 5 Nämnden ska inom sitt område svara för 1. Fysisk planering enligt plan- och bygglagen såsom detaljplaner, områdesbestämmelser, förhandsbesked o. dyl. förutom vad som stadgas om översiktsplan Verksamheter enligt miljöbalken i den mån det inte ankommer på annan nämnd. 3. Bevaka kommunens intressen i ärenden om fastighetsbildning, fastighetsbestämning, planläggning och byggnadsväsen, gemensamhetsanläggningar och enskilda vägar samt i andra ärenden som är jämförliga med dessa. 4. Ansvara för mätningsteknik och kartproduktion. 5. Handlägga ärenden om gatukostnad m.m. enligt byggnadslagstiftningen. 6. Handlägga och besluta i ärenden som avser orts-, gatu- och kvartersnamn inom detaljplanelagt område. 7. belägenhetsadresser till bostäder och lägenhetsnummer enligt lagen om lägenhetsregister. 8. Drift, förvaltning och underhåll av vattenverk, avloppsreningsverk och valedningsnät. 9. Underhåll av gator, vägar, parker, grönområden, lekplatser. 10. Gatubelysning. 11. Trafikfrågor och trafiksäkerhetsarbete. 12. Beslut m.m. om trafikuppgifter om avses i 1 lag (1978:244) om nämnder för vissa trafikfrågor. 13. Prövning av ansökningar om tillstånd till eller dispens enligt lag (1998:814) med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning. 14. Administration av enskilda vägar. 15. Upplåtelse av torgplats, kolonilotter. 1 Detaljplaner som är ett led i kommunens strategiska planering ansvarar kommunstyrelsen för. Reglemente för nämnden för samhällsplanering i Alvesta Kommun, KF 120/2014 2

91 Författningssamling Reglemente för nämnden för samhällsplanering 16. Köp, försäljning, byte, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen med stöd av plan- och bygglagen av fastighet eller fastighetsdel samt upplåta tomträtt under förutsättning av att köpeskilling och dyl. inte överstiger normalt marknadspris. Köp, försäljning och dyl. kan vidare göras av fastighet om försäljning, förvärvet och dyl. står i överensstämmelse med behoven enligt översiktsplan, områdesplan, detaljplan, områdesbestämmelser eller annan plan. 17. Utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet som tillhör kommunen. 18. Ärenden enligt lagen om förvärv av hyresfastigheter m.m. 19. Följa utvecklingen inom kommunen i miljö- och hälsoskyddshänseende och därvid utarbeta de förslag som är påkallade. 20. Medverka i planeringen där miljö- och hälsoskyddsfrågor eller andra frågor inom nämndens ansvarsområde berörs. 21. Samarbeta med näringsliv, myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berör miljö- och hälsoskyddsområdet. 22. Kalkning av sjöar och vattendrag (planering, ansökan och fördelning av statsbidrag samt beslut om kommunala bidrag). 23. Ärenden rörande dispenser gällande strandskydd enligt 7 kap miljöbalken. 24. Beslut i ärenden gällande skyddsjakt. Handlägga övergripande energi-, klimat- och miljöfrågor. 6 Nämnden är registeransvarig för de personregister som nämnden förfogar över för sin verksamhet. Delegering från kommunfullmäktige 7 Nämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: 1. nämndens förvaltningsorganisation som inte är av stor principiell betydelse, 2. omfördela medel, som anslagits av fullmäktige, och som inte i avgörande grad påverkar verksamhetens omfattning och inriktning, 3. interna (mellan olika förvaltningar) taxor och avgifter, 4. ändringar av externa taxor och avgifter samt regler härför som: per år inte ger mera inkomster för hela taxan än fem gånger basbeloppet eller inte är av stor principiell betydelse, om inte annat anges i lag. Arbetsmiljöuppgifter 8 Nämnden har att 1. se till att verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och till denna gällande föreskrifter, 2. fastställa arbetsmiljömål och handlingsplan för verksamheten, 3. skriftligt fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef, Reglemente för nämnden för samhällsplanering i Alvesta Kommun, KF 120/2014 3

92 Författningssamling Reglemente för nämnden för samhällsplanering Talan 4. tydliggöra att arbetsmiljöuppgifterna kan lämnas tillbaka om resurser och befogenheter saknas, 5. se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar, 6. årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet inom verksamheten, och 7. se till att arbetsmiljöinvesteringar tas med i det årliga budgetförslaget. 9 Nämnden äger rätt att föra kommunens talan i domstol och hos andra myndigheter i ärenden gällande frågor inom miljö- och hälsoskydd, livsmedel, bostadsanpassning samt bygg, enligt miljöbalken (1998:808), plan- och bygglagen (2010:900), livsmedelslagen (2006:804) samt lag (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. 2 kap. Personal Den administrativa organisation och personal som ska biträda nämnden vid fullgörandet av nämndens uppgifter ingår i Förvaltningen för samhällsplaneringbyggnad. 3 kap. Nämndens arbetsformer Nämndens sammansättning 1 Samhällsplaneringbyggnadsnämnden består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Nämndens ordförande 2 Det åligger nämndens ordförande att: 1. under nämnden ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde, 2. verka för en hög effektivitet i verksamheten, 3. främja samverkan med övriga nämnder, samt 4. representera nämnden vid kontakter med myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämmer annat. Presidiets sammansättning 3 Nämndens ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande utses av kommunfullmäktige. Reglemente för nämnden för samhällsplanering i Alvesta Kommun, KF 120/2014 4

93 Författningssamling Reglemente för nämnden för samhällsplanering Ersättarnas tjänstgöring 4 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde, eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Ledamoten ansvarar för att mottagande av anmälan bekräftas av sekreterare. Ersättare inkallas snarast möjligt till tjänstgöring av nämndens sekreterare. Tjänstgöringsordning m.m. 5 Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av fullmäktige fastställda ordningen. Vid kompletteringsval inträder nyvald ersättare i turordning efter partiets tidigare valda ersättare om inte annat uttryckligen anges. 6 En ledamot som inställer sig under sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. Växeltjänstgöring 7 En ledamot eller ersättare som i ett ärende har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Deltagande i överläggningar 8 Ersättare har närvarorätt och rätt att yttra sig. Presidiets tjänstgöring 9 Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande, tills den tillfällige ordföranden utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden 10 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Reglemente för nämnden för samhällsplanering i Alvesta Kommun, KF 120/2014 5

94 Författningssamling Reglemente för nämnden för samhällsplanering Extra sammanträde ska hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det, eller ordföranden anser att det behövs. Nämnden ska senast vid novembersammanträdet fastställa tiderna för kommande års ordinarie sammanträde. 11 När kommunfullmäktige sammanträder bör nämnden inte hålla sammanträde. Ärenden och handlingar till sammanträdena 12 Ordföranden bestämmer när nämnden ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. Kallelse 13 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. Öppna sammanträden 14 Nämnden har rätt att ha offentliga sammanträden/informationsmöten, förutom i de ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt sekretesslagen. Nämnden ska besluta om ett sammanträde ska vara offentligt. Justering av protokoll 15 Protokoll justeras av ordföranden och en särskilt utsedd ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligen innan nämnden justerar den. Reservation 16 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till ordföranden eller sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Reglemente för nämnden för samhällsplanering i Alvesta Kommun, KF 120/2014 6

95 Författningssamling Reglemente för nämnden för samhällsplanering Delgivning 17 Delgivning till nämnden sker genom ordförande, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden utser. Undertecknande av handlingar 18 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denna av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschef eller annan anställd som förvaltningschefen utser. Delegation 19 Nämnden får uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i vissa ärenden. Ärenden enligt 6 kap. 38 kommunallagen får inte delegeras. För ärenden som kommunfullmäktige delegerat till nämnden gäller att nämnden om den så finner påkallat får underställa kommunstyrelsen dessa ärenden för prövning. 20 Beslutanderättens innehåll ska framgå av den delegationsordning som antas av nämnden. Nämnden ska minst en gång per år ta ställning till delegationsordningens aktualitet. 21 Nämnden ska hålla sig underrättad om och iaktta gällande och av fullmäktige beslutade kompetensinskränkningar. Närvarorätt för tjänsteman 22 Vid nämndens sammanträden får, i den mån inte nämnden för särskilt fall beslutat annorlunda, nämndens chefstjänstemän vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde. Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och att föredra ärenden gäller vad som är förskrivet i instruktion eller på annat sätt behörigen meddelats. Reglemente för nämnden för samhällsplanering i Alvesta Kommun, KF 120/2014 7

96 Författningssamling Reglemente för utbildningsnämnden Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, Kommunledningsstaben Gäller från: 1 januari 2015 Antagen: KF 120/2014, Senast reviderad: KF 44/2015, KF 116/2016, KF 95/2018, xxxxxxxx Reglemente för utbildningsnämnden Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen (2017:725) för nämnder och dess verksamhet gäller bestämmelserna i detta reglemente. 1 kap. Utbildningsnämndens ansvar (nedan kallad nämnden ) Ansvarsområden 1 Nämndens ansvarsområde omfattar kommunens uppgifter enligt skollagen för den del av kommunens utbildning inom det offentliga skolväsendet för barn och ungdom och vuxna som bildar förskoleklass, grundskola, särskola, gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning. Nämnden ansvarar för pedagogisk verksamhet enligt skollagen vad avser förskoleverksamhet och skolbarnomsorg. Nämnden ansvarar för kommunens uppdragsutbildning och arbetsmarknadspolitiska utbildningsåtgärder. Uppgifter Generellt 2 Nämnden ska inom sina ansvarsområden 1. ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunala mål och aktuell lagstiftning, 2. all verksamhet inom nämndens ansvarsområde sker med jämlikhet i fokus, 3. ansvara för regelmässig uppföljning och utvärdering inom sina ansvarsområden (för detta ändamål ska nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll), 4. regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, samt 5. rapportera hur nämnden fullgjort uppdrag som kommunfullmäktige lämnat. 3 Nämnden ska inom sitt område svara för 1. Förskola. 2. Grundskola 1-9, förskoleklass samt skolbarnomsorg. 3. Särskola, omfattande grundsärskola 1-9, träningsskola 1-9, skolbarnomsorg, stöd enligt LSS d.v.s. korttidsvistelse och korttidstillsyn till och med den första juli det år personen fyller 20 år eller det år eleven slutar gymnasiet.

97 Författningssamling Reglemente för utbildningsnämnden 4. Gymnasieskola. 5. Gymnasiesärskola. 6. Vuxenutbildning. 7. Lärvux. 4 Nämnden ska inom sitt område svara för 1. att medverka i samhällsplaneringen, 2. utformningen av informationsverksamhet, 3. vården av nämndens arkiv, 4. underhåll och förvaltning av lös egendom, 5. investeringar i lös egendom inom ramen för beviljade anslag, 6. arbetsgivaransvaret för arbetsmiljön inklusive det systematiska arbetsmiljöarbetet, 7. förhandling enligt och 38 och information enligt 19 lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet vad avser nämndens verksamhetsfrågor, 8. registeransvar för de personregister som nämnden i sin verksamhet förfogar över, samt 9. besluta om frågor som rör tillämpning av 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 5 Nämnden ansvarar för att samråd sker med kommunstyrelse och andra nämnder när så erfordras. Nämnden ska vara behjälplig med de yttranden och uppgifter som behövs för att kommunstyrelse eller annan nämnd ska kunna fullgöra sina uppgifter. Nämnden ska verka för att samråd sker med dem som nyttjar dess tjänster. Särskilda uppgifter Delegering från kommunfullmäktige 6 Nämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: 1. nämndens förvaltningsorganisation som inte är av stor principiell betydelse, 2. omfördela medel, som anslagits av fullmäktige, och som inte i avgörande grad påverkar verksamhetens omfattning och inriktning, 3. interna (mellan olika förvaltningar) taxor och avgifter, 4. ändringar av externa taxor och avgifter samt regler härför som: per år inte ger mera inkomster för hela taxan än fem gånger basbeloppet eller inte är av stor principiell betydelse, om inte annat anges i lag. 2

98 Författningssamling Reglemente för utbildningsnämnden Arbetsmiljöuppgifter 7 Nämnden har att 1. se till att verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och till denna gällande föreskrifter, Talan 2. fastställa arbetsmiljömål och handlingsplan för verksamheten, 3. skriftligt fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef, 4. tydliggöra att arbetsmiljöuppgifterna kan lämnas tillbaka om resurser och befogenheter saknas, 5. se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar, 6. årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet inom verksamheten, och 7. se till att arbetsmiljöinvesteringar tas med i det årliga budgetförslaget. 8 Nämnden äger att själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärende som rör nämndens verksamhet enligt detta reglemente, lag eller annan författning. 2 kap. Personal Den administrativa organisation och personal som ska biträda nämnden vid fullgörandet av nämndens uppgifter ingår i utbildningsförvaltningen. 3

99 Författningssamling Reglemente för utbildningsnämnden 3 kap. Nämndens arbetsformer Nämndens sammansättning 1 Nämnden består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Nämndens ordförande 2 Det åligger nämndens ordförande att: 1. under nämnden ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde, 2. verka för en hög effektivitet i verksamheten, 3. främja samverkan med övriga nämnder, samt 4. representeranämnden vid kontakter med myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämmer annat. Presidiets sammansättning 3 Nämndens ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande utses av kommunfullmäktige. Ersättarnas tjänstgöring 4 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde, eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Ersättare inkallas snarast möjligt till tjänstgöring av nämndens sekreterare. Tjänstgöringsordning m.m. 5 Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av fullmäktige fastställda ordningen. Vid kompletteringsval inträder nyvald ersättare i turordning efter partiets tidigare valda ersättare om inte annat uttryckligen anges. 6 En ledamot som inställer sig under sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. Växeltjänstgöring 7 En ledamot eller ersättare som i ett ärende har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts. 4

100 Författningssamling Reglemente för utbildningsnämnden En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Deltagande i överläggningar 8 Ersättare har närvarorätt och rätt att yttra sig. Presidiets tjänstgöring 9 Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande, tills den tillfällige ordföranden utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden 10 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Extra sammanträde ska hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det, eller ordföranden anser att det behövs. Nämnden ska senast vid novembersammanträdet fastställa tiderna för kommande års ordinarie sammanträde. 11 När kommunfullmäktige sammanträder bör nämnden inte hålla sammanträde. Ärenden och handlingar till sammanträde 12 Ordföranden bestämmer när nämnden ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. Kallelse 13 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. 5

101 Författningssamling Reglemente för utbildningsnämnden Öppna sammanträden 14 Nämnden har rätt att ha offentliga sammanträden/informationsmöten, förutom i de ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Nämnden ska besluta om ett sammanträde ska vara offentligt. Justering av protokoll 15 Protokoll justeras av ordföranden och en särskilt utsedd ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligen innan nämnden justerar den. Reservation 16 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till ordföranden eller sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning 17 Delgivning till nämnden sker genom ordförande, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden utser. Undertecknande av handlingar 18 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denna av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschef eller annan anställd som förvaltningschefen utser. Delegation 19 Nämnden får uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i vissa ärenden. Ärenden enligt 6 kap. 38 kommunallagen får inte delegeras. För ärenden som kommunfullmäktige delegerat till nämnden gäller att nämnden om den så finner påkallat får underställa kommunstyrelsen dessa ärenden för prövning. 20 Beslutanderättens innehåll ska framgå av den delegationsordning som antas av nämnden. Nämnden ska minst en gång per år ta ställning till delegationsordningens aktualitet. 21 Nämnden ska hålla sig underrättad om och iaktta gällande och av fullmäktige beslutade kompetensinskränkningar. 6

102 Författningssamling Reglemente för utbildningsnämnden Närvarorätt för tjänsteman 22 Vid nämndens sammanträden får, i den mån inte nämnden för särskilt fall beslutat annorlunda, nämndens chefstjänstemän vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde. Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och att föredra ärenden gäller vad som är förskrivet i instruktion eller på annat sätt behörigen meddelats. 7

103 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunfullmäktige KF KS 2018/ Revidering av reglemente för ersättning för förtroendevalda 11 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsen, daterat den 4 december Utkast av regler för ersättning för förtroendevalda, daterad den 3 december 2018 Redogörelse Den politiska ledningen har utarbetat ett förslag till nya arvodesregler. Utkastet till de nya arvodesreglerna har utarbetats utifrån de senast beslutade regler för ersättning för förtroendevalda, som beslutades i kommunfullmäktige den 19 juni Detta innebär att stora delar av innehållet är det samma som tidigare. De största ändringarna som presenteras i det nya förslaget är att arvode uppgår från 90% till 100% av riksdagsarvodet och ordförande i utbildningsnämnden och nämnden för individ-och familjeomsorg får ändrat arvode. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att revidera reglemente för ersättning för förtroendevalda enligt upprättat förslag. Protokollet skickas till Personalavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

104 m;.,,ivestmaun f Kommunstyrelsen SammanträdesprotokoII Sammanträdesdatum Sida 13(25) KS g 164 KS 20'18/ Revidering av reglemente för ersättning för förtroendevalda Beslutsunderlag 1. Utkast av regler för ersättning för förtroendevalda, daterad den 3 december 2018 Redogörelse Den politiska ledningen har utarbetat ett förslag till nya arvodesregler. Utkastet till de nya arvodesreglerna har utarbetats utifrån de senast beslutade regler för ersättning för förtroendevalda, som beslutades i komrnunfullmäktige den 19 juni Detta innebär att stora delar av innehållet är det sarnma som tidigare. De största ändringarna som presenteras i det nya förslaget är att arvode uppgår från 90% till loo% av riksdagsarvodet och ordförande i utbildningsnämnden och nämnden för individ-och familjeomsorg får ändrat arvode. Yrkanden Lars-Olof Franz6n (AA) yrkar avslag till ändringar av punkterna gällande: 100 % heltidsarvode, förste vice ordförandes arvodeshöjning, kultur- och fötidsnämndens arvodeshöjning samt andre vice ordförandens arvoden i bolagen. Thomas Johnsson (M) yrkar bifall till förslag till beslut. Helen Andersson (C) yrkar bifall till förslag till beslut. Beslutsgång Ordföranden finner att det finns två förslag till beslut. Det första är kort'ununstyrelsens förslag till beslut och det andra är Lars-Olof Franz6ns (AA) förslag till beslut. Ordföranden ställer de två förslagen mot varandra. Ordföranden finner per acklamation att kommunstyrelsen beslutar enligt kornmunstyrelsens förslag till beslut. Beslut Kornmunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att revidera reglemente för ersättning för förtroendevalda. Lars-Olof Franz6n (AA) reserverar sig mot beslutet. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

105 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 14(25) Protokollet skickas till Ekonomiavdelningen Personalavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

106 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, Kansliavdelningen Gäller från: 1 januari 2019 Antagen: KF 63/2018 Regler för ersättning till förtroendevalda Allmänna bestämmelser Förtroendeuppdrag som omfattas av bestämmelserna 1 Dessa bestämmelser gäller för förtroendevalda som avses i 4 kap 1 kommunallagen (2017:725) samt för ledamöter i styrelserna för kommunens hel- och delägda aktiebolag, lekmannarevisorer i kommunens hel- och delägda aktiebolag samt för ledamöter i vägnämnden. För förtroendevalda som fullgör uppdrag på heltid eller minst 40 % av heltid gäller endast 4, 6 7, 16 och Arvodesprinciper 2 Ersättning till förtroendevald kan utgå i form av årsarvode, timarvode, sammanträdesarvode, ersättning för förlorad arbetsförtjänst, reseersättning och särskilda ersättningar. Ersättningarna baseras på det grundarvode som utges till ledamöterna vid Sveriges Riksdag (riksdagsledamotsarvodet). Kommunstyrelsens ordförande har en ersättning om 100 procent av riksdagsledamotsarvodet. Övriga ersättningar fastställs med hänvisning till uppdragets omfattning till viss procentandel av kommunstyrelsens ordförandes ersättning. Ersättningsnivåerna angivna i procent återfinns i nedan angivna tabeller. Exakt belopp återfinns i en bilaga som uppdateras årligen utifrån riksdagsledamotsarvodets uppräkning. Uppräkningen av ersättningarna görs av kommunledningsförvaltningen när grundarvodet för riksdagens ledamöter förändras per den 1 november varje år. Ersättning för sammanträdesarvode, förrättning, förlorad arbetsförtjänst, kostnadsersättning samt särskilda ersättningar erhålls endast om den ersättningsberättigade själv yrkar på ersättning. Ersättningsberättigade möten och sammankomster 3 Tjänstgörande ledamöter och närvarande ersättare har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 5, 7 10 och för följande tillfällen: a) Protokollförda sammanträden med kommunfullmäktige, kommunstyrelse och övriga nämnder, utskott, råd, beredningar samt vid revisorernas sammanträden. Som sammanträde räknas också styrelsemöten med kommunens hel- och delägda aktiebolag och sammanträden med vägnämnden.

107 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda b) Sammanträden med utredningskommittéer, projektgrupper och arbetsgrupper. c) Konferens, informationsmöte, studiebesök, uppdrag som kontaktperson, studieresa, förhandling, kurs, beredning eller liknande som rör kommunal angelägenhet som har direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget. För att ersättning ska betalas gäller att ordföranden skriftligen har godkänt aktiviteten. d) Överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än det den förtroendevalde själv tillhör. e) Sammankomst med kommunalt samrådsorgan/intressesammansatt organ eller dylikt. f) Överläggning med utomstående myndighet eller organisation under förutsättning att ordföranden skriftligen har godkänt överläggningen. Ordföranden i respektive nämnd fastställer omfattningen av aktiviteter enligt moment c) ovan. Vid deltagande i aktivitet enligt c) skall tydligt framgå programinnehåll och omfattning. Om det är ordföranden som ska delta/har deltagit, är det 1:e vice ordförande/vice ordförande som godkänner aktiviteten. Förtroendevalda som är arvoderade med sammanlagt minst 40 % är inte berättigade till ersättning för tjänstgöring enligt 3, moment a-f ovan. Arvoden och ersättningar Heltidsarvode och årsarvode 4 Heltidsarvodet är 100 % av grundarvodet för Riksdagens ledamöter. Heltidsarvoderad förtroendevald har inte rätt till andra arvoden från kommunen eller kommunägda bolag utöver månadsarvodet. Förtroendevalda kan inte heller få mer än 90 % av grundarvodet. Förtroendevald som fullgör sina uppdrag på heltid eller på minst 40 % av heltid har rätt till årsarvode enligt nivå som fullmäktige beslutat i detta styrdokument (se nedan tabell). Årsarvodena anges i procent av heltidsarvodet. Årsarvoderade förtroendevalda har möjlighet till en månads ledighet utan att arvodet reduceras. Ledigheter skall förläggas på sådant sätt att uppdraget behörigen kan fullgöras. Årsarvoderade förtroendevalda har inte rätt till timarvode eller sammanträdesarvode, enligt 8-9, för några sammanträden, förrättningar eller dylikt med kommunen eller med bolag som kommunen äger eller är delägare i. Inte heller jourtillägg för utförd jourtjänstgöring. Till förtroendevald med begränsat årsarvode i en nämnd/styrelse, som samtidigt har ett förtroendeuppdrag på minst 40 % av heltid i annan nämnd/styrelse, utgår ersättning enligt reglerna för årsarvoderade 40 % eller mer förtroendevalda. 2

108 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda Begränsat årsarvode och beredskapstillägg 5 Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på mindre än 40 % av heltid har rätt till begränsat arvode i den utsträckning som fullmäktige beslutat om i detta styrdokument (se nedan tabell). Ett beredskapstillägg på 2,5 % av heltidsarvodet utbetalas per månad för beredskap/jour till 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i nämnden för individ- och familjeomsorg, förutsatt att dessa personer har ett begränsat årsarvode (under 40 %). Utöver beredskapstillägget utgår även timarvode och sammanträdesarvode till den förtroendevalda om denne tjänstgör under beredskapstiden. Gemensamma regler för förtroendevalda med fast arvode 6 Avgår förtroendevald som är berättigad till fast arvode (årsarvode eller begränsat årsarvode) under tjänstgöringsperioden, fördelas arvodet mellan honom/henne och den som inträder i hans/hennes ställe i förhållande till den tid som var och en av dem innehaft uppdraget. När förtroendevald med fast arvode (årsarvode eller begränsat årsarvode) på grund av sjukdom, föräldraledighet eller annat är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under tid som överstiger en månad skall arvodet minskas i motsvarande grad. När förtroendevald med fast arvode varit frånvarande från sitt uppdrag mer än en månad skall arvodet istället utgå till den som fullgör uppdraget. Det sammanlagda arvodet per månad för förtroendevald får inte överstiga heltidsarvode enligt dessa arvodesbestämmelser. Andre vice ordförande är inte berättigad till timarvode eller sammanträdesarvode för de sammankomster/uppdrag som är kopplade till det organ där den förtroendevalda är andre vice ordförande. Kommunal pension 7 För årsarvoderade förtroendevalda som tillträtt uppdrag med minst 40 % före valet 2014 gäller särskilda bestämmelser om kommunal pension i det kommunala pensionsreglementet Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda PBF. För förtroendevalda som tidigare inte omfattats av PBF samt nytillträdda i samband med valet 2014 gäller särskilda bestämmelser om kommunal pension i det kommunala pensionsreglementet Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda OPF-KL. Timarvode 8 Förtroendevalda som inte är årsarvoderade enligt 4, har rätt till ett timarvode som uppgår till 0,27 % av heltidsarvodet. Timarvodet utbetalas för de tillfällen som anges i 3. Timarvodet utbetalas per påbörjad halvtimme och om max 8 timmar per dag. 3

109 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda Inget timarvode utbetalas vid protokollsjustering. Vid protokollsjustering utbetalas endast ersättning för resekostnader enligt 16. Sammanträdesarvode 9 Förtroendevalda som inte är årsarvoderade enligt 4, har rätt till ett sammanträdesarvode som uppgår till 0,5 % av heltidsarvodet. Sammanträdesarvodet utbetalas för protokollförda sammanträden med kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och nämnds utskott. Som protokollfört sammanträde räknas också styrelsemöten och utskottsmöten för kommunens hel- och delägda aktiebolag samt sammanträden med vägnämnden. Sammanträdesarvodet utbetalas som ett engångsbelopp per protokollfört sammanträde och är till för att främja ett aktivt deltagande. Arvode till ersättare 10 För tjänstgörande ersättare tillämpas ersättningsreglerna som om de vore ordinarie ledamöter. Närvarande men icke tjänstgörande ersättare i styrelse eller nämnd har ersättning vid sammanträden med 50 % av timarvodet som gäller för ordinarie ledamöter. Närvarande men icke tjänstgörande ersättare har även rätt till ersättning enligt reglerna i Dessa regler är ej tillämpbara för icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige. För politiska partier som inte har någon ordinarie ledamot i kommunstyrelsen eller nämnd har en (1) närvarande ersättare per parti, utan krav på tjänstgöring, rätt att få samma ersättning som om han/hon hade varit tjänstgörande ersättare. Arvode till gruppledare 11 Till partier med mandat i fullmäktige utbetalas ett gruppledararvode som uppgår till ett arvode på 10 % av heltidsarvodet. Varje parti skall anmäla vem som är partiets gruppledare och om arvodet skall utbetalas till partiet eller till av partiet utsedd person. Ersättning för förlorad arbetsinkomst samt för förlorade pensions- och semesterförmåner Förlorad arbetsinkomst 12 Förtroendevalda enligt 1 är berättigad till ersättning för förlorad arbetsinkomst enligt nedan bestämmelser. Grunden för rätten till ersättning är att den förtroendevalde rent faktiskt har förlorat arbetsinkomst. a) Bestämmelserna avser förtroendevald enligt 1 som har förlorat arbetsinkomst och som själv begär ersättning för förlorad arbetsinkomst. b) Kommunen betalar ersättning enligt 3 5 för den del av förlorad arbetsinkomst som motsvarar tiden för själva sammanträdet eller motsvarande. 4

110 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda c) Ersättning för förlorad arbetsinkomst utbetalas även för restid till och från sammanträdet eller motsvarande och eventuell tid som åtgått för praktiska förberedelser i anslutning till sammanträdet eller motsvarande, t.ex. omklädnad. d) Ersättning betalas ut för faktisk och styrkt förlorad arbetsinkomst. e) Förlorad arbetsinkomst ska en gång per år styrkas skriftligen av den förtroendevaldes arbetsgivare med uppgift om förlorad arbetsinkomst per timme. Förtroendevalda är skyldiga att meddela nämndsekreteraren om ändrade anställningsförhållanden, t.ex. vid avslut av anställning som påverkar inkomsten. f) Förtroendevalda som kan visa att en arbetsinkomst förlorats, men inte till vilket belopp, har rätt till en schablonersättning beräknad på grundval av den förtroendevaldes fastställda och gällande sjukpenning per dag, enligt följande uträkning: Sjukpenning/dag x 1,25 x timmar Intyg från Försäkringskassan om den gällande sjukpenningen ska lämnas till nämndsekreteraren. g) Förtroendevalda som kan visa att en arbetsinkomst förlorats, men inte till vilket belopp, har rätt till en schablonersättning beräknad på deklarerad inkomst från föregående år, enligt följande uträkning: Deklarerad inkomst/resultat timmar h) Förtroendevald som fullgör sina uppdrag på heltid eller minst 40 % av heltid har inte rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. i) Förlorad arbetsinkomst får inte tas ut för uppdrag som utförs när inarbetad tid tas i anspråk hos ordinarie arbetsgivare. j) Med förlorad arbetsinkomst jämställs förlorad arbetslöshetsersättning och förlorad föräldrapenning. Förlorad pensionsförmån 13 Förtroendevald enligt 1 har rätt till ersättning för styrkt förlorad pensionsförmån. Förtroendevald som fullgör sina uppdrag på heltid eller minst 40 % av heltid har inte rätt till ersättning för förlorad pensionsförmån. Ersättningen utbetalas kontant motsvarande årlig sammanlagd ersättning för förlorad pensionsförmån. Den årliga ersättningen är högst 4,5 % av den sammanlagda ersättning för förlorad arbetsinkomst under året som den förtroendevalde erhållit vid fullgörande av förtroendeuppdrag i kommunen. För att ersättning för förlorad pensionsförmån skall utgå krävs att den förtroendevalde kan styrka att fullgörande av det kommunala 5

111 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda förtroendeuppdraget medfört förlorad pensionsförmån. Den förtroendevalde ombesörjer själv inbetalning till pensionsförsäkring. För förtroendevald som bedriver aktiv egen näringsverksamhet utan att inneha anställning gäller att förtroendevald som kan styrka att pensionsförmån har förlorats har rätt till ersättning för förlorad pensionsförmån med verifierat belopp. Ersättningen, som utbetalas kontant, är maximerad till 4,5 % av den sammanlagda ersättning för förlorad arbetsinkomst under året som den förtroendevalde erhållit vid fullgörande av förtroendeuppdrag i kommunen. Genom den kontanta utbetalningen har kommunen fullgjort sin lagliga skyldighet att ersätta förtroendevald för förlorad pensionsförmån. Förlorad semesterförmån 14 Förtroendevalda har rätt till ersättning för styrkt förlorad semesterförmån med högst 12 % av den ersättning som utbetalas för förlorad arbetsinkomst. Förtroendevald som fullgör sina uppdrag på heltid eller minst 40 % av heltid har inte rätt till ersättning för förlorad semesterförmån. Särskilda arbetsförhållanden m.m. 15 Rätten till ersättning enligt omfattar nödvändig ledighet för förtroendevald med speciella arbetstider eller särskilda arbetsförhållanden i övrigt, när det inte kan anses skäligt att den förtroendevalde fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Förtroendevald har inte rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst eller för styrkta förlorade pensions- och/eller semesterförmåner om schablonersättning tidigare utbetalats för den förlorade inkomsten eller de förlorade förmånerna. Ersättning för kostnader Resekostnader 16 Kostnader för resor till och från sammanträden eller motsvarande ersätts med ett belopp per mil som motsvarar vad skattemyndigheten accepterar som obeskattad reseersättning. Förutsättningen för reseersättning är att avståndet mellan bostaden (mantalsskrivningsadress) och sammanträdes-/förrättningsstället är mer än 3 km. Den aktuella ersättningen för resekostnader framgår i bilagan. För förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på heltid eller minst 40 % av heltid (årsarvoderad) utgår inte reseersättning för resor mellan bostaden (mantalsskrivningsadressen) och den arvoderades arbetsplats. För att få ersättning för övriga resor för dem som är årsarvoderade krävs ett skriftligt godkännande från respektive ordförande eller vice ordförande. Övriga resor som kommunstyrelsens ordförande begär ersättning för skall godkännas skriftligen av kommunstyrelsens vice ordförande. 6

112 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda Vid resa med kollektivtrafik utbetalas ersättning för verifierad kostnad, enligt samma regler som ovan. Barntillsynskostnader 17 Ersättning kan utgå till förtroendevald med barn för skäliga kostnader som föranletts av uppdraget, för vård och tillsyn av barn som vårdas i den förtroendevaldes familj. Ersättning utgår endast till förtroendevald med uppdrag mindre än 40 % av heltidsarvode, för nödvändig barntillsyn. Ersättning utgår inte när hemmavarande familjemedlem och/eller förälder utför tillsynen eller för tid då barnet kan vistas i ordinarie barnomsorg/förskola. Ersättningen kan högst uppgå till 100 kr/tim och maximalt 800 kr/dygn, och gäller endast för barn under tio år. Kostnaderna skall styrkas. Ersättning av kostnader för förtroendevald med funktionsnedsättning 18 Ersättning betalas till förtroendevald med funktionsnedsättning för de särskilda styrkta kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande och som inte ersatts på annat sätt. Häri ingår kostnader för t.ex. ledsagare, tolk, hjälp med inläsning och uppläsning av handlingar och liknande. Ersättning utbetalas dock med högst 110 kr/tim eller högst 883 kr/dygn. Gemensamma bestämmelser Hur man begär ersättning 19 För att få ersättning enligt 8 10 och ska den förtroendevalde styrka sina förluster eller kostnader. Förluster eller kostnader skall skriftligen anmälas till fullmäktiges eller styrelsens/nämndens sekreterare eller till annan som utsetts att ta emot dem. Arvode enligt 4 7 utbetalas utan föregående anmälan. Tidsgränser för yrkande om ersättning 20 Yrkande om ersättning för förlorad arbetsinkomst ska framställas senast inom tre månader från dagen för sammanträdet eller motsvarande till vilket förlusten hänför sig. Yrkande om ersättning för förlorad pensionsförmån skall framställas under innevarande år eller senast 31 mars nästkommande år. Yrkande om ersättning för förlorad semesterförmån skall framställas under innevarande år eller senast 31 mars nästkommande år. 7

113 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda Yrkande om arvode och andra ersättningar enligt dessa bestämmelser skall framställas senast inom tre månader från dagen för sammanträde eller motsvarande till vilken kostnaden hänför sig. Tolkning av bestämmelserna 21 Frågor om tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser avgörs och bestäms av kommunstyrelsens personalutskott. Utbetalning 22 Årsarvoden enligt 4 5 betalas ut med en tolftedel per månad. Övriga ekonomiska förmåner utbetalas normalt en gång per månad. Årlig uppräkning av ersättningar 23 Uppräkning av arvoden och övriga ersättningar skall följa grundarvodet för riksdagens ledamöter. Uppräkning av i dessa ersättningsregler redovisade arvoden och övriga ersättningar görs den 1 november när grundarvodet för riksdagens ledamöter förändras. Uppräkningen avrundas till jämnt krontal och dokumenteras i bilaga 1. Arvodesnivåer Arvoden till ordföranden 24 I tabellen nedan anges de arvodesnivåer som fullmäktige har fastställt för ordförandeposterna. Procentsatserna är angivna i % av heltidsarvodet. Arvoden till ordföranden Uppdrag Ordförande 1:e vice ordförande 2:e vice ordförande Kommunfullmäktige 10 % 5 % 5 % Kommunstyrelsen 100 % 70 % 80 % Utbildningsnämnden 50 % 10 % 25 % Omsorgsnämnden 50 % 10 % 25 % 50 % 10 % 25 % Nämnden för individ- och familjeomsorg Nämnden för samhällsplanering Nämnden för myndighetsutövning Kultur- och fritidsnämnden 40 % 10 % 20 % 10 % % 10 % 20 % Överförmyndarnämnden 20 % - - Vägnämnden 3,3 % - - Revisionen 5 % - - 8

114 Författningssamling Regler för ersättning till förtroendevalda Alvesta Kommunföretag AB 5 % 2,5 % 2,5 % Allbohus Fastighets AB 10 % 5 % 5 % Alvesta Elnät och 10 % 5 % 5 % Alvesta Energi Alvesta Utvecklings AB 5 % 2,5 % - Alvesta Renhållning AB 5 % 2,5 % - Huseby Bruk AB 5 % 2,5 % - Upphandlingsutskottet 5 % 5 % Kommunstyrelsens personalutskott Andre vice ordförande är inte berättigad till timarvode eller sammanträdesarvode för de sammankomster/uppdrag som är kopplade till det organ där den förtroendevalda är andre vice ordförande. Övriga arvoden 25 I tabellen nedan anges de arvodesnivåer som fullmäktige har fastställt för övriga förtroendeuppdrag i Alvesta kommun. Procentsatserna är angivna i % av heltidsarvodet. Övriga arvoden Uppdrag Arvodesnivå Gruppledare 10 % Timarvode för ledamot 0,27 % Sammanträdesarvode 0,5 % 0,83 % Lekmannarevisor i Allbohus Fastighets AB, Alvesta Renhållning AB, Alvesta Utvecklings AB samt Alvesta Elnät och Alvesta Energi AB Ledamot i kommunstyrelsens arbetsutskott 10 % 9

115 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunfullmäktige KF KS 2018/ Information om nämndernas internkontrollplan Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 6 december Sammanställning av nämndernas internkontrollplaner för år 2019, daterad den 6 december Redogörelse Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av kommunstyrelsen i juni 2008 (KF 71/2008). Reglementet syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Av reglementet framgår bland annat ansvarsfördelning och organisation av intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har dock det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnd/styrelse ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen som skall informeras om till kommunfullmäktiges decembersammanträde 2018 (KF 61/2018). Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att notera informationen i protokollet om nämndernas och kommunstyrelsens Internkontrollplaner för Protokollet skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

116 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till kommunfullmäktige 18 december 2018 Internkontrollplaner 2019 Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av kommunstyrelsen i juni 2008 (KF 71/2008). Reglementet syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Av reglementet framgår bland annat ansvarsfördelning och organisation av intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har dock det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnd/styrelse ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen som skall informeras om till kommunfullmäktiges decembersammanträde 2018 (KF 61/2018). Förslag till beslut Att kommunfullmäktige beslutar att notera informationen i protokollet om nämndernas och kommunstyrelsens Internkontrollplaner för Stefan Karlsson Kommunchef Christina Utterström Ekonomichef Bilaga: Information om nämndernas Internkontrollplaner 2019 Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

117 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Tel E-post: Datum Till kommunfullmäktiges sammanträde den 16 december 2018 Information om nämndernas Internkontrollplan 2019 Övergripande internkontrollplan Kommunstyrelsen Kultur-och fritidsnämnden Nämnden för samhällsplanering Nämnden för individ- och familjeomsorg Utbildningsnämnden Omsorgsnämnden Nämnden för myndighetsutövning

118 m:.ivestmaun f Kommunstyrelsen SammanträdesprotokolI Sammanträdesdatum Sida 34(43) KS 5101 KS 201 8/ Beslut om kommunövergripande internkontrollplan för 2019 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kornmunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 28 augusti Tjänsteskrivelse från komrnunledningsförvaltningen, daterad den 17 augusti Förslag till kornmunövergripande internkontrollplan för 2019, daterad den 16 augusti Redogörelse Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av kornmunstyrelsen i juni 2008 (KF el 71/2008). Reglementet syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Enligt reglementet ska en kommunövergripande internkontrollplan upprättas. I februari 2017 (KS F39/2017) kompletterades reglementet med förvaltningsövergripande anvisningar för intern kontroll. Av anvisningarna framgår bland annat vilken modell för riskanalys som ska användas vid framtagande av interkontrollplanen. Förslag till internkontrollplan utgår ifrån den modell som återfinns i tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen daterad den 17 augusti där bedömt riskvärde framgår för varje system och mtin som ska kontrolleras. Återrapportemg av uppföljning av den kommunövergripande internkontrollplanen 2019 görs i februari Beslut Kommunstyrelsen godkänner förslag till kornmunövergripande plan för internkontroll Protokollet skickas till Ekonomichef Justerutgsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

119 Förslag på Kommunövergripande intern kontrollplan 2019 Kommunledningsförvaltningen KOMMUNLEDNINGFÖRVALTNINGEN, KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN 2019 A v d System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) E K O E K O U P P H Attester Representation Direktupphandlingar Kontroll av att aktuella behörigheter enligt systemet (navigator) överensstämmer med beslutad attestförteckning inkl beloppsgränser. Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. Kontroll att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Förvaltningschef Ekonom Minst två gånger per år (förslagsvis vår respektive höst). Kontrollmetod 1) Metod enligt anvisning från ekonomichef. Upphandlingschef Förvaltningschef Ekonom En gång per år. Kontroll av att: *korrekt konto används vid kontering *momsen hanteras korrekt *anteckning finns om syfte och deltagare *representationen är verksamhetsrelaterad Upphandlingschef 1 ggr/år Avstämning av tot s:a per leverantör vilket stäms av mot avtalsdatabasen. Kommentar Rapport till 5) Respektive nämnd Respektive nämnd Till Kommunstyrelsen Sannolikhet/ Konsekvens 6) Möjlig/ Allvarlig Värde 12 (3*4) Möjlig/ Allvarlig Värde 12 (3*4) Sannolik/Känn bar 4x3=12 P E R S Löner, analyslista Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Förvaltningschef Respektive förvaltning En gång per år. Urval Respektive nämnd Sannolik / Kännbar 4*3=12

120 Kommunledningsförvaltningen A v d System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport till 5) Sannolikhet/ Konsekvens 6) K A N S L I I T Tillgänglighet via telefon och e-post Oplanerade driftstopp/driftstörningar av den centrala IT-miljön Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande 99 % tillgänglighet av den centrala IT-miljö på vardagar kl Förvaltningschef Kvalitets- och utvecklingsgrup pen En gång per år Urval Resultatet av genomförd kontroll ska dokumenteras och arkiveras IT-chef IT-avdelning En gång per år Incidentrapporter vid större avbrott Respektive nämnd Kommunstyrelsen Sannolik/Känn bar 4*3=12 Sannolik/Känn bar 4*3=12 1 Beskriv kontrollmomentet och kontrollmetod i detalj så att feltolkningar undviks 2 Den som ansvarar för att kontrollmomentet genomförs enligt plan 3 Den som utför kontrollmomentet 4 Frekvens, dvs vid vilket/vilka tillfällen ska kontrollmomentet utföras 5 Den instans som ska godkänna uppföljningen 6 S*K dvs Sannolikhetstalet (högst värde 4) gånger Konsekvenstalet (högst värde 4) = Kvoten av de bägge. Alla tre talen redovisas för att kunna spåra tillbaka hur bedömningen gjordes. 2

121 pai Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 30(41) KS5147 KS 2018/ Internkontrollplan 2019 för kommunstyrelsen som ansvarig nämnd för kommunledningsförvaltningen Beslutsunderlag 1. Tjänsteslaivelse från kornmunledningsförvaltningen, daterad den 18 oktober Förslag på Kornrnunstyrelsens egen intern kontrollplan Redogörelse Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av kornrnunstyrelsen i juni 2008 (KF F371/2008). Det syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Enligt reglementet ska nämnd/styrelse varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för intern kontroll. I februari 2017 (KS {g 9/2017) kompletterades reglementet med förva1tningsövergripande anvisningar för intern kontroll. Av anvisningarna framgår bland annat vilken modell för riskanalys som ska användas vid framtagande av interkontrollplanen Beslut Kornmunstyrelsen godkänner förslag till kornmunstyrelsens egen internkontrollplan Protokollet skickas till Ekonomichef Justeringsmännens SlgIl Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

122 Förslag på Kommunstyrelsens egna intern kontrollplan 2018 Kommunledningsförvaltningen KOMMUNLEDNINGFÖRVALTNINGEN, KOMMUNSSTYRELSENS EGNA KONTROLLPLAN 2018 A v d System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) U P P H U P P H Policy och rutiner följs Kontroll avtalspriser Kontroll av att bolagen/kommunen enligt policyn årligen har genomfört en granskning av sin inköpsverksamhet och att denna är redovisad för styrelsen Avstämning av fakturor mot avtalspris VD Alvesta Kommunföretag AB och kommunchef, Upphandlingschef och resp. VD Kontrollmetod 1) 1 ggr/år Kontrollera att redovisningen är protokollförd. Upphandling Ekonomistöd 1 ggr/år Välja ut förvaltningens fem största fakturor och kontrollera att fakturerade priser stämmer med avtal. Kommentar Rapport till 5) KS KS Sannolikhet/ Konsekvens 6) Sannolik/Kännbar 4x3=12 Möjlig/Kännbar 3x3=9 E K Kredit- och betalkort. Missbruk av inköp. Att rutinerna efterlevs. Ekonomichef Helene A Kassaansvarig 1 gång i kvartalet Urval där man kollar alla transaktioner som har köpts på kreditkortet samt att attesten ska vara överordnad chef. Rutiner finns på vissa betalkort KS Möjlig/Kännbar 3x3=9 E K Utbetalningar från IFO. Rutinbeskrivning, säkerställning av rätt bg o pg Hur många avvisade har vi haft på ett år, Förvaltningschef Ekonom IFO 1 gång per år Kolla listorna mot Procapita. KS Sannolik/Allvarlig 4x4=16

123 Kommunledningsförvaltningen A v d I T System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Vatten i serverrum 1) Vattenläcka i gata 2) Översvämning i sjön Salen Risk att datacenter går ner Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) Kontrollmetod 1) Kommentar Riskanalysen kräver förslag på att omedelbara åtgärder presenteras. Rapport till 5) KS Sannolikhet/ Konsekvens 6) Sannolik/Allvarlig 4*4=16 Kontroll av backuprutin finns gällande PS-förhandling Personalchef Personalchef En gång per år Metod enligt anvisning P PS-förhandling (PS=personalsystem) Kommunstyrelsen Sannolik/Allvarlig 4*4=16 Dessutom ska följande kontrollmoment från 2016 följas upp igen 1. att styrdokument gällande IT-säkerhet finns 1 Beskriv kontrollmomentet och kontrollmetod i detalj så att feltolkningar undviks 2 Den som ansvarar för att kontrollmomentet genomförs enligt plan 3 Den som utför kontrollmomentet 4 Frekvens, d.v.s. vid vilket/vilka tillfällen ska kontrollmomentet utföras 5 Den instans som ska godkänna uppföljningen 6 S*K d.v.s. Sannolikhetstalet gånger Konsekvenstalet = Kvoten av de bägge. Alla tre talen redovisas för att kunna spåra tillbaka hur bedömningen gjordes. 2

124 Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 13(16) KFN g 72 KFN 201 8/ Beslut om internkontrollplan för år 2019 Redogörelse Eiigt reglementet för intern kontroll ska en kommunövergripande intemkontrollplan upprättas för att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredställande intern kontroll. Den komn'iunövergripande kontrollplanen innehåller bland aru'iat följande kontrollmoment: * Attester - kontroll av att aktuella beliörigheter enligt systemet (navigator) överensstärnmer med beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser. * Löner, analyslista - kontroll av att nitin gällande analyslista fii'uis och följs. För år 20]9 föreslås att kultur- och fritidsnämnden lägger till och fastställer nedanstående kontrollmoment: * Sjukfrånvaro, frånvarotillfölle - kontroll av att rutin för gällande upprepad korttidsfrånvaro fiiu':is och följs. Beslut Kultur- ocl'i fötidsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till internkontrollplan för Justerare

125 Bilaga 1 IK-plan Kommunledningsförvaltningen, INTERNKONTROLLPLAN 2019 VERKSAMHET: KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Sjukfrånvaro/frånva Kontroll av att rutin rotillfällen gällande analyslista följs Granskning utförs av 3) Granskning utförs 4) Förvaltningschef FC utser En gång per år Urval Resultatet av genomförd kontroll ska dokumenteras och arkiveras Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport Sannolikhet/ till 5) Konsekvens 6) Nämnd 4*3=12 1 Beskriv kontrollmomentet och kontrollmetod i detalj så att feltolkningar undviks 2 Den som ansvarar för att kontrollmomentet genomförs enligt plan 3 Den som utför kontrollmomentet 4 Frekvens, dvs vid vilket/vilka tillfällen ska kontrollmomentet utföras 5 Den instans som ska godkänna uppföljningen 6 S*K dvs Sannolikhetstalet gånger Konsekvenstalet = Kvoten av de bägge. Alla tre talen redovisas för att kunna spåra tillbaka hur bedömningen gjordes.

126 Kultur- och fritidsförvaltningen Suzanne Hammargren T f Kultur- och fritidschef Tel E-post: suzanne.hammargren@alvesta.se Tjänsteskrivelse Datum Kultur- och fritidsnämnden Beslut om Internkontrollplan 2019 för kultur- och fritidsnämnden Redogörelse Enligt reglementet för intern kontroll ska en kommunövergripande internkontrollplan upprättas för att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredställande intern kontroll. Den kommunövergripande kontrollplanen innehåller bland annat följande kontrollmoment: Attester - kontroll av att aktuella behörigheter enligt systemet (navigator) överensstämmer med beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser. Löner, analyslista - kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. För år 2019 föreslås att kultur- och fritidsnämnden lägger till och fastställer nedanstående kontrollmoment: Sjukfrånvaro, frånvarotillfälle - kontroll av att rutin för gällande upprepad korttidsfrånvaro finns och följs. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till internkontrollplan för Suzanne Hammargren T f förvaltningschef Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kulturochfritid@alvesta.se

127 mcorn'e"maun Qal Nämnden för samhällsplanering Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 4(24) NFS 5 74 Dnr 2018/176. NFS Fastställelse internkontrollplan och attestförteckning 2019 för Nämnden för Samhällsplanering Beslutsunderlag Internkontrollplan Attestförteckning Redogörelse Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av KF i juni 2008 (KF 571/2008). Det syftar till att säkerställaatt styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Av reglementet framgår bland annat ansvarsfördelning och organisation av intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har dock det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksarnhetsområde. Nämnden ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen och resultatet av genomförd intern kontroll ska rapporteras till näinnden i den omfattning som fastställs iplanen. I samband med årsredovisningens upprättande är nämnden skyldig att till komrnunstyrelsen rapportera fel/brister som konstaterats vid uppföljningen av kontrollplanen. Beredning NFS Au FB Beslut Nämnden för Sarnhällsplanering beslutar att 1. fastställa internkontrollplan för fastställa attestförteckning och beloppsgränser samt ge förvaltningschef rätt att ajourhålla attestlistan och beloppsgränser under året. Protokollet ska skickas till Ekonomi- och upphandlingsavde1ningen Magnus Wigren Justeringsmännens sign Beslutsexpediering tjtdragsbestyrkande

128 Nämnden för Sarnhällsplanering Internkontroll "Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som skall bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser." Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. En bra internkontroll kännetecknas av följande: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning. En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas. Skydd mot förluster och/eller förstörelse av kommunens tillgångar. Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister. Internkontrollplan 2019 för Nämnden för Samhällsplanering (NFS) i Alvesta kommuns bygger på en övergripande internkontrollplan som gäller för hela kommunen. NFS:s internkontrollplan skall ses som ett sektorsspecifik internkontrollplan där särskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen skall ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig deli de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att såväl nämnden som förvaltningen har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. lnternkontroilplanen utvecklas kontinuerligt och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuelli förhållande till bland annat kommunens strategiska planer. Arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till ansvariga beslutsfattare inom förvaltningen och till nämnden. I de fall det görs stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsbiankett. NFS:s arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. I samband årsredovisningen rapporteras nämndens internkontroll till ekonomienheten som sammanställer och redovisar för Kommunstyrelsen som utvärderar kommunens samlade system för intern kontroll. Kontrollmiljö ' ffl Hursamverkarvi? Harvirättkompetens? ffl Hur ser de sociala relationerna ut? a a Hurfungerardialogenomproblem? Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer? En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll

129 Riskanalys En riskbedömning görs itre steg: Vilka risker finns' a : ' väsent1ighet: Verksamhetsövergripande riskanalys lnternkontrollplanen för 2017 baseras på ett urval av sådana kontrollfaktorer där förvaltningen bedömt de risker som har störst påverkan för verksamheten. Risken bedöms som effekten av sannolikheten och konsekvensen. De kontrollfaktorer som är med i internkontroliplanen för 2017 utesluter inte ett flertal andra kontrollfunktioner och rutiner för sårbarheter och risker i verksamheten. Genomförandet av en väsentlighets - och riskbedömning Riskbedömningen görs genom att gå igenom ett stort antal rutiner/processer som anses angelägna att bedöma och att därefter bedöma risken enligt nedanstående matris: Sannolikhet x Konsekvens = Risk Sannolikhet Konsekvens 4: Ar så stor att det Allvarlig 'l! qi Kännbar Mindre Osannolik sannolik Möjlig Sannolik enkelt inte får handa 3: Uppfattas som besvarande av alla berorda personer (internt och externt) 2: Uppfattas som liten av alla berorda personer (internt och externt) la Uppfattas som obetydlig o av alla berorda personer (internt och externt) Sannolikhet 4: Det ar mycket troligt att fel ska uppstå 3: Det finns en mojlig risk for att fel ska uppstå 2: Risken ar mycket liten for att fel ska uppstå 1: Risken ar praktiskt tagen obefintlig att fel ska uppstå

130 Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De ska, så långt som möjligt, integreras i nämndens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål. En mycket viktig beståndsdeliinternkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter: ffl en genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördeining s tydliga och mätbara mål och regelverk a dokumenterade rutinbeskrivningar a enanpassadkompetensnivå,attberördpersonalärvälinsattirutiner,uppgifterochansvar För att lyckas i arbetet med intern kontroll krävs följande: En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning s Ett vidgat perspektiv på intern kontroll Politisk förankring i nämnden där politikerna även tar del av väsentlighets- och riskbedömningen Inkludera andra än ekonomer Tillvarata teknikens möjligheter Information och utbildning Översyn av policydokument och regler Hitta en bra struktur för återrapportering Ha tålamod!

131 Forva]hiingen för Samhäl}sp}anering Internkontrollplan 20'19 Nämnden för Samhällsplanering Nämnden för Samhällsplanering System/rutin Kontrollmoment Konsek Om inte kontroll av riskob,iekt görs Sannoli Risk Kontrollmetod/ Ansvarig Rapport Ekonornisk kontroll Verksamhetsplan * Ekonomisk kontroll * Uppfö5ning och rapportertering * Åtgärdsberedskap ö VerksamhetsuppföIjning vens khet värde frekvens Enligt KF-plan Varje månad Sarnmansföllning årsvis Enligt VP FC/Enhetschef/Ekonom Enhetschef7Ekonom FC/Enhetschefer FC/Enhetschefer tul KS/NFS NFS NFS NFS Beslutsunderlag och Underlag med fött bedömning och Sammanställning årsvis FC NFS rapporter till nämnd konsekvensbeskrivning till nämnd Rätt kompetens R=tt kompetens i tillräcklig omfattning Sammanställning årsvis FC NFS Lagefterlevnad Kunskap om lagstiftning 4 2 (3) 8 (12) Avstämning årsvis FC NFS Jävsituation Bilaga Avstämning årsvis FC/enhetschef NFS Spaning, rätt analyser * Trender, extema analyser och prognoser Avstämning årsvis FC/enhetschef NFS och kunskap för etc. planering och * Lokala aktuella frågor Avstämning årsvis FC/enhetschef NFS infrastrukturåtgärder. * Långsiktig fysisk planering Avstämning årsvis FC/enhetschef Tillväxtfaktorer Avstämning årsvis FC/enhetschef NFS - Näringslivsutveckling - Befolkningsprognoser Attestförteckning Ö Lågt riskvärde. FC/Ekonom Delegationsordning * Diarie * Diarieuppföljning Direktupphandling * Direktupphandling Resultatet av genomföid kontroll rapporteras i samband med årsbokslutet till KS sorr sammansfö ler. Resultatet av genomförd kontroll ska dokumenteras och arkiveras. Organisationsnr Besöksadress Centralplan I Postadress Alvesta Telefon vx Hemsida E-post till förvaltningen samha}}splanering@a1vesta.se

132 FöRTECKNING över BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE (2) Attestlistan avser Förvaltningen för samhällsplanefingen ORDIN ARIE ERSÄTTARE ANSVAR VERKSAMHET BEFATTNING NAMN BEFATTNING NAMN BELOPPSGRÄNS Vergrrpande'attL'StanS!/a"ar:1 -") ' a' " _ 'y,_'-),,sc',',"f, i',-.",'.," ".-',.,,"-a>"'%r ffi"- k'.?w'''<a"2'w.a"t:lti_4';:'a:i:=v)!':,'(:'lq,'5"".<..,.;-,),':q4z.a;)l,;,,;,=ll;a%l, ',4,-< %a=-,«;a.,%y -ffl a_,_.».,i,i= -,-.,, _.,, _ " :'%' _:.." :- ' -!_". ':l' " "!-.' ' i ' T'(1-. _,'.--,.l' «o' - -'j._.,,:o,,a',o' aa-:ia, i.,, l =",,.,a" i.4" _'-. = p ji:_j,..ll.;%, _?l,... :,.,,,I.; t0ll;l,l_i,;._ Förvaltningschef Magnus Wigren (f kommunchef Stefan Karlsson Förvaltningschef Magnus Wigren tf kommunchef Stefan Karlsson Förvaltningschef Magnus Wigren tf kommunchef Stefan Karlsson ,+.1,,,-;,%,4,-, ',-.47.1>.,%j,2 :#iz=asl, < _,.l,,,%-,,,a'a ',. g ltlai, a,a ih,%_ I f*l-: L ':4,:"i';'""zi'i.:',3'ö(i-.F.(:"i.'a':::i":;',':';""I'-'R']"l;a""aitg':',:"',>=4a5'y',:Ciaffilo.;j,,,,,a"; ',.l" J0; '; :,,;a:,,i i,{'1,.,a' ; l,' -'.- Mijösamordnare Marita Lorentzon Förvaltningschef Magnus Wigren Mijösamordnare Marita l.orentzon Förvaltningschef Magnus Wigren _".' (-)._%l})t'-, I i a." =._l, ly.' (. s '- a l-.,,,l'l?.ij-,, _. +- ',l,-%?,_:;-%,i,,:ffll ) pl.. sai,j,-l,a,l;-'«. =,;}=+:t\...'a4(1ilq1y_a4i(;t5_,;å-,=_;;".l:1i()'(5hl@,.;;+g.ia',+)ai 4 li. '. i", :_-, -' a " ;';,+;,,;;';'toa,i,,_c,, ' - " " a,'y';'- i"' ) s';,s a', ' : : ' ;, " - a. i i i. -,., I -, - _, avdeln.chef Teknik Ulf Carlsson Projektledare lan-åke Nygren C avdeln.chef Teknik lllf Carlsson C etaata::i!*tp:7å'?,,,a':-,,,:5:,:,,öfi",:'g'b,,"'a"»,]""-,:"t"a':':'),av"toi i >aa' i'2'1". T'.""a;:'l %a: a':o I: l " " - 'F ' Avdeln.chef anl;iggning Joakim Sandahl Gruppledare anläggning Fredrik Karlsson C ansvarig förrådet Lars-Erik Strand Avdeln.chefanläggning JoakimSandahl C ansvarig förrådet La rs-erik Strand Avdeln.chef anläggning joakim Sandahl 23!G;ppledare-anlaggning,,%' - ' y' a -ilt;r(gi.(hj ;,%a'a'h':qs,'ai,;,'1,, ; %<(?,J'-b _!H**-;;'a r4;,,1(<7h>+;;,,;,3(;;_;,:.g,_sy,,;i:,;4i;i::!i::i4ri3i:ih;p=y1,ai':i;'j,:),i-, ":i'n-+:<1»,,,"ah)"',;'i,'la:i'i5a,'<"').iag)ga<'i>,,,';'.,l'(i:ti'aq,'<""',azria3(:;,'a4"-%%:,s GruppIedareanläggning Gruppledare anläggninb Fredrik Karlsson Avdelningschef loakim Sandahl 200 DOC GruppledareanlägBning Gruppledare anl%gning Fredrik Karlsson Avdelningschef Joakim Sandahl C 324_Grupp e- areaparj.'<;,_, s,;i _t(j'ia =-,_u_ze.,i,i_ 1.-,(,(1y,1,'_14A. 3z,,: : l_- l-:»-'«7 'a.r,g+!m':lhaaa"":+' ;;'a'-'{ta.": 1!:=ia'5g e'i_'.x"=?'l ;.',,';'=r.,'5' : ffi""',o(:;=.(i:s:" ',.,a'}ks.c.,6)'#(t::h-'i:,:.i'_;,:'as <'i 'a',i' "!:"'::"a)'.;',:":.icf:'7 +:'l;(;a', _,, ':'.'5':21"';'i 324 2S :jsa: Gruppledarepark Gruppledare park Sara Hedlund Avdelningschef Joakim Sandahl C 30.iVA-c e= a>1««4f_r"z-d-:t;la_,,_ Bjir:l.- :u'.i-.:'- y;:l u-jm;-.'i;+=ḡ+t,';lt,»-r;h,.1-i,,x,,,,x ;5;,;,;;14,'.,:,-,)(1ai";':rl);a:l"thj"l1'=":!i:i":._H::':"&'Ä:-'-.4,;;,44;',);,4,l:),.,,5,(+.;;. '-..-, l -. :T;rhJ_,V,,'. 6 a r a.';4:_,<..-:;,;;-..-- ' a _. "-..,'a'a "J=;:'!".:s:a'.:::;:.4-= g &")i:,:t';)';ji a.t5:;4 -,. i., ' S i i ' _.. _ ':l l ' 33 = - 4 i VA-Chef VA-chef BerBtJohansson Va ingenjör Anneli Isaksson C 344taVde1rt'.chåf:PIan_ormazk>7_a,',y:,(;ä'fftan=-alh:"; ;li i-"'_ =_nqtbwå..z"i4:4-a-{y- 39ad"1:55*);:;-r;j::;;;!fW:<"',?W:::«l,,':S1!-i<ii!48a-'i(X"-(a.!' ty(<ii.:'a)%'7;ly..;a%'z,0" ::;l..il;::;:';.'."'7(;-"il: :ia-a.';a}.4=_+,i,j:.jij.ni;aj:'a!:j, i.,._y;.,).a,, I ;).,, " - ' 0 ' a-;i a - '. 4;.. i,ili.._i,.l_-. " -.,la. 4 ' l I ' t)()li = 344 i <.1s;,,,' 2 avdeln.chefplanomark Avdeln.chef plan o mark Patrik Karlsson Förvaltningschef Magnus Wigren C avdeln.chefplanomark Avdeln.chef plan o mark Patrik Karlsson Förvaltningschef Magnus Wigren C avdein.chefpianomark Avdeln.chef plan o mark Patrik Karlsson Förvaltningschef Magnus Wigren C 344 avdeln.chefplanomark Avdeln.chef plan o mark Patrik Karlsson Förvaltningschef Magnus Wigren 30 00C 454C?e mar :'; föht,-,,»i,rf,i - ;,,, aria_i'i< ' *"<= zt, h»!,i' 3 i -,Xa-y;b,ic_ 1 - %j'.«å:'a ;" ',i i+,-,'bur_,'3_7"' :';7g:":V'?:-2):o=;:'S=$N'-föSkl'I(J;;Al0i;',i:9!yf't'il,;4:i'%6;;14ti i '».:X!":Jai:'>r"':F":#'.">'ixa;.t':'P5:'-i:r"')"':S:"7 - 'l a _ ' i a I ':a!"3ö'3,'lt:'7':"l;,l" L.'i.al",t':,'a:,-,,, = " "' Chefmark Chef mark Roger Wilsborn Förvaltningschef Magnus Wigren ( Chefmark Chef mark Roger Wilsborn Förvaltningschef Magnus Wigren ( Chefmark Chef mark RogerWilsborn Förvaltningschef Magnus Wigren C CheFmark Chef mark Roger Wilsborn Förvaltningschef Magnus Wigren ( 345 Chefmark Chef mark Roger Wilsborn Förvaltningschef Magnus Wigren 30 00( 350,aVCleIn:'CtlefJWgg:.0a.mt50'(,?"-'i"zt'i'.':,,q',""" ;2','Q';y;_:',:i6;A"":f>'*m"Å"'.":%')l':'j':!-.E:"!:"7;'2'.e i.""';,':"'.':_8a'j!'0".'a"..s"afao'="".'i';ö,':aaa4':(,'ac:qa4'h:eaa"a!.""'.'it:.'a'a'a'a:m""i."';i"!:-a:)'.a s'-y""s:a;":';""%,,"+'%""':y,"'a'=',a,"'5,'>4,i -.r,' _,i/+i',-,ll'j,,+!a0;=(,i7,ixl.;:1:i;'%.,,.l"""a"' - _-?i " ):. ll'_, ;,,, 35 a.i'_.i samtliga avdeln.chefbyggomi5ö Avdeln.chef bygg o miljö Carola Gunnarsson Förvaltningschef Magnus Wigren ( 81 samtliga avdein.chefbyggomiljö Avdeln.chefbyggomiljö CarolaGunnarsson Förvaltningschef Magnus Wigren 75 00( Övergripande riktlinjer 1. Attestreglemente finns i ekonomihandboken. 2. Attesträtt och beloppsgränser a) Attestlistan avser både externa och interna transaktioner. b) Attestantuppdraget är personligt. Där beslut flnns om tjänstgöring som tillförordnad, vikarie eller dylikt övertas ansvaret från ordinare beslutsattestant/ersättare. c) Kommunchef är ersättare där ersättare saknas enligt attestantlistan och i övriga fall då attestant/ersättare saknas. d) Om beloppgräns som angetts ovan överskrids övergår attesträtten till kommunchef. 3. jtiv a) I fråga om jäv ska beslutsattest tecknas av överordnad i organisationen.

133 Jorr»'e"maUn f Nämnden för individ- och familjeomsorg Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 14(21) NIF g 88 Dnr NIF2018/ Internkontrollplan 2019 Beslutsunderlag 1. Förslagtillinternkontrol1plan2019,25september2018 Redogörelse Enligt kornmunensreglemente för intern kontroll (KF 571, 2008) ska varje nämnd anta en särskild plan för den interna kontrollen i samband med fastställandet av verksamhetsplanen. Utöver nämndens egna internkontrollplan fastställer komrnunstyrelsen en kornmunövergripande plan som gäller för samtliga nämnder. Arbetsutskottet har i samverkan med förvaltningen tagit fram förslag på kontrollområden för näinnden för individ- och familjeomsorgs internkontrollplan De kontrollområden som tas upp i2019 års internkontrollplan är: Säker reception (sekretess och säkerhet), kontroll på placeringskostnader, projektintäkter, rättssäkerhets i socialpsykiatrin, koppling verksarnhetssystem - ekonornisystem, självförsörjning före detta ensarnkornmande barn och information/kommunikation. Arbetsutskottet har skattat risker (sannolikhet och konsekvens) för respektive kontrollområde. Beredning NIF AU g81 Beslut Nämnden för individ- och familjeomsorg beslutar att anta framtaget förslag på internkontrollplan Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

134 Datum Internkontrollplan 2019 nämnden för individ- och familjeomsorg Efter analys och genomgång av interkontrollplan för 2018, har det framkommit följande kontrollmoment för 2019 System/Rutin Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs Säker reception (sekretess, säkerhet) Kontroll på placeringskostnader Projektintäkter Rättssäkerhet i socialpsykiatrin Koppling verksamhetssystem ekonomisystem Självförsörjning f.d ensamkommande barn Ombyggnation reception Säkra prognoser på placeringskostnader Korrekt redovisning av projektintäkter för att förebygga återbetalning. Även säkerställa att möjliga projektmedel inte missas. Att rutin för uppföljning inom socialpsykiatrin följs Korrekta kopplingar mellan verksamhetssystem och ekonomisystem Säkerställa att de f.d ensamkommande barnen får rätt insats för att komma i självförsörjning Nämnden FC Ekonom Avd.chef Vux Avd.chef BoF FC Avd.chef Ekonom Avd.chef Vuxen FC Systemansvarig Avd.chefer Ekonom Avd.chefer FC Regelbunden kontakt med AllboHus Varje månad Regelbundet Regelbundet i varje ärende Vid delårsuppföljning per augusti Vid delårsuppföljning per augusti Information/kommunikation Effektiv organisation FC Vid delårsuppföljning per augusti Kontrollmetod Rapporteras till Riskanalys Ombyggnation påbörjas Nämnden Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor Noggrannare bedömning av placeringstider Noggrannhet vid budgetering. Täta uppföljningar Följa föreskrifter SOSFS 2011:9 Avdelningschefer, systemansvarig och ekonom ska säkerställ att kopplingarna är korrekta Ta fram rutiner för självförsörjning. Nämndsekreterare tar fram förslag på kommunikationspolicy. Nämnden Nämnden Nämnden FC Nämnden FC Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor Sannolikhet: Stor Konsekvens: Medel Sannolikhet: Medel Konsekvens: Stor Sannolikhet: Stor Konsekvens: Medel Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor Sannolikhet: Medel Konsekvens: Medel Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Parkgatan Alvesta vx ifo@alvesta.se

135 li Alvesta - I\Ol'T'lmun Utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 9(17) UN 55 Dnr NUT 2017/ Aterrapportering av utbildningsnämndens internkontroll 2018 Beslutsunderlag 1. Aterrapportering av utbildningsnämndens intern kontroll 2018 Redogörelse I Utbildningsnämndens interna kontrollplan för 2018 (UN 69/2017) finns kontrollpunkter vilka har följts upp under året enligt framtagen checklista. För samtliga punkter har konstateras att det finns rutiner, för några punkter finns dock förslag till åtgärder. Fem kontrollområden, i utbildningsnämndens internkontrollplan har funnits anledning att åtgärda. I en av 2018 års kontrollmoment, tillbudsrapporter/incidentrapporter/kränkande utredningar, bedöms resultatet vara bristfälligt. Åtgärderna för att minska/eliminera riskerna inom detta kontrollområde ska därför vara att kontrollpunkten ska finnas med även i 2019 års internkontrollplan och följas upp vid återrapporteringen av 2019 års uppföljning. Ytterligare kontrollpunkter i 2018 års kommunövergripande interna kontrollplan, attestförteckning/systembehörighet, representation, projekt samt löner och analyslista, har funnits anledning att åtgärda. Resultatet av kontrollerna är att åtta av totalt tolv kontrollpunkter för 2018 är tillräckliga. Två områden är utan anmärkning och det är kosthantering och representation. Beredning UN AU 43, Beslut Godkänna återrapporteringen av utbildningsnämndens internkontroll Beslutet ska skickas till Utbildningsförvaltningen Kommunstyrelsen

136 Återrapportering av Utbildningsnämnden Intern kontroll 2018 Till Utbildningsnämndens sammanträde

137 Innehåll 1. SAMMANFATTNING GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN ATTESTFÖRTECKNING/SYSTEMBEHÖRIGHET REPRESENTATION DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT LÖNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHET VIA TELEFON OCH E-POST UPPFÖLJNING FRÅN Delegationsordningar Dokumenthanteringsplan GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FÖR INTERN KONTROLL RÄTTSSÄKERHET VID BETYGSSÄTTNING DELEGERING AV ARBETSMILJÖANSVAR KOSTHANTERING TILLBUDSRAPPORTER/INCIDENTRAPPORTER/KRÄNKANDE UTREDNINGAR INTERKOMMUNALA ERSÄTTNINGAR OCH TILLÄGGSBELOPP HELTIDSTJÄNSTER... 9

138 1. Sammanfattning Denna rapport avser Utbildningsnämndens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för Utbildningsförvaltningens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Kommunövergripande intern kontroll 2018 Särskild uppföljning av internkontrollplan från 2017 har gjorts där kontroll av att uppdaterad delegationsordning finns. Resterande kontrollpunkter redovisas av kommunledningsförvaltningen direkt till Kommunstyrelsen. Ytterligare kontrollpunkter i 2018 års internkontrollplan, attest-förteckning/systembehörighet, representation, projekt samt löner och analyslista, i den övergripande interna kontrollplanen har funnits anledning att åtgärda. Utbildningsnämndens interna kontroll 2018 Utbildningsförvaltningen tog under 2017 fram övergripande riktlinjer för den interna kontrollen. En arbetsgrupp bestående av representanter från chefsgruppen, verksamhetschef, kvalitetsutvecklare och nämndsekreterare har utifrån riktlinjerna arbetat med- och dokumenterat arbetet med den interna kontrollen för 2018 och 2019 genom uppföljningsarbete fram till avrapportering av den interna kontrollen vid avstämningstillfällena. Utbildningsnämndens arbete med den interna kontrollen behöver fortfarande bli mer ändamålsenligt. Rutinerna för de punkter som lyfts fram för granskning i den interna kontrollen har förbättrats men behöver inför kommande års intern kontroll ytterligare tydliggöra vid vilken tidpunkt som kontrollerna ska genomföras. Följande brister behöver fortsatt rättas till för att få en tydligare och mer relevant intern kontrollplan: Utveckla uppföljningsarbetet av beslutad kontrollplan där arbetstids- och ansvarsfördelning ska vara tydlig och kommunicerad Utveckla kopplingen mellan mål för verksamheterna och den interna kontrollen och ha ett tydligare beslutsunderlag för den interna kontrollen. Rättssäkerhet vid betygssättning, delegering av arbetsmiljöansvar, interkommunala ersättningar och tilläggsbelopp samt heltidstjänster, i utbildningsnämndens internkontrollplan har funnits anledning att åtgärda. I en av 2018 års kontrollmoment, tillbudsrapporter/incidentrapporter/kränkande utredningar, bedöms resultatet vara bristfälligt. Åtgärderna för att minska/eliminera riskerna inom detta kontrollområde ska därför vara att kontrollpunkten ska finnas med även i 2019 års internkontrollplan och följas upp vid återrapporteringen av 2019 års uppföljning. Uppföljning av internkontrollplan från 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande; 1. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns God 2. Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Hanteras av KS Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den kommunövergripande internkontrollplanen för år 2018 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat.

139 Kommunövergripande plan Bedömt resultat 1. a) att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns Tillräcklig b) att behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Tillräcklig 2. att rutin för representation finns och följs God 3. att inga direktupphandlingar genomförs som överstiger 100 tkr 4. att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen Tillräcklig 5. att rutin gällande analyslista löner finns och följs Tillräcklig 6. att policyn för svar och bemötanden följs Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för Utbildningsnämnden år 2018 Den nämndspecifika internkontrollplanen för Utbildningsförvaltningen (Utbildningsnämnden) innehåller följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat. Utbildningsnämndens egna plan Bedömt resultat 1. att rutin för rättssäker betygssättning finns och följs Tillräcklig 2. att rutin för delegering av arbetsmiljöansvar finns och följs Tillräcklig 3. att rutin för säker kosthantering- och hantering av specialkost finns och följs God 4. att rutin för hantering av tillbuds-/incidentrapporter/kränkande utredningar finns Bristfällig 5. att rutin för interkommunala ersättningar och tilläggsbelopp finns och följs Tillräcklig 6. kontroll av vilka effekter heltidstjänster får på verksamhet och ekonomi Tillräcklig Resultat gällande internkontrollprocessen 1. Riskanalys (S o K Analys) 2. Plan 3. Genomförande 4. Uppföljning dokumentation dokumentation dokumentation dokumentation Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Förslag på åtgärder Resultatet av kontrollerna är att åtta av totalt tolv kontrollpunkter för 2018 är tillräckliga och har föranlett vidare förslag till åtgärder. Rutinerna för dessa kontrollpunkter kommer att ses över och implementeras på nytt. Två områden är utan anmärkning och det är kosthantering och representation. Sammantaget bedöms resultatet som att den interna kontrollen är tillräcklig.

140 2. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2.1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser finns (b) behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Förvaltningschef Ekonom (a) Attestförteckning Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd (b) Systembehörigheter Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Det finns attestförteckning med beloppsgränser, men den har inte beslutats i nämnd. Förändringar har kontinuerligt skickats till ekonomi centralt för registrering i system. Ny rutin inför Attestförteckningen tas i nämnd i december inför kommande kalenderår. Beslut om förändringar inom innevarande kalenderår delegeras till förvaltningschef. Kommungemensamma mallar för detta kommer att upprättas inför Eftersom attestlistan inte har uppdaterats under året kan man befara att attestförteckningen inte överensstämmer med systembehörigheterna. Stickprov har gjorts inom grundskola och förskola. Kontrollerade fakturor har attesterats av behörig beslutsattestant. Ny rutin inför 2019, se ovan 2.2 Representation Kontrollmoment Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval Granskning genom stickprov, konto 6441 livsmedel, konto 7651 kurser, konto 7101 extern representation, konto 7111 personalfest, konto 7114 uppvaktningar. Kommentar och slutsats Kraven för representation uppfylls Förslag till åtgärd Fortlöpande information gällande regler för representation 2.3 Direktupphandlingar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Förvaltningschef Upphandlingschef

141 Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd 2.4 Projekt Kontrollmoment Transaktioner mot projektplan Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval Samtliga projekt under 2018 Kommentar och slutsats UN har haft tre projekt under De är avslutade och slutredovisade. Förslag till åtgärd Nu rutin gällande tidsbegränsade externa intäkter kommer att införas Detta för att underlätta uppföljning och redovisning av dessa. 2.5 Löner, analyslista Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Förvaltningschef Respektive förvaltning En gång per år Det finns en rutin och den följs till stora delar, men kunskapen kring den är blandad. Rutinen behöver uppdateras och implementeras tydligare. 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Kvalitets- och utvecklingsgruppen (Kjell Rosenlöf samordnare)

142 2.8 Uppföljning från Delegationsordningar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns. Förvaltningschef Respektive förvaltning Delegationsordningen finns tillgänglig och uppdateras kontinuerligt eller vid behov. Delegationsordningen med tillhörande rutin ska vara känd bland våra chefer. Genomgång bör göras vid chefsträff Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Kanslichef Rapporteras av kommunledningsförvaltningen direkt till Kommunstyrelsen

143 3. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll 3.1 Rättssäkerhet vid betygssättning Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Rättssäkerhet vid betygssättning Rektor Rektor Två gånger per år, vid betygssättning Med anledning av att tidsramen för kontroll av betygssättning och avrapportering till internkontrollplan inte överensstämmer har kontrollerna inte gjorts fullt ut. Modersmålslärare som är obehöriga och inte har tillsvidareanställning har inte rätt att självständigt sätta betyg, detta ska sättas tillsammans med behörig lärare eller rektor. Rutiner för rättssäkerhet vid betygssättning gällande modersmål behöver ses över. 3.2 Delegering av arbetsmiljöansvar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Delegering av arbetsmiljöansvar Samtliga chefer Samtliga chefer 1 gång/år, genom stickprov Rutin finns men i kontrollerna framgår att det finns en del oklarheter kring rutinen, samt när och hur ansvarsuppgifter fördelas. De rutiner och dokument som hänvisas till i utbildningsförvaltningens genomförandeplaner är inte kommunicerade ut i verksamheten. Se över och kommunicera rutiner kring delegering av arbetsmiljöuppgifter. 3.3 Kosthantering Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kosthantering Kostchef Kostchef 2 gånger/år, genom stickprov Rutin finns och följs. 3.4 Tillbudsrapporter/Incidentrapporter/Kränkande utredningar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Tillbudsrapporter/Incidentrapporter/Kränkande utredningar Kvalitetsutvecklare Kvalitetsutvecklare 1 gång/år, genom systematiskt kvalitetsarbete, del C Rutin finns, men rutin för hantering av dokumentation för kränkande behandling/trakasserier/diskriminering följs inte fullt ut. Anmälan ska göras skyndsamt till huvudmannen vilket inte alltid görs i den

144 Förslag till åtgärd utsträckning som krävs. Anmälan ska följas upp av verksamhetschef, vilket inte görs i den utsträckning som är avsedd. Rutinen uppfyller internkontrollens krav men efterföljs inte i den utsträckning som kan förväntas. Rutinen bör följas upp även i nästa års interna kontroll för Utbildningsnämnden. Rutinen bör löpande aktualiseras i chefsgruppen. 3.5 Interkommunala ersättningar och tilläggsbelopp Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Interkommunala ersättningar och tilläggsbelopp Ekonom Ekonom 1 gång/år, genom stickprov i april Rutin har funnits men i och med personalförändringar har rutinen inte blivit känd i verksamheten och arbetsmoment har fallit mellan stolarna. Under hösten 2018 har rutinen aktualiserats på nytt. 3.6 Heltidstjänster Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Heltidstjänster Verksamhetschefer Verksamhetschefer 1 gång/år, vid budgetuppföljning Rutin finns, men vid översynen framkom att effekterna av erbjuda heltidstjänster behöver fortsätta att följas upp. Följa upp effekterna av att erbjuda heltidstjänsterna.

145 Alvesta 1..ommun Omsorgsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 9(30) ON 94 Dnr 2018/ Förslag på internkontrollplan för omsorgsnämnden 2019 Beslutsunderlag l. Tjänsteskrivelse, 25 september Förslag på internkontrollplan, 24 september ON AU 53, 19 september ON AU 75 1 november Riskanalys, 19 september 2018 Redogörelse Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 71/2008) ska varje nämnd anta en särskild plan för den interna kontrollen i samband med fastställandet av internbudget. Utöver nämndens egna internkontrollplan fastställer kommunstyrelsen även en kommunövergripande plan som gäller för samtliga nämnder. Av reglementet framgår även vilken modell som ska användas för riskanalys vid framtagandet om internkontrollplanen. Omsorgsnämndens arbetsutskott har genomfört en riskanalys enligt reglementets anvisningar och beslutade den 19 september 2018 (ON AU 53) att följande kontrollområden är mest prioriterade att ta med i internkontrollplan för 2019: arbetskläder, personalförsörjning, kvalitet - självbestämmande samt tekniska lösningar - tillsyn via kamera. Sedan tidigare finns beslut om att kontroll av hantering av omsorgstagarens privata kontanta medel ska ingå i nämndens internkontrollplan för 2019 (ON 22/2018). Förvaltningen har utifrån dessa områden sammanställt ett förslag på internkontrollplan för 2019 samt tagit fram kontrollmoment och kontrollansvariga för respektive område. Beredning l. ON AU 53, 19 september ON AU 75 1 november 2018 Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna upprättat förslag på internkontrollplan för Protokollet ska skickas till Ekonomiavdelningen Juste' ingsmännens signm Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

146 Omsorgsförvaltningen Internkontrollplan förslag Datum Dnr NOH 2018/ Internkontrollplan 2019 omsorgsnämnden System/rutin Hantering av kontanta privata medel Kontrollmoment Vad? Kontroll av att gällande riktlinjer kring systematisk redovisning av insättningar och uttag av de kontanta privata medlen följs. Kommentar Varför? Kontanta medel medför av sin natur en risk för att oegentligheter kan begås. En korrekt hantering rörande dessa medlen skapar ett förtroende för verksamheten. Kontrollansvarig Vem? Administratörer Granskning När? Granskningen klar till 15 oktober Kontrollmetod Hur? Kontrolleras genom stickprov. Stickprov görs av 20 % av de boende per särskilt boende och bostad med särskild service Rapport till Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Konsekvenser/ sannolikhet ON 2018/22 Tekniska lösningar/ insatsen tillsyn via kamera Tillsyn via kamera är en upphandlad tjänst. En kontroll ska ske av hur de beställda tillsynsuppdragen följs av den upphandlade parten. Säkerställa så användare, anhöriga och personal kan känna sig trygga och nöjda med tjänsten. 1.Utvecklings -samordnare för E-hälsa 2.Socialt ansvarig samordnare Granskningen klar till 15 oktober 1.Kontroll genom stickprovsgranskning av logglista för tillsyn via kamera. Granskningen sker under en vecka på våren och under en vecka under hösten. Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Möjlig/Kännbar 3*3=9 poäng 2. Avvikelser. Sammanställning och analys. Kvalitet/ dokumentation Kontroll över följsamheten av den enskildes önskemål om när han eller hon vill kunna få stiga upp eller kunna få gå och lägga sig. Det som ska granskas är dokumentation av hela kedjan, dvs från beslut till verkställighet. Enligt socialtjänstlagen ska verksamheten bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. En omsorgstagare ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp ges. Socialt ansvarig samordnare Granskningen klar till 15 oktober Kontrolleras genom stickprov. 5 per särskilt boende och 2 per bostad med särskild service Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Sannolik/Kännbar 4*3=12 poäng

147 2(2) System/rutin Kontrollansvarig Vem? 1-3. Personalkonsulent Personalförsörjning Kontrollmoment Vad? Kontrollmoment: 1.Tillsvidareanställd per yrkeskategori med syfte att öka andelen 2. Följa antalet arbetade timmar med fokus på att minska antalet timvikarier Kommentar Varför? Personalbrist är redan ett faktum. Detta leder till en sårbarhet för organisationen och en risk för att verksamhetens kvalitet kan påverkas negativt genom svårigheter att få tillgång till rätt kompetenser. 4. Chef strategisk kompetensförsörjning 5. Strateg Granskning När? 1-3. Görs per april och augusti 4. Klar senast under april 5. Klar till 15 oktober Kontrollmetod Hur? 1-3. Sammanställning och analys 4. Sammanställning och analys 5. Sammanställning och analys Rapport till Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Konsekvenser/ sannolikhet Sannolik/Kännbar 4*3=12 poäng 3.Personalomsättning 4.Kartläggning av bristyrken 5. Introduktion Arbetskläder Kontroll över att faktureringen från leverantören följer avtalet. Arbetskläder för personal i omsorgsarbetet är sedan drygt ett år införskaffade. Behov finns att säkerställa faktureringen. Utvecklingssamordnare för E-hälsa Granskningen ska genomföras vid två tillfällen under året. En gång på våren och en gång på hösten. Den samlade granskningen ska vara klar till 15 oktober. Kontroll genom stickprov gällande: 1.Om vi blir rätt fakturerade. 2.Om fakturerade vite/kassationer stämmer. Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Sannolik/Kännbar 4*3=12 poäng

148 m;om'e"maun f Nämnden för myndighetsutövning Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 10(27) NMY 5 52 Dnr 201 8/548. NFS FASTST ÄLLELSE INTERNKONTROLLPLAN OCH ATTESTFöRTECKNING 2019 FöR NÄMNDEN FöR MYNDIHGHETSUTÖVNING Beslutsunderlag Internkontrollplan Redogörelse Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av KF i juni 2008 (KF e)71/2008). Det syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Av reglementer framgår bland annat ansvarsfördelningen och organinsation av intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll inom respektive verksarnhetsområde Nämnden ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen och resultatet av genomförd intern kontroll ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställs i planen. I samband med årsredovisningens -upprättande är näri'u'iden skyldig att till kornrnunstyrelsen rapportera fel/ brister som konstaterats vid uppföljning av kontrollplanen. Beslut Nämnden för Myndighetsutövning beslutar godkänna förslag till internkontrollplan och attestförteckning 2019 Protokollet ska skickas till Carola Guru'iarsson Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande imp

149 l:=:n Nämnden för Myndighetsutövning Internkontroll "Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som skall bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser." Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. En bra internkontroll kännetecknas av följande: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning. * En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. * Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas. * Skydd mot förluster och/eller förstörelse av kommunens tillgångar. * Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister. Internkontrollplan 2019 för Nämnden för Myndighetsutövning (NMY) i Alvesta kommuns bygger på en övergripande internkontrollplan som gäller för hela kommunen. NMY:s internkontrollplan skall ses som en sektorsspecifik internkontrollplan där särskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen skall ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att såväl nämnden som förvaltningen har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. InternkontroIIpIanen utvecklas kontinuerligt och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuell, i förhållande till bland annat kommunens strategiska planer. Arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till ansvariga beslutsfattare inom förvaltningen och till nämnden. I de fall det görs stickprovskontroiier skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsbiankett. NMY:s arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. I samband årsredovisningen rapporteras nämndens internkontroll till ekonomienheten som sammanställer och redovisar för Kommunstyrelsen som utvärderar kommunens samlade system för intern kontroll. Kontrollmiljö * Hur samverkar vi? * Har vi rätt kompetens? * Hur ser de sociala relationerna ut? * Hur fungerar dialogen om problem? * Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer? En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll.

150 Riskanalys En riskbedömning görs i tre steg: Verksarnhetsövergripande riskanalys lnternkontroilplanen för 2019 baseras på ett urval av sådana kontrollfaktorer där förvaltningen bedömt de risker som har störst påverkan för verksamheten. Risken bedöms som effekten av sannolikheten och konsekvensen. De kontrollfaktorer som är med iinternkontroiipianen för 2019 utesluter inte ett flertal andra kontrollfunktioner och rutiner för sårbarheter och riskeri verksamheten. Genomförandet av en väsentlighets - och riskbedömning Riskbedömningen görs genom att gå igenom ett stort antal rutiner/processer som anses angelägna att bedöma och att därefter bedöma risken enligt nedanstående matris: Sannolikhet x Konsekvens = Risk S«iuiuN2kb*t Mindre Osannolik sannoik MöJig Sannolik A1lvarlig ]) o tj!.- Lindrig '%Försumbar