11. Kontinuitetsplan för Försäkrings AB Göta Lejon

Transkript

1 1 Tjänsteutlåtande Diarienummer: Handläggare: Katrin Kajrud Tel: E-post: 11. Kontinuitetsplan för Försäkrings AB Göta Lejon Förslag till beslut i styrelsen för Försäkrings AB Göta Lejon - anta Kontinuitetsplan för Försäkrings AB Göta Lejon Sammanfattning Kontinuitetsplanen för Försäkrings AB Göta Lejon antas varje år av styrelsen. Dokumentet uppdateras och följs upp löpande under året men fastställs endast formellt av styrelsen en gång per år. Årets Kontinuitetsplan har utökats med fler scenarier över nyckelpersoner bland annat inom ekonomi och kundansvariga. Ny befattning inom bolaget, bolagsjurist har lagts till som en nyckelfunktion. Ekonomiska konsekvenser Ansvaret för att upprätta och följa upp Kontinuitetsplanen åligger bolagsjuristen. För den oberoende riskmappingen/riskanalysen och för uppföljning anlitas konsult, AON Göteborg som två gånger per år granskar Kontinuitetsplanen och återkommer med rekommendationer på fortsatt förbättringsarbete. Olika perspektiv Barnperspektivet ej tillämpligt Jämställdhetsperspektivet ej tillämpligt Mångfaldsperspektivet ej tillämpligt Miljöperspektivet ej tillämpligt Omvärldsperspektivet ej tilläpligt Försäkrings AB Göta Lejon

2 2 Tjänsteutlåtande Bakgrund Styrelsen ska årligen fastställa bolagets Kontinuitetsplan. Ärendet Det åligger samtliga bolag inom Göteborg Stad att ha en aktuell Kontinuitetsplan som beskriver hur bolaget på ett snabbt och effektivt sätt kommer tillbaka till normal verksamhet efter det att något av de scenarier beskrivna i Kontinuitetsplanen inträffar. Styrelsens bedömning/ställningstagande Styrelsen har inget att erinra mot Kontinuitetsplanen. Bedömning av ärendets principiella beskaffenhet (KL 3:17) Kommunallagen 3:17 är ej tillämplig. Samverkan Ej tillämplig Kontinuitetsplanen kommer att informeras inom bolagets anställda muntligt och skriftligt. Beslutet ska skickas till / Expediering Ej tillämpligt. Bilagor 1. Kontinuitetsplan för Försäkrings AB Göta Lejon Annika Forsgren VD Katrin Kajrud Bolagsjurist Försäkrings AB Göta Lejon

3 FÖRSÄKRINGS AB GÖTA LEJON KONTINUITETSPLAN 1 4 BCM Process 2 3 Ver. Datum Författare Kommentar Katrin Kajrud Första version sänd för intern granskning (GL BCM Team) Genomgång med Aon Katrin Kajrud - Uppdatering av återuppbyggnadsplaner Katrin Kajrud - Ny affärskritiskt beroende - Mindre uppdateringar av text Annika Forsgren - Uppdateringar av text Björn Wennerström - Version för fastställande av styrelsen Jonas Roosberg AON BIA utfört den 27/3 samt Revidering av innehåll Jonas Roosberg Katrin Kajrud BCM Team Katrin Kajrud Slutlig version för 2017 Uppdatering av BIA (nya risker) Revidering av dokumentation / återuppbyggnadsplaner Revidering av dokumentation / återuppbyggnadsplaner Revidering av dokumentation / återuppbyggnadsplaner Intern granskning GL BCM Team FÖRSÄKRINGS AB GÖTA LEJON KONTINUITETSPLAN

4 INNEHÅLL 1 FÖRSÄKRING AB GÖTA LEJON BCM POLICY INLEDNING KONTINUITETSHANTERING NÖDLÄGESPLAN KRISKOMMUNIKATION FÖRSÄKRING AB GÖTA LEJON - KONTINUITETSHANTERINGSPROCESS BCM TEAM & ANSVARSFÖRDELNING ORGANISATION - BCM TEAM KONTAKTLISTA - BCM TEAM BCM SAMLINGSPLATS INVENTERING AV KRITISKA VERKSAMHETER / AKTIVITETER INVENTERING AV EXTERNA SYSTEM OCH LEVERANTÖRER KONSEKVENSBEDÖMNING AV AFFÄRSKRITISKA AKTIVITETER KONSEKVENSBEDÖMNING (BIA BUSINESS IMPACT ANALYSIS) SUMMERING AV PRIORITERADE AFFÄRSRISKER ÅTERUPPBYGGNADSSTRATEGIER ÅTERUPPBYGGNADSPLAN A BORTFALL AV FÖRSÄKRINGSSYSTEMET (LEJONET) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN B FÖRLUST AV AKTUARIE (ABACUS AB, PETER NIMAN) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN C BORTFALL AV GÖTA LEJONS KONTOR & INNEHÅLL ÅTERUPPBYGGNADSPLAN D FÖRLUST AV NYCKELPERSON (EKONOMICHEF / VICE VD) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN E FÖRLUST AV NYCKELPERSON (VD) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN F FÖRLUST AV NYCKELPERSON (SKADECHEF) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN G FÖRLUST AV NYCKELPERSON (BOLAGSJURIST) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN H FÖRLUST AV NYCKELPERSON (REDOVISNINGSADMINISTRATÖR) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN I FÖRLUST AV NYCKELPERSON (IT ANSVARIG) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN J FÖRLUST AV NYCKELPERSON (KUNDANSVARIG - KA) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN K FÖRLUST AV NYCKELPERSON (ÅTERFÖRSÄKRINGSANSVARIG) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN L IT MILJÖ (INTRASERVICE) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN M FÖRLUST AV FLERA NYCKELPERSON (> 2 PERSONER) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN N BORTFALL AV SKADEREGLERARE (EXTERN LEV.) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN O BORTFALL AV UTLAGD VERKSAMHET (REF. RUBRIK 7) ÅTERUPPBYGGNADSPLAN P NEW NEW FÖRSÄKRINGS AB GÖTA LEJON KONTINUITETSPLAN 2(51)

5 1 Försäkring AB Göta Lejon BCM Policy Försäkring AB Göta Lejon hänvisar till Säkerhetspolicy för Göteborgs Stad samt Riktlinjer för Informationssäkerhet. Se nedan urklipp: 3(51)

6 2 Inledning Kontinuitetshantering (BCM Business Continuity Management) är en pågående process som skall förbereda och göra det möjligt för Försäkrings AB Göta Lejon att kontrollera affärskritiska verksamheter oavsett störning/hot. I kontinuitetsplanen beskrivs de bästa tillvägagångssätten för att minimera kostnad och tid för återgång till normal verksamhet efter en störning. Detta sker genom att berörda parter och andra viktiga aktörer snabbt informeras så att nödvändiga åtgärder kan vidtas. Kontinuitetsplanen finns i fyra kopior på följande ställen samt på Försäkrings AB Göta Lejons server: Försäkring AB Göta Lejon, VD, i bostaden Försäkrings AB Göta Lejon, Ekonomichef, i bostaden Försäkrings AB Göta Lejon, Skadechef, i bostaden Försäkrings AB Göta Lejon, Styrelserummet I:\S1 Intern Styrning och Ledning\3 Planering\Kontinuitetsplan\Kontinuitetsplan 2017 Aktiverings av denna plan sker enligt följande: I första hand aktiveras kontinuitetsplanens arbete av VD, Försäkrings AB Göta Lejon. I andra hand aktiveras kontinuitetsplanens arbete av Vice VD/Ekonomichefen, Försäkrings AB Göta Lejon. Av-aktivering av kontinuitetsplan utfärdas av BCM team efter att situationen har utvärderats gemensamt. Revidering och uppdatering av denna plan sker: Kontinuitetsplanen är en punkt på dagordningen för ledningsgruppsmöten en gång per år då revision sker. Detta äger vanligen rum i samband med genomgång av Försäkring AB Göta Lejons risker i verksamheten och samtidigt som arbetet med affärsplan under Q4. Alla uppdateringar av dokumentet och tillhörande planer ska godkännas av BCM medlemmarna innan de genomförs. Medarbetare med nyckelpositioner inom de berörda leverantörerna ska meddela BCM medlemmarna om representanter och/eller kontaktuppgifter ändras. 4(51)

7 2.1 Kontinuitetshantering Syfte & Mål Kontinuitetshantering är den process som säkerställer att organisationen kan driva den affärskritiska verksamheten på en tolerabel nivå oavsett vilka störningar som inträffar. Försäkrings AB Göta Lejons långsiktiga målsättning är att kontinuerligt arbeta med identifiering av bolagets kritiska processer och utifrån dessa regelbundet utvärdera och utveckla kontinuitetsplaner samt återuppbyggnadsstrategier. Bild 1: Beskrivning av olika planer vid en störning eller skada Detta dokument har sitt fokus på kontinuitethantering ( Business Recovery ) av identifierade affärskritiska verksamheter. Krisplaner/Nödlägesplaner som rör akutskedet vid en skada så som utrymning av lokaler, rutiner för släckning av brand, kommunikation med kunder & media, etc. hanteras i separata dokument. 5(51)

8 Försäkrings AB Göta Lejon använder följande två definitioner för att kvantifiera effekten/påverkan av kritiska verksamheter/aktiviteter: OTE Outage Time Exposure (replacement time) Maximal Exponering av Återanskaffningstid RTO Recovery Time Objective (resumption target risk apatite ) Målsättning/Tolerabel Återhämtningstid Bild 2: Illustration: Syfte & Definitioner Göta Lejon Kontinuitetshantering (BCM) 6(51)

9 2.2 Nödlägesplan Göta Lejons Nödlägesplan (fysisk säkerhet) vid brand eller liknade akut/kris-situation se separat dokumentation Verksamhetshandboken/Säkerhetsprogram 2.3 Kriskommunikation Göta Lejons Kriskommunikation följer Göteborgs Stads kriskommunikationsprocess. 7(51)

10 3 Försäkring AB Göta Lejon - Kontinuitetshanteringsprocess Kontinuitetshantering är en integrerad och en naturlig del av Försäkrings AB Göta Lejons befintliga riskhanteringsarbete. Försäkrings AB Göta Lejon arbetar med kontinuitetshantering (BCM) enligt följande process: 1. IDENTIFIERA BCM Process & Policy 1 BCM Team & Ansvar Inventering & beskrivning av affärsrisker 2. ANALYSERA (BIA - Business Impact Analysis) BIA - Business Impact Analysis Utvärdering av effekter (kriterier; kr, tid, etc.) 4 BCM Process 2 Ange tolerans (RTO - Recovery Time Objective) 3. STRATEGI (Recovery Strategy & Planning) Återhämtningsalternativ (Recovery Options) Återhämtningsstrategier (Recovery Plans) Dokumentera & Implementera 3 4. UNDERHÅLL Kommunicera Träna & Utbilda Revidera & förfina Figur Försäkrings AB Göta Lejon BCM Process & Implementation 8(51)

11 4 BCM TEAM & ANSVARSFÖRDELNING 4.1 Organisation - BCM Team Försäkring AB Göta Lejons BCM Team består av följande personer med följande tilldelade ansvarsområden rörande BCM. VD, Försäkrings AB Göta Lejon Vice VD/Ekonomichef, Försäkrings AB Göta Lejon Skadechef, Försäkrings AB Göta Lejon 4.2 Kontaktlista - BCM Team Ansvar Person Reserv (back-up) Mobilnummer Mail Ansvarar för kontakt med styrelsen och ledningspersoner inom Staden, Stadshus AB och Stadsledningskontoret. Ansvar för att rapportera till Finansinspektionen Ansvarar för att upprätthålla kontakten med skadereglerare för information om pågående skada och att informera återförsäkrare Annika Forsgren Björn Wennerström Katrin Kajrud Björn Wennerström bjorn.wennerstrom@gotalejon.goteborg.se annika.forsgren@gotalejon.goteborg.se Ann-Christine Winroth ann-christine.winroth@gotalejon.goteborg.se i kombination med externa resurser bjorn.wennerstrom@gotalejon.goteborg.se Anne-Lise Perica anne-lise.perica@gotalejon.goteborg.se katrin.kajrud@gotalejon.goteborg.se 9(51)

12 5 BCM SAMLINGSPLATS I första hand är samlingsplatsen Försäkring AB Göta Lejons kontor vid aktivering av kontinuitetsplanen. Skulle denna plats av någon anledning inte vara tillgänglig finns följande platser tillgängliga med full accessbarhet till nödvändiga (identifierade som kritiska) system & verktyg: Första alternativ: Andra alternativ: Tredje alternativ: I första hand är samlingsplatsen: Försäkring AB Göta Lejons kontor Stora Badhusgatan Göteborg Kortsiktigt alternativ: Samling hos VD för samordning. Annika Forsgren Åsvägen 13a Sävedalen Långsiktigt alternativ (ny lokal): Årlig diskussion med HIGAB rörande lediga lokaler. I normalfallet finns flera alternativ lediga för att fylla Göta Lejons mest akuta behov. Kontakt: Thomas Rasmusson E-post: thomas.rasmusson@higab.se 10(51)

13 6 INVENTERING AV KRITISKA VERKSAMHETER / AKTIVITETER Göta Lejons verksamhet och kritiska aktiver är i huvudsak följande: Återförsäkring (Göteborgs Stad) Försäkring (Göteborgs Stad) Skadereglering (Göteborgs Stad) Skadeförebyggandearbete (Göteborgs Stad) För att ovanstående huvudverksamheter skall fungera måste även följande processer, rapportering, kontakter vara i full funktion: Internkontroll (enligt Solvens II) Myndighetsrapportering Kritiska Verksamheter / Aktiviteter Återförsäkring: - Försäkrings AB Göta Lejon Mia Jonsson Ansvar (resurser, etc.) Resurs: IT System (Lejonet) Resurs: Försäkringsförmedlare Påverkan vid bortfall av verksamhet/aktivitet Försäkrings AB Göta Lejon kan ej erbjuda försäkring för Göteborgs Stad (kunder) Personrisk, vid bortfall av nyckelperson, Mia Jonsson fungerar Björn Wennerström som back-up. Övrigt (back-up) Om återförsäkring ej kan köpas fullt ut eller för skälig premie dokumenteras och diskuteras detta med Göteborgs Stad. Flera personer inom Försäkrings AB Göta Lejon som har kunskap samt erfarenhet att hantera återförsäkring för Försäkrings AB Göta Lejon. Försäkring: - Göteborgs Stads Kunder Göteborgs Stad kunder är fördelade på kundansvariga personer inom Försäkrings AB Göta Lejon enligt kundfördelningslista. Denna lista finns på Försäkring AB Göta Lejons server: I:\Kunder\Kundfördelnning 201X Björn Wennerström ansvarar för underwriting (försäkring). Upphandling sker av försäkringsförmedlare. Personrisk, vid bortfall av kundansvarig. Intern back-up finns för kundansvariga Lista finns på Försäkrings AB Göta Lejons server: I:\Kunder\Kundfördelning 201X. Vid bortfall av ansvarig för underwriting, Björn Wennerström finns historik samt planeringsarbete dokumenterat. Extern resurser tillgängliga: Försäkringsförmedlare. Intern back-up finns för kundansvariga. Detta skall dock uppdateras samt följas upp årligen eller vid behovs. Intern back-up finns för underwriting, (Mia Jonsson / Annika Forsgren.) Resurs: IT System (Lejonet) 11(51)

14 Kritiska Verksamheter / Aktiviteter Skadereglering: - Ansvar - Egendom - Trafik och spårvagnsansvar - Motor Skadeförebyggande arbete (RM) Internkontroll - Compliance - Internrevision - Riskkontroll - Aktuarie Ansvar (resurser, etc.) Katrin Kajrud köper tjänst av; - Ansvar: Crawford Sverige AB - Egendom: Cunningham Lindsey - Trafik & spårvagnsansvar: Sverigeskador/Van Ameyde - Motor: Göteborgs Stads leasing AB. Resurs: IT System (Lejonet) Petra Willquist Katrin Kajrud Katrin Kajrud Björn Wennerström Björn Wennerström Påverkan vid bortfall av verksamhet/aktivitet Skadereglering sker av externa leverantörer. Vid bortfall eller resursbrist hos leverantör finns risk att skador ej blir reglerade i tid. Vilket ger effekt på Göteborgs Stads/Göta Lejons kunder (skadelidande). På sikt risk för ökad frekvens samt konsekvenser av skador inom Göteborgs Stad. Detta leder på sikt till försämrat förtroende samt höjd återförsäkrings-premie för Göteborgs Stad. Får ej bedriva försäkringsverksamhet om funktionen/er ej finns inom bolaget. Göteborg Stad kan ej hantera / köpa försäkring genom Försäkrings AB Göta Lejon. Alternativ försäkringslösning måste tas fram för Göteborgs Stad. Övrigt (back-up) Externa resurser upphandlade. Eventuellt kan befintliga leverantörer vara behjälpliga. Skadesamordning kan ske via extern part. Försäkrings AB Göta Lejon arbetar idag långsiktigt med skadeförebyggande arbete med sina kunder. Extern resurs upphandlad. Ansvarig för funktionen går regelbundet på utbildning inom området för att upprätthålla beställarkompetens 12(51)

15 Kritiska Verksamheter / Aktiviteter Ansvar (resurser, etc.) Påverkan vid bortfall av verksamhet/aktivitet Övrigt (back-up) Myndighetsrapportering - Skattemyndigheterna - Finansinspektionen - Bolagsverket Björn Wennerström är ansvarig för rapportering till Finansinspektionen och Skatteverket. Katrin Kajrud är ansvarig för rapportering till Bolagsverket. Rapportering till Skattemyndigheten görs av Ann-Christine Winroth. Myndighetsrapportering finns dokumenterad i Verksamhetshandboken under Verksamhetsstyrning \ Rapportering \ Rapporter Försäkrings AB Göta Lejon. Får ej bedriva försäkringsverksamhet om funktionen/er ej finns inom bolaget. Göteborg Stad kan ej hantera / köpa försäkring genom Försäkrings AB Göta Lejon. Alternativ försäkringslösning måste tas fram för Göteborgs Stad. Det finns back-up för samtliga funktioner utom för rapporteringen till Finansinspektionen. Vid frånfall av Björn Wennerström måste externa resurser tillfrågas, tex revisorer, Aon, FCG och bolagets riskkontroll. 13(51)

16 7 INVENTERING AV EXTERNA SYSTEM OCH LEVERANTÖRER Externa System/Leverantörer Lejonet (IT system) Keylane (mjukvara) Rapporteringssystem för finansinspektion - Tagetic Ansvarsskador - Crawford & Company AB Egendomsskador - Cunningham Lindsey AB Trafik & järnvägsansvar Sverigeskador/Van Ameyde Motor Göteborgs Stad Leasing AB - Göta Lejons Leasing AB Kontakt / Ansvar (person/tele/mail) Finn Oskarsson Tele: Mobil: finn.oskarsson@keylane.com Lars-Arvid Nordin Manager Services Tagetik Nordic Brännkyrkagatan 14C Stockholm Tel , Mobil: +46 (0) larsarvidnordin@int.tagetik.com Sophie Huulgard Tele: sophie.huulgaard@crawco.se Jan Bergsborn Tele: Tele mobil: jbergsborn@cl-se.com Lars-Erik Langvandt Tele direkt: Tele mobil: llangvandt@cl-se.com Royne Törnqvist Tele direkt Tele mobil: royne.tornqvist@sverigeskador.se Lena Berg Tele: lena.berg@gsl.goteborg.se Påverkan vid bortfall av verksamhet/aktivitet Försäkrings AB Göta Lejon kan ej serva eller hantera sina kunder på ett effektivt sätt. Ingen rapportering till Finansinspektionen på beslutad tid (Solvens II). Vite vid försening Ingen skadereglering Ingen skadereglering Ingen skadereglering Ingen skadereglering Ansvarig Försäkrings AB Göta Lejon Björn Wennerström Björn Wennerström Katrin Kajrud Katrin Kajrud Katrin Kajrud Katrin Kajrud Övrigt (back-up) Nytt system håller på att handlas upp. Försenad rapportering (enligt avtal 48h max avbrott) Konsekvenser anses dock vara begränsade. Ej beroende av enskilda personer (globalt företag) Ej beroende av enskilda personer (globalt företag) Ej beroende av enskilda personer (globalt företag) Kan köpas av annan leverantör om det är akut. Påbörja upphandling snarast. 14(51)

17 Trafik & järnvägsansvar Crawford & Company AB Regelefterlevnad Internrevisor Riskkontroll Aktuarien RED FLAG Förmedlare Willis Intraservice (IT hårdvara) William Korse (person) Tele direkt Tele mobil: Annika Gustavsson (trafikansvar) Tele direkt: Tele mobil Daniel Andersson Tele direkt: Tele mobil: Morgan Sandström Tele: Anders Juhlin Tele direkt: Tele mobil: Peter Niman, Abacus AB Tele: Magnus Ekblad Tele: Mari Larsson Utvecklingsledare Tel/Mobil: Det går också bra att ringa Serviceportalen, tel Ingen skadereglering Viten / Verksamhets förbud Krav enligt Finansinspektionen Viten / Verksamhets förbud Krav enligt Finansinspektionen Viten / Verksamhetsförbud Krav enligt Finansinspektionen Viten / Verksamhets förbud Krav enligt Finansinspektionen Försvårad upphandling av återförsäkring. Försäkrings AB Göta Lejon kan ej serva eller hantera sina kunder på ett effektivt sätt. Katrin Kajrud Katrin Kajrud Katrin Kajrud Björn Wennerström Björn Wennerström Mia Jonsson Björn Wennerström Ej beroende av enskilda personer (globalt företag) Back up ingår i avtal. Kan även köpas av annan leverantör. Back up ingår i avtal. Kan även köpas av annan leverantör. Back up ingår i avtal. Kan även köpas av annan leverantör. Back up finns i form av den gamle aktuarien Christian Björck, Tel Kan också köpas från annan leverantör om det är akut. Kan köpas från annan leverantör om det är akut. Avtal finns (avbrott skall enligt avtal vara hanterat inom 48h) 15(51)

18 8 KONSEKVENSBEDÖMNING AV AFFÄRSKRITISKA AKTIVITETER 8.1 Konsekvensbedömning (BIA Business Impact Analysis) Konsekvensbedömning av affärskritiska aktiviteter (BIA) uppdateras årligen. Resultat Konsekvensbedömning (BIA) Redan befintlig riskanalys (intern kontrollplan 2016) används som grund för att identifiera och kvantifiera affärskritiska verksamheter. Denna finns på Försäkrings AB Göta Lejons server under I: Styrning och Ledning\Intern Styrning och Kontroll\Bolagets riskhantering\intern kontrollplan Resultat Konsekvensbedömning (BIA) Göta Lejon utförde en workshop den 27 mars 2017 för att kvantifiera nya så som tidigare identifierade affärskristia risker. Summering av resultatet enligt nedan, se separat fil - Göte Lejon BIA AON Risk Mapping Resultat tabell över identifierade samt bedömda affärskritiska verksamheter 16(51)

19 Resultat i Riskmatris format: relation mellan Risk Impact (påverkan vid bortfall) och Risk Factor (nuvarande hantering av affärskritisk verksamhet). Risk Impact (påverkan) säger dock inget om hur lång eller kortvarig påverkan ett bortfall skulle kunna ge, det gör dock grafen på nästa sida dvs. förhållandet mellan: OTE Outage Time Exposure (replacement time) Maximal Exponering av Återanskaffningstid RTO Recovery Time Objective (resumption target risk apatite ) Målsättning/Tolerabel Återhämtningstid 17(51)

20 Graf/Schematisk figur: förhållande mellan OTE & RTO. Många av Göta Lejons affärskritiska verksamheter är personberoende. Att ersätta personer/befattningar kan ta både tid och energi från övrig verksamhet dock finns en naturlig redudance då flera inom bolaget kan stätta varandra samt att verksamheten i dag köper och kan köpa in extra konsulttjänster. Dvs i många fall blir inte den direkt påverkan så stor men kan på sikt ge stora utmaningar för verksamheten att verka normalt. Exempelvis vid plötsligt bortfall av VD; skulle den direkta påverkan bli relativt liten medan den på sikt skulle kunna ger stor påverkan om ingen kontinuitetplanering finns framarbetad, inte minst då det kan ta upp till 76 veckor att finna ny VD. Däremot IT beroende verksamheter, så som skadehantering med stöd av systemet LEJONET ger en DIREKT och STOR impact (påverkan) men kommer till stor sannolikhet inte vara längre än max någon dag (enligt avtal 48h). 18(51)

21 8.2 Summering av Prioriterade Affärsrisker Prioriterade affärskritiska verksamheter är de som ger stora avbrott/driftstörningar vid bortfall samtidigt som det finns ett stort behov att få dem fungera på en tolerabel nivå så fort som möjligt. D.v.s. enligt konsekvensbedömningen (BIA) de affärskritisk verksamheter där OTE > RTO. OTE Outage Time Exposure (replacement time) - Maximal Exponering av Återanskaffningstid RTO Recovery Time Objective (resumption target risk apatite ) Målsättning / Tolerabel Återhämtningstid Försäkrings AB Göta Lejon har identifierat och prioriterat följande affärsrisker: 19(51)

22 9 ÅTERUPPBYGGNADSSTRATEGIER 9.1 Återuppbyggnadsplan A Bortfall av försäkringssystemet (Lejonet) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Bortfall av försäkringssystemet Lejonet BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Bortfall av försäkringssystemet Lejonet innebär att personal på Försäkrings AB Göta Lejon samt våra externa skadereglerare och försäkringstagare ej kan använda systemet. Detta kommer att påverka i första hand våra skadereglerare som ej kan göra utbetalningar av skador. Värst drabbar detta Crawford Sverige AB. ANSVARIG: Björn Wennerström OTE Uppskattade Kostnad RTO 48 h (guldkund enl. avtal) 0 MSEK 2-3 dagar ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Max avbrottstid (OTE) är enligt avtal max 48h (verifierat). Tillsvidare behövs ingen ytterligare återuppbyggnadsplan. Vid avbrott skall en process finnas för att verifiera att alla data är återskapat. Detta skall påvisas av Intraservice. Action 1 FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Årligt möte med leverantör Intraservice för verifiering risk - Recovery Time (OTE/RTO), 48h? - Begär in BCP från leverantör. - Risk Status (skydd av verksamhet) Årligen BW HS 2 Årlig avtalsuppföljning Årligen BW Daniel Andersson (AON) Möten bokade Recovery Time 48h är klarlagt - Begär in BCP från leverantör. Vi har begärt in denna av Intraservice men ännu inte fått den. - Risk Status (skydd av verksamhet) Får göras senare i år eller nästa år. Avtalsgranskning av Daniel Andersson Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD) STÄNGD ÖPPEN ÖPPEN LÖPANDE 3 Utföra tekniskt leverantörsbesök för att verifiera risk status (risk faktor). Årligen BW Riskkonsult Det ska prioriteras under ÖPPEN X Finns BCP som bekräftar Intraservice förmåga att leverera service inom 48 h oavsett hot Survey för att bekräfta deras risk status (faktor) 20(51)

23 Action ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Kontakta Intraservice för att bekräfta att felet är åtgärdat efter MAX 48 h Informera användare / kunder om driftstopp som enligt avtal skall vara åtgärdat efter 48 h Säkerhetsställ drift efter 48h. Hur mycket information har förlorats? (RPO=24tim) Vid driftproblem efter 48h skall följande prioriteras: 1. Säkerställ att skadereglerare kan fortsätta reglera i egna system 4 2. Säkerställ att betalningar kan göras i Visma och/eller bank 3. Årsvis framtagna rapporter på skador/försäkringar kan användas under tiden som systemet är nere X Xxx Omgående < 48h Omgående < 48h Omgående < 48h BW BW BW BW HS Kundansvariga samt KK & HS Kommunikatör HS HS Se ovan möte för att verifiera att leverantör kan återskapa funktion inom 48h Rutiner för information enligt BCM team beslut. Förtydliga efter möte med Intraservice Verifiera vilka funktioner som inte kan garanteras inom 48h Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) 21(51)

24 9.2 Återuppbyggnadsplan B Förlust av Aktuarie (Abacus AB, Peter Niman) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av Aktuarie (Abacus AB, Peter Niman) BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Aktuarie - bortfall vid bokslut. Abacus AB, Peter Niman är ensam konsult => Verksamhetsförbud. Uppenbart att denna risk går att förbättra "RED FLAG" OTE Uppskattade Kostnad RTO 26 v Kostnader för upphandling 2 v ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Omgående upphandling ANSVARIG: VD - Annika Forsgren Action 1 FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Handla upp ny leverantör med back up inför 2018 och 4 år framåt 2017 BW KK/Upphandlingsf örvaltningen Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD) ÖPPEN X Xxx 22(51)

25 Action 1 ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Påbörja upphandling av ny aktuarie OMG BW KK 2 Säkerställ data hos leverantör OMG BW KK 3 Kontakta alternativa aktuarier: -Aon -Willis OMG BW KK -FCG 4 Informera Finansinspektionen OMG BW KK Befattningsbeskrivning samt förfrågningsunderlag är uppdaterat. Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) X Xx 23(51)

26 9.3 Återuppbyggnadsplan C Bortfall av Göta Lejons Kontor & Innehåll AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Bortfall av Försäkring AB Göta Lejons Kontor & Innehåll BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Om kontor på Stora Badhusgatan inte kan användas på grund av att lokalen har varit utsatt för brand, vattenskada eller inbrott ligger en väsentlig del av verksamheten nere. ANSVARIG: VD - Annika Forsgren OTE Uppskattade Kostnad RTO 5 dagar: Temporär 3-6 månader: Ny lokal dagar ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Se nedan temp lokal samt finna ny lokal via HIGAB Action FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Årlig kontroll av brandskydd Årlig ALP 2 Kontrollera att VPN fungerar samt att alla har tillgång till mail samt dokument på servern (utan tillgång av sin arbetsdator) Årligen 3 Rutiner för att snabbt beställa ny datorer Årligen HS Alla Kontrollera brandlarm, brandutrustning, genomföra årlig evakuering Rutiner finns och idag kan GL personal logga-in via extern dator. Detta skall dock testat minst en gång om året. Tar i snitt 2-3 veckor. Rutiner finns på plats Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD LÖPANDE LÖPANDE STÄNGD 4 Stänga av ventil till vattentillförsel under helger Varje vecka Alla LÖPANDE 5 Kontakta HIGAB för att diskutera vilka alternativa lokaler som finns samt hur Årligen ALP AF LÖPANDE snart de kan erbjuda en ersättningslokal. X Undersök hastighet samt kapacitet vid uppkoppling från hemmet? 24(51)

27 Action 1 ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar a. Samla BCM team för att kartlägga situation. b. Samla och informera personal på temporär plats enligt BCM plan. Omgående AF BCM Team 2 Beställa nya datorer till personal Omedelbart HS HS 3 Informera Kontaktcenter Omedelbart ALP ALP 4 Styr om samt informera om ny / tillfällig adress rörande post och bud till kontor. Omedelbart ALP ALP Samling hos VD för samordning. Annika Forsgren Åsvägen 13a Sävedalen Tar ca 21 dagar innan datorer har beställts och installerats. Informera Kontaktcenter om var och hur personal kan anträffas. Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) 4 5 Boka omgående möte för att lösa temporär lokal: HiGAB Boka omgående möte med för att lösa IT frågor (uppkoppling, access, printer, etc.) Kontakta HIGAB för att påbörja inflyttning i nya lokaler 1-5 dagar ALP BCM Team 3-6 månader ALP AF & SA / HIGAB Temporära lokaler finns tillgängliga inom Göteborgs Stad och det kan ej anses vara problem att få tag i lokal inom 5 dagar. Under en kortare period kan mycket arbete skötas hemma under förutsättning att man har dator hemma eller ny dator är levererad. X Xxx HIGAB Kontakt: Thomas Rasmusson thomas.rasmusson@higab.se 25(51)

28 9.4 Återuppbyggnadsplan D Förlust av nyckelperson (Ekonomichef / Vice VD) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av nyckelperson Ekonomichef / Vice VD BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Bortfall av nyckelperson som idag ansvarar för Göta Lejons ekonomifunktion, ansvarar för Underwriting, ansvarar för aktuariefunktionen samt riskkontrollfunktionen och ansvarar för rapportering till Finansinspektionen. Under tiden jan feb är funktionen som mest kritisk då bokslut och annan rapportering till Staden ska göras. Under våren ska också alla försäkringsbevis gå ut till kunderna och premierna ska bestämmas. Andra kritiska perioder är efter varje kvartal då rapportering till Finansinspektionen ska göras. ANSVARIG: VD - Annika Forsgren Action OTE Uppskattade Kostnad RTO 6 12 månader FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER ~ SEK (direkta kostnader för rekrytering 5 < dagar (vid bokslut) 1 månad ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Vid bortfall av Björn Wennerström är det viktigt att VD omedelbart påbörjar rekrytering av ny ekonomichef. Tills ny medarbetare är på plats kommer Ann-Christin Winroth att få ett utökat uppdrag. Tills ny medarbetare är på plats kan en tillfällig lösning vara att ta in personal från bemanningsföretag. Eventuellt kan det finnas kompetens på andra bolag/förvaltningar. Bolagets revisorer kan eventuellt hjälpa till. Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Erfarenhetsöverföring Årligen BW BW 2 Uppdaterad befattningsbeskrivning Årligen AF AF Upprätta rutinbeskrivningar för strategiska 3 arbetsuppgifter Uppdatera processkartor som berör de 4 strategiska arbetsuppgifterna Upprätthålla aktuell aktivitetslista med 5 strategiska aktiviteter för året Xxx Görs delvis löpande till ACW avseende månadsrapporter och årsrapporter Uppdateras av VD Befattningsbeskrivning finns i Verksamhetshandboken Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD LÖPANDE (årligen) LÖPANDE (årligen) Årligen BW BW ÖPPEN Årligen BW BW Processkartor finns. Uppdateras årligen under Jan- Feb LÖPANDE Årligen BW BW Uppdateras årligen under Q1 LÖPANDE (årligen) 26(51)

29 ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Action Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Ta hjälp av revisorer samt andra befintliga konsulter. Ekonomifunktionen samt rapportering till Finansinspektionen måste prioriteras. Katrin övertar riskkontrollfunktionen och Annika övertar ansvaret för aktuariefunktionen tillfälligt. Anmälan görs till Finansinspektionen Påbörja rekrytering enligt stadens rekryteringsprocess Upphandla tidsbegränsat avtal med extern resurs (FKU) Omgående (1 5 dagar) Omgående (1 5 dagar) AF AF Winst CFG GL: Personal GL: Personal Omgående AF HR 5 10 dagar AF Göta Lejon: KK Upphandlade avtal finns i Winst CFG är duktiga på rapportering till Finansinspektionen, även Aon. Rekryteringsfirmor finns upphandlade på ramavtal i Winst. Enligt Stadens policy och riktlinjer för upphandling. Winst Ramavtal. Tar ca 1 vecka 5 Information myndigheter & ägare: - Finansinspektionen 0 1 mån AF Aon: Compliance Ta kontakt med Aon - Compliance - Göteborgs Stad 6 Attester måste ses över temporärt 1 6 mån. AF AF Xxx Ny anställd sätter sig in i BW arbete genom att gå igenom befattningsbeskrivning och dokumenterade handlingar på utfört arbete samt samtal med revisorer, konsulter, aktuarier, etc. samt ACW. Verifiera att nyanställd har genomgått introduktionsplan samt at alla uppgifter är hanterade. Lämplighetsprövning hos Finansinspektionen av nyanställd > 6 mån AF >12 mån AF 6 12 mån. KK Göta Lejon Externa resurser Göta Lejon Externa resurser KK Aon Enligt fastställt Introduktionsprogram Sker enligt Göta Lejons lämplighetsprövning Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) 27(51)

30 9.5 Återuppbyggnadsplan E Förlust av nyckelperson (VD) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av nyckelperson VD Göta Lejon BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Bortfall av nyckelperson VD medför att bolaget inte har någon operativ ledningsfunktion. OTE Uppskattade Kostnad RTO 9-18 månader ~ SEK 1 månad (direkta kostnader för rekrytering ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Den initiala lösningen är att Björn Wennerström går in som tillf. VD (tillsvidare). Styrelsen /Presidiet initierar att rekryteringsprocess startar upp för att anställa ny VD som uppfyller finansinspektionens lämplighetskrav. Göteborgs Stad äger och styr processen för rekrytering av ny VD för Göta Lejon. ANSVARIG: Göta Lejon VD & Styrelseordförande (presidiet) Action FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Erfarenhetsöverföring Årligen AF BW Uppdaterad befattningsbeskrivning (VD 2 instruktion) Uppdatera processkartor som berör 3 styrning- och ledningsprocesser Upprätthålla aktuellt års-hjul med 4 strategiska aktiviteter för året Xxx Görs löpande till BW vid LGmöten och avstämningar enligt affärsplanen. Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD LÖPANDE (årligen) Årligen Styrelseord. AF LÖPANDE (årligen) Årligen AF AF LÖPANDE (årligen) Årligen AF AF LÖPANDE (årligen) 28(51)

31 Action ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Ersättning av VD ansvarar styrelsen för, 1 se Stadens rekryteringsprocess. Göta Lejon Vice VD tar över befattning tillsvidare. Vilket bl.a. innebär: - Vice VDs position måste återskapas 2 - Se över behov av externa resurser - Prioriteringsavstämning med presidiet. Informera och kontakta följande: - Finansinspektionen 3 - Bolagsverket - Stadshus AB Omgående Styrelseord. HR SLK Omgående (0-1 mån) Omgående (1-3 mån) Styrelseord. Styrelseord Tf VD godkännande inom första månad för att lösa det mest praktiska (signera avtal, etc.) BW BW BW Se Recovery Plan för Vice VD Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) 29(51)

32 9.6 Återuppbyggnadsplan F Förlust av nyckelperson (Skadechef) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av nyckelperson Skadechef BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Vid bortfall av skadechef kommer samordning, uppföljning och kontroll av utlagd verksamhet inom skadereglering ej att kunna upprätthållas. Skadechef har även andra ansvarsområden såsom ansvar för compliance och internrevision. Skadechefen är även personuppgiftsombud (PUL) för Försäkrings AB Göta Lejon. OTE Uppskattade Kostnad RTO 6-12 månader ~ SEK 1 månad (direkta kostnader för rekrytering ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Rekrytering måste påbörjas omgående för att så snart som möjligt erhålla en ersättare. Under frånvaro eller under rekrytering kan det bli aktuellt att köpa tjänst av extern leverantör. Avtal finns idag med flera skaderegleringsfirmor, som skulle kunna upprätthålla tjänsten under en tidsbegränsad period. Ansvaret för kontrollfunktionerna kan under en begränsad tidperiod (månader) hanteras internt av VD och ekonomichef/vvd eftersom det är konsulter som redan idag utför det operativa arbetet. ANSVARIG: VD - Annika Forsgren Action FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Erfarenhetsöverföring Årligen KK AF 2 Uppdaterad befattningsbeskrivning Årligen AF KK Upprätta rutinbeskrivningar för strategiska arbetsuppgifter Uppdatera processkartor som berör de strategiska arbetsuppgifterna Upprätthålla aktuell aktivitetslista med strategiska aktiviteter för året Xxx Årligen Årligen KK KK Externa skadereglerare Externa skadereglerare Årligen KK KK Begränsad - skadereglering är idag utlagd verksamhet. VD möten med externa skadereglerare årligen. Uppdateras av VD Befattningsbeskrivning finns i Verksamhetshandboken Processkartor finns Uppdateras årligen under Q1 Uppdateras årligen under Q1 Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD LÖPANDE (årligen) LÖPANDE (årligen) LÖPANDE (årligen) LÖPANDE (årligen) LÖPANDE (årligen) 30(51)

33 ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Action Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Ta in externa resurser samt delvis internt (tillfällig skadechef) Björn övertar ansvaret för internrevisionen tillfälligt. Anmälan görs till Finansinspektionen Påbörja rekrytering enligt stadens rekryteringsprocess Omgående Omgående (1 5 dagar) AF AF Omgående AF HR Crawford Göteborgs Stads Leasing AB Internt GL: Personal Sophie Huulgard - Crawford Lena Berg - Göteborgs Stads Leasing AB Anne-Lise Perica Göta Lejon Upprätta handlingsplan för fördelning av arbetsuppgifter Rekryteringsfirmor finns upphandlade på ramavtal i Winst. 4 Attester måste ses över temporärt Omgående AF BW Se över attestordning 5 6 Anmäla nytt personuppgiftsombud till Datainspektionen Lämplighetsprövning Finansinspektionen av ny person Boka möten med externa leverantörer för att upprätthålla samordningen av 7 skadehanteringen. Som en del av introduktion av ny Skadechef. Verifiera att nyanställd har genomgått 8 introduktionsplan samt at alla uppgifter är hanterade. Xxx 1-3 månader AF 6-12 månader 6-12 månader Snarast när ny person är på plats. AF AF >12 mån AF HR Daniel Andersson (AON) Daniel Andersson (AON) HR Göta Lejon Externa resurser Regelefterlevnadsfunktionen kan upprätthålla funktionen tills ny person är på plats. Ny person skall lämplighets prövas av Finansinspektionen enligt reglerna i FFFS 2015:8 Regelefterlevnads Funktionen inom bolaget Boka möte med Crawford, Cunningham Lindsey AB och Gatubolaget. Avstämningsmöten finns med i avtalet som krav. Följer introduktionsplan Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) 31(51)

34 9.7 Återuppbyggnadsplan G Förlust av nyckelperson (Bolagsjurist) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av nyckelperson (BJ - Bolagsjurist) BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Förlust av Bolagsjurist (Ny tjänst)). Utan Bolagsjurist kommer Göta Lejon ha svårt att uppfylla myndighetskrav, etc. Kan ge verksamhetsförbud på sikt. OTE Uppskattade Kostnad RTO 26 v ~ SEK (direkta kostnader för rekrytering) ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Nyrekrytering samt ta stöd av externa konsulter. Delar av arbetet får tillfälligt fördelas internt. 4 v ANSVARIG: VD - Annika Forsgren Action FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Erfarenhetsöverföring Årligen KK KK 2 Uppdaterad befattningsbeskrivning Årligen AF KK Upprätta rutinbeskrivningar för 3 strategiska arbetsuppgifter Uppdatera processkartor som berör de 4 strategiska arbetsuppgifterna Upprätthålla aktuell aktivitetslista med 5 strategiska aktiviteter för året Xxx Sker via ledningsgruppsmöten samt verksamhetsmöten. Uppdateras av VD Befattningsbeskrivning finns i Verksamhetshandboken Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD LÖPANDE (årligen) LÖPANDE (årligen) Årligen KK KK Processkartor NYA för BJ LÖPANDE (årligen) Årligen KK KK Uppdateras årligen under Q1 LÖPANDE (årligen) Årligen KK KK Uppdateras årligen under Q1 LÖPANDE (årligen) 32(51)

35 ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Action Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Ta in externa resurser samt delvis internt (tillfällig bolagsjurist) Björn övertar ansvaret för compliance & internrevisionen tillfälligt. Anmälan görs till Finansinspektionen Påbörja rekrytering enligt stadens rekryteringsprocess Omgående AF Finns upphandlat i Winst Omgående (1 5 dagar) AF Omgående AF HR GL: Personal Handlingsplan upprättas med fördelning Rekryteringsfirmor finns upphandlade på ramavtal i Winst. 4 Attester måste ses över temporärt Omgående AF BW Ekonomi är ansvariga för åtgärd 5 6 X Xxx Anmäla nytt personuppgiftsombud till Datainspektionen Lämplighetsprövning Finansinspektionen av ny person 1-3 månader AF 6-12 månader AF (AON) HR Daniel Andersson (AON) Daniel Andersson (AON) Regelefterlevnadsfunktionen kan upprätthålla funktionen tills ny person är på plats. Avtal finns idag om hjälp med DSF Regelefterlevnadsfunktionen kan upprätthålla funktionen tills ny person är på plats Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) 33(51)

36 9.8 Återuppbyggnadsplan H Förlust av nyckelperson (Redovisningsadministratör) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av nyckelperson (Redovisningsadministratör) BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Förlust av redovisningsadministratör. Skapar stora problem i vardagen och är idag inte tillräckligt hanterat/observerat! OTE Uppskattade Kostnad RTO 26 v ~ SEK 1 v (direkta kostnader för rekrytering) ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Nyrekrytering samt ta stöd av externa konsulter. Delar av arbetet får tillfälligt fördelas internt. ANSVARIG: VD - Annika Forsgren Action FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD 1 Erfarenhetsöverföring Årligen BW ACW LÖPANDE (årligen) 2 Uppdaterad befattningsbeskrivning Årligen BW BW Uppdateras av VD Befattningsbeskrivning finns i LÖPANDE (årligen) Verksamhetshandboken 3 Upprätta rutinbeskrivningar för strategiska arbetsuppgifter Årligen BW ACW Processkartor finns LÖPANDE (årligen) 4 Uppdatera processkartor som berör de strategiska arbetsuppgifterna Årligen BW ACW Uppdateras årligen under Q1 LÖPANDE (årligen) X Ta fram en handlingsplan för redovisningsadministratör, dvs hur fördelas arbetet internt och temporärt. 34(51)

37 ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Action Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Ta in externa resurser samt delvis internt Omgående BW 2 3 Se handlingsplan för redovisningsadministratör, dvs hur fördelas arbetet internt och temporärt. Påbörja rekrytering enligt stadens rekryteringsprocess Omgående Omgående 4 Attester måste ses över temporärt Omgående BW 5 Ny anställd sätter sig in i ACW arbete genom att gå igenom befattningsbeskrivning och > 6 mån BW dokumenterade handlingar på utfört arbete samt samtal med ekonomichef 6 Verifiera att nyanställd har genomgått introduktionsplan samt at alla uppgifter är hanterade. >6 mån AF X Xxx BW HR Göta Lejon Externa resurser Rekryteringsfirmor finns upphandlade på ramavtal i Winst. Följer introduktionsplan Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD) 35(51)

38 9.9 Återuppbyggnadsplan I Förlust av nyckelperson (IT Ansvarig) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av nyckelperson (IT Ansvarig) BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Förlust av IT ansvarig (system INSMAN). Skapar en direkt stor påverkan men går att hantera genom externa konsulter etc. OTE Uppskattade Kostnad RTO 26 v ~ SEK 4 v (direkta kostnader för rekrytering) ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Nyrekrytering samt ta stöd av externa konsulter. Delar av arbetet får tillfälligt fördelas internt. ANSVARIG: VD - Annika Forsgren Action FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD 1 Erfarenhetsöverföring Årligen BW HS LÖPANDE (årligen) 2 Uppdaterad befattningsbeskrivning Årligen BW HS Upprätta rutinbeskrivningar för strategiska arbetsuppgifter Uppdatera processkartor som berör de strategiska arbetsuppgifterna Undersöka om leverantör kan verka som back-up vid bortfall. Dvs utökad support Uppdateras av VD Befattningsbeskrivning finns i Verksamhetshandboken LÖPANDE (årligen) Årligen BW HS Processkartor finns LÖPANDE (årligen) Årligen BW HS Uppdateras årligen under Q1 LÖPANDE (årligen) Årligen BW HS X Ta fram en handlingsplan för övriga IT ansvarsuppgifter, dvs hur fördelas arbetet internt och temporärt. Undersök Ifact kapacitet samt möjlighet att inom 1-26 v bistå med personal LÖPANDE (årligen) 36(51)

39 Action ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Ta in externa resurser samt delvis internt Omgående BW 2 Kalla in Ifact som resursstöd Omgående BW 3 4 Se handlingsplan för övriga IT ansvarsuppgifter, dvs hur fördelas arbetet internt och temporärt. Påbörja rekrytering enligt stadens rekryteringsprocess Ny anställd sätter sig in i arbetet genom att gå igenom befattningsbeskrivning och 5 dokumenterade handlingar på utfört arbete samt samtal med ekonomichef Verifiera att nyanställd har genomgått 6 introduktionsplan samt at alla uppgifter är hanterade. X Xxx Omgående BW Externt (Intraservice/ Ifact) / BiW Omgående BW HR > 6 mån BW >6 mån BW Göta Lejon Externa resurser Verifiera stöd från Ifact vid avtalsgenomgång Rekryteringsfirmor finns upphandlade på ramavtal i Winst. Följer introduktionsplan Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) 37(51)

40 9.11 Återuppbyggnadsplan J Förlust av nyckelperson (Kundansvarig - KA) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av nyckelperson (Kundansvarig - KA) BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Som kundansvarig (KA) sköts alla kontakter och försäkringsrådgivning, ref. beskrivning av befattning Kundansvarig Liten påverkan vid bortfall av enskild kundansvarig då det total finns fyra (4) kundansvariga inom bolaget som kan stötta vid plötsligt bortfall. Dock finns ett visst behov av att förtydliga/förbättra dokumentation samt se över lista för vem som är första back-up för respektive kund. ANSVARIG: VD - Annika Forsgren OTE Uppskattade Kostnad RTO 26 v ~ SEK 8 v (direkta kostnader vid rekrytering) ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Vid bortfall av enskild kundansvarig går back-up in som tillfällig kundansvarig tills nyrekrytering är slutförd. Vilket uppskattas ta ca 26v. En tillfällig lösning sker dock redan efter 2-8v då back-up kundansvarig går in och tar huvud kontakten med kund. Stöd från externa konsulter är också möjlig vid behov. Action FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Erfarenhetsöverföring per kund Kontinuerligt AF KA 2 Uppdaterad befattningsbeskrivning för KA Årligen AF AF 3 4 Upprätthålla aktuell aktivitetslista per kund med strategiska aktiviteter för året Dokumentation av kunder samt kundansvarig och dess back-up. Genom möten Strukturerad och likriktad dokumentation. Uppdateras av VD Befattningsbeskrivning finns i Verksamhetshandboken Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD LÖPANDE (årligen) LÖPANDE (årligen) Månadsvis KA KA Månadsmöten LÖPANDE (årligen) Årligen AF KA 5 Friskvårdsbidrag finns Kontinuerligt AF N/A Listan bör ses över årligen samt vid behov /förändring Ersättare finns namngivna i listan Bidrag till friskvård finns Rätt att träna under arbetstid etc. STÄNGD LÖPANDE (årligen) 6 Privatsjukvårdsförsäkring Årligen AF N/A LÖPANDE (årligen) X Xxx 38(51)

41 ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Action Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Informera ersättare/back-up att person nu är tillfälligt kundansvarig. Se separat lista för respektive kund. Informera kund/er om vem som nu är deras kontaktperson (etc.) Påbörja rekrytering enligt stadens rekryteringsprocess OMG AF KA 1-2 v (beroende på kund) En lista måste tas fram över alla kunder samt vem som är ersättare för resp. kundansvarig. AF KA Sker internt inom kundgruppen Omgående AF HR Rutin finns 4 Attester måste ses över temporärt Omgående AF BW Åligger ekonomi att uppdatera och få dokumentet fastställt i styrelsen Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) X Xxx 39(51)

42 9.13 Återuppbyggnadsplan K Förlust av nyckelperson (Återförsäkringsansvarig) AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET: Förlust av nyckelperson (Åreförsäkringsansvarig) BESKRIVNING AFFÄRSKRITISK VERKSAMHET & PÅVERKAN VID BORTFALL: Förlust av återförsäkringsansvarig. Ger stor/direkt påverkan om detta sker vid förnyelse (Q3-Q4). På längre sikt går det lösa genom externa konsulter. OTE Uppskattade Kostnad RTO 52 v ~ SEK 2 v (direkta kostnader vid rekrytering) ÅTERUPPBYGGNADS BESKRIVNING: Akutlösning under Q3-Q4 enligt nedan på sikt ta in etern konsult samt starta nyrekrytering. ANSVARIG: VD - Annika Forsgren Action FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Skadeförebyggande handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar 1 Erfarenhetsöverföring Årligen MJ MJ 2 Uppdaterad befattningsbeskrivning Årligen AF MJ Upprätta rutinbeskrivningar för 3 strategiska arbetsuppgifter Uppdatera processkartor som berör de 4 strategiska arbetsuppgifterna Upprätthålla aktuell aktivitetslista med 5 strategiska aktiviteter för året X Xxx Sker via ledningsgruppsmöten samt verksamhetsmöten. Uppdateras av VD Befattningsbeskrivning finns i Verksamhetshandboken Status (ÖPPEN / LÖPANDE / STÄNGD LÖPANDE (årligen) LÖPANDE (årligen) Årligen MJ MJ Processkartor LÖPANDE (årligen) Årligen MJ MJ Uppdateras årligen under Q1 LÖPANDE (årligen) Årligen MJ MJ Uppdateras årligen under Q1 LÖPANDE (årligen) 40(51)

43 Action ÅTERUPPBYGGNADSPLAN (RECOVERY PLAN) Återuppbyggnads handling Tid Ansvarig Resurser Kommentar Ta in externa resurser samt upprätta handlingsplan med fördelning internt. Försäkringsförmedlare finns upphandlad för back-up i försäkringsprocessen Säkerställa att betalningar av premier till återförsäkrare görs Påbörja rekrytering enligt stadens rekryteringsprocess Omgående AF Försäkringsförmedlare BW / AF Omgående AF BW Omgående AF HR 4 Attester måste ses över temporärt 1 6 mån. AF BW 5 Xx Verifiera att nyanställd har genomgått introduktionsplan samt at alla uppgifter är hanterade. >12 mån AF Göta Lejon Externa resurser Kritiskt att får stöd mitt under upphandling dvs Q3-Q4 Ny klasul som säkerställer att det åligger återförsäkrarna att påminna om man inte har fått betalt. Rekryteringsfirmor finns upphandlade på ramavtal i Winst. Ekonomi ändrar och attestreglementet godkänns av styrelsen. Bekräftad Handling (JA / NEJ / PÅGÅENDE) 41(51)