OP Gruppens kommunikations- och informationsgivningspolicy Innehåll

Transkript

1 1 (12) OP Gruppens kommunikations- och informationsgivningspolicy Innehåll Introduktion Bakgrund Det solidariska ansvaret i sammanslutningen Mål Informationsskyldigheten Regelbunden och fortlöpande informationsskyldighet Rapportering Rapporterande enheter Bokslut och verksamhetsberättelse samt revisionsberättelse Bolagsstyrningsrapport Årsrapport Delårsrapporter Ersättningar Information Börsmeddelanden Pressmeddelanden Förändringar i aktieinnehav i andra bolag Handlingssätt Informationskanaler Rapporteringsspråk Skuldplacerar- och mediemöten Framtidsutsikter och resultatvarningar Rykten och informationsläckor Kriskommunikation Intern kommunikation och insiderregler Ansvar och uttalanden Tolkningar av och avvikelser från kommunikations- och informationsgivningspolicyn Postaddress PB Helsingfors Besökadress Gebhardsplatsen1 Helsingfors E-post/Internet OP Andelslag, FO-nummer , PB 308, Helsingfors, hemort Helsingfors

2 2 (12) Introduktion I den här kommunikations- och informationsgivningspolicyn redogörs för OP Gruppens kommunikation samt för hur OP Andelslags dotterbolag OP Företagsbanken Abp (OP Företagsbanken) och OP-Bostadslånebanken Abp (OPB) uppfyller sin informationsskyldighet. OP Gruppen informerar tillsammans med värdepappersemittenterna OP Företagsbanken och OPB om omständigheter som omfattas av informationsskyldigheten. OP Gruppen har ingen självständig informationsskyldighet. OP Gruppen offentliggör dock sådan information som enligt bestämmelserna omfattas av emittentens informationsskyldighet, eftersom bland annat skuldplacerare och ratinginstitut bedömer OP Gruppen som en helhet. OP Företagsbanken och OPB har ingen egen separat informationsgivningspolicy, utan de iakttar tillämpliga delar av den här kommunikations- och informationsgivningspolicyn som emittenter av finansiella instrument. Den här kommunikations- och informationsgivningspolicyn har godkänts av OP Andelslags direktion samt OP Företagsbankens och OPB:s styrelser. OP Företagsbankens och OPB:s hemstat för den regelbundna informationsskyldigheten är Finland. OP Företagsbanken har informerat om valet och OPB har gjort detsamma Valen av hemstat gäller tills vidare. 1 Bakgrund De kreditinstitut som hör till OP Gruppen bildar en sådan sammanslutning som avses i lagen om en sammanslutning av inlåningsbanker. OP Gruppen består av sammanslutningen av inlåningsbanker och sådana företag som inte ingår i sammanslutningen, men av vilkas röster företag som hör till sammanslutningen innehar över hälften. OP Andelslag är centralinstitut för sammanslutningen av inlåningsbanker. Det är ett andelslag, vars medlemmar är inlåningsbanker och andra kreditinstitut som hör till sammanslutningen. Enligt lagen om en sammanslutning av inlåningsbanker är centralinstitutet berättigat att styra medlemskreditinstituten och det är skyldigt att övervaka deras verksamhet. OP Gruppen utgör också ett sådant finans- och försäkringskonglomerat som avses i lagen om tillsyn över finans- och försäkringskonglomerat. OP Andelslag sköter de styrningsoch tillsynsuppgifter som ankommer på företaget i toppen av finans- och försäkringskonglomeratet samt fungerar som strategisk ägarsammanslutning för gruppen. OP Andelslags dotterbolag OP Företagsbanken och OPB svarar för OP Gruppens upplåning på penning- och kapitalmarknaden. De värdepapper som företag som hör till OP Gruppen satt i omlopp noteras utöver eller i stället för på Nasdaq Helsingfors på London Stock Exchange, SIX Swiss Exchange eller någon annan fondbörs. OP Företagsbanken har också emitterat onoterade obligationslån på den japanska marknaden. 1.1 Det solidariska ansvaret i sammanslutningen Enligt lagen om en sammanslutning av inlåningsbanker utgörs sammanslutningen av sammanslutningens centralinstitut (OP Andelslag), medlemskredit-

3 3 (12) institut i centralinstitutet, företag som hör till medlemskreditinstitutens finansiella företagsgrupper samt sådana kreditinstitut, finansiella institut och tjänsteföretag av vilkas röster de ovan nämnda företagen tillsammans innehar över hälften. Sammanslutningen övervakas gruppbaserat. OP Andelslags medlemskreditinstitut utgjordes av sammanlagt 178 andelsbanker samt Pohjola Bank Abp (från OP Företagsbanken Abp), Helsingfors OP Bank Ab (från Helsingforsnejdens Andelsbank), OP- Bostadslånebanken Abp, OP-Kortbolaget Abp och OP-Processtjänster Ab. Centralinstitutet är skyldigt att ge sina medlemskreditinstitut anvisningar om deras interna kontroll och riskhantering, deras verksamhet för att trygga likviditeten och kapitaltäckningen samt om enhetliga redovisningsprinciper vid upprättandet av sammanslutningens konsoliderade bokslut. Centralinstitutet är skyldigt att som en sådan stödåtgärd som avses i sammanslutningslagen till ett medlemskreditinstitut betala så mycket som behövs för att förhindra att medlemskreditinstitutet försätts i likvidation. Dessutom svarar centralinstitutet för de av medlemskreditinstitutets skulder som inte kan betalas med medlemskreditinstitutets egna medel. En medlemsbank är skyldig att till centralinstitutet betala sin andel av det belopp som centralinstitutet har betalat antingen till en annan medlemsbank som en stödåtgärd eller till en annan medlemsbanks borgenär för en skuld som förfallit till betalning och för vilken borgenären inte har fått betalning av medlemsbanken. Om centralinstitutet är insolvent har varje medlemsbank enligt lagen om andelslag dessutom en obegränsad tillskottsplikt för centralinstitutets skulder. En medlemsbanks ansvar för belopp som centralinstitutet har betalat till en annan medlemsbanks borgenärer på den andra medlemsbankens vägnar ska fördelas mellan medlemsbankerna i förhållande till deras senast fastställda balansomslutningar. OP Gruppens försäkringsbolag omfattas inte av det solidariska ansvaret. Innehavare av säkerställda obligationslån har i enlighet med 25 i lagen om hypoteksbanker oberoende av OPB:s likvidation eller konkurs rätt till betalning i enlighet med avtalsvillkoren för obligationslånets hela lånetid före andra fordringar ur de tillgångar som antecknats som säkerhet för obligationslånet. 2 Mål Syftet med OP Gruppens kommunikation är att främja gruppens affärsrörelse genom att förmedla korrekt information om gruppens mål och verksamhet till samtliga intressentgrupper. Syftet med den externa och interna kommunikationen är att stöda gruppens strategiska och affärsmässiga mål, att bygga upp och upprätthålla en stark och ansvarsfull företagsprofil och att främja samarbetet inom gruppen. Både den externa och den interna kommunikationen baseras på fakta och ger en rättvisande bild av de omständigheter den gäller. Syftet med OP Gruppens kommunikations- och informationsgivningspolicy är att säkerställa att alla marknadsparter har tillräcklig och riktig information om beslut och omständigheter med anknytning till OP Gruppen som väsentligt kan påverka värdet av värdepapper som OP Företagsbanken eller OPB satt i omlopp. OP Gruppen avgör hur informationen offentliggörs beroende på om det är fråga om ett beslut eller en omständighet som väsentligt påverkar värdepapprets värde och som påverkar en emittents återbetalningsförmåga eller

4 4 (12) inte. Informationsgivningen avgörs i fråga om värdepapper som emitterats av OP Företagsbanken och OPB separat för respektive emittent. Det är också viktigt att informationsgivningen är konsekvent, precis och opartisk med tanke på OP Gruppens och emittenternas myndighetskontakter, upprätthållandet av relationerna till ratinginstituten och andra intressentgrupper för extern kommunikation samt den interna kommunikationen. Centrala principer 3 Informationsskyldigheten Centralinstitutets uppgift är att se till att information som omfattas av OP Gruppens, OP Företagsbankens och OPB:s regelbundna och fortlöpande informationsskyldighet offentliggörs. Meddelandena ges antingen som OP Gruppens och emittentens gemensamma meddelande eller som emittentens egna meddelande enbart i eget namn. OP Gruppen iakttar följande principer då den ger information som omfattas av informationsskyldigheten till marknaden: Information offentliggörs utan obefogat dröjsmål. Informationen ges konsekvent och exakt för att de som får informationen ska kunna bedöma informationens inverkan på emittentens ekonomiska läge och framtid samt värdepapprets värde. Informationen är opartisk. Alla intressentgrupper får informationen samtidigt och informationen offentliggörs på det sätt som marknadsplatsen kräver på reglerade marknadsplatser där värdepapper som OP Företagsbanken eller OPB satt i omlopp är noterade, till centrala media och på bolagets webbplats. OP Gruppen, OP Företagsbanken och OPB iakttar i sin informationsgivningspolicy finsk lagstiftning samt Nasdaq Helsingfors samt i tillämpliga delar andra börsers regler och Finansinspektionens föreskrifter och anvisningar. I OP Gruppens kommunikation beaktas utöver det som nämnts ovan anvisningarna om bolagsstyrning (Corporate Governance) och gruppens principer för god affärssed (Code of Business Ethics). OP Andelslags uppgift är att se till att också information som omfattas av OP Företagsbankens och OPB:s regelbundna och fortlöpande informationsskyldighet offentliggörs, sprids och hålls tillgänglig. Dotterbolagen rapporterar och offentliggör separat egna delårsrapporter, verksamhetsberättelser och bokslut. OP Andelslag informerar om andra omständigheter som omfattas av informationsskyldigheten för dotterbolagens räkning och i deras namn. I praktiken ges meddelandena i sådana fall ut i OP Gruppens och emittentens namn. Informationsgivningen avgörs i fråga om värdepapper som emitterats av OP Företagsbanken och OPB separat för respektive emittent. Respektive emittent har ansvaret för att emittentens informationsskyldighet uppfylls. I informationsgivningspolicyn beskrivs de centrala principerna och verksamhetssätten enligt vilka OP Gruppen och emittenterna kommunicerar med marknadsparter och andra intressentgrupper på kapitalmarknaden. I policyn beskrivs dessutom hur information som omfattas av den regelbundna och fortlöpande informationsskyldigheten ska offentliggöras, spridas och hållas tillgänglig. OP Gruppen utvärderar minst en gång per år hur konsekvent, fungerande och tillräcklig gruppens informationsgivningspolicy är.

5 5 (12) 3.1 Regelbunden och fortlöpande informationsskyldighet 4 Rapportering 4.1 Rapporterande enheter Informationsskyldigheten består av en regelbunden och en fortlöpande informationsskyldighet. Centralinstitutets uppgift är att se till att också information som omfattas av OP Företagsbankens och OPB:s fortlöpande informationsskyldighet offentliggörs. OP Företagsbanken och OPB offentliggör själva finansiella rapporter som omfattas av den regelbundna informationsskyldigheten. Emittenten ansvarar för att informationsskyldigheten uppfylls. Med regelbunden informationsskyldighet avses bolagets skyldighet att regelbundet offentliggöra information om bolagets resultatutveckling och finansiella ställning (bokslut och verksamhetsberättelse, delårsrapporter och bokslutskommuniké) samt OP Gruppens bolagsstyrningsrapport för grupplanet. OP Gruppen och emittenterna tillkännager publiceringsdagarna för rapporter som omfattas av den regelbundna informationsskyldigheten före utgången av föregående räkenskapsperiod. Den fortlöpande informationsskyldigheten innebär att information vid behov ges om beslut och omständigheter som enligt centralinstitutets bedömning väsentligt påverkar värdet av värdepapper som OP Företagsbanken eller OPB satt i omlopp och i synnerhet emittentens återbetalningsfömåga. Därtill ger OP Gruppen på olika sätt kompletterande och för marknadsparter intressant information enligt det som anges i den här informationsgivningspolicyn. I delårsrapporterna (inkl. bokslutskommunikén) publicerar OP Gruppen och OP Företagsbanken-koncernen uppgifter om resultatet och den finansiella ställningen utöver på grupp- och koncernplanet också för de centrala affärsverksamheternas (segmenten) del. OPB offentliggör en egen delårsrapport. Alla ovan nämnda rapporter upprättas i enlighet med standarden IAS 34 Delårsrapportering. Efter att bokslutet har publicerats sänds boksluten för centralinstitutkoncernens företag i enlighet med gällande bestämmelser till myndigheter såsom Finansinspektionen och handelsregistret. 4.2 Bokslut och verksamhetsberättelse samt revisionsberättelse OP Gruppen, OP Företagsbanken och OPB upprättar och offentliggör bokslut som upprättats i enlighet med de IFRS-standarder som antagits av EU samt verksamhetsberättelser enligt gällande nationell lagstiftning. Bokslutet och verksamhetsberättelsen samt revisionsberättelsen offentliggörs minst tre veckor före den andelsstämma eller bolagsstämma där bokslutet läggs fram för fastställelse, dock senast inom tre månader efter räkenskapsperiodens slut. OP Gruppen publicerar årligen OP Gruppens bokslutskommuniké om föregående års bokslut senast inom två månader efter räkenskapsperiodens slut. Bokslutskommunikéns innehåll motsvarar delårsrapporten för räkenskapsperiodens fjärde kvartal, varvid samma krav på innehållet som för delårsrapporterna efter tre, sex och nio månader tillämpas. Bokslutskommunikéns rapportperiod omfattar utöver det fjärde kvartalet även hela räkenskapsperioden.

6 6 (12) 4.3 Bolagsstyrningsrapport 4.4 Årsrapport OP Gruppens bokslut, verksamhetsberättelser och revisionsberättelser publiceras på OP Gruppens webbplats samtidigt som de sänds till marknadsplatsoperatören och den centrala lagringsenheten. I samband med publiceringen offentliggör OP Gruppen ett meddelande om var placerarna kan få rapporterna. OP Företagsbanken och OPB upprättar och publicerar också egna bokslutskommunikéer, bokslut och verksamhetsberättelser. OP Företagsbankens och OPB:s bokslutskommunikéer, bokslut och revisionsberättelser offentliggörs på OP Gruppens webbplats och sänds också till marknadsplatsoperatören och den centrala lagringsenheten. OP Gruppen och emittenterna offentliggör tidpunkterna för resultatpublikationer i oktober november året innan och de kan läsas i OP Gruppens kalender för finansiell information. OP Gruppen publicerar på sin webbplats årligen i samband med offentliggörandet av OP Gruppens bokslut och verksamhetsberättelse eller senast tre månader efter räkenskapsperiodens slut en bolagsstyrningsrapport för det föregående året (Corporate Governance Statement). OP Gruppens verksamhet baserar sig på lagstiftningen i Finland och de bestämmelser som avgetts på basis av den. OP Gruppens verksamhet styrs främst av lagen om andelsbanker och andra kreditinstitut i andelslagsform, lagen om en sammanslutning av inlåningsbanker, kreditinstitutslagen, lagen om tillsyn över finans- och försäkringskonglomerat, lagen om andelslag, aktiebolagslagen samt lagen om försäkringsbolag. Bolagsstyrningsrapporten ges ut separat från OP Gruppens verksamhetsberättelse. Emittenterna (OP Företagsbanken och OPB) upprättar också bolagsstyrningsrapporter. Deras rapporter följer till väsentlig del OP Gruppens rapport. En årlig bolagsstyrningsrapport och en uppdaterad beskrivning av OP Gruppens bolagsstyrningssystem finns på OP Gruppens webbplats. OP Gruppen publicerar senast tre veckor före andelsstämman en årsrapport som beskriver OP Gruppens verksamhet och föregående verksamhetsår. Årsrapporten kompletterar det officiella bokslutet och verksamhetsberättelsen och innehåller en översikt över gruppens verksamhet. Årsrapporten bildar tillsammans med den officiella verksamhetsberättelsen och bokslutet OP Gruppens årsredovisning. Årsredovisningen innefattar en redogörelse i enlighet med GRI-riktlinjerna för ansvarstagandet i OP Gruppens verksamhet. Dessutom rapporterar OP Gruppen på de sätt som överenskommits om hur internationella förbindelser om ansvarskänsla iakttas. Årsrapporten offentliggörs på OP Gruppens webbplats på svenska, finska och engelska. OP Företagsbanken eller OPB offentliggör separata, egna årsrapporter.

7 7 (12) 4.5 Delårsrapporter 4.6 Ersättningar 5 Information 5.1 Börsmeddelanden OP Gruppen publicerar kvartalsvis en delårsrapport om utvecklingen för OP Gruppens affärsrörelse, resultat och finansiella ställning under rapportperioden. Delårsrapporterna har både en redogörelsedel och en tabelldel. Rapporterna innehåller siffrorna för rapportperioden och den del av räkenskapsperioden som upplöpt samt en jämförelse med motsvarande period föregående år. OP Företagsbanken och OPB upprättar och offentliggör också egna delårsrapporter. OP Gruppen offentliggör information om ersättningar i enlighet med lagstiftningen och myndigheternas föreskrifter i bokslutet, beskrivningen av bolagsstyrningssystemet samt i ersättningsförklaringen. OP Gruppen offentliggör bl.a. följande: Principerna och beslutsordningen för ersättningar Förvaltningsrådets och direktionens ersättningar Chefdirektörens och den övriga ledningens ersättningar. Centralinstitutets uppgift är att se till att information som omfattas av OP Företagsbankens och OPB:s regelbundna och fortlöpande informationsskyldighet offentliggörs. Dessutom offentliggör OP Gruppen i enlighet med gällande värdepappersmarknadslagstiftning och andra behöriga föreskrifter utan obefogat dröjsmål information om samtliga beslut, omständigheter och händelser som enligt centralinstitutets egen bedömning väsentligt påverkar värdet av värdepapper som OP Företagsbanken eller OPB satt i omlopp. OP Gruppen avgör hur informationen offentliggörs beroende på om det är fråga om ett beslut eller en omständighet som väsentligt påverkar värdepapprets värde och som påverkar en emittents återbetalningsförmåga eller inte. OP Gruppen offentliggör börsmeddelanden i eget namn och tillsammans med emittenterna OP Företagsbanken och OPB bland annat då det gäller ändringar i strategier som OP Gruppen offentliggjort tidigare och finansiella mål i anslutning till strategierna samt ändringar i kreditbetyg som fastställts för OP Gruppen, OP Företagsbanken och OPB. Dessutom kan OP Företagsbanken och OPB vid behov som emittenter offentliggöra börsmeddelanden i eget namn om information som omfattas av informationsskyldigheten. 5.2 Pressmeddelanden OP Gruppen redogör med pressmeddelanden för händelser i gruppens affärsrörelse som inte fyller kriterierna för ett börsmeddelande, men som bedöms ha ett nyhetsvärde eller i övrigt vara av allmänt intresse för intressentgrupperna.

8 8 (12) 5.3 Förändringar i aktieinnehav i andra bolag 6 Handlingssätt 6.1 Informationskanaler OP Andelslag offentliggör meddelanden om att lagstadgade gränser för innehav eller röstetal uppnåtts eller underskridits (flaggningsanmälan) för egen del och företag som står under dess bestämmande inflytande (med undantag av OP-Fondbolaget Ab). Enligt lagen ska förändringar i ägar- och röstandelar anmälas och offentliggöras, om ägar- eller röstandelen respektive ägar- eller röstandelen som grundar sig på ett finansiellt instrument eller det sammanlagda beloppet av dem, uppnår, överskrider eller underskrider 5, 10, 15, 20, 25, 30, 50 eller 90 procent eller två tredjedelar (66 2/3 procent) av röstetalet eller totalantalet aktier i målbolaget. Förändringar meddelas med ett börsmeddelande. Centralinstitutets uppgift är att för OP Företagsbankens och OPB:s del se till att information som omfattas av den regelbundna och fortlöpande informationsskyldigheten offentliggörs. Dessutom ska centralinstitutet se till att offentliggöra alla sådana beslut, omständigheter och händelser som enligt centralinstitutets bedömning väsentligt påverkar värdet av värdepapper som OP Företagsbanken eller OPB satt i omlopp. Informationen offentliggörs som ett gemensamt meddelande från OP Gruppen och emittenten eller i ett enskilt fall som OP Gruppens och emittenternas separata meddelanden. Den huvudsakliga kanalen för information i realtid är OP Gruppens webbplats ( som hålls tillgänglig för alla placerare på ett opartiskt sätt. OP Gruppens mål är att webbplatsen ska tillhandahålla tillförlitlig och aktuell information genom vilken marknadsparter kan bilda sig en korrekt uppfattning om OP Gruppen samt om omständigheter och händelser som påverkar värdet av värdepapper som OP Företagsbanken och OPB satt i omlopp. På OP Gruppens webbplats redogörs för all information som omfattas av OP Företagsbankens och OPB:s informationsskyldighet. OP Gruppen använder flera olika medel och kanaler utöver sin webbplats för att förmedla information till sina intressentgrupper. Sådana medel och kanaler är t.ex. meddelanden, offentliga framträdanden, OP Gruppens kundtidningar och övriga publikationer, intervjuer samt gruppens blogg- och innehållsportal taloudessa.fi. Dessutom sprider OP Gruppen information via sina kanaler i sociala media. OP Gruppens Identitet och kommunikation ser till att börsmeddelanden distribueras till Nasdaq Helsingfors, andra börser och massmedia samt för att pressmeddelanden distribueras till massmedia. Meddelandena offentliggörs alltid också på OP Gruppens webbplats. OP Gruppens eller emittenternas börs- och pressmeddelanden hålls tillgängliga på gruppens webbplats i minst fem år. Finansiella rapporter är tillgängliga minst fem år från publiceringen. Tiden för rapporternas tillgänglighållande förlängs till tio år för rapporter som offentliggjorts efter att ändringarna i värdepappersmarknadslagen (VML) trätt i kraft Börsmeddelandena har också arkiverats i den nationella centrala lagringsenheten som förs av Nasdaq Helsingfors. Emittenternas alla börsmeddelanden finns i den centrala lagringsenheten oberoende av om emittenten offentliggjort meddelandet ensam eller som ett gemensamt meddelande med OP Gruppen. Meddelanden för-

9 9 (12) 6.2 Rapporteringsspråk 6.3 Skuldplacerar- och mediemöten 6.4 Framtidsutsikter och resultatvarningar medlas till utländska marknadsplatser via en kanal som marknadsplatsen godtar. OP Gruppens officiella rapporteringsspråk är finska. OP Gruppens alla finansiella rapporter och börsmeddelanden samt bolagstyrningsrapporten offentliggörs dessutom på svenska och engelska. OP Företagsbankens och OPB:s material och presentationsmaterial som främst är avsett för skuldplacerare offentliggörs huvudsakligen på finska och engelska eller endast på engelska. OP Gruppen svarar utan obefogat dröjsmål på förfrågningar från skuldplacerare och medier per telefon eller via e-post. I samband med resultatpubliceringar och viktiga nyheter anordnar OP Gruppen alltid ett pressmöte där chefdirektören och företrädare för direktionen är anträffbara. OP Gruppen ordnar vid behov möten för bakgrundsinformation. OP Gruppen träffar aktivt företrädare för kapitalmarknaderna och medierna. OP Gruppens IR upprätthåller centralt kontakten med placerare och analytiker. Gruppens högsta ledning är vid behov med på mötena tillsammans med företrädare för IR eller kommunikationen. Mediemötena koordineras av kommunikationen. De riksomfattande medierelationerna sköts aktivt genom regelbundna möten med representanter för pressen samt genom att för journalistgrupper ordna diskussionsmöten om bakgrundsfakta. Syftet med mötena är att ge bakgrundsinformation om OP Gruppen, OP Företagsbanken och OPB samt om deras omvärld. Diskussionerna baserar sig på av OP, OP Företagsbanken och OPB offentliggjorda eller på marknaden allmänt tillgängliga uppgifter, och i dem framläggs ingen opublicerad information som eventuellt skulle kunna påverka värdet av bolagets värdepapper. Enheten Identitet och kommunikation stöder andelsbankernas externa kommunikation men andelsbankerna ansvarar själv för sina medierelationer. I verksamhetsberättelsen samt delårsrapportens och bokslutskommunikéns redogörelsedel presenterar OP Gruppen en bedömning av den sannolika utvecklingen. Bedömningen av framtidsutsikterna avser OP Gruppen, och den gäller för den återstående delen av kalenderåret, såvida inte annat anges. Utöver allmänna efterfråge- och marknadsfaktorer innehåller bedömningen ett ställningstagande om faktorer och risker som påverkar den kommande utvecklingen. Bedömningen grundar sig på den då aktuella synen på OP Gruppens och affärsrörelsernas utveckling och det verkliga utfallet kan således bli betydligt annorlunda.

10 10 (12) 6.5 Rykten och informationsläckor 6.6 Kriskommunikation I anslutning till framtidsutsikterna ger OP Gruppen verbala (icke numeriska) utsikter för koncernens förväntade resultat före skatt jämfört med föregående år eller motsvarande verksamhetsperiod. OP Gruppen följer genom den information som befintliga rapporteringssystem genererar fortlöpande såväl på grupplanet som för dotterbolagen OP Företagsbanken och OPB:s del med hur de publicerade framtidsutsikterna utfaller. Om det i det prognostiserade resultatet, den ekonomiska utvecklingen eller framtidsutsikterna inträffar en sådan förändring som väsentligt avviker från den tidigare bedömningen ger OP Gruppen en resultatvarning utan obefogat dröjsmål. Resultatvarningen utgår från vad OP Gruppen själv tidigare offentligt prognostiserat eller från slutsatser som skäligen kunnat dras av de uppgifter som gruppen tidigare offentliggjort. OP Gruppen ger resultatvarningar om försvagningar och förbättringar av publicerade utsikter i form av börsmeddelanden. OP Företagsbanken och OPB presenterar också i sina verksamhetsberättelser samt i redogörelsedelen i sina delårsrapporter och bokslutskommunikéer en bedömning av den sannolika utvecklingen för emittenten. Om den bedömning av utvecklingen som gjorts ändras, informerar OP Gruppen och emittenterna om det utan obefogat dröjsmål. OP Gruppen kommenterar inte rykten som sprids på marknaden, konkurrenters eller kunders agerande, om det inte är nödvändigt för att rätta till väsentliga eller uppenbart felaktiga uppgifter. Likaså kommenterar OP Gruppen inte pågående eller med tanke på bolagets verksamhet konfidentiella affärstransaktioner. Ifall icke-offentliggjord information som avser OP Gruppen, OP Företagsbanken eller OPB oavsiktligt getts till en krets utanför den begränsade insiderkretsen informerar OP Gruppen om saken enligt den praxis som normalt tilllämpas för publicering av väsentlig information. OP Gruppen tillämpar fastställda kommunikationsprinciper för undantagstillstånd och krissituationer. Kriskommunikationen utgör en del av riskhanteringen. Kommunikationsdirektören har ledningsansvaret för kriskommunikationen. Chefdirektören, den funktionsansvariga direktören eller chefen samt kontaktpersonerna på kommunikationen informeras omedelbart om en krissituation. Kommunikationsprinciper som iakttas i krissituationer är kvalitetssäkring av uppgifter som ska offentliggöras, öppenhet, snabbhet och aktivitet. 7 Intern kommunikation och insiderregler Syftet med den interna kommunikationen är att ge personalen tillräcklig korrekt information för att var och en ska kunna utföra sina uppgifter och skapa en korrekt bild av bolagets verksamhet, framtidsutsikter och bransch. Den interna kommunikationen stöder en interaktiv ledningskultur, vilket kännetecknar en expertorganisation, där personalen uppmuntras till aktiv utveckling och till en öppen dialog.

11 11 (12) 8 Ansvar och uttalanden Den interna kommunikationen stöder dessutom befästandet av OP Gruppens strategi med hjälp av kommunikativa metoder. Genom en öppen intern kommunikation kan man eliminera missförstånd och öka förtroendet inom gruppen. Samtidigt utvecklar man etablerade verksamhetsmodeller, med vilka man stöder en aktiv intern kommunikation om utvecklingen och produktionen av tjänster. Personalen informeras om OP Gruppens resultat kvartalsvis efter varje resultatpublicering. Resultatinformationen under mellanliggande månader är begränsad av hänsyn till informationens betydelse för OP Gruppen samt för OP Företagsbankens och OPB:s ställning som emittenter. De personer som regelbundet får icke-offentliggjord information som eventuellt påverkar värdet av obligationer som OP Företagsbanken eller OPB satt i omlopp hör till OP Företagsbankens respektive OPB:s icke-offentliga företagsspecifika insiderregister. OP Gruppen tillämpar fastställda principer för koncernintern resultatpublicering. Insider- och handelsanvisning OP Företagsbankens och OPB:s insider- och handelsanvisningar för emittenter av finansiella instrument baserar sig på lagstiftningen om värdepappersmarknaden, Finansinspektionens bestämmelser och Nasdaq Helsingfors insideranvisningar. Syftet med anvisningarna är att främja förtroendet för OP Gruppens, OP Företagsbankens och OPB:s verksamhet bland aktörerna på värdepappersmarknaden. De principiella ställningstaganden och viktigaste nyheter som gäller OP Gruppen offentliggörs av gruppens högsta ledning eller den direktör som ansvarar för kommunikationen. Direktionsledamöterna, revisionsdirektören, avdelningscheferna och experterna kan ge utlåtanden om vars och ens eget ansvarsområde. Expertutlåtanden kan dessutom ges av enskilda tjänstemän utöver de ovan nämnda personerna. Andelsbankerna utser själva de personer som får ge offentliga utlåtanden om banken. Informationen till skuldplacerare koordineras inom OP Gruppen av IRenheten. Chef för IR är direktören för OP Gruppens balanshantering och centralbank som rapporterar till gruppens ekonomidirektör. Beslut om att offentliggöra börsmeddelanden som omfattas av den fortlöpande informationsskyldigheten fattas av ekonomidirektören, kommunikationsdirektören samt direktören för balanshantering och centralbank. OP Gruppens Identitet och kommunikation samarbetar med OP Gruppens Ekonomi och centralbank för att ta fram och distribuera meddelanden och delårsrapporter som omfattas av den regelbundna och fortlöpande informationsskyldigheten samt för att sammanställa årsredovisningen. IR svarar för skuldplaceraraktiviteter (såsom roadshower och placerarmöten). Direktören för OP Gruppens balanshantering och centralbank ansvarar för OP Gruppens, OP Företagsbankens och OPB:s relationer till företrädarna för kapitalmarknaden. I skuldplacerarmötena deltar ekonomidirektören, direktören

12 12 (12) för balanshantering och centralbank, direktören för långfristig upplåning, skuldplacerar- och ratinginstitutsrelationer samt vid behov företrädare för rörelsesegmenten och/eller IR. De ovan nämnda kan delegera sitt deltagande också till andra experter. OP Gruppens kommunikationsdirektör ansvarar för OP Gruppens medierelationer, sammanställningen av uppgifter som ska offentliggöras och iakttagandet av en enhetlig informationsgivningspolicy. Företrädare för bolagets affärsrörelser deltar i sammanställningen av uppgifter som gäller den egna verksamheten. OP Gruppen, OP Företagsbanken och OPB uppger i sina meddelanden vilka personer som kan ge tilläggsupplysningar om det aktuella meddelandet. OP Andelslags direktion samt OP Företagsbankens och OPB:s styrelse behandlar och godkänner bokslutet och delårsrapporterna. Dessutom ska OP Andelslags direktion godkänna betydande börsmeddelanden. Övriga börsmeddelanden ska beroende på ansvarsområde godkännas av en direktionsledamot eller ekonomidirektören och kommunikationsdirektören. Chefdirektören, ekonomidirektören, kommunikationsdirektören, direktören för balanshantering och centralbank som ansvarar för IR och personer som separat utsetts till det ger uttalanden om OP Gruppens ekonomiska utveckling. 9 Tolkningar av och avvikelser från kommunikations- och informationsgivningspolicyn Ekonomidirektören och kommunikationsdirektören ansvarar för övervakningen och tolkningen av kommunikations- och informationsgivningspolicyn. Kommunikationsdirektören ger vid behov ytterligare anvisningar om hur kommunikations- och informationsgivningspolicyn genomförs i praktiken.