Kallelse/föredragningslista Föredragningslista Nr Ärenden Dnr 199/17 Val av justerare LS /17 Fastställelse av föredragningslist

Transkript

1 Kallelse/föredragningslista Regionstyrelsen kallas till sammanträde Tid: Tisdag den 24 oktober 2017, kl. 13:00 17: Gruppmöten Sammanträde Plats: Regionens hus, Kungsängen plan 5, Storgatan 27, Uppsala Beslutande: Börje Wennberg (S), ordförande Malena Ranch (MP), 1:e vice ordförande Stefan Olsson (M), 2:e vice ordförande Bertil Kinnunen (S) Vivianne Macdisi (S) Majlene Westerberg (S) Johnny Svahn (S) Ida Svensson (S) Annika Forssell (MP) Jenny Lundström (MP) Sören Bergqvist (V) Måns Vilhelmsson (M) Allan Kruukka (M) Christina Sääf (M) Carl Nettelblad (L) Karolina Hilding (L) Annika Krispinsson (C) Anna-Karin Klomp (KD) Simon Alm (SD) Tomas Andersson (S) Thomas Eriksson (S) Johan Sundman (S) Kerstin Ramdén (S) Lene Schill (MP) Sofia Rogozinska (V) Bengt-Ivar Fransson (M) Christina Nygårdh (M) Johan Örjes (C) Anna-Karin Vaz Contreiras (KD) Ersättare:

2 Kallelse/föredragningslista Föredragningslista Nr Ärenden Dnr 199/17 Val av justerare LS /17 Fastställelse av föredragningslista LS /17 Regiondirektörens rapport - KOMPLETTERAS LS Planer, regelverk, styrning m.m. 202/17 Revideringar och tillägg i Regionplan och budget LS /17 Politisk organisation för Region Uppsala mandatperioden LS /17 Ägardirektiv Gamla Uppsala Buss LS /17 Bolagsordning Gamla Uppsala Buss LS /17 Delårsrapport för regionstyrelsens övergripande verksamheter LS /17 Delårsrapport januari-augusti 2017 Region Uppsala LS /17 Hantering av över- respektive underskott i verksamheten LS /17 Placeringspolicy pensionsmedelsförvaltning Region Uppsala LS /17 Finanspolicy Region Uppsala LS /17 Fastighetsinvesteringsprocessen Region Uppsala LS /17 Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala LS /17 Arkivmyndighetens tillsyn 2016 LS Strategiska fastighetsfrågor 214/17 Programarbete för nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset LS Ekonomi 215/17 Riktade FoU-medel Region Uppsala 2018 LS Hälso- och sjukvård 216/17 Sammanhållen struktur för kunskapsstyrning - hälso- och sjukvård LS

3 Kallelse/föredragningslista Yttranden 217/17 Remissyttrande avseende betänkandet Dataskydd inom Socialdepartementets verksamhetsområde - en anpassning till EU:s dataskyddsförordning LS /17 Remissyttrande avseende Regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen, RUFS 2050 LS /17 Remissyttrande avseende översiktsplan 2035 med utblick mot 2050 Knivsta kommun LS Motionssvar 220/17 Motionssvar avseende Möjliggör Facetimesamtal för 1177 vårdguiden LS /17 Motionssvar avseende Miljoner att spara, barn att skydda: vaccinera alla nyfödda med rotavirus LS /17 Uppföljning av regionfullmäktiges givna uppdrag till och med juni 2017 LS /17 Ärenden till regionfullmäktiges sammanträde den 29 november 2017 LS /17 Anmälan av beslut enligt delegation LS /17 Skrivelser för kännedom LS /17 Valärenden LS /17 Revisionsberättelser 2016 för stiftelser förvaltade av regionstyrelsen LS

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE Avd för ekonomi och hållbar utveckling Angelica Wiklund Tfn E-post Dnr LS Regionstyrelsen Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning Region Uppsala Förslag till beslut Regionstyrelsens föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning Region Uppsala antas enligt bilaga. 2. Policyn ersätter policy beslutad av fullmäktige , 73. Ärendebeskrivning Regionfullmäktige antog placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning , 73. Under året har en översyn gjorts som resulterat i förslag till revideringar i avsnitten Mål och syfte med pensionsmedelsförvaltningen, Tillgångsfördelning och Etiska hänsynstaganden uppgick marknadsvärdet på Region Uppsalas kortfristiga placeringar till cirka mnkr. Merparten av dessa placeringar är pensionsmedelsplaceringar, mnkr. Placeringarna ska göras i enlighet med Region Uppsalas placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltningen. Per den 31 augusti är samtliga placeringar är gjorda i fonder; räntefonder (cirka 57 procent), aktiefonder (cirka 41 procent) eller hedgefond (cirka 2 procent). Fonderna förvaltas framförallt av Handelsbanken (cirka 51 procent) och Nordea (cirka 30 procent). Mål och syfte med pensionsmedelsförvaltningen Avsnittet Mål och syfte med pensionsmedelsförvaltningen har kompletterats med följande avkastningsmål för Region Uppsala; Region Uppsala ska i enlighet med Kommunallagen (2017:725) 11 kap 2 förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet, det vill säga begränsad risk, tillgodoses. Genom att på ett effektivt sätt tillvarata tillväxten på den globala finansmarknaden ges förutsättningar för Region Uppsala att långsiktigt ha möjlighet att hantera den extra likviditetsbelastningen som utbetalningarna till pensioner kommer att innebära. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

5 2 (4) Det kan noteras att avkastningsmålet inte är formulerat som ett uttryckligt mål. Anledningen till detta är att samtidigt som ett uttryckligt mål skulle kunna ge bättre vägledning för kapitalförvaltare och reducera onödigt risktagande eftersom kapitalförvaltarna inte behöver sträva efter den högsta avkastningen, utan det är tillräckligt att nå målnivån, så skulle ett fast mål också kunna medföra att Region Uppsala inte får ta det av hela tillväxten på de finansiella marknaderna. Ett fast mål skulle också kunna leda till ett ökat risktagande när förvaltare som ligger under målet försöker nå önskat mål. Tillgångsfördelning Under året har Region Uppsala gett kapitalförvaltarna Nordea och Handelsbanken i uppdrag att göra en analys av Region Uppsalas pensionsmedelsportfölj, i syfte att fastställa hur Region Uppsala skulle kunna få ut maximal avkastning till en given risknivå. Rekommendationen från båda kapitalförvaltarna var att Region Uppsala bör diversifiera sin pensionsmedelsportfölj ytterligare, för att på så sätt bättre kunna jämna ut fluktuationer mellan olika tillgångsslag och därmed nå en högre avkastning till dagens risknivå. För att kunna diversifiera pensionsmedelsportföljen ytterligare har tillgångsfördelningen av Region Uppsalas normalportföljen uppdaterats. Tungvikten inom tillgångsslaget aktier, har flyttats från svenska aktier (från 25 procent till 15 procent) till utländska aktier (från 15 procent till 25 procent). Handelsbankens analys inkluderade också en ögonblicksbild av hur stor Region Uppsalas befintliga risk inom pensionsmedelsportföljen är. Givet att det övervärde som Region Uppsala har i sina pensionsmedelsplaceringar idag kvarstå, så skulle Region Uppsala, vid en nedgång på marknaden, sannolikt tappa 10 procent av marknadsvärdet på sina placeringar. Detta skulle i sin tur innebära att Region Uppsala sannolikt inte skulle behöva skriva ner värdet på sina placeringar. Vid en eventuell ny finanskris, likt den som inträffade 2008, skulle Region Uppsala sannolikt tappa 15% av marknadsvärdet, vilket skulle innebära ett nedskrivningsbehov om cirka 100 mnkr. Etiska hänsynstaganden Under våren 2017 har Region Uppsala fört diskussioner kring efterlevnaden av Region Uppsalas placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltningen, med framförallt Handelsbanken och Nordea som förvaltar merparten av Region Uppsalas placeringar.

6 3 (4) Det har vid dessa diskussioner framkommit att marknadens främsta aktörer inom kapitalförvaltning arbetar efter den branschpraxis som råder inom detta område, vilken anger en toleransnivå om max 5 procent, när det gäller företags omsättning avseende branscherna vapen, tobak, alkohol, pornografi eller kommersiell spelverksamhet. Branschens toleransnivå är alltså högre, jämfört med den toleransnivå om max 1 procent, avseende företags omsättning inom de aktuella branscherna, som Region Uppsala har angivit i sin placeringspolicy. I praktiken innebär detta att kapitalförvaltarna strävar efter att nå nolltolerans, men de kan inte garantera en konstant given nivå. Till exempel ger toleransnivån, om max 5 procent, kapitalförvaltarna möjligheten att ta höjd för eventuella fluktuationer, där ett företag tillfälligtvis får sina intäktsströmmar från någon av de aktuella branscherna. Till exempel en biltillverkare som vid något år får en större beställning från försvarsdepartementet av bilar. Dessa bilar används fortfarande även av privatpersoner. Då toleransnivån om max 5 procent tillämpas som branschpraxis, medför detta att det idag, i praktiken, inte finns några fonder på marknaden som uppfyller Region Uppsalas toleransnivå om max 1 procent. Även Region Uppsalas möjligheter att investera i enskilda företag är begränsade och därmed förenliga med högre kostnader. För att säkerställa att Region Uppsala har tillämpbara etiska riktlinjer i placeringspolicyn har toleransnivån om 1 procent ersatts med formuleringen en icke oväsentlig del, dvs Därför ska Region Uppsala undvika placeringar i företag där en icke oväsentlig del av omsättningen kommer från tillverkning, distribution eller marknadsföring av vapen, tobak, alkohol, pornografi eller kommersiell spelverksamhet. Denna formulering har även angivits för investeringar i företag som arbetar med att prospektera, utvinna eller producera kol, olja och gas. I den uppdaterade policyn anges alltså att Regionen ska också undvika investeringar i företag som, till en icke oväsentlig del, arbetar med att prospektera, exploatera, utvinna eller producera kol, olja och gas. Den uppdaterade policyn har även förtydligats med vilka typer av placeringar dessa etiska hänsynstaganden omfattar. Formuleringen av etiska hänsynstaganden har diskuterats i finanschefsnätverket. Under denna diskussion förordades en generell skrivelse kring etiska hänsynstaganden i en placeringspolicy. De landsting som angav en toleransnivå, underskred inte branschens praxis om max 5 procent. Sammanfattning För att säkerställa att Region Uppsala har tillämpbara etiska riktlinjer i placeringspolicyn har toleransnivån om 1 procent ersatts med formuleringen en icke oväsentlig del. Denna formulering har även angivits för investeringar i företag som arbetar med att prospektera, utvinna eller producera kol, olja och gas. Tungvikten inom tillgångsslaget aktier, har flyttats från svenska aktier (från 25 procent till 15 procent) till utländska aktier (från 15 procent till 25 procent), för att möjliggöra en högre avkastning till samma risk.

7 4 (4) Slutligen har policyn uppdaterats med information om hur efterlevnaden av policyn följs upp. Policyn har förtydligats med Region Uppsalas avkastningsmål. Dessutom har, i policyn, ordet landsting ersatts av region på tillämpliga ställen. Bilagor Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning Region Uppsala Beslut regionfullmäktige , 73 Kopia till Regionfullmäktige

8 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Region Uppsala Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning Region Uppsala Antagen av regionfullmäktige 2017-XX-XX 1 (7)

9 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Region Uppsala INNEHÅLLSFÖRTECKNING ANSVARSFÖRDELNING 3 Regionfullmäktige Regionstyrelsen Arbetsutskott Ekonomidirektör Finanschefen PENSIONSMEDELSFÖRVALTNING 4 Bakgrund Mål och syfte med pensionsmedelsförvaltningen Tillåtna tillgångsslag Räntebärande placeringar Aktieplaceringar Alternativa investeringar Riktlinjer för strukturerade produkter Tillgångsfördelning Jämförelseindex Etiska hänsynstaganden Rapportering Motparter (7)

10 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Region Uppsala ANSVARSFÖRDELNING Regionfullmäktige Det är regionfullmäktiges ansvar att: fastställa placeringspolicyn och besluta om revidering besluta om överföring av medel från pensionsförvaltningen. Regionstyrelsen Regionstyrelsen bär det övergripande ansvaret för att Region Uppsalas tillgångar och skulder förvaltas i enlighet med denna policy. Det är regionstyrelsens ansvar att: besluta om överföring av medel till pensionsförvaltning utse ett arbetsutskott Arbetsutskott Det är arbetsutskottets ansvara att bistå regionstyrelsen i dess ansvarsområden enligt ovan och vad som annars framgår av policyn bereda finansiella ärenden som till exempel revidering av placeringspolicyn ge stöd till ekonomidirektören och finanschefen vid taktiska beslut kring finansfrågor. Ekonomidirektör Det är ekonomidirektörens ansvar att: vid behov ta initiativ till och föreslå uppdatering av policyn till regionstyrelsens arbetsutskott rapportering avseende pensionsmedelsportföljen till regionstyrelsen enligt denna policy genomförs tillse att Region Uppsala har en väl fungerande finansfunktion besluta om anlitande av eventuella externa förvaltare besluta om att avveckla förvaltare som inte uppfyller Region Uppsalas krav. Finanschefen Det är finanschefens ansvar att: rebalansera den totala portföljen i förvaltningen av pensionsmedlen i de fall gränsvärdena för något av tillgångsslagen under- eller överskrids upprätthålla goda kontakter och företräda Region Uppsala gentemot anlitade externa aktörer upprätta beslutsunderlag i finansiella frågor ombesörja att rapporter avseende pensionsmedelsportföljen produceras säkerställa kvaliteten i rapporteringen bevaka förvaltningen samt föreslå förändringar av aktuell placeringsinriktning och löpande utvärdera utfallet av den externa förvaltningen. 3 (7)

11 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Region Uppsala Pensionsmedelsförvaltning Bakgrund Region Uppsalas totala pensionsåtagande består av summan av de nuvärdesberäknade framtida pensionsutbetalningarna, upptaget som ansvarsförbindelse samt avsättningar till pensioner i balansräkningen. Pensionsutbetalningar kommer att utgöra en likviditetsbelastning framöver och varierar år från år. Region Uppsala har därför avsatt medel för att möta den extra likviditetspåfrestningen som detta innebär. De tillgångar som ingår i dessa medel benämns nedan portföljen. Placeringsreglerna gäller även för övrig långsiktig förvaltning. Mål och syfte med pensionsmedelsförvaltningen Region Uppsala ska i enlighet med Kommunallagen (2017:725) 11 kap 2 förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet, det vill säga begränsad risk, tillgodoses. Genom att på ett effektivt sätt tillvarata tillväxten på den globala finansmarknaden ges förutsättningar för Region Uppsala att långsiktigt ha möjlighet att hantera den extra likviditetsbelastningen som utbetalningarna till pensioner kommer att innebära. Tillåtna tillgångsslag Portföljens medel får placeras i följande tillgångsslag: svenska och utländska räntebärande värdepapper svenska och utländska aktier likvida medel alternativa investeringar. Placering får ske i aktie- och räntefonder som står under Finansinspektionens tillsyn eller motsvarande tillsyn i annat land och vars inriktning i allt väsentligt överensstämmer med denna placeringspolicy. Strukturerade produkter är i vissa fall tillåtna och ska hänföras till det tillgångsslag som exponeringen i huvudsak avser. Räntebärande placeringar Med räntebärande värdepapper avses svenska och utländska penningmarknadsinstrument, obligationer eller skuldförbindelser, inklusive depåbevis för sådana värdepapper. Investering får göras i fonder. Ränterisk är ett mått på hur avkastningen på en räntebärande tillgång påverkas av en förändring av marknadsräntan. Ränterisken begränsas genom att durationen i portföljen maximalt får uppgå till 5 år. Med kreditrisk avses risken att en emittent inte kan svara upp mot sina betalningsåtaganden, exempelvis till följd av en betalningsinställelse. Kreditrisken begränsas genom att portföljen endast får investera i väldiversifierade fonder som innehar värdepapper med en genomsnittlig rating motsvarande minst investment grade (fyra högsta ratingkategorierna enligt Standard & Poor s/moody s). Räntebärande placeringar i annan valuta än SEK ska vara valutasäkrade. Aktieplaceringar Med aktier avses svenska och utländska aktier handlade på reglerad marknadsplats samt aktierelaterade instrument, exempelvis svenska och utländska depåbevis, konvertibla skuldebrev samt teckningsrätter. Investeringar i tillgångsslaget aktier får ske genom investeringar i fonder och strukturerade produkter. Vid investeringar i aktier ska allmänt vedertagna principer om diversifiering inom och mellan olika aktiemarknader beaktas. Investeringar i aktier noterade i annan valuta än SEK valutasäkras ej. 4 (7)

12 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Region Uppsala Alternativa investeringar Alternativa investeringar definieras i denna policy såsom investeringar som risk- och avkastningsmässigt skiljer sig från traditionella aktie- och ränteplaceringar. Exempel på alternativa tillgångar är hedgefonder, råvaror och private equity. Genom att investera i tillgångar som uppvisar låg korrelation med den befintliga portföljen kan den totala portföljrisken reduceras och avkastningen höjas. Placering i alternativa investeringar sker genom fonder eller strukturerade produkter. Riktlinjer för strukturerade produkter Belopp som placeras i strukturerad produkt ska till 95 procent vara kapitalskyddat. Vald emittent ska ha lägst kreditrating A/A2 enligt Standard & Poor s respektive Moody s. Sammanlagt högst fem procent av portföljen får placeras i strukturer emitterade av en och samma emittent. Tillgångsfördelning Normalfördelningen anger den långsiktiga tillgångsfördelningen. Vid beräkning av portföljens värde och limit ska portföljens tillgångar värderas med ledning av gällande marknadsvärde. Procenttalen i följande tabell anger limiter för lägsta och högsta andel som respektive tillgångsslag får utgöra av portföljens totala marknadsvärde. I tabellen framgår även normalfördelningen. Tillgångsslag Portföljen totalt (%) Min Normalfördelning Max Räntebärande värdepapper Aktier varav svenska aktier varav utländska aktier Alternativa investeringar Högsta andelen likvida medel kan vara 20 procent med undantag för tillfällig omallokering. Om limit överskrids ska tillgångar avyttras i motsvarande mån så snart det lämpligen kan ske, dock senast inom 60 dagar efter överträdelsen, varvid skälig hänsyn ska tas till den risk som överskridandet innebär för portföljen som helhet. Motsvarande gäller om limit underskrids, varvid tillgångar anskaffas så snart det lämpligen kan ske. Vidare ska över- respektive underskridandet rapporteras snarast till regionstyrelsen. Jämförelseindex Som benchmark för portföljen ska följande index användas: Tillgångsslag Index Andel av portföljens sammanlagda index Räntebärande värdepapper OMRX Bond 60 % Svenska aktier SIXPRX % Utländska aktier MSCI World Net (uttryckt i SEK) % 5 (7)

13 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Region Uppsala Etiska hänsynstaganden Region Uppsala ska investera sitt kapital efter principer som syftar till ett långsiktigt företagande med största möjliga hänsyn till miljökonsekvenser, respekt för medmänniskor och minimera risken för allmänhetens hälsa. Därför ska Region Uppsala undvika placeringar i företag där en icke oväsentlig del av omsättningen kommer från tillverkning, distribution eller marknadsföring av vapen, tobak, alkohol, pornografi eller kommersiell spelverksamhet. Regionen ska också undvika investeringar i företag som, till en icke oväsentlig del, arbetar med att prospektera, exploatera, utvinna eller producera kol, olja och gas. Dessa instruktioner ska gälla vid förvaltning av direktinvesteringar i svenska och utländska aktier, företagsobligationer och indirekta investeringar såsom innehav i fonder, hedgefonder, strukturerade produkter och derivat. Ansvaret att se till att ovanstående begränsningar följs ligger på kapitalförvaltaren om inte direktinvestering har skett. Uppföljning av efterlevnaden ska genomföras årligen. Om det kommer till Region Uppsalas kännedom att dessa föreskrifter inte följs kommer detta att leda till att kapitalförvaltaren uppmanas att göra en utvärdering av den enskilda placeringen och därefter gör Region Uppsala en bedömning av kapitalförvaltarens lämplighet. Finanschefen avrapporterar resultatet av den årliga uppföljningen till regionstyrelsens arbetsutskott. inte genomföra placeringar i företag vars omsättning till mer än 1 % utgörs av tillverkning, distribution eller marknadsföring avseende vapen, tobak, alkohol, pornografi eller kommersiell spelverksamhet. Landstinget ska inte genomföra placeringar i fonder som till mer än 5 % består av bolag vars huvudsakliga omsättning (50 %) kommer från fossila bränslen. Denna femprocentsregel ska även tillämpas på eventuella direktinnehav. Region Uppsalas kapital ska heller inte investeras i företag som kränker arbetsrättsliga villkor eller likabehandling av arbetskraft på grund av etnisk eller religiös tillhörighet, kön, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder eller könsidentitet/köns uttryck i enlighet med svenska diskrimineringslagstiftningen, Förenta Nationernas konventioner eller Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner om bland annat diskriminering av arbetskraft, tvångsarbete, barnarbete, fackligt engagemang och politiska åsikter. Möjligheten att tillämpa en positiv urvalsprocess där placeringar väljs som aktivt främjar mänskliga rättigheter, förnyelsebar energi, miljö och god affärsetik ska övervägas. Rapportering Rapporteringens syfte är att informera om portföljens resultat och portföljens exponering i relation till de fastställda limiterna i dessa finansiella riktlinjer. Finansfunktionen ska två gånger per år till arbetsutskottet lämna rapport som åtminstone ska innehålla uppgift om: avkastning under perioden och under året, procentuell exponering av innehav uppdelat på tillgångsslag, avkastning för jämförelseindex, portföljens risk och riskjusterade avkastning, ränteportföljens duration, större förändringar under perioden. 6 (7)

14 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Region Uppsala Senast tio bankdagar efter månadens utgång bör extern förvaltare rapportera till Region Uppsalas finansfunktion. Nedanstående punkter är önskvärda inslag i rapporteringen: marknads- och anskaffningsvärden, avkastning under månaden, under året samt från portföljens start, procentuell fördelning på olika tillgångsslag, innehav av värdepapper fördelat per tillgångsslag, större förändringar under månaden, eventuella avvikelser från placeringspolicyn, avvikelsens orsak samt vidtagen åtgärd/förslag till åtgärd, prestation relativt jämförelseindex, riskjusterade nyckeltal. Motparter Godkända motparter vid förvaltning av kapital är: bolag som har tillstånd av Finansinspektionen för diskretionär portföljförvaltning avseende finansiella instrument, eller motsvarande tillstånd inom EU, bolag som har tillstånd av Finansinspektionen att driva fondverksamhet, eller motsvarande tillstånd inom EU, bolag som har tillstånd av Finansinspektionen att förvalta alternativa investeringsfonder, eller motsvarande tillstånd inom EU. Transaktioner ska ske enligt principen betalning mot leverans. Undantag från denna princip är tillåten vid tillfällen då det normala förfarandet är annat, såsom vid nyemissioner och köp av fondandelar. 7 (7)

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27 TJÄNSTEUTLÅTANDE Avd för ekonomi och hållbar utveckling Angelica Wiklund Tfn E-post Dnr LS Regionstyrelsen Finanspolicy Region Uppsala Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Finanspolicy för Region Uppsala antas enligt bilaga. 2. Policyn ersätter policy beslutad av fullmäktige , 72. Ärendebeskrivning Regionfullmäktige antog , 72, finanspolicy. Under året har en översyn gjorts som resulterat i förslag till ändringar i avsnittet Likviditetshantering/Cash Management. Direktiv och riskmått avkastningsmål Avsnittet har kompletterats med avkastningsmål; Region Uppsala ska i enlighet med Kommunallagen (2017:725) 11 kap 2 förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet, det vill säga begränsad risk, tillgodoses. Det kan noteras att avkastningsmålet inte är formulerat som ett uttryckligt mål. Anledningen till detta är att samtidigt som ett uttryckligt mål skulle kunna ge bättre vägledning för kapitalförvaltare och reducera onödigt risktagande eftersom kapitalförvaltarna inte behöver sträva efter den högsta avkastningen, utan det är tillräckligt att nå målnivån, så skulle ett fast mål också kunna medföra att Region Uppsala inte får ta det av hela tillväxten på de finansiella marknaderna. Ett fast mål skulle också kunna leda till ett ökat risktagande när förvaltare som ligger under målet försöker nå önskat mål. Etiska hänsynstaganden Under våren 2017 har Region Uppsala fört diskussioner kring efterlevnaden av Region Uppsalas finanspolicy, med framförallt Handelsbanken och Nordea som förvaltar merparten av Region Uppsalas placeringar. Det har vid dessa diskussioner framkommit att marknadens främsta aktörer inom kapitalförvaltning arbetar efter den branschpraxis som råder inom detta område, vilken anger en toleransnivå om max 5 procent, när det Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

28 2 (3) gäller företags omsättning avseende branscherna vapen, tobak, alkohol, pornografi eller kommersiell spelverksamhet. Branschens toleransnivå är alltså högre, jämfört med den toleransnivå om max 1 procent, avseende företags omsättning inom de aktuella branscherna, som Region Uppsala har angivit i sin finanspolicy. I praktiken innebär detta att kapitalförvaltarna strävar efter att nå nolltolerans, men de kan inte garantera en konstant given nivå. Till exempel ger toleransnivån, om max 5 procent, kapitalförvaltarna möjligheten att ta höjd för eventuella fluktuationer, där ett företag tillfälligtvis får sina intäktsströmmar från någon av de aktuella branscherna. Till exempel en biltillverkare som vid något år får en större beställning från försvarsdepartementet av bilar. Dessa bilar används fortfarande även av privatpersoner. Då toleransnivån om max 5 procent tillämpas som branschpraxis, medför detta att det idag, i praktiken, inte finns några fonder på marknaden som uppfyller Region Uppsalas toleransnivå om max 1 procent. Även Region Uppsalas möjligheter att investera i enskilda företag är begränsade och därmed förenliga med högre kostnader. För att säkerställa att Region Uppsala har tillämpbara etiska riktlinjer i finanspolicyn har toleransnivån om 1 procent ersatts med formuleringen en icke oväsentlig del d.v.s. Därför ska Region Uppsala undvika placeringar i företag där en icke oväsentlig del av omsättningen kommer från tillverkning, distribution eller marknadsföring av vapen, tobak, alkohol, pornografi eller kommersiell spelverksamhet. Denna formulering har även angivits för investeringar i företag som arbetar med att prospektera, utvinna eller producera kol, olja och gas. I den uppdaterade policyn anges alltså att Regionen ska också undvika investeringar i företag som, till en icke oväsentlig del, arbetar med att prospektera, exploatera, utvinna eller producera kol, olja och gas. Formuleringen av etiska hänsynstaganden har även diskuterats i finanschefsnätverket. Under denna diskussion förordades en generell skrivelse kring etiska hänsynstaganden i en policy. De landsting som angav en toleransnivå, underskred inte branschens praxis om max 5 procent. Sammanfattning För att säkerställa att Region Uppsala har tillämpbara etiska riktlinjer i placeringspolicyn har toleransnivån om 1 procent ersatts med formuleringen en icke oväsentlig del. Denna formulering har även angivits för investeringar i företag som arbetar med att prospektera, utvinna eller producera kol, olja och gas. Policyn har förtydligats med Region Uppsalas avkastningsmål samt förtydligats med vilka typer av placeringar dessa etiska hänsynstaganden omfattar. Slutligen har den reviderade policyn förtydligats med information om uppföljningen av efterlevnaden av policyn. Dessutom har ordet landsting ersatts med region på tillämpliga ställen. Bilagor Finanspolicy

29 3 (3) Beslut landstingsfullmäktige , 71 Kopia till Regionfullmäktige

30 Finanspolicy Region Uppsala Antagen av regionfullmäktige 2017-XX-XX

31 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING OCH SYFTE 1 REGION UPPSALAS FINANSVERKSAMHET OCH FINANSIELLA MÅL 1 ANSVARSFÖRDELNING 1 Regionfullmäktige Regionstyrelsen Arbetsutskott Ekonomidirektör Finanschef FINANSIERINGSRISK 2 Generella riktlinjer Direktiv och riskmått 2 3 RÄNTERISK 3 Generella riktlinjer Direktiv och riskmått 3 4 VALUTARISK 4 Generella riktlinjer Direktiv och riskmått 4 4 KREDIT- OCH MOTPARTSRISK 4 Generella riktlinjer Direktiv och riskmått 4 5 LIKVIDITETSHANTERING/CASH MANAGEMENT 5 Generella riktlinjer Direktiv och riskmått Etiska hänsynstaganden ADMINISTRATIVA REGLER 6 Affärsprocesser Tecknande av finansiella avtal 6 7 RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING 7 Rapportering till regionstyrelsen 7

32

33 Finanspolicy för Region Uppsala Inledning och syfte Region Uppsala ska på ett effektivt och säkert sätt förvalta de finansiella medel som Region Uppsala förfogar över (Kommunallag (KL 8 kap 2-3a ) (2017:725) 11 kap 2-4 ). Syftet med finanspolicyn är att ange övergripande regler för hur finansverksamheten i Region Uppsala ska bedrivas. Detta inkluderar främst att: ange hur ansvaret för finansiella aktiviteter fördelas definiera och klargöra vilka finansiella risker Region Uppsala är exponerat emot och hur dessa ska hanteras fungera som vägledning i det dagliga arbetet för personal inom finansfunktionen. Förvaltningen av medel avsatta för pensionsåtagandet omfattas inte av finanspolicyn utan regleras av ett separat reglemente. Denna policy ska löpande ses över och minst årligen vid behov fastställas av regionfullmäktige. Om Region Uppsalas finansiella förutsättningar förändras avsevärt ska finanspolicyn omprövas. Avsteg från denna finanspolicy kräver godkännande av regionfullmäktige. Region Uppsalas finansverksamhet och finansiella mål Den finansiella hanteringen ska återspegla och stödja Region Uppsalas strategiska mål om att ha en god ekonomisk hushållning som ger utrymme för långsiktig utveckling. Region Uppsalas finansiella risker ska begränsas samtidigt som en aktiv finansförvaltning ska eftersträva god avkastning på överskottslikviditet och låg räntekostnad för lånade medel. Målen för finansverksamheten är att: säkerställa Region Uppsalas betalningsförmåga på kort och lång sikt säkerställa tillgång till erforderlig finansiering till en acceptabel kostnad genom en aktiv förvaltning uppnå en god avkastning på Region Uppsalas överskottslikviditet de finansiella riskerna hålls inom acceptabla nivåer säkerställa riskhanteringen genom kontroll och rapportering. Ansvarsfördelning Ansvaret för finansverksamheten inom Region Uppsala regleras av Region Uppsalas delegationsordning. Ansvaret fördelas mellan regionfullmäktige, regionstyrelse och arbetsutskott, ekonomidirektör och finanschef enligt nedan. Regionfullmäktige har det övergripande ansvaret för finanspolicyn och beslutar om revidering minst en gång per år vid behov beslutar om nya låneprogram och utökanden av befintliga låneprogram för innevarande budgetår, till exempel banklån, certifikatprogram och obligationsprogram beslutar om överföring av medel från pensionsförvaltning. Regionstyrelsen beslutar om överföring av medel till pensionsförvaltning utser arbetsutskott. Arbetsutskott beslutar om utnyttjande av lånefaciliteter beslutar om placeringar med löptid över ett år bereder finansiella ärenden som t.ex. revidering av finanspolicy 1 av 7

34 Finanspolicy för Region Uppsala ger stöd till ekonomidirektören och finanschefen vid taktiska beslut kring finansfrågor. Ekonomidirektör Ansvarar för att: vid behov ta initiativ till och föreslå uppdatering av policyn till arbetsutskott tillse att Region Uppsala har en väl fungerande finansfunktion limiter och instruktioner finns upprättade för finansfunktionen besluta om placeringar upp till 150 MSEK med löptid under ett år rapportering till regionstyrelsen enligt denna policy genomförs. Finanschef Ansvarar för att: sammanställa och analysera Region Uppsalas finansiella risker hantera Region Uppsalas finansiella risker, t.ex. genom att ingå avtal om finansiella transaktioner med Region Uppsalas motparter och att dessa sker inom ramen för finanspolicyn säkerställa tillgång till nödvändig finansiering baserat på regionplan och budget upprätthålla goda kontakter och företräda Region Uppsala gentemot banker och finansieringsinstitut sträva efter att uppnå bästa möjliga villkor för upplåning, betalningar och andra finansiella tjänster upprätta beslutsunderlag för finansiella frågor säkerställa kvalitet i finansiella rapporter ta fram likviditetsprognoser och rapporter. Finansieringsrisk Med finansieringsrisk, ibland kallat refinansieringsrisk, avses risken att inte erhålla ny finansiering, att en befintlig finansiering ej kan ersättas med en ny eller att finansiering sker till en ovanligt hög kostnad. Normalt vid upptagande av finansiering gäller att kreditmarginalen ökar med löptiden på finansieringen. Målsättningen är att säkerställa tillgång till det lånekapital som krävs enligt fastställd regionplan och budget och samtidigt beakta totalkostnaden för den finansiering och de kreditlöften som krävs för uppfyllande av denna policy. Ansvaret för lånehanteringen fördelas mellan regionfullmäktige, arbetsutskott och finansavdelningen med ekonomidirektören och finanschefen. Regionfullmäktige fattar beslut om upprättandet av nya eller förändring av befintliga låneprogram, till exempel obligationsprogram eller lånefaciliteter hos Kommuninvest. Inom ramen för befintliga program fattar arbetsutskottet sedan beslut om vilka volymer av respektive program och faciliteter som får nyttjas av finansfunktionen. Det operativa ansvaret för att Region Uppsalas tillgängliga kassa och låneprogram utnyttjas på bästa sätt, enligt ovan beskrivna ansvarsfördelning, har finanschefen som också utför transaktionerna i marknaden. Generella riktlinjer I syfte att begränsa finansieringsrisken ska Region Uppsala eftersträva krediter med lång löptid och en jämn förfallostruktur av befintliga lån. Merparten av den långsiktiga finansieringen bör ske utanför banksektorn på grund av Region Uppsalas goda kreditvärdighet, till exempel genom obligationsprogram på kapitalmarknaden, för att minimera kostnaden. Region Uppsala bör eftersträva en god diversifiering mellan olika finansieringskällor. Region Uppsala ska sträva efter att avtal omförhandlas i god tid. Målsättningen är att ersätta utnyttjade krediter och lån senast 6 månader innan förfall. Region Uppsala bör löpande bevaka förfallostrukturen och proaktivt arbeta med att utvärdera olika strategier för hur förfallen kan 2 av 7

35 Finanspolicy för Region Uppsala hanteras, till exempel att obligationer köps tillbaka och nya emitteras eller att banklån omförhandlas eller förlängs. För att ytterligare begränsa finansieringsrisken bör outnyttjade säkerställda kreditlöften (backup-faciliteter) finnas. För att minska kostnaden för finansiering bör Region Uppsala kontinuerligt utvärdera olika finansieringsformer samt hålla en ändamålsenlig volym på backup-faciliteter. Direktiv och riskmått Diversifiering av finansieringskällor Upplåning får ske i form av banklån, certifikat, obligationer och reverser i börsregistrerad eller onoterad form, såväl på den svenska som på den internationella kapital- och/eller kreditmarknaden. För lån upptagna i utländsk valuta, se Valutarisk. Återköp av emitterade värdepapper får ske som en del i Region Uppsalas skuldförvaltning. Likviditetsreserv För att begränsa finansieringsrisken, det vill säga täcka upp för förfall och prognostiserade betalningar, ska Region Uppsala upprätthålla en likviditetsreserv, se definition nedan, som ackumulerat ska: för de närmaste 180 dagarna täcka alla kända nettobetalningar och finansiella nettoflöden. Likviditetsreserv definieras som summan av: kassa och bank, outnyttjade backup-faciliteter och kontokrediter samt avvecklingsbara kortfristiga placeringar (exklusive ställda säkerheter för derivatpositioner, så kallade collaterals). Likviditetsreserven ska mätas månadsvis över de närmsta 12 månaderna med beaktande av kommande låneförfall, förväntade investeringar och utdelningar, prognostiserat kassaflöde samt förfall av backup-faciliteter. Diversifiering av låneförfall För att sprida risken för att behöva emittera obligationer, omförhandla lån eller förlänga backupfaciliteter vid ogynnsamma marknadsförhållanden, får vid var tid maximalt: 33 % av befintlig nettoskuld förfalla inom det närmsta året och 50 % av befintlig nettoskuld förfalla inom 2 år. Ränterisk Ränterisk är risken för att räntekostnaden för existerande och framtida finansiering påverkas negativt av förändrat ränteläge. Målsättningen med ränteriskhanteringen är att erhålla en över tid låg räntekostnad samtidigt som ränteprofilen anpassas mot den ekonomiska planen. Generella riktlinjer I syfte att hantera räntekostnaden och ränterisken bör Region Uppsala kontinuerligt utvärdera befintlig skuldportfölj inklusive derivat mot aktuell räntekurva på marknaden. Region Uppsala bör söka den ränteprofil som anses lämplig med hänsyn till totalkostnad och gällande affärsplan. Finanschefen bör löpande föra diskussion med ekonomidirektören om möjliga och lämpliga förändringar av ränteprofilen och vara överens innan större justeringar av ränteprofilen genomförs. 3 av 7

36 Finanspolicy för Region Uppsala Direktiv och riskmått Det är tillåtet att använda räntederivat för att förändra räntebindningstiden för finansförvaltningen i syfte att anpassa ränteprofilen. Att aktivt gå in och ur positioner enbart i syfte att tjäna pengar, så kallad trading, är dock inte tillåtet. Region Uppsalas ränteprofil regleras via avvikelsemandat kopplat till tidsfickor, se diagram nedan, som beskriver den procentuella fördelningen av ränteförfallen i förhållande till den totala finansiella skuldvolymen. Fördelningen ska uttryckas som en nettoposition av de ränteförfall som finns i ränteportföljen, det vill säga räntebindningen i lån inklusive räntederivat. Tidsintervall, månader Min, % >24 10 Max, % Utgångspunkten för räntebindningsberäkning bygger på följande principer: Rörlig ränta är klassificerad som bunden till nästa rullningsdag/räntejusteringsdag. Fast ränta i lån eller swap är klassificerad som bunden till förfallodag. Optioner räknas in till sitt deltavärde, t.ex. en köpt cap med delta 0,5 och underliggande 100 MSEK räknas som 0,5*100 = 50 MSEK bundet till aktuell lösenränta. Valutarisk Med valutarisk avses risken för negativ påverkan av resultat-, balansräkning eller kassaflöde på grund av förändringar i valutakurser. Generella riktlinjer Region Uppsalas exponering mot valutarisk uppstår främst vid avtal med internationella aktörer och genom lån eller tillhörande räntebetalningar. Eftersom ingen betydande exponering finns i den underliggande verksamheten bör Region Uppsala enbart låna pengar i utländsk valuta ur totalkostnads- eller diversifieringssyfte avseende finansieringskällor. Direktiv och riskmått Nedanstående exponeringar i utländsk valuta ska kurssäkras om de överstiger motvärdet 5 MSEK. Lån och tillhörande räntebetalningar. Betalningar kopplade till andra bekräftade kontrakt. Exponeringar under 5 MSEK kan säkras efter bedömning av riskläge och kostnad för säkring. Med kurssäkring avses användandet av antingen valutaterminer, räntevalutaswappar eller matchning mellan flöden eller tillgångar och skulder (inklusive kontobalanser). Kredit- och motpartsrisk Med kreditrisk och motpartsrisk avses i denna policy enbart risken relaterad till finansiella transaktioner. Kreditrisk definieras som risken för att Region Uppsala ej får tillbaka placerat belopp och upplupen ränta av låntagaren. Kreditrisk kan endast uppstå vid placering av Region Uppsalas likviditet. Med motpartsrisk menas att motparten ej kan fullfölja sina åtaganden och uppstår då Region Uppsala har ett icke-säkerställt positivt nettomarknadsvärde i derivat mot en motpart. Generella riktlinjer Inom ramen för Region Uppsalas finansförvaltning kan derivatavtal ingås som en naturlig del av den löpande verksamheten. Region Uppsala bör därför kontinuerligt se över sina exponeringar per motpart och bevaka kreditvärdigheten på dessa för att inte riskera att exponeringen blir oväntat stor mot någon motpart. 4 av 7

37 Finanspolicy för Region Uppsala Direktiv och riskmått Kreditrisker begränsas genom regler för vilka placeringar som är tillåtna, se Likviditetshantering/Cash Management. Region Uppsala ska ha ISDA-avtal med samtliga motparter som derivataffärer görs med. Region Uppsala kan också, för att ytterligare minska motpartsrisken ingå CSA-avtal (avtal som reglerar hanteringen av säkerheter ställda för nettomarknadsvärdet). Tillåtna motparter vid ingång av derivat är motparter som innehar rating enligt Standard & Poor s A eller bättre. Om motpartens rating försämras till under BBB+ och det saknas CSA-avtal så ska utestående derivat med motparten snarast möjligt stängas. Beslut om tidpunkt för stängning fattas av ekonomidirektören. Likviditetshantering/Cash Management Cash management handlar i detta sammanhang främst om processer kring interna och externa betalningar men inkluderar också kontohantering och bankadministration. Det övergripande målet för Region Uppsalas cash management är att se till att kontostrukturer och betalningslösningar är uppsatta på ett rationellt sätt och att bankadministration hanteras kostnadseffektivt. Generella riktlinjer Region Uppsala erhåller merparten av sina icke-finansiella inbetalningar i samband med skattebetalningar månadsvis och har löpande utbetalningar, varför kassabalansen följer ett sågtandsmönster. För att minimera kostnaden för nettoskulden bör Region Uppsala sträva efter att kassan balanseras mot existerande skulder så att kassan minimeras. Detta åstadkoms till exempel genom att utnyttja kontokrediter och prognoser på likviditetsutvecklingen. Direktiv och riskmått Finansfunktionen ska säkerställa att Region Uppsala har fungerande kontosystem och att dessa regelbundet ses över utifrån Region Uppsalas behov av funktionalitet och kostnadsnivå. Det är tillåtet att göra placeringar av överskottslikviditet. Vid placeringar av överskottslikviditet ska Region Uppsala, i enlighet med Kommunallagen (2017:725) 11 kap 2, förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet, det vill säga begränsad risk, tillgodoses. Placeringar, om andra än som säkerhet för derivat, får endast göras i SEK och ska i första hand göras på löptider i syfte att möta planerade utbetalningar eller möjliga tillfällen att lösa externa lån. Placeringar med löptid över ett år ska godkännas av arbetsutkottet. Placeringar är endast tillåtna i: nordiska banker/bankpapper med lägst rating A enligt Standard & Poor s nordiska säkerställda bostadsobligationer värdepapper utgivna av svenska staten, kommuner eller landsting värdepapper utgivna av svenska statens helägda bolag värdepapper utgivna av kommunalt helägda bolag med antingen rating K-1 eller minst A enligt Standard & Poor s. likvida väldiversifierade räntefonder i SEK med lägst genomsnittligt kreditbetyg - A enligt Standard & Poor s. 5 av 7

38 Finanspolicy för Region Uppsala Etiska hänsynstaganden Region Uppsala ska investera sitt kapital efter principer som syftar till ett långsiktigt företagande med största möjliga hänsyn till miljökonsekvenser, respekt för medmänniskor och minimera risken för allmänhetens hälsa. Därför ska Region Uppsala undvika placeringar i företag där en icke oväsentlig del av omsättningen kommer från tillverkning, distribution eller marknadsföring av vapen, tobak, alkohol, pornografi eller kommersiell spelverksamhet. Regionen ska också undvika investeringar i företag som, till en icke oväsentlig del, arbetar med att prospektera, exploatera, utvinna eller producera kol, olja och gas. Dessa instruktioner ska gälla vid förvaltning av direktinvesteringar i svenska och utländska aktier, företagsobligationer och indirekta investeringar såsom innehav i fonder, hedgefonder, strukturerade produkter och derivat. Ansvaret att se till att ovanstående begränsningar följs ligger på kapitalförvaltaren om inte direktinvestering har skett. Uppföljning av efterlevnaden ska genomföras årligen. Om det kommer till Region Uppsalas kännedom att dessa föreskrifter inte följs kommer detta att leda till att kapitalförvaltaren uppmanas att göra en utvärdering av den enskilda placeringen och därefter gör Region Uppsala en bedömning av kapitalförvaltarens lämplighet. Finanschefen avrapporterar resultatet av den årliga uppföljningen till regionstyrelsens arbetsutskott. Därför ska landstinget inte genomföra placeringar i företag vars omsättning till mer än 1 % utgörs av tillverkning, distribution eller marknadsföring avseende vapen, tobak, alkohol, pornografi eller kommersiell spelverksamhet. Landstinget ska inte genomföra placeringar i fonder som till mer än 5 % består av bolag vars huvudsakliga omsättning (50 %) kommer från fossila bränslen. Denna femprocentsregel ska även tillämpas på eventuella direktinnehav. Region Uppsalas kapital ska heller inte investeras i företag som kränker arbetsrättsliga villkor eller likabehandling av arbetskraft på grund av etnisk eller religiös tillhörighet, kön, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder eller könsidentitet/könsuttryck i enlighet med svenska diskrimineringslagstiftningen, Förenta Nationernas konventioner eller Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner om bland annat diskriminering av arbetskraft, tvångsarbete, barnarbete, fackligt engagemang och politiska åsikter. Möjligheten att tillämpa en positiv urvalsprocess där placeringar väljs som aktivt främjar mänskliga rättigheter, förnyelsebar energi, miljö och god affärsetik ska övervägas. Administrativa regler Nedan beskrivs ett antal administrativa regler som gäller i samband med finansverksamhetens affärsprocesser, betalningar och tecknande av avtal. Affärsprocesser Affärsavslut gällande lån, placeringar och derivat får göras av finanschefen eller ekonomidirektören. Nödvändig attestering av affärsavslut ska göras av två personer i förening, dock inte av den person som gjort affären. Affären ska därefter stämmas av mot avräkningsnota från motparten av annan person än den som utfört affären. Betalningar kopplade till finansiella transaktioner ska utanordnas av två i förening, dock inte av den person som gjort affären. 6 av 7

39 Finanspolicy för Region Uppsala Tecknande av finansiella avtal Vid upprättande av nya kredit- och derivatramavtal ska Region Uppsalas jurist anlitas för att säkerställa dokumentationens juridiska status. Rapportering och uppföljning Syftet med rapportering och uppföljning är att: säkerställa att denna finanspolicy efterlevs kontrollera de finansiella riskerna hålla regionstyrelsen uppdaterad om Region Uppsalas finansnetto, finansiella risker och finansiella ställning. Rapportering till regionstyrelsen Rapportering ska ske utan dröjsmål till regionstyrelsens arbetsutskott om något av givna direktiv eller riskmått i denna policy överskrids. Rapportering ska även ske månadsvis till regionstyrelsen enligt vid var tid gällande rapportmall. Samtliga limiter och riskmått enligt denna policy samt uppföljning av räntekostnader och ränteintäkter ska ingå i ovanstående rapport. 7 av 7

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53 TJÄNSTEUTLÅTANDE Avd ekonomi och hållbar utveckling Karin Johansson Tfn E-post Dnr LS Regionstyrelsen Fastighetsinvesteringsprocessen Region Uppsala Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Reviderat regelverk för fastighetsinvesteringsprocessen i Region Uppsala antas enligt bilaga. 2. Det reviderade regelverket för fastighetsinvesteringsprocessen ersätter landstingsfullmäktiges beslut , 92. Ärendebeskrivning KOMPLETTERAS För att skapa bra förutsättningar att förse invånarna med bland annat vård, trafik och kultur så krävs det att Region Uppsala har ändamålsenliga lokaler för respektive verksamhet. Investeringar i fastigheter tar stora resurser i anspråk och har en långsiktig påverkan på verksamheten. Investeringarna skapar goda förutsättningar för verksamheten genom förbättrade och mer rationella arbets- och vårdmiljöer samt lägre miljöpåverkan. Fastighetsinvesteringsprocessen ska ge framförhållning och förutsättningar för väl underbyggda investeringsbeslut, bidra till öppenhet, transparens och möjlighet att prioritera och pröva förslagen, få en tydlig och klar struktur för styrning, planering, beslut och uppföljning, tydliggöra rollerna mellan förvaltningarna, regionkontoret och politiken, skapa en helhetsbild kring regionens aktuella och kommande investeringsbehov. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

54 2 (2) Fastighetsinvesteringsprocessen inom Region Uppsala har under 2017 genomlysts utifrån synpunkter från Region Uppsalas revisorer samt de förbättringsområden som identifierats under den tid processen har tillämpats. Dokumentet är en revidering av den process som fullmäktige beslutade om i juni De huvudsakliga förändringarna är att investeringsplanen ska bygga på de förutsättningar som fastställs i planeringsdirektivet. Beslutsprocessen har klargjorts så att det finns en tydlig linje i vilka steg i investeringsprocessen beslut fattas och av vem. För att beslutsprocessen ska fungera på ett bra sätt så är det tydliggjort i processen vilka underlag som ska tas fram inför beslut. Även rollerna har förtydligats ytterligare så att det är tydligt vilken roll och ansvar beställaren, Fastighet och service samt styrelser/nämnder har. Investeringsprocessen har även fastlagt riktlinjer för prioritering av nya investeringsbehov. Ärendet är berett i fastighets- och servicenämnden , 88 Bilagor Fastighetsinvesteringsprocessen Region Uppsala Beslut fastighets- och servicenämnden m 88 Beslut landstingsfullmäktige , 92 Kopia till Regionfullmäktige

55 Region Uppsala Fastighets investeringsprocessen beslutad i regionfullmäktige xx, Diarienr

56 Innehåll 1 Inledning Begreppsförklaring Investeringsram Fastighetsinvesteringsprocessen Fastighetsinvesteringsplan Faser i fastighetsinvesteringsprocessen Behov Förstudie Program Genomförande Leverans Uppföljning Roller och ansvar i processen Beställaren Fastighet och Service Investeringsrådet Ansvarig styrelse/nämnd Fastighets- och servicenämnden Regionstyrelsen/regionfullmäktige Beslut och beslutsnivåer i faserna Beslutsunderlag Förändringar i pågående investeringar Förutsättningar för prioriteringar Inhyrning Tidplan fastighetsinvesteringsprocess Utrustningsinvesteringar som innebär fastighetsinvesteringar Sida 2 av 17

57 1 Inledning För att skapa bra förutsättningar att förse invånarna med bland annat vård, trafik och kultur så krävs det att Region Uppsala har ändamålsenliga lokaler för respektive verksamhet. Investeringar i fastigheter tar stora resurser i anspråk och har en långsiktig påverkan på verksamheten. Investeringarna skapar goda förutsättningar för verksamheten genom förbättrade och mer rationella arbets- och vårdmiljöer samt lägre miljöpåverkan. Syftet med detta dokument är att beskriva och fastställa en regiongemensam process för investeringsbeslut för att ge framförhållning och förutsättningar för väl underbyggda investeringsbeslut bidra till öppenhet, transparens och möjlighet att prioritera och pröva förslagen få en tydlig och klar struktur för styrning, planering, beslut och uppföljning tydliggöra rollerna mellan förvaltningarna, regionkontoret och politiken skapa en helhetsbild kring regionens aktuella och kommande investeringsbehov På kort sikt påverkar investeringarna regionens likviditet och långsiktigt förmågan att bära de ekonomiska effekterna samt möjlighet att bedriva en bra verksamhet. För att fastställa vilka investeringar Region Uppsala ska satsa på behöver det finns fastställda prioriteringsriktlinjer för fastighetsinvesteringar och investeringsplanen behöver kopplas till regionens och förvaltningarnas strategier och långsiktiga mål. Detta dokument är en uppdatering av den fastighetsinvesteringsprocess som fullmäktige beslutade om i juni De huvudsakliga förändringarna är att rollerna förtydligats ytterligare, att processen för hur beslut fattats klargjorts, riktlinjer för prioritering har fastlagts samt att processen med att ta fram beslutsunderlag har preciserats ytterligare. 1.1 Begreppsförklaring De begrepp som förekommer i fastighetsinvesteringsprocessen klargörs nedan. Hyresgäst förvaltning som hyr en lokal. Beställare förvaltning som beställer en ombyggnation/nybyggnation. Fastighetsägare Regionfullmäktige (RF). Fastighet och Service förvaltning med uppdrag att förvalta och utveckla Region Uppsalas ägda och förhyrda fastigheter. Förvaltningen har det samlade ansvaret för planerings- och byggprocessen vid nyoch ombyggnationer i regionens fastigheter. Fastighetsinvesteringsplan Ingår som en del av Regionplan och budget (RPB). Fastighetsinvesteringsplanen uppdateras och beslutas årsvis och innehåller investeringsobjektoch nivåer för de kommande tio åren med fokus på de närmsta tre åren. Fastighetsutvecklingsplan strategisk plan som beskriver fysiska utvecklingsmöjligheter ur ett fastighetsperspektiv på kort och lång sikt. Sida 3 av 17

58 Lokalförsörjningsplan strategisk plan som beskriver det långsiktiga behovet av lokaler ur ett verksamhetsperspektiv. Fastighetsägarinitierad investering (FI-investering) investering för att bibehålla, förbättra, förnya och anpassa befintliga byggnader eller deras tekniska system. På uppdrag av fastighetsägaren identifierar Fastighet- och Service behovet. Hyresgästinitierad investering (HI-investering) åtgärder initierade och identifierade av hyresgästen som påverkar hyresgästens verksamhet. Projekthandbok för fastighetsinvesteringsprojekt Fastighet och Service handbok som beskriver faserna inom byggprojekt och är ett stöd för arbetet med investeringarna. 2 Investeringsram I samband med att Region Uppsalas budget- och planeringsprocess inleds görs en analys av det tillgängliga utrymmet för investeringar för den kommande planperioden, vilket ingår som en del av ett planeringsdirektiv. Planeringsdirektivet baseras på den analys som gjorts av de ekonomiska förutsättningar som finns och utmynnar i en investeringsram som Regionstyrelsen fattar beslut om. Ramen ska bygga på en investeringsnivå som för Regions Uppsala är ekonomisk hållbar över tid. Ramen styrs främst av regionens förmåga att långsiktigt bära drift- och kapitalkostnaderna samt vilken nyttoeffekt investeringarna ger. Utifrån ramen skapas regionens investeringsplan vilken specificerar vilka investeringar som planeras utföras de närmsta åren. Alla nya investeringsbehov ska baseras på långsiktiga strategiska planer och mål, exempelvis RPB, Fastighetsutvecklings och Lokalförsörjningsplaner samt vårdutvecklingsprojekt. Investeringarna kategoriseras i grupper baserat på var ansvaret ligger och hur beslut fattas. 3 Investeringar med en investeringsutgift över 100 miljoner kronor. Investeringar med en investeringsutgift mellan 10 och 100 miljoner kronor. Investeringar med en investeringsutgift upp till 10 miljoner kronor mindre hyresgästinitierade investeringar (HI) som kan ingå i ram eller specificeras per objekt. Fastighetsägarinitierad investeringsram (FI ram) mindre åtgärder med en investeringsutgift upp till 10 miljoner kronor som kan ingå i ram och/eller specificeras per objekt. Fastighetsinvesteringsprocessen Fastighetsinvesteringsprocessen består av sex faser - behov/behovsanalys, förstudie, program, genomförande, leverans respektive uppföljning. Beslutsprocessen för fastighetsinvesteringar, från identifierat behov till genomförande, är lång. Behoven ska fångas upp i ett tidigt skede för att Sida 4 av 17

59 regionen ska få en helhetsbild och kunna bedöma vilka verksamhetsmässiga och ekonomiska konsekvenser investeringsbesluten får för budget kommande år. 3.1 Fastighetsinvesteringsplan Fastighetsinvesteringsplanen uppdateras och beslutas årsvis och innehåller investeringsobjekt- och nivåer för de kommande tio åren med fokus på de närmsta tre åren enligt regionplan- och budget. Fastighetsinvesteringsplanen kan innehålla investeringsprojekt från flertalet faser dvs. behov/behovsanalys, förstudie, program och genomförande. Planen innehåller både projekt initierade av fastighetsägare och hyresgäst, för att uppnå samordningsvinster bör dessa projekt planeras att genomföras samtidigt. I arbetet med att ta fram den årliga investeringsplanen ska nya investeringsbehov föreslås till investeringsplanen. Förvaltningarna lyfter upp sina nya behov till styrelse/nämnd som prioriterar dem. Behoven som lyfts är inte med automatik föremål för en investering utan lokalbehovet kan även lösas med en extern förhyrning. För investeringsbehov som lyfts i den politiska prioriteringsprocessen är det ett krav att det finns en behovsanalys. För investeringar som pågår under flera år ska prognoser och likvidflöden uppdateras. Vid stora förändringar gällande investeringsnivåer och innehåll för pågående projekt ska förvaltningarna informera styrelse/nämnd om förändringarna i investeringsplanen. I alla fastighetsinvesteringsprojekt finns osäkerheter, ju tidigare fas desto större osäkerhet då projekten inte är definierade och till stor del bygger på övergripande idéer om hur ett problem kan lösas. Investeringsbehov i tidiga faser bör ha en marginal i kalkylerna för detaljeringspåslag (ex. val av lösning, omfattning, tekniska behov och tid). Ju mer definierat projektet blir desto mindre är behovet av marginaler i kalkylerna. Kalkyler till byggprojekt ska i alla faser upprättas av Fastighet och Service. En post för oförutsedda investeringar och programändringar i befintliga projekt bör inkluderas i investeringsplanen. Den oförutsedda posten hanteras av FSN och är till för oförutsedda/akuta behov och fördyringar av pågående och planerade projekt. En programändring avser ett nytillkommet behov inom ett investeringsprojekt och är en förändring av innehållet jämfört med vad som beslutats dvs. en ny funktion. En programändring ska beslutas enligt gällande delegationsordning. För alla investeringar som ingår i investeringsplanen ska det framgå hur framtida driftkostnaden tas om hand inom beställarens budget. Fokus ska ligga på de verksamhetsmässiga effekterna och förmågan att bära de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av investeringen. Oförutsedda investeringsbehov som uppkommer under löpande år ska i första hand tas om hand genom omprioriteringar inom befintlig investeringsplan. Sida 5 av 17

60 3.2 Faser i fastighetsinvesteringsprocessen Varje behov måste beredas och beslutas enligt investeringsprocessens faser. Alla investeringsprojekt har en projektorganisation. Projektorganisationens storlek och roll påverkas av hur omfattande och komplext projektet är. Vid projekt med en investeringsutgift som överstiger 10 miljoner kronor eller i projekt med särskilt behov tillsätts en styrgrupp för att leda projektet. Bild 1: fastighetsinvesteringsprocessen Behov Behov uppstår vid förändring av verksamhet, strategiska beslut, myndighetskrav, skador, åtgärder för att bibehålla fastighetens värde etc. Beroende på typ av åtgärd så initieras behovet av förvaltning, Fastighet och Service eller styrelse/nämnd. För att ett investeringsbehov ska kunna tas upp i investeringsplanen behöver en behovsanalys vara gjord där behovet är väl utrett och underbyggt genom att det finns dokumenterade underlag som visar på: o vilka alternativa lösningar som utretts (tänk om, optimera, bygg om, bygg nytt) o vilken underbyggd information som tagits fram för att motivera investeringsbehovet o vilken nytta som uppnås med investeringsbehovet, kvantitativ och kvalitativ nytta Sida 6 av 17

61 o identifierade sido- och följdprojekt och dess konsekvenser och kostnadseffekter o hur driftkostnadskonsekvenser ska hanteras inom beställarens budget (ex ökade personalkostnader, ny utrustning, hyreskostnad) o att erforderliga beslut finns inom beställarens verksamhet. Beställaren ansvarar för att ta fram en verksamhetsbeskrivning utifrån behovet. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram behovsanalysen på uppdrag och i samarbete med beställaren. Behovsanalysen utmynnar i en rapport som beskriver behov, mål, tidplan, budget och organisation för nästa fas, förstudien Förstudie Förstudiearbetet innebär en presentation av olika handlingsalternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen såsom projektformulering, studier av projektets möjligheter, strategisk utformning, verksamhetsbeskrivning, utrustningsplanering, kartläggning av miljöaspekter av vital betydelse för projektet, tidplan och ekonomiska kalkyler. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram förstudien på uppdrag och i samarbete med beställaren. I förstudien ska en total kostnad för projektet redovisas och beställaren redovisar hur de ska finansiera en ökad hyres- och driftkostnad Program Programarbetet ska definiera och redovisa mål, krav och egenskaper. Ekonomiska ramar tas fram och förutsättningar för projektets genomförande redovisas i programhandlingen. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram ett programarbete på uppdrag och i samarbete med beställaren. Programarbetet är underlag för beslut om genomförande och upprättande av ett preliminärt hyresavtal. I programarbetet ska en total kostnad för projektet redovisas och beställaren redovisar hur de ska finansiera en ökad hyreskostnad Genomförande Avser produktion utifrån fastställd programhandling och beställning Beställningen omfattar fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som gjorts mellan Fastighet och Service och beställare. Fastighet och Service ansvarar för planering, styrning och uppföljning av entreprenadarbeten Leverans Avser överlämning av projekt till driftorganisation och hyresgäst. Sida 7 av 17

62 3.2.6 Uppföljning En uppföljning mellan beställare och Fastighet och Service ska ske efter att investering är färdigställd och tagen i bruk. Uppföljningen ska hantera garantifrågor, dokumentation och även innefatta ett erfarenhetsutbyte mellan parterna. 4. Roller och ansvar i processen 4.1 Beställaren Beställaren ansvarar för att: identifiera investeringsbehov och för att motivera dessa o behoven behöver vara väl underbyggda med en behovsanalys och förankrade/beslutade inom beställarens verksamhet o presentera investeringsbehoven i samband med att ansvarig styrelse/nämnd ska prioritera behoven. Skriva fram beslutsärenden med hjälp av Fastighet och Service enligt fastlagda mallar. Hantera de kostnadskonsekvenser som investeringen medför, o om det efter en behovsanalys visar sig att kostnaderna inte kan hanteras inom beställarens ekonomi måste beställaren gå vidare till styrelse/nämnd för begäran om finansiering av kostnadsökningarna. Detta görs när behoven anges i investeringsplanen så att de ekonomiska förutsättningarna är klarlagda i RPB o vid behov av programändring som inte ryms inom tilldelade medel ska beställaren motivera och redogöra för hur programändringen ska finansieras. Ansvarig styrelse/nämnd beslutar om programändringen o om det under pågående projekt visar sig att investeringen blir dyrare än vad som beslutats i tidigare faser ska beställaren redogöra för ansvarig styrelse/nämnd hur de ska hantera kostnadskonsekvenserna av fördyringen. Beställaren tillsammans med Fastighet och Service informerar FSN gällande pågående investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske och hur kostnadskonsekvenserna ska hanteras. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. 4.2 Fastighet och Service Fastighet och service ansvarar för att: Instruktioner, rutiner och mallar gällande underlag för fastighetsinvesteringar är uppdaterade och kända inom regionen. Gå ut med anvisningar till förvaltningarna inför framtagandet av investeringsplanen. Sida 8 av 17

63 Bistå förvaltningarna med att ta fram investeringsbehov samt att stämma av om behoven är relevanta. Identifiera långsiktiga behov i strategiska planer, (Fastighetsutvecklingsplaner). Identifiera FI-investeringsbehov på kort och långsikt och för att motivera dessa o behoven ska vara väl underbyggda med en behovsanalys och förankrade/beslutade inom beställarens verksamhet o presentera FI-investeringsbehoven i samband med att ansvarig styrelse/nämnd ska prioritera behoven. Skriva fram beslutsärenden för FI- investeringar enligt fastlagda mallar. Se till att de investeringar som är beslutade genomförs. Tillsammans med beställaren informera FSN gällande pågående investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske och hur kostnadskonsekvenserna ska hanteras. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. Vid behov omprioritera investeringsbehov efter att investeringsplanen har beslutats. Förvaltningsdirektören för Fastighet och Service får omprioritera inom investeringsplanen för aktuell styrelse/nämnds investeringsram efter samråd med aktuell förvaltning. Detta kan göras till en investeringskostnad upp till 10 mnkr. Besluta vilka faser som ska tillämpas för respektive investeringsprojekt. Förvaltningsdirektören för Fastighet och Service får fatta besluta om faser för investeringar upp till 10 mnkr. En individuell prövning ska alltid göras innan beslut fattas. 4.3 Investeringsrådet Investeringsrådet utgör tjänstemannaberedning för investeringsärenden till FSN och RS. Investeringsrådet är en kontrollfunktion för att fånga upp och värdera förvaltningarnas fastighetsinvesteringsbehov. Alla investeringsprojekt som drifts- eller investeringsmässigt förutsätter tillskott av medel, ska behandlas i investeringsrådet. Regiondirektören utser medlemmarna i investeringsrådet. När investeringsärenden hanteras i investeringsrådet ska beställaren vara föredragande av ärendet. Fastighet och Service bistår beställaren med byggteknisk kunskap och kalkylinformation. Investeringsrådet ansvarar för att: Bereda och kvalitetssäkra investeringsramen innan överlämning till FSN och RS. Investeringsrådets ställningstagande gällande ekonomiska konsekvenser utgår från det planeringsdirektiv som beslutats av Regionstyrelsen. Beskriva för FSN och RS de ekonomiska konsekvenserna av olika investeringsvolymer, kostnadskonsekvenser och påverkan på regionens totala ekonomi, likviditetspåverkan och eventuellt behov av lånefinansiering. Sida 9 av 17

64 Bereda prioriteringar utifrån styrelse/nämnds förslag. Bereda investeringsärenden innan beslut i FSN. Bereda utrangeringar och försäljningar av fastigheter. Bereda nya inhyrningar. Vara sista instans för beslut om tvingande flyttar. Vara sista instans i fastighetsetsrelaterade tvister. 4.4 Ansvarig styrelse/nämnd Ansvarig styrelse/nämnd ansvarar för att Värdera om förvaltningarnas behov ligger i linje med verksamhetsuppdrag och mål i verksamheten samt i linje med regionens långsiktiga mål och strategier. Prioritera de behov, utifrån fastlagda prioriteringsriktlinjer, som styrelsen/nämnden anser ska gå vidare till investeringsplanen. Besluta om programändringar, som inte ryms inom tilldelade medel. Beställare motiverar och redogör för hur programändringen ska finansieras. 4.5 Fastighets- och servicenämnden FSN ansvarar för att: Prioritera de FI-behov som, efter en behovsanalys, styrelsen/nämnden anser ska gå vidare till investeringsplanen. Göra en sammanfattad bedömning och prioritering av regionens totala fastighetsinvesteringsbehov, när behov utvärderas så ska de ställas i relation till regionens ekonomiska utrymme, myndighetsåtgärder, verksamhetsplaner och strategiska mål. Informera investeringsplanen för Regionrådsberedningen. Regionstyrelsen gör den slutliga prioriteringen av investeringsplanen. Utifrån den av fullmäktige beslutade investeringsplanen, och därmed beslutad finansiering av kostnadsökningar, tar FSN beslut om investeringar löpande utifrån fastställd investeringsprocess o Investeringsbehov kan uppstå efter att investeringsplanen har beslutats. FSN kan då undantagsvis omprioritera inom investeringsplanen för aktuell styrelse/nämnds verksamhetsområde. Detta kan göras till en maximal investeringskostnad på 100 mnkr. En förutsättning är även att hyreskostnadskonsekvensen kan hanteras inom beställarens ram. Sida 10 av 17

65 Ska godta Investeringsrådets yttrande över finansiering. Med Investeringsrådets godkännande om att finansiering finns ska FSN kunna fatta beslut om att bevilja investeringsmedel. Vid fördyringar inom en investering ska beställaren tillsammans med Fastighet och Service informera FSN gällande de investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. Informera ansvarig styrelse/nämnd kring eventuella större förändringar som sker inom ramen för tilldelade medel, avseende inriktningen i ett investeringsprojekt. Vid större förändringar för FI investeringar, programändringar, ska FSN fatta beslut om programändringen och kostnadskonsekvenser. 4.6 Regionstyrelsen Regionstyrelsen ansvarar för: Att utifrån FSNs förslag om fastighetsinvesteringsplan gör regionstyrelsen en slutlig prioritering av fastighetsinvesteringsplanen, inför beslut i regionfullmäktige. Att bereda investeringar med ett investeringsbelopp över 100 mnkr inför beslut i regionfullmäktige. Att bereda förändringar i investeringsramen dvs. förändringar av investeringsnivåer och kostnadseffekter utifrån förslag från FSN inför regionfullmäktige. 4.7 Regionfullmäktige Regionfullmäktige ansvarar för: Att utifrån Regionstyrelsen beredning av fastighetsinvesteringsplan besluta om att fastställa fastighetsinvesteringsplanen. Att utifrån Regionstyrelsens beredning besluta om investeringar med ett investeringsbelopp över 100 mnkr. Att besluta om förändringar i investeringsramen dvs. förändringar av investeringsnivåer och kostnadseffekter utifrån förslag från FSN och efter beredning av Regionstyrelsen. 5. Beslut och beslutsnivåer i faserna Region Uppsalas delegationsordning utgör grunden för hur beslut ska fattas i de olika faserna i investeringsprocessen. Sida 11 av 17

66 Alla behov med en behovsanalys sammanställs, prioriteras och förs in i investeringsplanen, som beslutas årligen i och med att RPB beslutas av fullmäktige i juni. Alla behov som enligt investeringsplanen ska starta år 1 i planperioden är godkända att gå vidare till behovsanalys- och förstudiefasen. o Behov som planeras starta år 2 och 3 i investeringsplanen beslutas i kommande investeringsplaner. Efter utförd förstudie ska beslut tas om att gå vidare till programfasen. Efter utfört program ska beslut tas om att gå vidare till genomförandefasen. Beslutsunderlag efter utförd förstudie och program skrivs fram av beställaren och beslutet tas för projektets totalkostnad och enligt beslutsnivåerna investeringsprocessen I besluten ska det alltid framgå den totala kostnaden och hur kostnadsökningen av en investering är finansierad. Beställaren kan aldrig fatta ett beslut som innebär att någon annan ska finansiera kostnadsökningen. Förvaltningschef får fatta beslut om förstudie, program respektive genomförandefas för investeringar upp till 10 mnkr o Avvikelser inom projektet, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 10 mnkr, ska hanteras av förvaltningschef o Omprioriteringar mellan projekt upp till 10 mnkr inom sitt eget ansvarsområde ska göras av förvaltningschef o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). FSN får fatta beslut om förstudie, program respektive genomförandefas för investeringar mellan 10 och 100 mnkr o Avvikelser inom projektet, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 100 mnkr, ska hanteras av FSN o Omprioriteringar mellan projekt mellan 10 och 100 mnkr ska göras av FSN o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). Fullmäktige fattar beslut när total investeringsutgift för investeringar är över 100 mnkr o Avvikelser och omprioriteringar som inte är finansierade, inte är inom beslutad ram eller är över 100 mnkr beslutas av fullmäktige. Ett projekt bekostas av beställaren om det i någon av faserna beslutas att inte genomföras. Undantag kan ske om FSN avbryter ett projekt. Bedömning av detta sker från fall till fall. Sida 12 av 17

67 I investeringsplanen anges vem som finansierar kostnadsökningen för investeringen. En kostnadsökning som en förvaltning inte kan finansiera själv kan FSN ta beslut om att den ska finansieras av ägaren förutsatt att det är angivet i investeringsplanen. 5.1 Beslutsunderlag Särskild beslutsmall ska alltid användas vid framskrivande av beslut. Engångskostnader ska ingå i besluten (t ex evakuering, temporära kostnader, utrangering, nedskrivning) Finansiering av dessa ska framgå. Förändringar av driftskostnader (t ex ökade personalkostnader, utrustningsinvesteringar, media m.m.) ska ingå i besluten. Finansiering av dessa ska framgå. Kostnader för sido- och följdprojekt ska ingå i besluten. Finansiering av dessa ska framgå. 5.2 Förändringar i pågående investeringar Löpande beslut under genomförandefasen som beror på mindre förändringar/anpassningar fattas av projektorganisationen enligt delegationsordning inom ramen för tilldelade medel. Vid avvikelser såsom fördyringar av ett investeringsprojekt ska beställaren konsekvensbeskriva effekterna av fördyrningen. Beställaren ska tillsammans med Fastighet och Service informera FSN gällande de investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske. o Avvikelser inom ett projekt jämfört med tilldelade medel, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 10 mnkr, ska hanteras av förvaltningschef o Avvikelser inom ett projekt jämfört med tilldelade medel, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 100 mnkr, ska hanteras av FSN o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). o Avvikelser inom ett projekt jämfört med tilldelade medel, där totalsumman för projektet uppgår till mer än 100 mnkr eller där den beslutade investeringsramen överskrids, ska hanteras av RF Vid behov av omprioriteringar ska beställaren och Fastighet och Service konsekvensbeskriva effekterna av omprioriteringen samt informera FSN gällande de investeringsprojekt där omprioritering beräknas ske. o Omprioriteringar mellan projekt upp till 10 mnkr inom sitt eget ansvarsområde ska göras av förvaltningschef o FSN har möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. Sida 13 av 17

68 o Fullmäktige omdisponerar inom investeringsramen för projekt över 100 mnkr Vid behov av programändring dvs behov av en förändring av innehållet i investeringsprojektet ska beställaren göra en konsekvensanalys av vad programändringen innebär för förvaltningen exempelvis i form av högre driftskostnader. Ansvarig styrelse/nämnd ska besluta om programändringen. 6. Förutsättningar för prioriteringar Regionen investerar årligen stora belopp i fastigheter och utrustning. Med tanke på beloppen måste prioriteringar kunna göras mellan olika investeringsbehov. För att ett investeringsbehov ska kunna prioriteras måste det finnas en behovsanalys. För att underlätta en jämförelse mellan olika typer av investeringar ska investeringarna klassificeras i kategorierna nedan inför prioritering: Arbetsmiljö och myndighetskrav Ersättningsinvestering Utökning av produktion Kvalitetshöjning Utgångspunkten i styrelse/nämnders prioriteringsarbete ska vara: investeringens följsamhet mot myndighetskrav investeringens betydelse att nå inriktning och strategiska mål i RPB investeringens betydelse att nå verksamhetsuppdrag och mål i verksamheten investeringens genomförbarhet Förvaltningarna tar fram sina investeringsbehov vilka de klassificerar och prioriterar. Förvaltningarna ska prioritera i rangordning från 1 och uppåt där 1 är viktigast att genomföra. Varje investeringsbehov får en unik rangordning. I januari ska förvaltningarna presentera sitt förslag på klassificering och prioritering för respektive styrelse/nämnd. Beroende på omfattningen och komplexiteten i de investeringsbehov som ska prioriteras har styrelse/nämnd möjlighet att diskutera detta mellan januari till mars då styrelse/nämnd ska besluta om prioritering av investeringsbehov för sin verksamhet. Utifrån respektive styrelse/nämnds prioritering ska FSN göra en total prioritering för hela investeringsplanen. Prioriteringen av investeringsobjekten ska ske inom regionens ram för investeringar. FSN lämnar förslag på fastighetsinvesteringsplan till regionstyrelsen och informerar Regionrådsberedningen om planen. Regionstyrelsen gör den slutgiltiga prioriteringen av investeringsplanen. Regionfullmäktige beslutar om att fastställa fastighetsinvesteringsplanen. Sida 14 av 17

69 7. Inhyrning De behov som kan vara föremål för en extern förhyrning, exempel nya externa lokalförhyrningar, utökningar eller anpassningar av befintliga externt förhyrda lokaler eller flyttning till dyrare externa ersättningslokaler, ska jämställas med investeringar och hanteras enligt investeringsprocessen med dess beslutsprocess och prioriteringsgrunder. Förvaltningarna ska identifiera och motivera sina behov, detta görs utan att peka ut om behoven kan tillgodoses genom om- eller nybyggnation av egen ägda fastigheter eller en extern förhyrning. Hur behoven ska tillgodoses på bästa sätt för Region Uppsala tas upp till diskussion i investeringsplansarbetet. 8. Tidplan fastighetsinvesteringsprocess Arbetet med att ta fram fastighetsinvesteringsplan och utrustningsinvesteringar med byggnadspåverkan ska starta på hösten året innan genom att nya investeringsbehov identifieras. Bild 2: Tidplan och händelser i fastighetsinvesteringsprocessen Nedan följer en övergripande tidplan för processen: Regionkontoret går ut med direktiv till Fastighet och Service senast i september. Anvisningar från Fastighet och Service till förvaltningarna går ut i början av oktober. Byggnadspåverkande utrustningsinvesteringar lämnas in till Fastighet och Service i mitten av december. Planeringsdirektiv innehållande investeringsramar kommuniceras till styrelse och nämnd i början av året. Sida 15 av 17

70 Nya fastighetsinvesteringsbehov ska vara Fastighet och Service tillhanda senast i mitten av januari. Fastighet och Service återkopplar till beställaren angående en uppskattad hyreskostnad för nya behov i slutet av januari. Nya investeringsbehov presenteras av beställaren för ansvarig styrelse/nämnd i januari/februari. Fastighet och Service presenterar hela regionens nya investeringsbehov för FSN. Fastighet och Service lämnar in investeringsplan till investeringsrådet i mitten av februari. o Dragning på investeringsråd i slutet av februari. Utifrån Investeringsrådets beredning justerar Fastighet och Service vid behov investeringsplanen inför överlämning till ansvarig styrelse/nämnd och FSN. Investeringsplan överlämnas till ansvarig styrelse/nämnd och FSN i början av mars o Beställaren föredrar sin del av investeringsplanen på respektive arbetsutskott o Ansvarig styrelse/nämnd bedömer, prioriterar och beslutar sina nya investeringsbehov o Återkoppling prioritering till Fastighet och Service. Fastighet och Service sammanställer investeringsplan efter respektive styrelse/nämnds beslut om prioriteringar o Dragning på investeringsråd i april. Utifrån Investeringsrådets beredning justerar Fastighet och Service vid behov investeringsplanen inför överlämning till ansvarig styrelse/nämnd och FSN. Investeringsplanen lämnas in till FSN i april. FSN bedömer och prioriterar hela investeringsplanen o Dragning av investeringsplan på arbetsutskott. o Fastighet och Service sammanställer investeringsplanen efter FSNs prioriteringar o FSN informerar regionsrådsberedningen om investeringsplanen Regionstyrelsen gör en slutlig prioritering av investeringsplanen och beslutar om RPB i skiftet maj/juni. Fullmäktige beslutar om RPB i juni. Sida 16 av 17

71 9. Utrustningsinvesteringar som innebär fastighetsinvesteringar Vissa typer av investeringar består av både investeringar i utrustning samt i själva fastigheten. Exempel på en sådan investering kan vara investering i en ny röntgenutrustning samt ombyggnation för anpassning av lokalen. Investeringar i utrustning som kan medföra byggnadsanpassning ska inkluderas i både investeringsprocessen för utrustning och i investeringsprocessen för fastighetsinvesteringar. Byggnadens tekniska möjligheter att inrymma den nya utrustningen måste först bedömas av Fastighet och Service. Utrustningsinvesteringar som bedöms vara fastighetspåverkande ska lämnas in till Fastighet och Service enligt tidplan. Fastighet och Service bedömer lokalens lämplighet gällande tekniska installationer osv. och lämnar ett första tekniskt utlåtande om lokalen samt en preliminär kostnadskalkyl för ombyggnationen. Fastighet och Service lägger in fastighetsinvesteringen i fastighetsinvesteringsplanen. Förvaltningen tar med utrustningsinvesteringen i den totala investeringsplanen för utrustning och immateriellt. Sida 17 av 17

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84 TJÄNSTEUTLÅTANDE FoU-direktör Sune Larsson Tfn E-post Dnr LS Regionstyrelsen Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala fastställs enligt bilaga. Ärendebeskrivning Vid hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottets sammanträde gav FoUdirektören en lägesrapport kring pågående arbete med framtagande av en innovationsstrategi för Region Uppsala. Utskottets beslutade i samband med detta att ett slutligt förslag till innovationsstrategi skulle färdigställas och presenteras för utskottet i september I Forskningsstrategi för Landstinget i Uppsala län , som antogs av regionfullmäktige 2014, pekas innovationer ut som ett specifikt målområde under rubriken Det innovativa landstinget. Det finns flera skäl till att innovationer så tydligt lyfts fram som ett av landstingets framtida målområden. Ett av dessa skäl är att hälsooch sjukvård verkar i en sektor under snabb förändring där innovationer kan ses som en del av den lösning som ska kunna utveckla hälso- och sjukvård för att kunna möta framtidens utmaningar. Dessutom utgör hälso- och sjukvård en mycket viktig del av life science industrins ekosystem där tillgång till sjukvårdens infrastruktur är avgörande för framgångsrik utveckling av innovativa produkter och tjänster. Förutom dessa båda övergripande argument finns flera andra skäl som visar på behovet av att regionen inom sin hälso- och sjukvård skapar förutsättningar för ett väl fungerande innovationsarbete. Region Uppsala är i ett nationellt perspektiv redan relativt framgångsrikt i sitt innovationsarbete. Framgången beror till stor del på den kompetens och det arbetssätt som under senare år byggts upp inom Innovation Akademiska och på medverkan i de innovationsnätverk som finns i Uppsala län men även nationellt. Eftersom regionens arbete med innovationer bedöms vara av mycket central betydelse, inte enbart för regionens egen verksamhet utan även för att bidra till tillväxt i samhället, Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

85 2 (3) har HSFoUU-utskottet diskuterat hur Region Uppsala på bästa sätt ska kunna utveckla innovationsarbetet. Diskussionen har utmynnat i behovet av en Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala vilket är i linje med den tidigare antagna forskningsstrategin. Innovationsstrategin för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala är ett första steg mot att integrera innovationsperspektivet starkare i Region Uppsalas egen verksamhet och även inom det Regionala utvecklingsuppdraget, som Region Uppsala leder. Beredning En referensgrupp bestående av personer från berörda förvaltningar, representanter för Innovation Akademiska samt representanter för life science organisationer och företag har lämnat synpunkter under arbetets gång. Representanter från Innovation Akademiska och Stuns under ledning av FoU-direktören har utgjort arbetsgrupp och skrivit förslaget till Innovationsstrategi. Ärendet är berett i hälso-, sjukvårds- och FoUU-utskottet. Bilagor Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala Kopia till Samtliga förvaltningar

86 3 (3)

87 Innovativ vård så blir vårdkedjor värdekedjor Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala 1(7)

88 Innovativ vård så blir vårdkedjor värdekedjor Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala Innovationsstrategin Innovativ vård är en viljeyttring och positionsbestämning. Den anger riktlinjerna för ett aktivt och systematiskt förhållningsätt till nytänkande och förnyelse i hälso- och sjukvården. Innovativ vård omsluter och kompletterar de strategier och planer för forskning och utveckling som redan finns inom regionen. Den harmoniserar med de allmänna mål, riktlinjer och uppdrag för hälso- och sjukvården som beslutats av regionens ledning. Den är starten för det fortsatta arbetet med handlingsplaner och genomförande av aktiviteter och projekt till stöd för innovation och en innovativ organisationskultur. Nytänkande och förnyelse med fokus på patientnytta och kostnadseffektivitet i hela verksamheten är avgörande för såväl långsiktigt ökad tjänstekvalitet och produktivitet i vården, som för den organisatoriska utveckling som krävs för att möta de stora nya utmaningar som hälso- och sjukvårdssystemen står inför. Innovativ vård understryker att vårdens kliniska, administrativa och tekniska verksamheter och det sätt de organiseras i sig ska vara innovativa. Den pekar också på behovet av ett nära samarbete med näringslivet, med idéburna organisationer och med forskare och akademiska miljöer för att hitta de innovativa lösningar som de nya utmaningarna i vården kräver. Innovationsstrategin Innovativ vård ska också läsas som en kraftfull markering av den vikt hälso- och sjukvårdens politiska ledning fäster vid målmedveten och tydligt värdeskapande förnyelse och förändring. Den ger ett stabilt stöd för nytänkande och nyskapande individer och grupper av individer i verksamhetens alla delar, och för det nödvändiga samarbetet och samspelet med omvärlden. Den är ett erkännande av såväl innovationsarbetets betydelse i hela organisationen, som av organisationens strävan att finna ändamålsenliga stöd och strukturer för ett aldrig avstannande innovationsarbete i en öppen och tillåtande organisationskultur. 2(7)

89 Innovativ vård en grund och fem bärande element Innovativ vård lägger grunden för en öppen och tillåtande organisationskultur. Den uppmuntrar idéer att flöda, utvecklas och föras in i vården som nya fysiska produkter, tjänster, metoder och processer. Den möjliggör ett löpande förnyelseoch förändringsarbete med patienten i centrum och med öppenhet och samverkan, kunskap och kreativitet som hörnstenar. o Innovativ vård är en del av vårdens vardag. Patienten och patientens behov och välbefinnande är det självklara målet och den givna drivkraften för all förnyelse och förändring. o Innovativ vård är öppen. Den går tvärs igenom medicinska specialiteter och vårdområden och förmår fånga upp såväl de senaste forskningsrönen som den kunskap och erfarenhet som finns hos patienter och anhöriga liksom hos personal i vården. o Innovativ vård samspelar med omvärlden. Den förmår gå utanför sig själv. Den lär av och samarbetar med en rad externa aktörer för att systematiskt bygga ny kunskap, ny dokumenterad erfarenhet, nya innovationsprocesser och högkvalitativa vårdtjänster tillsammans med omvärlden. o Innovativ vård är resurseffektiv. Den håller ögonen på dagens kostnader och vågar samtidigt höja blicken och långsiktigt investera i stöd och strukturer för att målmedvetet fånga upp, utveckla och aktivera nya kvalitetshöjande lösningar. o Innovativ vård ser helheten. Den sträcker sig långt utanför sjukhusets väggar och ser vården som ett sammanhållet kunskaps- och kompetenssystem. Den når ut till alla regionens vårdenheter, till hela sjukvårdsregionen och alla samhällssektorer. Positionsbestämningar innovation och strategi Innovation betyder här den eller de processer genom vilka man tar fram något nytt som får spridning därför att det visar sig vara värdefullt. Det kan röra sig om en fysisk produkt, en vara, om en immateriell produkt, en tjänst, eller en metod, en process, en organisatorisk princip, kombinationer av dessa eller något annat som realiserar förnyelse eller betydande och bestående förändringar till det bättre. Det nya kan vara välkänt. Innovationer är inte detsamma som patent, uppfinningar eller forskningsresultat. Befintliga varor, tjänster och processer som används och får genomslag i ett nytt sammanhang, eller som kombineras på ett nytt sätt och därigenom kommer till bred användning är de allra vanligaste formerna av innovationer. Strategi är den långsiktiga planen, ramverket, riktningsangivelsen för att nå framgång i en verksamhet. Den pekar ut målen vid horisonten, den visar på framgångsfaktorer, ringar in nyckelaktörer, tydliggör övergripande syften och mål, anger styrande principer och förhållningssätt och den kan markera hindren och fallgroparna. Men den låser sig inte vid detaljer och anvisningar som undertrycker nytänkande och kreativa förhållningssätt. Ingen har full kontroll över verkligheten, allra minst när det kommer till innovation. 3(7)

90 Innovativ vård i samspel med omvärlden En innovationsstrategi för hälso- och sjukvården ska även motivera näringslivet till den kostsamma utvecklingen av lösningar för att möta dagens och morgondagens utmaningar i vården, och stimulera forskare och akademiska miljöer till utvecklingen av ny kunskap. Hälso- och sjukvårdens primära uppgift är att ta hand om människor som behöver dess hjälp och stöd. Den löser sin uppgift genom en kunskapsintensiv och komplex tjänsteverksamhet och är en kritisk del av samhällets infrastruktur. Vården har förgreningar och kopplingar till alla andra samhällssektorer och är beroende av utvecklingen och förnyelsen i dessa för sin egen utveckling och förnyelse. Ett starkt näringsliv som förmår omvandla och skala upp ny kunskap till nya varor, tjänster och system är en förutsättning för att hälso- och sjukvården ska kunna lösa sin uppgift med högsta kvalitet och effektivitet. Stark patientnära forskning som producerar ny kunskap är en annan. Omvänt är en stark hälso- och sjukvård där nytänkande premieras och förnyelse genomförs en viktig förutsättning för en stark medicinsk forskning och ett näringsliv med högt förädlingsvärde, högklassiga exportprodukter och god jobbtillväxt. I hälso- och sjukvården hänger forskning, näringsliv och offentlig verksamhet samman och förstärker varandra på ett unikt sätt. Ingen annan sektor uppvisar så täta och ömsesidiga aktörsberoenden som hälso- och sjukvården. Vård, näringsliv, forskning och teknisk utveckling bildar ett ekosystem. Ingen bestående förnyelse och betydande innovativ förändring inom någon av delsektorerna kommer att kunna ske utanför detta ekosystem. Därför är öppenhet och samverkan en nödvändig förutsättning för framgångsrik förnyelse inom hälso- och sjukvården. Innovativ vård syfte mål och medel Innovationsstrategin innovativ vård ska bidra till att skapa ett hälso- och sjukvårdssystem av högsta patientkvalitet och effektivitet med en öppen och tillåtande organisationskultur, samt stimulera näringslivets utveckling av innovativa lösningar för hälso- och sjukvårdssektorn. Syftet är att möta nya samhällsutmaningar och kontinuerligt uppfylla uppkomna behov av terapeutisk förnyelse och organisatorisk utveckling inom hälso- och sjukvården. Målet är att skapa säkerställda värden i vården uttryckt som förbättrad behandlingseffektivitet och patientnytta samt kostnadseffektivitet mätt över hela vårdcykeln. Medlet är att inom hälso- och sjukvårdens ekosystem utveckla och införa nya eller påtagligt förnyade varor och tjänster, metoder och processer med potential att vinna acceptans och spridning i hälso-och sjukvården, samt att utveckla stöd och stödprocesser som kortar ledtiderna för utveckling och införande av innovativa lösningar. 4(7)

91 Innovativ vård när hälsoresultaten styr Kraven på öppenhet och samverkan blir ännu påtagligare när vårdlösningarnas medicinska och ekonomiska effektivitet mätt över hela vårdcykeln blir ett allt viktigare mått. Produktivitet i vården blir mindre en fråga om antalet behandlingsmoment per tidsenhet, än om hur mycket patientvärde som faktiskt åstadkoms i form av hälsoutfall per krona. Med målet att förbättra behandlingseffektivitet, patientnytta och kostnadseffektivitet mätt över hela vårdcykeln, får det hälsofrämjande och förebyggande arbetet en allt större betydelse. När vårdkedjor på detta sätt blir värdekedjor, så kommer vården, företagen och forskningen alltmer att bedömas på sin förmåga att leverera faktiska hälsoresultat eller patientvärde, än på sin överlägsna teknologi eller statistiskt fastställda medicinska effekt. Med en sådan syn på produktionsresultat blir innovation inte bara något önskvärt utan något nödvändigt. Förnyelse och introduktion av nya varor, tjänster, metoder och processer blir det viktigaste sättet för att långsiktigt öka produktiviteten och kostnadseffektiviteten i vården. När hälsoresultaten styr och vårdkedjor blir värdekedjor luckras gränserna upp mellan aktörerna, mellan leverantörer och kunder, mellan vårdgivare och patienter. Det ömsesidiga beroendet ökar. Balansen i ekosystemet förändras. Företagens erbjudanden till vården blir bredare och innehåller betydligt fler och annorlunda tjänster än idag. Forskning och teknisk utveckling öppnar för nya aktörer och nya vårdlösningar med den alltmer välinformerade patienten som en aktiv och krävande medaktör på alla nivåer. Vården i dess egenskap av användarmiljö och högkvalificerad kunskaps- och tjänsteorganisation får ett betydligt större inflytande över företagens produktutveckling och en allt viktigare roll som samarbetspartner när det gäller uppföljning och utvärdering av såväl befintliga som nya varor, tjänster, system, metoder och processer. Produktivitet och värdeskapande i vården baserat på faktiska hälsoresultat och kostnadseffektivitet berör alla aktörer i hälso- och sjukvårdens ekosystem. Det gäller lika för patienter, anhöriga, vårdgivare, landsting, kommuner, försäkringssystem, anställda, arbetsgivare, forskare, leverantörer av medicinsk teknik, läkemedelsföretag och statlig förvaltning. Vårdens innovationsverksamhet och innovationsprocesser måste därför, förutom öppenhet och samverkan, bottna i en helhets- och systemsyn, där hälso- och sjukvården intar den medvetna och aktiva rollen som källa till idéer om nya lösningar, för att formulera behov, som testbädd för prototyper och demonstrationsmiljö för utveckling av nya varor och tjänster, metoder och processer och som krävande beställare, kund och samarbetspartner. 5(7)

92 Innovativ vård framgångsfaktorer för förnyelse och förändring Ett värdeskapande vårdsystem i förnyelsens framkant får finna sig i att bli kopierat. Det är så nya tjänster och förbättrade lösningar sprids. För att fortsatt kunna svara mot patienternas och samhällets föränderliga och ökande krav måste innovationsarbetet vara långsiktigt och aldrig avstannande. Fem framgångsfaktorer för förnyelse, förändring och förbättring är följande: o Uppmuntra individerna. Förnyelse och förändring åstadkoms av idérika, driftiga och uthålliga individer, eller grupper av individer, med öppet sinne som företar sig något tillsammans. Innovation handlar om förnyelse och förändring. Det är bara människor som kan åstadkomma förnyelse och förändring av verksamheten i en organisation. I en öppen, tillåtande och uppmuntrande organisationskultur får nya idéer födas och individerna som är idéernas bärare tid och resurser att utveckla dem. o Bygg vidare på egna och andras styrkor. Inom regionen finns idag verksamheter som visat sig effektiva och ändamålsenliga för att möta de nya samhällsutmaningarna med förnyelse och förändring. Detsamma gäller för den omgivande innovationsmiljön i Uppsala. Där har metoder och processer utvecklats med tydlig relevans för värdeskapande i vården. Lär av dessa, skapa allianser, ta tillvara och skala upp det som visat sig framgångsrikt och hållbart. o Tänk i helheter och system. Driftiga och nytänkande individer är avgörande för förnyelse och förändring. Genuint nya systemlösningar kräver dock innovationsprocesser och kompetensutveckling för dessa som skär tvärs igenom och kopplar ihop vårdområden, administrativa funktioner och tekniskt stöd till en helhet. Den innovativa utvecklingen och effektiviseringen av den egna verksamheten får sitt fulla värde först när den samtidigt bidrar till den innovativa utvecklingen av hela systemet och av det omgivande samhället. o Samverka gränsöverskridande. Vården förmår inte förändra sig själv av enbart egen kraft. Den gränsöverskridande samverkan och helhetssyn som krävs inom hälso- och sjukvården för att åstadkomma nya systemlösningar, krävs också i umgänget med entreprenörer och näringsliv, idéburna och offentliga organisationer, forskare och akademiska miljöer. Vården är i högsta grad en del av och beroende av sin omvärld. Till den hör en rad nya företag med mjukvarulösningar eller produkter där dagens medier ger fullgod räckvidd och enkel distribution, men som faller utanför den traditionella medicintekniska sektorn. o Prova i praktiken och sprid resultaten. Kreativitet kan inte beordras eller administreras fram. Förslag till förändring och förnyelse kan bara utredas till en viss gräns. Risken för ett misslyckande är alltid närvarande i all innovationsverksamhet. Begränsade test- och försöksverksamheter är därför en viktig del av innovationsprocessen, liksom det är att sprida resultaten. Det gäller särskilt när resultatet inte riktig är det man väntade sig. I en öppen och uppmuntrande organisationskultur med förnyelse och förändring i fokus är det tillåtet att göra fel. Egna och andras misstag är en del i alla innovationsprocesser och utomordentliga källor till lärande och förbättringar. 6(7)

93 Innovativ vård en möjliggörande innovationsinfrastruktur För att Innovativ vård ska resultera i verkligt innovativ vård, kommer en stödstruktur för innovation att behövas, och idérika, driftiga och uthålliga individer med mandat och förmåga att ständigt utveckla den. Innovationsinfrastrukturen förstärker innovationsstrategins grund och bärande element och ger dess framgångsfaktorer full verkan. Den möjliggör en öppen och tillåtande organisationskultur med förnyelse och förändring i fokus. Innovationsinfrastrukturen är en integrerad del av hälso- och sjukvården och präglas av samma öppenhet, systemsyn och gränsöverskridande samverkan och samspel med omvärlden som vårdens övriga delar och vården i sin helhet. Innovationsinfrastrukturen har många komponenter. Handlings- och verksamhetsplaner, tekniska system, metoder och processer är självklara. Fysiska och ekonomiska resurser för försöks- och demonstrationsverksamheter, är nödvändiga. Men hit hör även verksamhetsmått som driver förnyelse och förändring, mått och mätmetoder för långsiktig resultatuppföljning, funktioner för kontinuerlig behovs- och omvärldsanalys och för återföring av resultat, kunskapsridning och lärande. En del viktiga komponenter är redan på plats inom hälso- och sjukvården i regionen. Annat finns i den näraliggande innovationsmiljön. Mycket återstår att bygga upp och ihop. I många fall är det sådant som aldrig har gjorts tidigare i dessa sammanhang, sådant som kräver innovationer. Om innovationsinfrastrukturen ska bestå över tid behöver den därför mer än något annat idérika, driftiga och uthålliga individer med mandat, resurser och förmåga att ständigt utveckla den. Innovationsstrategin Innovativ vård är bara början. Här är den möjliggörande fortsättningen på vägen till en bestående innovativ innovationsinfrastruktur: Utveckla budgetregler som driver innovation. Utveckla incitament för kreativitet och nytänkande i hela organisationen. Utveckla strategiska upphandlings- och ersättningsinstrument. Utveckla mått för att säkra långsiktig kvalitet och effektivitet i innovationsarbetet. Utveckla bestående funktioner för behovs- och omvärldsanalys. Utveckla bestående funktioner som öppnar för alla innovativa företag. Utveckla bestående funktioner för demonstrations- och försöksverksamheter. Utveckla bestående funktioner för att skala upp goda resultat. Utveckla system för att samla in, återkoppla till och prioritera kreativa idéer. Utveckla bestående funktioner för rådgivning och innovationsstöd. Utveckla bestående funktioner för resultatspridning och lärande. Utveckla synliggörandet av egna och andras innovationer i olika kanaler. 7(7)

94 Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: /17 Dnr LS Lägesrapport Innovationsstrategi Beslut Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottets beslut 1. Lägesrapport rörande framtagande av innovationsstrategi godkänns. 2. Ett slutligt förslag till innovationsstrategi färdigställs och presenteras för utskottet i september Ärendebeskrivning Vid hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottets möte fattades beslut att FoU-direktören till utskottets sammanträde i maj skulle redovisa lägesrapport för framtagande av innovationsstrategi. Bakgrund I Forskningsstrategi för landstinget i Uppsala län , som antogs av landstingsfullmäktige 2014 (CK ), pekas innovationer ut som ett specifikt målområde under rubriken Det innovativa landstinget. Det finns många skäl till att innovationer så tydligt lyfts fram som ett av regionens framtida målområden. Ett av dessa skäl är att regionens hälso- och sjukvård verkar i en sektor under snabb förändring där innovationer ses som en del av den lösning som ska kunna utveckla hälso- och sjukvård i en riktning som gör det möjligt att möta framtidens utmaningar. Dessutom utgör hälso- och sjukvård en mycket viktig del av life science industrins ekosystem där tillgång till sjukvårdens infrastruktur är avgörande för framgångsrik utveckling av innovativa produkter och tjänster. Hälso- och sjukvård kan därmed bidra till samhällets utveckling genom att skapa värde för berörda företag. Förutom dessa båda övergripande argument finns flera andra skäl som visar på behovet av att regionen inom sin hälso- och sjukvård skapar förutsättningar för ett väl fungerande innovationsarbete. Eftersom regionens arbete med innovationer bedömdes vara av mycket central betydelse, inte enbart för regionens egen verksamhet utan även för att bidra till tillväxt i samhället, gav FoUU utskottet (CK ) i uppdrag till FoU-direktören att ta fram ett förslag till Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Landstinget i Uppsala län. I en sådan strategi skulle samtliga delar som bör ingå i ett väl fungerande innovationssystem identifieras och beaktas. I denna strategi skulle det finnas tydliga mätbara mål, förväntade framgångsfaktorer, prioriterade områden samt styrande utvärderingar. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 27 (27)

95 Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: Arbetsgrupp En mindre grupp bestående av i första hand representanter för STUNS (stiftelsen för samverkan mellan universiteten i Uppsala, näringsliv och samhälle) samt Innovation Akademiska bildades för att i samverkan med FoU-direktören färdigställa ett förslag till Innovationsstrategi. Referenspersoner För att så många relevanta aspekter som möjligt skulle kunna inhämtas och beaktas inhämtades synpunkter från ett betydande antal personer som, ur ett innovationsperspektiv, på olika sätt hade beröring med regionens hälso- och sjukvård. Någon formell referensgrupp tillsattes inte eftersom fördelen med ett dynamiskt arbetssätt där relevanta personer succesivt kan engageras enligt ad hoc-principen bedömdes som ett mer värdeskapande och effektivt sätt att arbeta. Innovationsstrategins innehåll Syfte Mål Avgränsningar Målgrupper Medel Förväntade effekter (effektlogik).ovanstående nyckelord bildade bas i arbetet som utmynnade i det förslag till Innovationsstrategi som presenterades för HSFoUU-utskottet april Från utskottet framfördes synpunkter på det förslag till Innovationsstrategi som presenterades på olika delar av förslagets innehåll. Förslaget till strategi inkluderade ett antal övergripande effektmål vilka uppfattades vara i enlighet med vad landstinget förväntades vilja uppnå inom detta område. Detta med tanke på att även en inte alltför detaljerad strategi bör inkludera beskrivning av förväntade effekter. Förväntade eller eftersträvade effekter måste vara tillräckligt tydligt definierade för att kunna utgöra underlag för framtida handlingsplaner med detaljerade mål. För att kunna ta tillvara de mångfacetterade samarbetsmöjligheter som föreligger bedömdes det viktigt att tydliggöra hur arbetet gentemot externa parter som till exempel life science företag skulle bedrivas. Dessutom vilka samarbeten och vilka samarbetsformer som skulle prioriteras. Även detta inkluderades därför i förslaget till Innovationsstrategi. Innovation Akademiska (IA) är den i särklass mest synliga och framgångsrika enheten inom regionen när det gäller innovationsarbete. I utkastet till Innovationsstrategi utgick arbetet från att ett förstärkt IA även i framtiden skulle utgöra ett starkt och tydligt nav runt vilket landstingets innovationsarbete skulle byggas upp. Kopia till: Regiondirektören FoU-direktören Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 28 (27)

96 Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 29 (27)

97 Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: /17 Dnr LS Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala Beslut Hälso-, sjukvård och FoUU-utskottets beslut Regionstyrelsen föreslås fastställa bilagt förslag till innovationsstrategi för hälsooch sjukvården inom Region Uppsala. Bilaga 65 Ärendebeskrivning Vid hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottets sammanträde gav FoUdirektören en lägesrapport kring pågående arbete med framtagande av en innovationsstrategi för Region Uppsala. Utskottets beslutade i samband med detta att ett slutligt förslag till innovationsstrategi skulle färdigställas och presenteras för utskottet i september I Forskningsstrategi för landstinget i Uppsala län , som antogs av landstingsfullmäktige 2014, pekas innovationer ut som ett specifikt målområde under rubriken Det innovativa landstinget. Det finns flera skäl till att innovationer så tydligt lyfts fram som ett av landstingets framtida målområden. Ett av dessa skäl är att hälso- och sjukvård verkar i en sektor under snabb förändring där innovationer kan ses som en del av den lösning som ska kunna utveckla hälso- och sjukvård för att kunna möta framtidens utmaningar. Dessutom utgör hälso- och sjukvård en mycket viktig del av life science industrins ekosystem där tillgång till sjukvårdens infrastruktur är avgörande för framgångsrik utveckling av innovativa produkter och tjänster. Förutom dessa båda övergripande argument finns flera andra skäl som visar på behovet av att regionen inom sin hälso- och sjukvård skapar förutsättningar för ett väl fungerande innovationsarbete. Region Uppsala är i ett nationellt perspektiv redan relativt framgångsrikt i sitt innovationsarbete. Framgången beror till stor del på den kompetens och det arbetssätt som under senare år byggts upp inom Innovation Akademiska och på medverkan i de innovationsnätverk som finns i Uppsala län men även nationellt. Eftersom regionens arbete med innovationer bedöms vara av mycket central betydelse, inte enbart för regionens egen verksamhet utan även för att bidra till tillväxt i samhället, har HSFoUU-utskottet diskuterat hur Region Uppsala på bästa sätt ska kunna utveckla innovationsarbetet. Diskussionen har utmynnat i Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 17 (23)

98 Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: behovet av en Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala vilket är i linje med den tidigare antagna forskningsstrategin. Yrkanden Ordförande Vivianne Macdisi (S) yrkar bifall till utsänt förslag och finner bifall. Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet beslutar enligt utsänt förslag. Kopia till Regionstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 18 (23)

99 Innovativ vård så blir vårdkedjor värdekedjor Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala 1(7)

100 Innovativ vård så blir vårdkedjor värdekedjor Innovationsstrategi för hälso- och sjukvården inom Region Uppsala Innovationsstrategin Innovativ vård är en viljeyttring och positionsbestämning. Den anger riktlinjerna för ett aktivt och systematiskt förhållningsätt till nytänkande och förnyelse i hälso- och sjukvården. Innovativ vård omsluter och kompletterar de strategier och planer för forskning och utveckling som redan finns inom regionen. Den harmoniserar med de allmänna mål, riktlinjer och uppdrag för hälso- och sjukvården som beslutats av regionens ledning. Den är starten för det fortsatta arbetet med handlingsplaner och genomförande av aktiviteter och projekt till stöd för innovation och en innovativ organisationskultur. Nytänkande och förnyelse med fokus på patientnytta och kostnadseffektivitet i hela verksamheten är avgörande för såväl långsiktigt ökad tjänstekvalitet och produktivitet i vården, som för den organisatoriska utveckling som krävs för att möta de stora nya utmaningar som hälso- och sjukvårdssystemen står inför. Innovativ vård understryker att vårdens kliniska, administrativa och tekniska verksamheter och det sätt de organiseras i sig ska vara innovativa. Den pekar också på behovet av ett nära samarbete med näringslivet, med idéburna organisationer och med forskare och akademiska miljöer för att hitta de innovativa lösningar som de nya utmaningarna i vården kräver. Innovationsstrategin Innovativ vård ska också läsas som en kraftfull markering av den vikt hälso- och sjukvårdens politiska ledning fäster vid målmedveten och tydligt värdeskapande förnyelse och förändring. Den ger ett stabilt stöd för nytänkande och nyskapande individer och grupper av individer i verksamhetens alla delar, och för det nödvändiga samarbetet och samspelet med omvärlden. Den är ett erkännande av såväl innovationsarbetets betydelse i hela organisationen, som av organisationens strävan att finna ändamålsenliga stöd och strukturer för ett aldrig avstannande innovationsarbete i en öppen och tillåtande organisationskultur. 2(7)

101 Innovativ vård en grund och fem bärande element Innovativ vård lägger grunden för en öppen och tillåtande organisationskultur. Den uppmuntrar idéer att flöda, utvecklas och föras in i vården som nya fysiska produkter, tjänster, metoder och processer. Den möjliggör ett löpande förnyelseoch förändringsarbete med patienten i centrum och med öppenhet och samverkan, kunskap och kreativitet som hörnstenar. o Innovativ vård är en del av vårdens vardag. Patienten och patientens behov och välbefinnande är det självklara målet och den givna drivkraften för all förnyelse och förändring. o Innovativ vård är öppen. Den går tvärs igenom medicinska specialiteter och vårdområden och förmår fånga upp såväl de senaste forskningsrönen som den kunskap och erfarenhet som finns hos patienter och anhöriga liksom hos personal i vården. o Innovativ vård samspelar med omvärlden. Den förmår gå utanför sig själv. Den lär av och samarbetar med en rad externa aktörer för att systematiskt bygga ny kunskap, ny dokumenterad erfarenhet, nya innovationsprocesser och högkvalitativa vårdtjänster tillsammans med omvärlden. o Innovativ vård är resurseffektiv. Den håller ögonen på dagens kostnader och vågar samtidigt höja blicken och långsiktigt investera i stöd och strukturer för att målmedvetet fånga upp, utveckla och aktivera nya kvalitetshöjande lösningar. o Innovativ vård ser helheten. Den sträcker sig långt utanför sjukhusets väggar och ser vården som ett sammanhållet kunskaps- och kompetenssystem. Den når ut till alla regionens vårdenheter, till hela sjukvårdsregionen och alla samhällssektorer. Positionsbestämningar innovation och strategi Innovation betyder här den eller de processer genom vilka man tar fram något nytt som får spridning därför att det visar sig vara värdefullt. Det kan röra sig om en fysisk produkt, en vara, om en immateriell produkt, en tjänst, eller en metod, en process, en organisatorisk princip, kombinationer av dessa eller något annat som realiserar förnyelse eller betydande och bestående förändringar till det bättre. Det nya kan vara välkänt. Innovationer är inte detsamma som patent, uppfinningar eller forskningsresultat. Befintliga varor, tjänster och processer som används och får genomslag i ett nytt sammanhang, eller som kombineras på ett nytt sätt och därigenom kommer till bred användning är de allra vanligaste formerna av innovationer. Strategi är den långsiktiga planen, ramverket, riktningsangivelsen för att nå framgång i en verksamhet. Den pekar ut målen vid horisonten, den visar på framgångsfaktorer, ringar in nyckelaktörer, tydliggör övergripande syften och mål, anger styrande principer och förhållningssätt och den kan markera hindren och fallgroparna. Men den låser sig inte vid detaljer och anvisningar som undertrycker nytänkande och kreativa förhållningssätt. Ingen har full kontroll över verkligheten, allra minst när det kommer till innovation. 3(7)

102 Innovativ vård i samspel med omvärlden En innovationsstrategi för hälso- och sjukvården ska även motivera näringslivet till den kostsamma utvecklingen av lösningar för att möta dagens och morgondagens utmaningar i vården, och stimulera forskare och akademiska miljöer till utvecklingen av ny kunskap. Hälso- och sjukvårdens primära uppgift är att ta hand om människor som behöver dess hjälp och stöd. Den löser sin uppgift genom en kunskapsintensiv och komplex tjänsteverksamhet och är en kritisk del av samhällets infrastruktur. Vården har förgreningar och kopplingar till alla andra samhällssektorer och är beroende av utvecklingen och förnyelsen i dessa för sin egen utveckling och förnyelse. Ett starkt näringsliv som förmår omvandla och skala upp ny kunskap till nya varor, tjänster och system är en förutsättning för att hälso- och sjukvården ska kunna lösa sin uppgift med högsta kvalitet och effektivitet. Stark patientnära forskning som producerar ny kunskap är en annan. Omvänt är en stark hälso- och sjukvård där nytänkande premieras och förnyelse genomförs en viktig förutsättning för en stark medicinsk forskning och ett näringsliv med högt förädlingsvärde, högklassiga exportprodukter och god jobbtillväxt. I hälso- och sjukvården hänger forskning, näringsliv och offentlig verksamhet samman och förstärker varandra på ett unikt sätt. Ingen annan sektor uppvisar så täta och ömsesidiga aktörsberoenden som hälso- och sjukvården. Vård, näringsliv, forskning och teknisk utveckling bildar ett ekosystem. Ingen bestående förnyelse och betydande innovativ förändring inom någon av delsektorerna kommer att kunna ske utanför detta ekosystem. Därför är öppenhet och samverkan en nödvändig förutsättning för framgångsrik förnyelse inom hälso- och sjukvården. Innovativ vård syfte mål och medel Innovationsstrategin innovativ vård ska bidra till att skapa ett hälso- och sjukvårdssystem av högsta patientkvalitet och effektivitet med en öppen och tillåtande organisationskultur, samt stimulera näringslivets utveckling av innovativa lösningar för hälso- och sjukvårdssektorn. Syftet är att möta nya samhällsutmaningar och kontinuerligt uppfylla uppkomna behov av terapeutisk förnyelse och organisatorisk utveckling inom hälso- och sjukvården. Målet är att skapa säkerställda värden i vården uttryckt som förbättrad behandlingseffektivitet och patientnytta samt kostnadseffektivitet mätt över hela vårdcykeln. Medlet är att inom hälso- och sjukvårdens ekosystem utveckla och införa nya eller påtagligt förnyade varor och tjänster, metoder och processer med potential att vinna acceptans och spridning i hälso-och sjukvården, samt att utveckla stöd och stödprocesser som kortar ledtiderna för utveckling och införande av innovativa lösningar. 4(7)

103 Innovativ vård när hälsoresultaten styr Kraven på öppenhet och samverkan blir ännu påtagligare när vårdlösningarnas medicinska och ekonomiska effektivitet mätt över hela vårdcykeln blir ett allt viktigare mått. Produktivitet i vården blir mindre en fråga om antalet behandlingsmoment per tidsenhet, än om hur mycket patientvärde som faktiskt åstadkoms i form av hälsoutfall per krona. Med målet att förbättra behandlingseffektivitet, patientnytta och kostnadseffektivitet mätt över hela vårdcykeln, får det hälsofrämjande och förebyggande arbetet en allt större betydelse. När vårdkedjor på detta sätt blir värdekedjor, så kommer vården, företagen och forskningen alltmer att bedömas på sin förmåga att leverera faktiska hälsoresultat eller patientvärde, än på sin överlägsna teknologi eller statistiskt fastställda medicinska effekt. Med en sådan syn på produktionsresultat blir innovation inte bara något önskvärt utan något nödvändigt. Förnyelse och introduktion av nya varor, tjänster, metoder och processer blir det viktigaste sättet för att långsiktigt öka produktiviteten och kostnadseffektiviteten i vården. När hälsoresultaten styr och vårdkedjor blir värdekedjor luckras gränserna upp mellan aktörerna, mellan leverantörer och kunder, mellan vårdgivare och patienter. Det ömsesidiga beroendet ökar. Balansen i ekosystemet förändras. Företagens erbjudanden till vården blir bredare och innehåller betydligt fler och annorlunda tjänster än idag. Forskning och teknisk utveckling öppnar för nya aktörer och nya vårdlösningar med den alltmer välinformerade patienten som en aktiv och krävande medaktör på alla nivåer. Vården i dess egenskap av användarmiljö och högkvalificerad kunskaps- och tjänsteorganisation får ett betydligt större inflytande över företagens produktutveckling och en allt viktigare roll som samarbetspartner när det gäller uppföljning och utvärdering av såväl befintliga som nya varor, tjänster, system, metoder och processer. Produktivitet och värdeskapande i vården baserat på faktiska hälsoresultat och kostnadseffektivitet berör alla aktörer i hälso- och sjukvårdens ekosystem. Det gäller lika för patienter, anhöriga, vårdgivare, landsting, kommuner, försäkringssystem, anställda, arbetsgivare, forskare, leverantörer av medicinsk teknik, läkemedelsföretag och statlig förvaltning. Vårdens innovationsverksamhet och innovationsprocesser måste därför, förutom öppenhet och samverkan, bottna i en helhets- och systemsyn, där hälso- och sjukvården intar den medvetna och aktiva rollen som källa till idéer om nya lösningar, för att formulera behov, som testbädd för prototyper och demonstrationsmiljö för utveckling av nya varor och tjänster, metoder och processer och som krävande beställare, kund och samarbetspartner. 5(7)

104 Innovativ vård framgångsfaktorer för förnyelse och förändring Ett värdeskapande vårdsystem i förnyelsens framkant får finna sig i att bli kopierat. Det är så nya tjänster och förbättrade lösningar sprids. För att fortsatt kunna svara mot patienternas och samhällets föränderliga och ökande krav måste innovationsarbetet vara långsiktigt och aldrig avstannande. Fem framgångsfaktorer för förnyelse, förändring och förbättring är följande: o Uppmuntra individerna. Förnyelse och förändring åstadkoms av idérika, driftiga och uthålliga individer, eller grupper av individer, med öppet sinne som företar sig något tillsammans. Innovation handlar om förnyelse och förändring. Det är bara människor som kan åstadkomma förnyelse och förändring av verksamheten i en organisation. I en öppen, tillåtande och uppmuntrande organisationskultur får nya idéer födas och individerna som är idéernas bärare tid och resurser att utveckla dem. o Bygg vidare på egna och andras styrkor. Inom regionen finns idag verksamheter som visat sig effektiva och ändamålsenliga för att möta de nya samhällsutmaningarna med förnyelse och förändring. Detsamma gäller för den omgivande innovationsmiljön i Uppsala. Där har metoder och processer utvecklats med tydlig relevans för värdeskapande i vården. Lär av dessa, skapa allianser, ta tillvara och skala upp det som visat sig framgångsrikt och hållbart. o Tänk i helheter och system. Driftiga och nytänkande individer är avgörande för förnyelse och förändring. Genuint nya systemlösningar kräver dock innovationsprocesser och kompetensutveckling för dessa som skär tvärs igenom och kopplar ihop vårdområden, administrativa funktioner och tekniskt stöd till en helhet. Den innovativa utvecklingen och effektiviseringen av den egna verksamheten får sitt fulla värde först när den samtidigt bidrar till den innovativa utvecklingen av hela systemet och av det omgivande samhället. o Samverka gränsöverskridande. Vården förmår inte förändra sig själv av enbart egen kraft. Den gränsöverskridande samverkan och helhetssyn som krävs inom hälso- och sjukvården för att åstadkomma nya systemlösningar, krävs också i umgänget med entreprenörer och näringsliv, idéburna och offentliga organisationer, forskare och akademiska miljöer. Vården är i högsta grad en del av och beroende av sin omvärld. Till den hör en rad nya företag med mjukvarulösningar eller produkter där dagens medier ger fullgod räckvidd och enkel distribution, men som faller utanför den traditionella medicintekniska sektorn. o Prova i praktiken och sprid resultaten. Kreativitet kan inte beordras eller administreras fram. Förslag till förändring och förnyelse kan bara utredas till en viss gräns. Risken för ett misslyckande är alltid närvarande i all innovationsverksamhet. Begränsade test- och försöksverksamheter är därför en viktig del av innovationsprocessen, liksom det är att sprida resultaten. Det gäller särskilt när resultatet inte riktig är det man väntade sig. I en öppen och uppmuntrande organisationskultur med förnyelse och förändring i fokus är det tillåtet att göra fel. Egna och andras misstag är en del i alla innovationsprocesser och utomordentliga källor till lärande och förbättringar. 6(7)

105 Innovativ vård en möjliggörande innovationsinfrastruktur För att Innovativ vård ska resultera i verkligt innovativ vård, kommer en stödstruktur för innovation att behövas, och idérika, driftiga och uthålliga individer med mandat och förmåga att ständigt utveckla den. Innovationsinfrastrukturen förstärker innovationsstrategins grund och bärande element och ger dess framgångsfaktorer full verkan. Den möjliggör en öppen och tillåtande organisationskultur med förnyelse och förändring i fokus. Innovationsinfrastrukturen är en integrerad del av hälso- och sjukvården och präglas av samma öppenhet, systemsyn och gränsöverskridande samverkan och samspel med omvärlden som vårdens övriga delar och vården i sin helhet. Innovationsinfrastrukturen har många komponenter. Handlings- och verksamhetsplaner, tekniska system, metoder och processer är självklara. Fysiska och ekonomiska resurser för försöks- och demonstrationsverksamheter, är nödvändiga. Men hit hör även verksamhetsmått som driver förnyelse och förändring, mått och mätmetoder för långsiktig resultatuppföljning, funktioner för kontinuerlig behovs- och omvärldsanalys och för återföring av resultat, kunskapsridning och lärande. En del viktiga komponenter är redan på plats inom hälso- och sjukvården i regionen. Annat finns i den näraliggande innovationsmiljön. Mycket återstår att bygga upp och ihop. I många fall är det sådant som aldrig har gjorts tidigare i dessa sammanhang, sådant som kräver innovationer. Om innovationsinfrastrukturen ska bestå över tid behöver den därför mer än något annat idérika, driftiga och uthålliga individer med mandat, resurser och förmåga att ständigt utveckla den. Innovationsstrategin Innovativ vård är bara början. Här är den möjliggörande fortsättningen på vägen till en bestående innovativ innovationsinfrastruktur: Utveckla budgetregler som driver innovation. Utveckla incitament för kreativitet och nytänkande i hela organisationen. Utveckla strategiska upphandlings- och ersättningsinstrument. Utveckla mått för att säkra långsiktig kvalitet och effektivitet i innovationsarbetet. Utveckla bestående funktioner för behovs- och omvärldsanalys. Utveckla bestående funktioner som öppnar för alla innovativa företag. Utveckla bestående funktioner för demonstrations- och försöksverksamheter. Utveckla bestående funktioner för att skala upp goda resultat. Utveckla system för att samla in, återkoppla till och prioritera kreativa idéer. Utveckla bestående funktioner för rådgivning och innovationsstöd. Utveckla bestående funktioner för resultatspridning och lärande. Utveckla synliggörandet av egna och andras innovationer i olika kanaler. 7(7)

106 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Anne Hallvig Tfn E-post Dnr LS Regionstyrelsen Arkivmyndighetens tillsyn 2016 Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Arkivmyndighetens tillsynsrapport 2016 godkänns. Ärendebeskrivning Regionstyrelsen är arkivmyndighet för Region Uppsala och ansvarar för att regionens myndigheter (styrelser och nämnder med underställda förvaltningar) samt bolag och stiftelser uppfyller arkivlagens krav beträffande arkivbildning och arkivvård. Arkivmyndigheten ska enligt 7 och 8 arkivlagen och 5 arkivförordningen regelbundet utöva tillsyn på regionens myndigheter, bolag och stiftelser. I Region Uppsala är det enligt regionens arkivregler regionarkivarien som utövar tillsynsverksamheten. Under våren 2016 genomförde regionarkivarien tillsammans med en arkivarie en föraviserad regionövergripande tillsyn med fokus på hantering av personalhandlingar. Det finns allvarliga brister i hanteringen av allmänna handlingar inom Region Uppsala. Tillsynen har visat att regionens myndigheter inte uppfyller grundläggande krav i arkivlagen och i regionens arkivregler. Myndigheterna saknar med få undantag styrdokument som arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning. Allmänna handlingar förvaras i flera fall på ett icke godkänt sätt och otillåten gallring förekommer. Leveranser till regionarkivet sker i flera fall oregelbundet eller inte alls. Myndigheternas samrådsskyldighet med regionarkivet efterlevs inte fullt ut. För att upprätthålla en god offentlighetsstruktur och en effektiv hantering av allmänna handlingar är det viktigt att arkivhanteringen sker kontinuerligt. Regionens myndigheter bör se över sina respektive arkivorganisationer så att det finns tillräckligt med arkivansvariga och arkivredogörare för arkivuppgifterna. Det är viktigt att leveranser till regionarkivet och uppdatering av styrdokument sker fortlöpande. Fokus för tillsynen var hantering av personalhandlingar. Även inom detta område finns flera brister. Genomgående är bristen på registrering av sekretessbelagda personalhandlingar, vilket är ett absolut krav. Allvarligt är också att personalhandlingar förvaras oskyddade hos flera myndigheter. De flesta myndigheter har bra rutiner för hur Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

107 2 (2) personalhandlingar ska hanteras vid exempelvis byte av arbetsplats eller vid pension. Rutinerna är dock inte dokumenterade vilket kan leda till personberoende och brister i hanteringen vid exempelvis längre tids frånvaro av nyckelpersoner. Bilagor Rapport från arkivmyndighetens tillsyn 2016 Översikt arkivmyndighetens tillsyn 2016 Kopia till Samtliga styrelser och nämnder Regiondirektören Samtliga förvaltningschefer Revisionen Registrator, Akademiska sjukhuset

108 Regionarkivet Anne Hallvig Dnr "Skriv nr" Regionstyrelsen Rapport från arkivmyndighetens tillsyn 2016 Regionstyrelsenär arkivmyndighetför RegionUppsalaoch ansvararför att regionens myndigheter(styrelseroch nämndermedunderställdaförvaltningar) samtbolagoch stiftelseruppfyller arkivlagenskrav beträffandearkivbildning och arkivvård. Arkivmyndighetenskaenligt 7 och 8 arkivlagenoch 5 arkivförordningen regelbundetutövatillsyn på regionensmyndigheter, bolagoch stiftelser. I Region Uppsalaär det enligt regionensarkivreglerregionarkivariensom utövar tillsynsverksamheten. Undervåren2016 genomförderegionarkivarientillsammansmed en arkivarieen föraviseradregionövergripandetillsyn medfokus på hanteringav personalhandlingar. Därutöverhar varje myndighetsarkivorganisation,informationsredovisning, efterlevnad av gallringsbeslutoch samrådmed samtleveransertill regionarkivetocksågranskats. Tillsynen har av tidsskälbegränsatsoch tillsynsområdensom t ex arkivlokalerhar utelämnats. Efter genomfördtillsyn har respektiveförvaltning/bolag/stiftelse(härefterbenämnda myndigheter)fått ett tillsynsprotokoll medeventuellaföreläggandenoch anmärkningar. Denna rapportär en sammanfattningav hela tillsynen. Rapportenöverlämnasäventill revisorernaför kännedom. Sammanfattande bedömning och förslag till fortsatt utveckling Det finns allvarliga bristeri hanteringenav allmännahandlingarinom RegionUppsala. Tillsynen har visat att regionensmyndigheterinte uppfyller grundläggandekrav i arkivlagenoch i regionensarkivregler.myndigheternasaknarmed få undantag styrdokumentsom arkivbeskrivning,dokumenthanteringsplan och arkivförteckning. Allmännahandlingar förvarasi flera fall på ett icke godkäntsättoch otillåten gallring förekommer.leveransertill regionarkivetskeri flera fall oregelbundeteller inte alls. Myndigheternassamrådsskyldighet med regionarkivetefterlevsinte fullt ut. För att upprätthålla en god offentlighetsstrukturoch en effektiv hanteringav allmänna handlingarär det viktigt att arkivhanteringensker kontinuerligt.regionensmyndigheter måsteseöver sinarespektivearkivorganisationersåatt det finns tillräckligt med arkivansvariga och arkivredogörareför arkivuppgifterna.det är viktigt att leveransertill regionarkivetoch uppdateringav styrdokumentsker fortlöpande. Region arkivet Västra Ågatan 16 Resurscentrum Region Uppsala Uppsala tfn vx

109 2 (11) Fokus för tillsynen var hantering av personalhandlingar. Även inom detta område finns flera brister. Genomgående är bristen på registrering av sekretessbelagda personalhandlingar, vilket är ett absolut krav. Allvarligt är också att personalhandlingar förvaras oskyddade hos flera myndigheter. Leverans av personalakter till regionarkivet är även det ett eftersatt område hos flera myndigheter. De flesta myndigheter har bra rutiner för hur personalhandlingar ska hanteras vid exempelvis byte av arbetsplats eller vid pension. Rutinerna är dock inte dokumenterade vilket kan leda till personberoende och brister i hanteringen vid exempelvis längre tids frånvaro av nyckelpersoner. Identifierade förbättringsområden utifrån den genomförda tillsynen: Nämnder och styrelser bör se till att myndigheten har en väl dimensionerad arkivorganisation med tydlig rollfördelning. Regionens myndigheter ska ta fram dokumenthanteringsplaner och arkivbeskrivningar och hålla dessa uppdaterade. Revidering av dessa handlingar bör finnas med i interna kontrollplaner eller liknande. För att handlingarna ska vara sökbara på längre sikt är det viktigt att respektive myndighet förtecknar sina icke levererade bevarandehandlingar äldre än fem år. Myndigheternas respektive arkivorganisation ska tillse att gällande bevarande- och gallringsplaner är kända och efterlevs av alla inom förvaltningen. För att undvika informationsförluster och upprätthålla en effektiv dokumenthantering ska arkivarbete ute i verksamheterna ske kontinuerligt och de årliga leveranserna till regionarkivet genomföras. För att arkivbildningen inom Region Uppsala ska hålla en god kvalitet och för att hålla nere myndigheternas kostnader måste samråd med regionarkivet rutinmässigt ske enligt gällande regelverk. Myndigheterna ska tillse att dess handlingar skyddas enligt lagkrav, även under handläggningstiden när de inte aktivt används. Sekretesskyddade handlingar ska förvaras åtskilda från övriga personalhandlingar, antingen i akten eller genom förvaring för sig. Hänvisning måste då ske till var övrig information finns. Myndigheterna ska registrera sina sekretessbelagda handlingar. För att undvika personberoende och brister i hanteringen bör myndigheten dokumentera sina muntliga rutiner avseende allmänna handlingar. Myndigheterna bör regelbundet kontrollera att hanteringen av dess allmänna handlingar följer regelverket, antingen via internkontrollplan eller på annat sätt.

110 3 (11) Tillsynens omfattning Myndigheter som har granskats Sjukhusstyrelsen: Akademiska sjukhuset Lasarettet i Enköping Vårdstyrelsen Folktandvården Hälsa och Habilitering Primärvården Kollektivtrafiknämnden Kollektivtrafikförvaltningen Kulturnämnden Kultur och Bildning Landstingsstyrelsen Landstingets Ledningskontor Fastighets- och servicenämnden Landstingets resurscentrum Landstingsservice Varuförsörjningsnämnden Varuförsörjningen Patientnämnden Patientnämndens kansli Bolag som har granskats Gamla Uppsala Buss Stiftelser som har granskats Musik i Uppland Upplandsmuseet Verksamheter där tillsyn på grund av tidsbrist inte utförts Medicinhistoriska museet Smittskyddsenheten Verksamhet där tillsyn gällt annan fråga Upplandsstiftelsen (se separat rapport dnr LA ) 1. Arkivorganisation Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen 4 och enligt regionens arkivregler 5 ska det för detta ändamål på varje myndighet finnas en arkivansvarig och en eller flera arkivredogörare. En säker och effektiv arkivfunktion bygger på att det finns kompetent personal på varje myndighet som fortlöpande arbetar med uppdatering av styrdokument, ordnar, förtecknar och levererar arkivhandlingar till regionarkivet.

111 4 (11) Det finns i regel arkivansvariga och arkivredogörare på förvaltningar och bolag, men de saknar ofta ett formellt utnämnande och ansvar/roller är inte alltid tydligt definierade eller kända. Av de 15 granskade myndigheterna saknade två arkivansvariga och en myndighet saknade arkivredogörare. Arkivansvariga och arkivredogörarna är ofta placerade inom myndighetens centrala administration och kan svara för arkivhanteringen där. De saknar dock ofta kunskap om hur arkivhanteringen sköts inom myndighetens övriga enheter/avdelningar eller motsvarande. Det krävs fler arkivredogörare på de större myndigheterna för att få kontroll över hanteringen av allmänna handlingar. Regionarkivet rekommenderar att nämnd/styrelse fattar beslut om arkivorganisationen. Utnämnande bör också i första hand vara på funktion och inte person. Funktioner samt roller ska tydligt framgå i beslutet. Områden som behöver utvecklas 1. Nämnder och styrelser bör se till att myndigheten har en väl dimensionerad arkivorganisation med tydlig rollfördelning. 2. Dokumenthanteringsplan En myndighets arkiv består av de allmänna handlingarna och är en del av det nationella kulturarvet. De ska i enlighet med 3 arkivlagen bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. rätten att ta del av handlingar, 2. behovet av information för rättskipning och förvaltning, och 3. forskningens behov. Varje myndighet ska dessutom enligt arkivlagen 6 organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas och avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar. En myndighets dokumenthanteringsplan är ett viktigt verktyg för att uppfylla ovanstående lagkrav. Enligt regionens arkivregler 7 ska varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras. Planen ska fortlöpande hållas uppdaterad. Av de 15 granskade myndigheterna hade endast en myndighet vid tillsynen en framtagen dokumenthanteringsplan. Den inkluderade dock bara en del av myndighetens handlingar och var alltså inte fullständig. Områden som behöver utvecklas 1. Regionen Uppsalas myndigheter ska ta fram dokumenthanteringsplaner och hålla dessa uppdaterade. Revidering av dokumenthanteringsplaner bör finnas med i interna kontrollplaner eller liknande.

112 5 (11) 3. Arkivbeskrivning Varje myndighet ska ha en arkivbeskrivning där arkivbildningen beskrivs på en övergripande nivå (6 arkivlagen). Det är också i arkivbeskrivningen som myndighetens IT-system, rutiner kring och användning av sociala medier, vanligt förekommande sekretess m.m. redovisas. Arkivbeskrivningen behöver på samma sätt som dokumenthanteringsplanen hållas uppdaterad för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Vid 2016 års tillsyn hade endast två myndighet av 15 en upprättad arkivbeskrivning varav den ena var i behov av uppdatering. De krav som offentlighets- och sekretesslagen ställer på beskrivning av myndighetens allmänna handlingar (4 kap 2 OSL) bör också arbetas in i arkivbeskrivningen. Genom att använda den av regionarkivet framtagna mallen för arkivbeskrivning uppfylls kraven i lagstiftningen. Områden som behöver utvecklas 1. Region Uppsalas myndigheter ska upprätta arkivbeskrivningar och hålla dessa uppdaterade. 4. Arkivförteckning Varje myndighet ska upprätta en förteckning över handlingar som förvaras i arkivet. Skillnaden mot dokumenthanteringsplanen är att dokumenthanteringsplanen redovisar alla handlingstyper som finns i verksamheten, både de som ska gallras och de som ska bevaras medan det i arkivförteckningen endast redovisas handlingstyper som tagits omhand för arkivering och därför ska bevaras för alltid (6 arkivlagen). I regionens arkivregler 12 fastställs att de handlingar äldre än fem år som fortfarande finns kvar hos myndigheten, och alltså inte levererats till regionarkivet, ska förtecknas så att de uppfyller kraven i arkivlagen. Det är viktigt att också arkivförteckningarna uppdateras kontinuerligt. Vid tillsynen hade endast 3 av 15 myndigheter en arkivförteckning, varav två behövde uppdateras. Ingen myndighet uppfyller lagens krav på arkivförteckning. Områden som behöver utvecklas 1. För att handlingarna ska vara sökbara på längre sikt är det viktigt att respektive myndighet förtecknar sina icke levererade bevarandehandlingar äldre än fem år.

113 6 (11) 5. Efterlevnad av gallringsbeslut Arkivverksamhetens syfte är att bevara material som kan antas bli relevant i framtiden. I arkivlagen 3 sägs att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Huvudregeln är att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipning och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Arkivlagen medger dock att allmänna handlingar får gallras (10 ), förutsatt att gallringen inte inskränker på ovanstående ändamål. Gallring av allmänna handlingar får endast ske efter beslut av arkivmyndighet eller enligt tvingande lag och förordning. En enskild handläggare får aldrig fatta ett självständigt beslut om gallring. Otillåten gallring har skett inom Region Uppsala (se även under punkt 9). Två av 15 myndigheter svarar att de inte efterföljer gällande bevarande- och gallringsplaner. Ytterligare fem myndigheter svarar att de följs centralt på myndigheten, men att de inte vet om de följs ute i organisationen. Av dessa myndigheter har regionarkivet kännedom om att otillåten gallring förekommit hos några. Områden som behöver utvecklas 1. Myndigheternas arkivansvariga och arkivredogörare ansvarar för arkivvården inom respektive förvaltning och ska tillse att gällande bevarande- och gallringsplaner är kända och efterlevs av alla inom förvaltningen. 6. Leveranser till regionarkivet Då arkivhandlingar inte längre behövs i den löpande verksamheten hos en myndighet ska de efter överenskommelse överlämnas till regionarkivet. Enligt våra arkivregler är huvudregeln att inga handlingar äldre än fem år ska finnas kvar på myndigheterna. Dels av effektivitetsskäl (förvaltningar och bolag ska inte behöva lägga onödiga resurser på arkivlokaler och arkivvård), dels för att det är ett sätt för regionarkivet att säkerställa att arkivbildningen äger rum och håller god kvalitet. (9, arkivlagen och arkivreglerna 12 ). Av de 15 granskade myndigheterna hade en levererat alla handlingar äldre än fem år, ett bolag hade inga handlingar äldre än fem år (bolaget övergick till Regionen år 2012), 12 myndigheter hade endast delvis levererat och en hade aldrig levererat till regionarkivet. Områden som behöver utvecklas 1. För att undvika informationsförluster och upprätthålla en effektiv dokumenthantering måste arkivarbete ute i verksamheterna ske kontinuerligt och de årliga leveranserna till regionarkivet genomföras.

114 7 (11) 7. Utlåning av arkivhandlingar Utlåning av arkivhandlingar är tillåten till andra myndigheter för tjänsteändamål om det sker på sådant sätt att handlingarna inte riskerar att skadas eller förkomma (arkivförordningen 7, arkivreglerna 13 ). Utlåning till enskild utanför myndighetens lokaler är inte tillåten i annat fall än som omfattas av arkivreglerna 12 5 st. Det tillsynen gällde var om det fanns fullgoda rutiner för att se till att arkivhandlingarna inte kom till skada eller försvann vid utlåning. Dock förekom inte utlåning av arkivhandlingar hos någon av myndigheterna. 8. Samråd med regionarkivet När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, ska myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring ska beaktas. Innan ändring sker ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten (arkivförordningen 6, arkivreglerna 14 ). Regionarkivet har inte, med få undantag, fått någon förfrågan om samråd från myndigheterna utöver frågor rörande leveranser och hantering av arkivhandlingar i samband med det. Detta trots att omorganisationer och ändrade arbetssätt förekommit. Även inköp av nya system har skett där regionarkivet inte varit tillfrågad om samråd. Erbjudande om samråd, i den mån kännedom funnits om planer på förändringar/inköp, har i stället kommit från regionarkivet. En situation som i längden är ohållbar. Det innebär stora arbetsinsatser att i efterhand utreda exempelvis omorganisationers verkningar på arkivbildningen, och betydande kostnader för myndigheten när informationen i system ska arkiveras om systemen inte från början har stöd för detta. Områden som behöver utvecklas 1. För att arkivbildningen inom Region Uppsala ska hålla en god kvalitet och för att hålla nere myndigheternas kostnader måste samråd med regionarkivet rutinmässigt ske enligt gällande regelverk.

115 8 (11) 9. Fokusområde: Hantering av personalhandlingar Fokusområde för tillsyn år 2016 var hanteringen av personalhandlingar. Hanteringen omfattade både analoga och elektroniska handlingar. En instruktion för personalakten hanteringsanvisning och innehåll togs fram av regionarkivet i samarbete med HR år För att dels undersöka hur hanteringen av personalhandlingar ser ut hos de olika verksamheterna inom Region Uppsala och dels öka medvetenheten om instruktionen valdes tillsynsobjektet ut för Nedan redovisas resultatet av granskningen. 9.1 Är personalhandlingar skyddade för skada, brand och otillbörlig åtkomst? Enligt 6 arkivlagen ska myndigheten skydda sina handlingar för skada, brand och otillbörlig åtkomst. Av de granskade myndigheterna hade fyra all förvaring av personalhandlingar i godkända arkivskåp/närarkiv, sju uppfyllde kravet delvis och fyra inte alls. Av de som delvis uppfyllde kraven hade alla tillgång till godkända dokumentskåp, i något fall dock i otillräckligt antal. Det förekom emellertid att personalhandlingar förvarades oskyddade på tjänsterum i väntan på leverans till skanning och vid större sorteringsarbete inför leverans till regionarkivet. Det förekom också att sekretesskyddade personalhandlingar, såsom rehabilitetsutredningar, förvarades i olåsta hurtsar och på skrivbord hos tjänstemän under handläggningen, också när de inte aktivt användes. I en del fall förvarades sekretesshandlingar inlåsta i hurtsar hos HR, en förvaring som dock inte kan sägas skydda mot brand. 9.2 Är sekretessreglerade personalhandlingar åtskilda från annan information i akten? Handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter ska förvaras så att obehöriga inte har åtkomst till dem eller av misstag får del av uppgifterna. De bör helst förvaras skilda från de offentliga handlingarna och inlåsta. I personalakten ska sekretesskyddade uppgifter förvaras åtskilda från övriga handlingar genom att de läggs i exempelvis ett aktomslag. Fyra myndigheter förvarade sekretesskyddade personalhandlingar avskilt från övrig information i personalakten. Av övriga myndigheter svarade två att det inte förekom sekretesskyddade personalhandlingar hos dem, fyra myndigheter höll sekretess avskild från övriga personalhandlingar genom separat förvaring utanför akten och övriga fem hade ingen åtskillnad alls. När handlingar tillhörande en personalakt förvaras på olika platser måste en hänvisning finnas i akten var ytterligare handlingar förvaras, och på handlingarna ska det framgå till vilken akt den tillhör. Det är speciellt viktigt när vissa handlingar i personalakten är digitala och andra analoga samt när sekretesshandlingar förvaras separat utanför akten.

116 9 (11) 9.3 Har sekretessreglerade personalhandlingar diarieförts/registrerats? Enligt lagens krav ska allmänna handlingar registreras. Grundregeln är att handlingar som skyddas av sekretess har ett absolut registreringskrav (offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 5 kap), till skillnad mot offentliga handlingar. Inom den personalsociala verksamheten förekommer ärenden som rör enskilda personer, och dessa handlingar innehåller ofta uppgifter som skyddas av sekretess. Av de granskade myndigheterna diarieförde två vissa av sina sekretessbelagda personalhandlingar, 11 inte alls och två myndigheter svarade att de inte hade några sekretessbelagda personalhandlingar. 9.4 Finns rutin för hantering av personalakt vid byte av arbetsplats och vid pensionsavgång? Hos de flesta myndigheter finns muntliga rutiner för hantering av personalakt vid byte av arbetsplats och/eller vid pensionsavgång. Vissa känner till och använder den instruktion för personalakten som togs fram av regionarkivet i samarbete med HR år Dock saknas dokumentation om att instruktionen följs hos myndigheten eller, om instruktionen inte följs, nedskrivna rutiner om den hantering myndigheten tillämpar. Fem myndigheter saknade helt rutiner för hantering av personalakten avseende byte av arbetsplats och/eller pensionsavgång. Två myndigheter skannar sina personalhandlingar (förutom sekretessbelagda sådana) och förvarar dem i dokumentsystemet KoVIS. HR hos övriga myndigheter (undantag bolag och stiftelser) inom Regionen har tillgång till denna personalinformation eftersom åtkomst inte går att styra i systemet. Vid byte av arbetsplats inom Regionen kan alltså den nya förvaltningen se personalinformationen vid dessa två myndigheter. Att vissa myndigheter har en digital personalakt medan andra använder pappersakt kan försvåra att hålla samman akten för en person som byter arbetsplats inom Region Uppsala, om inte hänvisning sker mellan de olika förvaringsplatserna. 9.5 Finns rutin för leverans av personalhandlingar till regionarkivet? Då arkivhandlingar inte längre behövs i den löpande verksamheten hos en myndighet ska de efter överenskommelse överlämnas till regionarkivet, för personalhandlingar gäller senast fem år efter att pensionsålder uppnåtts. Av de 15 granskade myndigheterna hade fyra muntliga rutiner, medan övriga 11 saknade rutin för leverans av personalhandlingar till regionarkivet. Åtta av de senare hade aldrig levererat personalhandlingar. Se även punkt Skannas personalhandlingar och har de i så fall hanterats enligt gällande regelverk i samband med skanning? Fem av de granskade myndigheterna har valt att skanna sina personalhandlingar (med undantag för sekretessbelagda sådana), två till systemet KoVIS och övriga till andra system/server. Två av myndigheterna har behållit pappersoriginalen efter skanningen, medan tre har genomfört otillåten gallring av dessa i samband med skanning. Något beslut om att pappersoriginalen får gallras (destrueras) vid skanning av

117 10 (11) personalhandlingar finns inte. Personalhandlingar är allmänna handlingar och får inte gallras utan att beslut av arkivmyndigheten föreligger. De tre myndigheterna har alltså brutit mot gällande regelverk i samband med skanning genom att destruerat allmänna handlingar. Eftersom destruktion skett innebär det att dessa myndigheters personalhandlingar ska levereras digitalt till regionarkivets elektroniska R7e-arkiv. Någon rutin för det har inte tagits fram av myndigheterna. 9.7 Finns rutin för hantering av ansökningshandlingar vid rekrytering? Av de granskade myndigheterna saknade tre helt en rutin för hantering av personalhandlingar vid rekrytering. Övriga hade en väl fungerande rutin, dock oftast en muntlig. Avsaknaden av dokumentation medför att kunskapen om hanteringen riskerar att bli personberoende. Samtliga förvaltningar inom Region Uppsala använder systemet Brand Management för hantering av ansökningshandlingar vilket innebär en korrekt hantering då systemet inför driftsättning anpassats efter gällande gallringsregler. I systemet bevaras ansökningshandlingarna för den som fick tjänsten samt en lista på de sökande, medan övrig information gallras automatiskt enligt gallringsbeslut. Vissa förvaltningar väljer att skriva ut handlingarna för den som fick tjänsten och lägga kopian i personalakten, andra väljer att enbart ha dem kvar i systemet. Av de tre myndigheter som saknade rutin använde en systemet Brand Management men var osäker på vad som bevarades där, övriga två myndigheter använde andra rekryteringsverktyg/metoder vid rekrytering och hade ingen återkommande rutin för det. 9.8 Finns hantering av allmänna handlingar med i er internkontrollplan? Av de 15 granskade myndigheterna hade två hantering av allmänna handlingar i sin internkontrollplan. Det finns inget krav på att myndigheterna ska ha det, men däremot ansvarar myndigheterna för de allmänna handlingar som finns i den egna verksamheten. Genomförande av regelbundna kontroller stärker en korrekt hantering av allmänna handlingar. Områden som behöver utvecklas 1. Myndigheterna ska tillse att dess handlingar skyddas enligt lagkrav, även under handläggningstiden när de inte aktivt används. 2. Sekretesskyddade personalhandlingar ska förvaras åtskilda från övriga personalhandlingar, antingen i akten eller genom förvaring för sig. Hänvisning måste då ske till var övrig information finns. 3. Myndigheterna ska registrera sina sekretessbelagda handlingar.

118 11 (11) 4. För att undvika personberoende och brister i hanteringen bör myndigheten dokumentera sina muntliga rutiner avseende allmänna handlingar. I de fall rutiner saknas bör sådana upprättas. 5. Personalakter måste liksom övriga allmänna handlingar regelbundet levereras till regionarkivet för säker och ändamålsenlig förvaring. 6. Vid skanning ska gällande regelverk efterföljas, vilket innebär att pappersoriginalen ska hanteras enligt regelverket efter skanningen till dess arkivmyndigheten fattar ett eventuellt gallringsbeslut på dem. Hänvisning i personalakten till övrig information måste ske mellan de förvaltningar som har digital sådan och de som har personalakter i pappersform. 7. Myndigheterna bör regelbundet kontrollera att hanteringen av dess allmänna handlingar följer regelverket, antingen via internkontrollplan eller på annat sätt.

119 Bilaga 2. Översikt arkivmyndighetens tillsyn 2016 Styrelse/nämnd Förvaltning Sjukhusstyrelsen AS LE Akademiska sjukhuset Lasarettet i Enköping Vårdstyrelsen FTV HoH PV Folktandvården Hälsa och Habilitering Primärvården Kollektivtrafiknämnden KTF Kollektivtrafikförvaltningen Kulturnämnden KoB Kultur och Bildning Landstingsstyrelsen LLK Landstingets Ledningskontor Fastighets- och servicenämnden LRC LSU Landstingets resurscentrum Landstingsservice Varuförsörjningsnämnden VF Varuförsörjningen Patientnämnden PNK Patientnämndens kansli Verksamheter där tillsyn inte utförts Bolag GUB Gamla Uppsala Buss MH SME Musik i Uppland Upplandsmuseet Verksamhet där tillsyn gällt annan fråga Stiftelser MiU UM US Medicinhistoriska museet Smittskyddsenheten Upplandsstiftelsen (redovisas inte i denna bilaga) 1

120 Bilaga 2. Arkivorganisation, arkivredovisning, leveranser och samråd Förvaltning/Bolag/Stiftelse AS FTV HoH KTF KoB LLK LRC LSU LE PV VF PN GUB MiU UM Frågor Har arkivansvarig utsetts och meddelats landstingsarkivet? Har arkivredogörare utsetts och meddelats landstingsarkivet? Finns det en dokumenthanteringsplan? Delvis Är dokumenthanteringsplanen uppdaterad under de senaste två åren? Finns det en arkivbeskrivning? Innehåller arkivbeskrivningen uppgifter för beskrivning av en myndighets allmänna handlingar enligt OSL 4 kap 2? Är arkivbeskrivningen uppdaterad under de senaste två åren? Finns det en arkivförteckning? Följs gällande gallringsbeslut? Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis 2

121 Bilaga 2. Förvaltning/Bolag/Stiftelse AS FTV HoH KTF KoB LLK LRC LSU LE PV VF PN GUB MiU UM Är alla handlingar som ska bevaras och äldre än 5 år levererade till landstingsarkivet? Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis - Delvis Förekommer utlåning av arkivhandlingar? Samråder myndigheten med arkivmyndigheten i viktigare frågor rörande arkivvården? Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Frågor 3

122 Bilaga 2. Sammanfattning fokusområde personalhandlingar Förvaltning/Bolag/Stiftelse AS FTV HoH KTF KoB LLK LRC LSU LE PV VF PN GUB MiU UM Är personalhandlingar skyddade för skada, brand och otillbörlig åtkomst? Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Delvis Är sekretessreglerade personalhandlingar åtskilda från annan information i akten? * * Har sekretessreglerade personalhandlingar diarieförts/registrerats? Delvis - Delvis - Finns rutin för hantering av personalakt vid byte av arbetsplats? Delvis Finns rutin för hantering av personalakt vid pensionsavgång? Finns rutin för leverans av personalhandlingar till landstingsarkivet? Frågor 4

123 Bilaga 2. Förvaltning/Bolag/Stiftelse AS FTV HoH KTF KoB LLK LRC LSU LE PV VF PN GUB MiU UM Skannas personalhandlingar? Har personalhandlingar hanterats enligt gällande regelverk i samband med skanning? Finns rutin för hantering av ansökningshandlingar vid rekrytering? Finns hantering av allmänna handlingar med i er internkontrollplan? Frågor * Har aldrig förekommit sekretessreglerade personalhandlingar enligt arkivansvarig/arkivredogörare. 5

124 TJÄNSTEUTLÅTANDE Fastighet och service Thomas Thunblom E-post Dnr LS Regionstyrelsen Programarbete för nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Projektet går vidare till programarbete till en kostnad av tkr (alternativ 2). 2. Den totala investeringskostnaden exklusive index får uppgå till tkr (alternativ 2). 3. Kostnader av engångskaraktär såsom tillfälliga anordningar under byggproduktion, index, nedskrivningar, rivning mm får uppgå till tkr (alternativ 2). 4. Den årliga hyreskostnadsökningen exklusive index får uppgå till tkr (alternativ 2). Investeringen innebär en minskning av dagsportionskostnaden med tkr/år motsvarande idag. 5. Finansieringen av driftskostnaderna sker inom sjukhusstyrelsens budget. Ärendebeskrivning Byggnaderna S1/S2 som idag innehåller mottagningskök för patientmatleveranser från Västerås håller inte godkänd standard. Övrig verksamhet i byggnaderna utgörs av konferenslokaler och personalrestaurang med mottagningskök, även dessa är i stort behov av renovering/ersättning. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

125 2 (4) Produktionsstyrelsen beslutade , 134, om projektering och genomförande av nytt tillagningskök för patientmat på Akademiska sjukhuset. Förslaget avsåg inplacering av flera verksamheter i anslutning till den nya köksbyggnaden. Regionstyrelsen beslutade , 183, att avbryta projektet och göra en ny utredning. Efter genomförd utredning beslutade regionfullmäktige , 52 att ge uppdrag till Landstingsservice att genomföra en ny förstudie för nytt produktionskök för kylda portionsrätter, med möjlighet till varmmatproduktion för psykiatri och geriatrikavdelningar samt personalrestaurang, och i förstudien säkerställa att behovet av konferenslokaler och medicinskt bibliotek inte förbises. Ärendet tillstyrktes i Investeringsrådet den 23 augusti 2016 och i fastighet- och servicenämnden Tidigare upparbetat i projektet är 10 mnkr och avser utredningskostnader som kan hänföras till produktionsstyrelsens beslut , 136. Förstudien beskriver tre alternativ: Alternativ 0 Alternativ 0 innebär ombyggnad/renovering av befintliga byggnader. Byggnaderna kommer att inrymma två stycken nya mottagningskök, personalrestaurang och konferenslokaler. Detta alternativ innebär fortsatt leverans från extern matleverantör. Alternativ 1 Alternativ 1 innebär tillbyggnad av byggnad S1. Tillbyggnaden ska innehålla produktionskök, personalrestaurang och konferenslokaler. Medicinskt bibliotek och kunskapscentrum kan då placeras i byggnad S1. Byggnad S2 rivs. Alternativ 2 Alternativ 2 innebär att byggnaderna S1/S2 rivs och ersätts med en ny byggnad innehållande produktionskök, personalrestaurang, konferenslokaler och möjlighet att inplacera medicinskt bibliotek och kunskapscentrum.

126 3 (4) Regionfullmäktige beslutade , 103, att återremittera ärendet med motiveringen att behovet av konferensutrymmen och kulvert behöver utredas. Slutligen önskades en redovisning av varför äldre beräkningar på vad produktionsköket skulle kosta avvek från då föreliggande förslag. Konferenslokaler och medicinskt bibliotek Regionfullmäktige beslutade , 52, att ge regionstyrelsen i uppdrag att genomföra en förstudie för nytt produktionskök för produktions- och leveransmetoderna 1,2,3 serve, varmmatsservering för psykiatri- och geriatrikavdelningar samt personalmatsal. I förstudien skulle även behovet av konferenslokaler och medicinskt bibliotek inte förbises. I förstudien har behovet av konferenslokaler och medicinskt bibliotek inte förbisetts. Omfattningen av behovet av konferenslokaler och medicinskt bibliotek kommer att utredas i programskedet. Innehåll och omfattning av medicinsk bibliotek/kunskapscentrum redovisas i regionstyrelsens beslut , 183, samt produktionsstyrelsens beslut , 136. Kulvert Förstudien tar hänsyn till ombyggnation och tillbyggnad av kulvert. Hur omfattande denna ombyggnation och tillbyggnad av kulvert blir utreds i programskedet. I programskedet görs en förprojektering av produktionsköket inklusive kulvert. Kostnader Kostnader samt orsak till varför äldre beräkningar om vad produktionsköket skulle kosta skiljer sig från den nu framtagna kostnaden redovisas i bifogat tjänsteutlåtande samt i fastighets- och servicenämndens beslut , 69. Investeringskostnaden för alternativ 2, inklusive index och kreditiv, finns med i fastighetsinvesteringsplan som en del i Regionplan och budget Beredning Ärendet är berett i fastighets- och servicenämnden , 69. Regionfullmäktige beslutade , 103, att återremittera ärendet. Bilagor Tjänsteutlåtande, bilaga Protokoll regionfullmäktige , 103 Protokoll fastighets- och servicenämnden , 69 Förstudierapport alternativ 0 Förstudierapport alternativ 1 och 2 Patientmatsundersökning februari 2016 Synpunkter på sjukvårdens behov Protokoll fastighets- och servicenämnden , 53 Protokoll regionfullmäktige , 52 Protokoll regionstyrelsen , 183 Protokoll regionstyrelsen , 136 Kopia till Regionfullmäktige

127 4 (4)

128 Regionfullmäktige Protokoll Sammanträdesdatum: /17 Dnr LS Programarbete för nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset Beslut Regionfullmäktiges beslut Ärendet återremitteras som minoritetsåterremiss. Ärendebeskrivning Byggnaderna S1/S2 som idag innehåller mottagningskök för patientmatleveranser från Västerås håller inte godkänd standard. Övrig verksamhet i byggnaderna utgörs av konferenslokaler och personalrestaurang med mottagningskök, även dessa är i stort behov av renovering/ersättning. Produktionsstyrelsen beslutade , 134, om projektering och genomförande av nytt tillagningskök för patientmat på Akademiska sjukhuset. Förslaget avsåg inplacering av flera verksamheter i anslutning till den nya köksbyggnaden. Regionstyrelsen beslutade , 183, att avbryta projektet och göra en ny utredning. Efter genomförd utredning beslutade regionfullmäktige , 52 att ge uppdrag till Landstingsservice att genomföra en ny förstudie för nytt produktionskök för kylda portionsrätter, med möjlighet till varmmatproduktion för psykiatri och geriatrikavdelningar samt personalrestaurang, och i förstudien säkerställa att behovet av konferenslokaler och medicinskt bibliotek inte förbises. Ärendet tillstyrktes i Investeringsrådet den 23 augusti 2016 och i fastighet- och servicenämnden Tidigare upparbetat i projektet är 10 mnkr och avser utredningskostnader som kan hänföras till produktionsstyrelsens beslut Förstudien beskriver tre alternativ: Alternativ 0 Alternativ 0 innebär ombyggnad/renovering av befintliga byggnader. Byggnaderna kommer att inrymma två stycken nya mottagningskök, personalrestaurang och konferenslokaler. Detta alternativ innebär fortsatt leverans från extern matleverantör. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 6 (48)

129 Regionfullmäktige Protokoll Sammanträdesdatum: Alternativ 1 Alternativ 1 innebär tillbyggnad av byggnad S1. Tillbyggnaden ska innehålla produktionskök, personalrestaurang och konferenslokaler. Medicinskt bibliotek och kunskapscentrum kan då placeras i byggnad S1. Byggnad S2 rivs. Alternativ 2 Alternativ 2 innebär att byggnaderna S1/S2 rivs och ersätts med en ny byggnad innehållande produktionskök, personalrestaurang, konferenslokaler och möjlighet att inplacera medicinskt bibliotek och kunskapscentrum. Yrkanden och yttranden Börje Wennberg (S) yrkar bifall till regionstyrelsens förslag samt om tillägg av ytterligare beslutsmening: Det avsteg från av fullmäktige fastställd investeringsprocess som detta beslut innebär avseende investeringar godkänns. Marie Louise Lundberg (S) och Jenny Lundström (MP) yrkar bifall till regionstyrelsens förslag. Johan Örjes (C) och Annika Krispinsson (C) yrkar att regionfullmäktige beslutar enligt alternativ 1 samt tillägg om att tidigt under programarbetet fastställa om behov av konferenslokaler och medicinskt bibliotek kvarstår. Lina Nordquist (L) yrkar att ärendet ska återremitteras. Stefan Olsson (M), Emilie Orring (M) och Roger Elsborg (M) yrkar avslag och i andra hand på återremiss, med nedan motivering, och bifall till Johan Örjes (C) tilläggsyrkande: - Vi yrkar på återremiss av följande skäl. Även om det kan antas att universitetet är intresserat framgår det inte i handlingarna huruvida det finns en avsikt att hyra dessa lokaler. Det är alltså inte utrett utifrån vilka behov de planerade konferensutrymmena alls behövs. Vidare bör det utredas om ett nytt kök kan byggas utan att en ny kulvert byggs. Slutligen behöver det redovisas varför äldre beräkningar om vad produktionsköket skulle kosta skiljer sig från dagens förslag. Anna-Karin Klomp (KD), Cecilia Linder (M), Anna-Karin Vaz Contreiras (KD) och Björn-Owe Björk (KD) yrkar i första hand på avslag och andra hand att ärendet ska återremitteras. Johan Edstav (MP), Sören Bergqvist (V) och Annika Forssell (MP) yrkar bifall till regionstyrelsens förslag och Börje Wennbergs (S) tilläggsyrkande om ytterligare beslutsmening. Simon Alm (SD) yrkar att regionfullmäktige ska besluta enligt alternativ 1. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 7 (48)

130 Regionfullmäktige Protokoll Sammanträdesdatum: Lennart Hedquist (M) och Erik Weiman (M) yttrar sig. Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Johan Örjes (C) tilläggsyrkande om att tidigt under programarbetet fastställa om behov av konferenslokaler och medicinskt bibliotek kvarstår. Börje Wennberg (S) yrkar att beslutspunkt nr. 1 kompletteras med: Finansiering sker inom ramen för investeringsplan Regionfullmäktiges ordförande ställer yrkandet om återremiss mot att ärendet ska avgöras idag och finner att ärendet ska avgöras idag. Votering begärs. Votering genomförs. -röst för att ärendet ska avgöras idag. -röst för återremiss. Voteringsresultat 44 ja-röster 23 nej-röster 4 ej närvarande Bilaga 103/17 Regionfullmäktiges ordförande finner att regionfullmäktige beslutar att återremittera ärendet som minoritetsåterremiss. Kopia till Fastighets- och servicenämnden Sjukhusstyrelsen Förvaltningsdirektören, Fastighet och service Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Registrator, Akademiska sjukhuset Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 8 (48)

131 Bilaga 103/17 Votering 103 Programarbete för nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset röst för att ärendet ska avgöras i dag röst för återremiss Ledamot Röst Abbas al nabi (S) Ann Britt Litsner (S) Annika Forssell (MP) Annika Krispinsson (C) Aranka Botka Ncomo (C) Bertil Kinnunen (S) Britt Louise Gunnar (S) Börje Wennberg (S) Charles Pylad (MP) Elisabeth Rosengren (V) Emilie nsson (S) Erik Hemmingsson (MP) Erzsebét Wollein (S) Fredric de Afonseca (S) Fredrik Leijerstam (MP) Håkan Collin (S) Ingela Ekrelius (V) Jenny Lundström (MP) Johan Edstav (MP) Johan Örjes (C) Kerstin Ramdén (S) Kjell Andersson (S) Lars Berglöf (S)

132 Bilaga 103/17 Lars Skytt (S) Lena Rönnberg (S) Majlene Westerberg (S) Malena Ranch (MP) Marie Louise Lundberg (S) Michael Öhman (SD) Neil Ormerod (V) Ove Heimfors (V) Per Edstam (C) Per Olof Widell (S) Petra Söderlund (S) Pia Milton (S) Pontus Stagling (S) Sara Sjödal (C) Simon Alm (SD) Sofia Rogozinska (V) Sören Bergqvist (V) Thomas Eriksson (S) Tomas Andersson (S) Vivianne Macdisi (S) Åsa Näs Ahlbom (S) Allan Kruukka (M) Anna Karin Klomp (KD) Anna Karin Vaz Contreiras (KD) Björn Owe Björk (KD) Cecilia Linder (M) Christina Sääf (M) Claes Erlandsson (M) Emilie Orring (M)

133 Bilaga 103/17 Erik Weiman (M) Heikki Tiitinen (KD) Jenny Gavelin (L) Johan Enfeldt (L) Johan Rendel (M) Kajsa Dovstad (L) Karolina Hilding (L) Lennart Hedquist (M) Lina Nordquist (L) My Borg (M) Måns Vilhelmsson (M) Peter Book (M) Pirjo Thonfors ( ) Roger Elsborg (M) Stefan Olsson (M) Resultat: 44 ja röster 23 nej röster 4 ej närvarande

134 Bilaga 103/17 miska

135 Dnr LSU Fastigheteroch service Veijo Ahola Tfn Nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset Ärendet ByggnadernaS1/S2som idag innehållermottagningskökför patientmatleveranser från Västeråshåller inte godkändstandard.övrig verksamheti byggnadernautgörsav konferenslokaleroch personalrest aurangmedmottagningskök, ävendessaär i stort behovav renovering/ersättning. Produktionsstyrelsenbeslutade enl 134,dnr PS ,om projekteringoch genomförandeav nytt til lagningskökför patientmatpå Akademiska sjukhuset. Förslagetavsåginplaceringav flera verksamheteri anslutning till den nya köksbyggnaden. Landstingsstyrelsen beslutade enl 183,CK ,att avbrytaprojektet och göraen ny utredning. Efter genomfördutredningbeslutadelandstingsfullmäktige enl 52 om uppdragtill Landstingsservice att genomföraen ny förstudieför nytt produktionskökför kylda portionsrätter,med möjlighet till varmmatproduktionför psykiatri och geriatrikavdelningarsamt personalrestaurang, och i förstudiensäkerställaatt behovetav konferenslokaleroch medicinsktbibliotek inte förbises.bilaga 1. Landstingsservice Akademiska sjukhuset ing Uppsala tfn vx fax org nr

136 2 (12) Ärendettillstyrktes i Investeringsrådet den 23 augusti2016 och i Fastighetoch servicenämnden Bilaga 2. Tidi gareupparbetati projekt är 10 milj onerkr och avser utredningskostnader somkan hänförastill Produktionsstyrelsens beslut Ett nytt projektnummer, är skapatför ny förstudie,som kan hänförastill Landstingsfullmäktigesbeslut Förstudien beskriver tre alternativ : Alternativ 0 innebärombyggnad/renovering av befintliga byggnader. Byggnaderna kommeratt inrymmatvå styckennya mottagningskök, personalrestaurang och konferenslokaler.detta alternativinnebärfortsattl everansfrån externmatleverantö r. S1 S2 o m b y g g n a tni o oc h anpassning ar på mark las tg a t a/las tz on bef. P4 be f. b y g gnad e n t r é y t a b yg g s o m o c h ö vrig mark rus t as upp i o c h m e d o m b y g g n a ld, t i l g ä n gl i gh e t san p a ssas be f. park ering be f. sk ulp tur Alternativ 1 innebärtillbyggnadav byggnads1. Tillbyggnadenskainnehålla produktionskök,personalrestaurang och konferenslokaler. Medicinskt bibliotek och kunskapscentrum kan då placerasi byggnads1. ByggnadS2 rivs. S2 bef. S1 ny bef. utrymn. utrymn. byg lastzon entré sjukhusomr ådet g ä v l e k y c h c o -g n å g P4 bef. byggnad fl yt t ad skulptur

137 3 (12) Alternativ 2 innebäratt byggnadernas1/s2rivs och ersättsmed en ny byggnad innehållandeproduktionskök,personalrestaurang, konferenslokaleroch möjlighet att inplaceramedicinsktbibliotek och kunskapscentrum. ny byggnad restaurang kök. S2 & S2 rivs ny byggnad, konferenscentrum och bibliotek en tr é mot st adspark en in f art lastz on ti lg än gli g en tr é lastz on utr ymn. g vä l e ykc h co -g n å g per sonalen l tr é lastz on utbr edning under hus P4 be f. byggnad P4 be f. byggnad en tr é utr ymn. en tr é utr ymn. angöring t axi/hkp be f. skulp tur Verksamhetensbehov av och ansvar för investeringen. Uppdragoch beställningpå förstudiekommerfrån Regionfullmäktige (fd Landstingsfullmäktige)och Fastighetoch servicenämnden Berördverksamhet,Akademiskasjukhuset, har inte inkommit med uppdragoch beställning. Förstudieavtalfinns ej tecknat mellan Landstingsserviceoch Akademiska sjukhuset. Nutritionsvårdsprocessen I bilaga 6 beskriverakademiskasjukhusetsinasynpunkterpå sjukvårdensbehovav sjukhusmåltideroch nutrtion. Kundunder sökning Det genomförsregelbundnaundersökningaravseendekvalitén på patientmaten. Resultatenvisar en positiv utvecklingi nöjdhet.bilaga 3.

138 4 (12) Beskrivning/sammanfattning av investeringen och skälet till investeringsbehovet. Byggnaderna S1/S2 är idag slitna och ej verksamhetsstödjande, främst mottagningsköken för patient och personalmat. Någon form av åtgärd måste på sikt vidtas. Tre alternativ finns beskrivna i den förstudie som nu är framtagen. Bilaga 4 och Bilaga 5. Landstingsservice uppdrag från Regionfullmäktige och Fastighet och servicenämnden är att ta fram en förstudie på ett nytt produktionskök, personalrestaurang och att inte förbise behovet av konferens och eventuella lokaler för medicinsk bibliotek. Konsekvens om investeringen inte utförs och kostnadseffekten för detta För att komma tillrätta med de problem som idag finns i byggnaderna behövs på sikt att minst alternativ 0 genomförs. Alternativ 0 innebär att patient- och personalmaten fortsatt levereras av extern leverantör. Styrelser som sedan 2016 behandlat ärendet. Regionfullmäktige , beslut om ny förstudie. Bilaga 1. Fastighet och servicenämnden , beslut om ny förstudie. Bilaga 2. Investeringskostnad Upparbetade utredningskostnader i investeringsprojektet, till och med förstudie, uppgår till tkr. Tilldelade medel uppgår till tkr. Investeringsprojektets nästa fas är programarbete till en beräknad kostnad av: Alternativ 0: tkr Alternativ 1: tkr Alternativ 2: tkr Totala investeringskostnaden exklusive index för Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset, uppskattas till: Alternativ 0: tkr Alternativ 1: tkr Alternativ 2: tkr Kostnader av engångskaraktär för Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset, såsom tillfälliga anordningar under byggproduktion, index, nedskrivningar, rivning mm uppskattas till: Alternativ 0: tkr Alternativ 1: tkr Alternativ 2: tkr Totalkostnaden för projektet uppskattas till: Alternativ 0: tkr tkr = tkr Alternativ 1: tkr tkr = tkr Alternativ 2: tkr tkr = tkr

139 5 (12) Hyreskostnadsökning, som utgår ifrån slutlig totalkostnad exklusive index, för Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset, uppskattas till: Alternativ 0: tkr Alternativ 1: tkr Alternativ 2: tkr Osäkerhet i kalkyl i förstudiestadiet är för: Alternativ 0: +/- 20% Alternativ 1: +/-15% Alternativ 2: +/-15% Regionfullmäktige föreslås i den kommande budgetprocessen ta ställning till hur den årliga hyreskostnadsökningen med anledningen av investeringen ska finansieras. Dagsportionskostnad Nuläge med dagens mottagningskök Antal dagsportioner 2016: ca st Jämförelse kostnad /dagsportion idag 224,97 kr (totalt tkr per år) Jämförelse kostnad /dagportion om 3 år 235,00 kr (totalt tkr per år) Dygnportionspris i dagens prisnivå Alternativ 0: 235 kr/portion Alternativ 1: 206 kr/portion Alternativ 2: 207 kr/portion Total ny hyreskostnad på grund av investering tkr/år tkr/år tkr/år Givet att Region Uppsala fortsatt har ett behov av minst ca dagsportioner så blir totalkostnaden för dagsportioner efter investering: Skillnad från dagens totalkostnad för dygnsportion I dagens prisnivå 2017 om 3 år Alt 0: 235* = tkr per år tkr 0 kr Alt 1: 206* = tkr per år tkr tkr Alt 2: 207* = tkr per år tkr tkr Dvs Med Alt 0 ökar hyran med tkr per år på grund av investering och om tre år är dagportionskostnaden lika som idag. Med Alt 2 ökar hyran med tkr per år på grund av investering och om tre år är dagsportionskostnaden tkr lägre än idag. Investeringsskede Förstudie Totalt Upparbetat investerings- Kommentar belopp Program Genomförande Summa Investeringskostnad Fattade beslut FSN

140 6 (12) Årlig kostnadsökning Årlig kostnadsökning som uppkommer, med anledning av investeringen, för verksamheten och Landstingsservice 1 och 2. Alternativ 0 Typ av kostnad Belopp Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Ökad kostnad Landstingsservice pga investering 1 Ökad kostnad Landstingsservice pga FI investering Ej finansierade engångskostnader Summa ökad kostnad Alternativ 1 Typ av kostnad Belopp Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Ökad kostnad Landstingsservice pga investering 1 Ökad kostnad Landstingsservice pga FI investering Ej finansierade engångskostnader Summa ökad kostnad Alternativ 2 Typ av kostnad Belopp Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Ökad kostnad Landstingsservice pga investering 1 Ökad kostnad Landstingsservice pga FI investering Ej finansierade engångskostnader Summa ökad kostnad Den årliga kostnadsökning för Landstingsservice uppkommer vid hyresgästinitierade investeringar där landstinget tillämpar en annuitetshyresmodell. Underskottet regleras mot finansförvaltningen genom Landstingsservice avkastningskrav. 2 Den årliga kostnadsökningen för Landstingsservice uppkommer vid fastighetägarinitierade investeringar (FI). Kostnaden för investeringen regleras mot finansförvaltningen genom Landstingsservice avkastningskrav. I Ej finansierade engångskostnader återfinns index och kreditivkostnader. Dessa kan enligt gällande redovisningsregler läggas på hyresgäst.

141 7 (12) Fina nsiering av årlig kostnadsökning Hur finansieras hyreskostnaden? Sätt kryss Verksamheten kan finansiera hela investeringen själv Verksamheten kan finansiera del av investeringen själv samt äskar tillskott av ägaren Verksamheten kan inte finansiera investeringen själv, utan äskar tillskott av ägaren Övrig finansiering (ex extern) Fastighetsägarinitierad investering Motivera X Hyresintäkter från restauratör* *Behöverstuderasnärmarei programskedet Fördjupad InvesteringskostnadAlt 2 Redovisadinvesteringskostnad*vad respektivedel ingår med Produktionskök tkr Restaurang tkr Bibliotek/Kunskapscentrum tkr Konferenscenter tkr Övrigt tkr Nedlagdakostnader tkr * Exkl övriga kostnadseffekter Nedanföljer ett par exempelpå hur manskatänkanär man beräknar investeringskostnaden vid olika scenarion. Vad skulle det kostaatt enbart byggaköket? Svar:Investeringskostnad ca tkr exklusiveindex. Byggermanenbartköket behöverfortfarandestoradelarav grundläggning,anslutningstill kulvert mm utföras. Köket får då ta en störredel av det som utgör ett investeringsprojekts startkostnader, grundläggningmm. Övriga kostnadseffekterpå grundav investeringentillkommer. Seunderrubrik Övriga kostnadseffekterpå grund av investeringen alt 2 Figur 1 BIBL KÖK REST KONF KUNSK ÖVRIGT

142 8 (12) Vad skulle det kostaatt enbart byggakök och restaurang? Svar:: Investeringskostnad ca tkr exklusiveindex. Byggermanenbartkök och restaurangbehöverfortfarandestoradelar av grundläggning,anslutningstill kulvert mm utföras.kök och restaurangfår då ta en störredel av det som utgör ett investeringsprojekts startkostnader,grundläggningmm. Till skillnad från att enbart byggaett kök, delarnu kök och restaurangpå det som utgör ett investeringsprojekts startkostnader, grundläggningmm. Seunderrubrik Övriga kostnadseffekter på grund av investeringen alt 2 Figur 2 BIBL KÖK REST KONF KUNSK ÖVRIGT

143 9 (12) Övriga kostnadseffekter på grund av investeringen Alternativ 0: Provisoriskt mottagningskök och restaurang Ökade transportkostnader Nedskrivningskostnader Oförutsedda engångskostnader Index Kreditiv Summa tkr ** tkr ** tkr ** tkr ** tkr * tkr * tkr Alternativ 1: Provisorisk restaurang Nedskrivningskostnader Rivning S2 inklusive återställning mark Oförutsett Index Kreditiv Summa tkr ** tkr ** tkr ** tkr ** tkr * tkr * tkr Alternativ 2: Provisorisk restaurang Nedskrivningskostnader Rivning S2 inklusive återställning mark Oförutsett Index Kreditiv Summa tkr ** tkr ** tkr ** tkr ** tkr * tkr * tkr * Visas som resultatpåverkande, men kan med gällande redovisningsregler läggas på hyresgäst ** Resultatpåverkande för Region Uppsala. Kan ej läggas på hyresgäst

144 10 (12) Personal-, verksamhets- och investeringskostnader som INTE ingår i denna utredning I samtliga alternativ krävs ytterligare utredning av olika verksamhetsnära kostnader som idag är svåra att överblicka. I dygnsportionspris ingår personal i kök, men inte måltidsvärdar på respektive avdelning inom Akademiska sjukhuset samt eventuellt ytterligare verksamhetskostnader för restaurang-, konferens- och biblioteksverksamhet. I denna utredning återfinns inte investeringskostnader för anpassning av alla avdelningar inom Akademiska sjukhuset för den tänkta serveringsmetoden. Flertalet av dessa anpassningar kommer att göras vartefter avdelningar på Akademiska sjukhuset i övrigt byggs om. Detta sker dock under en längre period. Investeringskostnader avseende utrustning som åligger hyresgästen finns ej med i denna utredning. Tidigare bedömd kostnad förordade Produktionsstyrelsen alternativ 3 i anslutning till nuvarande restaurang i hus S1. Produktionsstyrelsen beslutade även att starta en förstudie om nytt kök om patientmat redovisades för Produktionsstyrelsen en investeringskostnad tkr för enbart tillagningskök i anslutning till nuvarande personalmatsrestaurang. Beslut togs om påbörjande av projektering av nytt tillagningskök , 136 beslutade Produktionsstyrelsen om fortsatt projektering och genomförande av nytt tillagningskök samt beslut om förstudie för omlokalisering av medicinskt bibliotek beslutade Produktionsstyrelsen om att genomföra ett programarbete avseende personalrestaurang, konferenslokaler, ställverk och medicinskt bibliotek återremitterade Landstingsstyrelsen ärendet om genomförandet av Byggnad S1 och S4. Investeringskostnadsbedömningen i ärendet till Landstingsstyrelsen för Personalrestaurang, Kunskapscentrum/bibliotek, konferens, Ställverk, Ombyggnad av basbyggnad S1 och utvändiga ledningsarbeten bedömdes till tkr utöver investeringskostnaden för tillagningsköket på tkr. I den beräknade investeringskostnaden på tkr för tillagningsköket och tkr för Personalrestaurang, Kunskapscentrum/bibliotek, konferens, Ställverk, Ombyggnad av basbyggnad S1 och utvändiga ledningsarbeten, ingick inte: Index Fastighetsbildning mm Hyresförluster Evakueringskostnader Projektfinansiering Ränte- och kreditivkostnader Anslutningsavgifter Byggherrens (Region Uppsalas) interna kostnader Miljöcertifiering av byggnad/er

145 11 (12) BIM modulering Konstnärlig utsmyckning Förankring av arkitektonisk utformning Arkeologisk eller geoteknisk bedömning Lös inredning Mattransportvagnar Processutrustning Datanätverk Kostnad för etappindelning Saneringskostnader Markförstärkningsåtgärder (en uppskattad kostnad på enbart för 500 tkr finns med) Ledningsomläggningar av yttre vatten och avlopp samt elkraft har enbart bedömts och inte studerats på plats. I den utförligare förstudie som nu gjorts i detta ärende är Engångskostnader såsom index under byggnationstiden, kreditivkostnader, rivning/utrangering, av/nedskrivning mm medtagna. Utförligare utredning har även genomförts avseende: Tillgänglighetskrav för allmänheten och personal (hissar, trappor, belysning mm) Grundläggning (Akademiska sjukhuset är beläget på en grusås med känsliga värden avseende vatten. Denna utredning har tagit med detta, men det finns fortfarande betydande risker med grundläggningen). Omfattande omläggningsarbeten för yttre vatten och avloppsledningar samt nya tillkommande ledningar som kan påverka grusås enligt redovisning ovan avseende grundläggning Gestaltningsmässiga krav och tillskapandet av kommunikationsförbindelse mellan stad och Akademiska sjukhuset Entrélösning för allmänheten både från Sjukhusvägen och inre Sjukhusvägen Varulogistiklösning Elkraft, Ventilation, Brand, Sprinkler, Styr och övervakning Ombyggnation och anslutning till befintligt kulvertsystem Det råder skillnad mellan tidigare redovisad investeringskostnad i utredningen som redovisades för Produktionsstyrelsen samt Landstingsstyrelsen och den investeringskostnad som redovisas i detta ärende. En del av förklaringen kan ligga i den kostnadsutveckling som skett sedan 2013 samt utredningskostnader inklusive denna förstudie, men till största del beror skillnaden på fördjupad analys av ovan redovisade faktorer. Flertalet av de faktorer som inte ingick i den tidigare utredningen har nu tagits med. Denna förstudieutredning tar ett helhetsgrepp kring alla ingående investeringar och Engångskostnader som krävs för att åstadkomma ett tillagningskök, konferenslokaler, restaurang, kunskapscentrum, tekniska och logistiska lösningar. Denna utredning

146 12 (12) påvisar att det fortfarande finns riskmoment. Dessa riskmoment behöver ytterligare utredas i programskedet. Utrangering Se rubrik Övriga kostnadseffekter på grund av investeringen Samråd och godkännande Årlig kostnadsökning samt finansiering enligt ovan är ej godkänt av Akademiska sjukhuset. Investeringsrådets bedömning Investeringsrådet bedömer att nuvarande mottagningskök på sikt behöver ersättas/renoveras. Patienterna upplever idag, enligt gjord kundundersökning, en god kvalitet på måltiderna. Givet det begränsade investeringsutrymmet för Region Uppsala under perioden , rekommenderar investeringsrådet fastighets och servicenämnden att avvakta beslut om programarbete. Bilagor Bilaga 1, Beslut Landstingsfullmäktige , DnrLS Bilaga 2, Beslut Fastighets- och servicenämnden, , Dnr FSN Bilaga 3, Patientmatundersökning, Februari 2016 Bilaga 4, Förstudierapport, alternativ 0 Bilaga 5, Förstudierapport alternativ 1 och alternativ 2 Bilaga 6 Synpunkter på sjukvårdens behov av sjukhusmåltider och nutrition Kopia till: Regiondirektören Sjukhusdirektören Akademiska sjukhuset Förvaltningsdirektören Landstingsservice Fastighetschefen Landstingsservice

147 SI D 1 AV 1 4 Landstingsservice Projektavdelning RickardCeder Rickard.ceder@lul.se Datum Diarienummer: Rev: Förstudierapport Projektn amn Anläggning Byggnad Plan Projektnummer NYTT MOTTAGNINGSKÖK, alt S1-S Fastställandeav rapport Projekt områdeschef/ datum Projektägare/ datum Chef Fastighet och service/ datum Beställare/Verksamhets chef/ datum Landstingsservice Akademiska sjukhuset ingång 13/C Uppsala org nr

148 Sid 2 (14) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Sammanfattning Uppdragsbeskrivning Bakgrund Syfte Mål Avgränsningar Avgränsningar Behovsanalys Verksamhet och behov Verksamhetsbeskrivning... 4 Mottagningskök för patientmat Mottagningskök för restaurangmat Beskrivning av behov av lokalanpassning, utrustning och system Lokalprogram Fastighetens förutsättningar Översiktlig beskrivning Byggnadstekniskt underlag Ventilationstekniskt underlag Rörtekniskt underlag Sprinklertekniskt underlag VA-tekniskt underlag Underlag medicintekniska gaser El-tekniskt underlag Underlag för svagströmsanläggningar Styr- och reglertekniskt underlag Miljöinventering Övriga förutsättningar Lösningsförslag Analys och konsekvensbeskrivning Störningar Risker Tidplan Kostnadsuppskattning Kostnadsuppskattning Beslutsunderlag... 12

149 Sid 3 (14) 10.1 Nollalternativ Bilagor Arbetsgrupp Inledning Förstudierapporten utgör beslutsunderlag inför program och genomförandefasen. I förstudien utreds verksamhetens lokalbehov samt hur dessa påverkar byggnaderna och dess system. Olika förslag till lösning analyseras samt ett förordande av ett alternativ lämnas. Förstudien innehåller även en tidig kostnadsuppskattning. Två exemplar av förstudierapport lämnas till projektägaren. 1 Sammanfattning 1.1 Sammanfattning Förstudien redovisar förslag för en renovering av befintlig byggnad S1 och S2, ett nollalternativ. Utredningen har nått en kalkylnoggrannhet motsvarande ±20%. Detta alternativ kan inte uppfylla behovet av ett nytt produktionskök. Vid nollalternativ kan endast ett mottagningskök skapas på grund av begränsningar i utrymme och plats för logistik. Gruppen bakom förstudien ser inte detta alternativ som ett bra alternativ då behovet av ett nytt kök inte erhålls och det blir fortsatt nödvändigt att transportera mat till Akademiska sjukhuset som idag. Alternativet har relativt hög investeringskostnad på grund av behovet av mycket omfattande renovering och ger ett begränsat utfall på investerade pengar. Detta alternativ kräver även provisorisk lösning för såväl mottagning som restaurang under byggtid. 2 Uppdragsbeskrivning 2.1 Bakgrund Patientmaten tillagas i dag i produktionskök i Västerås och körs med dagliga transporter till Akademiska sjukhuset. Restaurangmaten tillagas i cateringkök i Uppsala och transporteras även denna till Akademiska.

150 Sid 4 (14) En långsiktig lösning där sjukhuset har rådighet över tillagning samt att den sker med en ökad kvalité och miljömedvetenhet skall sökas med förstudien. Befintliga byggnader S1 och S2 är i stort behov av totalrenovering, byggnaderna är fuktskadade i grundläggning och undermåliga energimässigt. De har även ett stort eftersatt underhåll. För denna studie är att se på ett nollalternativ, konsekvensen om nuvarande situation kvarstår och vilka investeringar som då är nödvändiga. 2.2 Syfte För denna studie är att se på ett nollalternativ, konsekvensen om nuvarande situation kvarstår och vilka investeringar som då är nödvändiga. 2.3 Mål Jämförelse mot alternativ 1 och 2. 3 Avgränsningar 3.1 Avgränsningar I projektet ingår inte kostnader för provisorisk restaurang under byggtid. I projektet ingår inte kostnad för provisoriskt mottagningskök. I projektet kan inte behovet av nytt ställverk lösas. Provisorisk restaurang är tänkt att lösas inom befintliga lokaler, foaje utrymme i Psykiatrinshus, utökad restaurang i ingång Behovsanalys Nollalternativet som ställs mot alternativ 1 och 2 har samma behov och funktioner som tillhanda hålls idag. 5 Verksamhet och behov 5.1 Verksamhetsbeskrivning MOTTAGNINGSKÖK Mottagningskök för 1500 portioner patientmat, samt ett mottagningskök för 500 portioner restaurang mat. Mottagningskök för patientmat. Maten kommer kyld och portionsförpackad från produktionskök beläget på annan plats. Leverans 1-2 gånger/vecka. Den levererade maten förvaras i stort kylrum med temperatur 2-3o Komplementvaror såsom torrgods mm kommer avdelningspackade från produktionsköket. De smutsiga tallrikarna skickas tillbaka och diskas i produktionsköket.

151 Sid 5 (14) Glas, bestick mm diskas på varje avdelning. Avdelningsköken behöver kompletteras med några kylskåp/avd, typ hushålls, för förvaring av kylda matlådor. Mottagningskök för restaurangmat. Huvudrätten kommer kyld i flerportionsförpackningar från produktionskök beläget på annan plats. Leverans 1-2 gånger/vecka. Den levererade maten förvaras i kylrum med temperatur 2-3o I mottagningsköket värms huvudrätten i kombiugnar. Ris och potatis kokas i kombiugnar. Komplementvaror såsom torrgods mm kommer från produktionsköket. Råkost och sallader hackar och blandas i mottagningsköket. I restaurangens diskrum diskas brickor i speciell brickdiskmaskin. Gästen ställer brickan med tallrik, glas, mugg, bestick mm på bricktransportband som för godset till sorteringsbänk, där personal sorterar enheterna till diskgodskorgar, vilka diskas i tunneldiskmaskin. Brickan går direkt in i brickdiskmaskin utan hantering av personal. Konferensbeställningar iordningställs och hanteras i personalrestaurangens mottagningskök. RESTAURANG Restaurang som idag. KONFERENS Konferens som idag.

152 Sid 6 (14) 5.2 Beskrivning av behov av lokalanpassning, utrustning och system För lokalerna erfordras helt ny utrustning. Befintliga lokaler för restaurang och kök är i stort behov av renovering ur såväl arbetsmiljö, klimat och energi, fuktskador. 5.3 Lokalprogram 6 Fastighetens förutsättningar 6.1 Översiktlig beskrivning Befintliga byggnader S1 och S2 byggdes tidigt 60-tal, byggnaderna bedöms vara i dåligt skick och i behov av totalrenovering såväl byggnadsmaterial, ytskikt insida som utsida som samtliga installationer. Husen behöver även fuktsaneras och grunden fuktskyddas och erhålla ny dränering. Arbetena är omfattande. 6.2 Byggnadstekniskt underlag Byggnadstekniska underlag befintliga hus, utredningar framtagna 2006 Miljöinventering (bilaga) och 2013 Förstudiekalkyl (bilaga) 6.3 Ventilationstekniskt underlag Ventilationsteknisk lösning har utretts mht lämplig systemlösning baserad på kvalité, livslängd, investerings- och driftskostnad samt miljöklassning. Utredningen har nått en kalkylnoggrannhet motsvarande ±20% och har status FÖRSTUDIE. Befintlig installation rivs i sin helhet, komplett ny installation upprättas. Uteluft inhämtas från galler i fasad, filtreras, värms genom värmeåtervinning, efterbehandlas genom värmning och kylning samt tillförs lokaler med krav på ren luft via takinblåsning. Luften överförs därefter till angränsande lokaler och evakueras via utsug i tak. Värmen i den evakuerade luften återvinns i så stor grad som möjligt före den släpps ut över byggnadens tak. Luftlödet behovsstyrs på tid, rumstemperatur och rumskoldioxidhalt. För köksoch diskkåpor behovsstyrs luftflödet genom tryckknapp med timer. Kökskåpor utförs i rostfri stålplåt och förses med UV-ljus för ozonbildning vilken renar den evakuerade luften. Kanalsystemet från köks- och

153 Sid 7 (14) diskmaskinskåpor utförs i rostfri plåt, övriga kanaler utförs i varmförzinkad stålplåt. Över stekbord och spisar upprättas Ansulex brandsläcksystem. System: FTX1: Betjänar främst Restaurang, Konferenscenter, Omklädning, Personalrum, Kontor, Teknikrum och övriga ytor FTX2: Betjänar främst Köks- och Diskutrymmen CA1: Betjänar Data/tele med Klimatkyla. Övriga system: Stödfläktar för diskmaskiner och frånluftsfläktar för vissa teknikrum. Riskpunkter: Utökat brandskydd. Utökade ombyggnadsprovisorier i befintlig byggnad S1 och S2. För mer information, se bilaga Beskrivning VVS, Styr och Övervakning samt Sprinkler 6.4 Rörtekniskt underlag Rörteknisk lösning har utretts mht lämplig systemlösning baserad på kvalité, investerings- och driftskostnad samt miljöklassning. Utredningen har nått en kalkylnoggrannhet motsvarande ±20% och har status FÖRSTUDIE. Befintlig installation rivs i sin helhet, komplett ny installation upprättas. Ingjuten installation, t ex i befintlig bottenplatta, bedöms genom filmning före beslut om nyttjande, utbyte eller renovering. Dricksvatten för byggnaden ansluts till Kommunalt nät, varmvattnet förvärms genom återvinning från kökskyla och eftervärms via fjärrvärme. Kvalitén på varmvattnet säkras genom uppvärmning till rätt temperatur samt cirkulation av varmvattnet i ledningarna. Tappvattenledningar, som försörjer lokaler där hantering av hälso- eller miljöfarliga ämnen förekommer, avskiljs från tappvattensystemet med skyddsventiler. Avloppsvatten ansluts till Kommunalt nät med självfall. Fettbemängt vatten från Kökslokaler leds via två redundanta fettavskiljare till avloppsvattensystemet. Matavfallsbemängt vatten från matavfallskvarnar i Kökslokaler leds via kombiavskiljare som består av matavfallsavskiljare och fettavskiljare till avloppsvattensystemet. Vatten från enheter i plan 1 pumpas upp till rätt nivå. Klimatkyla bereds med fjärrkyla och tillförs lokalerna som kyld inblåsningsluft. Livsmedelskyla för kyl- och frysrum tillverkas genom lokala kylmaskiner, spillvärmen från maskinerna återvinns till dricksvarmvattnet, eventuellt överskott kyls mot uteluften genom kylare på tak. Kylning av kokkärl via isbank, kylt av egna kylmaskiner.

154 Sid 8 (14) Värme för efterbehandling av ventilationsluft samt uppvärmning av lokalerna genom element bereds genom fjärrvärme. Plazan värms av ett markvärmesystem kopplat till fjärrvärme. För mer information, se bilaga Beskrivning VVS, Styr och Övervakning samt Sprinkler 6.5 Sprinklertekniskt underlag Sprinklerteknisk lösning har utretts mht lämplig systemlösning baserad på kvalité och investeringskostnad samt miljöklassning. Utredningen har nått en kalkylnoggrannhet motsvarande ±20% och har status FÖRSTUDIE. Befintligt hus S1 och S2 saknar idag sprinkler. Hela byggnaden, utöver enstaka undantag, skall sprinklerskyddas enligt gällande regelverk. Sprinklersystemet utförs som ett våtrörsystem med vatten som släckmedia. Syftet med sprinkleranläggningen är dels att öka personsäkerheten och dels att möjliggöra tekniska byten i enlighet med gällande regler. Vattenförsörjningen är befintlig och tryckstegras via pumpar i hus B11. Ny trycksatt ledning dras från befintlig sprinklercentral i hus B5 via kulvert till ny sprinklercentral för huset. För mer information, se bilaga Beskrivning VVS, Styr och Övervakning samt Sprinkler 6.6 VA-tekniskt underlag Ledningar i mark har utretts i samband med studie av alt 1. Påverkan av yttre VA vid uppgrävning runt bef hus för ny dränering och tätskikt på grund. 6.7 Underlag medicintekniska gaser Ej aktuellt för detta projekt. 6.8 El-tekniskt underlag Ny belysningsinstallation med armaturer i LED utförande, ytterbelysning anordnas utmed gångvägar och körvägar samt allmäna ytor. Där ljusreglering ska vara möjlig installeras armaturer med Dalidon som styrs med KNX. Bilaga el-rapport.

155 Sid 9 (14) 6.9 Underlag för svagströmsanläggningar Nytt automatiskt brandlarm och utrymningssystem samt talat utrymningslarm installeras. Utrymningsplats för personer med nedsatt rörelse- och/eller nedsatt orienteringsförmåga upprättas med tvåvägskommunikation. För kontroll av in- och utpassering på samtliga plan in till hus och avdelningar ska ett passerkontrollsystem installeras, porttelefoner skall installeras där besökare påkallar uppmärksamhet 6.10 Styr- och reglertekniskt underlag Styr- och reglerteknisk lösning har utretts mht funktionsbehov för betjänade system baserad på kvalité, livslängd, investerings- och driftskostnad samt miljöklassning. Utredningen har nått en kalkylnoggrannhet motsvarande ±20% och har status FÖRSTUDIE. All styr och reglerutrustning byts ut mot ny utrustning. System för styrning och övervakning av VVS-system installeras i enlighet med landstingets tekniska anvisningar. För mer information, se bilaga Beskrivning VVS, Styr och Övervakning samt Sprinkler 6.11 Miljöinventering Miljöinventering 2006 (bilaga). En ny mer omfattande miljöinventering erfordras vid nästa skede om alternativet skall genomföras. Fuktskador och förekomst av miljöfarliga material är en risk att det är mer omfattande än vad som framgår av undersökning. I förundersökning har denna risk bedömts som stor varpå ett omfattande renovering har medtagits. Finns givetvis en kvarstående risk att medtaget arbete inte är tillräckligt Övriga förutsättningar Miljöbyggnad Målsättningen för Alternativ 0 är Miljöbyggnad Silver. I bilagd rapport för Miljöbyggnad sammanfattas indikatorerna och deras respektive mål för att nå nivån Silver på byggnadsnivå. Vid en renovering ska projektgruppen välja huruvida det är kravnivån för befintlig byggnad eller nybyggnad som gäller. Utförs en totalrenovering av byggnaden blir med största sannolikhet ändringen så omfattande att nybyggnadskraven gäller för de allra flesta indikatorer. I rapporten beskrivs vad projekteringsgruppen behöver göra i nästa skede för att säkerställa att projektet når önskad Miljöbyggnadscertifiering.

156 Sid 10 (14) Sammanfattningsvis kommer det att bli en utmaning att nå nivån för Miljöbyggnad Silver för samtliga indikatorer, dock bör man kunna nå det på byggnadsnivå. Men det kommer krävas extra insatser för både byggnadstekniska och installationstekniska delar av byggnaden. För energianvändningen behöver klimatskalet och ventilationen utredas på en detaljerad nivå i ett tidigt skede. Befintliga system behöver bytas ut till system med modern teknik. Möjligheter att återvinna verksamhetsenergi kan bidra till lägre användning av energi. Och solceller kan ytterligare vara ett bidragande alternativ. I större delen av byggnaden finns god tillgång till dagsljus och det finns även solskydd som minskar solvärmelasten. Det finns dock delar av byggnaden där dessa två indikatorer behöver utredas ytterligare med hänsyn till vistelserum. Gällande byggmaterial så är det av stor vikt att en miljöinventering sker i befintlig byggnad i ett tidigt skede för att utreda behovet av miljösanering. Vidare behöver genomgång med projektörer ske av hur dokumentation och val av föreskrivna byggvaror ska hanteras inom projektet. Det bör nämnas att denna förstudie har utrett möjligheten att nå Miljöbyggnad Silver i nuvarande version av Miljöbyggnad, ver 2.2. Det kommer under innevarande år att lanseras en ny version av Miljöbyggnad, ver 3.0. I eventuell fortsatt projektering av Blå Korset blir det med största sannolikhet nödvändigt att ta hänsyn till de nya kraven för Miljöbyggnad ver Lösningsförslag 7.1 Analys och konsekvensbeskrivning Förstudien redovisar förslag för ett nollalternativ mot de föreslagna alt 1 och 2. Utredningen har nått en kalkylnoggrannhet motsvarande ±20% och har status FÖRSTUDIE. Alternativ 0 kan inte uppfylla program eller behov ett nytt Produktionskök kan inte skapas i de befintliga lokalerna. Endast ett Mottagningskök kan erhållas. Gruppen bakom förstudien avråder detta alternativ: Omfattande renovering, behov av totalrenovering. Fuktskador i huset, bedöms som svårt att säkerställa ett 100% resultat. Nytt Produktionskök erhålls ej. Transporter av mat kvarstår, ej miljövänligt alternativ. Energimål med Miljöbyggnad Silver kan vara svåra att nå då detta är befintlig byggnad.

157 Sid 11 (14) Angöring av transport och varumottagning kan inte bli lika bra som i alt.2 Mottagningsköket måste ersättas med provisorium under byggtid 7.2 Störningar Byggnadsarbetena innebär att hela byggnaden måste tömmas och provisoriska lokaler måste ordnas för alla verksamhet, mottagningskök, restaurang mfl. Byggnadsarbeten ger upphov till störningar i form av transporter och ljud. 7.3 Risker Identifierade risker under Förstudien: Miljö, befintlig byggnad S1 bedöms vara en risk med avseende på fuktskador och miljöfarliga material. Inventering utförd 2006, dels så är den inte så omfattande samt att den utfördes för 10 år sedan. Här bedömer vi att det finns en stor risk avseende fuktproblem. Förekomst av miljöfarligt avfall Miljöbyggnad, en risk befintliga hus att det kommer bli svårt att uppnå klass Silver. 8 Tidplan FSN RS RF FSN RS RF FSNAU Annons 2017 juni 2017 sept 2017 sept 2018 mars 2018 mars 2018 april-juni 2018 aug 2018 aug-sep Beslut om program Beslut om program Beslut om program Beslut om genomförande Beslut om genomförande Beslut om genomförande Godkännande av FU Annons Tendsign

158 Sid 12 (14) 9 Kostnadsuppskattning 9.1 Kostnadsuppskattning Se tabell, se även bilaga Kalkyl. *Kalkylen har en risk, dvs oförutsedda kostnader på ± 20%. Sedan finns ett antal antagna risker vilka är svår att kostnadsberäkna i detta skede. Kostnaden för förstudien ingår i nedlagd kostnad för alt 1 och 2, redovisas nedan. Behovsanalys Förstudie Totalt Uppskattad kostnad program ALT tkr tkr tkr tkr Genomförande Byggherre El VVS Bygg Utv mark Storkök Totalt tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr Oförutsett tkr Total projektkostnad tkr 10 Beslutsunderlag 10.1 Nollalternativ Alternativ med renovering av S1 och S2 redovisas i Förstudierapport alt 0. Önskvärda funktioner om Produktionskök kan inte uppfyllas i alternativet. Det kan endast inrymma ett mottagningskök och ha samma funktioner som idag. Maten måste med det alternativet fortsätta att köpas från externt håll.

159 Sid 13 (14) 11 Bilagor Bilaga 3.1 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 7.1 Bilaga 7.2 Bilaga 7.3 Bilaga 7.4 Bilaga 7.5 Bilaga 8.2 Bilaga 9.3 Bilaga 10.2 Bilaga 13 Kalkyl sammanställning alt 1 och alt 2, inkl alt 0 Miljöinventering S1 och S2, 2006 Förstudiekalkyl befintliga hus S1 o S2, 2013 Beskrivning VVS, Styr och Övervakning, Sprinkler Kalkylunderlag luft Kalkylunderlag rör Kalkylunderlag sprinkler Kalkylunderlag styr o övervakning Beskrivning El, Teleteknik alt 0 Miljöbyggnad studie alt 0 Storkök rapport alt 0 Utredning kostnad patientmat/dag 12 Arbetsgrupp Förvaltning/Enhet Samordning Landstingsservice, LSU Projektavdelning Befattning Namn Förv direktör Styrgrupps ordf Bitr Avd chef Controller Projektledare Thomas Thunblom Olle Ahnell Sonja Ekström Boström Christina Edling Ytterström Rickard Ceder Förvaltare Veijo Ahola Verksamhet Förvaltning/Avdelning Landstingsservice, LSU Fastighet och service Teknik Systemförvaltning Beställar- och controlleravdelning Transport- och logistikavdelningen

160 Sid 14 (14) Externa konsulter General konsult Metod arkitekter Projekteringsledare/ Ansv arkitekt Ulf Segerlund Handl arkitekt Malgorzata Floryan BK Beräkningskonsulter Kalkylator Örjan Bengtson Tomas Carlsäng Karavan Landskaps ark Karin Danielsson Knut Jönssons Ing byrå Konstruktör Mattias Almlöf ÅF Infrastructure El Robert Nyberg ÅF Infrastructure Rör, Sprinkler Mats Bjellsäter ÅF Infrastructure Vent, Styr Fredrik Bjurbo Projektengagemang Storkök Christina Forsman Projektengagemang Miljö Filippa Persson Anton Clarholm Fire Brand Mikael Gradén ÅF Infrastructure Akustik Anna Berglöw Bjerking Geoteknik Henrik Håkansson

161 SI D 1 AV 1 7 Landstingsservice Projektavdelning RickardCeder Rickard.ceder@lul.se Datum Diarienummer: Rev: Förstudierapport Projektn amn Anläggning Byggnad Plan Projektnummer NYTT PRODUKTIONSKÖKalt 1 och S1-S Fastställandeav rapport Projekt områdeschef/ datum Projektägare/ datum Chef Fastighet och service/ datum Beställare/Verksamhets chef/ datum Landstingsservice Akademiska sjukhuset ingång 13/C Uppsala org nr

162 Sid 2 (17) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Sammanfattning Uppdragsbeskrivning Bakgrund Syfte Mål Avgränsningar Avgränsningar Behovsanalys Verksamhet och behov Verksamhetsbeskrivning... 5 Produktionskök för patientmat Beskrivning av behov av lokalanpassning, utrustning och system Lokalprogram Fastighetens förutsättningar Översiktlig beskrivning Byggnadstekniskt underlag Ventilationstekniskt underlag Rörtekniskt underlag Sprinklertekniskt underlag VA-tekniskt underlag Underlag medicintekniska gaser El-tekniskt underlag Underlag för svagströmsanläggningar Styr- och reglertekniskt underlag Miljöinventering Övriga förutsättningar Lösningsförslag Analys och konsekvensbeskrivning Störningar Risker Tidplan Kostnadsuppskattning Kostnadsuppskattning Beslutsunderlag Nollalternativ... 15

163 Sid 3 (17) 11 Bilagor Arbetsgrupp Inledning Förstudierapporten utgör beslutsunderlag inför program och genomförandefasen. I förstudien utreds verksamhetens lokalbehov samt hur dessa påverkar byggnaderna och dess system. Olika förslag till lösning analyseras samt ett förordande av ett alternativ lämnas. Förstudien innehåller även en tidig kostnadsuppskattning. Två exemplar av förstudierapport lämnas till projektägaren. 1 Sammanfattning 1.1 Sammanfattning Förstudien redovisar förslag för en nybyggnad med nytt produktionskök, restaurang, café, konferenscenter, bibliotek läsesal och kunskapscentrum. En samlingsplats för mat, konferenser och studier. Förstudien redovisar två alternativ. Utredningen har nått en kalkylnoggrannhet motsvarande ±15% och har status FÖRSTUDIE. Alt 1 En förstudie som utfördes 2014 som bygger på att bef byggnad S1 totalrenoveras och byggs om för bibliotek / läsesal och kunskapscentrum. Väster om S1 en tillbyggnad med nytt kök, restaurang och konferenscenter. Alternativet skapar en väl samlad och funktionell byggnad med restaurang som vänder sig mot sjukhusområdet och skapar en öppen samlingsplats i centrum av området. Alt 2. Förstudie där bef byggnad rivs och helt nytt hus redovisas. Förslaget bygger på en tydlig idé om en koppling mellan sjukhusområdet och stadsparken en välkomnande entré. Förslaget innehåller samma funktioner som alt 1 och ger samma möjligheter till användning och flexibelt nyttjande. Det som skiljer förslagen åt är dels gestaltning, koncept och idé kring kopplingar mot staden parken. Alt 2 är mer inbjudande och välkomnande från alla håll, i båda fallen finns restaurangen i nivå med inre sjukshusvägen. Alt 2 har en invändig yta för uppställning av lastbilar vid godshantering, det innebär att den är såväl klimatskyddad som att den inte kommer att synas. Gruppen bakom förstudien förordar alt 2 av flera orsaker.

164 Sid 4 (17) - Nybyggnad till 100%, alla problem med sanering och renovering och ombyggnad av det gamla huset undviks. En starkare koncept som öppnar sig åt alla håll och skapar både visuell och tillgänglig kontakt mellan sjukhusområdet och stadsparken med det nya Studenternas. Byggnaden blir tillgänglig för sjukhuset, för staden, för parken den kommer locka till sig besökare från alla håll. Byggnadens gestaltning arkitektur kommer beröra människor och skapa en naturlig mötesplats som kommer locka till besök. Mycket bättre angöring av transport och varumottagning. Energimål, Miljöbyggnad Guld kan säkerställas och uppnås. 2 Uppdragsbeskrivning 2.1 Bakgrund Patientmaten tillagas i dag i produktionskök i Västerås och körs med dagliga transporter till Akademiska sjukhuset. Restaurangmaten tillagas i cateringkök i Uppsala och transporteras även denna till Akademiska. En långsiktig lösning där sjukhuset har rådighet över tillagning samt att den sker med en ökad kvalité och miljömedvetenhet skall sökas med förstudien. Befintliga byggnader S1 och S2 är i stort behov av totalrenovering, byggnaderna är fuktskadade i grundläggning och undermåliga energimässigt. De har även ett stort eftersatt underhåll. 2.2 Syfte Förstudiens syfte är att visa på möjlighet till kostnadseffektiv och klimateffektiv lösning av nytt produktionskök, restaurang med flera lokaler. 2.3 Mål Förstudiens mål är att tillskapa en attraktiv byggnad som kan bli en naturlig mötesplats för Akademiska sjukhusets personal och patienter. Målet är att även att försöka skapa en byggnad som vänder sig såväl mot staden som in mot sjukhusområdet att skapa en märkesbyggnad som bjuder in. Byggnaden skall uppfylla de högsta Miljöbyggnadskraven. 3 Avgränsningar 3.1 Avgränsningar I projektet ingår inte rivning av byggnad S2. I projektet ingår inte kostnader för provisorisk restaurang under byggtid. Provisorisk restaurang är tänkt att lösas inom befintliga lokaler, foaje utrymme i Psykiatrinshus, utökad restaurang i ingång 70.

165 Sid 5 (17) 4 Behovsanalys I förstudien finns två primära behov som skall lösas. - Säkerställa en matproduktion som är kostnadseffektiv och klimatsmart. - Befintliga byggnad S1 och S2 är i undermåligt skick och behöver totalrenoveras eller ersättas. I förstudien så har även andra behov studerats. - Konferens möjligheter - Skapa bra lokaler för universitet som kan samverka med konferensdel för att ge en flexibel och dynamisk lokal lösning. 5 Verksamhet och behov 5.1 Verksamhetsbeskrivning PRODUKTIONSKÖK Tillagningskök för 1500 portioner patientmat och 500 portioner restaurang mat. Produktionskök för patientmat. Maten tillagas i produktionsköket och kyls ner i kokgrytor försedda med iskylning i grytmanteln och i snabbnedkylningsrum, för att senare portioneras till enportions-förpackningar som försluts. Till psyk och geriatriska avd, ca 100 portioner, levereras varm brickdukad mat 2 ggr/dag. Komplementsvaror såsom torrgods mm packas avdelningsvis i speciellt utrymme i anslutning till produktionsköket. Mat och komplementsvaror transporteras med truck via kulvert till respektive avdelningskök. Mat till personalrestaurangen. Maten tillagas i produktionsköket, plan 2, och levereras varm i kantiner och bleck viahiss, till mottagningsrum i anslutning till serveringsyta på plan 3. Komplementsvaror såsom råkost, sallader, mejerivaror drycker och torrgods mm levereras från produktionsköket. Kassafunktion finns innan gästen kommer in i serveringsutrymmet. Servering sker från bufféstationer. I restaurangens diskrum diskas brickor i speciell brickdiskmaskin. Gästen ställer brickan med tallrik, glas, mugg, bestick mm på bricktransportband som för godset till sorteringsbänk, där personal sorterar enheterna till diskgodskorgar, vilka diskas i tunneldiskmaskin. Brickan går direkt in i brickdiskmaskin utan hantering av personal. I anslutning till personalrestaurangen är inplanerat en mindre caféservering med cafékök och förråd.

166 Sid 6 (17) RESTAURANG Restaurang och mindre café. Restaurangdel med kapacitet för 350 gäster samtidigt. En mindre cafédel med ca gäster. KONFERENSCENTER Ett konferenscenter med varierande storlekar på rum samt en mindre hörsal. Konferensrum och hörsal utformas flexibla så rum kan delas och bli till mindre enheter. Hörsal med kapacitet om 170 personer i bio sittning delbar. Konferensrum för personer, några utförs delbara. Kring utrymmen som foaje, toaletter och mindre serveringsyta. BIBLIOTEK/LÄSESAL OCH KUNSKAPSCENTER Lokaler som kan ersätta nuvarande lokaler i hus B3 med bibliotek / läsesalsfunktion. Undervisningsrum förre större grupp samt studieplatser och grupprum. Kontorsutrymmen för personal. 5.2 Beskrivning av behov av lokalanpassning, utrustning och system För lokalerna erfordras helt ny utrustning. Befintliga lokaler för restaurang och kök är i stort behov av renovering ur såväl arbetsmiljö, klimat och energi, fuktskador. Nuvarande lokaler kan inte anpassas till ett tillagningskök produktionskök. 5.3 Lokalprogram Lokalprogram finns angivet i bilaga med specifik projektbeskrivning för respektive alternativ 1 och 2. Lokalprogrammet är angivet på planritning. 6 Fastighetens förutsättningar 6.1 Översiktlig beskrivning Befintliga byggnader S1 och S2 byggdes tidigt 60-tal, byggnaderna bedöms vara i dåligt skick och i behov av totalrenovering såväl byggnadsmaterial, ytskikt insida som utsida som samtliga installationer. Husen behöver även fuktsaneras och grunden fuktskyddas och erhålla ny dränering. Arbetena är omfattande. För alternativ 1 utförs denna totalrenovering av byggnad S1. Byggnad S2 avses att rivas efter projektets färdigställande. För alternativ 2 rivs byggnaderna, S2 efter projektets färdigställande.

167 Sid 7 (17) I båda alternativen skall S2 fortsätta att fungera som mottagningskök under byggtid med provisorisk kulvertanslutning. Nybyggnad utförs i 4 våningsplan varav de två nedre ligger delvis under mark suterräng förhållanden. Grundläggning via platta på mark med voter och förstärkningar, pålning skall inte erfordras. De två nedre planen utgörs stomme av betong, de övre planen stålstomme med HDF-bjälklag. Ytterväggar av sandwischkonstruktion. Befintliga kulvertanslutningar nyttjas, de anpassas till det nya huset i alt 2 och förstärks. 6.2 Byggnadstekniskt underlag Byggnadstekniska underlag befintliga hus, utredningar framtagna 2006 Miljöinventering (bilaga) och 2013 Förstudiekalkyl (bilaga) Inledande Geotekniskundersökning 2013 (bilaga). Ledningar i mark förekommer, fjärrkyla är den besvärligaste. För alternativ 1 är ledningsflytt medtagen. I alternativ 2 kan troligtvis ledning ligga kvar. En bedömd risk är geotekniska förutsättningar, att markförhållanden är sämre än den inledande undersökningen visat. Risken värde i kostnad kan inte bedömas i detta skede. Vid fortsatt programarbete bör en mer omfattande geoteknisk utredning genomföras. Diskussion har förts med Bygglov om husens de olika alternativens utformning och uttryckt sig positivt utan att studera förslagen i detalj. 6.3 Ventilationstekniskt underlag Ventilationsteknisk lösning har utretts mht lämplig systemlösning baserad på kvalité, investerings- och driftskostnad samt miljöklassning. Befintlig installation rivs i sin helhet. För ombyggnadsytor, alt 1, upprättas komplett ny installation. Uteluft inhämtas från galler i fasad, filtreras, värms genom värmeåtervinning, efterbehandlas genom värmning och kylning samt tillförs lokaler med krav på ren luft via takinblåsning. Luften överförs därefter till angränsande lokaler och evakueras via utsug i tak. Värmen i den evakuerade luften återvinns i så stor grad som möjligt före den släpps ut över byggnadens tak. Luftlödet behovsstyrs på tid, rumstemperatur och rumskoldioxidhalt. För köksoch diskkåpor behovsstyrs luftflödet genom tryckknapp med timer. Kökskåpor utförs i rostfri stålplåt och förses med UV-ljus för ozonbildning vilken renar den evakuerade luften. Kanalsystemet från köks- och diskmaskinskåpor utförs i rostfri plåt, övriga kanaler utförs i varmförzinkad stålplåt. Över stekbord och spisar upprättas Ansulex brandsläcksystem. System:

168 Sid 8 (17) FTX1: Betjänar främst Restaurang, Konferenscenter, Teknikrum och övriga ytor. FTX2: Betjänar främst Kunskapscentrum, Bibliotek, Omklädning, Personalrum, Kontor, Teknikrum och övriga ytor. FTX3: Betjänar främst Köks- och Diskutrymmen CA1: Betjänar Data/tele med Klimatkyla. Övriga system: Stödfläktar för diskmaskiner och frånluftsfläktar för vissa teknikrum. De två Ställverken förbereds för att betjänas av separata cirkulationsaggregat för Klimatkyla. Riskpunkter: Tillkommande radonventilering under bottenplattan. Utökat brandskydd. Utökade ombyggnadsprovisorier i befintlig byggnad S1 och S2. För mer information, se bilaga Beskrivning VVS, Styr och Övervakning samt Sprinkler 6.4 Rörtekniskt underlag Rörteknisk lösning har utretts mht lämplig systemlösning baserad på kvalité, investerings- och driftskostnad samt miljöklassning. Befintlig installation rivs i sin helhet. För ombyggnadsytor, alt 1, upprättas komplett ny installation. Dricksvatten för byggnaden ansluts till Kommunalt nät, varmvattnet förvärms genom återvinning från kökskyla och eftervärms via fjärrvärme. Kvalitén på varmvattnet säkras genom uppvärmning till rätt temperatur samt cirkulation av varmvattnet i ledningarna. Tappvattenledningar, som försörjer lokaler där hantering av hälso- eller miljöfarliga ämnen förekommer, avskiljs från tappvattensystemet med skyddsventiler. Avloppsvatten ansluts till Kommunalt nät med självfall. Fettbemängt vatten från Kökslokaler leds via två redundanta fettavskiljare till avloppsvattensystemet. Matavfallsbemängt vatten från matavfallskvarnar i Kökslokaler leds via kombiavskiljare som består av matavfallsavskiljare och fettavskiljare till avloppsvattensystemet. Vatten från enheter i plan 1 pumpas upp till rätt nivå. Klimatkyla bereds med fjärrkyla och tillförs lokalerna som kyld inblåsningsluft. Livsmedelskyla för kyl- och frysrum tillverkas genom lokala kylmaskiner, spillvärmen från maskinerna återvinns till dricksvarmvattnet, eventuellt överskott kyls mot uteluften genom kylare på tak. Kylning av kokkärl via isbank, kylt av egna kylmaskiner.

169 Sid 9 (17) Värme för efterbehandling av ventilationsluft samt uppvärmning av lokalerna genom element bereds genom fjärrvärme. Plazan värms av ett markvärmesystem kopplat till fjärrvärme. För mer information, se bilaga Beskrivning VVS, Styr och Övervakning samt Sprinkler 6.5 Sprinklertekniskt underlag Sprinklerteknisk lösning har utretts mht lämplig systemlösning baserad på kvalité och investeringskostnad samt miljöklassning.. Befintlig hus S1 och S2 saknar idag sprinkler. Hela byggnaden, utöver enstaka undantag, skall sprinklerskyddas enligt gällande regelverk. Sprinklersystemet utförs som ett våtrörsystem med vatten som släckmedia. Syftet med sprinkleranläggningen är dels att öka personsäkerheten och dels att möjliggöra tekniska byten i enlighet med gällande regler. Vattenförsörjningen är befintlig och tryckstegras via pumpar i hus B11. Ny trycksatt ledning dras från befintlig sprinklercentral i hus B5 via kulvert till ny sprinklercentral för huset. För mer information, se bilaga Beskrivning VVS, Styr och Övervakning samt Sprinkler 6.6 VA-tekniskt underlag Ledningar i mark har utretts i samband med studie av alt 1. För alt 2 har ledningar bedöms ligga kvar i den outgrävda delen av huset, de är då fullt åtkomliga. Detta är en bedömd risk att ledningsägare ändå kräver ledningsflytt. 6.7 Underlag medicintekniska gaser Ej aktuellt för detta projekt. 6.8 El-tekniskt underlag Belysningsinstallation med armaturer i LED utförande, ytterbelysning anordnas utmed gångvägar och körvägar samt allmäna ytor. Där ljusreglering ska vara möjlig installeras armaturer med Dali-don som styrs med KNX. Bilaga el-rapport.

170 Sid 10 (17) 6.9 Underlag för svagströmsanläggningar Nytt automatiskt brandlarm och utrymningssystem samt talat utrymningslarm installeras. Utrymningsplats för personer med nedsatt rörelse- och/eller nedsatt orienteringsförmåga upprättas med tvåvägskommunikation. För kontroll av in- och utpassering på samtliga plan in till hus och avdelningar ska ett passerkontrollsystem installeras, porttelefoner skall installeras där besökare påkallar uppmärksamhet 6.10 Styr- och reglertekniskt underlag Styr- och reglerteknisk lösning har utretts mht funktionsbehov för betjänade system baserad på kvalité, livslängd, investerings- och driftskostnad samt miljöklassning. All styr och reglerutrustning byts ut mot ny utrustning. System för styrning och övervakning av VVS-system installeras i enlighet med landstingets tekniska anvisningar. För mer information, se bilaga Beskrivning VVS, Styr och Övervakning samt Sprinkler 6.11 Miljöinventering Miljöinventering 2006 (bilaga). En ny mer omfattande miljöinventering erfordras om alternativ 1 skall genomföras. Fuktskador och förekomst av miljöfarliga material är en risk att det är mer omfattande än vad som framgår av undersökning. I förundersökning har denna risk bedömts som stor varpå ett omfattande renovering har medtagits. Finns givetvis en kvarstående risk att medtaget arbete för alt 1 inte är tillräckligt.

171 Sid 11 (17) 6.12 Övriga förutsättningar Miljöbyggnad Miljöbyggnadsmålet för Alternativ 1 är Silver för befintlig byggnadsdel som totalrenoveras, och Guld för ny utbyggnad. För Alternativ 2 är målet Miljöbyggnad Guld. Alternativ 1 Sammanfattningsvis kommer det att bli en utmaning att nå nivån för Miljöbyggnad Silver för samtliga indikatorer, i den del som totalrenoveras i alternativ 1, dock finns det goda möjligheter att kunna nå det på byggnadsnivå. Men det kommer krävas extra insatser gällande både byggnadstekniska och installationstekniska delar av byggnaden. Rekommendationen är att tidigt i nästkommande skede fortsätta utreda och studera flera av indikatorer, och då främst solvärmelast, dagsljus, energianvändning och termiskt klimat då dessa är kritiska indikatorer som kan leda till störst utmaningar. Det är viktigt att ha med sig att energianvändning för befintlig byggnad och tillbyggnad behöver kunna verifieras separat. Mätare och gränsdragning mellan byggnaderna behöver säkerställas. Gällande byggmaterial så är det av stor vikt att en större miljöinventering sker i befintlig byggnad som renoveras i nästa skede för att utreda behovet av miljösanering. Alternativ 2 Byggnaden bedöms ha goda möjligheter att klara Miljöbyggnad Guld. I förstudiefasen har arkitekt och energikonsult samarbetat för att skapa förutsättningar att få till gynnsamma geometrier avseende solavskärmningar och fönster vilket är en förutsättning för att klara en kommande Miljöbyggnadscertifiering. Nyckelaspekter för miljöbyggnad är solavskärmningens och fönsters geometri, värmeåtervinning ifrån kökskyla, ventilationsflöden i VAV-systemet samt konstruktionens erforderliga U-värden.

172 Sid 12 (17) 7 Lösningsförslag 7.1 Analys och konsekvensbeskrivning Förstudien redovisar förslag för en nybyggnad med nytt produktionskök, restaurang, café, konferenscenter, bibliotek läsesal och kunskapscentrum. En samlingsplats för mat, konferenser och studier. Förstudien redovisar två alternativ. Utredningen har nått en kalkylnoggrannhet motsvarande ±15% och har status FÖRSTUDIE. Alt 1 En förstudie som utfördes 2014 som bygger på att bef byggnad S1 totalrenoveras och byggs om för bibliotek / läsesal och kunskapscentrum. Väster om S1 en tillbyggnad med nytt kök, restaurang och konferenscenter. Alternativet skapar en väl samlad och funktionell byggnad med restaurang som vänder sig mot sjukhusområdet och skapar en öppen samlingsplats i centrum av området. Alt 2. Förstudie där bef byggnad rivs och helt nytt hus redovisas. Förslaget bygger på en tydlig idé om en koppling mellan sjukhusområdet och stadsparken en välkomnande entré. Förslaget innehåller samma funktioner som alt 1 och ger samma möjligheter till användning och flexibelt nyttjande. Det som skiljer förslagen åt är dels gestaltning, koncept och idé kring kopplingar mot staden parken. Alt 2 är mer inbjudande och välkomnande från alla håll, i båda fallen finns restaurangen i nivå med inre sjukshusvägen. Alt 2 har en invändig yta för uppställning av lastbilar vid godshantering, det innebär att den är såväl klimatskyddad som att den inte kommer att synas. Gruppen bakom förstudien förordar alt 2 av flera orsaker. Nybyggnad till 100%, alla problem med sanering och renovering och ombyggnad av det gamla huset undviks. En starkare koncept som öppnar sig åt alla håll och skapar både visuell och tillgänglig kontakt mellan sjukhusområdet och stadsparken med det nya Studenternas. Byggnaden blir tillgänglig för sjukhuset, för staden, för parken den kommer locka till sig besökare från alla håll. Byggnadens gestaltning arkitektur kommer beröra människor och skapa en naturlig mötesplats som kommer locka till besök. Mycket bättre angöring av transport och varumottagning. Energimål, Miljöbyggnad Guld kan säkerställas och uppnås.

173 Sid 13 (17) 7.2 Störningar Byggnadsarbeten ger upphov till störningar i form av transporter och ljud. Befintlig verksamhet i hus S2 skall fortgå med sitt mottagningskök och provisorisk kulvert behöver byggas för att säkerställa transporter. Vid själva arbetena med provisorisk kulvert och anslutning mot S2 kan störning uppstå, ytan närmast anslutningspunkt behöver avskärmas, plastas in vid genomförandet av öppning och anslutning. Buller kan uppkomma i byggnad S2 under arbetena med byggnation. 7.3 Risker Identifierade risker under Förstudien: Grundläggning, dvs markförhållanden, föroreningar i mark, ledningar i mark. I alternativ 1 har ledningsflytt medtagits. Alt 2 har det antagits att de större ledningarna kan vara kvar detta är en risk, bedömningen från gruppen är att ledning är fullt åtkomlig och kan ligga kvar i outgrävd del under huset denna del görs gångbar och åtkomlig. Miljöbyggnad, en risk för alt 1 befintligt hus S1, bedömning är att det kommer bli svårt att uppnå klass Silver. Miljö, befintlig byggnad S1 bedöms vara en risk med avseende på fuktskador och miljöfarliga material. Inventering utförd 2006, dels så är den inte så omfattande samt att den utfördes för 10 år sedan. Här bedömer vi att det finns en stor risk avseende fuktproblem. Gestaltningskrav och bygglov bedöms vara en risk. Förhands diskussion har hållits med bygglov som varit positiv. Befintliga byggnader finns omnämnd som intresse för bevarande, detta kan vara en risk. Vår bedömning är att husen kan anses vara så pass skadade och renoveringsbehovet så stort att en renovering kan ifrågasättas.

174 Sid 14 (17) 8 Tidplan FSN RS RF FSN RS RF FSNAU Annons 2017 juni 2017 sept 2017 sept 2018 mars 2018 mars 2018 april-juni 2018 aug 2018 aug-sep Beslut om program Beslut om program Beslut om program Beslut om genomförande Beslut om genomförande Beslut om genomförande Godkännande av FU Annons Tendsign 9 Kostnadsuppskattning 9.1 Kostnadsuppskattning Se tabell, se även bilaga Kalkyl. *Kalkylen har en risk, dvs oförutsedda kostnader på ± 15%. Sedan finns ett antal antagna risker vilka är svår att kostnadsberäkna i detta skede. ALT tkr tkr tkr ALT tkr tkr tkr tkr tkr Genomförande Byggherre El VVS Bygg Utv mark Storkök Totalt tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr tkr Oförutsett tkr tkr Total projektkostnad tkr tkr Behovsanalys Förstudie Totalt Uppskattad kostnad program

175 Sid 15 (17) 10 Beslutsunderlag 10.1 Nollalternativ Alternativ med renovering av S1 och S2 redovisas i Förstudierapport alt 0. Önskvärda funktioner om Produktionskök kan inte uppfyllas i alternativet. Det kan endast inrymma ett mottagningskök och ha samma funktioner som idag. Maten måste med det alternativet fortsätta att köpas från externt håll. 11 Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3.1 Bilaga 3.2 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7.1 Bilaga 7.2 Bilaga 7.3 Bilaga 7.4 Bilaga 7.5 Bilaga 7.6 Bilaga 7.7 Bilaga 7.8 Bilaga 8.1 Bilaga 9.1 Bilaga 9.2 Bilaga 10.1 Bilaga 11 Bilaga 12 Bilaga 13 Presentation av förslag alt 1, inkl ritningar Presentation av förslag alt 2, inkl ritningar Kalkyl sammanställning alt 1 och alt 2, inkl alt 0 Kalkyl alternativa vägval Miljöinventering S1 och S2, 2006 Förstudiekalkyl befintliga hus S1 o S2, 2013 Inledande Geotekniskundersökning 2013 Beskrivning VVS, Styr och Övervakning, Sprinkler Kalkylunderlag luft Kalkylunderlag rör Kalkylunderlag sprinkler Kalkylunderlag styr o övervakning Flödesschema Luft Flödesschema Luft Flödesschema Luft Beskrivning El, Teleteknik alt 1 och 2 Miljöbyggnad studie alt 1 Miljöbyggnad studie alt 2 Storkök rapport alt 1 och 2 Brandskyddsdok inledande Akustikrapport Utredning kostnad patientmat/dag

176 Sid 16 (17) 12 Arbetsgrupp Förvaltning/Enhet Befattning Namn Förv direktör Styrgrupps ordf Bitr Avd chef Controller Projektledare Thomas Thunblom Olle Ahnell Sonja Ekström Boström Christina Edling Ytterström Rickard Ceder Förvaltare Veijo Ahola Projekteringsledare/ Ansv arkitekt Ulf Segerlund Handl arkitekt Malgorzata Floryan BK Beräkningskonsulter Kalkylator Örjan Bengtson Tomas Carlsäng Karavan Landskaps ark Karin Danielsson Knut Jönssons Ing byrå Konstruktör Mattias Almlöf Samordning Landstingsservice, LSU Projektavdelning Verksamhet Förvaltning/Avdelning Landstingsservice, LSU Fastighet och service Teknik Systemförvaltning Beställar- och controlleravdelning Transport- och logistikavdelningen Externa konsulter General konsult Metod arkitekter

177 Sid 17 (17) ÅF Infrastructure El Robert Nyberg ÅF Infrastructure Rör, Sprinkler Mats Bjellsäter ÅF Infrastructure Vent, Styr Fredrik Bjurbo Projektengagemang Storkök Christina Forsman Projektengagemang Miljö Filippa Persson Anton Clarholm Fire Brand Mikael Gradén ÅF Infrastructure Akustik Anna Berglöw Bjerking Geoteknik Henrik Håkansson

178

179

180

181

182

183

184

185

186

187

188

189

190

191

192

193

194

195

196

197

198

199

200

201

202

203

204

205

206

207

208

209

210

211

212

213

214

215

216

217

218

219

220

221

222

223

224

225

226

227

228

229 Regionstyrelsen Protokoll Sammanträdesdatum: /17 Dnr LS Programarbete för nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset Beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Projektet går vidare till programarbete till en kostnad av tkr (alternativ 2). 2. Den totala investeringskostnaden exklusive index får uppgå till tkr (alternativ 2). 3. Kostnader av engångskaraktär såsom tillfälliga anordningar under byggproduktion, index, nedskrivningar, rivning mm får uppgå till tkr (alternativ 2). 4. Den årliga hyreskostnadsökningen exklusive index får uppgå till tkr (alternativ 2). Investeringen innebär en minskning av dagsportionskostnaden med tkr/år motsvarande idag. 5. Finansieringen av driftskostnaderna sker inom sjukhusstyrelsens budget. Bilaga 176/17 a Reservation Stefan Olsson (M), Carl Nettelblad (L) och Anna-Karin Klomp (KD) inkommer med skriftlig reservation. Bilaga 176/17 b Annika Krispinsson (C) inkommer med skriftlig reservation. Bilaga 176/17 c Simon Alm (SD) reserverar sig till förmån för eget yrkande. Ärendebeskrivning Byggnaderna S1/S2 som idag innehåller mottagningskök för patientmatleveranser från Västerås håller inte godkänd standard. Övrig verksamhet i byggnaderna utgörs av konferenslokaler och personalrestaurang med mottagningskök, även dessa är i stort behov av renovering/ersättning. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 35 (35)

230 Regionstyrelsen Protokoll Sammanträdesdatum: Produktionsstyrelsen beslutade , 134, om projektering och genomförande av nytt tillagningskök för patientmat på Akademiska sjukhuset. Förslaget avsåg inplacering av flera verksamheter i anslutning till den nya köksbyggnaden. Regionstyrelsen beslutade , 183, att avbryta projektet och göra en ny utredning. Efter genomförd utredning beslutade regionfullmäktige , 52 att ge uppdrag till Landstingsservice att genomföra en ny förstudie för nytt produktionskök för kylda portionsrätter, med möjlighet till varmmatproduktion för psykiatri och geriatrikavdelningar samt personalrestaurang, och i förstudien säkerställa att behovet av konferenslokaler och medicinskt bibliotek inte förbises. Ärendet tillstyrktes i Investeringsrådet den 23 augusti 2016 och i fastighet- och servicenämnden Tidigare upparbetat i projektet är 10 mnkr och avser utredningskostnader som kan hänföras till produktionsstyrelsens beslut Förstudien beskriver tre alternativ: Alternativ 0 Alternativ 0 innebär ombyggnad/renovering av befintliga byggnader. Byggnaderna kommer att inrymma två stycken nya mottagningskök, personalrestaurang och konferenslokaler. Detta alternativ innebär fortsatt leverans från extern matleverantör. Alternativ 1 Alternativ 1 innebär tillbyggnad av byggnad S1. Tillbyggnaden ska innehålla produktionskök, personalrestaurang och konferenslokaler. Medicinskt bibliotek och kunskapscentrum kan då placeras i byggnad S1. Byggnad S2 rivs. Alternativ 2 Alternativ 2 innebär att byggnaderna S1/S2 rivs och ersätts med en ny byggnad innehållande produktionskök, personalrestaurang, konferenslokaler och möjlighet att inplacera medicinskt bibliotek och kunskapscentrum. Yrkanden Regionstyrelsen ordförande Börje Wennberg (S) yrkar bifall till föreliggande förslag och om revidering av sista beslutsformuleringen att finansieringen av driftskostnaderna sker inom sjukhusstyrelsens budget. Stefan Olsson (M), Carl Nettelblad (L) och Anna-Karin Klomp (KD) yrkar avslag. Annika Krispinsson (C) yrkar bifall till alternativ 1. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 36 (35)

231 Regionstyrelsen Protokoll Sammanträdesdatum: Simon Alm (SD) yrkar bifall till alternativ 1. Regionstyrelsens ordförande ställer de tre förslagen mot varandra och finner att regionstyrelsen beslutar enligt föreliggande förslag. Regionstyrelsens ordförande finner att regionstyrelsen beslutar enligt föreliggande förslag. Kopia till Regionfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 37 (35)

232 Bilaga 176/17 a Dnr LSU Fastigheteroch service Veijo Ahola Tfn E-postveijo.ahola@regionuppsala.se Nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset Ärendet ByggnadernaS1/S2som idag innehållermottagningskökför patientmatleveranser från Västeråshåller inte godkändstandard.övrig verksamheti byggnadernautgörsav konferenslokaleroch personalrest aurangmedmottagningskök, ävendessaär i stort behovav renovering/ersättning. Produktionsstyrelsenbeslutade enl 134,dnr PS ,om projekteringoch genomförandeav nytt til lagningskökför patientmatpå Akademiska sjukhuset. Förslagetavsåginplaceringav flera verksamheteri anslutning till den nya köksbyggnaden. Landstingsstyrelsen beslutade enl 183,CK ,att avbrytaprojektet och göraen ny utredning. Efter genomfördutredningbeslutadelandstingsfullmäktige enl 52 om uppdragtill Landstingsservice att genomföraen ny förstudieför nytt produktionskökför kylda portionsrätter,med möjlighet till varmmatproduktionför psykiatri och geriatrikavdelningarsamt personalrestaurang, och i förstudiensäkerställaatt behovetav konferenslokaleroch medicinsktbibliotek inte förbises.bilaga 1. Landstingsservice Akademiska sjukhuset ing Uppsala tfn vx fax org nr

233 Bilaga 176/17 a 2 (12) Ärendettillstyrktes i Investeringsrådet den 23 augusti2016 och i Fastighetoch servicenämnden Bilaga 2. Tidi gareupparbetati projekt är 10 milj onerkr och avser utredningskostnader somkan hänförastill Produktionsstyrelsens beslut Ett nytt projektnummer, är skapatför ny förstudie,som kan hänförastill Landstingsfullmäktigesbeslut Förstudien beskriver tre alternativ : Alternativ 0 innebärombyggnad/renovering av befintliga byggnader. Byggnaderna kommeratt inrymmatvå styckennya mottagningskök, personalrestaurang och konferenslokaler.detta alternativinnebärfortsattl everansfrån externmatleverantö r. S1 S2 o m b y g g n a tni o oc h anpassning ar på mark las tg a t a/las tz on bef. P4 be f. b y g gnad e n t r é y t a b yg g s o m o c h ö vrig mark rus t as upp i o c h m e d o m b y g g n a ld, t i l g ä n gl i gh e t san p a ssas be f. park ering be f. sk ulp tur Alternativ 1 innebärtillbyggnadav byggnads1. Tillbyggnadenskainnehålla produktionskök,personalrestaurang och konferenslokaler. Medicinskt bibliotek och kunskapscentrum kan då placerasi byggnads1. ByggnadS2 rivs. S2 bef. S1 ny bef. utrymn. utrymn. byg lastzon entré sjukhusomr ådet g ä v l e k y c h c o -g n å g P4 bef. byggnad fl yt t ad skulptur

234 Bilaga 176/17 a 3 (12) Alternativ 2 innebäratt byggnadernas1/s2rivs och ersättsmed en ny byggnad innehållandeproduktionskök,personalrestaurang, konferenslokaleroch möjlighet att inplaceramedicinsktbibliotek och kunskapscentrum. ny byggnad restaurang kök. S2 & S2 rivs ny byggnad, konferenscentrum och bibliotek en tr é mot st adspark en in f art lastz on ti lg än gli g en tr é lastz on utr ymn. g vä l e ykc h co -g n å g per sonalen l tr é lastz on utbr edning under hus P4 be f. byggnad P4 be f. byggnad en tr é utr ymn. en tr é utr ymn. angöring t axi/hkp be f. skulp tur Verksamhetensbehov av och ansvar för investeringen. Uppdragoch beställningpå förstudiekommerfrån Regionfullmäktige (fd Landstingsfullmäktige)och Fastighetoch servicenämnden Berördverksamhet,Akademiskasjukhuset, har inte inkommit med uppdragoch beställning. Förstudieavtalfinns ej tecknat mellan Landstingsserviceoch Akademiska sjukhuset. Nutritionsvårdsprocessen I bilaga 6 beskriverakademiskasjukhusetsinasynpunkterpå sjukvårdensbehovav sjukhusmåltideroch nutrtion. Kundunder sökning Det genomförsregelbundnaundersökningaravseendekvalitén på patientmaten. Resultatenvisar en positiv utvecklingi nöjdhet.bilaga 3.

235 Bilaga 176/17 a 4 (12) Beskrivning/sammanfattning av investeringen och skälet till investeringsbehovet. Byggnaderna S1/S2 är idag slitna och ej verksamhetsstödjande, främst mottagningsköken för patient och personalmat. Någon form av åtgärd måste på sikt vidtas. Tre alternativ finns beskrivna i den förstudie som nu är framtagen. Bilaga 4 och Bilaga 5. Landstingsservice uppdrag från Regionfullmäktige och Fastighet och servicenämnden är att ta fram en förstudie på ett nytt produktionskök, personalrestaurang och att inte förbise behovet av konferens och eventuella lokaler för medicinsk bibliotek. Konsekvens om investeringen inte utförs och kostnadseffekten för detta För att komma tillrätta med de problem som idag finns i byggnaderna behövs på sikt att minst alternativ 0 genomförs. Alternativ 0 innebär att patient- och personalmaten fortsatt levereras av extern leverantör. Styrelser som sedan 2016 behandlat ärendet. Regionfullmäktige , beslut om ny förstudie. Bilaga 1. Fastighet och servicenämnden , beslut om ny förstudie. Bilaga 2. Investeringskostnad Upparbetade utredningskostnader i investeringsprojektet, till och med förstudie, uppgår till tkr. Tilldelade medel uppgår till tkr. Investeringsprojektets nästa fas är programarbete till en beräknad kostnad av: Alternativ 0: tkr Alternativ 1: tkr Alternativ 2: tkr Totala investeringskostnaden exklusive index för Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset, uppskattas till: Alternativ 0: tkr Alternativ 1: tkr Alternativ 2: tkr Kostnader av engångskaraktär för Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset, såsom tillfälliga anordningar under byggproduktion, index, nedskrivningar, rivning mm uppskattas till: Alternativ 0: tkr Alternativ 1: tkr Alternativ 2: tkr Totalkostnaden för projektet uppskattas till: Alternativ 0: tkr tkr = tkr Alternativ 1: tkr tkr = tkr Alternativ 2: tkr tkr = tkr

236 Bilaga 176/17 a 5 (12) Hyreskostnadsökning, som utgår ifrån slutlig totalkostnad exklusive index, för Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset, uppskattas till: Alternativ 0: tkr Alternativ 1: tkr Alternativ 2: tkr Osäkerhet i kalkyl i förstudiestadiet är för: Alternativ 0: +/- 20% Alternativ 1: +/-15% Alternativ 2: +/-15% Regionfullmäktige föreslås i den kommande budgetprocessen ta ställning till hur den årliga hyreskostnadsökningen med anledningen av investeringen ska finansieras. Dagsportionskostnad Nuläge med dagens mottagningskök Antal dagsportioner 2016: ca st Jämförelse kostnad /dagsportion idag 224,97 kr (totalt tkr per år) Jämförelse kostnad /dagportion om 3 år 235,00 kr (totalt tkr per år) Dygnportionspris i dagens prisnivå Alternativ 0: 235 kr/portion Alternativ 1: 206 kr/portion Alternativ 2: 207 kr/portion Total ny hyreskostnad på grund av investering tkr/år tkr/år tkr/år Givet att Region Uppsala fortsatt har ett behov av minst ca dagsportioner så blir totalkostnaden för dagsportioner efter investering: Skillnad från dagens totalkostnad för dygnsportion I dagens prisnivå 2017 om 3 år Alt 0: 235* = tkr per år tkr 0 kr Alt 1: 206* = tkr per år tkr tkr Alt 2: 207* = tkr per år tkr tkr Dvs Med Alt 0 ökar hyran med tkr per år på grund av investering och om tre år är dagportionskostnaden lika som idag. Med Alt 2 ökar hyran med tkr per år på grund av investering och om tre år är dagsportionskostnaden tkr lägre än idag. Investeringsskede Förstudie Totalt Upparbetat investerings- Kommentar belopp Program Genomförande Summa Investeringskostnad Fattade beslut FSN

237 Bilaga 176/17 a 6 (12) Årlig kostnadsökning Årlig kostnadsökning som uppkommer, med anledning av investeringen, för verksamheten och Landstingsservice 1 och 2. Alternativ 0 Typ av kostnad Belopp Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Ökad kostnad Landstingsservice pga investering 1 Ökad kostnad Landstingsservice pga FI investering Ej finansierade engångskostnader Summa ökad kostnad Alternativ 1 Typ av kostnad Belopp Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Ökad kostnad Landstingsservice pga investering 1 Ökad kostnad Landstingsservice pga FI investering Ej finansierade engångskostnader Summa ökad kostnad Alternativ 2 Typ av kostnad Belopp Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Ökad kostnad Landstingsservice pga investering 1 Ökad kostnad Landstingsservice pga FI investering Ej finansierade engångskostnader Summa ökad kostnad Den årliga kostnadsökning för Landstingsservice uppkommer vid hyresgästinitierade investeringar där landstinget tillämpar en annuitetshyresmodell. Underskottet regleras mot finansförvaltningen genom Landstingsservice avkastningskrav. 2 Den årliga kostnadsökningen för Landstingsservice uppkommer vid fastighetägarinitierade investeringar (FI). Kostnaden för investeringen regleras mot finansförvaltningen genom Landstingsservice avkastningskrav. I Ej finansierade engångskostnader återfinns index och kreditivkostnader. Dessa kan enligt gällande redovisningsregler läggas på hyresgäst.

238 Bilaga 176/17 a 7 (12) Fina nsiering av årlig kostnadsökning Hur finansieras hyreskostnaden? Sätt kryss Verksamheten kan finansiera hela investeringen själv Verksamheten kan finansiera del av investeringen själv samt äskar tillskott av ägaren Verksamheten kan inte finansiera investeringen själv, utan äskar tillskott av ägaren Övrig finansiering (ex extern) Fastighetsägarinitierad investering Motivera X Hyresintäkter från restauratör* *Behöverstuderasnärmarei programskedet Fördjupad InvesteringskostnadAlt 2 Redovisadinvesteringskostnad*vad respektivedel ingår med Produktionskök tkr Restaurang tkr Bibliotek/Kunskapscentrum tkr Konferenscenter tkr Övrigt tkr Nedlagdakostnader tkr * Exkl övriga kostnadseffekter Nedanföljer ett par exempelpå hur manskatänkanär man beräknar investeringskostnaden vid olika scenarion. Vad skulle det kostaatt enbart byggaköket? Svar:Investeringskostnad ca tkr exklusiveindex. Byggermanenbartköket behöverfortfarandestoradelarav grundläggning,anslutningstill kulvert mm utföras. Köket får då ta en störredel av det som utgör ett investeringsprojekts startkostnader, grundläggningmm. Övriga kostnadseffekterpå grundav investeringentillkommer. Seunderrubrik Övriga kostnadseffekterpå grund av investeringen alt 2 Figur 1 BIBL KÖK REST KONF KUNSK ÖVRIGT

239 Bilaga 176/17 a 8 (12) Vad skulle det kostaatt enbart byggakök och restaurang? Svar:: Investeringskostnad ca tkr exklusiveindex. Byggermanenbartkök och restaurangbehöverfortfarandestoradelar av grundläggning,anslutningstill kulvert mm utföras.kök och restaurangfår då ta en störredel av det som utgör ett investeringsprojekts startkostnader,grundläggningmm. Till skillnad från att enbart byggaett kök, delarnu kök och restaurangpå det som utgör ett investeringsprojekts startkostnader, grundläggningmm. Seunderrubrik Övriga kostnadseffekter på grund av investeringen alt 2 Figur 2 BIBL KÖK REST KONF KUNSK ÖVRIGT

240 Bilaga 176/17 a 9 (12) Övriga kostnadseffekter på grund av investeringen Alternativ 0: Provisoriskt mottagningskök och restaurang Ökade transportkostnader Nedskrivningskostnader Oförutsedda engångskostnader Index Kreditiv Summa tkr ** tkr ** tkr ** tkr ** tkr * tkr * tkr Alternativ 1: Provisorisk restaurang Nedskrivningskostnader Rivning S2 inklusive återställning mark Oförutsett Index Kreditiv Summa tkr ** tkr ** tkr ** tkr ** tkr * tkr * tkr Alternativ 2: Provisorisk restaurang Nedskrivningskostnader Rivning S2 inklusive återställning mark Oförutsett Index Kreditiv Summa tkr ** tkr ** tkr ** tkr ** tkr * tkr * tkr * Visas som resultatpåverkande, men kan med gällande redovisningsregler läggas på hyresgäst ** Resultatpåverkande för Region Uppsala. Kan ej läggas på hyresgäst

241 Bilaga 176/17 a 10 (12) Personal-, verksamhets- och investeringskostnader som INTE ingår i denna utredning I samtliga alternativ krävs ytterligare utredning av olika verksamhetsnära kostnader som idag är svåra att överblicka. I dygnsportionspris ingår personal i kök, men inte måltidsvärdar på respektive avdelning inom Akademiska sjukhuset samt eventuellt ytterligare verksamhetskostnader för restaurang-, konferens- och biblioteksverksamhet. I denna utredning återfinns inte investeringskostnader för anpassning av alla avdelningar inom Akademiska sjukhuset för den tänkta serveringsmetoden. Flertalet av dessa anpassningar kommer att göras vartefter avdelningar på Akademiska sjukhuset i övrigt byggs om. Detta sker dock under en längre period. Investeringskostnader avseende utrustning som åligger hyresgästen finns ej med i denna utredning. Tidigare bedömd kostnad förordade Produktionsstyrelsen alternativ 3 i anslutning till nuvarande restaurang i hus S1. Produktionsstyrelsen beslutade även att starta en förstudie om nytt kök om patientmat redovisades för Produktionsstyrelsen en investeringskostnad tkr för enbart tillagningskök i anslutning till nuvarande personalmatsrestaurang. Beslut togs om påbörjande av projektering av nytt tillagningskök , 136 beslutade Produktionsstyrelsen om fortsatt projektering och genomförande av nytt tillagningskök samt beslut om förstudie för omlokalisering av medicinskt bibliotek beslutade Produktionsstyrelsen om att genomföra ett programarbete avseende personalrestaurang, konferenslokaler, ställverk och medicinskt bibliotek återremitterade Landstingsstyrelsen ärendet om genomförandet av Byggnad S1 och S4. Investeringskostnadsbedömningen i ärendet till Landstingsstyrelsen för Personalrestaurang, Kunskapscentrum/bibliotek, konferens, Ställverk, Ombyggnad av basbyggnad S1 och utvändiga ledningsarbeten bedömdes till tkr utöver investeringskostnaden för tillagningsköket på tkr. I den beräknade investeringskostnaden på tkr för tillagningsköket och tkr för Personalrestaurang, Kunskapscentrum/bibliotek, konferens, Ställverk, Ombyggnad av basbyggnad S1 och utvändiga ledningsarbeten, ingick inte: Index Fastighetsbildning mm Hyresförluster Evakueringskostnader Projektfinansiering Ränte- och kreditivkostnader Anslutningsavgifter Byggherrens (Region Uppsalas) interna kostnader Miljöcertifiering av byggnad/er BIM modulering Konstnärlig utsmyckning Förankring av arkitektonisk utformning

242 Bilaga 176/17 a 11 (12) Arkeologisk eller geoteknisk bedömning Lös inredning Mattransportvagnar Processutrustning Datanätverk Kostnad för etappindelning Saneringskostnader Markförstärkningsåtgärder (en uppskattad kostnad på enbart för 500 tkr finns med) Ledningsomläggningar av yttre vatten och avlopp samt elkraft har enbart bedömts och inte studerats på plats. I den utförligare förstudie som nu gjorts i detta ärende är Engångskostnader såsom index under byggnationstiden, kreditivkostnader, rivning/utrangering, av/nedskrivning mm medtagna. Utförligare utredning har även genomförts avseende: Tillgänglighetskrav för allmänheten och personal (hissar, trappor, belysning mm) Grundläggning (Akademiska sjukhuset är beläget på en grusås med känsliga värden avseende vatten. Denna utredning har tagit med detta, men det finns fortfarande betydande risker med grundläggningen). Omfattande omläggningsarbeten för yttre vatten och avloppsledningar samt nya tillkommande ledningar som kan påverka grusås enligt redovisning ovan avseende grundläggning Gestaltningsmässiga krav och tillskapandet av kommunikationsförbindelse mellan stad och Akademiska sjukhuset Entrélösning för allmänheten både från Sjukhusvägen och inre Sjukhusvägen Varulogistiklösning Elkraft, Ventilation, Brand, Sprinkler, Styr och övervakning Ombyggnation och anslutning till befintligt kulvertsystem Det råder skillnad mellan tidigare redovisad investeringskostnad i utredningen som redovisades för Produktionsstyrelsen samt Landstingsstyrelsen och den investeringskostnad som redovisas i detta ärende. En del av förklaringen kan ligga i den kostnadsutveckling som skett sedan 2013 samt utredningskostnader inklusive denna förstudie, men till största del beror skillnaden på fördjupad analys av ovan redovisade faktorer. Flertalet av de faktorer som inte ingick i den tidigare utredningen har nu tagits med. Denna förstudieutredning tar ett helhetsgrepp kring alla ingående investeringar och Engångskostnader som krävs för att åstadkomma ett tillagningskök, konferenslokaler, restaurang, kunskapscentrum, tekniska och logistiska lösningar. Denna utredning påvisar att det fortfarande finns riskmoment. Dessa riskmoment behöver ytterligare utredas i programskedet.

243 Bilaga 176/17 a 12 (12) Utrangering Se rubrik Övriga kostnadseffekter på grund av investeringen Samråd och godkännande Årlig kostnadsökning samt finansiering enligt ovan är ej godkänt av Akademiska sjukhuset. Investeringsrådets bedömning Investeringsrådet bedömer att nuvarande mottagningskök på sikt behöver ersättas/renoveras. Patienterna upplever idag, enligt gjord kundundersökning, en god kvalitet på måltiderna. Givet det begränsade investeringsutrymmet för Region Uppsala under perioden , rekommenderar investeringsrådet fastighets och servicenämnden att avvakta beslut om programarbete. Bilagor Bilaga 1, Beslut Landstingsfullmäktige , DnrLS Bilaga 2, Beslut Fastighets- och servicenämnden, , Dnr FSN Bilaga 3, Patientmatundersökning, Februari 2016 Bilaga 4, Förstudierapport, alternativ 0 Bilaga 5, Förstudierapport alternativ 1 och alternativ 2 Bilaga 6 Synpunkter på sjukvårdens behov av sjukhusmåltider och nutrition Kopia till: Regiondirektören Sjukhusdirektören Akademiska sjukhuset Förvaltningsdirektören Landstingsservice Fastighetschefen Landstingsservice

244 Bilaga 176/17 b Regionstyrelsen, Region Uppsala, Reservation ärende nr 176 Vi reserverar oss mot beslutet att föreslå att ett programarbete för nytt produktionskök påbörjas. Frågan om vilken typ av kök Akademiska sjukhuset behöver har diskuterats i flera år och ett flertal utredningar har gjorts. Trots detta finns ett antal frågor kvar att besvara. Ärendet i dess nuvarande from har behandlats i fastighets och servicenämnden i juni, då det återremitterades, och nu i augusti. Vid dessa tillfällen har företrädare för våra tre partier ställt ett antal frågor. Dessa är fortfarande obesvarade. 1. Eftersom kostsamarbetet med landstinget i Västmanland fungerar utmärkt idag är det rimligt att använda det nuvarande mottagningsköket på Akademiska så länge lokalerna tillåter det. I beslutsunderlaget saknas information om hur länge detta är möjligt. 2. Under resans gång har det som först endast handlade om att bygga ett nytt kök blivit ett projekt där även ett konferenscentrum, bibliotek och personalrestaurang ska byggas. Tidigare beräkningar på vad detta ska kosta har inte varit fullständiga. Det är därför nödvändigt att ta reda på hur Akademiska sjukhuset samt Uppsala universitet ser på behovet nu när den fulla kostnaden finns beräknad. Tidigare yttranden i frågan kan inte anses relevanta längre. 3. Akademiska sjukhuset har självt inte angett produktionsköket som ett prioriterat byggprojekt. 4. Investeringsrådet avråder från att genomföra projektet nu på grund av det begränsade ekonomiska utrymmet för nya investeringar. 5. I underlaget anges att hyreskostnadsökningen ska finansieras inom ramen för Akademiska sjukhusets budget. Ägartillskott ska inte ske. Det är sjukhusstyrelsen som är ansvarig nämnd för Akademiska sjukhusets budget. Något yttrande från sjukhusstyrelsen om detta är en lämplig prioritering finns inte. 6. I de investeringsramar som regionfullmäktige antog i juni finns inget utrymme för detta mycket kostsamma byggprojekt. Beslutet innebär att investeringsprocessen ignoreras fullständigt. 1

245 Bilaga 176/17 b Eftersom fastighetsinvesteringarna i Region Uppsala är mycket stora redan som de är och påverkar all annan verksamhet är det inte rimligt att hasta fram ett beslut om ett produktionskök på detta sätt. Ett antal frågor saknar fortfarande svar och beslutet strider helt mot den ordning regionen har för hur investeringar ska göras. Stefan Olsson (M) Carl Nettelblad (L) Anna Karin Klomp (KD) 2

246 Bilaga 176/17 c Regionstyrelsens sammanträde Reservation Ärende 176/17: Programarbete för nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset Det är sedan lång tid klarlagt att köket vid Akademiska sjukhuset inte håller tillräcklig standard. Redan i samband med att kostsamarbetet med Västmanland inleddes fanns behov av ett nytt kök som då beräknades vara färdigt i början av Sedan dess har två större utredningar genomförts som sett över alternativen vad gäller patientmat. Båda har landat i att det mest fördelaktiga för Region Uppsala är att bygga ett tillagningskök Som framgår av förstudien är befintliga byggnader (S1 och S2) i stort behov av totalrenovering, byggnaderna är fuktskadade i grundläggningen och undermåliga energimässigt. De har även stort eftersatt underhåll. Någon utredning som visar att bygget kan skjutas på ytterligare har inte presenterats, inte heller någon beräkning av vad ett sådant alternativ skulle innebära för kostnader i form av tillfälliga insatser. I det underlag som presenterats för Regionstyrelsen är det tydligt att alternativ 1 är det som ger lägst kostnad för Region Uppsala. Från Centerpartiet ser vi det som naturligt att, om det inte finns starka skäl för annat, välja det ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet. Behovet av nytt eller renoverat kök är väl utredd. När det gäller de föreslagna konferenslokalerna och bibliotek/läsesal och kunskapscenter är underlaget betydligt tunnare. Annika Krispinsson (C)

247 TJÄNSTEUTLÅTANDE FoU-direktör Sune Larsson Tfn E-post Dnr LS Regionstyrelsen Riktade FoU-medel Region Uppsala 2018 Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Bedömningsgruppens förslag till fördelning av Region Uppsalas riktade forsknings- och utvecklingsmedel för 2018 godkänns. Ärendebeskrivning Region Uppsala delar årligen ut särskilda FoU-medel för att finansiera projekt med en patientnära inriktning. Medel ska nyttjas och slutredovisas 31 december Ansökningarna har bedömts av en grupp med representanter för Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Folktandvården. Bedömningsgruppen har i första hand beaktat projektens kvalitet, originalitet, patientnytta samt genomförbarhet, men hänsyn har också tagits till fördelningen mellan förvaltningar, olika yrkeskategorier samt samverkan mellan verksamheter, se bilaga. År 2018 uppgår Region Uppsalas riktade FoU-medel till 3,5 miljoner kronor. Av dessa föreslås kronor användas till att finansiera forskningsprojekt och kronor till att finansiera utvecklingsprojekt. Resterande medel föreslås användas till att finansiera det elektroniska ansökningsformuläret samt arvode till bedömarna. Totalt har 74 ansökningar om FoU-medel kommit in. Huvuddelen av ansökningarna kommer från Akademiska sjukhuset. Det finns ett behov av att öka intresset från övriga förvaltningar att söka Region Uppsalas riktade FoU-medel kommande år. Förslaget till fördelning innebär att 19 forskningsprojekt tilldelas mellan och kronor vardera och att 9 utvecklingsprojekt tilldelas mellan och kronor vardera. Bedömningsgruppens förslag till fördelning av FoU-medlen presenteras i bifogade bilagor. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

248 2 (2) Beredning Ansökningarna har bedömts av en grupp med representanter för Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Folktandvården. Ärendet är berett i hälso-, sjukvårds- och FoUU-utskottet. Bilagor 1. Fördelning mellan förvaltning, kön och yrkeskategori 2. Beslutsunderlag Landstingets riktade FoU-medel 2018 Forskning 3. Beslutsunderlag Landstingets riktade FoU-medel 2018 Utveckling 4. Anvisningar för Landstingets riktade FoU-medel Kopia till FoU-direktören, Akademiska sjukhuset FoI-direktören Enni Hallin, FoU-avdelningen, Akademiska sjukhuset

249 Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: /17 Dnr LS Riktade FoU-medel Region Uppsala 2018 Beslut Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottets beslut Regionstyrelsen föreslås godkänna bedömningsgruppens förslag till fördelning av landstingets riktade forsknings- och utvecklingsmedel för Bilaga 67 Ärendebeskrivning Region Uppsala delar årligen ut särskilda FoU-medel för att finansiera projekt med en patientnära inriktning. Medel ska nyttjas och slutredovisas 31 december Ansökningarna har bedömts av en grupp med representanter för Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Folktandvården. Bedömningsgruppen har i första hand beaktat projektens kvalitet, originalitet, patientnytta samt genomförbarhet, men hänsyn har också tagits till fördelningen mellan förvaltningar, olika yrkeskategorier samt samverkan mellan verksamheter, se bilaga. År 2018 uppgår Region Uppsalas riktade FoU-medel till 3,5 miljoner kronor. Av dessa föreslås kronor användas till att finansiera forskningsprojekt och kronor till att finansiera utvecklingsprojekt. Resterande medel föreslås användas till att finansiera det elektroniska ansökningsformuläret samt arvode till bedömarna. Totalt har 74 ansökningar om FoU-medel kommit in. Huvuddelen av ansökningarna kommer från Akademiska sjukhuset. Det finns ett behov av att öka intresset från övriga förvaltningar att söka Region Uppsalas riktade FoUmedel kommande år. Förslaget till fördelning innebär att 19 forskningsprojekt tilldelas mellan och kronor vardera och att 9 utvecklingsprojekt tilldelas mellan och kronor vardera. Bedömningsgruppens förslag till fördelning av FoU-medlen presenteras i bifogade bilagor. Yrkanden Ordförande Vivianne Macdisi (S) yrkar bifall till utsänt förslag och finner bifall. Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet beslutar enligt utsänt förslag. Kopia till Regionstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 21 (23)

250 Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 22 (23)

251 TJÄNSTEUTLÅTANDE FoU-direktör Sune Larsson Tfn E-post Dnr LS Hälso-, sjukvård- och FoUUutskottet Riktade FoU-medel Region Uppsala 2018 Förslag till beslut Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottets beslut Regionstyrelsen föreslås godkänna bedömningsgruppens förslag till fördelning av landstingets riktade forsknings- och utvecklingsmedel för Ärendebeskrivning Region Uppsala delar årligen ut särskilda FoU-medel för att finansiera projekt med en patientnära inriktning. Medel ska nyttjas och slutredovisas 31 december Ansökningarna har bedömts av en grupp med representanter för Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Folktandvården. Bedömningsgruppen har i första hand beaktat projektens kvalitet, originalitet, patientnytta samt genomförbarhet, men hänsyn har också tagits till fördelningen mellan förvaltningar, olika yrkeskategorier samt samverkan mellan verksamheter, se bilaga. År 2018 uppgår Region Uppsalas riktade FoU-medel till 3,5 miljoner kronor. Av dessa föreslås kronor användas till att finansiera forskningsprojekt och kronor till att finansiera utvecklingsprojekt. Resterande medel föreslås användas till att finansiera det elektroniska ansökningsformuläret samt arvode till bedömarna. Totalt har 74 ansökningar om FoU-medel kommit in. Huvuddelen av ansökningarna kommer från Akademiska sjukhuset. Det finns ett behov av att öka intresset från övriga förvaltningar att söka Region Uppsalas riktade FoU-medel kommande år. Förslaget till fördelning innebär att 19 forskningsprojekt tilldelas mellan och kronor vardera och att 9 utvecklingsprojekt tilldelas mellan och kronor vardera. Bedömningsgruppens förslag till fördelning av FoU-medlen presenteras i bifogade bilagor. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

252 2 (2) Beredning Ansökningarna har bedömts av en grupp med representanter för Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Folktandvården. Bilagor 1. Fördelning mellan förvaltning, kön och yrkeskategori 2. Beslutsunderlag Landstingets riktade FoU-medel 2018 Forskning 3. Beslutsunderlag Landstingets riktade FoU-medel 2018 Utveckling 4. Anvisningar för Landstingets riktade FoU-medel Kopia till Sune Larsson, FoU-direktör Andreas Scheutz, Forsknings- och innovationsdirektör Enni Hallin, FoU-avdelningen, Akademiska sjukhuset

253 Dnr LS BILAGA 1 Fördelning av forsknings- och utvecklingsmedel 2017 Forskningsmedel Av 54 ansökningar beviljas 19 medel ( kr kr, totalt kr) Fördelning mellan förvaltningarna Akademiska sjukhuset: 19 Könsfördelning Av 19 beviljade är 10 män och 9 kvinnor Av totalt 54 sökande var 23 män och 31 kvinnor. Fördelning mellan yrkeskategorier Apotekare: 1 Fysiker: 1 Logoped: 2 Läkare: 7 Psykolog: 2 Sjuksköterska: 1 Socionom: 1 Specialistsjuksköterska: 3 Annan tjänstetitel: 1 Utvecklingsmedel Av 20 ansökningar beviljas 9 medel ( kr kr, totalt kr) Fördelning mellan förvaltningarna Akademiska sjukhuset: 8 Lasarettet i Enköping: 1 Könsfördelning Av 9 beviljade är 1 man och 8 kvinnor Av totalt 20 sökande var 4 män och 16 kvinnor. Fördelning mellan yrkeskategorier Apotekare: 1 Arbetsterapeut: 2 Läkare: 1 Psykolog: 1 Sjukgymnast: 1 Sjuksköterska: 3 Regionkontoret Storgatan 27 Box Uppsala tfn vx fax org nr

254 Beslutsunderlag Region Uppsalas FoU-medel 2018 Forskning Nr Dnr Sökande Ansökans titel Yrkestitel LUL Alaie Iman Konsekvenser av tonårsdepression Leg. psykolog LUL Avallin Therese Personcentrerad vård för patienter med akut buksmärta genom vårdkedjan - från patientens perspektiv. Sjuksköterska LUL Björner Kajsa Inflammatorisk tarmsjukdom med utveckling av coloncancer. Specialistläkare internmedicin LUL Danfors Torsten Betydelsen av AMT PET i epilepsikirurgiska utredningar Överläkare LUL Färdig Martin Perioperativ vätskebalans vid hjärtkirurgi med extrakorporeal cirkulation - Postoperativt utfall av ett kliniskt beslutstöd Anestesisjuksköterska LUL Isacson Daniel Kirurgisk behandling av lymfödem ST läkare LUL Isaksson Johan Inte bara medicin Färdighetsträning för ungdomar med ADHD Psykolog, forskare LS Bilaga 2 Verksamhet Barn- och ungdomspsykiatri n, Akademiska sjukhuset Akademiska Sjukhuset Uppsala Kirurgkliniken avd 70 B2 Akademiska sjukhuset, Specialmedicin Sektionen för molekylär diagnostik, BFC Anestesikliniken, Oral-, plastik- och öronanestesin. Plastikkirurgiska kliniken, Akademiska sjukhuset BUP Uppsala; Institutionen för Neurovetenskap Uppsala Universitet; KIND, Karolinska Institutet Belopp

255 LUL Jonasson My LUL Jonasson Åsa LUL Karlsson Victoria LUL Kempen Thomas LUL Nasir Stefan LUL Nayeb Laleh Optimerad syrgastillförsel under generell anestesi av nyfödda barn Fysiker Leg. logoped Anestesisjuksköterska Läkemedelsgenomgångar som överbryggande sjukvård: en Klinikapotekare multicenter klusterrandomiserad crossover studie (MedBridge) Kraniofaciala missbildningar hos Doktorand/läkare barn - neuropsykiatriskt utfall Validering av språkscreening vid 2,5 års ålder på BVC för tidig upptäckt Logoped av språkstörning hos en- och flerspråkiga barn LUL Nehlin Gordh Christina Utveckling av vården för heroinberoende Socionom LUL Salberg Johanna Utvärdering av implementering av en beteendeaktiverande, strukturerad omvårdnadsåtgärd i psykiatrisk heldygnsvård avdelningschef LUL Sanner Karin Förbättrad diagnostik av klamydiainfektioner hos kvinnor överläkare LUL Sheikhi Reza Prediktion av leverencefalopati efter TIPS (Tranjugulär intrahepatisk Specialistläkare portosystemiskshunt) Optimering av bilddiagnostik vid utredning av neurodegenerativa sjukdomar med [18F]FE-PE2I positronemissionstomografi Longitudinell studie av individer födda med läpp-käk och/eller gomspalt. Prediktorer för talutfall. Akademiska sjukhuset, Sjukhusfysik Akademiska sjukhuset, Paramedicin 1 Akademiska sjukhuset, anestesikliniken Akademiska Sjukhuset, Läkemedelsavdel ningen Institutionen för neurovetenskap Logopedmottagni ng och Barnhälsovården Verksamhetsområ de Affektiva sjukdomar Akademiska sjukhuset, Psykiatriavdelning 1 hudkliniken Akademiska sjukhuset Uppsala MTH-divisionen, specialmedicin, gastroenterologi

256 LUL Tegelberg Alexander Att säkra jämlik och personcentrerad vård genom innovativ användning av ehälsoteknik vid akut buksmärta. Specialist sjuksköterska inom ambulanssjukvård samt anestesi LUL Virhammar Johan Läkemedelsbehandling av normaltryckshydrocefalus med acetazolamid en randomiserad dubbelblind studie Uppsala Universitet,Instituti onen för folkhälso och vårdvetenskaper ST-läkare Akademiska Sjukhuset

257 Beslutsunderlag Region Uppsalas FoU-medel 2018 Utveckling Nr Diarie Namn Ansökans titel Undersökning av effekterna av gångträning med exoskelettet Ekso hos personer med stroke Känsloskola en preventiv insats till gymnasieungdomar för att minska psykisk 4 LUL Cervin Anna ohälsa Öka patientdelaktighet genom att införa 7 LUL Henriksson-Lundvall Liselott personcentrad vård Omvårdnadsronder- förbättrad vård för 10 LUL kobsson Larsson Birgitta patienter med stort omvårdnadsbehov samt förstärka sjuksköterskans ansvar i vården. 1 LUL Arnell Margareta LS Yrkestitel Leg sjukgymnast Bilaga 3 Verksamhet Vo Paramed Psykiatrimottagning Avdelningschef, psykolog för unga vuxna, Akademiska sjh LAsarettet i Sjuksköterska Enköping, LAH/PE Neurologen avd Sjusköterska 85D Akademiska sjukhuset Uppsala Belopp LUL Lagström Malin Utvärdering av MediYogans effekt vid ADHD Arbetsterapeut Neuropsykiatriska mottagningen för vuxna, Akademiska sjukhuset Uppsala 12 LUL Lindblad Marie Brännskadekatastrof Sjuksköterska Brännskadecentrum Akademiska sjukhuset Öron-, näs- och halskliniken Akademiska barnsjukhuset Paramedicin avd 5, Akademiska sjukhuset LUL Mallmin Elisabet 17 LUL Paulsson Mattias 18 LUL Sandström Carina Finns det anatomiska karakteristika i larynx som är predisponerande för ST-läkare ansträngningsutlöst laryngeal obstruktion? Är hög osmolaritet hos enteralt tillförda läkemedel en riskfaktor för att utveckla Apotekare nekrotiserande enterokolit (NEC) hos extremt underburna barn? Synrehabilitering efter stroke Arbetsterapeut

258 Dnr LS BILAGA 4 A nvisningar för Region Uppsalas riktade FoU -medel RegionUppsaladelarårligenut cirka 3,5 miljoner kronor i särskildafou-medelför att finansieraprojekt medpatientnärainriktning. De krav som ställs på projektetär att det skavara: patientnäraforsknings- och utvecklingsprojektdär dendirekta patientnyttanskavara tydliggjord och kommapatiententill godoinom en näraframtid. projekt somkan genomförasmedtilldelat beloppeller meddessamedelsom delfinansieringav välavgränsade delarav störreprojekt. Vem kan söka? Anställdainom RegionUppsalaeller enhetsomhar vårdavtalmedregionuppsala. A nställningen inom RegionUppsalaskatill sin omfattningmotsvaraminst den kliniska deleni en förenad tjänst.olika krav ställs på den sökandeför forsknings- respektiveutvecklingsmedel. Medel kan endastsökasför ett år i taget. Det går att ansökaom förnyademedelvid senaretillfälle, dock skatidigare beviljade medelredovisasinnannya medelbetalas ut. En och sammapersonkan beviljasmedelför flera projekt. Kriterier för att ansökaom forskningsmedel Personerantagnatill doktorandutbildningeller somsiktar på doktorandutbildning, i cke registreraddoktorandska bifoga intyg från tilltänkt handledare. Personermedavlagd doktorsexamen, högst5 år sedanavlagdexamenmedtillägg för föräldraledighetetc. Kriterier för att ansökaom utvecklingsmedel Inga formella krav på att sökandeskavara antagentill doktorandutbildningeller avlagt doktorsexamenmenf ördel om den sökandehar grundläggandekunskaperom forskningsmetodiksamttidigareerfarenhetav att bedrivaprojektarbete.avsikten är att stödja projekt somtill exempelavseratt införa eller utvärderanya behandlingsmetoder, hjälpmedel medmera. Vad får beviljade medel användastill? Beviljademedelfår användastill l ön, översättning, datainsamling, statistiskbearbetningoch projektnäramaterial. Djurstudierbeviljassom regelinte medeleftersomde riktade FoU-medlenär avsedda för studier där patientnyttantydligt kan identifierasinom en relativt näraframtid. Region Uppsala Storgatan 27 Box Uppsala tfn vx fax org nr

259 2 (2) Ansökningsförfarande Ansökan är fullständig när sökande har: uppfyllt kriterierna för att ansöka om forsknings- eller utvecklingsmedel. fyllt i ansökningsformuläret i Researchweb enligt anvisningarna i formuläret tagit ställning till om det finns behov av etisk prövning. o om etisk prövning inte planeras ska motivering framgå i ansökningsformuläret. o om etisk prövning finns eller planeras ska detta registreras i ansökningsformuläret samt kopia skickas in till Enni Hallin, FoU-avd, Akademiska sjukhuset ing 61, plan 7, inga medel kan betalas ut förrän detta är klart. fyllt i personkort i Researchweb, inklusive CV. angivit namn på sin handledare i Researchweb. Gäller inte disputerad och de som söker utvecklingsmedel. skickat in handledarintyg, endast de som väntar på antagningsbesked från forskarutbildningen. kontrollerat att handledaren (om handledare krävs) har fyllt i sitt personkort, CV är inget krav. Bedömning av ansökningarna Ansökningarna bedöms av en bedömningsgrupp med vetenskapligt kompetenta representanter från regionens olika förvaltningar. Projektens kvalitet är utslagsgivande men följande beaktas också. Fördelning mellan de olika förvaltningarna? Finns olika professioner representerade/spridning mellan olika yrkesgrupper? Sker projektet i samverkan mellan olika verksamheter/förvaltningar? Beaktas könsfördelningen i projektgruppen på ett tillfredsställande sätt? Ansökan från medlem ur bedömningsgruppen hanteras av FoU-direktören som är bedömningsgruppens ordförande. FoU-direktören får inte söka dessa medel. Beslut och utbetalning av beviljade medel Beslut om tilldelning fattas i oktober vartefter information går ut till sökande. Medel betalas ut tidigast i februari året efter beslut och kan disponeras fram till årsskiftet år 2. Förlängning av dispositionstiden kan efter ansökan beviljas om goda skäl föreligger i form av till exempel föräldraledighet. Ansökan måste i sådana fall lämnas in i god tid innan utgången av andra året. Beviljade medel betalas inte ut förrän den sökande kan intyga att han eller hon är registrerad som doktorand. I övrigt gäller att utbetalning inte sker förrän samtliga handlingar som krävs enligt ovan inkommit till Enni Hallin. Återrapportering avslutade projekt Återrapportering ska ske innan årsskiftet året efter att du beviljats medel. Detta gör du via ansökningsformuläret under rubriken Vetenskaplig och ekonomisk återrapportering. När det är utfört skickar du in blankett (hämtas ur Researchweb) som bekräftar att beviljade medel är förbrukade alternativt att projektet är klart. För ytterligare information kan du vända dig till: FoU-direktör Sune Larsson sune.larsson@akademiska.se FoU-koordinator Enni Hallin enni.hallin@akademiska.se

260 Dnr LS BILAGA 1 Fördelning av forsknings- och utvecklingsmedel 2017 Forskningsmedel Av 54 ansökningar beviljas 19 medel ( kr kr, totalt kr) Fördelning mellan förvaltningarna Akademiska sjukhuset: 19 Könsfördelning Av 19 beviljade är 10 män och 9 kvinnor Av totalt 54 sökande var 23 män och 31 kvinnor. Fördelning mellan yrkeskategorier Apotekare: 1 Fysiker: 1 Logoped: 2 Läkare: 7 Psykolog: 2 Sjuksköterska: 1 Socionom: 1 Specialistsjuksköterska: 3 Annan tjänstetitel: 1 Utvecklingsmedel Av 20 ansökningar beviljas 9 medel ( kr kr, totalt kr) Fördelning mellan förvaltningarna Akademiska sjukhuset: 8 Lasarettet i Enköping: 1 Könsfördelning Av 9 beviljade är 1 man och 8 kvinnor Av totalt 20 sökande var 4 män och 16 kvinnor. Fördelning mellan yrkeskategorier Apotekare: 1 Arbetsterapeut: 2 Läkare: 1 Psykolog: 1 Sjukgymnast: 1 Sjuksköterska: 3 Regionkontoret Storgatan 27 Box Uppsala tfn vx fax org nr